PROJE VE YÖNETİMİ BiGG SEA www.biggsea.com
ADANA ÜNİVERSİTE-SANAYİ ORTAK ARAŞTIRMA MERKEZİ PROJE PROJELENDİRME PROJENİN YÜRÜTÜLMESİ DEĞERLENDİRİLMESİ???
PROJE NEDİR? Bir hedefe ulaşmak üzere Belirli bir zaman diliminde Belirli bir maliyette ve nitelikte Belirli risk, insan kaynakları, iletişim içeren Bir hizmet süreci
PROJE TANIMI Yeni bir sistem, ürün, tesis, yapı, ortaya koymak için gereken sürecin bütünü Bir fikrin, bir hedefin, bir gelişimin, hayata geçirilmesi için gereken amaç odaklı sistematik çalışma Sınırlı bir sürede belli bir amaca ulaşılması yönünde planlanmış ve açıkça tarif edilmiş çalışma
Büyüklüklerine Göre PROJE ÇEŞİTLERİ KÜÇÜK / BÜYÜK Toplantı salonunu / Bütün bina ortamını iyileştirmek Zaman Gereksinimlerine Göre KISA / UZUN ERİMLİ - Birim / Kategori toplantısı düzenlemek Kaynak Gereksinimlerine Göre AZ / ÇOK Atatürk Caddesi / Bütün caddeler asfaltlamak Amacına / Sahip Oldukları Önceliklere Göre Yatırım / ArGe / Kalite Çemberi Öncelikleri - DÜŞÜK / YÜKSEK
KRİTİK SORULAR Ne yapacağız? Neden yapacağız? Nasıl yapacağız? Ne zaman yapacağız? Nerede yapacağız? Kimlerle yapacağız? Neyi başarmak istiyoruz? Hedeflerimiz nelerdir?
AYRINTILAR Önceliklerimiz neler? Ne kadar zamanda sonuca ulaşmalıyız? Hangi faaliyetler planlanmalı? Bu faaliyetler nasıl gerçekleştirilebilir? Bu faaliyetler kimlerle gerçekleştirilebilir? Bu faaliyetleri gerçekleştirmenin maliyeti ne olur? Her bir faaliyetin başarıyla tamamlandığı nasıl anlaşılır? Bu faaliyetler yürütülürken hangi sorunlarla karşılaşabilir ve bu sorunlar projenin başarısını nasıl etkiler?
PROJE YÖNETİMİ Proje; Belirlenen bir hedefe, sınırlı bir süre içinde, verimli ve öngörüldüğü şekilde ulaşılabilmesi için kaynakların tahsisi ve zamanlaması Süreci Her süreç gibi; proje de gerekli adımlarda ölçümler alınarak performansının izlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını İçerir. YÖNETİL(E)MEYEN PROJE BAŞARILI OLAMAZ
PROJE YÖNETİMİ ÜÇGENİ Amaca uygunluk, sıfır kusur, istenen özelliklere uygunluk KALİTE Projenin tamamlanması için öngörülen ve geçen süre Yola çıkışta öngörülen maliyet ve proje tamamlandığında yapılan toplam harcama ZAMAN MALİYET BAŞARILI PROJE Zamanında tamamlanmış; İş Paketleri plana göre gerçekleştirilmiş; Planlanan bütçeye uyulmuş; Hedeflenen çıktıya ulaşılmış
BAŞARISIZ PROJE??? Proje başarısız mı olur? Planlanan zamandan daha geç bir sürede tamamlansa, ancak hedeflenen çıktılar istenildiği gibi elde edilse Planlamış olduğundan daha pahalıya çıksa Projeden farklı bir çıktı elde edilse Proje istenildiği gibi tamamlansa ancak proje çıktısı 6 ay sonra istenilen verimi vermezse
PROJELENDİRME
PROJENİN AŞAMALARI Tanımlama Planlama Bitirme FİKİR Uygulama Değerlendirme Başlatma Yürütme Kontrol Takip
PROJENİN BAŞLATILMASI Problem Tarifi İhtiyaç Analizi Hedeflerin Kapsamının Belirlenmesi Yaklaşım / Metodoloji Fizibilite / Bütçe Proje Tarifi
PROJENİN DOĞASI Başarı veya Başarısızlık Risk KAÇINILMAZ Şirket & PROJE İlişkisi Yeni HİZMET Üretiminde Başarı Yüzdesinde Belirsizlik Riski Azaltmanın Yolları KABUL ETTİRMENİN ZORLUKLARI
MASRAFLAR VE MALİYET Doğrudan Maliyetler: Malzeme, Personel, Ekipman, Dış hizmet alımı, Dolaylı Maliyetler: Genel yönetim giderleri, Kiralar, Sigorta masrafları, Finansman giderleri, (görülmeyen giderlerdir!!) Sabit Giderler Değişken Giderler Yatırım Giderleri Maliyet Analizi Kar / Zarar Hesabı Nakit Akış Hesabı Alacak / Borçlu Hesabı
PROJE İŞ PAKETLERİ Projenin kapsadığı faaliyetler, iş akışına uygun olarak iş paketlerine bölünecek Her iş paketinde gerçekleştirilmesi planlanan tüm faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin harcama tahminleri verilecek İş paketlerinin başarı ölçütleri, Projenin kilometre taşları belirlenecek Her bir faaliyetin süresinin belirlenecek Öncü, Ardçıl, Ardışık, Eş zamanlı ilişkileri belirlenecek
GANTT Yöntemi ile Çizelgeleme A B Öncül / Ardçıl İlişkisi Ardışık Eş zamanlı C D E F G 1 2 3 4 5 6 7
ÇİZELGELEME Projenin çeşitli birimlerinde çalışan kişilerin işbirliği ile hazırlanmalıdır. Dinamiktir - Projenin işleyişi boyunca revize edilir Modülerdir - Farklı içerik, format ve detayda sunulabilir. Planlama ve kontrol sistemleri açısından çok önemlidir.
SÜRE TAHMİN PROBLEMİ Bir Faaliyetin Gerçekleştirilme Bitirilme Süresi Sadece proje organizasyonunun inisiyatifinde olmaz Şirketin tercihleri ön plandadır Dış koşullar (hava durumu mevsim) etkilidir Mali durum etkilidir İnsan kaynakları önemlidir Daha önce yapılmamış faaliyetlerin süresinin öngörülmesi??? EN ÇOK YAŞANAN ÇELİŞKİ Proje üzerinde mi çalışayım? Normal asli görevimi, işimi mi yapayım?
MALİYET VE NAKİT AKIŞ PROBLEMİ PROJE ADI Maliyet Kalemi 2013 2014 2015 I II I II I II Personel TOPLAM TL Seyahat Alet/Teçhizat/Yazılım/ Yayın Hizmet Alımı Danışmanlık Alımı Malzeme TOPLAM MALİYET BİRİKİMLİ MALİYET
PROJE ORGANİZASYONU Sorumluluk Kim neden sorumludur? Yetki Hangi kararı kim verebilir? Anlaşmazlık durumunda bunlar nasıl çözümlenir? İletişim Kim kimle görüşür/ kim kime rapor verir? Koordinasyon Proje toplantıları-gözden geçirme doğrulamaz
Proje Yönetimi ve Ekibi KOBİ İşveren / Yönetici / Çalışan İşveren / Yönetici İşveren Büyük İşletme İdari Yapı (Yönetim Yapısı) Dokümantasyon (Belgelendirme) İlerlemenin Gözlenmesi İş Bölümlerinin İrdelenmesi Düzeltici Kararların Alınması
TAKIM YÖNETİCİLİĞİ Proje yönetmek Takip etmek Projedeki gereklerin temin etmek Yeni teknolojinin başarı faktörleri Bireylerin etkisini gözetmek Bireyleri kazanmanın yolları Kariyer hedefleri Motivasyon ve Demotivasyon Kişilik Tipleri Takım Çalışması
Proje Yöneticisinde Aranacak Özellikler İyi insan yönetimi ve ikili ilişkilerde beceri. İyi iletişim becerileri. Önceden plânlama ve düşünme kabiliyeti. Temel mali beceriler. Birçok şeyle aynı anda uğraşabilme kabiliyeti. Olayları baştan sona kontrol ve takip edebilecek disiplin. İyi zaman yönetimi İyi toplantı organizasyonu ve kontrolü. Hem kendini hem de başkalarını motive etme kabiliyeti. Şevk ve heyecan
GANTT DİYAGRAMI Kaynaklar Planlamada şu kaynaklar göz önünde bulundurulmalıdır: A B C D İnsan Makine /Ekipman Çalışma Ortamı Bilgi E F G 1 2 3 4 5 6 7 BASİT GANTT Parasal değer
Proje Organizasyonunun Dezavantajları Her bir projenin kendine yeter şekilde oluşturulması, büro islerinden teknik islere kadar bir çok çabanın tekrarlanmasına neden olur Her bir proje kendisi için gerekli yedek kaynak biriktireceğinden şirkete gerekenden fazla kaynak (insan, makine, bütçe, vb.) kenarda tutulmuş olacaktır İşlevsel bölümler, teknolojik bilgi depolarıdır, ancak proje organizasyonlarında böyle odaklar yoktur Politika ve prosedürlerin uygulamasında tutarsızlıklarla sebep olabilir Proje üyeleri projeye aşırı bağlanabilirler: Ekip üyelerinde proje bittikten sonraki hayat için endişeler oluşabilir
Proje Ekibinin Oluşturulması Plânlama ve izleme için ne kadar gelişmiş araçlar kullanırsanız kullanın, projeyi gerçekleştiren insanlardır. Uzmanlıkları ve iyi niyetleri olmasa proje yürümez. Eğer bir projede teknik problemler varsa, genellikle çözüm yolları da vardır. Ancak insan problemlerinin çözümü daha zordur.
UYGULAMA ETKİNLİĞİNİ BELİRLEYEN FAKTÖRLER Proje Tanımı İhtiyaç analizi-hedefler Yöntemler/Yaklaşım Bütçe Planlama Faaliyetlerin doğru tanımlanması Sonuçların/çıktıların belirlenmesi Yetkinliklerin belirlenmesi Kaynakların doğru tespiti Risk değerlendirme Kontrol Sistemleri İzleme-ölçme Raporlama Değerlendirme Koordinasyon İletişim Yöntemler/Metodoloji Bilgi akışı Proje planı güncelleştirilmesi Gözden geçirme-doğrulama
İLERLEMENİN TAKİBİ Hangi ölçümler yapılacak? Seçilen ölçümlerin değerlerini tespit edebilmek için hangi veriler toplanacak? Veriler hangi yöntemlerle, hangi sıklıkla toplanacak? Veriler hangi kaynaklardan alınacak? Veri akış sistemi?
Proje İzleme/Değerlendirme Performans Kontrolü İstediğimiz (ara) sonuçları alıyor muyuz? (Ara) sonuçlar tatmin edici mi? Çizelge Kontrolü İşler sarkıyor mu? Gecikme olacak mı? Maliyet Kontrolü Bütçe dahilinde gidiyor muyuz? Parasal sıkıntı başarıyı engelleyebilecek boyuta gelecek mi? Düzeltici faaliyetlere gerek duyulan noktaların belirlenmesi ve müdahalelerin yapılması
Risk Değerlendirme / Risk Yönetimi Proje bazında riskler bulunabilir Zamanlama, tempo, sahiplenme, kaynak planlanması Teknik risk alanları tanımlanmalıdır. Teknoloji, uzmanlık, yöntemler Proje gidişatında kararlar kritik önem taşır. Kritik kararlar, Kararların sahiplenilmesi, kararların gizliliği Kaynak ihtiyaçlarının tahminleri risk içerir Kritik kaynakların belirlenmesi, kaynak tahminlerinin metodolojisi Projelerde kaynaklara ulaşım genelde risk içerir.
Planların Sapma Nedenleri Zaten illa ki tutsun diye de yapılmaz. Bu durum ne planlamanın önemini azaltır ne de yapılmaması için bir bahanedir. Aksine değerini artırır. Planların tutmayacağını bildiğimize göre işlerin gidişatı takip edilmelidir Çevresel faktörlerde değişim Zaten var olduğu bilinen belirsizlik Başlangıçta yapılan kabullerin ve kullanılan parametrelerin geçersizliği Hedeflerin dinamikliği Stratejilerin değişmesi
Projenin Aksamasının Nedenleri Yetersiz liderlik ve ekibin oluşumundaki zayıflık Teknik karmaşıklık Zayıf proje yapısı Zayıf organizasyon Zayıf sorumluluk Kötü bir şekilde kurulmuş bilgilendirme sistemi Odak yokluğu ve zayıf iletişim Net olmayan ya da hatalı şartname
PROJENİN KAPATILMASI Proje sonucunda elde edilen sonuçların değerlendirilmesi yapılır. Geriye dönülerek yapılanlar gözden geçirilerek bir sonraki proje için tecrübeler tespit edilir. Proje sonuçları ilgili birimlerle yorumlanır, kamuoyuna açıklanır.
PROJE KAPATMA Sonuçların Değerlendirilmesi Projenin devri/ teslimi Mutabakat Neleri iyi/kötü yaptık
HANGİ AŞAMADAYIZ? FİKİR BURADASINIZ