YAZIŞMA KODLARI, STANDART DOSYA PLANI ve KLASÖR SIRT ETĐKETLERĐ

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "YAZIŞMA KODLARI, STANDART DOSYA PLANI ve KLASÖR SIRT ETĐKETLERĐ"

Aysu Ergün
5 yıl önce
İzleme sayısı:

1 YAZIŞMA KODLARI, STANDART DOSYA PLANI ve KLASÖR SIRT ETĐKETLERĐ

2 ĐÇERĐK 1- Yazışma Kodları nın kullanımı 2- Standart Dosya Planı nın kullanımı 3- Klasör/Dosya Sırt Etiketlerinin oluşturulması

3 1-Yazışma Kodları nın Kullanımı Yazışma kodlarının (Kod Sisteminin) kullanılmasının amacı; kamu ve kamu tüzel niteliği taşıyan tüm kurum ve kuruluşlar arasında bilgi iletişiminde kolaylık sağlanması ve standardizasyonu oluşturmak. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından 2004 yılında başlatılan çalışmaların üniversiteler ayağı YÖK ün koordinesine verilmiş olup üniversitelerin Ana Hizmet işleri ve Yazışma Kodlarının belirlenmesi YÖK tarafından yapılmıştır. Yazışma kodlarına; YÖK sayfasındaki veya Başbakanlık sayfasındaki adreslerinden ulaşabilirsiniz

4 Yazışma Kodu B.30.2.ĐEÜ / Kütüphane Müdürlüğü ne ait Yazışma Kod Numarası

5 YAZIŞMA KOD SĐSTEMĐ-1 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH A: 1 karakterlik Alfabetik alan A Yasama Organları, B Yürütme Organları, C Yargı Organları, M Mahalli idareler, D Özel Kuruluşlar ve Dernekler. BB : 2 karakterlik Nümerik alan T.B.M.M., Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlıklar, YÖK, Kamu Kurumu niteliğindeki Meslek Kuruluşları, Yargı Organları, Mahalli Đdarelerin bulunduğu il

6 YAZIŞMA KOD SĐSTEMĐ-2 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH C: 1 karakterlik Nümerik alan 0 Merkez, 1 Sürekli Kurul, Bağlı Kuruluş 2 Đlgili Kuruluş, 3 Yurtdışı Teşkilatı, 4 Taşra Teşkilatı, 5 Sorumlu Kuruluş, 6 Đlçe Belediyesi, 7 Đlk Kademe Belediyesi, 8 Belde Belediyesi DDD : 3 karakterlik Alfabetik alan Bakanlıklarda ve merkez teşkilatlarda, ana hizmet birimlerinin, bağlı ve ilgili kuruluşlarda; kuruluşun, kısa adını gösterir. Kısa ad Kurum-Kuruluş un adına uygun olmalıdır. Bağlı ve ilgili Kuruluşlarda kısa adlar birbirleriyle çakışmamalıdır. Belediyelerin rumuzları il içinde çakışmamalıdır

7 YAZIŞMA KOD SĐSTEMĐ-3 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH E: 1 karakterlik Nümerik alan 0 Merkez, 1 Bölge, 2 Đşletme/Müessese, 3 Yurtdışı Teşkilatı, 4 Đl, 5 Bağlı ortaklık, Bağlı Kuruluş. FF : 2 karakterlik Alfanümerik alan E = 0 ise, Alt Birim Kodu, E = 1 ise, Bölge kodu ve numarası, E = 2 ise, Đşletme /müessese kodu, E = 3 ise, Ülke Kodu, E = 4 ise, Đl Kodu, E = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı Kuruluş Kodu

8 YAZIŞMA KOD SĐSTEMĐ-4 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH GG: 2 karakterlik Nümerik alan E = 0 ise, Đkinci Alt Birim Kodu, (Şube ise HH seviyesinde kodlamak uygun olur.) E = 1 ise, Bölgenin Alt Birim Kodu, (Şube ise HH seviyesinde kodlamak uygun olur.) E = 2 ise, Đşletme/Müessese nin Alt Birim Kodu, E = 3 ise, Ülke nin Şehir Kodu, E = 4 ise, Đlçenin Kodu, E = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı Kuruluşun Altı Birim Kodu. HH : 2 karakterlik Nümerik alan E = 0 ise, Alt Birim Kodu, Teşkilatın en alt seviyesi

9 YAZIŞMA KOD SĐSTEMĐNĐN ÜNĐVERSĐTELERDE UYGULANMASI Yazışma kod sistemi tüm üniversitelerde aynı şekilde uygulanmaktadır. Kod sistemi formatının FF seviyesindeki uygulaması: Fakülteler 10-39, Enstitüler 40-59, Rektörlüğe Bağlı Bölümler R1-R2..., Yüksekokullar Y1-Y2...YA-YZ, Meslek Yüksekokulları M1--M9...MA-MZ, Araştırma ve Uygulama Merkezleri A1- A9...AA-AZ, UA-UZ. Üniversiteler, yeni kurulan birimlerin yazışma kodlarını Kodlama Esasları çerçevesinde belirleyerek, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'nın uygun görüşünü aldıktan sonra uygulamaya koyacaktır

10 ÜNĐVERSĐTEMĐZ YAZIŞMA KODU B.30.2.ĐEÜ /156 Yürütme organı YÖK Kodu Kurum Giden Evrak Numarası Birim Giden Evrak Numarası YÖK e bağlı üniversite dağılım kod numarası Üniversite dağılım kodu Alt Kurum Kodu (Üniversitemiz) Birim Kodu Kütüphane Alt Birim Kodu Standart Dosya Plan Numarası Şube Kodu

11 Örnek: : Kütüphane K MüdürlM rlüğü tarafından hazırlanan bir yazı Sayı: B.30.2.İEÜ /13232/132 Konu: Yayın n talepleri hakkında Kütüphane Yazışma Kodu Yayın Talepleri ile ilgili Standart Dosya Plan Kodu Birim/Kurum Giden Evrak No

12 2-Standart Dosya Planı nın Kullanımı Standart Dosya Planı nın kullanılmasının amacı; kamu ve kamu tüzel niteliği taşıyan tüm kurum ve kuruluşlar arasında üretilen belgelerin konu başlıklarına aynı numaraların verilmesi sayesinde standardizasyonun sağlanması ve dosya bütünlüklerinin oluşturulması olup böylece devletin yazışma arşivinin bir düzen içinde tutulması sağlanmış olacaktır. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından 2002 yılında başlatılan çalışmaların üniversiteler ayağı YÖK tarafından yürütülmüştür. Standart Dosya Planın kodlarına; YÖK sayfasındani erişim sağlanabilir

13 2-Standart Dosya Planı nın Kullanımı

14 3-Klasör/Dosya Sırt Etiketlerinin Oluşturulması Amaç; Yazışma Kodları çerçevesinde birimimize ait kod sistemini kullanarak, Standart Dosya Planı na uygun olarak konu başlığı verdiğimiz yazılarımızın Birim Arşivlerimizde bir düzen içerisinde bir arada tutulmasını sağlamak ve üniversite genelinde standardizasyonu sağlamaktır. Böylece, bu klasörleri 5 yıl sonrasında Kurum Arşivine devrettiğimizde ya da 10. yıl sonrasında üniversite tarafından Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderildiğinde tüm evrak ve klasörlerimizin standart bir plan içinde bulunması sağlanacaktır

15 Dosya veya Klasör Etiketi 78 Birim Kodu 040 Dosya Tasnif Kod Numarası FAALĐYET RAPORLARI Konu Adı 2010 Yılı

16 TEŞEKKÜRLER

Benzer belgeler

KAMU KURUM ve KURULUŞLARI YAZIŞMA KOD SİSTEMİ (*)

EK 1 KAMU KURUM ve KURULUŞLARI YAZIŞMA KOD SİSTEMİ (*) Kamu kurum-kuruluşları kod sistemi; kurum-kuruluşlar arasında bilgi iletişiminde kolaylık sağlanması ve standardizasyon temini amacıyla geliştirilmiştir.