ELEMAN SEÇİMİ VE YERLEŞTİRİLMESİ
İşgücü İhtiyacının İç Kaynaklardan Karşılanması
İşgücü İhtiyacının İç Kaynaklardan Karşılanmasının yararları Kurum içinde bir hareketliliğin sağlanması Terfi ve yükselme beklentisi olan çalışanların beklentilerinin karşılanması Kurumun öz kaynaklarından yararlanılması Dış kaynaklardan sağlanacak personel için ayrıca bir yatırım yapılmaması Dış kaynaklardan sağlanacak personelin kuruma uyumu, eğitimi ve kurum değerlerini benimsemedeki güçlüklerinin bertaraf edilmesi Yeni yeteneklerin keşfedilmesi ve alt kadrolara fırsat verilmesi Kurumdan dışarıya gidecek beyin göçünün önlenmesi
İşgücü İhtiyacının İç Kaynaklardan Karşılanmasında Uygulanacak Yöntemler İş zenginleştirme İş genişletme Rotasyon Geçici görevlendirme Terfi
İşgücü İhtiyacının Dış Kaynaklardan Karşılanması
İşgücü İhtiyacının Dış Kaynaklardan Karşılanmasının Yararları Organizasyona yeni kan katılması Kurumda vitrin değişikliği Mevcut alışkanlıklar ve yeteneklerin dışında farklı bakış açıları ve yaklaşımların kuruma kazandırılması Kurum içinde bir hareketlilik kazandırılması
1. Uygulama:İşe başlasın, eğitim veririz, bir süre sonra yetişir, herkes doğuştan öğrenmiş değil ya. 2. Uygulama: Sadece akademisyenlerimizi değil, temizlik personelini bile hassas bir seçimle alıyoruz (London School of economics in uluslar arası ilişkiler koordinatörü).
Elemanın işin gerektirdiği özellikleri taşıması şartından ödün verilmemelidir! Arzulanmayan yöntemlerle eleman ihtiyacının giderilmesi kurumun imajını zedeleyebilir!
Büyük kurumlar arası eleman geçişleri insan kaynakları rekabetine hatta insan kaynakları savaşına dönüşmektedir!
A- Profesyonel Şirketlerden Yardım Alınması Kurumun insan kaynağı ile ilgili uzmanı yada birimi yoksa, İnsan kaynağı seçimi oldukça profesyonel ise, Yeni kurulan, yada yeniden yapılandırılan bir şirket ise, Kurum belirli bir büyüklüğün üzerinde ise, profesyonel danışmanlık şirketlerinden yardım alınabilir.
Eleman seçiminin tamamen danışmanlık şirketlerine verilmesi yada dışarıdan hiç yardım alınmaması gibi kesin ilkeler değil, duruma göre esnek bir anlayışa sahip olunmalıdır.
B-İnsan Kaynağı İhtiyacının Duyurulması Duyuru aşaması ile çalışmalar kurum dışına taşındığından duyuruda acele edilmemesi ve ihtiyacın uygun araçlarla duyurulması gerekir.
a- Duyurudan önce dikkat edilmesi gereken hususlar Kurumun eleman ihtiyacı tam olarak belirgin midir? İlgili birimde iş analizleri ve görev tanımları gerektiği gibi yapılmış mıdır? Belirlenen ihtiyaçlar konusunda fikir birliği var mıdır? Kurumdaki eleman ihtiyaçları mümkün olduğunca tek bir duyuru haline getirilmiş midir? En uygun duyuru aracı belirlenmiş midir? Eleman ihtiyacının karşılanacağı hedef kitle belirlenmiş midir?
b-duyurunun yer alacağı araçlar 1- Eleman bilgi bankaları (Kurumun web sitesi, e- mail, internet) 2- Görüntülü ve sesli medya (Özellikle yerel TV ve radyolar) 3- Yazılı medya (günlük gazeteler, dergiler, bültenler, sektörel yayınlar) 4- El broşürleri 5- Duvar afişleri 6- Mevcut çalışanlar
c- Duyurunun hazırlanması Duyuru insan kaynağı ihtiyacını tam olarak içermelidir. Duyuru aranan elemanlardaki temel özellikleri içermelidir. Duyuru hedef kitlenin anlayabileceği ve ihtiyaç duyabileceği temel bilgileri, belirli bir sistematik dahilinde içermelidir. Duyuru yazım kurallarına uygun, görsel açıdan her türlü aşırılıktan uzak olmalıdır. Duyuru kurumun imajına zarar vermeyecek ciddiyette hazırlanmalıdır.
Duyuruda; - İşin adı, - İşyerinin adı ve logosu, - İşe kabul için gereken şartlar - İşin gerektirdiği temel özellikler - Nasıl başvurulacağı ve son başvuru tarihi - Başvurunun değerlendirilmesi - İş yerinin adresi ve iletişim bilgileri
B- Başvuruların kabul edilmesi Eleman kabul prosedürü hazırlanmalıdır. Başvurular mektup, faks, elektronik ortam gibi bilgi iletişim araçları ile yada bizzat kuruma gelerek yapılabilmektedir. Ancak bizzat yapılan başvurular daha önemlidir.
a-başvuruların kabul edilmesine ilişkin prosedür şu adımları izlemelidir Başvuru formu hazırlanmış olmalıdır. Başvuruları kabul edecek İkm görevlisi yada görevlileri belirlenmiş olmalıdır. Başvuracak yada telefonla arayacak adaylara ne tür cevapların verileceği belirlenmiş olmalıdır. Başvurular konusunda kurumun dış kapı görevlileri bilgilendirilmiş olmalıdır.
Başvuruların gizli tutulması için gerekli önlemler alınmış olmalıdır. Başvuru süreci kurumdaki mevcut iş akışını engellemeyecek biçimde belirli zamanlarda yapılmalıdır. Başvuru formunun doldurulabileceği rahat bir ortam sağlanmalıdır. Başvuru belirli bir süre kabul edilmelidir. Başvuru için gelen adaylar form doldurmak üzere bekletilmemelidir.
Form dolduranların olası sorularını cevaplandıracak yetkililer bulunmalıdır. Yapılan tüm başvurular bir kaynaktan yönlendirilmelidir. Elemana ihtiyaç duyan birim yöneticisi ile insan kaynakları yetkilisi yoğun bir işbirliği içinde olmalıdırlar. Başvuruda bulunanlar ile olumlu bir iletişim kurulmalıdır. Başvuru prosedürü ciddiyetle gerçekleştirilmelidir.
b- Başvuru formu hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar Form rahat okunabilir ve anlaşılır olmalıdır. Form, kurumun adaylar için ulaşmayı arzuladığı tüm bilgileri içermelidir. Form hazırlanırken üst düzey yönetici ve birim yöneticisinin görüşleri alınmalıdır. Formlar mümkün mertebe elektronik formlar olmalı ve insan kaynakları merkezinin bilgisayarına girilmelidir. Formda adayın fotoğrafı için boşluk olmalıdır.
Başvuru formunun içermesi gereken Kişisel bilgiler Almak istediği görev temel bilgiler Eğitim durumu Katıldığı kurs ve benzeri eğitim çalışmaları Bildiği yabancı diller İş deneyimi Referanslar Sağlık durumu Kullandığı araç gereçler Ücret durumu Diğer bilgiler Açıklama ve imza
D- Başvuruların değerlendirilmesi a- Başvuru Formlarına Yönelik Ön Eleme: Başvuru sayısının çok az yada çok fazla olması eleman alma prosedüründe olası bir hataya işaret edebilir. Çok fazla zaman harcamamak ve rasgele yapılan başvuruları elimine etmek için ön değerlendirme yapılmalıdır. Ancak tüm başvurular arşivlenmelidir.
E- Görüşme İş gören adayının, aday olmaktan çıkıp kurumun çalışanı olması büyük ölçüde görüşme(mülakat)nin sonucuna bağlıdır. Görüşme seçim sürecinin doruk noktadır. Görüşmenin temel amacı işe en uygun adayı belirlemektir. Adayların kurum hakkında bilgi sahibi olmaları içinde görüşme büyük önem taşır. Adayın, konuşması jest ve mimikleri, grup içindeki tavırları ve davranışları görüşme yoluyla belirlenebilir.
1-Başvuru formları incelenerek ön değerlendirilmesinden sonra iki dosya oluşturulur. 1- Ön değerlendirmede elenen ve olumsuz cevap verileceklerin dosyası 2- Görüşmeye çağırılacakların bilgilerinin yer aldığı dosya Olumsuz mektup daha önceden İKM tarafından hazırlanmış olmalıdır. Koşullar ne olursa olsun bireyin bilgilendirilmesi gereklidir. Bu mektupta adayın başvurusu için teşekkür, başvurusunun değerlendirildiği ve eleman ihtiyacının giderildiği yeni ihtiyaçlar için başvurunun İKM arşivinde saklı olduğu belirtilmelidir.
2- Adayların Görüşmeye Çağrılması Görüşme için randevu verilir. Görüşme en az 15 dk. En fazla 1 saat olmalıdır. Görüşme ortamı rahat, dikkat dağıtmayacak şekilde olmalıdır.
3- Görüşmeyi yapacak kişiler ve İK komisyonu İKM yöneticisi Birim yöneticisi Üst düzey yönetici İnsan kaynakları komisyonu Danışmanlık şirketi
Yapılan araştırmalar ülkemizde küçük ve orta büyüklükte işletmelerin % 92 sinde personel seçiminde tek araç görüşmedir. Başvuru dosyaları bir gün önceden komisyon üyelerine verilmelidir. Randevuları veren İK sekreteri adayları sırasıyla görüşme odasına alır. Üyelere tanıtır ve dışarı çıkar.
Görüşmenin içerdiği aşamalar Adayla karşılıklı tanışma Adayın özgeçmişinin kısaca özetlenmesi Özgeçmişi ile ilgili anlaşılmayan soruların sorulması İşin gerektirdiği özelliklerin adayda bulunma düzeyinin belirlenmesine yönelik görüşme Görüşme sonunda feed back Cevabın kendisine nasıl verileceğinin belirlenmesi Adayın ücret beklentisinin öğrenilmesi Görüşmenin sona erdirilmesi
Adayın kişisel hayatı ve iş konusundaki Özellikleri Görüşmede şayet işe alınırsa çalışma koşulları, sorumlulukları, alacağı ücret ve diğer maddi, manevi kazançları görüşmede ortaya konulmalıdır.
Psikoteknik uygulamalar Görüşme, kişinin zihinsel, bedensel ve kişilik özelliklerinin belirlenmesinde çoğu kere yetersizdir. Psikoteknik uygulamalar çeşitli davranışsal ölçe teknikleridir. Örneğin pilot adaylarının seçiminde dikkat süreleri, göz koordinasyonu, hızlı karar verebilme ve muhakeme gibi özellikleri belirlenir. Özel bir okula alınacak öğretmeni belirlerken öğretmenin öğrenci ile kurduğu iletişimi görmek için kişilik envanterleri uygulanabileceği gibi örnek ders yapması da sağlanabilir. Ancak bir bilgisayar teknisyeninin işe alımında.
Adayların Seçimine Karar Verilmesi ve İşe Yerleştirilmesi İKK her aday için puan vererek, en uygun adayı belirledikten sonra, bu karar kurumun kararıdır. Aynı kararın aday tarafından da verilmesi gerekir. Bunun için ikinci bir görüşmeye ihtiyaç vardır. Bu görüşmede maaş ve çalışma koşulları belirlenir. Karşılıklı anlaşma sağlanamadığında sıradaki aday çağrılır. Adayla sözlü mutabakat sağlandıktan sonra resmi işlemler ihmal edilmemelidir.
Görüşülen adayların bilgilendirilmesi