2013-2014 Proje Döngüsü Sözleşme, Ara Rapor, Nihai Rapor, Denetim Erasmus Hareketlilik Faaliyeti Proje Yönetim Toplantısı Ege Üniversitesi, Üniversitesi, İzmir 6-7 Mayıs 2013
Erasmus Hareketlilik Faaliyetlerinde Proje Döngüsü Başvuru Sözleşme Uygulama Raporlama (Ara rapor ve Nihai rapor) Denetim
Sözleşme - Sözleşme bilgilerinin istenmesi (Haziran 2013) Kurumla ilgili bilgiler Yasal temsilci ile ilgili bilgiler Banka bilgileri - Sözleşmelerin Merkezimizce hazırlanması - Sözleşme metninin pdf dosya olarak e-posta ile kurumlara gönderilmesi - Sözleşmenin ek belgelerinin internet sitemizde yayımlanması - Öğrenci ve Personel Formları - Erasmus Uygulama El Kitabı
2013 Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) Ulusal Teklif Çağrısı - Hareketlilik, Yoğun Program (IP), Yoğun Dil Kursu (EILC) - Hibe dağıtım esasları - Ulusal Kriterler (Seçim kriterleri, Faaliyet süresi ) - Ülkelere göre hibe miktarları
Hareketlilik Sözleşme Belgeleri www.ua.gov.tr Erasmus Alt Faaliyetler Ulusal Ajans Merkezli Faaliyetler
Sözleşme ile ilgili önemli hususlar! -Lütfen okuyunuz, okutturunuz! -Yetkili imza (kurum yasal temsilcisi) -Yetki belgesi -Tarih-Şehir-İmza eksiklikleri
Uygulama Süreci - Sizin zamanınız Raporlama süreci - Ara Rapor (Uygulama sırasında) - Nihai Rapor (Uygulama sona erdikten sonra)
Raporlama süreci (Ara rapor) - Yükseköğretim kurumlarının, kendilerine ilk sözleşme ile tahsis edilmiş sözleşme miktarlarında azaltma ya da artış talep edebildikleri rapordur. Sözleşme miktarında değişiklik olmadığında da hazırlanmalıdır. - Azaltma veya artışa göre ek sözleşme yapılır - İkinci ödeme talebi sözleşmenin %80 i olan ilk ödemenin %70 inin harcandığı belgelenerek yapılır (Muhabir banka kesintileri - 5 - talep edilememeli!) - Ek sözleşmede artış varsa ikinci ödeme talebinden sonra ek sözleşmenin %80 i talep edilmeden kuruma ödenir
Raporlama süreci (Nihai rapor) 1 - Gerçekleştirilen faaliyetlere ilişkin detaylı bilgi talep edilen rapordur - Raporun sunulacağı format ve raporlama araçları Merkezimiz tarafından belirlenir - Nihai rapor TURNA sistemi aracılığıyla alınmaktadır - 2012-2013 nihai raporu için sistemin faaliyetlerin başlaması (Temmuz 2013) ile birlikte açılması planlanmaktadır
Nihai rapor nelerden oluşur? - TURNA sistemine girilen öğrenci ve personel verileri (On-Line) - Özet Mali Rapor tablosu - TURNA sisteminden temin edilecek Sözel Rapor - TURNA sisteminden temin edilecek EÜB Uyum Anketi posta ile merkezimize gönderilecektir.
Raporlama süreci (Nihai rapor) 2 - Nihai raporların değerlendirilmesi sonrasında nihai ödeme/iade işlemleri başlatılır Tekit Yazıları ve Kara Liste! - Kurumlara proje kapanış yazısı gönderilir. Yazının ekinde yeralan excel dokumanı önemli!
Raporlama süreci (Önemli!) Zamanında gönderilmeyen raporlar - Ara rapor ise ve artış talebi varsa dikkate alınmamaktadır! - Zamanında gönderilmeyen raporlar için ilgili rektörlüğe uyarı yazısı yazılmaktadır.
Denetimler -Yerinde Finans Denetimi Nihai raporun alınmasını takiben, desteklenen faaliyete ilişkin nihai hibe miktarını belirlemek ve ödenen hibenin herhangi bir önemli ve tekrarlanan hata içermediğinden emin olmak amacıyla yapılır - Ayrıntılı Kontrol Nihai rapor aşamasında sunulan bilgilerin doğruluğunu tespit etmek amacıyla yükseköğretim kurumundan destekleyici belgelerin asıllarını talep ederek yapılan kontroldür -Sistem Denetimi ( 250.000 üzeri ) Mükerrer yararlanıcıların iç kontrol kalitesini ve düzenleyici kurallara uyup uymadıklarını tespit etmek amacıyla yapılır -Diğer Denetimler Bağımsız denetçiler (Hazine ), AB Komisyonuna bağlı kurumlar...
Birkaç Güncel Husus ( 2012-2013!) - Personel hareketliliğinde dönüş günü yarım gün olarak değerlendirilir (son gün ders verilse dahi) - Yabancı dil sınavında konuşma düzeyi için baraj konulması! - Ders verme için planlanan faaliyetin eğitim almaya çevrilmesi! - Nihai raporda faaliyet türlerine ait sözleşme miktarının üzerinde harcamanın raporlanması - Asgari 3 aylık hareketlilik süresi! - Staj hareketliliğine başvuru (Tam zamanlı öğrenci tanımı / Zorunlu Staj)
Ahmet Fatih IŞIK Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Hayatboyu Öğrenme Programı / Erasmus Uzmanı erasmus@ua.gov.tr