BÜTÜNLEŞİK KAMU MALİ YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİNE İLİŞKİN 2017/4 SIRA NOLU DUYURU

Transkript

1 BÜTÜNLEŞİK KAMU MALİ YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİNE İLİŞKİN 2017/4 SIRA NOLU DUYURU Bilindiği üzere, 2017/7 sayılı Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Politika Belgesi ve Eylem Planı konulu Başbakanlık Genelgesi kapsamında, Bakanlığımız (Muhasebat Genel Müdürlüğü) koordinasyonunda yürütülen Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesiyle; mali işlemlerin yürütülmesine ilişkin olarak geliştirilen merkezi sistemler ile diğer kurumların kendi sorumluluğu altındaki yönetim bilgi sistemlerinin birlikte çalışabilirlik prensipleri doğrultusunda entegre edilerek, birlikte çalışmayı sağlayan teknik bir mimari yapı hedeflenmektedir. Kamu mali yönetim sistemimiz kapsamındaki süreçlere yönelik olarak, başta yapısal elektronik belge olmak üzere, yeni teknolojik imkânların kullanılması ve sistemlerin entegre edilmesi; mevcut durumda kâğıt ortamında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili süreçlerin yeniden ele alınmasını ve iyileştirilmesini zorunlu kılmaktadır. Bu kapsamda, Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesinin ilk adımını teşkil eden; entegrasyona açık, süreç yaklaşımını esas alan ve elektronik belge altyapısına uygun Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Bilişim Sistemi temel fonksiyonları itibariyle kullanıma hazır hale gelmiş ve Merkezi Yönetim kapsamında belirlenen altmış sekiz kamu idaresinde pilot olarak devreye alınmıştır. Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Bilişim Sistemi, 2018 yılı başından itibaren Merkezi Yönetim kapsamındaki tüm idarelerin kullanımına açılacaktır. Söz konusu sistemlerin geliştirilmesi sürecinde mevcut belgeler ve süreçler üzerinde bazı değişikliklere gidilmiştir. Yapılan önemli değişikliklerden birisi, kamu idarelerine bağlı harcama birimlerinin vergi kimlik numarası (VKN) ile sistem üzerinde tanımlanması ve mali işlemlerini bu VKN ile gerçekleştirecek olmasıdır. Mevcut durumda say2000i sisteminde, harcama birimleri için tanımlayıcı unsur olarak; saymanlık kodu, kurumsal kod dört düzey ve birim kodu kullanılmakta iken (Örnek-1: ), Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Sisteminde Birim Kodu yerine Vergi Kimlik Numarası (VKN) kullanılacaktır (Örnek-1: ). Bu durum muhasebe birimleri aracılığıyla kamu idarelerine duyurulmuş ve ilgili VKN ler idareler tarafından Genel Müdürlüğümüze bildirilmiştir. Bu bildirimler sonrasında yapılan incelemelerde:

2 Bazı harcama birimleri için VKN bildirilmediği, Bildirilen VKN lerin Vergi Daireleri Tam Otomasyon Projesi (VEDOP) sistemindeki isim bilgisiyle uyuşmadığı, Aynı VKN nin birden fazla harcama birimi için bildirildiği, Birleşen harcama birimleri için hangi VKN nin esas alınacağı bilgisinin iletilmediği, gibi yeni sisteme geçişe engel durumlar tespit edilmiştir. Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Bilişim Sistemine geçiş sürecindeki veri aktarımı, kamu idarelerinin ödenek ve harcama işlemleri ile mali raporların üretilmesinde harcama birimlerine ait VKN temel anahtar olarak kullanılacaktır. Harcama birimleri tarafından VKN lerin hatalı olarak bildirilmesi, verilerin (taşınır, taşınmaz, alacak dosyaları, emanet, teminat mektupları vb. kayıtlar) yanlış aktarılmasına yol açmakta olup bu durum neticede yeni sisteme geçişte ve mali işlemlerin yürütülmesinde ciddi sorunları da beraberinde getirmektedir. İfade edilen sorunların mümkün olduğunca ortadan kaldırılması amacı ile kamu idarelerinin strateji ve harcama birimleri ile muhasebe birimlerinin VKN ile ilgili işlemleri aşağıda yer alan açıklamalar çerçevesinde yürütmeleri büyük önem arz etmektedir: a) Mevcut sistemde harcama birimlerinin tekil olarak tanımlanması, Say._Kod, K.Kod_1, K.Kod_2, K.Kod_3, K.Kod_4 ve K.Kod_5 üzerinden yapılırken, yeni sistemdeki tekillik, K.Kod_1, K.Kod_2, K.Kod_3, K.Kod_4 ve VKN şeklinde sağlanacaktır. ÖRNEK Özel Kalem Özel Kalem

3 b) Aynı muhasebe birimine bağlı harcama birimlerinden, kurumsal kodun 5 inci düzeyinin değiştiği her birim için ayrı VKN alınması gerekmektedir. ÖRNEK Özel Kalem İç Denetim Birimi Başkanlığı Özel Kalem İç Denetim Birimi Başkanlığı c) Saymanlık kodu ile birlikte Kurumsal Kodun 5 inci düzeyi aynı olan birimlerde tek VKN kullanılacaktır. ÖRNEK İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü- Mesleki ve Teknik Eğitim Okulları İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

4 d) Kapanan, birleşen ya da devredilen harcama birimlerinin verilerinin hangi harcama biriminin vergi kimlik numarasına aktarılacağı bildirilecek ve verilerin sağlıklı bir şekilde aktarılabilmesi için bu hususa azami özen gösterilecektir. ÖRNEK - 4 Kapanan harcama birimi Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Kapanan birimin verilerinin aktarılacağı VKN 38 2 xx xx xxxxxxxxxx XXXXXXXXX XXXXXXX (Böyle bir durumda kapanan harcama birimine ilişkin veriler, xxxxxxxxxx nolu VKN ye tanımlı olan birime aktarılacağı bildirilecektir.) e) Harcama birimi olmayıp da adına mali işlem yapılan birimler (ilkokul, yurt vb.) için, bağlı oldukları harcama birimleri tarafından VKN alınacaktır. ÖRNEK Mevlana İlkokulu xxxxxxxxxx Mevlana İlkokulu

5 Yukarıdaki açıklamalar doğrultusunda alınan/belirlenen VKN işlemleri için; 1- Harcama birimleri tarafından, mevcut HYS (KBS) üzerinden VKN girişlerinin tamamlanması ve gerekli kontrollerin yapılması, 2- İdarelerin Strateji Geliştirme Başkanlıklarınca, mevcut KBS de (HYS) yer alan KBS > Bütçe ve Kesin Hesap Raporları > Referans Tablolar > Harcama Birimi VKN Listesi raporu alınmak suretiyle, harcama birimlerinin girişini yapmış olduğu VKN lerin takip ve kontrollerinin yapılması, 3- Muhasebe birimlerince; a. say2000i sistemindeki; Muhasebe Modülü > Muhasebe Referans Bilgileri > Harcama Birimleri VKN Giriş Formunda yer alan harcama birimlerinin VKN bilgilerinin takip ve kontrollerinin yapılması, b. Harcama birimi olmayıp da adına mali işlem ve muhasebe kaydı yapılan birimler için, ilgili harcama birimlerince alınacak VKN lerin say2000i sisteminde yukarıda belirtilen formdan veri girişinin yapılması, gerekmektedir. Kamu idarelerinin harcama ve strateji geliştirme birimleri ile muhasebe birimlerinin VKN tanımlama, takip ve kontrol işlemlerini koordineli bir şekilde en geç tarihine kadar tamamlanması gerekmektedir. Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim. Ertan ERÜZ Bakan a. Genel Müdür İletişim Bilgileri: e-posta : vkn@muhasebat.gov.tr Telefon : (0312) (0312) (0312) (0312)

6 (0312) (0312) (0312)