Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu

Transkript

1 ANKARA ÜN VERS TES UZAKTAN E T M YAYINLARI Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Yazar Öğr. Gör. Nihat

2 Ankara Üniversitesi Uzaktan E itim Yay nlar Yay n No: ISBN: Ankara Üniversitesi, 2011 Bu kitab n bas m, yay n ve da t m haklar Ankara Üniversitesi ne aittir. Ankara Üniversitesi nden yaz l izin al nmadan kitab n tamam ya da bir bölümü mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kay t ya da başka şekillerde ço alt lamaz, bas lamaz ve da t lamaz. Kitaptaki görüşlerin yasal ve bilimsel sorumlulu u, ünite yazarlar na ve kitap editörlerine aittir. Genel Yönetim : Prof. Dr. Haluk Geray Akademik Koordinasyon : Murat Özbolat Teknik Koordinasyon : Murat Çınar Ö retim Tasar m Tasar m Türkçe Editörü : Yrd. Doç. Dr. Özden Demirkan : Öğr. Gör. Mehmet Sobacı : Dr. Hüseyin Özçelebi Okt. Ejder Kındıra 1. Bask 2011 Baskı: Sistem Ofset Basım - Yayın San. ve Tic. Ltd. Şti. Strazburg Caddesi No: 7/A Sıhhiye Ankara Tel: (312) Bas m Tarihi: 30 Kasım 2010

3 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu iii Sunuş Uzaktan öğretim, öğretim elemanı ve öğrencilerin aynı mekanda bulunma zorunluluğu olmadan, bilgi ve iletişim teknolojilerine dayalı olarak öğretim faaliyetlerinin yürütüldüğü ortamlardır. Siz öğrencilerimiz için, Ankara Üniversitesi nde sunulan uzaktan eğitim programları internet tabanlıdır. Ders içeriklerine istediğiniz yerde ve istediğiniz zamanda erişebilecek, hocalarınızla internet üzerinden iletişim içinde olabileceksiniz. Uzaktan e-öğrenme yoluyla eğitim, geleneksel sınıf ortamındaki öğrenmeden farklıdır. Bu nedenle sizlerin dikkat etmesi gereken bazı konular bulunmaktadır. Öncelikle e-öğrenme, kendi kendinizi disiplin etmenizi gerektirir. Yüzyüze eğitimde belli bir oranda da olsa, sınıflara devam zorunluyken, e-öğrenme sistemlerinde bunun yerini alacak bir zorunluluk bulunmaz. Bu nedenle kendi kendinizi her gün veya haftanın bir kaç günü içeriklere erişmeye, hocalarla ve sınıf arkadaşlarınızla etkileşim içinde olmaya yönlendirmelisiniz. Bazı öğrenciler bu yönlendirmeyi yapmakta zorlanırlar ve hazırlıklarını sınav öncelerine göre hazırlarlar. Böyle bir davranış başarısızlığı getirir. Haftalık çalışma programı yapmak, çevrim-içi ve çevrim-dışı çalışma zamanları belirlemek ve derslerde aktif olmak başarıyı getirecek unsurlardır. Derslerin portalını her gün veya yeteri kadar ziyaret etmek, içerikleri çalışmak ve etkileşimlere katılmak başarı için şarttır. Eğer çalışmaya ara verir ve sürekli ertelerseniz, bir süre sonra derslerden uzaklaşarak kendinizi yalnız ve edilgin hissetmeye başlarsınız. Böylesi durumlarda bu zinciri kırmalı, kaldığınız yerden hızla aradaki farkı kapatmaya çalışmalısınız. Her insanın öğrenme biçimi farklıdır. Öğrenme biçimi kişilerin yeni bilgiyi öğrenmesinde, çoğunlukla farkında olmadan, daha başarılı olduğu yöntem olarak tanımlanabilir. Bazıları görsel yollarla yani okuyarak, grafiklere, resimlere bakarak daha kolay öğrenir. Bazılarıysa yeni bilgiyi işitsel yollarla dinlediklerinde daha kolay zihinlerine yerleştirirler. Kimi öğrenciler başkalarının davranışlarını, örneğin bir aygıtın nasıl çalıştırıldığını izleyerek yeni bilgileri edinebilirler. Bu tür farklı öğrenme biçimlerini bir arada sunan ders içeriklerine zenginleştirilmiş çokortamlı içerikler diyoruz. Ankara Üniversitesi, e-öğrenim derslerinin içeriklerini farklı öğrenme biçimlerine sahip olanların gereksinimlerini karşılayacak biçimde üretmeyi hedefliyor, her dönem zenginleştirilmiş çokortamlı içeriklerin oranını arttırıyor. Sizlere ulaştırılan bu kitap içerisindeki bilgilerin geniş bir özeti, internetteki eğitim portalında, görsel, görsel/işitsel ve yazılım desteğiyle birlikte verilecektir. Ayrıca, dersin sorumlu öğretim elemanı, forum modülünü ve sanal sınıfları sizlerle etkileşime geçmek için kullanacaklardır. Kitaplar sizlere ait önemli kaynak materyallerden biridir. Kitaplarınıza not almanız, önemli cümlelerin altını çizmeniz çalışmalarınıza yardımcı olacaktır. Hepinize başarılar dilerim. Prof. Dr. Haluk Geray

4 iv Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Kitabı Çalışırken Size sunulan kitap içeriği ile etkileşiminizi desteklemek amacıyla kullanılan simgeler aşağıda tanıtılmıştır. Üniteyi Çalışırken: Her ünitenin başında sunulan üniteyi çalışırken başlığı altında üniteyi çalışırken dikkat etmeniz gereken önemli noktalar belirtilmektedir. Öğrenme Hedefleri: Her ünitenin başında Öğrenme Hedefleri başlığı altında o üniteyi tamamladığınızda kazanmış olacağınız beklenen yeterlilikler verilmektedir. Örnek: Anlatılanların olabildiğince somutlaştırılması ve anlatımın pekiştirilebilmesi amacıyla metin içerisinde örneklere başvurulmaktadır. Özgün Tanım: Konu anlatımı esnasında belli kavramların karşılık geldiği anlamları özetlemek, ya da kavrama yönelik farklı nitelemelerin aktarılması amacıyla çeşitli tanımlar yer almaktadır. Soru: Metin içerisinde sizi düşünmeye ve sorgulamaya sevk etmesi amacıyla sorular bulunmaktadır. Önemli Metin: Konulara çalışırken bazı bölümlere daha fazla dikkat etmeniz amacıyla uzmanlar tarafından önemli görülen bölümler önemli metin ikonu ile belirtilmektedir. Özet: Konu ile alakalı bütünsel bir fikre sahip olmanız amacıyla konu sonlarında bulunan özet başlığı altında konunun kısa ve öz hali sunulmaktadır. Gözden Geçir: Özet başlığı ardından her konu sonunda karşılaşacağınız gözden geçir başlığı altında sizi konuyla ilgili daha kapsamlı sorgulama yapmaya sevk edecek açık uçlu sorular bulunmaktadır. Değerlendirme: Ünite sonlarında sunulan çoktan seçmeli değerlendirme soruları ile konuya yönelik öğrenmelerinizi değerlendirebilmeniz amaçlanmaktadır. Kaynaklar: Sunulan kaynaklar bölümü daha ayrıntılı çalışma ve araştırma yapmak istemeniz durumunda yardımcı niteliğinde olacaktır. Sözlük: Metin içerisinde geçen, anlamada sıkıntı yaşayabileceğiniz düşünülen kavramlar sözlük bölümlerinde kısaca tanımlanmaktadır.

5 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu v İçindekiler Ünite 1 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş...1 Bilgisayarın Opera Sistemine Hazır Hale Getirilmesi ve Sisteme Tanıtılması...4 Ön Ayarlar...4 Sistem Ayarları...4 Windows ve Explorer Ayarları...5 Diğer Ayarlar...6 Java Yüklemesi...6 Sisteme Giriş...7 Fidelio Opera Pms İle Önbüro İşlemleri...7 Rezervasyon İşlemleri (Reservations)...11 Profiller (Profiles)...11 Profil Kartı Girişleri...13 Profil Seçenekleri (Profile Options)...16 Şirket ve Acente Profili Oluşturma...18 Profile Search Ekranı (Kayıtlı Profilleri Aramak)...20 Profil Birleştirme (Merge)...21 Özet...25 Gözden Geçir...27 Değerlendirme Soruları...29 Ünite 2 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler)...31 Rezervasyon Girişleri...34 Yeni Rezervasyon Kartı Girişleri (New Reservation Card)...36 Reservation Options (Rezervasyon Seçenekleri)...40 Accompanying...40 Add On...41 Agent/Company...41 Alert...43 Cancel & Reinstate...43 Changes...43 Confirmation...43 Credit Cards...44

6 vi Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Delete...44 Deposit / CXL...44 Fixed Charges...44 History...44 Housekeeping...44 Locator...45 Messages...45 Packages (Paketler)...45 Party (Çoklu Rezervasyon)...45 Previleges...45 Proforma Folio...45 Queue (Bekleyen Rezervasyonlar)...46 Rate Info...46 Register Card...47 Room Move...47 Routing...47 Share...48 Traces...48 Waitlist (Bekleme Listesi)...49 Wake-up Calls (Uyandırma)...49 Update Reservation (Rezervasyon Güncelleme)...49 Room Plan (Odalar Planı) (Ctrl + F3 )...51 Floor Plan (Kat Planı) (Shıft + F5)...52 Calendar (Takvim ve Etkinlikler)...53 Özet...55 Gözden Geçir...56 Değerlendirme Soruları...57 Ünite 3 Çoklu ve Grup Rezervasyonları...61 Küçük Grup Rezervasyonları (Party)...64 Grup Blok Girişleri (Business Blocks)...67 Component Groups...71 Standart Grup Rezervasyonu...72 Grup Üyelerinin İsimlerini Düzenlemek...74 Grup Üyelerinin Oda Blokajı...75 Group Options...77

7 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu vii Grup Hesabının Acente ya da Şirkete Fatura Edilmesi...79 Check-in İptali...81 Özet...82 Gözden Geçir...83 Değerlendirme Soruları...84 Ünite 4 Resepsiyon (Front Desk)...87 Resepsiyon (Front Desk)...90 Arrivals ve Check-in (Giriş)...90 Walk-in (Rezervasyonsuz Müşteri)...92 In House Guests...93 Giriş Yapmış Odanın İptali (Cancel Check-in)...94 Oda Değişikliği (Room Move)...95 Queue Reservations...96 Room Assignment (Oda Blokajı)...97 Accounts (Hesaplar)...97 Messages (Mesajlar)...98 Traces (Bölümler arası Mesajlar)...99 Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 5 Önkasa (Cashiering) Önkasa (Cashiering) Kasa İşlemleri İçin Printer Tanımlaması Oda Hesabı İşlemleri (Billing) Posting (Adisyon) Kaydı Posting Detaylarını Görüntülemek ve Düzeltmek (Adjustment) New Window (Yeni Pencere) Açmak Transfer Transactions (Hesap Aktarma) Split (Bölme) Ara Ödeme (Payment) Kaydı Paid Out (Müşteri Adına Ödeme Yapmak) Adjust Transaction (Gün Kapanışı Sonrası Düzeltmeler)..120

8 viii Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Adjust Transaction (Gün Kapanışı Sonrası Düzeltmeler)..121 Transfer Transactions (Transfer İşlemleri) Billing & Options Settlement (Faturalı Ödemeler) Folio (Folio ve Fatura Düzenlemek) Fast Posting (Hızlı Hesap Girme) Cashier Functions (Kasiyer İşlemleri) Batch Folios Cashier Shift Functions (Kasiyer Vardiya İşlemleri) Passer By Quick Check Out (Hızlı Check Out) Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 6 Rooms Management (Oda Yönetimi) Odalar Yönetimi (Rooms Management) Housekeeping Out of Order / Out of Service Room History Occupancy Graph Maintenance (Hasar Bakım) Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 7 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) Çeşitli İşlemler (Miscellaneous) ve Raporlar (Reports) Kısa Yol Tuşları (Show Quıck Key) Change Password (Şifre Değiştirme) User Activity Log Registration Card (Konaklama Belgesi) Sc (Sales & Caterıng) (Satış ve Pazarlama)...187

9 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu ix Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 8 Günsonu (End Of Day) Günsonu (End Of Day) Night Audit (Gece İşlemleri Kesin Hesap) Reprint Night Audit Reports (Gece İşlemleri Raporlarının Basımı) Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Kaynaklar Değerlendirme Sorularının Yanıtları Ekler Ek 1: OPERA Night Audit Kontrol listesi Ek 2: OPERA Raporları...219

10 x Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu

11 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 1 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

12 2 Ünite 1 Ünitede Ele Al nan Konular Bilgisayarın Opera Sistemine Hazır Hale Getirilmesi ve Sisteme Tanıtılması > Ön Ayarlar > Sistem Ayarları > Windows ve Explorer Ayarları > Diğer Ayarlar > Java Yüklemesi > Sisteme Giriş Fidelio Opera Pms İle Önbüro İşlemleri Rezervasyon İşlemleri (Reservations) > Profiller (Profiles) > Profil Kartı Girişleri > Profil Seçenekleri (Profile Options) > Şirket ve Acente Profili Oluşturma > Profile Search Ekranı (Kayıtlı Profilleri Aramak) > Profil Birleştirme (Merge) Ünite Hakk nda Bu ünite, otel işletmelerinde yaygın bir şekilde kullanılan, hatta 3 yıldız ve üzerindeki otellerde zorunlu tutulan otomasyon uygulaması hakkındadır. Bu uygulamalardan bir tanesi de Fidelio olarak bilinen OPERA otomasyon sistemidir. OPERA otomasyon sistemi dünya ve Türkiye ölçeğinde çok yaygın bir programdır. Bu ünitede OPERA programının kuruluşu, sisteme tanıtılması, profile (kimlik) tanımlamaları üzerinde durulmaktadır.

13 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 3 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, OPERA programının sisteme tanıtılması ile ilgili bilgilere sahip olacaksınız. Rezervasyon uygulamaları için profil çeşitlerini öğrenmiş olacaksınız. Kişisel, şirket ve seyahat acentesi profillerini tanımış olacaksınız. Profil arama ve düzeltme işlemlerini öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Sistemi bilgisayarınıza kurunuz. Konuları anlatılış ve uygulama şekline göre dikkatle okuyunuz ve uygulayınız. Bir konuyu öğrenmeden diğerine geçmeyiniz. Ünite sonundaki soruları inceleyerek doğru cevapları bulmaya çalışınız. Ünite sonundaki kaynakları da inceleyerek daha ayrıntılı sonuçlara varmaya çalışınız. Halihazırda OPERA ile çalışmakta olan bir otel organizasyonuna giderek işleyişi yerinde inceleyiniz.

14 4 Ünite 1 Bilgisayarın Opera Sistemine Hazır Hale Getirilmesi ve Sisteme Tanıtılması Ön Ayarlar Bilgisayarımızda XP işletim sistemi yüklü olmalıdır. İşletim sistemi 32 bit olmalıdır. (Bazı bilgisayarlar 64 bit olabileceği için 32 bit olarak değiştirilmelidir). Bilgisayarda sadece Acrobat Reader 4.0 yüklü olmalıdır (Pdf dosyalarını açan başka programlar varsa onlar da kaldırılmalıdır. OPERA programını yükleyip çalıştırdıktan sonra foxit reader pdf okuyucusunu varsayılan pdf okuyucu olmamak koşuluyla kullanabilirsiniz). Sistem Ayarları Başlat Çalıştır Notepad Dosya (file) Aç C: Windows System32 Drivers Etc Bütün dosyalar Hosts En alt satıra şunu giriniz: TAB tuşuyla boşluk bırakınız ve fidelio yazınız. Kaydet Explorer çubuğuna şunu yazınız: Açılan sayfada; İlk önce soracak terminal yüklemesine: Hayır (deyiniz) Acrobat Reader 4.0 yükleyiniz. Installspelcehecker yükleyiniz. Bilgisayarı açıp kapatınız.

15 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 5 Windows ve Explorer Ayarları Windows DEP devre dışı bırakılacaktır. Bunun için; Başlat Bilgisayarıma giriniz. Araçlar Klasör seçenekleri Görünüm > Gizli dosya ve klasörleri göster i tıklayınız. > Korunan İşletim Sistemi Dosyalarını Gizle tikini kaldırınız. > Uygula > Tamam İnternet Explorer Ayarları Araçlar Internet Seçenekleri Genel Sil seçeneği tıklanınca yeni bir pencere açılır ve oradan tüm kutuları işaretleyerek tümünü siliniz. Gelişmiş Sıfırla Sıfırla Kapat Tamam Kimlik Avı Filtresi Düzenleme Ekranın sağ altındaki Kimlik Avı Filtresini devre dışı bırakınız. (Sistemi kurup çalıştırdıktan sonra açabilirsiniz).

16 6 Ünite 1 Diğer Ayarlar Bilgisayardaki C: İçindeki Diğer Ayarlar boot.ini Düzenlemesi Başlat Çalıştır sysdm.cpl yazınız Tamam Gelişmiş Başlangıç ve Kurtarma Sistem Başlangıcı Düzenle noexecute = optin yazısı silinerek yerine Alwaysoff yazınız. Başka hiçbir şey yazmayınız. Kaydet Kapat boot. ini Düzenlemesine Şu Şekilde Ulaşmak da Mümkündür Bilgisayarımı sağ tıklatınız. Özellikleri tıklatınız. Sistem Başlangıcı Düzenle Aşağıdaki notepad açılır. optin yerine Alwaysoff yazınız. Kapat Kaydet Java Yüklemesi internet sitesinden Java nın son sürümü (Ücretsiz Java Yüklemesi) ni yapınız. Araç çubuğuna (Internet Exlorer) programın çalıştığı sunucu adresini yazınız:

17 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 7 Sistemden explorer açınız. Eklentiler çalıştırılsın mı? diye sorar. Çalışsın deyiniz ve yükleme yapınız. (Uzunca bir süre yükleme devam eder). Sisteme Giriş Programa girebilmek için kullanıcı ve şifresi önceden tanımlanmış olmalıdır. Username: STUDENT01, STUDENT02, STUDENT03 vd. Password: En az 6 karakterden oluşan harf ve/veya rakam sistemi Login: Tıklanır Şekil 1. Sisteme Giriş Ekranı Fidelio Opera Pms İle Önbüro İşlemleri Bir otel işletmesinin büyüklüğü, sunduğu hizmet içeriği, müşteri kitlesinin özellikleri ve otel içerisinde sunulan hizmetin çeşitliliği gibi konular otelin kullanacağı önbüro programın seçiminde çok önemlidir. Önbüro paket programlarının birçoğu, çeşitli otellere hizmet verebilmek adına en azından yeni sürümlerinde detaylandırılmış ve birçok önbüro işlemine cevap verebilir hale getirilmiştir. Ancak yine de bu programlar arasında işlevsellik bakımından fark vardır. Dolayısıyla bir otel, önbüro programından ne tür işlevler bekliyorsa buna göre bir önbüro programı kullanmak durumundadır.

18 8 Ünite 1 Bir otelin önbüro programı seçerken dikkat edebileceği bazı özellikler şunlar olabilir: İşlevsellik: Geliştirilebilirlik: Depolama: Analiz: Erişim: İç Entegrasyon: Dış Entegrasyon: Otelin önbürosunda verilen bütün hizmet alt kalemlerinin önbüro programında bir karşılığının olmasıdır. Otelin yeni işlevler hayata geçirmesi durumunda bu programın yeni uygulamalara adapte edilebilme kabiliyetidir. Bilgi depolama kapasitesi kadar, bilgileri aktif şekilde tutma süresidir. Bilgileri kullanarak çıkarımlar yapmaya yarayacak analizleri (basit istatistik analizler) yapma yeteneğidir. Çoklu kullanıcı ortamına uyum süresi ve yeteneğidir. Otelin farklı bölümlerinden bilgi girişi, bilgi kullanımı vb. taleplere cevap verebilme süresi ve düzeyidir. Otelde kullanılan diğer karar verme araçları, veritabanları ve bilişim sistemleri ile entegre edilebilme yeteneğidir. Çalışanların otel dışından veritabanları vb. uygulamalara bağlanarak bilgi alma, bilgiyi kontrol etmelerine olanak sağlayan özelliklere sahip olmasıdır. Fidelio Opera PMS bu özelliklerin hemen hepsine önemli oranda sahip bir yazılımdır. Dolayısıyla, özellikle çoklu kullanıcı girişleri olan ve çok fazla fonksiyonel kullanım alanına ihtiyaç duyulan büyük ölçekli şehir otellerinde kullanılmaktadır. Aşağıda Fidelio Opera nın otel yönetim sistemi olarak tasarlanan Opera PMS modülü kapsamındaki önbüro işlemleri sıralamasıyla tanıtılmaktadır. Bu anlatımda belirgin nokta, sistemin bütününü tanıtmaktan çok, özellikle önbüroda çalışacak olan öğrencilerin işe ilk başladıklarında karşılarına çıkacak olan ve gerçekte bir önbüro çalışanı için işlevsel olan özelliklerin anlatılmasıdır.

19 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 9 Sisteme giriş ve ana sayfanın tanıtımı ilk elden yapılmaktadır. Önbüro işlemleri mantıken müşterinin rezervasyon için otelle bağlantı kurması ile başlamaktadır. Bu aşamada müşteriyi sisteme tanıtmak için önce müşteri profili oluşturulmakta, daha sonra rezervasyon girişi yapılmakta, daha sonra otele giriş işlemleri yürütülmektedir. Otele giriş yapan müşteri için otel içinde harcamalar, oda değiştirme gibi ilave istekler, oda arızaları tamirat vb. talepleri, gibi işlemler yürütülmektedir. Sonrasında müşteri çıkış işlemleri yapılmaktadır. Bundan başka, günsonu işlemleri gibi önemli bir rutin önbüro çalışanlarının tamamınca bilinmelidir. Bu nedenle Fidelio Opera PMS anlatımında da belirtilen sıralama esas alınmaktadır. Bunun yanında, diğer yardımcı işlemler ve sistem ayarları gibi genel olarak bu programda çalışmayı etkileyen işlemlere ana hatlarıyla, önemli görülen açılardan ve kısaca değinilmektedir. Şekil 2. Opera Ana Menü Ekran Görüntüsü Opera sunucusuna tam erişim hakkına sahip olanlar için 10 menü alanı açılmaktadır. Bu alanlar şunlardır:

20 10 Ünite 1 PMS Sales & Catering End of Day OCIS ORS OCM SFA Configuration OXI Utilities Önbüro İşlemleri Alanı Satış ve Pazarlama Önbüro Günsonu İşlemleri Opera Müşteri Bilgi Sistemi Opera Rezervasyon Sistemi Veri Tabanı Data Tanımlama Alanı Satış Yönetim Alanı Sistem Tanımlama Alanı Gruplara Ait Blokaj Girme Alanı Kullanıcı Hakları ve Yetki Alanı Girişleri Yetkisiz kullanıcıların yanlış yapmalarını önlemek için yukarıdaki menülerin etki alanı kısıtlanmaktadır. Burada ise öğrencilere sadece PMS ile End of Day alanlarına erişim hakkı verilmektedir. Aslında, PMS alanından diğerlerine geçiş özelliği de bulunması tamamen bir kısıtlama da değildir. Bu bakımdan önbüro işlemleri için PMS simgesinin seçilmesi gerekir. PMS alanına geçerken yandaki alan çıkar, Login denildiğinde esas alana ulaşılır. Şekil 3. Opera PMS ana menu ekran görüntüsü

21 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 11 PMS alanına girildiğinde Şekil 3 teki görüntü elde edilecektir. Bu alan, önbüro uygulamalarının işlevlere göre belli başlıklar altında yer aldığı bir alandır. Bu ana başlıklar şunlardır: Reservations Front desk Cashiering Rooms management AR: Accounts Receivable Commissions End of Day Miscellaneous Setup Help Exit Rezervasyon Resepsiyon Önkasa Oda işlemleri Hesap Yönetimi ve Muhasebe İşlemleri Komisyonlar Günsonu Raporlar ve diğer işlemler Kullanıcı Tanımlamaları ve Ayarlar Konu Duyarlı Yardım Menüsü Çıkış Bu başlıklardan her biri ekranın en üstünde birer kelime olarak da yer almakta ve bir altında ise ilgili şekiller yarımıyla tanımlanmaktadır. Her iki kısımdan da seçim yapılabilir. Her bir ana başlık seçildiğinde alt başlıklar ekranın solunda (kullanıcıya göre) alt alta sıralanmış olarak gelmektedir. Rezervasyon İşlemleri (Reservations) Kullanıcının erişimine izin verilen alanlar daha koyu renkle ve linkleri aktif olarak görülürken, ilgili kullanıcının izinli olmadığı alanlar gri tonda ve pasif şekilde görüntülenmektedir. Kullanıcı, PMS alanında Exit yolu ile çıktıktan sonra, opera sistemini de log of ile kapatabilir. Rezervasyon ana menusunun altında 10 adet alt alan bulunmaktadır. Bu alanlar ve kullanımları Opera ekranındaki sıralamaya göre değil, önbürodaki işlem sırasında göre aşağıda anlatılmaktadır: Profiller (Profiles) Profil oluşturma, rezervasyon menüsü altındaki profiles alanının seçilmesi ile yapılabilir. Opera sistemi rezervasyon girişi yapılacak her kişi, grup ya da şirket, acente vb. kurumlar için profil oluşturmaya, bu sayede müşteri ve kurum bilgilerini ayrı bir alanda muhafaza etmeye olanak sağlanmaktadır. Bu sayede müşteri otelden ayrıldıktan sonra bile onunla ilgili önemli bilgiler profilinde aktif şekilde tutulmaktadır.

22 12 Ünite 1 Profile bilgileri kimin için açılıyorsa onun kimlik bilgileridir. Bu bir şahıs da olabilir bir şirket de olabilir. Opera sisteminde 7 çeşit profil tanımlaması vardır. Bunlar; Şahıs, Şirket, Seyahat Acentesi, Gruplar, Satış Temsilcileri gibi kaynaklar olup profile türleri aşağıda görülmektedir. Individual Rezervasyonlarını bireysel olarak yaptıran, acente ya da şirket bağlantısı olmayan konuklar için bu profil türü kullanılır. Company-Travel Agent-Sources Bu profil grubu, oteliniz veya zincirinizden doğrudan ürün ve hizmet satın alan, otelinizde etkinlikler düzenleyen, şirket, acente ve kaynaklar (source) gibi ticari özellik taşıyan kuruluşları temsil etmek için kullanılır. Böylece, şirketler veya acenteler ile bağlantılı olan konukların oteldeki ürün ve hizmetlerden özel koşullarda yararlanmaları sağlanır. Bu gruptaki tüm profileller Accounts başlığı altında birleştirilmiştir. Company ve Travel Agent türündeki profiller tamamen iş amaçlı olarak oluşturulan hesaplardır. Sources ise acente olmayıp, otele konuk ola sağlayan kişileri ifade eder. Örneğin şirketin seyahatlerini düzenleyen sekreterler için sources türünde profil oluşturulur. Groups Kongre, toplantı, düğün organizasyonu, turlar gibi her türlü grup etkinliklerinde grubu temsil eden bir grup profili oluşturmak üzere kullanılır. Özelliği, tek sefer için kullanılır olmasıdır. Örneğin bir kongre grubu için düzenlenen profil o gruba özel oluşturulacağı için tekrar kullanılmayacaktır. Contact Ticari özellik taşıyan bir kuruluş ile otelimiz arasında mali anlamda bağlantıyı sağlayan kişiler için oluşturulan profil türüdür. Kuruluşun faturaları bu profil adına düzenlenebilir, irtibatlar bu profil üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu profille bağlantılı oluşturulan rezervasyonlar

23 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 13 için, hem konuk adına hem de bağlantılı olduğu bu profil adına (contact) konfirmasyon mektubu hazırlanır. Opera da her contact ın ayrıca individual türde profili de vardır. Profil Kartı Girişleri Opera PMS de, açılan sayfalarda sarı çerçeve içersinde bir alan görülürse bu alanın arama (search) alanı olduğu unutulmamalıdır. Bu alandan asla veri girişi yapılamaz. Sadece daha önce girilmiş bir bilgi aranabilir. Profil girişi, rezervasyon girişi gibi işlemler yapılmadan önce de, ilgili profilin veya rezervasyonun daha önceden girilmiş olabileceği ihtimali mutlaka düşünülmeli ve önce sistemden aranmak suretiyle kontrol edilmelidir. Bu durum mükerrer işlemin ve zaman kaybının olduğu kadar karışıklığın da önüne geçilmesini sağlayacaktır. Sistemin dili İngilizce olduğu için özellikle Last Name alanına girilen bilgiler İngilizce karakterde olmalıdır. Ö, ç, ğ gibi noktalı harfler kullanılmamalıdır. Şekil 4 te görüldüğü gibi, sarı çerçeveli alandan ilgili müşteriye ait sistemde kayıtlı bir profil olup olmadığı, müşteri soyadı, adı, birey, grup vb. seçenekleri, adresi, üyelik numarası, müşteri tanımı, IATA numarası ve şirket numarasına göre aranabilir. Aynı şekilde, bu profilin, tanımlı fiyat bilgisi olan profiller arasında ve aktif-inaktif profiller arasında aranması da seçimlik olarak sağlanabilir. Rezervasyon yaptırmak isteyen müşterinin profili varsa, ikinci bir profil oluşturulmaması gerekir. Bu bakımdan önce müşterinin profili olup olmadığı araştırılmalı, varsa var olan profil bilgileri rezervasyonda kullanılmalı, eğer yoksa yeni profil oluşturulmalıdır. Yeni profil için ekranın sağ altındaki new butonu seçilmelidir. Şekil 4. Profil Oluşturma Girişi Ekran Görüntüsü

24 14 Ünite 1 New butonu seçildiğinde, açılabilecek profil tipleri ekrana gelmektedir. Bunlar aşağıdaki seçeneklerdir: Bireysel Anlaşmalı şirket Seyahat acentesi Kaynak Grup Kontak Tedarikçi Individual İşletme Travel agent Source Group Contact Vendor Bu bakımdan, sisteme bir kişi adına, bir şirket veya acente adına veya müşteri gönderen bir sanal rezervasyon sistemi adına profil girişi yapılabilir. Bireysel profil girişi ekranı Şekil 5 te verilmiştir. Görüntüde birçok bilgi girişi kısmı vardır. Bu bilgi giriş alanlarının sayısı programı kullanan otelin ihtiyaçları oranında artırılıp azaltılabilir. Bu bilgi girişi alanlarının mutlaka doldurulması gereken kısımları koyu renkte görüntülenmektedir. Bu alanlara bilgi girişi zorunludur. Profil ekranına istenen bilgiler girilirken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Şekil 5: Bireysel Profile Girişi

25 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 15 Bunlardan biri dil (language) seçimidir. Dil seçimi, konuğun kullandığı dilin sisteme girilmesini sağlar. Ancak, daha sonra fatura, hesap dökümü gibi evraklar da sistem tarafından bu dilde üretileceği için burada fazla dil seçeneği tanımlanmaz. Çoğu kez İngilizce ve Türkçe yeterli görülür. Diğer bir konu, adres girişidir. Birey profilinde adres girişi için üç satır vardır. Birinci satıra mahalle, cadde, sokak; ikinci satıra no, kat, daire, işhanı ismi vb.; üçüncü satıra ise semt yazılır. Posta kodu ile şehir kısımları bağlantılıdır. Posta kodu yazıldığında sistem, şehri otomatik olarak algılar. (Ext.) Bölümü Türkiye de kullanılmamaktadır. ABD gibi eyalet sistemi olan ülke vatandaşları için ülke/eyalet (country/state) ayrı ayrı girilir. Selamlama (Salutation) kısmı, etikte vb. basılırken müşteri adı önüne gelecek kelimeyi ifade etmektedir (Sayın, Değerli, vb.). Bu sayfada VIP (very important person) tanımlaması yapılırsa, her gelişinde müşteri VIP olarak görülür. Dolayısıyla, her geldiğinde VIP olarak kalacak kişiler için burada VIP tanımlaması yapılmalıdır. Aksi halde, rezervasyon kartında yapılacak düzeltme ile yalnız bir konaklamasında VIP olduğu bilgisi sisteme girilebilir. Mail Action belli uygulamalar için takip edilmek istenen müşterilerin tanımladığı alandır. Örneğin yeni yıl fiyatlarının gönderilmesi istenen müşterilerin profiline yeni yıl mail action ı girilirse daha sonra bu müşterilerin listesi sistemden çağrılarak kendilerine gönderilecek bilgi kolayca iletilir. Sistemden çağırma sırasında bu müşterinin listelenebilmesi için mailing-list kısmının da seçili olması gerekmektedir. Promosyon, tanıtım ve reklam uygulamaları için işlevsel bir alandır. Üç farklı iletişim satırı ve altı adet iletim bilgisi giriş alanı vardır. Bu alanlardan her biri iş adresi, iş telefonu, ev adresi, ev telefonu gibi farklı bilgileri girmek için kullanılır. Bu girişlerde her bir adres ve telefon bilgisini standart şekilde girmek önemlidir. Kişinin kimlik bilgileri mutlaka girilmelidir. Bu çoğu ülkede olduğu gibi Türkiye de de yasal bir zorunluluktur. Bir müşterinin otele artık gelmeyeceği kesinse veya bir şirket ve acenteyle artık çalışılmayacaksa, profilindeki aktif seçimi kaldırılmak sure-

26 16 Ünite 1 tiyle pasif hale getirilir. Bu işlem çoğunlukla bireysel profillerde değil, şirket ve acente profillerinde uygulanır. Profilin geçmişinin kayıtlarda tutulma isteniyorsa history alanının da seçili olması gerekir. Profil kaydedildiğinde (save) sistemde tutulmaya başlar ve profil sayısının altında kimin, ne zaman kaydettiği, kimin, hangi tarihte güncellediği bilgileri belirmektedir. Profil alanına, profil kartından ulaşılabilecek alt sayfalardan ilave bilgi girilebilir. More Fields alanına vergi dairesi, numarası ve tipi, kişinin tercih ettiği oda numarası, mesleği ve arabasının plaka numarası girilebilir. Stats & Info alanında kişinin geçen yıl ve bu yılki konaklamaları, harcamaları vb. bilgiler karşılaştırmalı olarak verilmektedir. Restricted işaretlenirse altında açılan pencereye black list, cash list gibi sınırlamalar tanımlanabilir. Bu tanımlamalar yapılırsa, kişi adına rezervasyon girişi yapılırken sistem kullanıcıyı uyarmaktadır. A/R ise müşteri için bir cari hesap numarası tanımlama alanıdır. Müşterinin hesabı krediye kalkacaksa mutlaka bir numara belirlenmelidir. Bu numara, muhasebe yazılımları ile sistemin entegrasyonu açısından gerekli görülmektedir. Müşteri için oluşturulan profil kayıt ekranında bazı pencerelerin yanında üç noktalı sekmeler görülmektedir. Bunlar, seçildiğinde alt bilgilere ulaşma ve yeni bilgi girişi olanağı veren alanlardır. Profil Seçenekleri (Profile Options) Profil kartı ile ilgili yapılabilecek birçok ilave işlem vardır. Bunlar profil seçenekleri (options) olarak tanımlanmıştır. Profil kartının ekran görüntüsünün sağ altında yer alan options sekmesinin seçilmesi ile profil seçenekleri alanına girilmektedir (Şekil - 6). Ekler (attachments): Profil kartına herhangi bir başka dosya ekleme alanıdır. Değişiklikler (Changes): Profilde hangi kullanıcıların, hangi tarihlerde değişiklik yaptığını, bilgi eklediğini vb. görmeye olanak veren alandır. Şekil 6. Profil Seçenekleri Menüsü Ekran Görüntüsü

27 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 17 Başlıca profil seçenekleri aşağıda açıklanmaktadır: Kredi Kartları (Credit Cards): Kişinin kredi kartı bilgilerini girip saklamaya olanak veren bölümdür. Kişiye rezervasyon yapıldığında, sistem bu kart numaraları vb. bilgiyi rezervasyon formuna ilave eder. İptal (Delete): Profili siler. Profil, daha önce geceleme yapıldıysa silinemez. Gelecek: Profildeki kişinin gelecek tarihli rezervasyonlarını gösterir. History: Profildeki kişinin geçmiş konaklamalarını gösterir. Üyelik (Membership): Müşterinin havayolu firması veya otelin üyelik sistemine üyelik halinde bu bilgilerin tutulduğu bölümdür. Birleştirme (Merge): Aynı tipteki iki profili birleştirmek için kullanılır. Örneğin aynı müşteri için açılmış iki profili birleştirerek tek profil oluşturulur. Hangi profilin sistemde kalması isteniyorsa o profil üzerinden birleştirme yapılır. Anlaşmalı Fiyatlar (Negotiate Rates): Profil için anlaşmalı bir fiyat tanımlanması alanıdır. Bireysel profillerden çok, firma ve acente profillerine anlaşmalı fiyat bağlanır. Notlar (Notes): Müşteri ile ilgili notların girilebileceği alandır. Tercihler (Preferences): Müşterinin özel isteklerinin bilgi olarak girildiği alandır. Müşterinin kalmak istediği kat, tercih ettiği oda tipi, odasında istediği donanım vb. gibi. Burada tanımlana kriterler, müşteri otele geldiğinde kendisi için sistemden oda aranması aşamasında aktif olur ve bu istekler doğrultusunda sistem, oda arması yapar. Gizlilik (Privacy): Müşterinin e-posta adresi yanında, promosyonal bilgi, pazarlama araştırması benzeri konular için müşteriye ulaşılmasına müşterinin izin verip vermediğinin tanımlandığı alandır. İlişki (Relationship): Profil müşterisinin diğer bir profille bağlantısının tanımlandığı alandır.

28 18 Ünite 1 Örneğin bir müşterinin bireysel profili ile, çalıştığı şirket adına açılan profil veya bir holdinge bağlı bir şirketin profili ile holdingin profili buradan birbirine bağlanmakta, bu sayede kişiler şirketlerine tanımlanan indirimler vb. uygulamalardan yararlandırılmaktadır. Requests (İstekler): Müşteriye posta ya da e-posta yoluyla broşürler, fiyat listeleri gibi dokümanları göndermek için kullanılan bir seçenektir. Şirket ve Acente Profili Oluşturma Şirket ve acente profillerinin ekranları benzer özellikler taşıdıklarından aynı şekillerde oluşturulur. Bu türde profiller Account (Hesap) olarak adlandırılır. Ancak profile pencerelerinde Şirket ya da Seyahat Acentesi olduklarını gösteren başlık yer alır. Şirket profilleri için yeni profil ekranından company seçilmelidir. Açılan profil kartında öncelikle account bilgisi girilmesi gerekmektedir. Bu, işletmenin ticari isminin girildiği alandır. Adres bilgisi, profil sorumlusu (owner), firmanın faaliyet bölgesi (territory), türü (type), muhasebe hesap numarası (A/R No), otelle anlaşmalı firmalar için verilmiş tanımlayıcı numaralar varsa, corporate ID olarak bu numaralar vb. girilmelidir. More Fields: Vergi ve fatura yönlendirme bilgileri gibi alanların doldurulduğu yerdir. Stats & Info: Bu sekme ile profile ait istatistiksel bilgiler görüntülenir, A/R No. alınabilir, potansiyel oda sayısı ve toplam gelir miktarı girilebilir, Restricted mesajı eklenebilir. Sales Info: Bu sekmede aşağıdaki başlıklar vardır. Profilin özelliklerine uyan bilgiler, buradaki açılır listelerden seçilir. More fields ve Stats & Info alanları bireysel profille hemen hemen aynıdır. Sadece Stats & Info kısmında gelecek dönemlerde firmanın potansiyel olarak getireceği geceleme ve gelir tahminleri girilir. Sales Info kısmında ise bu firmanın otel için öncelik düzeyi, faaliyet alanı, hangi endüstride üretim yaptığı vb. bilgiler girilir. Action Code ile konuğa elektronik olarak gönderilecek fiyat, duyuru, kutlama gibi posta grupları seçilir. Individual Profile deki Mail Action ile işlevi aynıdır.

29 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 19 Şekil 7. Şirket Profili Seyahat acentesi profilinin firma profilinden tek farkı corporate ID yerine IATA numarasının girilmesidir. Source profili farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin oteller, bayram paketi, özel organizasyonlar vb. gibi etkinlikleri planlamak ve kontrol etmek için source profili oluşturmaktadır. Bu şekilde organizasyona katılan veya kampanyadan/ paketten faydalanan müşterilerin kayıtları source profili olarak işlenmek suretiyle ilgili etkinliğe ne kadar kişi katıldı vb. gibi istatistikler tutulabilir. İkincisi, devamlı olarak bir acente üzerinden rezervasyon yaptıran bir firma için source profili oluşturulabilir ve aracı olan acentenin geceleme rezervasyonun geldiği firmanın geceleme vb. bilgileri de elde edilmiş olur. Owner: Profilin sorumlusuna ait kod seçilir. Genel müdür, satış müdürü gibi. Territory: Local, International, North Europa gibi hangi alanı temsil ettiği yazılır. Grup profili, bir grup açıldığında, sistem tarafından otomatik olarak grup ismiyle aynı isimde yaratılmaktadır. Bunun üzerinden grup izlenmektedir. Bunun dışında grup profili oluşturmaya gerek yoktur. Vendor, otelle yapısal bir bağı olmamakla birlikte, iş ortaklığı olan firmalar için oluşturulan profillerdir.

30 20 Ünite 1 Örneğin tedarikçi firmalar için oluşturulan profiller buradan girilmelidir. Contact, bireysel profile benzemektedir. Buradan bir şirketle kontakt olarak görülebilecek kişilere profile oluşturulur. Bu işlem bireysel profil kartında bulunan contact alanının işaretlenmesiyle gerçekleştirilebilir. Bu alanlar belli şirketle için ulaşılabilecek kişileri tanımlayıp, satış geliştirme çabaları için bu kişiler üzerinden işletmelere ulaşmaya olanak vermektedir. Owerview: Overview, bir hesaba ait belirtilen tarih aralığındaki aşağıdaki başlıklarla ilgili rakamları görüntüleyen tablodur. Tablonun Block Summary bölümünde; toplam rezervasyonlar, geceleme sayısı, oda gelirleri, fiyat ortalamaları, yiyecek-içecek satışları gibi gelir kalemlerine ait rakamlar yer alır. Individual Summary bölümünde ise; bağlantılı gelen konuklara ait toplam gelirler görüntülenir. Bu rakamlar bir hesabın önceliğini belirlemede yardımcı olur. Profile Search Ekranı (Kayıtlı Profilleri Aramak) Veritabanında kayıtlı olan bir profile ulaşmak gerektiğinde Profile Search ekranını kullanabilirsiniz. Bu ekranın üst bölümünde, farklı kriterlere göre arama yapmanıza olanak sağlayan sarı dolgulu kutular yer alır. Opera-PMS de Profile Search ekranını görüntülemeye olanak sağlayan farklı yollar sunulmuştur. Reservation> Profile komutu, rezervasyon kartındaki isim satırının sonundaki üç nokta düğmesi gibi. Profile Search ekranında yer alan arama kriterleri şu şekildedir: Name: Individual Profile için soy isim, accountlar (agent, company, source) için ise isim bazında arama yapmak için kullanılır. Opera daki pek çok arama işleminde % simgesi kullanılmaktadır. Burada da Name satırına yalnızca % simgesi yazarak kayıtlı tüm profilleri listeleyebiliriz. % simgesini ayrıca bir ismi tam olarak hatırlayamadığınız durumda ismin bir bölümünü belirtmek için kullanabilirsiniz.

31 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 21 Örneğin sonu MEN ile biten isimleri aramak için %MEN, içinde sırasıyla MEN karakterleri yer alan isimleri aramak için %MEN% yazabilirsiniz. First Name: Individual Profile için isim bazında arama yapmak için kullanılır. View By: Profil oluşturma işleminde olduğu gibi burada da belirli bir profil türünde arama yapmak için kullanılır. Ayrıca; şehir, üyelik, şirket, IATA numarası başından da arama yapılabilir. Arama satırlarının yanı sıra onay kutusu olan seçenekleri de filtre olarak kullanılabilirsiniz. Örneğin Neg. Rates onay kutusunu işaretlediğiniz takdirde anlaşmalı fiyat tanımlaması yapılan profiller listelenecektir. Ayrıca; tablodaki kayıtlardan aktif olan satıra ait Membership, Notes, Communication gibi bilgilere ekranın altında yer alan Indicator Lamb (işaret lambası) buton lamba tıklayarak ulaşabilirsiniz. Belirttiğiniz arama kriterine uyan profilleri listelemek için Search düğmesini kullanmanız gerekir. Listedeki bir profili açmak için bulunduğu satırı seçip OK butonuna basın ya da üzerinde çift tıklayın. Diğer bir arama yöntemi olarak açık olan bir profildeki search bölümünden yararlanabilirsiniz. Böylece, bir profil üzerinde çalışmayı tamamladıktan sonra ekrandan çıkmadan başka bir profilde çalışmaya devam edebilirsiniz. Profil Birleştirme (Merge) Farkına varmadan aynı konuğa, acenteye ya da firmaya bir den fazla profil açmış olabiliriz. Merge işlemi bunların birleştirilmesidir. Bir örnekle açıklayacak olursak Ahmet Kara isimli konuğumuzun 2 adet profili olsun. Bunları birbiriyle birleştirmemiz gerekir. Profil birleştirince bu profile bağlı konaklama, history, black list gibi bilgiler de diğer profile taşınır. Genellikle bilgileri eksik olanı tam olanla birleştiririz. Bilgileri tam olanı eksik olanın üzerine bindirirsek veri kaybına uğrarız.

32 22 Ünite 1 1. Adım: Profil ekranından Ahmet Kara nın adını aratınız. Ahmet Kara nın profilini açınız. Birden fazla aynı kimlikte konuk çıkacaktır. Şekil 8. Profil Birleştirmede Sorgulama Ekranı 2. Adım: Sol alt köşede listelenen listeden hangisinin bilgileri daha fazla ve güncelse seçerek Edit tuşuyla inceleyiniz. Aşağıdaki 1. Ahmet Kara nın profilinde kimlik bilgileri girilmiş olduğundan orijinal olarak onu alınız. Şekil 8.2. Ahmet Kara nın 1. Profil Kartı

33 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 23 Şekil 9. Ahmet Kara nın 2. Profil Kartı 3. Adım: Sol alt köşede listelenen listeden birinci profile giriniz, Edit Options Merge Yeni bir profil arama ekranı çıkar. Kimi arıyorsanız Soyad Ad olarak giriniz. Şekil 10. Çağrılan Kişinin Profil Kaydı 4. Adım: Ahmet Kara adına görüntülenen iki karttan birisi orijinal (sağdaki) diğeri ise orijinal üzerine yama yapılacak olan karttır (solda).

34 24 Ünite 1 Şekil 11. Listelenen İki Profilin Görüntüsü Merge komutu verildiğinde soldaki kart sağdaki orijinal olanla birleşir. Soldaki profilde adres bilgileri vardır. Birleştirildiğinde adres bilgileri silinecektir. Bu nedenle adres bilgilerini bir kenara not ederek sonradan eklemek iyi olacaktır. Dikkat edilmesi gereken konu hangi profilin içine girilmişse sistem onu Orijinal olarak görecektir ve profili onun üzerine bindirecektir. Yanlışlık yapılırsa veri kaybı olacaktır ve geri dönüş olmayacaktır. Konunun acemisi olan çalışanlar kartları birleştirmeden önce yazdırırlarsa bir önlem olabilir. Arka plandaki history bilgilerinde ise bir tehlike yoktur.

35 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 25 Özet Otel işletmelerinde kullanılan otomasyon programlarında şu özellikler aranır: İşlevsellik: Otelin önbürosunda verilen bütün hizmet alt kalemlerinin önbüro programında bir karşılığının olmasıdır. Geliştirilebilirlik: Otelin yeni işlevler hayata geçirmesi durumunda bu programın yeni uygulamalara adapte edilebilme kabiliyetidir. Depolama: Bilgi depolama kapasitesi kadar, bilgileri aktif şekilde tutma süresidir. Analiz: Bilgileri kullanarak çıkarımlar yapmaya yarayacak analizleri (basit istatistik analizler) yapma yeteneğidir. Erişim: Çoklu kullanıcı ortamına uyum süresi ve yeteneğidir. Otelin farklı bölümlerinden bilgi girişi, bilgi kullanımı vb. taleplere cevap verebilme süresi ve düzeyidir. İç Entegrasyon: Otelde kullanılan diğer karar verme araçları, veritabanları ve bilişim sistemleri ile entegre edilebilme yeteneğidir. Dış Entegrasyon: Çalışanların otel dışından veritabanları vb. uygulamalara bağlanarak bilgi alma, bilgiyi kontrol etmelerine olanak sağlayan özelliklere sahip olmasıdır. OPERA programında menüler işlevlere göre belli başlıklar altında yer almaktadır. Bunlar: Rezervasyon (Reservations), Resepsiyon (Front desk), Önkasa (Cashiering), Oda işlemleri (Rooms management), Hesap Yönetimi ve Muhasebe İşlemleri (AR: Accounts Receivable) Komisyonlar (Commissions) Günsonu (End of Day) Raporlar ve diğer işlemler (Miscellaneous) Kullanıcı Tanımlamaları ve Ayarlar (Setup) Help (Konu Duyarlı Yardım Menüsü) Çıkış (Exit)

36 26 Ünite 1 OPERA PMS uygulamalarının yukarıdaki özelliklere sahip olması beklentileri karşıladığı gibi yeni beklentilerin doğmasına da yol açmaktadır. Bütün otomasyon programlarında müşterilerin otomasyon sistemine tanıtılması gerekmektedir. OPERA sisteminde bu tanıtım işlemi Profiles (profil = kimlik) tarafından sağlanmaktadır. Kimlik çeşitleri olarak sistemde şu girişler bulunmaktadır: Şahıs (Individual), Şirket (Company), Seyahat Acentesi (Travel Agent), Gruplar (Group), Satış Temsilcileri gibi profile türleridir.

37 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 27 Göz den Geçir Profile çeşitlerinin neler olduğunu açıklayınız. Individual profile nasıl açılır? Company profile nasıl açılır? Travel Agent profile nasıl açılır? Sistemde profile nasıl aranır? Birleştirme (Merge) nedir? Nasıl uygulanır? adresine ulaşarak Opera PMS in kullanımına ait videoları izleyiniz. Aşağıdaki alıştırmayı uygulayınız. Alıştırma 1: Aşağıdaki bilgileri kullanarak konukların profillerini oluşturunuz. Name alanı için size verilen soyadları ve first name için sizin kendi adınızı kullanınız. Örnek: Name: Koksal, First Name: Sizin kendi adınız. (Örneğin Süleyman gibi) Konuk X: Name: Koksal, First Name: Sizin ilk adınız. Adres: Ankara - TR, iletişim bilgileri ekleyiniz. Konuk Y: Name: Ünlü, First Name: Sizin ilk adınız. Adres: Adana - TR, iletişim bilgileri ekleyiniz. 1. Konuk X in profilini bulunuz ve aşağıdaki bilgileri ekleyiniz. a, Otele bıraktığı kimlik türü-pasaport b. Konuğa çeşitli duyurular mail ile gönderilecek c. Kredi kartı no: Exp: 12/13 d. 2. katta oda tercih ediyor e. Havuz manzaralı oda istiyor f. Odasına her gün Hürriyet Gazetesi istiyor g. A/R No alın

38 28 Ünite 1 Göz den Geçir 2. Konuk Y nin profilinde aşağıdaki bilgileri ekleyiniz. a. Otele bıraktığı kimlik türü nüfus cüzdanı b. Konuğa genel duyurular ve bayramlar için mail gönderilecek. c. A blokta oda istiyor. d. No-smoking oda istiyor. e. Comlimentary fiyat kodu tanımlayın. f. Odasında internet istiyor. 3. Konuk X adına yeni bir profil oluşturun. Aşağıdaki bilgileri profiline kaydediniz. a. Erken giriş yapacak. b. Oda spreyine alerjisi var. 4. Konuk X adına açtığınız eski profille yeni profili birleştiriniz. 5. Konuk Y nin profiline, ödemeyi nakit yapması gerektiğini belirten kısıtlama mesajı ekleyiniz.

39 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 29 De er len dir me Sorular 1. Ayşe Arman faks göndererek rezervasyon talebinde bulunmuştur. Otel o tarihte müsaittir. Rezervasyon talebinde bulunan Ayşe Arman için öncelikle sistemde ne yapmam gerekir? a. Anlaşma fiyatlarına bakarım. b. Individual Profile açarım. c. Front Desk menüsünden Walk-in giriş yaparım. d. Vendor Profile açarım. e. Waitlist e kaydını yaparım. 2. Otel işletmelerinin önbüro otomasyon programlarından beklentileri vardır. Aşağıdakilerden hangisi bu beklentiler arasında değildir? a. İşlevsellik b. Satış arttırma c. Geliştirilebilirlik d. Depolama e. Analiz 3. Çalışanların otel dışından veritabanları vb. uygulamalara bağlanarak bilgi alma, bilgiyi kontrol etmelerine olanak sağlayan özelliklere sahip olmasıdır. Yukarıdaki tanımlama otel otomasyon programlarının hangi özelliğini yansıtmaktadır? a. Dış Entegrasyon b. Erişim c. İç Entegrasyon d. Analiz e. Geliştirilebilirlik

40 30 Ünite 1 4. Profile arama işleminde % işareti neye yarar? a. Hesaplama yapmaya b. Konaklama yapanların oranlarını görüntülemeye c. Company profilleri sorgulamak için d. Anlaşmalı Fiyatlar (Negotiate Rates) ın neler olduğunu görüntülemek için e. Profile taramasında adını tam hatırlayamadığımız kişilerin isminin eksik kalan kısmını sorgulamada 5. OPERA Programında önbüro işlemlerinin yapıldığı alanın adı nedir? a. OCIS Alanı b. ORS Alanı c. PMS Alanı d. OXI Alanı e. OCM Alanı

41 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 2 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

42 32 Ünite 2 Ünitede Ele Al nan Konular Rezervasyon Girişleri Yeni Rezervasyon Kartı Girişleri (New Reservation Card) > Reservation Options (Rezervasyon Seçenekleri) > Update Reservation (Rezervasyon Güncelleme) Room Plan (Odalar Planı) (Ctrl + F3 ) Floor Plan (Kat Planı) (Shıft + F5) Calendar (Takvim ve Etkinlikler) Ünite Hakk nda Bu ünitede; Profile tanımlamadan sonra rezervasyon girişleri ve özellikleri ele alınmaktadır. Rezervasyon seçeneklerine ait kişi sayısı, oda tipi, fiyatlandırma özellikleri, konukların oda tercihleriyle ilgili bilgiler yer almaktadır. Oda ve katlarla ilgili plan, konum ve özellikler sıralanmaktadır. Geleceğe yönelik etkinliklerin planlanıp izlendiği takvimleme özellikleri incelenmektedir.

43 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 33 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, Münferit rezervasyon girişlerini öğrenmiş olacaksınız. Rezervasyonlara ait değişiklik ve güncellemeleri ile ilgili bilgilere sahip olacaksınız. Rezervasyon seçeneklerine ait oda, fiyatlandırma, teyit mektubu, konukların özel isteklerine ait düzenlemeleri öğrenmiş olacaksınız. Otel işletmesinin oda ve kat planlamasına özelliklerini tanıyacaksınız. Geleceğe yönelik etkinlik ve özel günlerin planlamasına ait bilgilerin girişleri öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz.

44 34 Ünite 2 Rezervasyon Girişleri Bu alan yeni rezervasyon girişlerinin yapıldığı alandır. Operada birkaç farklı alandan rezervasyon girişi işlemi yapılabilmektedir. Rezervasyon girişi bu alandan yapıldığında, öncelikle sistem tarafından müşterinin profili olup olmadığının sorgulandığı arama ekranı görüntülenir. Profil varsa, ilgili profilin seçilmesi ve ekranın altındaki New Reservation butonun kullanılmasıyla, bu profile ait yeni rezervasyon tanımlanmaya başlanır. Profili yoksa, profil oluşturma ekranına yönlendirilip profil oluşturulması sağlanır. Profil girişi tamamlandıktan sonra OK denir ve rezervasyon penceresi açılarak rezervasyon kaydı girilir. Şekil 1. Profile Sorgulama ve Individual Profile Girişi

45 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 35 Rezervasyon kartı girişinde dikkat edilecek bir konu siyah (bold) alanlara ait bilgilerin mutlaka girilmiş olmasıdır. Aksi halde rezervasyon girişi sistem tarafından tamamlanmayacaktır. Şekil 2. Rezervasyon Kartı Ekran Görüntüsü Konuklar, otel rezervasyonlarını çalıştıkları firma veya bir seyahat acentesi aracılığı ile yaptırabildikleri gibi bireysel olarak da rezervasyon talebinde bulunabilirler. Firma veya acente bağlantılı bir rezervasyonda konuklar, otelin uyguladığı indirimli fiyatlardan ve paketlerden yararlanma hakkına sahip olurlar. Böylece bu konuklara otelin o firma ya da acente için oluşturduğu fiyat kodu uygulanır. Bireysel yapılan rezervasyonlar münferit (individual) rezervasyon olarak adlandırılır. Bu tür rezervasyon taleplerinde ise konuğa genellikle rack fiyat kodu uygulanır. Rack fiyatlar indirimsiz, afişe fiyatlar anlamındadır. Bir rezervasyonun şirket ya da acente ile bağlantısı rezervasyon oluşturma aşamasında tanımlanabildiği gibi bağlantı daha sonra da kurulabilir.

46 36 Ünite 2 Yeni Rezervasyon Kartı Girişleri (Entering New Reservation Card) Rezervasyon ekranında bir kaç bölüm yer alır. Name, First Name gibi alanların bulunduğu ekranın üst bölümü, çoğunluğu profil kartından gelen bilgilerden oluşur. Bu alanda en üstte, profil oluşturma alanındaki gibi isim, telefon numarası, üyelik vb. kişisel bilgilerin girildiği bir alan mevcuttur. Bu alanda, örneğin rezervasyonu şirket rezervasyonu veya acente rezervasyonu olarak tanımlamak için company veya agent alanlarına ilgili şirket veya acente profilinin bağlanması gerekmektedir. Kart üzerinde otele giriş tarihi, geceleme sayısı, yetişkin ve çocuk olarak ayrı ayrı kişi sayıları, oda sayısı vb. bilgilerin girileceği alanlar vardır. Oda tipi (room type) konaklanacak oda tipinin seçildiği alandır. RTC ise, kişinin ödeme yapacağı oda tipini ifade etmektedir. Bir misafire alt kategori bir oda rezervasyonu yaptırdığı halde, oteldeki müsaitlik nedeniyle üst kategori bir odaya verilebilir. Böyle bir durumda room type alanında üst kategori oda görülürken, alt kategori oda tipi RTC alanında görüntülenir. Rate code kısmının yanındaki OK işareti seçildiğinde rate query ekranı görüntülenmektedir. Buraya F5 tuşu ile de ulaşılabilir. Oda tiplerine göre fiyatlar ekrana gelmektedir. Buradan uygun fiyat seçilerek odaya işlenir. Fiyatla ilgili paket uygulama varsa packages kısmı renkli şekilde görüntülenmektedir. Packages kısmına girilen fiyatın değiştirilme ihtimali karşısında, rezervasyon kartına girildiği gibi sabit kalması için fixed rate kısmı işaretlenir. Rezervasyon tipi, pazar bilgisi, müşterinin geldiği rezervasyon kaynağı, ödeme şekli, ödeme kredi kartı ile olacaksa kart numarası, otelin bir merkezi rezervasyon sistemi kullanması durumunda rezervasyon sisteminin atadığı kod (CRS. No) diğer girilmesi gereken bilgilerdir. Approval code ve approval amount alanına kredi kartı ödemesi için provizyon alınmışsa bunun miktar ve kodu girilebilmektedir. Suit with alanından, varsa odanın bağlı bulunduğu diğer oda/odalar seçilebilir. Confirmation kısmı işaretlenerek, rezervasyon kaydedilince konfirmasyon (teyit) mektubu ekrana getirilir, teyit mektup, e-posta veya faksa yönlendirilip müşteriye ulaştırılabilir.