T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIMI FORMU

Transkript

1 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIMI FORMU Birim: Görev Adı: Amiri Sorumluluk Alanı: Görev Devri: İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Öğrenci İşleri Birimi Öğrenci İşleri Birimi Görevlisi Fakülte Sekreteri / Dekan Fakülte öğrencilerinin özlük işlemlerini ve eğitim öğretim ile ilgili faaliyetlerinin etkin bir şekilde yerine getirilmesidir. Diğer Öğrenci İşleri Birimi Görevlisi Görev Amacı: Fakülteye kayıtlı her düzeydeki öğrencilerin özlük işlemlerini ve eğitimöğretim işlemlerini ilgili mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak. Temel İş ve Sorumluklar - Fakültemize kayıtlı öğrencilerin evraklarını EBYS sisteminde tarayıcıdan tarayarak elektronik olarak kayda alınması. - Birimlerde yeni kayıt yaptıran öğrencilerin ilk kayıt işlemlerinin yapılması ve eksik bilgilerinin ÖBS de tamamlanması. - ÖSYM tarafından yerleştirilen ancak kayıt yaptırmayan öğrenci listelerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi ve bu öğrencilerin ÖBS den silinmesi. - Öğrenci belgesi, not döküm belgesi,askerlik belgesi ve vb. belgelerin hazırlanması ve gerektiğinde posta işlerinin yürütülmesi - Kayıt donduran öğrencilerin ÖBS ve kütüğe işlenmesi, öğrenciye tebliğ edilmesi. - Kendi isteğiyle kayıt sildiren öğrencilerin işlemelerinin yürütülmesi. - Öğrencilerin burs işlemlerinin yürütülmesi ve takibi. - Öğrenci Disiplin işlemlerinin yürütülmesi, ÖBS ye bilgi girilmesi, formların düzenlenerek Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi. - % 10 a giren başarılı öğrencilerin işlemlerinin yürütülmesi, bu öğrencilerin listelerinin düzenli olarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi.(güz yarıyılı için Bahar yarıyılı dersleri başlamadan, Bahar yarıyılı için son sınavlardan en geç 20 gün sonra bildirilir.) - Yatay geçiş ve dikey geçiş kayıt işlemlerinin yürütülmesi. - Çap başvurularının ilgi hükümler çerçevesinde alınması - Başarı oranların çıkartılması. - Onur öğrencileri listelerinin çıkartılması ve dekanlığa sunulması. - Öğrenci adına gelen evrakların yazışma işlemlerinin yapılması ve evrakların dosyalanıp arşivlenmesi. - Öğrenci kütüklerinin oluşturulması ve sınav listelerindeki notların akademik danışmanlar tarafından öğrenci kütüklerine işlenmesinin yapılması.. - Burs ve öğrenim kredileri ile ilgili istenen bilgilerin doldurularak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmesi. - Uluslararası öğrencilerin bilgilerinin ÖBS ye girilmesi - Uluslararası öğrencilerden mezun olanlar ile ayrılanlar için ilgili formların doldurulup YÖK e gönderilmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmesi. - Öğrenci stajları ile ilgili yazışmaların yapılması, takibi ve ÖBS ye girişlerinin gerçekleştirilmesi. - Tüm öğrenci bilgilerin ÖBS ye doğru ve eksiksiz olarak girilmesi. - Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından verilen diğer işlerin ve

2 Yetkileri: Bilgi: işlemlerin yapılması. - Sınav listelerinin yarıyıl olarak dosyalanması ve arşivlemesi - Kayıt sildiren,mezun ve ayrılanların askerlik şubelerine bildirilmesi. - Durumlarında değişiklik olan öğrencilerin bilgilerinin deşiklik tarihinden itibaren en geç 1 hafta içerisinde ÖBS ye işlenmesi (kayıt dondurma, yatay geçiş, dikey geçiş, ceza, mezuniyet, kayıt silme, bölümler arası geçiş, ÇAP, vb.). - Öğrenci kimliklerinin hazırlanması ve öğrencilere dağıtılması. - Mezuniyet kararı alındıktan sonra MERNİS sisteminden öğrencilerin son bilgilerinin kontrolünün yapılması. - Mezun olan öğrencilerin tabi oldukları yönetmeliğe göre mezuniyet tarihlerinin ÖBS ye girilmesi. - Yönetim kurulunda mezuniyet kararı alındıktan sonra mezuniyet evraklarının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmeden önce ÖBS üzerinden ilişik kesme işlemlerinin (öğrenci işleri,harç onayı, bölüm sekreterliği, kütüphane ve varsa ERASMUS borcu kontrol edilerek) tamamlanması. - Mezuniyet kararı alınan öğrencilerin onayı lise diploması ve fotokopisinin öğrenci numara sırası düzeninde şeffaf dosya içerisinde klasörlenmiş olarak üst yazı ve mezuniyet listesi eklenerek Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi. - Öğrenci sınav notu itirazlarının kabul edilmesi ve ilgili öğretim elemanına sunulması - Akademik danışmanların onayından sonra ÖBS de mezuniyet onaylarının yapılması. - Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. - Üniversitenin etik kurallarına uymak. - Bağlı olduğu birim ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yürütmek. - Yazıları paraf etmek. - Öğrenci Bilgi sistemini kullanmak. - Öğrenci işleri ile ilgili belgeleri teslim alma ve tebliğ-tebellüğ belgelerini imzalama Yönetmelik - Kocaeli Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği - Kocaeli Üniversitesi Çift Anadal Programı(ÇAP) Yönetmeliği - DGS Yönetmeliği - Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği. - Yükseköğretim Kurumları Arasında Önlisans ve Lisans düzeyinde yatay geçiş esaslarına ilişkin yönetmelik. Yönerge - Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri, Yetki Devri ve Elektronik Yazışma Kuralları Yönergesi Kocaeli Üniversitesi Genelgeleri - Ders Programları İle İlgili Mevzuat(Genelge /8) - Üniversitemiz Önlisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinin 24.Md. Gereği, Ölçme ve Değerlendirme Sonuçlarının İlan Edilmesi (Genelge /17)

3 Beceri ve Yetenekler: - Analitik düşünebilme - Analiz yapabilme - Değişim ve gelişime açık olma - Düzgün diksiyon - Düzenli ve disiplinli çalışma - Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı - Ekip liderliği vasfı - Empati kurabilme - Etkin yazılı ve sözlü iletişim - Güçlü hafıza - Hızlı düşünme ve karar verebilme - Hızlı uyum sağlayabilme - Hoşgörülü olma - İkna kabiliyeti - Karşılaştırmalı durum analizi yapabilme - Kurumsal ve etik prensiplere bağlılık - Ofis programlarını etkin kullanabilme - Ofis gereçlerini kullanabilme (yazıcı, faks vb.) - Sabırlı olma - Sistemli düşünme gücüne sahip olma - Sorun çözebilme - Sonuç odaklı olma - Sorumluluk alabilme - Sözlü ve yazılı anlatım becerisi - Stres yönetimi - Üst ve astlarla diyalog - Yoğun tempoda çalışabilme - Zaman yönetimi Görev Tanımını Hazırlayan: Onaylayan: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum. Ad-Soyad İmza

4 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIMI FORMU Birim: Görev Adı: Amiri Sorumluluk Alanı: Görev Devri: Görev Amacı: Temel İş ve Sorumluklar İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi - Öğrenci İşleri Birimi Öğrenci İşleri Birimi Şef Vekili Fakülte Sekreteri / Dekan Fakülte öğrencilerinin özlük işlemlerini ve eğitim öğretim ile ilgili faaliyetlerinin yürütülmesi için birime tahsis edilen kaynakların (personel, yer, malzeme gibi) verimli ve nitelikli bir şekilde yürütülmesini sağlamakla sorumludur. Öğrenci İşleri Birimindeki Diğer Görevliler Fakülte öğrencilerinin özlük işlemlerini ve eğitim öğretim ile ilgili faaliyetlerinin etkin bir şekilde yerine getirilmesi için mevcut kaynakların uygun ve verimli şekilde kullanılmasını sağlamak. -Elektronik Belge Yönetim Sistemin (EBYS) de gelen evrakı öğrenci işleri birimindeki görevlilere yönlendirmesini sağlamak. - Öğrenci İşleri Şefliği nde yürütülmekte olan işlerin zamanında ve doğru olarak yapılması için, gerekli iş akışlarını günlük, aylık ve yıllık olmak üzere düzenler; uygulatır ve denetler. - Öğrenci İşleri Şefliği ne yönlendirilen yazı ve evrakları denetler, ilgili memurlara dağıtır, yapılması gereken işlemleri anlatır. - Birimde yazılan yazıları denetler, paraflar ve Fakülte Sekreteri ne sunar. - Birim çalışanlarıyla hazırladığı gündeme göre toplantılar yapar. - Arşiv çalışmalarını yönlendirir; yok edilecek evrakların belirlenmesinde, ilgili memura yardımcı olur. - Öğrencilere ilişkin belgeleri imzalar ve/veya paraflar. - Fakülte Yönetim Kurul kararlarını ilgili memurlara dağıtır, gereğinin yapılmasını sağlar., - Fakülte Yönetim Kurulu nun onay verdiği not düzeltmelerini yapar / yaptırır. - Memurlarının istek ve önerilerini, üst yönetime sunar; yerine getirilmesi için çaba gösterir. - Bilgi İşlem Dairesi Başkalığı nca yapılan toplantılara katılır. - Üst Yönetimin oluruyla Emniyet ve jandarma görevlilere, öğrencilerle ilgili bilgi, verir, sorularına yazılı yanıtlar verir. - Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nca yapılan toplantılara katılır. - Birim memurlarının izin istemlerini değerlendirir, düzenler, onaya sunar. -Lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönetmelik değişiklerini takip eder, duyurularını yapar. - Öğrenci işleri personelinin etkili ve uyum içinde çalışmasını sağlamak. - Öğrenciler ile ilgili bilgilere ve yönetmelik hükümlerine hakim olmak - Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek.

5 Yetkileri: Bilgi: Beceri ve Yetenekler: - Üniversitenin etik kurallarına uymak. - Bağlı olduğu birim ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yürütmek. Öğrenci Bilgi sistemini kullanmak. İmza yetkinse sahip olmak. Yönetmelik; - Kocaeli Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği - Kocaeli Üniversitesi Çift Anadal Programı(ÇAP) Yönetmeliği - DGS Yönetmeliği - Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği. - Yükseköğretim Kurumları Arasında Önlisans ve Lisans düzeyinde yatay geçiş esaslarına ilişkin yönetmelik. Yönerge - Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri, Yetki Devri ve Elektronik Yazışma Kuralları Yönergesi Kocaeli Üniversitesi Genelgeleri; - Ders Programları İle İlgili Mevzuat(Genelge /8) - Üniversitemiz Önlisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinin 24.Md. Gereği, Ölçme ve Değerlendirme Sonuçlarının İlan Edilmesi (Genelge /17) - Analitik düşünebilme - Analiz yapabilme - Değişim ve gelişime açık olma - Düzgün diksiyon - Düzenli ve disiplinli çalışma - Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı - Empati kurabilme - Etkin yazılı ve sözlü iletişim - Güçlü hafıza - Hızlı düşünme ve karar verebilme - Hızlı uyum sağlayabilme - Hoşgörülü olma - İkna kabiliyeti - Karşılaştırmalı durum analizi yapabilme - Kurumsal ve etik prensiplere bağlılık - Ofis programlarını etkin kullanabilme - Ofis gereçlerini kullanabilme (yazıcı, faks vb.) - Sabırlı olma - Sistemli düşünme gücüne sahip olma - Sorun çözebilme - Sonuç odaklı olma - Sorumluluk alabilme - Sözlü ve yazılı anlatım becerisi - Stres yönetimi - Üst ve astlarla diyalog - Yoğun tempoda çalışabilme - Zaman yönetimi Görev Tanımını Hazırlayan:

6 Onaylayan: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum. Ad-Soyad İmza