KAREL UCAP OUTLOOK EKLENTİSİ KULLANIM KILAVUZU
Versiyon Tablosu Yazılım Versiyonu AAA Kılavuz Versiyonu/Tarih AAA/04.01.2012 OUTLOOK EKLENTİSİ KULLANIM KILAVUZU REV AAA 04.01.2012 KAREL bu dokümanda belirtilen ürün özelliklerinde, geliştirme ve iyileştirme yapmak amacı ile, önceden haber vermeden değişiklik yapabilir. Ürünlerde yazılım ve donanım versiyonlarına göre yazılanlardan farklı özellikler bulunabilir. II
İÇİNDEKİLER GİRİŞ:... 1 BAŞLARKEN:... 1 KONFİGÜRASYON SEÇENEKLERİ:... 2 GENEL KULLANIM (OUTLOOK ANA EKRANI):... 3 KONFERANS ODASI SEÇENEKLERİ:... 8 KONFERANS YÖNETME:... 10 E-POSTA MESAJ PENCERESİNİN KULLANIMI:... 13 TAKVİMDEN KONFERANS GÖRÜŞME ZAMANLAMA:... 14 TIKLA ARA:... 15 KİŞİLER BÖLÜMÜ KULLANIMI:... 16 III
GİRİŞ: UCAP Microsoft Outlook 2010 Eklentisi kullanıcıların UCAP sistemi ile normal telefon sistemlerinde olamayacak kadar entegrasyon sağlamasına imkan sağlar. Bu eklenti kullanıcıların UCAP özelliklerine alışkın oldukları Outlook 2010 arayüzü üzerinden erişmelerini sağlar. Bu konfigürasyon kılavuzu UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisinin kullanımı ile ilgili ayrıntılı bilgi içerir. BAŞLARKEN: UCAP Outlook 2010 eklentisini yüklenip Outlook 2010 uygulaması başlatıldığında eklenti için bazı bağlantı ayarlarının yapılması gerekecektir. Bunun için Outlook 2010 penceresinin üst kısmında bulunan UCAP eklenti bölümünde Diğer e tıklanır ve Ayarlar seçilir. Çıkan ekranda kayıt bilgileri, varsa konferans numarası ve kurumda kullanılan ön kod girilir. Burada gerekli bilgilere sahip olunmaması durumunda sistem yöneticisine danışılmalıdır. Gerekli bilgiler doldurulduğunda, Outlook 2010 yeniden başlatılarak konfigürasyonun devreye alınması sağlanır. Konfigürasyon ekranı ilk başta aşağıdaki gibi görünür: 1
KONFİGÜRASYON SEÇENEKLERİ: UCAP Outlook 2010 eklentisinin düzgün çalışması için aşağıdaki konfigürasyon seçeneklerinin doldurulması gerekir: Kullanıcı adı o o Şifre Bu bölüm için genelde abone numarası kullanılır. Çoğu zaman buraya UCAP kişisel web arayüzüne girerken kullanılan kullanıcı adı girilir. Şu anda Windows a giriş bilgilerinin bu bölümde kullanılması desteklenmemektedir. Sesli mesajlarınızı dinlerken kullandığınız PIN şifresini kullanmalısınız. Aynı şifre UCAP kişisel web arayüzüne girerken de kullanılır. E-posta alan adını kullan Kullanıcı E-posta adresinin @ sembolünden sonraki kısmı sunucu alan adı ile aynı ise bu bölüm işaretlenerek ayrıca sunucu bilgisi girilmeyebilir. Realm UCAP sistem yöneticisi özel olarak belirtmedikçe bu bölüm kullanılmamadır. Sesli mesajları sunucudan sil Outlook 2010 üzerinde sesli mesajlar silindiğinde bunların UCAP üzerinden de silinmesi isteniyorsa bu seçenek işaretlenmelidir. Konferans numarası UCAP sistem yöneticisi kullanıcı için özel bir konferans odası tanımladı ise bu odanın numarası buradan girilmelidir. Arama planı ön eki kullan Kurum dışarı aramalar için (örneğin 9 gibi) özel bir kod kullanıyorsa bu kod buraya girilmelidir. 2
GENEL KULLANIM (OUTLOOK ANA EKRANI): Tüm konfigürasyon yapılıp Outlook 2010 yeniden başlatıldığında UCAP eklentisi başlayacak ve eğer kullanıcının anlık mesajlaşma uygulaması da açıksa kullanıcı durum bilgisi de Outlook 2010 üzerinde görüntülenecektir: Bu bölümden kullanıcı: Sesli mesajlarında arama yapabilir Çağrı geçmişini görüntüleyebilir 3
Diğer UCAP kullanıcıları ile Arama/Aktarma işlemleri yapabilir Konferans odasını yönetebilir 4
SESLİ MESAJLARDA ARAMA YAPILMASI: Microsoft Outlook 2010 UCAP eklentisi UCAP sistemi tarafından gönderilen sesli mesajlarda arama yapabilir. Bırakılan sesli mesajları görmek için eklenti üzerindeki Sesli Mesaj butonuna tıklanır: ÇAĞRI GEÇMİŞİNİ GÖRÜNTÜLEME: Çağrı geçmişini görüntülemek için Outlook 2010 eklentisi üzerindeki x Cevapsız Çağrı butonuna tıklanır: 5
Tıklamadan sonra UCAP Outlook 2010 eklentisi üzerinde bir çağrı geçmişi penceresi görüntülenir: Listedeki her çağrı için aşağıdaki işlemler gerçekleştirilebilir: : Bu kişiye çağrı başlatılabilir. Kişinin birden fazla erişim numarası varsa, çıkan listeden erişilmek istenen numaraya tıklanır. : Aktif çağrı ilgili kişiye aktarılabilir. Kişinin birden fazla erişim numarası varsa, çıkan listeden aktarılmak istenen numaraya tıklanır. : Kişiye anlık mesaj gönderilebilir. Eğer kişi uygun durumda ise bu ikona tıklanarak anlık mesajlaşma başlatılabilir. : Kişi favori kişilere eklenebilir. Böylece favorilere tıklandığında artık bu kişi de listelenir. 6
UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisi e-posta gönderen kişiye çağrı başlatabilir veya aktarabilir. Bunu yapmak için: 1. Çağrı başlatılacak olan kişiden gelen e-posta iletisine tıklanır. 2. Ara/Aktar butonuna tıklanır. 3. Menüden çağrı başlatılacak mı yoksa aktarılacak mı seçilir. 4. Kullanıcının hangi numarasına işlemin gerçekleştirileceği seçilir. ÇAĞRI BAŞLATILACAK/AKTARILACAK KİŞİ İÇİN EKLENTİ ÜZERİNDEN ARAMA YAPMAK: UCAP rehberinde arama yapmak için Bul seçeneği kullanılabilir. Bul a tıklandıktan sonra çıkan pencerede klavyeden giriş yapılarak uyumlu kişiler otomatik olarak listeleneceklerdir: Kişilerin bazılarını Favoriler e eklerseniz Favoriler menüsünden kolayca kişileri bulabilir, çağrı başlatabilirsiniz: 7
KONFERANS ODASI SEÇENEKLERİ: UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisi kişisel konferans odasının aşağıdaki özellikler ile yönetimine imkan sağlar: Konferans Odamı Ara Konferans Odama Aktar Kişi Davet Et Konferansı Yönet KONFERANS ODAMI ARA: Kişisel konferans odasına bağlanmak için UCAP eklentisi üzerinde Konferans seçilmeli ve Konferans Odamı Ara ikonuna tıklanmalıdır. Bu şekilde konferans odasına çağrı gerçekleştirilecektir: UCAP Outlook 2010 eklentisi çağrı başlatılması ile ilgili uyarıda bulunacaktır: KONFERANS ODAMA AKTAR: Görüşme halinde iken mevcut çağrıyı bir konferans görüşmeye çevirmek için Konferans Odama Aktar seçeneği kullanılır. Artık odaya başka çağrılar da eklenti kullanılarak çağrılabilecektir. 8
UCAP Outlook 2010 eklentisi çağrı başlatılması ile ilgili uyarıda bulunacaktır: KİŞİ DAVET ET: Kişisel konferans odasına yeni kişi davet etmek için UCAP eklentisi üzerindeki Konferans seçilmeli ve Kişi Davet Et butonuna tıklanmalıdır. UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisinin çıkacak penceresinde Davet edilecek kişi veya isim gir bölümüne kişi ismi veya numarası girilir. Eklenti otomatik olarak eşleşen kişileri gösterecektir. Kişinin yanındaki butonuna tıklanarak çağrı başlatılır: butonuna tıklanarak veya numara girdikten sonra 9
KONFERANS YÖNETME: UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisi kişisel konferans odasının tam kontrolüne imkan sağlar. Konferans odası yönetim özelliğine erişmek için Konferans menüsü altındaki Konferansı Yönet butonuna tıklanır. Konferans odasında mevcut kimse yok ise aşağıdaki şekilde oda boş şekilde görüntülenir: Bu aşamada tek kullanılabileek seçenek Kişi Davet Etmek tir. kişisel konferans odasına kişi davet edilebilir. butonuna tıklanarak Toplantı odasında katılımcılar bulunduğunda aşağıdaki işlemler gerçekleştirilebilir: Katılımcının veya yöneticinin mikrofonunu açma/kapama Katılımcının veya yöneticinin sesini açma/kapama Katılımcıları toplantı dışına atma Katılımcının bilgilerini görüntüleme (eğer sistemde mevcutsa) Tüm katılımcıları toplantı dışına atma (Konferans çağrısını sonlandırma) 10
KATILIMCININ VEYA YÖNETİCİNİN MİKROFONUNU AÇMA/KAPAMA: Konferanstaki katılımcılardan birinin mikrofonunu kapatmak için ilgili kişinin yanında bulunan seçeneklerden mikrofon ikonuna tıklanmalıdır. Tıklama yapıldığında ikon görselinde değişme olacaktır: Mikrofonu tekrar açmak için ilgili ikona tekrar tıklamak yeterlidir. Yönetici kendi mikrofonunu kapatmak için Konferans Yönetimi ekranının alt tarafında bulunan mikrofon simgesine tıklayabilir. Mikrofonu tekrar açmak için aynı simgeye tekrar tıklanması yeterli olacaktır. KATILIMCININ VEYA YÖNETİCİNİN SESİNİ AÇMA/KAPAMA: Konferans katılımcılarından birinin ses alımını kapatmak için ilgili kişinin simgesinin yanındaki hoparlör simgesi kullanılır. Simgeye bir kez tıklandığında ilgili kişinin yanındaki hoparlör simgesi değişecektir: 11
Kişinin ses alımını tekrar açmak için ilgili ikona bir kez daha tıklanması yeterlidir. Yönetici kendi ses alımını kapatmak için Konferans Yönetimi penceresinin alt bölümünde bulunan hoparlör simgesine tıklayabilir. Sesi tekrar açmak için aynı simgeye bir kez daha tıklamak yeterli olacaktır. KATILIMCILARI TOPLANTI DIŞINA ATMA: Konferans odasında katılımcıları toplantı dışına atmak için kişinin yanındaki simgelerden bağlantı kesme kullanılır: KATILIMCININ BİLGİLERİNİ GÖRÜNTÜLEME (SİSTEMDE MEVCUTSA): Konferanstaki katılımcının bilgilerini görüntülemek için kişinin yanındaki Vcard simgesine tıklanır: 12
TÜM KATILIMCILARI TOPLANTI DIŞINA ATMA (TOPLANTIYI SONLANDIRMA): Tüm kullanıcıları toplantı dışına atmak için End Call butonuna tıklanır. E-POSTA MESAJ PENCERESİNİN KULLANIMI: UCAP Microsoft Outlook 2010 mesaj penceresi eş zamanlı olarak kişilerin durumunu görüntülemeyi sağlar. Durum bilgisi e-postadaki ilgili kişilerin özel mesajlarını, toplantı durumlarını ve diğer içerikleri kapsayabilmektedir: MESAJDAKİ KİŞİLERLE ANLIK MESAJLAŞMA BAŞLATMA: Mesajdaki kişilerle anlık mesajlaşma başlatmak için Anlık İleti ikonuna tıklanır. Bu bölümde iki seçenek çıkar: Gönderen kişiye anlık ileti gönderme veya epostadaki tüm kişilere anlık ileti gönderme: FARE İMLECİNİ E-POSTA MESAJINDAKİ KİŞİLERİN ÜZERİNE GÖTÜRME: İmleci e-posta mesajındaki kişilerin üzerine götürdüğümüzde bazı UCAP seçenekleri belirir. Bunlar: Anlık mesaj gönderme Çağrı başlatma 13
Anlık mesajlaşma kişilerine ekleme Konferans görüşme zamanı belirleme ANLIK MESAJ GÖNDERME: Mesaj simgesine tıklanarak anlık mesajlaşma başlatılabilir. ÇAĞRI BAŞLATMA: Telefon ahizesi simgesine tıklanarak kişiye çağrı başlatılabilir. Kişinin birden fazla numarası varsa çıkan bölümden istenen numara seçilerek çağrı başlatılır. TAKVİMDEN KONFERANS GÖRÜŞME ZAMANLAMA: İleri tarihli bir konferans görüşme organize etmek için Outlook 2010 arayüzünde Takvim bölümünden Yeni Konferans Çağrısı butonuna tıklanır. Outlook otomatik olarak konferans detaylarını içeren bir mesaj oluşturacaktır: 14
TIKLA ARA: UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisi Tıkla Ara fonksiyonu e-posta mesajları içerisindeki algıladığı telefon numaralarına çağrı başlatılmasını sağlar. Algılanan telefon numaralarının önünde gri telefon ahizesi ikonu gösterilir. Algılanan bir numaraya tıklandığında ekranda çağrı başlatıldığına dair bir pencere görüntülenir: KİŞİ AKTİVİTİLERİNİ GÖRÜNTÜLEME: E-posta mesajlarının sağ alt köşesinde o mesajda bulunan kişilerin fotoğrafları (eğer mevcutsa) gösterilir. Gönderen kişinin fotoğrafı ise mesajın sol alt köşesinde gösterilir: 15
Kişi fotoğrafına tıkladığınızda Outlook Microsoft Outlook Sosyal Bağlantı Eklentisini açacaktır. Bu eklenti içeriği bu dökümanda anlatılmamaktadır. KİŞİLER BÖLÜMÜ KULLANIMI: UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisi Outlook ta Kişiler bölümündeki kayıtlarla çağrı kurma ve onlarla anlık mesajlaşma başlatılabilmesine olanak sağlar. UCAP ADRES DEFTERİ: UCAP Sistem yöneticisi kişinin içinde bulunduğu kullanıcı grubu için özel bir rehber tanımlamışsa bu rehber Kişiler bölümünde gösterilir: Özel UCAP adres defteri kişi fotoğraflarını, telefon numaralarını, adres bilgilerini ve diğer ayrıntılı bilgiyi üzerinde barındırabilir. BASİT REHBER KULLANIMI: Aşağıdaki gibi sağ tıklayarak çıkan seçeneklerden kişiye çağrı başlatılabilir: 16
Ayrıca Yukarıdaki seçeneklerden kişiye çağrı aktarılabilir veya kişi konferans odasına çağırılabilir. Bunlar için UCAP eklentisinde bulunan aşağıdaki butonlar kullanılır: KAYDIN DÜZENLENMESİ: Düzenleme yapılacak kayıt seçilip istenen düzenleme işlemleri gerçekleştirilebilir. Bu pencerede yukarıdaki Diğer bölümü altından Ara seçeneği kullanılarak ta çağrı başlatılabilir: 17
Karel UCAP Microsoft Outlook 2010 eklentisi UCAP V4.4 kullanıcıları tarafından kullanılabilir. 18