Hayat Yayınları: 167 Yönetim Dizisi: 48 Editör Rahime Demir Yayın Danışmanı Yard. Doç. Dr. Recep Bozlağan Yazan Şule Yılmaz BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON 2003, HayatYayıncılık İletişim, Yapım, Eğitim Hizmetleri ve Tıc. Ud. Şti. Tüm yayın hakları anlaşmalı olarak Hayat Yayınlan'na aittir. Kaynak gösterilerek alıntı yapılabilir; izinsiz çoğalblamaz, besılarnaz. ISBN: 975-6700-72-6 Şule Yılmaz Baskı Yeri ve Tarihi Yayına Hazırlık içdüzen Kapak Teserımı Baskı ve Ciit : istanbul, 2006 : Kevser Türkay : İbrahim Akdağ : Ferhat Çmar : Bilge Matbaacıhk Yılanlı Ayazma SokakNo: 6 Orrne iş Merkezi Kat: ı (Kale iş Merkezi Karşısı) Davutpaşa. Zeytinburnu-istanbul HAYAT YAYıNCılıK iletişim. YAPIM, EGiTiMHiZMETI.ERi VE Tic. LTD. şrt Yılanlı Ayazma Sokak Nd: 8 Orrne iş MerkenKat: 1 (Kale iş Merkezi Karşısı) 34010 Devutpaşa, Zeytinburnu-İstanbul Tel O 212 4831516 Fax: O 212 483 30 55 http://www.hayalacademy.com ~r~msaj ve Kişisel G~lişiın Kitapları Onli-ne Satış Hizmetleri ve Danışmanlık için i www.kitadmarket.coffi ~ Hayat
t ı İÇİNDEKİLER Şule YILMAZ 1972 yılında Ankara'da doğdu. ilk, orta ve lise öğretimini burada tamamladıktan sonra, 1995 yılında Hacettepe Ünıversıtesı Kütüphanecilik BÖlümü'nden mezun oldu. Çalışma hayatına Başkent Üniversitesi Kütüphanesi'nin kuruluş aşamasında görevalarak başladı. Aynı kururnda ıso 9001 kalite çalışmalarında birim sorumlusu ve kurum içi tetkikçisi olarak görevaldı. Bu süre içinde özellikle doküman hazırlama ve yönetimi konularında çalışmalar yaptı. 1999 yılında daire başkan yardımcılığı görevini yürütürken, evlilik nedeniyle İstanbul'a yerleşti. Aynı yıl, kurulmakta olan Kadir Has Üniversitesi Kütüpharıesi'nde uzman kütüphaneci olarak çalışmaya başladı. Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Sağlık Bilimleri Meslek Yüksekokulları'ndaki Tıbbi Dokümantasyon gibi bölümlerin ders kitabı ihtiyacını karşılamak için ve profesyonel yönetici asistanlarının temel başvuru kaynağı olarak hazırlanan "Büro Yönetiminde Dosya/ama Teknikleri ve Dokümantasyon" Şule Yılmaz'ın ilk kitabıdır. Yazarın mesleki dergilerde yayınlanmış makaleleri bulunmaktadır. Canım Kızıma Önsöz... ı.oolüm i. Kayıt Tutma :. 2. Belgenin (Evrak) Tanımı.. 2.1. Hazırlanma Yerleri Bakımından Belgeler : 14 2.2. Bilgi Sunuş Şekli Bakımından Belgeler 14 2.2.1. Yazrh Belgeler. 2.2.2. Basılı Belgeler.. 2.2.3. Manyetik Ortama Kayıtlı Belgeler 15 2.3. Nitelikleri Bakımından Belgeler 15 2.3.1. Resmi Belgeler. 2.3.2. Ticari Belgeler 16 2.3.3. Gizli Belgeler. 2.3.4. Kıymetli Belgeler. 2.4. Kullanım Sıklığı BakımındanBelgeler 16 2.4.1. Aktif Belgeler.. 16 2.4.2. Pasif Belgeler. 16.3. Evrak Yönetimi.. 17 4. Dosyalama. 17 4.1. Dosyalamanın Amacı. 18 4.2. Dosya Yönetimi. 19 4.3. İyi Bir Dosyalama Yönetiminin Bize Kazandırdıkları 20 5. Dosyalamada Organizasyon Tipleri 20 5.1. Merkezi Yönetim Sistemi. 20 5. IL" M er k ezı. y on.. etim Sisteminin Faydaları 20 5. I.. 2 M erk ezı. Y" onetim Sisteminin Sakıncaları 21 II 13 14 15 15 15 16 16
6 BUKU YÖNETIMINDE DOSYALAMA TEKNiKLEru VE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETİMİNDEDOSYALAMA TEKNiKLERi VE DUKÜMANTASYON 7. 5.2. Ademi Merkezi Yönetim Sistemi (Birimleri Esas Alan Sistem) 21 5.2.1. Ademi Merkezi Sistemin Yararları 22 5.2.2. Ademi Merkezi Sistemin Sakıncaları... 22 5.3. Karma Yönetim Sistemi 23 6. İyi Bir Dosyalama Sisteminde Olması Gereken Özellikler 23 6.1. Basitlik 23 6.2. Ussallık (Akla Uygunluk) 23 6.3. Kullanışlıhk 24 6.4. Ekonomiklik 24 6.5. Tutarlılık -24 6.6. Transfer Kolaylıgı... 24 7. Etkıli Dosyalama için Gereken Kurallar 24 8. Dosyalama Sisteminin Seçilme Süreci 26 9. iyi Planlanmış Bir Dosyalama Sisteminin Yararları 27 2. BÖLÜM 1. Dosyalama Sisteınleri 29 1.1. Alfabetik Dosyalama Sistemi 29 1.1.1. Alfabetik Sistemin Faydaları 31 1.1.2. Alfabetik Sistemin Sakıncaları 31 1.2. Numaralı Dosyalama Sisteıni. 32 1.2.1. Sıra Numaralı Sistem 32 1.2.2. Desimal (Ondalık) Sisteın 33 1.2.2.1. Desimal Dosyalama Sisteminin Yararları 37 1.2.2.2. Desimal Dosyalama Sisteminin Sakıncaları 37 1.3. Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi 38 1.4. Coğrafi (Bölgesel) Dosyalama Sistemi 40 1.5. Kronolojik Dosyalama Sistemleri. 43 1.6. Karma Dosyalama Sistemi 43 2. Dosyalama Sisteminin Alt Yapısında Bulunması Gerekenler 45 2.1. Gelen Evrak Kayıt Defteri 45 2.2. Giden Evrak Kayıt Defterİ... : 48 2.3. Zimmet Defteri 50 1. Dosyalama Sürecinin Aşamalan 3. BÖLÜM (Dosyalamada Takip Edilecek Yol) 53 I.I. Dosyalama Sürecinin Planlanması 55 1.1.1. Dosyalama Sürecinin Planlanma Aşamalan 55 111.2. Dosyalama Sürecinin Yolaçacağı Sakıncalar 56 1.2. Belgelerin Sınıflandırılması ve Sıralanması 57 1.3. Dosya Açılması 57 1.3.1. Çapraz Başvuru Fişleri (Bak Fişleri) 59 1.3.2. Belgeleri Dosyasına Yerleştirme (Dosvalarnanın Püf Noktası) 63 1.4. Fihrist Hazırlanınası...64 1.4.1. Fihristleme Kuralları 64 1.4.1.1 Şahıs İsimleri 65 1.4.1.2. Alfabetik Sıra 65 1.4.1.3. ismin ilk Harfi ve Soyadı veya Yalnız Soyadı 66 1.4.1.4. Birleşik isimler 67 1.4.1.5. Yabancı isimlerde Örnekler 67 1.4.1.6. Şirket isimleri 68 1.4.1.7. Firma isimlerinde Lakap 68 1.4.1.8. Tanınmış isimler 68 1.4.1.9. Kısaltılmış Kelimeler ve Tek Harfler 69 1.4.1.10. Yer isimleri.. 69 1.4.1.11. Numara ile Başlavan isimler 70 1.4.1.12. Mesleki Ünvanlar 70 1.4.1.13. Tire ile Ayrılmış isimler 71 1.4.1.14. Yabancı isimlerde Kullanılan Artikeller 71
8 BÜRO YÖNETtMINDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYAlAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON 9 1.4.1.15. Banka İsimleri 72 1.4.1.16. Resmi Daire ve Müessese İsimlerL 72 1.4.1.17. Adresler 72 1.4.1.18. Soyadı Değişikliği 72 1.5'. Dosyanın Saklanması 73 1.6. Dosyaya Erişilmesi : 75 1.7. Evrak Takibinin Yararları 82 1.8. Dosyaların Güncelleştirilmesi 82 1.9. Dosyaların Yok Edilmesı ya da Arşivlenmesi 83 4. BöLÜM 1. Büro UygulaınalarındaKupürleme 85 2. Dosyalanıada Araç Gereç Seçimi 86 3. Donanıın Seçimi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler 88 4. Dosya Etiketlerinin Hazırlanması 90 5. Çekmece Etiketlerinin Hazırlanması 91 6. Kutulama 93 6.1. Kutuların Etiketlenmesi 94 6.2. Dosya-Kutu veya Biriktirme Kunıları 95 7. Raflama ~... 97 8. Dosyalama Terminolojisi 97 5. BöLÜM 1. Sekreterin Masaüstü Verimliliği 99 ı. Büro Verimliliğinin ArtırılmasındaSekreterlerin Rolü 100 6. BöLÜM ı. Ofis Otamasyonu 105 1.1. Ofis Otomasyonunun Amacı 106 l.ı. Ofis Otomasyonunun Alt Sistemleri c 106 1.2.1. Kelime Işleme Sistemleri 107 1.2.2. Elektronik Posta Sistemleri 108 ı, 1.2.3. Veri Tabanı Yönetim Sistemleri. 108 1.2-4. Elektronik Dosçalama Sistemleri 108 1.2.5. Sesli Cevaplama Sistemleri 110 1.2.6. Görünrülü İletişim Sistemleri 110 2. Ofis ÖtorrıasvonundaSekreterlerin Rolü IlA 3. Of' IS y.. önerımı..... 112 7. BÖLÜM 1. Arşiv.'::: :::::::::::::::::::: ::~ 1.1. Arşiviri Onemı. 1.2. Birim Arşivleri 115 1.3. Kurum Arşivleri 115 1-4. Özel Arşivler 115 1.. 5 Mikr 1 Olm f'l. ll5 1.5.1. Mikrofilmin Yararları 115 1.5.2. Mikrofilmin Sakıncaları ll6 1.. 6 B'I 1 gısaya.r. A' r ıv1 eri... ll6 2. Arşivlik Malzemeler 116 2.1. Arşiv Malzemelerinden Yararlamlması. 116 3. Evrakların Ayıklarıma ve Transfer Gerekliliği 118 3.1. Transfer Metadıarı. ıı9 3.1.1. İşi Biten Dosyanın Kaldırılması ıı9 3.1.2. Periyodik Kaldırma 119 3.1.3. Karma. 119 4. Arşive Kaldırılacak Evrakın Kontrolü 120 5. Dosya Transferinin Planlanması. 120 6. Sınıflama Sistemi 120 Arsi -r- 'fl'ı i ı' 121 6.1. Şıv.ıasru ~ em er. '7. Dosya Planı 126 8. Dosyalama ve Arşivlernede Yapılan Hatalar 128 9. Arşiv Dokümanlarının Bakımı ve Korunması 128
BÜR() YÖNETIMİNDE DOSYALAMA TEKNlKLERİ VE DOKÜMANTASYON Lo =:::...::..:::.:...:=-=:..::..-:...::...=----~----------.' 9.1. Arşiv Rafları 129 9.2. Ayıklama 130 9.3. İmha 130 10. Dosya Hizmetlerinin Arşiv ile Ilişkisi 130 IL. Devlet Arşivleri 131 LU. Türkiye'de Bazı Önemli Arşivler 131 B.BöLÜM ı. Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri (EDYS) 133 Lı. Doküman Yönetim Sisteminin Amacı 135 1.2. Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin Amacı 135 1.l. Elckrronik Doküman Yönetim Sistemi'nin (EDYS) Faydaları 136 1.4. Elektronik Doküman Yönetiminin işlevleri 137 1.5. EDYS'nin Işlevsel Alt Sistemleri 138 1.6. EDYS'nin Araçları, 139 1.6.1. Donanım 139 1.6.2. Program 140 2. Bilgi Yönetiminin İşlevleri 140 3. Türkiye'deki Durum 140 4. Yeni Eğilimler.' 142 Yararlanılan Kaynaklar 143 ÖNSÖZ Hızla gelişen bilgi ve iletişim teknolojisi ile büroların işlevleri ve yönetim anlayışlarındaönemli değişmelermeydana gelmiştir. Bu geliş. meler neticesinde "modern bürolar ve yönetimleri" anlayışıortaya çık- ~-.- - -- -._-~-_.. --_.------.._-- mıştır. Çeşitli kurum ve kuruluşların türlü faaliyetleri sonucunda ortaya'j çıkan evrakların ve kullanılan bilgilerin hacminin artması, bu bilgilerin istenen şekilde, hızda ve doğrulukta düzenlenmesini. akılcı ve ekonomik biçimde yönerilmesini ve istenen bilgilere hızla erlşllrnesini zorlaştrrmışnr,. Amaç; akılcı bir sistem içerisinde istenilen bilgiye kolay, ekonomik ve ~\ hızla ulaşmaktır. Bu da kayıt yönetimi kapsamınagiren dosyalama ve ar- J şivlerne hizmetlerini zorunlu kılınakta ve bunun önemini artırmaktadır. Gelişen ofis teknolojileri içerisinde artık dosyalama ve arşivlerne İşlemleri bilgi~ayar ortaınında yapılmaktadır. Fakat bu konuda, her ne kadar en son teknolojikiillanılsa da, rnanual dosyalaınasistemlerinin bilinmesi gerekmektedir. Çünkü, bilgisayarile"yap1andosyalamanıntemelinde manual dosyalama sistemi vardır. J:)g~y<ı!a_ma iii, y~rıetici asistanlarırun asli,g(;re_yl~~ind~!ls<!y_ıls_a da hemen her ons çatı anınındosyalama sistemleri vetekniklerjhakkjnda fıkir sahibiolmasındayararvardıi.- _. - Bu kitap, meslek yüksekokullarındabulunan Büro Yönetimi ve Sekreterlik Programı öğrencilerine ders kitabı olma niteliğinin yanında, işletmelerde sağlıklı bilgi akışının sağlanabilmesi için, arşiv ve dosya hizmetlerinin örgütlenmesinde yardımcı,kaynak kitap olma özelliğini de taşımakt.ıdır,
ıı BÜRO YÖNHiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON Bu kitabın hazırlanması fikrini ve şevkini veren çok değerli hocam Sayın Gülbin Göral'a; anlayışını, desteğini ve yardımlarını esirgemeyen başta daire başkanım Sayın Ertuğrul Çimen'e ve çalışma arkadaşım Ramazan Çelik'e, sevgili eşirne ve aileme sonsuz sevgi ve teşekkürlerimi sunarım. lstanbul-200j: Şule YILMAZ, i" I: ~,1.1 ii: * i ı..- o O D o KayıtTutma Belgenin (Evrak) Tanımı Evrak Yönetimi Dosyalama ic7 Dosyalamada Organizasyon Tipleri o iyi Bir Dosyalama Sisteminde Olması Gereken Özellikler o o Etkili Dosyalama için Gereken Kurallar Dosyalama Sisteminin Seçilme Süreci o iyi Planlanmış Bir Dosyalama Sisteminin Yararları O Çalışma Soruları...l Le ı. KAYIT TUTMA ~ Gerek iş hayatında, gerek özel hayatta kayıt tutmanın önemli bir yeri vardır. Kayıt tutmaksızın verimli ve başarılı çalışmaya imkan yoktur. Bu t. Yaill.lz gu...nu...m...üzd.e.. d.e. ğ.il eski. çağlarda da. ger..eğ.i.hi.ss.edilm.i.. ş " b.i.'r...ko.. nu.. d.u... r... Kayıtlar; olupbitmişveya olması beklenenvak'aları bize istediğimiz,.anda:natlr1a-trilasi' yarar. Kayıtlarıur)ailliiritopLıntı,randeVü-resıJı:trve_J.. \; ~[yarı,t_~,ı:~l~ri gibi geçiçi olup ait oldukları ış bifınceyekilnarbir de~er f ifade eder. Büyük bir kısmı da süreklidir ve bize geçmişte olup bitenler hakkında fikir vererek yeni sorunların çözümünde yardımcı olur. İş hayatında elde edilecek başarıda. herşeyden önce çok dikkatle ve tam ola düzenli bir şekilde saklanmış olan kayıtların sınıflandırıl rak tutulmuş, ması ve değerlendirilmesi önemlidir,
14 BURO Yö,EnMİNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNl:lİMİNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANlASYON 15 Tipik bir işte kayıtlar; şahsi işler, muhasebe, satışlar, faturalar, reklarnlar, imalat ve idari faaliyetler olarak sınıflandınlabıhntabı19 byf<taliyetlerin herbiri ihtiyaca uyacak ve orıu brşllayaca.ıc clgsy,ılamasistemine göre düzenlenir. Önemli olan, bir yöneticinin. ihtivaç duyduğu bilgi kaydının kaldırıldığı yerden hemen bulunup ona ulaştırılluıısıdır; Bu belgeler; yazılı belgeler, basılı belgeler ve manyetik ortanilara ka belgeler olarak üçe ayrılır. yıtlı 2. BELGENİN (EVRAK) TANIMI Bclge;\/Jir olayın gerçeğe uygunluğunu ya da lii~p1ıfyı.n varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik,hariia;film;-disk, disketv manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır. Bu bağlamda dosyalamaya konu olan belgeleri hazırlanma yerleri, bilgi sunuş şekilleri, nitelikleri ve J<ullarııin sıklikları gibi çeşitli kriterler bakımından sınıf[andırabiliriz.':c\-) '- -, - - ',-,,:-/ 2.1. HAZIRLANMA YERLERİ BAKIMINDAN BELGELER Hazırlanma yerleri bakımından belgeleri üç grupta inceleyebiliriz: @jj Dışarıdan gelen belgeler @il Dışarıya gönderilen belgeler @il Kuruluş içi belgeler Kuruluşa yan kuruluşlardan, bağlı olduğu kuruluşlardan, kendi şubelerinden, resmi daitelerden, özel ya da tüzel kişilerden çeşidi belgeler gelmektedir. Bürolarda sürekli bir belge akışı vardır. Kuruluşlar genellikle gönderdikleri belgelerin bir kopyasını çeşitli nedenlerle dosyalarlar, Bu belgeler yazılı, basılı ya da rnarıyetik ortarnlarda ~yı.tlı olabilir. - --ie'i.ck:rt'l:,h Dosyalanan belgelerden kuruluş içi belgeler; ' ruluşun tüm birimlerinin faaliyetleri sonucunda hazırlanırlar, Omeğin; pazarlama bölümünün, yaptığı pazar araştırmaları, satış planlaması, reklam, flvarlama, sauş analizi ve faturalama gibi eylernlere ilişkin düzenlediği belgelerdir. Personel bölümü ise, ücret ödemesi, iş eğitimi, iş başvuruları gibi belgeler üretir. 2.2. BİLGİ SUNUŞ ŞEKLİ BAKIMINDAN BELGELER 2.2.1. Yazılı Belgeler İş mektupları, resmi yazılar, resmi olmayan yazılar, raporlar form ya. zılar, faks. mesajları vb. gibi belge türleridir. Bu belgeler kurul~şa dışarı. d.an.gelmış ya da kuruluş tarafından bir kopyası alınarak dışarıya göriderilmiş, aynı zamanda kuruluş içinde yazılı haberleşmeyi sağlamak üzere hazır~an~ış belgeler olabilirler. Yazılı belgelerden özel mektuplar ve yönetıeılerın gerek görmedikleri belgeler dosyalanmazlar. 2.2.2. Basılı Belgeler, Fotoğra~ar,.resimler, resmi gazeteler, kitaplar, dergiler, dergi ya da gazeteden ~esılm:ş ~~kaleler, reklam broşürleri, çeşidi grafikler, çizimler, pla~,. proj~. vb: le~ıdır. Bunlar da kuruluşa dışarıdan gelmiş ya da kuruluş. ıçınde üretilmişbelgeler olabilir. Bu belgeler de yöneticilerin vereceklerı karar doğrultusundadosvalanır,! '( '\ ),.<,')(V! 2.2.3. Manyetik Ortama Kayıtlı Belgeler l, (,-\ (' d' Rady.?teyp, videoteyp ve bilgisayar aracılığıyla kaydedilmiş belgeleri ir. ~u tür.~elge~.er dışarıdangelen telefonların, konferans ve çeşitli top. ". ~t arın, özelgünlerin, projelerin ve programların, bilgisayar ağlarınd 'vicwdata sayfalarından alınan ses görüntü ya da bilsil. d' k d' k a, fi1 ikrof ' gı erın ısk, ıs et, m, mı ofilm, ses bandı, videokaset vb. üzerine kaydedilm. i i şur B tü b i i d d esıy e o u-. u r e ge er e yine ışarıdan gelebilir ya da kuruluş tar f d hazırl.a~m.~ş olabilir. Manyetik ortamlara kayıtlı bu belgelerin do:;~a:~ ması ıçın özel donanım gereklidir. 2.3. NİTELİKLERİ BAKIMINDAN BELGELER 2.3.1. Resmi Belgeler Re.sm!. ku':.'~ ve kuruluşlara görıdqrilen ya da buralardan gelen belfel.erdır.?rnegın vergi beyannameleri, s,igorta bildirgelert. dava dilekçee~, resmi belgeler sınıfına giren belgeler bu gruba girer. TÜrkiye'de resmi y~zışmal~rın düzenlenmesi konusunda iki ayrı çalışma vardır. Bu belgelerın hepsı dosyalanır.
16 BÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON '~ÜRO YÖNETIMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERİ VE DOKÜMANTASYON 17 2.3.2. Ticari Belgeler Kuruluşun iş ilişkileri ve yasalar gereği hazırladığı belgeler ve bu a maçla diğer kişi ve kuruluşlara gönderdiği ya da onlardan aldığı belgeler. s dir. Örneğin ticari sözleşmeler, faturalar, muhasebe kayıtlarıvb.'leri ticari belge grubuna girer. Bu belgelerin bir kısmı yasal zorunlufuktan, bir' kısmı da yöneticilerin istekleri doğrultusunda dosyalanır. 2.3.3. Gizli Belgeler Bu belgelerin farkı, üzerinde "gizli" ya da "çok gizli" işaretinin/yazısının bulunmasıdır. Bu belgeler resmi ya da ticari olabilir. İçerdikleri bil. ' gilerin gizli olması nedeniyle, herkesin rahatlıkla ulaşamayacağı şekilde muhafaza edilmeleri ve yok edilmeleri gerektiğinde de aynı titizliğin gösterilmesi gerekir. 2.3.4. Kıymetli Belgeler Bono, çek, hisse senedi, tahvil, para gibi nakit ve nakde çevriıebilir,'i., değerdedir. Kuruluşun önemli ticari işlemleri sonucunda ortaya çıkan belgelerdir. Örneğin teminat mektupları, hesap özetleri, para ihbama-' meleri gibi belgeler kıymetli belge sayılır. Kıymetli belgelerin de gizli belgeler gibi teslim alınmalan, ilgili bölümlere gönderilmeleri ve dosyalanmaları dikkat ve titizlik gerektirir. Bu tür belgeler güvenli kilitleri bulunan dolaplar ya da çelik kasalar içinde korunmalıdır. 2.4. KULLANIM SIKLIGI BAKIMINDAN BELGELER : bir süre bunlardan yararlanılmayacağıdüşünülen belgelerdir. Bu belgeleçok sık başvurulmayacağı için güvenli fakat el altında olmayan bi~. ye: konmaları uygundur. Orneğin; başka bir kunıluşla yapılan uzun surelı bir ticari sözleşme ya da personel sözleşmeleri gibi belgelerdir., c:!,,:-v,-c-.lt_ 3. EVRAK YÖNETİMİ /"3~ Evrak yönetimi, belgeleri dosyalamaktan mı oluşur! Belgenin başından geçl1l:si_gı:~e}("!0.i:i!!' i~"1l!leri!ı.yönetimin~_".e_or:_ r ~izisyo~~_n~ ev;:aj(yöile~mi diyoruz...~vr:ık,_yön_e!~i bir belgenın oluş.' ınasiilehaşlarye o belgenın~aklama sureslııı!lkaı:ıunen dolınasırı~.igı.~ devam eder. Evrak yönetiminin sağlıklı yürüyebilmesi, dosyalama sıstemımizın ae;;ükemmel bir şekilde oturması ve işlemesinin bir sonucudur; Ancak bunun için en başta evrak yönetiminin terminolojisini bilmek gerekir. 2.4.1. Aktif Belgeler t: Çeşitli işlemler nedeniyle devamlı kullanılması gereken ve el altında, yakın bir yerlerde bulundurulması tercih edilen belgelerdir. Örneğin; müşteri bilgi formları, faaliyet raporları, aylık satış raporları gibi. 2.4.2. Pasif Belgeler İleride kullanılması düşünülen, isteğe göre ya da yasalar gereğince saklanması gereken, yakın geçmiş zamanda sıkça yararlanılınışfakat uzun tl 1\ '/ 4. DOSYALAMA \"\" Etkin bir yönetimin en önemli ögelerinden biri "bilgi" dir. Bilgi, "bir iş veya konu üzerinde bilinen şey ya da bilgi kullanıcısının bir iş veya.konu hakkındabildikleri" olarak tanımlanır.bilginin kullanılmasındakıteme] amaçlar; bilgilendirme, ima erme, problemleri tanıma, problemleri çözme, karar verme, planlama, örgütleme ve kontrol etmedir. _
f ț ~" JJÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON 19 IS Buno YÖN!o'TIMİNDEDOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKÜMANTASYON Yöneticiler hem işletme içinden, hem işletme dışından geçmişle ya da bugünle ilgili çeşitli bilgilere ihtiyaç duyarlar. Küçük ya da büyük tüm örgütlerin önemle üzerinde durduklarısorun yöneticilere gerekli olacak bu bilgileri sağlayacak etkin ve gelişmiş bilgi iletişim sistemini kurmaktır. Çünkü örgütlerde biriken ve kullanılan bilgilerin hacminin artması, bu bilgilerin istenen şekilde, hızda ve doğrulukta düzenlenmesini, akılcı ve ekonomik biçimde vönetilmesini ve istenen bilgilere hızla erişilmesini zorlaştırmıştır. ABD'de yapılan bir araştırmayagöre, herhangi bir büro görevlisinin iş yükü okumak, kopyalamak, dosyalamak ve arşivlemek gibi işlemler açısından her yılortalama 4.000 belge artmaktadır. 1985 yılı itibariyle ABD'de her büro çalışanı yılda 18.000 belge işlemektedir ve işletmelerin tuttukları kayıtlar her 10 yılda iki katına ulaşmaktadır. Zamanla örgütlerin büyüyüp karmaşıklaşmasınaparalel olarak bilgi gereksinimi artmakta, bu da yaratılan belgelerin ve kayıtların sayıca ve türce çoğalmasına neden olmaktadır. İşte bu nedenle kayıt yönetimi kapsamına giren dosyalama ve arşivleme hizmetleri zorunlu olmakta ve önemi artmaktadır. f /- Sonuç olarak dosvalama, kayıt tutmanın zaruri bir sonucudur. Büro_'ı, larda hiç durmayan bir evrak akışı vardır ve bu akış iki ana kaynaktan' gelmektedir: mp Kurum dışından gelen evraklar (faks, mektup, fatura vb.) ''1 Kurum içinden gelen evraklar Bir iş yerinde türlü faaliyetler sonucu üretilen belgelerin düzgün bir' şekilde saklanmasına, arandığında hemen bulunabilmesine ve işi bitti. ' ğinde ait olduğu yere kaldırılmasına "dosvalama" denir.. "Her şeyin bir yeri olmalı" her şey de yerinde olmalı." ilkesi unut~ mamalıdır.,._ 4.1. DOSYALAMANIN AMAcı Dosyalamanınamacı, her bilginin yapısınauygun yerlerde bulundurularak saklanmasıdır.dosyalamanındiğer bir amacı da; kıymetli evrakın aslına uygun ve zarar görmeden saklanmasıdır,örneğin; bir noter işlemyaptığı belgeleri titizlikle ve aslını koruyarak saklar ve gerektiğinde işleme ko. yar. Bir banka da müşteri hesaplarının saklandığı hesap kartonlarınıveya bilgisayar kartuşlarını her an hizmete hazır tutmak zorundadır. Büro vazışmalannda daima bir kopyanın saklanması zorunludur. Memurlar tarafından yapılan yazışmalarınbir kopyası ilgili dosyaya konulur. Bir yazının hangi dosyada korunacağı (saklanacağı), büroların dosya tasnif sistemine göre belirlenir. Bilgilerin zaman kaybetmeden derhal ilgili dosyaya konularak kaybolması ya da başka belgelere karış. ması önlenir. Kayıt yönetimi süreci ne kadar bilimsel esaslara dayandırılırsa,o ölçüde etkin ve verimli olacak ve amacına ulaşacaktır. Dosyalama işlemleri hiçbir sistematiğe bağlı olmaksızın yürütülürse, yöneticiler gerekli bilgiyi sağlayamadıklarında yerinde ve zamanında doğru kararlar veremevecekler: işletmenin verimliliği düşecek, bunun sonucu olarak da işletme müşterilerineya da sorumlu olduğu diğer kişi ve kuruluşlara, tatmin edici düzeyde hizmet veremeyecektir. 4.2. DOSYA YÖNETİMİ Eskiden bir büroya ya da işyerine girdiğinizde gözünüze ilk çarpan şeylerden bir tanesi etraftaki kağıtlar, raflardaki boy boy dosyalar olurdu. Çağımız bilgisayar çağı ve bilgisayarların devreye girmesiyle bu durum oldukça değişti. Artık, kara kaplı dosyalarınyerini bilgisayar ekranları aldı. Işletmelerde bilgisayarlardan en etkin bir şekilde yararlanılmayaçalışılmaktadır.posyal~.!!!.ayearşivjel1!e bilgisayar ortamında..!~ılmak.?dlr.jancak mek-ı:uprai olsun, imzalı belgeler olsun hııla b!lgisayar ortamında saklanması mümkün olmayan bir çok belge vardır. Ustelik, ABD'de yapılan bir, araştırma, hala dosyalamanınyüzde 95'inin kağıt üzerinde saklandığım." fortaya koymuştur. Bu belgelerin bir düzen içerisinde saklanması şarttır. -'~ f Evraklarınızı bilgisayarınızda bile saklıyor olsanız dokümanlarınızı ~rşivlemek için kendinize bir sistem bulmanız kaçınılmazdır. Ayrıca ma- \_ nual (elle) yapılan dosyalama sistemlerinin günümüzde geçerliliğinikorumasının iki nedeni vardır. Birincisi; bilgisayar ile dosyalamanın manu- - al dosyalama sistemleri temeline göre yapılması, ikincisi ise; dosyalama.. ecinin bilgisayarla dosyalama yerine manual dosyalama esasına göre latılmasınınpedagojik açıdan öğrenmeyi kolavlaşnrrnasıdır,
ıd BORa YÖNE11MINDE DOSYALAMA TEKNıKLERİ VE DOKÜMANTASYON, BORa YÖNETiMİNDE DOSYALAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON ıı,.:..:...-_--------------- 4.3. İYi BİR DOSYALAMA YöNETİMİNİN BİZE KAzANDIRDIKLARI / r /i'/1) AL 1'\1(1 a) Her bir evrağın kaldırılacağı dosya belli olacağından masanızda kağıt yığınları oluşmayacak ve işlemi biten belge ilgili dosyaya beklemeden kaldırılacaktır. ' b) İyi bir dosya yönetimi başka birine ya da başka birime verilen dosyanınıbelgenin kaydını tutar ve iadesini sağlar. c) ~yi bir dosyalama yönetim sistemi, size çalışma düzeni kazandırır. d) Ihtiyaç duyulan belgeye/dosyaya, bu 2 yıl öncesine ait bir belge de olsa, kısa sürede ulaşmamzı sağlar. 5. DOSYALAMADA ORGANİZASYON TİPLERİ Dosyalama ve arşivleme hizmetlerinin yöneriminde üç farklı sistem uygulanmaktadır. 5.1. MERKEzİ YÖNETİM SİSTEMİ. ~vrak hacmi az ve durumu elverişli olan küçük kuruluşlardamerkezt sıstem uygulanır., Dosya ve belgeler aynı_yerde ve tek bir ünitede korunur.bokü_ ma.ntas~oıı: merkezi de denen bu merkez büro, kuruluşun ~Üm birimlerıne hızmet eder ve konularla ilgili bilgiler bir arada bulu d " '1 1 k'. n ugu ıçın ı gıı ışı aranan şeyi hemen bulur. Böyle bir örgütlenmeye ihtiyaç duyulmasının nedeni, giderek artan kayıt hacminin büyük boyutlara ulaşmasıdır. 5.1.1. Merkezi Yönetim Sisteminin Faydaları a) Kayıt ve belgelerde tekrarı önler, karmaşıklığı ve b~na bağlı olarak doğacak hataları azaltır. b) Merkezi büroda dosyalama konusunda uzman personel çahşnnlabilir, c) Aynı konuda ayrı birimlerde çift dosya (mükerrer) ya da benzer dosyaların oluşmasınıönler. d) Dosyalar daha iyi korunur ve arandıklarında uzman kişiler tarafından kısa sürede bulunarak, zaman tasarrufu sağlanır. e) Dosyalama ve arşivlerne için ayrılması gereken alandan ve personelden tasarruf sağlanır. f) Dosyalama ve arşivleme amacıyla kullanılan malzeme ve donanımdan tasarruf sağlanır ve bunlar daha etkin kullanılır. 5.1.2. Merkezi Yönetim Sisteminin Sakıncaları a) İş hacmi ve belge sayısı az olan kuruluşlarda uygulanması durumunda, maliyeti yüksek olacağı için uygun bir sistem değildir. b) Merkezi yönetim sisteminde dosyaların onlardan yararlanacak memurlardan uzakta oluşu zaman kaybına, dosyaların yıpranmasına ve kaybolmasına yol açar. c) Bazı birimlerde, işlerin özelliği değişik kayıt ve dosyalar turulmasını gerektirebilir, Merkezi sistemde bu gereğin yerine getirilmesi güçlük yaratır. d) Merkezi sistemlerde kullanılan dosyalama ve arşivlerne sistemi esnek değildir. Yeni gelişmelere uydurulması, genişletilmesi ya da daraltılmasıçok güçtür. e) Konusunda uzman, recrübeli ve becerikli kişilerin istihdam edilmesini ve yüksek kapasiteli donanımların kullanılmasınıgerektirdiği için, hizmetin maliyetini yükseltir. f) Aynı belgeye ihtiyaç duyan farklı bölümler arasındaki bağlantının kurulması ve sürdürülmesi önem taşır. Bu durum çoğunlukla sorun yaratır. 5.2. ADEMİ MERKEZ İ YÖNETİM SİSTEMİ (BİRİMLERİ ESAS ALAN SİSTEM) (' Belgelerin dosyalanmaları her bölümün kendi içinde kurulmuş kü.. \çük üniteler tarafından gerçekleştirilir.her bir sorumluluk merkezi, ken-
BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKÜMANTA'YON BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNİKLERı VE DOKÜMANTASYON 23 dine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını oluşturur. Evrak hacmi fazla olan büyük kuruluşlarda veya yerleşme durumlarının mümkün kıldığı hallerde ademi merkezi sistem uygulanır. Bazı belgelerin, işlem gördüğü birimlerde dosyalanmaları ı1aha uygundur. Bu düzenlernede her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirir, genellikle kendi dosyalarında bulunan bigileri temel alarak kararlar verir ya da raporlarını hazırlar. Gerekli olduğu zaman, birimler arasında dosya alış. verişi de yapılabilir. 5.2.1. Ademi Merkezi Sistemin Yararları a) Evrakın dolaşmasında çabukluk sağlanır. b) Dosyaların sayısı az ve hacimce de küçük olacağından, kullanılmaları da kolayolur. c) Dosyalama ile ilgili olarak yapılan işlemler, merkezi sistemde uygulanan işlemler kadar şekle bağlı ve karmaşık değildir. d) Dosyaların, üzerinde işlem yapacak memurlara yakın oluşu, işler. de kolaylık ve çabukluk sağlar. c) Her bölüm kendine uygun olan dosyalama sistemini uygular. f) Sistem daha esnektir. Yeni bir sisteme geçilmesi ya da sisteme başka bölümlerin dosyalarınınilave edilmesi sorun yaratmaz. g) Evrak ve 'dosya işlerinde çalışan personelin birimin diğer servis. leriyle ilişkide bulunması, iş yeri psikolojisi yönünden olumlu et. kiyi sağlar. 5.2.2. Ademi Merkezi Sistemin Sakıncaları a) Birden fazla birimi ilgilendiren konularda, her birimde ayrı ayrı dosya açılması emek, zaman ve gereç harcanmasına yol açar. b) Hizmetin denetimi güçleşir, c) Bazı durumlarda aynı içerikli dosyaların bazı bölümlerde diğerlerinden farklı zamanlarda güncelleştirilmesi,yazılan raporlarıngü. venilirliğinibir ölçüde azaltır. 5.3. KARMA YÖNETİM SiSTEMi Kuruluşun bünyesine göre, bazen her iki sitemin birlikte kullanılması doğru olabilir. Karma sistemin amacı; her iki sistemin ortaya çıkarabileceği eksikliklerden kuruluşu korumaktır. Merkezden sık sık başvurulanve ilgili memur ve sekreterlerin her an ellerinin altında bulundurulmasıgereken veya çok değerli ya da gizli olan belge ve dosyalar ilgili birimlerde. memur ya da sekreterlerin odasından yönetilir. L T?m kuruluşlardadosyalama hizmetlerinin en etkin şekilde ~~~le~e.,.si tek!:ı1r sistemöileiumez. ~~ruluşunfaaliyet alanına, dosyalamahizmetk..ri!1in. yoğunluğuna, çalışanların sayısına ve niteliğine, yer ve donanım du,~,:,ni göre'l1erkuruıuş'kendisineuygıinoiac:ikljifsistemi uyguıanl.alıdır. 6. İYİ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNDE OLMASI GEREKEN ÜZELLİKLER Dosyalama sisteminin kuruluşa istenen faydayı sağlayıp, kuruluşun daha etkin ve verimli yönetilmesine katkıda bulunabilmesi için, aşağıda. ki özellikleri taşıması gerekir. 6.1. BASİllİK Jyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından ~~ laran!aşıhr veıruııamıa6ilirolmalıdır. Bunun sonucu olarak gerek dos. yalara konulan evraklara erişilmesi, gerekse evrakların dosyalara konulması açısından kişileri tereddüte düşürmeyen, zaınan kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir dfuende tasarlanmalıdır. Şunu da unutmamak gerekir ki; ~ir evraks saniyede, en fazla 45 saniyede bulunmalıd!f:jbu" lunamıyor ise sistemsizlik ya da sistemde hata var demektir. '- -,----_.._----~------- 6.2. USSALUK (AKLA UYGUNLUK) İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Başlıklar; tam, açık olmalı ve aydınlatılmaya gerek duyıılmamalıdır.
24 BÜRO YÖNETİMİNDE DOSYAI.AMA TEKNİKLERi VE DoKÜMANTASYON t,.,,...j"' /,,,' J~ i _.d.. i;.,.,' i0(oon'\ ",1-e""'t)'-. ~Ü ~ f 'l D "j" ",r:;:.r. 6.3. KULLANIŞLILIK Y;'ı..';'I"'LO"JL\ ol"'\\-" Bir büro için en kullanışlı dosyalama sistemi, :::'"le"'" büronun ihtiyacuııen uygun şekilde karşılayan sistemdir. Muhasebe bürosu için hazırlanmış bir dosyalama sistemi banka şubeleri için kullanışlı olmaz. Çünkü her büronunfur14i) alanı ve sistemi vardır.=-9meğin yurdun her ilinde satış mağa ":ası'bulunan' bj;'l' letmeii1n'dosyalama-~i~teminitlaı:uigiupıarl böıgesel temeıeg8re,-alt'gruplaii'milşterijerınls1mlentem~line-ğöre o~ımar-"'iı"dir-,-.. ------ -~.- - _._~.,~ -_.~ -----~ -----,-... _---~...,------- 6.4.EKONOMİKLİK Dosyalama sistemi en az emek, en az maliyet, eri a~jrer kyilanılarak wapiln,,,iıdır. bosyal~mada si~teme en uyg;.~ oı,;;~aizeme kuııanılmaiı_ dıı-:sistemihtiyaca göre genişleyip, daraltılabilmelidir. Etkin olmayan bir büro sisteminin yarattığı olumsuzların başında, para ve zaman kaybına neden olması gelir, 6.5. TUTARLıLIK " -.:iyi bir dosyalama sisteminde ana gruplar ve alt gruplarj>i!'i:ılrleriyle ( --!!:!.~lı ~!!li!i1jdıf. Herbir'irubliö.sınidarı iyi belirlenmeli, evrakın hangi \, dosy~ya kaldıralacağırahatça anlaşılmalıdır. 6.6. TRANSFER KOLAYLIGI İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemden yararlanmayı kolaylaştırınalı_ dır. B~lgcleı:in dosyalanmastllli!sebebi zamanı ve yeri gelince onlardan ya JlIr1;;; m a ktır. 'ılir l:!oşyayıinceley~n kişibudc;sy;;'y;bii başka~ına veya at i~ ve devredeb,~iı,iltl na, ı:ransferjgesüjın:~ale) denir:' D~S-0ııama sistemi, buiii1erin veya dosyaların dolaşmasına ve izlenmesine imkan vermelidir, Transfer kolaylığı sağlayacak ilgili prosedürler önceden tasarlanmalıdır. 7. ETKİLi DOSYALAMA İÇiN GEREKEN KURALLAR İyi işleyen bir dosyalama sistemi geliştirmenin ilk adımı, öncelikle nelerin dosyalanıp nelerin dosyalanmayacağmmbelirlenmesidir. BüRO YÖNETİMiNDEDOSYALAMA TEKNİKLERI VE DOKÜMANTASYON 25 Sisteminiz esnek olmalıdır, ayrıca vöneticinizle oturup evrak yığınını azaltmak için ilave kurallar da geltştirebilirsiniz. 1. Kural: Masanızı Düzenleyin:,., M sürekli temiz olmasına dikkat edin, Masanızın üzerinde asarıızm s, d b i k ü evrak biriktirmeye lesir ve ö- başlarsanız, her şeyi yerın e u ma g ç, nemli bir evrak kaybolabilir. 2. Kural: Planlama Yapın:..... Belirli bir dosyalama planı gei ıştırın... O" rne.gı~ o. do.s yalama işi.. ıçın ıkı haftada bir yarım gün veya 2-3 saat ayırabilirsm ız. Boylece bu ~n veya saatlerde bu işe voğunlaşarak daha etkili çalışıp fazla,konmuş nushaları temizlevebilirsiniz. 3. Kural: Bekleme Dosyası Olu turun: Hemen dosyalanıp kaldırılması gerekmeyen evrak için bir "bekleme dos ası" oluşturun. Yöneticiniz vazışmalarm, gelen evrakı~,,,:o~l~rın ~e raporların y ayıklanmasl ger ektiğine kendisi karar veren. bır ' kışık ıse,. u "bekleme dosyasını" birlikte düzenli olarak gözden geçırıp gere tsız şeyleri alabilirsiniz. 4. Kural: Her Yöneddye Ayrı Dosya Oluşturun: Birden fazla yönetici ile çalışıyorsanız, h epsı.,' ıçın ayrı evrak rafları kullanın i, Bir evrak aradığınızda,. bakmanız gereken yer belli d olur"i ve ev- rak sayısı azalmış olur. Her yöneticiye ayrı bir "bekleme osvası o u ş- tutun.. 5. Kural: Evrak Trafiğinde Boğulnuunsk Için:..., "Gelen evrak sepeti" bulundurun. Diğer çalışanların veya yonetlc~, in evrakı farklı yerlere koymasına engelolmuş olursunuz. Bunun gınb~~i gı'den evra k", "dosyalanacaklar", "yazılacaklar" için de bir sepet kul- lanabilirsiniz. 6. Kural: Teknolojiden Yararlanın:,,., Yazılarınızı bilgisayarda yazın ve dosyalarda saklanan b~lgılerı disketlerde veya Cd-rom'larda saklayın. Elektronik dosyalama yontem ve teknolojilerinden haberdar olun.
26 BÜRO YÖNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLER] VE DOKÜMAmASYON \. BÜRO YÖNEliMlNDE DOSYALAMA TEKNiKLERl VE DOKÜMANTASYON 27 7. Kural: Amacınızı Belirleyin ve Unutmayın: Kurduğunuz sistemi daha iyiye götürmenin 'yollarını arayın ve geliştirin. Sorunları tespit edip, o sorunlara yol açan nedenleri ortadan kaldırmaya çalışın. Dosyalarınızı sık sık başkalarıyla da kontrol edin. 9. İYİ PLANLANMIŞ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN YARARLARI 8. DOSYALAMA SİSTEMİNİN SEÇİLME SÜREcİ İşletmelerde dosyalama sistemi seçilirken, öncelikle tüm dosyalama sistemleri üzerinde bir araştırma yapılır. Bu araştırmada, seçilecek dosyalama sisteminin işletmenin "esas faaliyet alanı"na en uygun dosyalama sistemi olmasına dikkat edilir. Aynı işletme içinde farklı konularda faaliyet de bulunabilir. Her farklı iş türü için, farklı bir dosyalama sistemi geliştirilir. Dosyalama sistemi alfabetik, numerik, kronolojik veya coğrafi sistemlerden herhangi biri olabilir. Dosyalamanın, konularına göre yapılması durumunda "aynı konu aynı dosyaya" ilkesine göre, aynı konu ile ilgili bütün belgeler aynı dosyaya toplanmalıdır. Herşeyden önce iyi işleyen bir dosyalama sisteminde dosyalanacak belgelerin veya yazıların neler olduğuna karar vermek gerekir. Seçilen sistem: 'e:dikk:at edilmel,idir? 'n", 'mlhi özellikleriırmahdır?
Lo Dosyalama Sistemleri Lo Dosyalama Sisteminin Alt Yapısında Bulunması Gerekenler Lo Çalışma Soruları ı. DOSYALAMA SİSTEMLERİ Dosyalamada kullanılan çeşitli sistemler şunlardır: ı. Alfabetik Dosyalama Sistemi 2. Numaralı Dosyalama Sistemi 3. Coğrafi (Bölgesel) Dosyalama Sistemi 4. Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi 5. Kronolojik Dosyalama Sistemi 6. Karma Dosyalama Sistemi Ll. ALFABETİK DOSYALAMA SiSTEMİ Alfabetik Dosyalama Sistemi, dosyaların ye içl~deki evr",kl~ın, A'dan Z'ye gruplandıralarak sıraya konllimasıdırji:ıharf arasına rehber- ledconu!ar:ik:qüsy;ılaraerişim- k~[a'yı",i!ır!lır. Kavalye vadascpararör de denilen bu rehberle~, ü;~r;nd~ harflerinyazllı~td~ğııkarton ya da plastiktenyapilmış,g~;;-clrikle r~nkü;;yi~~~i~rci;r. -- - _. - - -AjfabetikD;;yalam;Si~temi'nde~kişil;rin isimleri yerine telefon rehbeiilldeoldu1iu-gibi soyadlarını~ e sııs -,,ılınmas,--~ygun _<>.!ı,ı.!- Alfabetik Sistem kolaydır, kullaruşlıdır, evrak arandığında zorluk çek. meden bulunabilir ancak bazı harflerde yığılmalar olabilir.,._ ( i \... ~" ıvv~'\").,
30 BÜRO YÖNETiMİNDEDOSYAlAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON, A~f:" '::BURO YÖNE'11MiNDE DOSYAlAMA TEKNİKLERi VE DOKÜMANTASYON 31 \;,J Bu sistem pratik olması nedeniyle yaygın olarak kullanılır. Yapılan araştırmalarsonucunda dosyalamalarınyüzde 90'1 bu sisteme göre vapıl-: maktadır, Alfabetik dizin şu konulara göre yapılır: iljp Kişi isimleri iljp İşletmelerin isimleri iljp Bulundukları bölgeler [;JJI İşin türü Bir grupta yer alan dosya sayısının 9-10'dan fazla olması durumunda o grup, alt gruplara ayrılır. A grubunu örnek alırsak alt sistem Aa, Ab, Ac, Ad... şeklinde olacaktır. Alfabetik Dosyalama Sistemi'nde, dosyalar raflara aşağıdaki şekilde. ve düzende sıralanır; Şekil!: Alfabetik Dosyalama RafDüzeni Şekil 2: Alfabetik Dosyalama Banka Sözleşmeleri Bankalarla Yazışmalar Borç Takipleri Davalı Dosyalar Demirbaşlar Depo Çıktıları 1.1.1. Alfabetik Sistemin Faydaları 1.1.2. Alfabetik Sistemin Sakıncaları
32 BÜRO YÖNETiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON BÜRO YÖNETiMINDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON l3 1.2. NUMARALI DOSYALAMA SİSTEMİ Numaralı Dosyalama Sistemi'nde, Alfabetik Sistem'de olduğu gibi harfler değil ralçımlar kullanılır. Dosyalar arasına yine alafabetik sistemde olduğu gilj(~cl;j;;;~ler konur. Bu sistem iki şekilde uygulanabilir. -- 1.2.1. Sıra Numaralı Sistem,j! Dosyalara birden başlayarak ihtiyaç duyulan numaraya kadar numara verilmesi ve bıın'umaralafesas'aliiüiiak tasnif yapılrri-'i:,i'e'sastii:'bu sr~i:emdeaosyayıı;utma.i('içiri'dose-ıllimarasırıibllriıek gerekffiekremr-ve ljuamaçla 6Jr-deiila-eks ha~rrı;ınm~lu:!ılaranan evrakin önce Indeksten dosyanumarasıı;ulunur~s onra,()..rı!lmar~lıdosyaaatıevraı<'çikarifiil Alf~iı~~ik Do~yala~a Sistemi'ne ;;direkt sist~~~;, ~;:'-;;'-;'-;'~l~-dosyalama sistemine de "endirekrsistem" denilebilll] Bu sistemde dosyalara birden başlayarak. sınırsız sayıda birbirini izleyen numaralar verilir. Örneğin birbirini izleyen numaralar verilmiş olan fatura, çek. makbuz, sigorta poliçesi gibi belgeler bu numaralara göre işlem görüp, dosvalanırlaı. v Genellikle noter, sigorta şirketi. vergi dairesi gibi kuruluşlar ile küçük işletmeler için uygun bir sistemdir. Örnek 1: Sıra Numaralı Sistem Alfabetik olarak indckslendiğinde: Örnek 2: Alfabetik İndeks 67 Bakım ve Onarım. 301 Personel. 1 Spor Faaliyetleri. 3 ~---;-:----:----ı Toplantılar 1.2.2. Desimal (Ondalık) Sistem Desimal dosya tasnif sisteminine göre. şirketi'"l.,yajjt!ğıjşle.r.en,.çok ldana g~ı.ı..153'_ay!:11ır._ı:ı!t-"na_11!'ıp-,~nlu~birinci..alt. gr~ba,bırınc-, ~ı~.. grup onluk ikinci alt gruba,il<i.rıci alt,ı;rup~nluk ıl\.u]1.cu_a!tgrııba glij.ı ayrılır:-~'"... -- lielbi~.j,'tupt!'ıer alacak dosyasayısı 10'u geç_~e~e~j"rt~y!?_~stendifka_d~r...aynf!lyaplfab1lir. H~5[aY~Kı:.~?un ıik~ı:.~.mda ver alan dosyaya "o" sayısı verilir. sihr rakamı "gen.:t. kon~~ar~ ~yr;l~r: Bu dos: y'3.gruptakraiğ:e_d()syalara..ıe0i111ram~!'an-1<ayit venelgerer ıçınki.illanıran-düs')'3,oı:i''- -- ----' -
J4 BURO YÖNETIMINDE DOSYALAMA TIoKNlKLIoRI VE DOKUMANTASYON :. O Y'ÖNE'liMİNOE DOSYALAMA TEKNİKLERİ Vf D_O_K_Ü_M_A_NT A_SY_O_N _ 35 Örnek 3: Ömek4:
3(, BÜRO YONETIMiNDE DOSYALAMA TeKNİKLERI Örnek 5: ------------- 200~')'önetiın Bilgi; Si$t~E) VE DOKÜMANTASYON Evrak sayısı arttıkça sıra numaralı ya. da on.clalık. sistemil1jgıllaıl1ml - Z()rlaşır. çoksaylcfakayit-"eı;~lgeım-o-!<a't<lld~a vejc!as.ömn yanı~ıra dolap, rafya d;-çekn:ıece gerektirir. K1;ısör Ve dolaf'ların sayıca artrnası ne "deniyle avrı ayrı verlen, konmak ;;-~nda olması, ı;;;lg~l~te -eri-şimi"g-üçleş_ (irir. Bu durumda dosya1afiifha-ngıdolap,rarvekrasotoeolduguiılıg5ste_ rerı-dan aı.:ı.rrani lihi;:- siste;;;~getek_iiıwlur:bu~~istemleı;örtadaki-asal 'Sayıya -vesoncraırasaısay;yagöred~syalama siste~~ridı;:::---' ~ _ r-' Ortadaki-~yıya-gör~-dosyaıamad~-am;~belgey erişimiri kolayllaştıtııması ve belgelerin ljasör!er ve ratlar arasında eşit dağılımının sağı' lanmasıdır. Bu sistem, klasörun bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı bit sayı verilmesi esasına dayanır. BÜRO YÖNFriMiNOE DOSYALAMA T EKNI"KLE Ri VE DOKÜMANTASYON _ Örneğin; Örneğin;. If:"~,/", 50@09 numaralı belge, 24 nolu rafta, 50 nolu klasörde, 09 nolu dosyaya konulacaktır.. lt b samaklı numara kuilanılmasrnıgerektirir. Ba- Fakat bu sıstem, aı. ak. d daki asal sayıya göre dosvalasamak sayısı altının üzerıne Çı tıgın ason a yapmak daha doğru olur.._ d' m " d s alamada ortadaki asal sayıya gore os- Sondaki asal sayıya ~ore. o y i. FLG t asal sayı, numaranın soyalamanın temel prensipleri uygu anır, aa, " nundaki son iki numaradır. _ );"'J--<;/\ 445 87045) numaralı belge, \- 45 nolu rafta, 870 nolu klasörün içindeki 445 nolu dosyaya konacaktır.... d Ianması bu belgelere erişil- ' Bu sistemde çok sayıda belgen~ asya, işlemeve elverişli, esnek bir mesi kısa zamanda ve kolayolur. yrıca gem sistemdir. \ 1.2.2.1. Desimal Dosyalama Sisteminin Yararları - a) Yaı:;;y bölün~~:er sınıt$~ 91arak yapılabilir. 1 b) Miıfltıki bir sfstemdir. < e) İşletmerrin mı;rk;~iinde ~e upeletinde aynı dosya planı uygulanabilir..:<. cl bu~isay~rkuııanımuıa kolaylık sağlar- Ld) BilgisaYılr sıste~uı e ", ' 1.2.2.2. Desimal Do.çy;lama Sisteminin Sakıncaları 'a) Dikey grupların'w'lu olması si~temi sıuırlandırır. smitlama i karı lklıklarit.~y61 a~abilit. '... b) Dosya uuınarıılarmın6kuiı:ınfi-sında vanhşlıklar yapıhıbıhr. 37
38 BURO YÖNETiMİNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi vf DOKÜMANTA'YON oso YÖNEıiMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLEIlİvf DOKÜMANTASYON 39 1.3. KQNU ADLARINA GÖRE DOSYALAMA SİSTEMİ Konu Adlarına Göre Dosyalama Sistemi'ne "Tek Konu-Tek Dosya Tasnif Sistemi" denmektedir, _B~trt~l:ll1~~el1iLher.ckı2YaI!ınbir konuyu kapsaması veodosyaya sadece konu ile ilgili belgelerin konmasıdır. B\L sisternde kayıt ~v~j~ıgei~~ if~d~syaı~i: k~~~ adl~ı:lna.göre=gtl1rland7rijır. Hergrupdaha sonra alt grupi~rabölünür. Ana gruplara çoğunlukla ko ~iinun adını çağrıştıran ve anlaşılır kodlar verilir. Örii<:ğirıi..!:ir k:ı!:ıliışu11 temel işlevsel bölümlerinin herbirinin ana grup olduğunudüşünüp KüCllayalım: ~._..._-~.. _.. ---_._- Üretim =ÜR Pazarlama = PZ Personel = PER Muhasebe =MUH Eğitim =EG gibi. Her dosya bir konuyu kapsar. yani bicdqn-jıy,lyalnız bir konu ile ilgilie-vrakkon;;r. ~u Adla!!!)a GÖLeJ::ıosya1ama Sistemi'nde iki ay'p.y(jntem kyllanı '1 1a~il.ir. ~~n1ardan ilki Sözlük Yöntemi'dir. Bu yönte!ııde.l1!'lidenenkonu~~ı:sözlükteki gibi alfabetik sıra içinde dosyalanır..diğer ikinci yöntem Ansiklopedik Yöntem olup, bunda birbiriile ilgili konu@lhir~ia geili:ili&sonra hergrup alfabetik sıraya korıuıya da Q ;ı~.konu gtl1pları belirlenerek kqdlanllyejj.uana~.gnıp.altındaklheralt gruba numara.zerilir. Örneğin personel bölümünün dosyalarınıele alalım: Örnek 6: Sözlük Yöntemi Personel Atama ve Nakiller Emeklilik İşleri Emekli Sandığı İlişkileri İş Gerekleri İş Tanımları İzinlerle İlgili İşlemler Personel Sicilleri Personel Sözleşmeleri Sosyal Yardımlar SSK İlişkileri... gibi devam eder. Her harf arasına sözedilen seperatör F da rehberler konur. ~._-- Örnek 7: Ansiklopedik Yöntem PER PERSONEL BÖLÜMÜ PER-l İş Tanımları PER- 2 İş Gerekleri PER-3 Personel Sözleşmeleri PERA Atama ve Nakiller PER-S Personel Değerlendirmeleri PER-6 İzinlerle İlgili İşlemler PER- 7 SSK İlişkileri PER-8 Emeklilik İşleri PER-9 Sosyal Yardımlar... gibi devam eder. Ömek8: PAZ PAZ 01 PAZ 02 PAZ 02 01 PAZ 0202 PAZ 0203 PAZARLAMA VE SATıŞ Müşteri Bilgileri Satış Raporları Haftalık Satış Raporları Aylık Satış Raporları Yıllık Satış Raporları
40 BÜRO YÖNETİMiNDE DOSYALAMA TEKNiKLERi VE DOKÜMANTASYON Böyle bir.sistemi ~y?ulama~.için öncelikle sistemin, işletmenin y~tler,-ne cve.ışle,rın bolumlendırılmesine uygun olması gerekir. Işletme ~ Yaptıgl ışlerı kapsayan ayrıntılı bir dosya planı oluşturulmalıd;r.- Ayrı~a bayanların evliük nedeniyle soyadlarının değişmesi ya da baz~n erke~e:n mahkeme kararıyl~~~yadlarının değişmesi durumlarında; j!t;rj:)?ııyayerinde~9c~li> }.. 1dt!'!ı~<,+kJ J Jlma:ıgi!(I,ğıe. s""a "' d.... ~ô~ya(.., ~ ti'il,1:ısfer faali-. BÜRO YÖNETİMİNDEDOSYAlAMA TEKNiKLERI VE DOKÜMANTASYON 41 ------- kentlerine ya da farklı ülkelere yayılmış ise, dosy,,!arn~ sis!."nıini~.~ğra Ei bqlgeesasınagöre tasarhinmasınalinde OahaKullanışlı olacaktır., --B~ sistem elektrik ve su idareleri,~u 'sisjlmuhaf~lıkları,~ilfi.ıs müdürlükl;;-rt;;ebekdiyeler.,gibi bmu I~urum v~j'urıılu~aı:1ilc l'"yım, ulaştirm';, turizm, büyük toptarıcı ve parekerıdeci işlermeler gibi yayg'rıfa,, li'yetgösteren' ör~tler içi!1'çok:::-llygu:ndur. - Kı~, ülke~;ehir, ilçe ve l.!att".nıa.halley".kadaı:"lt kısımlaea_ayrll~~~!iriei r;imlerrtaşıyan y;rdımeı başlıklar alfabetikolarak dizinr. ~C';;-~afi bölg-;:i;;~ göre dosyalamada4ısya mikt;;'~ yapılan iş hacrniv-. le ifgili olarakistatistiki veril", şağlanmaş)biikımındanda ayrı bir önem taşır, Bölgelerin dosvalannınkalınlığı işletmelerin o bölge hakkında bir kanaat;:-s~lıip ()luni11,!~i~a-yardımcı olu,:: Ömek9: Handan Kartal (Sici! No: 3421) Evlenm- nedeniyle Örnek 10: Coğrafi Dosyalama Sistemi İLLER ADANA ANKARA BİLECİK,,:;,','A' ""0 Bahçe Aya Bozüyük ESKİşEHİR Alpu '1/. Handan Yılmaz olmuştur. Dosyası (YI) gözüne geçirilmiştir. 12.05.2000 Ceyhan Kadirli Beypazari t;lu\iuk Gölpazarı Osmaneli Çifteler İnönü Bütün ~os~lama sistemleri ya doğrudan doğruya ya da dolavlı olarak alfabetık sisteme dayandırılır. Bu EaKimoan-aItabetik fihristeme-ku_ ranarını çok ıyı bılmek gerekir. ~..Kon~ esasına ı:öre. ~Ifabetik dosyalama, em koll.u_s.!:'.vıslçok ~~karmaşık bır yapıda olabılır, ayrıca pahalı bir sistemdir. Bunun nedeni' ka ~tve belgeler.ın çokiarluımınasidurumunda çô~yıda-g;uplama.v:wıl_ ınasııyı];e!."ktırme.~ıdı~ -_. --7 1.4. COGRAFİ (BÖLGESEL) DOSYALAMA SiSTEMİ ~..o~~a b~şlıklar~nın coğrafi bölgelere göre düzenleni!!esidi r. Eğer bir orgutünraalıyetle:ı:0ehrind~ği i!c_semtlerine,ilçelerıne, ülkeni;) çe i!li Örnekll: KozanE\lliaçl;ığ Osmaniye.Hll,Y!'iana Yumurtalık Poladı: Pazaryeri Söğüt Yenipazar İstanbul Genel Bölge Dosyası M.K.Paşa L. ~d~ıat:,:: tekır~1!e ikia.1 Beykoz Mahmudiye Mihalıçcık Beyoğl\lJ