Örgütlerde Felaket Yönetimi Hasan KARABAKKAL
İçindekiler Kavram Olarak Felaket... 3 Acil Durum Yönetimi... 3 Acil Durum Yönetimi İlkeleri... 4 Acil Durum Yönetimi İlkelerinin Hedefleri... 5 Etkili Kriz Yönetimi... 6 İşyeri Acil Durum ve Kurtarmaları nasıl planlanır?... 7 Acil Durum Eylem Planı... 7 Şüpheli Paket Gönderimi ve Felaket Durumu... 11 Bir Acil Durum ve Afet Yönetimi Sistemi Örneği - Japon Afet Yönetim Sistemi... 11 Deprem Güvenliği İş Yeri Önlemleri... 13 Türkiye de Afet Yönetimi Konusu - Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı... 13 Afet Sonrasında İletişim... 14 Afete Müdahale - 11 Eylül Dünya Ticaret Merkezi Saldırısına Maruz Kalan Şirketlerin İşyerlerindeki Etkiler: Bir Odak Grup Çalışması... 14 Felaket Yönetimi ve İş Sürekliliği... 15 İş Sürekliliği Açısından İş Denetim Listesinin Hazırlanması... 15 Kaynakça... 21 Şekiller Şekil 1: Acil Durum Planlamasında Risk Değerlendirmesi ve Risk Yönetimi Süreci?... 8 Şekil 2: Acil Durum Eylem Planı Hazırlarken Dikkate Alınabilecek Örnek Süreçler... 10 Ekler EK 1. Acil Durum Planlaması Kontrol Listesi... 16 2
Kavram Olarak Felaket Felaket, tek bir tanıma sığdırılması zor olan bir kavramdır, zira bir kişi için felaket şeklinde tanımlanabilecek bir durum, bir başkası için aynı şekilde tanımlanamayabilir. Bilakis, kişinin kendini geliştirmesi için bir fırsat olduğu durum olarak da karşımıza çıkabilir. Örneğin Raphael (1986) (akt.tehrani, 2005) felaket kavramının belirgin bir tanımının olmadığını, felaket durumunun bir örgütün afetlere adaptasyon becerisini test ettiğini, genellikle örgütlerin kapasitelerinin üstünde olduğunu ve örgütlerin işleyişlerinde büyük çaplı bozulmalara yol açtığını ifade etmiştir. Öngörülemezliği ve gelişme hızı ile birlikte; örgütlerin işleyişine, saygınlığına ve çalışanların ruh sağlığına etkisi düşünüldüğünde, afetlerin etkin bir biçimde yönetilmesi büyük önem taşımaktadır (Capanigro 1998) (akt.tehrani, 2005). Felaketler, kişilerin ve kurumların sağlığını ve güvenliğini ilgilendiren bir konu olduğundan, devletler yasal düzenlemeler yaparak bu konuyu hukuki güvence altına almışlardır. Ülkemizdeki İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, afetlere hazırlıklı olma ve afetleri etkin yönetme konusunda bazı yükümlülükler getirmektedir. Örneğin 6331 sayılı kanun; işyerlerinin, çalışanların sağlık ve güvenliklerini tehlikeye atmayacak şekilde tasarlanması gerektiğini ve bu yönde bakımının yapılması gerektiğini belirtmiştir. Benzer şekilde, ilgili yasa tüm güvenlik talimatlarının çalışanların anlayacağı şekilde hazırlanacağını da dile getirmiştir. 6331 sayılı kanun afetlere hazırlıklı olmayla ilgili düzenlemelerin yanında, afet durumunda kaçış ve kurtarma konularında da bazı yükümlülükler getirmektedir. Örneğin işverenin, bir tehlike anında çalışanların çalışma yerlerini en kısa zamanda ve güvenli bir şekilde terk edebilmeleri için uygun kaçış ve kurtarma araçlarını sağlayacağını ve bunları kullanıma hazır tutması gerektiğini işaret etmektedir (İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 2012). Acil Durum Yönetimi Afet yönetimi kendi içinde bir acil durum içerir ve acil durumun doğru yönetilmesi afet yönetiminde önemli bir role sahiptir. Acil durum yönetimi toplulukların tehlikelere karşı hassasiyetini azaltmayı, güvenlik açığını en aza indirmeyi ve afetlerle başa çıkma becerilerini artırmayı hedefleyen kurallar ve planlar bütünü olarak tanımlanabilir (Henshaw, 2001). Acil durum yönetimindeki temel vizyon, tehlike durumları ve afetlerle baş etme becerisine sahip, kırılganlığı düşük ve daha güvenli toplum olmayı teşvik etme şeklinde tanımlanmıştır. 3
Bu noktada afet yönetiminin temel görevi insanları doğal afet, terör eylemleri veya insandan kaynaklı diğer felaketlerden korumak ve bunlarla mücadele edebilmek için gerekli tüm faaliyetleri birleştirip koordine ederek toplumları korumaktır (Principles of Emergency Management Supplement, 2007). Acil Durum Yönetimi İlkeleri Acil durum yönetimi, kapsamlılık, aşamalılık, risk odaklılık, bütünleşiklik, işbirliği, koordinasyon, esneklik ve profesyonellik gibi sekiz temel ilkeden oluşmaktadır. Bu ilkeler şu şekilde tanımlanabilir: 1. Kapsamlılık Afetler ile ilgili tüm tehlikeleri, tüm safhaları, tüm paydaşları ve tüm etkileri göz önünde bulundurma 2. Aşamalılık Gelecekteki felaketleri tahmin etme, ve afete dayanıklı ve dirençli toplumlar oluşturmak için önleyici ve hazırlayıcı tedbirleri alma 3. Risk Odaklılık Öncelikleri belirleyip kaynakları etkin kullanmak için tehlike tanımlama, risk analizi ve etki analizi gibi nitelikli risk yönetimi ilkelerini kullanma 4. Bütünleşiklik Devletin her kademesinde ve toplumun tüm unsurları arasında gösterilecek çabaların birliğini sağlama 5. İşbirliği Güven teşvik etme, kolaylaştırma takım ruhunu savunma, fikir birliği oluşturma ve iletişimi 6. Koordinasyon Ortak bir amacı gerçekleştirmek için, tüm ilgili paydaşların faaliyetlerini eş zamanlı hareket eder hale getirme 4
7. Esneklik Afetler sırasındaki zorlukları çözmede yaratıcı ve yenilikçi yaklaşımlar kullanma 8. Profesyonellik Eğitim, gelişim, deneyim, etik uygulamalar, kamu idaresi ve sürekli gelişim ilkesine dayanan, bilgiye dayalı uygulamalara değer verme Acil durum yönetimi ilkeleri afet yönetimi konusunda daha çok önleyici tedbirler olarak adlandırılan kısımda yer alır. Bununla birlikte, bu ilkeler temelde beş ana hedefi gözetmektedir. Bunlar; afet risklerini azaltma, afete hazırlıklı olma, acil durum sırasında yapılan uygulamalar, iyileştirme ve süreklilik olarak öne çıkmaktadır (Principles of Emergency Management Supplement, 2007). Acil Durum Yönetimi İlkelerinin Hedefleri 1. Azaltma Tehlike oluşturabilecek risklerin belirlenmesi ve etkilerinin en aza indirilmesi çabaları 2. Hazırlıklı Olma Afete müdahaleyi kolaylaştırmak ve hazır oluşu teşvik etmek için acil durum öncesinde yapılan uygulamalardır. Hazırlıklı olma, temelde aşağıdaki huşuları içerir; Hazır olma, müdahale ve iyileştirme planlarının yazılı olarak hazırlanması Bu planların güncel olmaları ve test edilmeleri Kurum içinde afet müdahale takımı kurulması ve bu ekibin eğitilmesi Afet müdahale teknikleri konusunda eğitimler alınması Belgelendirme yapılması ve bunların güncel tutulması Yerlerin açıkça gösterildiği bina-kat planlarının hazırlanması Acil durum sırasında görevleri bulunan personelin isim, adres ve telefon numaralarının listelenmesi Kurtarma prosedürlerinin açıkça yazılması 5
3. Acil Durum Sırasındaki Uygulamalar Hayat, mülkiyet ve çevreyi korumak için acil durum sırasında yapılan uygulamalardır. Böyle durumlarda acil durum prosedürlerinin izlenmesi, acil durumun büyümesinin önüne geçmek için ortamın stabilize edilmesi ve sigorta tazminat talepleri için zarar gören malzemelerin fotoğraflarının çekilmesi önemlidir. 4. İyileştirme Normal işlemleri iyileştirip devam ettirmek için acil durum sonrasında yapılan uygulamalardır. Bu kapsamda, afet bölgesinin iyileştirilmesi ve tekrar kullanılır hale getirilmesi için program oluşturulması, restorasyon çalışmaları için önceliklendirme yapılması, afet bölgesinin temizlenmesi ve afetin analiz edilip, afet sırasındaki deneyimler ışığında planların geliştirilmesi önem taşımaktadır. 5. Süreklilik Süreklilik, acil durum yönetiminin tüm adımlarına etki eder (Principles of Emergency Management Supplement, 2007). Etkili Kriz Yönetimi Etkili kriz yönetimi ile ilgili kabul edilen genel tutum; kriz durumunun bir işletmenin itibarını veya güvenilirliğini olumsuz yönde etkileyebilme potansiyeli üzerinedir. Ancak, krizlerin afetlere olan etkisinin yanında, insanların ruh hallerinde oluşturduğu etki, telafisi daha uzun uğraş gerektiren zor bir süreçtir. Krizleri öngörmek zor olduğundan ve kriz durumu hızlı bir biçimde geliştiğinden; kriz durumu ihtimallerini doğru tahmin etmek potansiyel etkilerini azaltmanın yollarını belirlemek çok daha önemli bir hal almıştır. Bu noktada hazırlık ve planlama, etkili kriz yönetiminde başat bir yere sahiptir. Risk değerlendirmesi, kriz yönetimi ve iş sürekliliği konuları ise bu safhaların önemli sacayaklarıdır. Acil Durum Planlaması Acil durumun planlanması temelde üç aşamadan oluşmaktadır. Bunlardan ilki risk ve tehlikeleri tanımaktır ve afet durumlarının neler olabileceği, ne zaman ve ne şekilde olabileceği sorularına cevaplar aramaktadır. Ya olursa sorusu, acil durum planlamasındaki risk ve tehlikeleri tanıma safhasında öne çıkan en önemli sorudur. 6
Acil durum planlamasının ikinci aşamasında kimin ne şekilde zarar görebileceği konusu yer alır. Burada, çalışanlardan kimlerin tehlikeye daha yatkın olduğunun saptanması, çalışanların ne şekilde tehlikenin içinde olabileceklerinin hesaplanması ve mevcut görev dağılımında hangi iş ve sorumlulukların tehlikeli olarak adlandırılabileceği konuların altı çizilmektedir. Acil durum planlamasının üçüncü aşamasında ise risklerin analizi ve değerlendirilmesi yer almaktadır. Bu kısım ise afet durumlarının olasılığının ne olduğu, olası sonuçlarının neler olabileceği, hali hazırda alınan önlemlerin neler olduğu ve bu önlemlerin yeterli olup olmadığı gibi sorulara cevap aramaktadır. Şekil 1 de acil durum planlamasında risk değerlendirmesi ve risk yönetimi süreci gösterilmiştir (Tehrani,2005). İşyeri Acil Durum ve Kurtarmaları nasıl planlanır? ABD İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetimi Çalışanlar ve İşyeri Afet Durumunda Nasıl Korunur? Afetler, doğal ve insan kaynaklı, beklenmedik, işletmenin operasyonlarını sekteye uğratan veya durdurabilen, fiziksel ve/ya çevresel hasarlara neden olan kriz durumlarıdır. Bu noktada, en kötü durum senaryoları hakkında beyin fırtınası yapılması, işyerinde oluşabilecek olası acil durumların tespiti ve afete hazırlık ve afet yönetimi konusunda çalışanların kuruma bağlılığı ve sürece desteği ön planda yer almaktadır (Henshaw, 2001). 7
Şekil 1: Acil Durum Planlamasında Risk Değerlendirmesi ve Risk Yönetimi Süreci Risklerin ve Tehlikelerin Belirlenmesi Riskler ne olabilir? Ne zaman olabilir? Ne şekilde olabilir? Şayet olursa ne olur? Kim Ne Şekilde Zarar Görebilir? İLETİŞİM PLANLAMA İŞBİRLİĞİ & DANIŞMA Kimler zarar görmeye daha yatkın? Ne şekilde zarar görebilirler? Hangi görevler daha çok zarar oluşturmaya müsaittir? Felaketlerin Risk Durumunun Analizi ve Değerlendirmesi Olasılığı nedir? Sonuçları neler olabilir? Hali hazırda alınan önlemler nelerdir? Bunlar yeterli midir? Risk öncelikleri nelerdir? KAYIT GÖZDEN GEÇİRME & İYİLEŞTİRME Risklerin Azaltılması Seçeneklerin belirlenmesi Alternatifler arasından seçim yapılması Seçimlerin planlanması Planların uygulanması 8
Acil Durum Eylem Planı 1. Raporlama 2. Tahliye politikası ve prosedürü 3. Acil kaçış prosedürleri ve rota atamaları 4. Kurum içindeki veya kurum dışındaki sorumlu kişilerin isimlerinin, unvanlarının, çalıştığı birimlerin ve telefon numaralarının yazılması 5. Diğer temel hizmetleri yerine getiren çalışanlar için prosedürlerin belirlenmesi 6. Bir yangın veya patlama anında ulaşılmak üzere alternatif iletişim merkezlerinin belirlenmesi 7. Önemli evrakların asıllarının veya kopyalarının saklanması için kurum içinde ve/ya kurum dışında yerlerin olması (Henshaw, 2001). Acil durum hazırlıkları ve planlamalarının yanında çalışanların acil durum hakkında uyarılmaları ve kurumda acil durum için ortak bir dilin oluşturulması önemli bir konudur. Bundan dolayı aşağıda ifade edilen hususlar önem taşımaktadır: 1. Alarmların belirgin olduğundan ve tüm çalışanlarca ayırt edilebildiğinden emin olunması, 2. Mutlaka bir jeneratör bulundurulması, 3. Engelli çalışanlar var ise mutlaka alternatif bir uyarı sistemi bulundurulması, 4. Birinci önceliğin tesis içindeki her kişinin sağlığının ve güvenliğinin korunması olması, 5. Süreci denetleyecek bir koordinatörün olması, 6. Çalışanların tahliye sonunda toplanabilecekleri alanların tasarlanması, 7. Kurtarma çalışmalarının eğitimli ve donanımlı olan kişilerce yürütülmesi, 8. Kriz durumunda çalışanların kullanımı için özel ekipmanların temin edilmesi (Henshaw, 2001). Şekil 2 de acil durum eylem planı hazırlarken dikkate alınabilecek süreçlere örnekler verilmiştir. 9
Şekil 2: Acil Durum Eylem Planı Hazırlarken Dikkate Alınabilecek Örnek Süreçler DURUMSAL FAKTÖRLERİ Güvenlik Sistemleri Prosedürler Acil Durum Desteği Örgütsel Kültür Kıyafetler Ekipmanlar Çalışma Ortamı Kişisel Faktörler Beceri ve Nitelikler Eğitimler Tutumlar Destekler Danışmanlık Yeterli ve etkinler mi? Uygun bir biçimde yerleştirilmiş mi? Düzenli olarak bakımları yapılıyor mu? Çalışanlar bunları kullanabiliyor mu? DEĞERLENDİRİLECEK ALAN Olası travmaları azaltmak için mi tasarlanmışlar? Anlaşılması ve uygulanması kolay mı? Düzenli olarak gözden geçiriliyor mu? Geliştirilmesi sürecinde çalışanların görüşleri dikkate alınıyor mu? Çalışanların yardım çağırma araçları nelerdir? Acil durum testleri yapıldı mı? Çalışanlar acil durum destek sistemlerini biliyor mu? Kurum kültürü işbirliğini teşvik ediyor mu? Çalışanlar hislerini rahatlıkla paylaşabiliyor mu? Yöneticiler çalışanları önemsediklerini hissettiriyor mu? Çalışanlarda destek gördükleri algısı var mı? Çalışanlar, görevlerine uygun mu giyiniyor? Kıyafetleri onları işleriyle ilgili risklerden koruyor mu? Çalışanlar işleri ilgili uygun ekipmanlara sahip mi? Bu ekipmanların düzenli olarak bakımları yapılıyor mu? Çalışma ortamı güvenli mi? Çalışma ortamını iyileştirmek adına neler yapılıyor? Çalışma ortamındaki aydınlatma yeterli mi? Çalışanların kişisel özellikleri dikkate alınıyor mu? Çalışanların görevlere ilişkin beceri ve nitelikleri uygun mu? Seçim kriterleri şeffaf mı? Çalışan seçim süreçleri yeterli mi? Zor durumlarla ilgili eğitimler veriliyor mu? Çalışanların güvenlik ekipmanlarını kullanabilmesi için eğitim veriliyor mu? Eğitimler devamlı mı? Sağlıklı yaşam konusunda çalışanlara eğitimler de veriliyor mu? Çalışanlar güvenlik ve emniyet konularında bilinçli mi? Çalışanlar zor durumlarla baş edebilecek durumda mı? Kurum kültürü bireyleri destekler nitelikte midir? Çalışanlar, iş sağlığı hizmetlerine ulaşabiliyor mu? Ölümlü kazaların olması durumunda, kurum kişinin ailesine maddi/manevi destek oluyor mu? Çalışanların gidebileceği psikolojik danışma hizmeti var mı? Danışmanlık hizmetleri gözden geçirilip, değerlendiriliyor mu? 10
Şüpheli Paket Gönderimi ve Felaket Durumu Son dönemlerde kurumlarda öne çıkan kriz durumlarından birisi de kişiye ya da kuruma gönderilen şüpheli paketler veya gönderilerdir. Bu paket veya gönderilerin temel amacı korku ve panik yaratmak olup, posta ya da kurye ile gönderilmekte ve içlerinde genellikle patlayıcı cihazlar, kimyasal ajanlar, radyoaktif ve biyolojik içerikli ürünler olabilmektedir. Bu tür gönderilerle ilgili farkındalık oluşturmak adına bazı özelliklerin bilinmesinde fayda vardır. Bu tür paketler genellikle beklenmeyen bir posta olmakta ya da üzerinde gönderenin kim olduğuna dair açık adres bulunmamaktadır. Bunun yanında pakette fazla sayıda posta pulu olması, zarfın sert veya kabarık olması, paketin çıkıntılı, orantısız veya şekilsiz olması gibi özellikler de şüpheli paketlerde karşılaşılan durumlardır. Farkındalığın oluşması adına, gelen paketlerin hemen açılması yerine yukarıda ifade edilen durumlar gözden geçirilip öyle hareket edilmelidir. Ancak, paketin açılması durumunda yakınında cep telefonu veya telsiz telefon kullanılmamasına özen gösterilmelidir. Paketin izole edilip ellerin dezenfekte edilerek güvenlik güçlerinin durumdan haberdar edilmeleri gerekmektedir (Şüpheli Paketler Nasıl Anlaşılır, 2014). Bir Acil Durum ve Afet Yönetimi Sistemi Örneği - Japon Afet Yönetim Sistemi Japonya afetlerle iç içe olan bir ülkedir; ancak Japonya nın afet yönetimi konusunda dünyaya örnek olan bir sisteme ve bilince sahip olduğu öne sürülebilir. Bir acil durum ve afet yönetimi sistemi örneği olarak Japon Afet Yönetim Sistemi incelendiğinde, sistemin dönüm noktası olarak 1959 yılında yaşanan Ise-wan Tayfunu öne çıkmaktadır. Bu tayfunun ülkeye verdiği zarar, Japonların afet yönetimi konusunda hazırlıklı olma ve planlı hareket etme durumlarında gelişmişliğinin nüvesini oluşturmuştur denilebilir. Tayfun afetinde alınan derslerle, 1961 yılında çıkarılan Afete Karşı Önlemler Temel Yasası, Japon afet yönetimi bilincinin temel ve hukuki dayanak noktasını oluşturmaktadır. Bu yasanın en önemli özelliği; öncelikle afet yönetimi felsefesinin ve sorumluluklarının belirgin biçimde tanımlanmasıdır. Bu bağlamda temel politikaların netleştirilmesinin; hükümet, belediyeler ve belirlenen kamu kurumlarının sorumluluklarının belirginleştirilmesinin önemli olduğu ifade edilmiştir. Yönetsel sorumluluğu olan kurum ve birimlerin afet yönetimi felsefesini formüle etmeleri ve uygulamaları ve afet 11
yönetimi için karşılıklı işbirliği iklimi yaratmaları belirginleştirme safhasında altı çizilen diğer bir konudur. Buna ek olarak, kurum veya örgüt içindeki çalışanların afetle ilgili sorumluluklarının tanımlanması öne çıkarılan bir diğer konudur. Ayrıca, kişilerin felaket için ön-hazırlık yapmaları, temel ihtiyaç malzemelerini depolamaları ve afete hazırlık faaliyetlerine gönüllü katılımları teşvik edilmiş ve onurlandırılmıştır. Japon afet yönetim sisteminde sorumlulukların belirgin hale getirilmesinden sonraki diğer önemli adım organizasyon olarak adlandırılmıştır. Bu kavram, kapsamlı afet yönetiminin geliştirilmesi ve vatandaşların bu konuda farkındalıklarının artırılması gibi konuları içermekle birlikte, bu süreçte ulusal hükümet ve yerel yönetimlerin sorumluluklarını da açıkça ifade etmektedir. Japon afet yönetim sisteminin üçüncü adımı planlama sistemi olarak adlandırılmıştır. Planlama ayağı, organizasyon ayağının vücut bulmasında önemli bir rol oynar ve sistematik afet yönetimi önlemlerinin geliştirilmesi ve tanıtımında etkili olduğu gibi, ulusal ve yerel afet yönetim operasyon planının ortaya konmasında önemli bir görev ifa etmektedir. Planlamanın önemli ayaklarından birisi de toplum afet yönetimi planıdır. Bu kısım, afet bölgesinde ikamet edenlere bazı sorumluluklar yüklemektedir ve bu sorumlulukların (olası) afet bölgesindeki insanlar tarafından bilinmesini zaruri kılmaktadır. Böylelikle, kağıt üzerinde yapılan planların kriz durumunda insanlar ve kurumlar arasındaki koordinasyonsuzluğu önlediği ve kaos ortamının oluşmasına mani olduğu öne sürülebilir. Japon afet yönetim sisteminin dördüncü adımı afet önlemlerinin teşvik edilmesi şeklindedir. Burada afet planlamasının her aşamasında aktörler tarafından yapılacak rollerin ve sorumlulukların tanımlanması yer alır. Bu sistemdeki beşinci adım ise afetten etkilenen insanların ve onların geçimlerinin korunması ndan oluşmaktadır. Afet durumunda yardım edilmesi gerekecek insanların listelerinin önceden hazırlanması, afet durumunda tahliye merkezlerinin ve imkânlarının standartlarının belirlenmesi ve koruyucu önlemlerin geliştirilmesi ve genişletilmesi bu aşamanın temel bileşenleridir. Japon afet yönetim sisteminin altıncı ve yedinci adımlarında ise afet yönetiminde mali tedbirler ve Afet Acil Durum Bakanlığı nın kurulması hususları yer almaktadır. Japon afet yönetimi sisteminde sürecin başarılı bir biçimde yürütülmesinde kurumlar arasındaki organizasyonel düzenlemenin önemine ve sorumlulukların belirgin hale getirilmesine işaret edildiği öne sürülebilir (Disaster Management in Japan, 2015). 12
Deprem Güvenliği İş Yeri Önlemleri Türkiye, geçmişinde yaşadığı depremlerin acılarını ve kötü hatıralarını hala derinden yaşamaktadır. Yaşanılan depremler sonrasında öne çıkan temel husus, ülkemizin bir deprem ülkesi olduğu gerçeğidir. Örneğin Türkiye depremlerdeki insan kaybı sıralamasında dünya ülkeleri sıralamasında dokuzuncu, depremden etkilenen toplam insan sayısı açısından da beşinci sıradadır. AFAD ın yayınladığı raporlara göre de ülkemizde her yıl 5-6 büyüklüğünde en az bir deprem yaşanmaktadır. Ayrıca, ülkemizin deprem bölgeleri haritası incelendiğinde ülkemiz yüzölçümünün %70 i ve sanayi tesislerinin %76 sı I. ve II. derece deprem bölgeleri üzerinde yer almaktadır (2013-2017 AFAD Stratejik Plan, 2012). Felaket yönetimi açısından deprem güvenliği konusunda deprem öncesinde alınacak önlemler ve insanlarda artırılacak bilinç, belki de en önemli etkiye sahiptir. Örgütler tarafından hazırlanacak planlarda insanlara düşen sorumlulukların net biçimde hazırlanıp tebliğ edilmesi, iş yerlerinde düşebilecek ve insana zarar verebilecek malzemelerin sabitlenmesi, masaların camlardan uzak yere konumlandırılması önleyici önlemler konusunda öne çıkan temel şeylerdir. Deprem sırasında nasıl hareket edileceğiyle ilgili konuya gelince, iş yerlerinde insanlara en çok zarar veren şeyin kırılan cam parçaları olduğu öne sürülmüş ve çalışan masalarının bu durum dikkate alınarak yerleştirilmesinin altı çizilmiştir. Ayrıca, Çök-Kapan-Tutun pozisyonuna geçilmesi, masanın altına girilmesi, ya da başın çanta, kitap gibi şeylerle korunması koruyucu önlem olarak en temel şeylerdendir (Afetlerden Korunma Rehberi, 2015). Türkiye de Afet Yönetimi Konusu - Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı nın (AFAD) fikri temelleri, 17 Ağustos 1999 Marmara depremine dayanmaktadır. Büyük can ve mal kaybına neden bu deprem, ülkemizde afet yönetimi konusunun tek elden ve daha koordineli şekilde yürütülmesi gereğini doğurmuştur. Bu doğrultuda, İçişleri Bakanlığı na bağlı Sivil Savunma Genel Müdürlüğü, Bayındırlık ve İskan Bakanlığı na bağlı Afet İşleri Genel Müdürlüğü ve Başbakanlık a bağlı Türkiye Acil Durum Yönetimi Genel Müdürlüğü kapatılmış ve 2009 yılında çıkarılan 5902 sayılı yasa ile AFAD Başbakanlık a doğrudan bağlı olarak kurulmuştur (AFAD Hakkında, 2015). AFAD ın stratejik planı incelendiğinde sürekli gelişen ve öğrenen kurum olma, risk odaklı bütünleşik afet yönetimi sistemi kurma, afet yönetimi standartlarını yaygınlaştırma, afetlere hazırlık için eğitim seferberliği başlatma ve bu alanda uluslararası anlamda öncü kuruluş olma 13
gibi hedefleri olduğu görülmektedir. Beklenmeye hazırlıklıyız sloganıyla hareket eden AFAD, afetlere dirençli toplum oluşturmayı kendine görev edinmiş, afet ve acil durumlar ile ilgili çalışmalarda sürdürülebilir kalkınmayı esas alan risk odaklı, etkin, etkili ve güvenilir hizmet sunan uluslararası düzeyde model alınabilecek yönlendirici ve koordinatör bir kurum olmayı da kendisine vizyon olarak koymuştur (AFAD 2013-2017 Stratejik Plan, 2012). Afet Sonrasında İletişim Afet sonrasında örgütlerde iletişimin nasıl yürütüleceği konusu önemli bir yer edinir. Yaşanan felaketlerde insan kayıpları şüphesiz en büyük kayıplardır; ne var ki kurumlar tarafından yapılan açıklamalar kurumsal itibara ve kurum algısına da olumsuz etki yapabilmektedir. Bu bağlamda, verilecek mesajlar mevcut durumla ilgili gerçek bilgileri içermeli, ölen ve/ya yaralan kişiler ve ailelerinin acılarını paylaşan, konudan duyulan üzüntüyü dile getiren şekilde olmalıdır. İlaveten, konuşma sırasında kurumun önceliğinin tüm çalışanların sağlık ve iyiliği olduğuna dair paydaşlara ve kamuoyuna güvence verilmeli ve tüm gayretin felaket nedenini bulmaya yönelik olduğu ifade edilmelidir. Ayrıca, özelikle felaket durumları sonrasında basın ile kurulacak tüm temasların örgüt sözcüsü tarafından yapılması tutarlılık ve profesyonellik açısından anlamlı olduğu gibi, dezenformasyonun oluşmasının önüne geçilmesi açısından da önemlidir. Son olarak, olay/durumla ilgili bir sonraki güncellemenin ne zaman gerçekleşeceğine dair bilgilendirme yapılması da atılması gereken adımlardan birisidir (Tehrani, 2005). Afete Müdahale 11 Eylül Dünya Ticaret Merkezi Saldırısına Maruz Kalan Şirketlerin İşyerlerindeki Etkiler: Bir Odak Grup Çalışması North ve diğerleri (2013) tarafından yapılan çalışma, 11 Eylül Dünya Ticaret Merkezi saldırısına maruz kalan şirketlerdeki risk faktörleri ve koruyucu faktörleri ele almaktadır. Çalışmanın sonuçlarına göre profesyonel anlamda müdahale edilmeyen duygusal tepkiler yıkıcı bir etkiye sahip olmuş ve bu durum kurum çalışanlarının verimliliğini düşürmüştür. Ayrıca bu durum şirketlerin iş gücünün ekonomik istikrarını da zedelemiştir. Çalışmanın sonuçlarından olan koruyucu faktörlere gelince, çalışanların felaket sonrasında iş ortamına hızlı dönüş yapmaları, olaydan etkilenen personele iş yeri ruh sağlığı hizmetlerinin sağlanması ve akran desteği önemli birer etken olarak ortaya çıkmıştır (North ve diğerleri, 2013). 14
Felaket Yönetimi ve İş Sürekliliği Felaketler, beklenmedik zamanda ortaya çıkıp işletmelerin operasyonlarını sekteye uğrattığından veya durdurabildiğinden iş sürekliliğini sağlamak adına İş Sürekliliği Yönetimi Modeli geliştirilmiştir. Bu yönetim modeline göre çalışma alanı müdahale planlamasının yapılması, kriz yönetiminin planlaması, insan kaynaklarının planlanması, saha müdahale planlamasının yapılması, felaket müdahale planlaması yapılması, iş sürekliliği planlaması yapılması ve belki de hepsinden önemlisi- tüm bunların devlet tarafından denetlenmesi çok önemlidir. İş sürekliliği açısından kritik hizmet veya ürünlerin afet sırasında da devamını sağlayacak planlama süreçleri proaktif ruhta olmalıdır. Bu noktada, kişilerin hayatta kalmalarını sağlayacak, yaralanmalarının önüne geçecek yasal yollarla belirlenmiş kuralların yanında kurumsal olarak belirlenmiş standartlar felaket yönetiminde önemli bir yere sahiptir. Proaktif ruhlu süreçler ise temelde beş bölümden oluşmaktadır. Bunlar; iş sürekliliği planı yönetişimi, iş etki analizi, iş sürekliliği için gerekli planlar tedbirler ve düzenlemeler, eğitim ve egzersiz içerikli hazırlık prosedürleri, ve bakım ve denetim gerektiren kalite güvence teknikleridir (A Guide to Business Continuity Planning, 2015). İş Sürekliliği Açısından İş Denetim Listesinin Hazırlanması İş sürekliliği yönetiminde, iş denetim listesinin oluşturulması, felaket yönetiminde önleyici ve gelişimsel önlemler açısından önemli bir rol oynar. Örneğin iş yerinde vazgeçilmeyecek kritik alan ve fonksiyonların belirlenmesi, kritik iş alanı analizlerinin tamamlanması ve olası başarısızlık durumunda işe olan etkisinin hesaplanması iş sürekliliğin sağlanmasında etkilidir. İlaveten, iş sürekliliği açısından sigorta yaptırılması ve/ya sigortanın mevcut riskleri kapsayıp kapsamadığının öğrenilmesi, önemli iş belge ve evraklarının güvenli bir yerde saklanması, dijital verilerin düzenli olarak yedeklenmesi ve acil bir durumda kullanmak üzere sanal ofis hizmetlerinin araştırılması düşünülmesi gereken diğer önemli konulardır (Prepare your business checklist, 2015) 15
EK 1. Acil Durum Planlaması Kontrol Listesi 16
Acil Durum Planlaması Kontrol Listesi Planlama Takımı Evet Hayır Planlama takımı kurulu mu? Planlama takımı çalışma takvimi var mı? Bütçe ayrıldı mı? İç Plan ve Politika İnceleme Tahliye planı var mı? Yangına karşı koruma planı var mı? Güvenlik ve sağlık programı var mı? Güvenlik prosedürleri var mı? Sigorta programları var mı? Çalışan el kitabı var mı? Kural ve Yönetmelikleri İnceleme Yangınla ilgili kurallar incelendi mi? Elektrikle ilgili kurallar incelendi mi? OSHA düzenlemeleri incelendi mi? Kritik Hizmet ve Operasyonların İncelenmesi Kurum tarafından sağlanan hizmetleri belli mi? Hizmetlerin devamı için kritik olan hizmetler belli mi? Hizmetlerin devamı için kritik olan ekipmanlar belli mi? Hizmetlerin devamı için kritik olan personel belli mi? Tedarikçiler tarafından sağlanan hizmetler belli mi? İç Kaynak ve Kapasitenin İncelenmesi Personel Yangın sorumluları? Yaşam destek eğitimi? İlk yardım eğitimi? Ekipmanlar? Yangın muhafaza? İletişimler? İlk yardım sunucular? Acil durum enerjisi? Destek hizmetleri? Maaş bordroları? İletişimler? Müşteri ilişkileri? Müşteri destek? 17
Dış Kaynak İnceleme Evet Hayır Acil durum yönetimi ofisi incelendi mi? Yangın birimi incelendi mi? Polis birimi incelendi mi? Acil tıbbi hizmetler incelendi mi? Telefon şirketleri incelendi mi? Elektrik imkanı incelendi mi? Sigorta Hizmetleri İnceleme? Plan Geliştirme Plan amaçları? İlgili kişilerin sorumlulukları? Olası acil durumlar? Acil durum koordinasyon merkezi? Acil Durum Yönetim Elemanları Yönetim ve kontrol? İletişim? Can güvenliği? Mülkiyet koruma? Sosyal yardım? Kurtarma ve restorasyon? Ele Alınacak Acil Müdahale Prosedürleri Durum değerlendirmesi? Çalışanların, müşterilerin, ziyaretçilerin, ekipmanların ve Hayati kayıtların korunması? İşin tekrar faaliyete geçişi? Ele Alınacak Bomba Tehlikesi Prosedürleri Müşteri ve çalışanların uyarılması? Personel ile iletişim Kurumdaki kişiler için tahliye planı? Operasyonların durdurulması? Kurumun önemli kayıtlarının korunması? Operasyonların restorasyonu? Mevcut Destek Belgeleri Acil çağrı listeleri sorumlulukları ve telefon numaraları? Çalışan listeleri - ev ve cep telefon numaraları? Kaynak listeleri - acil ihtiyaç duyulabilecek ekipman ve malzemeler? 18
Gelişim Süreci Evet Hayır Kişiler ve görevlerini belirleyen görev listesi? Engelli ve/ya anadili yabancı dil olan kişilerin ihtiyacı? Çalışanlar için eğitim planlaması yapıldı mı? Plan Dağıtımı Çalışanlara planın kopyası dağıtıldı mı? Plan üzerinde tarih ve revizyon numarası yazıyor mu? Plan Uygulama Prosedürleri uygulayacak personel eğitildi mi? Tanıtım ve eğitim oturumları yapıldı mı? Tahliye yolları? Çalışanlar sorumlulukları tatbik edildi mi? Çalışan Eğitimi: Kişisel rol ve sorumluluklar? Tehditler, tehlikeler ve koruyucu eylemleri hakkında bilgiler? Bildirim, uyarı ve iletişim prosedürleri? Acil bir durumda aile üyeleri bulma yolları? Acil müdahale prosedürleri? Tahliye, barınak ve hesap prosedürleri? acil durum ekipmanlarının yeri ve kullanımı? Plan Değerlendirme ve Gözden Geçirme Planın gözden geçirilmesi yılda en az bir defa yapıldı mı? Plan, mevcut durumlardan çıkarılan dersleri içeriyor mu? Tesis fotoğrafları ve diğer varlıkları kayıt altına alındı mı? Plandaki isim, unvan ve telefon numaraları güncel mi? 19
Kaynakça A Guide to Business Continuity Planning (2015). 23.05.2015 tarihinde Public Safety Canada resmi internet sitesinden indirilmiştir. http://www.publicsafety.gc.ca/cnt/rsrcs/pblctns/bsnss-cntnt-plnnng/index-eng.aspx AFAD Hakkında. (2015). 23.05.2015 tarihinde TC Başbakanlık Afet ve Acil durum Yönetimi Başkanlığı (AFAD) resmi internet sitesinden indirilmiştir: https://www.afad.gov.tr/tr/icerikdetay.aspx?id=1 2013-2017 AFAD Stratejik Plan. (2012). 23.05. 2015 tarihinde TC Başbakanlık Afet ve Acil durum Yönetimi Başkanlığı (AFAD) resmi internet sitesinden indirilmiştir: https://www.afad.gov.tr/belgeler/afadsp2013-2017.pdf Afetlerden Korunma Rehberi (2015). 23.05.2015 tarihinde İstanbul Büyükşehir Belediyesi (İBB) Afet Koordinasyon Merkezi nin (AKOM) resmi internet sitesinden indirilmiştir. http://www.ibb.gov.tr/sites/akom/documents/afetlerdenkorunmarehberi_yeni.pdf Disaster Management in Japan (2015). 23.05.2015 tarihinde Japon Hükümeti nin Felaket Yönetimi Kabine Ofisi nin resmi internet sitesinden indirilmiştir: http://www.bousai.go.jp/1info/pdf/saigaipamphlet_je.pdf Henshaw, J.L.(2001). How to Plan for Workplace Emergencies and Evacuations. U.S. Department of Labor. Occupational Safety and Health Administration, OSHA 3088. 23.05 2015 tarihinde OSHO resmi internet sitesinden indirilmiştir. https://www.osha.gov/publications/osha3088.pdf?utm_source=publicaster&utm_ medium=email&utm_campaign=52_tips_week_26&utm_content=how+to+plan +for+workplace+emergencies+and+evacuations İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (2012). TC Başbakanlık Resmi Gazete resmi internet sitesinden 25.05.2015 tarihinde indirilmiştir: http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2012/06/20120630-1.htm North, C.S., Pfefferbaum, B., Hong, B.A., Gordon, M.R., Kim, Y.S., Lind, L. & Pollio, D.E. (2013). Workplace response of companies exposed to the 9/11 World Trade Center attack: a focus-group study. Disasters 37(1): 101 118. doi:10.1111/j.1467-7717.2012.01295.x. 20