Avrupa Konutları Atakent 3 Denetim Kurulu Raporu Sıra no: 2014/3 Tarih: 2215 Eylül 2014 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu 41. Maddesi ve İstanbul İli Küçükçekmece İlçesi Halkalı 851. Ada 4 Parsel Avrupa Konutları Atakent 3 Toplu Yapı Yönetim Planı 33. Maddesi çerçevesinde, 01/02/2014 Tarihinde yapılmış olan seçimli Genel Kurul esnasında 2 yıl için seçilen yönetimin 2014 yılı Mayıs-Temmuz Dönemi ikinci 3 aylık faaliyetlerini kapsayacak şekilde mali ve idari konular Denetim Kurulumuzca incelenmiş olup, denetim çalışmasına ilişkin açıklamalarımız aşağıdaki gibidir. 1. İncelemenin dayanağı ve raporun konusu Kat Mülkiyeti Kanunu 41. maddesi ve Avrupa Konutları Atakent 3 Toplu Yapı Yönetim Planı nın 33. maddesi hükümleri çerçevesinde Denetim Kurulumuz tarafından Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu nu bilgilendirmek üzere 2014 yılı Mayıs-Temmuz ikinci 3 aylık dönemi için denetim çalışması gerçekleştirilmiş olup, işbu raporun konusunu aşağıdaki ana başlıklar oluşturmaktadır. - Mali konulara ilişkin yapılan çalışma ve bulgular - Ticari İşletmelerinin yerleşimleri, temsili ve düzenlemeleri ile ilgili tespitler - Ana gayrimenkulün yönetim tarzına ilişkin düşünce ve öneriler - Denetim Kurulu raporlarına, 11/09/2014 tarihli yönetim kurulu cevap yazısında, cevaplanan ve cevaplanmayan konular 2. Mali Konular Denetim Kurulumuz tarafından yapılan çalışmaya dayanak teşkil eden yasal defterlerin noter tasdikine ilişkin bilgiler aşağıda yer almaktadır. Yevmiye Defteri 2014 10.12.2013 37272 Kebi Defteri 2014 10.12.2013 37271 Ayrıca Mayıs-Temmuz dönemine ait cari hesap ekstreleri, banka ekstreleri, kasa fişleri, gelir makbuzları vb gelir ve gider kaydı oluşturan belgeler ve yönetim kurulu karar defteri incelenmiştir. Bu belgelerin uygunluğu ve birbirleri ile tutarlılığı kontrol edilmiştir. Bu kapsamda herhangi bir uygunsuzluk veya tutarsızlık tespit edilmemiştir. Şubat ayı itibariyle yapılan aidat ve kira artışları ve ek-gelir getiren uygulamalar ve tasarruf önlemleri sayesinde yıl başından bu yana bütçe 366.839 TL fazla vermiştir. Bu fazlanın 197.467,77 TL lik kısmı bütçelenenden fazla elde edilen gelirler ve 169.372 TL lik bölümü ise bütçelenene göre az yapılan harcamalardan gelmektedir. Toplam harcamalar bütçe altında gerçeklemekle beraber; bakım-onarım giderleri 78.151 TL, güvenlik giderleri 52.701 TL ve havuz giderleri 28.550 TL bütçelenenin üstünde gerçekleşmiştir. Bakım onarım giderlerinin bütçelenenden yüksek gerçekleşmesinin temel nedenlerinden biri park ve bahçelerdeki ahşap mobilyaların 26.550 TL tutarındaki bakımlarıdır. Club House üzerine kayıtlı traktör için bu yıl içinde 2.019 TL bakım gideri yapılmıştır. Bu giderin makul olup olmadığı, her yıl bu seviyede oluşacak bir gider ise kiralamak ile opsiyonun karşılaştırılması değerlendirilmelidir. Güvenlik hizmetleri için ödenen faturalar aylara göre değişiklik göstermektedir. Aylık ödemeler güvenlik firması tarafından düzenlenen ve kontrolü kolay olmayan bir tabloya göre yapılmaktadır. Güvenlik ödemelerinin sağlıklı olması ve adli vakalarda istenilebilecek kayıtlar için acilen, mevcutta site personelinin kayıtlarının tutulduğu parmak izli sisteme geçilmesi (bedeli firma tarafından karşılanmak üzere) faydalı olacaktır. 3. Ticari İşletmeler Son dönemde ticari işletmelerin statüsü, temsili ve uygulamaları ile ilgili kat maliklerinden gelen şikayetler, açılan davalar ve geçen denetim raporundan cevaplanmayan konular ile ilgili Denetim Kurulumuz tarafından Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu nu bilgilendirmek üzere aşağıdaki tespitler yapılmıştır.
3.1 Ticari İşletmelerin Yerleşimleri Yönetim planında yer alan yerleşim planına göre ticari işletmelerin 25, 26, 27 ve 28. Bloklarda yer aldığı belirtilmektedir. Ancak Küçükçekmece Belediyesi nden alınan son vaziyet planında söz konusu bloklar ve ticari işletmelerin büyük bölümü gözükmemektedir. (Ek1) Site sakinlerimiz tarafından Club House ile ilgili açılan davaya cevap olarak gönderilen, site yönetim planının ekindeki vaziyet planında ise söz konusu bloklar gözükmekle beraber fiili duruma göre bazı farklar arz etmektedir(ek2). Ticari işletmelerin konumu ve alanları ile ilgili şikâyet ve sorulara cevap verilmesi için, söz konusu blokların bağımsız bölümlerin ve blok yapıların, Kat Mülkiyeti Kanuna Madde 10 ve Madde 68 göre; -Hangi resmi nitelikli planda ve nasıl yer aldığını - Nasıl tapu tesis belgelerin, tapu örneklerinin ve kadastro planının temini sağlanmalıdır. 3.2 Ticari İşletmelerin Temsili Yönetim planında yer alan yerleşim planına göre ticari işletmemeler 25, 26, 27 ve 28. Bloklarda yer aldığı belirtilmektedir. Yönetim planında geçici maddelerden sonra başlayan 13.Bölümde Site Yönetimi Seçim Şemasında bahsi geçen 84 blok temsilcisi +1 ticaretler temsilcisi ibaresinden ne kast edildiği net değildir. Sitemizde 12 adedi site mülkü, 7 âdeti şahsa ait ticari işletme yer almaktadır. Ticaret temsilcileri ifadesi ve bu temsilcinin seçimi yönetim planında herhangi bir maddede ayrıca yer almamaktadır. Ayrıca söz konusu bölüm yönetim planında geçici maddelerden sonra şema olarak yer almaktadır. Yönetim planında, ticari işletmelerin yer aldığı 25 ve 26 ve 27 ve 28. Blokların temsilci seçimi ile ilgili olarak Madde 16 da; 25 ve 26 ve 27 ve 28. Blokların bağımsız bölüm sayılarının az olması nedeniyle birinci Blok Toplantısına katılıp birinci blokla birlikte toplantı yaparak temsilcilerini seçerler ifadesi yer almaktadır. Bu ifadeyi kuvvetlendirecek şekilde yönetim planında blok kat malikleri kurulunda blok temsilcilerin seçimi ile ilgili olarak Madde 11 de : Aynı şahsın birden fazla bağımsız bölümü mevcutsa her bağımsız bölümü için ayrı bir oy hakkı vardıracak bir şahsın sahip olacağı oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz. Blok Kat Malikleri Kurulunda içlerinden vekalet verecekleri biri bağımsız bölümü temsil eder. Kat maliklerinden her biri diğer kat malikleri veya dışarıdan vekâlet verecekleri bir vekil tarafından temsil olunabilirler. Ancak vekaleten kullanılacak oylarda aynı kişi oy sayısının %5'inden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. Bu ifadelerden anlayışımız, kast edilen 25, 26 27 ve 28. Bloklarda yer alan ticari işletmeler olduğu var sayılırsa ve ticaretler temsilci seçimi ile ilgili başka bir ibare yer almadığından da dolayı söz konusu temsilcinin 3 adet 1. Blok temsilcileri arasında yer alması veya 4. Temsilci olarak aynı seçimde, 1. Blok kat maliklerinin oyları da dahil olarak seçilmesi gerekmektedir yönündedir. Bu madde kapsamında seçilen 3 adet 1. Blok temsilcisi arasında site yönetim kurulu başkanı ve ilgili bloklardaki ticari işletmelerin sahibi olan şirketin temsilcisi Süleyman Çetinsaya yer almamaktadır. Süleyman Çetinsaya ticaretler temsilcisi olarak ayrıca seçilmiş gözükmektedir. İncelediğimiz seçim tutanaklarında; 1. Blok seçiminin 12.12.2013 tarihinde yeterli sayı olmadığı için yapılmadığı, ancak aynı tarihte 25-26-27 ve 28 blokta yer alan 7 ticari işletmenin ayrı bir seçim yaptığı görülmüştür. Seçime 7 işletmeyi temsilen tek başına ve vekaleten İbrahim Öztürk katılmış ve Süleyman Çetinsaya yı seçmiştir. Ancak bu seçim Madde11 de belirtilen; - Aynı şahsın birden fazla bağımsız bölümü mevcutsa her bağımsız bölümü için ayrı bir oy hakkı vardıracak bir şahsın sahip olacağı oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz ve - Ancak vekaleten kullanılacak oylarda aynı kişi oy sayısının %5'inden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. hükümlerine aykırılık teşkil etmekte olup Süleyman Çetinsaya nın temsilciliğini tartışmalı ve alınan kararları ileride dava konusu olabilecek hale getirmektedir. Sitemiz aleyhine bir durum yaratılmaması için konu hukuki değerlendirmeye muhtaç olup Yönetim Kurulu nun bu konuda gereken izahatı Avukatlık Hizmet sözleşmemiz
çerçevesinde Avukat Dinçer Aygün den ve kat mülkiyeti kanunu konusunda tarafsız ikinci bir uzmandan ivedi olarak talep etmesi ve Temsilciler Kurulu nu bilgilendirmesi gerektiği kanaatindeyiz. Ayrıca, en kısa sürede temsilciler kurulu toplanarak söz konusu maddelerin gerekli açıklığı taşıyacak şekilde değiştirilmesi, konu hakkında hukuki danışmanlık alınması ve tutanakların incelenerek bu durumda başka bloklar varsa o bloklardaki seçimlerin de yenilenmesi gerektiğini düşünüyoruz. 3.3 Ticari işletmelerin Düzenlemeleri 30/06/2014 tarihli ara denetim raporumuz 3.2.7 nolu Ticari İşletmelerin Düzenlemeleri bölümünde Site dâhilindeki ticari işletmelerin site planında görünen mevcut alanları aşan şekilde çeşitli kalıcı ve geçici düzenlemeler yaptığı sakinlerden gelen bilgi ve kendi tespitlerimiz ile gözlenmiştir. Özellikle site planlarında yer almayan ve duvar örmek şeklinde kalıcı nitelikte, Migros ve Kuaförün arka boşaltma yolunu kapatır şekilde yapılan taşmalar çöp kamyonu ve mal getiren kamyonların giriş-çıkışında sorun yaratmaktadır. Bu taşmaların imara uyumlu olup olmadığı ve şikayet durumunda sitenin imar durumu için bir risk yaratıp yaratmadığının açıklığa kavuşturulması gerekmektedir yönündeki talebimize site yönetimin kurulundan gelen 11/09/2014 tarihli cevapta site ortak alan kullanımı konusunda gerek konut gerek ticari işletmelerin uygulamaları tespit edip değerlendirilecektir. Gereken konularda temsilciler kurulu kararı alınabilecektir şeklinde yer verilmiştir. Söz konusu cevap ortak alana taşmaların olup olmadığı, imar durumu vb açıklayıcı bilgi içermemekte, yapılacak tespitler ve sonucunda alınacak karalar konusunda da bir netlik kazandırmamaktadır. Bu nedenle söz konusu raporumuzdaki tespit ve taleplere aşağıda yer alan konularda eklenmiştir. Mevcut tek bilgi olan site yönetiminden ile ilgili çizelgede Kuaför 139 m2, Migros 428 m2 ve eczane 45 m2 gözükmektedir Bu kapsamda Migros ve Kuaförün yer aldığı blokun site ortak sahasına kalıcı taşım yapmak suretiyle ortak alanları işgal edip etmediği, tapuda gözüken alanlarının ne olduğu ve imar durumu tespit edilmemiştir. Site yönetim planı 37. Madde Ortak Yerlere İlişkin Hak ve Yükümlülükler bölümün b fıkrasına göre AVRUPA KONUTLARI ATAKENT 3 Temsilciler Kurulunun onayını almadıkça, bulundukları yapının ortak yerlerine inşaat, onarım ve tesisler, dış badana veya boya yapamazlar, balkonların veya parmaklıklarının rengini değiştiremezler. ibaresi yer almaktadır. Söz konusu ilavenin KMK 42. Madde belirtilen Yenilik ve İlaveler-Faydalı Olanlar olarak değerlendirilmesi, söz konusu yerler şahıs mülküne ek olarak yapılmış olması nedeniyle mümkün değildir. Böyle kabul edilse bile Kat Mülkiyeti Kanunu nun söz konusu maddesinde Kat malikleri, ana gayrimenkulün ortak yerlerinde kendi başlarında bir değişiklik yapamazlar; ortak yerlerin düzgün veya bunları kullanmanın daha rahat ve kolay bir hale konulmasına veya bu yerlerden elde edilecek faydanın çoğaltılmasına yarayacak bütün yenilik ve ilaveler, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile verecekleri karar üzerine yapılır ifadesi yer almaktadır. Böyle bir onay ilgili kayıt karar defterlerinde bulunmamaktadır. Bu durumda ilave bölümün ya eski haline getirilmesi yada siteye gelir sağlayacak şekilde kullanımına ilişkin gerekli kararın taşınmaz temsilciler kurulunca alınması gerekmektedir. 3.3,1 Migros un İç Tadilatı ve Kepenkleri Söz konusu ticari blokta kiracı olarak yer alan Migros firması bloğun yapısını ortak alanda yer alan bölümü de daha önce taşma yaparak oluşturduğu depoyu da kapsayacak şekilde, depo bölümünü mağaza alanına ekleyerek kalıcı iç düzenlemelere gitmiştir. Ayrıca ön tarafta kaldırım üstüne taşarak, saçak hizasından metal kepenk yapmıştır. Bu kepenk gece kapatılıp, kitlenerek Migros tarafından saklama alanı olarak kullanılmaktadır. Yine söz konusu raporumuzda değindiğimiz kalıcı nitelikte olmayan ancak ilgili işletmeye ek fayda sağlayan tente, camekân gibi düzenlemeler için bir onay mekanizması oluşturulması gerekliliği olduğu görülmektedir. Kat maliklerinin kendi dairelerinde yapacağı düzenlemeler sınırlandırılmışken bu durum uygulama farklılığı oluşturmakta, özellikle ileride teraslı dairelerde yapılacak olası düzenlemelere müdahale şansını azaltmaktadır yönündeki talebimize yönetim kurlunca düzenlenen cevap metninde yer verilmemiştir. Bu düzenlemeler sırasında çıkan ses ve toz kat maliklerinde şikâyete neden olmuş, söz konusu inşaatın kullanılan malzeme ve atıkları hali hazırda yandaki otoparkta raporumuzun kaleme alındığı tarih itibariyle görüntü kirliliği yaratmakta ve işgal etmektedir. Ayrıca, yeni yapıda depo alanı kalmadığından gelen mallar içeriye alınana kadar dışarıda istiflenmektedir ve boş koliler vs açıkta durmaktadır. Ortaya çıkan görüntü kirliliği farklı site sakinlerimiz tarafından sitemize ait sosyal medya mecralarında paylaşılmıştır (Ek3) Yönetim planı 36. Madde b ve g kapsamında girdiğini ve temsilciler kurulu onayı gerektiğimi düşündüğümüz, bu değişiklik için site yönetim kurulundan alınan bir onay veya karar da bulunmamaktadır.
3.3,2 Saat Kulesi ve Mangal Yine ticari bloklarda yer alan Göl Cafe ve Saat Kulesinde Ramazan dönemimde başlayarak sunulan menüler için mangal yakılmaya başlamıştır. Saat Kulesinde söz konusu uygulama Ramazan sonrası da her gece Köfte-Sucuk ekmek olarak devam etmiştir. Yakın bloklarda koku ve duman nedeniyle rahatsızlık yaratan ve ileri de kat makiliklerinin de peyzaj alanlarında mangal yakmasının piknik yapmasının önünü açabilecek uygulamaya durdurması için kiracıya, site yönetimi tarafından ihtar çekildiği bilgisi alınmıştır. Ancak mangal uygulaması belirli bir süre daha devam etmiş ve yakın zamanda söz konusu işletme pastane konseptine dönmüştür. Kiralan mülk şahıs mülkü de olsa, bu tarz rahatsızlık yaratan ve kat malikleri tarafından örnek alınması sorunlar yaratacak uygulamalar ile ilgili engelleyici kararların alınması gerekmektedir. 3.3,3 Club House Site sakinlerine uygun fiyatlı spor hizmetleri sunmak için bir dernek olarak faaliyet gösteren ve faaliyetlerini sürdürebilmesi için metrekaresine göre görece düşük rakamlar olan 750 TL kira ve 250 TL aidat uygulanarak desteklenen Club House ve faaliyetleri, site sakinleri ve site sakinlerinin oluşturduğu sosyal medya mecralarında en çok tartışılan konulardan biri haline gelmiştir. 2014/2 nolu raporumuzda 3.1.2.2 nolu bölümde şeffaflık sağlamak adına, yönetimce kira vb şekilde destekletilmesine rağmen dışarıdan üye alımının gerekliği ile ilgili 3.2.2 bölümde yaptığımız blok temsilcileri kuruluna veya denetim kuruluna bilgi verilmesi çağrımıza Site Yönetim Kurulunca 11/09/2014 tarihli cevap metninde kira bedelinin düşüklüğünü açıklamak için kat malikleri eli ile ve dernek sıfatı ile yönetilmektedir. Club house mali ve idari işlemler gereği kiralama sözleşmesi yapılmış olup, mal sahibi ve kiracının aynı kişi olduğu düşünüldüğünden şeklinde cevap verilmiştir. Dışarıdan üye alma gerekliliğini gösterecek herhangi bir bilgi verilmemiştir. Mal sahibi ve kiracı kat malikleri ise Club house nın en temel konulardaki bilgi vermeme durumu daha da anlaşılmaz hale gelmiştir. Yine aynı bölümde yaptığımız blok temsilerinden 2 kişinin, yönetim kurulu ve denetim kurulu üyelerinden 1 er kişi olmak üzere 4 kişinin derneğin doğal üyesi haline getirilmesi şeffaflık ilkesi gereği kuvvetle tavsiye ediyoruz konusu site yönetim kurulundan gelen cevapta dernek tüzüğünde yer almayan bir husus olan, yönetim kurulu üyelerinin dernekte doğal üye olması hususunda ki tespit hakkında bu konusunda da dernek yönetimine iletilmesine karar verilmiştir şeklinde yer almıştır. Talebimizin site yönetim kurulunun üyelerinin değil blok temsilerinden 2 kişinin, yönetim kurulu ve denetim kurulu üyelerinden 1 er kişi olmak üzere 4 kişinin derneğin doğal üyesi haline getirilmesi olduğunu tekrar hatırlatır, mal sahibi ve kiracının aynı kişi ise bu talebin sadece iletilmesi değil, kiralamanın bir şartı olarak kuvvetle talep edilmesidir. Site sakinleri tarafından Club House ile ilgili dava açılmıştır. Davaya hem Club House, hem de site yönetimince verilen resmi cevap dilekçesinde tesis anahtar teslimi olarak ve soğutma sistemi, üst teknoloji spor aletleri vs. eksiksiz olarak inşaatçı şirket tarafından yapılmıştır. Bu aşamada tesisi, site yönetimi de işletebilecek iken, profesyonel bir işletme amaçlanmıştır ifadesi yer almaktadır. Bu resmi cevaba istinaden spor aletlerinin site demirbaş envanterinde olup, olmadığına bakılmış demirbaşlar arasında yer almadığı görülmüştür. Anahtar teslim olduğu için site yönetimi tarafından satın alımı yapılmadığı için makul olan bu durumda, olası kayıp ve ihtilafları engellemek için söz konusu spor aletlerinin envanterinin yönetim ve denetim kurulunca çıkartılması ve mutlaka 26/08/2014 tarihinde yenilenen kira sözleşmesi ekine demirbaş listesi olarak kayıt ettirilmesi gerekmektedir. Yine aynı davaya cevaben gönderilen dernek tüzüğünün, 17. Maddesinde ; dernek üyelerinin, eş ve çocuklarının dernek üyesi olmasa bile derneğin sosyal tesislerinden ücretsiz yararlanacağını belirtmektedir. Yönetim kurulu ve denetim kurulu üyeleri huzur hakkı ödemesi almazken, site sakinleri tesisten piyasa rayiçlerine yakın ücretler öderken böyle bir maddenin hem hakkaniyet taşımadığı hem de gelir kaybına yol açtığını düşünmekteyiz. 4. Ana gayrimenkulün yönetim tarzına ilişkin düşünce ve öneriler 4.1 İdari Konularda Bilgilendirme ve İletişim Eksikliği Yılbaşından beri incelenen dönemlerde mali anlamda sitenin gelirlerinde artış ve giderlerinin bütçeye paralel gitmesi ile sağlanan iyi mali yapıya ve mali belgelerdeki düzene rağmen genel olarak idari konularda bir bilgilendirme ve iletişim eksikliği gözlenmektedir.
Bu eksikliğin giderilmesi için 24/05/2014 tarihinde düzenlenme kararı alınan toplantı, hiçbir gerekçe gösterilmeden ve iptal olduğu bilgisi blok temsilcilerine SMS vb ile bildirilmeden 20 Mayıs 2014 tarihinde yönetim kurulunca iptal edilmiştir. Bu yönde başka bir toplantı tarihi belirlenmesine yönelik denetim kurulu önerimiz de dikkate alınmamıştır. Site yönetim kurulunca verilen 11/09/2014 tarihli cevap metninde ise konu kat mülkiyeti kanununda aranan zamanlar dışında da ihtiyarı olarak bilgilendirme toplantısı yapılması önerisi de değerlendirilecektir şeklinde netlik ve aksiyon içemeyen şekilde cevaplanmıştır. 3 ayda bir blok temsilcileri ile yönetim ve denetim kurulunu bir araya getirecek düzenli bir toplantı takviminin oluşturulması, bilgi kirliliğini, sosyal medya ve farklı mecralarda devam eden tartışmaları azaltacaktır. 4.2 Denetim Raporlarının Dağıtılmaması Denetim kurulunca hazırlan 2 raporumuz, blok temsilcilerine dağıtılmamış ve bilgi istenilen idari konuların bir bölümü ancak 11/09/2014 tarihinde cevaplanmıştır. Broşür ve reklamların site personelince haftada bir tüm kapılara bırakılırken 3 ayda bir hazırlanan raporun 84 blok temsilcine dağıtılmaması düşündürücüdür. Site yönetim planı Madde 33 göre Denetim Kurulu ana Taşınmaz Yönetim Kurulunun hesap ve işlemlerini denetleyerek, sonuçları Ana Taşınmaz Temsilciler Kuruluna iletirler ifadesi Yönetim Kurulunun başkaca bir karar almasına gerek kalmadan dağıtım yapılmasını gerektirmektedir. Site personelinin sadece yönetim kuruluna değil tüm siteye hizmet vermek ile sorumludur. Bilgi paylaşımı konusundaki zafiyettin, Denetim Kurulumuzca hazırlanan raporların paylaşılması suretiyle giderilmesi gerektiği kanaatindeyiz. 4.3 Site Yönetim Planı Geçici Madde 2 Site yönetimi GEÇİCİ MADDE 2: İleriki aşamalarda, komşu veya bitişik parsellerde toplu yapı esaslarına uygun projelerin yapımı halinde, AVRUPA KONUTLARI ATAKENT 3 Sitesi Toplu Yapı Temsilciler Kurulu bu parsel ve/veya parsellerle 5711sayılı Yasanın Toplu Yapılara İlişkin Özel Hükümleri çerçevesinde müşterek Yapı Yönetimi Oluşturmasına veya Toplu Yapı Yönetimi oluşmasa da bitişik parsellerde Temsilciler Kurulunda alınan kararlar doğrultusunda ortak alanların karşılıklı kullanımlarına ilişkin esasların belirlenmesine yönelik olarak Site Yönetim Kurulları (Site Temsilciler Kurulu kararı ile) yetkilendirilebilir demektedir. Geçici maddenin bir süresi ve sınırı belirtilmemiştir. Yeni yönetim seçilmiş olması ve projenin kesin kabulünün TOKİ tarafından Temmuz ayı içerisinde gerçekleşmesi nedeniyle söz konusu geçici maddenin gözden geçirilerek mevcudiyetine ihtiyaç olup olmadığının değerlendirilmesi için ilk temsilciler kurulu toplantısında gündeme alınması faydalı olacaktır. 4.4 Avukatlık Hizmetleri Site anlaşmalı avukatlık şirketinin ortak ve avukatlarından olan Esin Türe Aygün ün site sakinlerince açılan davalara verilen cevap dilekçelerinde, aynı zamanda sitenin müttehitti olan Artaş İnşaat firmasının da avukatı olduğu görülmüştür. İleride olabilecek garanti kapsamındaki hizmetlerin karşılanmaması veya daha önce yapılmış bazı masrafların şirket tarafından karşılanması gibi itilaflı durumlarda çıkar çatışması çıkması muhtemel olduğundan, Av. Esin Türe Aygün ün mevcut görevlerinden birini tercih etmesi gerektiğini düşünmekteyiz. 4.5 Spor Alanlarının Zeminindeki Bozulmalar ve Çocukların Yaralanma Riskini Düşürecek Trafik Düzenlemeleri Basketbol sahasının kauçuk zemin kaplaması pota altı bölümlerinde yaralanmalara yol açacak büyük çukurlaşmalar oluşmuştur. Yine aynı sahanın farklı bölümlerinde de ufalanmalar gözlenmiştir. Basketbol sahasındaki bu hasarların garanti kapsamında inşaat firmasınca giderilmesi ve aynı hasarların tenis ve voleybol sahasında da oluşmasının önlenmesi için gerekli çalışmaların başlatılması gerekmektedir. Çocuk parkı ile kent meydanı-saat kulesi ve Göl cafe arasında (8-20 blok arası bölge) yoğun bir yaya geçiş trafiği mevcuttur. Özellikle çocuklar buralarda yaya veya scooter-bisiklet ile yola aniden inebilmekte, her ne kadar hız kesme tümsekleri olsa da yaralanmalı kazalar için risk oluşmaktadır. Yaz döneminde hafta sonları 8-20 blok arası bölgeyi araçları otopark içinden geçiş yapmaya veya çevreden dolanmaya yönlendirerek, araç trafiğine kapatılması faydalı olacağı kanaatindeyiz. 4.6 Atık Su Geri Kazanımı Sitemizin gerek peyzaj alanının gerekse havuz vb su yüzeylerinin büyük olması nedeniyle olası bir su sıkıntısı ve su bedellerindeki artışlardan etkilenmemesi için, sulama ve süs havuzlarında kullanılmak üzere yağmur suyu ve gri su geri kazanımı ile ilgili firmalar ile görüşülmesi ve projelendirilmesi tavsiye olunur.
5. Önceki Denetim Raporlarından Yönetim Kurulunca Verilen 11/09/2014 tarihli yazıda Cevaplanan ve Cevaplanmayan Diğer Konular Denetim kurulumuzun ilk olarak 31/03/2014 tarihli çalışmasına yer vermeye başladığımız ve her çalışmamızda eklemeler olan bilgi ve belge ve cevap taleplerine, yönetim kurulundan yazılı bir cevap ancak 11/09/2014 tarihinde alınabilmiştir. Gider pusulası, Mal ve Hizmet Alım süreçleri ve nakit harcamalar ile ilgili yazılı prosedür talep ettiğimiz çalışmamızın üstünden 6 ay, en yakın tarihli denetim raporumuzun üstünden 3 ay geçmiştir. İdari personelin şeffaf olarak mali kayıtları temin etmesine ve evrakların tertip ve düzenine özellikle olumlu vurgu yapmamıza rağmen yazılı kurallara ve kararlara rastlanmamıştır. Süreçler ilk kez yazılı olarak cevap metninde sunulmuştur. Kaldı ki talep ettiğimiz vaziyet planı vb dokümanlar cevap metni ekinde hala yer almayıp, cevap metni herhangi bir ek içermemektedir. Bu süreçte denetim raporlarımız temsilcilere dağıtılmamış, yönetim kurulun veya hukuk müşavirinin bizimle herhangi bir görüşme talebi vs olmamış, 24/05/2014 tarihinde planlan temsilciler bilgilendirme toplantısı son anda iptal edilmiştir. Bir çok belge başka kaynaklardan temin edilmiş ve hatta blok girişlerine asılması zorunlu temsilciler isimlerinin toplu listesi için ilk talebimiz ret edilmiştir (sonra temin edilmiştir). Bu tutumlar karşısında yönetim kurulu cevap metnindeki tereddüt duydukları hususlarda gerek idari personelden gerek site hukuk müşavirinden, gerekse yönetim kurulu üyelerinden açıklama talep etmeksizin rapor oluşturmuşlardır. Bu nedenle eksik bilgi ve hatalı tespitlerde ve hukuki olmayan taleplerde bulundukları görülmüştür ifadesi her hangi somut nedene dayanmayıp çalışmalarımız hakkında soru işaretleri oluşturmaya yönelik bu ifade denetim kurulumuzca kesinlikle kabul edilmemektedir. Taleplerimizin hukuki olmayanların hangileri olduğu ise açıklamaya muhtaçtır. Kaldı ki bu denetim raporu çalışmaları sırasında bu konular Suat Yeşil ve ekibine hatırlatılmış, iyi ilişkiler kapsamında gerekli dokümanların hazırlanmaması ve yanıt alınamayan konuların cevaplanmaması durumunda denetim raporunda aynı konuların tekrar yer alacağı ve bu nedenle, gerekli belge ve cevapların yazılı olarak iletilmesi denetim kurulumuz ricasıdır.yönetim kurulu cevap metininde yer alan işbu değerlendirmemiz ile ilgili denetim raporundaki hatalı tespitler hakkında açıklanma yapılması amaçlanmaktadır ifadesinin tüm bu süreçlerden habersiz yazıldığı tarafımızca düşünülmekte olup, cevap metinin geri kalanında hangi tespitlerimizin hatalı olduğu da belirtilmemiştir. 5.1 Önceki Denetim Raporlarından Cevaplanan Konular 5-1-1 31.03.2014 sayı 2014/1 raporumuzda sorduğumuz Avrupa Konutları Atakent 3 Sitesi bütçesi çerçevesinde yapılmaması gerektiğini düşündüğümüz 229.763,21 TL harcama ile ilgili olarak Artaş İnşaat Sanayi ve Ticaret A.Ş. ( Artaş ) tarafından 07.05.2014 tarihinde imza edilen ve 29.05.2014 tarih ve 168 sıra no ile site yönetimi tarafından kayıtlara alınan ön yazı (Ek.1) ile tarafımıza denetimimiz esnasında tevdi edilmiştir. Ancak 30/06/2014 sayı 2014/2 nolu denetim raporunda da belirtiğimiz üzere 139.812 TL tutarında giriş kapıları kart okuma sistemiyle değişim kararı ile ilgili yönetim kurulu karar defterinde herhangi bir karar da yer almamaktadır. Bu sistemden önce de başka bir blok giriş güvenlik sistemi bulunmamaktadır. Site yönetimin 11/09/2014 tarihli cevap metininde denetim raporu ilk 3 aylık bütçe ile ilgili olması gerekirken ibra edilmiş geçmiş dönem denetlenmiştir ve yüklenici şirket cevabına rağmen, geçmiş ve ibra edilmiş dönem faaliyetlerinin hukuka aykırı olduğu düşünülüyorsa bu konunun temsilciler kurulunda değerlendirilmesi gerektiğini düşünmekteyiz şeklinde cevaplanmıştır. Öncelikle konu ilk olarak devir alınan borçların kaynağı ile ilgili 31/03/2014 tarihli özel çalışmamızda ele alınmıştır. KMK gereği işletme projelerinde gelirler-gideri karşılaması gerekirken, 1,5 yıllık süre içinde eski yönetim 1.7 Milyon TL tutarında borç oluşturmuş ve detaylar bilinmeden ibra olmuştur. Bu nitelikte bir çalışma yapılması doğaldır. Ayrıca geçmiş yönetim ibra olurken borçları oluşturan bu detayda belgeler temsilcilere sunulmamış, denetim yüklenici firma tarafından belirlenen bir kişice yapılmıştır. İçinde daha sonra denetim kuruluna seçilecek olanlarda dahil bazı temsilciler bu nedenlerle şerh koymuş ve eski yönetimi ibra etmemiştir. Son olarak yüklenici firma hakim ortağı ve eski yönetim kurulunda yer alan Süleyman Çetinsaya, yeni yönetimde de yönetim kurulu başkanı olarak yer almakta, site müdürü Suat Yeşil de görevine devam etmektedir. Denetim Kurulumuzun bu konudaki kanaati değişmemiştir. Harcamanın Artaş İnşaat tarafından üstlenilmesi gerektiği konusunda ısrarımız devam etmektedir. Verilen cevaptan yönetim kurlunun bu konuda bir girişimde bulunmayacağı anlaşıldığından, yönetim kurulunca verilen cevaba da uygun olarak konu kurulumuzca ekim ayında olağanüstü toplantıya çağrılması düşünülen temsilciler kuruluna gündem maddesi olarak getirilecektir. 5-1-2 Mal ve hizmet alımları ile ilgili önerdiğimiz hangi tutar üstünde ve hangi nitelikli mal ve hizmetlerde teklif alınacağını açıklığa kavuşturan yazılı süreç talebimiz bizimde vakıf olduğumuz onay süreçler ve imza yetkileri ile
açıklanmıştır. Benzer nitelikli ve yakın tutarlı mal ve hizmet alımlarının bazılarında neden teklif alınıp bazılarında alınmadığına açıklama olarak teklif alınmadığı düşünülen firmalar, site yönetiminin cari hesap çalıştığı, ağırlıklı olarak kullanılan sarf malzeme tedarikçileri olup, bu firmalardan daha önce yapılan toplu alımlarda teklif alınmış olduğundan verilmiştir. Kanaatimizce bu uygulama keyfiliği ortadan kaldırmamakta olup nitekim jeneratörlerin yakıt ihtiyacı olan 2.000 litre yakıt için Hedef petrol firmasından 8.308 TL tutarındaki ilk alım için teklifler alınmış ve tek seferlik alım ile ilgili yönetim kurulu kararı alınmıştır(karar no 32). Aynı firmadan temmuz ayında yapılan 8.346 TL tutarındaki alım için herhangi bir teklif ve karar alınmamıştır. Nevi, alt tutar ve süre içeren bir satın alma süreç dokümanı (yazılı) olması gerektiği yönündeki görüşümüz devam etmektedir. 5-1-3-30/06/2014 tarihli denetim raporu 3.2.1.4 bölümünde bahsi geçen Asansör ve B2 otopark girişlerine ek güvenlik kameraları konulması yönündeki tavsiyemize paralel olarak 08/06/2014-33 nolu yönetim kurulu kararı ile 13.blokda pilot olarak başlamak üzere asansörlere kamera konulmaya başlanmıştır. Yönetim kurulu cevabında bahsedilen aynı bloğa B2 katlarına kamera konulması ile ilgili karar defterlerinde bir karara rastlanmamıştır. Bu karar memnuniyet verici olup 2015 bütçesinde yer alması için yapılacak temsilciler kurulu toplantısında sunulması faydalı olacaktır. 5-1-4 Gider pusulası ile ödemeler, talep fişleri, küçük harcamalar ile ilgili verilen cevaplar, önerdiğimiz yazılı kurallar ihtiyacını karşılamakla beraber, herhangi bir karar veya kaynak doküman niteliğinde değildir 5-1-5 OGS ile ilgili cevapta ruhsat fotokopisi alınarak verildiği ve takip programı olduğu bilgisi verilmiştir. Bu hususlar halihazırda bilgimiz dahilindedir. Önerimiz olan 3 den fazla OGS ye sahip dairelerde, fazla OGS lerin iptali yönünde bir bilgi içermemektedir. Nitekim hangi dairede kayıtlı kaç araç olduğu yönünde toplam bir rapor almamın mümkün olmadığı, ancak ilgili bilgisayar programına tek tek daire daire girerek görülebileceği idari personelce ifade edilmiştir. Ocak-Temmuz dönemin 775 adet OGS etiketi ilgili firmadan satın alınmış ve bunların 711 site sakinlerine satılmıştır. Her ne kadar bu satışlardan gelir elde edilmekte ise de Etiketler 20 TL+kdv ye alınıp, 30 TL ye satılmaktadır. Sayının yüksek olmasında bazı kat maliklerin sık araç değiştirdiği ve bazı maliklerinse 3 ve daha fazla arabaya sahip olup ve değişirsek kullandığı için tüm araçlarına etiket almasın neden olduğu söylenmiştir. Otoparkların hakkaniyetli kullanımı için aynı anda aynı daire ait kaç aracın sitede olduğunu tespit etmek mümkün değildir. İleride plaka okuma sistemine geçilmesi tavsiye olunur. 5-1-6 Spor sahalarının kullanımı, havuzların kullanımı, temizlik ve atık yönetimi için yapılan uygulamalar ve cevaplar tatmin edicidir. Teknik hizmetlerden memnuniyetin ölçülmesi ile ilgili önerimize cevap içeriğinde değişmemiştir. 5-1-7 Uyarılara rağmen sürekli keyfi olarak trafiği aksatacak şekilde park eden ve kim olduğu tespit edilenler ile ilgili herhangi bir yasal girişimde bulunulup bulunulmadığına dair sorumuza, ihtar çekildiği ve devamı halinde hakim müdahalesi talebiyle dava açıldığı yönünde isimleri içermeyen bir cevap verilmiştir. Mali incelemeler sırasında bu yönde açılmış bir dava harcı ödemesine rastlanmamıştır. Gözden kaçabileceği veya evrakların site muhasebesine ulaşmamış olması durumu da göz önüne alarak, varsa isimlerin paylaşılmasını rica ederiz. Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulu ilk resmi toplantısında bu konunun gündeme alınarak daha caydırıcı kararlar alınması gerektiğini düşünmekteyiz. 5-1-8 Club House derneğine üyelik ile ilgili yönetim ve sair hususlardaki bilgi talebinin gelecek temsilciler kurulu gündemine alınması ve dernek yönetimince temsilciler kuruluna toplantıda bilgi verilmesi karanın alınması şeffaflık adına memnuniyet vericidir. Söz konusu toplantıda verilecek bilgilerin mevcut üye sayısı, gelir gider durumu, dışarıdan üye alınıp alınmadığı, alınıyorsa neden gerektiği ve maliklerin üyelik taleplerinin geçerli ret nedenlerini (referans göstermemek dışında) açıklayıcı nitelikte olması özellikle talep edilmelidir. 5.2 Önceki Denetim Raporlarından Cevaplanmayan Konular 30/06/2014 tarihli denetim raporumuzun 3.2.1.3 bölümünde önerdiğimiz Migros un önündeki araç yoğunluğu esnasında site sakinleri arasında herhangi bir problemin yaşanmasını engellemek amacıyla 1 (bir) güvenlik personelinin saat 17.30-20.30 saatleri arasında görev yapması konusu bu güne kadar yanıtlanmamıştır. Sadece site müdürü Suat Yeşil den pilot olarak denenebileceği bilgisi sözlü alınmıştır. Okullarında açılması ile artan yoğunluğa da istinaden en azından 1 ay bu uygulamanı ve sonuçlarının gözlenmesi gerektiği kanaatindeyiz.
6. Sonuç Denetim Kurulumuzca gerçekleştirilen denetim çalışması ile ilgili olarak; - Hazırlanan bu raporun Denetim Kurulu Üyelerince imzalanarak Denetim Kurulu Karar Defteri ne yapıştırılmasına, - Hazırlanan bu raporun bir kopyasının Yönetim Kurulu na ya da Yönetim Kurulu Üyelerine iletilmek üzere Site Müdürü ne imza karşılığı verilmesine, - 7 takvim günü içerisinde raporda talep edilen belge, bilgi ve cevapların site yönetimi veya yönetim kurulunca verilmesinin talep edilmesine, - Ana Taşınmaz Temsilciler Kurulunu oluşturan blok temsilcilerine bilgi edinilmesi amacıyla gerekli dağıtımın yapılmasına - Yanıtlanmayan veya mutabık kalınmayan hususların devamı durumunda, bu ve daha önceki denetim raporlarında yer alan konular da dikkate alınarak hazırlanacak bir gündemle Taşınmaz Temsilciler Kurulunun Olağanüstü toplantıya çağrılmasına karar verilmiştir. Olağanüstü toplantı kararı alınması durumunda eylül ayı içerisinde, gerekli süreler dikkate alınarak gündem ve düzenlenme tarih ve yeri ayrıca belirlenecektir. Murat Çolakoğlu Sezer Öztür Görkem Çokçetin