AÇIKLAMALI MODEL HİBE SÖZLEŞMESİ (ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT-AMGA) KAPSAMINDA FİNANSAL KONULARA İLİŞKİN ÖZELLİKLİ DURUMLAR

Transkript

1 AÇIKLAMALI MODEL HİBE SÖZLEŞMESİ (ANNOTATED MODEL GRANT AGREEMENT-AMGA) KAPSAMINDA FİNANSAL KONULARA İLİŞKİN ÖZELLİKLİ DURUMLAR Aşağıda yer alan konular, Ulusal Koordinasyon Ofisi tarafından yöneltilen sorular ve bu sorulara Avrupa Komisyonu Research Enquiry Service tarafından verilen cevaplardan oluşmaktadır. RES tarafından iletilen yanıtlar bağlayıcı olmamakla birlikte Açıklamalı Model Hibe Sözleşmesinin finansal konulara uygulanmasına yönelik özellikli durumlara ilişkin fikir verme amacı taşımaktadır. Detay konular için ulusal irtibat noktaları ile irtibat kurulması tavsiye edilmektedir. 1. SORU: Hibe Sözleşmesi imzalandıktan sonra proje akronimi değiştirilebilir mi? CEVAP: Hibe sözleşmesi hazırlık aşamasında sadece Avrupa Komisyonu proje yetkilisi projenin akronimini değiştirme yetkisine sahiptir. Hibe sözleşmesi imzalandıktan sonra sözleşmenin tadili yoluyla bu değişikliği yapma yetkisi yalnızca koordinatöre aittir. 2. SORU: Türk Vergi Kanunları uyarınca sene içinde kayıtlara alınan bir ekipman için tüm yıl kullanılmış gibi amortisman ayrılmaktadır. Tüm yıl için ayrılan amortisman tutarını Ufuk2020 (U2020) kapsamında geçerli masraf (eligible cost) olarak yansıtmak mümkün müdür? CEVAP: Bunu bir örnekle açıklamak gerekirse, tarihinde başlayan bir U2020 projesi kapsamında tarihinde alımı yapılan ve tarihine kadar projede tam kapasite kullanılan ve maliyeti EUR olan bir ekipmanın faydalı ömrünün 3 yıl olduğunu varsayarsak muhasebe kayıtlarında gösterilmesi gereken amortisman tutarı (9.000/3) x 1 = olmalıdır. U2020 kapsamında projede kullanılmayan süreye isabet eden kısımlar için ekipmanın amortismanının yansıtılması kabul edilmediğinden U2020 kapsamında geçerli amortisman maliyeti= (9.000/3) x (6/12) = olacaktır. Proje paydaşı her ne kadar kayıtlarında amortisman maliyetini olarak gösterse de U2020 kapsamında yansıtacağı maliyet olacaktır. 3. SORU: U2020 kapsamındaki etik inceleme sürecinde, Ethics Self-Assesment Form un doldurulmasında Türk paydaşlar hangi statüde değerlendirilmektedir (EU ya da non-eu)? CEVAP: Asosiye ülke olan Türkiye, Ethics Self-Assesment ta non-eu ülke olarak değerlendirilmektedir. 4. SORU: U2020 kapsamında transfer olan fonları paydaşların faiz hesabına aktarması mümkün müdür? Elde edilen faiz gelirinin finansal raporlarında kazanım olarak beyanı gerekir mi, söz konusu tutarı mali denetimin dışında tutmak mümkün müdür? CEVAP: 1 Ocak 2013 tarihinden itibaren proje paydaşları ya da koordinatör, Avrupa Komisyonundan tahsil edilen tutarları faiz hesabına koymak, elde edilen faizi beyan etmek ya da geri ödemek zorunda değillerdir. Bu bağlamda proje kapsamında elde edilen bir faiz olsa dahi Avrupa Komisyonuna iadesine ya da faaliyet kapsamında elde edilen bir gelir olarak değerlendirilmesine gerek bulunmamaktadır.

2 5. SORU: U2020 kapsamında Avrupa Komisyonundan yapılan ödemelere cezai faiz işlemesi durumunda bu maliyet unsurunu Komisyona yansıtmak mümkün müdür? CEVAP: Model Hibe Sözleşmesi (Model Grant Agreement-MGA) Madde 6.1. (vii) kapsamında maliyetlerin geçerli olarak kabul edilmesi için ekonomi ve rasyonellik kapsamında sağlam mali yönetim ilkesi ile uyumlu olması gerekmektedir. Çok az sayıdaki bankanın uygulaması olan negatif faiz ödemesi AB fonlarının sağlam mali yönetimi ile uyumlu kabul edilmemektedir. Aynı zamanda ortaya çıkan bu maliyet, faaliyetin gerçekleştirilmesi anlamında da bir gereklilik değildir. 6. SORU: Asosiye ülke olarak Türkiye nin European Assistance for Innovation Procurement girişimi tarafından U2020 Programı kapsamında fonlanması söz konusu mudur? CEVAP: Girişim her ne kadar U2020 kapsamındaki yenilikçi tedarikleri destekliyor olsa da U2020 hibesi kapsamında desteklenmemektedir. 7. SORU: Türk Vergi Kanunları uyarınca sivil toplum kuruluşları fatura düzenlememektedir. Bununla birlikte makbuz düzenlerler. Sivil toplum kuruluşlarından alt-yüklenici (subcontracting) kapsamında alınan bir hizmetin, para transferini gösterir dekont ve sözleşme dışında, makbuz ile tevsik edilmesi mümkün müdür? CEVAP: Subcontracting e ilişkin olarak denetim ve inceleme durumlarında, alt yüklenici kullanımının Annex 1 de belirtilmiş olması, mali tablolarda alt yüklenici masraflarının ilgili masraf kategorisi altında beyan edilmiş olması, proje paydaşının kalite-fiyat dengesini gözetecek şekilde alt yüklenici hizmeti alması, ilgili hizmetin paydaş ve alt yüklenici arasında sözleşme kapsamında belirlenmiş olması ve hizmetin sözleşmenin tarafı olan alt yüklenici tarafından sağlanması koşullarının yerine getirilmesi gerekmektedir. Söz konusu hizmetin sağlandığı, ödemesinin yapıldığı ve maliyetlerin uygun ve yeterli kanıtla tevsik edilebileceğinin ispatı proje paydaşındadır. Temin edilmesi gerekli destekleyici dokümanların neler olması gerektiği hibe sözleşmesinde yer almamaktadır. 8. SORU: Proje kapsamında beyan edilmesi gereken adam-ay (person-month (PM)) ibaresi, bir takvim ayı içinde çalışılabilecek maksimum süreyi mi göstermektedir? Raporda yer verilecek adam-ay beyanı bir takvim ayı için maksimum 1 PM olarak mı kabul edilmelidir? CEVAP: Adam-ay ibaresi, projeye dahil olacak kişi sayısı ile bu kişilerin çalıştıkları ay sayısına karşılık gelen bir kavramdır. Örneğin proje kapsamında çalışan 4 kişi varsa ve her biri 11 ay çalışıyorsa proje kapsamında 44 adam-ay çalışılacaktır. Ancak bir kişi yarı-zamanlı çalışıyorsa (tam zaman eşdeğerinin %75 i kadar), bu kişi 0.75 adam-ay çalışıyor demektir. Teklif aşamasında, faaliyet kapsamındaki adam-ay sayısı tahminini (iş paketi ve katılımcı başına) ve toplam geçerli maliyet öngörülerini göstermelidir. 9. SORU: Kuruluşun başlangıçta alınan PIC numarasının hakem değerlendirmesi sonrası başlayan Hibe Sözleşmesi imza sürecinde değiştirilmesi mümkün müdür? Bunu yapmaya kim yetkilidir?

3 CEVAP: Proje içerisinde kuruluşun PIC numarasının değiştirilmesi mümkündür. Bu talebi proje koordinatörü yapar ve bu işlemi yapmaya PO (project officer) yetkilidir. 10. A.SORU: U2020 kapsamında yürütülen projelerde, projenin etik kısımlarına ilişkin Komisyondan onay almak için ulusal prosedürün dışında izlenmesi gereken bir süreç var mıdır? CEVAP: Proje paydaşlarının faaliyetin yasal olarak herhangi bir AB üyesi ülkede yürütülebileceğine ilişkin proje koordinatörüne teyit vermeleri gerekmektedir. Sözleşmeden doğan bir zorunluluk olması sebebiyle şu etik konulardan herhangi birini içermesi durumunda söz konusu gerekliliğin yerine getirilmesi gerekmektedir: veri koruma, insan embriyosu, embriyonik kök hücre araştırmaları, hayvanlara yönelik araştırmalar vb 10.B. SORU: Söz konusu bildirim için belli bir format var mıdır? CEVAP: Bu bildirim için özel bir format bulunmamaktadır. Tek yasal zorunluluk ilgili paydaşın bu koşulun karşılandığına ilişkin beyanıdır. Ancak paydaşın, projenin AB üyesi paydaşından faaliyetlerin söz konusu AB ülkesinde uygulanagelen standart uygulamalar olduğuna ilişkin bir teyit alıp iletebilirse daha faydalı olacağı belirtilmektedir. 11. SORU: Farklı üniversitelerde araştırma yapmak üzere izne ayrılan (sabbatical) akademik personelin U2020 projesinde yer alması ve projeye maliyet beyanı mümkün müdür? CEVAP: Farklı bir üniversite ya da kurumda çalışmak üzere izne ayrılan kişinin (sabbatical working) U2020 projesinde çalışması konusunda bir sınırlama yoktur. Bağlı olduğu üniversite tarafından yürütülen bir projeye paydaş olan akademik izinli kişinin maliyetleri, MGA daki geçerlilik koşullarını sağlaması durumunda personel maliyeti olarak dikkate alınabilir. Ancak uzaktan çalışmaya (teleworking) ve zaman çizelgesi (timesheet) doldurulmasına ilişkin kurallar izindeki personele de uygulanacaktır. Zaman çizelgelerinin ıslak imzalı olması önemlidir. 12. SORU: 7. Çerçeve Programı nda zaman çizelgelerinin doldurulmasında proje kapsamında çalışılan saatlere ilave olarak ofis işleri, izinler, üretken olmayan saatler gibi kalemlerin de belirtilmesi gerekmekteydi. U2020 de de zaman çizelgelerinin aynı detayda mı doldurulması gerekmektedir? CEVAP: U2020 AMGA kapsamında proje paydaşları projeye tahsis ettikleri saatleri kayıt altına alırlar. Projeye tahsis olmayan zamanın çizelgede gösterilmesine gerek bulunmamaktadır. 13. SORU: Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşun, bağlı (linked) iktisadi işletmesine ait personel ile U2020 projesine dahil olması durumunda proje paydaşı olarak hangi kuruluşun dikkate alınması uygun olacaktır (kar amacı gütmeyen kuruluş/bağlı iktisadi işletme)? CEVAP: Söz konusu durumda kâr amacı gütmeyen kuruluş, U2020 kapsamında proje paydaşı olacak, iktisadi işletme de bağlı üçüncü taraf (linked third party) olarak kabul edilecektir. Ancak AMGA uyarınca, bağlı üçüncü taraflar da dahil olmak üzere, üçüncü tarafların yaygın kullanımı, teklif sunan proje sahibinin operasyonel yeterliliği konusunda şüphe yaratacak ve teklifin değerlendirilmesi sürecinde negatif etkisi olabilecektir. Genel prensip olarak, proje kapsamında faaliyetin çoğunu gerçekleştiren kuruluşun paydaş olarak kabulü gerekmektedir. Ancak faaliyetin çoğunun bağlı üçüncü kişiler tarafından gerçekleştirildiği istisnai durumlar da söz konusu olabilir.

4 14. SORU: Hibe Sözleşmesi ne yeni bir paydaş eklenmesi durumunda, anlaşmanın tadili gerekmekte ve bu süreç koordinatör tarafından başlatılmaktadır. PIC onayı için dokümanların sisteme yüklenmesinden sonra tadil süreci başlayacaktır. Dokümanların sisteme yüklenmesi ile koordinatör tarafından tadil sürecinin başlatılması arasında bir öncelik sıralaması bulunmakta mıdır? Hangi koşul diğerine göre önceliklidir? CEVAP: Sözleşmenin tadili için PIC in onaylanması gerekmektedir. Ancak hazırlık aşamasında hangisinin öncelikli olduğuna ilişkin Komisyonun bir belirlemesi bulunmamaktadır. Tadil sunulmadan önce PIC in onaylanması Komisyon açısından yeterli görülmektedir. 15. SORU: Avrupa Komisyonu denetimini takiben proje paydaşının EDES (Early Detection and Exclusion System) veri tabanına kaydının alınması ne anlama gelmektedir? Söz konusu durum U2020 de hibenin askıya alınması anlamına gelir mi? CEVAP: EDES veri tabanına alınmak, projenin fonlamasının otomatik olarak askıya alınması anlamına gelmemektedir. Bununla birlikte bu kayıt, Komisyonun hibenin kullandırma aşamasını daha sıkı kontrol edeceği anlamına gelebilir. EDES in amacı, güvenilmez ekonomik aktörlere karşı Birliğin finansal çıkarlarının korunmasını sağlamaktır. Ancak EDES e kayıt, değerlendirme sürecinde başvuru sahibinin tekliflerinin otomatik olarak reddi veya bunların daha düşük bir skorla değerlendirilmesi ya da koordinatörün paydaşı değiştirmesi gerekliliği anlamına gelmemektedir. Sadece Komisyonun paydaşla sözleşme imzalama aşamasında öneriyi daha detaylı olarak incelemesi ve tüm gerekli adımları daha titizlikle yürütmesi konusunda bir uyarı mahiyetindedir. 16. SORU: Avrupa Komisyonu tarafından yürütülen denetimlerde paydaş tarafından bir çevirmen tutulması yönünde bir zorunluluk var mıdır? CEVAP: U2020 MGA da raporlar da dahil olmak üzere denetimlerin sözleşmenin dilinde olması gerektiği belirtilmektedir. Hibe Sözleşmesi dilinin İngilizce olması sebebiyle denetimlerin de İngilizce olması gerekmektedir. Ancak Komisyon yine de denetmenlerden birinin, paydaşın bulunduğu ülkenin dilini konuşan bir kişi olmasına özen göstermektedir. Ancak bu her zaman mümkün olmayabilmektedir. Bununla birlikte proje paydaşının çevirmen tutmak zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak denetimlerde işbirlikçi bir tutum izlemelidir. Eğer denetim kapsamında özellikle görüşme yapılması gereken kişi İngilizce bilmiyorsa görüşme süresince bir meslektaşından yardım almalıdır. Bu durumlar için proje liderinin İngilizce bilmesi ve İngilizce bilmeyen meslektaşlarına yöneltilen sorularda aracı görevi görmesi beklenir. 17. SORU: Uluslararası kuruluşlar ve şubeleri ERC ev sahibi kuruluş (host institution) olarak değerlendirilebilir mi? CEVAP: Söz konusu kuruluşların ERC ev sahibi kuruluş kapsamında değerlendirilebilmesi için U2020 Katılım Kuralları (Rules for Participation) ile belirlenen Uluslararası Avrupa Çıkar Örgütü (International European Interest Organisation) tanımı ile uyumlu olması gerekmektedir. Temel hedefi Avrupa da bilimsel ve teknolojik işbirliğini teşvik etmek olan Uluslararası Avrupa Çıkar Örgütü, üyelerinin çoğunluğunu Üye Ülkeler ve Asosiye Ülkelerin oluşturduğu uluslararası bir örgüttür.

5 18. SORU: Kurum içi faturalandırmada personel maliyetlerine ilişkin birim maliyetlerin bütçelenmesi ve raporlanması nasıl olacaktır? Proje başlangıcında öngörülmeyen bir harcamanın doğması durumunda sözleşmede değişiklik yapılması gerekli midir ya da maliyet kategorileri arasında bütçe transferi kabul edilerek sözleşmede değişiklik yoluna gidilmesine gerek bulunmamakta mıdır? Son olarak banka ekstresi olmaksızın, departmanlar arasındaki hesap transferini gösteren herhangi bir kayıt denetim sırasında harcamayı tevsik etmek için yeterli olur mu? CEVAP: Birim maliyet şeklinde kurum içi faturalandırılan mal ve hizmetler paydaşın kendisinin faaliyete ilişkin olarak ürettiği ya da tedarik ettiği mal ve hizmetlere karşılık gelmektedir. Kurum içi faturada yer alan birim maliyetin faturalandırılan mal ve hizmete yönelik çalışılan süreye ilişkin personel maliyetlerini içermesi durumunda bu maliyetlerin hesaplanması ayni katkıları içerebilir. Ancak bunun paydaşın genel uygulaması ve Hibe Sözleşmesinde belirtilen personel maliyetleri uygunluk kriterleri ile uyumlu olması gerekmektedir. Kurum içi faturalandırılan mal ve hizmet maliyetleri kategorisinde, bu maliyet kategorisi tahmini bütçede öngörülmemişse paydaşın bütçe transferi yapması mümkün değildir. Dolayısıyla sözleşmede değişiklik yapılması gerekmektedir. Bir denetim durumunda paydaşın kurum içi faturalandırmada kullanılan metodolojiyi açıklayabilecek ve bu metodolojinin departmanlar arası faturalandırmada tutarlı şekilde kullanıldığını gösterebilecek durumda olması gerekmektedir. Yukarıda yer verdiğimiz konulara ilişkin sorularınız olması durumunda Yasal ve Finansal Konular Ekibi olarak bizlerle iletişime geçebilirsiniz. Saygılarımızla, Ufuk 2020 Programı Yasal ve Finansal Konular Ekibi Gürsel Fırat GEDİKLİ Muaz Mücahit YILDIRIM Zeynep Ceren NURATA