SUNUŞ İsmail Hakkı DOKUZLU Mustafa Ali PARMAKSIZ Yönetim Kurulu Başkanı Meclis Başkanı

Transkript

1 AYDIN TİCARET ODASI STRATEJİK PLANI

2 SUNUŞ Her geçen gün küreselleşen dünya ekonomisi sayesinde tüm ekonomik parametreler değişiklik göstermiştir. Her ülke ve o ülke içerisindeki kamu ve özel sektör kuruluşları değişen dünya düzeninde stratejilerini bugünkü şartlarda ve dünya ölçeğinde belirlemek durumundadırlar. Küreselleşen dünya ekonomisi acımasız bir rekabet ortamı yaratmıştır. Kurum ve kuruluşlar ile işletmeler; bu ortamda varlıklarını sürdürebilmek, rekabet edebilmek, avantajlı durumda olabilmek için teknolojik yenilik, kalite, verimlilik, inovasyon, stratejik plan kavramlarına daha da önem vermek durumunda kalmışlardır. Bu gelişmeler ışığında, Aydın Ticaret Odası gibi meslek kuruluşlarının yaşadıkları çevreye ve ülkelerine en büyük katkıyı sağlamak için çalışmak misyonları vardır. Bu çalışmaların amaca yönelik ve verimli bir biçimde yapılması gerekmektedir. Bir başka deyişle mevcut kalite ve akreditasyon altyapısına entegre, yol gösterici, gerçekçi ve uygulamaya geçirilebilen bir planlamaya ihtiyaç vardır. İşte bu planlama, stratejik planlama olarak adlandırılmaktadır. Bu planda kurumun zayıf ve kuvvetli olan yönleri irdelenmekte, karşılaşmış olduğu çevresel fırsatlar ve tehditler analiz edilmektedir. Ayrıca, odanın vizyonu, misyonu ve stratejik amaç ve hedefleri yazılı hale getirilmektedir. Stratejik planımızın Odamıza, ilimize, paydaşlarımıza yararlı olmasını temenni eder, stratejik planlama kurulu üyelerine ve Prof.Dr. Fuat ÖNDER hocamıza teşekkür ederiz. İsmail Hakkı DOKUZLU Yönetim Kurulu Başkanı Mustafa Ali PARMAKSIZ Meclis Başkanı 2

3 AYTO DA STRATEJİK PLAN SÜRECİ I. DURUM ANALİZİ Tarihçe Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları ve Hizmetler Paydaş Analizi Çevre Analizi Kurum içi Analiz Dış Çevre Analizi PEST Analizi, SWOT Analizi II. STRATEJİK TASARIM Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Gelişme Alanları Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler Faaliyetler, Projeler Performans Göstergeleri Maliyetlendirme ve KaynakTablosu İzleme-Değerlendirme Performans Göstergeleri III. STRATEJİK PLAN Uygulama IV. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem Standardı Şartları Yönetimin Gözden Geçirme ve Stratejik Plan Prosedürü İzleme ve Değerlendirme Prosedürü Akreditasyon Gereklilikleri İŞ PLANLARI V. STRATEJİLER VE PLANIN GELİŞTİRİLMESİ 3

4 1. GİRİŞ Türkiye, Avrupa Birliği ne üyelik süreci ve küresel ekonominin gereklerini yerine getirmek amacıyla bir dizi uyumlaştırma çabasına girmiştir. Bu çabalardan biri de başta kamu kurumları olmak üzere tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarının Stratejik Plan hazırlama girişimleridir. Stratejik planlama, kurumların dışa dönük planlama çabalarından oluşur ve arzulanan amaçlara ulaşabilmek için dış çevrenin her unsuru stratejik yaklaşımla incelenerek kurumun geleceği şekillendirilmeye çalışılır. Stratejik planlar Türk kamu yönetimi ve girişimcisi için yeni olgulardır. Devlet Planlama Teşkilatı odaklı planlama kültürümüz 1980 lere kadar dışa kapalı ekonominin varsayımlarına göre kurgulanmıştır. Bu kurguda küresel ekonomiye göre şekillendirilmiş stratejik kaygıları olan bir planlama yaklaşımı mevcut değildir. Ayrıca kamu kurumları ve kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarının gelecek planları bütçeden ibaret olmuştur sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun tarihinde yürürlüğe girmesinden itibaren kamu kurumları stratejik planlarını hazırlamaya başlamışlardır. Bu planlamalar bütçe esaslı yapılsa da TOBB bünyesindeki oda ve borsalar icin bütçeyi plan icine alma zorunluluğu yoktur lı yıllardan itibaren başlayan, yeni dönemin girişimcileri ve girişimcilerin dahil oldukları organizasyonlar; geleceğe yönelik vizyon ve misyon sahibi olmak, şeffaflık, açıklık, hesap verebilirlik, katılımcılık, etkililik ve tutarlılık gibi iyi yönetişim ilkelerini benimsemeye başlamışlardır. Ulusal ekonomilerin küresel trendler karşısında daha kırılgan hale geldiği çağımızda girişimcilerin ve girişim organizasyonlarının yerel düşünme alışkanlıklarıyla büyüme şansları giderek azalmaktadır. Geleceğe yönelik iddiası olan Aydın girişimcilerinin kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşu olan Aydın Ticaret Odası nın ilk olarak dönemi ve şimdi de dönemi Stratejik Planı hazırlanmıştır. 2. STRATEJİK PLAN HAZIRLAMA YÖNTEMİ Aydın Ticaret Odası STRATEJİK PLAN çalışmalarını katılımcı bir yaklaşımla gerçekleştirmeyi kararlaştırmış ve bu nedenle Yönetim Kurulu TOBB ve TOBB ETÜ SEM ile ilişkiye geçmesi için Genel Sekreterini yetkilendirmiştir. TOBB ETÜ SEM ile protokol yapıldıktan sonra ilk olarak Prof.Dr.Fuat Önder in de içinde bulunduğu stratejik planlama ekibi belirlenmiştir. Ekip aşağıda yer alan kişilerden oluşturulmuştur: Meclis Başkanı Yön.Krl.Başkanı TOBB ETÜ SEM Genel Sekreter Akreditasyon ve SP Sorumlusu Mustafa Ali PARMAKSIZ İsmail Hakkı DOKUZLU Prof.Dr. Fuat ÖNDER Alaattin ARSLAN İlknur KABASAKAL Bundan sonra yapılan 3 aylık zaman planlamasına göre, önce 2 tam gün, yönetim kurulu üyeleri, meclis üyeleri ve çalışanlardan oluşan gruba Stratejik Plan Eğitimi verilmiştir. Daha sonra iç ve dış paydaşların birlikte katıldığı, 1 tam gün devam eden Paydaş Çalıştayı yapılmıştır. Bu çalışmalar sırasında Odamızın kurum düzeyinde güçlü ve zayıf yanları ile fırsatlar ve tehditler araştırılmış (SWOT Analizi), aynı anda ulusal ve uluslararası boyutta politik, ekonomik, sosyal ve teknolojik gelişmeler gündeme getirilmiştir (PEST Analizi). Çalıştay sırasında görüşler toplanırken Paydaş Görüş Toplama Formu da 4

5 uygulanarak müşteri memnunuiyeti konusunda fikirler toplanmış ve paydaşlar AYTO nun gelişme alanlarını belirlemişlerdir. Yine bu hazırlıklar ile eş zamanlı olarak danışmanlık hizmetleri ile birlikte stratejik planlama ekibi Durum Analizi çalışmalarını sürdürmüştür. Bu kapsamda hizmet-faaliyet analizi, doküman analizi, son projelerin sonuçları ve ekonomik değerlendirmeler de incelenmiştir. Ayrıca SWOT ve PEST analizleri uygulanarak güçlü ve zayıf yanlarımız ile fırsatlar ve tehditler birimler bazında tespit edilmeye çalışılmıştır. Birimlerin misyon, visyon ve hedefleri de belirlenmiş ve Stratejik Plan sonuçları içinde kullanılmıştır. Durum analizinden sonra Stratejik Tasarım a geçilmiş ve üst yönetimin görüşleri alınarak çalıştay sonuçlarıyla birlikte yorumlanmıştır. Daha sonraki çalışmalarda tüm paydaşların da görüşleri dikkate alınarak kurumsal anlamda AYTO nun Misyon, Vizyon ve Temel Değerleri güncellenerek yeniden belirlenmiştir. Çalışmalar sonunda ortaya çıkan 4 ana başlık Gelişim Yönleri olarak tespit edilmiş ve sırasıyla Stratejik Amaçlar, Hedefler, Faaliyetler ve Performans Göstergeleri bu gelişim yönlerine paralel olarak ortaya konmuştur. Burada faaliyetlere göre belirlenen göstergeler ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin zorunlu bir sonucu olan ve kurumda dokümante edilerek Süreç Yönetim Sistemi olarak hayata geçirilmesi gereken, Aydın Ticaret Odası nın süreçlerinin hedefleri ya da birer çıktı göstergeleridir. Böylece faaliyet ve projeler için gerçekçi maliyet, kaynak ve izleme tabloları hazırlanabilmiştir. Stratejik Plan uygulamaları esnasında bu yöntemle tüm çalışanlar, mevcut olan Fonksiyonel Yönetim Sistemlerinin Kalite Yönetim Sistemiyle bütünleşip, Süreç Yönetimi ve sonucunda performans göstergelerinin de bir araç olarak kullanılabildiği Stratejik Yönetim tarzına nasıl dönüştüğünü daha iyi anlamışlardır. Bu hazırlıklar sırasında, akreditasyon gereklilikleri dikkate alınarak yapılan bu çalışmada ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonunda var olan Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü güncellenerek Yönetimin Gözden Geçirme ve Stratejik Plan Prosedürü haline getirilmiş ve bu prosedüre Stratejik Plan Hazırlama Kılavuzu eklenmiştir. Ayrıca ISO 9001:2008 KYS dokümantasyonu içindeki İç Denetim Prosedürü de revize edilerek Stratejik Planın izlenebilirliği sağlanmıştır. Kurumsal Performans Yönetimi, İzleme - Değerlendirme ve Planın Geliştirilmesi konularında ilgili taraflar bilgilendirilmiş; ayrıca en az yılda bir kez, plan sonuçlarının, ilgili prosedür gereği, yönetimin gözden geçirme toplantılarının gündemine alınarak planın geliştirilebileceği, bu sayede kalite ve akreditasyon gerekliliklerinin hayata geçebileceği ve kurumsallaşmanın sağlanacağı gibi konular hakkında bilinç yaratılmaya çalışılmıştır. Burada sözü edilen birçok yönetim sisteminin nasıl birleşik kullanılabildiği ve ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ ne dönüşerek Oda ve Borsalar için en uygun ODA/BORSA YÖNETİM SİSTEMİ örneği olduğu bu çalışmayla ortaya konulmuş olmaktadır. Böylece hazırlanan STRATEJİK PLANLAR kuruluş için uygulanabilir, aktif ve geleceğin şekillendirilmesi anlamında hayata geçirilebilir olacaktır. Böylece Aydın Ticaret Odası Stratejik Planı; üyelerine yılları arasında yapacağı faaliyetlerin ve geleceğe yönelik planlarının, stratejik yönetim ilkeleri açısından nasıl gerçekleşeceğine dair bir yol haritası önermektedir. Aydın Ticaret Odası Yönetim Kurulu Stratejik Plandaki stratejik amaç ve hedefleri 19 Nisan 2010 tarih ve 61/2426 sayılı kararı ile kabul etmiştir. 3. STRATEJİK PLANDA YASAL DAYANAK Kamu kurumlarında Stratejik Plan hazırlama zorunluluğu, tarihinde yürürlüğe giren 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile başlamıştır. Ancak stratejik planlamaya ilişkin hükümler 01/01/2005 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 24 Aralık 2005 tarihinde yayımlanan 5436 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun 5

6 Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun ve 26 Mayıs 2006 tarihli Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik referans metinler olarak kabul edilebilir. Aydın Ticaret Odası ve üst birlik olan Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ni tanımlayan tarihli 5174 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinde Odalar; üyelerinin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, meslekî faaliyetlerini kolaylaştırmak, mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak, mensuplarının birbirleri ve halk ile olan ilişkilerinde dürüstlüğü ve güveni hâkim kılmak üzere meslekî disiplin, ahlâk ve dayanışmayı korumak ve bu kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla Odalara verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulan, tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarıdır şeklinde tanımlanmıştır. Tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olan Aydın Ticaret Odası nın stratejik planının temel dayanağı 2010 tarihi itibarıyla güncelleştirilmiş Odalar ve Borsalar için Akreditasyon Kılavuzu ve ekleridir. Aydın Ticaret Odası nın Stratejik Planını değerlendirecek olan kurum ise üst birlik olan Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği organı Akreditasyon Kurulu dur. Akreditasyon; malların ve hizmetlerin istenen şartlara uygun nitelikler taşıdığını tespit etmek gayesiyle yapılan deney, analiz, muayene ve belgelendirme (sertifikasyon) işlemlerini içeren uygunluk değerlendirmesi işlerini yapan kuruluşların yeterliliklerinin onaylanmasıdır. Stratejik plan akreditasyon sürecinin oluşturmaya çalıştığı standardizasyonunun önemli bir bileşenidir. Bu yeni standart, yetki almayı isteyen tüm Odaların ve Borsaların sahip olmaları ve üyelerine sunmaları gereken birtakım temel becerileri ve hizmetleri içeren kapsamlı ve güvenilir bir çerçeveye dayanmaktadır. I. DURUM ANALİZİ I.1 Tarihçe Aydın, Tralles antik kentinin üzerine kurulmuştur. Eski çağlarda Ege Bölgesi'nin en önemli kentlerinden birisidir. Antik dönemin birçok bilgin, mimar ve heykeltıraşı Aydın'da yetişmiştir. Bunlar arasında Antemiyus, Thales, Anaximandros, Anaximenes, Hekotaios, Hippodamos ve Isodor sayılabilir. Depremle yıkıldıktan sonra yeniden imar edilen kentte, Traklardan sonra Spartalılar, Hititler, Frigler, İyonlar, Lidyalilar, Persler ve Romalılar zaman zaman hakimiyetlerini kurarak kendi kültürlerini bölgeye taşımış ve yörenin gelişmesine öncü olmuşlardır yılında Selçukluların, 1300 yılında Aydınoğullarının eline geçen şehrin adı Aydın Güzelhisar olmuştur. Bu ad Aydın şekline dönüşmüştür da Osmanlıların eline geçen Aydın bugünkü yerine kurulmuş ve 1923 yılında il olmuştur. Aydın, Neolitik, Kalkolitik ve Tunç çağlarını yaşamış ve bu tarihi akış içinde aşağıda sıralanan ülke ve uygarlıklarının etkisi altında kalmıştır. Aydın ili toprakları büyük Eti Birliği nin bir parçasıdır. Bu dönemde kurulan kentlerin birçoğu büyük depremler, su baskınları ve diğer ulusların saldırılarına uğramıştır ve bu nedenle toprak altında bulunmaktadır. M.Ö yıllarında Doğu Etilerin zayıflamasından sonra, Aydın ili toprakları da, diğer komşu iller gibi, Kumanların yönetimine geçmiş ve yıl prensliklerle idare edilmiştir. Süregelen göç ve saldırı dalgaları arasında Türk boylarından olan Meonlar-Lidler-Kariler- İyonlar M.Ö. 12. yüzyılda bu toprakları kendilerine yurt edinerek bölüşmüşlerdir. Aydın ili toprakları M.Ö.192 yılından itibaren Romalıların saldırısına uğramaya başlamış, Bergama ve Roma orduları Efes üzerinden Aydın topraklarına girerek Söke-Milet önünden geçtikten sonra, Dalama, Yenipazar üzerinden ilerlemiş, Nazilli-Esenköy Arpaz Kalesi önüne gelmiş ve kısa zamanda Arpaz, Alinda, Alabanda, Afrodisias, Tral, Priyen, Milet, Nysa, Mağnezi gibi bölgenin önemli kentleri işgal edilmiştir. 6

7 M.S.395 yılında, Roma topraklarını İmparator Teodos iki oğlu arasında paylaştırmış ve Aydın ili Doğu Roma sınırları içerisinde kalmıştır. Selçuklu Türklerinin Anadolu ya güçlü akınları başlayıncaya dek, Aydın ili Bizans egemenliği altında kalmış, Etilerden Selçuklulara kadar Türk Uygarlığı tüm saldırı ve ağır baskılara rağmen benliğini yitirmemiştir.bir Türk ülkesi olan Anadolu'ya 10. asırdan bu yana Oğuz Türklerinin akınları başlamıştır. Bu durumdan korkan Bizans İmparatoru güvendiği büyük ordusunu M.S tarihinde Türklere karşı çıkarmış ve Malazgirt Savaşı'nda Bizans ordusu yenilgiye uğramıştı. Türklerin kısa zamanda gösterdiği bu başarı Avrupalı Hristiyan ulusları korkutmuştu. M.S yıllarındaki savaşlardan sonra Sultan Mesut Haçlı Ordularını Tarsus geçitlerinde bozguna uğratarak dağıtmıştır. Konya başkent olmuş. Ege Bölgesi ve Aydın (Tral) Türklerin eline geçmiştir. (M.S. 1177). Aynı yıl içerisinde Manuel'in ordusu Aydın ili çevrelerini tekrar işgale kalkışmış ancak başaramamıştır. II.Kılıçarslan 1186 yılında Aydın'ı tekrar fethetmiştir. Osmanlılar devrinde Osmanlı Padişahı Yıldırım Beyazıt kuvvetli ordusu ile Aydınoğulları üzerine yürümüştür. İsabey savaşı kabul etmeyerek 60 kentini, 300 kalesini, askerini ve topraklarını Yıldırım'a bırakmıştır. Yıldırım Beyazıt Aydın çevresini bir eyalet olarak Osmanlı Devleti ne bağlamıştır.(m.s.1390). Osmanlı İmparatorluğu'nun yükselme devri boyunca Aydın gelişmiş ve bayındırlaştırılmıştır yılında Vali Halid Paşa vilayet merkezini İzmir e naklederek, Osman Paşa yı da Aydın sancağına mutasarrıf olarak göndermiştir yılında II. Meşrutiyet Devriminin yeşerttiği yeni umutlar Aydın da büyük bir sevinçle karşılanmış fakat, Osmanlı İmparatorluğu bunalımlardan ve parçalanmaktan kendini kurtaramamıştır. Yunanistan Girit i, İtalyanlar Mısır a kadar Trablusgarp Vilayetini ve 12 adayı işgal etmişlerdi. Osmanlı İmparatorluğu bu durumda iken I.Dünya Savaşı na girmek zorunda bırakıldı. Karşı büyük devletler göz diktikleri toprakları aralarında paylaşmak, Türk toplumunu tarihten silmek, bu ülkeyi rahatça sömürmek amacındaydılar. Sonuçta, 1919 da Aydın Yunan birlikleri tarafından işgal edildi. 27 Mayıs 1919 da adı geçen birlikler Aydın ın içine kadar girdiler. Gönüllü olarak oluşturulan ulusal birlik güçleri çeşitli baskınlarla düşmanı yıprattı ve geriletti. Ordumuz 5 Eylül 1922 tarihinde Aydın a girdi ve 7 Eylül de Aydın kurtarıldı. Aydın Ticaret Odasının ilk kuruluşu ülkedeki diğer odaların kuruluşuyla aynı döneme rast gelmektedir lı yıllarda Ziraat ve Ticaret Odalarının var olduğunu Aydın iline ait salnamelerden biliyoruz tarihlerinde Reis Aziz Efendi, azalar Hacı Apostol Efendi, Barutçu Dimitri Efendi, Kulaksızzade Hacı Mehmet Efendi, Andon Ağa ve Hacı Nikokaki Efendi idi. Genellikle Ticaret ve Ziraat Odası başkanı ziraat ile uğraşan Müslüman Türklerden, azaları ise ticaret ile aktif olarak uğraşan Rum ve Yahudilerden seçilmekte idi. Bu durum ülke genelinde olduğu gibi Aydın da da ticaretin ağırlıklı olarak Yahudi ve Rumlar tarafından yapıldığı, ziraat sektöründe ise Müslüman Türklerin söz sahibi olduğunun göstergesiydi. Ülkemizde Cumhuriyet döneminde ticaret odalarının örgütsel gelişimi 25 Eylül 1925 tarih ve 655 sayılı Ticaret ve Sanayi Odaları Yasası ile yeniden sağlanmıştır. Bu yeni düzenleme sonrasında 1926 yılında Aydın Ticaret ve Sanayi Odası Veysi Paşa Mahallesindeki bir binanın üst katında yeniden faaliyete geçmiştir. Ticaret ve Sanayi Odası o yıllarda Aydın da ticaretle uğraşan Kadıköylü Zâde Hasan Kamil, Keresteci Zâde Rifat, Şahin Zâde Eyüp, İstanbullu Raif Fevzi, Dumni Zâde Ahmet, Pehlivan Zâde Hacı Şerif, Habip Efendioğlu, Mustafa Necati Beylerin öncülüğü ile 207 üye kaydı yapılmak suretiyle kurulmuştur. Kanun gereğine uyularak seçim yapılmış, Meclis ve Yönetim Kurulları belirlenmiş, 9 Meslek Komitesi kurularak hizmete başlamıştır tarihinde ülkemizde Ticaret Borsalarının da kuruluşuna imkân sağlayan 5590 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanunu yürürlüğe konmuştur. Bu Kanun kapsamında Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nin uygun görüşü, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı nın da özel izniyle 1954 yılında Aydın, Muğla, Manisa, Denizli ve Balıkesir illerini kapsayan Ege Bölgesi 7

8 Sanayi Odası (EBSO)nın kuruluşuyla, Odamız Aydın Ticaret Odası unvanıyla faaliyetine devam etmiştir yılına kadar uygulanan 5590 sayılı Kanunun bazı maddeleri tarih ve 2567 sayılı kanunla değiştirilmiş, Odaların temel organları olan Meslek Komiteleri seçimlerinin 4 yılda bir yapılması esası getirilmiştir. Meslek Komitelerine paralel olarak Oda Meclisinin de görev süresi 4 yıl olarak belirlenmiştir. Oda Yönetim Kurullarının görev süreleri ise 2 yıl olarak tespit olunmuştur. Ayrıca, Odaların organ seçimlerinin şekil ve usulleri yeniden düzenlenerek bu seçimlerin Yargı gözetiminde yapılması esası getirilmiştir. Bugün; tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 5174 sayılı Kanun kapsamında faaliyetlerini sürdüren Aydın Ticaret Odası, yıllık 2 milyon TL bütçesi, 6600 üyesi ve 16 personeliyle mülkiyeti kendisine ait 5 katlı binasında ISO 9001:2008 Kalite Belgesine ve Uluslararası Akredite olmuş Oda sertifikasına sahip olarak hizmet vermektedir. I.2 Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Odanın yasal olarak yapmak zorunda olduğu görevler tarihli Resmi Gazete de yayımlanan 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu nun 12. maddesinde açık olarak belirtilmektedir. Bu madde uyarınca odanın yapmak zorunda olduğu görevler şunlardır: Meslek ahlâkını, disiplini ve dayanışmayı korumak ve geliştirmek, ticaret ve sanayinin, kamu yararına uygun olarak gelişmesine çalışmak. Ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri derleyerek ilgililere ulaştırmak, ilgili kanunlar çerçevesinde resmî makamlarca istenecek bilgileri vermek ve özellikle üyelerinin mesleklerini icrada ihtiyaç duyabilecekleri her çeşit bilgiyi, başvuruları durumunda kendilerine vermek veya bunların elde edilmesini kolaylaştırmak, elektronik ticaret ve internet ağları konusunda üyelerine yol gösterecek girişimlerde bulunmak, bu konularda gerekli alt yapıyı kurmak ve işletmek. Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeleri yapmak, bölgeleri içindeki iktisadî, ticarî ve sınaî faaliyetlere ait indeks ve istatistikleri tutmak, başlıca maddelerin piyasa fiyatlarını takip ederek kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla yaymak. 26. maddede sayılan aşağıdaki belgeleri düzenlemek ve onaylamak: - Fatura suretlerinin onayı, - Rayiç fiyatların onayı, - Ticarî ve sınaî eşya numunelerinin vasıflarının onayı, - Bilirkişi ve eksper raporları ile kapasite raporları, - Kefaletname ve taahhütnamelerde yazılı imza sahiplerinin odalardaki sicil durumunu gösteren onay ve şerhler, - Ticarî kefalet onayları, - Tahsis ve sarfiyat belgeleri, - Kalite, yeterlilik ve numune belgeleri, - Yerli malı belgeleri, - Kayıtlı üyelerin tatbik imzalarının onayı, - Oda mensuplarına ait kayıt ve sicil suretleri ve üye kimlikleri - Ticarî itibar şahadetnamesi mahiyetinde olmamak üzere, üyelerinin gizli olmayan sicilleri hakkında yazılı veya sözlü sorulara cevaplar, sayılı Karayolları Trafik Kanunu nun 22. maddesi gereğince verilen iş makineleri tescil belgesi, - TIR ve ATA karneleri, A.TR ve EUR.1 dolaşım belgeleri, menşe şahadetnameleri ve EAN-UUC çizgi kod işlemleri, mal ve hizmetlerin uluslar arası ticaretindeki beyanname, vesika ve benzeri belgeler, - Mücbir sebep belgeleri, - Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi suretleri, - Türk veya yabancı bayraklı gemilere verilecek genel ve uluslar arası sektörel hizmetler, 8

9 - Ticaret sicili hizmetleri, - Ticarî ve sınaî mahiyette diğer her türlü belge ve bilgiler ile hizmetler. Meslek faaliyetlerine ait konularda resmî makamlara teklif, dilek ve başvurularda bulunmak; üyelerinin tamamının veya bir kesiminin meslekî menfaati olduğu takdirde Meclis kararı ile bu üyeleri adına dava açmak, Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit etmek, Bakanlığın onayına sunmak ve ilân etmek, Üyeleri tarafından uyulması zorunlu meslekî kararları almak, Yurt içi ve yurt dışı fuar ve seminerlere katılmak, Sair mevzuatın verdiği görevlerle, ilgili kanunlar çerçevesinde Birlik ve Bakanlıkça verilecek görevleri yapmak, Birliğin belirlediği standartlara göre üye kayıtlarını tutmak ve üyelik aidatlarına ilişkin belgeleri saklamak ve bunları Birliğe talep halinde bildirmek, Üyelerinin ihtiyacı olan belgeleri vermek ve bunlara ilişkin gerekli hizmetleri yapmak, Yurt içi fuarlar konusunda yapılacak müracaatları değerlendirip Birliğe teklifte bulunmak, Üyeleri hakkında, tüketici şikâyetlerini incelemek ve kuruluş amaçları doğrultusunda diğer faaliyetlerde bulunmak, Ticaret ve Sanayi Odalarınca, odalar ayrı olan illerde ise sanayi odalarınca sanayiciler için kapasite raporları düzenlemek, İlgililerin talebi halinde, ticarî ve sınaî ihtilaflarda hakem olmak, tahkim kurulları oluşturmak, Açılmış ve açılacak olan sergiler, panayırlar, umumi mağazalar, depolar, müzeler ve kütüphanelere katılmak, Yetkili bakanlıkça uygun görülen alanlarda sanayi siteleri, endüstri bölgeleri, organize sanayi bölgeleri, teknoloji geliştirme bölgeleri, teknoparklar, teknoloji merkezleri kurmak ve bunları yönetmek; 3218 sayılı Serbest Bölgeler Kanunu çerçevesinde serbest bölge kurucu ve işleticisi veya işletici olmak, antrepo işletmek, antrepo işletmek ve fuar alanları, kongre merkezleri ile ticaret merkezleri kurmak, işletmek veya kurulmuş olanlara iştirak etmek. Yukarıda sayılan 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanunundan kaynaklanan yasal yükümlülüklerinin dışında aşagidaki görevleri de yapmaktadır: Aydın iline mahsus sarılop cinsi incirin ildeki katma değerini arttırmak için Aydın İnciri rumuzuyla coğrafi işaret tescilinin Türk Patent Enstitüsüne yaptırmıştır. Aydın ili ve yöresinde yaygın olarak dikimi yapılan gemlik cinsi zeytinin hatalı bir uygulama olduğunun tespiti, devletçe bu fidanın dikimine verilen dekar başına 250-TL kaynak israfının durdurulması için ADÜ Ziraat Fakültesi ile müşterek araştırma yapılarak memecik cinsi zeytin fidanının dikiminin yaygınlaştırılması için fidan üretimi ve dağıtımı sağlanmış ve devam etmektedir. Stant açarak yurtiçi fuarlara katılan Oda üyelerine yılda dört fuar üzerinden fuar başına 500-TL, yurtdışı fuarlarına da 1000-$ nakit teşvik desteği verilmektedir. Bünyesinde kurduğu Aydın Ticaret Odası Öğrenci Okutma ve Eğitim Vakfı sayesinde ihtiyaç sahibi lisans düzeyinde eğitim gören 100 öğrenciye faizsiz kredi verilmektedir. Eğitime gösterilen önem ve hassasiyetten dolayı Aydın Milli Eğitim Müdürlüğü ile yapılan protokol ile Aydın Ticaret Odası İlköğretim Okulu yaptırılmıştır. Çevre duyarlılığını zihinlerde canlı tutmak düşüncesiyle Merkez Gölhisar Köyü hudutlarında yeralan orman arazisinden m2 araziye fıstık çamı fidanı dikilerek 49 yıllığına Aydın Ticaret Odası ormanı oluşturulmuştur. Faaliyetlerini destekleyici yönde hizmet veren Türk Standardları Enstitüsü (TSE), İhracatı Geliştirme Etüt Merkezi (İGEME), Dış Ekonomik İlişkiler Kurulu (DEİK) nun temsilcilikleri Oda bünyesinde açılmıştır. 9

10 Üst kuruluşumuz TOBB tarafından yapılan görevlendirme ile Karayolu Taşıma Yönetmeliği kapsamındaki K1, K2, K3 yetki belgelerinin tanzimi ve değişiklik hizmetleri ve Hazine Müsteşarlığı adına Sigorta Acentelerinin levhaya kayıt işlemleri ile TAPDK nun tütün ve alkol satış ruhsatlarının tanzimi hizmetleri Odamızca yürütülmektedir. Aydın ilinin verimliliğini arttırma projesi çalışmaları Odamız, Aydın Sanayi Odası ve Milli Prodüktivite Merkezince (MPM) yürütülmektedir. Aydın ilinin tarihi ve kültürel değerlerinin sahiplenerek yaşatılması düşüncesiyle Oda binamızın batı bitişiğindeki tarihi Gümrük Önü Hanının restore edilmesi projesi Odamız, Aydın Valiliği ve Belediye Başkanlığınca müştereken devam ettirilmektedir. 10

11 I.3 Faaliyet Alanları ve Hizmetler Tablo 1: AYTO da Faaliyet Alanları ve Hizmetler AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı ODA SİCİLİ TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİĞİ Sicil / Üye işlemleri 10.madde Ürün/Hizmet 1 ÜYE KAYIT 5174 sayılı kanunun 9. Maddesine istinaden Ticaret Sicil Memurluğuna tescil islemini yaptırmış tacirler ve bunlarin subeleri bu kanun gereğince Odaya kayıt yaptırmak zorundadır. Üye başvurusu, gerekli evrakların temin edilerek sicil dosyasının oluşturulması / yönetim kuruluna sunumu, yönetim kurulunca kaydı onaylanan üyenin ETA TOBBNET programlarına kaydı, oda sicil kayıt sureti ve levhasının verilmesi, tahsil servisine dosyanın devri. Terkin (Üye Kaydının Silinmesi) 5174 Sayili Kanunun 2567 Sayili Kanunla degisik 65. Maddesine istinaden düzenlenen muamelat yönetimeliginin 16. Maddesi geregi üyeler ticaret sicilindeki kayitlarinin terkinini bildiren Ticaret Sicil Gazetesi'ni ibraz suretiyle mensup bulunduklari Odadan yazili olarak kayitlarin silinmesi isteginde bulunabilirler. Bu takdirde, Ticaret Sicilinin mesnedi olan muameleler tamamen veya kismen sona erer veya ortadan kalkarsa, Odadaki kayitlari da tamamen veya kismen silinir. 2 ÜYE TERKİN Esnaf Oldugundan Terkin: 5362 Sayili Esnaf ve Sanatkarlar Kanununun 5.Maddesi geregince Esnaf ve Sanatkarlar Ticaret Sanayi veya Deniz Ticaret Odalarina kaydedilemezler, Ticaret Sanayi Deniz Ticaret Odalarina kayitli bulunanalar ise Esnaf ve Sanatkarlar Odasina kayitli olmayacagindan her iki Odaya kayitli olanlar ayni kanunun 6.Maddesince olusturulacak üçlü komisyon (Aydın Valiligi Sanayi ve Ticaret Il Müdürlügü Baskanliginda Aydın Ticaret Odasi'ndan bir temsilci ve Esnaf Odalarindan bir temsilciden tesekkül eder) tarafindan esnaf veya tüccar oldugu tespit edilir. Tüccarsa Odadaki kaydi devam eder,esnaf Sicilinden ve Odasindan kaydi silinir. Esnaf ise alinan karar Aydın Ticaret Sicili Memurluguna tescil ettirilir ve oda kaydi silinir. Ayrıca, Bu Kanuna tabi odalar arasında veya bu odalar ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği bünyesindeki odalar arasında üye kayıt zorunluluğu bakımından çıkacak anlaşmazlıkları çözümlemek üzere il ve ilçelerde mutabakat komiteleri kurulur. Bu komiteler anlaşmazlıkları, Esnaf ve Sanatkâr ile Tacir ve Sanayiciyi Belirleme Koordinasyon Kurulunun belirleyeceği esaslar dahilinde çözüme kavuştururlar. Mutabakat komiteleri, İl ve ilçelerde mülkî amirin başkanlığında ilgili odaların ve birliğin birer temsilcisinden oluşur. Mutabakat komitesi kararlarıyla Esnaf Sanatkarlar Sicilinde ve Odasında kayıtlı olup, Ticaret Sicili ve Ticaret, Sanayi Odası na kayıt olması gerekenler ya da Ticaret Sicilinde ve Ticaret, Sanayi Odasında kayıtlı olupta Esnaf Siciline ve Esnaf Sanatkarlar Odasına kayıtlı olması gereklenler hakkında karar verirler. Kararlara 10 gün içinde itiraz hakkı bulunmaktadır. 3 4 ODA SİCİL KAYIT SURETİNİN DÜZENLENMESİ SERVİSİN TANZİM ETTİĞİ DİĞER BELGELER ( İHALE DURUM BELGESİ- FAALİYET BELGESİ- TİCARİ Sanayici Oldugundan Terkin: Aydın Ticaret Odasi'na ve aynı zamanda Aydın Sanayi Odasi'na kayitli bulunan firmalarin dilekçe ile müraacatlari halinde, yapilan istihbarat sonucu 5174 Sayili Kanunun 5 maddesinin (Tezgâh, cihaz, makine gibi muharrik kuvvet kullanarak ham madde, yarı ve tam mamulleri, özellik, içerik, bileşim veya şeklini kısmen veya tamamen değiştirmek amacıyla işleyerek, seri halde veya standart olarak yeni bir ürün üretmek suretiyle katma değer oluşturan işyerleri ile yer altı kaynaklarının çıkarılıp işlendiği yerleri işletenler ve bilişim teknolojisi ve yazılım üretenler en az on işçi çalıştırmak şartıyla bu Kanunun uygulanması bakımından sanayici sayılır.) bendinde yazili sanayici vasfini tasidigi belirlenince Ticaret Odası kaydı Yönetim Kurulunca silinir. Üye başvurusu, üye kaydının sicil programından bulunarak belgenin yazdırılması, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, belgenin mühürlenerek imzalanması, ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. Üye başvurusu, üye kaydının sicil programından bulunarak belgenin yazdırılması, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, belgenin mühürlenerek imzalanması, ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. İhale Durum Belgesi : 4734 Sayılı Kamu Ihale kanununun10 Maddesi (g) bendinde 11

12 İKAMETGAH- ORTAKLIK PAY DURUMU BELGESİ YERLİ İSTEKLİ BELGESİ İMZA ONAY BELGELERİ- BAĞ-KUR BELGELERİ, KREDİ TALEP BELGESİ) yer alan yönetmelik gereğince mesleki faliyetten men olmadigini gösteren belgedir. Faaliyet Belgesi : Devlet ihaleleri, Bankalar, Vergi Daireleri, Müteahhitlik karnesi için Bayındırlık Bakanlığı, Belediyeler, Vize için Konsolosluklar, Pasaport için Emniyet Müdürlüğü Pasaport Dairesi, şirket adına alınan araçlar için Trafik Tescil Müdürlüğüne, Ulaştırma Bakanlığına ve işletme faaliyetinin devam ettiğini belgelemek için kamu kurum ve kuruluşları ile özel kuruluşlara verilir. Ticari İkametgah: İhalelerde kullanılan belgedir. Ortaklık Pay Durumu Belgesi : Şirketin son ortaklık pay dağılımını gösteren belgedir. Yerli İstekli Belgesi : Odamızda kayıtlı firmaların devlet ihalelerine girebilmesi için Kamu İhale Kanunu nun 53.maddesine istinaden çıkarılan Yönetmeliklere göre yabancı sermayesi olmadığı ve dolayısıyla Yerli İstekli olduğuna ilişkin düzenlenen belgedir. İmza Onay Belgesi : İmza sirküleri yerine kullanılan belgedir. 5 BAĞ-KUR İLE İLGİLİ BELGELERİN TANZİMİ Kredi Talep Belgesi : AYTO nun anlaşmalı olduğu bankalar a kredi talep başvurusu yapılmak üzere verilen belgedir. Üye başvurusu, üye kaydının sicil programından bulunarak belgenin doldurulması (şirket ise sicil dosyasından yararlanılarak), belgenin mühürlenerek imzalanması. Gerçek ve tüzel kişi ortakların, Bağ-kur İşi Bırakma formu, Bağ-kur Sağlık Sigortası formu, Bağ-kur Giriş Bildirgesi, Yaşlılık Aylığı formu tasdiki ve Bağ-kur Sigortalılığı devam yazısı verilmesi bağ-kur karnesi vizesi, bağkur dan emeklilik vb. işlemleri için Bağ-kur tarafından istenen bilgileri talep uyarınca vermektir. Gerçek ve tüzel kişiler, Bağ-kur'dan temin ettikleri form ile odamıza baş vurduklarında, form üzerinde bulunan ilgili bölüm üyemizin dosyasının tetkiki sonucunda doldurularak, talep sahibine verilir. Lüzumu halinde, ayrıca detaylı bilgi yazılı olarak üyelerimize verilmektedir. Gerçek ve tüzel kişilerin bu talepleri odamız tarafından yerine getirilirken, dilekçe ile başvurmaları istenir. Her iki hizmet türü gerçekleşirken üyelerimizin odaya borçlarının bulunmaması gerekir. 6 SERMAYE ARTTIRIMI ( ŞAHIS / ŞİRKET ) Üye başvurusu, gerekli evrakları temini / incelenmesi, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması, yeni haliyle oda sicil kayıt suretinin tanzimi (sayı-mühürimza), ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. 7 HİSSE DEVRİ / TASFİYE / MADDE TADİLİ Üye başvurusu, gerekli evrakın incelenip yönetim kurulunun oluruna sunulması, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması, yeni haliyle sicil kayıt suretinin tanzimi (sayi mühür imza), ücretinin tahsili için tahsil servisine devri. 8 ASKIYA ALMA 9 RE SEN TERKİN 5174 sayılı Kanunun 10.maddesi ikinci fıkrası (İçinde bulunulan yıldan önceki iki yıldan itibaren adresleri ve durumları tesbit edilemeyenler ile bu süre zarfında aidat ödemeyen üyelerin isimleri, oda yönetim kurulu kararı ile meslek grupları ve seçmen listelerinden silinir;durdurulur) hükmü gereğinde her yıl Ocak ayında askıya alınacak üyenin tespiti, belirlenen üyelere yapılacak işlem hakkında üyelerimize gerekli yazışmaların yapılması, yönetim kurulunun oluruna sunulması, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması sayılı Kanunun 10.maddesi üçüncü fıkrası gereğince ( Askıya çıkan üyeler, Oda yönetim kurulu kararını takip eden yılbaşından itibaren iki yıl içinde, odaya müracaatla adres ve durumunu bildirmemesi halinde, Oda yönetim kurulunun teklifi ve meclis kararıyla ticaret sicil kaydının re sen silinmesi için ticaret sicil memurluğuna ihbaerda bulunur. İhbarı takip eden ayın ilk günü itibarıyla oda kaydı silinmiş olur. ) Her yıl Ocak ayında re sen silinecek üyenin tespiti, belirlenen üyelere yapılacak işlem hakkında yazışmaların yapılması, yönetim kurulunun ve meclsin onayına sunulması, kaydı silinecek üyelerin ticaret siciline silinmesi için ihbarı, üyenin kaydının silinmesi. 12

13 10 ASKIDAN DÜŞÜRME 11 ÜYE İLE İLGİLİ YAZIŞMALAR Üyenin başvurusu, yönetim kurulu kararıyla askıya alınan üyenin takip eden 2 yıl içinde askıya konu durumunu ortadan kaldırması (aidat borcunun tamamını ödemesi / durumunu bildirmesi), askıdan düşürme dilekçesinin alınarak yönetim kurulunun oluruna sunulması, oda sicil progamlarından gerekli değişikliğin yapılması, yeni haliyle oda sicil kayıt suretinin tanzimi. Resmi Kurumlardan gelen yazının evrak istatistik bölümünden oda siciline sevki, yazı içeriğine göre gerekli incelemenin yapılması / yazı üyemiz ile ilgili ise gerekli araştırma sonrası cevabının yazılması değil ise üye olmadığına dair cevap yazılması, giden evrak defterinden çıkış sayısının alınması, 2 nüsha halinde yazılan yazının Genel Sekreterin imzasına sunulması, evrakın 1 nüshasının ilgili kuruma diğer nüshanın üye dosyasına kaldırılması/ üyemiz değilse evrak kayıt bölümünde muhtelif dosyasına devri. 12 ÜYE KİMLİK KARTININ DÜZENLENMESİ Üyenin Başvurusu, kimlik kartı için gerekli olan 2 adet fotoğraf ve nüfus cüzdanı suretinin üyeden talebi, kimlik kartının doldurularak Genel Sekretere imzalatılması, kimlik kartının üyeye ibrazı 13

14 AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 ODANIN ETKİNLİKLERİNİN BASIN ARACILIĞI İLE DUYURULMASI BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİĞİ Ürün/Hizmet Basın mensuplarına mail yoluyla duyurulması istenen etkinlikler duyurulur, basında yer alan haberler arşivlenir. 2 3 ODANIN YAYIN ORGANININ HAZIRLANMASI MESLEK KOMİTE TOPLANTILARININ DÜZENLENMESİ Dergi komisyonunda yapılacak çalışmalar belirlenir. Odanın etkinlikleri, yapılan hazırlıklar ve dergi komisyonunda belirlenen yazılar cd yolu ile ajansa iletilir. Dergi çıkmadan önce dergi komisyonu ile son taslak incelenir ve basıma hazır hale getirilir. Odamızın 17 meslek komitesi için alınan karar doğrultusunda belirlenen tarihte sms yolu ile komite üyelerine toplantı tarihi bildirilir. Toplantıda alınan kararlar yönetim kurulu toplantısından önce yazılı olarak Genel Sekretere iletilir. Yönetim Kurulu toplantısından sonra Yönetim Kurulundan çıkan kararlar doğrultusunda gerekli çalışmalar yapılır. 4 GENEL YAZIŞMALARIN YAPILMASI Genel Sekreterin tebliğ etmiş olduğu yazılara cevap yazılır. 5 ODA WEB SİTESİNİN TAKİBİ Odamızın internet adresine Genel Sekreterin tebliğ ettiği duyurular yazılır. 6 KÜTÜPHANENİN TAKİBİ Kütüphane için alınan kitaplar belirlenen konulara göre tasnif edilir ve kayıt defterine işlenir. AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 TAHSİL-TEDİYE-MAHSUP FİŞLERİNİN KAYDI 2 MUHASEBE KAYITLARI MUHASEBE TOBB BÜTÇE VE MUHASEBE YÖNETMELİĞİ Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği gereğince Odanın muhasebe kayıtlarını tutmak, bütün ana ve yardımcı defter kayıtlarını işlemek. Ürün/Hizmet Muhasebe fişlerinin işlenmesi, vezneden tahsil-tediye fişlerinin ve kasa raporunun temin edilmesi, temin edilen fişlerin usulüne uygun olarak Eta Muhasebe İşlemlerine kaydı, tahsil-tediye-mahsup fişlerinin düzenlendikten sonra imzalanarak dosyalara konulması, Genel Sekreterin onayı-imzası Yevmiye, Defter-i Kebir, Muavin defterlerin işlenmesi, aylık defterlerin, gelir-gidermizan cetvellerinin, bilançonun çıkarılması, mizanların defterlerin dosyalara konulması, defterlerin Hesap Komisyonuna hazırlanması, Genel Sekreterin onayıimzası 14

15 3 HESAP KOMİSYONU RAPORUNUN HAZIRLANMASI Aylık gelir-gider defterlerinin, yardımcı defterlerin, mizanların, banka hesaplarının çıkarılması, mizanların, defterlerin dosyalara konulması, hesap komisyonu adına raporun hazırlanması, hesap komisyonu toplantısının yapılması, aylık hesapların incelenmesi, Hesap Komisyonu raporunun komisyon üyeleri tarafından imzalanması, Meclise sunumu. 4 5 HER TÜRLÜ HARCAMALARIN- ÖDEMELERİN YAPILMASI MAAŞLARIN HESAPLANMASI, MAAŞ BORDROLARININ HAZIRLANMASI Odanın her türlü borçlarının, her türlü aidatlarının ödenmesi (fatura-vergiler-elektrik-su vb.), harcamaların ve ödemelerin Kanuna ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak ödenmesini sağlamak, ödemelerin kasa veya banka aracılığıyla yapılmasını sağlamak, banka talimat yazısı yazılması, Yönetim Kurulu Başkanı-Genel Sekreter imzası. Personelin kıdem-kademe artışlarının takip edilmesi, matrahların tahakkuku, maaş bordrolarının çıkarılması, Genel Sekretere sunumu, Yönetim Kurulu Başkanı-Genel Sekreter imzası. 6 MUHTASAR BEYANNAME DÜZENLENMESİ-ÖDENMESİ Önceki dönem stopaj, gelir vergisi matrahı ve gelir vergisi kesintilerinin hesaplanması, muhtasar beyannamenin usulüne uygun doldurulması, her ayın 20 sinde tahakkuk ettirilmesi, her ayın 26 sında ödenmesi, Genel Sekreterin tasdik ve imzası. 7 SIGORTA PRİM BORDROLARININ HAZIRLANMASI-ÖDENMESI Sigorta primlerinin hesaplanması, emekli personele sağlık harcaması çıkarılması toplanması ve primlerden düşürülmesi, personel sigorta prim bordrosunun hazırlanması, her ayın 20 sinde ödenmesi, prim bordroları ödeme dekontunun ve emekli sağlık faturaların TOBB Emekli Sandığına gönderilmesi, evrakların dosyalanması. 8 İŞSIZLIK SIGORTASI PRİMİ BORDROSU HAZIRLANMASI İşsizlik sigortası primlerinin hesaplanması, işsizlik sigortası primi ile ilgili evrakın doldurulması, her ayın 15 ine kadar Sosyal Güvenlik Müdürlüğü ne tahakkuk ettirilmesi, her ayın 30 una kadar ödenmesini sağlamak, ilgili dosyaya kaldırılması HARCIRAH BEYANNAMESİ DÜZENLEMEK DEMİRBAŞ KAYIT DEFTERİ TUTMAK Oda tarafından görevlendirilen personelin harcamalarını gösteren fatura, belge, bilgileri toplamak, harcırah beyannamesinin düzenlenmesi, harcırah beyannamesinin imzalanması, Genel Sekretere sunumu, onay ve imza, imzalanarak vezneye verilmesi. Odanın demirbaşlarını aynı yıl içinde tespit etmek, tespit edilen demirbaşları deftere kaydetmek, kayıttan düşürülmesi gerekenleri tespit etmek, Genel Sekreterin onayını alarak Yönetim Kuruluna sunmak, Yönetim Kurulu kararınca kayıttan düşürmek. 11 BÜTÇE HAZIRLAMA Tahmini gelir-gider bütçesi taslak çalışması yapmak, taslak bütçenin Yönetim Kuruluna sunulması, Yönetim Kurulu tarafından Hesap Komisyonuna Sunulması, Hesap Komisyonu tarafından Meclise sunumu, Mecliste görüşülerek onaylanması. AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı EVRAK KAYIT TOBB EVRAK YÖNETMELİĞİ Ürün/Hizmet 15

16 1 EVRAK KAYIT Evrakların gelen evrak defterine kaydı, Genel Sekretere sunumu, Genel Sekreterlikten havalesinin yapılarak ilgili birime dağıtımının yapılması, ilgili birimlerde işlem gören evrakların servise dönmesi, işlem görmüş evrakların ilgili dosyasına konulması, dosyalanan evrakların dolmasıyla arşivde ilgili bölüme konulması. 2 YÖNETİM KURULU KARARLARINI YAZMAK Yönetim Kurulu kararlarının ve gündemin hazırlanarak Genel Sekretere sunumu, gündem ve kararların Genel Sekreter tarafından Yönetim Kuruluna imzaya sunumu, imzalanan gündem ve kararların servise dönmesi, imzası tamamlanan gündemin ilgili dosyasına konumu, Yönetim Kurulu kararlarının karar defterine yapıştırılması, karar defterine yapıştırılan kararların Oda mührü basılarak sabitlenmesi. 3 TOPLANTI SALONU TAHSİSİ Odamız toplantı salonunun talep edilen tarihlerde tahsisi, talep ile ilgili olarak dilekçe alınması, toplantı salonu kira bedelinin Odamız veznesine yatırtılması, toplantı için talep edilen malzemelerin temini, toplantı tarihinde ilgili personelin görevlendirilmesi. 4 5 MALİYE POSTASI VE KÜLLİYATLARIN GÜNCELLEMESİ ODAYA GELEN HER TÜRLÜ YAYININ TAKİBİ 15 günde bir yayınlanan Maliye Postası nın Güncellemesinin Yapılması, 3 ayda bir yayınlanan Kanunlar, KHK, Tüzükler, Yönetmelikler Külliyatlarının titizlikle güncellenmesi, eksik sayfa ya da eksik bölümlerinin tespitinin yapılması, herhangi bir aksamada Genel Sekretere bilgi vermek kaydıyla gerekenin yapılması. Odaya posta, kargo veya elden gelen tüm yayınların takibi, Odamız kütüphanesinde bulunması gereken yayının Genel Sekretere bilgi verilerek sevki, Odamız üyelerinin faydalanabileceği yayınların sergilenmesi, Başkanlık makamına gelen yayınların Başkanlığa sunumu. 6 ODA SANTRALİ Odaya gelen telefonların ilgili birime aktarımının yapılması, Başkanlık ve Genel Sekreter tarafından talep edilen telefon görüşmelerinin sağlanması, 16

17 AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 AİDAT TAHAKKUK 2 MUNZAM AİDAT TAHAKKUK TAHSİL TAKİP TAHAKKUK TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİGİ TOBB KAYIT ÜCRETİ VE YILLIK AİDAT YÖNETMELİĞİ Üye aidat ve munzam aidatlarının tahakkuku ve tahsili ile belge ücretlerinin tahsili Ürün/Hizmet Kaydı devam eden üyelerin tespiti, içinde bulunulan yılın derece bazında aidatlarının oda tahsilat programına girilmesi, Oda tahsilat programına yüklenen derece bazında aidatların üyenin hesabına tahakkuk ettirilmesi, aidatların tahsili için vade tarihinin beklenmesi. Kurumlar ve gelir vergisi matrahlarının Vergi Dairelerinden yazıyla talep edilmesi, Vergi Dairelerinden gelen listelerdeki isimlerin tahsilat programında tespiti, tespit edilen üyelerin ticari kârlarının oda tahsilat programına yüklenmesi, aidatın tahsili için vade tarihinin beklenmesi AİDAT VE MUNZAM AİDAT TAHSİLATI BELGE ÜCRETLERİNİN TAHSİLİ KAYIT ÜCRETLERİNİN TAHSİLİ Üye listelerinin oda tahsilat programından alınmasi, aidat tebligat yazısının hazırlanarak Genel Sekretere imzalatılması, imzalatılan tebligat yazısının borçlu sayısı kadar çoğaltılması yazının her üyeye posta yoluyla gönderilmesinin temini, aidatın vade tarihinde tahsili ve karşılığında üyeye makbuz tanzimi, tahsil edilen aidatların gün sonunda vezneye teslimi Üye başvurusu, talep edilen belgenin ilgili departmanlarca hazırlanması ve üyeye sunulması, üyenin oda tahsilat programından tespiti ve bütçede belirtilen belge ücretinin kayıtlara tahakkuku, tahakkuk ettirilen ücretin tahsili ve karşılığında üyeye makbuz tanzimi, tahsil edilen belge ücretlerinin gün sonunda vezneye teslimi. Oda sicil servisinin talebi, Oda sicil memurluğundan alınan dosyanın tahsilat programına kaydı, Yönetim Kurulunun tespit ettiği derece bazında kayıt ücretinin tahsili, tahsil edilen kayıt ücreti karşılığında üyeye makbuz tanzim edilmesi, tahsil edilen kayıt ücretlerinin gün sonunda vezneye teslimi. 6 STAJ 7 ADRES TESPİTİ YÖK ün yazılı talebinde belirtilen bölümlerle ilgili faaliyette bulunan üyelerin eta oda sicil programından tespiti, ilgili üyelerin adres listesinin hazırlanması, staj ile ilgili yazının hazırlanmasi ve Genel Sekretere imzalatılması, yazının ilgili üyelere posta yoluyla gönderilmesi, üyelerden gelen taleplerin toplanması, talepler doğrultusunda yazının hazırlanarak YÖK e gönderilmesi Posta, kargo vb. bildirimlerin geri dönmesi durumunda üyenin eta oda sicil programında kayıtlı bulunan telefonlarından aranması, telefonla ulaşılamayan üyelerin ikamet adreslerinin tespiti, ilgili muhtarlıiktan doğrulatılması, adresi tespit edilen üyelerin yeni adreslerinin eta oda sicil-tahsilat ve tobbnet programlarına işlenmesi, ulaşılamayan üyenin durumunun eta oda sicil-tahsilat ve tobbnet programına işlenmesi. 17

18 AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 KAPASİTE RAPORU 2 EKSPERTİZ RAPORU 3 İŞ MAKİNESİ TESCİLİ PERSONELŞEFLİĞİ TOBB ODA MUAMELAT YÖNETMELİĞİ Ürün/Hizmet Üyenin başvurusu üzerine işyerinde ve evraklar üzerinde inceleme yapılır, TOBB kapasite esasları çerçevesinde kapasite raporu hazırlanır internet ortamında TOBB a gönderilir, TOBB tarafından onaylandıktan sonra 3 suret çıktı alınarak ilgililerce mühürlenip imzalanır, 2 suret üyeye verilir, 1 suret de dosyasına kaldırılır, ücretinin tahsili için vezne servisine devredilir. Üyenin başvurusu üzerine işyerinde ve evraklar üzerinde inceleme yapılır, ekspertiz raporu hazırlandıktan sonra ilgili eksperler tarafından mühürlenip imzalanır, 4 suret üyeye verilir, 1 suret de dosyasına kaldırılır, ücretinin tahsili için vezne servisine devredilir. Firmanın başvuru dosyası incelenir. Araç bizzat gidilerek yerinde görülür, ilk tescil değilse ilgili odadan pasif duruma getirmesi talep edilir, internet üzerinden TOBB iş makineleri bilgi sistemine kayıt yapılır, İş makinesi tescil belgesi tanzim edilir, ilk tescil ise plaka belgesi de tanzim edilir, ilgililerce mühürlenip imzalanır, ücretinin tahsili için vezne servisine devredilir. 4 YERLİ MALI BELGESİ Üyenin başvurusu üzerine evrakları incelenir, belge mühürlenerek imzalanır, ücretinin tahsili için tahsil servisine devredilir. 5 VEZNE (KASA) İŞLEMLERİ Gün içerisinde Oda ve Ticaret Sicili Memurluğu nun işlemleri neticesinde ilan ücretleri, oda gelirleri ve ödemeleri doğrultusunda alındı makbuzu, tahsil ve tediye fişleri düzenlenir, imzalanır, saat da tahsil servisinden tahsilat miktarı alınır, mevcut para bankaya gönderilir, kasa raporu alınır, evraklar muhasebe servisine devredilir. AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 ŞAHIS FİRMASININ TESCİLİ 2 ŞİRKET TESCİLİ TİCARET SİCİL TÜRK TİCARET KANUNU - TİCARET SİCİLİ TÜZÜĞÜ Ticari işletmelerin sicil tescil, tadil ve terkin işlemlerinin yapılması Ürün/Hizmet Üyenin başvurusu üzerine gerekli evrakların incelenerek sicil dosyasının oluşturulması, ticaret sicil tescil harçlarının ve ticaret sicil gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, firmanın programa kaydı ve ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şahıs firması tescil ilan metninin hazırlanarak ticaret sicil gazetesine gönderilmesi, yayınlanan ticaret sicil gazetesinin firma adresine gönderilmesi. Üyenin başvurusu üzerine şirket ünvanının sorgulanması ve hazırlanan şirket anasözleşmesinin incelenmesi, gerekli evrakların incelenerek sicil dosyasının oluşturulması, Rekabet Kurumu na sermayenin onbinde dört tutarının ödenmesi, Notere verilmek üzere Kayda derdestir. yazısının hazırlanması ve ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, ilgili Vergi Dairesine ve Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü ne ilgili evraklarla birlikte şirket kuruluş bildirim yazısının gönderilmesi ve Sanayi ve Ticaret Bakanliğina şirket bilgilerinin yüklenmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi ve yayınlanan Ticaret Sicil Gazetesinin firma adresine ulaştırılması. 18

19 3 KOOPERATİF TESCİLİ Üyenin başvurusu üzerine, ilgili Bakanlıkça onaylanmış anasözleşmelerin statü tasdiğinin yapılarak gerekli evraklarla birlikte sicil dosyasının oluşturulması, ticaret sicil tescil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, kooperatif tescil ilan metninin yazılarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin kooperatif adresine gönderilmesi. 4 GENEL KURUL TESCİLİ KOOPERATİF / ANONİM ŞİRKET Üyenin başvurusu üzerine, ilgili makama verilmek üzere; kooperatif adına Genel Kurula çağrı yapmaya yetkilidir. yazısının verilmesi, ilgili dilekçe ekindeki genel kurul evraklarının incelenmesi, ticaret sicil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, genel kurulda yönetim kurulu seçimi varsa notere verilmek üzere Kayda derdestir. yazısının hazırlanması, genel kurul tescil ilan metninin yazılarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin kooperatif / şirket adresine gönderilmesi. 5 ŞİRKET MADDE TADİLİ Üyenin başvurusu üzerine gerekli evrakların temini / incelenmesi, ticaret sicil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket adresine gönderilmesi. 6 ŞİRKET SERMAYE ARTIRIMI Üyenin başvurusu üzerine gerekli evrakların temini / incelenmesi, artan sermayenin onbinde dört tutarının Rekabet Kurumu na ödenmesi, Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket adresine gönderilmesi. 7 ŞİRKET HİSSE DEVRİ TESCİLİ Üyenin başvurusu üzerine şirket son ortaklık durumunu gösteren belgenin hazırlanarak noterde hisse devir sözleşmesinin yapılması, gerekli evrakların temini / incelenmesi, ticaret sicil harcının ve Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlanan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket adresine gönderilmesi. 8 ŞİRKET MERKEZ NAKLİ 9 ŞİRKET ŞUBE TESCİLİ 10 ŞİRKET TASFİYE Üyenin başvurusu üzerine sicil dosyasının tasdikli suretinin hazırlanması, ticaret sicil belge suret tasdik harçlarının tahsil edilmesi, Ticaret Sicil Nizamnamesinin 47. Maddesine istinaden belge düzenlenmesi, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, programa ve sicil dosyasına terkin işlenerek arşivde saklanması. Üyenin başvurusu üzerine, Ticaret Sicil Nizamnamesinin 55. Maddesine istinaden hazırlanan belge ve tasdikli dosyanın incelenmesi, sicil dosyasının oluşturulması, ticaret sicil harcının ve Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, şubenin programa kaydı ve ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şube ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şube adresine gönderilmesi. Üyenin başvurusu üzerine gerekli evraklarin temini / incelenmesi, ticaret sicil harçlarının ve Ticaret Sicil Gazetesi ilan ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil tasdiknamesinin verilmesi, şirket tasfiye ve ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin tasfiye memurunun adresine gönderilmesi. 11 ŞİRKET FESİH Üyenin başvurusu üzerine gerekli evraklarin temini / incelenmesi, ticaret sicil terkin harcının tahsil edilmesi, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu hükümleri gereği; Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü ne sigortali işten ayrılış bildirgesinin gönderilmesi, şirket ilan metninin hazırlanarak Ticaret Sicil Gazetesine gönderilmesi, yayınlananan Ticaret Sicil Gazetesinin şirket sicil dosyasında diğer evraklarla birlikte arşivde saklanması. 12 SERVİSİN TANZİM ETTİĞİ DİĞER BELGELER (TASDİKNAME-İHALE DURUM-ORTAKLIK PAY Üyenin başvurusu üzerine, ticaret sicil belge harç ücretinin tahsil edilmesi, ticaret sicil dosyasının incelenerek belgenin hazırlanması, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, belgenin mühürlenip imzalanarak üyeye verilmesi. 19

20 DURUMU-YETKİ BELGESİ) 13 YAZIŞMALAR Resmi dairelerden gelen müzekerelerin gelen defterine giriş sayısının verilmesi, sicil dosyasının incelenerek yazının cevaplandırılması, talep halinde şirket ortağının hisselerinin üzerine haciz şerhinin düşürülmesi, giden evrak defterinden çıkış sayısının verilmesi, yazının posta, kargo ile gönderilmesi veya zimmet defteri aracılığı ile elden teslim edilmesi. AYDIN TİCARET ODASI Birim Kanun ile verilen görev Kanun hükmü No Faaliyet Adı 1 İHRACAT İŞLEMLERİ İç - Dış Ticaret Ürün/Hizmet İhracat işlemlerinde kullanılacak olan belgelerin (eur-1, atr, ABC Menşei Şehadetnamesi ve özel menşei şehadetnamesi) TOBB dan talep edilmesi, firmanın Odamızdan dilekçe ile talep ettiği belgelerin bilgisayarda belge takibi dosyasına işlenmesi, firma tarafından ihracat işlemleri için dilekçe ekinde sunulan gerekli evrakların belge ve işlemler olarak kontrolü, işlem yapılan belge atr belgesi ise bilgisayarda TOBB atr otomasyon sisteminden onaylanması ve tasdik edilen diğer belgelerden Odamızda kalması gerekenlerin haricindeki belgelerin ihracatçıya iadesi, Odamızca tasdik edilen belgelerin belge takibi dosyasına işlenmesi, ürünün gümrük çıkış işleminden sonra Odamıza gelen eur-1 ve atr belgelerinin Odamızda mevcut olan belgeler ile karşılaştırılması, firmalarin ihracat sicil dosyasına konması ve ayrıca atr belgelerinin bilgisayarda TOBB atr otomasyon sisteminden karşılaştırma işleminin yapılmasi, her ayın ihracat işlemlerinin (kaç adet belge tasdik edildiği ve $ cinsinden istatistiki bilgiler) takip eden ay içerisinde bilgisayara işlenmesi ve ihracat evraklarının 5 yıl saklanmak üzere firmaların ihracat sicil dosyalarına konması. 2 RAYİÇ FİYAT-YAKLAŞIK MALİYET TESPİTİ Resmi, özel kurum, kuruluş ve kişilerin yazılı başvurusu üzerine, fiyat talep eden yazıya istinaden bigisayarda rayiç fiyat veya yaklaşık maliyet tespit formu hazırlanmasi (Formda fiyat talep eden kurumun unvanı, talep edilen ürünlerin dökümü, ürün veya hizmetin özellikleri, varsa satın alma miktarı ve teknik şartnameler gibi bilgiler yer alır.), Eta programındaki meslek grupları ve nace kodlarına göre tespit edilen firmalara rayiç fiyat-yaklaşık maliyet tespit formlarının faks yoluyla gönderilmesi, firmalardan gelen fiyat veya fiyatların aritmetik ortalamasının alınarak fiyat talep eden kurum veya kişilere bildirilmesi. 3 İHALE DUYURULARI Resmi veya özel kurumlarıin satınalma veya satış işlemleri için Odamıza yazılı başvurusu, ihale ilanının Odamızın web sitesinde yayınlanması ( Odamızın ilan panosuna asılması, satın alınacak veya satışı yapılacak ürün veya hizmetin yer aldığı sektörde Odamıza kayıtlı üyeler varsa, yazılı olarak kendilerine faks veya posta ile bilgi verilmesi. 4 FATURA TASDİK İŞLEMİ Resmi, özel kurum, kuruluş ve kişilerin satın aldığı ürün veya hizmetin fiyatının piyasa rayiç fiyatlarına uygunluğunun tespiti 5 İNŞAAT ÜRÜNLERİ FİYAT TALEPLERİ Resmi, özel kurum, kuruluş ve Odamıza kayıtlı inşaat müteahhidi üyelerin talepleri üzerine, her ayın son günü muhtelif fabrikalardan fiyat listelerinin yazılı olarak talep edilmesi (demir, sac çimento,hazir beton, kum,kereste, akaryakit ürünleri), Odamız fiyat dosyalarında mevcut olan fiyat listelerinin ilgili kurumlara, kuruluşlara ve kişilere üst yazı hazırlanarak verilmesi. 20

21 6 ÇIRAKLIK BELGESİ TANZİM İŞLEMİ 3308 sayili Kanuna göre usta öğretici belgesi olan Odamız üyelerinin işyerinde çırak çalıştırmak üzere Odamıza başvurusu, çıraklık ve veli çıraklık sözleşmelerinin üyeye imzalatılması, imzalanan 4 adet çıraklık sözleşmesinin tanzim edilmesi, mühürlenmesi ve imzalanması, çıraklık defterine kayıt edilmesi, çıraklık sözleşmelerinin çıraklık okulunda imzalanmasından sonra 1 adedinin Odada dosyalanması. 7 ROMANYA VİZE TALEPLERİ Odamıza kayıtlı üyelerimizin, çalışanlarının veya temsilcilerinin Romanya ya iş görüşmesi ve pazar araştırması yapmak, ticari ilişkileri geliştirmek veya kurulacak olan bir tesisin yapımında çalışmak amacıyla gidişlerinde belge verilmesi, vize talep eden üyemizin bilgilerinin alınması, alinan bilgilere göre İngilizce oda kayıt belgesi ve referans yazısının verilmesi. 8 TAPDK SATIŞ BELGE TALEPLERİ Tütün ve alkol perakende veya toptan satışı yapmak isteyen firmaların belge talebi üzerine, 5752 sayılı Kanun ile değişik 4733 sayılı Kanunun ek madde-1 hükmü gereğince TOBB ile TAPDK arasında yapılan protokole istinaden, ilimizde ticaret odalarına kayıtlı firmalara, gerekli bilgi ve belgelerini tamamlamaları üzerine, TAPDK satış belgelerinin TAPDK web sitesinden tanzim edilerek verilmesi. I.4 Paydaş Analizi Aydın Ticaret Odası, stratejik plan oluşturma sürecinde, paydaşlarının Odanın gelişimine yönelik görüşlerini, önerilerini ve geleceğe yönelik beklentilerini belirlemek amacıyla Paydaş Çalıştayı düzenlemiştir. İç ve dış paydaşların katılımının sağlanmasıyla stratejik planın sahiplenilmesi sağlanacak ve uygulama şansı artacaktır. Paydaşlar, Odamızın hizmetleri ile ilgisi olan, Odamızdan doğrudan-dolaylı, olumlu-olumsuz yönde etkilenen veya Odamızı etkileyen kişi, grup veya kuruluşlar olarak tanımlanmıştır. Belirlenen paydaşların öncelikleri tespit edilmiştir. Paydaşların önceliklendirilmesinde dikkate alınacak hususlar: paydaşın kuruluş faaliyetlerini etkileme gücü ve paydaşın kuruluş faaliyetlerinden etkilenme derecesi olarak belirlenmiştir. Paydaşların etki ve önem derecelendirmesi yapılırken paydaşın etki derecesi (zayıf güçlü), paydaşın önem derecesi ( önemli önemsiz ) matrisi kullanılmış olup sonuçlar aşağıdaki tabloda önceliği başlığı altında verilmiştir.ayrıca bu çalışmada Paydaş Görüş Toplama Formu da kullanılmış ve tüm analiz sonuçları STRATEJİLER VE PLANIN GELİŞTİRİLMESİ bölümünde stratejik analiz için kullanılmıştır. 21

22 Tablo 2: AYTO nun Paydaşları Paydaş İç Paydaş/Dış Paydaş Müşteri Neden Paydaş Önceliği TOBB Dış Paydaş Temel ve Birlikte Çalış Stratejik Ortak TOBB ETÜ Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et TBMM Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış Maliye Bakanlığı Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Müfettişleri Çevre ve Orman Bakanlığı Dış Paydaş Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Temel ve Stratejik Ortak Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Birlikte Çalış Birlikte Çalış Ulaştırma Bakanlığı Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Valilik Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Belediye Başkanlığı Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et İlçe Belediye Başkanlıkları Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Tarım İl Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Sağlık Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Tapu Sicil Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Milli Eğitim Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Milli Emlak Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Vergi Dairesi Başkanlığı Kültür ve Turizm İl Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle SGK İl Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Vakfı Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Emniyet Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Gümrük Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle İcra Müdürlükleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et İş Mahkemeleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Aydın Barosu Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Adnan Menderes Üniversitesi Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Temel ve Stratejik Ortak Birlikte Çalış TSE Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et KOSGEB Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et MPM Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış İGEME Dış Paydaş Temel ve Birlikte Çalış Stratejik Ortak TÜBİTAK Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle PTT Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Türk Telekom Müdürlüğü Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Kalkınma Ajansları Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Hastaneler Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Merkezi Finans ve İhale Birimi Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et 22

23 AB Genel Sekreterliği Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Noterler Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Kredi Garanti Fonu Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Aydın Milletvekilleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Esnaf Odaları Birliği Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Aydın Sanayi Odası Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Aydın Ticaret Borsası Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Ziraat Odası Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle İlçe Ticaret Odaları Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Mühendisler Odası (Ziraat, Gıda, İnşaat, Makine, Elektrik ) Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Ulusal Basın Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Bölgesel Basın Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Yerel Basın Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış AYTO Üyeleri İç Paydaş / Müşteri Temel Ortak Birlikte Çalış AYTO Yönetim Kurulu İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış AYTO Meclis Üyeleri İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış AYTO Meslek Komitesi Üyeleri AYTO Disiplin Kurulu Üyeleri İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış AYTO Çalışanları İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış AYTO Bilirkişiler ve Eksperler AYTO Kadın Girişimciler Birliği AYTO Genç Girişimciler Birliği İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Birlikte Çalış İç Paydaş Temel Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et AYTO Tedarikçileri Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış AYTO Üyesi Olmayan İşletmeciler Meslek Liseleri ve Yüksek Okullar Kredi Verilen Öğrenciler Aydın İlindeki Bankalar Dış Paydaş /müşteri Hizmet Alan, Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dernekler Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et AYTO Üyesi olmayan Kooperatifler Dış Paydaş /müşteri Hizmet Alan, Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Mahalle Muhtarlıkları Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Sivil Toplum Kuruluşları Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış İhracatçı Birlikleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Üretici Birlikleri Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Sendikalar Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Eğitim ve Danışmanlık Şirketleri Proje Danışmanlık Şirketleri Fuar Organizasyon Şirketleri Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirler Yapı Denetim Şirketleri Dış Ekonomik İlişkiler Kurulu DEİK Dış Paydaş /müşteri Stratejik Ortak, Hizmet alan Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış Dış Paydaş Stratejik Ortak Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle Yeni İş Kuracak Dış Paydaş /Müşteri Stratejik Ortak, Çıkarları Gözet, Çalışmalara Dahil et 23

24 Girişimciler Hizmet Alan Aydın Kamuoyu Dış Paydaş Stratejik Ortak Birlikte Çalış İŞ-KUR Dış Paydaş Stratejik Ortak İzle I.5 Çevre Analizi Durum Analizi süreci son olarak bilgi toplama ve toplanan bilgilerin değerlendirilmesi ile sürdürülür. Bu arada Aydın Ticaret Odası nda kurum içi unsurların değerlendirilmesi ile elde edilen kurumun güçlü ve zayıf yönleri ile kurum dışı unsurların değerlendirilmesi sonucunda da fırsatlar ve tehditler belirlenmiştir. Sonuçlar SWOT matriste sınıflandırılarak toplanmıştır. Dış çevre analizi ise, AYTO nun uzak çevrede kontrolü dışındaki koşulların ve eğilimlerin incelenerek, kuruluş için kritik olan fırsat ve tehditlerin belirlenmesi olarak uygulanmıştır. Sonuçlar PEST matrisinde sınıflandırılarak toplanmıştır. Tüm analiz sonuçları SONUÇLAR bölümünde stratejik analiz için kullanılmıştır. Kurum içi Analiz Kuruluş içi analiz, kuruluşun mevcut durumunu ve geleceğini etkileyebilecek, iç ortamdan kaynaklanan ve kuruluşun kontrol edebildiği koşulların ve eğilimlerin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi ve değerlendirilmesidir. Güçlü yönler kuruluşun amaçlarına ulaşması için yararlanılabileceği olumlu hususlardır. Zayıf yönler ise kuruluşun başarılı olmasına engel teşkil edebilecek eksiklikler, diğer bir ifadeyle, aşılması gereken olumsuz hususlardır. Belirlenecek güçlü yönler kuruluşun hedeflerine, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı tedbirlere ışık tutacaktır. 24

25 AYTO Organizasyon Şeması Organizasyon Yapısı Aydın Ticaret Odası, 01.Haziran.2004 tarihinde Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu çerçevesinde çıkarılan Oda Organ Seçimleri Yönetmeliği gereği, ilk kez Avrupa Birliği Mesleklerin Sınıflandırılması (NACE) Sisteminde belirlenen 17 meslek grubuna dahil üyelerin iştiraki ile, 25.Ocak.2009 tarihinde yapılan Oda Organ Seçimleri neticesinde; 17 meslek grubundan toplam 115 Meslek Komitesi Üyesi, Meslek Komitesi asil üyeleri arasından 49 Meclis Üyesi, Meclis Üyeleri arasından 11 Yönetim Kurulu Üyesi ve 3 Hesapları İnceleme Komisyonu üyesi ile Oda üyeleri arasından 6 Disiplin Kurulu Üyesi seçimlerini tamamlayarak organlarını oluşturmuş ve dönemi faaliyetine başlamıştır. Yapılan bu son organ seçimlerinde ilk kez mesleklerin NACE kodlama sistemine göre sınıflandırılmış olmasından dolayı meslek grubu sayısının 14 ten 17 ye artması sonucu 98 olan meslek komitesi üye sayısı 115, 42 olan meclis üye sayısı 49 kişiye çıkarılmıştır. Aydın Ticaret Odası Meclis üyelerinin % 28 i geçen dönemde meclis üyesi olan üyelerden, % 72 si ilk kez meclis üyeliğine seçilmiş kişilerden oluşmaktadır. Meclisin % 75 i Aydınlı dır. % 56 sı üniversite, % 28 i lise, % 14 ü ortaokul ve % 2 si ilkokul mezunudur. 25

26 Meslek Komiteleri: Oda bünyesinde 17 Meslek Komitesi vardır. Bu komiteler meslek grubu üye sayısı 150 nin üstünde olanlar için bir başkan ve bir başkan vekili dahil olmak üzere toplam 7 üyeden, 150 nin altında olanlar içinse bir başkan ve bir başkan vekili olmak üzere toplam 5 üyeden oluşur. Meslek komitelerinin görevleri şu şekilde sıralanabilir: Meslekleri ile ilgili incelemeler yapmak, yararlı ve gerekli gördükleri tedbirleri görüşmek üzere yönetim kuruluna teklif etmek. Meslek komitesiyle ilgili olarak meclis gündeminde yer alan konularda başkan, başkan yardımcısı veya uygun görülen üyelerin, oy kullanmamak üzere meclis toplantısına katılmasına karar vermek. Mesleklerine ait işler hakkında, meclis veya yönetim kurulu tarafından bilgi istenmesi halinde, bu konuda araştırma yapmak ve istemi cevaplandırmak. İlgili mevzuatla verilen diğer görevleri yerine getirmek. Oda Meclisi Odanın nihaî karar organıdır ve şu an 49 üyesi bulunmaktadır. Görevleri şu şekilde sıralanabilir: Oda yönetim kurulu ve disiplin kurulu üyelerini seçmek. Kendi üyeleri arasından Birlik Genel Kurulu delegelerini seçmek. Yönetim kurulu tarafından yapılacak teklifleri inceleyip karara bağlamak. Uyulması zorunlu meslekî kararlar almak. Çalışma alanları içindeki ticarî ve sınaî örf, adet ve teamülleri tespit ve ilân etmek. Aylık mizanı aktarmak, taleplerini incelemek ve onaylamak Üyeler arasında veya üyelerin yapmış oldukları sözleşmede yer alması halinde, bu sözleşmelerle ilgili olarak çıkan ihtilafları çözmek üzere, tahkim müesseseleri kurmak, mahkemeler tarafından istenecek hakem ve bilirkişi listelerini onaylamak. Odaya kayıtlı üyeler hakkında disiplin kurulu tarafından teklif edilecek cezaları karar bağlamak. Yıllık bütçe ve kesin hesapları onaylamak ve yönetim kurulunu ibra etmek, sorumluluğu görülenler hakkında takibat işlemlerini başlatmak. Taşınmaz mal almaya, satmaya, inşa, ifraz, tevhit ve rehin etmeye, ödünç para almaya, kamulaştırma yapmaya, okul ve derslik yapmaya, bu Kanun hükümleri çerçevesinde şirket ve vakıf kurmaya veya kurulu şirketlere ortak olmaya karar vermek. Oda iç yönergelerini kabul etmek ve Birliğin onayına sunmak. Yurt içi ve yurt dışı sınaî, ticarî ve ekonomik kuruluşlara üye olmak ve kongrelerine delege göndermek. Oda çalışmalarına veya Türk ekonomik hayatına önemli hizmetler vermiş kimselere meclisin üye tam sayısının üçte ikisinin kararıyla şeref üyeliği vermek. İlgili mevzuatla verilen diğer görevleri yerine getirmek. Disiplin Kurulu Disiplin Kurulu seçimle gelir ve 6 üyeden oluşur. Görevleri: Odaya kayıtlı üyelerin disiplin soruşturmalarını Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak yürütmek. Meclise, Odaya kayıtlı üyeler hakkında disiplin ve para cezası verilmesini önermek. 26

27 Yönetim Kurulu Oda Yönetim Kurulu, Oda'nın en yüksek icra organı olup Meclisin kendi üyeleri arasından dört yıl için seçtiği (11) kişiden oluşur. Görevleri: Mevzuat ve meclis kararları çerçevesinde oda işlerini yürütmek. Bütçeyi, kesin hesabı ve aktarma tekliflerini ve bunlara ilişkin raporları oda meclisine sunmak. Aylık hesap raporunu oda meclisinin incelemesi ve onayına sunmak. Oda personelinin işe alınmalarına ve görevlerine son verilmesine, yükselme ve nakillerine karar vermek. Disiplin kurulunun soruşturma yapmasına karar vermek, bu kanun uyarınca verilen disiplin ve para cezalarının uygulanmasını sağlamak. Hakem, bilirkişi ve eksper listelerini hazırlamak ve onaylamak üzere meclise sunmak sayılı Kanunda ve ilgili mevzuatta öngörülen belgeleri tasdik etmek. Odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadî ve sınaî durumu hakkında yıllık rapor hazırlayıp meclise sunmak. Hazırladığı oda iç yönergesini meclise sunmak. Ticaret ve sanayiye ait her türlü incelemeyi yapmak, çalışma alanı içindeki ticarî ve sınaî faaliyetlere ait indeks ve istatistikleri tutmak ve meclisçe belirlenen maddelerinin piyasa fiyatlarını takip ederek kaydetmek ve bunları uygun vasıtalarla ilân etmek. Oda personelinin disiplin işlerini Kanunda ve ilgili mevzuata öngörülen esas ve usuller çerçevesinde karara bağlamak. Yüksek düzeyde vergi ödeyen, ihracat yapan, teknoloji geliştiren üyelerini ödüllendirmek. Bütçede karşılığı bulunması kaydıyla sosyal faaliyetleri desteklenmek ve özendirmek, bağış ve yardımlarda bulunmak, burs vermek, meclis onayı ile okul ve derslik yapmak. Hakem veya hakem heyeti seçmek Sayılı Kanunla ve sair mevzuatla odalara verilen ve özel olarak başka bir organa bırakılmayan diğer görevleri yerine getirmek. İnsan Kaynakları İlgili Birim : GENEL SEKRETERLİK Derleyen : ALAATTİN ARSLAN İrtibat Tel : Hizmet Tipi 5590 a göre çalışan sayısı 5174 e göre çalışan sayısı Toplam Öğrenim Durumu İlkokul Ortaokul Lise Ön Lisans Üniversite Y.Lisans Doktora Toplam Görev Süresi 0-5 yıl 6-10 yıl yıl yıl 31 ve fazlası Çalışanların Ortalama Görev Süresi 15 YIL 27

28 Aydın Ticaret Odası 2010 yılı itibariyle 16 personeliyle görev yapmaktadır. Oda personelinin % 53 ünü erkekler, % 47 sini kadınlar oluşturmaktadır. Alaattin ARSLAN Özer AKALIN Nurettin KARA Aliye SEVİM Nurcan ÜNLÜ Turan ERDOĞAN Nuray UZA İlknur KABASAKAL Kaan İrfan Devli Ayşe Kavruk Rabia DERİLGEN Murat BAŞKAR Lale YILDIRIM Süleyman OLUK Hakan GARİP Hatice ARSLAN Genel Sekreter Personel Şefi İç-Dış Ticaret Memuru Evrak İstatistik Memuru Ticaret Sicil Memuru Danışman Basın ve Halkla İlişkiler Memuru Oda Sicil Memuru / Kalite Yönetim Temsilcisi Tahsil Takip Memuru Muhasebe Memuru Ticaret Sicil Memur Yardımcısı Ticaret Sicil Memur Yardımcısı AR-GE Memuru Şoför Hizmetli Hizmetli Genel Sekreter Yönetim Kuruluna karşı sorumlu olan Genel Sekreter, Ticaret Odasının idari yapısının en yüksek atamayla gelen yöneticisi olarak, Oda Meclisinde, Yönetim Kurulunda ve Yönetim Kurulunun görevlendirdiği AYTO iştiraklerinde Odayı temsil eder.oda Genel Sekreteri, Oda memur ve hizmetlilerinin amiri olup, başlıca görevleri şunlardır: Odanın idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek. Odalarca verilecek belgeleri düzenlemek ve bu belgelerin düzenlenmesine esas olacak bilgilerin toplanmasını sağlamak. Organ toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak ve imzalamak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve devam çizelgelerini tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtları muhafaza etmek. Oy kullanmamak şartıyla meclis ve yönetim kurulu toplantılarına iştirak etmek. Organlarca alınan kararları takip etmek ve sonuçlandırmak ve kararların zamanında gereğinin yerine getirilmesini sağlamak. Oda personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak. Oda personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları vermek. Resen yaptığı harcamaları yönetim kurulunun onayına sunmak ve haftalık harcamalar hakkında yönetim kurulunu bilgilendirmek. Aylık mizanı ve aktarma taleplerini hazırlamak, hazırlık bütçesini, gelir tablosunu, kesin mizanı ve kesin hesabı yapmak ve bunları yönetim kuruluna sunmak. Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek. Yayın işlerini yönetmek. Oda iç yönergesi taslağını hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak. Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınaî durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak. Üye kayıtlarının tutulması, güncelleştirilmesi ve silinmesine ilişkin işlemleri mevzuat ve ilgili organ kararları çerçevesinde yürütmek. 28

29 Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak. Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı tarafından verilecek görevleri yapmak. Kalite Yönetim Temsilcisi ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sisteminin oda kalite politikası, hedef ve taahhütlerine, kalite el kitabına ve dokümante edilmiş sistem dokümanlarına uygun olarak kurulması ve yürütülmesini sağlamak, denetlemek, aksaklıklarda derhal müdahale ederek gerekli düzeltici, önleyici faaliyetleri başlatmak ve takip etmekle yükümlüdür. Ayrıca kalite politikasını çalışanlara duyurmak ve çalışanların kalite bilincinin gelişmesini sağlamak, yıllık iç kalite tetkik planını hazırlamak, tedarik kaynaklarının değerlendirilmesi için yıllık tetkik planını hazırlamak, kalite el kitabını hazırlamak ve güncelliğinin korunması için çalışmalar yapmak, üye talep ve beklentilerinin organizasyon içerisinde yaygın olarak anlaşılmasının sağlanması için ilgili bölümlerle koordineli olarak çalışmaları yürütmek, kalite yönetim sistemi kapsamındaki süreçleri belirlemek, tanımlanmasını sağlamak ve süreç iyileştirme projelerine önderlik etmek gibi görevleri vardır. Müşteri memnuniyetini ölçer ve gereğini yapar. Ayrıca stratejik planın hazırlanmasından ve uygulanmasından da sorumludur da yapılan son üye memnuniyet anketinin sonuçları aşağıda verilmiştir: Ankette aşağıdaki sorular yer almaktadır: 1- Odamızca size verilen hizmetleri yeterli buluyor musunuz? 2- Odamızdan temin edilebilen hizmetleri ve bu hizmetleri temin eden personelin hizmet kalitesi sizin için yeterli midir? 3- Odamızca size sunulan hizmetleri veren personeli yeterli buluyor musunuz? 4- Odamız personelinden talep ettiğiniz hizmetin, personelimizce temin edilme süresi sizce yeteri kadar hızlı mı? 5- İhale, Seminer, eğitim, fuar vb. gibi duyurularımızın size ulaşım hızını ve yeterliliğini nasıl buluyorsunuz? 6- İstek ve şikayetlerinizle odamızın yeterli derecede ilgilendiği kanaatine misiniz? 7- Web sitemizdeki bilgileri yeterli buluyor musunuz? 8- Web sitemizdeki ihale, seminer, eğitim, fuar vb. gibi duyurularımızı takip ediyor musunuz? 9- Odamız web sitesini hangi periyotlarda ziyaret ediyorsunuz? Her gün ---- her hafta her ay-----daha sık----- hiç diğer 10- Odamızla ilgili istek, beklenti soru ve çözüm önerileriniz değerlendiriliyor mu? 29

30 Departmanlar ve Görevleri: a) Ticaret Sicili Departmanı: Gerçek ve tüzel kişi tacirlerin işletmelerinin tescilini yapmak Ticaret Siciline kayıtlı işletmelerde meydana gelen tadilleri tescil etmek (hisse devri, madde tadili, tasfiye vb. ) Kapanan firmaların sicil kayıtlarının terkinini sağlamak Gerçek ve tüzel kişi tacirlerin üçüncü kişilere akdettikleri ticari işletme rehini sözleşmelerinin tescil işlemini yapmak, Sicil dosyalarının arşiv düzeninin işler şekilde kalmasını sağlamak, İlgili sicil dosyalarına ilişkin bilgi ve belge takiplerini yapmak Bu departmanda üç kişi çalışmaktadır. b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Departmanı: Odanın medya kuruluşları ile ilişkilerini düzenlemek, Odanın çalışmaları ve vizyonu ile ilgili kamuoyu oluşturmaya çalışmak, Ekonomik sorunlar ve çözüm önerileriyle ilgili çalışmaları duyurmak, Basın bültenleri, basın toplantıları, dergiler aracılığı ile duyurular yapmak, Basında yer alan Oda haberlerini takip etmek, bununla ilgili arşiv çalışması yapmak, Meslek komite toplantılarını takip etmek, toplantılarda alınan kararları yönetim kuruluna iletmek, Genel Sekreterin kendisine verdiği görevleri yerine getirmek. Bu departmanda bir kişi çalışmaktadır. 30

31 c) İç - Dış Ticaret Departmanı: Dış ticaret departmanının görevleri şunlardır; İhracat uygulamalarında Aydın Ticaret Odası onayını gerektiren; A.TR Dolaşım Belgesi, EUR.1 Dolaşım Sertifikası, EUR-MED Dolaşım Sertifikası, ABC Menşe Şahadetnamesi, FORM A ( Özel Menşe Şahadetnamesi ) belgelerini onaylamak, İhracatla ilgili AYTO üyelerinin yazılı ya da sözlü bilgi taleplerini cevaplandırmak, Romanya ya iş ve inceleme gezisinde bulunmak üzere ya da mevcut fabrika, tesis v.b. ticari işletmelerde tesis kurmak üzere gidecek olan üye firma veya personeli için gerekli olan vize belgelerini tanzim etmek. İç ticaret departmanının görevleri şunlardır: Rayiç fiyat tespiti yapmak, Yaklaşık maliyet tespiti yapmak Bilirkişi incelemeleri yaptırmak, Fire, zayiat ve randıman oranlarını incelemek, Fatura tasdikleri ve mahkemeler ile diğer resmî dairelerden gelen talep ve sorunlarla ilgili yazışmalarda bulunmak, Tütün ve Alkol Piyasası Denetleme Kurumu Satış Belgesi,(ambalajlı veya ambalajsız tütün ve alkol ürünleri satışı yapan yerler için) Çıraklık Sözleşmelerini tanzim etmek, İnşaat müteahidi üyelerimizin hakediş raporlarında kullanılmak ve özel veya resmi kurumların taleplerine cevap vermek üzere her ay sonunda üretici firmardan İnşaat Malzemeleri Fiyat Listelerini talep etmek Kamu Kurum ve kuruluşlarının ve özel sektörün satın alacakları veya satacakları mal ve hizmetlerin üyelerimize duyurusunu yapmak. Bu departmanda bir kişi çalışmaktadır. 31