KALİTE BİRİM SORUMLULARI EĞİTİMİ 11/08/2017 Ülkü BİLGİN Mali Hizmetler Uzmanı Stratejik Yönetim ve Planlama Birimi Yöneticisi
TANIŞMA
PLAN Eğitimin amacı Kalite Yönetim Sistemi Tanımı Üniversitemizde KYS nin Gelişimi ve Gelinen nokta KYS nin Kapsamı KYS de Sorumlular ve Kalite Birim Sorumlularının Yeri Kalite Birim Sorumlusu Görev Tanımı Sistem KDYS 2015 Versiyonuna Geçiş Çalışma Planı Neler Yaptık? Neler Yapacağız?/Önceliklerimiz Soru-Cevap Bölümü
EĞİTİMİN AMACI
Bu eğitim, Üniversitemizde yürütülen Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları kapsamında; TS EN ISO 9001 standardının 2015 versiyonuna geçiş sürecinin başarıyla yürütülmesi ve Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarında personelin bilgilendirilmesi amacıyla kalite birim sorumlularına yönelik olarak planlanmıştır.
Program ile; 1. Belge sahibi KBS nın bilgilerinin tazelenmesi, 2. Belge sahibi olmayan KBS nın temel bilgileri edinmesi, 3. Sorumlulukların netleştirilmesi, 4. Ortak terminolojinin ve 5. Etkin işbirliği ve iletişimin gelişimine katkı sağlanması hedeflenmektedir.
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
Tanım Kalite Yönetim Sistemi; kuruluşta kaliteyi geliştirme, sürekli iyileştirme, hizmet alanların memnuniyetini en üst seviyede tutma ve en ekonomik düzeyde üretim/hizmet sağlamayı amaçlayan bir sistemdir. İyi yönetim için kullanılır.
Bu amaca ulaşmak için; Tasarım Üretim Pazarlama Satış/sunum sonrası hizmetler Ürün/Hizmet Aşamaları Sürekli gelişim Standartlar
İyi yönetim kavramı; Kamu kurumları için «sosyal sorumluluk» boyutu da vardır. Refah toplumu, güçlü kamusal yapıyı gerektirir. İyi, kaliteli, bol ve sürdürülebilir kaynaklar
Sosyal sorumluluk=toplumsal katkı* Çevre duyarlılığı İnsan odaklılık (personel, yararlanıcı, ortak, tedarikçi ) Yasal beklentilerin karşılanması Paydaşlarla ilişkilere önem verilmesi İnsan odaklılık (duygusal bağlar kurulması) Yatırım yapılması (teknoloji, insan kaynakları, bilişim, çevre, ) *Bu nedenlerle artık kamuda kalite çalışmaları merkezi otoriteler tarafından/yasal tabanla istenmektedir.
Üniversitemizde KYS nin Gelişimi ve Gelinen Nokta Üniversitemiz 20.07.2012 tarihli 2012/5 sayılı Genelge ile TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarına kuruluş aşamasından itibaren başlayarak kalite bilinci ve farkındalığının oluşturulmasını hedeflemiştir. KYS nin tercih edilme nedenleri: Köklü yapı Lokal yönetim Uygulanabilirlik 15.07.2014 tarihinde TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi belgesi alınmıştır.
Sistemin belgelendirilme süreci şöyle işlemiştir; İç Tetkik 12.05.2014-16.05.2014 TS EN ISO 9001:2008 Belgelendirme Başvurusu 20.05.2014 TS EN ISO 9001:2008 Belgelendirme Tetkiki 23.06.2014-25.06.2014 Tetkik Raporu 25.06.2014 2. İç Tetkik 06.10.2015-12.10.2015 Kalitede Farkındalık, Eğitimde Kalite semineri 16.10.2015 TS EN ISO 9001:2008 Gözetim Tetkiki 02.11.2015-06.11.2015 TS EN ISO 9001:2008 Tetkik Raporu 16.12.2015 TS EN ISO 9001:2015 Belgelendirme Tetkiki ne başvuru talebi (2017 de 2. Gözetim Tetkiki olmadan) 2016 yılında 2. Gözetim Tetkikinin yapılmasının zorunlu olduğunu bildiren yazı 15.04.2016 10.05.2016 2. Gözetim Tetkiki Başvuru 18.05.2016 2. Gözetim Tetkiki Onay yazısı 13.06.2016 2. Gözetim Tetkiki 28.11.2016-02.12.2016
KYS nin Kapsamı 1. Belgelendirmeye esas faaliyetler eğitim-öğretim, araştırma-geliştirme, yönetim hizmeti faaliyetlerimizin sunumu 2. Belgelendirmeye esas birimler idari ve akademik tüm birimlerimiz
KYS de Sorumlular ve Kalite Birim Sorumlularının Yeri LİDER-REKTÖR YÖNETİM TEMSİLİ (SGDB) KALİTE BİRİM SORUMLULARI KAPSAMDAKİ BİRİMLER
KBS ler KYS görevleri dolayısıyla doğrudan KYT ne bağlıdır. KYS sorumlulukları gönüllülük gerektirir. Değilse?
Kalite Birim Sorumluları Görev Tanımı Sorumluluklar 1 Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantısında belirlenen politika ve stratejiler çerçevesinde gerekli araştırmaları yaparak, kurumun mali, teknik, fiziki ve sabit alt yapı, hizmet sunumu, insan kaynakları ve eğitim konularındaki durumunu tespit etmek ve kalite modeli, eğitim, uygulama, çalışma takvimi, maliyet gibi duruma en uygun kalite yönetimi uygulama planını hazırlayarak, Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantısı na onay için sunmak.
2 Kalite birim sorumluları tarafından hazırlanan planın Yönetimin Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantısı nda uygun görülmesinden sonra çalışanları harekete geçirecek, etkin çalışmayı sağlayacak gerekli kararları almak ve Kalite Yönetimi uygulamaları konusunda gerekli çalışmaları başlatmak.
3 Kalite konusunda çalışma gruplarını oluşturmak onlara çalışmalarında destek vermek ve hedefe ulaşıp ulaşılmadığını kontrol etmek.
4 Kalite konusunda çalışma gruplarının çalışma raporlarını değerlendirmek ve görev tamamlandığında gerekli kararları almak.
5 Kalite Yönetim Temsilcisinin yönetime sunmada kullanacağı raporun hazırlanmasına yardımcı olmak, Kalite konusunda çalışma gruplarının biten görevinden sonra alacakları yeni görevlerinde de aynı çalışmalara devam etmek.
6 Kalite uygulamaları süresince gerekli gördüğü hususlara müdahale ederek iyileştirilmesini sağlamak.
7 Kalite Yönetimi uygulamalarına ilişkin çalışmalarda elde edilen ve Kalite Sistemini Gözden Geçirme Toplantısında onaylanan sonuçları standartlaştırarak, uygulamaya hazır hale getirmek
8 Kalite konusunda çalışma grupları ile ayda en az bir kere toplanarak, yapılan çalışmaların analiz ve değerlendirmesini yapmak, hedeflerin gerçekleşme düzeyini belirlemek ve sonuçlara göre yeni kararlar almak.
9 Kalite konusunda çalışma gruplarının ve eğitici ekibin hazırlamış olduğu sonuçlara ilişkin aylık raporları incelemek ve değerlendirmek.
10 Üç ayda bir ulaştığı noktayı gösteren bir rapor hazırlayarak, Kalite Yönetim Temsilcisine sunmak.
11 Kalite çalışmalarına ilişkin kayıtları tutmak, iş talimatları, prosedürler vb. dokümanları hazırlamak, Kalite Yönetim Temsilcisine sunmak, onay ve yayımlanmasından sonra ilgili belgeleri muhafaza etmek ve güncelleşen uygulamaya göre işlemlerin sürdürülmesi için gerekli bilgiyi vermek.
12 Bütün işgücünün Kalite konusunda çalışma gruplarına üye olmasını, kalite bilincinin kuruluşun her noktasında hissedilmesini ve herkes tarafından anlaşılmasını sağlamak.
13 Memnuniyet, Dilek, Öneri ve Şikâyet kutularının etkin kullanılmasını teşvik etmek.
14 Kurum kültürünü kalite açısından oluşturmak ve geliştirmek için gerekli çalışmaları yapmak.
15 Kalite çalışmaları konusunda diğer çalışanları bilgilendirmek, Kalite sistemi içinde iletişimi sağlamak.
16 Kurumun tüm şube / birimlerdeki çalışmalarının kalite sisteminde yer almasını ve yürütülmesini sağlamak.
17 Kuruma yönelik yapılan çalışma sonuçlarına göre Kalite Yönetim Temsilcisine tekliflerde bulunmak.
18 Tetkiklere katılmak.
19 TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin üniversitemizde yerleşmesi, uygulanması ve geliştirilmesi için Kalite Yönetim Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kendisine verilen diğer görevleri yerine getirmek toplantı ve çalışmalara katılmak.
Kalite Birim Sorumluları Görev Tanımı (Devam) Yetkiler Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını biriminde yürütme yetkisi Kalite birim sorumlusu rolü ile kalite dokümanları için imza yetkisi
Sistem: TS EN ISO 9001:2015 Kalite yönetimi prensipleri Proses tabanı Risk bazlı düşünme (PESTLE) Esnek yapı : Yüksek seviyeli yapı 10 madde
Kalite Yönetimi Prensipleri 1. Müşteri odaklılık: Beklentilerin (halen ve müstakbel) tümünün anlaşılması ve aşılmasına odaklanılmasıdır. Memnuniyet Sadakat Müşteri ağı Gelir Pazar payı
2. Liderlik: Amaç ve yön birliğinin sağlanmasında fonksiyon görür. Yön birliği yaratmak için strateji, politika, süreç ve kaynakların dengelenmesinin sağlanmasıdır. Etkinlik ve verimlilik Proseslerin iyi koordinasyonu Fonksiyonlar arası iletişim için gerek şarttır
3. Personelin bağlılığı: Değer yaratma ve sunma yeteneğini artırmak, geliştirmek için şart! Personel profilinin her seviyesinde yetkin, güçlendirilmiş, bağlı personel
4. Proses yaklaşımı: Süreç tanımıysa; sistem döngüsü etkin ve verimli işletilebilir. + Süreç performansı ölçülebilir/değerlendirilebilir. + Tutarlı sonuçlara ulaşılabilir. + Performansı iyileştirilebilir. + Kaynakların etkin kullanımı sağlanabilir. + Çıktıların tutarlı ve öngörülebilir olması sağlanabilir. = Sonuçta; tüm tarafların güvenini almış sistem kurulur.
5. İyileştirme: Mevcut performans seviyesinin sürdürülmesi Yeni koşullarda kriz yerine uygun tepki (öngörülmüş) verilerek fırsat a dönüştürme Yerinde/sağlam öngörüler oluşturarak performans seviyesinin artırılabilmesi/yeni fırsatlar yaratma/yakalama Kök sebeplere inebilme Sürekli öğrenme, inovatif yapı, riskleri karşılama kabiliyeti
Küçük adımlarla, sürekli yapılan iyileştirmeler sonunda standartlaşır, kurumsal kimliğe yerleşir, kaizene ulaşılır. Bunu pukö=deming ile yapıyoruz.
6. Kanıt esaslı karar alma: Verilerin ve bilgilerin analizine bağlı olarak karar alınmasıdır. Kararların objektifliği ve güvenilirliği Hedeflere ulaşma yeteneğinde artış Süreç performansında artış Geçmiş kararların etkinliğini değerlendirme yeteneğinde artış
7. İlişki yönetimi: İlgili tüm taraflarla «ilişki»dir konu. Tanımlar net olur (ilgili taraf, ilişki..). Hedefler ve değerler açık olur (karşılıklı anlaşılma). Tedarik zincirinin iyi yönetimi söz konusudur. İlişkili risklerin tespiti mümkün olur.
Maddeler 1. Kapsam 2. Atıf yapılan maddeler 3. Terimler ve tarifler 4. Kuruluşun bağlamı 5. Liderlik 6. Planlama 7. Destek 8. Operasyon 9. Performans değerlendirme 10. İyileştirme
Madde İçerikleri Kuruluşun Bağlamı Liderlik KYS İçin Planlama Destek Operasyon Performans Değerlendirme İyileştirme Kuruluş ve bağlamının anlaşılması İlgili tarafların ihtiyaçlarının ve beklentilerinin anlaşılması KYS nin kapsamının belirlenmesi Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri Liderlik ve Taahhüt Kalite Politikası Kurumsal görev, Yetki ve Sorumlulukl ar Risk ve Fırsatları belirleme faaliyetleri Kalite Amaçları ve bunlara erişmek için planlama Değişiklikler in planlanması Kaynaklar Yeterlilik Farkındalık İletişim Dokümante edilmiş bilgi Operasyonel planlama ve kontrol Ürün ve hizmetler için şartlar Ürün ve hizmetlerin tasarımı ve geliştirilmesi Dışarıdan tedarik edilen proses, ürün ve hizmetlerin kontrolü Üretim ve hizmetin sunumu Ürün ve hizmet sunumu Uygun olmayan çıktının kontrolü İzleme, ölçme analiz ve Değerlendirme İç Tetkik YGG Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Sürekli İyileştirme
Kalite Doküman Yönetimi Sistemi / KDYS
KDYS-Kalite Doküman Yönetimi Sistemi Kalite Kalite Doküman Yönetimi Sistemi, kalite faaliyetlerinin ve dokümanlarının elektronik ortamda takibini sağlar. Doküman Yönetimi Sistemi nde, yapılan değişiklikler ve işlemlerle ilgili verilerin takibini ve kontrolünü Kalite Yönetim Temsilcisi ve kalite çalışanları yapar. Dokümanların güncel kalmasını ve kurum tarafından takip edilebilir olmasını sağlar. Yapılan kalite faaliyetlerinde kurum içi iletişimi, geniş izleme ve kontrolü sağlar. Elektronik Belge Yönetim Sisteminde tanımlanan bir şablon KDYS den çağrılabilir, bu durumda bir modüle girilen bilgi diğer bir modülde güncel kalmış olur. Bu Sistemin kullanımı bireysel kullanımdan kaynaklanan sorumluluk birimseldir, SGDB çalışanları birim kullanımına yönelik olarak sadece teknik bilgi sunmakla yükümlüdür.
2015 VERSİYONUNA GEÇİŞ ÇALIŞMA PLANI
Neler Yaptık? Geçiş tasarımı Genelge 2017/1 Takvimde gelinen nokta Yeni kurumsal dokümanlar
Neler Yapacağız?/Önceliklerimiz Dış tetkik hazırlıkları SİP uygulama Proses çalışmaları
Soru-Cevap Bölümü Katılımınız için teşekkürler