T.C. Kuzey Anadolu Kalkınma Ajansı i Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi Birim Yıllık Faaliyet Raporu 01.01.2011 31.12.2011
İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER... ii TABLOLAR LİSTESİ... iii 1. Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimine İlişkin Genel Bilgiler... 4 1.1. Görev ve Sorumluluklar... 4 1.2. İnsan Kaynakları... 4 1.3. Bilgi Teknolojileri Kullanımı... 5 2. Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi Faaliyetleri ve Performansı... 5 2.1. Faaliyetler... 5 2.1.1. Tecrübe Paylaşımı Ziyareti... 5 2.1.2. İdari İşlerin Düzenlemesi Faaliyetleri... 6 2.1.3. Bağımsız Denetim Süreci... 6 2.1.4. Mali İşlerin Yürütülmesi... 7 2.1.5. İzleme Faaliyetleri... 7 ii 2.2. Katılım Sağlanan Toplantı, Konferans, Eğitim... 7 2.2.1. Eğitim... 7 2.2.2. Panel... 8 2.2.3. Konferans... 8 2.3. Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Biriminin Performansı ve Değerlendirme... 8 3.Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimini Kabiliyet ve Kapasitesinin Değerlendirilmesi... 9 2.4. Üstünlük... 9 2.5. Zayıflık... 9 2.6. Değerlendirme... 9 3. Öneriler ve Tedbirler... 10
TABLOLAR LİSTESİ Tablolar Sayfa Tablo-1: Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi Personeline İlişkin Bilgiler... 4 Tablo-2: Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Biriminde Kullanılan Yazılım ve Donanımlar... 5 Tablo 3: Ajans Bağımsız Denetim Sürecine İlişkin Değerlendirme Raporu... 6 Tablo 4: 2011 Yılı Gelir Gerçekleşmesi... 7 Tablo 5: 2011 Yılı Gider Gerçekleşmesi... 7 iii
1. Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimine İlişkin Genel Bilgiler 1.1. Görev ve Sorumluluklar Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimine ilişkin görev ve sorumluluklar aşağıdaki gibidir. Diğer birimlerle koordineli bir şekilde çalışma programının, yıllık bütçenin, harcama programının hazırlanmasına yönelik çalışmalar yapmak, Gerçekleşen bütçe sonuçlarının hazırlamak, İdari işlemlerin sistem haline getirilmesi için çalışmalar yapmak, Personel performans yönetim sisteminin oluşturulmasına ve sistemin işlemesine katkıda bulunmak, Satın alma ve ihale işlemlerini talep birimleriyle koordinasyon halinde yürütmek. Kurumsal kimlik çalışmalarına katkıda bulunmak. İnsan kaynakları politikasını uygulanmasına, izlenmesine ve geliştirilmesine ilişkin çalışmalara katkıda bulunmak, Mali, İdari İşler ve Destek Hizmetleri personelinin yürüttüğü faaliyetlerin kontrolünü gerçekleştirmek, Hizmet alımı yolu ile çalışan personelin sevk ve idaresinin sağlamak. 1.2. İnsan Kaynakları 4 Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi 22.02.2011 tarihinde kurulmasıyla birlikte 1 uzman personel ve 1 destek personeli olmak üzere 2 personel çalışmaya başlamıştır. İhtiyaca uygun personelin Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi nde istihdam edilmesi için planlama çalışmaları devam etmektedir. 2011 yılının Eylül ayı içinde yapılan personel alımında 1 Uzman, 1 Bilgi İşlem ve 2 Satın Alma ve İdari İşler Destek Personeli olmak üzere 4 kişi daha istihdam edilmiştir. Ancak Muhasebe Yetkilisi olarak görev yapan Yasemin ŞENTÜRK ve Bilgi İşlem Destek Personeli olarak görev yapan Merve Nazlı TEKKEŞİN Aralık ayı içinde görevlerinden istifa etmişlerdir. Satın Alma ve İdari İşler Destek Personeli olarak alınan Tahsin YILIKOĞLU muhasebe yetkilisi olarak görevlendirilmiştir. Şu an Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi 1 Birim Başkanı, 1 Uzman, 1 Muhasebe Yetkilisi ve 1 Satın Alma personeli olmak üzere toplam 4 kişi olarak çalışmalarına devam etmektedir. Tablo-1: Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi Personeline İlişkin Bilgiler Personel İsmi Lisans Mezuniyeti Yüksek Lisans Bilgileri Bildiği Yabancı Diller Volkan BEDER İstanbul Teknik Üniversitesi İnşaat Mühendisliği İngilizce Ersoy İŞLEYEN Gazi Üniversitesi Maliye İngilizce Latif BABURŞAH Anadolu Üniversitesi İktisat/İşletme Tahsin YILIKOĞLU Anadolu Üniversitesi Kamu Yönetimi İnsan kaynakları politikası ile uyumlu olarak Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi nde çalışan personelin kısa vadede alması planlanan eğitimler aşağıdaki gibidir: Muhasebe Eğitimi, İnsan Kaynakları Eğitimi, Bordro Uygulamaları Eğitimi,
Süreç Yönetimi, İş ve Süreç Geliştirme Eğitimi, Verimlilik Eğitimi. 1.3. Bilgi Teknolojileri Kullanımı Birim, yürütmüş olduğu işleri etkin bir şekilde yerine getirmek için bilgi teknolojilerini kullanmaya yönelik gerekli hassasiyetleri göstermektedir. Birimde kullanılan yazılım ve donanımlara ilişkin bilgiler Tablo-2 de gösterilmiştir. Tablo-2: Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Biriminde Kullanılan Yazılım ve Donanımlar Adet Yazılım Adet Donanım 5 MS Office 4 Dizüstü Bilgisayar 5 Anti-virüs 3 Yazıcı 1 Muhasebe Programı 1 Harici Bellek 1 Fotoğraf Makinesi 1 Fotoğraf Makinesi 1 3G Modem 2 Cep Telefonu 1 Ses Kaydedicisi 1 Fotokopi Makinası 1 Sunum Oynatıcısı 2 Faks makinası 2. Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi Faaliyetleri ve Performansı 2.1. Faaliyetler 5 Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi nin 22.02.2011-31.12.2011 arasındaki faaliyetlerini beş başlık altında irdelemek mümkündür. *Tecrübe Paylaşımı Ziyareti *İdari İşlerin Düzenlemesi Faaliyetleri *Bağımsız Denetim Süreci *Mali İşlerin Yürütülmesi *İzleme Faaliyetleri 2.1.1. Tecrübe Paylaşımı Ziyareti 2011 Mali Destek Programı öncesinde daha önce mali destek programları yapmış bulunan İpekyolu Kalkınma Ajansı 14-16 Mart 2011 tarihleri arasında ziyaret edildi. Tecrübe paylaşımı konulu ziyaretin birimimiz açısından ana amacı, mali destek programının mali açıdan yönetilebilmesi için gerekli olan hususların tespiti, muhtemel hataların önceden çözümlenmesi idi. Ayrıca, ajanslar arasında mali yönetim anlamında var olan farklılıkların irdelenmesi ve en doğru uygulamanın uygulanması amacıyla çalışmalar yapıldı. 21-24 Mart tarihleri arasında gerçekleştirilen Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı(OKA) nın tertip ettiği eğitim vesilesiyle OKA İnsan Kaynakları ve Mali Hizmetleri Birimi ile yine ajanslar arasında mali uyumun tesis edilmesi amacıyla uygulama birliği konularında görüşmelerde bulunuldu.
15-16 Aralık 2011 tarihlerinde Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı nın Mali Yönetim Yeterliliği Kapsamında yürüttüğü çalışmalardan faydalanmak amacı ile çalışmalar yapıldı. 2.1.2. İdari İşlerin Düzenlemesi Faaliyetleri Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi nin kurulmasıyla birlikte ajansımızın kurumsal yönden var olan eksikliklerinin giderilmesi amacıyla çeşitli düzenlemelere gidilmiştir. Bunlardan bazıları; *Ajansımız satın alma sürecinin geliştirilmesi, süreç şemasının oluşturulması, satın alma işlemlerinin komisyon vasıtasıyla yürütülmesinin sağlanması *22.02.2011 tarihinde kurulan birimimizin görev tanımları ve sorumluluklarının oluşturulması, *Ajansımızın hizmetinde bulunan araçların kullanımı ile ilgili yapılan düzenleme, *Harcırahlar ve harcırahların ödenmesi ile ilgili yapılan düzenleme, *İzin işlemleri süreci ile ilgili yapılan düzenleme, *Satınalma işlemlerinin yürütülmesi ile ilgili yapılan düzenlemelerdir. 2.1.3. Bağımsız Denetim Süreci 6 Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi faaliyetlerinde bir diğer önemli husus ise ajanslar için bir zorunluluk olan bağımsız denetim yoluyla mali durumunun ve yetkinliğinin denetlenmesi sürecidir. Ajansımız bağımsız denetim sürecine ilişkin değerlendirme raporu aşağıdaki şekilde iletilmişti. Tablo 3: Ajans Bağımsız Denetim Sürecine İlişkin Değerlendirme Raporu No. Denetim Alanı Alt Denetim Alanı Görüş 1 Mali Denetim Sonuçları Bütçe Gerçekleşmeleri ve Mali Tabloların Denetimi 2 Mali Denetim Sonuçları Mevzuata Uygunluk Denetimi 3 4 5 6 İç Kontrol Sistemi Denetim Sonuçları İç Kontrol Sistemi Denetim Sonuçları İç Kontrol Sistemi Denetim Sonuçları İç Kontrol Sistemi Denetim Sonuçları Organizasyonel Yapılanma ve İnsan Kaynakları Süreç ve Yöntemler Risk Yönetimi Muhasebe ve Kayıt Sistemi ile Bilgi Sistemleri Olumlu Görüş Olumlu Görüş Şartlı Görüş Şartlı Görüş Görüş Bildirmeme Şartlı Görüş 7 Performans Yönetimi İzleme Şartlı Görüş Şartlı görüş nedelerinin en önemli nedeni olan iç denetim ile ilgili olarak İç Denetçi istihdamı sağlanmıştır.
2.1.4. Mali İşlerin Yürütülmesi Birimimizin kurulmasıyla birlikte ajansımızın mali işlerinin yürütülmesi daha koordineli bir hale gelmiştir. Ajansımızın kurumsallaşma süreci devam ettiğinden dolayı, yoğun satın alma işlemleri oluşturulan satın alma komisyonu vasıtasıyla birimimiz koordinasyonunda gerçekleştirilmiştir. 01.01.2011-31.12.2011 tarihleri arasında oluşan gelir-gider gerçekleşmeleri ve harcamaların dağılımı şu şekildedir. Tablo 4: 2011 Yılı Gelir Gerçekleşmesi Merkezi Bütçe Ticaret ve Sanayi Odaları İl Özel İdareleri Belediyeler Faiz Gelirleri Diğer Gelirler TOPLAM 5.941.000,00TL 39.005,61 TL 732.227,44 TL 1.551.261,49 TL 562.759,87 TL 15.543,10 TL 8.841.797,51TL Tablo 5: 2011 Yılı Gider Gerçekleşmesi Personel Ücretleri Personel Giderleri Sosyal Güvenlik Prim Giderleri Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları 1.808.514,52 TL 321.102,47 TL 153.272,11 TL Mal ve Hizmet Alım Giderleri Yolluklar Hizmet Alımları Temsil ve Tanıtma Giderleri Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım 105.004,15 TL 508.324,30 TL 199.670,22 TL 1.007.676,63 TL 7 Proje ve Faaliyet Destekleri 2010 Yılı Doğrudan Faaliyet Destekleri 205.849,65 TL Toplam 4.309.414,05 TL 2.1.5. İzleme Faaliyetleri Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi idari ve mali görevlerinin yanında ajansımızın yürüttüğü 2011 Doğrudan Faaliyet Mali Destek Programı nda başarılı bulunan projelerin izleme sürecinde de görev yapmıştır. 2.2. Katılım Sağlanan Toplantı, Konferans, Eğitim 2.2.1. Eğitim Ajansımız satın alma işlemlerinde kamu satın alma mevzuatına daha paralel bir şekilde işlemleri yürütmek, aynı zamanda ajans olarak uyguladığımızı mali destek programlarından faydalanan kamu kurum ve kuruluşlarının projelerinde taahhüt ettikleri satın alım işlemlerini yürütürken doğru bir şekilde yönlendirilmeleri ve yaptıkları işlemlerin mevzuat açısından uygunluğunun tespit edilebilmesi için 21-24 Mart 2011 tarihleri arasında Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı nın tertip ettiği Kamu İhale Kanunu Eğitimi ne iştirak edilmiştir.
09-10 Nisan tarihleri arasında Datasist Firması tarafından İstanbul da gerçekleştirilen İnsan Kaynakları ve Bordro Uygulamaları Eğitimine muhasebe yetkilimiz katılmıştır. 18 Kasım 2011 tarihinde Ser-Berker Bağımsız Denetim ve Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. tarafından düzenlenen Kalkınma Ajansları Kayıt Düzeni ve Yeni Türk Ticaret Kanunu konulu semineri katılım sağlandı. 2.2.2. Panel Boğaziçi Üniversitesi tarafından 21.04.2011 tarihinde düzenlenen Düşük Karbonlu Gelecek için Eko Bina Çözümleri adlı panele katılım sağlandı. 2.2.3. Konferans Devlet Planlama Teşkilatı tarafından 16-19 Haziran da Erzurum da düzenlenen 1. Kalkınma Ajansı Konferansı na katılım sağlandı. 2.3. Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Biriminin Performansı ve Değerlendirme Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Biriminin performansını belirleyecek ölçütlerin henüz belirlenememesinden dolayı performans ölçümü yapılamamıştır. 8
3.Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimini Kabiliyet ve Kapasitesinin Değerlendirilmesi 3.1 Üstünlük Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi nin üstünlükleri şu şekildedir: Personelin çalışma isteği ve arzusu, Birimin görev ve sorumlulukları yerine getirme konusunda bilinçli olması, Verilen görevleri zamanında ve istenilen şekilde yerine getirme, Kamu ve özel sektör tecrübesine sahip personelin görev yapıyor olması, 3.2 Zayıflık Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi nin zayıflıkları şu şekildedir: Birimde çalışan personelin, görev ve sorumlulukları yerine getirme konusunda sayıca yetersiz olması Birim personelinin eğitim ihtiyacı Kalkınma Ajanslarının yeni kurulmuş olması dolayısıyla yapılacak işlerin hangi prosedür çerçevesinde yapılacağının belli olmaması, kendine özgü işler olması dolayısıyla uzmanlaşmanın zaman alması, 3.3 Değerlendirme Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi 22.02.2011 tarihinde kurulmuş ve 1 birim başkanı ve 1 destek personeli ile Eylül ayına kadar çalışmıştır. Eylül ayında yeni personelin istihdam edilmiş ancak mevcut personelden istifası sonucu 1 birim başkanı, 1 uzman ve 2 destek personeli ile görevine devam etmektedir. Ajansımızın mali yönetim yeterliliğini alabilmesi ve kurumsallığın sağlanabilmesi açısından 1 bilgi işlem personeli, 1 büro ve arşiv görevlisi, 1 finansman, bütçe ve muhasebe görevlisi ve 1 basın ve halkla ilişkiler görevlisine acil ihtiyaç duyulmaktadır. 9
4 Öneriler ve Tedbirler Satın Alma, İdari İşler ve Destek Hizmetleri Birimi ajansımız bünyesinde konusunda uzmanlaşmış personele en çok ihtiyacı duyan birimimizdir, bu nedenle birimde çalışan personeller her ne kadar yüksek niteliğe sahip olsa da bazı görevler ve sorumlulukların yerine getirilmesi konusunda zaman zaman ihtiyaca cevap verememektedir. Birime yeni alınacak personellerin, birimin çalışmasını aksatmadan ve birim içindeki uyumu bozmadan birim çalışmalarına dâhil olmaları ve görevlerini en iyi şekilde sürdürmeleri için gerekli oryantasyon sürecinden geçmeleri gerekmektedir. Bu sürecin kapsamı ve nasıl yönetileceği konusunda gerekli tedbirler alınmaktadır. Ajansımızın ilerleyen dönemde mali destek programlarında hibe desteği sunabilmesi için Mali Yönetim Yeterliği denetiminde bu konuda yeterliliği alması gereklidir. Bu kapsamda personel eksikliğinin giderilmesi ve görev tanımlarının yapılması önem arz etmektedir. Diğer bir önemli konu ise Kalkınma Bakanlığı nın koordinasyonunda işleyen ve ajansların tüm raporlama, izleme ve mali işlemlerini yürüten KAYS adlı sistemin ajansımıza entegrasyonu konusunda tüm birimlerin koordineli bir şekilde çalışmasıdır. 10