KariyerPro İnsan Kaynakları Uygulaması

Transkript

1 KariyerPro İnsan Kaynakları Uygulaması

2 KariyerPro KariyerPro, 2006 yılında Kariyer.net in sektör tecrübesi ile oluşmuş, web tabanlı, İnsan Kaynakları Yönetimi yazılımıdır. İnternete erişimin olduğu her noktada, İnsan Kaynakları Birimleri, Yöneticiler, Çalışanlar ve İç-Dış Müşteriler kendilerine tanımlanan yetkiler ile kullanıcı adı-şifrelerini kullanarak KariyerPro yu kullanabilir. Herhangi bir yazılım kurulumuna gerek kalmadan zaman ve mekan bağımsız çalışma imkanı sunar. 1 Sistemdeki Modüller Ana Modül içerisinde; Sistem Yönetimi, Organizasyon Yönetimi, Başvuru Seçme Yerleştirme Entegrasyonu, Sicil Yönetimi yer almaktadır. Ana modül üzerine, ihtiyaca göre talep edilen ek modüller eklenir. Ek Modüller; İzin Yönetimi Eğitim Yönetimi Performans Yönetimi Kariyer ve Gelişim Yönetimi Bordro Yönetimi Self Servis Modülü: Şirket personelinin kendilerine tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yaparak, yetkileri dâhilinde kullanabileceği modüldür. Her modülün Self Servisi vardır. KariyerPro, tüm bu özellikleriyle kurumların insan kaynağını en verimli şekilde yönetebilmesi için gerekli araçları sunuyor. Esnek raporlama özellikleri sayesinde, kişiye özel detaylı raporlar alınabiliyor. Bu sayede İnsan Kaynakları departmanlarının faaliyetlerinin arttırılması, ölçülebilir ve raporlanabilir hale gelmesi de büyük bir avantaj olarak karşımıza çıkıyor. 1

3 2 Ana Modül içeriği Sistem Yönetimi : Kullanıcı bazında yetkilendirme Kullanıcıların sorumluluklarına uygun olarak rol tanımlama Rol bazında ve kullanıcı bazında form ve alt formlara giriş yetkileri 2

4 Yaka kriteri, Ünvan Derecesi ve Maaş Görme Derecesi bazında erişim yetkilendirmesi; Organizasyon Yönetimi : Ülke, bölge, sektör, grup, holding, firma, işletme, bölüm, maliyet merkezi, işyeri, çalışma yeri, kadro, unvan, iş tanımı, pozisyon tanımı detayında ve tarih bazında organizasyon yapısı Toplu olarak başka bir birime aktarılabilme ve kariyer hareketi bilgilerinin otomatik olarak oluşturulması Organizasyon yapısı otomatik olarak sisteme aktarılır, çeşitli kırılımlarda ve istenilen derinlikte tanımlanabilir. Organizasyon şeması fotoğraflıdır ve üzerinde norm kadro çalışması yapılmıştır. 3

5 2.1.3 Başvuru ve Seçme-Yerleştirme : Kariyer.Net in yerine getirdiği elektronik işe alma fonksiyonu ile entegre yapıda çalışma imkanı İşe kabul edilen adayın özgeçmişindeki bilgilerin, otomatik olarak sicil kartına aktarılarak zaman tasarrufu sağlanması Kariyer.Lokal ile mail yoluyla, elden ya da fax ile gelen özgeçmişlerin sistemde tutulması için entegrasyon imkanı Sicil Yönetimi : Grup veya holding şirketleri arasındaki personel transferlerinde kişinin aynı sicil numarası ile izlenmesi Eğitim ve izin planlamalarında kontrol amaçlı kullanılmak üzere kritik personel grupları tanımlanması Toplu Personel Aktarımları yapılabilir. Standart ve esnek raporlamalar ile ayrıntılı ve kişiye özel raporlar oluşturulabilir, bir isim vererek kaydedilebilir. Personelin Tek Sicil Kartı içerisinden, aşağıdaki bilgilere ulaşılabilir; Mavi yaka personeliniz için ayakkabı numarası, üst-alt beden, boy, kilo, yaka numarası, Kişisel, Aile, İletişim, Öğrenim, Nüfus bilgileri, Geçmiş iş tecrübesi detayları, 4

6 Ücret bilgileri tarihçesi, Sertifika bilgileri, Yetkinlik puanları ve tarihçesi, Yabancı dil bilgileri ve seviyeleri, Kişiyle ilgili, kurum içinde farklı görevlerde çalışma tarihçesi, Kişinin işe giriş evrakları gibi tüm personel evraklarını saklama imkanı, İzin hak ediş ve kullanım bilgileri, Pasaport-vize detayları, Ödül-Ceza Bilgileri, Kişisel Dökümanlar, Vekalet Bilgileri, Adına zimmetlenen demirbaş bilgileri, İşten çıkış mülakatı görüşme notlarını saklayabilme, İmza Yetki tanımları, Durak ve servis planlaması, İzleme ve sorgulama amaçlı olarak, performans bilgileri, kariyer planı, kariyer önerileri, izin bilgileri takibi İşten Çıkış İşlemleri, Yeniden İşe Giriş işlemleri 5

7 3 İzin Yönetimi İzin kıdeminde dikkate alınacak baz tarihe göre yıllık izin gününün otomatik hesaplanması (gruba giriş tarihi, holdinge giriş tarihi, işe ilk giriş tarihi, son giriş tarihi veya bunlardan bağımsız bir tarih). Kişinin bağlı olduğu izin grubunda belirtilen yaş-kıdem-gün dağılımına göre farklı yıllık izin günü hak ettirme Kritik personel grup kontrolü yapar; aynı anda izin kullanmaması gereken kişileri kontrol eder, izin planlaması sırasında uyarı verebilir Personelin, kullanıcı adı ve şifresi ile Self Servis üzerinden girdikleri izin talepleri, üstleri tarafından onaylanmakta ve insan kaynakları bu süreci izleyebilmektedir. İzin talebi, yönetici onayladıktan sonra İnsan Kaynakları na otomatik olarak iletilir. Personele, yöneticisinin izin talebini onaylandığı bilgisi mail olarak iletilir. Kişinin belirtilen tarih aralığında başka bir izin planının olup olmadığının kontrolü Kişinin belirtilen tarih aralığında başka bir eğitim planının olup olmadığının kontrolü İzin tanımlarında belirtilen Minimum-Maksimum kullanım gün limit kontrolü Personel, kendisine verilen yetki düzeyinde, geçmiş izin bilgilerine bakabilir, izin talebini sorgulayabilir ve izin planlaması yapabilir. 6

8 İzin çakışmaları grafik olarak izlenebilir; Bölüm, tarih, firma gibi farklı filtrelemeler ile izin çakışmaları izlenebilir. Çalışanlarınız, kendilerine tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yaparak, izin hak etme bilgileri gibi bilgileri görebilir ve izin talebinde bulunabilirler; 7

9 4 Eğitim Yönetimi : Kurum içi ve kurum dışı tüm eğitimler takip edilebilir. Eğitmenler, Eğitim Dönemi, Eğitim Programı, Eğitim Masraf Türleri gibi tanımlamalar yapılır. Bir Eğitimin Tanımı altında; bu eğitimi alacak gruplar, dokümanları, ön şartları, verilecek sertifikalar gibi bilgileri tutabilirsiniz. Oluşturduğunuz eğitim kataloğundan veya katalogda yer almayan herhangi bir eğitim talep edilebilir. Eğitim kataloğu için, eğitim oluştururken tahmini maliyeti ve gerçek maliyeti belirtebilirsiniz. Eğitim dönemi bazında bölümler için bütçe takibi yapılabilir. Böylece yöneticiler, kendilerine gelen bir eğitim talebini onaylarken bütçelerine göre onay verebilirler. Eğitim dokümanı, eğitim katılımcıları ile paylaşılabilir. 8

10 Eğitime katılacak sınıflar için Minimum-Maksimum kontenjan belirtilebilir. Çalışan, kendisine verilen yetki düzeyinde kullanıcı adı ve şifresi ile Self Servisten eğitimi talep edebilir. İlgili talep, çalışanın yöneticisine ulaşır. Yönetici, eğitimin bütçesine, eğitimin öncelik ve önem durumuna bakarak onayını verebilir veya ret edebilir. Çalışan eğitim durumunu sorgulayabilir, planlı eğitimlere bakabilir. Eğitim sonrasında, eğitimi, eğitmeni gibi değerlendirmeler için, formlar hazırlanabilir. Bir zaman dilimi verilerek, sorular belirlenebilir ve sınav yapılabilir. Soru havuzunda ilgili birimlere göre gruplama yapılabilir. Anket, çoktan seçmeli sorulu sınav veya açık uçlu sorulu sınav yapılabilir. Eğitim sertifikası şablonu ve yaka kartı basabilme imkanı vardır. Eğitim kaynak takibi; Toplantı odası, projeksiyon gibi kaynakların takibi yapılabilir. Eğitimin gelişimini takip edebilirsiniz. 9

11 Maliyet ve Etkinlik Analizi, Talep Karşılama Analizi ve Eğitim İhtiyaç Analizi gibi analizler yapılabilir. Personel Eğitim Durum Bilgileri gibi raporlar alınabilir. Eğitim Yönetiminde birçok rapor yer almaktadır. Standart raporların dışında Esnek Raporlama ekranı ile çok detaylı raporlar oluşturabilir ve oluşturduğunuz rapora bir isim vererek raporunuzu saklayabilir, özelleştirebilirsiniz. 10

12 5 Performans Yönetimi : KariyerPro ile 360 dereceye uygun performans değerlemesi yapılabilir. 360 derece performans değerlendirme ile; Çalışanın kendisi, üstleri, astları, ekip arkadaşları, kurum içinde veya kurum dışında hizmet verdiği kişiler gibi farklı kaynaklardan veri toplanabilir. Performans dönemleri, istenildiği gibi esnek olarak tanımlanabilir. Yılda genellikle bir ya da iki defa yapılan dönemsel performans değerleme veya Personelin dönemden bağımsız, değişik kriterlere göre yapılan ara değerleme (deneme süresi değerlemesi, çalışma süresi değerlemesi, yeni iş yasası gereği 2. ve 6. ay sonlarında yapılması gereken değerlemeler...) Hedef, yetkinlik ve sorumluluk bazında değerleme yapılabilir. Değerlemelerin kriterleri sınırsız sayıda girilebilir. Hedef, Yetkinlik ve Sorumluluk kriterleri için farklı ağırlıklar ve puanlar verilir. Hedef Bazlı Değerlendirmede; her yetkinliğe farklı ağırlık verilebilir ve Planlanan ve Gerçekleşen hedef bilgileri tarihi ile birlikte girilir. Yetkinlik Bazlı Değerlendirme 11

13 Her Yetkinlik Kriteri için farklı Davranış Tanımları yapılabilir. Bu Davranışların her birine farklı ağırlıklar verilebilir. Tüm hedefler kişilere otomatik olarak aktarılabilir veya manuel eklenebilir. Yetkinlik ve sorumlulukların kişinin pozisyonunda tanımlanan iş tanımlarından otomatik olarak değerlendirmeye aktarılabilir veya manuel eklenebilir. Pozisyona göre farklı yetkinlikler tanımlanabilir ve her yetkinlik için farklı ağırlıklar verilebilir. 12

14 Performans Değerleme ekranı ile tüm değerler bir arada görüntülenebilir. Dönemsel ve Ara Değerlemelerden sonra ödül/disiplin cezası verilecek personel için Ödül/Disiplin Ceza Aktarım işlemi yapılır. Çalışanlar; Self Servis ile yetkileri düzeyinde kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaparak performans değerlendirmesine katılabilir, kendisini, yöneticisini veya çalışma arkadaşlarını değerlendirebilir. Yöneticiler; yetkileri düzeyindeki kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaparak performans değerlendirmesi yapabilir, görüşlerini ve puanını verdikten sonra performans sonuçları, İnsan Kaynakları birimine otomatik olarak iletilir. Yöneticiler, Yönetici Performans Raporuna ulaşabilir. 13

15 Değerleme sonrası yetkinlik sonuçları, kişi sicil kartında otomatik olarak güncellenir. Performans Değerlendirme Formu personelin performans kriterlerini, aldığı puanları içerir. Bu form yazdırılabilir ve personele imzalatılabilir, personel dosyasında saklanabilir. Ödül Ceza Bilgileri Raporu, Performans Değerlendirme Raporu gibi raporlar alınabilir. 14

16 Performans Yönetiminde birçok rapor yer almaktadır. Standart raporların dışında Esnek Raporlama ekranı ile çok detaylı raporlar oluşturabilir ve oluşturduğunuz rapora bir isim vererek raporunuzu saklayabilir, özelleştirebilirsiniz. 15

17 6 Kariyer ve Gelişim Yönetimi : İlgili iş tanımlarını içeren pozisyonlar arasında kariyer matrisi oluşturulabilir. Her pozisyon için kadro sayıları ve derece-kademe bilgileri tanımlanabilir. Kurumdaki kişilerin yetkinlikleriyle, bulundukları pozisyonun gerekleri karşılaştırılarak pozisyon ağacı üzerindeki her bir pozisyon için Mevcut Durum Analizi yapılabilir. Mevcut durum sonrası pozisyon ağacı üzerindeki her bir pozisyon için çalışan ve adaylar üzerinden sorgulama yapılarak Uygun Personel belirlenebilir. Pozisyon Bazında Uygun Personel Analizi yapılabilir. Pozisyon Bazında Mevcut Durum Analizi yapılabilir. Pozisyon ağacı üzerindeki her bir pozisyon için Organizasyonel Yedekleme Planı yapılabilir. Tarih bazında kişisel Kariyer Gelişim Planları yapılabilir. Pozisyon Talepleri yöneticiler tarafından iletilebilir. 16

18 Personel Talepleri yöneticiler tarafından iletilebilir. 17

19 7 Bordro Yönetimi : Maaş hesaplamaları (netten brüte, brütten nete dönüşümler) Döviz ile çalışacak yapı Geçmişe dönük yapılacak işlemlerde ilgili dönemde geçerli olan yasal parametreler üzerinden hesaplama yapma imkanı Tarih bazında mesai, fazla mesai, sosyal yardım, ek ödeme, kesinti, borç kesintileri, vergi indirimleri, sendika ve sigorta grupları tanımlama Ay içinde kişi için birden fazla bordro hesaplaması yapabilme (prim, ek ödeme...) Bordro bilgilerinin istenen formatta hazırlanarak, yapılacak ek çalışma ile kullanılan muhasebe programına aktarılabilme SSK ya tabi personele ait bordro hesaplaması ve raporlaması E-Bildirge Aylık Prime ve Hizmet Belgesi ve XML transferi SSK Eksik Gün Bildirimi Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi Sigortalı Bildirim Sigortalı Kolu Tercih Bildirimi İşten Ayrılma Bildirgesi Aylık İşgücü Çizelgesi Dizi Pusulası Sağlık Belgesi Sigortalı Hesap Fişi Çalışan ve yakınları için Vizite Kağıdı Kıdem-İhbar Tazminatı Hesaplama Personel Borç ve Kredi Takibi 18

20 8 Self Servis Şirket personelinin yetkilerine göre, kendilerine tanımlanan kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yaparak yapabileceği işlemler: Personel Sicil Kartına ulaşabilir ve üzerinde yetkisi dahilinde değişiklik yapabilir. İzin talebini sorgulayabilir, geçmiş izin bilgilerine bakabilir, izin hak edişlerine ulaşabilir ve izin planlaması yapabilir. Eğitim Bilgileri görüntülenebilir, eğitim talep edebilir. eğitim talebinin durumunu sorgulayabilir, planlı eğitimlere bakabilir. Performans Bilgileri görüntülenebilir, performans değerlendirmesine katılabilir, kendisini, yöneticisini veya çalışma arkadaşlarını değerlendirebilir. Performans sonuçlarını sorgulayabilir ve performans raporuna ulaşabilir. Borç Avans bilgileri görüntülenebilir, geçmiş bordro bilgilerine ulaşabilir. Bireysel Kariyer Planlaması yapabilir, kariyer önerilerini iletebilir. Organizasyon şemasına ulaşabilir. 19