ZKÜ DEVREK MESLEK YÜKSEKOKULU YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI Öğr.Gör.Afitap BULUT 2012
3. VE 4. HAFTALAR SEKRETERİN MESLEKİ ÖZELLİKLERİ
B. SEKRETERİN MESLEKİ ÖZELLİKLERİ İletişim becerisi etkili kullanmak 1.1 Türkçe yi kusursuz konuşma 1.2 Dinleme yeteneği 1.3 Yazışma yeteneği İkna yeteneği sahip olma Hızlı okuma ve yazma yeteneğine sahip olma Not (dikte) alma yeteneğine sahip olma İnsan ilişkilerini ve protokol kuralları bilme Yabancı dili etkili kullanma İnisiyatif sahibi olma Güvenilir ve ağzı sıkı olma Yaratıcı olma Risk alma yeteneği olma Güler yüzlü, sempatik ve temsil yeteneği olma Büro teknolojisi ve otomasyonu konusunda bilgili olma İş ve meslek ahlakına sahip olma
1.Türkçe yi kusursuz konuşma İyi bir konuşmanın taşıması gereken özellikler; -İyi bir konuşma yıkıcı değil, yapıcıdır - İyi bir konuşma konuşmaya değer konuları içerir - İyi bir konuşma doğruları içerir, sağlam bilgilere dayalıdır -İyi bir konuşmanın amacı ve hedefi olur - İyi bir konuşma sağlam bir konuşma yöntemine dayalıdır - İyi bir konuşma canlı bir ses tonu, jest ve mimik, üslup içerir
2-İkna yeteneği olmak İkna:Bir konuda birinin inanmasını sağlama, inandırma. *İkna etmede zorlama yoktur. Profesyonel bir sekreterin ikna edici olabilmesi için; -yeterli bilgi ve uzmanlığa sahip olması -dürüst ve güvenilir olması -güçlü kişiliğinin olması gerekir.
3-Dikte almak Diğer taraftan süratli ve iyi bir dikte alabilmek için; 1. Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmalıdır. Çünkü hiçbir yönetici diktenin tam ortasında defter veya kalem için beklemekten hoşlanmaz. 2. Özel isimler veya yabancı kelimeler, belirgin ve hatasız olarak yazılmalıdır. 3. Her zaman dikte almaya giderken dolu bir dolmakalem, kurşun kalem ve renkli kalem götürülmelidir. 4. Dikte alırken sorulması gereken yerler varsa; bunlara işaret konulmalı, dikte bittikten tespit edilen bu sorular sorulmalıdır. Bunun için her sekreter kendine özgü işaretler geliştirir. 5. İş gereği gelişigüzel sayfalar üzerine alınmış olan notlar daha sonra defterin sayfaları boyutunda katlanarak, ilgili sayfaların arasına konulmalıdır. 6. Notların içinde ilişik veya eki gibi ibareler varsa bunların altı çizilerek gözden kaçmaması sağlanmalıdır. 7. Birden fazla yazı dikte ettiriliyorsa, birinci dikte bittikten sonra ikinciye başlamadan önce, birkaç satırlık boşluk bırakmalıdır. 8. Yazılar yönetici tarafından numaralandırılmamış ise, her diktenin başına bir numara konulmalıdır. Hazırlayan: Belgin BİLGE
4-Yabancı dil bilmek Sekreter, -örgütün yurtdışı bağlantılarında sağlıklı iletişim kurabilmesi (anlama, konuşma, yazma) -bilim, teknolojideki gelişimi takip edebilmesi (+yurtdışı basın) -kullandığı büro makinelerinde İngilizce(veya diğer dillerde) yazıları anlayabilmesi -rekabet ortamında daha kolay iş bulması ve kariyerini geliştirebilmesi Bakımından YABANCI DİL BİLMELİDİR.
5-İnisiyatif sahibi olmak İnisiyatif; yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları alabilme niteliğidir. Sekreterin, yöneticisinin ve çalıştığı ofisin işlerinin, rahat akışından emin olmak üzere kontrolünü yapabilmesi, gereğinde ise müdahale edebilmesi demektir. İnisiyatif önemli ölçüde karar kavramıyla ilgilidir. Karar da akıl etme, bilgi ve irade işidir. Bir takım seçenekler içinden birini seçme, geleceğe yönelik bir işi uygulamaya geçirme olarak yorumlanır. Karar vermek dikkatle düşünmeyi gerektirir. Karar vermeden önce tüm bilgileri toplamanız, duygularınıza değil gerçeklere dayandırmanız ve şirket politikasından asla sapmamanız gerekir. Sekreter, inisiyatifini kullanması gereken işlerde; - O işle ilgili belirlenmiş olan amacı düşünür - O işle ilgili gerekli her türlü bilgiye sahiptir - İleriyi görebilme yeteneğine sahiptir, doğabilecek sonuçları düşünür - Riskleri göze alır - Cesur ve girişimcidir - Davranış özgürlüğüne sahiptir ama yetkisini aşmaz, sınırlarını bilir - Deneyimlerinden yararlanır (http://www.sekreteriz.biz/mesleki-bilgiler/ozellikler/28-inisiyatif-sahibi-omak.html)
Örnek: Ankara da özel bir kuruluşun genel müdürü, kuruma sekreter almak için bir gazeteye bir günlük ilan verir. 160 aday başvurur. Bunlardan 100 ü dilekçe ve CV leri (özgeçmişleri) üzerinden elenir. 60 ı görüşmeye alınır. 50 si görüşmede kılık-kıyafet, konuşma, davranış yönünden değerlendirilir; 10 kişi seçilir. Bunlardan 6 sı bilgi ve beceri yönünden değerlendirilir; 4 ü yazılı sınava alınır. Sınavda, Ankara şubesinin açılışı için Ticaret Bakanına bir davet mektubu yazmaları istenir. Kendisine protokol yönetimi semineri verdiğim bu Genel Müdür, 4 aday arasından en iyi sekreteri seçmem için yazılı kâğıtlarını bana getirdi. Baktım, 4 davetiyeden biri sıfır, biri de yüz düzeyinde idi. Sıfır olan aday dilekçesini ve CV sini çok iyi yazmış (yazdırmış) 60 aday arasına girmiş; iş görüşmesine uygun giyinerek gelmiş, görüşme sırasında uygun konuşmuş ve davranmış, seçilen 4 kişiden biri olmuş. Bu adayın davet mektubu aynen şöyleydi: Sayın bakanımız, Ankara şubemizin açılışına şeref vereceğinizden onur duyacağızdır. Yüzlük adayın davet mektubu ise hitap, biçim, içerik (açılış yeri, adresi, tarihi ve saati), ifade, üslup, saygı, nezaket vb. her yönden mükemmeldi. Bu aday ya Büro Yönetimi ve Sekreterlik Yüksek Okulu mezunu ve/veya hâlen bu işi yapan biriydi. Bu adayı seçtim. Genel müdür, Ben de bunu tercih ettim dedi. Kendisine: Ne kadar ücret vereceğini sordum. 500 TL dedi. Bu kadar nitelikli, bilgili ve deneyimli bir sekreter bu paraya çalışmaz. En az 750 lira vermeniz gerekir dedim. Peki 750 yapayım dedi ve onu işe aldı. Görüldüğü gibi bilgili ve nitelikli kimi aday, dilekçe ve CV yazmayı bilmediği; görüşmeye uygun kıyafette gelmediği; görüşmede uygun davranmadığı için eleniyordu. Buna karşın doğru dilekçe ve CV yazan, güzel giyinen ve uygun davranan niteliksiz kişiler de sonunda eleniyordu. Ancak hak eden ve layık olan seçiliyor, işe giriyor ve hak ettiği ücreti alıyordu. (Nihat AYTÜRK)