Horizon 2020 de Yasal ve Finansal Konular

Transkript

1 Horizon 2020 de Yasal ve Finansal Konular G. Fırat GEDİKLİ AB H2020 Programı Ulusal Koordinasyon Ofisi 14 Mayıs 2014 Sabancı Üniversitesi - İstanbul

2 Sunum Planı H2020 Programı Yasal Konular Hibe Sözleşmesi Konsorsiyum Sözleşmesi H2020 Programı Finansal Konular Genel Geçerli/Geçersiz Masraflar Fonlama modelleri/oranları Proje Tipleri ve Fonlama Modelleri Bütçesel ve İdari Yönetim Raporlama Ödeme Modelleri Elektronik Kullanıcı Portalı 2

3 Yasal Konular

4 Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement) Accession Formları imzalanır. Avrupa Komisyonu Hibe Sözleşmesi imzalanır. Ortak 1 Proje Koordinatörü Ortak 2 Ortak n 4

5 Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement) Genel Hükümler Koordinatörle Komisyon yetkilisi arasında imzalandıktan sonra yürürlüğe girer, proje başlar. İmzalar H2020 de elektronik olarak atılıyor. GA yürürlüğe girdikten 30 gün içinde proje ortakları Accession Form imzalayarak projeye dahil olur. Proje sunulmasının son gününden (call deadline) itibaren 8 ay içinde imzalanması planlanmaktadır. Ana metin ve eklerinden oluşur. Projenin tüm detaylarını içeren İş Tanımı (DoW) ve finansal raporlama esnasında doldurulan Form C eklerinden bazılarıdır. Projeyle ilgili tüm yasal ve finansal detayları içeren bir sözleşmedir. 5

6 Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement) Ortak 1 Ortak 3 Proje Koordinatörü Ortak 2 Ortak n 6

7 Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement) Genel Hükümler Proje Ortakları arasında imzalanır. (Komisyon imzalamaz.) İmzalanması, Hibe Sözleşmesi aksi bir hüküm içermiyorsa zorunludur. Hibe Sözleşmesiyle çelişemez. Fikri Mülkiyet Hakları yla ilgili konsorsiyum içi hükümleri düzenler. Model Konsorsiyum Anlaşması DESCA (Bir AB projesi) Amaçları: Farklı modeller yerine farklı koşullara uyum sağlayacak tek bir model Bütün ortaklar için tek bir model (araştırma kuruluşları, üniversiteler, KOBİ ler) Sadeleştirilmiş bir Konsorsiyum Anlaşması geliştirmek 7

8 Öneriler Hem Hibe Sözleşmesi hem de Konsorsiyum Sözleşmesi imzalanmadan Hukuk görüşü alınması faydalıdır. TÜBİTAK UKO nun Konsorsiyum Sözleşmesi inceleme desteğinden faydalanabilirsiniz. Konsorsiyum Sözleşmesi imzalanmadan projede üretilecek bilginin fikri mülkiyetiyle ilgili uzman desteği alınması faydalıdır. TÜBİTAK UKO nun yayınladığı Fikri Mülkiyet Hakları Başlangıç Kılavuzu nu ve e-learning tool u inceleyebilirsiniz. Aklınıza takılan konuları mutlaka proje koordinatörüne danışın. Ulusal İrtibat Noktaları yla da her zaman irtibat kurabilirsiniz. 8

9 Finansal Konular

10 Genel 1. Proje Hazırlık Aşaması (Öngörü) - Aktivitelerin öngörüsü - Aktiviteler için personel maliyetinin öngörüsü - Bu aktiviteler için diğer bütçe kalemlerinin öngörüsü - Bütçenin hesaplanması 2. Proje Yürütülme Aşaması (Gerçek) - Aktivitelerin hesaplanması - Personel maliyetlerinin hesaplanması - Diğer masrafların hesaplanması - Form C (ve diğer gerekli dokümanların) doldurulması 10

11 Geçerlilik Kriteri Geçerli Masraflar Doğrudan Masraflar Dolaylı Masraflar Doğrudan Masraflar: Proje kapsamında beyan edilebilen bütün geçerli masraflar Dolaylı Masraflar: Beyan edilemeyen geçerli masraflar (elektrik, internet, telefon, vs.) 11

12 Geçerli Masraflar Gerçek Ekonomik Proje ortağı tarafından gerçekleşmiş Proje Süresince gerçekleşmiş Geçerli Masraflar Ortağın banka hesabında kaydedilen Kurum içi muhasebe ilkelerine uygun Annex 1 de tanımlanan ve Annex 2 de listelenen Gerekli 12

13 Geçerli Maliyet Türleri Gerçek maliyetler (actual costs) Birim maliyetler (unit costs) Annex 2 de belirtilen ve kurum içi uygulamalara uygun hesaplanan miktar / birim sayısı Sabit oranlı maliyetler (flat-rate) Dolaylı maliyetler (%25) Değişmez bedelli maliyetler (lump-sum)

14 Geçersiz Masraflar Dolaylı vergiler (KDV, damga, gümrük, vb.) Aşırı ve dikkatsiz harcama Kur değişim zararları Geçersiz Masraflar Banka masrafları Öngörülemeyen masraflar Başka Topluluk projelerinde fonlanmış masraflar 14

15 KDV KDV Muafiyet Sertifikası yoluyla işlem yapmaya devam (TR içi hizmet/mal alımları için) KDV Muafiyet Sertifikası sunulamayan durumlarda (yurtiçi/yurtdışı): Eğer deductible VAT ise (bilanço, gelir-gider tablosunda ayrı olarak izleniyorsa) : geçersiz masraf Eğer non-deductible VAT ise (tablolarda mal/hizmetin bedeliyle birleşik olarak yer alıyorsa) : geçerli masraf, beyan edilebilir.

16 H2020 de Proje Tipleri ve Fonlama Modelleri

17 H2020 de Proje Tipleri ve Fonlama Modelleri Tüm doğrudan masrafların %100 ü Ar-Ge Hibeleri (Grants for R&I) Destek ve Koordinasyon Eylemleri (CSA) Tüm doğrudan masrafların %70 i (Kar amacı gütmeyen kuruluşlar için %100 e kadar) Yenilik Hibeleri (Grants for Innovation) Ortak Fonlama (Co-Funding) Programı Eylemleri Ticarileşme Öncesi Tedarik (PCP) Yenilikçi Çözümler için Kamu Tedariki (PPI) Era-Net Plus projeleri 3 aşamalı destek KOBİ Fonlama Aracı (SME Instrument) Ödüller 17

18 Maksimum Destek Oranları 7.ÇP Ar-Ge Demo Koord. Diğer KOBİ 100 = = = = 160 Sanayi 100 = = = = 120 Araştırma Kur. 100 = = = = 160 Üniversite 100 = = = = 160 Diğer 100 = = = = 120 HORIZON2020 Ar-Ge Demo Koord. Diğer KOBİ Sanayi Araştırma Kur. Üniversite Diğer 100 = = 87,5* (*Yenilik Hibeleri ve Ortak Fonlama Programı Eylemleri için) *Kar amacı gütmeyen kuruluşları için 100=125 geçerlidir.

19 Bütçesel ve İdari Yönetim

20 Doğrudan Masraflar Doğrudan Masraflar aşağıdaki masraf kategorilerinde sınıflandırılmalıdır: Personel, Seyahat, Ekipman, Altyüklenici (Subcontract) Third party Sarf malzemesi, etkinlik ve diğer masraflar (baskı ve cilt masrafları, konferans katılım bedelleri, vb. ) Sertifika masrafları Doğrudan Masraflar bu şekilde projeye beyan edilebilir. Proje finansını bu şekilde izlemek faydalıdır! Doğrudan Masraflar ortağın muhasebe sistemi ve iç uygulamasına uygun olmalı. 20

21 Personel Masrafları Projede çalışan personelin projedeki aktiviteleri gerçekleştirmek için harcadığı toplam emeğin karşılığı 1) Personel : Ulusal mevzuata uygun bir şekilde işe alınmalı, İş sözleşmesi veya benzeri bir yasal belgeyle çalışmalı, Ortağın sorumluluğunda ve gözetiminde iş yapmalı Yasal haklarına sahip olmalı (tatil hakkı, sağlık sigortası, vs.) Ortağın standart uygulaması kapsamında muamele görmeli Projede çalışılan işe ayrılan gerçek saatin karşılığı olan Adam- Ay (PM) beyan edilebilir! 21

22 Adam-Ay (Person Month-PM) Adam ay (PM) kavramı 1 kişinin 1 aylık emekle yaptığı işe karşılık gelen bir kavramdır. Proje hazırlanması aşamasında yapılacak tüm işlerin zaman öngörüsü PM cinsinden olacaktır. Saat cinsinden karşılığı Türkiye için 176 saattir. Örn: Bir etkinliğin organizasyon işleri 10 tam gün sürecekse 80 saatlik işin PM karşılığı 0,45 PM dir. 22

23 Projede Personel Çalıştırma A. Doğrudan çalışan personel, Temel ödemeler (maaş+tamamlayıcı gelirler) Ek ödemeler (additional remuneration)* B. Sözleşme karşılığı çalıştırılan gerçek kişiler, C. Third party lerden görevlendirilen personel, D. Maaş almayan KOBİ sahipleri ve gerçek kişi olan paydaşlar, E. Araştırma Altyapılarına Erişim kapsamında çalışan personel * Sadece kar amacı gütmeyen yasal kuruluşlar için geçerli.

24 A. Doğrudan Çalışan Personel Temel ödemeler aşağıdakileri içerebilir: Bordroda yer alan maaş, SGK primleri, vergiler, sözleşmeden doğan tamamlayıcı gelirler (fazla mesai, döner sermaye, ek ders, ulaşım yardımı, şirket arabası-telefonu masrafları, vb.) Normalde yaptığı işler için ek bir ödeme kabul edilmiyor. Ek ödemeler (additional payments) ise; 1. Bir AB projesiyle bağlantılı olmayan işler için ek ödeme kabul edilmiyor. Örnek: Bir kamu kuruluşundaki araştırmacı yılda 1600 saat üretken Maaş: TL/yıl Bölüm Başkanlığı için tamamlayıcı gelir: TL/yıl Bir projede baş araştırmacı olduğu için ek gelir: TL Kuruluşunda ulusal proje alan ilk araştırmacı olduğu için ek gelir: TL

25 Ek Ödemeler 2. İlgili personele ek bir iş ve yetkinlik için veriliyor, Örnek: Araştırma için normal maaş; ERC projesinde principal investigator olduğu için ek ödeme Kabul edilmeyen: AB projesinde yer aldığı için ek ödeme 3. Kurum içi genel uygulama ve aynı iş için standart olarak ödenme koşulu, 4. Fon kaynağından bağımsız, objektif olarak hesaplanmış bir miktar, Kabul edilmeyen: AB projesi yapan hocalara maaşlarının %20 si ek ödeme 5. Saatlik maliyet hesaplamasına dahil edilmiyor, yıllık olarak ekleniyor.

26 Adam-Ay Maliyeti (PM Rate) Projede yer alacak personelin 1 yıllık işveren maliyeti hesaplanır. (Maaş+ek ders+döner sermaye+sgk+agi,vb.) Bu maliyete, mevcutsa tamamlayıcı gelirler ve ek ödemeler eklenir. 12 ye bölünerek 1 PM ücreti belirlenir. Örnek: Aylık kuruma maliyet: TL Yıllık toplam TL ek ders 3,6,9,12. aylarda, TL döner sermaye geliri AB projesi koordinatörü olduğu için yıllık toplam TL ek gelir (4.000X12) + (5.000x4) = TL /12 = 8.167TL TL / 2,9 = PM =

27 Diğer Personel Çalıştırma Türleri B. Sözleşmeyle çalıştırılan gerçek kişiler Doğrudan sözleşmeyle projede görev almalı, Paydaşın sorumluluğunda görev yapmalı, Çalıştığı işin mülkiyeti paydaşa ait, İşin bedeli kurum içi/ülke içi genel uygulamaya uymalı C. Third Party tarafından görevlendirilen personel 1. Maaşı third party tarafından ödenir. 2. Maaşı önce third party tarafından ödenir, paydaş geri öder. D. Maaş almayan KOBİ sahibi & Maaş almayan gerçek kişi paydaşlar 1. MSCA IF aylık yaşam gideri (4.650 ) / 143 x ülke çarpanı (TR %86.6 = 28,16 )

28 Seyahat Masrafları Projede aksi bir hüküm yok ise iç yönetmelik uygulanır (Yolluk Yönetmeliği). Proje kapsamındaki seyahatler için provizyon çalışması yapılarak yaklaşık bir tutar belirlenir. Genellikle proje koordinatörleri her seyahat için her ortağa ortalama bir bütçe verir. Seyahat Sayısı Ortalama Seyahat Maliyeti X = Seyahat Bütçesi 10 X 1200 =

29 Mal-Hizmet-Ekipman Bütçesi Sarf Malzeme, Ekipman, Etkinlik Organizasyon Gideri, Basım-yayım, vs. Alınan ekipman maliyetinin sadece proje süresi içerisinde kalan amortismanı (alındığı tarihten itibaren) projeye yansıtılabilir (!). Tüm mal-hizmet-ekipman alımları için öngörü yapılır ve proje bütçesine eklenir. 29

30 Dolaylı Maliyetler - Overhead Tek bir dolaylı maliyet oranı = %25 Bahsedilen bütün geçerli doğrudan maliyetler dışında kalan ve doğası gereği ortak tarafından beyan edilemeyen diğer masraflar 7.ÇP de projedeki geçerli doğrudan maliyetlerle bir bağlantısı bulunmalıydı, H2020 de böyle bir zorunluk yok. Örnekler: Kira, su/doğalgaz/ elektrik/telefon/internet masrafları, fotokopi giderleri, vs. Ekipman bakım/tamir masrafları 30

31 Finansal Raporlama 31

32 Genel Raporun Amacı Komisyon a aktiviteler ve harcamalara ilişkin net ve açıklayıcı bir bilgi iletmektir. Doğrudan Harcamalar kategorisindeki şekilde raporlama yapılır: Personel harcamaları Altyüklenici harcamaları Diğer harcamalar (seyahat, etkinlik, ekipman, sarf malzeme, vb.) Fatura veya benzer resmi dokümanla kanıtlanabilecek tüm geçerli (DoW da belirtilen) harcamalar Avrupa Merkez Bankası döviz kurundan Avro ya çevrilerek raporlanır. Günlük kurda bir sorun olduğunda, raporlama dönemi ortalama kuru üzerinden avroya çevrilen miktarlar raporlanır. 32

33 Personel Maliyetlerinin Raporlaması 1. Yıllık toplam personel maliyetinin her bir personel için hesaplanması 2. Yıllık üretken saat hesaplaması a) saat (tam zamanlı) b) Gerçek üretken saat hesabı (Her yıl, her personel için ayrı ayrı) i. Yıllık toplam çalışılabilen saat (365 gün-haftasonları-resmi tatiller) + fazla mesai izin, rapor, vb. c) Standart yıllık saat hesabı (Aynı koşullarda çalışan personeller mevcutsa) i. B maddesindeki hesaplamaların bir ortalaması, yasal zemini ve genel uygulaması varsa uygulanan (Herkes 15 gün izin kullanır, yılda ortalama 1 hafta rapor kullanılır, vb.) ii resmi tatiller hesaplamasının %90 ından az olamaz.

34 Personel Maliyetlerinin Raporlaması 2. model tercih edilirse: Projede görev alan her bir kişi için ve her yıl için saatlik maliyetlerinin bulunması gereklidir. Örnek: Gün sayısı :365 Haftasonları :104 Resmi Tatiller :12,5 Yıllık İzin :20 Hastalık/Diğer :15 Saatlik maliyet x çalışılan saat = O kişinin personel maliyeti 20,13 x 200 saat = TL / 2,85=3.508 Toplam: Üretken Gün :213,5 gün x 8 saat = 1708 saat/yıl Toplam gelir / Üretken saat-yıl = /1708/2,85 = 20,13 34

35 Ek Ödeme Limitleri 1. Yıl boyunca sadece 1 projede çalışıyorsa, a) Tam zamanlıysa : /yıl a kadar, b) Tam zamanlı değilse : x projede çalışma katsayısı (haftada 4 gün) = x 0,8 = /yıl 2. Yıl boyunca farklı projelerde/işlerde de çalışıyorsa, a) / yıllık üretken saat x yıllık projede çalışılan saat

36 Zaman Çizelgesi Tutulması Zaman Çizelgesi : Projeden fonlanan ve sadece projede çalışan personel için doldurulmak zorunda değil, sadece o projede çalıştığına dair bir resmi belge gerekli. Proje için ve diğer işler için bütün üretken saatleri içermelidir. Bir personel birden çok projede görev aldığında her proje için harcadığı saatler ayrı olarak belirtilmelidir. En az aylık olarak yetkili birim tarafından onaylanmalıdır. Proje adı ve numarası yazmak zorunda. Çalışılan saatlerin hangi iş paketi kapsamında çalışıldığı yazarsa iyi olur. 36

37 Personel Maliyetleri Kayıt altında tutulmalı Bordrolar Zaman çizelgeleri İş sözleşmeleri, Sosyal güvenlik mevzuatı, vb. Üretken saat hesaplama yöntemi Yürütülen aktivitelerin raporları 37

38 Seyahat Masrafları Uçak bileti masrafları, Vize masrafları, Pasaport bedelleri, Harcırah (veya bu kapsamda yapılan harcamalar (otel, yemek, vb.), Havalimanı-şehir merkezi ulaşım, masrafları projeye beyan edilebilir. Yurtdışı çıkış harcı ve diğer vergiler düşüldükten sonra Euro olarak beyan edilir. Kesilecek faturaların proje ismi içermesinde fayda vardır. 38

39 Seyahat Masrafları Kayıt altına alınmalı Toplantının Programı ve katılımcının toplantıya katıldığının kanıtı olabilecek bir doküman Uçuş kartları Seyahate ilişkin diğer masraf fatura asılları taksi, otel, ulaşım, vs.. Harcırah kanunu ya da geçerli standart İç prosedüre ait herhangi bir doküman 39

40 Diğer Doğrudan Maliyetler Ekipman: ortağın standart prosedürlerine uygun bir şekilde, sadece projedeki amaçlara ulaşmak için gerekiyorsa alınabilir, kiralanabilir. Sadece amortisman bedeli/kira bedeli projeye beyan edilebilir. Sarf malzemesi: Projenin yürütülmesi için gerekli olan sarf malzemesi alımları geçerli masraf kabul edilir. Proje başladıktan sonra alınmış olması gerekir. Diğer masraflar: etkinlik organizasyonu, tanıtım materyalleri, vs. 40

41 Diğer Doğrudan Maliyetler Kayıt altına alınmalı Harcamayı kanıtlayacak herhangi bir orijinal doküman (fatura, fiş, vs.) Ortağın standart uygulamasını gösterecek herhangi bir doküman (amortisman bedeli, rapor, vs.) 41

42 Altyüklenici (Subcontracting) Altyüklenici: Herhangi bir ortakla yasal bağı bulunmayan, projedeki işin bir kısmını yürütmek için bir ya da birden çok ortakla kar amacı güderek bir anlaşma yapan kişidir. Örn: Bir Ar-Ge projesinin açılış toplantısının düzenlenmesi işinin bir organizasyon firmasına ihale edilmesi gibi Komisyon tarafından mümkün olduğu kadar tercih edilmemesi önerilen bir hizmet alım yöntemidir. 42

43 Third Party Subcontract Farkı Third Party Subcontract Projeden bağımsız olarak halihazırda kurulmuş bir bağ var. İşin karşılığının (third party nin masrafları) ödenmesi zorunluluğu var, kar söz konusu değil. Halihazırda bir bağ olduğundan çıkar birliği var. Proje özelinde tanımlanan bir iş kapsamında bir bağ kuruluyor, hizmet alınıyor. Kar amacı mevcut Objektif bir seçim kriteri, çıkar çatışmasını engelleme zorunluluğu

44 Altyüklenici (Subcontracting) Kayıt altına alınmalı Faturalar, sözleşmeler Ortağın standart prosedürlerini açıklayan bir doküman (ihale yöntemi, vs.) 44

45 Finansal Durum Sertifikası (CFS) 7.ÇP de kümülatif Form C EC Requested miktarı yu her aştığından sunulması zorunluydu. H2020 de ise yu aştığında sadece final raporunda sunulması gerekli. Diğer doğrudan maliyetler altında bütçelendiriliyor. Annex 5 teki taslağa uygun hazırlanıyor. Dış denetmen onaylı olmalı, kamu kurumlarında bağımsız bir kamu denetçisi de aynı hizmeti sağlayabilir.

46 Ödeme Modelleri

47 İlk Ödeme (Pre-financing) Hibe Sözleşmesi yürürlüğe girdikten 30 gün içinde koordinatörün hesabına gönderiliyor. Standart bir miktarı yok fakat ortalama miktar: proje bütçesi / raporlama dönemi+1 Örn.: luk 36 aylık proje (2 raporlama dönemi) = / 3 = Proje bütçesinin %5 i ilk ödeme miktarından kesilerek Garanti Fonuna aktarılır. Örn.: x %5 = = Koordinatörün ödemeyi nasıl dağıtacağı, hangi dönemlerde ödeyeceği konsorsiyum anlaşmasında belirlenebilir.

48 Ara Ödemeler ve Son Ödeme Proje bütçesinin %90 ı limiti var son ödemeye kadar. Raporlama dönemlerinde raporlanan ve EC tarafından kabul edilen miktarda gönderilir. Örnek: Proje bütçesi : ( 3 rapor dönemi) İlk ödeme : ( ) İlk raporda talep edilen ve onaylanan : İkinci raporda talep edilen ve onaylanan : Gönderilen = Son raporda talep edilen ve onaylanan : Gönderilen =

49 Elektronik Kullanıcı Portalı

50 Participant portal (PP) html 50

51 Yetkililer ve Sorumlulukları Yasal Temsilciler (Legal Representatives) = LEAR ı yetkilendiriyor. LEAR; LSIGN ve FSIGN ı yetkilendiriyor. LSIGN, GA ve amendmentları imzalayabilecek tek kişi, FSIGN, finansal formları imzalayabilecek tek kişi, CoCo, Komisyon a bilgi sunabiliyor. PaCo, Koordinatöre bilgi sunabiliyor, doğrudan Komisyon a erişimleri yok. TaMa, ilgili formları ve işlemleri tamamlayabilir sistem üzerinde. TeMe, sadece değişiklikleri ve bilgileri görme yetkisi var.

52

53 Proje Yürütmede Öneriler Horizon 2020 Model Grant Agreement ı (MGA) okumak/anlamak, İdari yönetim yapısını Komisyon un belirlediği kurallara göre yürütmek için doğru bir şekilde organize etmek, Projedeki harcamaların, harcamayı gerçekleştirmeden ve beyan etmeden önce geçerliliğini kontrol etmek DoW, MGA ve koordinatör Kayıtların doğru bir şekilde tutulması ve kayda geçirilmesi Ülke içi yasal ve finansal uygulamaların proje başlamadan öğrenilip ilgili teşvik ve indirimlerden faydalanmak için başvuruların yapılması 5746 sayılı kanunun Ar-Ge projelerine sağladığı indirim ve teşvikler ile KDV Muafiyeti Sorular? Üniversitenizdeki proje ofisiyle irtibat kurun! TÜBİTAK UKO yla irtibat kurun! Koordinatörle irtibat kurun! 53

54 54

55 G. Fırat GEDİKLİ Yasal ve Finansal Konular Ulusal İrtibat Noktası