ŞEMA ADI Gelen Evrak İş Akış Şeması Akış No : 01 Harici Evrak Evrakın Posta veya elden Meslek Yüksekokuluna gelmesi Evrak Yüksekokul içinden veya üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Dahili Evrak Meslek Yüksekokul Birimlerini ilgilendiriyor mu? İlgili tarafından evrakın kayda sokulması ilgili konu bazında tasnifi Sayı ve dosya numarası verilmesi Dahili ve Harici evrakın Ilgili birimlere iade edilmesi Evrakın Yüsekokul Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın Müdüre veya yardımcılarına gönderilmesi Evrakın Müdür veya yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Evrakın ilgili birime verilmesi İlgili birimin evrakı teslim alması Dahili zimmet defterine teslim edildiğine dair imza alınması
ŞEMA ADI Giden Evrak İş Akış Şeması Akış No : 02 Giden Evrakın Hazırlanması Evrakın Memur tarafından kontrolü Yüksekokul Sekreteri tarafından İncelenmesi ve Müdürlük Makamına arzı Müdür tarafından incelenip imzalanması Meslek Yüksekokul birimlerini ilgilendiryor mu? Dahili giden evrak defterine kaydının yapılması Harici giden evrak defterine kaydı İlgili dahili birime evrağın imza karşılığı teslim edilmesi Evrakın imza karşılığı teslim edilmesi Paraflı Evrakın dosyasına kaldırılması Paraflı evrakın dosyasına kaldırılması
ŞEMA ADI Resmi Yazışmalar İş Akış Şeması Akış No : 03 Resmi yazı Gelen Evrak İş Akışı Evrağın havale edilen personele imza karşılığı zimmetlenmesi Cevap yazısı gerekli mi? Havale edilen personelin cevap yazısının yazılması ve paraflanması Cevap yazısı Evrakın ilgili dosyaya kaldırılması Cevap yazısının birim amirlerine imzaya sunulması Müdür / Bölüm Başkanı / Yüksekokul sekreteri onayı iş akışı Giden evrak iş akışı
ŞEMA ADI İş Akış Şeması BİMER Bilgi Edinme İş Akış Şeması Akış No : 04 Web üzerinden gelen vatandaş talepleri Yüksekokul BİMER sorumlusundan dairenin görev alanına giren bilgi taleplerinin web üzerinden konu sorumlusuna gelmesi i Talep edilen bilgi dairenin görev alanına giriyor mu? Yüksekokul Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Talep edilen bilgi, Bilgi Edinme Kanunu kapsamında? mı Yüksekokul Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Talep edilen bilginin hazırlanması Bilginin e - posta yoluyla veya telefon ile talep edene bildirilmesi
ŞEMA ADI Mal Bildirimi İş Akış Şeması Akış No : 05 Göreve yeni başlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle Mal varlığında aylık net maaşının 5 katını aşan bir değişiklik olması durumunda varlığında bir ay içinde net Personelin Mal Bildirimi Formu almak için Müdürlüğe başvurması Mal Bildirim Formu Personel tarafından doldurularak dilekçe ekinde Müdürlüğe verilir. Personel Daire Başkanlığına bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi Müdürlük Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı
ŞEMA ADI Senelik İzin Alma İş Akış Şeması Akış No : 06 Personele yıllık izni olmadığına dair sözlü cevap veril ir. Yıllık izin talebinde bulunan personel Müdürlüğe başvuru yapar Personelin dosyasındaki İzin İzlenim kartından izin durumunun kontrolü yapılır İdari Görevli Personel, idari personel Yıllık izin hakkı var mı? Sağlık Raporu İdari görevi olan personel ( Bölüm Başkanı, Müd. Yard. vb izin konusunda birim amiri ile görüşür. İdari personel ( Şef, memur vs ) izin konusunda üst amiri ile görüşür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır. Yıllık izin Formunu 3 nüsha doldurularak İmzalanır, birim sorumlusuna imzalatılır ve gönderilir Sağlık izin formu 2 nüsha olarak doldurulur Müdür Onayı İş Akışı Yıllık İzin İsteği / Sağlık İzin F ormu İzin formu PDB gönderilir / Sağlık izin formu PDB gönderilir İzin İsteği ve Onayı / Sağlık izin formu Formunun incelenmesi Bilgiler ve imzalar doğru ve tam mı? Daire Başkanı Onayı İş Akışı Personele, formun eksiklerinin tamamlanması için telefonla bilgi verilmesi İznin personelin i zin i zlenim için elektronik ortamda işlenmesi yapılır Personelin İzin İsteği ve Onayı / Sağlık izin formu Formu nu Müdürlük tarafından geri alarak eksikleri gider il i r A
ŞEMA ADI Mazeret İzini İş Akış Şeması Akış No : 07 Mazeretin belirlenmesi ( Doğum, ölüm, evlilik, hastalık ) Mazeret izin formu doldurulur, imzalar tamamlanır. İzin Formu Müdürlük Onayı İş Akışı Yıllık ve Sağlık İzin İş akış Şemasına göre onaylanması İzin dönüşü bölüm ilgilinin göreve başlama tarihini bildirir. İzin formu ve göreve başlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve başlama bildirimi, üst yazı Tüm evrakları dosyalanır.
ŞEMA ADI Yurt Dışı İzin Onayı İş Akış Şeması Akış No : 08 Dilekçe Yüksekokul personelinin yıllık iznini yurt dışında geçirmek için dilekçe ile başvurması Gelen evrak iş akışı Müdürlük Makamı tarafından izin isteğinin kabul edilmesi Yurt dışı izin onayının hazırlanması Rektörlük Makamından olur alınması Rektör onayı iş akışı Olurdan geçen evraka kayıt numarasının verilmesi Bir nüshanın ilgiliye verilmesi Bir nüshanın dosyaya takılması
ŞEMA ADI İşe Başlama ve Ayrılmada Yapılacak İş Akış Süreci Akış No : 09 Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Yüksekokulumuzda bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve başlar İstifa Dilekçesi Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf yapıştırılır Personel Kimlik Kartı Aybaşından önce ayrılan personel için maaş mahsuplaşması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal Bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim Alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır. Saymanlık otomasyonu personel ve maaş bilgileri formu doldurulur, SGK girişi yapılır SGK çıkış işlemleri yapılır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve başlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, Kadrosu Fakültede ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshası muhasebeye verilir. Naklen Atama Kişi naklen atanmış ise işlemler yapılarak Maaş nakil evrakı hazırlanır.
ŞEMA ADI Özlük Dosyası İade İş Akış Süreci Akış No : 10 Yüksekokulumuzda görev yapmakta iken emeklilik, nakil, ölüm, istifa ve görevlendirme gibi nedenlerle görevden ayrılma Naklen atamalarda ve kadrosuyla birlikte başka birimlerde görevlendirilen personel için personel nakil bildirimi düzenlenmesi Görevden ayrılış yazısının Rektörlüğe / görevlendirildikleri birimlere gönderilmesi Kadrosu başka birime aktarılan ve o birimde görevlendirilen personel için ; İlgiliye ait tüm yazışmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının görevlendirildiği birime iadesi Emeklilik, nakil, ölüm, istifa gibi durumlarda ; İlgiliye ait tüm yazışmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe iadesi
ŞEMA ADI Doğrudan Temin İle Satın Alma İş Akış Süreci Akış No : 11 Birimlerin Talep Yazıları Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi Teknik Şartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ödenek var mı? Fiyat araştırma komisyonunun kurulması İlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklif sonunda yaklaşık maliyetinin belirlenmesi Yaklaşık Maliyet Cetveli Fiyat araştırma komisyonunun Yaklaşık Maliyet Cetvelini onaylaması Mal ile ilgili ihale onay belgesinin üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması İhale Onay Belgesi İhale onay belgesinin Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması A
A En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi Muayene kabul komisyonun kurulması Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması Mallar alım için uygun mu? Fatura ile malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması Tutanak tutularak malların ambara girişinin sağlanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Fatura karşılığı malların bedelinin ödenmesi
ŞEMA ADI Görev Yollukları İş Akış Süreci Akış No : 12 Yurtiçi ve yurtdışı sürekli görev yolluklarında ; - Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, - Personel nakil bildirimi, - Yurtiçi / Yurtdışı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdışı geçici görev yolluklarında ; - Görevlendirme yazısı ( Rektörlük oluru ) veya harcama talimatı, - Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi - Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura ödeme belgesine bağlanır. Yurtdışı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin faturanın dairesince onaylanmış tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine " Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Muhasebe ve kayıt işlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak " Muhasebe İşlemi Süreç Akış Şeması " na göre yapılır
Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı İş Akış süreci Akış No:13 Her Yılın son ayında sayım komisyonunda yer alacak personelin Müdür tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisi belirlenen personeli onaylaması ile sayım komisyonu oluşturulması Komisyonda görevli personel tarafından taşınırların fiili sayımlarının yapılması Dahili Evrak Fiili sayım sonuçları ile taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Eksik Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla Taşınır çıkış işleminin yapılması Eşit Taşınır giriş işleminin yapılması Taşınır İşlem Fişi SGDB Hesapları ile Fakülte taşınır hesaplarının karşılaştırılması Taşınır İşlem Fişi Hesap tutuyor mu? Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Taşınır Sayım Tutanağı,Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli,Harcama Birimi Taşınır Yönet,m Hesabı Cetveli,en son kesilen Taşınır İşlem fişi no'suna ilşkin tutanak hazırlanması Müdür Onayı Harcam Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB'ye onaya gönderilmesi
ŞEMA ADI Personel Maaş İşlemleri İş Akış Süreci Akış No : 14/1 Mahkeme İcra İlamları Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi Mahkeme Nafaka İlamları Lojman Tahsis Bilgileri ( İdari Mali İşler Daire Başkanlığı ) Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili personel bazında nafaka Kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi Ay içinde gerçekleşen lojman kira artışlarının veya lojmana giren / çıkan personelin lojman kira kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi Terfi Kararları ( Persone Daire Başkanlığı ) Ay içinde gerçekleşen terfilerden kaynaklanan alacaklara göre her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi İzin ve Rapor Durum Listesi ( Personel Daire Başkanlığı ) Personelin ay içindeki 7 günü aşan sağlık raporları ile ilgili yapılacak kesintilerin hesaplanması ve her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi İlgili personelin atama kararı ve nakil belgeleri gelen personelin fark tazminatlarından kaynaklanan kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında sisteme girilmesi A
ŞEMA ADI Personel Maaş İşlemleri İş Akış Süreci Akış No : 14/2 A Her ayın 8-10..da SAY ' 2000 de personel maaş hesaplatma işleminin yapılmas ı personel KBS den bordro çıktılarının alınması KBS Bordro çıktıları HYS gerekli bilgi girişlerinin yapılması Bordrolarda hata / veya uyumsuzluk var mı? Hatalı bordrolardaki maaş parametrelerinin tek tek incelenmesi ve düzeltmelerinin yapılması Maaşlara ilişkin ödeme emri ve eklerinin Düzenlenmesi ve en az üç nüsha çıktılarının alınması Maaş ödeme emri ve ekleri Müdür onayı iş akışı Belgeler hatasız mı? Düzeltilmesi için İlgili personele gönderilir B
ŞEMA ADI Personel Maaş İşlemleri İş Akış Süreci Akış No : 14/3 B Müdür Onayı İmzalanan belgelerin birime gelmesi Belgelerin birer nüshasının Dekanlıkta kalması kaydıyla,diğeri SGDB'ye gönderilmek üzere dosya olarak düzenlenmesi Evrak Teslim Tutanağı düzenlenmesi (Personel Maaşları Ödeme) Emri ve Ekleri İmza karşılığı SGDB ye teslim edilmesi
ŞEMA ADI Muayene komisyonu İş Akış Süreci Akış No : 15 Resmi yazı Talebin yazı yolu ile gelmesi Personelin görevlendirilmesi Muayene Kabul Komisyonunun oluşturularak ilgili birime bildirilmesi Resmi yazı Müdür onayı iş akışı Muayene Kabul Komisyonu Üyeleri tarafından alınan ekipman, yazılım / veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi Uygun mu? Alınan ekipman, yazılım ve / veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygun hale getirilmesinin istenmesi Alınan ekipman, yazılım ve / veya hizmetin yazı ekindeki teknik şartnameye uygun olduğunun onaylanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı
ŞEMA ADI Taşınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep Karşılama İş Akış Süreci Akış No : 16 Taşınır İstek Belges i / Resmi Talep Yazısı Birimlerden gelen taşınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaştırılması Talep edilen malzemenin stok durumunun programından kontrol edilmesi Stokta mevcut mu? Olmayan malzemenin alınması için Yüksekokul Sekreterine bildirilmesi Demirbaş Demirbaş malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma İş Akışı Talebin karşılanması Zimmet senedi Talebin karşılanması Taşınır işlem fişi Taşınır işlem fişinin kişiye imzalattırılması Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kişiye imzalattırılması Malzemenin kişiye teslim edilmesi Malzemenin kişiye teslim edilmes i üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim raporu Müdür Onayı İş Akışı Giden Evrak İş Akışı
ŞEMA ADI Mal Teslim Alma İş Akış Süreci Akış No : 17 Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Olur u Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine geli r Malın kontrol edilerek depoya alınması Fatura bilgilerine göre mal girişlerinin yapı lması Harcama Bilgilerinin HYS girilmesi Taşınır işlem fişi Taşınır İşlem Fişinin teslim eden ( Satınalma Memuru ) ve teslim alan ( Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması
ŞEMA ADI İş Akış Şeması Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi İş Akış Süreci Akış No : 18 GİRİŞ İŞLEMLERİ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Tasınır iş lem Fisi Tasınır İş lem Fisi Harcama b rimi Tasınır iş lem f isi ve Ödeme emri belgesi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen tasınırların çıkısları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe Birimine gönderilir Muhasebe Yetkilisi 150 - ilk madde ve malzemeler hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen tasınır islem fisleri muhasebe birimine gönderilmez Muhasebe Yetkilileri, tasınır giris, çıkıs ve değer düsüslerine iliskin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar Dekanlıkça belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmıs tüketim malzemelerinin tasınır II inci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir
ŞEMA ADI Ayniyat Sarf Malzeme İş Akış Süreci Akış No : 19 İhtiyaç talepleri İhtiyaç taleplerinin toplanması Hazırlanan talep formunun Müdürlüğe gelmesi Yüksekokul Sekreterine gönderilmek üzere Müdür tarafından imzalanması Ambar ayniyat sorumlusundan ihtiyaçların temin edilmesi İhtiyaçların personele gönderilmesi
ŞEMA ADI Ders Görevlendirmelerinin Yapılması İş Akış Süreci Akış No : 20 Akademik Takvim Bölüm akademik personeli tarafından verilecek ve başka birimler tarafından verilecek olan dersler belirlenir Var Ders verecek öğretim elemanı Dersi verecek bölüm öğretim üyeleri belirlenir Yok Ders görevlendirme listeleri son hali belirlenir Bölüm kurulu kararının alınır ve Müdürlüğe bildirilir Müdürlüğe derslerle ilgili öğretim üyesi ihtiyacı yazısı yazılır Müdürlük tarafından öğretim üyesi talep ilgili birimlere yazısı yazılır Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Birimlerden gelen görevlendirme yazıları Birimlerden gelen görevlendirme listeleri dış birimlerden gelenlerle birlikte bölüm öğretim üyeleri de dahil edilerek bölümlere tekrar bildirilir Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Görevlendirme listelerinin bildirilmesi Bölümlerden ders görevlendirme listelerinin son hali Müdürlüğe ulaşır Yüksekokul Yönetim Kurulu kararı alınır. Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Bölüm Başkanları ders sorumlularını Akademisyen bilgi sistemine girer Ders görevlendirmelerinin ÖİDB bilidirilir
ŞEMA ADI Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması İş Akış Süreci Akış No : 21 Dış bölümlerden öğretim üyelerinin ders programlarının gelmesi Derslerin yapılabileceği uygun gün ve saatler belirlenir ve haftalık ders programı hazırlanır. Haftalık ders programı Haftalık ders programı Dekanlığın onayına sunulur Öğrencilere ders programı duyurulur. Web sayfalarında yayınlanır. Ders programına göre dersler takip edilir
ŞEMA ADI Sınav Programlarının Hazırlanması İş Akış Süreci Akış No : 22 Akademik Takvim Ara sınav, fınal ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir Sınav programları bölüm başkanı tarafından onaylanır Sınav programı Öğrencilere sınav programı duyurulur Web sayfasında yayınlanır Sınav programına göre sınavlar yapılır
ŞEMA ADI Ders Planlarının ve İçeriklerinin Güncellenmesi İş Akış Süreci Akış No : 23 Öğretim üyesinin yeni ders açılması talebi ve bunu bölüm başkanlığına iletir Bölüm başkanlığı bölüm kuruluna yönlendirir Yeni dersler ve içerikleri hazırlanır Bölüm kurulu kararı alınır. Müdürlüğe yazının gönderilmesi Yeni ders iceriği ve bölüm kurulu kararı Bölümden gelen isteğin Yüksekokul yönetim kurulunda görüşülerek ÖİDB gönderilir. Rektörlüğün onayı ile dersler ve içerikleri yürürlüğe girer Yüksekokul Yönetim kurulu kararı Yeni dersler ve içerikler öğrenci bilgi sistemine girilir
ŞEMA ADI Öğrenci Burs İş Akış Süreci Akış No : 24 Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur Öğrenciler burs komisyonuna başvurur Mülakatla değerlendirilir Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir
ŞEMA ADI Öğrenci Kayıt Dondurma İş Akış Süreci Akış No : 25 İlgili Form İlgili formu kullanarak Müdürlüğe başvurur. Haklı ve geçerli nedenler kapsamında bölüm kurulu dilekçeyi inceler Olumlu yada olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir Sonuç olumlu mu? Son Öğrenciye bildirilir Kayıt dondurma Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını yatırır Yıllık kayıt dondurma işlemi yapılır Dönemlik kayıt yenilemede cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını öğrenci yatırmak zorundadır Kayıt dondurma bölüme bildirilir Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir Dönemlik kayıt dondurma işlemi yapılır
ŞEMA ADI Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Süreci Akış No : 26/1 Şikayet Dilekçesi Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Müdürlük Makamına iletir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli / şüphelilerin ceza durumu öğrenci işleri Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Müdürlük olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Müdür soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Müdürlük makamına verir Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilerek, eksiklikler tamamlatılır. A
ŞEMA ADI Öğrenci Disiplin Soruşturması İş Akış Süreci Akış No : 26/2 A Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Ceza doğrudan Müdür tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemine alınır. Disiplin kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya red edebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir. Verilen ceza ilgili kişinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluşlara bildirilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra dosya, Rektörlük Makamına gönderilir
ŞEMA ADI Öğrenci Danışmanlık İş Akış Süreci Akış No : 27 Her ö ğ renci için kayıtlı oldukları bölüm ba ş kanlı ğ ınca dersler ba ş lamadan önce bir akademik danı ş man görevlendirilir. için Akademik danı ş man ; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden ö ğ rencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. Internet üzerinden ders kaydı yaptıran ö ğ renci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danı ş manına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danı ş manına onaylatmayan ö ğ rencinin ders kaydı gerçekle ş mez. Danışmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda da danışmanlık yaparlar.
ŞEMA ADI Öğrenci Temsilcisi Seçimi İş Akış Süreci Akış No : 28 Rektörlük tarafından ö ğ renci temsilcisi seçilmesi gerekti ğ ini bildiren yazı gönderilir Tüm programlara ö ğ renci temsilcilerinin ö ğ r enci temsilcisi seçilmesi gerekti ğ ini bildiren yazı duyurulur Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur Seçim sandıkları olu şturulur ve seçim yapılır. Program temsilcileri arasından n Yüksekokul temsilcisi adayları belirlenir Belirlenen adaylar içerisinden birisi 1 yıl görev yapmak üzere Yüksekokul temsilcisi olarak seçilir
ŞEMA ADI Sınavlara İtiraz İş Akış Süreci Akış No : 29 Arasınav, final, bütünleme sınavları değerlendirildikten sonra öğretim elemanları sisteminden bilişim sistemine giriş yapar ve onay verdikten sonra ilan edilmiş olur İlanı izleyen 7 gün içerisinde öğrenci itiraz dilekçesi verebilir Sınav kağıdı dersten sorumlu öğretim elemanı tarafından kontrol edilir Maddi hata varsa düzeltilir ve ilgili bölüme bildirilir. bildirilir Müdürlüğe üst yazı ile gönderilir Müdürlük ÖİDB gönderir
ŞEMA ADI Mazeret Sınavı İş Akış Süreci Akış No : 30 Öğrenci belge sağlama sürecinde dilekçe yazar,dilekçe Bingöl Üni.Önlisans ve Lisans Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre dikkate alınır. Yüksekokul Yönetim Kurulunca görüşülür.red/kabul kararı verilir Öğrenci bilgi sistemine ara sınav,final, bütünleme veya mazeret sınavlarına girecek öğrencilerin bilgileri girilir Karar ilan edilir Evrakın Müdür veya yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Öğrenci bilgileri bilişim sistemine girildikten sonra öğretim elemanı kendi sisteminde öğrenci bilgileri ve mazeret sınav bilgisi olan dersleri görebilir. Sistemdeki bilgiler dahilninde öğretim üyesine yazı gönderilir. Mazaret sınavı yapar ve sonuçları bilgi sistemine girer Sınav çıktısını ve sınav evrakını öğrenci işlerine teslim eder
ŞEMA ADI Bölüm Başkanı Seçimi ve Ataması İş Akış Süreci Akış No : 31 Müdürlük yazısı Bölüm başkanı belirlemek üzere, Müdürlük tarafından bölümdeki Başkanlarının yazılı görüşleri. istenir Müdür, Bölüm başkanlarının yazılı görüşlerini dikkate alarak, Bölüm başkanı adayını belirler. Bölüm başkanı atama onayını Rektöre sunar Bölüm başkanı adayının ikinci bir idari görevi var mı? Müdür, Bölüm başkanını atar, atama rektörlük makamına ve bölüme bildirilir Rektörün onayından sonra Bölüm başkanı atanarak, görevine başlar.
ŞEMA ADI Aday Memurun Asalet Tasdik İş Akış Süreci Akış No : 32 Aday memur göreve başladığı tarihten itibaren en az 12, en fazla 24 ayını tamamlar. Aday Memur Staj Değerlendirme Formu doldurulur, fotoğraf yapıştırılır Staj Değerlendirme Formu 1. ve 2. sicil amirlerine imzalatılır. Amirlerince doldurulan form, üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir.
ŞEMA ADI 2547 Sayılı Kanun un 13/B-4 Madde İle Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 33 Rektörlükten ilgili kişinin 2547 SK un 13 / b - 4 maddesine göreyüksekokulumuzda görevlendirildiğini / başka birimde görevlendirildiğini ve göreve başlama / görevden ayrılma tarihinin istendiğini belirten yazının gelmesi İlgilinin görevlendirildiği / görevli bulunduğu bölüme yazılması, göreve başlama / görevden ayrılma tarihinin istenmesi Bölümün ilgilinin göreve başlama / görevden ayrılma tarihini bildirmesi Müdürlüğün ilgilinin görevine başlama / görevden ayrılma tarihini Rektörlüğe bildirmesi İlgili Yüksekokulumuzda görevlendirildiyse dosya açılıp, yazışmaların dosyalanması ; başka birimde görevlendirildiyse ilgili belgelerinin görevlendirildiği birime üst yazı ile gönderilmesi
ŞEMA ADI 31.Madde İle Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 34 Yüksekokulumuzda ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda Öğretim Elemanı bulunmayan derslerin tespiti Görevlendirme talep eden öğretim elemanından dilekçe ve ilgili belgelerin alınması Yönetim Kurulunun kararı olumlu mu? Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı ve diğer belgelerin bilgi formuyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Başvuru İptal Rektörlük Onayı Ders Programına yerleştirilmesi Derslerin Başlaması İlgilinin göreve başlaması
ŞEMA ADI 40/b Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 35 Öğretim Elemanının ilgili Üniversiteye 40 / b uyarınca görevlendirme talebine ilişkin başvurusu İlgili Üniversitenin Yönetim Kurulu nda görevlendirme talebinin görüşülmesi Başvuru İptal Görevlendirilmesi uygun mu? İlgili Üniversiteden görevlendirme talebinde bulun kişinin kadrosunun bulunduğu Üniversite Rektörlüğüne yazı yazılması Müdürlüğün olumsuz görüş bildirmesi Olumsuz Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birime görevlendirilmesi konusunda görüş sorması Olumlu Görevlendirme yapılmaz Yüksekokulun Rektörlüğe uygun görüş yazması Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur diye yazması İlgili üniversiteden YÖK e gönderilmesi YÖK ten gelen yazının tekrar talepte bulunan kişinin üniversitesine yazılması Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birimden, görevinden ayrılış tarihini istemesi Görevden ayrılış tarihinin Rektörlüğe bildirilmesi
ŞEMA ADI Yardımcı Doçent Atama İş Akış Süreci Akış No : 36 Yüksekokul Müdürlüğüne gelen taleplerin Rektörlüğe iletilmesi Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanması Aday süresinde başvuru yapmış mı Başvuru iptal Başvuru şartları uygun mu? Yabancı Dil Sınav Jürisinin, yer ve tarihinin belirlenmesi ( 15 gün ) Adaya ve jüri üyelerine tebliği Sınav tutanaklarının hazırlanması ve teslimi 3 Kişilik bilim jürisinin oluşturulması ve dosyaların bilim jürilerine gönderilmesi Sınav sonucu başarılı mı? Başarısız Yönetim Kurulu nun olumlu görüşü Rektör Onayı
ŞEMA ADI 39. Madde Görevlendirme İş Akış Süreci Akış No : 37 Görevlendirilmek isteyen öğretim elemanının bölümüne dilekçeyle müracaat etmesi Görevlendirme iptal Bölüm Başkanlığı görüşü olumlu mu? Görev süresi 15 günü geçiyor mu? Görevlendirildiğine dair tebliğ Müdürlük görüşü olumlu mu? Yönetim Kurulu nda görüşülmesi Görevlendirmenin uygun görülmediğine dair tebliğ Yönetim Kurulu görüşü olumlu mu? Yolluk - yevmiye talebi var mı? Görevlendirmenin uygun görülmediğine dair tebliğ Üst yazıyla birlikte Görevlendirme Teklif Formu düzenlenerek Rektörlüğe gönderilmesi ve Rektör onayı Rektörlük Onayının ilgili bölüme tebliği