LOGO TÜRK STANDARDLARI ENSTĠTÜSÜ

Transkript

1 LOGO TÜRK STANDARDLARI ENSTĠTÜSÜ TS Elektronik Belge Yönetimi Mustafa YILMAZ

2 SUNUM ĠÇERĠĞĠ Terimler ve Tarifler TS Elektronik Belge Yönetimi Faydalar ve KarĢılaĢtırmalar TS Tarihçe Denetleme Standart Ġçeriği

3 LOGO Terimler ve Tarifler

4 Terimler ve Tarifler Doküman Belge Dosya Tasnif Planı Elektronik Belge Yönetimi Tasfiye

5 Terimler ve Tarifler Doküman Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretilen ya da toplanan, henüz belge vasfı kazanmamıģ her türlü kayıtlı bilgi doküman olarak adlandırılmaktadır.

6 Terimler ve Tarifler Belge Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmıģ ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiģ, içerik, iliģki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teģkil eden kayıtlı bilgi, belge olarak isimlendirilmektedir.

7 Terimler ve Tarifler Dosya Tasnif Planı Kurumsal faaliyetlerin ve bu faaliyetler sonucunda oluģan belgelerin kurumsal yapıya ve hiyerarģiye uygun olarak konusal olarak sınıflandırılması için geliģtirilmiģ belge yönetim aracı.

8 Terimler ve Tarifler Elektronik Belge Yönetimi Kurumların gündelik iģlerini yerine getirirken oluģturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve iliģkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek.

9 Terimler ve Tarifler Tasfiye Kurumsal gereksinimler açısından saklanmasına gerek kalmayan belgelerin kurum belge sisteminin dıģına çıkarılması. Tasfiye iģlemi artık ihtiyaç duyulmayan belgelerin kurum içinde veya kurum dıģında baģka bir kuruma/birime transfer edilmesini ya da imha edilmesini öngörür.

10 Terimler ve Tarifler Dosya Planı Kurum ve kuruluģların iģ ve iģlemleri sonucunda teģekkül eden belgelerin, sistemli bir Ģekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmıģ konu ve konu numaraları envanterini, Standart Dosya Planı 2005/7 BaĢbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı

11 Terimler ve Tarifler HaberleĢme Kodu; 1991/17 sayılı BaĢbakanlık Genelgesiyle yürürlüğe konulan yazının hazırlandığı birimi bağlı bulunduğu teģkilatla birlikte tanımlayan ve alt birimlere kadar kullanacakları kodları, Ortak Alan; Standart dosya planında ve aralığındaki Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmıģ dosya planları Ana Hizmet Faaliyetleri; Kurum ve kuruluģların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları aralığındaki dosya planları,

12 Terimler ve Tarifler Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluģacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır. Resmi Yazı; Kamu kurum ve kuruluģlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kiģilerle iletiģimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı.

13 Terimler ve Tarifler DOSYALAMA YÖNTEMĠ EKSĠKLĠĞĠ Bilgi ve belgelere eriģimde sıkıntılar, Bilgi ve belge kayıpları, Verimlilik azalması, Bilgi ve belgelere ulaģamama durumu neticesinde kurumların ve bireylerin hak kaybına uğraması, Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olması, ArĢiv iģ ve iģlemlerinin uygun bir Ģekilde yürütülememesi, Kurumsal hafızanın ve toplum hafızasının yok olması,

14 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI BaĢbakanlık, 2005 yılında çıkarmıģ olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliģtirildi. Mahalli idarelerde kullanılacak dosya planı ise DAGM nin planı esas alınarak ĠçiĢleri Bakanlığı Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğünce yeniden düzenlendi.

15 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI 000 GENEL KONULAR 100 ANA HĠZMETLER 200 ANA HĠZMETLER 300 ANA HĠZMETLER 400 ANA HĠZMETLER 500 ANA HĠZMETLER 600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTĠġ 700 BĠLGĠ ĠġLEM, DIġ ĠLĠġKĠLER, EMLAK ve EĞĠTĠM 800 ĠDARĠ, KÜLTÜR, MALĠ ĠġLER ve ÖZEL KALEM 900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK ĠġLERĠ

16 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI DOSYA PLANI MUHTEVĠYATI 1 GENEL KONULAR ANA HĠZMET FAALĠYETLERĠ DANIġMA-DENETĠMLE ĠLGĠLĠ FAALĠYETLER Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Ortak Alanlar / Teftiş İşleri YARDIMCI HĠZMETLERLE ĠLGĠLĠ FAALĠYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve AB İşleri Emlak ve İnşaat İşleri Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri İdari İşler Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri Sosyal İşler ve Sağlık İşleri

17 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıģtır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı ad ve numara ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmıģ, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluģlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiģtir.

18 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Kodu Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI 010 Mevzuat İşleri GENEL İŞLER 01 Kanunlar 01 Kanun Tasarılarına verilen görüşler 02 Tüzükler 01 Tüzük Tasarılarına verilen görüşler 03 Yönetmelikler 01 Yönetmelik Tasarılarına verilen görüşler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 99 Diğer 020 Olurlar, Onaylar 030 Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller 01 Anlaşmalar 02 Sözleşmeler 03 Protokoller 99 Diğer 040 Faaliyet Raporları 01 Haftalık faaliyet raporları 02 Aylık faaliyet raporları 03 Yıllık faaliyet raporları 04 Düzenli olmayan faaliyet raporları 05 Kurum dışı faaliyet raporları 99 Diğer Kurumların her biriminde var olması muhtemel olan bu dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir. ( aralığı)

19 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI Yardımcı hizmet, danıģma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (TeftiĢ, Hukuk, Personel, Eğitim, Ġdari ĠĢler, Mali ĠĢler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluģta benzer faaliyet yürüten birimlere (DıĢ ĠliĢkiler, Bilgi ĠĢlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere iliģkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında sayısal aralığında numaralandırılmıģtır.

20 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Saklama Kodu Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI HUKUK ĠġLERĠ 640 Hukuk İşleri 641 Dava Dosyaları 01 Adli Davalar 02 İdari Davalar 03 İcra Davaları 04 Ceza Davaları 05 Vergi Davaları 06 Temyiz İşlemleri 99 Diğer 642 İcra Takipleri 01 İlamlı İcra Takipleri 02 İlamsız İcra Takipleri 99 Diğer 643 Haciz İşlemleri 01 Haciz konulması 02 Haciz İşlemlerinin Kaldırılması 99 Diğer 644 İhtiyati Tedbir Uygulamaları 01 İhtiyati Tedbirin Kaldırılması 645 Tebligatlar 646 Vekaletnameler, Azilnameler 01 Vekaletnameler 02 Azilnameler 99 Diğer aralığındaki dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir

21 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleģme kodundan hemen sonra (-) iģareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.02.0.ARV A B C A:Haberleşme Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası.

22 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI T.C. TÜRK STANDARDLARI ENSTĠTÜSÜ Ürün Belgelendirme Merkez BaĢkanlığı Sayı : B.14.2.TSE /06/2012 Konu : Görevlendirmeler ANKARA BÜYÜKġEHĠR BELEDĠYE BAġKANLIĞINA

23 Terimler ve Tarifler STANDART DOSYA PLANI DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1 GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Nüfus ve Vatandaşlık Olayları İşleri İller İdaresi İşleri Mahalli İdareler İşleri Sivil Savunma Hizmetleri Kihbi İşleri Dernek İşleri Valilik ve Kaymakamlık İşleri Güvenlik İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve AB İşleri Emlak ve İnşaat İşleri Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri İdari İşler Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri Sosyal İşler ve Sağlık İşleri

24 LOGO Faydalar ve KarĢılaĢtırmalar

25 Faydalar ve KarĢılaĢtırmalar Belge ve Doküman Farkları Doküman Üzerinde değiģiklik yapılması mümkündür. Sahibi üreticisidir ve uygun gördüğü dokümanları imha edebilir. Düzenlenmesi, tanımlanması ve dosyalanması üreticisinin/sahibinin sorumluluğundadır. Belge Ġçeriğinin değiģtirilmesine izin verilmez. Belgeler ancak kurumsal saklama planları çerçevesinde imha edilebilir ve imha iģlemi kayıt altına alınır. Düzenleme ve tanımlama faaliyetleri kurumsal dosya tasnif planları çerçevesinde yapılır.

26 Faydalar ve KarĢılaĢtırmalar Belge ve Doküman Farkları Doküman Dokümanın güvenli bir Ģekilde depolandığından üreticisi sorumludur. Kurumsal bir onay ve / veya kayıt sistemi içerisinde yer almayabilir Belge Kurumsal ve bireysel faaliyetlerin delili olduğu için içerik, iliģki ve format bilgisi korunmalıdır. Yetkili imza ve / veya kurumsal onay bilgisi belgeye fiziksel ya da mantıksal olarak iliģtirilmelidir.

27 Faydalar ve KarĢılaĢtırmalar EBYS nin faydaları Belgelere hızlı eriģimin sağlanması, Belgelerin kaybolması yıpranması vs gibi fiziksel sorunların ortadan kalması, Kağıt tasarrufu, Belgelerin saklama planları çerçevesinde hızlı bir Ģekilde arģivlenmesi, ArĢivleme için gerekli fiziksel materyallerin (dolaplar,dosyalar vs) kullanımın azalması, ĠĢlemlerin hızlı gerçekleģmesinden dolayı müģteri memnuniyetinin artması,

28 LOGO TS Tarihçe

29 TS Tarihçe OluĢum Süreci 3 Aralık 2003 tarihinde e-dönüģüm Türkiye Ġcra Kurulu oluģturuldu. Elektronik Ġmza Kanunu 23 Ocak 2004 tarihinde yayınlandı ve 23 Temmuz 2004 de yürürlüğe girdi. Yüksek Planlama Kurulu 24 Mart 2005 tarihinde e- DönüĢüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı yayınlandı.

30 TS Tarihçe OluĢum Süreci Standartları tanımlama görevi Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü ne ve daha sonra da Marmara Üniversitesi, Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ne verilmiģtir. 13 Temmuz 2005 Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0) DPT nin organize ettiği bir toplantı ile kamu kurumlarının görüģlerine sunuldu ve internet üzerinden kullanıma açıldı. Kamu kurumlarından ve özel sektörden gelen görüģler doğrultusunda referans model geliģtirildi. Nisan 2006 tarihinde Referans Model standart formatına dönüģtürülerek TSE ye sunuldu. Temmuz 2006 tarihinde gözden geçirilmiģ ikinci versiyon yayına hazır hale getirildi.

31 TS Tarihçe OluĢum Süreci Haziran 2007 tarihinde TS yayınlandı. Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı BaĢbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve sayılı Resmi Gazete Haziran 2009 TS son versiyonu Ve Tadilat TS 13298/T

32 TS Tarihçe Uluslararası Uygulamalar Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applicaitons. DoD STD. Digital recordkeeping: guidelines for creating, managing and preserving digital records. National Archives ofaustralia MoReq Specification: Model requirements for the management of electronic records. Prepared for the IDA Programme of the European Commission Records/Document/Information Management (RDIM): Integrated Document Management System for the Government of Canada. Requirements for Electronic Records Management Systems. Londra: Public Record Office, 2002.

33 TS Tarihçe Resmi Standartlar ANSI/ARMA Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records. ARMA International, ISBN: BSI DISC PD008. A code of practice for Legal Admissibility and Evidential Weight of Information Stored Electronically. London: BSI, ISO : Information and Documentation Records Management. Part 1: General. Cenevre: ISO, ISO : Information and Documentation Records Management. Part 2: Guidelines. Cenevre: ISO, 2001.

34 TS Tarihçe Kanunlar Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin DeğiĢtirilerek Kabulü Hakkında Kanun Kanun No : 3473 Tarihi: 28 Eylül 1988 Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına ĠliĢkin Esas Ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). Resmî Gazete, Sayı: 25445, 27 Nisan 2004 Elektronik Ġmza Kanunu. (2004). Resmî Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004

35 TS Tarihçe Genelgeler Standart Dosya Planı. 2005/7 BaĢbakanlık Genelgesi. 25 Mart 2005 tarih ve sayılı Resmi Gazete Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı BaĢbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve sayılı Resmi Gazete Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte ÇalıĢabilirlik Esasları. 2009/4 sayılı BaĢbakanlık Genelgesi. 28 ġubat 2009 tarihli Resmi Gazete

36 TS Tarihçe Yönetmelikler Devlet ArĢiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte DeğiĢiklikYapılmasına Dair Yönetmelik. (2001). Resmî Gazete, Sayı: 24487, 08 Ağustos 2001 Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, Sayı: 25658, 02 Aralık 2004

37 TS Tarihçe EBYS Genelgesi

38 TS Tarihçe EBYS Genelgesi 16 Temmuz 2008 tarih sayılı Resmi Gazete, EBYS hakkında; Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arģivlenmesi konularında çalıģma yapma görevi E-DönüĢüm Ġcra Kurulu nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü ne verilerek TS no lu standardın yayınlanması sağlanmıģtır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluģlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teģkil etmektedir. Kamu kurum ve kuruluģları oluģturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TS no lu standarda göre iģlem yapacak, ayrıca üretmiģ oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaģımını internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaģım hizmeti kriterlerine göre gerçekleģtirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluģlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir.(2010 Temmuz)

39 LOGO Denetleme

40 Denetleme Sorumluluk TSE: Tetkik-Belgelendirme Devlet ArĢivleri: Kamu KuruluĢları; denetim-rapor Laboratuar: Testler-Değerlendirme (Muhtemel yeni süreç)

41 Denetleme Tetkik Süreci Yazılım ürünü; standardın tüm maddelerini sağlamalı, esnek yapıda olmalı. TSE tarafından 3-4 günlük tetkik, testler üreticinin üretim yerinde yapılıyor. Testlerin bir kısmı Lisanslı Laboratuarda yapılacak (Muhtemel yeni süreç)

42 Denetleme Mevcut durum ve link 19 Firma belgeli 14 Firma baģvuruda

43 LOGO Standart Ġçeriği

44 Standart içeriği Maddelere genel bakıģ 0 GiriĢ 1 Kapsam 2 Atıf yapılan standard ve/veya dokümanlar 3 Terimler ve tarifler 3.1 Belge 3.2 Diplomatik özellik 3.3 Doküman 3.4 Dosya tasnif planı 3.5 Elektronik belge yönetimi 3.6 Provenans 3.7 Tasfiye 4 Dosya tasnif planları (standart dosya planı) 4.1 Dosya planının oluģturulması 4.2 Dosya tasnif planı elemanlarının tanımlanması 4.3 Dosya tasnif planının yönetilmesi

45 Standart içeriği Maddelere genel bakıģ 5 Saklama planları 5.1 Genel özellikler 5.2 Belge hiyerarģisi 5.3 Saklama kriterleri(ġdari, Mali, Hukuki, Tarihi ) 5.4 Saklama süreleri 5.5 Tasfiye iģlemleri (Sürekli Saklama, Değerlendirme, Ġmha, Transfer) 5.6 Saklama planlarındaki uyuģmazlıkların çözümü 6 Elektronik belgelerin kayıt iģlemleri 6.1 Genel özellikler 6.2 Dokümanların belgeye dönüģtürülmesi ve iliģkilendirme 6.3 Belge türleri 6.4 Elektronik postaların sisteme alınması( -faks) 6.5 TaĢıma, kopyalama ve silme 6.6 Referans kodlarının verilmesi

46 Standart içeriği Maddelere genel bakıģ EBYS kullanım özellikleri Genel özellikler Arama (sorgu) Görüntüleme Yazdırma Raporlama EriĢim kontrolü ve güvenlik Çok Gizli) Sisteme giriģ EriĢim hakları (Tasnif dıģı, Hizmete Özel, Özel, Gizli, Kullanıcı profilleri Kullanıcı rolleri Kullanıcı grupları Kayıtlara eriģim haklarının atanması ve uygulanması Üretim sorumluluğu ve mülkiyet Bilgi edinme hakkı ve özel hayatın korunması Denetim

47 Standart içeriği Maddelere genel bakıģ 9 10 Sistem tasarımı ve yönetimi 9.1 Sistem bütünlüğü ve güvenirlilik 9.2 Kullanım kolaylığı 9.3 Performans ve ölçeklenebilirlik 9.4 Verilerin depolanması (saklama ünitesi) Belge özellikleri 10.1 Tanımlanabilirlik Bütünlük Onay ve kayıt bilgisi(e-imza) Yapısal özellikler Üretim sorumluluğu ve mülkiyet hakları Teknolojik özellikler

48 Standart içeriği Maddelere genel bakıģ 11 Doküman yönetimi 11.1 Genel özellikler 11.2 Girdi yönetimi 11.3 Tanımlama ve indeksleme 11.4 Dosyalama, düzenleme ve tasnif 11.5 Depolama / Yedekleme 11.6 EriĢim 11.7 Çıktı yönetimi 11.8 Versiyon kontrolü 12 Elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk 12.1 Fiziksel dosya ve belgelerin sisteme dahil edilmesi (arģivci) 12.2 Tanımlama 12.3 EriĢim kontrolü ve kullanım 12.4 Tasfiye

49 Standart içeriği Maddelere genel bakıģ 13 Sayısal görüntüleme sistemleri 13.1 Genel özellikler 13.2 Görüntülenecek malzeme 13.3 Görüntüleme tekniği 13.4 Çözünürlük 13.5 Tonlama / Bit derinliği Tarama modu 13.6 SıkıĢtırma 13.7 ZenginleĢtirme 13.8 Renk yönetimi 13.9 Dosya formatı Dosya adları

50 Standart içeriği Maddelere genel bakıģ 14 Üst veri elemanları 14.1 Genel özellikler 14.2 Dosya tasnif planı üst veri elemanları 14.3 Saklama planı üst veri elemanları 14.4 Birim tanımları üst veri elemanları 14.5 Seri tanımları üst veri elemanları 14.6 Klasör/dosya tanımları üst veri elemanları 14.7 Belge tanımları üst veri elemanları 14.8 Belge bileģeni tanımları üst veri elemanları 14.9 Kullanıcı profil tanımları üst veri elemanları Kullanıcı rol tanımları üst veri elemanları Kullanıcı grup tanımları üst veri elemanları Güvenlik seviye tanımları üst veri elemanları Tasfiye iģlem tanımları üst veri elemanları Sistem kullanımı üst veri elemanları

51 Standart içeriği EBYS Referans Modeli Uluslararası Uygulamalar Resmi Standartlar Mevzuat EBYS Sistem Kriterleri Belge Kriterleri Metadata kriterleri EBYS yazılımları Prosedürler

52 Standart içeriği Sistem Kriterleri EBYS Sistem Kriterleri Belge Kriterleri Metadata kriterleri Dosya Tasnif Planları Saklama Planları Elektronik Belge Kayıt İşlemleri EBYS Kullanım Özellikleri EriĢim Kontrolü ve Güvenlik Sistem Tasarımı ve Yönetimi

53 Standart içeriği Dosya Tasnif Planları Dosya tasnif planlarının oluģturulması Dosya planı elemanlarının tanımlanması Dosya planının yönetilmesi

54 Standart içeriği Saklama Planları Saklama planlarının oluģturulması Saklama planı elemanları arasındaki hiyerarģi Saklama kriterleri Saklama sürelerinin belirlenmesi Tasfiye iģlemleri UyuĢmazlıkların çözümü

55 Standart içeriği Elektronik Belge Kayıt ĠĢlemleri Dokümanların belge statüsü kazanması Belge Türleri Elektronik postalar Toplu iģlemler Referans kodlarının verilmesi

56 Standart içeriği EBYS Kullanım Özellikleri Kullanım Belge Arama Görüntüleme Yazdırma Raporlama

57 Standart içeriği EriĢim Kontrolü ve Güvenlik Sisteme giriģ iģlemleri EriĢim Hakları Kullanıcı Tanımları(Profil,Rol,Grup vs) Belge üreticileri ve yasal sahiplerinin belirlenmesi Bilgi edinme hakkı ve özel hayatın korunması Sistem denetimi

58 Standart içeriği Sistem Tasarımı ve Yönetimi Sistem bütünlüğü ve güvenirliliğinin sağlanması Kullanım Kolaylığı Sistem performasının ölçülmesi ve ölçeklenebilirlik Verilerin depolanması Yasalara ve prosedürlere uygunluk

59 Standart içeriği Belge Kriterleri EBYS Sistem Kriterleri Belge Kriterleri Metadata kriterleri Belge Özellikleri Doküman Yönetimi Elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk Digital Görüntüleme Sistemleri

60 Standart içeriği Belge Özellikleri Tanımlanabilirlik Bütünlük Onay ve Kayıt Bilgisi Yapısal Özellikleri Üretim Sorumluluğu ve Sahiplik Teknolojik Özellikler

61 Standart içeriği Doküman Yönetimi Dokümanların sisteme dahil edilmesi Tanımlama ve indeksleme Dosyalama Depolama ve yedekleme EriĢim Versiyon Kontrolü

62 Standart içeriği Elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk Fiziksel dosyaların sisteme dahil edilmesi Tanımlama ve indeksleme Tasfiye

63 Standart içeriği Digital Görüntüleme Sistemleri Görüntüleme Tekniği Çözünürlülük Tonlama SıkıĢtırma ZenginleĢtirme Renk Yönetimi Dosya Formatları

64 Standart içeriği Metadata Kriterleri Dosya Tasnif Planı üst veri Saklama planı üst veri Birim tanımları üst veri Seri tanımları üst veri Klasör/Dosya tanımları üst veri Tasfiye işlem tanımları üst veri Metadata kriterleri Sistem kullanımı üst veri Belge tanımları üst veri Belge Bileşeni tanımları üst veri Kullanıcı profil tanımları üst veri Kullanıcı rol tanımları üst veri Kullanıcı grup tanımları üst veri Güvenlik seviye tanımları üst veri

65 LOGO TS / T1

66 TS / T1 TS / T1 TS 13298: 2009 T1: Nisan 2012 Bu tadil, Türk Standardları Enstitüsü Bilgi Teknolojileri ve ĠletiĢim Ġhtisas Grubu nca hazırlanmıģ ve TSE Teknik Kurulu nun 12 Nisan 2012 tarihli toplantısında kabul edilerek yayımına karar verilmiģtir. Elektronik belge yönetimi Electronic records management Atıf yapılan standard ve/veya dokümanlar Çizelgeye aģağıdaki satır eklenmiģtir:

67 TS / T1 TS / T1 ISO/IEC Software engineering - Software product Quality Requirements and Evaluation (SQuaRE) - Requirements for quality of Commercial Off- The-Shelf (COTS) software product and instructions for testing TS ISO/IEC Yazılım mühendisliği - Yazılım ürünü kalite gereksinimleri ve değerlendirmesi (SQuaRE) - Ticari kullanıma hazır (COTS) yazılım ürünü kalitesi için gereksinimler ve test yönergeleri

68 TS / T1 TS / T1 Paragrafın sonuna aģağıdaki not eklenmiģtir. Not - TS uyumlu yazılım, aynı zamanda TS ISO/IEC standardının maddelerini gerçekleģtirmeli ve bunu gerektirdiğinde belgeleyebilmelidir. 9.3 Performans ve ölçeklenebilirlik B maddesi aģağıdaki Ģekilde değiģtirilmiģtir. b) EBYS tarafından performans açısından aģağıdaki kriterlere uygun süreler için yapılan beyanlar Onaylı Laboratuarlar tarafından doğrulanmalıdır

69 LOGO GeliĢim

70 GeliĢim Kamu Kurumları Özel Sektör TSE Title TS Devlet ArĢivleri Üniversiteler Akademisyenler Gelişim

71 KAYNAKÇA TS Elektronik Belge Yönetimi (Electronic Records Management), Türk Standartları Enstitüsü, Haziran, 2009 Kandur, Hamza (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli Göz. geç. 2.bs/ Ankara: Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet ArĢivi Daire BaĢkanlığı ISO : Information and Documentation Records Management. Part 1: General. Cenevre: ISO,2001. ISO : Information and Documentation Records Management. Part 2: Guidelines. Cenevre:ISO, Adnan Yıldız-Muhammet Safi Standart Dosya Planı Sunum Niyazi Çiçek BaĢbakanlık Standart Dosya Planı Sunum 2005/7 Sayılı BaĢbakanlık Standadt Dosya Planı Genelgesi 1991/17 Sayılı BaĢbakanlık Kodlama Sistemi ile ilgili Eğitim ve Uygulama Genelgesi 2008/16 Sayılı BaĢbakanlık Elektronik Belge Standartları Genelgesi

72 LOGO