ÜMMEHAN ELGİNKAN MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM MERKEZİ

Transkript

1 ELGĠNKAN VAKFI ÜMMEHAN ELGİNKAN MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM MERKEZİ EĞİTİM SEMİNERLERİ HALKLA ĠLĠġKĠLER Eğt.Uz. Ġncinur MUMCUOĞLU MANĠSA

2 Ġncinur MUMCUOĞLU Halkla Ġlişkiler Uzmanı Ekonomik platformda, firmalar arası acımasız rekabetin gerçekleģtiği ve her alanda yeni yatırımlar, yeni atılımlar, hızlı geliģmeler ve değiģimlerin birbirini izlediği bir çağı yaģıyoruz. Ve diyebiliriz ki değiģmeyen tek Ģey, değiģimdir. Bu yarıģma içinde ekonominin çekirdeğini oluģturan firmaların çağı yakalayabilmek için kullandıkları en etkin tekniklerden birisi, belki de en önemlisi, Halkla ĠliĢkiler iģlevidir. Çağımız tek kelimeyle bilgi ve enformasyon çağıdır. Artık kurumların yaģamlarını sürdürebilmeleri için örgüt içinde ve dıģında hızlı, doğru ve etkin iģleyen bir iletiģim dokusuna ve bu amaçla da yeni bir yapılanmaya gereksinme duydukları bir gerçektir. Bu yapılanma, Halkla iliģkiler den baģka bir Ģey değildir. HALKLA ĠLĠġKĠLER NE DEĞĠLDĠR? 1. HALKLA ĠLĠġKĠLER- ĠNSAN ĠLĠġKĠLERĠ: Halkla iliģkiler, sadece halkla içiçe olmak değildir. Bir danıģma, refakat, Ģikayet dinleme ya da karģılama da değildir. Her birey, hangi meslek grubuna mensup olursa olsun daima insanlarla karģı karģıyadır. Sonuçta hem halkla iliģkilerde, hem insan iliģkilerinde iletiģim teknikleri kullanılır. 2. HALKLA ĠLĠġKĠLER- REKLAM KISTASLAR REKLAM HALKLA ĠLĠġKĠLER ĠZLEDĠKLERĠ AMAÇ SatıĢ attırmak Firma imajını kuvvetlendirmek ĠLETTĠKLERĠ MESAJ Tüketici beğenisi için yönlendirir Abartıdan uzak HEDEF KĠTLE Mevcut ve potansiyel tüketici Tüm kamuoyu FĠNANSMAN Bütçedeki payı fazladır Bütçedeki payı azdır. ZAMAN, SÜREÇ Kısa vadede sonuç alınır Uzun vadede sonuç alınır BAĞLI OLDUKLARI DEPARTMAN SatıĢ pazarlama Genel Müdür- yönetim Kurulu RĠSK Fazla Az ĠMAJ Ürün imajı Firma imajı Ancak benzer özellikleri de vardır. Bunlar: Aynı kitle iletiģim araçlarından yararlanılır. AraĢtırma her iki teknikte de kullanılan son derece önemli bir faktördür. ÇalıĢmalarda plan/program Ģarttır. Amaç, kamuoyuna mesaj iletmektir. Ġki dalda da aynı meslek mensupları çalıģır. ĠĢletmelerde belirli bir bütçeye sahiptirler. Bir diğer durum da KURUMSAL REKLAMCILIK tır. Kurumsal Reklamcılık, bir bakıma Halkla ĠliĢkiler reklamcılığı dır. Haber niteliğinde kamuoyuna duyurulmak istenen mesajın, yer ve zaman alarak duyurulmasıdır. Örneğin; açılıģ, belge ve ödül alımları, kutlamalar gibi HALKLA ĠLĠġKĠLER-PROPAGANDA: Özellikle kamu yönetimi alanında halkla iliģkiler ile propaganda kavramlarının birbirine karıģtırıldığı görülür. Gerçi her iki tekniğin de birleģtikleri noktalar yok değildir. Örneğin, her ikisi de farklı amaçlarla da olsa kamuoyu oluģturma amacını güder, benzer kitle iletiģim araçlarını kullanırlar. Propaganda, bir ideolojinin aģılanmasıdır, bir baskı vardır. Oysa halkla iliģkilerde bu baskı yoktur; çevreyle karģılıklı ve olumlu iliģkiler kurulması için çaba harcanır. 2

3 HALKLA ĠLĠġKĠLER Esas olan doğru bilgi, dürüst hareket, iyi niyettir. Fikir tartıģmalarına daima açıktır. Gerçekleri açıklama yoluyla ikna etmeye çalıģır. Yanıltıcı değildir. Yıkıcı olamaz. PROPAGANDA Tek yönlü iletiģime dayanır, abartı vardır ve iyiniyete her zaman yer verilmez. TartıĢma kabul etmez, otoriter yapıdadır. Çok tekrarla ikna etmeye çalıģır. Yanıltıcı, kandırıcı olabilir. Gerekirse yıkıcı olabilir. 4. HALKLA ĠLĠġKĠLER BĠR LÜKS-MODA DEĞĠL, BĠR ĠHTĠYAÇTIR: Ġlginç Bir Olay: İsviçre de bir sigara fabrikası,satışlarının önemli ölçüde düştüğünü görür. İmal edilen sigara ise, halkın en çok tercih ettiği markadır. İmalat, kalite, ambalaj, fiyat,dağıtım, satış, reklam yönünden araştırılmalar yapılmış ve sonuç değişmemiştir. Araştırmalar derinleştikçe, halkta firmanın çalışanlarına kötü davrandığı, haklarını vermediği, sömürmekte olduğu kanısının yer ettiği anlaşılmıştır. Bu durumda reklam, sorunları çözmeye yetmiyordu. Kuruluş, Halkla ilişkiler yönetimlerine uygun yollar izlemeye koyuldu. Önce bir grup basın fabrikaya davet edilerek çalışanlara sağlanan sosyal haklarla ilgili brifing verildi. Ancak gazetecilerdeki kanı o kadar sağlamdı ki bu çalışma kuruluş lehine bir katkı sağlamadı. Bunun üzerine farklı bir yol izlendi: Her sigara paketinin içine, çeşitli küçük kartlar konmaya başlandı. Kartların bir yüzünde çalışanların çocukları için yapılan kreşler, emekliler için hazırlanan evler, lojmanlar, sağlık servisleri vb. gibi bölümlerin resimleri, diğer yüzünde de resimle ilgili ayrıntılı bilgiler yer alıyordu. Kampanya istenen sonucu verdi. Fabrika, eski satışlara kavuştu. Kuşku yok ki sadece reklam yapılsaydı bu sonuç elde edilmezdi. Önemli olan, konuyla ilgili uzmanın doğru seçilip istihdam edilmesidir. Bunun için de geniģ açıyla bakan yönetim kadrosu gerekmektedir. Neyi, nasıl ne Ģekilde kullanacağımız bilmek önemli bir noktadır. MAYIN DÖġELĠ BĠR TARLA DÜġÜNÜN: KURAK, BAKIMSIZ, KENDĠNDEN VAZGEÇMĠġ... BU TARLAYA GĠRMEK HER ANLAMDA YÜREK ĠSTER. HALKLA ĠLĠġKĠLER UZMANLARI, BU TARLAYA ĠLK GĠRENLERDENDĠR. ONLAR ÖNCELĠKLE TARLAYI MAYINLARDAN TEMĠZLER; TOPRAĞI CANLANDIRIR, UYANDIRIR VE REKLAMCILARA TESLĠM EDERLER. REKLAMCILAR ĠSE TARLAYA RENGARENK ÇĠÇEKLER EKER, MEYVE AĞAÇLARI DĠKER, TARLAYI CAZĠP HALE GETĠRĠRLER, VE PAZARLAMACILAR... ONLAR DA TARLANIN ÜRÜNLERĠNĠ, ÇĠÇEKLERĠNĠ, MEYVELERĠNĠ SATIġA HAZIRLAR VE TEZGAHA KOYARLAR... HALKLA ĠLĠġKĠLER NEDĠR? Halkla iliģkiler, tanıma ve tanıtma sanatıdır. Toplumda olumlu bir firma imajı yaratmak, özel ve tüzel kiģilerin destek ve sempatisini kazanmaktır. Bu olgu, toplumda saygınlık kazanma savaģıdır. Halkla iliģkiler, kuruluģların duyarlı olduğu çevreyi tanıması ve kendisini bu çevreye tanıtması amacıyla iletiģim tekniklerini planlı/ programlı bir Ģekilde ve iki yönlü olarak, yönetim felsefesine dayandırılarak anlatılmasıdır. Halkla ĠliĢkiler, kamuoyunun o kuruluģla ilgili beyninde oluģan resmidir. Halkla iliģkiler bir serum değil, aģıdır. 3

4 HALKLA ĠLĠġKĠLERĠN TEMEL ÖĞESĠ: ĠLETĠġĠM Ġnsanlar arası anlaģmanın temeli iletiģim olduğu halde, insanların arasındaki anlaģmazlıklarında temeli iletiģimdir. ĠletiĢim en basit ifadeyle, en az iki kiģi arasındaki duygu, düģünce ve bilgi alıģveriģidir. EtkileĢimin olduğu her yerde iletiģim, iletiģimin olduğu her yerde de etkileģim vardır. Ġnsanlar arası iletiģimler, temel olarak duygu ve düģünce alıģveriģini yürütme düzenleridir. Burada ana öğe anlatmak tır. ĠletiĢim kuran ve baģlatan kiģi kendisini, duygu ve düģünce dünyasını, iliģkilerini, iliģkilerinin kendisindeki karģılıklarını açıklamak ve karģısındakine iletmek ister. KiĢinin anlatma eylemlerinin iletiģim açısından amacı, anlaģılmak tır. ĠletiĢim, toplumsal yapının temelini oluģturan bir sistem, örgütsel yapının iģleyiģini düzenleyen bir araç, insancıl iliģkileri geliģtiren teknik ve baģarılı bir yönetim sürecidir. ĠletiĢimin en büyük amacı, kopuk ya da dağınık görünen iliģkilerin belirli bir düzene sokulması ve böylelikle örgütsel amaçlarla bireysel amaçlar arasında bilinçli bir dengenin kurulmasıdır. ĠletiĢim için; - en az iki kiģi/ grup/ kurum, - Bir konu (iletilecek mesaj) olmalıdır. ĠletiĢimde anlaģmaya zemin hazırlayacak ve anlaģmayı kolaylaģtıracak bazı özellikler vardır: - ĠletiĢimde ilk dakika- baģlangıç çok önemlidir: Dünyada tekrarlanmayacak olan tek Ģey, ilk izlenim dir. KarĢı karģıya gelen iki kiģi arasındaki ilk etkileģim, iletiģim sürecinin önemli bir belirleyicisidir. Bu etkiye yaratan faktörler, karģılaģılan kiģinin beden dilinden, kullandığı kelimeler ve kiģinin taģıdığı bütün aksesuarlardan içinde bulunduğu fiziki ortama kadar olan faktörlerin bileģkesi, algılayan kiģinin; yani bizim benimsediğimiz değerlere göre, iletiģimin ilk anında karar vermemize neden olur. Ve o kiģiye zihnimizde hemen bir etiket yapıģtırırız: Bu karar olumlu ya da olumsuz olabilir. DuruĢundan hiç hoģlanmadım, çok sıcak bir insan, ilk görüģte vuruldum gibi değerlendirmeler o kiģi ile geliģecek iletiģimin temelini oluģturur. - ĠletiĢim kiģiye değil; kiģiyle yapılır: ĠletiĢim baģka bir kiģiyle birlikte yapılandırılan bir süreçtir. ĠletiĢim onu oluģturan bireylerden birinin aktif oluģu, diğerinin ise bu eylemi seyrediģi ile kurulursa, böyle bir iliģki, doğru ve sağlıklı bir anlama ve anlaģma doğurmaz. ĠletiĢimden söz edebilmek için ortak bir platformda buluģmaya gerek vardır. Bu ortak platformda en az iki kiģi, ortak paylaģım içinde iliģkilerini sürdürebilir. Yoksa telefon ve telsizde yapılan iletiģimde olduğu gibi, kiģilerden biri hattan çıkarsa iletiģim sürdürülemez. - ĠletiĢim bir bütündür: ĠletiĢimi kelimeler, eller, gözler gibi bütünlüğünden soyutlayarak ve süreçteki bir kesite bakarak değerlendirmeye çalıģmak bizi yanıltabilir. Sözsüz iletiģim iģaretlerini veya sözlü iletiģim içeriğini tek tek değerlendirerek sonuçlara varmak yanıltıcı olabilir. ĠletiĢimin Ġlkeleri: - Açıklık, - Dikkat, - Doğruluk Tek Yönlü ĠletiĢim (Kör ĠletiĢim): Vericiden (Gönderici)den çıkan mesajın sadece iletilmesi amaçlanıyorsa, bu durumda tek yönlü iletiģim söz konusudur. Alıcının mesajı istenilen biçimde ve özde algılayıp algılamadığı ve ne ölçüde etkilendiği tartıģılamaz. Genelde bürokrasini yoğun olduğu kuruluģlarda kullanılır. Ġki Yönlü ĠletiĢim: Eğer mesaj, vericinin istediği Ģekilde algılanır ve davranıģa geçerek tekrar kaynağa dönerse, çift yönlü iletiģimden bahsedilir. Çift yönlü iletiģim feed-back dediğimiz aģamayla sona erer. Tek yönlü iletiģim uygulamayı hızlandırır, zamandan artırım sağlar; ancak sonuçta hatalar vardır. Ve bu hataların telafisinde 2. bir ek süreye ihtiyaç vardır. Çift yönlü iletiģimde uygulama daha yavaģtır; fakat hata yapma oranı azdır. ĠLETĠġĠMDE ETKĠNLĠK: KiĢi kiģiye yapılan iletiģim, insanlık kapasitemizin en temel özelliklerinden biridir. Her gün hepimiz, ailemizle, dostlarımızla, iģ ve okul arkadaģlarımızla, üstlerimiz ve astlarımızla alıģveriģ mekanlarında ya da bir çok ortamda insanlarla iç içeyiz. Bütün duygusal, sosyal ve biyolojik ihtiyaçlarımızı iletiģim sayesinde tatmin ederiz.ġletiģim sorunları nedeniyle bu ihtiyaçlarımız tatmin olmazsa, hayat kalitemiz azalmaya, yok olmaya baģlar. ĠletiĢim konusunda sorunları olan bir insanın hayatta baģarılı olması genellikle çok zordur. Eğer bir insan kendisini tanıyor ve ifade edebiliyorsa, diğer insanlar üzerinde olumlu etkide bulunabiliyorsa sosyal açıdan baģarılıdır. Bu, insanı mutlu eden bir hayat kalitesinin kazanılması anlamına gelir. 4

5 Hangi modern aracı kullanırsak kullanalım, insan insana iliģkiler kuruyoruz. O nedenle mesajı doğru vermek, mesajları doğru anlamak, iletiģim becerilerimizi daha da geliģtirmek ihtiyacı daha önem kazanmaktadır. Etkin Ġfade Kuralları: Ne söylemek istiyorsanız, bunu dolaysız ifade edin. Ne söylemek istiyorsanız bunu hemen ifade edin. Ne söylemek istiyorsanız bunu açıkça ifade edin. Ne söylemek istiyorsanız karģınızdakini yaralamadan söyleyin. BEDEN DĠLĠ (SÖZSÜZ ĠLETĠġĠM) Ġnsanlarla iletiģi kurarken dikkat edilmesi gereken diğer bir nokta; sözlerle davranıģlar arasındaki paralelliktir. Yüz yüze kurulan iletişimde: KELĠMELER : %10 SES TONU : %30 BEDEN DĠLĠ : %60 Gerçek duygu ve düģüncelerimiz kelimelerin arkasına gizlediğimiz halde, beden dilimizi gizlemek mümkün değildir. Beden dilinin özellikleri: KiĢiler beden dili ile ilgili sistemli bir bilgiye sahip olmadıkları halde bu dili rahatlıkla kullanır ve yorumlar. Farkında olmadan kullanırlar. Ġnsanları etkilemekte son derece önemlidir. Ġnsan iliģkilerinin daha etkili olmasını sağlar. Yüzyüze iliģkilerde baģarıyı arttırır. KiĢi, beden dilini, kelimeleri kontrol ettiği gibi kontrol edemez. Kültür beden dilini etkiler. Ancak temel yaģamsal değerlere iliģkin duygu ve düģüncelerin aktarılmasında benzerlikler vardır. (ör, mutluluk, üzüntü, ĢaĢkınlık, tiksinti...) Ġç dengenin korunduğu ve ifade edildiği durumlarda insanların beden dili ortaktır (ör. Görmeyi istemediğimiz bir durum karģısında gözlerimiz kapatırız. Ancak bu kapatma biçimi kültüre bağlı farklılık gösterir.) ÇEġĠTLĠ BEDEN DĠLĠ ÖZELLĠKLERĠ: DURUġ (POSTÜR) Merkezin dengeli durması, dik olması: Kendini kabul ettiren, güvenli davranıģ. Bu kiģiler büyük çoğunlukla diğer insanlarla sağlıklı iletiģim içindedirler. Bu tür insanlar kendi haklarını kullandıkları gibi, baģkalarının da haklarına saygı duyarlar. Merkezin kapanması, omuzların öne düģmesi: Bu görünüģ, kiģinin kendine güven duymadığını ve içinde bulunduğu durumdan rahatsız olduğunu düģündürür. Bu kiģilerin genel olarak hayat enerjileri düģüktür ve yaptıkları iģlerden ve bulundukları ortamdan memnun değillerdir. Kendilerini güven içinde hissetmezler. Böyle bir görünüģe, büyük bir çoğunlukla zayıf ve tereddütlü bir ses tonu eģlik eder. Bu kiģiler haklarını aramakta da zorluk çektikleri gibi, kendilerini zorlayan bir talebe karģı da hayır demekte güçlük çekerler. Merkezin çok fazla açık olması, omuzların geriye doğru gitmesi: KiĢinin sınırlarını geniģlettiği bu görünüģ, onun dıģarıdan gelen her türlü uyarına daha Ģiddetli karģılık vereceğini düģündürür. Bu görünüģteki kiģi, diğer insanların hak ve duygularına da duyarsızdır. Ġnsanın davranıģı, beden kimyasını değiģtirir. Kendinizi sıkıntılı ve güçsüz hissediyorsanız, beden duruģunuzu ve merkezinizi kullanıģ biçimini kontrol edin. Bu durumda yapılacak Ģey; omuzları dikleģtirmek, merkezi açmak ve yüz kaslarını gevģetmektir. Bunları yaptığınız zaman kendinizi daha iyi hissedeceksiniz. Çünkü yapılan araģtırmalar insanların hissettikleri gibi davranmaktan çok, davrandıkları gibi hissettiklerini ortaya koymuģtur. ĠNSAN ĠLĠġKĠLERĠNDE BAZI BEDEN DĠLLERĠNĠN YORUMLARI BAġ HAREKETLERĠ: Yatay eksen dediğimiz gözaltı-kulak hizasına göre değerlendirilir. Yatay eksen yukarı: Burnu havada insan tipi Yatay eksen aģağıda: Efendi, ağır, çekingen vb. Yatay eksen kiģilere dönük: Anlamak eğilimi yüksek, iletiģime açık Yatay eksen kiģilere dönük değilse: AnlaĢılamayacağı duygusu hakim BaĢın sağa-sola hareketi: Hayır; olumsuzluk yanıtı BaĢın yukarı-aģağı hareketi: Evet; olumlu yanıt. 5

6 ELLER-KOLLAR: Eller, insanın kendini ifadesinde en duyarlı ve etkili organıdır. Bir orkestra Ģefinin elinde tuttuğu baton ne iģleve sahipse, konuģan kiģinin de elleri aynı iģlevi yürütür. Eller konuģmaya ritm ve duygu katar. Havayı hassas biçimde kavrama: Anlatılan konunun hassasiyetini kavratır. Havayı güçlü bir Ģekilde kavrama: Konu ile ilgili kararlılığı ve en sert mücadeleye bile hazır olduğumuzu gösterir, toplulukları duygusal olarak heyecanlandırır. Havaya vurmak: Savunduğu fikirdeki kararlılığın gerekirse kavgaya kadar gidebileceğinin bir iģaretidir. Ġki elin makas gibi açılması: ġiddetli bir reddediģ. Elin yumruk gibi kullanılması: Yumruk insanı koruyan doğal bir silahtır."bu konu için mücadele etmeye hazırım" ın ifadesidir. parmağın havaya kalkması: KonuĢmaya otoriter bir hava verir. Çok yaģlı ve güçsüz bir insanın bile parmağını kaldırarak konuģması, savunduğu görüģ konusundaki ısrarını gösterir. Avuç içinin yukarıya bakması: KonuĢmacı son derece yumuģak bir Ģekilde, dinleyiciden kendi fikrine katılmasını istiyor demektir. Avuç içinin aģağıya bakması: ArtmıĢ olan gerginliği kontrol etmek isteyen soğukkanlı bir yaklaģımdır. DESTEK OBJELERĠ : Ġnsan dengesini kaybettiği veya kendini güvende hissetmediği zaman, eli bir destek arar. Kalem, çakmak, bardak vb. bulmaya çalıģır. Parmakların ağza gitmesi: Çok yoğun baskı altında olduğunun bir göstergesidir. Bu jest, kiģinin çocukluğundaki emme refleksinin yetiģkin hayata yansımasıdır. (Güven ve destek arayıģı) Ġnsanın kendine teması: Ġnsanın kendi bedenine teması, gerginliğin yaģandığı durumlarda kiģiye rahatlık verir. (Çeneye yaslanmak, saçı okģamak, yanağa yaslanmak, ağza temas etmek, Ģakağa yaslanmak, kolları bedene sarmak vb...) Ġnsan hayrete düģtüğünde: Eli alnına gider. Parmak uçlarının alna teması, kaybolan veya ihtiyaç duyulan bir fikri geri çağırmak içindir. Aynı zamanda dikkatini yoğun olarak bir noktaya toplamak isteyenlerde görülür. Kulak memesiyle oynamak: Dikkati yoğunlaģtırma isteğinden kaynaklanır. DĠNLEME: KarĢısındakini "can kulağı "ile dinleyen kiģinin beden dili özellikleri; Eller kapalı, iģaret parmağı Ģakakta: Konuya ilgili Bedenini öne doğru eğer. BaĢını hafif yana yatırır. SIKINTI ĠFADELERĠ: Sıkılan insanın beden dili ifadeleri El, yanağa değmekten çıkıp avuç baģa destek olamaya baģlar. Çeneyi tutma, sıkma, okģama; kolları kavuģturma, geri yaslama davranıģları baģlar. YALAN ĠġARETLERĠ: Yalan söyleyen kiģilerin elleriyle yaptıkları jestler azalmaktadır. Yalan söyleyen kiģinin elini yüzüne götürme ve yüz çevresine değdirme sayısı artar. (Ör. ağzı örtmek, burna dokunmak, gözün altına bastırmak) KiĢi gözlerini sık sık konuģtuğu kiģiden kaçırır. HALKLA ĠLĠġKĠLERDE TEMEL ĠLKELER: 1. ĠKĠ YÖNLÜ ĠLETĠġĠM KURMAK: Halkla ĠliĢkilerin temeli, iletiģimdir. Bu durumda iyi bir iletiģim düzeninin kurulması Ģarttır. ĠletiĢim sistemi ne kadar iyi ve düzenli kurulursa, halkla iliģkiler de o kadar baģarılı olur. Halkla iliģkilerde iletiģim çift yönlüdür. Çünkü, firmanın karģısında halkın pasif bir konumda kalmaması beklenir. (Ġletişim süreci/ örnek uygulama: tek yönlü/ çift yönlü iletişim ) 2. DOĞRU BĠLGĠ VERMEK: Kamuoyunun inanç ve desteğinin sağlanması bu ilkeye bağlıdır. Halkla iliģkilerde sadece gerçek olan duyurulur, tanıtılır. Halkla ĠliĢkilerde amaç; iģletmeyi olmak istediği gibi değil, olduğu gibi tanıtmaktır. Gerçek olmayan ya da yanlıģ, eksik bilgilerle hazırlanan mesajların ileride gerçekleri yansıtmadığı anlaģılırsa o firmanın toplumda yarattığı olumsuz etkiyi silmek çok zordur ve bu etki belki yıllarca sürebilir. Halkın aldatılmayacağı, yanıltılmayacağı ve doğru olmayan bilgilerle yönlendirilemeyeceği gerçeğinin halkla iliģkilerle ilgilenen herkes tarafından bilinmesinde büyük yarar vardır. 3. SABIRLI ÇALIġMAK: Halkla iliģkiler sürekli ve sabır ile çalıģmak isteyen bir eylemdir. Birkaç günde sevgi, saygı kazanılamaz. Güven, dostluk kurmak zaman ister. Dostluk, karģılıklı tanıģma, yardımlaģma ve uzun süren arkadaģlık sonunda kazanılır. 6

7 Sağlam bir halkla iliģkiler, sağlam bir dostluğa benzetilebilir. Sağlam bir dostluğun kazanılması nasıl zamana bağlı ise, iyi bir halkla iliģkilerin kurulabilmesi de zaman ve sabırlı çalıģmaya bağlıdır. 4. HALKLA ĠLĠġKĠLER BĠR UZMANLIK ĠġĠDĠR Bir mesleğin beklentilerini yerine getirmek, kuģkusuz belli bir eğitimden geçmeyi gerektirir. Her mesleğin sorumluluk ve yeterlilik açısından kendine göre bir çizgisi vardır. Nitekim, halkla iliģkiler eğitimi görmüģ insanların, kiģilik açısından da yeterli iseler daha büyük baģarılara ulaģtıkları bilinmektedir. Ayrıca bir iģin eğitimini görmek, bilimsel yöntemlerin kullanılma olasılığını arttırır. Çünkü halkla iliģkilerin bir ucu teknik, öteki ucu sanat olan iki kutbu birleģtirdiği söylenebilir. Sanat boyutunda kiģisel özelliklere, teknik boyutu da alınan eğitime bağlıdır. 5. YAYGIN SORUMLULUK Halkla iliģkiler, iģletmede sadece Halkla iliģkiler biriminin ya da uzmanının yapacağı bir çalıģma değildir.kitlesel bir fonksiyon olan halkla iliģkilerle ilgili strateji ve taktikler saptamak, gerekli politikaları oluģturmak, kuruluģ ile ilgili yayınlar yapmak, vd teknik görevler bu birime aittir. Fakat halkla iyi iliģkiler kurmadaki eylemsel boyut, tüm örgüt çalıģanlarının görevidir. Genel bir ifadeyle, halkla iliģkiler sorumluluğu, iģletmenin genel müdüründen kapıdaki güvenlik birimine kadar herkesin omuzundadır. Halkla iliģkiler, tatlı bir tebessüm ve güleryüzle baģlar. Telefona çıkan sekreterin sıcak ve dostça davranıģı, yeterli bilgi vermesi; kapıdaki danıģma görevlisinin gelen kiģilere yakın ve nazik ilgisi birer halkla iliģkiler uygulamasıdır. Bu nedenle halkla iliģkiler konusunda tüm personel bilinçlendirilmelidir. Halkla iliģkiler bir ekip çalıģmasıdır. 6. FĠRMA ĠMAJI: Firma imajı, çeģitli kuruluģlar hakkında insanların kafalarında oluģan düģünsel resimler anlamına gelir. Bu resimler, kiģilerin kuruluģ hakkında duydukları, gördükleri ya da kuruluģla doğrudan iliģkilerden elde edilen görüntülerdir. Bunlar; logo, renk, sembol, slogan vb. gibi materyallerdir. Firma imajını canlı tutmak için ise süreklilik gerekmektedir. Amaç, hedef kitleye iletilen mesajın belleğe geçirilmesi ve kolay kolay unutulmamasıdır. Süreklilik gösteren mesajlar, beyin merkezine yerleģir ve küçük simgeler kullanıldığında firma hatırlanır. HALKLA ĠLĠġKĠLERDE KULLANILAN ĠLETĠġĠM ARAÇLARI 1. Yazılı araçlar: Tanıtım broģürleri, duyurular, afiģ, dergi, bülten, iģletme gazetesi, ilan tahtası, duru panoları, el kitapçığı, yıllık faaliyet raporları, pankartlar vb. 2. Sözlü araçlar: Yüzyüze görüģme, telefonla görüģme, toplantı, konferans, seminer vb. 3. Görsel-iĢitsel araçlar: radyo, TV, tanıtım filmleri, sergi ve fuarlar, multivizyon gösterileri, festival ve yarıģmalar, sponsorluk (destek faaliyetleri), konser, tören, gezi, kokteyl, eğlence, kapalı devre TV leri, baģarıtarihsel köģeler, kongre, panel, web siteleri vb. HALKLA ĠLĠġKĠLERDE HEDEF KLĠTLE: 1. ĠÇ HEDEF KĠTLE: Personel, Ortaklar, Sendikalar Personel: Halkla iliģkilerin gerçek amacı, iģletmeyi iģletme dıģında yer alan kiģi ve kuruluģlara tanıtmaktır. Bir bakıma halkla iliģkiler, iģletmenin dıģa açılan penceresidir. Ancak halkla iliģkiler bir bütünü anlatır ve bu bütün içinde iģletmenin de kendi personeli de bulunur. ĠĢletme, kendi personeline ulaģamaz ve iģletmeyi öncelikle çalıģanlarına tanıtamazsa dıģ hedef kitle üzerinde hiç baģarılı olamaz. Öncelikle iģletme içinde bir birlik sağlanmalıdır. ĠĢletme içinde personelle paylaģılan bilgiler, bir kampanya öncesi test ve değerleme olanağını sağlar. Ayrıca, bilgilendirilmiģ her birey, kendi çevresi için gönüllü temsilci olur, yani iģletme ile çevre arasında bir bilgi köprüsü kurar. Bunun için de bazı yöntemler uygulanmalıdır: Telefon enformasyonu, dilek ve temenni kutuları, özel konulu toplantılar, çalıģanların ailelerine yönelmek, üst yöneticilerin bölümleri ziyaretleri, mektuplar, kurum içi süreli yayınlar, duyuru tahtaları, organizasyonlar (emeklilik, doğumgünü, kuruluģ yıldönümü, yarıģmalar, piknik, yemek vb) 2. DIġ HEDEF KĠTLE: Tüketicilerle iliģkiler (MT.T.yaĢamında müģteri velinimettir. ) Bayilerle iliģkiler (kuruluģun gözü, kulağı, cephedeki askeridir.) Kamu kuruluģları ile iliģkiler (BaĢta hükümet, parlamento üyeleri, yüksek kademedeki kuruluģlar olmak üzere yetkili grup ve kiģilere, Ģirket ile ilgili bilgiler verilmesinin sayısız yaraları vardır. Böylelikle üst düzey tarafından destek sağlanacaktır. Ağır iģleyen bürokratik yapıda iģlerin daha hızlı yürümesi sağlanacaktır. Bu da karģılıklı güven, sevgi ve sempati ile sağlanacaktır.) 7

8 Eğitim KuruluĢları ile ĠliĢkiler: (BaĢta üniversiteler olmak üzere teknik ve mesleki okullarla sürekli ve düzenli iliģkiler kurulması halkla iliģkilerin gereğidir. Eğitim kuruluģlarıyla ortak danıģmanlık faaliyetlerinde bulunur; seminer, panel ve konferanslar, toplantılar düzenleyerek topluma kendisini tanıtma ve varlığını hatırlatma fırsatını elde eder.olumlu iliģkiler sonucunda yetiģmiģ insan gücü sağlama Ģansını da elde eder. Burs verme, bir katkıda bulunma vb. sosyal sorumluluk bilincinin güzel örneklerini de yerine getirir.) Çevreyle ĠliĢkiler: Sanat, kültür çevresiyle, spor kuruluģlarıyla, sağlık kurumlarıyla, çeģitli sosyal kuruluģlarla sürekli iletiģim ve etkileģim içinde olmalıdır. (Örnek: kampanyalar- huzurevi ziyaretleri vb..) 3.BASINLA ĠLĠġKĠLER: Basın, Halkla ĠliĢkilerin gözbebeğidir. Bir iģletmenin halkla iliģkiler konusunda giriģtiği çabaların en yoğunlaģtığı alan, basınla iliģkilerdir. Basın önemlidir; çünkü reklam gibi yüksek ücret ödemeden firmanın tanıtımı yapılacaktır. Ayrıca, duyuru ve reklama göre haber, daha etkili ve güvenilir sonuçlar doğurmaktadır. Bu yüzden Halkla iliģkiler uzmanları basın ile çok iyi iliģkiler kurmalıdır. Basın ile iliģkilerde dikkat edilmesi gereken noktalar: * Muhabirlere gerçek bilgiler en hızlı Ģekilde ve eksiksiz olarak verilmelidir. Muhabirlerden gerçek bilgileri saklamamak gerekir; çünkü basın, olayın gerçekçiliğiyle ilgilenir. Haber uygun, çarpıcı ve sıradansa yayınlanmayabilir, bu nedenle muhabirlere bu tarz haberlerin yayınlanması için ricada bulunmamak gerekir. Basın mensuplarına aynı oranda ilgi gösterilmeli Basında çıkan haberler için teģekkür edilmeli Gazetedeki küçük matbaa hataları ve yanlıģlıklar için Ģikayetçi olunmamalı. Basına doğru yer ve zamanda ilgi çekici haberler ulaģtırılmalıdır. Basınla iliģkilerde kullanılan araçlar: Basın bültenleri Basın toplantıları Basın turları Küpür derleme (Örnekler gösterilecek) Röportaj (Bir haber olmayıp bir çeģit duyurmadır.) HALKLA ĠLĠġKĠLERĠN ÖRGÜTLENMESĠ: 1. HALKLA ĠLĠġKĠLER BĠRĠMĠNĠN GENEL ORGANĠZASYON ĠÇĠNDEKĠ YERĠ: Halkla iliģkiler, bir iģletmede genel müdüründen iģçisine ve memuruna kadar herkesin sorumluluğundadır. Ancak bu genel sorumluluğun dıģında belirli boyuta ulaģmıģ her firmada halkla iliģkiler olanlı ve bilinçli biçimde yürütülen bir ünitenin bulunması gerekir. Firmalar kendi amaç, eylem alanı, izlenen politika, çalıģanların sayısı ve firmanın büyüklüğüne bağlı olarak halkla iliģkiler konusunda değiģik biçimde örgütlenmeye gidebilir. Küçük ĠĢletmeler: Dar bir Pazar alanı içinde çalıģtıklarından müģteri ve çevreyle iliģkilerde zorluk çekmezler. ĠĢletmenin sahibi, bizzat h.i. sorumluluğunu yüklenir, çevreyi yakından tanır, çevreyle iliģkilerini kendisi yürütür. Orta Büyüklükteki ĠĢletmeler: H.Ġ. uğraģıları daha yoğunlaģtığı için bu iģleri yürütmek üzere, firma, organizasyon içinde pazarlama ya da personel bölümüne bağlı bir- iki halkla iliģkiler uzmanı çalıģtırdığı görülür. Bu ünite bazen Ģeflik Ģekline dönüģtürülebilir. Bazı iģletmeler ise, kendi bünyesinde bir halkla iliģkiler örgütlenmesi yerine, piyasada serbest olarak çalıģan halkla iliģkiler Ģirketlerinden danıģmanlık bazında yardım alabilirler. Büyük ĠĢletmeler: Halkla iliģkilerin etkin biçimde yerine getirilmesi için organizasyon içinde halkla iliģkiler biriminin bağımsız olarak örgütlenmesi gerekir. Organizasyon yapısında ayrı bir bölüm olabileceği gibi, doğrudan genel müdüre bağlı halkla iliģkiler danıģmanı görevlendirilebilir. 2.HALKLA ĠLĠġKĠLER BĠRĠMĠNĠN ÖRGÜTSEL YAPISI Halkla ĠliĢkiler Bölümünün çalıģmaları, çok geniģ bir alana yayıldığı ve çok yoğun olduğu bir gerçektir. Halkla iliģkiler, uzmanlık gerektiren bir iģtir. Halkla iliģkiler biriminin olduğu iģletmelerde, iģletmenin yapısı, amaçları, büyüklüğü ve çevreyle iliģkilerinin yoğunluğuna bağlı olarak değiģik türde bir yapılanmaya gidilebilir. Bütün iģletmeler için gerekli prototip bir halkla iliģkiler bölümünün örgütlenme modelini sunmak olanaksızdır. 8

9 HALKLA ĠLĠġKĠLER YÖNETĠMĠ: 1.ARAġTIRMA AraĢtırma, halkla iliģkiler uygulaması için önemli bir kaynaktır. AraĢtırmalardan elde edilen sonuçlar, halkla iliģkiler uzmanına bir rehber olacaktır. Halkla iliģkilerin baģarısı, yapılacak araģtırmanın sağlıklı olmasına bağlıdır. Özellikle hedef kitleyi tanıtıcı bilgilerin toplanması, araģtırmanın can alıcı noktasını oluģturur. Hedef kitlenin eğitim, gelenek, alıģkanlık, görüģ, inanç ve tüm yöresel özellikleri çok iyi bilinmelidir. Bunun için yapılacaklar: Kaynak taraması: ĠĢletmeyle ilgili basın-yayında çıkan çeģitli haberler, iģletmeye gelen Ģikayetler, öneriler, yapılan görüģmelerden elde edilen sonuçlar, hedef kitleye yönelik bilgiler, gazete ve dergiler. SoruĢturma: Ġlgili kiģilerle yüzyüze görüģme yapılması, belirli konularda bilgi alması. Anketler: Halkla iliģkiler uzmanları tarafından hazırlanan soru dizisinden oluģur ve ayrıntılı, derinliğine bilgi elde edilmesi amaçlanır. Anketin uygulanması, değerlendirilmesi, yorumlanması, çıkan sonuçlar doğrultusunda bir halkla iliģkiler reçetesi nin oluģturulması gerekmektedir. AraĢtırma aģamasında sadece hedef kitleyle değil, iģletme içi araģtırmalardan toplanan bilgiler de önemlidir. Bunun için de iģletme raporları, kayıtlar, tutanaklar, personelin görüģ ve önerileri, halkla iliģkiler uzmanının izlenim ve önsezileri, birer bilgi kaynağı olarak kullanılır. 2.PLANLAMA Planlama, bilindiği gibi geleceğe iliģkin kararların önceden alınmasıdır. En kötü plan bile plansızlıktan iyidir. Prensibi, halkla iliģkilerde de geçerlidir. Yakın ve uzak bir gelecekte halkla iliģkiler konusunda ne yapılmak isteniyor, nasıl yapılacak, ne zaman yapılmalı, kimlere dönük bir kampanya ve kimler tarafından yürütülecek gibi soruların yanıtları önceden verilebilirse, bu süreç planlama çalıģması olacaktır. Bunun için planlama yaparken 7 Basamak adını verdiğimiz kuralı uygulamamız gerekmektedir: 7 basamak kuralı 1. Amaç: Herkes tarafından kolay anlaģılabilecek, üzerinde kavram tartıģmalarına veya yersiz anlatımlara meydan vermeyecek bir açıklama olması gerekir. Biz her Ģeyi, her ayrıntıyı bu açıklamaya göre planlamalıyız. 2.Hedef Kitle: belirlemiģ olduğumuz amaç, hangi insanlara ve insan gruplarına yönelmelidir? Hedef kitlenin doğru saptanması, üzerinde çalıģacağımız halkla iliģkiler programının kesin baģarısıdır. Bu nedenle hedef kitlenin özellikleri iyi saptanmalıdır. 3.Mesaj: Mesajımız, ne söylemek istediğimizdir. Biz iyi bir firmayız, Biz sizinle dostuz, Siz ailemizin bireylerisiniz. Mesajlarda dil, önemli bir unsurdur. Mesajda dikkat etmemiz gereken en önemli nokta; vermek istediğimiz mesajı belirlemek ve bunu hedef kitlenin özelliklerine göre biçimlendirmektir. 4.ĠletiĢim teknikleri: Nedir iletiģim araçları? KarĢınızdakine bir konuyu anlatmaya çalıģırken yararlandığınız her Ģeydir: Mimik-jestlerden baskılı araçlara kadar geniģ bir yelpazedir. Amacımıza, hedef kitlemize, mesajımıza en uygun iletiģim araçlarını seçmek bir beceri iģidir. Bu iģi doğru ve iyi yapanlar genellikle Halkla ĠliĢkiler Uzmanı sıfatını alırlar; çünkü özünde bilimsellik ve planlı/ programlı bir çalıģma ürünü vardır.kiģisel yetenekler, bilgi birikimi ve sistemli bir çalıģma ile birleģtiğinde halkla iliģkiler uzmanlarının gerçek niteliği ve yararı ortaya çıkmaktadır. 5. Zamanlama: Halkla iliģkiler konusuna ilgi duyan herkese bir konuyu anımsatmakta gerçekten fayda vardır. Tek bir etkinlik veya çok gösteriģli bir faaliyet ile halkla iliģkilerin amacına ulaģılamaz. Ayrıca zamanlama konusunda yanlıģlık yapılmamalı 6.Değerlendirme : Feed-back, yani geridönüģler...objektif ölçüler içinde yapılan faaliyetin yorumlanması, diğer çalıģmalara ıģık tutacaktır. 7.Bütçe: ĠĢte, en korkulu an... Bütçe! Yani halkla iliģkiler bütçesi; bir çoğuna göre fuzuli masraf kapısı olarak görünen, tasarruf tedbirleri konusunda kuģa çevrilen halkla iliģkiler bütçesi...bu da üst yönetimin halkla iliģkiler çalıģmalarına geniģ bir açıyla bakması ile mümkündür. 3.YÜRÜTME Bu aģamaya gelinceye kadar yapılan çalıģmalar daha çok statik nitelikteydi. Ancak yürütme aģaması, dinamik bir yapıyı gerektirir.burada en büyük sorumluluk, halkla iliģkiler uzmanlarına düģmektedir. Halkla iliģkiler her kademede çalıģanların sorumluluğunda da olsa halkla iliģkiler uzmanlarının baģarıya ulaģması, yetki devri oranına da bağlıdır.aksi halde iģler yapılırken sıkıntı yaģanabilir. Halkla iliģkilerin yürütülmesi, büyük ölçüde bu konuda çalıģan uzman elemanların becerilerine bağlıdır. Bu elemanların yeterli eğitimi almıģ olmaları, geçmiģ deneyimlerden yararlanmaları, önsezi ve araģtırma bulgularından oluģan bir sentezi ortaya koymaları ve geleceğe iliģkin planlardan yararlanmaları gerekir. Uygulama sırasında meydana gelebilecek sorunlar ve engellerden düģ kırıklığına uğramaksızın olayların üstüne gitme cesaretini halkla iliģkiler uzmanlarının göstermesi kaçınılmazdır. 9