ME / ME / AUE 490 GRADUATION PROJET PROJET MANAGEMENT M. Demirkol "PROJET" and its "MANAGEMENT" Project : Activities chain to reach previously determined goals Project Management: To plan people, equipment and materials to realize a project in most effective way by considering constraints such as time, space, cost and technology. 1 A SUESSFUL PROJET? It is a project which; is completed at the time demanded by customer (or before) is satisfying all predetermined, expected functions (or more) is realized at the planned budget (or less). Basic Steps Analysis: To determine what to be done, Design: To determine how to be done, Planning: To determine when to be done and cost prediction, Implementation: To use a strategy (perform activities in a controlled manner) to realize and achieve goals of the project. 4 Need of Effective Project Management? When do we use Effective Project Management? To use effectively the people, equipment, materials, money and knowledge, Satisfying the demands of customers at favourable cost, in due time, with expected performance and quality, To reach the goals of company at specified time, To protect the company from the negative affects of social, economical, technical and political changes If the project is complex and comprehensive, If the project requires the coordination of more than one activity, If there are tight limitations on project time and project budget 5 6 1
Geri Besleme 1/0/017 When don t we use Effective Project Management? When the product or service is well standardized and processes are not changed so much, When operational and strategic decisions are made by a well defined organizational structure in the company, When the technology of product and/or process is stable (i.e. not changing drastically) Functions and Responsibilities of Project Manager To construct communication between project team and customer, To examine the demands and conditions of agreement and reach a consensus with customer, To organize Project team, to define the functions and responsibilities of team members To specify the requirements of the project and make a plan of activities, To coordinate the allocation of people, equipment/material, and to get the support of top management of the company. 7 8 (continued) ROLE of PROJET MANAGER To direct, maintain and integrate technical and managerial activities, To trace and assess the development of Project continuously, To give information to customer and top management about the problems and development of the Project, To observe the convenience of the Project activities to project plan and contract, To guarantee the proficiency of the answers of customer questions in time, To report the changes in sources and plan of the project to top management in time. Information about problems, cost and delays Sources Project planning and programming Revising and examining Project Manager Performance Reports Project Team Top Management 9 10 haracteristics of Project Manager (continued) Must have a capability of making plans for deciding and executing Project activities, Must have a capability of coordinating people and sources effectively, Must have a capability of apprehending the content of Project and the meaning of project for the company, Must have a capability to solve the disputes raised within the Project team. Must have a capability of Managing the whole team satisfactorily and motivate them properly, Must have a capability of distributing the functions and responsibilities among the team, Must have a capability of customer centered thinking, Must have a capability of observing the development of Project according to the plan, doing corrective actions when needed. 11 1
Project Planning Activities Project ontrol Activities (cont.) Definition of customer of the project Determination of final product and/or service, Determination of the goals of the project, Predictions of time and budget allocations, onstruction of Project team, Determination and appointment of key persons of the Project, definition of main tasks in the project, Preparation of the budget. Monitoring the real time, cost and performance in the Project, omparing the quantitative results with planned results, Deciding corrective activities if necessary, Assessing the alternatives of corrective activities (if necessary again), Selecting the appropriate corrective action and implementation. 1 14 Detailing the Program of the Project Making detailed job analysis and dividing main tasks into sub activities, Prediction of time necessary to execute each activity, Ordering of tasks and activities according to their execution order, Determining the starting and finishing times for each activity, Making detailed cost analysis and budget for each activity, Appointing appropriate persons to the tasks PROJET ORGANIZATION TYPES (Teams) To construct an organization of people having different knowledge and experience to reach the goals of Project. Types of Project organization? Independent Project Team Dependent Project Team Matrix type Project Team 15 16 A. Advantages of Independent Project Team Project manager is fully authorized in the activities, Team members are responsible only to project manager, Short cuts in communication between team members and manager maintain taking rapid decisions, ommitment and motivation of team members for the project are very high. A. Disadvantages of Independent Team Since there is no share of equipment's and materials, waste of sources may be possible, Since team members are away from the hearth of company, there is a risk of discarding the company s goals and strategies, There is a concern of team members about "What will happen to us after the project?". 17 18
B. Dependent Project Team B. Advantages of Dependent Project Team GENEL General MÜDÜR Manager AR-GE R & BÖLÜMÜ D Engineering MÜHENDİSLİK Production ÜRETİM Proje A Proje B Proje Proje A Proje B Proje Proje A Proje B Proje Ekip üyeleri birden fazla projede görev alabilir Proje üyeleri daha sonra birim veya kuruluştan ayrılsalar bile proje çalışmasının kazandırdığı teknoloji birimde kalır Proje ekibi üyeleri kendi birimlerindeki görevlerini sürdürmeye devam eder Proje ekibi üyeleri teknik sorunlara daha etkin (gerçekçi) çözümler getirebilir 19 0 B. BİRBİRİNE BAĞLI PROJE EKİBİNİN DEZAVANTAJLARI. MATRİS TİPİ PROJE EKİBİ Ekip üyelerinde motivasyon eksikliği olabilir Projenin birimi doğrudan ilgilendirmeyen bazı öğelerine gereken önem verilmeyebilir 1. MATRİS TİPİ PROJE EKİBİNİN AVANTAJLARI Fonksiyonel birimler arası iletişim üst düzeyde sağlanır. Teknik uzmanlar aynı anda birden fazla projede çalışabilirler Proje bitiminde herkes evine (birimine) döner. Proje ile ilgili problemlere hızlı cevap verilebilir Gerekli kaynakların yeri geldikçe projeye katılması nedeniyle insan, malzeme ve zamandan tasarruf sağlanabilir. MATRİS TİPİ PROJE EKİBİNİN DEZAVANTAJLARI Birden fazla amir sorunu Proje yöneticisinin ekip elemanları üzerinde yetkisi olmasına karşılık personel kararlarında sorumluluk ve kontrole sahip olmaması Çalışanların öncelik verdikleri işlerin ekip faaliyetlerinin çizelgelenmesinde çelişkilere yol açabilmesi 4 4
PROJE ELEMANLARININ SEÇİMİNDE DİKKATE ALINAAK FAKTÖRLER Proje hangi grup ve birimleri etkiliyor? Proje hakkında en bilgili ve deneyimli elemanlar kimler? Farklı elemanların proje ekibine katılımları ne gibi getiriler /götürüler sağlıyor? Hangi elemanlar güvenilir? Proje ekibine katılımın kişilere getirileri/götürüleri neler? Farklı elemanlar proje ekip yapısında etkin bir biçimde faaliyet gösterebilirmi? PROJE EKİBİ KURULUŞ AŞAMALARI Rol ve Sorumlulukların Açıklanması Fırtına Ortaklık Etkinlik ve verim 5 6 PROJE EKİBİNİN BAŞARILI OLABİLMESİ İÇİN TEMEL FAKTÖRLER Ekip Hedeflerinde Açıklık Uygulama Planı İyi Tanımlanmış Rol Dağılımı Açık İletişim Ekip Üyelerinin Fikirlerinden ve Deneyimlerinden Azami Oranda Yararlanma İyi tanımlanmış Karar Alma Mekanizmaları Dengeli İş Dağılımı Çalışma Disiplininin Yaratılması Proje Yönetim Tekniklerinin Kullanılması PROJE ELEMANLARININ SORUMLULUKLARI Sorun çözümü veya projeyle ilgili konularda kendilerine verilen görevleri gerçekleştirmek Toplantılara düzenli katılmak Proje gelişimini izlemek Ekibin üstlendiği görevlerde sonuçları aktarmak Ekip dışındaki çalışanlarla da görüş alışverişinde bulunmak 7 8 PROJE PLANI HAZIRLIĞI Bir projenin başarısı; onu planlarken harcanan çaba, gösterilen özen ve kullanılan yeteneklerle ilişkilidir Projeye başlamadan önce şu soruların cevabı aranmalı: Kesin olarak hangi hedeflere ulaşılmalı? Proje, görevinizin ne olduğunu bilmeniz için yeterince tanımlanmış mı? Proje kimin için hazırlanmakta? Projeyi kim, hangi amaç için kullanacak? Ulaşılacak sonuç ile hangi problemler çözülecek? Sonuçları değerli kılabilmek için proje çalışması ile ne tür problemler çözülecek? PROJE TANITIM TOPLANTISI NEDEN ÖNEMLİ? Yeni bir projenin tanıtımı bu işle ilgili herkesi ve amacını belirgin hale getirir. Yapılmaz ise her kilit (örneğin üst yönetim) kişiye başvurulduğunda tekrar tekrar açıklama yapmak gerekebilir Toplantı başarıyı garantiler çünkü herkes aynı anda gerekli mesajı alır. Bu proje bir üst düzey yetkili tarafından gündeme getirildiğinde projeyi ve ekibi yönetmeniz kolaylaşır Üst yönetimin proje yürütücüsüne verdiği destek, ekibin başarıya ulaşmasına katkı verir. Ekip elemanlarını, kilit kişileri ve gerekse proje ile ilgili diğer kişileri de karar mekanizmasına almak önemli 9 0 5
PROJE PLANI Sözel, yazılı ve/veya grafiksel olarak bir projenin amaçlarına nasıl ulaşacağını tanımlayan doküman! Proje planlamasında temel faktörler: Proje amacının/hedeflerinin tanımlanması Projenin beklenen sonuçlarının açıklanması Görevlerin tanımlanması (ne, kim, ne zaman?) Kilometre taşları (önemli gelişme aşamaları) ve tamamlama süre ve zamanının saptanması Göz önüne alınan varsayımların açıklanması PROJE HEDEFLERİNİ BELİRLEME ADIMLARI Ekibin çözmesi gereken problemlerin listelenmesi Ekibin elde etmesi gereken çözümlerin belirtilmesi Ekibin ihtiyacı olan bilgi/teknolojinin açıklanması Başlangıç görevlerinin önerilmesi Projeyi daha önceden planması 1 İYİ HAZIRLANMIŞ BİR PROJE PLANININ FAYDALARI Koordinasyona yardımcı olur Proje grubu üyeleri arasında iletişimi kolaylaştırır Proje gelişimini izlemeyi kolaylaştırır Beklentiler gerçekçi olarak tanımlanır Yetki ve sorumlulukların paylaşımını kolaylaşır Problem çözümlerine yardımcı olur Gereksinim duyulan kaynakları ortaya çıkarır Projenin tamamlanma zamanı daha gerçekçi tahmin edilir Hedeflenen sonuçları belirler Planlanan/Gerçekleşen durum karşılaştırması ile proje kontrolünü daha etkinleştirir PROJE YÖNETİM TEKNİKLERİ PERT (Project Evaluation and Review Technique) 1957 Du Pont, M.R. Walker "Kimyevi madde üreten fabrikaların inşaatlarını kontrol" PM (ritical Path Method) 1958 Amerikan Deniz Kuvvetleri ve Booz, Allen& Hamilton danışmanlık kuruluşu tarafından "Polaris füzelerinin tasarımı ve imalatı" 4 PERT VE PM İN UYGULANABİLMESİ İÇİN GEREKLİ ŞARTLAR Projeye ilişkin tüm faaliyetlerin tanımlanması, Faaliyetler ve işlemler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi ve önceliklerin ortaya çıkartılması, Tüm faaliyetleri silsile sırasıyla içeren proje ağının çizilmesi, Her bir faaliyet için tamamlanma zamanının belirlenmesi, Proje içinde en uzun süreye sahip yolun bulunması (kritik yol) PERT VE PM İN YARARI Proje ne zaman tamamlanacak (proje süresi)? Projedeki kritik faaliyetler ya da görevler hangileri? Kritik olmayan işlemler neler? Projenin belirli bir zamanda tamamlanma olasılığı ne? Projenin maliyeti ne? Projenin zamanında bitirilebilmesi için yeterli kaynak varmı? Projeyi hızlandırmak mümkünmü? Hızlandırma maliyeti ne? 5 6 6
PERT TEKNİĞİNİN AVANTAJLARI PERT'in en büyük avantajı, büyük bir projenin nasıl yapılacağı konusunda hazırlanan kapsamlı plan olması. PM tek başına ele alındığında, faaliyetler arasındaki zaman ilişkisini tanımlamakta yetersiz kalabilir PERT'in ikinci bir avantajı ise bir teslim tarihini (istatistiksel süreç kontrol yöntemlerini kullanarak) yakalayabilme olasılığını belirleyebilmesi. Ayrıca PERT karışık verilerin düzenli bir biçime getirilmesi konusunda kolaylık sağlar çalışmaların ve alınankararların müşteriye sunulmasını kolaylaştırır GANTT ŞEMASI TABLOSU Kodu Faaliyetler Öncel Faaliyet Faaliyet Süresi(gün) A Ödemeler departmanındaki üç elemanın herbiri _ 4 için yürürlükte olan işlemleri yazıya dökmek B Departman için iş akış şemaları hazırlamak _ Bilgi kabul, işleme ve gönderme ile ilgili A 5 işlemleri ve sistemi özetlemek.(ödeme zamanı,onaylama, faturalama gibi D Problemli yerleri listelemek ve çözüm için 6 başlangıç önerilerini tasarımlamak, E İşlem için geliştirilmiş prosedürleri tasarımlamak, D F Kullanılan prosedürlerle yapılan örnek işlemleri E 5 izlemek, G Örnek işlemlerin geliştirilen yeni metodlarla E 10 gerçekleşmesini izlemek, H Ödemeler departmanına yöntemlerde meydana gelecek değişikler için gerekli açıklama ve bilginin sunulması(rapor) F,G 7 8 GANTT ŞEMASI ÖRNEĞİ PERT UYGULAMA İLKELERİ Faaliyet A. Pazar araştırması B. Kaynak Araştırması. Kapasite Planlaması D. Üretime Hazırlık E. Personel Alımı F. Personelin Eğitimi G. Üretim planlarının hazırlanması H. Üretim Faaliyetleri I. Reklam kampanyası çalışmaları J. Üretim kontrolu K. Yeni ürünün piyasaya gönderilmesi Ö.Faaliyet kodu - - A,B E D,F,G D,F H I,J Faaliyet zamanı 5 6 5 4 4 1. Olay: Belirli bir zaman anında program planında gerçekleşecek belirli bir işi gösterir. Bir olay herhangi bir faaliyetin başlangıç ve bitiş noktasıdır.olaylar proje ağlarında " O " sembolü ile gösterilir.. Faaliyet: İki olayla sınırlanmış ve bir zaman periyodunda gerçekleşen çabayı temsil eder. Bir faliyet proje kapsamında yerine getirilmesi gereken bir işlemi veya işlemler grubunu tanımlar.faaliyetler " " sembolü ile gösterilir. 9 40. Zaman Öngörüsü: tür zaman öngörüsü bulunmaktadır. x : İyimser (optimistik) zaman : İdeal zamandır. Ancak 100 olayda bir gerçekleşir. y : Kötümser (pesimistik) zaman: Yangın,sel vb. durumların dikkate alındığı zamandır. 100 olayda bir gerçekleşir. m : Olasıl zaman: Gerçekleşme olasılığı en yüksek zamandır. 4. Beklendik Zaman: Bir faaliyetin gerçekleşme süresidir te= x + 4m +y/ 6 5. Dağılım: PERT'te kullanılan üç zaman değeri ile her faaliyet için bir beklendik zamanı bir de sapma hesaplamak için kullanılır. PERT, faaliyet tamamlanma zamanlarının bir beta dağılımı izlediğini varsayar (istatistik) = [(y x)/6] 41 4 7
1/0/017 6. Proje Ağı: Proje hedefine ulaşmak için oluşacak olaylar ve faaliyetlerin seri ve paralel sırasını tanımlayacak şekilde gerçekleştirilen işlem sıra ağlarıdır. Faaliyet Önceki Faaliyet A B A D B 8. Boşluk Analizi: Boşluk analizi (S), projenin tamamlanma zamanı (TE) ile projenin aksamaması için projenin en geç bitirilebileceği zaman(tl) arasındaki farktır. S = TL TE 4 TS - TE Σ ky 45 Hangi faaliyetler kısaltılabilir? Bu kısaltma eyleminin maliyeti ne? Faaliyet sürelerindeki kısaltma, proje süresini kısaltırmı? PROJE kod Sistem parçalarının monte edilmesi Personelin işe alınması A Öncel faa.kodu _ İyimser zaman (x) 7 Olasıl zaman (m) 10 Kötümser zaman (y) 1 B _ 16 18 0 Sistemin yerleştirilmesi çalışmaları Sistemin denenmesi ve kontrolu Sistemi çalıştıracak mühendislerin eğitimi İş yeri düzeni çalışmaları Bakım sözleşmeleinin hazırlanması _ 7 8 9 D A 9 1 17 E B 0 4 6 F 14 18 0 G D,E 7 46 1. Adım: Proje tamamlanma süresi ve kritik yol/yollar bulunur. Adım: Bu yol/yollara ilişkin faaliyetlerin her biri için maksimum hızlandırma süreleri ve hızlandırma maliyetleri hesaplanır. Adım: hızlandırma maliyetleri içinden en küçük maliyetli faaliyet/ler dikkate alınır. Hızlandırmada diğer yolların süreleri de göz önünde bulundurulmalıdır Proje hızlandırma kararı vermek için sorulması gerekenler: Faaliyetler PROJE HIZLANDIRMA ADIMLARI PROJE HIZLANDIRMA 4. PERT İLE HESAPLAMALARI 44 PERT İLE PROJE SÜRESİ HESABI 9. Başarı Olasılığı: Tüm projenin belirtilen farklı bir süre (TS) gibi bir zamanda bitirilebilme olasılığıdır. Olasılık hesaplamaları sonuçlarının yorumlanmasında normal dağılım tablosundan yararlanılır. Z= 7. Kritik Yol: Proje faaliyetleri içinde amaca ulaşmak için en uzun sürelere sahip faaliyetlerin oluşturduğu yoldur.kritik yolun iki temel özelliği vardır: Proje süresinde kısaltma yapılacaksa bu yol üzerinde yapılır Bu yol üzerindeki faaliyetlerde kaynaklar daha dikkatli bir biçimde dağıtılmalıdır. ZAMANI 47 48 8
PROJE HIZLANDIRMA MALİYETİ Maksimum hızlandırma süresi(m) Tn = Normal faaliyet zamanı Tc = Hızlandırılmış faaliyet zamanı M = Tn-Tc Birim zaman başına hızlandırma maliyeti (Kc) PROJE HIZLANDIRMAYA ÖRNEK Faaliyetler Normal Zaman (Tn) Hızlandırılmış Zaman (Tc) Normal Maliyet (n)(bin$) Hızlandırılmış Maliyet(c) (bin$) A 800 1400 B 1 100 1900 5 000 800 D 5 1500 00 E 6 4 1800 800 F 1 600 1000 G 1 500 1000 Kc= c-n / M c = Hızlandırılmış Maliyet n = Normal Maliyet 49 50 PROJENİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROJE GELİŞİMİNİ RAPORLAMAK Projenin gözden geçirilmesi sürecinde üç sorunla karşılaşılır: Performans kriterlerinin/standartlarının tanımlanması Standartların sağlanıp sağlanmadığının belirlenmesi Gerekirse yetersiz kalınan durumlarda hangi önlemlerin alınacağı Ekip içi rapor Üst yönetime (ve/veya) müşteriye verilen rapor Kapsam Projenin kısa açıklaması ve bitiş zamanı Projenin şu andaki durumu (program ve bütçe) Proje planlamasından sapmalar (parasal ya da süre) 51 5 PROJE DEĞERLENDİRME ARAÇLARI Yerinde Gözlemler Yazılı ve Sözlü Raporlar Gözden Geçirme ve Teknik İnceleme Toplantıları PROJE SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİ Şu sorulara cevap aranır: Kilometre taşlarına istenen tarihlerde ulaşıldı mı? Proje beklenen proje tamamlanma süresinde gerçekleşti mi? Proje hedeflenen bütçe dahilinde sonuçlandı mı? Sunulan ürün veya hizmet istenen kalite standartlarına (performans kriterlerine) uygun mu? Organizasyon proje sonuçlarını uygulamaya kararlı mı? Proje amaçlarına tamamen ulaşıldı mı? 5 54 9