T.C. TOROS ÜNĠVERSĠTESĠ MESLEK YÜKSEKOKULU -KALĠTE EL KĠTABI- EK-01 04.09.2017 Revizyon: 02
Sayfa 1/28 REVĠZYON NO TARĠH AÇIKLAMA 00 08.08.2015 İlk Yayın 01 18.04.2016 Yürürlük yetkilisinin değişimi 02 04.09.2017 YGG(04.05.2017) Toplantısında alınan kararların gerektirdiği revizyon
Sayfa 2/28 ĠÇĠNDEKĠLER 1.KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠNĠN AMAÇ VE KAPSAMI.5 2.ATIF STANDARTLAR VE / VEYA DOKÜMANLAR.5 3.TERĠMLER TARĠFLER VE KISALTMALAR.6 4.KURULUġUN TANIMI, TARĠHÇESĠ 6 5.KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ.8 5.1. Genel ġartlar 8 5.2. Dokümantasyon ġartları.9 5.2.1. Genel ġartlar 9 5.2.2. Kalite El Kitabı 10 5.2.3. Dokümanların Kontrolü 11 5.2.4. Kayıtların Kontrolü 11 6.YÖNETĠMĠN SORUMLULUĞU 12 6.1. Yönetim Taahhüdü 12 6.2. Öğrenci Odaklılık...12 6.3. Kalite Politikası...13 6.4. Planlama..13 6.4.1. Kalite Hedefleri...13 6.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması 13 6.5. Sorumluluk Yetki ve ĠletiĢim. 14 6.5.1. Sorumluluk ve Yetki...14 6.5.2. Yönetim Temsilcisi...14 6.5.3. Ġç ĠletiĢim..15 6.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi 16 6.6.1. Genel. 16 6.6.2. Gözden Geçirme Girdisi.16 6.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı..17 7.KAYNAK YÖNETĠMĠ.17
Sayfa 3/28 7.1. Kaynakların Sağlanması.17 7.2. Ġnsan Kaynakları.18 7.2.1. Genel..18 7.2.2. Yeterlilik, Eğitim ve Farkındalık...18 7.2.3. Alt Yapı.19 8.HĠZMET GERÇEKLEġTĠRME..19 8.1. Hizmet GerçekleĢtirmenin Planlanması 19 8.2. Öğrenci ile ĠliĢkili Prosesler 20 8.2.1. Hizmete Bağlı ġartların Belirlenmesi...20 8.2.2. Hizmete Bağlı ġartların Gözden Geçirilmesi 20 8.2.3. Öğrenci Ġle ĠliĢkiler..21 8.3. Tasarım ve GeliĢtirme 21 8.4. Satın Alma...21 8.4.1. Satın Alma Prosesi...21 8.4.2. Satın Alma Bilgisi.21 8.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması.. 22 8.5. Hizmetin Sunumu...22 8.5.1. Hizmetin Sunumunun Kontrolü 22 8.5.2. Hizmetin Sunumu Ġçin Proseslerin Geçerli Kılınması.23 8.5.3. Tanımlama ve Ġzlenebilirlik... 23 8.5.4. Öğrenci Mülkiyeti 23 8.5.5. Ürünün Muhafazası....23 8.6. Ġzleme ve Ölçme Donanımın Kontrolü. 23 9.ÖLÇME, ANALĠZ VE ĠYĠLEġTĠRME......23 9.1. Genel 23 9.2. Ġzleme ve Ölçme..24 9.2.1. Öğrenci Memnuniyeti.24 9.2.2. Ġç Tetkik...24
Sayfa 4/28 9.2.3. Proseslerin Ġzlenmesi ve Ölçülmesi.25 9.2.4. Hizmetin Ġzlenmesi ve Ölçülmesi....25 9.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü.....26 9.4. Veri Analizi. 26 9.5. ĠyileĢtirme....26 9.5.1. Sürekli ĠyileĢtirme...26 9.5.2. Düzeltici Faaliyet. 27 9.5.3. Önleyici Faaliyet..27
Sayfa 5/28 1. KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠNĠN AMAÇ VE KAPSAMI Meslek Yüksekokulumuzda Kalite Yönetimi Sistemi, nitelikli işgücü yetiştirilmesine katkı sunma amacı başta olmak üzere, akademik ve idari süreçlerin hukuka ve kurallara uygun bir şekilde yürütülmesini hedeflemektedir. Dolayısıyla kayıt altına alınmış her işlemin analiz edilmesi ve sonuçlarının bilimsel olarak değerlendirilmesi, gerek eğitim-öğretim süreçleri gerekse idari-yönetsel süreçlerde şeffaflık başta olmak üzere; yüksekokulumuzun sürekli kendini yenileyen öğrenen bir organizasyon haline dönüşmesine katkı sağlayacaktır. Ayrıca, Kalite Yönetim Sisteminin bir parçası olan Kalite El Kitabının yazılış amacı Meslek Yüksekokulunda kullanılan Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili tüm faaliyetleri anlaşılır, basit ve kolay bir şekilde sunulmasına katkı sunmaktır. Kalite Yönetiminin kapsamı Toros Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne bağlı tüm birimlerin akademik, idari faaliyetlerini kapsamaktadır. Meslek Yüksekokulumuz öğrenci odaklı bir yaklaşımı benimsediği için, onların mesleki ve bilimsel gelişimlerinin en iyi şekilde olmasını amaçlamıştır. Dolayısıyla verilecek akademik ve idari hizmeti en üst seviyede tutmak için kalite anlayışını önemsemektedir. Kalite El Kitabının kullanım hakkı Toros Üniversitesi Bahçelievler Yerleşkesinde faaliyet gösteren Meslek Yüksekokulu na aittir. 2. ATIF YAPILAN STANDARTLAR VE/VEYA DOKÜMANLAR Toros Üniversitesi MYO Müdürlüğünün uyması gereken tüm yasa ve yönetmelikler de ilgili kalite dokümanlarında (Prosedür, Süreçler) açıklanmış durumdadır. Uyulması gereken ilgili mevzuatın öncelikli olanları aşağıda belirtilmiştir. T.C. Anayasası 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Toros Üniversitesi Stratejik Planı Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği
Sayfa 6/28 Standart Dosya Planı Toros Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Staj Yönergesi Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Toros Üniversitesi Açık Erişim ve Kurumsal Arşiv Politikası Toros Üniversitesi-Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Toros Üniversitesi-Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönergesi ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı Diğer ilgili mevzuat 3. TERĠMLER, TARĠFLER VE KISALTMALAR TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemlerinde belirtilen temel kavramlar, terimler ve tarifler standart referans alınarak tanımlanır. KEK: Kalite El Kitabı MHB: Mütevelli Heyet Başkanı KYS: Kalite Yönetim Sistemi MYO: Meslek Yüksekokulu 4. KURULUġUN TANIMI, TARĠHÇESĠ KuruluĢun Adı: Toros Üniversitesi Meslek Yüksekokulu KuruluĢ Adresi: Bahçelievler Kampüsü, 1857 Sokak, No 12, Yenişehir 33140, Mersin. Tanım: Meslek Yüksekokulu, üst düzeyde uygulayıcı meslek elemanı yetiştiren yükseköğretim kurumudur. İki yıl süre ile eğitim verilmektedir. Mezun olma hakkı kazanan öğrencilere, bağlı bulunduğu üniversiteden ön lisans derecesinde diploma verilir. Teknik bölümlerden mezun olan öğrenciler tekniker unvanı kazanır. Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliğinin 7. Maddesi Toros Üniversitesi MYO nun tanımlanmasında temel hukuki dayanaktır.
Sayfa 7/28 Tarihçe: Toros Üniversitesi, 07.07.2009 tarih ve 27281 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 23.06.2009 tarihinde TBMM de kabul edilen 5913 Sayılı Yüksek Öğretim Kurumları Teşkilatı Kanununda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun un 1. Maddesi gereği 28.03.1983 tarih ve 2809 sayılı Yüksek Öğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu na Ek Madde 111 ile Mersin Eğitim Vakfı tarafından kurulmuştur. Aynı kanun ile Toros Üniversitesi nin, Toros Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı olarak; Mühendislik Fakültesi, İktisadi-İdari ve Sosyal Bilimler Fakültesi, Güzel Sanatlar Fakültesi, İletişim Fakültesi, Teknoloji ve İşletme Yüksekokulu, Yabancı Diller Yüksekokulu, Fen Bilimleri Enstitüsü ve Sosyal Bilimler Enstitüsünden oluştuğu belirtilmiştir. Üniversitemiz kuruluş kanunu ile kurulan Meslek Yüksekokulu bünyesinde; Yüksek Öğretim Kurulunun 29.03.2012 tarihli toplantısında 2547 Sayılı Kanun un 2880 Sayılı Kanunla değişik 7/d-2 maddesi uyarınca alınan kararla İnşaat Teknolojisi, Muhasebe ve Vergi Uygulamaları, Bilgisayar Teknolojisi, Dış Ticaret, İşletme Yönetimi, Halkla İlişkiler ve Tanıtım, Bankacılık ve Sigortacılık, Çocuk Gelişimi, Organik Tarım, Lojistik, Grafik Tasarım, Turizm ve Otel İşletmeciliği, Sağlık Kurumları İşletmeciliği programlarının kurulmasını uygun görülmüştür. Meslek Yüksekokulu bünyesinde açılan programlardan Lojistik, Grafik Tasarım, Bilgisayar Teknolojisi, İnşaat Teknolojisi, Çocuk Gelişimi ve Turizm ve Otelcilik İşletmeciliği programlarının 2012-2013 eğitim-öğretim yılında öğrenci alımı yapmaları Yüksek Öğretim Genel Kurul toplantısında karara bağlanmıştır. İlk mezunlarını 2013-2014 eğitim-öğretim yılında veren Meslek Yüksekokulumuz 10 bölüm ve bu bölümlere bağlı 16 programda toplam 1058 öğrenciye eğitim-öğretim hizmeti vermeye devam etmektedir. Toros Üniversitesi Meslek Yüksekokulu yönetim ve organizasyonu, 2547 sayılı kanun ve bu kanuna göre çıkarılan Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği ne göre gerçekleştirilmiştir.
Sayfa 8/28 KuruluĢ ve YerleĢim: Bahçelievler Kampüsü, 1857 Sokak, No 12, Yenişehir 33140, Mersin adresinde yerleşim kampusu bulunmaktadır. MESLEK YÜKSEKOKULU VE BÜNYESĠNDEKĠ BÖLÜMLER Çocuk Bakımı ve Gençlik Hizmetleri Bölümü Dişçilik Hizmetleri Bölümü Hukuk Bölümü İnşaat Bölümü Mülkiyeti Koruma ve Güvenlik Bölümü Otel, Lokanta ve İkram Hizmetleri Bölümü Tasarım Bölümü Tıbbi Hizmetler ve Teknikler Bölümü Yönetim ve Organizasyon Bölümü Terapi ve Rehabilitasyon Bölümü Bahçelievler Mahallesi 16. cadde No:1 / 7, 33140 Yenişehir / Mersin, Türkiye 5. KALĠTE YÖNETĠM SĠSTEMĠ 5.1. Genel ġartlar Toros Üniversitesi Meslek Yüksekokulu yükseköğretim eğitim-öğretim faaliyetlerini yerine getirecek olan bir Kalite Sistemini uygulamakta, belgelemekte ve muhafaza etmektedir. Kalite Yönetim Sistemi, MYO nun Kalite Politikası ile ilgili faaliyetlerin ve hedeflerin tespit edilmesi aracılığı ile etkili bir biçimde oluşturulmuş ve tüm yüksekokul bünyesinde anlaşılır bir hale getirilmiştir. Uygulama, süreklilik ve sürekli iyileştirme sistemin karakteristik özelliği olarak tasarlanmıştır. Katılımcılık ve şeffaf yönetim ilkeleri doğrultusunda faaliyetlerini sürdüren yüksekokulumuz, beklenti ve ihtiyaçların tespitine göre sürekli iyileştirme yaklaşımını benimsemektedir. Üst yönetim kalite yönetim sisteminin uygulanması için gerekli koşulları ve kaynakları sağlar. Yasal şartları değerlendirir ve hizmet sürecinin proseslendirilmesine yansıtır. Proseslerin uygulamaları değerlendirilir ve yasal şartların karşılanıp karşılanmadığı analizi yapılır. Yapılan çalışmalar neticesinde toplanan veriler yapılacak iyileştirmelerde yol gösterici olur. Yönetimin
Sayfa 9/28 gözden geçirilmesi toplantılarında objektif delil olarak önceliklerin belirlenmesi konusunda yönetime geri bildirim sağlar. İyileştirme kalite yönetimi sisteminin bütününde yapılabileceği gibi, ilgili proseslerde de yapılabilir. Düzeltici ve önleyici faaliyetler proseslerin verimini arttırmak için kullanılan önemli araçlardan birdir. Kalite politikasına göre düzeltici ve önleyici faaliyetler iyileştirme çalışmalarına önemli katkılar sağlar. 5.2. Dokümantasyon ġartları 5.2.1. Genel ġartlar TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi standardının öngördüğü şartlara uygun olarak tasarlanan Yönetim Sisteminin uygulanabilmesi için dokümante edilmiş ve sürekliliğinin sağlanabilmesi için iyileştirme faaliyetleri sistematikleştirilmiştir. TS EN ISO 9001:2008 Standardının beklentilerine uygun olarak tasarlanmış kalite yönetim sistemi, aşağıda listelenmiş faaliyetlerin yerine getirilmesi ile güvence altına alınmıştır; Kalite politikasına göre somut, ölçülebilir ve uygulanabilir kalite hedefleri belirlenerek, düzenli olarak gözden geçirilmekte, yenilikler ve ihtiyaçlara göre güncellenmektedir. Uygulanan kalite politikası; hedeflere ulaşılması bakımından sistemin sürekli iyileştirilmesi ve gelişiminin sağlanması için gerekli planlama, uygulama, kontrol ve iyileştirme yapılmaktadır. Oluşturulan iş akışlarının etkin olarak yürütülmesi, izlenmesi ve geliştirilmesi için gerekli olan tüm kaynaklar bütçe imkânları çerçevesinde stratejik plana uyumlu bir şekilde sağlanmaktadır. Maliyetlerin düşürülmesi, etkinlik ve verimliliğin arttırılması öğrenci memnuniyetinin sağlanması yöntemi ile sürekli gelişen, tanınmış ve ilk sırada tercih edilen bir Yüksek Öğretim kurumu olmak amaçlanmaktadır. Yönetim sisteminin kontrolü iç tetkiklerle sağlanmaktadır.
Sayfa 10/28 Standart gerekliliklerine göre etkin olarak uygulanması ve sürekliliğini sağlamak üzere aşağıda belirtilen türde dokümanlar hazırlanmıştır; Kalite El Kitabı Kalite Politikası Kalite Hedefleri Organizasyon El Kitabı Süreçler Prosedürler Talimatlar Formlar Diğer Dokümanlar Dokümanların yayınlanması, güncel tutulması ve asıl nüshanın saklanması ile ilgili görev ve sorumluluklar PR-03- Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedüründe belirtilmiştir. Kayıtların oluşturulması, tanımlanan şekilde saklanması ve süresi dolan kayıtların arşive alınması ile ilgili faaliyetler ve sorumlular PR-03- Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedüründe detaylı olarak açıklanmıştır. 5.2.2. Kalite El Kitabı Kalite Yönetim Sistemi, öğretim hizmetleri destekleyici hizmetleri kapsayacak şekilde oluşturulmuştur. Hizmetlerin sürekliliği ve etkinliği sağlanmaktadır. Kalite el kitabında; organizasyon el kitabına, prosedürlere, iş akışlarına (proseslere), talimatlara, destek dokümanlara ve gerekli görülen diğer kaynaklara atıfta bulunulmaktadır. Yüksekokulumuz Rektörlüğe ve bir üst kuruluş olan YÖK e yasalar ve yönetmelikler çerçevesinde bağlı olduğundan 7.3. Tasarım ve Geliştirme maddesi, doğrulanamayan bir çıktı olduğundan, 7.5.2. Üretim ve Hizmet Sağlanması için proseslerin geçerliliği maddesi;
Sayfa 11/28 Yüksekokulumuzda izleme ve ölçme cihazları bulunmadığından, 7.6. İzleme ve Ölçme cihazlarının kontrolü maddesi; kalite yönetim sistemi kapsamından hariç tutulmuştur. 5.2.3. Dokümanların Kontrolü Sistem tarafından kullanılması gerekli olan tüm dokümanların hazırlanması, yayınlanması, dağıtımı, doküman revizyonları, geçersiz dokümanların kontrolü ve geri toplanması, dokümanların güncelliğinin kontrolü, asıl nüsha dokümanlarının muhafazası, güncel doküman listelerinin hazırlanması ve güncellenmesi, kuruluş tarafından Kalite Yönetim Sisteminin planlanması ve uygulanması için gerekli olduğu belirlenen dış kaynaklı dokümanların kontrolü ile ilgili uygulamaların hatasız ve etkin olarak yerine getirilebilmesi için sorumlular belirlenmiş PR-03- Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedüründe açıklanmıştır. 5.2.4. Kayıtların Kontrolü Kalite Yönetim Sisteminin işleyişine dair kayıtlar sistemin etkinliğinin ve belirlenen kalitenin karşılanıp karşılanmadığının bir sonucudur. Kalite kayıtlarının tanımlanması, toplanması, tasnifi, dosyalanması, muhafazası ve elden çıkarılması ile ilgili işlemleri ve bunlarla ilgili sorumluları belirten PR-03- Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü hazırlanmış ve uygulanmaktadır. Kalite kayıtlarının saklama süreleri ve sorumluları PR-07- ArĢiv Prosedüründe belirtilmiştir. Kalite kayıtları okunaklı olup bozulma ve kaybolma risklerinin en az olduğu yerlerde tutulmalıdır. İstenildiğinde kayıtlara kolayca ulaşılabilmelidir. Kayıtların saklandığı arşiv yerinin uygun periyodlarla bakımının yapılması gerekmektedir.
Sayfa 12/28 6. YÖNETĠMĠN SORUMLULUĞU 6.1. Yönetim Taahhüdü Üst yönetim adına Yüksekokul Müdürü ve Yönetim Temsilcisi, kalite yönetim sisteminin uygulanmasının sürekliliğini ve geliştirilmesini, aşağıda tanımlanan konulara ait somut uygulama kayıtları ile kanıtlamaktadır. Kalite Politikası ve kalite hedeflerinin toplantılar, duyurular, eğitimler, internet vb. araçlarla tüm çalışanlara duyurulması. Yasa ve yönetmeliklere göre öğrenci istek ve beklentilerinin tüm çalışanlara aktarılması. Kalite ve öğrenci memnuniyeti hedeflerine ulaşılması için gerekli kaynakların, stratejik planla uyumlu biçimde sağlanması. Yönetimin sürecin gözden geçirmesi ile faaliyetlerin uygulama performanslarının değerlendirilmesi ve gerekli iyileştirme çalışmalarının yapılması. Sistemin sürekli olarak değerlendirilmesi süreçler arasındaki koordinasyonun arttırılması ve sürekli iyileştirmenin yapılması. İç tetkik kayıtları, düzeltici önleyici faaliyet kayıtları vb. süreçlerin kayıt altına alınması. 6.2. Öğrenci Odaklılık Öğrenci memnuniyetinin arttırılması amacıyla öğrenci ihtiyaçları ve beklentilerine yönelik hizmetin yerine getirilmesi sürecinde, ilgili tüm iş akışlarında, öğrencinin alacağı hizmetle ilgili isteklerinin anlaşılması ve hizmet gerçekleştirme aşamalarında buna uygun olarak kalite yönetim sistemi içinde planlanmış ve uygulanmaktadır. Öğrenci memnuniyeti oluşturma, koruma ve geliştirme konusunda tüm personel verilen inisiyatif çerçevesinde yerine getirirler. Öğrenci memnuniyetinin izlenmesi, değerlendirilmesi, iş akışları göstergeleri, düzeltici-önleyici faaliyetler, kalite politikası gibi dokümanlar öğrenci odaklılığı göstermektedir.
Sayfa 13/28 6.3. Kalite Politikası Toros Üniversitesi Meslek Yüksekokulu olarak kalite politikamız; öğrencilerimizi teori ve pratikte yeterli, evrensel standartlarda donanımlı meslek elemanları ve teknikerler olarak iş piyasasına kazandırmaktır. 6.4. Planlama 6.4.1. Kalite Hedefleri Danışma kurullarının görüşleri de dikkate alınarak, Eğitim-Öğretim programlarının güncelliğini sağlamak, Çağın ihtiyaçları göz önünde bulundurularak girişimci ve yenilikçi meslek alanları ile ilgili faaliyetlerde bulunmak, Eğitim-Öğretim ve idari alandaki hizmetlerin sunulmasında sürdürülebilirliği sağlamak, Meslek örgütleri, STK lar ve diğer paydaşlar ile mesleki eğitimin gelişimine yönelik stratejileri belirlemek, Mesleki uygulamaya yönelik belirlenmiş stratejileri planlamak ve sürekliliğini sağlamak. 6.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması Planlama: sistemin başarılı bir şekilde işlemesini sağlamak için, iş akışlarının verimli bir şekilde çalışması, prosedürlerin hazırlanması, kaynakların temini ve sürekli iyileştirme ile pekiştirilerek kalite hedeflerinin oluşturulmasını ve güncellenmesini sağlamaktadır. Kalite yönetim sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesi amacıyla kullanılan tüm yöntemler, şartları yerine getirmek için oluşturulan ilgili dokümanlarda tanımlanmıştır.
Sayfa 14/28 Kalite Yönetim Sisteminde bulunan tüm faaliyetler, prosesler dokümante edilmiştir. Uygulama süreci, uygulamanın sürdürülmesi ve sürekli iyileştirme yöntemleri tanımlanmıştır. Belirlenen kalite hedeflerine ulaşılmasını sağlamak için ihtiyaç duyulan kaynaklar belirlenmiştir. Ayrıca planlama, hedefler, öğrenci beklentileri, bilimsel ve teknolojik gelişmeler, proses ve hizmet performans değerleri, personelin önerileri ve iyileştirme koşulları göz önünde bulundurularak gerçekleştirilir. Yapılan değişikliklerin sisteme olası olumsuz etkilerinin önlenmesi, periyodik gözden geçirme, performans izleme ve iç tetkikler ile güvence altına alınmıştır. 6.5. Sorumluluk Yetki ve ĠletiĢim 6.5.1. Sorumluluk ve Yetki Yüksekokulumuzun organizasyon yapısı ve işleyişi, yetki ve sorumluluklar, kalite yönetim sistemi ile ilgili sorumlulukların aksatılmadan yerine getirilmesi, yeterlilik oluşturulması Organizasyon El Kitabında tanımlanmıştır (Organizasyon El Kitabı). 6.5.2. Yönetim Temsilcisi Üst yönetim yönetimden bir üyeyi, diğer sorumluluk alanlarının yanı sıra aşağıdaki belirtilen yetki ve sorumluluklarla Yönetim Temsilcisi olarak atar. KYS de gerekli olan proseslerin oluşturulması, uygulanması ve sürekliliğini sağlamak, KYS nin performans iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için gerekli tespitleri Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında üst yönetime rapor etmek, Sistemde yer alan dokümanların hazırlanması, korunması ve kullanımını sağlamak, Sisteme dâhil olan tüm aktör ve birimler arasında koordinasyonu sağlamak, Gerekli görülen kişi ve kurumlarla iş birliği yapmak, İç tetkik planlarını hazırlayıp uygulamasını yapmak, İzlenebilirliği sağlamak,
Sayfa 15/28 Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin koordinasyonunu sağlamak, faaliyetleri başlatmak, takip etmek ve sonuçlanmasını sağlamak, Sisteme yönelik eğitimlerin planlanmasını sağlamak ve uygulamak, Sistem etkinliği açısından istatistiksel yöntemlerle uygulanmasını sağlamak, Sistemle ilgili genel uygulamalarda düzeltilmesi gereken ve sürekli gelişime olumsuz etki edecek sorunları çözümlemek. 6.5.3. Ġç ĠletiĢim Sistemin uygulanması ve güvence altına alınabilmesi için iç iletişim sistemi oluşturulmuştur. İç iletişim sistemi çerçevesinde, iç ve dış aktörlerle aşağıda belirtilen konular hakkında bilgilendirme yapılmaktadır: Kalite politikası ve hedefleri Düzeltici önleyici faaliyet planı Sistem uygulama planları (eğitim, iç tetkik vs. ) Sistemle ilgili diğer yönetsel kararlar İç iletişimin etkinliği açısından kullanılan araçlar aşağıdaki gibidir: Telefon Sözlü bildirimler İç yazışmalar (konu ve numaralarla kayıt altına alınan) Düzenli toplantılar Diğer
Sayfa 16/28 6.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi 6.6.1. Genel Kalite yönetim sisteminin devamlılığı, yeterliliği ve etkinliğinin sağlanıp sağlanmadığı tespiti YGG toplantısında yapılır. YGG toplantısı yılda bir kez Yönetim Temsilcisinin bir hafta önceden toplantının tarihini ve gündemini belirten duyuru formu ile Yüksekokul Müdürü ve Yüksek Müdürünün uygun göreceği diğer personelin katılımı ile sağlanır. Ayrıca ihtiyaç duyulduğunda Yüksekokul Müdürü ve Yönetim Temsilcisi Müdürün isteği doğrultusunda YGG toplantısı düzenleyebilir. Üst yönetim sistemin performansını değerlendirirken kalite hedefleri, kalite politikası doğrultusunda ihtiyaç duyulan değişiklikleri göz önüne alır. YGG ile ilgili kayıtlar PR-03- Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre muhafaza edilir. Toplantıya katılmayacaklar gerekçelerini yazılı olarak Yönetim Temsilcisine iletir. Herhangi bir sebepten dolayı toplantı yapılmaz ise Yüksekokul Müdürünün onayı ile Yönetim Temsilcisi yeni toplantı tarihini belirler. 6.6.2. Gözden Geçirme Girdisi Toplantıda girdi teşkil edecek bilgiler aşağıdaki konuları içermektedir; Kalite politikasının uygunluğu İç ve dış tetkik sonuçları İç ve dış bildirimler Proses performansları ve sunulan hizmetlerin uygunluğu Düzeltici önleyici faaliyetlerin durumu Bir önceki toplantıda alınan kararların uygulama ve hayata geçiş durumları Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek örgütsel ve işlevsel değişiklikler Stratejik plan Karşılaştırmalar Yasa ve yönetmeliklerde yapılan değişikler
Sayfa 17/28 İyileştirme için öneriler Önemli görülen diğer konular 6.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı Toplantıda çıktı teşkil edecek bilgiler aşağıdaki konuları içermektedir; Sistemin ve proseslerin etkinliğine yönelik iyileştirmeler Öğrenci ihtiyaç ve beklentilerine yönelik iyileştirmeler Kaynak ihtiyaçlarının (inşa kaynakları, finansal kaynaklar, fiziki alt yapı vb.) belirlenmesi İyileştirme ve geliştirme fırsatlarına yönelik faaliyetlerin belirlenmesi Stratejik planlama için gerekli bazı verilerin sağlanması Toplantı sonucu yeni döneme ait kararların uygulanmaya alınması Toplantı tutanağı, ilgili sorumlulara ve birimlere Yönetim Temsilcisi tarafından imzalatılır. 7. KAYNAK YÖNETĠMĠ 7.1. Kaynakların Sağlanması Kaynak: insan kaynakları, bilgi ve teknoloji, çalışma ortamı şartları (fiziki alt yapı), finansal kaynaklar, çevresel değerler vb. kapsar. Kalite yönetim sistemini uygulamak, uygulamayı sürdürmek, etkinliğini sürekli arttırmak ve öğrenci isteklerini sürekli karşılamak için personelin görevlendirilmesi dahil olmak üzere gerekli olan tüm kaynakları içerir. Yönetim temsilcisi sistem elemanları için gerekli kaynakları belirler ve üst yönetimden talep eder. Düzeltici önleyici faaliyetlerin uygulanabilmesi için gerekli kaynaklar YGG toplantısında gözden geçirilmekte kurumun belirlenen hedeflere ulaşması ve sürekli gelişimi için gerekli olan kaynaklar tanımlanarak temin edilir.
Sayfa 18/28 7.2. Ġnsan Kaynakları 7.2.1. Genel İnsan kaynakları işleri yapan temel unsur olduğundan, hizmet şartlarına uygunluğu ciddi olarak etkilemektedir. Kalite yönetim sistemi açısından personelin uygun eğitim, öğrenim, beceri ve deneyim yönünden yeterli olması gerekmektedir. Meslek Yüksekokulumuzda personelden istenen nitelikler yasalar, yönetmelikler ve ilgili dokümanlarda (Organizasyon El Kitabı) belirlenmiştir. İnsan kaynakları ihtiyacı belirtilen niteliklere göre karşılanır. 7.2.2. Yeterlilik, Eğitim ve Farkındalık Yeterlilik; hizmet şartlarına uygunluğu etkileyen faaliyetleri yürüten personelin sahip olması gereken yeterlilik, ilgili yasalarda, yönetmeliklerde ve üniversite senato ve yönetim kurulu kararlarında tanımlanmıştır. Eğitim; sistemin sürekliliğinin sağlanması ve geliştirilmesi amacıyla uygunluğu etkileyen faaliyetleri yöneten, uygulayan ve doğrulayan tüm personel için her yıl eğitim ihtiyaçları belirlenir. Bu doğrultuda FR-51- Hizmet Ġçi Eğitim Talep Formu marifetiyle elde edilmiş eğitim talepleri Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir ve Rapor hazırlanarak Yüksekokul Müdürüne onaylatılır. Eğitim talebi onaylatıldıktan sonra yayınlanarak ilgili personele uygun iletişim araçları ile duyurulur. Gerekli görüldüğü takdirde yılın herhangi bir diliminde iç veya dış eğitim ihtiyacı, birim sorumluları tarafından talep edilebilir. Yönetim temsilcisi sonradan talep edilen eğitimin gerekliliği konusunda karar vererek Yüksekokul Müdürünün onayı ile plana ekler. Yeni başlayan personele oryantasyon eğitimi ilgili birim sorumlusu tarafından verilir ve kayıtları yönetim temsilcisi tarafından tutulur. Hizmetin gerçekleştirilmesi sürecinde kalite seviyesinin yükseltilmesi, uygunsuzlukların ve memnuniyetsizliklerin azaltılması veya tamamen yok edilmesi şeklinde katkı sağlanır. Eğitim almış personel ile ilgili kayıtlar ilgili birim tarafından kayıt altına alınır. Eğitimlerin amacına ulaşıp ulaşmadığı eğitici tarafından anket, gözlem vb. yöntemler
Sayfa 19/28 kullanılarak değerlendirilir. Eğitimden istenen sonuç alınmamışsa nedenleri araştırılır ve buna göre düzeltici önlemler uygulamaya konur, gerektiğinde eğitimler tekrarlanır. Farkındalık; personelin faaliyetlerinin önemi ve uygunluğunun farkında olması ve kalite hedeflerinin başarılması için yapılması gereken katkılar, duyurular, toplantılar ve eğitimlerle sağlanmaktadır. 7.2.3. Altyapı Sistemin etkin ve verimli çalışması gerekli olan altyapı ile yakından ilişkilidir. Hizmetle ilgili gerekli şartları sağlayan bina, çalışma alanları, destek hizmetleri, alt yapı ihtiyaçlarının temini ve belirlenen şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan (bakım, onarım, ulaştırma, iletişim, bilgi sistemleri, teknik hizmetler gibi) alt yapıyı oluşturan unsurlar, üst yönetim tarafından sağlanmaktadır. 8. HĠZMET GERÇEKLEġTĠRME 8.1. Hizmet GerçekleĢtirmenin Planlanması Meslek Yüksekokulumuzda verilmesi planlanan hizmet süreçleri, planlanmış, iş akışları haline getirilmiş ve uygulanmaktadır. Bu amaçla oluşturulan dokümanlar; Prosedürler, Formlar, İş Akışları, Talimatlar, Görev Tanımlarıdır ve Dış Dokümanlardır. Bu dokümanlar arasında uyumlu bir dağılımla sistemin bütünselliği korunmaktadır. Hizmet planlamasında; İstenen kalite hedefleri oluşturulan dokümanlarda belirtilmiştir. İş akışlarının gerektirdiği dokümanlar oluşturulmuş, hizmet için gerekli kaynaklar sağlanmıştır. Hizmet sunumuna ilişkin doğrulama, geçerli kılma, izleme, ölçme, denetleme faaliyetleri ile ilgili kriterler, dokümanlarda belirtilmiştir.
Sayfa 20/28 Hizmet gerçekleştirme süreci ile ilgili kayıtların sonuçlarına dair dokümanlar objektif delil niteliğinde olduğundan saklanmaktadır. Hizmetin gerçekleştirilmesi ilgili iş akışları dokümante edilmiştir. 8.2. Öğrenci Ġle ĠliĢkili Prosesler 8.2.1. Hizmete Bağlı ġartların Belirlenmesi Eğitim-Öğretim hizmetlerine bağlı şartların belirlenmesi; yasalar, yönetmelikler, Rektörlük ve Yüksekokul yönetimi tarafından aktarılan talimatlar doğrultusunda belirlenir. Hizmete bağlı şartlar, öğrencilerimizin saptanan beklentilerini karşılayabilecek şekilde oluşturulur. Öğrenci beklentileri çeşitli yöntemlerle (anket, yüz yüze görüşme, web sayfası, öneri sistemi, sözleşme vb.) belirlenir. 8.2.2. Hizmete Bağlı ġartların Gözden Geçirilmesi Eğitim-Öğretim hizmetinin şartlarının tespiti için yapılan çalışmalar aşağıdaki asgari şartları sağlayacak şekilde, hizmeti sağlamayı taahhüt etmeden önce, değerlendirilir; Hizmetin özelliklerinin somut ve anlaşılır şekilde ifade edilmesi Hizmetin özellikleri ile ilgili fikir ayrılıklarının çözülmesi Tanımlanmış şartları karşılaması için yeterliliği Verilen herhangi bir hizmet ile ilgili değişiklik ihtiyacı ortaya çıktığında, değişiklik ile ilgili ve planlama çalışmasının tekrarı sağlanarak, tüm ilgili çalışanların bilgilendirilmesi ve değişiklik ile ilgili gerekliliklerin sağlanması güvence altına alınır. Gözden geçirme sonuçları ve varsa değişikliklere ilişkin kayıtlar muhafaza edilir. Herhangi bir değişiklik söz konusu olduğunda Yüksekokul dokümanların değişmesini ilgili personele duyurur.
Sayfa 21/28 8.2.3. Öğrenci Ġle ĠliĢkiler Meslek Yüksekokulumuz kayıt yaptıran öğrenci için öğrenci dosyaları oluşturarak iletişimin yazılı olarak yapılmasını, ilgili iş akışlarında zorunluluk olarak belirlenmiş ve sorumluluklar da tanımlamıştır. Öğrenci taleplerine ilişkin geri bildirim bilgileri dokümante edilir. Öğrenci memnuniyetinin ölçülmesi Öğrenci Memnuniyeti maddesinde daha detaylı olarak açıklanmıştır. 8.3. Tasarım ve GeliĢtirme Öğretim hizmetlerinin tasarım ve gelişimi üst kuruluşlarca (Rektörlük makamı, YÖK ve diğer kurumlar) belirtildiğinden, bu madde kapsam dışı tutulmuştur. 8.4. Satın Alma 8.4.1. Satın Alma Prosesi Satın alınması gereken hizmet ve ürünlerin, belirlenen satın alma şartlarına uygunluğunu sağlamak amacıyla, gerekli işlemler PR-06- Satınalma Prosedürü ile dokümante edilmiştir. Satın alınan ürünlerin kalite kontrolleri, muayene ve kabul komisyonu tarafından uygunluk bakımından kontrol edilir. Yüksekokulumuzun çalışmakta olduğu ve yeni çalışmaya başladığı tedarikçilerin satın alma şartlarına uymalarını ve performansları değerlendirilir. Bu kayıtlar saklanır. 8.4.2. Satın Alma Bilgisi Satın alınması planlanan ürün veya hizmetin teknik özelliklerini tanımlayan satın alma şartları, sipariş sırasında oluşabilecek yanlış anlamaları önleyecek kapsamda açıklayıcı bilgileri içerir. Satın alma şartları, şartnamede ve yapılan sözleşmelerde belirtilir.
Sayfa 22/28 8.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması Kabul komisyonunca uygun görülen ürünlerin belgeleri eksiksiz olarak satın alma sorumlusuna ulaştırılır. Koşulların sağlanmaması durumunda veya reddedilen malzemelerle ilgili olarak, tedarikçi firma bilgilendirilir ve gerekiyorsa iade işlemi başlatılır. Tedarikçiler fiyat, teslimat süresi ve şekli, şartlara uygunluk, vb. kriterlere göre değerlendirilmektedir. 8.5. Hizmetin Sunumu 8.5.1. Hizmetin Sunumunun Kontrolü Hizmetin sunumu için gerekli faaliyetler; yasalar, yönetmelikler, sözleşmeler, şartnameler ve oluşturulmuş dokümanlar doğrultusunda planlar ve yürütür. Hizmet sunumuna yönelik faaliyetler aşağıdaki şekilde belirlenmiş ve uygulanmaktadır; Hizmetin özelliklerini açıklayan bilgilerin ulaşabilirliği sağlanmaktadır Hizmetin yerine getirilmesi ile ilgili yasalar, yönetmelikler, sözleşmeler ve şartnamelerde belirtilen şartlar uygulama alanında bulundurulmakta ve ilgili taraflara açıklanmaktadır Proses, prosedür, talimatların gereksinimi varsa dokümanların da uygulama alanında bulunması sağlanmaktadır İnsan kaynakalarının, yasalara, yönetmeliklere ve sözleşmelere uygun çalışmaları sağlanmakta ve Yüksekokul yönetimi tarafından Organizasyon El Kitabında olduğu gibi izlenmektedir. Hizmetin yerine getirilmesinde uygun araçlar kullanılmakta ve bunların bakım onarımları takip edilmektedir Hizmetin sunumunda izleme, ölçme ve geri bildirim uygulamaları yapılmaktadır
Sayfa 23/28 8.5.2. Hizmetin Sunumu Ġçin Proseslerin Geçerli Kılınması Bu madde doğrulanamayan bir çıktımız olmadığından kapsam dışı tutulmuştur. 8.5.3. Tanımlama ve Ġzlenebilirlik Personel, öğrenci ve demirbaşlar sırasıyla kurum sicil numarası, okul numarası, demirbaş kayıt numarası ile tanımlanarak belirlenir ve izlenir. Satın alınan malzemeler depoda tanımlı ve tasnifli olarak bulunur. 8.5.4. Öğrenci Mülkiyeti Öğrencilerimizden kayıt esnasında alınan belgeler dosyalarında uygun şartlarda korunur. 8.5.5. Ürünün Muhafazası Yüksekokulumuz faaliyetlerinde kullanılan ve hizmetin kalitesini etkileyen bütün araçlar; sınav kağıtları, projeler, yazılımlar vb. arşivde belirlenen yasal sürelerde saklanır. 8.6. Ġzleme ve Ölçme Donanımının Kontrolü Yüksekokulumuzda izleme ve ölçme cihazları bulunmadığından bu madde kapsam dışı tutulmuştur. 9. ÖLÇME, ANALĠZ ve ĠYĠLEġTĠRME 9.1. Genel Aşağıdaki faaliyetler için gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme çalışmaları yürütülmektedir. Belirlenen hizmet şartlarına uygunluğu göstermek Kalite yönetim sisteminin uygunluğunu sağlamak Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek
Sayfa 24/28 Bu doğrultuda öğrenci şikayetleri, öğrenci memnuniyeti anket sonuçları, tetkik sonuçları ve iş akış performans göstergeleri vb. geri bildirimler, istatistiksel tekniklerde dahil olmak üzere kalite iyileştirme araç ve teknikleri ile analiz edilir ve iyileştirme amaçlı düzeltici ve önleyici faaliyetlerin planlanmasında kullanılır. 9.2. Ġzleme ve Ölçme 9.2.1. Öğrenci Memnuniyeti Sistemin performansının ölçümlerinden biri olarak, öğrenci istek ve beklentilerinin karşılanıp karşılanmadığı hakkındaki öğrenci algılaması ile ilgili bilgileri izlemektedir. Memnuniyeti ölçmek için anket, yüz yüze ve telefonla görüşme, internet ortamında alınan geri bildirimler vb. yöntemler kullanılmaktadır. Elde edilen veriler analiz edilerek, sonuçlar değerlendirilmekte ve öğrenci geri bildirimleri uygun yöntemlerle en kısa sürede işleme konmaktadır. 9.2.2. Ġç Tetkik Meslek Yüksekokulumuz, kalite yönetim sisteminin planlanan düzenlemelere göre ve sistem şartlarına göre etkin biçimde uygulandığı ve sürdürüldüğünün tespiti için rutin aralıklarla veya gerek görüldüğünde plan dışı iç tetkikler uygulanır. Planlı iç tetkik yönetim temsilcisi tarafından, YGG toplantısından en az bir hafta önce sonuçlandıracak şekilde yılda en az bir kere planlanır ve Müdüre onaylatılarak tüm birim ve aktörlere duyurulur. Yönetim temsilcisi iç tetkik programını hazırlarken birimlerin geçmiş iç tetkik sonuçlarını, tetkik edilecek birimlerin iş yoğunluğunu ve önem durumlarını da göz önünde bulundurarak tetkik edilecek birimler, iç tetkikçiler, ilgili dokümanlar ve tetkik tarihlerini içerecek şekilde oluşturur. İç tetkik prosedüründe iç tetkik programı, şekli, tetkik kriterleri (tetkikte alınması gereken referans dokümanlar, yüksekokul tarafından konulan şartlar), tetkikin kapsamı, sıklığı ve uygulanacak yöntemler belirlenir. PR-01- KYS Ġç Denetim Prosedürüne göre süreç işletilir.
Sayfa 25/28 İç tetkikçiler iç tetkik eğitimi almış personel içinden seçilir. İç tetkikçilerin kendi sorumluluğunda olan faaliyetleri tetkik etmemesi gerekir. Tetkik sürecinin objektifliği için çıkar çatışmasında olan iş akışları taraflara gönderilmez. Tetkikçiler planlanan tarihten en az bir hafta önce ilgili birim ile iletişime geçer ve teyit alır. Tetkikçi Yönetim Temsilcisinin hazırlamış olduğu ve standart şartlarını minumum kapsayan soru listelerinin yardımıyla ve tetkikten önce ilgili birim dokümanlarını gözden geçirerek hazırlayacağı referans bilgileri doğrultusunda tetkiki yürütür. Tetkik süreci tetkikçinin ilgili birim sorumlusuyla açılış toplantısı yaparak başlar. Tetkikin amacı, kapsamı açıklanır. Birim sorumlusundan bir rehber tayin etmesini ister ve bizzat dokümanların kullanıcıları nezaretinde doküman ve kayıtlarına bakarak proses ve çalışma ortamına bakarak tetkiki yürütür. İç tetkikçi, uygunluk veya uygunsuzluk şeklindeki bulgularını, objektif delilleriyle rapor eder ve uygunsuzluk tespit edilmişse tetkik edilen birim sorumlusunun dikkatine sunulur. Birim sorumlusu uygunsuzluğun nedenini ortadan kaldırmak için düzeltic faaliyetleri uygular. Tespit edilen uygunsuzluğun düzeltici faaliyetlerinin takibi ise aynı iç tetkikçi veya Yönetim Temsilcisinin belirleyeceği personel tarafından yapılır ve sonuçlar kaydedilir. Tetkik sonucunda bulunan uygunsuzluklarla ilgili faaliyetler ise PR-02- Uygunsuzluk Yönetimi, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedüründe belirtilmiştir. 9.2.3. Proseslerin Ġzlenmesi ve Ölçülmesi Kalite yönetim sistemi proseslerinin planlanan sonuçlara ulaşıp ulaşmadığının izlenmesi ve ölçülmesi PR-03- Dokümanların ve Kayıtların Kontrolü Prosedüründe tariflenmiştir. 9.2.4. Hizmetin Ġzlenmesi ve Ölçülmesi Meslek Yüksekokulumuz hizmet şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak için hizmetin özellikleri ile uyumlu olarak çeşitli aşamalarda uygun yöntemlerle izleme ve ölçme
Sayfa 26/28 yapar. PR-04- Öğrenci ġikayetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Prosedüründe süreç tanımlanmıştır. 9.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Uygun olmayan hizmetin kontrolü PR-02- Uygunsuzluk Yönetimi, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedüründe belirtilmiştir ve PR-04- Öğrenci ġikâyetleri ve Memnuniyeti Değerlendirme Prosedüründe süreç tanımlanmıştır. 9.4. Veri Analizi Veri analizi aşağıdaki konularla ilgili bilgileri sağlamaktadır; Öğrenci memnuniyeti Sunulan hizmetlerin istenen şartlara uygunluğu Prosesler ve hizmetlerin özellikleri ve eğilimleri Düzeltici önleyici faaliyet bilgileri Çalışanların performansları Öğrencilerin performansları Tedarikçilerin performansı Diğer ilgili veriler toplanır ve istatiksel yöntemler de dâhil olmak üzere uygun ve geçerli yöntemlerle analiz edilir. Analiz sonuçlarına göre gerekli iyileştirmeler planlanır ve uygulanır. 9.5. ĠyileĢtirme 9.5.1. Sürekli ĠyileĢtirme Üst yönetimin dokümante ettiği kalite politikası, kalite hedeflerini, tetkik sonuçlarını, verilerin analizini, düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve yönetimin gözden geçirmesini kullanarak, kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. (PR-02- Uygunsuzluk Yönetimi, Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü)
Sayfa 27/28 9.5.2. Düzeltici Faaliyet Uygunsuzlukların tekrarını önlemek amacıyla, uygunsuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri yapılmaktadır. Bu faaliyetler karşılaşılan uygunsuzlukların kapsamına ve etkilerine uygun yapılmaktadır. Düzeltici faaliyetler iki şekilde yürütülmektedir; birincisi öğrenci geri bildirimleri ve hizmette oluşan uygunsuzlukların birim sorumluları tarafından ortaya konması ve gözden geçirilmesidir. İkincisi kalite yönetim sistemi kapsamındaki uygunsuzlukların yönetim temsilcisi veya üst yönetim tarafından ortaya konması ve gözden geçirilmesidir. Tespit edilen uygunsuzluğun değerlendirilmesi ilgili birim sorumlusu eşliğinde yönetim temsilcisi tarafından yapılır. Düzeltici faaliyetin takibi ve gözden geçirilmesi üst yönetimin, yönetim temsilcisinin veya ilgili birim sorumlusunun belirleyeceği kişilerce yapılır. Takibi FR-34- Düzeltici ve Önleyici Faaliyet (DÖF) Formu ile yapılır. 9.5.3. Önleyici Faaliyet Potansiyel uygunsuzlukların oluşmasını önlemek için bunların nedenlerini ortadan kaldıracak faaliyetler belirlenir. Önleyici faaliyetler potansiyel uygunsuzlukların muhtemel etkilerine uygun olarak belirlenir. Önleyici faaliyetler, bu konuda dokümante edilen prosedüre göre, potansiyel uygunsuzlukların bir daha oluşmaması için potansiyel uygunsuzluğun giderilebileceği düzeyde yürütülür. Prosedürlerde ve hizmette oluşabilecek potansiyel uygunsuzluklar, ilgili birim sorumluları tarafından gözden geçirilir. Kalite yönetim sistemi kapsamındaki potansiyel uygunsuzluklar ise yönetim temsilcisi ve üst yönetim tarafından gözden geçirilir ve ortaya konur. Önleyici faaliyetin yapılacağı birim sorumlusuyla beraber gerekli önleyici faaliyetler belirlenir ve başlatılır. Başlatılan önleyici faaliyetlerin takibi ve gözden geçirilmesi üst yönetimin ve yönetim temsilcisinin veya yönetim temsilcisinin belirleyeceği kişi veya kişilerce yapılır. Sonuçları FR-34- Düzeltici ve Önleyici Faaliyet (DÖF) Formunda takip edilir.