DIŞ LİNK ÜZERİNDEN TEDARİKÇİ TESCİL İSTEĞİ TANIMLAMA Tedarikçi Tescili dış linkinden giriş yapıldığı zaman; tedarikçi özet bilgilerinin girişinin yapılacağı ekran açılmaktadır. Bu ekran üzerinden, tedarikçi ile ilgili bilgiler detaylandırılmakta ve tedarikçi kayıt isteği oluşturulmaktadır. 1. Şirket Detayları 1.1 Tedarikçi Kaydet: Şirket Detayları Şirket alanına, tedarikçinin adı resmi evraklarda yazıldığı gibi yazılmalıdır. Tedarikçi Tipi 1 ve Tedarikçi Tipi 2 alanlarından tedarikçinin hizmet verdiği alan bilgisi seçilir. Bu alanlar için değer kümeleri tanımlanmıştır. Bu değer kümesinden veri girişi yapılmalıdır. Vergi Ülkesi, Vergi Numarası, Vergi Dairesi tedarikçinin bağlı olduğu vergi ülkesi ve dairesine ait bilgilerdir. Vergi Numarası alanı 11 haneden oluşan vergi numarası girilmelidir. Şirket web sitesi alanına tedarikçinin web sitesi bilgisi girilmelidir. Ekler alanındaki + butonuna basılarak tedarikçi tescil isteği ile ilgili gerekli olduğunu düşündüğünüz dokümanları ekleyebilirsiniz. Onaylayana Not alanına tedarikçi tescil isteğinin onaylanması için gerekli olduğunu düşündüğünüz bilgileri giriniz.
1.2 İrtibat Bilgileri Tedarikçi detayları ile ilgili iletişime geçilecek kişinin irtibat bilgileri girilmelidir. Ad, Soyad, E Posta bilgilerinin eksiksiz ve doğru bir şekilde girilmesi gerekmektedir. E Postayı Teyit Et alanına, e posta alanındaki mail adresi girilmelidir. Mail adreslerinin doğru formatta girilmiş olmasına dikkat edilmelidir. İleri butonuna basılarak, tedarikçi kayıt isteği için detay bilgilerin girilmesine devam edilmelidir.
2. Tedarikçi Kaydet: İlgili Kişiler Tedarikçi tesciline ait irtibat bilgileri alanına girilen bilgileri bu alana otomatik olarak gelmektedir. 2.1 İlgili Kişi Bilgileri Düzenle İlgili kişi satırının sonundaki Düzenle alanındaki resme tıklayarak ya da sayfa üzerindeki Düzenle alanına tıklayarak ilgili kişinin unvan, telefon bilgileri gibi bilgilerinin girişi yapılmalıdır.
Hitap, İkinci Ad, İş Unvanı bilgilerinin girişi yapılır. Telefon, Cep Telefonu, Faks Numaralarının girişleri yapılır. Birincil olarak iletişime geçilecek kişi için Yönetimle İlgili Kişi alanı işaretlenmelidir. Tedarikçi tescili için bir ilgili kişi bilgisi bulunuyorsa, bu alan otomatik olarak işaretli gelir ve değiştirilmemelidir.
2.1.1 Kullanıcı Hesabı Tedarikçi tescili irtibat bilgileri alanında girişi yapılan ilgili kişiler için otomatik olarak kullanıcı hesabı oluşturularak bu kullanıcıya rol ataması yapılır. Bu alanda değişiklik yapılmaması gerekmektedir. 2.2 İlgili Kişi Bilgileri Ekle Yeni bir ilgili kişi eklenmek istendiğinde Oluştur alanına tıklanarak, yeni ilgili kişinin bilgi girişi yapılabilir. İlgili kişi bilgileri ekranı gelir. Bu ekrandaki bilgiler doldurularak Tamam butonuna basılır.
Aşağıdaki ekran görüntüsünde örnek olarak doldurulmuş yeni ilgili kişi bilgileri bulunmaktadır. Yeni tanımlanan ilgili kişiler için de; kullanıcı hesabı talep edilmelidir. Kullanıcı hesabı talep et alanı işaretlendiğinde otomatik olarak rol bilgileri eklenir. Bu bilgilerde değişiklik yapılmamalıdır.
2.3 İlgili Kişi Bilgileri Sil İlgili kişi bilgilerinden, herhangi bir kişi çıkartılmak istendiğinde; ilgili kişinin üzerine tıklanarak; arkaplan renginin mavi olması sağlanır. Mavi alan gözlemlendikten sonra Sil butonuna basılır. Seçili kayıt için silme işlemine devam edilmek isteniyorsa, çıkan uyarıya Evet denilerek ilgili kişinin silindiği gözlemlenir. İleri butonuna basılarak Adres sekmesine ulaşılır.
3. Tedarikçi Kaydet: Adresler Tedarikçi kayıt adresi oluşturulabilmesi için adres bilgisi alanının doldurulması zorunludur. Oluştur butonu ile tedarikçi adres bilgilerinin girişi yapılır. Adres Detaylar ve Adres İlgili Kişi Bilgileri nin girişleri bu sayfa üzerinden yapılır. 3.1 Adres Oluştur Adres Adı alanına tedarikçinin adresini kısaca tanımlayan bir isim girişi yapılır.
Ülke, Adres Satırları, Şehir ve Posta Kodu bilgilerinin girişi yapılır. Telefon ve Faks Numaraları için kutucuklara girilecek bilgiler sırasıyla; ülke alan kodu, telefon alan kodu, telefon/faks numarası ve dahili numara şeklindedir. E Posta alanına bu lokasyon ile ilişkilendirilen e posta girişi yapılır. Adres Amacı alanında bu adresin fatura/sipariş/ihale adreslerinde kullanılıp kullanılmayacağı seçilmedir. Her tedarikçi isteğinin mutlaka Sipariş Adresi ve Fatura Adresi bilgilerinin girişi yapılması gerekmektedir. Bir adres hem sipariş adresi hem de fatura adresi olarak kullanılabilir. 3.2 Adres İlgili Kişileri 2. Bölümde oluşturulmuş olan tedarikçi ilgili kişilerinin adres ile ilişkilendirilmesi durumudur. Seç ve ekle butonu ile, önceden tanımlanmış olan ilgili kişiler içerisinden seçim yapılır. Tedarikçi üzerine tanımlanmış olan tüm ilgili kişiler listelenir. Gerekli olması durumunda ad ya da ünvanı ile arama yapılabilir. Eklenecek olan ilgili kişinin satırına tıklanarak, satır arkaplanının mavi renk olması sağlanarak ilgili kişi seçilmiş olur. Tamam butonu ile, ilgili kişi adres ile ilişkilendirilmiş olur.
Adres ve adres ilgili kişileri doldurulduktan sonra, Tamam butonuna basılarak tedarikçi tescil isteği ana sayfasına dönüş yapılır.
İleri butonu ile İş Sınıflandırması sekmesine geçilir. *Adres İlgili Kişisini Kaldırma Eklenen adres ilgili kişileri kaldırılmak isteniyorsa; silinmek istenen kişi satırı üzerine tıklanarak satır seçilip; silme butonuna basılır. İlgili kişinin adres ile bağlantısının kalmadığı gözlemlenir. Tamam butonuna basılarak tedarikçi tescil isteği ana sayfasına dönüş yapılır.
4. Tedarikçi Kaydet: İş Sınıflandırmaları Tedarikçinin E Fatura Mükellefi olması/olmaması durumunu ve kalite belgelerinin girişini yapabildiği alandır.
+ butonuna basılarak bilgi girişleri yapılabilir. Sınıflandırma alanında, değer girişleri listelenir. Bu listeden, tedarikçinin uyumlu olduğu data seçilerek tedarikçinin iş sınıflandırma listesine eklenir. Ekler alanına tıklandığında, yeni bir alan açılmaktadır. Bu alandan ilgili ek eklenebilir.
Tedarikçi iş sınıflandırmaları ile ilgili not eklenmek istenirse Notlar alanındaki resme tıklanarak, not girişi yapılır. *E Fatura Mükellefi Tedarikçinin E Fatura Mükellefi olması durumunda iş sınıflandırma satırlarından bu değeri seçerek, satırdaki alanı Evet olarak işaretlemesi gerekmektedir.
Eğer tedarikçi e fatura mükellefi değil ise, bu satır hiç eklenmemelidir ya da Hayır olarak işaretlenmelidir. *ISO 9001 Belgesi Tedarikçinin ISO belgesi bulunuyorsa, değer listesinden ilgili belge seçilerek iş sınıflandırma satırına eklenir. Sertifikanın başlangıç ve bitiş tarihleri seçilmelidir. Bu alana ISO sertifikasının ek olarak eklenmelidir. İleri butonuna basılarak Banka Hesapları sekmesine geçilir. * Sınıflandırmaların hiçbiri geçerli değil ;İş Sınıflandırma listesindeki hiçbir değerin tedarikçi için geçerli olmaması durumunda, sayfa üzerindeki Sınıflandırmaların hiçbiri geçerli değil butonu işaretlenmelidir.
5. Tedarikçi Kaydet: Banka Hesapları Tedarikçinin bankalarının girişinin yapıldığı, banka bilgilerinin güncellendiği ya da banka eşleşmesinin silindiği sekmedir. 5.1 Banka Hesabı Oluşturulması + butonuna basılarak banka bilgilerinin girişi yapılır. Banka ülkesi, banka adı, banka şubesi, para birimi bilgileri liste üzerinden seçilir. Hesap numarası, IBAN bilgileri girişi yapılır. Manuel olarak onaylayana not girişi yapılabilir. Tamam butonuna basılarak banka hesabı eklemesi yapılır.
İleri butonuna basılarak Ürün ve Servisler sekmesine geçilir.
5.2 Banka Hesaplarının Güncellenmesi Banka Hesapları sekmesinde, düzenlenmesi istenen banka hesabı satırı üzerine tıklanır. İlgili satırın arka plan rengi mavi renge dönüşerek, ilgili satır seçilmiş olur. Satırın hizasındaki veya satırların üzerinde bulunan düzenleme butonuna basılarak tedarikçi banka bilgileri güncellemesi yapılabilir. Tamam butonuna basılarak düzenleme kaydedilmiş olur.
5.3 Banka Hesaplarının Silinmesi Banka Hesapları sekmesinde, silinmesi istenen banka hesabı satırı üzerine tıklanır. İlgili satırın arka plan rengi mavi renge dönüşerek, ilgili satır seçilmiş olur. Satırın hizasındaki veya satırların üzerinde bulunan Sil butonuna basılır. Seçili kayıt silinecek. Devam etmek istiyor musunuz? sorusuna Evet yanıtı verilmesi durumunda tedarikçi banka hesabı silinmiş olur.
6. Tedarikçi Kaydet: Ürün ve Servisler Tedarikçinin sağlamış olduğu ürün ve servisler liste halinde tanımlanmıştır. En az bir ürün veya servis kategorisinin seçilmesi gerekmektedir. 6.1 Ürün ve Servis Bilgilerinin Eklenmesi Daha önceden tanımlanmış olan ürün ve servislerin listesine Seç ve Ekle butonu ile erişilebilmektedir. Ürün ve Hizmet listesinin en alt kategorisinden bir ürün veya hizmet seçilmelidir.
İlgili ürün ve servislerin seçimi yapıldıktan sonra, Tamam butonuna basılarak, işlemlere devam edilir. İleri butonuna basılarak Anket sekmesine geçilir.
6.2 Ürün ve Servis Bilgilerinin Silinmesi Ürün ve Servisler sekmesinde, silinmesi istenen ürün veya servis satırının üzerine tıklanarak; satır sonundaki ya da satırların üzerindeki Kaldır butonuna basılır. Seçili kayıt silinecek. Devam etmek istiyor musunuz? sorusuna Evet yanıtı verilmesi durumunda, tedarikçinin sağladığı ürün/servis bilgisi listesinden ilgili satır silinmiş olur.
7. Tedarikçi Kaydet: Anket Tedarikçi tescil isteğinde bulunacak tedarikçiler için hazırlanmış olan anket soruları bu bölümde yer almaktadır. 1. İş Etiği Kuralları ve Bilgi Güvenliği Politikaları Bu bölümde; tedarikçilerin İş Etiği Kuralları nı ve Bilgi Güvenliği Politikarı nı okumaları ve onay vermeleri beklenmektedir. Tedarikçiler, ekler alanında bulunan; İş Etiği Kuralları ve Bilgi Güvenliği Politikası indirerek okumalıdırlar. Onay veriliyor olması durumunda; Okudum ve onaylıyorum alanı işaretlenmelidir. 2. Hizmet Ağı Tedarikçilerin ürün ve servis hizmeti verebilecekleri alan/alanları seçebilecekleri başka bir anket sorusu daha bulunmaktadır. Bu alanda birden fazla bölge seçimi yapılabilmektedir. 3. Firma Bilgileri Tedarikçi kayıt istekleri oluşturulurken, tedarikçilerin, bu alana Vergi Levhası, Ticaret Odası Faaliyet Belgesi ve Şirket İmza Sirküleri ni eklemeleri gerekmektedir. İleri butonuna basılarak Gözden Geçir sekmesine geçilir.
8. Tedarikçi Kaydet: Gözden Geçir Tedarikçi tescil isteği için, önceki sekmeler girilmiş olan bilgilerin ön izlemesinin yapıldığı sekmedir. Tedarikçi bilgileri kontrol edilerek; herhangi bir hata olmaması durumunda Kaydol butonuna basılarak tedarikçi isteği oluşturulur.
Tedarikçi kayıt isteğinin daha sonra gönderilmesi isteniyorsa, Sonrası için Kaydet butonuna basılabilir. Bu buton ile Vergi Numarası bilgisi kaydedilememektedir. Çıkan uyarı mesajında da bu bilgi bulunmaktadır. Tescil isteğiniz kaydedildi. Kayda dönmek için URL içeren bir e posta gönderildi. Sağladığınız vergi tanımlayıcıları kaydedilmedi. Bu buton ile tedarikçi ilgili kişisine e posta gönderilir. Tedarikçi bilgileri tamamlanmak istenildiğinde, bu mail üzerinden Tedarikçi tescil isteğini tamamlayın alanına tıklanarak tedarikçi tanımlama sürecine devam edilebilir.
Kaydol butonu ile girişi yapılan bilgiler Tekfen Holding tarafına iletilmektedir. İncelemeler yapıldıktan sonra, tedarikçiye kayıt isteğinin olumlu ya da olumsuz sonuçlanması durumu e posta ile gönderilmektedir. Tedarikçi kayıt isteğiniz kabul edilebilir, red edilebilir ya da isteğiniz ile ilgili ek bilgi talebinde bulunulabilir. Bu üç durum için de, gelecek olan bilgilendirme mesajları aşağıdaki gibidir. 1. Tedarikçi Kayıt İsteğinin Reddedilmesi Bulunmuş olduğunuz tedarikçi kayıt isteğinin reddedilmesi durumunda aşağıdaki gibi bir bilgilendirme maili almaktasınız. 2. Tedarikçi Kayıt İsteğinin Onaylanması Tedarikçi kayıt isteğinizin onaylanması durumunda aşağıdaki gibi bir bilgilendirme maili almaktasınız.
3. Tedarikçiden Ek Bilgi Talep Edilmesi Tedarikçi kayıt isteği sırasında eksik doldurulmuş bir alan için ya da herhangi bir konuda detaylı bir bilgi istenmesi için; Tekfen İnşaat ek bilgi talep edebilir. Bu durumda, sormak istediği soruyu, tedarikçi kayıt isteği üzerinden yönlendirebilmektedir. Aşağıda, örnek bir ek bilgi talebi bulunmaktadır. Tedarikçi tescil isteğini güncelleyin. Linki kullanılarak; istenilen ek bilgi kaydedilerek, yeniden onaya gönderilebilmektedir. İletişim: procurement@tekfen.com.tr