Proje Uygulamada Sıkça Sorulan Sorular

Transkript

1 2012 Proje Uygulamada Sıkça Sorulan Sorular Çukurova Kalkınma Ajansı İzleme ve Değerlendirme Birimi Güncelleme:

2 Proje kapsamında yararlanıcının bütün eş finansmanı başlangıçta proje hesabına yatırması zorunlu mudur? Hayır, eş finansmanın tamamının başlangıçta yatırılması zorunlu değildir. Projede ön görülen harcamaların gerçekleşme durumuna göre eş finansman süreç içerisinde parça parça yatırılabilir. Proje uygulama süresi bittikten sonra projeler ne kadar süre ile denetlenir ve proje ile ilgili belgelerin saklanması sorumluğu kime aittir? Yararlanıcı proje bitiminden sonra en az 5 yıl süreyle ilgili belgeleri saklamakla ve denetimlerde ibraz etmekle yükümlüdür. Projenin ilerleyen kısmında eş finansmanı sağlayamadık. Bu durumda süreç nasıl işleyecek? Eğer başvuru sahibi sözleşmenin artık etkin ve uygun şekilde icra edilemeyeceğini düşünüyorsa, bunu detaylı açıklamaları ile ajansa iletir. Talebin haklı bulunması veya mücbir sebeplerin projenin devamına engel olması halinde sözleşme karşılıklı feshedilir. Ajans, destek yararlanıcısına projenin tamamlanan kısmı için destek ödenmesine karar verebilir. Destek yararlanıcısının talebinin haklı bulunmaması halinde, sözleşmeyi tek taraflı olarak feshederse veya sözleşmede feshi gerektiren diğer fiil ya da durumların olması halinde Ajans, söz konusu fiil ya da durumun ciddiyeti ile orantılı olarak ve destek yararlanıcısına da kendi gözlemlerini kayda geçirme imkânı tanıdıktan sonra, destekten o zamana kadar ödenmiş olan miktarların tamamının ve sözleşmeden doğan masrafların geri ödenmesinin yanı sıra, tazminat ödenmesini talep eder. Ayrıca, suç teşkil eden durumlarda, bu kişiler hakkında savcılığa suç duyurusunda bulunulur. Sözleşme esnasında vermiş olduğum teminat mektubunu/nakit teminatı almak için ne yapmam gerekiyor? Projesi biten, nihai raporunu sunan ve nihai ödemesini alan yararlanıcılar sözleşme esnasında vermiş oldukları teminat mektubunu/nakit teminatı geri alabilirler. Teminat mektubu/nakit teminatın Ajanstan geri alınması için yararlanıcılar şu prosedürü izlemelidirler: - Projenin bittiğinin, nihai raporun verildiğinin ve nihai ödemenin alındığını belirten ayrıca teminat mektubunun/nakit teminatın geri alınmasının talep edildiği bir dilekçe hazırlamak gerekmektedir. Bu dilekçe yararlanıcının yasal temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. Yararlanıcı sözleşme esnasında teminat mektubu verdiyse; dilekçesinde teminat mektubunu Ajans tan almaya yetkili olan kişinin ad soyadı ve TC kimlik numarasını da belirtmelidir. Yararlanıcı sözleşme esnasında nakit teminat yatırdıysa; dilekçesinde nakit teminatın iade edilmesini istediği banka hesabı bilgileri ve IBAN numarasını da belirtmelidir. - Teminat mektubunu Ajans tan almaya yetkilendirilen kişinin nüfus cüzdan fotokopisi dilekçeye eklenmelidir. - Yukarıdaki belgeler hazırlandıktan ve Ajans a teslim edilmesiyle teminat mektubu/nakit teminat iadesi prosedürü tamamlanmış olmaktadır ve yararlanıcılar teminat mektubu/nakit teminat iadesini alabilirler. Proje sonunda toplam proje bütçesi tahmin edilenden düşük çıkarsa alacağım destek miktarı da değişecek mi? Proje Uygulama Rehberi 2.6 Ödeme Prosedürleri kısmında belirtildiği üzere; Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir. Ajansın ödemelerine ilişkin hak ediş esasından ne anlaşılmalıdır? Ayrıca ara ödemeler için parayı nakit olarak tedarikçi firmalara vermemiz gerekir mi? Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin Desteğin Ödenmesi başlıklı 26 ıncı maddesinin altıncı fıkrasında Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre; ajansın ödeme yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını tevsik eden belgelerin ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır. Ayrıca, aynı maddenin yedinci fıkrasında da Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır. hükümleri yer almaktadır. 1

3 Görüldüğü üzere, desteklenen bir projede ara ödemenin yapılabilmesi için, ilk olarak yararlanıcı tarafından, ön ödeme tutarının yanı sıra aynı oranda eş finansman tutarının da proje kapsamında usulünce harcanması ve bu harcamaya dair işlemlerin belgelendirilmesi; ikinci olarak ise ara ödeme döneminde yararlanıcının proje kapsamında usulünce harcama yapması ve buna ilişkin işlemlerini belgelendirmesi gerekmektedir. Ajans ödemelerinde hak ediş usulünün benimsenmesinde temel amaç, yararlanıcıya aktarılacak kaynağın gerçekten ve sadece proje kapsamında kullanılmasının sağlanmasıdır. Bu bakımdan proje kapsamında harcama belgeleri sunulmaksızın ajansın ödeme yapması söz konusu değildir. Bununla birlikte, Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği Madde 26 (6) / Proje Uygulama Rehberi 2.6 kısmında belirtildiği üzere hak ediş kavramının genel olarak, yüklenicinin sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirdiği bir iş karşılığında tahakkuk eden alacağı ifade ettiği ve buna göre hak ediş kavramının temel iki unsurunun, işin yapılması ve alacağın tahakkuk etmesi olduğu unutulmamalıdır. Dolayısıyla ajans her halükarda yararlanıcıya ödeme yapmadan önce sözleşmede belirtilen işlerin gereği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edecektir. Destek miktarının TL yi geçtiği durumlarda kamu kurumlarından harcama teyit raporu/dış denetim istenecek mi? Destek miktarı TL yi geçen kamu kurumları dâhil tüm proje sahiplerinden denetim raporu istenecektir. Proje erken biterse yararlanıcı gerekli raporlama ve harcama belgelerini sunarsa hak edişi tek sefer yapabilir mi? Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak ara raporun ajans tarafından kabul edilmesinden sonra, bu ve benzeri taleplerin uygunluğu görüşülebilir. Ara raporumu/nihai raporumu Ajans a sundum ödememi ne zaman alacağım? Ajans ara raporları teslim almasından sonraki incelemelerini 10 gün, nihai rapora ilişkin incelemelerini ise 30 gün içinde tamamlar. Yararlanıcıların sunmuş oldukları ara ve nihai raporlar Ajans tarafından incelenir ve uygun bulunması durumunda ödemeler yapılır. Eğer Ajans yapmış olduğu incelemede raporla ilgili eksiklikler görürse yararlanıcılar söz konusu eksiklikleri tamamlamak zorundadır. Ara Rapor hazırlamasam olur mu? Ara rapor/nihai raporu ne zaman Ajans a teslim etmeliyim? Yararlanıcılar proje uygulama süresince ara dönemlerde Ajans ile imzalamış oldukları sözleşme gereği ara rapor düzenlemek zorundadırlar. Ayrıca yararlanıcılar proje bitiminde nihai raporu yine Ajans ile imzalamış oldukları sözleşme gereği düzenlemek zorundadırlar. Yararlanıcıların sunması gereken ara raporların ve nihai raporların dönemi ve sayısı Ajans tarafından imzaladıkları sözleşmede belirtilmiştir. Yararlanıcılar ara raporlarını sözleşmede belirtilen raporlama dönemine müteakip yedi gün içinde Ajansa sunarlar. Yararlanıcılar nihai raporlarını proje uygulama süresinin bitimine müteakip en geç 30 gün içinde Ajansa sunarlar. Ara rapor/nihai Rapor hazırlarken yanlışlık olamaması için nelere dikkat etmeliyim? Raporlar teknik ve mali olmak üzere iki kısımdan oluşur. Teknik Bölüm: Yararlanıcılar, teknik bölümde açıklama kısmını doldururken proje ortakları, nihai faydalanıcılar, hedef gruplar gibi kısımlarda yazmış oldukları bilgilerin proje ile birebir aynı olmasına dikkat etmelidirler. Yararlanıcılar, teknik bölümde proje faaliyetleri ile ilgili kısımları doldururken; Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan faaliyetlerin birebir aynısını yazmalıdırlar. Bu faaliyetlerin hepsi raporlama dönemi itibariyle değerlendirilmelidir (faaliyet kapsamında yapılanlar, faaliyetin gerçekleşme oranı, tamamlanamayan faaliyetler için öngörüler). Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergelerini doldururken TL üzerindeki satınalmalar ve faaliyet planını raporlama dönemi itibariyle güncel bir şekilde doldurmalıdır. Yararlanıcılar, teknik bölümde performans göstergeleri ile ilgili kısmı doldururken, Ajans tarafından düzenlenen ilk izleme ziyareti esnasında hazırlanan ve yararlanıcı tarafından imzalanan ilk izleme ziyareti formunda yazan performans göstergeleri, başlangıç değerleri ve hedeflenen değerler birebir aynı olacak şekilde rapora işlenmelidir. Raporlama dönemi itibariyle performans göstergelerinde değişiklik olduysa söz konusu değişiklikler gerçekleşen kısmına işlenmelidir. Eğer gerçekleşen performans göstergesi olduysa performans göstergesindeki gerçekleşmeyi ispatlayan destekleyici belgeler rapora eklenmelidir. Yararlanıcılar, teknik bölümde ortaklar ve diğer işbirlikleri ve görünürlük ile ilgili kısımlara raporlama dönemi itibariyle güncel olacak şekilde doldurmalıdırlar. Görünürlük kısmındaki açıklamaları destekleyecek görünürlük örnekleri rapora eklenmelidir. (Örneğin tabela fotoğrafı, broşür örneği, cd örneği vb.) Mali Bölüm: 2

4 Raporların mali kısmında proje harcama özeti, hesap (muhasebe) defteri ve her bir ana bütçe kalemi için bütçeharcama bilgileri ile dekont/ödeme belgesi destekleyici belgelerin sıra numarası gibi gösteren standart formlar bulunmaktadır. Bu formlar projeye uygun olacak şekilde doldurulmalı ve her ana bütçe kalemi için geken destekleyici belgelerin tam olduğunda emin olunmalıdır. Destekleyici belgelerin tam olduğundan emin olmak için proje uygulama rehberi, satınalma rehberi ve rapor kontrol listesinden yararlanılmalıdır. Proje harcama özetinde bütçe ile ilgili kısımda orijinal bütçe sütununa sözleşme ile birlikte kabul edilen bütçe birebir aynı olacak şekilde işlenmelidir. Nihai bütçe sütununa eğer proje esnasında zeyilname veya küçük değişiklikler sonrası sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçede değişiklik olduysa bu değişikliklerle beraber yeni bütçe yazılmalıdır. Herhangi bir değişiklik olmadıysa bu sütun boş bırakılmalıdır. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamımda gerçekleşen bütün harcamalar ilgili bütçe kalemlerine işlenmelidir. Fark sütununa ise proje bütçesinde zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa orijinal bütçe ve gerçekleşen harcamalar arasındaki fark; zeyilname veya küçük değişiklik olduysa nihai bütçe sütunu ile gerçekleşen harcamalar sütunu arasındaki fark ilgili bütçe kalemlerinin hücrelerine işlenmelidir. Proje harcama özetinde fon kaynakları ile ilgili kısım doldurulurken yine orijinal bütçe ile ilgili kısma sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe bilgileri işlenmelidir. Eğer zeyilname veya küçük değişiklikler olduysa nihai bütçe sütununa değişiklikler sonrası bütçe bilgileri işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununa proje kapsamında gerçekleşen harcamalar işlenmelidir. Fark sütununa orijinal bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki fark, eğer bütçede değişiklik olduysa nihai bütçe ile gerçekleşen harcamalar arsındaki fark işlenmelidir. Ara Raporda Proje Harcama Takvimi ve Hesap (muhasebe) Defteri Ara Mali Rapor Dönemine Sözleşmede yazan dönem veya zeyilname ile düzeltilen dönem yazılmalıdır. Dolayısıyla belirtilen ayın son gününe kadar olan harcamalar işlenmelidir. Hesap (muhasebe defteri) ayrıntılı bütçedir. Nihai bütçe ile ilgili sütuna eğer zeyilname veya küçük değişiklik olmadıysa sözleşme esnasında mutabık kalınan bütçe birebir şekilde, zeyilname veya küçük değişiklik olduysa değişiklik sonrası bütçe birebir aynı olacak şekilde bütçe başlığını da içerecek şekilde işlenmelidir. Gerçekleşen harcamalar sütununda her bütçe kalemi için yapılan harcamalar ayrıntılı bir şekilde işlenmelidir. Hesap (Muhasebe) defterinden sonra gelen formlar proje bütçesindeki her bir ana kalem için (insan kaynakları, seyahat, ekipman malzeme vb. gibi) ayrıntılı bütçe bilgileri, harcama bilgileri, banka dekontu/ ödeme beldesi ara rapor sıra numarası gibi bilgilerin olduğu dokümanlardır. Bu dokümanların arkasına banka dekontu, fatura, sosyal güvenlik dokümanları gibi raporda beyan edilen harcamaları destekleyen belgeler eklenecektir. Destekleyici belgeler düzenli bir şekilde ve bir sıra numarası verilerek rapora konulmalıdır. Örneğin insan kaynakları ile ilgili dokümanlar ilgili harcama bilgilerinin olduğu dokümanın arkasına gelecek şekilde bir sıra numarası verilerek yerleştirilmelidir. Verilen sıra numarası harcama bilgilerinin odluğu dokümanda ilgili yerlere işlenmelidir. Destekleyici belgeler ile ilgili bilgilere proje uygulama rehberi, satın alma rehberi ve rapor kontrol listesinden ulaşılabilir. Yararlanıcılar raporla beraber proje hesaplarının olduğu bankadan onaylı hesap hareketleri tablosunu da sunmayı unutmamalılardır. Nihai rapor sunulurken firmanın muhasebe/mizan/demirbaş defterleri ile gerekliyse yeminli mali müşavir raporunun sunulduğundan emin olunmalıdır. Projemin harcamaları sözleşme esnasında mutabık kalınan tutardan daha az bir maliyette oldu. Yine de sözleme esnasında mutabık kalınan toplam destek miktarını alabilir miyim? Uygulamada Ajans ın vereceği toplam destek miktarı; sözleşme esnasında mutabık kalınan destek oranının(%) yapılan toplam uygun maliyete üzerinden hesaplanmasıyla bulunur. Bununla beraber toplam destek miktarı sözleme esnasında mutabık kalınan rakamın üzerine çıkamaz. Örneğin sözleşme esnasında bir yararlanıcıya verilecek destek miktarı %50 olarak belirtilmiş bununla beraber bütçede öngörülen maliyetler toplamı TL olarak toplanmıştır. Bu durumda yararlanıcıya verilecek maksimum destek TL şeklinde yine sözleşmede belirtilmiştir. Yararlanıcı proje uygulama esnasında TL yerine toplam TL harcama yaptıysa toplam destek miktarının hesaplanmasında destek oranı (%) esas alınır bu örnekte %50 dir ve toplam uygun maliyetin ( TL) %50 si hesaplanır. Örnek verilen yararlanıcının yapmış olduğu TL için Ajansın vereceği destek miktarı oran sabit kaldığı için TL dir. Örnekteki yararlanıcı toplam uygun maliyet olarak TL harcama yapmış olsaydı yararlanıcıya verilecek destek miktarı artmayacağı için yararlanıcıya verilecek toplam destek miktarı TL ile sınırlı kalacaktır. Fatura-ödeme tarihleri aynı olmadığından, ara rapor dönemi içinde bir satın almamızın faturasını almışsak ama ödemesini ara rapor dönemi geçtikten sonra yapabileceksek hangi rapor döneminde bu maliyeti Ajansa bildirebileceğiz? Proje Uygulama Rehberi Ara ve nihai raporlar başlığıu altında belirtildiği üzere Ara ve nihai ödeme talepleri, 04/01/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 31/05/2006 tarihli ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş ve ödemenin fiilen gerçekleştiğini 3

5 gösteren belgelerle birlikte ara/nihai rapor ekinde sunulur. Ancak kamu kurum ve kuruluşları dışındaki yararlanıcılar, nihai ödeme bakımından ödemenin fiilen gerçekleştiğini gösteren belge ibraz etmek zorundadır. Dolayısıyla ara ödemelerde ödemenin fiilen gerçekleştiğini gösteren belgelerin sunulamaması durumunda, bahsedilen maliyetler nihai dönemde değerlendirilecektir. İhale sürecinde görev yapacak değerlendirme komisyonuna, proje yararlanıcısı çalışanları/yöneticileri haricinde dışarıdan atama yapılabilir mi? Satın alma rehberinin no.lu bölümünde Değerlendirme komitesinin her bir üyesi yararlanıcı tarafından, gerçekleştirilen ihale konusu iş ile ilgili bilgi ve tecrübeye sahip kişiler arasından ismen atanmalıdır. Değerlendirme komitesi üyeleri, teklifler üzerinde bilinçli bir değerlendirme yapmak için gerekli teknik ve idari kapasiteye sahip olmalıdır. denilmektedir. Buna göre; iş ile ilgili tecrübe ve bilgiye sahip olması koşuluyla değerlendirme komitesine dışarıdan atama yapılması mümkündür. Sipariş usulü ile makine alımı yapmak istiyorum, bu mümkün müdür? Sipariş Usulü şeklinde bir satın alma veya hizmet alımı mevzuata uygun değildir. Ayrıca, alınacak olan mal, hizmet veya yapım işinin fiyatına göre yapılabilecek satın alma usulleri Satın Alma Rehberinin 2. Harcama Usul ve Esasları Hiçbir Kanun Tarafından Belirlenmemiş Yararlanıcılar İçin Satın Alma Usulleri kısmında bulunmaktadır. İhale dosyası hazırlarken teknik şartnamede marka, model, menşei belirtilebilir mi? Hayır, Satın Alma Rehberi kısmının esas alınması zorunluluğu ile şartnameler, genel kabul görmüş teknik özellikleri referans alarak ve gerek duyulduğunda kalite güvence standartlarını ve uygun belgelendirme koşullarını dikkate alarak hazırlanmalıdır. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Makinenin bir vidasının dahi markası, modeli belirtilmemelidir. Alman malı, ithal gibi ibarelere yer verilmemelidir. İhale tarihi ertelenebilir mi? Satın Alma Rehberi Ek 3 Teklif Dosyası, Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Madde 14 e göre; değişiklik olması durumunda tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, Sözleşme Makamı ihale tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla on (10) gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir. İhale iptal edilebilir mi? Satın Alma Rehberi Ek 3 Teklif Dosyası, Bölüm A: İsteklilere Talimatlar Madde 15 e göre; mali destek yararlanıcısı Sözleşme Makamı olarak adaylara ve teklif sahiplerine tazminat hakkı tanımadan, geçerli gerekçeleri belirtmek koşuluyla, satın alma işleminden vazgeçebilir ya da işlemi iptal edebilir. Yapılacak açık ihalelere yurtdışından firmalar teklif verebilir mi? Verilen teklifler hangi para biriminde olmalıdır? Evet, ihale dosyası İsteklilere Talimatlar Madde 8 de belirtilmek koşuluyla yabancı istekliler de yapılacak ihaleye teklif verebilirler. Ayrıca İsteklilere Talimatlar Madde 20 de belirtilmek koşuluyla yabancı para cinsinden teklif alınabilir. Ancak sadece bir para biriminin ilgili maddede belirtilmesi gerekmektedir. İhalelerde teklif ve ödemelerde geçerli para birimi TL dir. Ancak Ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması durumunda, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Yapılacak ihalelere yurtdışından firmalar teklif verebilir mi? Evet, ancak önceden ihale dosyası İsteklilere Talimatlar Madde 8 de Sözleşme Makamı tarafından gerçekleştirilecek ihaleler yerli yabancı tüm isteklilere açıktır. ibaresi belirtilmesi gerekmektedir. Yalnız burada yurtdışından teklif veren isteklinin teklif vermede zorlanmaması için ihale dosyasının yabancı dilde çevirisinin yapılması önceden gerekebilir. Sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmemiş olan kişiler ihalelere katılabilir mi? Satın Alma Rehberi 2.5.4/d bendinde belirtildiği üzere katılamazlar. Açık ihale ilanı gerektiği gibi yapılsa dahi, ihale günü hiç teklif gelmemesi durumunda ne yapılacak? Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalan ihalelerde, Satın Alma Rehberi 2.2 de belirtildiği üzere, ihale açık ihale usulüne göre yeniden düzenlenebilir ya da pazarlık usulüne göre sonuçlandırılmasına karar verilebilir. Kararın sahibi destek yararlanıcısıdır. Ancak pazarlık usulünün işletilebilmesi için ihale konusu işin yaklaşık maliyetinin TL yi aşmaması ve ajans onayının alınması gereklidir. Açık İhale Usulünde tedarikçiler ihale yerinde hazır bulunmak zorunda mıdır? 4

6 Satın alma rehberinin hiçbir yerinde tedarikçilerin ihalede hazır bulunması gibi bir şarttan bahsedilmemektedir. İhale açılış oturumu yararlanıcı tarafından bu süreçte oluşturulacak değerlendirme komitesinin toplanması ve tekliflerin önce teknik, sonra mali teklifler olarak, değerlendirme komitesi huzurunda açılması işlemidir. Satın alımların lotlaması ya da lotlara bölünmesi ne anlama gelmektedir? Yaptığınız satın almaların benzer niteliklere sahip olması halinde öncelikle lotlama işlemi yapmanız gerekmektedir. Lotlama; aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması işlemidir. Mesela; faaliyet bütçenizde yer alan ve alımını yapmayı planladığınız bilgisayar, yazıcı, tarayıcı gibi benzer nitelikteki kalemleri tek bir satın alma süreci ile aynı yükleniciden, toptan temin etmeniz gerekmektedir TL altında bir kaç kalem aynı tedarikçiden alınıyor ise ayrı ayrı alınarak doğrudan alım usulü kullanılabilir mi? Aynı tedarikçiden yapılan satın almalarda toplam rakam baz alınmalıdır, bir kaç kalem ayrı ayrı TL altı iken, aynı tedarikçiden alınması halinde bu kalemlerin toplam tutarına bakılmalı ve hangi satın alma usulü gerekiyorsa ona göre alım yapılmalıdır. Bazı tedarikçilerden satın almayı planladıkları ürün/makine vb nin tek üreticisi olduğu ve Türkiye de bayi distribütör vb. adres gösterilebilecek bir yer olmadığı ifade edilmiştir. Satın alma usulleri gereği ihaleye teklif verecek şirketlerin Türkiye de adres göstermesi gereği vardır. Bu durumda Türkiye de adresi olmayan tek tedarikçiden satın alma nasıl gerçekleşecektir? Satın Alma Rehberi 2.5 de belirtildiği üzere; Yapılacak ihalelere katılabilmek için; ikametgâh sahibi olmak, Türkiye de tebligat için adres göstermek, gerekli nitelik ve yeterliliği haiz bulunmak, istenilen teminat ve diğer bilgi ve belgeleri vermek zorunludur. Yurt dışındaki firmalar ihalelere nasıl girecekler? Eğer tedarikçi yurt dışında bulunuyorsa, bu firmaların yurt içinde distribütörleri bulunabilir. Bu distribütörler ihalelere kendi adlarına katılarak teklif verebilirler. Distribütörleri bulunmuyorsa, bu durumda ihale şartnameleri hazırlanırken yurt dışındaki tedarikçinin ihaleye doğrudan teklif verebileceği şekilde (İhalenin yurt dışındaki firmalara da açık olduğu, fiyat teklifinin Euro cinsinden verileceği, vs.) hazırlanmalıdır. İhaleye yurt dışında mukim firmanın da teklif verebilmesi için şartlar mevzuatın izin verdiği ölçüde kolaylaştırılabilir. Ancak unutulmamalıdır ki, hazırlanan ihale şartnameleri, yerli/yabancı ayrımı olmaksızın tüm firmalar için geçerlidir. İhalelere sadece tek bir firmanın gireceği şekilde rekabeti ve eşitlik ilkesini zedeleyici şartname düzenlenemez. Uygun olan tüm tedarikçilerin ihalelere katılımını sağlamak esastır. Bu hususlara aykırı şekilde yapılan ihaleler geçerli değildir. Teknik şartnamede yer alan yayın referansının yerine ne yazılacaktır? Satın Alma Rehberi eklerinde (Mesela:Teknik şartname standart formunda, Teknik ve mali teklif formlarında) yayın Referansı şeklinde yer alan ifadenin yerine, projenin sözleşme numarası yazılıp kesme (/)konulduktan sonra aynı proje kapsamında yapılan ihale numara yazılacaktır. Yani eğer projede yaptığınınız ilk ihale ise 01, ikinci ihale ise 02 dir. Mesela, sözleşme numaramız TR /030 ve proje kapsamında ilk ihaleye çıkıyor iseniz Yayın Referansı: TR /030/01 olacaktır. Eger LOT lu ihale yapılmış ise LOT 1 için yayın referansı : TR /030/01-LOT1 olacaktır. Sözleşme başlığı yerine ne yazılacaktır? Satın alma Rehberi eklerinde genellikle yayın referansı ifadesinden önce yer alan Sözleşme başlığı yerine, projenizin ismi ile birlikte ihale edilen işin adı veya sadece ihaleye çıkılan işin adıdır. Proje ekibinde proje koordinatörü olarak görev yapan kişi, aynı zamanda ihale komitesinde görev alabilir mi? İhale süreçlerinde bir sözleşme makamı vardır ve bu genelde yararlanıcının sözleşme imzalamaya yetkili kişisidir, ikinci olarak bir değerlendirme komitesi vardır ve komitenin yapılan işi değerlendirecek nitelikte kişilerden oluşmasında fayda vardır. Bu kişiler yararlanıcı tarafından görevlendirilir ve proje içinde görev alan kişilerden seçilmesinde bir sakınca görülmemektedir. Her ihale için ayrı ayrı ihale komitesi formu düzenlemeye gerek var mı? Evet, ihalelerde görev alacak kişiler aynı olsa da ayrı formlar düzenlenmelidir. Doğrudan temin usulü ile ilgili olarak, TL nin altındaki alımlarda fiyat araştırmasını nasıl yapacağız? Büyük / küçük tüm alımlarda fiyat teklifi almak şart mıdır? Satın alma rehberinin 2.1. Doğrudan Temin başlığı altında, doğrudan temin usulü ile yapılan alımlarda birden fazla tedarikçi/hizmet sunucusu/yapım müteahhidi ile görüşülmesinin ve fiyat tekliflerinin alınmasının doğru olacağı ifade edilmektedir. Teamül, aynı kalitede ürünü satan 3 tedarikçiden fiyat teklifi almaktır. Çok düşük bedelli satın almalar söz konusu ise (sözleşmenin eki olan bütçede gider kalemi olarak bulunması şartıyla), proje süresi boyunca söz konusu olabilecek bu tip ihtiyaçlar birleştirilerek tek seferde satın alınacak şekilde yine piyasa araştırması yapılabilir. Çok düşük bedelli kırtasiye giderleri gibi alımların birleştirilerek satın alınması buna örnektir. Piyasa araştırması, Yararlanıcının 5

7 (Sözleşme Makamının) konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir. Bu şekilde hareket edilmesindeki temel amaç, harcanan kamu kaynağı niteliğindeki paranın karşılığında en iyi değerin sağlanmasıdır. Projemizde 3 ayrı eğitim faaliyeti bulunmaktadır ve bunlar için hizmet alımı yapılacaktır. Söz konusu hizmet alım işini parçalayarak doğrudan temin ile gerçekleştirmek mümkün müdür? Satın alma rehberinin 2. Harcama Usul ve Esasları Hiçbir Kanun Tarafından Belirlenmemiş Yararlanıcılar İçin Satın Alma Usulleri başlığı altında, bütünlük arz eden işler suni şekilde parçalara bölünerek ihale edilemeyeceği ifade edilmektedir. Bu nedenle, aslen bütünlük arz eden bir hizmet, satın alma şeklini belirleyecek limitlerin altında kalmak amacıyla parçalanarak ihale edilemez. Bir diğer husus da hizmet alım ihalelerinde tek kriterin fiyat olmadığıdır. Teknik Değerlendirme (Ağırlığı %80) ile Mali Değerlendirme (Ağırlığı %20) sonucuna göre en avantajlı teklif tercih edilir. Şartnamelerde, herhangi bir standart özelliği kullanarak tanımlayamadığımız makine/ekipmanlar için marka, model belirtebilir miyiz? Satın alma rehberinin Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması başlığı altında, şartnamelerde ulusal veya uluslararası standartlara uygunluğu sağlamak amacıyla teknik özelliklere ve tanımlara yer verilir ancak belirli bir marka ve modele yönelik özellik ve tanımlara yer verilemez, denilmektedir. Ancak uluslararası teknik standartların olmadığı ya da teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda veya dengi ifadesinin belirtilmesi şartıyla marka, patent ya da model belirtilebilir. Gerçekleştirilen ihalelerde firmamızın ortağı olan kişinin sermaye sahibi olduğu diğer bir firma teklif verebilir mi? İhale üzerine kaldığında bu firmayla sözleşme imzalanabilir mi? Satın alma rehberinin İsteklilere Talimatlar > 9. Madde > c, d, e, f başlığı altında, firma ortağı olan kişi ya da şirketleri ihaleye katılamaz ancak kişinin yönetim kurulunda bulunmadığı veya sermayesinin %10 undan fazlasına sahip olmadığı anonim şirketler ihaleye teklif verebilirler hükmü vardır. İhale yayınlandıktan sonra teknik şartnamede değişiklik yapılması gerekirse nasıl hareket edilmelidir? Satın alma rehberinin Ek 3. Teklif Dosyası > Bölüm A: İsteklilere Talimatlar > 14. Madde sinde ilan yapıldıktan sonra ihale dosyasında değişiklik yapılmaması esastır ancak gerekli durumlarda zeyilname düzenlenmek suretiyle ihale dosyasında değişiklik yapılabilir, ifadesi vardır. Zeyilname, ihale dosyası alanların tümüne iadeli taahhütlü mektup yoluyla gönderilir veya imza karşılığı elden verilir ve ihale tarihinden en az beş (5) gün önce bilgi sahibi olmaları sağlanır. Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, Sözleşme Makamı ihale tarihini bir defaya mahsus olmak üzere en fazla on (10) gün süreyle zeyilname ile erteleyebilir. Erteleme süresince ihale dosyası satılmasına ve teklif alınmasına devam edilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkânı tanınır. Açık ihale ya da pazarlık ihale sonucunda kazanan firma ile sözleşme yapmak zorunlu mudur? Zira teklif mektubunda ihale neticesinde hemen malın ya da malzemenin teslim edilmesi hükmü yazması durumunda sözleşme yapılması teslimatı geciktirebilmektedir. Satın alma rehberinde belirtildiği üzere pazarlık ve açık ihale usulü ile yapılacak alımlarda tedarikçiler ile sözleşme imzalanması zorunludur. İhaleye itiraz edilmesi ihale sürecini durdurur mu? İtirazı reddetme neticesinde süreç nasıl devam eder? Satın alma Rehberinin 2.12 bölümünde belirtildiği üzere İhale sürecindeki bir yanlışlık veya usulsüzlükten zarar görmüş olduklarına inanan istekliler, doğrudan doğruya mali destek yararlanıcısına başvurabilirler. Yararlanıcı, şikâyet başvurusunu inceleyerek 45 gün içinde başvuru sahibine yazılı cevap vermelidir. Özelliği olan hizmet alımlarında nasıl bir yol izlemek gerekecektir? Mesela bazı hizmet alımları hem projeye özel hem de sadece hizmete özel olabilmektedir ve alternatif bir firma olamamaktadır. Hizmet alımlarında ihale ekonomik olarak en avantajlı teklif e verilmelidir. Harcama usul ve esasları hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş Yararlanıcılar için yaklaşık maliyeti TL nin üzerinde olan hizmet alımlarının ihale yoluyla gerçekleştirilmesi esastır. Pazarlık Usulü alımlarda Ek3 teklif dosyası hazırlamak gerekiyor mu? Gerekiyorsa Satınalma Rehberinde yer alan teklif dosyasında, hazırlayacağımız teklife uygun olmayan bölümlerin çıkarılması uygun mudur? Pazarlık usulü alımlarda SR Ek-3 ün Hazırlanması gereklidir. İsteklilere Talimatlar ekinin 1. Sayfasında da belirtildiği gibi ihalenize uygun olmayan tercihleri silmeniz gerekmektedir. Satın alma rehberinde arka fonu gri olarak belirtilmiş kısımlarda değişiklik yapılabilir, bu kısımlar haricinde kalan kısımlar değiştirilemez ya da eksiltilerek uygulanamaz. 6

8 Bütçe kalemleri arasındaki aktarımlar ve sözleşme değişiklikleri ne şekilde yapılabilir? Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak, sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. Bu tür durumlarda uygulanması gereken prosedürler için Proje Uygulama Rehberi 2.2 Sözleşme Değişikliği bölümüne bakabilirsiniz. Herhangi bir bütçe kaleminden tasarruf edilen miktar başka bir bütçe başlığı için kullanılabilir mi? Proje Uygulama Rehberi bölümü esas olmak üzere; sözleşme değişikliği için gerekli şartları taşımakla birlikte bütçe kalemleri arasında transfer gerçekleşebilir. Ama bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden değildir. Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Projenin sözleşmede belirtilen süreden önce bitmesi bir sakınca doğurur mu? Proje Uygulama Rehberi 2.2 kısmında belirtildiği üzere; yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak, ara raporun ajans tarafından kabul edilmesinden sonra, bu ve benzeri taleplerin uygunluğu görüşülebilir. Program kapsamında belirlenen azami proje süresi olan 12 ayın uzatılması mümkün müdür? Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin Sözleşme Değişiklikleri başlıklı 38. maddesinin ikinci fıkrasına göre, proje veya faaliyetin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkânsız hale getiren, yargı süreci sebebiyle veya bu Yönetmelikte belirtilen mücbir sebeplerin varlığı halinde, sözleşme süresi altı ayı geçmemek üzere uzatılabilir. Projenin erken bitmesi durumunda yararlanıcı gerekli raporlama ve harcama belgelerini sunarsa hak edişi tek seferde talep edebilir mi? Ajans uygun bulduğu takdirde, bildirim mektubu düzenlenmek suretiyle hak ediş tek seferde gerçekleştirilebilir. Faaliyet bütçesinde yer alan idari maliyetler kalemini ne amaçla kullanabilirim? Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler idari gider olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartları taşıması gerekmektedir: -Doğrudan gider olarak bütçelendirilen tutarın yüzde 3 ünden fazla olmamalıdır. -Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. -Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17 de belirlenen koşulları taşımalıdır. Bu kapsamda yukarıdaki şartları taşımakla birlikte proje için gerekli olan ilan masrafları, yakıt masrafları, kırtasiye masrafları, bankacılık masrafları, toplantı masrafları gibi maliyetler idari maliyetler kalemi arasında sayılabilecektir fakat bilgisayar, yazıcı, fotokopi makinası gibi ofis ekipmanlarının alımı idari maliyetler kaleminden karşılanamaz. Proje dahilinde, insan kaynakları bütçesinden yapılacak harcamalar (maaş, s.s.k. vb.) için projeye özel açılan banka hesabı kullanılmak zorunda mıdır? Özellikle proje kapsamında istihdam edilen personel maaşı ödemelerinde, bu tutara tekabül eden prim ve vergi ödemelerinin, kurumda proje kapsamı haricinde istihdam edilen diğer personel için beyan edilerek ödenecek tutardan ayrı olarak beyan edilmesi ve ödenmesinin pratikte mümkün olamayacağı değerlendirilmektedir. Ancak, proje kapsamında bütçelenen ve uygun maliyet olarak değerlendirilen personel maaşları için hesaplanan prim ve vergi tutarlarının proje hesabından yararlanıcının asıl hesabına yatırılarak yine toplu şekilde SGK ve vergi dairesi hesaplarına transfer edilmesi mümkündür. Yasal kesintilerden sonra personele ödenecek net maaşın proje hesabından doğrudan personelin kişisel hesabına ödenmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, düzenlenen maaş bordrosu ile Proje Uygulama Rehberinin ekleri olan proje personeli zaman çizelgelerinden (PUR Ek-5.1 ve PUR Ek-5.1-B) ilgili olanın ve 5.1-A Ücret Bordrosunun proje kapsamında çalışan personel için doldurulması şarttır. 7

9 Kamu kurumları için, eş finansman olarak gösterilen mevcut personelin proje kapsamında çalıştıkları zamana tekabül eden maaşlarının ödenmesinde proje hesabının kullanılması zorunluluğu bulunmamakta olup, ilgili kamu kurumunda çalışan söz konusu personel için kurumunca halihazırda düzenlenen maaş bordrosu ile Proje Uygulama Rehberinin yukarıda sayılan (ilgili olan) ekleri ve 5.1-A Ücret Bordrosu ve zaman çizelgesi doldurularak destekleyici belge olarak ibraz edilmelidir. Desteklenen projeler için KDV muafiyeti var mıdır? Hayır, herhangi bir vergi muafiyeti söz konusu değildir. Proje kapsamında vadeli akreditif ile yurt dışından mal alınması durumunda nasıl bir ödeme yöntemi izlenecektir? Proje Uygulama Rehberinin 2.3 Uygun Maliyetler kısmında belirtildiği üzere, bir maliyetin uygun maliyet olarak kabul edilebilmesi için projenin uygulama süresi içinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda, seçilecek ödeme yönteminin bu şartı sağlaması ve tüm ödemelerin proje uygulama süresi içerisinde tamamlanması gerekmektedir. Vadeli akreditif yöntemi seçilecekse yukarıda yazılan hususlar dikkate alınmalıdır. Yapılacak satın alımlarda leasing (finansal kiralama) yöntemi uygun mudur? Leasing (finansal kiralama) yöntemi ile yapılan satın almalar sözleşmede de belirtildiği üzere uygun değildir. Proje kapsamında yapılacak harcamaların parasını proje hesabından kendi hesabıma aktarsam oradan alt yükleniciye aktarsam veya eş finansman için ödenmesi gereken parayı kendi hesabından alt yüklenicilerin hesabına aktarsam olur mu? Proje kapsamında yapılacak bütün harcamaların uygun maliyet sayılabilmesi için proje hesabı üzerinden işlem yapılması gerekmektedir. Herhangi bir satın alıma ilişkin ortaya çıkan maliyetin Başvuru Sahibine düşen kısmı proje süresi sonrasına da sarkacak şekilde taksitlendirilebilir mi? Hayır, proje kapsamında yapılacak satın alımlarda ortaya çıkan maliyetin yararlanıcıya düşen kısmının proje süresi sonrasına sarkacak şekilde taksitlendirilmesi mümkün değildir. Herhangi bir bütçe kaleminde belirlenen bedelinden daha fazla bedelli bir alım yapıldığında ve fazla kısmı Yararlanıcının kendisinin karşılaması durumunda, fazla kısımda Proje hesabından mı yapılacak, yoksa Yararlanıcının başka bir hesabından mı yapılacak? Aylık 1000 TL yi geçmeyen ödemeler dışında, tüm ödemeler, proje hesabından diğer banka hesabına transfer şeklinde yapılacaktır. Proje hesabı, proje harcamalarının tamamının karşılandığı banka hesabı olduğundan bütçe kaleminin belirlenen bedelinden fazla yapılan ödemelerin de tamamı proje hesabından yapılmalıdır. Ancak, Ajans ara veya nihai ödemelerinde bütçe kalemi için belirlenen bedeli dikkate alarak ödeme yapacaktır. Serbest meslek mensuplarından alınan hizmetlerin belgelendirilmesi için serbest meslek makbuzu kullanılabilir mi? Evet, kullanılabilir. Satın almalara hemen (İlk izleme Ziyareti Öncesi) başlanmasına izin veriliyor mu? İlk izleme ziyaretleri, proje uygulama ve satın alma eğitimlerinin hemen akabinde düzenlenecektir. Bu ziyaretlerin bir amacı da, satın almaları da içerecek şekilde projenin önemli aşamalarını ve tarihlerini belirlemek ve gerekli ise güncellenmesine destek olmak ve satın alma faaliyetleri, idari konular ve raporlama yükümlülükleri hakkında yararlanıcıya tavsiyelerde bulunmaktır. Bu ziyaretler gerçekleşmeden önce yararlanıcı satın alma planlarını oluşturabilir, izleme uzmanı geldiğinde bu plana nihai şekil verilir. İzleme ziyaretine kadar ihale dokümanlarının hazırlanmasına başlanabilir, şartname yazılabilir. Ancak ihale sürecinin (sonradan herhangi bir uygunsuzluğa yol açılmamasını temin etmek için) izleme uzmanı ile satın alma planı yapıldıktan sonra başlatılması esastır. Bazı satın almalarımızı (örneğin bilgisayar satın alımı gibi) büyük teknolojik marketlerden kredi kartıyla ya da nakit olarak yapmak zorunda kalacağız. Burada proje hesabını nasıl kullanabiliriz? Bu tip harcamaları yapmadan önce, ilgili tedarikçiden istediğiniz modeli seçip, sorumlu kişi ile görüşerek banka IBAN bilgilerini almalısınız. Daha sonra proje hesabınızdan ilgili tedarikçinin hesabına para transferi yapıp ödemeyi yaptığınıza ilişkin banka dekontunu temin ederek tedarikçiye götürüp satın almak istediğiniz ürünün alımını gerçekleştirebilirsiniz. Hangi limite kadar elden ödeme yapılabilir? Sözleşme Özel Koşullar da belirtildiği gibi kural olarak, proje harcamalarının tamamı bankadaki hesaptan transfer şeklinde yapılır. Ancak, tek seferde 300 TL yi geçmeyecek şekilde aylık en çok 1000 TL elden ödeme yapılabilir. Bu şekilde elden yapılan ödemeler ile ilgili harcama belgeleri de Ajansa ilgili raporlar eşliğinde sunulur. 8

10 Başka para birimi ile ödemeler yapmak zorundayız. Bu durumda uygun maliyet Ajans tarafından nasıl hesaplanacaktır? Yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden harcama yapılması durumunda; Ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, söz konusu harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması halinde, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Yurt dışından makine alımlarında yabancı para cinsinden ödeme yapılacaksa TL olarak açılan proje hesabı nasıl kullanılacaktır? Proje hesabına bağlı bir yabancı para proje hesabı açılacak olup (yeni proje hesabına ilişkin Mali Kimlik Formunun Bankaya onaylatılarak Ajansa ulaştırılması gerekir), eş finansman buraya doğrudan yabancı para olarak yatırılarak yabancı para cinsinden ödeme yapılabilecektir. Üniversiteden görevlendirme ile danışmanlık hizmeti ya da bir kamu kurumundan mal veya hizmet satın almak istediğimiz durumlarda ihale limitlerinin üzerinde olması halinde ihale yapmak zorunda mıyız? Bütçenin 6. Diğer Hizmetler bölümünde öngörülen tüm satın almalar, harcama usul ve esasları hiçbir kanun tarafından belirlenmemiş yararlanıcılar için satın alma rehberindeki usul ve esaslara göre yapılacaktır. Eğer yaklaşık maliyet TL nin üzerinde ise ihale yapma zorunluluğu bulunmaktadır. Projelerde tedarikçilerimize ödeme yapmak için her bir ödeme öncesi Ajanstan onay alma zorunluluğu var mıdır? Hayır, işlem bazında onay almak gerekmemektedir ancak maliyetlerin uygunluğu bakımından istenmeyen durumların ortaya çıkmaması için uzmanınızla yeteri kadar iletişim içinde bulunmalısınız. Ajansın ödemelerine ilişkin hak ediş esasından ne anlaşılmalı? Ara ödemeler için parayı nakit olarak tedarikçi firmalara vermemiz gerekir mi? Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliğinin Desteğin ödenmesi başlıklı 26. maddesinin altıncı fıkrasında Ajans tarafından ön ödeme sonrasında yapılacak diğer ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve ajans usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır. Buna göre, ajansın ödeme yapabilmesi, ön ödeme tutarının ve aynı oranda yararlanıcının eş finansman tutarının usulüne uygun harcandığını tevsik eden belgelerin ajansa teslimi ve kabulü şartına bağlıdır ; aynı maddenin yedinci fıkrasında da Ara ödemeler, yararlanıcı tarafından sunulan, geçerli harcama belgeleri ve ara raporların ajans tarafından uygun bulunarak onaylanmasını takiben yapılır hükümleri yer almaktadır. Görüldüğü üzere desteklenen bir projede ara ödemenin yapılabilmesi için, ilk olarak yararlanıcı tarafından, ön ödeme tutarının yanı sıra aynı oranda eş finansman tutarının da proje kapsamında usulünce harcanması ve bu harcamaya dair işlemlerin belgelendirilmesi; ikinci olarak ise ara ödeme döneminde yararlanıcının proje kapsamında usulünce harcama yapması ve buna ilişkin işlemlerini belgelendirmesi gerekmektedir. Ajans ödemelerinde hak ediş usulünün benimsenmesinde temel amaç, yararlanıcıya aktarılacak kaynağın gerçekten ve sadece proje kapsamında kullanılmasının sağlanmasıdır. Ayrıca, hak ediş kavramının genel olarak, yüklenicinin sözleşmeye uygun olarak gerçekleştirdiği bir iş karşılığında tahakkuk eden alacağını ifade ettiği ve buna göre hak ediş kavramının temel iki unsurunun, işin yapılması ve alacağın tahakkuk etmesi olduğu unutulmamalıdır. Dolayısıyla ajans her halükarda yararlanıcıya ödeme yapmadan önce sözleşmede belirtilen işlerin gereği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol edecektir. Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personelin ücreti ve diğer maliyeti taşeron firma tarafından kamu kurumuna fatura ediliyorsa, ödenecek ücretin bütçenin İnsan Kaynakları kısmında gösterilmesi mümkün müdür? Hizmet alımı yoluyla hizmet faturası karşılığında çalıştırılan personele ilişkin giderler bütçenin Diğer Maliyet ve Hizmetler kısmına, bordro ile çalıştırılan personele ilişkin giderler ise bütçenin İnsan Kaynakları kısmına yazılır. Dolayısıyla ödemelere ilişkin belgeler farklı olacaktır. Proje kapsamındaki ödemelerimizi çek ile yapabilir miyiz? Çek ile yapılan ödemeler, hak ediş için yeterli bir ödeme olarak görülmemektedir. Hak edişlerde esas, söz konusu malın mülkiyetinin yararlanıcıya geçmesi, yararlanıcının tedarikçiye herhangi borcunun kalmamış olmasıdır. Düzenli izleme ziyaretlerine gelindiğinde ya da rapor dönemlerindeki ödeme taleplerinde, harcamaların yapıldığı hem faturalarla, hem de ödeme dekontları ile ve banka ekstresinden hangi hesaba gittiği görülmek suretiyle kontrol edilecektir. Eğer çek ödenmemişse tedarikçinin hesaplarına intikal söz konusu olmayacak, hak ediş gerçekleşmemiş olacaktır. Bunun da ötesinde, çek ile yapılan ödemeler (proje hesabına çek karnesi çıkarılamaması dolayısıyla) proje hesabından gerçekleşemeyeceği için zaten mümkün olmamaktadır. 9

11 Program kapsamında kabul edilen ve uygulanan bir projeyle gerçekleştirilen yatırımın bölge dışındaki yatırım teşviki kapsamında olan bir ile taşınması ve burada üretimin devamı söz konusu olabilir mi? Bunun için bir süre var mıdır? Program kapsamında uygulanacak olan projelerin Ajansın faaliyet gösterdiği Düzey 2 bölgesinde (Adana, Mersin) gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Program kapsamında alımı desteklenen alet, teçhizat, yazılım, malzeme ve sistemler ile yapımı gerçekleştirilen tesislerin mülkiyeti yararlanıcıya aittir. Ancak, yararlanıcı sözleşme kapsamında sağlamış olduğu tesis, makine, ekipman, teçhizat ve diğer malzemeleri, Ajansın gerekçeli ve yazılı izni olmaksızın projenin sona ermesinden itibaren 3 yıl süreyle mülkiyetini başkasına devredemez, rehin ve teminat olarak gösteremez, projede tanımlanan iş dışında başka bir iş için kullanamaz, programın uygulandığı TR 62 Bölgesi illeri dışına çıkaramaz. Bu durum program kapsamında yararlanıcılarla yapılacak olan sözleşmelerde de yer almaktadır. 10