ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU Ferruh Solak Kamu İhale Kurumu,Daire Başkanı Dr. Güler Koçberber Kamu İhale Kurumu, İstatistikçi 1. Giriş Bilgi ve teknoloji alanında 1990 lardan itibaren her geçen gün daha da artan bir hızda kaydedilen gelişmeler, dünyadaki ihale uygulamalarının da yeni bir boyut kazanmasına neden olmuş ve özellikle gelişmiş ülkeler elektronik ortamda ihaleler gerçekleştirebilmek için gerekli alt yapı çalışmalarına başlamışlardır. Dünya da elektronik ihale uygulamalarının gelişimine bakıldığında ilk uygulamaların 1990 lı yılların ikinci yarısında başladığı görülmektedir. Örneğin, bugün dünyanın en iyi elektronik kamu satın alma sistemine sahip olduğu belirtilen Güney Kore de 1997 yılında idareler ve istekliler arasında doküman değişimine imkan veren elektronik veri değişimi ile ilk uygulama başlatılmıştır. Avrupa ülkelerinde de ilk elektronik kamu satın alma sistemleri bu dönemde geliştirilmeye başlanılmıştır. Finlandiya da merkezi satın alma kuruluşu olan Trading House Hansel Ltd. ilk internet tabanlı sipariş sistemini 1997 yılında başlatmıştır. İtalya da yine merkezi satın alma kuruluşu olan Consip S.p.A. tarafından elektronik kamu satın alma sistemine yönelik çalışmalar 1999 yılında başlatılmış ve çerçeve anlaşma kapsamındaki yüklenicilerden elektronik kataloglar aracılığıyla alım yapılmasına imkan veren elektronik mağaza uygulaması 2000 yıllında devreye girmiştir 1. Elektronik ihale uygulamalarının geliştirilmesinin altında yatan en önemli neden kamu alımlarında şeffaflık, rekabet, etkinlik, verimlilik ve tasarruf sağlanmasıdır. Bunun yanında elektronik ihale uygulamaları ile alım 1 Alsaç, Ü., 2006, Elektronik ihale projesinin Türk kamu alımları sistemine olan etkileri ve projenin fayda/maliyet analizi, Kamu İhale Kurumu, yayımlanmamış uzmanlık tezi. 138 EKİM - KASIM - ARALIK 2010
Ferruh SOLAK Dr. Güler KOÇBERBER süreçleri standardize edilebilmekte, bilgi bütünlüğü, doğruluğu ve tutarlılığı sağlanabilmekte, izlenebilirliğin artmasına paralel olarak kamuoyu denetimi oluşturulabilmektedir. Bu yazıda, Türkiye de kamu idarelerinin elektronik ihale uygulamalarına geçiş süreci ve Kamu İhale Kurumu tarafından 1 Eylül 2010 tarihinde devreye alınan Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) ile ihale uygulamalarında yaşanan gelişmeler ve gelecek dönem hedefleri hakkında bilgiler verilmiştir. 2. Elektronik İhale Çalışmaları Kamu İhale Kurumunun 2003 yılında kurulmasını takiben Kurum bünyesinde oluşturulan elektronik ihale çalışma grubu ile dünyadaki başarılı elektronik ihale uygulamaları daha yakından takip edilmiş ve ülkemiz koşulları da dikkate alınarak ülkemize özgü elektronik ihale sistemi oluşturulmaya çalışılmıştır. Elektronik ihale, e-dönüşüm Türkiye 2005 Yılı Eylem Planında ve 2006-2010 Yılları Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planında yer almış bir projedir. Kurumda yürütülen çalışmalar sırasında açıkça görülmüştür ki; elektronik ihale uygulaması tek başına Kurumun yürütebileceği bir çalışma değildir. İhale süreçleri göz önüne alındığında farklı kurum ve kuruluşların bünyesinde bulunan pek çok bilginin paylaşımını gerektirir. Kurumların kendi ihtiyaçları için derledikleri bilgilerin Kurumlar arası paylaşıma uygun olup olmadığının, tamlığının ve tutarlılığının analiz edilmesi Kurumda yürütülen elektronik ihale çalışmalarında göz önünde bulundurulmuş bir başka husustur. KİK in kuruluşundan itibaren 4734 sayılı Kanun un 53 üncü maddesi ile Kuruma verilen yasaklı sicili tutma ve ihale istatistikleri oluşturma görevlerinin yerine getirilebilmesi amacıyla önce ihale kayıt sistemi (İKS) ile, 2006 yılından itibaren de Kamu Satınalma Platformu (KSP) ile ihale süreçleri kısmen elektronik ortama taşınmıştır. Bunların başlıcaları ihale ilanlarının elektronik ortamda gönderilmesi ve yayınlanması, ihale sonuç formlarının elektronik ortamda gönderilmesi, ihale üzerinde bırakılan isteklilerin yasaklı olmadıklarının teyidinin elektronik ortamda yapılması olarak sayılabilir. 3. Elektronik Kamu Alımları Platformu 2004 yılından itibaren devam etmekte olan çalışmalar neticesinde 20 Kasım 2008 de kabul edilen 5812 Sayılı Kanunla 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa eklenen EK-1 inci Madde ile Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurulması, işletilmesi ve ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin usul ve esasların Kurum tarafından belirleneceği hükme bağlanmıştır. Söz konusu madde ile ülkemizde elektronik ihale uygulamalarının gerçekleştirileceği Platformun adı da resmi olarak ilk kez telaffuz edilmiştir. EKAP, 4734 sayılı Kanun kapsamında tanımlanan idarelerin ihtiyaç nedeniyle karşılamak istedikleri bir mal, hizmet alımı ya da yapım işinin mevzuat hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilebileceği elektronik ortamı ifade eder. Tanımlandığı çerçevede EKAP uygulama yazılımının geliştirilmesine 12 Mayıs 2009 tarihinde başlanmıştır. İhale süreçlerinin mevzuatta belirtildiği şekilde uygulamaya aktarılabilmesi aşamasında her ihale türü ve usulüne uygun ayrı ayrı akış şemaları oluşturulmuştur. 24 Şubat 2010 tarihinde EKAP üzerinden idare ile gerçek ve tüzel kişi kayıtları oluşturulmaya başlanmıştır. EKAP, mevzuat hükümlerine uygun olarak ihale süreçlerinin bütünüyle sayısallaştırılabildiği, idareler tarafından hazırlanan ihale dokümanının istekliler tarafından elektronik ortamda kolayca görülebildiği ve indirilebildiği, tekliflerin elektronik ortamda gönderilebildiği, elektronik katalog ve e-fatura uygulamalarının gerçekleştirilebildiği bir elektronik ortam olma hedefleri ile yoluna devam etmektedir. Bu hedeflerden bazıları 1 Eylül 2010 tarihinde uygulamaya alınan EKAP 1.0 sürümü ile hayata geçmiş, bir kısmı da EKAP ın gelecek sürümlerinde yer alacaktır. EKAP ile ihale uygulamalarına ilişkin kaydedilen gelişmeler KSP ile karşılaştırmalı olarak Tablo 1 de belirtilmiştir. Tablodan da görüleceği üzere 1 Eylül 2010 tarihinde devreye alınan EKAP ile ihale uygulamalarında sağlanan en büyük gelişme mevzuata uygun ihale dokümanı (ihtiyaç listesi, idari şartname, standart formlar ve sözleşme tasarısı) oluşturulması aşamasında kaydedilmiştir. Avrupa Birliğine üye ülkeler tarafından kullanımı zorunlu olan Ortak Kamu Alımları Sözlüğü (Common 139 EKİM - KASIM - ARALIK 2010
Elektronik Kamu Alımları Platformu Tablo 1.EKAP ile İhale Uygulamalarına İlişkin Kaydedilen Gelişmeler Procurement Vocabulary-CPV) ihtiyacın belirlenmesi aşamasında kullanılmaya başlanmıştır. Böylece hem satın alma kalemlerinin sayısallaştırılması hem de sektörel bazda AB üyesi ülkeler ile karşılaştırılabilir istatistiklerin üretilmesi sağlanmış olacaktır. EKAP ta mevzuata uygun olarak ihale aşamalarının işleyişi otomatik olarak kontrol edilmekte, bir aşama tamamlanmadan bir sonraki aşamaya geçilememektedir. 2011 yılı Mart ayında devreye alınması planlanan EKAP 1.2 sürümü ile pilot sektör olan Tıbbi cihaz alımı sektörü için tekliflerin elektronik ortamda hazırlanması ve tekliflerin istekliler tarafından EKAP üzerinden idarelere yollanması ve tekliflerin elektronik ortamda değerlendirilmesi aşamalarının uygulamaya konulması hedeflenmiştir. Tekliflerin istekliler tarafından elektronik ortamda idarelere gönderilmesi, istekli kaydı sırasında Kuruma bildirilen imza atmaya yetkili kişilere ait elektronik imza kullanılarak gerçekleştirilebilecektir. Bunun için gerçek ve tüzel kişiler tarafından oluşturulan kayıtlar sırasında imza atmaya yetkili kişilere ait imza sirküsü, vekâletname ve imza beyannamesi gibi bilgiler alınmakta, bu bilgiler sayısallaştırılarak veri tabanına kaydedilmektedir. Elektronik Ortamda Gerçekleştirilme İhaledeki Aşamalar KSP EKAP (2006-2010) Sürüm 1.0 Sürüm 1.1 Sürüm 1.2 (Eylül 2010) (Aralık 2010) (Mart 2011) İhtiyacın Belirlenmesi - -/+ -/+ -/+ Maliyet Tespiti - - - -/+ İhale Dokümanının Hazırlanması - + + + KİK İhale Kayıt İşlemleri + + + + İlan (hazırlama, gönderme) -/+ + + + Doküman Satışı (görme, indirme, satın alma) - -/+ -/+ + Teklif Gönderme/Teklif Değerlendirme Banka Referans Mektubu (hazırlama, değerlendirme) Geçici Teminat Mektubu (hazırlama, değerlendirme, süre uzatma, serbest bırakma, nakde çevirme) Bayilik Yetki Belgesi Sorgulama Vergi Borcu Sorgulama - - + + Bilanço/Gelir Tablosu Sorgulama - - + + SGK Prim Borcu Sorgulama - - + + Yasaklılık Teyidi + + + + İhale Sonrası İşlemler (Tebligat,Sözleşme,Ödeme vb.) İhale Sonuç Bildirimi + + + + Sözleşme Devir İşlemleri + + + + + : var, - : yok Diğer taraftan, tekliflerin elektronik ortamda alınmasının yasal zemininin oluşturulması amacıyla kamu hizmetlerinin hızlandırılması amacıyla Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun Tasarısı hazırlanmış ve TBMM ye sunulmuştur. Bu çalışmalara paralel olarak Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği hazırlık çalışmaları da devam etmektedir. EKAP 1.2 sürümünün başarıyla uygulamaya konulabilmesi için Sağlık Bakanlığı ve Üniversiteler bünyesindeki pilot hastaneler (Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi, Ankara Hastanesi, Atatürk Hastanesi, Dışkapı Hastanesi) ile test çalışmaları devam etmektedir. 4. EKAP ile Diğer Kurumların Veri Tabanları Arasındaki Entegrasyonlar Kamu satın alma süreci yapısı gereği birçok kurum ve kuruluştaki bilgilere ihtiyaç duyar. Örneğin ülkemizde istekliler vergi borçları ve sosyal güvenlik prim borçları olmadığını ilgili kurumlardan alacakları belgeler ile ispat edebilmektedir. Elektronik ihale uygulamasının hayata geçirilmesi için diğer kurum ve kuruluşların sis- 140 EKİM - KASIM - ARALIK 2010
Ferruh SOLAK Dr. Güler KOÇBERBER temleri ile bağlantı kurularak bu bilgilerin elektronik ortamda Kurumun veri tabanına aktarılması gerekmektedir. EKAP ta kurumlar arası bilgi paylaşımı en üst düzeyde kullanılmaktadır. Böylece, aynı bilginin farklı kurumlar tarafından tutulmaması nedeniyle bilgi kirliliği yaşanmamakta, işgücü, zaman ve ekonomik açıdan tasarruf sağlanmakta; veri tabanı yönetiminin bir merkezden gerçekleştiriliyor olmasına paralel olarak verinin tamlık, doğruluk ve tutarlılık kontrollerinin gerçekleştirilmesi de mümkün olmaktadır. Kamu İhale Kurumu ile diğer kurumlar arasında kurulan entegrasyonlar ile EKAP a taşınan bilgiler Tablo 2 de belirtilmiştir. Kurulan bu entegrasyonlar ile ihale süreçlerinde gerekli olan bilgilerin kaynağından veri tabanına aktarılması sağlanmış; böylece KSP üzerinden beyana dayalı olarak derlenen bilgilerin hatalı, eksik, yanlış olmasından kaynaklanan sorunların asgari seviyeye çekilmesi amaçlanmıştır. Kurumlararası oluşturulan bu entegrasyonlar kanalıyla ihale sonuçları (sözleşme tarihi, sözleşme bedeli ve yüklenici bilgileri), ihaleyi gerçekleştiren idarelerin bütçe ve saymanlık bilgileri ilgilenen Kamu Kurum ve Kuruluşlarına elektronik ortamda aktarılarak kamudaki mevcut işleyiş hızlandırılabilir, standartlaştırılabilir. Nitekim, Muhasebat Genel Müdürlüğü ile sağlanan entegrasyon üzerinden EKAP tan saymanlıklara doğru böyle bir bilgi Tablo 2. Kurumlararası Veri Paylaşımı ile EKAP a taşınan Bilgiler Kurum Adı Muhasebat Genel Müdürlüğü Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (MERNİS) Gelir İdaresi Başkanlığı Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Bakanlığı Bankalar ve Katılım Bankaları Entegrasyon ile EKAP a Taşınan Bilgiler 5018 Sayılı Kanun kapsamındaki genel ve özel bütçeli kurumlara ait Analik Bütçe Kurumsal Kodu ile yerel idarelere ait kurum kodu Nüfus bilgileri Firma adı ve nevii, vergi borcu, bilanço ve gelir tablosu bilgileri Prim borcu bilgileri Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası Geçici Teminat ve Banka Referans Mektubu bilgileri 141 EKİM - KASIM - ARALIK 2010
Elektronik Kamu Alımları Platformu akışı sağlanacaktır. Benzer bir entegrasyonun icra dairelerinin ve cumhuriyet savcılıklarının yararlanabilmesi amacıyla UYAP ile yapılması konusunda Kamu İhale Kurumu tarafından girişimler başlatılmıştır. 5. EKAP Üzerinden İdareler, Gerçek ve Tüzel Kişiler ile Vatandaşlar Tarafından Gerçekleştirilen İşlemler EKAP üzerinden idareler, gerçek ve tüzel kişiler (istekliler) ile vatandaşlar farklı gerçekleştirebilmektedirler. İdareler ve gerçek/tüzel kişilerin EKAP ı kullanabilmeleri için öncelikle kayıt olmaları gerekmektedir. Elektronik ortamda gerçekleştirilen kayıt işlemi sonrası Kurum ile idare/gerçek ve tüzel kişilerin karşılıklı yükümlülüklerinin belirtildiği standart bir protokol metni ekrana çıkmakta ve oluşan bu metnin çıktısı alınarak ıslak imzalı olarak bir kereye olmak üzere mahsus Kuruma gönderilmektedir. Kuruma ulaşan idare ve gerçek/tüzel kişi protokolleri incelendikten sonra aktive edilmekte ve aktivasyon mesajı idare/gerçek ve tüzel kişiler tarafından belirlenen ve EKAP ı kullanacak olan Platform sorumlularının mail adreslerine otomatik olarak gönderilmekte ve sisteme giriş şifreleri kendileri tarafından oluşturulmaktadır. Bu süreç tamamlandıktan sonra idareler ile gerçek ve tüzel kişiler tanımladıkları şifreleri ile sisteme girerek EKAP ı kullanabilmektedirler. 5.1. İdareler tarafından EKAP üzerinden gerçekleştirilebilen İhale süreçlerine ilişkin idareler tarafından gerçekleştirilen şunlardır: İhale öncesi i (ihtiyaç raporu hazırlama, ihale kayıt i, ilan i, ihale dokümanı görüntüleme, doküman satış i, ilan i, teklif kabul i, ihale komisyonu i, şartname havuzu i), Platform i (Kullanıcı silme/ekleme, rol atama i), Teyit i (teyit formu doldurma, teyit formu sorgulama, mevzuat uyum kontrolü, yasaklı sorgulama) Sonuç İşlemleri (doğrudan temin i, ihale sonuç formu doldurma i) 5.2. İstekliler tarafından EKAP üzerinden gerçekleştirilebilen 1 Eylül 2010 tarihinde devreye alınan ve şu an kullanımda olan EKAP 1.0 sürümü henüz isteklilerin elektronik ortamda teklif hazırlaması ve idareye göndermesi süreçlerinin gerçekleştirilmesine açık değildir. Bu sebeple şu an gerçek ve tüzel kişiler EKAP üzerinden sadece ihale ilanlarını takip edebilmekte, ihale dokümanı indirebilmektedirler. 5.3. Vatandaşlar tarafından EKAP üzerinden gerçekleştirilebilen Vatandaşlar gerçekleştirilen ya da gerçekleştirilecek olan ihaleleri EKAP üzerinden herhangi bir kayıt zorunluluğu olmadan takip edebilirler. İhale arayabilir, Kamu İhale Bülteninde yayımlanan ihale ilanlarını günlük bültenleri indirebilirler, ilana iliştirilmiş ihale dokümanlarını indirerek inceleyebilirler, ihale sonuçlarını takip edebilirler. İhalelerin vatandaşlar tarafından izlenebilir olması kamuoyu denetimi sağlanması açısından önemlidir. İhale süreçlerinin vatandaşlar tarafından takip edilebiliyor olması kamu alımlarında saydamlığı, rekabet edilebilirliği artırıcı, dolayısıyla yolsuzluğu azaltıcı bir etkiye sahip olacağı değerlendirilmektedir. 6. Sonuç Dünya da ve Türkiye de e-ihale çalışmaları ile, kamu alımları sürecinde şeffaflığın, eşitliğin, katılımın, rekabetin arttırılmasının, alımlarda güvenilirliğin, kamuoyu denetiminin, kaynakların verimli kullanılmasının ve ihtiyaçların uygun şartlarla, zamanında karşılanmasının sağlanması hedeflenmektedir. Dünyadaki örnekleri dikkate alındığında e-ihale uygulamalarının hayata geçirilmesi kamu alımı harcamalarında yaklaşık %20 lik bir azalma sağlanabilmekte, zaman ve verimlilik açısından ise yaklaşık %60 oranında bir iyileşme gerçekleşebilmektedir. EKAP 1 Eylül 2010 tarihinde Kamu İhale Kurumu tarafından devreye alınmıştır. 2011 yılı içinde uygulamaya konması planlanan EKAP ın yeni sürümlerinde teklifler de elektronik ortamda alınabilecek ve değerlendirilebilecektir. İlk olarak tıbbi cihaz alımı sektöründe gerçekleştirilmesi planlanan bu uygulama daha sonra diğer sektörlere de yaygınlaştırılacaktır. EKAP ın tüm sektörlerde etkin bir şekilde kullanılması ile kamu alımlarında mali tasarruf ve standardizasyon sağlanacak, ihtiyaçlar zamanında karşılanabilecek, saydamlık ve hesap verebilirlik artacak, denetim i kolaylaşacaktır. EKAP ın 2011 de devreye alınacak yeni sürümü, ülkemizde elektronik ve mobil imza kullanımının yaygınlaşmasına da katkıda bulunacaktır. 142 EKİM - KASIM - ARALIK 2010