İçerik EBYS Raporlama... 2 Belge İşlemleri Raporu... 2 Birim Gelen Belge Listesi Raporu... 3 Birim Gelen Belge Sayıları Raporu... 4 Birim Giden Belge

Transkript

1 İçerik EBYS Raporlama... 2 Belge İşlemleri Raporu... 2 Birim Gelen Belge Listesi Raporu... 3 Birim Gelen Belge Sayıları Raporu... 4 Birim Giden Belge Listesi Raporu... 5 Birim Giden Belge Sayıları Raporu... 6 Birim İşlem İstatistikleri Raporu... 7 Kulanıcı İşlemleri İstatistik Raporu... 8 Kullanıcı Oturum İstatistikleri Raporu... 9 Sistemde Tanımlı Dosya Planları Raporu... 10

2 EBYS Raporlama Belge İşlemleri Raporu Belge İşlemleri Raporu ile belgelere uygulanan işlemlerin, belirlenen tarih aralıkları arasında gerçekleşenleri listelenir. Rapor sonucunda listelenen belgeler, bu raporu alan kullanıcının rapor için yetkili olduğu birim ve bu birimin altında bulunan birimlerde işlem görmüş olan belgelerdir. Rapor sonucunu alabilmek için, işlemeleri listelenecek olan belgeye ait barkod numarası, rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir. Alınan raporda, ilgili belgeye ait gelen bilgiler; - İşlem Türü - İşlemi Yapan Kullanıcı - İşlem Tarihi - Hedef Birim - Hedef Kullanıcı dır. Genel Raporlar ekranında Belge İşlemleri Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Belge İşlemleri Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 2) Şekil 1

3 Şekil 2 Birim Gelen Belge Listesi Raporu Birim Gelen Belge Listesi Raporu ile, raporu alınan birime havale edilen ve bu birim adına Gelen Belge Kayıt ile kaydedilen belgeler listelenir. Rapor sonucunda listelenen belgeler, bu raporu alan kullanıcının rapor için yetkili olduğu birim ve bu birimin altında bulunan birimlerde işlem görmüş olan belgelerdir. Rapor sonucunu alabilmek için, rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir. Alınan raporda ilgili belgelere ait bilgiler; - Barkod No - Konu - Sayı - Standart Dosya Planı - Havale edilen birim - Sahip birim - Gönderilen Kurum/Şirket/Şahıs - Ekler dir. Genel Raporlar ekranında Birim Gelen Belge Listesi Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Birim Gelen Belge Listesi Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 4)

4 Şekil 3 Şekil 4 Birim Gelen Belge Sayıları Raporu Birim Gelen Belge Sayısı Raporu ile, raporu alınan birime havale edilen, Gelen Belge Kayıt yapılarak gönderilen ve bu birim adına Gelen Belge Kayıt ile kaydedilen begelerin sayısı görüntülenir. Rapor sonucunda listelenen belge sayıları, bu raporu alan kullanıcının rapor için yetkili olduğu birim ve bu birimin altında bulunan birimlerde işlem görmüş olan belgelerin sayılarıdır.. Rapor sonucunu alabilmek için, rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir. Alnan raporda görüntülenen belge sayıları; - Dışarıdan Gelen - Kurum İçi Gelen - Birim İçi Gelen olarak ayrı başlıklar altında gelmektedir. Genel Raporlar ekranında Birim Gelen Belge Sayıları Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Birim Gelen Belge Sayıları Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 6)

5 Şekil 5 Şekil 6 Birim Giden Belge Listesi Raporu Birim Giden Belge Listesi Raporu ile, raporu alınan birim adına oluşturulup dağıtımı yapılan, Gelen Belge Kayıt yöntemi ile kaydedilerek dağıtımı yapılan, Giden Belge Kayıt yöntemi ile kaydedilerek dağıtımı yapılan belgeler listelenir. Rapor sonucunda listelenen belgeler, bu raporu alan kullanıcının rapor için yetkili olduğu birim ve bu birimin altında bulunan birimlerde işlem görmüş olan belgelerdir. Rapor sonucunu alabilmek için, rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir. Alınan raporda ilgili belgelere ait bilgiler; - Barkod No - Konu - Sayı - Standart Dosya Planı - Havale edilen birim - Sahip birim - Gönderilen Kurum/Şirket/Şahıs - Ekler dir.

6 Genel Raporlar ekranında Birim Giden Belge Listesi Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Birim Giden Belge Listesi Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 8) Şekil 7 Şekil 8 Birim Giden Belge Sayıları Raporu Birim Giden Belge Sayıları Raporu ile, raporu alınan birim adına oluşturulup dağıtımı yapılan, Gelen Belge Kayıt yöntemi ile kaydedilerek dağıtımı yapılan, Giden Belge Kayıt yöntemi ile kaydedilerek dağıtımı yapılan belgelerin sayısı görüntülenir. Rapor sonucunda listelenen belge sayıları, bu raporu alan kullanıcının rapor için yetkili olduğu birim ve bu birimin altında bulunan birimlerde işlem görmüş olan belgelerin sayılarıdır.. Rapor sonucunu alabilmek için, rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir Alnan raporda görüntülenen belge sayıları;

7 - Kurum İçi - Birim içi olarak ayrı başlıklar altında gelmektedir. Genel Raporlar ekranında Birim Giden Belge Sayıları Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Birim Giden Belge Sayıları Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 10) Şekil 9 Şekil 10 Birim İşlem İstatistikleri Raporu Birim İşlem İstatistikleri Raporu ile, ilgili birime Sevk(Gereği) olarak gelen yazılar içerisinden, Cevaplama, Dosyaya Kaldırma, İade etme işlemleri gerçekleşmiş olan belgeler listelenir. Rapor sonucunda listelenen belgeler, bu raporu alan kullanıcının rapor için yetkili olduğu birim ve bu birimin altında bulunan birimlerde işlem görmüş olan belgelerdir. Rapor sonucunu alabilmek için, rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir Alınan raporda, ilgili birimde işlem gören belgelere ait başlıklar, - Birim

8 - Barkod No - Sayı - Konu - Ekler - İlgiler - Cevap Yazısı - Arşive Kaldıran - İade Eden - Standart Dosya Planıdır. Genel Raporlar ekranında Birim İşlem İstatistikleri Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Birim İşlem İstatistikleri Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 12) Şekil 11 Kulanıcı İşlemleri İstatistik Raporu Şekil 12 Kullanıcı İşlem İstatistikleri Raporu ile, bir kullanıcının belirli tarih aralıklarında yaptığı işlemler listelenir. Sistemdeki her kullanıcı, Kullanıcı İşlemleri İstatistik Raporu nu kendi adına alabilmektedir. Bununla birlikte, Birim bazlı yetki verilmiş olan kulllanıcılar, ilgili birim ve alt birimleri adına da rapor alabilmektedir. Rapor sonucunu alabilmek için, Kullanıcı bilgisi veya rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir

9 Alınan raporda ilgili kullanıcının işlem listesine ait başlıklar; - Kullanıcı - İşlem - Sayı olarak gelmektedir. Genel Raporlar ekranında Kullanıcı İşlem İstatistikleri Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Kullanıcı İşlem İstatistikleri Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 14) Şekil 13 Kullanıcı Oturum İstatistikleri Raporu Şekil 14 Kullanıcı Oturum İstatistikleri Raporu ile, ilgili kullanıcının belirlenen tarih aralıklarında, oturumunun hangi zaman diliminde açık olduğu, ne kadar süre ile açık kaldığı ve oturumun açık kaldığı zaman diliminde hangi işlemlerin gerçekleştiği listelenir. Kullanıcı Oturum İstatistikleri Raporu, kullanıcı adı girilerek tek bir kullanıcıya ait oturum istatistikleri listelenebildiği gibi, Birim adı girilerek, o birimde çalışan tüm kullanıcılara ait oturum istatistikleri de listelenebilir. Rapor sonucunu alabilmek için, Kullanıcı bilgisi veya rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir Alınan raporda ilgili kullanıcıya ait oturum bilgileri başlıkları,

10 - Kullanıcı Adı - Giriş Tarihi - Çıkış Tarihi - Süre - Yapılan İşlemler Genel Raporlar ekranında Kullanıcı Oturum İstatistikleri Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Kullanıcı Oturum İstatistikleri Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 16) Şekil 15 Şekil 16 Sistemde Tanımlı Dosya Planları Raporu Sistemde Tanımlı Dosya Planları Raporu ile sistemde tanımlanan ve tanımlı olanlar içerisinde güncellenen dosya planları listelenir. Rapor, Kullanıcı bazlı alınarak yanlızca ilgili kulllanıcının üzerinde işlem yapmış olduğu dosya planları listelenir. Rapor, Birim bazlı alınarak ilgili birimde çalışan kullanıcılar içerisinde, bir dosya planını oluşturan veya daha önce oluşturulmuş bir dosya planı üzerinde güncelleme yapmış olan (son güncelleyen kullanıcı olması şartı ile) kullancılara ait kayıtlar listelenir. Rapor sonucunu alabilmek için, Kullanıcı bilgisi veya rapor almak için yetkili olunan birim bilgisi ve belge işlemlerinin ait olduğu tarih aralığı (başlangıç tarihi ve bitiş tarihi) kriterleri girilmelidir Alınan raporda listelen dosya planlarına ait başlıklar;

11 - Adı (Dosya Planı adı) - Kodu - Sahip Birim - Kayıt Eden Kullanıcı - Kayıt Edilen Tarih - Son Güncelleyen Kullanıcı - Son Güncellenen Tarih - Saklama Planı olarak görüntülenir. Genel Raporlar ekranında Sistemde Tanımlı Dosya Planları Raporu seçimi yapıldıktan sonra ilgili kriterlerin girilerek sonuç alınabilmesi için kullanıcıya yetki sahibi olması gereken brimde Sistemde Tanımlı Dosya Planları Raporu Alma yetkisi verilmelidir. (Şekil 18) Şekil 17 Şekil 18