KURUMSAL GELİŞİM PLANI HAZIRLIK

Transkript

1 KURUMSAL GELİŞİM PLANI HAZIRLIK ESNAF VE SANATKÂRLAR MESLEK KURULUŞLARI İÇİN EĞİTİM EL KİTABI 1

2 KISALTMALAR CD E&S AB EXCEL EDM PDY KOBİ SMART SWOT TDE Kompakt Disk Esnaf ve Sanatkârlar Avrupa Birliği Hesap ve Tablolama Programı (Microsoft) Eğitim ve Danışmanlık Merkezi Proje Döngüsü Yönetimi (Planlama ve Değerlendirme Yöntemi) Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler İngilizce Belirli, Ölçülebilir, Erişilebilir, Gerçekçi, Vakitli kelimelerinin baş harflerinden oluşturulan kısaltma Güçü yanlar, zayıf yanlar, fırsatlar, tehditler (Değerlendirme yöntemi) Teknik Destek Ekibi 2

3 SÖZLÜK Faaliyet Stratejik hedefi gerçekleştirmeye dönük somut eylem. Tüm eylemler SMART 1 olmalıdır! Varsayım Rakip Meslek Kuruluşları Amaç Gösterge Misyon Hedef Organizasyon Şeması Planlama Dönemi Proje Mantıksal temel İlgililik Risk Stratejik hedef Sürdürülebilirlik Hedef grup Vizyon Hedefe ulaşma bağlamında önem taşıyan ancak değiştirilmesi mümkün olmayan konular Aynı piyasada benzer hizmetler sunan kurum Odalar, Birlikler ve Federasyonları da içeren meslek kuruluşları Başarılması arzulanan sonuç Hedefe ne düzeyde ulaşıldığını ölçmeye ve değerlendirmeye imkân sağlayan değer Yollama eylemi Kurumun var oluş sebebi çerçevesinde geliştirilecek stratejilere ilişkin çerçeve Elde bulunan kaynaklar kullaılarak belli bir zaman diliminde gerçekleştirilecek sonuç Meslek Kuruluşları personel yapısını gösteren diyagram Hazırlanan planlama belgesinin kapsadığı dönem Sınırlı bir zaman diliminde bir ya da daha fazla sorunu ele almak ve bunların en azından birine çözüm getirmek üzere atılan birbiriyle bağlantılı adımlar bütünü Kurumun var oluş sebebi E&S nin Meslek Kuruluşuna üye olması için önem arz eden sebepler Bir faaliyeti olumsuz olarak etkileme ihtimali bulan, ancak Kurum tarafından değiştirilemeyecek konu Planlama döneminde gerçekleştirilecek hedef Meslek Kuruluşunun faaliyetlerinin uzun vadede gerçekleştirebilme kapasitesi Meslek Kuruluşunun hizmetlerinden doğrudan ya da dolaylı olarak yararlanan kişiler Düş ya da Perspektif Kurum tarafından gerçekleştirilcek arzulanan & gerçekleştirilebilir durum 1 SMART = İngilizce Specific (belirli), Measurable (ölçülebilir), Achievable (Erişilebilir), Realistic (Gerçekçi), Timely (Vaktli) sözcüklerinin baş harflerinden oluşturulan kısaltma 3

4 İÇİNDEKİLER GİRİŞ 6 A. KURUMSAL PLANLAMA İLKELERİ 6 1 MESLEK KURULUŞU GELİŞİM PLANININ MANTIKSAL TEMELİ KİTAPÇIĞIN AMACI KİTAPÇIĞIN HAZIRLANMA SEBEBİ KİTAPÇIĞIN İÇERİĞİ KİTAPÇIĞIN HEDEF KİTLESİ 7 2 KURUMSAL GELİŞİM PLANI HAKKINDA BİLGİ KURUMSAL GELİŞİM PLANI NEDİR? KURUMSAL GELİŞİM PLANINA NEDEN İHTİYAÇ VAR? KURUMSAL GELİŞİM PLANI KİME YÖNELİK OLARAK HAZIRLANIR? KURUMSAL GELİŞİM PLANI KİM TARAFINDAN HAZIRLANMALIDIR? KURUMSAL GELİŞİM PLANIN NELER BULUNMALIDIR? 8 3 KURUMSAL PLANLAMA İLE İLGİLİ BİLGİ KURUMSAL GELİŞİM PLANI NASIL HAZIRLANIR? 10 B. MESLEK KURULUŞU KURUMSAL GELİŞİM PLANININ HAZIRLANMASI 11 1 YÖNETİCİ ÖZETİ 11 2 EKONOMİK, POLİTİKA İLE İLGİLİ VE KURUMSAL BAĞLAM BÖLGE İLE İLGİLİ GENEL BİLGİ KURUMSAL YAPI 13 4 KURUMUN STRATEJİK ÇERÇEVESİ VİZYON MİSYON AMAÇ HEDEFLER 16 5 STRATEJİ GELİŞTİRME İŞLEVLER PLANLAMA DÖNEMİNE YÖNELİK STRATEJİK HEDEFLER SUNULACAK HİZMETLER HEDEFLENEN ALICI VE FAYDALANICILAR 22 4

5 6 FAALİYET PLANLAMA VE STRATEJİK İNİSİYATİFLER PLANLAMA DÖNEMİNE İLİŞKİN FAALİYET PLANLAMA STRATEJİK İNİSİYATİF VE REFORMLAR 24 7 İNSAN KAYNAKLARI ORGANİZASYON YAPISI ORGANİZASYON ŞEMASI PERSONEL 27 8 FİNANSAL KAYNAKLAR MALİYET TAHMİNİ GELİR TAHMİNİ FİNANSAL ÖNGÖRÜ 32 9 İLGİLİLİK / SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK İLKELERİ SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK ARAÇLARI EYLEM PLANI 35 GRAFİKLER GRAFİK 1: TÜRKİYE DE ODA SİSTEMİNİN KURUMSAL YAPISINA GENEL BAKIŞ 13 GRAFİK 2: MESLEK KURULUŞLARININ TEMEL İŞLEVLERİ 17 GRAFİK 3: MESLEK KURULUŞUNUN ORGANİZASYON YAPISI 25 GRAFİK 4: ORGANİZASYON ŞEMASI 26 TABLOLAR TABLO 1: ODALARIN LISTESI 12 TABLO 2: İLDEKİ KURUM VE KURULUŞLARIN LİSTESİ 12 TABLO 3: İŞBİRLİĞİ YAPILABİLECEK POTANSİYEL ORTAKLAR LİSTESİ 14 TABLO 4: POTANSIYEL RAKIPLER LISTESI 14 TABLO 5: MESLEK KURULUŞLARI TARAFINDAN SUNULAN HİZMETLERİN LİSTESİ 19 TABLO 6: SUNULACAK HİZMETLERİN LİSTESİ 21 TABLO 7: SUNULACAK HİZMETLERİN HEDEF GRUPLARI LİSTESİ 22 TABLO 8: PERSONEL LİSTESİ 27 TABLO 9: İNSAN KAYNAKLARI İHTİYAÇLARI 27 TABLO 10: MALİYET TAHMİNİ 29 TABLO 11: GELİRLER 31 TABLO 12: FİNANSAL ÖNGÖRÜ 32 TABLO 13: EYLEM PLANI 35 5

6 GİRİŞ Bu kitapçık, AB tarafından finanse edilen ve Esnaf ve Sanatkârların Uyum Yeteneklerinin Artırılması Operasyonu (ADAPTESK) başlığını taşıyan proje çerçevesinde hazırlanmıştır. ADAPTESK Projesi, liderliğini Alman Uluslararası İşbirliği Kurumu nun (GIZ) yaptığı bir konsorsiyum tarafından yürütülmektedir. Temmuz 2015 te başlayan proje Haziran 2017 de sona erecektir. Projenin amacı, işe dayalı becerilerin kazandırılması ve Eğitim & Danışmanlık Merkezlerinin (EDM) hizmet sunma kapasitelerinin artırılması aracılığıyla KOBİ sahiplerinin ve çalışanlarının yetkinliklerini artırarak esnaf ve sanatkârların uyum yeteneklerini artırmaktır. Projenin genel hedefi, Türkiye de daha sürdürülebilir bir ekonomik büyümeyi mümkün kılmaktır. Bu kitapçık iki ana bölümden oluşmaktadır: A. Kurumsal Planlama İlkeleri B. Meslek Kuruluşlarına Yönelik Kurumsal Gelişim Planının hazırlanmasına yönelik hususlar A. KURUMSAL PLANLAMA İLKELERİ Bu bölümde kurumsal planlama ile ilgili olarak Kurumlar açısından önem taşıyan bazı temel hususlara değinilmektedir. 1 MESLEK KURULUŞU GELİŞİM PLANININ MANTIKSAL TEMELİ 1.1 KİTAPÇIĞIN AMACI Bu kitapçık, Kurum Yönetiminin Kurum için bir Kurumsal Gelişim Planı hazırlamalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlamıştır. 1.2 KİTAPÇIĞIN HAZIRLANMA SEBEBİ Kurumsal gelişim planının hazırlanmasına yardımcı olmak üzere hazırlanmış bu kitapçık; Kurumsal Gelişim Planının hazırlanması sırasında Kurum Yönetimine rehberlik etme, Kurumsal Gelişim Planının hazırlanmasını kolaylaştırma, Farklı Kurumların benzer Gelişim Planlarına sahip olmasını sağlama, Kurumların izlenmesini ve değerlendirilmesini kolaylaştırma, Farklı Kurumların aynı nitelikte Kurumsal Gelişim Planları hazırlamalarını sağlama amacını taşır. 6

7 1.3 KİTAPÇIĞIN İÇERİĞİ Bu kitapçık iki ana bölümden oluşmaktadır: Kurumsal Planlama İlkeleri Kurumsal Gelişim Planının hazırlanmasına dönük açıklamalar. 1.4 KİTAPÇIĞIN HEDEF KİTLESİ Bu kitapçık Kurumların yönetim kademesine yönelik olarak hazırlanmıştır. Bununla birlikte Meslek Kuruluşunun faaliyetlerini denetleyen kişiler, başka bir ifadeyle Kurumun Yönetim Kurulu da hedef kitleye dâhildir. 2 KURUMSAL GELİŞİM PLANI HAKKINDA BİLGİ 2.1 KURUMSAL GELİŞİM PLANI NEDİR? İyi hazırlanmış bir Kurumsal Gelişim Planı, kurumun operasyonlarının ve performansının planlanması ve izlenmesi sürecinde kullanılabilecek güçlü ve faydalı bir araçtır. 2.2 KURUMSAL GELİŞİM PLANINA NEDEN İHTİYAÇ VAR? Gelişim Planı şunları sağlar: Fikirlerin düzgün bir biçimde yapılandırılması; Gelecekte atılacak adımların planlanması, finans ve insan kaynaklarının paylaştırılması; Kurumun çalışmaları ile ilgili bilgilerin başkalarına aktarılması; Kurumun işler durumda olmasının ve başarıya dönük adımlar atmasının sağlanması. 2.3 KURUMSAL GELİŞİM PLANI KİME YÖNELİK OLARAK HAZIRLANIR? Kurumsal Gelişim Planı en çok Kurumun Yönetim kademesi, yani Kurum Başkanı ve Genel Sekreteri için faydalıdır; fakat aynı zamanda Yönetim Kurulu da bu plandan yararlanır. Bununla birlikte, Kurumsal Gelişim Planı, TESK ve bağlı odalar gibi diğer ilgili kurumlar için de faydalıdır. 7

8 2.4 KURUMSAL GELİŞİM PLANI KİM TARAFINDAN HAZIRLANMALIDIR? Kurumsal Gelişim Planı Genel Sekreterler tarafından hazırlanmalı, bu süreçte Kurum yönetimi ve personeli Genel Sekretere gerekli desteği sunmalıdır. 2.5 KURUMSAL GELİŞİM PLANIN NELER BULUNMALIDIR? Kurumsal Gelişim Planı aşağıdaki bölümlerden oluşmalıdır: 1. Yönetici özeti ve kısaca - Bölgenin temel özelliklerinin tanımı - Vizyon, misyon, temel alanlar, stratejik hedefler - İnsan kaynaklarının ve finansal kaynakların genel çerçevesi 2. Ekonomik, Politika ile ilgili ve kurumsal bağlam - Bölge ile ilgili genel bilgi - Kurumun genel görünümü 3. Birliğin yapısı ve gelişimi - Birliğin kuruluşuna ilişkin bilgiler - Birliğin kurumsal yapısına ilişkin bilgiler - Potansiyel işbirliği ortakları 4. Stratejik Çerçeve - Vizyon - Misyon - Amaç - Hedefler 6. Faaliyet Planlama ve Stratejik İnisiyatifler - Planlama Döneminde Faaliyet Planlama - Stratejik İnisiyatifler ve Reformlar 8

9 7. İnsan Kaynakları - Organizasyon Yapısı - Örgütlenme Şeması - Personel 8. Finansal Kaynaklar - Maliyet Tahmini - Gelir tahmini - Finansal öngörü 9. İlgililik / Sürdürülebilirlik - Sürdürülebilirlik İlkeleri - Sürdürülebilirlik Araçları 10. Eylem Planı 9

10 3 KURUMSAL PLANLAMA İLE İLGİLİ BİLGİ 3.1 KURUMSAL GELİŞİM PLANI NASIL HAZIRLANIR? Kurumsal Gelişim Planı aşağıdaki adımlar izlenerek hazırlanır: 1. Kurumsal Gelişim Planı ile ilgili olarak aşağıdakiler de dâhil olmak üzere gerekli bilgilerin toplanması Toplulukların ve Belediyelerin listesi Kurumlar listesi Potansiyel olarak sunulabilecek hizmetler 2. Kurum Personeli ve Yöneticileri arasında aşağıdaki hususlar dikkate alınarak yapılacak beyin fırtınası Vizyon tanımı Misyon tanımı Stratejik hedefler Stratejik inisiyatifler Eylem planı 3. Kurumsal Gelişim Planına dâhil edilecek tabloların hazırlanması Bölgede aktif olan kurumların ve kuruluşların listesi Hizmetlere ilişkin Hızlı Piyasa Değerlendirmesi Bölgede İşbirliği yapılabilecek Potansiyel Ortaklar listesi Sunulacak hizmetler listesi; Hizmetlerin hedef gruplarına ilişkin liste 4. Kurumsal Gelişim Planı taslağının hazırlanması 2. Bölümden 9. Bölüme kadarki kısım 1. Bölüm (Yönetici Özeti) 5. Eylem Planı ve Kaynak Planları Taslağının Hazırlanması Eylem Planı Finansal Planlar (Maliyet tahmini, Gelirlere ilişkin tahmin, Finansal öngörü) Gerekli durumlarda İnsan Kaynakları Dağıtım Planı 6. Birleşik Gelişim Planının personelin görüşüne sunulması, varsa gerekli değişikliklerin yapılması 10

11 B. MESLEK KURULUŞU KURUMSAL GELİŞİM PLANININ HAZIRLANMASI Bu bölümün amacı, Kurumsal Gelişim Planının hazırlanması sürecine destek olmak ve planın başlıca öğelerini aşağıdaki başlıklar çerçevesinde ortaya koymaktır 1 YÖNETİCİ ÖZETİ Yönetici Özeti, Kurumsal Gelişim Planının en önemli kısmını oluşturmakta olup aşağıdaki bölümlerden meydana gelir - İş Örgütünün yapısı - Bölgenin temel özellikleri - Misyon tanımı ve stratejik hedefler - Sunulacak hizmetler - İnsan kaynakları ve finansal kaynaklar - Sürdürülebilirlik ilkeleri Yönetici özeti esas olarak Kurumsal Gelişim Planının ilk bölümünü meydana getirmektedir. Bununla birlikte bu kısmın en son hazırlanması gerekir. Yönetici özeti Planın en önemli kısımlarının bir özetini içerir. Çoğu durumda bu, başkalarının okuyacağı tek kısımdır. 2 EKONOMİK, POLİTİKA İLE İLGİLİ VE KURUMSAL BAĞLAM (Tercihen 1, en fazla 3 sayfa) Bu kısım, meslek kuruluşu işleyişine yön veren çevresel faktörleri içerir. Bu kısımda aşağıdaki hususlara değinilmelidir: - Bölge ile ilgili temel bilgiler. Örn. En önemli sektörler - Esnaf ve Sanatkârlar ile ilgili önemli bilgiler - Genel Kurumsal Yapı 11

12 2.1 BÖLGE İLE İLGİLİ GENEL BİLGİ Planda kısaca aşağıdaki hususlara değinilmelidir: Coğrafi ve demografik (nüfus yapısı ile ilgili) bilgiler Altyapı ve iletişim İş ve ekonomi Emek piyasası ve insan kaynakları Bölgenin en önemli gelişim sorunları TDE, tüm hususların bir cümle ile özetlenmesini önermektedir. Buna ek olarak TDE, Kurumlar bünyesindeki odaların listesinin plana dâhil edilmesini önermektedir. Tablo 1: Odaların listesi No Odalar Üyeler Sektörler İletişim Kurulacak Kişi İlçe Açıklama/Yorum Kuruma ilişkin genel görünüme dair bir değerlendirmede bulunabilmek için, Kurumsal Gelişim Planının bölgede aktif olan kurumların ve örgütlerin listesini içermesi gerekmektedir. Tablo 2: İldeki kurum ve kuruluşların listesi Kısaltma Kurumun adı Kategori Hedef Faaliyet Potansiyel İşbirliği Alanı Örnek: BWP Business Women Power STK Kadınların Ekonomideki Konumlarının Güçlendirilmesi Eğitim, Lobi Eğitim TDE bu listenin EXCEL (ya da başka bir hesaplama programı) kullanılarak hazırlanmasını önermektedir. Buna ek olarak, ilgili kurum ya da örgütle ilgili iletişim bilgileri ve diğer detaylar da bu dosyada yer almalıdır. Bu sayede filtreleme özelliği kullanılabilir ve tablonun kısaltılmış bir versiyonu Kurumsal Gelişim Planına dâhil edilebilir. 12

13 3. KURUMSAL YAPI (Tercihen 1, en fazla 2 sayfa) Bu bölümde meslek kuruluşlarının kurumsal yapısı ve faaliyetleri ile ilgili bilgiler yer almalıdır. Bölüm aşağıdaki kısımlardan oluşmalıdır: - Kurumsal Yapı - İşbirliği yapılabilecek potansiyel ortaklar Kurumsal yapı ile ilgili olarak Kurumun TESK le olan ilişkisini ortaya koymak üzere bir grafik kullanılmalıdır. Grafik 1: Türkiye de Oda Sisteminin Kurumsal Yapısına Genel Bakış Buna ilaveten, Kurumsal Gelişim Planı Meslek Kuruluşunun gelecekte işbirliği yapma potansiyeli bulunan kurumların da bir listesini içermelidir. Bu liste aşağıdaki tabloda görüldüğü gibi yapılabilir: 13

14 Tablo 3: No Kurumun Kısa Adı İşbirliği yapılabilecek Potansiyel Ortaklar Listesi Faaliyetleri Potansiyel İşbirliği Alanı Açıklama/Yorum Buna ek olarak, Planda aynı zamanda potansiyel rakiplerin bir listesi de bulunmalıdır. Tablo 4: Potansiyel rakipler listesi No Hizmet Hedef Grup Potansiyel Müşteri Sayısı Rakip Sayısı Rakip karşısında İş Örgütünün Avantajları Rakip karşısında İş Örgütünün Dezavantajları 14

15 4 KURUMUN STRATEJİK ÇERÇEVESİ (En fazla 1 sayfa) Bu bölümde Meslek Kuruluşunun işleyişine dair stratejik çerçeve tanımlanmalıdır. Bu bölüm aşağıdaki hususları içermelidir: - Vizyon - Misyon - Amaç - Hedefler 4.1 VİZYON Vizyon, Latince videre (görmek) kelimesinden türeyen ve düş ya da perspektif anlamlarını taşıyan Fransızca bir kelimedir. Dolayısıyla vizyon tanımı, Meslek Kuruluşunun orta-uzun vadede gerçekleştirmeyi hedeflediği ve başarması mümkün olan hedefleri içerir. Vizyon Meslek Kuruluşunun kendi içine dönük olarak hazırlanır. Bu vizyon, tüm stratejik kararların arkasındaki itici güç olmalı ve kaynakların dağılımı sırasında da dikkate alınmalıdır. ÖRNEK: XXX, Bölgede Kadın Girişimciliği ile ilgili her tür hizmete erişmek isteyen kişiler tarafından kullanılmakta olan köklü bir kuruluştur. 4.2 MİSYON Misyon Latince göndermek anlamına gelen mittere kelimesinden türemiştir ve Meslek Kuruluşunun varoluş nedenlerini ortaya koyar. Misyon açıklaması, Birliğin eylemlerine yön vermeli ve karar alma sürecinde yol gösterici olmalıdır. Misyonu, geliştirilecek olan stratejilere yönelik bir çerçeve gibi düşünebiliriz. ÖRNEK: XXX, kadınların iş yaşamındaki konumlarının iyileştirilmesi amacıyla kadın girişimcileri destekler. 15

16 4.3 AMAÇ Kurumsal Gelişim Planı çerçevesinde amaç, Meslek Kuruluşunun ulaşmayı arzuladığı nihai sonucu ifade eder 2. ÖRNEK: XXX, kadın girişimcilere doğrudan ya da ilgili tüm aktörleri ve faaliyetleri koordine ederek çeşitli hizmetler sunar. 4.4 HEDEFLER Kurumsal Gelişim Planı bağlamında Hedef ifadesi, belli bir zaman diliminde elde bulunan kaynaklar kullanılarak ulaşılabilecek nokta olarak tanımlanabilir. Hedef(ler) belirlenirken, genel amaca uygunluğu ve katkısı göz önüne alınmalıdır. ÖRNEK XXX in hedefleri aşağıdaki gibidir: 1. XXX, kadın girişimcilerin iş yaşamındaki gelişimlerini sağlamaya yönelik stratejiler geliştirir, bu doğrultuda ilgili uygulama planlarını hazırlar. 2. XXX, kadın girişimcilerin güçlendirilmesi ve işlerinin gelişimi ile ilgili program ve projeleri koordine eder, uygulamaya koyar, takip eder ve değerlendirir. 3. XXX kadın girişimcilere bilgi ve hizmet sağlar ve kadın girişimcileri uygun hizmet sağlayıcıları ile bir araya getirir Nolu Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu nun amacı; esnaf ve sanatkârlar ile bunların yanlarında çalışanların meslekî ve teknik ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlerine uygun olarak gelişmelerini ve meslekî eğitimlerini sağlamak, meslek mensuplarının birbirleriyle ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak, meslek disiplini ve ahlâkını korumak ve bu maksatla kurulan tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğindeki esnaf ve sanatkârlar odaları ile bu odaların üst kuruluşu olan birlik, federasyon ve Konfederasyonun çalışma usûl ve esaslarını düzenlemektir. 16

17 5 STRATEJİ GELİŞTİRME (En fazla 2 sayfa) Bu bölümde İMeslek Kuruluşunun yürütmekte olduğu faaliyetler genel hatlarıyla ortaya konmalı ve aşağıdaki konulara değinilmelidir: - İşlevler & Görevler - Planlama Dönemine ilişkin Stratejik Hedefler - Sunulacak Hizmetler - Hedefenen Alıcılar, Müşteriler ve Faydalanıcılar 5.1 İŞLEVLER Temel işlevler genellikle, Meslek Kuruluşunun faaliyetlerine yön veren düzenleyici belgelerde tanımlanır. Genel olarak Meslek Kuruluşlarının iki önemli işlevi bulunmaktadır: Lobi / Savunuculuk faaliyetleri Hizmet sağlama Grafik 2: Meslek Kuruluşlarının temel işlevleri Lobicilik savunuculuk yapmak Hizmetler Hizmet sağlayıcı olmak 5.2 PLANLAMA DÖNEMİNE YÖNELİK STRATEJİK HEDEFLER Meslek Kuruluşu, yukarıda ifade edilen her iki işlevi için, önceden tanımlanmış bir planlama dönemi boyunca takip edilecek 2 ilâ 4 Stratejik Hedef belirlemelidir. Sonradan Eylem Planına kopyalanabilmesi için kısa cümleler kullanılması önerilir (bkz. 10. Bölüm) 17

18 A. Lobicilik / Savunuculuk Stratejik Hedef 1: ÖRNEK: Türkiye de İş Sınıflandırmasının uyumlu hale getirilmesi B. Hizmetin sunumu Stratejik Hedef 1: ÖRNEK: EDM lerde düzenli eğitimler verilmesi. Stratejik Hedef 2: ÖRNEK: Esnaf ve Sanatkâr tarafından kabul edilecek bir İş Danışmanlığı sisteminin oluşturulması 5.3 SUNULACAK HİZMETLER Bu bölümde planlama döneminde hangi hizmetlerin sunulacağı kabaca özetlenmelidir. Aşağıda yer alan listeler / tablolar, Meslek Kuruluşları tarafından sunulabilecek olası hizmetleri içermektedir. Lobicilik / Savunuculuk Meslek Kuruluşu, lobicilik & savunuculuk ile ilgili faaliyetleri genel hatlarıyla özetlemelidir. Lobicilik ve savunuculuk, dış taraflara yönelik temsile dayalı bir işlevdir. Lobicilik ve savunuculuğun amacı, politikaları ya da düzenleyici ortamı işlerin büyümesine, gelişmesine ve yeni istihdam olanaklarının yaratılmasına uygun hale getirmektir. Bu kapsamda devlet kurumlarıyla, çıkar gruplarıyla, sivil toplum kuruluşlarıyla ve sivil toplumla temaslarda bulunulur. Dolayısıyla Meslek Kuruluşları, emek piyasası ile bağlantılı meselelerden sorumlu olan hükümet kurumlarının işbirliği yapabileceği bir konuma sahiptir. İş Örgütlerinin bu çerçevede üstlenebileceği roller arasında şunlar yer almaktadır: Pek çok ekonomik ve toplumsal mesele ile ilgili işyerlerinin sesi olmak, İşyerlerine ilişkin oldukça zengin bir bilgi birikimine sahip olmak, Üyeleri tarafından güven duyulan bir örgüt olmak, Çeşitli düzeylerde ve çeşitli konular ile ilgili olarak görüşlerine önem verilen bir toplumsal ortak olmak. 18

19 (İş ile ilgili) Hizmet Sunulması Aşağıdaki Tabloda, Meslek Kuruluşları tarafından sunulabilecek potansiyel hizmetler yer almaktadır. Tablo 5: Meslek Kuruluşları tarafından sunulan hizmetlerin listesi Hizmet türü Örnek 1 Bilgi 2 Danışmanlık 3 Eğitim İnternet Sitesi Bültenler Yıllık Rapor Yasal Bilgi Yayınlar (örn. Çalışma ile ilgili konular ekonomik konular, sosyal konular vs. ile ilgili) Diğer kurumlara / bilgilere yönlendirme İşletme düzeyinde sorun çözme Yasal danışmanlık hizmetleri Sınai ilişkiler danışmanlığı Bireysel danışmanlık ve akıl hocalığı Toplu görüşme yardımı (şirket düzeyinde) İncelemeler konusunda yardım Vergilendirme ve finansal danışmanlık Denetim Muhasebe konusunda yardım Çevre ile ilgili meseleler Kalite standartları İş destek hizmetleri (iş planlama, proje oluşturma, dış ticaret için sigorta hizmetlerine erişim, vs.) Yönetim üzerine eğitim Teknik eğitim Personel ve çıraklara yönelik mesleki eğitim merkezleri Seminerler ve grup danışmanlığı Eğitim malzemesi geliştirme Eğitim müfredatı geliştirme Eğitim standartları geliştirme 19

20 Hizmet türü Örnek 4 Ticaret ve Piyasa Geliştirme Piyasa bağlantıları Numunelerin pazarlanması ve teşhir salonları Üyeler arası anlaşmalar; işyerleri arası anlaşmalar Eşleştirme Ticaret fuarlarının organizasyonu ve ürün teşhirleri Alıcı-satıcı toplantıları ve yüklenici borsaları İş tekliflerinin dağıtımı 5 Ağ oluşturma & İşbirliği 6 Yasal temsil 7 Araştırma ve iş anketleri Uluslararası ağ oluşturma Ticaret delegasyonları, ticaret ziyaretleri Ticaret Uluslararası eşleştirme Ürün Promosyonu İşbirliklerinin geliştirilmesi İş toplantıları Kilit politika yapıcılarla toplantılar Sanayi kulüpleri ve komiteleri Deneyim paylaşma grupları Fikir alış verişi gezileri ve iş turları Üye listesi ve veri tabanı İnternet üzerinden imzalanan iş sözleşmeleri Konferans ve etkinlikler Ödüller Mahkemede temsil Arabuluculuk Yasal müdahaleler Toplu görüşmeler Analitik çalışmalar Politika belgeleri İyi uygulamalar İstatistiklerin değerlendirilmesi Veri tabanları İş anketleri (örn. ücretler, beceriler, istihdam eğilimleri, ekonomik eğilimler) 20

21 Hizmet türü Örnek 8 Belgelendirme 9 Ofis donanımları, Altyapı hizmetleri ve indirim Bilgi Yardım Belgelendirme Tercüme hizmetleri Bordro yönetimi İdare (muhasebe, ofis yönetimi, sekretarya havuzlama) İşe alım Donanımlara erişim (konferans hizmetleri, toplantı odaları, iş hizmetleri, bilgisayar / internet erişimi, ikram servisi) Sanayi bölgelerinin oluşturulması ve yönetilmesi Test etme tesislerinin idare edilmesi Depolama ve liman hizmetleri İhracat donanımları Üyelere yönelik faydalar Grup üyeliklerinde indirim Kaynak: ACT/EMP: The Effective Employers Organization A Series of Hands-on Guides to Build and Manage Effective Employer s Organizations: Services by Employer s Organization, ILO, 2012 (uzmanın kendi katkıları ile birlikte) Meslek Kuruluşu, lobicilik / savunuculuk için en fazla 5, ilgili planlama dönemine ait stratejk hedeflerle bağlantılı olarak sunulabilecek en fazla 15 Hizmet tespit etmelidir. Bu amaçla aşağıdaki liste kullanılabilir Tablo 6: Sunulacak Hizmetlerin Listesi No Hizmet Adı Tanım Stratejik Hedef

22 5.4 HEDEFLENEN ALICI VE FAYDALANICILAR Meslek Kuruluşlarının hedefi esas olarak kendi üyeleri olacaktır. Bununla birlikte üye olmayan firmalara ya da örgütlere de bazı hizmetler sunulabilir. Lobicilik / savunuculuk alanında politika yapıcılar ve hükümet de hedef gruplar arasındadır. Bu amaçla aşağıdaki tablo kullanılabilir: Tablo 7: Sunulacak Hizmetlerin Hedef Grupları Listesi No Hizmet Hedef Grup

23 6 FAALİYET PLANLAMA VE STRATEJİK İNİSİYATİFLER (Stratejik hedeflerin / faaliyetlerin sayısına bağlı olarak en fazla 3 sayfa) Bu bölümde Meslek Kuruluşunun stratejik amaç ve hedeflerini yerine getirmek üzere gerçekleştirebileceği faaliyetler özetlenmelidir. 6.1 PLANLAMA DÖNEMİNE İLİŞKİN FAALİYET PLANLAMA Planlama dönemine ilişkin faaliyet planlama, Kurumsal Gelişim Planının en temel bölümlerinden birini meydana getirmektedir. Bu plan, Meslek Kuruluşunun planlama evresinde gerçekleştirmeyi planladığı faaliyetleri içermelidir. Faaliyet planlaması aşağıdaki formatta yapılabilir: Stratejik Hedef A1: Stratejik Hedef A1 de yazılı olan amacı buraya kopyalayın bkz. Yukarıdaki 5.2 numaralı bölüm Faaliyet A1.1 Faaliyet A1.2 Faaliyet A1.3 Stratejik Hedef A2 Stratejik Hedef A2 de yazılı olan amacı buraya kopyalayın bkz. Yukarıdaki 5.2 numaralı bölüm Faaliyet A2.1 Faaliyet A2.2 Faaliyet A Faaliyet tanımı kısa ve özlü olmalıdır. Hiçbir faaliyet tanımı bir satırdan daha uzun olmamalıdır. Faaliyet tanımlanırken hazırla, geliştir, eğit, topla gibi emir kipleri 3 kullanılmalıdır. Tanımda görmek, dinlemek, duymak vb. duyularla ilgili kelimeleri kullanmaktan kaçının. 3 Alternatif olarak hazırlanması, geliştirilmesi, eğitilmesi şeklinde kullanımlar da tercih edilebilir. Burada önemli olan bütün belgede tutarlı bir kullanım benimsemektedir; hangi şekilde kullanacaksanız hepsi aynı olmalıdır. 23

24 6.2 STRATEJİK İNİSİYATİF VE REFORMLAR Meslek Kuruluşları, planlanan eylemlere ek olarak, planlama dönemine ilişkin bazı stratejik inisiyatifler planlayabilir veya bunları hayata geçirebilir. Bunlar arasında çeşitli projeler, başka kurumlarla birlikte yürütülecek faaliyetler, iş örgütü içinden veya bir dış kaynak kullanılarak fonlanacak çeşitli programlar yer alabilir. Bu faaliyetler Kurumsal Gelişim Planında ifade edilmelidir. Bu amaçla aşağıdaki format kullanılabilir: 1. İNİSİYATİFİN ADI Kısa Tanım 2-5 satır Fon sağlayıcı / bağışçı İşbirliği yapılan ortaklar Kurum sorumlusu Başlangıç Süre 2. İNİSİYATİFİN ADI Yukarıda yer alan TABLO ya bakınız. 3. İNİSİYATİFİN ADI Yukarıda yer alan TABLO ya bakınız. Örnek: İŞ GELİŞTİRME MERKEZİNİN KURULMASI Kısa Tanım Birlik KOBİ Gelişimini teşvik etmek amacıyla Kosgeb LE ORTAKLAŞA BİR Iş Geliştirme Merkezi kurmayı planlamaktadır. Bu merkez çeşitli iş hizmetleri, eğitim ve aracılık gibi faaliyetler yürütecektir. Fon sağlayan / bağışçı GIZ İşbirliği yapılan ortaklar KOSGEB, Kamu kurumları Kurum sorumlusu A.B. Başlangıç Süre 18 ay 24

25 7 İNSAN KAYNAKLARI (En fazla 2 sayfa) Bu bölümde Meslek Kuruluşunun yürüttüğü faaliyetlerin genel bir çerçevesi çizilmeli ve aşağıdaki hususlar yer almalıdır: - Organizasyon yapısı - Personel 7.1 ORGANİZASYON YAPISI Bu Bölümde Meslek Kuruluşunun Organizasyon Yapısına değinilmelidir. Söz konusu yapı, TESK in kuruluşunu düzenleyen yasa başta olmak üzere çeşitli düzenleyici belgeler çerçevesinde tanımlanmaktadır. Organizasyon yapısına ilişkin aşağıdakine benzer bir tablo hazırlanabilir: Grafik 3: Meslek Kuruluşunun Organizasyon Yapısı 25

26 7.2 ORGANİZASYON ŞEMASI Bu bölümde Meslek Kuruluşunun organizasyon şeması yer almalıdır. Kişilerin adları yerine pozisyonları ve Kurum içinde hangi işleve sahip oldukları yazılmalıdır. Grafik 4: Organizasyon Şeması 26

27 7.3 PERSONEL Bu bölümde Meslek Kuruluşunun çatısı altında çalışan personelin görevi ve ana sorumlulukları yer almalıdır. İş Örgütü bu çerçevede mevcut personelinin ve olası personel ihtiyacının bir listesini hazırlamalıdır. Tablo 8: Personel Listesi No Adı Soyadı Görevi Departmanı Ana Sorumlulukları Buna ek olarak İnsan Kaynakları İhtiyaçları Tablosu da oluşturulabilir Tablo 9: İnsan Kaynakları İhtiyaçları No. Faaliyetler İnsan Kaynakları İhtiyacı Kurum içinden karşılanabilir Dışarıdan karşınalacak ihtiyaç (günler) (günler) (günler) Gerekli Yeterlilikler Yabancı Uzman Yerli Uzman A1. Stratejik Hedef - Kopyalanacaktır (bkz. 5.2 sayılı bölüm) A1.1 TOPLAM 27

28 8 FİNANSAL KAYNAKLAR (En fazla 5, tercihen 3 sayfa) Bu bölümde Meslek Kuruluşunun finansal öngörüsüne ilişkin genel hususlar özetlenmeli ve aşağıdaki konular yer almalıdır: - Maliyet özeti - Kaynak özeti - Finansal öngörü ya da bütçe 8.1 MALİYET TAHMİNİ Bu bölümde Kurumsal Gelişim Planına ilişkin planlanan zaman diliminde ortaya çıkması öngörülen giderler listelenmelidir. Bu giderler aşağıdaki kategorilere göre düzenlenmelidir: a. Personel Gideri b. Operasyon Gideri c. Yatırım Gideri d. Tanıtım Gideri e. Diğer Giderler Maliyet tahmini, bir EXCEL tablosu şeklinde hazırlanmalı ve daha sonra Kurumsal Gelişim Planına kopyalanmalıdır. 4 4 EXCEL tabloları, kullanılması gereken formüllerle birlikte hazırlanmıştır. Fakat Meslek Kuruluşları finansal hesaplamalar için kendileri için daha uygun olduğunu düşündükleri başka formatlar da kullanabilir. 28

29 Tablo 10: Maliyet Tahmini MALİYET TAHMİNİ No. Kategori Kalem Birim Fiyat Birim Miktar Masraflar 1 Personel 1.1 tam zamanlı çalışanlar Genel sekreter ay daha sonra belirlenecek ay daha sonra belirlenecek ay daha sonra belirlenecek ay daha sonra belirlenecek ay Danışmanlar daha sonra belirlenecek daha sonra belirlenecek 0 2 Operasyonel maliyetler 2.1 Kira ay Su, elektrik vs. ay İletişim (İnternet, Faks, Telefon) ay daha sonra belirlenecek daha sonra belirlenecek 0 3 Yatırım maliyetleri 3.1 daha sonra belirlenecek daha sonra belirlenecek daha sonra belirlenecek 0 5 Tanıtım maliyetleri 4.1 Kitapçıklar parça Broşür parça Yayınlar daha sonra belirlenecek daha sonra belirlenecek 0 5 Diğer giderler 5.1 daha sonra belirlenecek daha sonra belirlenecek daha sonra belirlenecek 0 TOPLAM 0 29

30 8.2 GELİR TAHMİNİ Bu bölümde belirlenen hedefler ve planlanan faaliyetler çerçevesinde finansman ihtiyaçları genel olarak özetlenmelidir. Finansal kaynaklar aşağıdaki kategorilere ayrılabilir: a) TESK Fonları (örn. TESK tarafından sağlanan katkılar) b) Kamu fonları (örn. Devlet ya da Belediye bütçelerinden sağlanan katkılar) c) Finansal ve Teknik Destek (örn. Bağışçılardan ya da Hayır Kurumlarından alınan katkılar) d) Gelirler ve Pasif gelirler (örn. Sunulan hizmetlerden veya diğer kaynaklardan elde edilen gelir) Gelirlerin tahmini, bir EXCEL dosyası olarak hazırlanmalı ve daha sonra Kurumsal Gelişim Planına yapıştırılmalıdır. 30

31 Tablo 11: Gelirler GELİRLER No. Kategori Kalem Birim Fiyat Birim Adet Ara Toplam 1 Kurum fonları 1.1 TESK katkıları Oda katkıları Üyelik aidatları Diğer katkılar Kamu fonları 2.1 Devlet destekleri 2.2 Valilik destekleri Diğer kamu fonları Bağışçılar / hayır kurumları 3.1 Bağışçı Bağışçı Gelir 4.1 Proje Taksit Taksit Taksit Proje Taksit Taksit Hizmet fiyatları Hizmet 1 Eğitim 100 Ders Hizmet 2 Kurumsal Gelişim Planı Hazırlama 50 Plan Hizmet 3 Öneri hazırlama sürecinde destek 50 Hizmet Diğer gelirler 5.1 Diğer gelirler 5.2 Kira Toplantı Salonu 10 Salon 0 0 Projektör 3 Projektör 0 0 Dizüstü bilgisayar 5 Dizüstü bilgisayar daha sonra belirlenecek 0 0 TOPLAM 0 31

32 8.3 FİNANSAL ÖNGÖRÜ Bu bölümde genel hatlarıyla finansal ihtiyaçlar ve finansal kaynaklar ortaya konmalıdır. Finansal öngörü, bir EXCEL dosyası olarak hazırlanmalı ve daha sonra Kurumsal Gelişim Planına yapıştırılmalıdır. Tablo 12: Finansal Öngörü FİNANSAL ÖNGÖRÜ No. Kategori Alt Kategoriler Toplamı Kategoriler Toplamı Ara Toplam MALİYET TAHMİNİ 1 Personel 0 2 Operasyonel Giderler 0 3 Yatırım Giderleri 0 5 Tanıtım Giderleri 0 5 Diğer Giderler 0 ARA TOPLAM 0 GELİRLER 1 Kurum Katkıları TESK Katkıları Oda Katkıları Üyelik Aidatları 1.4 Diğer Katkılar 2 Devlet Destekleri Devlet katkıları Valilik katkıları Diğer katkılar 0 3 Bağışçı / hayır kurumlarının katkısı Bağışçıların katkıları Hayır kurumları katkıları 0 3 Gelir Proje Proje Hizmet siyatları 0 4 Diğer gelirler 0 ARA TOPLAM 0 TOPLAM 0 32

33 9 İLGİLİLİK / SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK (En fazla 1 sayfa) Bu bölümde sunulacak olan hizmetlerin Kurumun üyeleri bakımından ne derece sürdürülebilir ve ilgili olduğuna ilişkin görüşler özetlenmelidir. Bu bölüm aşağıdaki kısımlardan oluşacaktır: - Kurumsal Sürdürülebilirlik İlkeleri - Kurumsal Sürdürülebirliği Sağlama Araçları 9.1 SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK İLKELERİ Tüm Meslek Kuruluşlarının amacı, üyeleri olan esnaf ve sanatkârın gözünde çekici hale gelmek olmalıdır. Bu hedefi başarabilmek için, aşağıdaki ilkeler çerçevesinde hareket edilmelidir: 1. Meslek Kuruluşu ileri düzeyde profesyonel ve güvenilir kurumlar olarak görülmeli; personel üyelere sunulacak eğitimler & hizmetler için gerekli olan tüm becerilere ve kapasitelere sahip olmalıdır. Dolayısıyla, Meslek Kuruluşu en yüksek kalitede eğitim verebilmek için personelin becerilerinin sürekli olarak gelişmesini sağlamalıdır. 2. Meslek Kuruluşunu ayakta tutan, üyelerinin finansal desteğidir. Fakat bu kaynak her zaman üyelerin talep ettiği tüm adımları atmak için yeterli olmayabilir. Dolayısıyla İş Örgütü tüm potansiyel ve fiili fon sağlayıcılar ile iyi ilişkiler tesis etmelidir. 3. Bir Meslek Kuruluşunu değerlendirirken bakılacak şey vaatler değil icraatlardır. Dolayısıyla Meslek Kuruluşu somut sonuçlara ulaşmakla yetinmemeli, aynı zamanda bu sonuçları üyelerine anlatmalı ve tanıtmalıdır. 4. Meslek Kuruluşu, esnaf ve sanatkârın gözünde sahip olduğu kıymete göre değerlendirilir. Eğer esnaf ve sanatkârlar için faydalı olacak hizmetler sunulursa, bu hem esnaf ve sanatkârları memnun edecek hem de daha fazla esnaf ve sanatkârın Meslek Kuruluşuna üye olmasını sağlayacaktır. 5. Meslek Kuruluşu, üyeleri olan esnaf ve sanatkârların talep ettiği tüm hizmetleri sağlayamaz. Dolayısıyla Meslek Kuruluşunun profesyonel olarak işleyen kurumsal bir ağ kurmaya ihtiyacı vardır. Bu ağda hem Kurumun bulunduğu şehirde, hem de başka şehirlerde yer alan kurumlar yer almalıdır. 33

34 9.2 SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK ARAÇLARI Yukarıda ortaya konana ilkeleri hayata geçirmek amacıyla, Meslek Kuruluşunun şu hususlara dikkat etmesi gerekmektedir: - Gerçekleştirilebilir hedefler belirlemek ve bu hedefleri zamanında başarıyla gerçekletirmek; - Zorunlu olarak toplanması gereken aidatların toplanması; - Bağışçılardan ve hibe kuruluşlarından fon sağlamak; Kurum, bu bağışçıları ve kuruluşları, Kurumu finansal olarak desteklemenin faydalı olacağına ikna etmelidir. - Tüm Kurum çalışanlarının eğitimini ve kapasitelerinin geliştirilmesini sağlamak; - Mükemmel uzmanlarla işbirliği yapmak ve bu kişileri iyi bir biçimde yönetmek; - İlgi çekici, yenilikçi ve piyasa-odaklı hizmet paketlerinin geliştirilmesi; - Tüm personelin birliğe olan bağlılıklarının sağlanması; - TESK, idari makamlar, diğer paydaşlar, bağışçılar vs. ile iyi ilişkiler kurmak; - Kurumlarla rekabet içine girmektense bu kurumlarla işbirliği yapmak. 34

35 10 EYLEM PLANI (En fazla 3 sayfa) Bu bölümde yukarıda değinilen hususların kısa bir özeti ile aşağıdaki hususlar yer almalıdır: - Faaliyet Sonuçları - Ölçülebilir göstergeler - Sorumluluklar - Çalışma günü sayısına göre ihtiyaç duyulacak insan kaynakları - Gerekli finansal kaynaklar (TL ya da EURO cinsinden) - Varsayımlar ve Riskler Kurumsal Gelişim Planının bu bölümü genellikle bir tablo şeklinde düzenlenir. Bu tablo aşağıdaki gibidir: Tablo 13: Eylem Planı No. Faaliyetler Faaliyet Sonuçları A1. Stratejik Hedef - yukarıdan kopyalanacaktır (bkz. Bölüm 5.2) A1.1 Göstergeler Hedef Grup İnsan Kaynakları İhtiyaçları (gün) İhtiyaç duyulan finansal kaynaklar (TL) Varsayımlar / Riskler Eylem Planı nın hazırlanması aşamasında, Stratejik Hedefler (bkz. 5.2 numaralı bölüm) ve Faaliyetler (bkz. 6.1 numaralı bölüm) ilgili kısımlara kopyalanmalı ve her faaliyet şu kıstaslar çerçevesinde değerlendirilmelidir - sonuçlar - ölçülebilir göstergeler - hedef gruplar - insan kaynakları ihtiyacı - finansal kaynak ihtiyacı - varsayımlar ve riskler EXCEL dosyasında bir Eylem Planı hazırlanması için Meslek Kuruluşlarına bir şablon sunulmuştur. 35