İSTANBUL BİLGİ ÜNİVERSİTESİ HEDİYELER, YEMEKLER, EĞLENCELER, SPONSORLU SEYAHATLER ve DİĞER İŞ İKRAMLARINA İLİŞKİN İLKELER Ekim 2014
GİRİŞ Bu İlkeler BİLGİ nin tüm görevlileri, yöneticileri, tam zamanlı ve yarı zamanlı idari ve akademik çalışanları, yüklenicileri ve çalışan öğrencileri için geçerlidir. Bu ilkeler BİLGİ adına veya onun adına iş yapan tüm aracılar, temsilciler, danışmanlar, dağıtımcılar, bayiler ve ilgili diğer üçüncü şahıslar için de geçerlidir. Bu İlkeler le ilgili sorularınızı Bilgi Etik Yardım Hattı üzerinden BİLGİ Uygunluk Sorumlusu na yönlendirebilirsiniz. I. Temel İlkeler Bu İlkeler; ikramlar, yemekler, hediyeler, eğlenceler ve seyahatlerle ilgili giderler ile konferanslar, seminerler, eğitim fuarları ve eğitim gibi olaylarla ilişkili giderlerin ödenmesi ve bu ödenmelerin kabul edilmesi (topluca iş ikramları ) ile ilgilidir. Bunlar, yasal ve iş açısından gerekli uygulamalar olabilir ama aynı zamanda uygunsuz olabilir ve hatta rüşvetle ve yolsuzlukla mücadele yasalarının ihlali gibi riskler oluşturabilir. Buna göre, karar almayı etkileyebilecek veya etkiliyor görünebilecek hiçbir ikramı asla teklif etmemeli ve almamalıyız. Tedarikçilere, öğrencilere veya BİLGİ dışındakilere sunulan veya onlardan kabul edilen iş ikramları meşru bir nedene dayanmalı ve herhangi bir lehte karar veya haksız avantaj beklentisi olmadan verilmeli veya alınmalıdır. Bilgi Davranış ve Etik Kuralları yla tutarlı olarak, BİLGİ personeli aşağıdaki ölçütlere uygun olduğu sürece iş ikramları verebilir ve alabilir: Ürün ve hizmetlerin tanıtılması, gösterilmesi veya açıklanması gibi meşru bir amaçla ilgili olması; Herhangi bir lehte karar, resmi işlem veya haksız avantaj beklentisi olmadan sunulmuş olması; Miktar olarak makul, nadir ve gösterişsiz olması; Nakit veya nakde eşdeğer bir yolla ödenmiyor olması; Nitelik olarak uygun ve iş uygulamalarıyla uyumlu olması; Makbuzlarla belgelenmesi ve defter ve kayıtlarda uygun şekilde açıklanması; İlgili politika ve prosedürlerin gerektirdiği şekilde yetkilendirilmiş olması ve Yürürlükteki yasalara uygun olması. 2
Dokümantasyon ve Onay. Tüm iş ikramı giderleri; (a) hediyenin veya ikramın amacını, (b) alan bireyi, (c) alıcının kurumunu ve konumunu, (d) iş ikramının tanımını, (e) diğer katılımcıların kimliğini (yemek veya başka bir olay durumunda) ve (f) miktarı yansıtacak şekilde uygun bir biçimde belgelenmelidir. Bu tür tüm giderler, ikramı sunan kişinin yöneticisi tarafından onaylanmalıdır. Eğer bir olaya birden fazla BİLGİ personeli katılıyorsa, en kıdemli kişi ödemeyi yapmalı ve onay da o kişinin yöneticisinden gelmelidir.prosedürlerini kapsayan İstanbul Bilgi Üniversitesi Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber i uygulamaya koymuştur. Bu kurallar, ortaklık kurma öncesinde detaylı mevcut durum incelemesini yapma ve onay alma zorunluluğunu, yazılı sözleşme koşullarını ve uygun izleme kontrollerini kapsamaktadır. Daha fazla bilgi için İstanbul Bilgi Üniversitesi Üçüncü Taraflarla Çalışmaya İlişkin Rehber i inceleyebilirsiniz. Devlet görevlilerine yönelik iş ikramları hakkında not Bu İlkeler BİLGİ dışındaki herhangi bir şahsa iş ikramları sunmayla ilgili olmakla birlikte, BİLGİ personeli aynı zamanda, genellikle daha katı yasal zorunluluklara tabi olan devlet görevlilerine iş kapsamında ödeme, masraf ödemesi veya provizyon ödemesi yaparken de özel bir dikkat göstermelidir. Doğrudan ödenen veya tazmin edilen bu tür tüm giderler gerçek ve makul olmalı, doğrudan BİLGİ nin meşru bir iş faaliyetiyle ilgili ve yasaların izin verdiği bir nitelikte olmalıdır. Türkiye Cumhuriyeti nde devlet görevlilerinin değerli bir hediye veya başka iş ikramları kabul etmesine izin verilmez. Herhangi bir yasayı ihlal etmeyeceği kesin bir şekilde tespit edilene kadar bu tür hediye veya iş ikramları sunulmamalıdır. Yukarıda açıklanan Temel İlkeler tüm iş ikramları için geçerlidir. Belirli durumlara özel ek onay gereklilikleri, parasal sınırlar ve ilkeler aşağıda açıklanmaktadır. 3
II. Onay Gereklilikleri Yukarıdaki Temel İlkeler e ek olarak, iş ikramı ödemeleri, tazminleri, verilmesi veya alınması konusunda aşağıdaki onay gerekliliklerine uyulmalıdır. A. Hediyeler ve Promosyon Unsurları: BİLGİ personeli ön izin almaksızın, yukarıda açıklanan Temel İlkeler e uygun olmak koşuluyla, bir kişiye bir takvim yılı içinde bir kerelik ve en fazla 165 TL* değerinde ve BİLGİ logosu taşıyan promosyon unsurları veya başka gösterişsiz hediyeler verebilir. Diğer tüm hediye ve promosyon unsurlarının ödenmesi, tazmin edilmesi veya verilmesi, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu nun ön onayını gerektirir. BİLGİ personeli bir takvim yılı içinde en fazla, yukarıda açıklanan Temel İlkeler e uygun olmak koşuluyla 165 TL değerinde (toplam, tüm kaynaklardan) hediye kabul edebilir. Başka şahıslardan sunulan diğer tüm hediye ve promosyonların kabulü, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu nun ön onayını gerektirir. Eğer farklı değer miktarları belirleyen yerel İlkeler varsa, personel bunlara uymalıdır. B. Yemekler ve Eğlence: BİLGİ personeli, yukarıda açıklanan Temel İlkeler e uygun olması koşuluyla, herhangi bir bireye yönelik olarak bir takvim yılı içinde toplam 880 TL yi** ve kişi başına toplam değeri 220 TL yi*** aşmayacak şekilde yemek ve eğlence, (örneğin; öğlen ve akşam yemekleri veya spor faaliyetleri için bilet) içerikli hediye verebilir. Diğer tüm yemek veya eğlencelerin ödenmesi, tazmin edilmesi veya verilmesi, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu nun ön onayını gerektirir. Benzer şekilde BİLGİ personeli, yukarıda açıklanan Temel İlkeler e uygun olması koşuluyla, olay başına toplam değeri 220 TL yi aşmayacak ve bir takvim yılı içinde 880 TL yi (toplam, tüm kaynaklardan) geçmeyecek makul yemek ve eğlence, (örneğin öğlen ve akşam yemekleri veya spor faaliyetleri için bilet) içerikli hediyeleri kabul edebilir. Diğer tüm yemek veya eğlencelerin kabul edilmesi, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu nun ön onayını gerektirir. Eğer farklı değer miktarları belirleyen yerel İlkeler varsa, personel bunlara uymalıdır. 4
C. Sponsorlu Etkinlikler ile İlgili Yemekler ve Diğer İkramlar: Sponsorlu Etkinlik, BİLGİ nin herhangi bir kurum, ülke veya bölgedeki eğitim fırsatlarını geliştirmek amacıyla BİLGİ sponsorluğunda düzenlenen seminerler, müfredat geliştirme konferansları veya organize edilen benzer başka toplantılar anlamına gelir. Bu tür etkinlikler, BİLGİ nin eğitim ve kuruluş amaçlarını desteklemek, herhangi bir bölgedeki eğitim faaliyetlerini geliştirmek ve/veya BİLGİ nin saygınlığını artırmaya yönelik olarak düzenlenebilir. Sponsorlu Etkinlik in birincil amacı, BİLGİ nin amaçlarıyla veya eğitim olanaklarının geliştirilmesiyle uyumlu olmalı, eğlence amaçlı, birine herhangi bir kişisel kazanç sağlamak için veya BİLGİ ile iş yapması veya BİLGİ ile çalışmaya devam etmesine yönelik bir ödül veya teşvik sunmak için olmamalıdır. Eğer amaç BİLGİ nin eğitime yaklaşımının vurgulanmasını kapsıyor ve özellikle ilgili katılımcıları pahallı hediyeler, yemekler veya eğlence karşılığında BİLGİ ile iş yapmaya teşvik etmiyorsa, Sponsorlu Etkinlik uygundur. İlkeler e uygun olarak Sponsorlu Etkinlikler de hediye, yemek ve eğlence sağlamaya yönelik değer miktarları ve onay gereklilikleri yukarıda II.A ve II.B bölümlerinde açıklananlarla aynıdır. D. Seyahat ve Seyahatle İlgili Giderler: Bir Sponsorlu Etkinlik in veya başka bir toplantının veya ürün ve hizmet tanıtımının bir parçası olarak, uygun koşullar altında, başka şahısların uçak veya başka ulaşım veya konaklama masraflarını karşılanabilir. Bu tür tüm giderler BİLGİ Uygunluk Sorumlusu nun ön onayını gerektirir. Seyahat ve seyahatle ilgili tüm giderler yukarıda açıklanan Temel İlkeler e ve ayrıca aşağıdaki ek gerekliliklere uygun olarak karşılanmalıdır. Seyahat, İstanbul Bilgi Üniversitesi ni gezmeye veya BİLGİ programlarını gözlemlemeye veya tanımaya yönelik toplantılar gibi meşru bir amaca yönelik olmalıdır; Giderler tamamen bu meşru amaçla ilgili olmalıdır (örn. bireyin aile üyeleri, maliyeti BİLGİ ye ait olacak şekilde seyahat edemez) ve yan geziler ve gereksiz molalar gibi herhangi keyfi bir eğlenceyi ve seyahatin meşru amacıyla ilişkisiz başka faaliyetleri kapsamamalıdır (ödemesi tamamen ilgili şahıs tarafından yapılmadığı sürece); Seyahat masrafları ancak uygun makbuz veya muadil belgeler karşılığında tazmin edilebilir; Mümkün olan her durumda ödemeler doğrudan otele, havayolu şirketine veya hizmet sağlayıcıya yapılmalıdır. Eğer bir birey veya devlet görevlisi BİLGİ nin ödemeyi üstlendiği masrafları şahsen öderse, o şahıs bir masraf raporu hazırlayarak belgeleri bağlı olduğu yöneticisine teslim etmelidir. Böylelikle BİLGİ, ilgili yöneticisine bu harcamayı tazmin edecektir. 5
Not: Burada bahsedilen önceden onay alma şartı aşağıdaki durumlarda yapılan seyahat harcamaları için geçerli değildir: Standart sözleşme onay prosedürü uyarınca onaylanmış bir sözleşmeye göre seyahat masraflarını geri ödeyecek satıcılar Ders vermek veya konuşma yapmak üzere kampüse davet edilen akademik konuşmacılar Mülakat yapmak amacıyla iş görüşmesine davet edilen adaylar Bilgi personeli, BİLGİ Uygunluk Sorumlusu nun ön onayı olmadan başka şahıslardan seyahat ve seyahatle ilgili ödemeler kabul edemez. Burada bahsedilen önceden onay alma şartı, diğer kurumlar tarafından konuşma yapmak için davet edilen akademik personelin seyahat harcamaları için geçerli değildir. III. İş İkramı Ödemesi ve Teklifleri Talep Edildiğinde Herhangi bir şahıs bu İlkeler in izin vermediği herhangi bir değerin doğrudan veya dolaylı bir şekilde ödenmesini talep ederse, BİLGİ personeli bunu nazikçe ama kesin bir şekilde reddetmelidir. BİLGİ personeli tüm müşterek girişim ortaklarının veya kurum adına faaliyet gösteren üçüncü şahısların da bu tür ödemeler yapmayı reddettiğinden emin olmalıdır. Bu tür uygun olmayan bir ödeme talebi alan BİLGİ personeli durumu hemen BİLGİ Uygunluk Sorumlusu na veya Bilgi Etik Yardım Hattı na raporlamalıdır. Bu İlkeler de belirtilen ölçüleri aşacak şekilde hediye veya başka iş ikramı teklifi alan BİLGİ personeli bunu nazikçe reddetmeli ve Bilgi İlkeleri ni açıklamalıdır. Eğer bir hediyenin reddedilmesi hediyeyi vereni rencide edecekse veya koşullar hediyenin iade edilmesini engelliyorsa, BİLGİ personeli hediyeyi kabul etmeli fakat BİLGİ Uygunluk Sorumlusu nu bilgilendirmelidir. BİLGİ Uygunluk Sorumlusu bu hediyeyi bir hayır kurumuna bağışlama veya geniş bir personel grubu arasında paylaştırma veya çekilişle verme şeklinde bir yol izleyebilir. * Hediyeler ve Promosyon Unsurlarına ilişkin belirlenen 165 TL $75 karşılığı olarak döviz kuru $1 = 2.20 TL kabul edilerek hesaplanmıştır. Bu tutar 2015 yılı ve sonrasında, bir önceki yıl sonunda geçerli olan T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru baz alınarak güncellenir. ** Yemekler ve eğlenceye ilişkin belirlenen 880 TL yıllık üst limit $400 karşılığı olarak döviz kuru $1 = 2.20 TL kabul edilerek hesaplanmıştır. Bu tutar 2015 yılı ve sonrasında, bir önceki yıl sonunda geçerli olan T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru baz alınarak güncellenir. *** Yemekler ve eğlenceye ilişkin belirlenen 220 TL yıllık üst limit $100 karşılığı olarak döviz kuru $1 = 2.20 TL kabul edilerek hesaplanmıştır. Bu tutar 2015 yılı ve sonrasında, bir önceki yıl sonunda geçerli olan T.C. Merkez Bankası döviz alış kuru baz alınarak güncellenir. 6