KURTALAN MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 SİİRT ÜNİVERSİTESİ KURTALAN MESLEK YÜKSEKOKULU SÜREÇ YÖNETİMİ KİTAPÇIĞI Kalite Komisyonu Yönetim Alt Kurul Başkanlığı 18

2

3 İÇİNDEKİLER. 3 KISALTMALAR. 3 ŞEKİL LİSTESİ 3 1. GİRİŞ 1.1. Kitabın Amacı 1.2. Kapsam 1.3. Süreç Yönetim Esasları 2. SÜREÇ BELİRLEME VE GÖZDEN GEÇİRME 2.1. Süreç Belirleme 2.2. Gözden Geçirme 3. ÖĞRENCİ İŞLERİ SÜREÇLERİ 3.1.Kayıt İşlemleri ÖSYM Kayıt İşlemleri Yatay Geçiş ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Dikey Geçiş İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Merkezi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Af İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Birim İçi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Çift Anadal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Yan Dal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri 3.2. Kayıt Silme İşlemleri Kendi İsteği İle Kayıt Silme İşlemleri Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Merkezi Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Kayıt Dondurma İşlemleri 3.3. Ders Kayıt İşlemleri ÖBS / Mazeretli Ders Kayıt İşlemleri 3.4. ÖBS Veri Giriş İşlemleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri Öğrenci Bilgi Güncelleme İşlemleri 3.5.Program İşlemleri Ders Programlarının Girilme İşlemleri Tek Ders İşlemleri Sınav Programlarının Girilme İşlemleri 3.6. Mazeret Sınav İşlemleri 3.7. Not İşlemleri Değişim Programları Not girişi İntibak Komisyonları Not girişi Mazeret Sınavları Not girişi Not İtirazları İşlemleri Not Teslimi İşlemleri 3.8. Mezun Öğrenci Tespit Etme ve Mezuniyet İşlemleri 3.9.Belge İşlemleri Öğrenci Belgesi Verme İşlemleri

4 3.9.2 Başarı Durum Belgesi Verme İşlemleri Geçici Mezuniyet Belgesi Verme İşlemleri Diploma İşlemleri Duplika İşlemleri Diploma Defterleri İşlemleri Önlisans Diploma İşlemleri Diploma Eki İşlemleri Yazışma İşlemleri Gelen Yazı İşlemleri Giden Yazı İşlemleri Öğrenci Dilekçe İşlemleri İstatistik İşlemleri Öğrenci Sayıları Tespit İşlemleri Öğrenci Başarı Sıralamaları Burs İşlemleri Disiplin Cezası İşlemleri Mezun Öğrenci İşlemleri İ.İ.T.İ. Akademisi ne Bağlı Birimlerin İşlemleri 4. BÖLÜM SEKRETERLİĞİ SÜREÇLERİ 4.1. Kayıt İşlemleri Yatay Geçiş İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Dikey Geçiş İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Merkezi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Af ile gelen öğrencilerin kayıt işlemleri YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Birim İçi Yatay geçiş Çift Ana Dal Yan Dal 4.2. BYS Veri Giriş İşlemleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri 4.3. Program İşlemleri Ders Programlarının Girilmesi Sınav Programlarının Girilmesi 4.4. Mazeret Sınav İşlemleri 4.5. Mezuniyet İşlemleri Mezun Öğrenci Tespiti 4.6. Yazışma İşlemleri Gelen Yazı İşlemleri Giden Yazı İşlemleri Öğrenci Dilekçe İşlemleri 4.7.Burs İşlemleri 4.8. Disiplin Cezası İşlemleri 4.9. Akademik Kadro İşlemleri Akademik Personel Yeniden Atama İşlemler Yrd. Doç. Dr Atama İşlemleri Araştırma Görevlisi Atama İşlemleri Görevlendirme İşlemleri madde Görevlendirme İşlemleri /a madde Görevlendirme İşlemleri

5 /d madde Görevlendirme İşlemleri İzin İşlemleri Haftalık Ders İmza Çizelgesinin Takibi Akademik Personele E-Posta Gönderilmesi 5. HALKLA İLİŞKİLER SÜREÇLERİ 5.1. Tercih ve Tanıtım Günleri 5.2. Yüksekokula Kayıt Olacak Öğrenciler İçin Promosyon Ürünleri (Çanta, Kalem), Tanıtım 5.3. Broşürü, Öğrenci Bilgilendirme Formu Hazırlanması Oryantasyon Toplantısı 5.5. Öğrenci Kulüplerinin Başvuruları ve Güncellenmesi 5.6. Derslik Kullanımı 5.7. Konferans Salonları Kullanımı 5.8. Öğrenci Kulüpleri Etkinlikleri 5.9. Seminer Dersleri Çevre Güzelleştirmesi Amacıyla Belediyelerle Yazışmalar Mezuniyet Töreni 6. PERSONEL İŞLERİ SÜREÇLERİ 6.1. Akademik Kadro İşlemleri Araştırma Görevlisi ve Öğretim Görevlisi Kadro Talep İşlemleri Doçent Kadro Talep İşlemleri 6.2. Akademik Personel Atama İşlemleri Doktor Öğretim Üyesi Kadrosuna Atanma İşlemleri Bölüm Başkanlığı Atama İşlemleri Anabilim Dalı Başkanlığı Atama İşlemleri 6.3. Yüksekokul Kuruluna Üye Seçim İşlemleri 6.4. Görevlendirme İşlemleri Sayılı Kanunun 40/A Maddesi Uyarınca Görevlendirilme İşlemleri Sayılı Kanunun 38.Maddesi Uyarınca Görevlendirilme İşlemleri 6.5. Akademik ve İdari Personel Terfi İşlemleri 6.6. Kademe İlerleme 6.7. İstifa İşlemleri 6.8. Nakil İşlemleri 6.9. Emeklilik İşlemleri Görev Süresi Uzatma Hususi Pasaport İşlemleri 7. EVRAK KAYIT BİRİMİ SÜREÇLERİ 7.1. Gelen Evrak Diploma/Öğrenci belgesi teyidi ile ilgili gelen evrak Tez Jürisi Görevlendirme İle İlgili Gelen Evrak Araştırma Görevlisi Kadrosuna Başvuru Soruşturma İle İlgili Gelen Evrak Profesörlük Başvuruları İle İlgili Gelen Evrak Öğrencilerin Şikâyet Dilekçesi Bölümlerden EBYS İle Gelen Evrak Bölümlerden ÇAP/YAP Kurum İçi Yatay Geçiş Kontenjanları İle İlgili Gelen Evrak 7.2. Giden Evrak

6 7.2.1 Kurumdan EBYS Üzerinden Giden Evrak Kurumdan Posta Yoluyla Giden Evrak 7.3. Resmi Evrakları Mühürleme İşlemleri 7.4. Mali İşler Yazışmaları Seminer Katılımı Araç Tahsisi 8. BÜTÇE VE MALİ İŞLER SÜREÇLERİ 8.1. Maaş İşlemleri Memur Maaş İşlemleri Maaş İade Fark İşlemleri Günlük Memur Maaş Farkı Ödeme İşlemleri Fazla Mesai Ödeme İşlemleri Avans Kapama İşlemleri 8.2. Ek Ders İşlemleri Ek Ders Ödeme İşlemleri Kadrosuz (31. Madde) Ek Ders Ödeme İşlemleri 8.3. Sınav İşlemleri Sınav Ödemeleri İşlemleri 8.4. Jüri Ödemeleri İşlemleri 8.5. Taşınır İşlemleri Satın Alınan Taşınır Kayıt İşlemleri Doğrudan Temin İşlemleri Doğrudan Temin Ödeme İşlemleri Taşınır Devralma İşlemleri Taşınır Devretme İşlemleri Taşınırın Personele Çıkış İşlemleri 8.6. Yolluk İşlemleri Yurtdışı Yolluk İşlemleri Yurtiçi Yolluk İşlemleri 8.7. Öğrenci Staj Giriş Çıkış İşlemleri 9. TEKNİK DESTEK SÜREÇLERİ 9.1. Tadilat İşleri 9.2. Fotokopi Çoğaltma İşleri 9.3. Malzeme İhtiyaçlarının Belirlenmesi KISALTMALAR

7 1. GİRİŞ 1.1. Kitabın Amacı Süreç Yönetimi El Kitabı nın amacı; SİÜ Kurtalan Meslek Yüksekokulu nun, kalite yönetim sisteminin ilgili standartlara uygun olarak oluşturulması, sürekli geliştirmeye istinaden ihtiyaç duyduğu ve uyguladığı tüm süreçleri tanımlamak ve bu süreçlerin birbiri arasındaki etkileşimlerini açıklamaktır Kapsam Kurtalan Meslek Yüksekokulu eğitim öğretim faaliyetleri, araştırma faaliyetleri, topluma hizmet faaliyetleri ve idari personelin görev, yetki, sorumluluklarını, kurum içi iletişim faaliyetlerini ve belgeleri kapsamaktadır. Her bir faaliyet içindeki birim personelinin görevleri; detaylı olarak işlem, süreç ve kalite planlarında tanımlanmıştır Süreç Yönetim Esasları Süreç: Kaynakların kullanılmasıyla, girdilerin çıktılara dönüşümünü sağlayan sıralı faaliyetler bütününü ifade eder. Ana Süreç: Kurumda, müşteri taleplerinden itibaren, ürün ya da hizmet temini faaliyetlerini yürüten ana fonksiyonlardır. Alt Süreç: Başlaması ve yürütülmesi ana süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçlere destek veren süreçlerdir. Akış Şeması: Süreçleri oluşturan faaliyetlerin sırasını, faaliyetler, belgeler ve bölümler/birimler arası ilişkilerin gösterilebilmesi için kullanılan simgelerdir. Süreç Sorumlusu: Sürecin başlamasından itibaren bitişine kadar yönetilmesinden, doğru uygulandığının kontrolünden, süreç performans ölçümü için veri toplanmasından, toplanan verilerin analiz edilerek toplantılara getirilmesinden sorumlu kişidir.

8 SEMBOL TANIM ANLAM BAŞLANGIÇ-BİTİŞ Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını gösterir FAALİYET-İŞLEM Faaliyet yada işlemi gösterir KARAR Karar noktasını gösterir BELGE İşlemde kullanılan belgeyi gösterir BEKLEME Süreçteki beklemeyi ya da gecikmeyi gösterir VERİ KAYDI ALT SÜREÇ MANUEL GİRDİ Bilgisayarın hard diski gibi doğrudan erişilebilen veri ambarını temsil eder Daha önceden çizilmiş olması gereken akış şemasını gösterir Kullanıcı tarafından manuel olarak sistemde alınacak aksiyon adımlarını anlatır TAŞIMA HAREKET AKIŞ YÖNÜ

9 KONTROL-ONAY Yetkili amir tarafından kontrol edilip onaylanan noktayı ifade eder. DEPOLAMA Uzun Süreli Depolama Süreç Girdisi: Sürecin başlaması için gerekli hammadde, yardımcı malzeme ve sürecin başlamasını gerektiren kayıt ya da dokümanlardır. Süreç Çıktısı: Sürecin bir sonucu olarak ortaya çıkan, ürün, yarı mamul, hizmet ve bunlara ilişkin kayıt ya da dokümanlardır. Süreç Performansı: Sürecin; etkinlik, verimlilik, çevrim süresi, esneklik ve kapasite gibi özellikleridir.

10 2. SÜREÇ BELİRLEME VE GÖZDEN GEÇİRME 2.1. Süreç Belirleme Kurtalan Meslek Yüksekokulu nda süreçler belirlenirken; kurumun ve birimlerinin ürün ve hizmet ortaya koyma faaliyetleri dikkate alınır Gözden Geçirme Ana, alt ve destek süreçleri, belirli dönemlerde düzenlenen gözden geçirme toplantılarında, kalite yönetim temsilcisinin görüşleri ve önerileri doğrultusunda gözden geçirilir.

11 3. ÖĞRENCİ İŞLERİ SÜREÇLERİ 3.1. Öğrenci Kayıt İşlemleri ÖSYM Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri ÖSYM Kayıt İşlemleri ÖSYM tarafından Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin birimlere ilk kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci başvurusu ( Sözlü) Üniversiteye yerleşen öğrenci listesi Kayıt için gerekli belgeler Öğrenci Kayıt Listesi Öğrenci Özlük Dosyası 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Öğrencilerin tercih yapacakları bölümleri yeteri kadar araştırmamaları. Öğrencilerin kayıtlara gelemeden önce yeterli önbilgiye sahip olmaması.

12 Aşama ÖSYM Kayıt İşlemleri İş Akış Çizelgesi Öğrenci Öğrenci İşleri ÖSYM tarafından ön kayıtları yapılan adaylar akademik takvimde belirtilen tarihlerde gerekli evraklar ile şahsen başvuru yaparlar Öğrenci Otomasyon Sisteminde Kesin Kayıtları Yapılır Öğrencinin kayıt listesine imzası alınır İstenilen belgeler kontrol edilerek özlük dosyaları oluşturulur Şekil 3.1 ÖSYM Kayıt İşlemleri İş Akış Çizelgesi Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi ÖSYM tarafından ön Öğrenci kayıtları yapılan adaylar akademik takvimde belirtilen tarihlerde gerekli evraklar ile şahsen başvuru yaparlar Öğrenci Otomasyon Öğrenci İşleri Sisteminde Kesin Kayıtları Yapılır Öğrencilerin Kayıt Listelerine imzası alınır İstenilen belgeler kontrol edilerek özlük dosyası oluşturulur

13 Yatay Geçişle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Yatay Geçiş ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Yükseköğretim Kurumları, önlisans diploma programları arasındaki yatay geçiş işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Rektörlük tarafından belirlenen başvuru koşulları Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yatay Geçiş için İstenilen Belgeler Başvuruların Bölüm Başkanları tarafından değerlendirilmesi Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Hak kazanan asil ve yedek öğrenci listeleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 11 Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Geldikleri Üniversiteye ait Öğrenci Kimlik Kartlarının tarafımıza teslim edilmemesi. Başvuru belgelerinin asıllarını getirmemeleri.

14 Şekil Yatay Geçişle Gelen Öğrencilerin İş Akış Şeması

15 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru dilekçesi ve gerekli Öğrencinin tüm Öğrenci belgeler belgeleri kayıt altına alınır Başvuran adaylar için Öğrenci İşleri liste oluşturulur Liste ve belgeler Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri liste ve belgeleri ilgili bölüm başkanlıklarına iletir Bölüm Başkanları değerlendirmeleri yapar. Asil ve yedek öğrenci listesini Yüksekokul Sekreterine gönderir Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kuruluna liste ve belgeleri sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile hak kazanan öğrenci listesi belirlenir. Öğrencinin kaydı aktifleştirilerek bilgileri girilir Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder Tüm belgeler ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir Bölüm Başkanlıkları Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci Öğrenci İşleri

16 Dikey Geçişle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Dikey Geçiş ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Merkezi Yerleştirme İle Dikey Geçiş hakkı kazanan öğrencilerin birime kaydolma işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci başvuru dilekçesi (Yazılı) Dikey Geçiş için İstenilen Belgeler Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Hak Kazanan asil ve yedek öğrenci listeleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi MESLEK YÜKSEKOKULLARINA DİKEY GEÇİŞ HAKKI YOTUR

17 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Merkezi yerleştirme Öğrenci ile Dikey Geçiş Hakkı Ders Muafiyet Talebi kazanan öğrenci başvuru Dilekçesi dilekçesi ve gerekli belgeler ile Yüksekokula başvuru yapar Öğrencinin tüm Öğrenci İşleri belgeleri kayıt altına alınır Başvuran adaylar için liste oluşturulur Liste ve belgeler Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kuruluna liste ve Yüksekokul Yönetim belgeleri sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile Kurulu hak kazanan öğrenci listesi belirlenir Öğrencinin kaydı aktifleştirilerek bilgileri girilir Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder Öğrenci Tüm belgeler ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir.

18 Şekil 3.3 Dikey Geçiş İle Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Şeması

19 Merkezi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Merkezi Yatay Geçiş ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Merkezi Yatay Geçiş ile hakkı kazanan öğrencilerin birime kaydolma işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Rektörlük tarafından belirlenen başvuru koşulları Öğrenci başvuru dilekçesi (Yazılı) Dikey Geçiş için İstenilen Belgeler Başvuruların Bölüm Başkanları tarafından değerlendirilmesi Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Hak Kazanan asil ve yedek öğrenci listeleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik (Ek Madde 1) Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Geldikleri Üniversiteye ait Öğrenci Kimlik Kartlarının tarafımıza teslim edilmemesi. Başvuru belgelerinin asıllarını getirmemeleri.

20 Şekil 3.4: Merkezi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

21 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Merkezi yerleştirme Öğrenci ile Yatay Geçiş Hakkı kazanan öğrenci başvuru dilekçesi ve Öğrenci İşleri gerekli belgeler ile başvuru yapar Öğrencinin tüm belgeleri kayıt altına alınır Başvuran adaylar için Öğrenci İşleri liste oluşturulur Liste ve belgeler Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlıklarına liste ve belgeleri sunar Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kuruluna liste ve belgeleri sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile hak kazanan öğrenci listesi belirlenir Öğrencinin kaydı aktifleştirilerek bilgileri girilir Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder Tüm belgeler ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanları Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci Öğrenci İşleri Af Yasası İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

22 Öğrenci İşleri Af Yasası ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Af Yasası ile gelen öğrencilerin birime kaydolma işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci başvuru dilekçesi (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Başvuru dilekçesi ile Öğrenci başvuru yapılır Başvuru dilekçesi alınır ve Öğrenci İşleri kayıt numarası verilir Aftan yararlanmak isteyenlerin listesi oluşturulur ve Yüksekokul Sekreterliğine iletilir Yüksekokul Yönetim Yüksekokul Sekreteri Kuruluna sunar Yönetim Kurulu aftan yararlananların listesini onaylar Aftan yararlananların kayıtları güncellenir Ders intibak işlemleri için Bölüm Başkanlığına iletilir Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı

23 Şekil 3.5: Af ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

24 YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri YÖK tarafından özel durumlara göre yerleştirilen öğrencilerin kayıt işlemlerinin (Özel Durumlar Madde 24, 669, 667 KHK) yapılmasını sağlamak Öğrenci YÖK Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Yüksekokul Yönetim Kurulu YÖK tarafından yapılan yerleştirmeler Kayıt yapılan Öğrenci Bilgileri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar arasında geçiş, çift anadal, yan dal ile kurumlar arası kredi transferi yapılması esaslarına ilişkin yönetmelik özel durumlar madde 24 Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Belge İş Akışı Sorumlu YÖK YÖK tarafından yerleştirilen Öğrenci Ders Muafiyet Dilekçesi öğrencilerin kaydı aktifleştirilerek bilgileri girilir. Ders Muafiyet Dilekçesi ve YÖK İntibak için gerekli evraklar teslim Öğrenci İşleri Daire edilir Öğrencinin belgeleri için Başkanlığı dosya oluşturulur Yüksekokul Sekreteri Tüm belgeler Bölüm Başkanlığına iletilir. Öğrenci İşleri

25 Şekil 3.6 YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

26 Birim İçi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Birim İçi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Üniversite içinde yer alan diğer birimlerin ve birimin kendi bünyesindeki aynı düzeyde diploma programlarına kontenjanlar dâhilinde yatay geçiş işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlıkları Yüksekokul Yönetim Kurulu Rektörlük tarafından belirlenen Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı başvuru koşulları Öğrenci başvurusu (Yazılı) İstenilen Belgeler 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi Madde 9 Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi

27 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Ders Muafiyet Dilekçesi Başvuru Dilekçesi ve gerekli belgeler ile Öğrenci İşlerine müracaat edilir Öğrencinin başvuru Öğrenci dilekçesi ve gerekli Öğrenci İşleri belgeleri kayıtlanır Başvuran öğrencilerin listesi oluşturulur ve Yüksekokul Sekreterine Yüksekokul Sekreteri iletilir Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlıklarına liste ve belgeleri sunar Bölüm Başkanları kayıt hakkı kazanan öğrencilerin listesini belirler ve Yüksekokul sekreterine gönderir Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kuruluna liste ve belgeleri sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile hak kazanan öğrenci listesi belirlenir Öğrencinin kaydı aktifleştirilerek bilgileri girilir Belgeler için dosya oluşturulur Ders Muafiyet talep dilekçesi ve intibak için gerekli belgeler Öğrenci İşlerine teslim edilir Tüm belgeler ilgili Bölüm Başkanlığına iletilir. Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci Öğrenci İşleri

28 Şekil 3.7: Birim İçi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

29 Çift Anadal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Sürec Adı Çift Anadal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans düzeyindeki programlar arasında geçiş, çift anadal programına kayıt hakkı kazananların ikinci dalda lisans diploması almak üzere öğrenim görmelerinin sağlanmasıdır. Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı İstenilen-Gerekli Belgeler Çift Anadal Diploması 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 4 Siirt Üniversitesi Çift Anadal ve Yandal Programları Yönergesi Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Öğrencinin başvurusu ve Öğrenci gerekli evraklar kayıt altına alınır Çap Başvuru Dilekçesi Sistem üzerinden kaydı Öğrenci İşleri Daire gerçekleştirilir Başkanlığı Onaylı Ders Programı Özlük dosyası oluşturulur Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri

30 Şekil 3.8: Çift Anadal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

31 Yandal Kayıt Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Yandal Yapak Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Pogramlar Arasındaki Geçiş, Yandal Programına kesin kayıt hakkı kazanan Anadal öğrencilerinin Bilgi Yönetim Sistemine kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Akademik Takvim Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yandal Sertifikası İstenilen-Gerekli Belgeler Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 4 Siirt Üniversitesi Çift Anadal ve Yandal Programları Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Öğrencinin başvurusu ve Öğrenci gerekli evraklar kayıt altına alınır Başvuru Dilekçesi Sistem üzerinden kaydı Öğrenci İşleri Daire gerçekleştirilir Başkanlığı Onaylı Ders Programı Özlük dosyası oluşturulur Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri

32 Şekil 3.9 : Yandal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri

33 3.2. Kayıt Silme İşlemleri Kendi İsteği İle Kayıt Silme İşlemleri Öğrenci İşleri Kendi İsteği İle Kayıt Silme İşlemleri Öğrencinin kendi isteği ile kaydının silinmesini istemesi durumunda işleminin yapılmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci başvurusu (Yazılı) Lise Diploması Aslı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 9 Öğrenci Kimlik Kartının iadesinde sorunlar yaşanmaktadır. Yapılacak işlemler ile ilgili öğrencilerin yeterli bilgiye sahip olmamaları.

34 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Kayıt silme talebi için Öğrenci başvuru dilekçesiyle öğrenci işlerine müracaat edilir Öğrencinin dilekçesine kayıt Öğrenci İşleri numarası verilir Başvuru dilekçesi Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Sekreterine iletilir. Yüksekokul Sekreteri Başvuruyu Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu kayıt silme talebini onaylar Öğrenci İşleri Sistemden kayıt silme işlemleri yapılır Lise diploması aslının arka kısmına Yüksekokulun kayıt silme kaşesi basılır, bilgileri yazılır ve onaylanır Diplomanın fotokopisine adı soyadı, tarih ve aslını aldım ifadesi yazdırılarak imza alınır. Lise Diploması teslim edilir Lise diplomasını aldığına dair imzalanan fotokopisi öğrenci bilgi dosyasında arşivlenir Kayıt silindikten sonra Öğrenci İşleri Daire Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Başkanlığı bildirilir.

35 Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Öğrenci İşleri Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Öğrencinin diğer Üniversitelere yatay geçiş nedeniyle kaydının silinmesini ve istenilen belgelerin Kurumlar arası yazışmalarla gönderilmesini sağlamak. Yatay Geçiş Yapılan Üniversite Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Lise Diploması İlgili Kurum ve Birim Yazısı ÖSYM Belgesi Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 11 Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Kurumlararası yazışmaların, kayıt silme (YKK) sürelerinin uzaması ve istenilen evrakların posta ile gönderilmesi nedeniyle takip süresindeki sıkıntılar. Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Öğrencinin kayıt silme Öğrenci İşleri işlemlerinin yapılması Başvuru Dilekçesi Öğrenci İşleri Daire Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Yatay Geçiş ile Başkanlığı Onaylı Ders Programı gittiğine dair bilgi verilir Öğrenci dosyasının Yüksekokul Sekreteri Öğrenci Dosyasının gönderilmesi Talep Edilme Yazısı

36 Merkezi Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme Öğrenci İşleri Merkezi Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Öğrencinin Yükseköğretim Kurumlarında ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasındaki (Merkezi Yatay) Geçiş İşlemlerinin yapılmasını sağlamak İlgili Kurum Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri İlgili üst yazı Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı İlgili Kurum/Birim yazısı Lise diploması ÖSYM Belgesi Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik (Ek Madde 1) Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği

37 Belge İş Akışı Sorumlu İlgili Kurum/Birim İlgili kurum veya birimden gelen yatay geçiş yazısı Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri yazıyı Yüksekokul Kuruluna sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu yatay geçiş nedeniyle kayıt silme işlemini onaylar Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci kaydı sistemden Öğrenci İşleri silinir İstenilen bilgi ve belgeler yatay geçiş yaptığı kuruma üst yazı ile gönderilir Yatay geçiş yapan öğrencinin özlük dosyası arşivlenir

38 Kayıt Dondurma İşlemleri Öğrenci İşleri Kayıt Dondurma İşlemleri Öğrencinin belirttiği, haklı ve geçerli nedenlerin varlığı halinde kaydının dondurulmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Kayıt Dondurma İçin Gerekli Belgeler Öğrenciyi Bilgilendirme Yazısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 8

39 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Yazılı başvuru dilekçesi ve Öğrenci gerekli belgeler ile kayıt dondurma Ek Belge talebinde bulunur Öğrencinin Dilekçesi ve Öğrenci İşleri ekleri alınarak kayıt numarası verilir Dilekçe Yönetim kuruluna Yüksekokul Sekreteri sunulmak üzere Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Yönetim Kuruluna dilekçe ve belgeleri sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu kayıt dondurma talebini inceler Öğrenci İşleri uygun olan başvuruları onaylar Sistemden kayıt dondurma işlemi yapılır Öğrenci üst yazı ile bilgilendirilir Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bilgi verilir Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı öğrencinin dosyasına konulur

40 3.3. Ders kayıt İşlemleri Mazeretli Ders Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Mazeretli Ders Kayıt İşlemleri Öğrencinin her yarıyıl/yıl akademik takvimde belirtilen süre içerisinde Yönetmeliğe uygun olarak ders kaydının yapılmasını sağlamak. Akademik takvimde belirtilen süre içinde ders kaydını mazereti nedeniyle yapamayan öğrencilerin ders kayıtlarının ilgili birim tarafından Akademik Takvimde belirtilen sürelerde Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile yapılmasını sağlamak. Öğrenci Danışman Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanı Öğrenci İşleri Akademik Takvim Ders kaydını mazereti nedeniyle yapamayan Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 7 Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Öğrencinin ders seçme işlemlerinden kaynaklanan sorunları, seçilen derslerin taslak, danışman inceleme, danışman onayda kalması kesinleşmemesi, öğrenim harcının yasal sürede bankaya yatırmaması (artık yıla kalan öğrenciler için) Öğrenci mazeretli ders kaydı dilekçesinde ( Yönetmelikte belirtilen Madde 7 ders alma esasları) alacağı dersleri bu maddeyi dikkate almadan yazdığı zaman, manuel olarak yapılan ders kayıtlarında sorunlar yaşanabiliyor.

41 Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim ÖBS üzerinden ders seçimi Öğrenci yapılır Mazeretli Ders Kaydı Derslerin kontrolü yapılarak Danışman Dilekçe Formu onay verilir Ders kaydı yapılamadığı Öğrenci İşleri durumlarda Mazeretli ders kaydı dilekçe formu doldurulur Dilekçe formuna kayıt numarası verilir ve EBYS üzerinden kayıtlanır Danışman ve Bölüm onayı için Bölüm Başkanlığına gönderilir Mazeretli Ders Kaydı Bölüm Başkanlığı Dilekçesi onaylar Bölüm Başkanlığından onayı gelen dilekçeler Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Sekreterine iletilir Dilekçeyi onaylar Mazeretli ders kaydı işlemleri sistemden manuel olarak yapılır Ders kayıt işlemlerinden sonra öğrencinin onaylı mazeret Öğrenci İşleri dilekçesi dosyasına konulur

42 3.4. Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) Veri Giriş İşlemleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri Öğrenci İşleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri S.İ.Ü Önlisans ve Lisans Eğitim -Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre öğrencinin Akademik Programını izlemesi, yarıyıl/yıl ders kayıtlarının yapılması veya yenilenmesi sırasında derslerinin danışman ile birlikte düzenlenmesini ve onaylanmasını sağlamak. Bölüm Başkanlığı Danışman Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı Danışman Listesi Danışman Bilgileri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Belge İş Akışı Sorumlu Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı her Bölüm Başkanlığı öğrenciye, yönetmeliğe uygun Danışman Listesi olarak bir öğretim üyesi/görevlisi danışman olarak önerir Danışman Yüksekokul Yönetim Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Sekreteri Kurulu Kararı danışmanları görevlendirir Görevlendirilen Yüksekokul Yönetim Kurulu danışmanların ataması sistemden yapılır Öğrenci İşleri

43 Öğrenci Bilgi Güncelleme İşlemleri Öğrenci İşleri Öğrenci Bilgi Güncelleme İşlemleri Öğrencinin Bilgilerinde yapılan değişikliklerin, alınan kararların sistemde güncellenmesini sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci başvurusu (Yazılı) İlgili Kurum/Birim Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Sistemden Bilgi Güncellemesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Belge İş Akışı Sorumlu Öğrenci Öğrenci, başvuru dilekçesi ile Öğrenci Başvuru Dilekçesi bilgi güncelleme talebinde bulunur Ve ya Kurum/Birimlerden bilgi Kurum/Birim güncelleme talebi gelir Öğrenci İşleri Bilgi güncelleme talebi Yüksekokul Yönetim Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri Kurulu Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna talebi sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulunda bilgi güncelleme talebini onaylar Öğrencinin sistemden bilgi Öğrenci İşleri güncellemesi yapılır

44 3.5. Program İşlemleri Ders Programlarını Otomasyon Sistemine Girme Öğrenci İşleri Ders Programları Girilme İşlemleri Öğrencinin Eğitim-Öğretim döneminde seçmiş olduğu derslerin (haftalık günü, saati ve yeri) ÖBS girilerek öğrencinin ders programını sistemden takip etmesini sağlamak Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Ders Programı Çıktısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Bölüm Başkanlıklarının Ders Programı üzerinde sisteme girildikten sonra değişiklikler yapmaları, bazı bölümlerde ders gruplarının programda belirtilmemesinden doğan sorunlar. Belge İş Akışı Sorumlu Bölüm Başkanlığı Ders Programı Yüksekokul Bölüm Başkanlığı Sekreterine üst yazı ile iletilir Ders Programı Ders Programını Öğrenci Yüksekokul Sekreteri İşlerine ders programının sisteme girilmesi için EBYS üzerinden iletir Öğrenci İşleri Ders programı sisteme girilir

45 Tekders İşlemleri Öğrenci İşleri Tek Ders İşlemleri Mezuniyeti için tek dersten sorumluluğu kalan ve tüm gerekleri yerine getirmiş öğrencilere tek ders sınav hakkının tanınmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Akademik Takvim Öğrenci başvurusu (Yazılı) Transkript Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 25 Öğrencinin tek dersinin kalıp kalmadığının ve tek ders sınavına girme hakkını taşıyıp taşımadığının mezuniyet transkriptlerinden kontrol edilmesinde yaşanan sorunlar Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Tek ders sınav hakkı için Öğrenci Öğrenci İşlerine yazılı başvuru Başvuru Dilekçesi yapılır Tek ders sınavına girecek Öğrenci İşleri öğrencinin transkript kontrolleri yapılır ve Yönetim Kuruluna sunulur Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kurulunda uygun görülenlerin sistemden tek ders Yüksekokul Yönetim Kurulu ataması yapılır Akademik takvimde İlgili Öğretim Elemanı belirtilen tarihte tek ders sınavına girilir

46 Sınav Programlarının Girilme İşlemi Öğrenci İşleri Sınav Programlarının Girilme İşlemleri Öğrencinin gireceği sınavları (gün, saat ve yer olarak) ÖBS ne giriş yapılarak öğrencinin sınav programı hakkında bilgi almasının sağlamak Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Sınav Programı Sınav Programı Çıktısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Bölümlerden programın geç gelmesi nedeniyle ÖBS işlemleri için kısıtlı zamanın olması ve kontrollerin sağlıklı yapılamaması. Öğrencinin sınav programı kontrolü yapılmadan ÖBS de görmesi. Belge İş Akışı Sorumlu Bölüm Başkanlığı Düzenlenen sınav programı Bölüm Başkanlığı Sınav Programı üst yazı ile Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri Kontrolleri yapılan sınav programının sisteme girilmesi için Öğrenci İşleri Öğrenci İşlerine iletilir Sınav programı sisteme girilir

47 3.6. Mazeret Sınav İşlemleri Öğrenci İşleri Mazeret Sınav İşlemleri Haklı ve geçerli nedenlerle sınavlara giremeyen öğrenciler, mazeretlerini sınav tarihini takip eden beş iş günü içerisinde ilgili birime yazılı olarak ve mazeretlerini gösteren belge ile bildirir. Mazeretleri, Senatonun belirlediği esaslar dâhilinde birim yönetim kurulunca kabul edilenlerin, sınav hakkının akademik takvimde belirtilen mazeret sınavı döneminde kullanmalarını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Bölüm Başkanlığı Akademik Takvim Öğrencinin gerekçeli başvurusu (Yazılı) Öğrenci Mazeret Listesi Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Mazeret Listesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 22 Akademik Takvimde belirtilen başvuru süresi Öğrencilerin raporlu olduğu tarihler arasında başka sınava girmeleri

48 Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Haklı veya geçerli nedenle Öğrenci sınava giremeyen öğrenciler, sınav Başvuru Dilekçesi tarihini takip eden beş iş günü Öğrenci Mazeret içerisinde Mazeret Dilekçe Formu ve mazeretlerini gösteren belge ile Listesi başvurur Mazeret sınavına girecek Öğrenci İşleri öğrenciler için liste oluşturulur Mazeretlerini gösteren belgelerin Yönetmelik ve Senatonun belirlediği esaslar dâhilinde kontrolleri yapılır Liste ve tüm belgeler Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreterine iletilir Tüm belgeler Yüksekokul Yüksekokul Yönetim Kurulu Yönetim Kuruluna sunulur Yüksekokul Yönetim Kurulu mazereti kabul edilen ve edilmeyen öğrencileri kararlaştırır, onaylar Mazeret sınavına girebilecek Öğrenci İşleri ve giremeyecek öğrenciler ilan edilir Akademik takvimde belirtilen Bölüm Başkanlığı tarih aralığında Bölümün belirlediği gün /saat de sınava girerler

49 3.7. Not İşlemleri Değişim Programları Not Girişi Öğrenci İşleri Değişim Programları Not Girişi İşlemleri (Erasmus, Mevlana, Farabi Programları) Öğrencinin değişim programından almış olduğu ders notlarının (Akademik Tanınma Belgesi) Transkriptine işlenmesini sağlamak. Öğrenci Birim Değişim Programı Koordinatörü Kurum Değişim Programı Koordinatörü Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı İstenilen-Gerekli Belgeler Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde. Ders denkliği işlemlerindeki farklılıklar

50 Belge İş Akışı Sorumlu Öğrenci Başvuruşu Erasmus Kurum Değişim Öğrenci (Sözlü) Koordinatörlüğü nden Eşdeğerlilik Akademik Tanınma Belgesi (Onaylı Akademik Tanınma Belgesi) alınır Belgesi Belge Yüksekokul Sekreterine verilir Transkript Yönetim Kuruluna belge sunulur Eşdeğerlilik Belgesi Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile onaylanır ve Öğrenci İşlerine iletilir Onaylı ders ve notları sisteme aktarılır Akademik Tanınma Belgesi ve Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı özlük dosyasına konulur Birim Değişim Programı Koordinatörü Kurum Değişim Programı (Erasmus) Koordinatörü Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri

51 İntibak Komisyonları Not Girişi Öğrenci İşleri İntibak Komisyonları Not Girişi Yüksekokulumuza Yatay veya Dikey geçiş yapan öğrencilerin önceki Üniversitelerinden almış oldukları derslerin intibaklarının yapılarak transkript belgelerine işlenmesini sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı Yönetim Kurulu Yüksekokul Sekreteri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Transkript Ders İçerikleri Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 26 Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Öğrencinin Yüksekokulumuza kayıt yaptırdıktan sonra yönetmelik gereği intibak işlemleri için 15 gün içinde dilekçe ile müracaat etmesi gerekiyor. Öğrencinin bu süreyi aşması nedeniyle karşılaşılan sorunlar. Bölüme gönderilen dilekçe ve intibak işlemlerinin Akademik takvimde belirtilen kayıt yenileme (Ders Seçme) süresinden önce tamamlanması ekle/sil döneminde öğrenciye sorun yaratmayacaktır.

52 Belge İş Akışı Sorumlu Kayıt yaptırdıktan sonra Öğrenci Başvuru Dilekçesi (Muafiyet Talebi) devam eden 15 gün içinde Öğrenci Başvuru Dilekçesi (Muafiyet Talebi) ve gerekli ekler ile başvuru yapılır Dilekçe ve ekler kayıt altına alınır Öğrenci Öğrenci İşleri Transkript Dilekçe ve ekler ilgili Bölüm Başkanlığına (intibak Komisyonu) üst yazı ile iletilir Bölüm Başkanlığı Ders İçerikleri İntibakı yapılan öğrencinin ders çizelgesi Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Sekreterine iletilir Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunar Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kuruluna İntibak yapılan dersler ve notları onaylanır Onaylanan dersler ve notları öğrencinin transkriptine işlenir Öğrenci İşleri Yönetim Kurulu Kararı ve intibak ders çizelgesi öğrencinin dosyasına konulur

53 Mazeret Sınavları Not Girişi Öğrenci İşleri Mazeret Sınavları Not Girişi Haklı ve geçerli nedenlerle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu Kararı ile mazeret hakkını kullanmasını ve sınav notlarının sisteme işlenmesini sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanları Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğretim Elemanı Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Mazeret Sınavı Ders Listesi Mazeret Sınavı Not Dilekçesi Formu Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Mazeret Sınavı Ders Listesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 22 Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Sınav notlarının öğretim görevlisi tarafından sisteme geç işlenmesi nedeniyle öğrenciyle yaşanan sorunlar

54 Belge İş Akışı Sorumlu Yüksekokul Yönetim Mazerete giren öğrencilerin Öğrenci İşleri Kurul Kararı Mazeret Sınavı Ders Listesi Yüksekokul Sekreterine iletilir Mazeret Sınavı Ders Bölüm Başkanları Mazeret Listesi Sınavı başvurularını inceler, uygun gördüklerini Y.Y.K sunmak üzere Bölüm Başkanı Akademik Personel Yüksekokul Sekreterine iletir Mazeret Notu Dilekçe Liste Yüksekokul Yönetim Yüksekokul Sekreteri Formu Kuruluna sunulur Mazeret Sınavı Ders Listesi Yüksekokul Yönetim Kurulu onaylanır Mazeret sınavına girecek öğrencilerin not girişlerini Öğrenci Öğrenci İşleri İşlerindeki yetkili personel aktif hale getirir Akademik Personel Mazeret Öğretim Elemanı Sınav Notunu sisteme girer Akademik Personel Mazeret Notu Dilekçe Formu ilgili öğretim elemanı tarafından hazırlanır ve öğrenci işlerine teslim edilir

55 Not İtirazları İşlemleri Öğrenci İşleri Not İtirazları İşlemleri Sınav sonucuna yasal süre (beş iş günü) içerisinde itiraz eden öğrencinin, dilekçesinin alınarak ilgili öğretim elemanına bildirilmesini, maddi hata olup olmadığının tespit edilmesi ve varsa yeni not girişlerini yapmak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Müdür Yardımcısı Sınav Komisyonu Öğretim Elemanı Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Akademik Personel Not Değişikliği Akademik Personel Not Değişiklik Formu Formu Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 30 Akademik Takvimde belirtilen süreler Nota İtiraz dilekçelerinin ilgili Öğretim Elemanlarına bildirilmesinden sonra sınav kâğıdının tekrar incelenmesi sürecinde yasal süreyi (Yönetmelik 30 Madde 5 İş Günü) aşmaları.

56 Belge İş Akışı Sorumlu Öğrencinin Sınav notuna itiraz için Öğrenci Başvuru Dilekçesi dilekçe ile başvuru yapılır Dilekçeye kayıt numarası Öğrenci İşleri verilir İtiraz dilekçesini ilgili dersin Akademik Personel öğretim elemanına ileterek Not Değişikliği Formu bilgilendirir İlgili Öğretim Elemanı Yüksekokul Sekreteri Notta Değişiklik var ise; Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğretim elemanı Akademik Personel Not Değişikliği Formunu doldurur, sınav kâğıdı fotokopisini, cevap anahtarını ve sınav imza formunu ekleyerek Öğrenci İşlerine teslim eder. Öğretim Elemanından gelen tüm belgeler kayıtlanır ve Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul sınav İtiraz Komisyonuna not değişikliği sunulur Not değişikliği onaylanır İtiraz Komisyonuna ile not değişikliği sistemden yapılır Yüksekokul Yönetim Kurul Kararı ve Not Değişikliği Formu öğrencinin dosyasına konulur Notta Değişiklik yoksa; Not İtiraz Dilekçesine maddi hata yoktur yazılarak imzalanır, öğrenci işlerine iletilir Öğrenciye itiraz dilekçesi hakkında bilgi verilir

57 Not Teslimi İşlemleri Öğrenci İşleri Yandal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Sınav Sonuçları ilanından sonra sınav kâğıtlarının ve ders değerlendirme formunun ilgili birime teslim edilmesini sağlamak. Öğretim Elemanı Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Sınav kâğıtları ve Tutanakları Sistemden Yapılacak Not Teslim Ders Değerlendirme Formu Tutanağı İşlemleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Öğretim elemanlarının sınav kâğıtları ve ders değerlendirme formunu yasal süre içerisinde ilgili birime teslim etmemesi Belge İş Akışı Sorumlu Ders Değerlendirme Sınavlar tamamlandıktan Öğretim Elemanı Formu sonra takip eden sekiz gün içerisinde sınav sonuçlarını sayısal Öğrenci İşleri Sınav kâğıtları ve olarak ilan eder, tutanakları Sınav kâğıtlarını ve Yüksekokul Sekreteri tutanağını sınavlar tamamlandıktan sonra takip eden otuz gün içinde ilgili birime teslim eder Not Teslim Tutanağı işlemleri yapılarak sistemden onay verilir Dosyalama işlemleri yapılır Kayıtlar arşive götürülür

58 3.8. Mezun Öğrenci Tespit Etme ve Mezuniyet İşlemleri Öğrenci İşleri Mezun Öğrenci Tespit Etme ve Mezuniyet İşlemleri Kayıtlı olduğu öğretim programının ders, uygulama, staj gibi tüm gereklerini bu Yönetmelik hükümlerine göre başarıyla tamamlayan ve GANO su 60,00 veya daha yüksek olan öğrencilerin mezuniyet işlemlerinin yapılabilmesi için tespit edilmesini ve mezun edilmesini sağlamak. Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı (Danışman Öğretim Elemanı) Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Transkript Başarı Durum Belgeleri Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Başarı Durum Belgesi Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 10

59 Belge İş Akışı Sorumlu Başarı Durum Öğrencinin, başarı Öğrenci Belgeleri durumunu gösteren belgeleri sistemden çekilir Öğrenci İşleri Başarı durum belgelerinin Yönetmelik hükümlerine uygunluğu Yüksekokul Sekreteri kontrol edilir Belgeler bölümün belirlediği mezuniyet komisyonuna kontrol ve Bölüm Başkanlığı (Danışman Öğretim Elemanı) imzalar için isim listesi ile gönderilir Mezuniyet komisyonu öğrencinin mezuniyetini onaylar ve isim listesiyle Öğrenci İşlerine gönderir Tüm belgeler Yüksekokul Yüksekokul Yönetim Kurulu Sekreterine iletilir Belgeler Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur Mezuniyeti onaylanan Öğrenci İşleri öğrencilerin sistemden mezuniyet bilgileri girilir

60 3.9. Belge İşlemleri Öğrenci Belgesi Verme İşlemleri Öğrenci İşleri Öğrenci Belgesi Verme İşlemleri Öğrencinin Üniversiteye kayıtlı olduğunu gösteren bir belge almasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci başvurusu (Yazılı veya Sözlü) Öğrenci Belgesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Gün İçinde hazırlanması Belgenin nerede kullanılacağı konusunda doğru bilgi almakta sorun yaşanmaktadır. Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Öğrenci Belgesi talebi sözlü veya yazılı olarak Öğrenci İşlerine yapılır Öğrenci Öğrencinin Öğrenci Bilgi Öğrenci İşleri Sistemi nden öğrenci belgesi hazırlanır ve çıktısı alınır İmza işlemleri için Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreterine sunulur Öğrenci Belgesi imzalanır Kimlik kontrolü yapılarak öğrenciye teslim edilir

61 Başarı Durum Belgesi Verme İşlemleri Öğrenci İşleri Başarı Durum Belgesi Verme İşlemleri Öğrencinin gerekli durumlarda başarı durum belgesini almasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci başvurusu (Yazılı veya Sözlü) Başarı Durum Belgesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde. Gün İçinde hazırlanması Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Başarı Durum Belgesi talebi Öğrenci sözlü veya yazılı olarak Öğrenci İşlerine yapılır Öğrencinin Öğrenci Bilgi Öğrenci İşleri Sistemi nden Başarı Durum Belgesi hazırlanır ve çıktısı alınır İmza işlemleri için Yüksekokul Sekreterine sunulur Başarı Durum Belgesi Yüksekokul Sekreteri imzalanır Kimlik kontrolü yapılarak öğrenciye teslim edilir

62 Geçici Mezuniyet Belgesi Verme İşlemleri Öğrenci İşleri Diploma Hazırlanana Kadar Yerine Geçecek Belge Düzenlemek Mezun olan öğrencinin lisans diploması hazır olana kadar mezuniyetini bu süre içinde belirtmesi için geçici belge almasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Müdürü Öğrenci başvurusu (Yazılı) Geçici Mezuniyet Sertifikası Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 3 Siirt Üniversitesi Mezuniyet Belgesi Yönergesi Evrak teslimini aynı gün içinde bitirme talepleri Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Öğrenci yazılı dilekçe ile Öğrenci müracaat eder Dilekçe kayıt altına alınır Öğrenci İşleri Sistemden geçici mezuniyet belgesi hazırlanır Geçici Mezuniyet Belgesinin Yüksekokul Sekreteri çıktısı alınarak Müdüre ıslak imza için sunulur Müdür tarafından Geçici Yüksekokulu Müdürlüğü Mezuniyet Belgesini imzalanır Geçici Mezuniyet Belgesi imza karşılığında kimlik kontrolü yapılarak mezun olan kişiye verilir Belgenin imzalı fotokopisi özlük dosyasında arşivlenir

63 Diploma İşlemleri Öğrenci İşleri Diploma İşlemleri İlgili birim yönetim kurulunca mezuniyetine karar verilen öğrencilerin diploma işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Müdürü Rektör Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Mezun Öğrenci Listesi Mezun Öğrenci Listesi İstenilen-Gerekli Belgeler Diploma 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde 4 Siirt Üniversitesi Çift Anadal ve Yandal Programları Yönergesi Diplomaların İmzalanma Süreçlerinin Uzaması

64 Belge İş Akışı Sorumlu Diploma Öğrenci bilgileri Rektörlük Öğrenci İşleri tarafından formatının belirlendiği tabloya aktarılır Hazırlanan Mezun Öğrenci Yüksekokul Sekreteri Tablosu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilir Başkanlık imzası ve mühür Öğrenci İşleri Daire alanları doldurulur, onay işlemleri için birime gönderilir Başkanlığı Diploma üzerindeki gerekli Yüksekokul Müdürlüğü yerleri Birim Yöneticisi imzalar Diploma Rektör tarafından Rektör imzalanır Hazırlanan diplomalar Öğrenci İşleri mezun öğrencilere kimlik kontrolü yapılarak ve diploma defterlerine imza alınarak teslim edilir

65 Duplika İşlemleri Öğrenci İşleri Sürec Adı Duplikata İşlemleri Diplomanın yırtılması, kullanılmayacak kadar tahribat görmesi, kaybolmuş olması durumlarında mezun olan kişinin dilekçesine istinaden bir defaya mahsus olmak üzere belirli bir bedel karşılığında Duplikata almasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Duplikata 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Siirt Üniversitesi Mezuniyet Yönergesi