B LG SAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI STANDARTLARININ DE ERLEND R LMES

Transkript

1 B LG SAYARLI MUHASEBE PROGRAMLARI STANDARTLARININ DE ERLEND R LMES Yahya ARIKAN SMMMO Baflkan G R fi Bilgi ça nda sermaye hareketlerinin yo un olmas nedeniyle, iflletmelerin ayn standartlara göre haz rlanm fl; do ru güvenilir, karfl laflt r labilir mali bilgilere ve ortak bir muhasebe diline ihtiyaçlar vard r. Uluslar aras muhasebe standartlar - na uygun türkiye muhasebe standartlar türkiye muhasebe standartlar kurulu taraf ndan oluflturularak bugüne kadar 18 Adet standart Resmi Gazete de yay mlanm flt r. Di er taraftan TÜRMOB taraf ndan oluflturulmufl Türkiye Denetim Standartlar Kurulu da Uluslararas denetim standartlar konusunda çal flmalar n sürdürmektedir. Bu geliflmeler çerçevesinde gerek ulusal gerekse uluslararas düzeyde do ru güvenilir ve karfl laflt r labilir bilgi üretilmesi aç s ndan Bilgisayarl Muhasebe Programlar Standartlar n n da haz rl k çal flmalar na bafllanm fl olmas n ortak muhasebe dilinin oluflumu aç s ndan olumlu buluyor ve destekliyoruz. Ancak henüzi çal flmalar süren tasla n taraflar yla tart fl larak vergi anlay fl ndan uzak, muhasebenin tan m na uygun fonksiyonlar n tümünü yerine getirecek asgari özelliklere sahip, zaman nda ve kaliteli bilgi üretmenin yan s ra bu bilginin yorumlanmas sonucunda iflletmeye de er yaratacak ve h zl karar alma sürecine destek olacak mali ve yönetsel bilgiyi ortaya ç karacak esasta olmakla beraber, Türk Ticaret Kanunu tasla na, Ulusal ve Uluslar aras muhasebe standartlar na uyumlu bir muhasebe programlar standartlar çal flmas olmas n diliyoruz. 1. Bilgisayarl Muhasebe Bilgi Sistemlerinde Mevcut Durum Ülkemizde bilgisayarlar n ifl hayat nda yayg n bir flekilde kullan lmaya bafllamas 1980 li y llar n bafl na rastlamaktad r. O günden günümüze kadar geçen sürede konu ile ilgili olarak çok önemli ve h zl geliflmeler yaflanm flt r ve bu geliflmeler yaflanmaya devam etmektedir. Bilgisayarlar ifl dünyas nda daha çok muhasebe fonksiyonu kapsam nda yer alan faaliyetlerin, daha h zl, daha güvenli ve daha düflük maliyetle yerine getirilmesi amac yla kullan lmaktad r. SMMMO Yay n Organ 7

2 Muhasebe faaliyetlerinin bilgisayar ortam nda izlenmesinde öncülük eden programlar genel muhasebe programlar fleklinde yap land r lm flt r. Bu programlarda, iflletme olaylar n temsil eden ve baflka ortamlarda haz rlanm fl fatura ve benzeri belgelerin ve bu belgelerde yer alan bilgilerin muhasebe fiflleri ne dönüfltürülerek ifllenmesi gerçeklefltirilmektedir. Günümüzde oldukça geride kalm fl say labilecek bu tür sistemleri kullanan iflletmeler ve muhasebe hizmeti veren bürolara rastlamak mümkündür. Bu tip programlar n temel ürünü devlet birimlerine verilecek beyan ve bildirimlerin daha h zl bir flekilde haz rlanmas n sa lamakt r. Bu tip programlar n yer ald ortamlarda iflletme kararlar n n al nmas nda yard mc olabilecek bilgilerin üretildi ini iddia etmek mümkün de ildir. Bugün muhasebe bilgi sistemlerinde ifllemler; a. Yar Otomatik Entegre sistemler : Bu tip sistemlerde, genel muhasebe programlar nda gerçeklefltirilen faaliyetlerin yan nda di er baz iflletme faaliyetleri de bilgisayar ortam nda yürütülebilmektedir. Örne in stok kontrolü, müflteri takibi, çek senet, nakit gibi ödeme belgelerinin izlenmesi, banka hesaplar n n takibi, personel ile ilgili ifllemlerin bilgisayar ortam nda izlenmesi, vb bu faaliyetlerin muhasebe fifllerine dönüfltürülerek kay tlara al nmas ve dolay s yla muhasebe faaliyetleri kapsam nda ifllenmesi ifllemleri yar -manuel olarak otomasyona ba lanm fl olan sistemler bu grubu oluflturmaktad r. b. Tam Otomatik Entegre Sistemler: Bu gruba giren sistemlerde, yukar da belirtilen muhasebe faaliyetlerine destek olarak yürütülen faaliyetlerin do rudan-otomatik olarak muhasebelefltirilmesi, di er bir ifade ile muhasebe fifllerine dönüfltürülmesi ifllemleri gerçeklefltirilebilmektedir. Kuflkusuz bu tip sistemler yukar da aç klanmaya çal fl lan sistemlerden daha ileride bulunmaktad r. Bu sistemler daha çok orta ve büyük ölçekli iflletmelerde karfl m - za ç kmaktad r. c. Firma Kaynak Planlama Sistemleri : Günümüzde firmalar faaliyetlerinin büyük bir bölümünü bilgi ifllem ortamlar nda gerçeklefltirmeye yönelmektedir. Bunun sonucunda gerek operasyonel ifllemler, gerekse finansal ifllemler bilgi ifllem sistemleri ile bir bütünlük içinde ve çok boyutlu olarak gerçeklefltirilmektedir. Bu konuda gerek ülkemizde gerekse ülkemiz d fl nda firma kaynak planlama sitemleri olarak, SAP, BAAN, ORACLEE, MIS9000, vb ürünlere s kça rastlanmaktad r. Bu ürünler firmalar n her türlü yönetsel ve yürütsel faaliyetlerinin çözümünde, gözlemlerimize göre, önemli tasarruflar sa lad klar görülmektedir. 2. Belge Muhasebesinden fllem Muhasebesine Geçifl Günümüzde gelinen noktada gerek ülkeler gerekse iflletmeler ka t-defter SMMMO Yay n Organ 8

3 gibi unsurlar ile u raflmaktan gün geçtikçe uzaklaflt rmaktad rlar. Bu durum da belge muhasebesi yaklafl m ndan ifllem muhasebesi yaklafl m na do ru bir e ilim söz konusudur. Elektronik veri de iflimi sistemi ile elektronik ortamda fatura düzenlemek veya vergi dairesine beyanda bulunmak, para tahsil etmek veya ödeme yapmak oldukça kolay hale gelmifltir. Defter ve belgelerin olmad bir dünya içinde yaflamamam z flu an gündemimizdedir. Bu konuda güvenilir sistemler gelifltirildikçe yaflam bu yönde de iflim gösterecektir. Bu durum, ifllem tiplerinin her firmada karfl lafl labilecek gereksinimleri, karfl layacak flekilde yap lanmakta ve yayg nlaflmaktad r. 3. Vergi Mevzuat nda (VUK) Elektronik fllemler ve Bilgisayarl Muhasebe le lgili Geliflmeler Vergi alan ndaki teknolojiye dayal geliflmenin sadece elektronik beyannameden ibaret oldu unu düflünmek yan lt c olur. Asl nda hedeflenen, vergi bayan ndan vergi ödemesine ve vergi denetimine kadar tüm unsurlar n bilgi teknolojisine ba l oldu u bir elektronik vergi idaresidir. Vergi ve muhasebenin bilgi teknolojisi çerçevesindeki de iflimine göz att ktan sonra, bu geliflmelerin vergi mevzuat - m za nas l yans d na bakmakta yarar vard r. Bilgisayar ortam nda muhasebe uygulamalar ndaki geliflmelere koflut olarak Türk vergi mevzuat nda bir tak m yeniden düzenlemeler söz konusu olmufltur. 213 say l Vergi Usul Kanunu nda bu hususta zaman içerisinde de iflik düzenlemelere gidilmifl ve mevcut tebli taslaklar ndan da anlafl - laca gibi gidilmeye de devam edilecektir. a. Müteharrik yaprakl yasal defter kullanabilme Yasal muhasebe defterlerinin bilgisayar ortam nda kullan lan sürekli formlara bas lmas için daha önceleri Maliye Bakanl nda özel izin almak gerekirken, 1985 y l nda yevmiye defterini tan mlayan VUK md. 183 e 3239 say - l yasa ile getirilen bir de ifliklikle mükelleflerin iste e ba l olarak yevmiye defteri ve tutulmas zorunlu di er defterlerini müteharrik yaprakl olarak kullanabilmelerine olanak tan nm flt r. VUK md. 218 de yine bu düzenleme ile ilgili olarak tasdikli müteharrik yapraklarda bu yapraklar n s ras bozulamaz ve bunlar y rt lamaz fleklinde bir hüküm getirilmifl bulunmaktad r. b. Bilgisayar ortam nda uyulacak kurallar ve standartlar belirleme yetkisi Bilgisayar ortam nda muhasebe ile ilgili bu ilk düzenlemeden 10 y l sonra Maliye Bakanl bu alanda uyulacak kurallar, yaz l m standartlar ve genel olarak uygulamaya iliflkin usul ve esaslar belirleme ihtiyac n n hissetmifltir y l nda kabul edilen 4108 SMMMO Yay n Organ 9

4 say l yasan n muhasebe usul ile ilgili VUK md. 175 e getirdi i bir de ifliklikle Maliye Bakanl na muhasebe kay tlar n bilgisayar programlar arac l yla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlar n üreten gerçek ve tüzel kiflilerce uyulmas gereken kurallar ve bilgisayar programlar n n içermesi gereken asgari hususlar ile standartlar ve uygulamaya iliflkin usul ve esaslar belirleme yetkisi verilmifl oldu. Ancak hukuksal aç dan genifl bir çerçeve oluflturmas na ra men Bakanl k bugüne kadar bu yetkiyi yeni kullanmaya bafllam flt r. c. Bilgisayar ortam n n vergi denetim alan na dahil edilmesi Vergi mevzuat nda 1998 y l nda yap - lan genifl kapsaml de ifliklikler aras nda bilgisayarl muhasebe alan nda da bir tak m yeniden düzenlemeler yap lm flt r say l yasa bilgisayar ortam nda muhasebe ile ilgili olarak Vergi Usul Kanunu nun iki maddesini de ifltirmifltir. Yasa koyucu, VUK md. 256 da yapt - de ifliklikle vergi mükellefi ve di er sorumlular n muhafaza ve ibraz zorunlulu u bulunan defter ve belgelere özellikle manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlar ekleyerek muhasebenin yürütüldü ü bilgisayar ortam n vergi denetimi alan na dahil etmifltir. Bu ba lamada disket ve benzeri ortamlar ifadesinin çok genifl bir alan kapsad n da özellikle belirtmek gerekir. Maddedeki baflka bir de ifliklik ise bilgisayar flifreleri için de ibraz ve arz zorunlulu u getirmektedir. d. Deftersiz muhasebe Bilgisayar ortam nda muhasebe konusunda 4369 say l yasan n yapt en önemli düzenli VUK mük. md. 257 çerçevesinde olmufltur. Madde bir yandan muhasebenin elektronik araçlarla yap lmas veya bu kay t ortamlar nda saklanmas için Maliye Bakanl na izin verme veya zorunluluk getirme yetkisini vermektedir. Bu hükümle deftersiz ve kag ts z bir muhasebe için yasal bir çerçeve oluflturmaya do ru bir ilk ad m at lm fl bulunmaktad r. e. Elektronik defter, Elektronik belge, Elektronik kay t tarihinde yay mlanan 4731 say l kanunun 4/E maddesiyle VUK Mük.Md 2 eklenen f kra ile Maliye Bakanl ; elektronik defter, belge ve kay tlar n oluflturulmas, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibraz ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulmas ve düzenlenmesi uygulamas na iliflkin usul ve esaslar belirleme yetkisini alm flt r. Bu maddeyle ilgili VUK Genel Tebli Tasla da haz rlanm fl olup internet sitesinde tart flmaya aç lm flt r. 4. Bilgisayarl Muhasebe Programlar n n de erlendirilmesi 1. Program standartlar ile ilgili yap lacak düzenlemede, Tek Düzen Hesap SMMMO Yay n Organ 10

5 Plan ile ilgili 1 no lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebli indeki Düzenlemenin Amac ve Düzenlemenin Niteli i bafll klar nda oldu u gibi, as l amac n vergi de il muhasebenin tan m ndaki fonksiyonlar oldu u aç kça belirlenmelidir. 2. Onaylanmam fl muhasebe programlar n kullanan mükellefler ile kendi gelifltirdikleri ve bu Tebli le belirlenen asgari standartlara uygun olmayan programlar kullanan mükelleflerin vergi incelemesine öncelik verilecektir. baresi hukuka ayk r ve tehdit niteli indedir. Bugün küçük orta iflletmelerin muhasebe kay tlar ve ifllemleri meslek mensuplar n n bürolar nda yap lmaktad r. Burada meslek mensuplar mükellef karfl s nda zor durumda kalacakt r. 3. Bugün piyasada var olan ve kullan - lan yaz l mlar n büyük bir k sm aranan bu standartlara uygun de ildir. Yap lacak versiyon de iflikli i ile de bu eksiklikler k sa sürede tamamlanamayaca ndan, Bakanl k onay al nmas mümkün olmayacakt r. Programlar n (software) ve donan mlar n (hardware) tümden de iflmesi gerekecektir. Bunlar n yenilenmesi ise mükelleflere ve meslek mensuplar na ciddi maliyetler getirecektir. Bunun için standartlar belirlendikten sonra, zorunlu uygulama için makul ölçüde bir süre belirlenmelidir. 4. Mükellefler ve meslek mensuplar, sat n alm fl olduklar onayl muhasebe programlar nda yasal de iflikliklerin meydana geldi i süreç de tebli de belirtilen asgari husus ve standartlara uygun olarak güncellemeyen, muhasebe bilgisayar programlar n üreten kiflilerin mükellef ve meslek mensuplar na karfl sorumluluklar ve bu program kullanan mükellef ve meslek mensubunun lisans haklar n n durumu ne olacakt r. 5. Taslaktaki, kontrol numaras uygulamas ile, biten ay n sonu itibariyle yap lmas gereken ifl ve ifllemlerin tümünün takip eden ay sonuna kadar tamamlanmas ve geriye do ru kay t girilmesinin önlenmesi öngörülmüfltür. Uygulamada belge ak fl kontrollü ve h zl sa lanamad ndan bu uygulama mükellefleri ve meslek mensuplar n zor durumda b rakacakt r. 6. Taslakta, tebli in kapsam belirlenirken herhangi bir iflletme büyüklü ü ölçüsü, iflletme veya bilanço esas na göre defter tutma ayr m belirtilmemifl, muhasebe kay tlar n bilgisayar yaz l - m ile tutanlar kapsam içine al nm flt r. Muhasebe kay tlar n bilgisayar yaz l - m nda tutmay p manuel olarak defter ortam nda tutanlar kapsam d fl nda tutulmufltur. manuel ortam nda defter tutmak ödüllendirilmifltir. Ayr ca, elektronik defter belge tebli i tasla - na gönderme yap larak bu mükellefler kapsam d fl nda tutulmufltur. Bilindi i üzere elektronik defter belge tasla nda, bu taslaktaki programlara iliflkin standartlar yer almamaktad r. Elektronik defterlerin en az bu tebli deki standartlar tafl mas gerekece inden bu SMMMO Yay n Organ 11

6 mükelleflerin kapsam d fl nda tutulmamas gerekir. 7. Muhasebede ifl ve ifllemleri bu taslakta belirtilen bakanl k onay alm fl standartlara uygun programlar ile yap lsa bile; hali haz rda oldu u gibi, kag t ortam ndaki yasal defterlere bas lmas zorunlulu u devam etmektedir. Hatta buna iliflkin zaman nda ka da bas l p bas lmad na dair kontrol bile konmufltur. Bu düzenlemeden sonra, kay tlar n standartlara uygun yaz l mlar ile tutan mükelleflerin, 3568 say l kanuna göre yetki alm fl meslek mensuplar ile sözleflme imzalam fl olmalar flart ile defter yazma mükellefiyetleri ihtiyari hale getirilmelidir. 8. Programlar n amaca ve standartlara uygun olup olmad n en iyi test edecek olanlar, bunlar n kullan c lar d r. Mevcut yaz l mlar kullan c lar yani meslek mensuplar n n ihtiyaçlar, önerileri, hata ve eksiklikleri tespit edip düzelttirmeleri sayesinde belli seviyelere gelmifltir. Bunun için, test komisyonundaki meslek mensuplar n n say - s artt r lmal d r. Ayr ca Muhasebe Standartlar na uygunlu u aç s ndan bu komisyona Türkiye Muhasebe Standartlar Kurulundan da temsilci al nmal d r. 9. E er yasal defterleri yazd rma ifllemi ihtiyari hale getirilmeyecekse, tasla n 3.1 bölümündeki 14 maddelik yevmiye defterindeki asgari bilgilerin hiçbir ka da s mas mümkün de- ildir. Faturadaki bilgilerin, ücret bordrosundaki bilgilerin, vergi numaras ile birlikte T.C Kimlik numaras n n, bir faturadaki birden fazla çeflidin KDV oranlar n n, yevmiye defterine ayr ayr yaz lmas n n istenmesi uygulamada büyük aksakl klar yarataca ndan daha pratik çözüm düflünülmelidir. 10. Bölüm 3.2 deki hesaplar n alt seviyede kodlanmas, hesap isimlerinin kullan lmas ve listelenmesi bölümünde; Muhasebe Sistemi uygulama Genel tebli ine göre alt seviyede hesap kullan mlar n n tamamen iflletmelerin ihtiyaçlar na göre serbestçe belirleyebilmesi kural na ayk r olarak, oldukça detayl bir takip istenmifltir. Bilindi i üzere, literatür de bile alt hesap açma kurallar ve standartlar mevcut de ildir. Bu duruma göre düzenleme yap lmal d r. 11. Tasla n 3.5.bölümü bütünüyle kald r lmal d r. Zira TDHP ne göre Alacak ve Borç karakterli hesaplar, dönem içinde özellikle iade ifllemlerinde, belgelerin ödemeye göre geç kay tlara girmesi hallerinde ters yönde ifllem görebilmektedir. Hesaplar n ters bakiye vermelerini önlemek için kay t girilmesine engel olmak, ticari hayat n gerçekleri ile ba daflmaz. Bu durum göz önünde bulundurulmal d r. SONUÇ Bugün elektronik muhasebenin tüm kurum ve kurallar ile ifllerlik kazanabilmesi ancak yasal altyap yetersizliklerinin giderilmesiyle mümkün olacakt r. Elektronik muhasebe verileri konusunda 4369 ve 4731 say l kanunlar ile SMMMO Yay n Organ 12

7 213 say l Vergi Usul Kanunu nda yap lan de ifliklikler ile Maliye Bakanl - nca yap lan çal flmalar, di er taraftan sosyal güvenlik sisteminde yap lacak ifllemlerin de büyük bir ço unlu unun elektronik ortamda yap l r hale gelmesi umut verici düzeydedir. Ayr ca yeni Türk Ticaret Kanunu kapsam nda ticaret hukuku teknolojik geliflmelerden önemli derecede etkilenmifltir: nternetin günlük hayata s ra d - fl bir h zla girip her alanda kullan l r hale gelmesi, hukuku da etkilemifltir. Bilgi teknolojilerinin geldi i nokta göz önüne al nd nda yasal yetersizliklerin ciddi sorunlara yol açt görülmektedir. flletmelerin finansal ifllemlerinde elektronik muhasebeye geçmelerine karfl n yasal ifllemlerinde kag da ba l kay t ortamlar n kullanmak zorunda kalmalar eski yap lanmalardan çok farkl olmayacakt r. Bu yasal yetersizlikler iflletmelerin bu yönde önünü t kayacakt r. Elektronik muhasebe ve programlar n standartlaflmas na dönük çal flmalar art k dönüflü olmayan bir giriflimdir. Bilgi teknolojileri elektronik denetim aç - s ndan vazgeçilemez bir öneme sahip olup bilgi teknolojilerinin denetimde açaca yeni ufuklar biz meslek mensuplar n yak ndan ilgilendiren önemli konulard r. Meslek odalar ve mensuplar olarak bizler bu geliflmelerin bilincinde olup gelece e haz r olmak için çal flmalar m z bu yönde yo unlaflt rmaktay z. SMMMO Yay n Organ 13