Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 1 / 30 İçindekiler tablosu 1. Amaç... 3 2. Kapsam... 3 3. Sorumlular... 3 4. Tanımlar... 3 5. İletişim Araçları... 3 5.1. Mail Gurubu... 3 5.1.1. AUZEF Süreç auzefpersonel@auzef.istanbul.edu.tr... 3 5.2. Web Sayfaları... 4 5.2.1. AUZEF Web sayfası... 4 5.2.2. İSUZEM Web Sayfası... 10 5.2.3. AUZEF Kalite Yolu Web Sayfası... 13 5.2.4. Programlara Ait Mikro Siteler... 18 5.3. Toplantı Yönetim Sistemi... 24 5.4. SMS Sistemi... 24 5.5. Dijital Ekranlar... 24 5.5.1. Dijital Signage... 25 5.5.2. Dijital Pano... 26 5.5.3. Video Wall... 26
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 2 / 30 5.6. Klasik Panolar... 27 5.7. AUZEF Haber Sitesi... 28 5.8. Sosyal Medya... 29 5.9. Elektronik Posta... 29 5.10. Klasik Posta... 29 5.11. Afiş, Poster, Pano... 29 5.12. Fuarlar... 30 5.13. Elektronik Belge Yönetim Sistemi... 30 5.14. Karınca İş Takip Sistemi... 30
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 3 / 30 1. Amaç İstanbul Üniversitesi Açık ve Öğretim Hizmetlerinde tüm paydaşların doğru ve güncel bilgi ile bilgilendirilip eş düşünce ve hareket oluşturmak için iletişim araçlarını doğru kullanmaktır. 2. Kapsam İstanbul Üniversitesi Açık ve Öğretim Hizmetlerinde yürütülen tüm hizmetleri, gelişmeleri, iç ve dış paydaşları ve haber duyuru niteliğindeki tüm faaliyetleri kapsar. 3. Sorumlular Tüm AZUEF çalışanları sorumludur. 4. Tanımlar AUZEF: İstanbul üniversitesi açık ve uzaktan eğitim fakültesi ADEK: akademik değerlendirme ve kalite geliştirme grubu 5. İletişim Araçları 5.1. Mail Gurubu 5.1.1. AUZEF Süreç auzefpersonel@auzef.istanbul.edu.tr 5.1.1.1. Tanımı ve Mail Gurubu Üyeleri Kalite Yönetim süreci tarafından oluşturulan ve AZUEF tüm iç paydaşlarının kayıtlı olduğu mail sistemidir. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, tüm birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri ve her türlü AUZEF Kurul üyeleridir. 5.1.1.2. Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetlerinin kurumsallaştırılması, kalite yönetim sisteminin yerleştirilmesi, tüm süreç geliştirme ve kalite geliştirme işlerinin yürütülmesi amacıyla kurulmuştur.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 4 / 30 5.1.1.3. Haberleşme Prensipleri Bu sistem üzerinden haberleşme üst yönetim ve kalite geliştirme süreci tarafından bilgi, duyuru, eğitim dağıtımı ve makro sistem yönetimi amaçlı yapılır. Bu amaçla yapılan tüm haberleşmelerde yukardan aşağı iş akışı prensibine bağlı kalınır. Bunun dışında yapılacak aşağıdan yukarı haberleşmelerde makro sisteme katkı, süreçlerde yapılacak tartışmalardan tüm iç paydaşların da bilgilenmesinin istendiği konular, anlaşılmayan veya açıklanması gereken standart, prosedür veya talimat konularına yer verilir. 5.2. Web Sayfaları 5.2.1. AUZEF Web sayfası 5.2.1.1. Tanımı ve Duyuru Gurubu Üyeleri Bilişim süreci tarafından oluşturulan ve AZUEF tüm iç ve dış paydaşlarının duyuru sistemine kayıtlı olduğu Web sayfasıdır. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, tüm birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri, her türlü AUZEF Kurul üyeleri, AZUEF kapsamında ders veren, içerik hazırlayan, soru hazırlayan tüm öğretim elemanları ve AUZEF sınav sisteminde görev alan tüm personeldir. Dış paydaşlar olarak AUZEF Sisteminde ders alan tüm öğrencilerdir. 5.2.1.2. Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetlerinin kurumsallaştırılması, tanıtım ve duyuru işlemlerinin yapılması, birim hakkında her türlü bilgilendirme ve iletişim aracı olarak kullanılmasıdır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 5 / 30 5.1.1.3. Sayfa Yapısı: AUZEF Logosu alındaki menüde sırasıyla; Hakkımızda Programlar Kalite Yolu Öğrenci İşlemleri İletişim Ücretler Haberler Başlıklarına yer verilir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 6 / 30 Programlar menusu tıklanınca AUZEF işbirliğinde hizmet veren tüm programların kategorik listesi çıkar ve bunlardan bir programa tıklayınca programın mikrositesine yönlendirilir. Öğrenci Girişi logosu tıklanınca diploma programının mikrositesine gitmek için karşısına program isimleri çıkar. Bu program isimlerinden kendi programını seçince öğrenci kendi programının mikrositesine yönlendirilir. Sayfa altındaki program küçük logolarına tıklayınca da öğrenciler program mikrositesine yönlendirilir. 5.2.1.3.1. Üst panel
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 7 / 30 5.2.1.3.2. Üst Menü Hakkımızda Dekan Dekan Yardımcıları Prof. Dr. Deniz Ekinci Yrd. Doç. Dr. Ahmet Ağır Yrd. Doç. Dr. Ekrem DEMİR Kurullar Fakülte Kurulu Fakülte Yönetim Kurulu İdari Personel Süreç Analiz Portalı (QPR) AUZEF Kalite Yolu Birlikte Çalıştıklarımız Protokol Taslağı Birlikte Çalışma Standartları Taslağı Birlikte Çalıştıklarımız Açık Öğretim İşletme (Lisans) İktisat (Lisans) Sosyoloji (Lisans) Felsefe (Lisans) Tarih (Lisans) Coğrafya (Lisans) Uzaktan Eğitim AUZEF Programları Halkla İlişkiler ve Tanıtım (Lisans Tamamlama) Endüstri Mühendisliği (Lisans Tamamlama) Kamu Yönetimi (Lisans) Matematik (Lisans) Diğer Programlar Enformatik (Yüksek Lisans) Finansal Ekonometri (Yüksek Lisans) Sermaye Piyasası Uzmanlığı (Yüksek Lisans) Kültürel Miras Alanlarının Yönetimi Bilim Dalı (Yüksek Lisans) Müze Yönetimi Bilim Dalı (Yüksek Lisans) BÖTE (Lisans Programı) Çalışma Ekonomisi ve Endüstri İlişkileri (Lisans) Ekonometri (Lisans) Gazetecilik (Lisans) Halkla İlişkiler ve Tanıtım (Lisans) İktisat (Lisans) İşletme (Lisans) Maliye (Lisans) Radyo TV ve Sinema (Lisans) Türk Dili ve Edebiyatı (Lisans) İlahiyat (Lisans Tamamlama) Adalet MYO (Önlisans) Bankacılık ve Sigortacılık (Önlisans) Dış Ticaret (Önlisans)
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 8 / 30 Cisco Ağ Akademisi Programı Hastalıkların Moleküler Mekanizmaları Programı Öğretim Elemanı Öğrenci İşlemleri Akademik Takvim Duyurular Başvurular Genel Kayıt Dondurma Kayıt Sildirme Not Dökümü (Transkript) Öğrenci Belgesi Sınav Sonucuna İtiraz Öğrenci Bilgi Merkezi Çözüm Masası Raporları Sıkça Sorulan Sorular Sağlık Hizmetlerinden Faydalanma Kılavuzlar İnternetten Önkayıt Klavuzu DGS Kayıt Kılavuzu ÖYS Kullanım Kılavuzu YÖS Kılavuzu Öğrenci Temsilciliği Öğrenci Otomasyon Sistemi Öğrenme Yönetim Sistemi Sınav Merkezi Ölçme ve Değerlendirme o Agno ve Ano Hesaplama Sınav Yerleri Kampüslere Ulaşım Sınavlarda İtiraz Edilemeyecek Hususlar Sorumlu Olunan Haftalar Yönetmelik, Yönerge ve Esaslar Belge İstekleri Bilgilendirme Evrak Gönderim Kanalları İletişim Bilgilerinin Güncellenmesi Kayıt Ders Alma İşlemi için Bilinmesi Gereken Önemli Hususlar Sınavlar Dönem Sonu Sınavları İçin Sınava Giriş Yerleri Başvuru ve Dilekçe Toplu Cevapları İkinci Diploma İkinci Diploma Nedir? Neden İkinci Diploma? Kimler Başvurabilir? Programlar Öğretim Gideri Ödemeleri Nasıl Kayıt Olabilirim? Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Kayıt Tarihleri İletişim Facebook Twitter RSS Materyal Ücretleri
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 9 / 30
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 10 / 30 5.2.1.3.2. Alt Panel 5.2.2. İSUZEM Web Sayfası 5.2.2.1. Tanımı ve Duyuru Gurubu Üyeleri Bilişim süreci tarafından oluşturulan ve İSUZEM tüm iç ve dış paydaşlarının duyuru sistemine kayıtlı olduğu Web sayfasıdır. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, tüm birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri, her türlü AUZEF Kurul üyeleri, AZUEF kapsamında ders veren, içerik hazırlayan, soru hazırlayan tüm öğretim elemanları ve AUZEF sınav sisteminde görev alan tüm personeldir. Dış paydaşlar olarak AUZEF Sisteminde ders alan tüm öğrencilerdir. 5.2.2.2. Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetlerinin kurumsallaştırılması, tanıtım ve duyuru işlemlerinin yapılması, birim hakkında her türlü bilgilendirme ve iletişim aracı olarak kullanılmasıdır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 11 / 30 5.2.2.3. Sayfa Yapısı 5.2.2.3.1. Üst Menü 5.2.2.3.2. Orta Panel
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 12 / 30 5.2.2.3.4. Alt Panel 5.2.2.3.5. Duyurular
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 13 / 30 5.2.3. AUZEF Kalite Yolu Web Sayfası 5.2.3.1. Tanımı AUZEF tarafından yürütülen hizmetlerin kalite ve standartlarının yükseltilmesi ve AUZEF Yönetim Felsefesinin geliştirilmesi için kullanılan web sayfasını tanımlar. 5.2.3.2. Kuruluş Amacı, Kapsamı ve Kullanım Planı AUZEF içinde merkezi kalite yönetim sistemi oluşturmak için kurulmuştur. AUZEF ile iligli tüm alt ve üst birimlerin bilgi alma, paylaşma, haberleşme ihtiyaçlarını sürdürmeyi amaçlamaktadır. AUZEF içinde iş ve işlemlerin standartlarını ve iş tanımlarını öğrenme, takip etme ile görev ve sorumlulukları aksatmama gibi temel fonksiyonları çalışanların ihmal etmemesi için önemli bir yardımcı olarak kullanılması önerilmektedir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 14 / 30 5.2.3.3. Sayfa Yapısı 5.2.3.3.1. Ana Sayfa
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 15 / 30 5.2.3.3.1.1. Üst Menü 5.2.3.3.1.1.1. Yolumuz Bu bölümde AUZEF te amaç ve hedefler ile bunlara ulaşma yöntemlerine ait bilgilere yer verilir. 5.2.3.3.1.1.2. Hizmet İçi Eğitim Bu bölümde AUZEF Hizmet içi eğitimi kapsamında iç ve dış paydaşlarına verilen eğitimlere yer verilir. 5.2.3.3.1.1.3. Auzef-Adek Bu bölümde AUZEF Kalite ve Akreditasyon çalışmalarının detaylarına yer verilir. 5.2.3.3.1.1.4. Standartlar Bu bölümde AUZEF tarafından geliştirlen veya başkaları tarafından geliştirilip kullanılan standartlara yer verilir. 5.2.3.3.1.1.5. Prosedürler Bu bölümde AUZEF tarafından geliştirlen veya başkaları tarafından geliştirilip kullanılan prosedürlere yer verilir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 16 / 30 5.2.3.3.1.1.6. İş Analizleri Bu menü kısmında üzerine gelince aşağı açılır pencere ile AUZEF Süreç Yapılanma sisteminin ana süreçleri, onların üzerine gelince kendi alt süreçleri, onlarında üzerine gelince büro yapısı olarak adlandırılan üçüncü düzey alt süreçleri link olarak belirir. Bu Büro düzeyindeki süreçlere tıklayınca aşağıdaki tablo standartlarına uygun oılarak büro ve şube detay bilgileri sayfa orta frame inde yayınlanır. Süreç Adı: Ölçme Değerlendirme Süreci (14 Pt, Bold) BÜRO ADI (12 Pt, Bold) 2.3.2 Sınavlar Uygulama Bürosu (12 Pt, Bold) Büro Sorumlusu: Mahmut Cappar Yönter (8 Pt, Normal) ŞUBE ADI (12 Pt, Bold) 2.3.2.1. Kitapçık hazırlama şubesi (10 Pt, Normal) Şube Sorumlusu: Meyti Ali Sağar (8 Pt, Normal) 2.3.2.2. Kitapçık basım şubesi (10 Pt, Normal) Şube Sorumlusu: Erhan Durmuş (8 Pt, Normal) Şube Çalışanları: Erhan Konak, Ali Demir, Nergis Sarı (8 Pt, Normal) 2.3.2.3. Sınav yerleşim ve görevlendirmeleri (10 Pt, Bold) Şube Sorumlusu: Merve Özgen (8 Pt, Normal) Şube Çalışanı: Ümran Işık (8 Pt, Normal) 2.3.2.4. Sınav gerçekleştirme şubesi (10 Pt, Bold) Şube Sorumlusu: Ayşen Şenkür Tabur (8 Pt, Normal) Süreç Sorumlusu: Ahmet Ağır (10 Pt, Bold) Süreç Asistanı: İsmail Gülcü (10 Pt, Bold) İŞ ANALİZLERİ (12 Pt, Bold) AUZEF-İŞ-2.3.2.1.1. Sınavların oturumlarının ve yerlerinin belirlenmesi iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.1.2. Kitapçık oluşturma iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.1.3. Optiklerin hazırlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.1.4. Sınav evraklarının hazırlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.1.5. Güvenlik prosedürlerin sağlanması ve raporlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.2.1. Kitapçık ve optik bastırma sevkiyat ve raporlama iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.2.2. Güvenlik prosedürlerin uygunluğun sağlanması ve raporlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.3.1. Planlaması yapılmış sınavların salon kullanım ve öğrenci dağılım planlarının yapılması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.3.2. Görevlendirmelerinin yapılıp duyurulması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.3.3. Görevlendirilenlere uygulama eğitimlerinin verilmesi iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.3.4. Görevlendirme gerçekleşme raporlarının hazırlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.3.5. Güvenlik prosedürlerine uygunluğun sağlanması ve raporlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.4.1. Sınav günü organizasyonun takip ve kontrol iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.4.2. Sınav oturumunun başlatılması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.4.3. Sınav oturumunun sürdürülmesi iş analizleri (8 Pt, Normal)
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 17 / 30 Şube Çalışanı: Merve Sevim İş (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.4.4. Sınav oturumunun tamamlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.4.5. Sınav gününün sonlandırılması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.4.6. Gerçekleşen sınavların güvenlik prosedürlerine uygunluğun sağlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) AUZEF-İŞ-2.3.2.4.7. Gerçekleşen sınavların kitapçık, optik ve tüm diğer sınav evraklarının tesliminin sağlanması ve raporlanması iş analizleri (8 Pt, Normal) 5.2.3.3.1.2. Orta Menü 5.2.3.3.1.3. Manşet 5.2.3.3.1.4. Alt Menu
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 18 / 30 5.2.3.3.1.5. Duyurular 5.2.3.3.2. Anketler ve Güncellemeler 5.2.4. Programlara Ait Mikro Siteler 5.2.4.1. Tanımı ve Duyuru Gurubu Üyeleri
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 19 / 30 Bilişim süreci tarafından oluşturulan ve İlgili Diploma Programının tüm iç ve dış paydaşlarının duyuru sistemine kayıtlı olduğu Web sayfasıdır. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF çalışanları, ilgili birim, program koordinatörleri, bilim kurulu üyeleri, her türlü AUZEF Kurul üyeleri, ilgili program kapsamında ders veren, içerik hazırlayan ve soru hazırlayan tüm öğretim elemanlarıdır. Dış paydaşlar olarak ilgili programda ders alan tüm öğrencilerdir. 5.2.4.2. Kuruluş Amacı İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Hizmetleri dahilinde ilgili diploma programının kurumsallaştırılması, tanıtım ve duyuru işlemlerinin yapılması, birim hakkında her türlü bilgilendirme ve iletişim aracı olarak kullanılmasıdır. Bunların yanında sınavlar ve stajlarla ilgili tüm güncellleme ve bilgilendirmeler mikrositelerden yapılır. 5.2.4.3. Sayfa Yapısı:
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 20 / 30 Stajı mevcut olmayan bölümler için staj butonu tıklandığında Stajınız mevcut değildir. yazısı çıkamalıdır. Stajı mevcut olan bölümler için staj butonu tıklandığında, staj ile ilgili bilgilerin yer aldığı sayfaya yönlendirme yapılmalıdır. 5.2.4.3.1. Üst Panel Derse Giriş butonu tıklanınca buton hareket kazanır ve Derse Giriş ile Kullanım Klavuzu linkleri çıkar. Giriş Yap Butonu tıklanınca Öğrenme Yönetim Sistemi ve Ders İçeriklerine Gir linki ile Canlı Derse Gir linki çıkar. Öğrenci Öğrenme Yönetim Sistemi ve Ders İçeriklerine Gir linkini seçerse programın kullandığı LMS adresine yönlendirilir. Canlı Derse Gir linkini seçer ise programın kullandığı sanal sınıf adresine yönlendirilir. 5.2.4.3.2. Üst Menü 5.2.4.3.4. Sağ Panel (AUZEF Bağlantıları)
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 21 / 30
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 22 / 30 5.2.4.3.5. Sol Panel (Program Etkileşimleri)
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 23 / 30 5.2.4.3.6. Manşet 5.2.4.3.7. Alt Bloklar
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 24 / 30 5.3. Toplantı Yönetim Sistemi Toplantı Yönetim Sistemi aynı zamanda bir iş dağıtım ve haberleşme sistemi gibi de işlemektedir. Bu sistem üzerinde yapılan toplantılarda her toplantı konusu bir karar veya bir iş emri ile bitmelidir. Bu kararların duyurulacağı kişiler veya iş emrine atanana kişi ve işin sonlanma tarihi sistemde işlenerek toplantı katılımcılarına, toplantıda görev verilenlere veya duyuru yapılması gerekenlere otomatik olarak elektronik posta yollanmaktadır. 5.4. SMS Sistemi AUZEF ve İSUZEM ile ilgili tüm öğrenci, öğretim elemanı, kurumsal, sosyal haberleşme işlemlerinde kullanılan cep telefonlarına otomatik kısa mesaj sistemidir. Kullanımı Eğitim Öğretim Süreci ve geliştirdikleri standartlara göre yapılır. 5.5. Dijital Ekranlar AUZEF yerleşkelerinde ve ilgili birimlerde yerleştirilmiş veya kullanım için izin alınmış ekranlardır. Kullanımı Eğitim Öğretim Süreci ve geliştirdikleri standartlara göre yapılır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 25 / 30 5.5.1. Dijital Signage Mevcut olan tüm dijital ekranlar mesai saatlerinde Eğitim Öğretim Süreci sorumluluğunda olarak çalışır durumda tutulur. Televizyonlarda gösterilecek imajlar için ilgili süreç her ay yönetime rapor sunar ve onay alır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 26 / 30 5.5.2. Dijital Pano Mevcut olan tüm dijital panolar mesai saatlerinde Eğitim Öğretim Süreci sorumluluğunda olarak çalışır durumda tutulur. Panolarda gösterilecek imajlar için ilgili süreç her ay yönetime rapor sunar ve onay alır. 5.5.3. Video Wall
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 27 / 30 5.6. Klasik Panolar AUZEF yerleşkelerinde ve ilgili birimlerde yerleştirilmiş veya kullanım için izin alınmış afiş veya poster yapıştırılabilen panolardır. Kullanımı Eğitim Öğretim Süreci ve geliştirdikleri standartlara göre yapılır.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 28 / 30 5.7. AUZEF Haber Sitesi
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 29 / 30 5.8. Sosyal Medya AUZEF Sosyal Medya linkleri AUZEF tarafından yapılan tüm web sayfalarında aşağıdaki gibi sağ üst bölgede uygun yere konulur. 5.9. Elektronik Posta AUZEF Haberleşme sistemleri için her süreç ve gruba özel e-posta hesapları oluşturulur. 5.10. Klasik Posta AUZEF Haberleşmeleri için gerektiğinde klasik posta ile materyal yollanır. 5.11. Afiş, Poster, Pano AUZEF için tüm özellik, faaliyet, verilmesi gereken mesajlar afiş ve posterler yolu ile anlatılır. Hazırlanan afiş, poster veya pano materyalleri hem basılı hem de dijital olarak kullanılır. Bu hazırlıkların tamamı ses ve görüntülü hizmetleri süreci, bilişim süreci ve içerik tasarım süreci işbirliği ile yapılır. Bunun için verilmek istenen mesaj nedir, bu mesajın öğrencilere ne düşündürmesi gerektiği, çalışanlara ne düşündürmesi gerektiği, öğretim elemanlarına ne düşündürmesi gerektiği analiz edilir. Hazırlanan materyallerin bu etkileri oluşturup oluşturmadığı ön anket ile tespit edilir. Hedefe ulaşacağına karar verilen dokümanların yayınlanmasına karar verilir.
Dök. No: AUZEF-SS-2.1-12 Yayın Tarihi:07.11.2014 Rev.No:04 Rev Tarihi: 09.04.2015 Sayfa 30 / 30 5.12. Fuarlar AUZEF ve İstanbul Üniversitesinin tanıtım, iletişim ve inceleme amaçlı katıldığı fuarlardır. Ulusal ve uluslararası yoğun talep gören tüm fuar ve organizasyonlara AUZEF stant hazırlayarak, promosyon ürünleri hazırlayarak, etkinlik planları yaparak ve bünyesinden görevliler göndererek katılır. 5.13. Elektronik Belge Yönetim Sistemi İstanbul Üniversitesi ve AUZEF ile ilgili birimlerde kullanılan elektronik belge yönetim sistemi Başbakanlık Devlet Arşivleri, Yükseköğretim Kurumu ve Üniversitemizin tüm mevzuatına uygun olarak kullanılır. 5.14. Karınca İş Takip Sistemi Bilişim Hizmetleri Süreci tarafından oluşturulan ve AUZEF iç paydaşlarının kayıtlı olduğu iş takip sistemidir. İç paydaşlar olarak tüm AUZEF personelinin yapması gereken işlerle ilgili talimatların yer aldığı, işlerin başlangıç ve bitiş tarihlerinin belirlendiği, tamamlanmış işlerin kayıtlarının tutulduğu ve iş takibi düzenini sağlayan sistemdir. Karınca İş Takip Sistemi aynı zamanda bir iç iletişim ve bilgilendirme sistemi gibi de işlemektedir. İşle ilgili birimler ya da kişiler, yapılmakta olan işlemlerin hangi aşamada olduğunu iş akışını bu sistem üzerinden takip edebilmektedir. İşle ilgili tüm gelişmeler ilgili kişilere elektronik posta yoluyla bildirilmektedir.