SİİRT ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK YÜKSEKOKULU SÜREÇ YÖNETİMİ KİTAPÇIĞI. Kalite Komisyonu Yönetim Alt Kurul Başkanlığı

Transkript

1 SİİRT ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK YÜKSEKOKULU SÜREÇ YÖNETİMİ KİTAPÇIĞI Kalite Komisyonu Yönetim Alt Kurul Başkanlığı 18

2 1. GİRİŞ 1.1. Kitabın Amacı 1.2. Kapsam 1.3. Süreç Yönetim Esasları 2. SÜREÇ BELİRLEME VE GÖZDEN GEÇİRME 2.1. Süreç Belirleme 2.2. Gözden Geçirme 3. ÖĞRENCİ İŞLERİ SÜREÇLERİ 3.1.Kayıt İşlemleri ÖSYM Kayıt İşlemleri Yatay Geçiş ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Dikey Geçiş İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Merkezi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Af İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Birim İçi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Çift Anadal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Yan Dal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri 3.2. Kayıt Silme İşlemleri Kendi İsteği İle Kayıt Silme İşlemleri Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Merkezi Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Kayıt Dondurma İşlemleri 3.3. Ders Kayıt İşlemleri ÖBS / Mazeretli Ders Kayıt İşlemleri 3.4. ÖBS Veri Giriş İşlemleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri Öğrenci Bilgi Güncelleme İşlemleri 3.5.Program İşlemleri Ders Programlarının Girilme İşlemleri Tek Ders İşlemleri Sınav Programlarının Girilme İşlemleri 3.6. Mazeret Sınav İşlemleri 3.7. Not İşlemleri Değişim Programları Not girişi İntibak Komisyonları Not girişi Mazeret Sınavları Not girişi Not İtirazları İşlemleri Not Teslimi İşlemleri 3.8. Mezun Öğrenci Tespit Etme ve Mezuniyet İşlemleri 3.9.Belge İşlemleri Öğrenci Belgesi Verme İşlemleri 1

3 3.9.2 Başarı Durum Belgesi Verme İşlemleri Geçici Mezuniyet Belgesi Verme İşlemleri Diploma İşlemleri Duplika İşlemleri Diploma Defterleri İşlemleri Önlisans Diploma İşlemleri Diploma Eki İşlemleri Yazışma İşlemleri Gelen Yazı İşlemleri Giden Yazı İşlemleri Öğrenci Dilekçe İşlemleri İstatistik İşlemleri Öğrenci Sayıları Tespit İşlemleri Öğrenci Başarı Sıralamaları Burs İşlemleri Disiplin Cezası İşlemleri Mezun Öğrenci İşlemleri 4. BÖLÜM SEKRETERLİĞİ SÜREÇLERİ (İlgili Birim Oluşturuluncaya kadar e kadar olanlar için Öğrenci İşleri İşlemleri Geçerli olacaktır.) Yatay Geçiş İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Dikey Geçiş İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Merkezi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Af ile gelen öğrencilerin kayıt işlemleri YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Birim İçi Yatay geçiş Çift Ana Dal Yan Dal 4.2. BYS Veri Giriş İşlemleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri 4.3. Program İşlemleri Ders Programlarının Girilmesi Sınav Programlarının Girilmesi 4.4. Mazeret Sınav İşlemleri 4.5. Mezuniyet İşlemleri Mezun Öğrenci Tespiti 4.6. Yazışma İşlemleri Gelen Yazı İşlemleri Giden Yazı İşlemleri Öğrenci Dilekçe İşlemleri 4.7.Burs İşlemleri 4.8. Disiplin Cezası İşlemleri 4.9. Akademik Kadro İşlemleri Akademik Personel Yeniden Atama İşlemler Dr. Öğr. Üyesi Atama İşlemleri Araştırma Görevlisi Atama İşlemleri Görevlendirme İşlemleri madde Görevlendirme İşlemleri /a madde Görevlendirme İşlemleri 2

4 /d madde Görevlendirme İşlemleri İzin İşlemleri Haftalık Ders İmza Çizelgesinin Takibi Akademik Personele E-Posta Gönderilmesi 5. HALKLA İLİŞKİLER SÜREÇLERİ 5.1. Tercih ve Tanıtım Günleri 5.2.Yüksekokul a Kayıt Olacak Öğrenciler İçin Promosyon Ürünleri (Çanta, Kalem), Tanıtım 5.3. Broşürü, Öğrenci Bilgilendirme Formu Hazırlanması Oryantasyon Toplantısı 5.5. Öğrenci Kulüplerinin Başvuruları ve Güncellenmesi 5.6. Derslik Kullanımı 5.7. Konferans Salonları Kullanımı 5.8. Öğrenci Kulüpleri Etkinlikleri 5.9. Seminer Dersleri Çevre Güzelleştirmesi Amacıyla Belediyelerle Yazışmalar Mezuniyet Töreni 6. PERSONEL İŞLERİ SÜREÇLERİ 6.1. Akademik Kadro İşlemleri Araştırma Görevlisi ve Öğretim Görevlisi Kadro Talep İşlemleri Doçent Kadro Talep İşlemleri 6.2. Akademik Personel Atama İşlemleri Doktor Öğretim Üyesi Kadrosuna Atanma İşlemleri Bölüm Başkanlığı Atama İşlemleri Anabilim Dalı Başkanlığı Atama İşlemleri 6.3. Yüksekokul Kuruluna Üye Seçim İşlemleri 6.4. Görevlendirme İşlemleri Sayılı Kanunun 40/A Maddesi Uyarınca Görevlendirilme İşlemleri Sayılı Kanunun 38.Maddesi Uyarınca Görevlendirilme İşlemleri 6.5. Akademik ve İdari Personel Terfi İşlemleri 6.6. Kademe İlerleme 6.7. İstifa İşlemleri 6.8. Nakil İşlemleri 6.9. Emeklilik İşlemleri Görev Süresi Uzatma Hususi Pasaport İşlemleri 7. EVRAK KAYIT BİRİMİ SÜREÇLERİ 7.1. Gelen Evrak Diploma/Öğrenci belgesi teyidi ile ilgili gelen evrak Tez Jürisi Görevlendirme İle İlgili Gelen Evrak Araştırma Görevlisi Kadrosuna Başvuru Soruşturma İle İlgili Gelen Evrak Profesörlük Başvuruları İle İlgili Gelen Evrak Öğrencilerin Şikâyet Dilekçesi Bölümlerden EBYS İle Gelen Evrak Bölümlerden ÇAP/YAP Kurum İçi Yatay Geçiş Kontenjanları İle İlgili Gelen Evrak 7.2. Giden Evrak 3

5 7.2.1 Kurumdan EBYS Üzerinden Giden Evrak Kurumdan Posta Yoluyla Giden Evrak 7.3. Resmi Evrakları Mühürleme İşlemleri 7.4. Mali İşler Yazışmaları Seminer Katılımı Araç Tahsisi 8. BÜTÇE VE MALİ İŞLER SÜREÇLERİ 8.1. Maaş İşlemleri Memur Maaş İşlemleri Maaş İade Fark İşlemleri Günlük Memur Maaş Farkı Ödeme İşlemleri Fazla Mesai Ödeme İşlemleri Avans Kapama İşlemleri 8.2. Ek Ders İşlemleri Ek Ders Ödeme İşlemleri Kadrosuz (31. Madde) Ek Ders Ödeme İşlemleri 8.3. Sınav İşlemleri Sınav Ödemeleri İşlemleri 8.4. Jüri Ödemeleri İşlemleri 8.5. Taşınır İşlemleri Satın Alınan Taşınır Kayıt İşlemleri Doğrudan Temin İşlemleri Doğrudan Temin Ödeme İşlemleri Taşınır Devralma İşlemleri Taşınır Devretme İşlemleri Taşınırın Personele Çıkış İşlemleri 8.6. Yolluk İşlemleri Yurtdışı Yolluk İşlemleri Yurtiçi Yolluk İşlemleri 8.7. Öğrenci Staj Giriş Çıkış İşlemleri 9. TEKNİK DESTEK SÜREÇLERİ 9.1. Tadilat İşleri 9.2. Fotokopi Çoğaltma İşleri 9.3. Malzeme İhtiyaçlarının Belirlenmesi 4

6 1. GİRİŞ 1.1. Kitabın Amacı Süreç Yönetimi El Kitabı nın amacı; SİÜ Sağlık Yüksekokulu nun kalite yönetim sisteminin ilgili standartlara uygun olarak oluşturulması, sürekli geliştirmeye istinaden ihtiyaç duyduğu ve uyguladığı tüm süreçleri tanımlamak ve bu süreçlerin birbiri arasındaki etkileşimlerini açıklamaktır Kapsam Sağlık Yüksekokulu eğitim öğretim faaliyetleri, araştırma faaliyetleri, topluma hizmet faaliyetleri ve idari personelin görev, yetki, sorumluluklarını, kurum içi iletişim faaliyetlerini ve belgeleri kapsamaktadır. Her bir faaliyet içindeki birim personelinin görevleri; detaylı olarak işlem, süreç ve kalite planlarında tanımlanmıştır Süreç Yönetim Esasları Süreç: Kaynakların kullanılmasıyla, girdilerin çıktılara dönüşümünü sağlayan sıralı faaliyetler bütününü ifade eder. Ana Süreç: Kurumda, müşteri taleplerinden itibaren, ürün ya da hizmet temini faaliyetlerini yürüten ana fonksiyonlardır. Alt Süreç: Başlaması ve yürütülmesi ana süreçlerin kontrolünde olan, ana süreçlere destek veren süreçlerdir. Akış Şeması: Süreçleri oluşturan faaliyetlerin sırasını, faaliyetler, belgeler ve bölümler/birimler arası ilişkilerin gösterilebilmesi için kullanılan simgelerdir. Süreç Sorumlusu: Sürecin başlamasından itibaren bitişine kadar yönetilmesinden, doğru uygulandığının kontrolünden, süreç performans ölçümü için veri toplanmasından, toplanan verilerin analiz edilerek toplantılara getirilmesinden sorumlu kişidir. 5

7 SEMBOL TANIM ANLAM BAŞLANGIÇ-BİTİŞ Sürecin başlangıç ve bitiş noktalarını gösterir FAALİYET-İŞLEM Faaliyet yada işlemi gösterir KARAR Karar noktasını gösterir BELGE İşlemde kullanılan belgeyi gösterir BEKLEME VERİ KAYDI ALT SÜREÇ MANUEL GİRDİ Süreçteki beklemeyi yada gecikmeyi gösterir Bilgisayarın hard diski gibi doğrudan erişilebilen veri ambarını temsil eder Daha önceden çizilmiş olması gereken akış şemasını gösterir Kullanıcı tarafından manuel olarak sistemde alınacak aksiyon adımlarını anlatır TAŞIMA HAREKET AKIŞ YÖNÜ 6

8 KONTROL-ONAY Yetkili amir tarafından kontrol edilip onaylanan noktayı ifade eder. DEPOLAMA Uzun Süreli Depolama Süreç Girdisi: Sürecin başlaması için gerekli hammadde, yardımcı malzeme ve sürecin başlamasını gerektiren kayıt ya da dokümanlardır. Süreç Çıktısı: Sürecin bir sonucu olarak ortaya çıkan, ürün, yarı mamul, hizmet ve bunlara ilişkin kayıt ya da dokümanlardır. Süreç Performansı: Sürecin; etkinlik, verimlilik, çevrim süresi, esneklik ve kapasite gibi özellikleridir. 7

9 2. SÜREÇ BELİRLEME VE GÖZDEN GEÇİRME 2.1. Süreç Belirleme Sağlık Yüksekokulu nda süreçler belirlenirken; kurumun ve birimlerinin ürün ve hizmet ortaya koyma faaliyetleri dikkate alınır Gözden Geçirme Ana, alt ve destek süreçleri, belirli dönemlerde düzenlenen gözden geçirme toplantılarında, kalite yönetim temsilcisinin görüşleri ve önerileri doğrultusunda gözden geçirilir. 8

10 3. ÖĞRENCİ İŞLERİ SÜREÇLERİ 3.1. Öğrenci Kayıt İşlemleri ÖSYM Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri ÖSYM Kayıt İşlemleri ÖSYM tarafından birimimize ilk veya ek yerleştirme ile yerleştirilen öğrencilerin ilk kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak ÖSYM Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Elektronik Kayıt (E-Devlet) Öğrenci Özlük Dosyası Öğrenci başvurusu (Sözlü) Vekâleten Kayıt için Noter Vekâleti Kayıt için gerekli belgeler 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ÖSYM Yerleştirme Takvimleri Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi MEB ve ASAL bilgi teyitleştirme sorunları ve sonuçlandırılamayan elektronik kayıtlar, Belirlenen Süre içerisinde yapılmayan muafiyet talepleri, 9

11 Belge İş Akışı Sorumlu Elektronik Kayıt Belgesi ÖSYM tarafından Öğrenci yerleştirilen adaylar Noter Vekâleti (Vekâleten Kayıt için) ÖSYM Yerleştirme Sonuç Belgesi Ders Muafiyet Talebi Dilekçesi akademik takvimde belirtilen tarihlerde E-devlet üzerinden Elektronik Kayıt Yaparak veya gerekli evraklar ile şahsen veya Noter Vekâleti verdikleri vekilleri başvuru yapar. OBS sisteminde kesin kayıtları yapılır İstenilen belgeler kontrol edilerek özlük dosyası oluşturulur. Öğrenci varsa ders muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder. Tüm belgeler ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir. Komisyon Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna teslim edilir. Yüksekokul Yönetim Kurulu komisyon kararını inceleyip karara bağlar. Yönetim Kurulu Kararına istinaden muafiyetler ÖİS sistemine girilir. Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Öğrenci Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Kurulu Öğrenci İşleri Yönetim 10

12 Kurumlararası Yatay Geçişle Gelen Öğrencilerin Başvuru ve Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Kurumlararası Yatay Geçiş ile Gelen Öğrencilerin başvuru ve Kayıt İşlemleri Birimimize Kurumlararası Yatay Geçiş ile Gelen Öğrencilerin başvuru ve kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Rektörlük tarafından belirlenen başvuru koşulları Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yatay Geçiş için İstenilen Belgeler Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Hak Kazanan asil ve yedek öğrenci listeleri İlişik kesme ve Şahsi Dosya İsteme Yazısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans Ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal İle Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen başvuru ve kayıt süresi, İntibak ettirilen sınıf ile alt sınıflardan aynı dönemde alınan derslerin haftalık ders programında çakışması nedeniyle öğrencinin yaşadığı ders devam sorunları, Müfredat farklılıklarından kaynaklanan intibak sorunları, Değerlendirme Sistemindeki farklılıklar nedeniyle not dönüşümünde yaşanan sorunlar, 11

13 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru dilekçesi ve gerekli Öğrenci belirtilen Öğrenci belgeler süreler içerisinde gerekli belgeler ile şahsen veya gecikmelerden kendisi mesul olmak şartı ile Posta ile evraklarını birim Öğrenci işlerine ulaştırır, Öğrencinin tüm Öğrenci İşleri belgeleri kayıt altına alınır, Liste ve belgeler Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreterince Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur, Yüksekokul Yönetim Yüksekokul Yönetim Kurulu Kurulu Kararı ile hak kazanan asil ve yedek öğrenci listesi belirlenir, Listeler Web sayfada Birim Web Sorumlusu ilan edilir Kayıt işlemi için Öğrenci öğrencinin kendisi veya Noter vekâletli vekili ilan edilen süre içerisinde başvurur, Öğrencinin ÖİS ye Öğrenci İşleri kaydı yapılır, Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders Öğrenci muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder, Tüm belgeler Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreterliğince ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir Komisyon Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna teslim edilir. Yüksekokul Yönetim Yüksekokul Yönetim Kurulu Kurulu komisyon kararını inceleyip karara bağlar. Y.K. Kararına istinaden Öğrenci İşleri muafiyetler ÖİS sistemine girilir. 12

14 Dikey Geçişle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Dikey Geçiş ile Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Merkezi Yerleştirme İle Dikey Geçiş hakkı kazanan öğrencilerin birimimize kaydolma işlemlerinin yapılmasını sağlamak, ÖSYM Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci başvuru dilekçesi (Yazılı) Dikey Geçiş için İstenilen Belgeler İntibak İşlemleri için Not belgeleri İntibak Komisyonu Kararı Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Meslek Yüksekokulları Ve Açıköğretim Ön Lisans Programları Mezunlarının Lisans Öğrenimine Devamları Hakkında Yönetmelik Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi ÖSYM Yerleştirme Takvimleri, Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi, İntibak ettirilen sınıf ile alt sınıflardan aynı dönemde alınan derslerin haftalık ders programında çakışması nedeniyle öğrencinin yaşadığı ders devam sorunları, 13

15 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Merkezi yerleştirme Öğrenci ile Dikey Geçiş Hakkı Noter Vekâleti (Vekâleten kazanan öğrenci şahsen Kayıt için) veya vekâlet verdiği vekili aracılığı ile başvuru Ders Muafiyet Talebi dilekçesi ve gerekli Dilekçesi belgeler ile Yüksekokul a başvuru yapar Öğrencinin tüm Öğrenci İşleri belgeleri kayıt altına alınır Öğrencinin ÖİS ye kaydı yapılır, Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders Öğrenci muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder. Tüm belgeler ilgili Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir. Komisyon Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna teslim edilir. Yüksekokul Yönetim Yüksekokul Yönetim Kurulu komisyon kararını inceleyip karara bağlar. Kurulu Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Kararına istinaden muafiyetler ÖİS sistemine girilir. 14

16 Merkezi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Merkezi Yatay Geçiş ile Gelen Öğrencilerin Başvuru ve Kayıt İşlemleri Merkezi Yerleştirme puanı ile Yatay Geçiş hakkı kazanan öğrencilerin birime kaydolma işlemlerinin yapılmasını sağlamak, Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Rektörlük tarafından belirlenen başvuru koşulları Öğrenci başvuru dilekçesi (Yazılı) Yatay Geçiş için İstenilen Belgeler Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Hak Kazanan asil ve yedek öğrenci listeleri İlişik kesme ve Şahsi Dosya İsteme Yazısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik (Ek Madde 1) Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi İntibak ettirilen sınıf ile alt sınıflardan aynı dönemde alınan derslerin haftalık ders programında çakışması nedeniyle öğrencinin yaşadığı ders devam sorunları, Müfredat farklılıklarından kaynaklanan intibak sorunları, Değerlendirme Sistemindeki farklılıklar nedeniyle not dönüşümünde yaşanan sorunlar, 15

17 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru dilekçesi ve gerekli Öğrenci belgeler Noter Vekâleti (Vekâleten Kayıt için) Öğrenci belirtilen süreler içerisinde gerekli belgeler ile şahsen veya gecikmelerden kendisi mesul olmak şartı ile Posta ile evraklarını birim Öğrenci işlerine ulaştırır, Öğrencinin tüm belgeleri kayıt altına alınır, Liste ve belgeler Yüksekokul Sekreterince Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur, Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile hak kazanan asil ve yedek öğrenci listesi belirlenir, Listeler Web sayfada ilan edilir Kayıt işlemi için öğrencinin kendisi veya Noter vekâletli vekili ilan edilen süre içerisinde başvurur, Öğrencinin ÖİS ye kaydı yapılır, Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder, Tüm belgeler Yüksekokul Sekreterliğince ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir Komisyon Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna teslim edilir. Yüksekokul Yönetim Kurulu komisyon kararını inceleyip karara bağlar. Y.K. Kararına istinaden muafiyetler ÖİS sistemine girilir. Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Birim Web Sorumlusu Öğrenci Öğrenci İşleri Öğrenci Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri 16

18 Af Yasası İle Gelen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Af Yasası ile Gelen Öğrencilerin Başvuru ve Kayıt İşlemleri Af Yasası ile gelen öğrencilerin birime kaydolma işlemlerinin yapılmasını sağlamak, Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Yönetim Kurulu Af Yasası Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Öğrenci başvuru dilekçesi (Yazılı) İlgili Af Yasası 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Belirlenen yasal sürenin bitiminden sonraki kayıt talepleri, 17

19 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi ve Aftan faydalanmak isteyen Öğrenci gerekli evraklar öğrenci belirlenen süre içerisinde gerekli evraklar ile yasada belirtilen şekilde Yüksekokula başvurur, Öğrencinin tüm belgeleri Öğrenci İşleri kayıt altına alınır, Liste ve belgeler Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreterince Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur, Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu başvuruları karara bağlar, Öğrencinin ÖİS ye kaydı Öğrenci İşleri yapılır, Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur, Öğrenci ders muafiyeti ile Öğrenci ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder, Tüm belgeler Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Sekreterliğince ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir Komisyon Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna teslim edilir. Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu komisyon kararını inceleyip karara bağlar. Y.K. Kararına istinaden muafiyetler Öğrenci İşleri ÖİS sistemine girilir. 18

20 YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri YÖK Tarafından Yerleştirilen Öğrencilerin Kayıt İşlemleri YÖK tarafından özel durumlara göre yerleştirilen öğrencilerin kayıt işlemlerinin (Özel Durumlar Madde 24, 669, 667 KHK) yapılmasını sağlamak YÖK Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Yüksekokul Yönetim Kurulu YÖK tarafından yapılan yerleştirmeler Kayıt yapılan Öğrenci Bilgileri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar arasında geçiş, çift Anadal, yan dal ile kurumlar arası kredi transferi yapılması esaslarına ilişkin yönetmelik özel durumlar madde 24 Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Müfredat farklılıklarından doğan intibak sorunları, 19

21 Belge İş Akışı Sorumlu YÖK tarafından yerleştirilen Öğrenci İşleri Daire Ders Muafiyet Dilekçesi ve gerekli evraklar, öğrencilerin kaydı aktifleştirilerek bilgileri girilir. Başkanlığı Öğrencinin belgeleri için Öğrenci İşleri özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders muafiyeti ile Öğrenci ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder, Tüm belgeler Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Sekreterliğince ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir Komisyon Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna teslim edilir. Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu komisyon kararını inceleyip karara bağlar. Y.K. Kararına istinaden Öğrenci İşleri muafiyetler ÖİS sistemine girilir. 20

22 Birim İçi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Birim İçi Yatay Geçiş Yapan Öğrencilerin Başvuru ve Kayıt İşlemleri Üniversite içinde yer alan diğer birimlerin ve birimin kendi bünyesindeki aynı düzeyde diploma programlarına kontenjanlar dâhilinde yatay geçiş işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Rektörlük tarafından belirlenen Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı başvuru koşulları Öğrenci başvurusu (Yazılı) İstenilen Belgeler 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları Yatay Geçiş Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi 21

23 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru dilekçesi ve gerekli Öğrenci belgeler Noter Vekâleti (Vekâleten Kayıt için) Öğrenci belirtilen süreler içerisinde gerekli belgeler ile şahsen veya gecikmelerden kendisi mesul olmak şartı ile Posta ile evraklarını birim Öğrenci işlerine ulaştırır, Öğrencinin tüm belgeleri kayıt altına alınır, Liste ve belgeler Yüksekokul Sekreterince Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur, Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile hak kazanan asil ve yedek öğrenci listesi belirlenir, Listeler Web sayfada ilan edilir Kayıt işlemi için öğrencinin kendisi veya Noter vekâletli vekili ilan edilen süre içerisinde başvurur, Öğrencinin ÖİS ye kaydı yapılır, Öğrencinin belgeleri için özlük dosyası oluşturulur Öğrenci ders muafiyeti ile ilgili talep dilekçesini ve intibak için gerekli evrakları öğrenci işlerine teslim eder, Tüm belgeler Yüksekokul Sekreterliğince ilgili Bölüm Başkanlığına (İntibak komisyonuna) iletilir Komisyon Kararı Yüksekokul Yönetim Kuruluna teslim edilir. Yüksekokul Yönetim Kurulu komisyon kararını inceleyip karara bağlar. Y.K. Kararına istinaden muafiyetler ÖİS sistemine girilir. Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Birim Web Sorumlusu Öğrenci Öğrenci İşleri Öğrenci Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri 22

24 Çift Anadal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Çift Anadal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans düzeyindeki programlar arasında geçiş, çift Anadal programına kayıt hakkı kazananların ikinci dalda lisans diploması almak üzere öğrenim görmelerinin sağlanmasıdır. Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci başvurusu (Yazılı) İstenilen-Gerekli Belgeler Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Çift Anadal Diploması 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Siirt Üniversitesi Çift Anadal ve Yandal Programları Yönergesi Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Öğrencinin başvurusu ve Öğrenci gerekli evraklar kayıt altına alınır Çap Başvuru Dilekçesi Sistem üzerinden kaydı Öğrenci İşleri Daire gerçekleştirilir Başkanlığı Onaylı Ders Programı Özlük dosyası oluşturulur Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri 23

25 Yandal Kayıt Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Yandal Yapan Öğrencilerin Kayıt İşlemleri Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasındaki Geçiş, Yandal Programına kesin kayıt hakkı kazanan Anadal öğrencilerinin Bilgi Yönetim Sistemine kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Akademik Takvim Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yandal Sertifikası İstenilen-Gerekli Belgeler Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Siirt Üniversitesi Çift Anadal ve Yandal Programları Yönergesi Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Öğrencinin başvurusu ve Öğrenci gerekli evraklar kayıt altına alınır Başvuru Dilekçesi Sistem üzerinden kaydı Öğrenci İşleri Daire gerçekleştirilir Başkanlığı Onaylı Ders Programı Özlük dosyası oluşturulur Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri 24

26 3.2. Kayıt Silme İşlemleri Kendi İsteği İle Kayıt Silme İşlemleri Öğrenci İşleri Kendi İsteği İle Kayıt Silme İşlemleri Öğrencinin kendi isteği ile kaydının silinmesini istemesi durumunda işleminin yapılmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Müdürü Öğrenci başvurusu (Yazılı) İlişik Kesme Belgesi Öğrenci Kimliği Kayıp İlanı (Gerektiğinde) Lise Diploması Aslı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Başvurunun yapıldığı tarih, İlişik Kesme işlemlerinin bazen aynı takvim gününde bitirilememesi, Öğrenci Kimliğinin kayıp olması durumunda gazete ilanı için gerekli süre, 25

27 Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Kayıt silme talebi için Öğrenci başvuru dilekçesiyle öğrenci işlerine Öğrenci Kimliği müracaat edilir, Öğrencinin dilekçesi kayda Öğrenci İşleri alınır, Başvuru dilekçesi Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Müdürlüğüne iletilir, Yüksekokul Müdürü kayıt Yüksekokul Müdürü silme talebini onaylar, Öğrenciye İlişik Kesme Öğrenci İşleri belgesi verilerek ilgili birimlerden ilişik kesme işlemi yapması sağlanır, Öğrenciden İlişik Kesme Belgesi ve Öğrenci Kimliği (yâda gazete kayıp ilanı) teslim alınarak ÖİS den kayıt silme işlemleri yapılır, Lise diploması aslının arka kısmına Yüksekokul un kayıt silme kaşesi basılır, bilgileri yazılır ve onaylanır Diplomanın fotokopisine adı soyadı, tarih ve aslını aldım ifadesi yazdırılarak imza alınır. Lise Diploması teslim edilir Lise diplomasını aldığına dair imzalanan fotokopisi öğrenci bilgi dosyasında arşivlenir, 26

28 Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Öğrenci İşleri Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Öğrencinin diğer Üniversitelere yatay geçiş nedeniyle kaydının silinmesini ve istenilen belgelerin Kurumlar arası yazışmalarla gönderilmesini sağlamak. İlgili Kurum veya Birim Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Müdürü İlgili Kurum veya Birim Yazısı İlgili Üst Yazı Lise Diploması ÖSYM Belgesi Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Kurumlararası yazışmaların, uzaması ve istenilen evrakların posta ile gönderilmesi nedeniyle takip süresindeki sıkıntılar, Öğrencilerin Burs-Kredi ve Yurt nakillerinde yaşadığı sorunlar, Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim İlgili Kurum veya Birim yazısı Öğrenci İşleri kayda alınır, İlgili Kurum veya Yazı Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Birim yazısı Müdürlüğüne sunulur, Yüksekokul Müdürü kayıt Yüksekokul Müdürü silme işlemini onaylar, ÖİS den kayıt silme işlemleri Öğrenci İşleri yapılır, Öğrencinin şahsi dosyasının bir örneği oluşturularak arşive konulur, belgelerinin asılları resmi yazı ekinde İlgili Kuruma gönderilir, 27

29 Merkezi Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme Öğrenci İşleri Merkezi Yatay Geçiş Nedeniyle Kayıt Silme İşlemleri Öğrencinin Yükseköğretim Kurumlarında ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasındaki (Merkezi Yatay) Geçiş İşlemlerinin yapılmasını sağlamak İlgili Kurum veya Birim Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Müdürü İlgili Kurum veya Birim Yazısı İlgili Üst Yazı Lise Diploması ÖSYM Belgesi Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Kurumlararası yazışmaların, uzaması ve istenilen evrakların posta ile gönderilmesi nedeniyle takip süresindeki sıkıntılar, Öğrencilerin Burs-Kredi ve Yurt nakillerinde yaşadığı sorunlar, Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim İlgili Kurum veya Birim yazısı Öğrenci İşleri kayda alınır, İlgili Kurum veya Yazı Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Birim yazısı Müdürlüğüne sunulur, Yüksekokul Müdürü kayıt Yüksekokul Müdürü silme işlemini onaylar, ÖİS den kayıt silme işlemleri Öğrenci İşleri yapılır, Öğrencinin şahsi dosyasının bir örneği oluşturularak arşive konulur, belgelerinin asılları resmi yazı ekinde İlgili Kuruma gönderilir, 28

30 Kayıt Dondurma İşlemleri Öğrenci İşleri Kayıt Dondurma İşlemleri Öğrencinin belirttiği, haklı ve geçerli nedenlerin varlığı halinde kaydının dondurulmasını sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Kayıt Dondurma İçin Gerekli Belgeler Öğrenciyi Bilgilendirme Yazısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Öğrenci Yazılı başvuru Öğrenci dilekçesi ve gerekli belgeler ile yasal Ek Belge süresi içinde kayıt dondurma talebinde bulunur, Öğrencinin Dilekçesi ve Öğrenci İşleri ekleri kayda alınır, Dilekçe Yönetim kuruluna sunulmak üzere Yüksekokul Sekreterine iletilir, Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kuruluna dilekçe ve belgeleri sunar, Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu kayıt dondurma talebini onaylar, Sistemden kayıt dondurma Öğrenci İşleri işlemi yapılır Öğrenci üst yazı ile bilgilendirilir, Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı öğrencinin dosyasına konulur, 29

31 3.3. Ders kayıt İşlemleri Mazeretli Ders Kayıt İşlemleri Öğrenci İşleri Mazeretli Ders Kayıt İşlemleri Öğrencinin her yarıyıl/yıl akademik takvimde belirtilen süre içerisinde Yönetmeliğe uygun olarak ders kaydının yapılmasını sağlamak. Akademik takvimde belirtilen süre içinde ders kaydını mazereti nedeniyle yapamayan öğrencilerin ders kayıtlarının ilgili birim tarafından Akademik Takvimde belirtilen sürelerde Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile yapılmasını sağlamak. Öğrenci Danışman Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Bölüm Başkanı Öğrenci İşleri Akademik Takvim Ders kaydını mazereti nedeniyle yapamayan Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde. Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Öğrencinin ders seçme işlemlerinden kaynaklanan sorunları, seçilen derslerin taslak, danışman inceleme, danışman onayda kalması kesinleşmemesi, öğrenim harcının yasal sürede bankaya yatırmaması (artık yıla kalan öğrenciler için) Öğrenci mazeretli ders kaydı dilekçesinde ( Yönetmelikte belirtilen Madde.. ders alma esasları) alacağı dersleri bu maddeyi dikkate almadan yazdığı zaman, manuel olarak yapılan ders kayıtlarında sorunlar yaşanabiliyor. 30

32 Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Mazeretli ders kaydı dilekçe Öğrenci formu doldurulur Mazeretli Ders Kaydı Dilekçe EBYS üzerinden kayıt Öğrenci İşleri Dilekçe Formu altına alınır Başvuru onay için Bölüm Yüksekokul Müdürü Başkanlığına gönderilir Mazeretli Ders Kaydı Bölüm Başkanı Dilekçesini onaylar Dilekçeler Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kuruluna sunulur Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri kararı onayı ile mazeretli ders kaydı işlemleri sistemden manuel olarak yapılır 31

33 3.4. Öğrenci Bilgi Sistemi (ÖBS) Veri Giriş İşlemleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri Öğrenci İşleri Öğrenci Danışman Atama İşlemleri S.İ.Ü Önlisans ve Lisans Eğitim -Öğretim ve Sınav Yönetmeliğine göre öğrencinin Akademik Programını izlemesi, yarıyıl/yıl ders kayıtlarının yapılması veya yenilenmesi sırasında derslerinin danışman ile birlikte düzenlenmesini ve onaylanmasını sağlamak. Bölüm Başkanlığı Danışman Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı Danışman Listesi Danışman Bilgileri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Belge İş Akışı Sorumlu Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı her Bölüm Başkanlığı öğrenciye, yönetmeliğe uygun Danışman Listesi olarak bir öğretim üyesi/görevlisi danışman olarak önerir, Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu danışmanları görevlendirir, Görevlendirilen Öğrenci İşleri danışmanların ataması sistemden yapılır, 32

34 Öğrenci Bilgi Güncelleme İşlemleri Öğrenci İşleri Öğrenci Bilgi Güncelleme İşlemleri Öğrencinin Bilgilerinde yapılan değişikliklerin, alınan kararların sistemde güncellenmesini sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci başvurusu (Yazılı) İlgili Kurum/Birim Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Sistemden Bilgi Güncellemesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Belge İş Akışı Sorumlu Öğrenci Öğrenci, başvuru dilekçesi ile Öğrenci Başvuru Dilekçesi bilgi güncelleme talebinde bulunur Veya Kurum/Birim Kurum/Birimlerden bilgi güncelleme talebi gelir Bilgi güncelleme talebi EBYS Öğrenci İşleri de kayıt altına alınır Yüksekokul Müdürü bilgi Yüksekokul Müdürü güncelleme talebini onaylar Öğrencinin sistemden bilgi Öğrenci İşleri güncellemesi yapılır 33

35 3.5. Program İşlemleri Ders Programları Girme Öğrenci İşleri Ders Programları Girilme İşlemleri Öğrencinin Eğitim-Öğretim döneminde seçmiş olduğu derslerin (haftalık günü, saati ve yeri) ÖBS girilerek öğrencinin ders programını sistemden takip etmesini sağlamak Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Ders Programı Çıktısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde.. Bölüm Başkanlıklarının Ders Programı üzerinde sisteme girildikten sonra değişiklikler yapmaları, bazı bölümlerde ders gruplarının programda belirtilmemesinden doğan sorunlar. Belge İş Akışı Sorumlu Bölüm Başkanlığı Ders Programı Yüksekokul Bölüm Başkanlığı Sekreterine üst yazı ile iletilir Ders Programı Ders Programını Öğrenci Yüksekokul Sekreteri İşlerine sisteme girilmesi için EBYS üzerinden iletir Ders programı sisteme girilir Öğrenci İşleri 34

36 Tek ders İşlemleri Öğrenci İşleri Tek Ders İşlemleri Mezuniyeti için tek dersten sorumluluğu kalan ve tüm gerekleri yerine getirmiş öğrencilere tek ders sınav hakkının tanınmasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Akademik Takvim Öğrenci başvurusu (Yazılı) Transkript Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde. Öğrencinin tek dersinin kalıp kalmadığının ve tek ders sınavına girme hakkını taşıyıp taşımadığının mezuniyet transkriptlerinden kontrol edilmesinde yaşanan sorunlar Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim ÖİS üzerinden tek ders sınav Öğrenci İşleri hakkı olan öğrenci listesi belirlenir Listeler onay için Yönetim Kuruluna sunulur Yüksekokul Sekreteri Listeler Yönetim Kurulunca onaylanır Yüksekokul Yönetim Kurulu Onaylanan liste üzerinden dersler açılır ve öğrencilerin ilgili Öğrenci İşleri derslere kaydı yapılır Belirlenen tarihlerde Tek Ders Sınavı yapılır, Başarılı olan öğrencilerin Mezuniyet işlemleri başlatılır. 35

37 Sınav Programlarının Girilme İşlemi Öğrenci İşleri Sınav Programlarının Girilme İşlemleri Öğrencinin gireceği sınavları (gün, saat ve yer olarak) ÖBS ne giriş yapılarak öğrencinin sınav programı hakkında bilgi almasını sağlamak Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Sınav Programı Sınav Programı Çıktısı 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Bölümlerden programın geç gelmesi nedeniyle ÖBS işlemleri için kısıtlı zamanın olması ve kontrollerin sağlıklı yapılamaması. Öğrencinin sınav programı kontrolü yapılmadan ÖBS de görmesi. Belge İş Akışı Sorumlu Bölüm Başkanlığı Düzenlenen sınav programı üst Bölüm Başkanlığı yazı ile Yüksekokul Sekreterine Sınav Programı iletilir Sınav Programını Öğrenci Yüksekokul Sekreteri İşlerine sisteme girilmesi için EBYS üzerinden iletir Sınav programı sisteme girilir Öğrenci İşleri 36

38 3.6. Mazeret Sınav İşlemleri Öğrenci İşleri Mazeret Sınav İşlemleri Haklı ve geçerli nedenlerle sınavlara giremeyen öğrenciler, mazeretlerini sınav tarihini takip eden beş iş günü içerisinde ilgili birime yazılı olarak ve mazeretlerini gösteren belge ile bildirir. Mazeretleri, Senatonun belirlediği esaslar dâhilinde birim yönetim kurulunca kabul edilenlerin, sınav hakkının akademik takvimde belirtilen mazeret sınavı döneminde kullanmalarını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Bölüm Başkanlığı Akademik Takvim Öğrenci başvurusu (Yazılı) Öğrenci Mazeret Listesi Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Mazeret Listesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Akademik Takvimde belirtilen başvuru süresi 37

39 Belge İş Akışı Sorumlu Akademik Takvim Haklı veya geçerli nedenle Öğrenci sınava giremeyen öğrenciler, sınav Başvuru Dilekçesi tarihini takip eden beş iş günü Öğrenci Mazeret içerisinde Mazeret Dilekçe Formu ve mazeretlerini gösteren belge ile Listesi başvurur Mazeret sınavına girecek Öğrenci İşleri öğrenciler için liste oluşturulur Mazeretlerini gösteren belgelerin Yönetmelik ve Senatonun belirlediği esaslar dâhilinde kontrolleri yapılır Liste ve tüm belgeler Yüksekokul Sekreterine iletilir Tüm belgeler Yüksekokul Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kuruluna sunulur Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Yönetim Kurulu mazereti kabul edilen ve edilmeyen öğrencileri kararlaştırır, onaylar Mazeret sınavına girebilecek Öğrenci İşleri ve giremeyecek öğrenciler ilan edilir Akademik takvimde belirtilen Öğrenci tarih aralığında Bölümün belirlediği gün /saat de sınava girerler 38

40 3.7. Not İşlemleri Değişim Programları Not Girişi Öğrenci İşleri Değişim Programları Not Girişi İşlemleri (Erasmus, Mevlana, Farabi Programları) Öğrencinin değişim programından almış olduğu ders notlarının (Akademik Tanınma Belgesi) Transkriptine işlenmesini sağlamak. Öğrenci Birim Değişim Programı Koordinatörü Kurum Değişim Programı Koordinatörü Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı İstenilen-Gerekli Belgeler Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde. Ders denkliği işlemlerindeki farklılıklar 39

41 Belge İş Akışı Sorumlu Öğrenci Başvurusu Erasmus Kurum Değişim Koordinatörlüğü nden Eşdeğerlilik Öğrenci Akademik Tanınma Belgesi (Onaylı Akademik Tanınma Belgesi Belgesi) alınarak Birim Değişim Programı Koordinatörüne iletilir Transkript Belge Yüksekokul Sekreterine verilir Yönetim Kuruluna belge sunulur Eşdeğerlilik Belgesi Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile onaylanır ve Öğrenci İşlerine iletilir Onaylı ders ve notları sisteme aktarılır Akademik Tanınma Belgesi ve Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı özlük dosyasına konulur Birim Değişim Programı Koordinatörü Yüksekokul Sekreteri Kurum Değişim Programı (Erasmus) Koordinatörü Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri 40

42 İntibak Komisyonları Not Girişi Öğrenci İşleri İntibak Komisyonları Not Girişi Yüksekokulumuza Yatay veya Dikey geçiş yapan öğrencilerin önceki Üniversitelerinden almış oldukları derslerin intibaklarının yapılarak transkript belgelerine işlenmesini sağlamak. Öğrenci Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı Bölüm Kurulu Yüksekokul Sekreteri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Transkript Ders İçerikleri Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde.. Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Öğrencinin Yüksekokulumuza kayıt yaptırdıktan sonra yönetmelik gereği intibak işlemleri için 15 gün içinde dilekçe ile müracaat etmesi gerekiyor. Öğrencinin bu süreyi aşması nedeniyle karşılaşılan sorunlar. Bölüme gönderilen dilekçe ve intibak işlemlerinin Akademik takvimde belirtilen kayıt yenileme (Ders Seçme) süresinden önce tamamlanması ekle/sil döneminde öğrenciye sorun yaratmayacaktır. 41

43 Belge İş Akışı Sorumlu Öğrenci Öğrenci Başvuru Dilekçesi (Muafiyet Talebi) Transkript Ders İçerikleri Kayıt yaptırdıktan sonra devam eden 15 gün içinde Öğrenci Başvuru Dilekçesi (Muafiyet Talebi) ve gerekli ekler ile başvuru yapılır Dilekçe ve ekler kayıt altına alınır Dilekçe ve ekler ilgili Bölüm Başkanlığına (intibak Komisyonu) üst yazı ile iletilir Komisyon Kararları Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur Komisyon Kararı onaylanır Onaylanan dersler ve notları öğrencinin sistemine işlenir Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri 42

44 Mazeret Sınavları Not Girişi Öğrenci İşleri Mazeret Sınavları Not Girişi Haklı ve geçerli nedenlerle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu Kararı ile mazeret hakkını kullanmasını ve sınav notlarının sisteme işlenmesini sağlamak Öğrenci Öğretim Elemanı Öğrenci İşleri Mazeret Sınavı Ders Listesi Mazeret Sınavı Takvimi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Sınav notlarının öğretim görevlisi tarafından notların sisteme geç işlenmesi nedeniyle öğrenciyle yaşanan sorunlar Belge İş Akışı Sorumlu Mazeret sınavına giren Öğrenci İşleri Mazeret Sınavı öğrencilerin not girişlerini Öğrenci Takvimi İşleri aktif hale getirir Mazeret sınavına giren Öğretim Elemanı öğrencilerin notları ilgili ders öğretim elemanı tarafından sisteme girilir. 43

45 Not İtirazları İşlemleri Öğrenci İşleri Not İtirazları İşlemleri Sınav sonucuna yasal süre (beş iş günü) içerisinde itiraz eden öğrencinin, dilekçesinin alınarak ilgili öğretim elemanına bildirilmesini, maddi hata olup olmadığının tespit edilmesi ve varsa yeni not girişlerini yapmak. Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Öğrenci başvurusu (Yazılı) Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Akademik Personel Not Değişikliği Akademik Personel Not Değişiklik Formu Formu Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde.. Akademik Takvimde belirtilen kayıt süresi Nota İtiraz dilekçelerinin ilgili Öğretim Elemanlarına bildirilmesinden sonra sınav kâğıdının tekrar incelenmesi sürecinde yasal süreyi (Yönetmelik Madde.. İş Günü) aşmaları. 44

46 Belge İş Akışı Sorumlu Öğrencinin Öğrenci Başvuru Dilekçesi Akademik Personel Not Değişikliği Formu Sınav notuna itiraz için dilekçe ile başvuru yapılır Dilekçeye kayıt numarası verilir İtiraz dilekçesini ilgili dersin öğretim elemanına ileterek bilgilendirir Öğretim elemanı Akademik Personel Not Değişikliği Formunu doldurur, sınav kâğıdı fotokopisini, cevap anahtarını ve sınav imza formunu ekleyerek Öğrenci İşlerine teslim eder. Öğretim Elemanından gelen tüm belgeler kayıtlanır ve Yüksekokul Sekreterine iletilir Yüksekokul İtiraz Komisyonuna ya da (Yüksekokul Yönetim Kuruluna) not değişikliği sunulur Not değişikliği onaylanır Yüksekokul Yönetim Kurul kararı veya Komisyon kararı ve Not Değişikliği Formu öğrencinin dosyasına konulur Öğrenciye itiraz dilekçesi hakkında bilgi verilir Öğrenci İşleri İlgili Öğretim Elemanı Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kurulu veya Komisyon Öğrenci İşleri 45

47 Not Teslimi İşlemleri Öğrenci İşleri Not Teslimi İşlemleri Sınav Sonuçları ilanından sonra sınav kâğıtlarının ve ders değerlendirme formunun ilgili birime teslim edilmesini sağlamak. Öğretim Elemanı Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Sınav kâğıtları ve Tutanakları Sistemden Yapılacak Not Teslim Ders Değerlendirme Formu Tutanağı İşlemleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Öğretim elemanlarının sınav kâğıtları ve ders değerlendirme formunu yasal süre içerisinde ilgili birime teslim etmemesi Belge İş Akışı Sorumlu Sınavlar tamamlandıktan Öğretim Elemanı Sınav kâğıtları ve sonra yasal süresi içerisinde sınav tutanakları sonuçlarını sayısal olarak ilan eder, Sınav kâğıtlarını ve tutanağını sınavlar tamamlandıktan sonra belirlenen süre içinde bölüm başkanlığına teslim edilir. Dosyalama işlemleri yapılır Yüksekokul Sekreteri Kayıtlar arşive götürülür 46

48 3.8. Mezun Öğrenci Tespit Etme ve Mezuniyet İşlemleri Öğrenci İşleri Mezun Öğrenci Tespit Etme ve Mezuniyet İşlemleri Kayıtlı olduğu öğretim programının ders, uygulama, staj gibi tüm gereklerini bu Yönetmelik hükümlerine göre başarıyla tamamlayan ve GANO su 60,00 veya daha yüksek olan öğrencilerin mezuniyet işlemlerinin yapılabilmesi için tespit edilmesini ve mezun edilmesini sağlamak. Öğrenci İşleri Bölüm Başkanlığı (Mezuniyet Komisyonu) Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Yönetim Kurulu Transkript Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Başarı Durum Belgeleri Başarı Durum Belgesi Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde.. Belge İş Akışı Sorumlu Mezuniyet Belgeleri Öğrencilerin başarı Öğrenci İşleri sistemden filtrelenerek mezun adayı listesi oluşturulur, Mezuniyet işlemleri için danışman onayına sunulur. Danışman mezuniyet işlemini Danışman onaylar. Mezuniyeti onaylanan öğrencilerin sistemden mezuniyet Öğrenci İşleri bilgileri girilir, İlişik kesme işlemleri yaptırılarak düzenlenen Geçici Mezuniyet Belgeleri öğrenciye teslim edilir. 47

49 3.9. Belge İşlemleri Öğrenci Belgesi Verme İşlemleri Öğrenci İşleri Öğrenci Belgesi Verme İşlemleri Öğrencinin Üniversiteye kayıtlı olduğunu gösteren bir belge almasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci başvurusu (Yazılı veya Sözlü) Öğrenci Belgesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Gün İçinde hazırlanması Belge İş Akışı Sorumlu Belge Talebi Dilekçesi Öğrenci Belgesi talebi yazılı, Öğrenci sistem üzerinden veya sözlü olarak Öğrenci İşlerine yapılır Öğrencinin Öğrenci Bilgi Sistemin den öğrenci belgesi Öğrenci İşleri hazırlanır ve çıktısı alınır İmza işlemleri için Yüksekokul Sekreterine sunulur Öğrenci Belgesi imzalanır Yüksekokul Sekreteri Kimlik kontrolü yapılarak öğrenciye teslim edilir 48

50 Başarı Durum Belgesi Verme İşlemleri Öğrenci İşleri Başarı Durum Belgesi Verme İşlemleri Öğrencinin gerekli durumlarda başarı durum belgesini almasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Öğrenci başvurusu (Yazılı veya Sözlü) Başarı Durum Belgesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde. Gün İçinde hazırlanması Belge İş Akışı Sorumlu Başvuru Dilekçesi Başarı Durum Belgesi talebi Öğrenci sözlü veya yazılı olarak Öğrenci İşlerine yapılır Öğrencinin Öğrenci Bilgi Öğrenci İşleri Sisteminden den Başarı Durum Belgesi hazırlanır ve çıktısı alınır İmza işlemleri için Yüksekokul Sekreterine sunulur Başarı Durum Belgesi Yüksekokul Sekreteri imzalanır Kimlik kontrolü yapılarak öğrenciye teslim edilir 49

51 Geçici Mezuniyet Belgesi Verme İşlemleri Öğrenci İşleri Geçici Mezuniyet Belgesi Verme İşlemleri Mezun olan öğrencinin lisans diploması hazır olana kadar mezuniyetini bu süre içinde belirtmesi için geçici belge almasını sağlamak Öğrenci Öğrenci İşleri Yüksekokul Sekreteri Müdür Öğrenci başvurusu (Yazılı) Geçici Mezuniyet Sertifikası Transkript 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde. Siirt Üniversitesi Mezuniyet Belgesi Yönergesi Evrak teslimini aynı gün içinde bitirme talepleri Belge İş Akışı Sorumlu Geçici Mezuniyet Sistemden geçici mezuniyet Öğrenci Belgesi belgesi hazırlanır Geçici Mezuniyet Belgesinin Öğrenci İşleri çıktısı alınarak Müdür e ıslak imza için sunulur Müdür Geçici Mezuniyet Yüksekokul Sekreteri Belgesini imzalar Geçici Mezuniyet Belgesi imza karşılığında kimlik kontrolü Müdür yapılarak mezun olan kişiye verilir Belgenin imzalı fotokopisi özlük dosyasında arşivlenir 50

52 3.9.4 Diploma İşlemleri Öğrenci İşleri Diploma İşlemleri İlgili birim yönetim kurulunca mezuniyetine karar verilen öğrencilerin diploma işlemlerinin yapılmasını sağlamak Öğrenci Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Müdür Rektör Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı Mezun Öğrenci Listesi Mezun Öğrenci Listesi İstenilen-Gerekli Belgeler Diploma 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Siirt Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği Madde Siirt Üniversitesi Çift Anadal ve Yandal Programları Yönergesi Belge İş Akışı Sorumlu Diploma Mezun öğrenciler sistem Öğrenci İşleri üzerinden tespit edilerek Düzenlenen Diplomalar EBYS üzerinden elektronik imza için sunulur, Diploma Yüksekokul Müdürü ve Rektör tarafından imzalanır İmzalanan Diplomalar hazır Rektör Müdür Öğrenci İşleri diploma kâğıtlarına basılır, Hazırlanan diplomalar mezun öğrencilere kimlik kontrolü yapılarak ve diploma defterlerine imza alınarak teslim edilir 51