WEB SİTESİ TASARIMINDA VE YÖNETİMİNDE ETKİLİLİK Türksel KAYA BENSGHİR * GİRİş Bilgi eknmisine geçişin yaşandığı günümüzde internet, mesafe kavramını rtadan kaldırarak insanlığa bir iletişim, dayanışma, paylaşım ve rtak çalışma rtamı getirmektedir. Dünya ölçeğinde her türlü elektrnik nesneye hızlı ve klayerişim sağlayan internet, bir taraftan geliştirilen web, elektrnik psta, gpher gibi araçlarla; bireyler, kurum ve kuruluşlar için yönetim, iletişim, eğitim alanlarında ve devlet-vatandaş ilişkilerini geliştirmede yeni lanaklar sağlarken, diğer taraftan, kuruluşları yönetim ve iş yapma biçimlerini, insan kaynakları yapısını ve görev tanımlarını gözden geçirmeye ve dijital eknmiye uygun yeniden yapılandırmaya zrlamaktadır. İnternet rtamında, bireylere, kamu ve özel kuruluşlara ve sivil tplum örgütlerine ait web sitelerinin sayısı gün geçtikçe artmaktadır. 1997 yılı itibarıyla web sitesine sahip kamu kuruluşları sayısının ABD'de 20S, Kanada'da ı S3, Avusturalya'da 151, Fransa'da 104, İngiltere'de 73 ve Almanya'da ısılduğu görülmektedir. 1 Bugün ise, tüm dünyada 50 milyn 150 bin web sitesi bulunmaktadır. ı Nua internet Survey kayıtlarına göre, A ralık'99 itibarıyla dünya internet kullanıcı sayısı ise, 200 milyna ulaşmıştır..' IDe dün Dr., TODAİE Asistanl. ı Dnald C. Menzel,"www.ethics. gv:issues and Challenges Facing Public Managers", PubIic Administratin Review, VIS8, N.5, Sep.-Oct. 1998, s. 445. 2 BT Haber, Sayı 248,20-26 Aralık 1999. s. 58. 3 http://www.nua.ie/surveys (Aralık. 1999). Amme idaresi Cil132, Sayı 4, Aralık 1999.
1IS Amme idaresi Dergisi yada 2002 yılında internet kullanıcı sayısının, 350 milynu aşacağını tahmin etmektedir. 4 Ülkemizdeki duruma baktığımızda; gerek internet kullanımının gerekse kuruluşlara ait web site sayısının hızla arttığı görülmektedir. İnterp Pazar Araştırma Merkezi'nin 1999 Türkiye İnternet Pazarı Rapruna göre, Türkiye'deki ISS abneleri, ULAKNET ve internet kıraathanelerini içeren tplam internet kullanıcı sayısı 726 bin 435 dir. 2001 yılında ise bu rakamın 2 milyna çıkması tahmin edilmektedir. 5 Öte yandan, ülkemizde tek elden internet alan adı (dmain name) veren ODTÜ kayıtlarına göre, 24 Aralık 1999 itibarıyla, tplam 15 bin 323 alan adı verilmiştir. Bu rakam i çinde kamu kuruluşlarının sayısı (.gv uzantılı) 349; ticari kuruluşlarının sayısı (.cm u zantılı) 12 bin 358 ve vakıfve sivil tplum örgütlerinin(.rg uzantılı) sayısı 743 dür.~ Günümüzde web teknljileri çk hızla gelişmektedir. Bu gelişime paralellarak, web siteleri de kuruluşların önemli bir teknik ve yönetsel altyapısı larak dikkat çekmektedir. Bu altyapı ile, örgüt içi ve dışı iletişim etkililik kazanmakta, yeni iş lanakları dğmakta ve hizmetlerde verimlilik artmaktadır. Web teknljileri, özellikle ticari nitelikteki kuruluşların satış ve dağıtım lanaklarını genişletmektedir. Öyle ki küçük ölçekli işletmeler dahi, çk düşük maliyetlerle küresel pazarlarda ürünler sunarak pazarlama t~ıaliyetlerini gerçekleştirebilmektedir. Kimi kuruluşlar da web üzerinden sipariş ve rezervasyn işlemleri gerçekleştirerek, müşterilere hızlı ve etkin hizmet sunabilmektedir. Web teknljilerinin kuruluşlara sunduğu bu ptansiyelden enyüksek derecede yararlanabilmenin kşulu ise, bu teknljiyi edinme ve yönetmede benimsenecek yaklaşımın hem teknik, hem de yönetsellmak üzere "bütüncül" lmasıdır. Web teknljilerine "bütüncül yaklaşım", bir taraftan yönetsel bir srun larak, izlenecek web plitikasının luşturulması, web ekibinin kurulması, kaynak kullanımı, perfrmans ölçümü ve değerlendirme ve yasal-etik knular üzerinde durmayı; öte yandan, teknik larak, geliştirilecek web sitesini etkili kılabilecek tasarım kuralları üzerinde durmayı gerekli kılmaktadır. Web sitesi tasarımında ve yönetiminde etkililik ancak, kuruluşlarda başta üst düzey yöneticiler lmak üzere, gerek web ekibinin gerek, web içeriği sağlayacak diğer çalışanların web tasarım ve yönetimine bu bütüncül yaklaşım içinde bakmaları ile sağlanabilir. Bu makalede, web sitelerini etkili kılmanın kşulu larak öne sürülen bütünsellik içinde, web tasarımı ve yönetiminde önem verilmesi gereken knular ve web tasarım ve yönetiminde yapılan yanlışlıklar ve çözüm önerileri üzerinde durulmaktadır. WEB SİTESİ NEDİR? Wrd Wide Web (WWW), internet üzerinde dağıtık bulunan bilgiye srunsuz erişim sağlayan ve esnek bilgi yayıncılığı sunan bir bilgi sistemidir. Bu bilgi sistem i, adına "hipermedya" (hypermedia) ya da "üstmedya" denilen gömülü bağlantılar içeren belgelerden luşan bir sistemdir. Gömülü bağlantılar, web belgelerine içerik ve değer kazandırırlar. Bu bağlantılar metin, ses, vide, grafik ve diğer bilgi türlerine erişimi sağlar. 4 htto://w\... w.idcresearch.cın (Aralık, 1999). 5 BT Haber, u.k.,. http://www.dns.rnetlı.cdlı.tr/dll1clll1f.htınl
Web Sitesi Tasarımında ve Yönetiminde Etkililik 119 Öte yandan, her türlü bilginin İnternet üzerinden yayımlanması HTML (Hypertext Markup Language) -ileri Metin İmlerne DiJİ- Standart frmatı ile gerçekleşmektedir. 7 Sözcük dağarcığımıza ldukça yeni giren ve sıkça duyduğumuz web sitesi terimi; Wrld Wide Web prtklleri ve frmatlarını kullanarak kullanıcılara bilgiler, dkümanlar ya da veri tabanıarı sunan bir kleksiynu ifade etmektedir.1! Bu çerçevede Web sitesi, bir idare altındaki URL'ler kümesidir. Tanımda geçen URL (Unifrm Resaurce Lcatrs) kavramı ise özkaynağa erişim için kuııanılacak yöntemi (prtkl), yer aldığı ana bilgisayarın adını ve ylunu tanımlamaktadır. Web sitesi, web sayfalarından luşmaktadır. Web sayfası bir ekranda sunulan kleksiynu ifade eder.t) Web, yaratıcılığa izin veren bir rtam sağlar, kişiselleştirmeye lanak tanır, etkileşimlidir ve geri dönüşümü (feedback) izleme lanağı sağlar. Bu nitelikleri ile web siteleri, kuruluşların iletişim, halkla ilişkiler, tanıtım, pazarlama ve satış, gibi iki yönlü etkileşim gerektiren işlevlerinde yaygın kubanılan psta, telefn vb. gibi geleneksel araçların yerini almaya aday görünmektedir. WEB TASARIMI Web tasarımı, genel anlamda, teknik lanakları en uygun şekilde kullanarak İnternet ü zerinde luşturulacak bir iletişim rtamının düzenlenmesidir. Web tasarımına gitmeden önce, aşağıda sıralanan işlerin yapılması gerekir: Ulaşılacak hedeflerin belirlenmesi Hedef kitlenin tanımlanması Temel amaçların rtaya knması Sitede yer verilecek bilgi içeriğinin tam larak tespit edilmesi Web tasarımının en temel kşulu, bu site ile ulaşılmak istenen hedeflerin açık ve net larak rtaya knmasıdır.'u Bu kşul yerine getirilmediğinde sitenin uzun sluklu hizmet sunabilmesi ve kullanıcılar tarafından sıkça aranan bir site lması düşünülemez. Öte yandan, hedef ve amaçların rtaya knması ile web'in hizmet edeceği hedef kitlenin kimler lacağı ve bunlara hangi içerikte bilgiler sunulacağı da açıklığa kavuşur. İster kamu, ister özel kesim kuruluşu için lsun, web siteleri yluyla ulaşabilecekleri hedefler ve amaçlara örnek larak şunlar verilebilir: Kuruluşun diğer medya araçları ile yürüttükleri reklam, pazarlama ve halkla i lişkiler gibi işlevlerini etkili kılmak. Elektrnik ticaretin lanaklarından yararlanmak. Müşterilere kısa süre içinde en sn ürünleri (mal/hizmet/bilgi vb) sunmak Reklam ve tanıtım maliyetlerini düşürmek 7 Terrana ve Margaret Isaaes, İnternet KullanıcıslOm Ağ Erişim Rehberi, TUBİTAK. ULAKBiM, Ankara, 1999, s. 38. i! Bu tanım, The Wrld Wide Web Federal Cnsrsilim taratından da benil11senmektedir. ii Mustafa AkgUI, Internet Sunucu Araçları ve Yönetimi, Inet-tr'99, Kasım 1999. s. LO. LU Jhn McCy (Ed.), Mastering Web Design, San Fransisc, Sybex, 1996, s. 14.
ı 20 Amme İdaresi Dergisi Hizmet sunulan kitle ile etkileşimli bir iletişim rtamı sağlamak üzere bir veri tabanı geliştirmek Hizmet sunulan kitlelere yönelik geri-besleme niteliğinde araştırmalar yapmak ve elde edilen bulgular ışığında yeni iş lanakları yaratmak. Hizmet sunulan pazarı ulusal-uluslararası byutlarda genişletrnek ve pazara derinliğine nüfuz etmek. Müşterilere sunulan teknik hizmetlerin maliyetlerini düşürmek. Müşterilere sunulan mal ve hizmetlere ilişkin kuııanım kılavuzu niteliğindeki öneri bilgileri sunmak. Web sitesi tasarımında izlenecek adımları şöyle özetleyebiliriz: 1l Kavramsal Tasarım: Teknik yönü ağır basan, yaratıcılık gerektiren ve mevcut iş süreçlerini gözden geçirmeye zrlayan bu aşama ldukça önemlidir. Büyük byutlarda zaman ve para harcamayı gerektiren kavramsal tasarımda, ulaşılacak hedefler ve öncelikler üzerinde durulur. Sitenin neler içereceği belirlenir ve yapısı tasarlanır. Teknik Tasarım: Bu aşamada kimin neyi, ne zaman ve nasıl yapacağını planlamak ü zere teknik detaylar belirlenir. İçerik Üretimi: Metin, ses, görüntü vb. gibi çeşitli biçimlerde lan mevcut içerik web frmatlarına çevrilir. Grafik tasarımcıları, yazarlar ve editörlerin katkılarıyla yeni içerikler üretilir. İçerik ve Yazılımlarm Bütünleşmesi: Web'de yer verilecek tüm içerikler web sayfalarına aktarılır. Web geliştiriciler ve prgramcılar birlikte geliştirdikleri nline srgu bankası ile web sitesine etkileşimli bir nitelik kazandırır. Test ve Kalite Kntrl: Teknik altyapı ve içerik test edilerek dnanım, yazılım, darbğazıarı giderilir. Tüm web ekibinin katkısını gerektiren bu aşamada içerik üzerinde gramer ve yazım hataları denetlenir; kullanıcıların s~falara klay erişip erişemedikleri test edilir. Açılış ve Tanıtım: Bu aşamaya kadar sn halini alan site, kullanıcıların hizmetine sunulur. Ancak, daha geniş kitleye ulaşabilmek için gerek internet üzerinden gerekse geleneksel medya araçları ile siteyi tanıtıcı faaliyetlerin yapılması gerekir. Bu faaliyetlerin sürdürülmesine kurumların pazarlama birimlerinin katkılarının yanı sıra, halkla ilişkiler birimlerinin de katılmaları önemlidir. İçerik ve Teknljik Bakım: Sitenin içerik ve teknljik bakımının yapılması, sitenin güncelliğini, etkililiğini ve sürekliliğini sağlar. Bu aşamada sürekli larak içerik güncellenir ve dğruluğu denetlenir. ii Bill Sweetman, "WebSite Strategies", Internet Wrld Magazine, Vl. 8. NO.3. March, 1997, s. 2A.
Web Sitesi Tasarımında ve Yönetiminde Etkililik 121 Kullanımın İzlenmesi: Ziyaretçi bilgileri ve kullanım istatistiklerinden elde edilen bulgular ışığında, sitede var lan srun alanları tespit edilir ve gerekli düzeltmelere gidilir. Bu amaçla kuııanımın izlenmesinde detaylı istatistiksel bilgileri tplayan ve analiz eden yazılımlardan yararlanılabilir. Web tasarımında yapılan işleri, içerik düzenlenme, kimlik luşturma ve etkileşim düzenleme lmak üzere üç başlık altında özetleyebiliriz. n İçerik düzenlemede, sitede yer verilmesi...e karar verilen bilgilerin düzenlenmesi, hazırlanması, dizin yapısının (link çatısının) kurulması ve yazılması işleri yapılır. Bu aşamada kullanıcıların bu bilgilere klayerişimlerini sağlayacak eylem planları geliştirilir ve tasarıma yansıtılır. Hedef, kulanıcılara gereksinim duyabilecekleri içeriklere aşırı bilgi yüklemeden ve dlaşırnda kısır döngü (kas) yaratmadan ulaşabilmelerini sağlatmaktır. Sitede kurumsal kimlik düzenlemesine gidildiğinde ise, web sitesinin kurumun dışa a çılan en önemli bir penceresi lduğu göz önüne alınarak, ldukça dikkatli, titiz bir çalışma ile hazırlanan yapı, temel misyn, işlevler ve tanıtıcı diğer bilgiler özlü larak yansıtılır ve gerekli güncellemeler zamanında yapılır. Bu aşamada yapılacak en küçük hata, kurumun imajını telafi edilmesi zr biçimde zedeler. Etkileşim düzenlernede ise, hazırlanan içeriklere kullanıcıların hızlı, klay erişebilmelerine ve anlayabilmelerine yönelik önlemlere yer verilir. Web tasarımında bir başka önemli knu da web içeriğinde bütünlüğün sağlanmasıdır. Web içeriğinde bütünlük. web'in kullanıcılara gereksinim duydukları bilgiyi, bilginin kaynağı nerede. na~ll. hangi biçimde lursa lsun. srunsuz sunabilmesine zemin hazırlar. Bu özellıği ıle web. kuııanıcılara gereksinim duyduklan bilgileri ayrı ayrı bilgi kaynaklarına ba)vurınalarını rtadan kaldırarak, bir adresten ulaşmalarına lanak tanır. İçerikte bütünlük sağlamak için de web tasarımına giderken, web'de yer verilen başlıklarda. anahtar kelimelerde ve kleksiynlarda linkler kurmaya özen gösterilir. Ll Ancak, çğunlukla içerik bütünlüğünü sağlamak klay bir iş değildir. Piyasada, bu amaçla geliştirilmiş içerikleri bütünleştiren yazılımlar bulmak lanaklıdır. Web sitesi tasarımında tüm bu özeııiklerin yanı sıra. sitenin hizmetlerini sunacağı kurumun temel misynunun da dikkate alınması ger~kir. Örneğin bir eğitim kurumu için hazırlanacak web tasarımı, bir seyahat acentası için hazırlanacak lan tasarımdan farklıdır. Bir Eğitim Kurumu İçin Web Tasarımı Nasıl Olmahdır? Bir eğitim kurumu, web sitesinde sunmak istediği bilgileri mevcut araç, gereç ve dnanımları ile hizmet vermeyi amaçladığı hedef kitlenin özelliklerine göre tasarlamalıdır. Kurum, web sitesinde eğitim, öğretim, öğrenim ya da başvuru (referans) kaynaklı bir hizmet sunmayı amaçlıyrsa, ancak, bu farklı amaçların özelliklerine uygun tasarımlar geliştirdiğinde, hedeflerine daha çabuk ve etkili ulaşabilir. ıı Önder GÜrkan. "Web Tasarımında Tasarım", Iınp:/lincHı-l,n.ıneıu.cdu.tr/hildirilerhasarim.httı1. (Kasım. 1997). il Jukb Nielsen. "Cntent Integratian". hup:l!i"vww.llst it.nlııı/ulcrıbm:!l)t)0627.lıııııl (Ekim, 199\)).
122 Amme İdaresi Dergisi Bu bağlamda, eğitim faaliyetleri gerçekleştirmek amacını taşıyan bir web sitesi tasarımı, ldukça basit yapılı; verilmek istenen mesajların net yansıtıldığı ve hedeflerden uzaklaşmaya neden lacak bağlantıların (link) yer almadığı bir tarzda yapılmalıdır. Bu siteden eğitim alacakların aynı bilgileri görmelerini sağlamak için ileri ve geri seçenekleri akılcı kullanılmalıdır. Bu türdeki web sayfasında turumların ne kadar süreceği belirtilmelidir. Öğretim amacıyla web sitesi geliştirildiğinde, eğitim amacıyla geliştirilen web sitesinden farklı larak knuların daha derin işlenmesi ön planda lmalıdır. Bu nedenle web'de sunulan bilgilerin knuyla ilgili çeşitli bağlantılarla (Iink) desteklenmesi etkili Iiği artırır. Akademik amaçlı web sites.i tasarlamasında, daha farklı nitelikler ön planda tutulmalıdır. Her şeyden önce akademik amaçlı hazırlanacak sitenin hedef kitlesi kendi kendine öğrenen ldukça eğitimli kişilerdir. Bu özellik nedeniyle sitede sunulacak bilgiler esnek, etkileşimli ve dğrusallmayan bir yapıda sunulmalıdır. Tasarım hızlı erişime lanak sağlamalıdır. Sitede sunulan bilgilere açılım sağlamak üzere, bağlantılar eklenmelidir. İlgi alanları, farklı, zaman baskısı içinde lan akademik kuyucuları ilgi alanlarına hemen yönlendirebilmek için sitede dizinlere, içindekiler sayfasına, grafiklere yer verilmelidir. Siteden çıktı alma işlemi klaylaştırılmalıdır. Web sitesi referans amaçlı tasarlanmak istendiğinde ise, en iyi tasarım şekli içeriği ve menü yapısı hızlı erişime, yükleme ve klay çıktı alma lanağı sağlayan yapıda lmasıdır. Bu tür tasarımda erişim klaylığı sağlamak için grafikler az sayıda ve minimal byutlarda tutulmalıdır. Tasarımda sunulan bilgiler dizinli lmalıdır. WEB YÖNETİMi Web yönetimi, yukarıda ayrıntılı incelenen web tasarımını etki.li kılabilecek rtamın luşturulmasına katkıda bulunmak üzere, bir web plitikasının belirlenmesinden, dış kaynak kullanıma, web tasarım ve yönetim işini sahiplenecek bir web ekibinin luşturulmasına, site ile gündeme gelebilecek güvenlik, yasal ve etik knuların açıklığa kavuşturulmasına ve nihayet geri-bildirim sağlamak üzere sitenin perfrmans ölçümünün yapılmasına ve değerlendirilmesine kadar uzanan işleri içerir. Nasıl Bir Web Plitikası? Web sitesi açan kuruluşların, bu site ile ulaşmak istedikleri hedeflere bir çerçeve getirmek üzere izleyebilecekleri bir web plitikası luşturmaları beklenir. Ancak, kururnca kabul edilebilir bir web plitikası geliştirmek klay bir iş değildir. Böyle bir plitikanın frmüle edilmesinde web sitesinden ne beklendiğini ve hangi hizmetleri yerine getireceğini, gerekli dnanım, yazılım ve insangücünün nasıl sağlanacağının üzerinde durulur. Örneğin bir web sitesinden beklentilere ilişkin plitika geliştirmeye aşağıda örnek larak sunulan srulara verilen yanıtlar yardımcı labilir: Site, kuyuculara nitelikli bilgilere erişme klaylığı sağlamayı mı hedefliyr? Site, kurum persneline multimedya basım deneyimleri kazandırmayı mı hedefliyr?
Web Sitesi Tasarımında ve Yönetiminde Etkililil~ 123 Site, araştırmacılara bir test yapma zemini mi sağlıyr? Kurum perspektifinden bakıldığında, site ile ulaşılmak istenen hedefler açık ve net larak rtaya knmalıdır. Bu nktada ldukça genel ve muğlak lan hedeflerden kaçınmalıdır. Nitekim web plitikasına böyle yaklaşıldığında açık ve net larak rtaya knan hedefler lmadığında web yönetiminde önemli geribesleme sağlayacak değerlendirmeler de yapılamaz. Geliştirilecek web plitikasının, kurumun genel bilgi teknljileri ve internet plitikalarıyla uyumu da üzerinde önemle durulması gereken bir knudur. Dış Kaynak Kullanımı Web prjelerinde, internet iş mdellerinin luşturulması, müşterilere nline ü rün/hizmet/bilgi sunma, web sitesinin bilgi mimarisini luşturma, sitenin tamamına hizmet verecek şekilde tarama mekanizmaları geliştirme ve siteyi kullananlarla site tasarımcıları arasında karşılıklı geribesleme sağlayıcı rtamlar yaratma gibi daha çk teknik nitelikli işlerin yürütülmesinde dnanım, yazılım, deneyim ve uzman insangücüne gereksinim duyulmaktadır. Dnanım ve yazılımların temin edilmesi için gerekli finansal kaynaklar bir tarafa, bu işleri yürütebilecek teknik bilgi ve beceriye sahip insangücü bulmak ve bunları sürekli istihdam etmek, çğu zaman güç lmaktadır. Özeııikle, genellarak ücretlerin düşük lduğu ülkemiz kamu kuruluşlarının bu nitelikteki persneli sürekli istihdam etmesi lanaksız görünmektedir. Bu kısıtlılıklar göz önüne alındığında, kuruluşlar web prjelerinde kimi teknik özellikteki işler için dış kaynak kuııanımına gidilebilmektedirler. Ancak, web prjelerinde dış kaynak kullanımı knusu, üzerinde önemle durulması gereken bir knu lduğu unutulmamalıdır. Web tasarımında dış kaynak kuııanımına uygun labilecek işler arasında; grafik çizme, çk dilde çeviri yapma, web prgramları geliştirme, server yönetme ve kullanım analizleri yapma sayllabilir}4 Web'in etkili lmasında önemli katkı sağlayan grafikler, görsel tasarım yeteneği güçlü lan uzmanlar eliyle geliştirildiğinde, web içeriğini daha fazla zenginleştirebilmektedir. Öte yandan, dünyaya hizmet vermek üzere hazırlanan web'lerin farklı dillerde geliştirilmesi de prfesynel çevirmenlere gereksinimi artırmaktadır. Web sitesi tasarımının kuruluş içinde mi gerçekleştirileceği ya da dış kaynak mı kullanılacağına ilişkin karar, aşağıda sıralanan srulara verilecek yanıtlar çerçevesinde alınabilir. Kurumda web tasarımını üstlenebilecek teknik bilgi ve deneyiine sahip uzman persnel var mı? Kurumun mevcut teknljik alt yapısı web tasarımı ve yönetimi için yeterli mi? 14 Jakb Nielsen, "Shuld Yu Outsurce Web Design?", http:!h,vw\v.1i.~l'il.l'ın/alcrıbx/9i\o()2g.11iıııl. (lune, 1998).
124 Amme İdaresi Dergisi Web sitesini içerik larak besleyebilecek bilgi-beceri-birikimine sahip uzman persnel var mı? Web tasarımına ayrılabilecek finansal kaynaklar yeterli düzeyde mi? Tasarımın kurum içinde gerçekleştirilmesi öngörüldüğünde şu nktalar önem kazanmaktadır. Kurumun web tasarım ve yönetimine katkıda bulunabilecek bir web ekibi luşturabilme şansı nedir? Bu ekipte deneyimli bir web prje yöneticisi, internet stratejisti, web editörü, grafik tasarımcısı, HTML, CGl/JavaJActiveXprgramcısı, yabancı dil uzmanı istihdam edebiliyr mu? İnternet web dnanım alt yapısı yeterli mi? Eğer tüm bu srulara tatmin edici yanıtlar verilemiyr ise, bu kuruluş için web prjesinde dış alıma gitmek iyi bir seçenek labilir. Web prjesinde dış kaynak kuııanım yluna gıdildiğinde ise şu srular üzerinde durulmalıdır: Dış alıma karar verdiğiniz firmalar kuruluşunuzu ne derece tanıyrlar? Kuruluşunuz hedef ve amaçları hakkında ne kadar bilgi sahibiler? Bu kuruluşlar, kuruluşunuzun kimliğini/misynunu web tasarımına ne derece aktarabilecekler? Web sitesinin tanıtımı ve halkla ilişkiler hizmetlerini geliştirmede neler yapabilirler? Geliştirecekleri web sitesinin etkili labilmesi için web tasarım sürecinde hangi yöntemleri izleyecekler? Kullanacakları yazılımlar neler? Prgramları geliştirecekler mi? Yksa hazır prgram kdları mı kullanacaklar? İnternet dnanım alt yapıları ne düzeyde? Teknlj ik gelişmelere göre yenilenme düzeyleri ne? Kendi web siteleri ne durumda? Erişim hızı, tasarım etkililiği yeterli düzeyde mi? Kurum ne kadar süre ile dış kaynak kullanımına gidecek? Kuruluşların dış kaynak kullanımının getireceği yararlar ile maliyeti iyi dengelemeleri gerekir. Maliyet lgusu içinde örgütsel öğrenmede kaybedilecek zamanı da düşünmek gerekir. Nitekim dış kaynak kullanımında ldukça düşük düzeylerde örgütsel öğrenme gerçekleşmektedir. Web sitesinin dış kaynak kullanmak yerine kurum içinde gerçekleştirilmesine karar verildiğinde, web teknljilerinin yönetiminden etkili tasarımına ve perfrmans ölçümünün yapılmasına kadar web yönetimini ilgilendiren tüm knularda rl alacak bir web e kibinin luşturulması, web prjesinin başarılı sürmesi için ön kşullmaktadır.
Web Sitesi Tasarımında ve Yönetiminde Etkililik 125 Web Ekibi Kimlerden Oluşmahdır? Web ekibinde rl alması beklenen görevlilerin kimler labileceğinin yanıtı, web yönetiminde yürütülen işlere daha yakından bakıldığında klaylıkla bulunabilir. Web prjelerinde, dnanım byutunda web server' in kurulması, yazılımların yüklenmesi ve bakımıarın yapılması gibi teknik işlerin yürütülmesi kadar, kurumun internet ve web plitikalarının luşturulması ve buna ilişkin kararların alınması~ web içeriklerinin belirlenmesi; html frmatlarının hazırlanması yani web prgramlarının yazılması; luşturulan web sayfalarının güncellenmesi ve edit işlerinin yapılması söz knusu labilmektedir. Bu bağlamda, web ekibinde, internet stratejisti; internet teknljileri yöneticisi, web yöneticisi (webmaster), web tasarımcısı, web editörü, web içerik yöneticisi ve web içerik sağlayıcılarından luşan kadrlara yer verilebilir. Elbette ki, bu kadrlardan hangilerinden ve ne sayıda lacağı kurumun büyüklüğüne, hedeflenen web sitesinin niteliğine bağlıdır. İnternet Stratejisti: Kurumun internet kullanımına ilişkin tüm knularda plitikalar geliştirir; uygulamada rtaya çıkan srunlara üst yönetimin desteği ile çözümler üretir. İnternet stratejisti aynı zamanda kurumun ulusal bilgi eknmisine katkı sağlayabileceği alanların tespit edilmesine ve bu alanlardaki fırsatların değerlendirilmesine yönelik çalışmaları yürütür. İnternet stratejisti kurumu geleceğe hazırlamakla srumludur. Bu a maçla stratejiler geliştirir, uygular ve yönetir. Günümüzde gün geçtikçe gelişen ve örgütler için giderek vazgeçilmez bir araç knumuna gelen internet'in örgütlerle bütünleşmesi misyrunu üstlenen teknik ekibin içinde internet stratejistinin önemi giderek artmaktadır. Öyle ki bu alandaki yazında, web ekibinde, "webmaster'in "yerine "internet stratejisti"nin bulunmasının ve "webmasterılların kendilerini "internet stratejisti" larak görmelerinin daha uygun lacağı görüşünü savunanlara rastlanmaktadır. 15 İnternet Teknljileri Yöneticisi: Genellarak kurumun internete açılması için gerekli dnanım, yazılım, eğitim gibi knularda altyapıyı luşturma ve idame ettirmeye yönelik çalışmalar yapar. Web Yöneticisi: "Webmaster" larak da adlandırılan web yöneticisi. web sitesinin luşturulması, güncellenmesi ve etkili larak hizmet sürmesi için gerekli işlerin yönetilmesinden srumludur. Web yöneticisinin temel işlevlerini şöyle özetleyebiliriz: Web sitesinin sürekli geliştirilmesi ve iyileştirilmesi çalışmalarını yönetme. Web prgram üretimini (html kdlarının üretimi vb.) yönetme. Kurumun internet/intranet knusunda internet/intranet ya da bilgi teknljileri yöneticileriyle görüş alış-verişinde bulunma. 15 Jhn. S. Rhdes:'Say Gdbye t "Webmaster". Say Hell t "Internet Strategist", Webwrld. 8.Feb.1999.
126 Amme idaresi Dergisi Sitede yer verilecek bağlantıların (hyperlink) yapılandırılması çalışmasını yürütme.l(ı İçerik sağlayıcıların web uygulamaları ve mevcut dökümanları html frmatına aktarmaları knularında eğitim faliyetlerini planlama ve gerçekleştirme. Teknljik gelişmeleri sürekli izleyerek bunların web sitesine yansıtılması knusunda çalışmalar yapma. Web Tasarımcısı: Web içeriğinin düzenlenmesine çerçeve luşturacak prgramlar üretir. Web tasarımcısının algritma geliştirme ve prgramlama teknik bilgi birikiminin yanı sıra, görsel iletişim kavramları knusunda dnanımlı lması; temel tasarım prensiplerini, frm renk ilişkilerini, tipgrafi kurallarını bilmesi; tüm tasarım ve sanat alanlarında bilgili, birikimi i lması ve bu birikimini tasarıma yansıtması beklenir. Web Editörü: Web sitesinde sunulmak üzere hazırlanan web sayfasındaki bilgileri dilbilgisi kntlünden geçirerek gerekli düzeltmeleri yapar; site bilgilerinin güncelliğini izler ve krur; sunulan bilgilerin mevcut yasa ve düzenlemelere uygunluğunu denetler. İçerik Yöneticisi: Web sitelerinde yer alacak bilgilerin web frmatlarında üretilmesine ilişkin işleri yönetir. Birimlerde içerik katkısı sağlayacak persnele mevcut dkümanları web frmatına aktarma knusunda eğitimler verir ve web içerik sağlayıcısı larak yetişen persnel arasında eşgüdümü sağlar. İçerik Sağlayıcılar: Kurumun her biriminden seçilerek, web içerik sağlayıcısı larak yetiştirilen görevlilerdir. Temel işleri, sitede yer verilecek bilgildkümanları weh frmatlarına aktarmaktır. Ülkemiz kamu kuruluşlarının çğunda web prjelerinde henüz bu kdrlardan luşan ve web knusunda yetişmiş prfesynel bir web ekibi luşturmadıkları; web tasarım ve yönetiminin yalnızca bilgi işlem merkezi persnelince yürütüldünü gözlemlemekteyiz. Bu durum, her ne kadar kurumlarda bu tür ekihi kurmada yeterli teknik persnel bulmanın güçlüğü ile açıklanabilse de, bu snucun, daha çk, kurum üst düzey yetkililerinin ve hatta bilişim persnelinin web yönetimine, teknik ve yönetsel bir bakışla bütüncül yaklaşmamalarının bir uzantısı lduğunu söyleyebiliriz. Nitekim, genellikle bu kuruluşlarda teknik bir bakışla web sitesi işinin kurumun BİM ekibinin işi lduğu düşünülmekte; bu makalede dikkat çekilen bütüncül yaklaşımın bir diğer ayağı lan yönetsel bakışın göz ardı edildiği gözlemlenmektedir. Yasal ve Etik Knular Kurumsal web sitelerinin luşturulmasında sitede sunulan içerikleri n yasal ve etik nrmlara uygunluğunun sağlanması, üzerinde durulması gereken önemli bir lgudur. Bu bağlamda, kurumların aşağıda sıralanan srulara uygun yanıtlar bulması beklenir. Kurum web sitesi ile sunulan hizmetler mevcut yasaların çizdiği çerçevede ne derece yasaldır? ii> Bilgi için bkz. htt[?:/iwww...:i.cın/frım/c:ınxrs!jb.lıtml.
Web Sitesi Tasarımında ve Yönetiminde Etkililik 127 Bu hizmetlerin içeriği ile ilgili larak yasalar karşısında kim srumludur? Düşünce özgürlüğü ile web içeriğinin denetlenmesi lguları nasıl bağdaştırılabilir? Her ne kadar bu srulara yanıtları, üst düzey yöneticilerin ve web ekibinde yer alan internet stratejistinin vermesi beklense de knunun içeriği itibariyle, bu srulara yanıt verebilecekler arasında hukukçular ve filzfları da sayabiliriz. Web yönetiminde yasal ve etik çerçevede üzerinde durulması gereken knular arasında başta ssyal srumluluk lmak üzere, prngrafi, telif ve patent hakkı, kişisel bilgilerin gizliliği,17 bilgiye eşit erişim hakkı ve sitelerde yer verilen reklamlar karşılığı spnsr e dinmeyi sayabiliriz. Bu knularla ilgili larak, internetin yğun kuııanıldığı ülkelerde yeni yasal düzenlemelere gidildiği görülmektedir. Örneğin, ABD'de Fedaral web site yöneticilerinin kişisel bilgilerin gizliliğine yönelik uymakla yükümlü ldukları ilkelere ilişkin bir muhtıra (Memrandum fr Chief Infrmatin Officers and Federal Webmasters) bulunmaktadır. Bu muhtıra da şu ilkelere yer verilmiştir. lx I. Web sitelerinde vatandaşların kişisel bilgilerinin gizliliğine üst düzeyde önem verilecektir. 2. Gizliliği dğrudan etkileyen web teknljilerindeki yeni gelişmelere ayak uydurulacaktır. 3. Kamu, internetten sağlanan kişisel bilgilerin gizliliği ile ilgili larak bilgilendirilecektir. 4. Kişisel bilgiler ancak gizlilik bildirgesine uyularak kullanılabilecektir. 5. Metin, grafik, ses, görüntüden luşan tüm belgelerde de gizlilik prensibine uyulacaktır. 6. Bilgi Edinme Özgürlüğü Yasası ve 1974 (Freedm f Infrmatin Act (FAO) Kişisel Bilgilerin Gizliliği Yasası (Privacy Act f 1974) arasında denge kurulacaktır. 7. Sistem yöneticileri tarafından erişilen bilgilerde de gizlilik ilkelerine uyulacaktır. 8. Kamu kuruluşlarının kişisel bilgilerin gizliliği knusunda görevlendirdikleri hukukçuları da, internet ve web uygulamaları ile ilgili kararlara katılacaklardır. Ülkemizde de bu knulara düzenleme getirmek üzere yeni yasalar hazırlanmaktadır. Bunlara örnek larak, henüz TBMM'de görüşülmekte lan Bilgi Güvenliği Yasa Tasarı Sı19 ve Bilgi Edinme Hakkı Yasa l taslağı verilebilir. 17 Burada söz edilen gizlilik, kişisel bilgilerin elde edilmesi. kullanılması ve yayımının snuçlarıyla ilgilidir. IK Jan C.Steyaert, "Memrandum fr Chief Infrmatin Officers and Federal Webmasters", http://www.itplicv.gsa.gv/ırıke/fedwebm/privucv.hıl1l. 1'1 Bu yasa taslağı ile ilgili geniş bilgi, BT Haber. 15-21 Kasıııı 1999. Sayı 243. s. 1-3'den alınabilir. 20 İdari Usul ve Bilgi Edinme Hakkı Kanunu.. http://basbakanlik.gv.tr/gencl crcvekal1unlarlidariusul!/idariusul.hı illi.
l2r Amme İdaresi Dergisi Perfrmans Ölçümü ve Değerlendirme Örgütlerde bilgi, hizmet/ürün sunma aracı larak yaygın kullanım alanı bulan web teknlj ilerinin beklenen faydaları saglayabilmesi için, belli bir prgram çerçevesinde perfrmans ölçümleri..in yapılmasını ve değerlendirilmelerini gerektirmektedir. Özellikle, websitesi açarak halka hedefledikleri hizmetleri web aracılığı ile daha hızlı ve etkili sunan kamu kuruluşları bu ölçüm y'.e değerlendirme ile kamuya sunulan hizmetlerin etkililiğini gözden geçirebilme ve devlet-vatandaş ilişkilerini güçlendirme lanağı elde etmektedirler. Web sitesinin perfrmans ölçümünde, genellarak sitenin niteliği ve kullanışlılığı üzerinde durulur. Bu bağlamda, öncelikle sitenin etkili labilmesi için taşıması gerekli nitelikler tanımlanır; sitenin kurumun genel misynu ile uyumlu içerikteki hizmetleri sunmasını değerlendirmede kuııanılacak nesnel ölçütler geliştirilir ve bu ölçütlerin genel geçerliliği ve uygulanabilirliği test edilerek gerekli düzeltmeler yapılır. Kuruluşlar web sitelerinin perfrmans ölçümüne gitmeden önce, planlama aşamasında aşağıdaki srulara yanıtlar bulmaya çalıştıklarında daha başarılı ölçümler yapabilmektedir. 21 Sitenin hedef kitlesi kimlerden luşmaktadır? Perfrmans değerlendirmede tam larak ne, niçin ölçülecektir? Perfrmans ölçümünün maliyeti ne lacak ve ne kadar zaman alacaktır? Perfrmans ölçümüne kimler katılacaktır? (Web ekibi elemanları, kurum içi ya da kurum dışı kullanıcılar vb gibi) Perfrmans ölçümünde şu knular üzerinde durulmalı<;llr: 22 İçerik (sunulan bilgiler ne ölçüde kapsamlıdır?) Güncellik (bilgilerin yayınlanma ve web'de sunulma tarih ve zamanı, web sayfalarının güncellenme sıklığı) Kullanıcının tatmin düzeyi, (web hizmetlerinden kullanıcılar ne ölçüde yarar lanabiliyrlar?) Etkililik (site kurum hedeflerini ne ölçüde karşılıyabiliyr?) Verimlilik (web hizmetlerine yapılan harcamalar ve harcanan zamana karşın elde edilen getiriler yeterli mi?) Kişisel bilgilerin gizliliği, bilgi güvenliği, bilgilenme özgürlüğü gibi yasalara uygunluk. Web sitelerinin perfrmans ölçümü kadar çeşitli kriterler bazında değerlendirilmesi de web tasarım ve yönetiminde etkililiğe ulaşmak için gereklidir. Değerlendirme site daklı, kullanıcı daklı, tasarım daklı ve geliştirme daklı lmak üzere çeşitli şekillerde 21 Charles R.MeClure, "Perfrmans Measures Fr Federal Ageney Web Site", hrtp:l/www.i::.ıweb-svledu. 22 a.k.
Web Sitesi Tasarımında ve Yönetiminde Etkililik 129 yapılabilmektedir. Örneğin site daklı değerlendirmede kullanılabilecek smut kriterler arasında, şunları sayabiliriz: 2. ı Sunulan bilgiler ne derece dğru? Sayfaları yazan kim? Yazarla iletişim kurulabilir mi? Dkümanın amacı ne, neden üretilmiş? Yazar bu dkümanı yazmada ne kadar yetkili? Dkümanda yer alan bilgiler ne derece dğru ve güvenilir? Dkümanı kim yayınlamış? Webmaster mı? Yksa bir başkası mı? Sitede sunulan bilgiler ne ölçüde nesnel ve detaylı? Sitede sunulan bilgiler neyi amaçlamaktadır? Sitede sunulan bilgiler ne ölçüde güncel? Ne zaman güncellenmiş? Dkümanda yer verilen bağlantılar (linkler) güncelmi? Sitenin kapsamı ne? Sitede sunulan dkümanlara erişmek için yazılımlara gereksinim var mı? Dkümanlarafbilgiye erişim ücretli m i? Henüz emekleme safhasında bulunan ülkemiz kamu kuruluşlarına ait web sitelerinde hala tasarım çalışmaları devam ettiği için, bu türlü, bir perfrmans ölçümü ve değerle n dinne çalışmalarının pek yapılmadığı gözlenmektedir. Günümüzde web dnanım ve yazılım teknljileri alanında yaşanan hızlı gelişmeler, web yönetimini de giderek daha etkili kılmakta ve web yöneticilerine büyük klaylıklar sağlamaktadır. Önceleri zr, hatta yapılması lanaksız lan kimi işler bu yazılımlarla daha klay, hızlı ve ucuza yapılabilmektedir. Örneğin, web kalite kntrl yazılımları, web sitesindeki kırık linkleri görme, sitede yer alan en büyük ve en yavaş sayfaları tespit etme lanağı sağlamaktadır. Web lg analiz yazılımları ile bağlantıların yüklenme zamanları klaylıkla tespit edilebilmekte ve siteyi ziyaret edenler hakkında "kim, ne zaman, nerede ve nasıl" srularına yanıtlar verebilmektedir. Web güvenlik yazılımları ile web sunucularındaki güvenlik gedikleri klaylıkla tespit edilebilmektedir. Ancak, web teknljisindeki hızlı gelişmelere rağmen, uygulamada weh üretim ve yönetiminde insan kaynaklı teknik ve yönetsel yanlışlıklar yapılmaktadır. WEB TASARıM VE YÖNETİMİNDE NE TÜR YANLıŞLIKLAR YAPıLMAKTADıR? BU YANLıŞLIKLAR NASIL GİDERİLEBİLİR?2~ Uygulamada web tasarım ve yönetiminde başta web plitikası ykluğu lmak üzere web'in etkiliğini azaltan pek çk yanlışlığa rastlanmaktadır. Web Plitikası Ykluğu Uygulamada özellikle ülkemizde, kurumsal web sitelerinin çğunlukla, yöneticilerin isteği ile bir plitika geliştirilmeden kimi ihtiyaçlara yanıt vermek üzere (tanıtım, bilgi 23 Michael Engle, hıt[2://www.library.cmdj.cjuikıııd/wcbnal lhııııl. 2~ Jakb Nielsen, 'Tp Ten Mistakes in Web Design"', hıtp:/!i\ \\ \\.lisı~il."()llı/:ıkıb{):\/l)(ı1!5jıillıl. (May 1<)<)6).
130 Amme idaresi Vergisi lendirme vb.) sunulduğu dikkat çekmektedir. Oysa, her web sitesinin ulaşmak istediği hedefler, geliştirilen web plitikası içinde smutlaşır. Eğer bir sitenin önceden öngürülmüş bir plitikası yk ise gelişmesi ve kuyucuların beklentilerini karşılayacak dyuruculukta lması düşünülemez. Bu nedenle web sayfası açmadan önce bu siteden beklentilerin tüm kurum yetkililerinin katılımıyla belirlenmesi ve bunlar ışığında bir web plitikasının luşturulmasına önem verilmelidir. Web Sitesini Örgüt ŞemasıDa Göre Düzenlemek Web sitesinde yer verilecek bilgilerin kurumun örgüt şemasına uygun larak düzenlenmesi kurum için uygun görünse de, web kuyucuları için kullanışlı lmayabilir. Bu nedenle ptansiyelkuyucu kitlesinin bu siteyi neden kullanmak istcdiklerigereksinimleri-göz önüne alınarak tasarlanan sitdcr, daha iyi hizmet sunabilmektedir. Web Bakımı İçin Bütçe Ayırmama Web sitesi açan kurumlar en ai bu siteyi luşturmak için duydukları finansal kaynaklar ranında da sitenin güncelliğini krumak ve geliştirmek üzere bakımını sağlamak için de kaynak ayırmak zrundadırlar. Bu yapılmadığında eskiyen sayfalar ve bağlantısı ölen linklerden luşan bir site ile karşı karşıya kalınacağı için, na kadar yapılan harcamalar bşa çıkacaktır. Bu duruma düşmernek için, kurumlar finansal desteği yalnızca siteyi kurmaya değil aynı randa bakım faaliyetleri için de sağlamak durumundadırlar. Karmaşık URL Adresleri Kullanıcılar zaman zaman web site adreslerini yazmak durumunda kalmaktadır. Bu nedenle özel işaretler ve çk sayıda harften luşan karmaşık adreslerin yazımı kullanıcıları zrlamaktadır. Hata yapma lasılığını azaltmak ve kullanicıları sıkmamak için adresler labildiğince yalın lmalıdır. Biygrati Ykluğu İnternet kullanıcıları çğunlukla web'lerde ulaştıkları bilgilerin kim tarafından üretildiğini bilme ihtiyacı duymaktadır. Resim ve biygrati ile dnatılmış web' ler daha güvenılir bulunmaktadır. Özellikle bilimsel içerikli bilgi sunumunda biygrafılere yer verilmemesi ünemli bir eksiklik lanık dikkat çekmektedir. Arşiv Ykluğu Okuyucular için yeni bilgilere ulaşmak kadar eski hilgilere erişmekte önemli labilmektedir. Sitelerde arşiv bulundurmak pahalı bir yaklaşım gibi görünse de sitenin kullanışlılığını artırıcı bir özellik lduğu gözardı edilmemelidir. Nitekim, uygulamada arşiv hulundurmanın site maliyetlerini yüzde ı artırmasına karşılık kullanışlılığın yüzde 50 artırıldığına yönelik istatistiki bilgilere de rastlanmaktadır.
Web Sitesi Tasarımmda ve Yönetiminde Etkililik 131 Server'a Düşük Hızla Erişim Server'in istemlere geç yanıt vermesi web kullanışlılığını etkileyen önemli bir kısıtlılık lmaktadır. Özellikle grafik ağırlıklı sitelerde erişim hızı düşük kalmaktadır. Sitelerde yer verilen grafiklerin sayısı kadar büyüklüğü de hızı etkilemektedir. GüncelOlmayan Eskiyen Bilgiler Web sitelerinin tasarımında genellikle yeni içerikli bilgilere önem verilirken, mevcut sunulan bilgilerin güncelliğini gözden geçirme-maintenance-göz ardı edilmektedir. Sitelerde sunulan bilgilerin güncelliğini krumasını ve zaman aşımına uğrayan-eskiyenbilgilerin ayıklanmasını üstlenecek web editörleri ile web bakımı da daha iyi yapılabilmektedir. İçeriği Yansıtmayan Başlıklar Web'lerde yer verilen başlıklar, arama makinelerinde ulaşılan snuçları, başlık sayfası ve diğer sayfalarda yer verilen anahtar kelimeleri içerecek şekilde seçilmelidir. Çerçeve Kullanmak Web sayfasında çerçeve kullanmak sayfayı farklı bölümlere ayırarak mevcut sayfayı seçme ve yazmada srun yaratacağı için uygun değildir. Hareket Eden Metinler ve Animasynlar Hareketli metinler ve animasynlarla yüklü web sayfaları kuyucunun web'i hızlı kumasını ve algılamasını güçleştirmektedir. Standart Olmayan Link Renkleri Web sitelerinde yer verilen linkler arasında mavi renkli lanlar henüz kuyucu tarafından kunmamış lanları; kırmızı ya da mr renkli lanlar ise, kunanları gösterir. Tasarımda bu standarta uyulmaması, kullanıcılar için karışıklık yaratabilir. SONUÇ VE ÖNERİLER Yeni yüzyıla girerken web siteleri, bilgi eknmisinde vazgeçilmez bir araç larak dikkat çekmektedir. Bu çağda. kurumların örgütsel bilgi ptansiyellerini geliştirme ve kul Ianmalanna lanak sağlamada etkili web sitelerine sahip lmaları giderek daha önemli hale gelmektedir. Web, örgütlerin çevreleriyle etkileşimli iletişim sağlamalarında güvenli bir araçtır. Bu nedenle web tasarımı örgütün bir reklam kampanyası hazırlaması ya da kapsamlı bir brşür luşturmasının ötesindedir. Etkili bir web tasarımı ve yönetimi de ancak tüm kurum mensuplarının web' e hem teknik bir iş, hem de yönetsel bir iş larak bakmaları ve sahiplenmeleri ile sağlanabilir. Web tasarım ve yönetiminde şu nktaların da göz önünde bulundurulması gerekir:
] 32 Amme İdaresi Dergisi Web içeriği sürekli güncel tutulmalıdır. Web sitesinde iletişime hız ve etkililik kazandıran elektrnik psta (e-mail) 0 lanaklarmdan yararlanmak üzere gerekli düzenlemelere önem verilmelidir. Bu bağlamda, e-bülten luşturma ve hedef kitlelere ulaştırma ve hazır e-mektup rtamları yaratma yluna gidilebilir. Kurum bilgi, deneyim ve birikimlerinin klay, hızlı ve en az çaba ile aktarılabilmesine yönelik, teknik ve yönetsel önlemler alınmalıdır. Bu bağlamda, iletişim hızını düşüren teknik alt yapı srunları çözülmeli; sitede sunulmasma karar verilen bilgilerin temini, dğruluğu ve güncelliğini etkileyen yönetsel srunlar giderilmelidir. Sürekli gelişen web teknljisi yakmdan izlenerek gelişmelerden ve yeni lanaklardan yararlanma ylları aranmalıdır. Kuruluşlar internet ve web uygulamalarma giderken, özellikle şu knular üzerinde düşünmelidirler: İnternet'e geçiş ile yeni hizmet ve süreç değişimleri nasıl uygulanacak? Web üzerinde luşacak çk sayıdaki işlem-bağlantı isteklerine nasıl yanıt verilecek'! Güvenlik nasıl sağlanacak? Özel bilgilerin ve önemli verilerin izinsiz girişlerden krunması için ne tür önlemler alınacak?