Bugün göç herkesi ve her yapıyı ilgilendiren bir süreçtir. Göçmen nüfusu da, son yarım yüzyılda hızlı bir artış göstermiştir. Nitekim Birleşmiş Milletler in verilerine göre son 20 yıldaki hızıyla artmaya devam ederse dünyadaki uluslararası göçmenlerin sayısının 2050 de 405 milyona ulaşması beklenmektedir. Türkiye, uzun yıllar boyunca başka ülkelere göç veren kaynak ülke konumundayken bugün, bölgesel ve küresel dinamikler itibariyle uluslararası nüfus hareketleri bakımından aynı zamanda geçiş ve hedef ülkesi haline gelmiştir. Bu bağlamda, göç sorunlarının etkin yönetimi açısından, dünyadaki örnekleri gibi, görev alanına yönelik strateji ve güncel politikaları geliştirip uygulayan, insan hakları odaklı, nitelikli personel ve sağlam bir alt yapıyla donanmış, yetkin bir kurumsal yapılanmaya ihtiyaç duyulmuştur. Ülkemiz, tarih boyunca kitlesel sığınma hareketleri de dahil olmak üzere çeşitli göç hareketleri ile karşılaşmış ve milyonlarca göçmene ev sahipliği yapmıştır. Yabancılar ve Uluslararası Koruma Kanunu ile bu geleceğini uzmanlık sahibi, yenilenmeye ve uluslararası işbirliğine açık, güncel bilgileri ve gelişmeleri yakından takip eden dinamik yapıyla devam ettirecektir. 1 Türkiye ye yönelik artan ve çeşitlenen göç hareketleri, ülkemizin ekonomik, sosyal ve demografik yapısını, kamu düzenini ve güvenliğini derinden etkilemekte ve yeni bir göç yönetimi anlayışına olan ihtiyacı da beraberinde getirmektedir. Bu anlayışta, güvenlik endişeleri ile bireysel hak ve özgürlüklerin güvence altına alınma ihtiyacının dengelenmesi hedeflenmektedir. Arif YALÇIN Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı
I. İÇİNDEKİLER I. GİRİŞ...1 II. İÇİNDEKİLER... 2 III. AMAÇ... 3 IV. KAPSAM... 3 V. DAYANAK... 3 VI. MODEL... 3 VII. YÖNTEM VE SÜREÇ... 5 1) Hazırlık Dönemi Çalışmaları ve Hazırlık Programı... 5 a) Stratejik Planlama Çalışmalarının Duyurulması... 5 b) Stratejik Planlama Üst Kurul ve Ekiplerinin Oluşturulması... 5 2 c) Stratejik Planlama Ekiplerine Eğitimlerin Verilmesi... 6 d) Stratejik Plan Hazırlama Takviminin Oluşturulması... 7 2) Durum Analizi... 7 3) Geleceğe Yönelim... 7 4) Stratejik Planlama (2017-2021) Süreci... 8 a) Genel Müdürlük Stratejik Planlama Takvimi... 8 EKLER:... 9
II. AMAÇ Stratejik Plan Hazırlık Programının temel amacı, Genel Müdürlüğün ilk stratejik planının (2017-2021) hazırlanma sürecine rehberlik etmektir. Hazırlanacak olan stratejik plan ile kaynakların stratejik önceliklere göre dağıtılmasına ve idarenin geleceğine yön verilmesi amaçlanmıştır. Bu nedenle, Genel Müdürlüğümüz birimlerince, bu programda yer alan adımların plan hazırlama sürecinde önemle takip edilmesi ve uygulanması büyük önem arz etmektedir. III. KAPSAM Hazırlık programı, Genel Müdürlüğün stratejik planının (2017-2021) hazırlık süreç ve yöntemine ilişkin usul ve esasları kapsamaktadır. IV. DAYANAK Bu hazırlık programı, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile Kamu İdareleri için Stratejik Planlama Kılavuzu na dayanılarak hazırlanmıştır. 3 V. MODEL 2017-2021 stratejik planlama çalışmaları aşağıdaki model (Şekil 1) çerçevesinde yürütülecektir. Buna göre Hazırlık Programı ile başlayan süreç İzleme-Değerlendirme başlığı ile sonlandırılacaktır.
Hazırlık Programının Oluşturulması Stratejik Planlama Yöntem ve Kapsamı Stratejik Plan Ekip ve Kurulları Stratejik Planlama İş Takvimi Durum Analizi Tarihsel Gelişim Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları İle Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi Paydaş Analizi Kurum İçi ve Dışı Analizi PEST Analizi GZFT Analizi Üst Politika Belgeleri Analizi Gelişim Alanlarının Belirlenmesi 4 Vizyonun Belirlenmesi Misyonun Belirlenmesi Temaların Belirlenmesi Temel İlke ve Değerlerin Belirlenmesi Stratejik Amaçların Belirlenmesi Stratejik Hedeflerin Belirlenmesi Performans Göstergelerinin Belirlenmesi Stratejiler Performans Programı Performans Hedefleri Faaliyet ve Projeler İzleme Değerlendirme Faaliyet Raporu Şekil 1: GÖÇ İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ STRATEJİK PLANLAMA MODELİ
1) YÖNTEM VE SÜREÇ Stratejik plan hazırlık süreci dört aşamalı olarak yürütülecektir. Bu aşamalar: Hazırlık Dönemi Çalışmaları ve Hazırlık Programı, Durum Analizi, Geleceğe Yönelim, İzleme ve Değerlendirme aşamalarından oluşur. (bkz. Şekil 1) 2) Hazırlık Dönemi Çalışmaları ve Hazırlık Programı Stratejik planlama çalışmalarının başarısı plan öncesi hazırlıkların yeterli düzeyde yapılmasına ve tüm birimler ile personelin planlama sürecine dâhil edilmesine bağlıdır. Bu nedenle hazırlık programına bağlı olarak kurulacak kurul ve ekiplerin çalışmalarda aktif rol almaları çok büyük önem arz etmektedir. Hazırlık döneminde yapılacak çalışmalar, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanan bu Hazırlık Programında ayrıntılı olarak belirtilmekte ve aşağıdaki başlıkları kapsamaktadır. Stratejik Plan hazırlama çalışmalarının başlatıldığının duyurulması, Stratejik Planlama Üst Kurulu ve Ekiplerinin oluşturulması, Stratejik Planlama Ekiplerine eğitimlerin verilmesi, Stratejik Plan Hazırlama Takviminin Oluşturulması (Ek-1) 5 a) Stratejik Planlama Çalışmalarının Duyurulması 2017-2021 yıllarını kapsayacak Stratejik Planın hazırlanma sürecine girildiği bir Genelge ile tüm merkez ve taşra teşkilatına duyurulur. Bu bağlamda yapılacak çalışmaların koordinasyonunun Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından yapılacağına duyuruda yer verilerek Başkanlığın yapacağı bilgilendirmelerin önemle takip edilmesi istenir. b) Stratejik Planlama Üst Kurul ve Ekiplerinin Rol ve Görev Dağılımları Stratejik Plan Üst Kurulu; Stratejik Plan İzleme ve Yönlendirme Üst Kurulu kurulur ve Genel Müdür başkanlığında merkez teşkilatı birim amirlerinden oluşur. Stratejik planlama üst kurulu stratejik planlama çalışmalarını takip etmek ve ekiplerden bilgi alarak çalışmaları yönlendirmek üzere 14.10.2015 tarihli ve 21667923-602.04.99-28349 sayılı makam onayı ile kurulmuştur. Üst kurulların çalışmaları yönlendirebilecek şekilde belirli aralıklarla toplanması gerekmektedir. Bu bağlamda Üst Kurul çalışmaları yönlendirmek üzere Aralık 2015 ile Nisan 2016 tarihlerinde toplanması öngörülmektedir. Stratejik Plan Yürütme ve Koordinasyon Ekibi; Stratejik planlama çalışmalarını doğrudan yürütmesi beklenen ve üst kurula belirli dönemlerde raporlar sunarak, kurulun önerileri doğrultusunda çalışmaları yürüten ekiptir. Bu ekip 17.09.2015 tarihli ve 21667923-602.04.99-25572 sayılı makam onayı ile kurulmuştur. Genel Müdürlüğümüzde yürütülen tüm stratejik plan çalışmalarının koordinasyonunu sağlar ve aşağıdaki isimlerden oluşur.
1. Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı - Arif YALÇIN 2. Mali Hizmetler Uzman Yrd. - Mustafa ULUDAĞ 3. Göç Uzman Yrd. - Elif BAYRAM 4. Göç Uzman Yrd. - Aykut TURKAY 5. Göç Uzman Yrd. - Ali Rıza BEŞKAT 6. Göç Uzman Yrd. - Alper ÖZDEMİR Stratejik Planlama Ekibi: Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Daire Başkanı nın Başkanlığında, Stratejik Plan Koordinasyon Ekibi, Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Uzmanları ile Merkez birimlerin her birinden birer grup başkanı veya birer uzmanın katılımıyla oluşur. Bu ekip 17.09.2015 tarihli ve 21667923-602.04.99-25572 sayılı makam onayı ile kurulmuştur. Ekibin çalışmasına ilişkin iş ve işlemler Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca belirlenir. Stratejik Planlama ekip üyeleri aşağıdaki kişilerden oluşur; 1. Arif YALÇIN 2. Mustafa ULUDAĞ 3. Elif BAYRAM 4. Alper ÖZDEMİR 5. Tenzile ERGÜNENÇ 6. Ali Rıza BEŞKAT 7. Ebubekir KURT 8. Aykut TURKAY 9. Mehtap BIYIK 10. Nurdan AKDAĞ 11. Sevda YILMAZ 12. Tevfik Şaban TURAL 13. Elif ÖZDEMİR 6 c) Stratejik Planlama Ekiplerine Eğitimlerin Verilmesi ve Üst Kurula Bilgilendirme Toplantısı Yapılması Stratejik planlama çalışmalarında görev alacak veya katılım sağlayacak ekip ve kurul üyelerinin belirli bir düzeyde stratejik planlama kavramlarına hâkim olmaları beklenmektedir. Ancak, Genel Müdürlük merkez teşkilatı bünyesinde kurulan stratejik plan koordinasyon ekiplerinin ise stratejik planlama konusunda eğitimler vereceği, süreci yönlendireceği ve danışmanlık hizmeti vereceği düşünülerek bu ekiplerde görev alacak personelin kavramları özümsemiş düzeyde olmaları çok büyük önem arz etmektedir.
d) Stratejik Plan Hazırlama Takviminin Oluşturulması Bilindiği üzere stratejik yönetim sistemi kapsamında hazırlanan stratejik planlar, diğer yönetim sistemlerinde var olan stratejik plan anlayışından farklı olarak üst hedeflerden yola çıkılarak ve tüm çalışanların katılımı ile hazırlanmaktadır. Diğer taraftan üst hedefler ile paydaşların talep ve beklentileri belirli bir üst politika belgesine yansıtılması gerektiğinden kurumlar stratejik plan hazırlamaktadır. Bu bağlamda Genel Müdürlüğümüz stratejik planı da temel üst politika belgeleri ışığında iş takvimine uygun olarak hazırlanacaktır. Bu kapsamda hazırlanan iş takvimi Hazırlık programı ekinde yer almaktadır. (Ek-1) 3) Durum Analizi Durum analizinde, kuruluşun yasal yükümlülükleri çerçevesinde yürüttüğü faaliyetler ve sunduğu hizmetler ortaya konulur. Kurumun yerine getirmekle yükümlü bulunduğu üst politika belgeleri hedefleri ile mevzuatının irdelendiği; paydaşların beklenti ve önerilerinin değerlendirildiği ve son olarak kurumun gelişim alanlarının (sorun alanları) belirlendiği bölüm olan durum analizi bölümü; stratejik yönetim sisteminin dört temel sorusundan biri olan Neredeyiz? sorusunu yanıtlamaktadır. Durum analizi çalışmasında Genel Müdürlüğün; a. Tarihsel gelişim, b. Mevzuat analizi, c. Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetler, d. Paydaş analizi ile kurum içi ve kurum dışı analizleri, e. Üst politika belgelerinin analizi yapılarak, 7 gelişim alanlarını belirlenecektir. Bu aşama katılımcılığın en üst düzeyde gerçekleşmesi hedeflenen aşamadır. Bu nedenle ihtiyaç duyulan ölçüde GZFT ve PEST analizleri için çalıştaylar ve toplantılar yapılır. Aynı zamanda geniş kitlelerin görüş ve önerilerinin alınabilmesi için iç ve dış paydaşlara ayrı ayrı olmak üzere anketler düzenlenir. Durum analizi aşamasının sonucunda tüm çalışmaları içeren bir durum analizi raporunun hazırlanması ve kamuoyuna açıklanması beklenmektedir. 4) Geleceğe Yönelim Geleceğe Yönelim stratejik plan olarak da adlandırılan ve misyon-vizyon ve temel değerler ile başlayan ve nereye ulaşmak istiyoruz sorusuna yanıt aranan bölümdür. Bölümde üst politika belgelerinin belirlediği çerçevede, kurum yöneticilerinin çizdiği ufukta ve iç-dış paydaşların beklentileri doğrultusunda hedeflemeler yapılır. Geleceğe yönelim bölümünde; a. Misyon, vizyon ve temel değerler,
b. Temalar ve Stratejik Amaçlar, c. Stratejik Hedefler ile bunlara bağlı performans göstergeleri il stratejiler belirlenir. Stratejik Plan Koordinasyon Ekibi, Genel Müdürlüğün stratejik planların hazırlanması, uygulanması sürecinde rehberlik ve danışmanlık hizmeti sağlayacaktır. 5) Stratejik Planlama (2017-2021) Süreci, 2017-2021 yıllarını kapsayan Stratejik Plan döneminin hazırlık çalışmalarını başlatmış ve planlama takvimini belirlemiştir. Buna göre, 2017-2021 yıllarını kapsayacak olan stratejik plana ilişkin süreç ve ayrıntılı olarak Hazırlık Programı ekinde yer alan stratejik plan iş takvimlerinde belirtilmiştir. (Bkz. Ek 1) Genel Müdürlük Stratejik Planlama Takvimi Stratejik Planlama çalışmaları ilk olarak durum analizi ile başlayacak ve izleme ve değerlendirme modelinin belirlenmesi ile tamamlanacaktır. Bu kapsamda; Ekim ayı içerisinde Genelgenin ve eki hazırlık programının yayınlanması, durum analizi bölümünün tarihsel gelişim ile yasal yükümlülükler ve mevzuat analizi adımları tamamlanması, 8 Kasım ayı içerisinde, faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerin belirlenmesi, Aralık ayı içerisinde de paydaş analizi ile kurum içi ve kurum dışı analizin yapılması, Son olarak Aralık sonu itibariyle durum analizi raporunun hazırlanması ile durum analizi bölümü tamamlanacaktır. Ocak 2016- Nisan 2016 döneminde misyon, vizyon, temel değerler ve temalar oluşturulacaktır. Stratejik amaçlar, stratejik hedefler, performans göstergeleri, faaliyet ve projeler ile geliştirilecek stratejilerden oluşan Geleceğe Yönelim çalışması yapılacaktır. Aynı dönemlerde maliyetlendirme ve izleme-değerlendirme çalışmaları da tamamlanacaktır. Genel Müdürlük 2017-2021 dönemine ait stratejik plan taslağının 30 Nisan 2016 da Kalkınma Bakanlığına gönderilmesinin planlanmaktadır. Kalkınma Bakanlığından gelecek görüş ve öneriler doğrultusunda son hali verilecek plan Makam onayının ardından kamuoyuna duyurulacaktır.
EKLER: EK 1: Stratejik Planlama Takvimi 2015 2016 Stratejik Planlama Adımları Eylül Ekim Kasım Aralık Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran 1 2 3 HAZIRLIK PROGRAMI Ekip ve Kurulun Oluşturulması İş Adımlarının ve Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi İş Takvimi Hazırlanması İç Genelge İle Çalışmaların Başlatıldığının Duyurulması Hazırılık Programının Onay ve Yayım Süreci STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA EĞİTİMİ Yöneticilere Bilgilendirme Toplantısı Stratejik Plan Ekibine Yönelik Eğitim DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün ve Hizmetler Paydaş Analizi Paydaş Belirleme Çalışmaları Paydaş Etki-Önem Matrisi Paydaş Görüşlerinin Alınması Paydaş Görüşlerinin Değerlendirilmesi Kurum içi - kurum dışı analiz Teşkilat ve Organizasyon Yapısının Belirlenmesi BMTKK Açılarından Kurumun İncelenmesi İstatistikî veriler PEST Analizi GZFT (Güçlü ve Zayıf Yönler, Fırsat ve Tehditler) Analizi Üst Politika Belgeleri Analizi Gelişim Alanlarının Belirlenmesi Durum Analizi Raporunun Hazırlanması GELECEĞE YÖNELİM Misyon, Vizyon, Temel İlke ve Değerler Temalar Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler 4 Performans Göstergeleri Stratejiler Faaliyet ve projeler Maliyetlendirme İzleme ve Değerlendirme 5 Taslağın Üst Kurula Sunulması 6 Taslağın Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi 7 Düzeltme, Onay ve Yayım 9