HAYATBOYU ÖĞRENME PROGRAMI BAŞVURU KILAVUZU: İDARİ VE MALİ KURALLAR. Page 1 of 12

Transkript

1 HAYATBOYU ÖĞRENME PROGRAMI BAŞVURU KILAVUZU: İDARİ VE MALİ KURALLAR Page 1 of 12

2 İÇİNDEKİLER 1. GENEL HÜKÜMLER BİR TEKLİFİN/PROJENİN MALİ DÖNGÜSÜ BİR FAALİYETİN (PROJENİN) BÜTÇESİ Hareketlilik faaliyetleri Ortaklıklar Çok taraflı projeler, Ağlar, Destekleyici faaliyetler, Karşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar ve Jean Monnet projeleri GİDERLERİN GEÇERLİLİĞİ Tanımlar Genel ölçütler Geçerli giderler Katma Değer Vergisi Geçerli Olmayan Giderler Sessiz ortaklar Çok Taraflı Projeler, Ağlar, Destekleyici Faaliyetler, Karşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar ve Jean Monnet projeleri için ilave ölçütler Geçerli doğrudan giderler Geçerli dolaylı giderler ÇOK TARAFLI PROJELER, AĞLAR, DESTEKLEYİCİ FAALİYETLER, KARŞILAŞTIRMALI ARAŞTIRMA VE ÇALIŞMALAR İLE JEAN MONNET PROJELERİ İÇİN GİDER KATEGORİLERİ Personel Giderleri Çok taraflı projeler, Ağlar, Destekleyici faaliyetler, KArşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar için Personel Giderleri için ilave ölçütler Jean Monnet projeleri için Personel Giderleri için ilave ölçütler Jean Monnet projeleri için Öğretim Giderleri Seyahat ve iaşe/ibate giderleri Seyahat giderleri İaşe/ibate giderleri Çok taraflı projeler, Ağlar, Destekleyici faaliyetler, KArşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar için İaşe/İbate Giderleri için ilave ölçütler Jean Monnet Projeleri için İaşe/İbate Giderleri için ilave ölçütler Ekipman giderleri Alt yüklenici giderleri Diğer Giderler Sayfa 2-12

3 1. GENEL HÜKÜMLER Bu belge, Çağrı Metnini tamamlayıcı bilgiler içermektedir. Başvuru sahiplerinin Ulusal Ajansın veya Komisyon Yürütme Ajansının elektronik sayfasına de bakmaları tavsiye edilir. Bu belgede belirtilen kurallar Hayatboyu Öğrenme Programı çerçevesinde Topluluk finansmanı talep edilen tüm faaliyetler için geçerlidir. Bu belge, Teklif çağrısı metni ve bu bölümden üstün olan 2007 genel teklif çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler metni ile birlikte okunmalıdır. Bu belgeye Hayatboyu Öğrenme elektronik sayfasından de ulaşılabilir: Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler bölümünde açıklandığı şekilde, belgelerin üstünlük kuralları geçerli olacaktır. Yani, bu idari ve mali kurallar, Başvuru Formlarındaki ve notlardaki bilgilerden üstün olacaktır. Bu belge ile aşağıdakiler amaçlanmaktadır: Başvuru sahiplerinin başvuru formlarını doldurmasına yardımcı olmak; Başvuru sahiplerinin teklifleri için uygun bir bütçe hazırlamasına yardımcı olmak; Teklif çağrısından ve eklerinden kaynaklanan meseleleri açıklığa kavuşturmak; Teklifin çeşitli aşamalarında Başvuru sahiplerinin başvurabilecekleri pratik bilgiler sunmak. Bu belge, aşağıda belirtildiği şekilde, bir teklifin/projenin mali döngüsünün özellikle 1 ve 2. aşamaları için geçerlidir. Ancak bu döngünün diğer aşamalarının teklif aşamaları ile tamamen uyumlu olduğunu belirtmek gerekir. Daha ileri bir aşamada kullanıma sunulacak ayrı bir belgede hibe anlaşmalarının yönetimi ile tüm hususlar ele alınacaktır. 2. BİR TEKLİFİN/PROJENİN MALİ DÖNGÜSÜ Aşağıda açıklandığı şekilde mali döngü, Hayatboyu Öğrenme programı çerçevesindeki tüm faaliyetler/projeler için geçerlidir. Ancak bazı gereklilikler sadece belli faaliyetler için geçerlidir. (1) Tahmini bir bütçenin sunulması (bütçenin hazırlanmasına yardımcı tüm tanımlar, belgeler ve tablolar sunulmalıdır) (2) Bir düzeltme (bütçenin azaltılması) gerektirebilecek belirlenmiş ve şeffaf ölçütler (ölçütler tanımlanmalı ve açıklanmalıdır) temelinde bütçenin değerlendirilmesi (bütçe düzeltilirken uygulanan kurallar açıklanmalıdır) (3) Hibe anlaşmasının yapılması (hibe anlaşmasının yapısı, anlaşmanın ilgili unsurları, bu aşamada sunulacak belgeler, imza işlemleri vb.) (4) Ödeme işlemleri (mali teminat (varsa), ön finansman düzenlemeleri, tahsilat işlemleri vb.) (5) Varsa projenin uygulanması sırasındaki anlaşma değişiklikleri (kurallar, kimin şart koşması gerektiği, değişikliklere kim izin verecek vb.) (6) Raporlama gereklilikleri (ilerleme raporu (varsa) ve nihai rapor için (hangi bilgiler nihai belgeler dahil - sunulacak, hangi analiz yapılmış vb.) (7) Denetim gereklilikleri (projenin sona ermesinden sonra 5 yıla kadar) Sayfa 3-12

4 Mali Proje Döngüsü TEKLİFLERİN SUNULMASI BÜTÇENİN DEĞERLENDİRİLMESİ SÖZLEŞME AŞAMASI DÜZENLEME HİBE ANLAŞMASININ İMZALANMASI Teklifin bir parçası olarak tahmini bir bütçe sunulmalıdır. Teklifin değerlendirilmesi sırasında tahmini bütçenin bir değerlendirmesi yapılır. Bunun sonucunda bütçenin düzeltilmesi (azaltılması) söz konusu olabilir. Faaliyetin türüne bağlı olarak Başarılı Başvuru Sahiplerine Komisyon Yürütme Ajansı ya da uygun Ulusal Ajans tarafından bir Hibe Anlaşması (sözleşme) gönderilecektir. Anlaşma, hibeyi tanımlar ve uygulanacak kuralları belirler. İLK ÖN FİNANSMAN ÖDEMESİ PROJE UYGULAMA RAPORLAMA (DEĞİŞİKLİKLER) 1.1. İLERLEME RAPORUNUN SUNULMASI (varsa) DENETİM Yüklenici projenin yarısında bir İlerleme Raporu sunmak durumundadır. Bu aşamada, proje uygulaması ve yapılan giderlar ile ilgili bilgi verilmelidir. Raporun değerlendirilmesinden sonra kabul edilip ikinci ön finansman ödemesi yapılabilir. İKİNCİ ÖN FİNANSMAN ÖDEMESİ Denetim, proje sona erdikten sonra beş yıl içinde gerçekleştirilebilir. Denetim girişimleri Avrupa komisyonu, Komisyon Yürütme Ajansı, Ulusal Ajanslar, Avrupa Sayıştayı ve OLAF (Avrupa Yolsuzlukla Mücadele Bürosu) tarafından gerçekleştirilebilir NİHAİ RAPORUN SUNULMASI Yüklenicinin sözleşme döneminin sonunda bir Nihai Rapor sunması gerekir. Bu aşamada, proje uygulaması, elde edilen sonuçlar ve yapılan giderlar ile ilgili bilgi verilmelidir. Bundan sonra nihai hibe tutarı belirlenir ve raporun kabulü üzerine bir nihai ödeme yapılır (ya da tahsilat emri çıkartılır). NİHAİ ÖDEME/TAHSİLAT EMRİ Sayfa 4-12

5 3. BİR FAALİYETİN (PROJENİN) BÜTÇESİ Topluluk Finansmanı bağlamında ve bu belgede Faaliyet terimi Proje anlamında kullanılacaktır. Topluluk finansmanı sabit oranlı hibe veya birim maliyet ölçüleri biçiminde sabit oranları finansman veya geçerli giderlerin belli bir yüzdesinin ödenmesi şeklinde olabilir. Bir faaliyetin bütçesi, faaliyetin türüne bağlı olarak, buna göre hazırlanmalıdır Hareketlilik faaliyetleri Hareketlilik faaliyetlerinin bütçesi, iaşe/ibate giderlerinin, seyahat giderlerinin ve diğer giderlerin (bileşimine) dayanır (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Bölüm 7.2). Giderler birim maliyet ölçülerine veya gerçek giderlere dayandırılmış ise genel geçerlik ölçütleri (aşağıya bakınız) geçerlidir. Seyahat giderleri gerçek giderlere dayalı ise, Bölüm 5.2.1, (3) ila (6) maddeleri kuralları geçerlidir Ortaklıklar Ortaklıkların bütçesi (Comenius ve Grundtvig için) sabit oranlı hibelere dayandırılır (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Bölüm 7.3). Geçerli giderler için özel ölçütler yoktur Çok taraflı projeler, Ağlar, Destekleyici faaliyetler, Karşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar ve Jean Monnet projeleri Çok taraflı projelerin, Ağların, Destekleyici faaliyetlerin, KArşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar ve Jean Monnet projelerinin bütçesi, personel giderleri ve iaşe/ibate giderleri için azami oranlar dikkate alınarak gerçek giderlere dayandırılır (bkz. Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Bölüm 7.4). Genel geçerlik ölçütleri (aşağıya bakınız) geçerlidir. 4. GİDERLERİN GEÇERLİLİĞİ 4.1. Tanımlar Geçerli giderler: topluluk finansmanı ile ortak finanse edilen bir faaliyet için bir bütçe içinde geçerli olarak kabul edilen gider türü. Çağrıda ve bu belgede belirtilen kurallar, başvuruda sunulan tahmini giderların gözden geçirilmesinde temel olarak kullanılır. Gidernın bu kurallara uymaması durumunda, tamamı veya bir kısmı kabul edilmeyecektir (topluluk eş finansmanı sağlanmayacaktır). Analizin sonunda, onaylanan proje bütçesi sadece geçerli kalemleri içerecektir. Sabit oranlı finansman: Belli bir geçerli faaliyet türüne katkı olarak sabit tutarlar (sabit oranlı hibeler) veya sabit birim katkı ölçüleri belirlenmiştir. Tutarların (sabit oranları hibeler için) veya oranların (birim katkı ölçüleri için) tanımlanmasından başvuru sahibi tarafından ortak finansman dikkate alınmıştır. Sabit oranları finansman şunları kapsayabilir: - götürü finansman adı da verilen, bir operasyonun uygulanmasıı ile ilgili tüm giderler; - ya da bir operasyonun bütçesinde yer alan bir veya birden fazla özel geçerli gider kategorisi. Sabit oranlı hibeler: Faaliyetin toplam maliyeti (örneğin Comenius ve Grundtvig Ortaklıkları) veya faaliyet giderlerinin özel bir kategorisi (veya kategorileri) sabit oranlı bir tutar ile finanse edilir. Geçerlilik, faaliyetin türü ile ilgilidir: faaliyet planlanmış ise, ilgili Sayfa 5-12

6 sabit oranlı tutar bütçelenebilir. Giderler, ilgili faaliyetlerin yerine getirilmesi halinde geçerlidir. Faaliyetin tamamlanmaması veya kısmen tamamlanması halinde nihai raporlama aşamasında katkı azaltılacaktır. Bir faaliyet, hibenin verildiği koşullara tam olarak uymaması halinde, kısmen yerine getirilmiş olarak kabul edilebilir (örnek: süre, önerilen sonuçlar vb. ile ilgili olarak). Birim katkı ölçüleri: faaliyet giderlerinin bir kategorisi (veya kategorileri) bir formüle göre, adet ile birim maliyet/oran ın çarpımı suretiyle finanse edilir. Örnek: Bireysel hareketlilik için "Evsahibi ülke ve yararlanıcı kategorileri için azami oranlar" (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Tablo 5a). Geçerlilik, hem faaliyet türü hem de adet ile ilgilidir: faaliyet planlanmış ise ilgili formül uygulanır; "adet" geçerlilik ölçütleri temelinde değerlendirilir (aşağıya bakınız). Nihai raporlama aşamasında faaliyetin gerçekleştirilmemiş veya kısmen gerçekleştirilmiş ya da adet bütçelenenden az ise, katkı buna göre azaltılır. Geçerli giderlerin belli bir yüzdesinin geri ödenmesi: başvuru sahibi giderlarını gerçek giderler olarak tanımlayacaktır (azami geçerli oranlar geçerli olabilecektir (Örnek: Personel giderleri için azami geçerli günlük oranlar (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Tablo 5e)). Topluluk finansmanı gerçek ve geçerli yapılan giderlere bir yüzde uygulayarak hesaplanacaktır. Nihai raporlama aşamasında faaliyetin gerçekleştirilmemesi veya sadece kısmen gerçekleştirilmesi halinde katkı orantılı olarak azaltılacaktır. Rapor edilen giderlerin öngörülenlerden az olması halinde de katkı buna göre azaltılacaktır. Ayrıntılar hibe anlaşmalarının yönetimi için öngörülen belgelerde belirtilecektir Genel ölçütler Geçerli giderler Geçerliliğin değerlendirilmesinde gidernın genel bağlamı, niteliği ve tutarı dikkate alınacaktır. Aşağıdaki ölçütler, maliyeti tahmin edilen ve ilgili adedin (ilgili formül uygulanarak tahmini gideri verecektir) veya tahmini maliyetin belirtildiği gider kategorisi için geçerlidir. Bu ölçütler sabit oranlı hibeler için geçerli değildir. Faaliyet kapsamında geçerli giderler olarak kabul edilmeleri için giderlerin aşağıdaki genel ölçütlere uygun olması gerekir: Programdaki geçerli ülkeleri içeren faaliyetler ile ilgili olmalıdır (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Bölüm 3.1). Bu ülkelerin dışında gerçekleştirilen faaliyetler ile ilgili veya geçerli bir ülkede kayıtlı olmayan kuruluşlarca yapılan giderler, faaliyetin tamamlanması için gerekli olmadıkça ve başvuru formu ile raporda usulünce gerekçelendirilmedikçe, geçerli giderler olarak kabul edilmeyecektir; İlgili faaliyete bağlı olarak tüzel kişiler/kurumlar veya gerçek kişiler tarafından yapılmış olmalıdır (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Bölüm 3.2) (ve konsorsiyumlar 1 durumunda, konsorsiyumun resmi ortakları tarafından); Faaliyet ile bağlantılı olmalıdır (faaliyet için ilgili ve çalışma planına uygun olarak projenin icrası ile doğrudan bağlantılı); Faaliyetin ifası için gerekli olmalıdır; Makul ve gerekçelendirilmiş olmalı ve özellikle paranın karşılığının alınması ve maliyet etkinliği açısından iyi mali yönetim 2 ilkelerine uygun olmalıdır; 1 Hayatboyu Öğrenme programını tesis eden Karar, bir proje koordinatörü ve proje ortakları olan projeler için konsorsiyum a eşdeğer olan çok taraflı gruplaşma tanımını yapmaktadır. Sayfa 6-12

7 Faaliyetin süresi içinde yapılmış olmalıdır 3 (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Bölüm 1); Yararlanıcı tarafından gerçekten yapılmış ve ilgili muhasebe ilkelerine uygun olarak hesaplarına kaydedilmiş ve ilgili vergi mevzuatı ve sosyal mevzuatın şartlarına uygun olarak beyan edilmiş olmalıdır; Tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdırlar. Başvuru sahibinin dahili muhasebe ve denetim işlemleri faaliyet ile ilgili olarak beyan edilen giderler ve gelirlerin karşılık gelen muhasabe tabloları ve destekleyici belgeler ile doğrudan uzlaştırılmasına izin vermelidir. Birim giderler ölçüleri açısından bu adet in uygun belgelere kaydedilmesi gerektiği anlamına gelir (zaman çizelgeleleri, mevcut listeleri vb.). Ulusal vergilendirme ve muhasebe kurallarına bir fatura gerektirmemesi halinde, eşdeğer bedelli bir muhasebe belgesi, muhasebe girişinin doğru olduğunu kanıtlamak için hazırlanmış ve ilgili muhasebe yasasına uygun herhangi bir belge anlamına gelir Katma Değer Vergisi KDV ancak başvuru sahibi tahsil edemediğini gösterebilirse uygundur Geçerli Olmayan Giderler Aşağıdaki giderler hiçbir surette geçerli giderler olarak kabul edilmeyecektir: sermaye getirisi; borç ve borç hizmeti ücretleri; zarar karşılıkları ve potansiyel gelecek borçlar (akdi ve manevi yükümlülükler, cezalar, mali cezalar ve yasal giderler karşılıkları); faiz borçları; şüpheli alacaklar; döviz kurundan kaynaklanan zararlar; başvuru sahibi tahsil edemediğini gösteremedikçe KDV; başvuru sahibi tarafından beyan edilen ve bir Topluluk hibesi alan başka bir faaliyet veya çalışma programı kapsamındaki giderler; aşırı veya dikkatsiz giderlar; capital varlıklarının satın alınması; ekipmanın kiralanması veya leasing ile alınması durumunda, leasing veya kira dönemi sonunda herhangi bir satın alma seçeneğinin maliyeti; Hayatboyu Öğrenme Programı başvurusunun hazırlanması ile ilgili giderler; banka hesaplarının açılması ve işletilmesi ile ilgili giderler; başvuru ile birlikte sunulması gereken herhangi bir belge ile ilgili olarak yapılan giderler (denetim raporları vb.). 2 Giderler iyi mali yönetim ilkesine, yani iktisat, verimlilik ve etkinlik ilkelerine uygun olarak tanımlanacaktır. İktisat ilkesi, giderlerin zamanında, uygun miktarda ve kalitede ve en iyi fiyatla tanımlanmasını gerektirir. Verimlilik ilkesi, kullanılan kaynaklar ile elde edilen sonuçlar arasında en iyi ilişki ile ilgilidir. Etkinlik ilkesi ise belirlenen özel hedeflere ve amaçlanan sonuçlara ulaşma ile ilgilidir. 3 Projenin / faaliyetin süresi içinde gerçekleşen bir faaliyet ile yapılan. Hibe anlaşmasında belirtilen dönemden önce veya sonra gerçekleşen faaliyetler finansman için uygun değildir. Sayfa 7-12

8 Sessiz ortaklar Kuruluşlar projelerde Sessiz Ortak olarak görev alabilirler. Bu durumda, bunların faaliyetleri tahmini bütçe ve proje giderları açısından geçerli olarak kabul edilmez. Bu nedenle bu kuruluşların proje tarafından ve proje ile ilgili yapılan tüm giderleri kendileri karşılamaları gerekir. Herhangi bir Topluluk Finansmanı alamazlar. Bir projede görev alan, Programın geçerli ülkeleri dışındaki ülkelerden olan kuruluşlar (bkz Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Bölüm 3.1.) her zaman Sessiz Ortak olarak kabul edilir. Belirli alt programlar bağlamında bu kuruluşlar Geçerli Olmayan Ortaklar olarak da anılabilir Çok Taraflı Projeler, Ağlar, Destekleyici Faaliyetler, Karşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar ve Jean Monnet projeleri için ilave ölçütler Geçerli doğrudan giderler Faaliyetin geçerli doğrudan giderleri, yukarıda tanımlanan geçerlilik koşullarına dikkat edilerek, faaliyetin ifası ile doğrudan bağlantılı özel giderler olarak tanımlanabilen ve bu nedenle doğrudan buraya kaydedilebilen giderlerdir. Bölüm 5 te, yukarıda belirtilen genel geçerlilik ölçütlerini karşılamaları koşuluyla, geçerli olan bir dizi gider kategorisinin tanımları yer almaktadır Geçerli dolaylı giderler Faaliyetin geçerli dolaylı giderleri, yukarıda tanımlanan geçerlilik koşullarına dikkat edilerek, faaliyetin ifası ile doğrudan bağlantılı özel giderler olarak tanımlanamayan ve doğrudan buraya kaydedilemeyen, ancak faaliyetin geçerli doğrudan giderleri ile bağlantılı olarak yapılmış giderlerdir. Geçerli dolaylı giderler, geçerli doğrudan giderleri içeremez. Faaliyetin Topluluk finansmanı için geçerli olan dolaylı giderleri geçerli doğrudan giderlerin en fazla %7 si oranında sabit oranlı bir tutardır. Mütekabil giderlerin muhasebe belgeleri ile gerekçelendirilmesi gerekmez. Dolaylı giderler, söz konusu dönem içinde Komisyon dan bir işletme hibesi almakta olan bir yararlanıcıya verilen bir proje hibesi kapsamında geçerli gider olarak kabul edilmeyecektir. Dolaylı giderlere örnekler şunlardır: Projenin idaresi ile ilgili tüm ekipman giderleri (bilgisayarlar, taşınabilir aygıtlar vb.) İletişim giderleri (posta, faks, telefon vb.) Projenin yürütüldüğü tesislerin altyapı giderleri (kira, elektrik vb.) Ofis malzemeleri Fotokopi 5. ÇOK TARAFLI PROJELER, AĞLAR, DESTEKLEYİCİ FAALİYETLER, KARŞILAŞTIRMALI ARAŞTIRMA VE ÇALIŞMALAR İLE JEAN MONNET PROJELERİ İÇİN GİDER KATEGORİLERİ Aşağıdakiler bir konsorsiyumun tüm ortakları için geçerlidir. Örneğin personel giderleri ile ilgili kurallar konsorsiyumun tüm ortakları (başvuru sahibi dahil) için geçerlidir Personel Giderleri (1) Aşağıdaki personel kategorileri ile ilgili giderler dikkate alınır: Ortak ile sürekli veya geçici sözleşmesi olan yasal personel; Uzman bir dış kuruluş tarafından işe alınan geçici personel; Alt yüklenici üzerinden çalışan personel ile ilgili giderler uygun kategori kapsamında belirtilecektir (bkz. Bölüm 5.4.). Proje ortaklarının personeli proje için alt yüklenici sıfatı ile faaliyet gösteremez. Sayfa 8-12

9 (2) Başvuru sahipleri proje bütçesini gerçek günlük personel gider oranlarına dayandırmalıdır. Bu oranlar aşağıda Bölüm ve de belirtilen azami oranı aşamaz. Limiti aşan giderler kabul edilmeyecektir. Bu giderlerin doğruluğu bir denetim suretiyle denetlenebilir. (3) Görevlerin nerede uygulanacağına bakılmaksızın ortak kuruluşun kayıtlı olduğu ülkenin oranı uygulanacaktır (yani A Ülkesinin bir kuruluşunun personeli (kısmi olarak) B Ülkesinde çalışıyorsa, A Ülkesinin oranları temelinde bütçelenecektir). (4) Gerçek günlük personel gider oranları, maaşlar artı sosyal güvenlik ücretleri ve ücrete dahil diğer yasal giderleri içeren, başvuru sahibinin mutad ücret politikasına karşılık gelen ortalama oranlara dayandırılır. Primler, kiralık otomobil, gider hesabı programları, teşvik ödemeleri veya kar paylaşımı programları gibi yasal giderlerin dışındaki giderler kapsam dışıdır. (5) Başvuru Sahibi faaliyet ve çalışma planı ile ilgili olarak personel kategorisi ve projede çalışılacak gün sayısını tanımlayacaktır. (6) Gün sayısının gerçek günlük personel gider oranı ile çarpımından elde edilen tahmini personel giderleri sonuçları Çok taraflı projeler, Ağlar, Destekleyici faaliyetler, Karşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar için Personel Giderleri için ilave ölçütler Başvuru sahipleri proje bütçesini gerçek günlük personel gider oranlarına dayandırmalıdır. Bu oranlar 2007 Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Tablo 5e de belirtilen azami oranı aşamaz Jean Monnet projeleri için Personel Giderleri için İlave Ölçütler Başvuru sahipleri, proje bütçesini Komisyon Yürütme Ajansının elektronik sayfasındaki Jean Monnet sayfalarında belirtilen gerçek günlük personel gider oranlarına dayandırmalıdır. Personel giderleri ilgili ülkedeki her bir personel kategorisi için belirlenen normal giderleri aşamaz. Personel giderleri, Uluslararası Standart Meslek Sınıflandırma Sistemi (ISCO), 1 ila 4 üncü kategorilerine ayrılmalıdır. Her durumda aşağıdaki azami tutarlar geçerlidir: Personel kategorisi 1 (azami tutar 450 Avro/gün) Personel kategorisi 2 (azami tutar 300 Avro/gün) Üniversite Profesörleri Personel kategorisi 3 (azami tutar 250 Avro/gün) Personel kategorisi 4 (azami tutar 125 Avro/gün) Jean Monnet projeleri için Öğretim Giderleri Normalde bu gider kategorisi, sadece Jean Monnet Kürsüleri, Ad personam (kişiye özel) Jean Monnet Kürsü ve Modülleri için geçerlidir. Ancak, usulünce gerekçelendirilmiş durumlarda, Mükemmeliyet Merkezleri başvuruları da bu giderleri içerebilir. Ders verilen saat sayısı faaliyetin türüne göre değişir. Jean Monnet Kürsüleri için gerekli asgari ders saati, akademik yıl başına 120 saattir. Modüller için gerekli asgari ders saati, akademik yıl başına 30 saattir. Saatlik öğretim gideri en fazla 200 Avro olabilir. Öğretim giderlerinin belirtilen azami oranları aşması halinde, limiti aşan tutarlar kabul edilmeyecektir. Bu giderlerin doğruluğu bir denetim suretiyle denetlenebilir Seyahat ve iaşe/ibate giderleri Aşağıdakiler SADECE Öğretmen Adaylarının Eğitimi sırasında hareketlilik faaliyetlerini içeren Comenius Çok taraflı projeleri için geçerlidir: Seyahat giderleri (gerçek giderlere dayalı olarak) ve iaşe/ibate giderleri (Tablo 5f deki oranlara dayalı olarak (bkz Genel Teklif Çağrısı, Sayfa 9-12

10 Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Ek V, Bölüm 5.2.,) Diğer Giderler başlığı altında ayrı kaydedilecektir. Aşağıda belirtildiği şekilde, seyahat ve iaşe/ibate giderleri geçerlidir Seyahat giderleri (1) Faaliyette görev alan personelin seyahat giderleri (bkz. Bölüm 5.1, madde (1)), ortağın seyahat giderleri ile ilgili mutad uygulamaları doğrultusunda olmaları şartıyla dikkate alınır. (2) Ancak proje için özel seyahat giderleri ve açık bir şekilde tanımlanabilir, proje ile ilgili faaliyetler talep edilebilir. Personel harici kişilerin Seyahat Giderlerinin talep edilmesi ile ilgili bilgi için Diğer Giderler ve Alt Yüklenici Giderleri bölümlerine bakınız. (3) Geri ödeme, ulaşım yönteminden (demiryolu, otobüs, taksi, uçak, oto kiralama) bağımsız olarak gerçek giderlere dayandırılır. Ortakların en ucuz ulaşım yöntemini kullanması gerekir (örnek: hava seyahati için Apex biletleri kullanınız ve indirimli ücretlerden faydalanınız, aksi halde tam bir açıklama yapılmalıdır). (4) Bir seyahat için belirtilen seyahat gideri tüm giderleri ve çıkış noktasından varış noktasına (ve tersi) kadar olan olan tüm araçları içermelidir ve vize ücretlerini, seyahat sigortasını ve iptal giderlerini içerebilir. (5) Kanıtlanması ve aşırı olmaması durumunda özel otomobil (şahsi araç veya şirket aracı) ile yapılan seyahat giderleri aşağıdaki şekilde geri ödenecektir (hangisi en ucuz ise): İlgili kuruluşun dahili kurallarına uygun olarak, azami 0.22 olmak üzere kilometre balı bir ücret veya Tren, otobüs veya uçak biletinin ücreti (bkz. madde (3), yukarıda). Aynı araçta seyahat eden kişi sayısına bakılmaksızın sadece bir bilet ücreti geri ödenecektir. (6) Oto kiralama (en fazla kategori B veya eşdeğeri) veya taksi için: başka seyahat araçları ile karşılaştırıldığında aşırı değilse gerçek gider (ayrıca zaman, fazla bagaj gibi etkileyen faktörleri de dikkate alarak). Geri ödeme aynı araçta seyahat eden kişi sayısına bakılmaksızın yapılır İaşe/ibate giderleri (1) Faaliyette görev alan personel için yapılan iaşe/ibate giderleri (bkz. Bölüm 5.1, madde (1)) geçerlidir. Bütçe, aşağıda Bölüm ve te belirtilen azami orana dayandırılmalıdır. Bu oranı aşan rakamlar kabul edilmeyecektir. Uygulanacak oran, hedef ülke oranıdır (yani konaklama giderlerinin karşılandığı). (2) Ancak proje için özel seyahat giderleri ve açık bir şekilde tanımlanabilir, proje ile ilgili faaliyetler talep edilebilir. Personel harici kişilerin İaşe/İbate Giderlerinin talep edilmesi ile ilgili bilgi için Diğer Giderler ve Alt Yüklenici Giderleri bölümlerine bakınız. (3) Geri ödeme Ortak kuruluşların mevcut dahili kurallarına dayalıdır ve gerçek giderler (makbuzların geri ödenmesi) veya günlük harcırah temelinde olabilir. Her iki durumda da raporlama aşamasında beyan edilen giderlerin kanıtlanması için gitme ve gece konaklamanın kanıtlanması gerekecektir. Üçüncü şahıslar tarafından konaklama, yemek ve yerel seyahat giderleri öngörülmüşse orantılı bir indirim uygulanmalıdır. (4) Harcırah oranları konaklama, yemek ve tüm yerel seyahat giderlerini kapsar (ancak çıkış noktasından varış noktasına seyahat için yapılan yerel seyahat giderlerini kapsamaz, bkz. Madde 5.2 madde (4)). Günlük Harcırah Oranının uygulanacağı gün sayısının hesaplanmasında TAM bir günün normalde gece konaklamayı içerdiği dikkate alınmalıdır. Usulünce kanıtlanmış durumlarda gece konaklamasız tam gün harcıraha konaklama için orantılı bir indirim ile izin verilebilir. (5) Üçüncü şahıslar tarafından konaklama, yemek ve yerel seyahat giderleri öngörülmüşse orantılı bir indirim uygulanmalıdır. Sayfa 10-12

11 Çok taraflı projeler, Ağlar, Destekleyici faaliyetler, Karşılaştırmalı Araştırma ve Çalışmalar için İaşe/İbate Giderleri için ilave ölçütler Bütçe, 2007 Genel Teklif Çağrısı, Bölüm II: İdari ve mali bilgiler, Tablo 5f de belirtilen azami orana dayandırılmalıdır Jean Monnet Projeleri için İaşe/İbate Giderleri için ilave ölçütler Bütçe, Komisyon Yürütme Ajansının elektronik sayfasının Jean Monnet sayfalarında belirtilen azami orana dayandırılmalıdır Ekipman giderleri (1) Montaj, bakım ve sigorta giderleri dahil ekipman (yeni veya ikinci el) satın alma, kiralama veya leasing giderleri dikkate alınır. Sadece projenin/faaliyetin hedeflerine ulaşmak için özel ve gerekli ise. Teklif edilen ekipman giderleri her zaman usulünce gerekçelendirilmelidir. Bölüm 5.4 teki satın alma kuralları geçerlidir. Yararlanıcının tabi olduğu ve aynı tür kalemler için genel olarak kabul edilen vergi ve muhasebe kurallarına uygun olarak giderleştirilmesi kaydıyla. Sadece projenin süresine karşılık gelen ekipman amortisman oranı ve faaliyet amacıyla fiili kullanım oranı dikkate alınabilir. Başvuru sahibi uygulanan kuralları açıklayacaktır. Kullanımının niteliğinin ve/veya bağlamının farklı muameleyi gerektirmesi halinde usulünce gerekçelendirilmelidir. (2) Projenin idaresi ile ilgili tüm ekipman (örnek: bilgisayarlar, taşınabilir aygıtlar vb.) ve projenin başlangıcından önce satın alınan tüm ekipman projenin dolaylı giderleri kapsamındadır (bkz. Bölüm 4.3.2). (3) Toplam ekipman gideri projenin toplam doğrudan giderlerinin %10 undan fazla olamaz Alt yüklenici giderleri (1) Faaliyetin bir kısmının yürütülmesi için yapılan satın alma ihalelerinin gerektirdiği giderler bir ortak tarafından dış bir kurum, kuruluş veya kişiye verildiğinde dikkate alınır 4 5 (sadece konsorsiyumun Ortak kuruluşlarından biri tarafından işe alınmamış ise). (2) Proje ortaklığı kavramının devamı açısından projenin yönetimi ve genel idaresi alt yükleniciye verilemez. (3) Giderler doğrulanabilir bir tahmine veya alt yüklenici belirlenmiş ise bir teklife dayandırılmalıdır. Tahmin/teklif tüm giderleri içerecektir (personel giderleri artı seyahat giderleri vb.). (4) Başvuru sahibi ihaleyi paranın karşılığını en iyi veren teklife, yani en iyi fiyat-kalite oranını sağlayan teklife, şeffaflık ve potansiyel yüklenicilere eşit muamele ilkelerine uygun olarak, çıkar çatışmalarını önlemeye dikkat ederek, verecektir. (5) Satın alma ile ilgili olarak aşağıdaki özel Topluluk kuralları geçerlidir: 200 dan düşük bedelli ihaleler faturanın ibrazı üzerine ödenebilir; 200 ila bedelli ihaleler bir teklifi içeren kısıtlı prosedüre tabidir (tek teklif istenmiş olması yeterlidir); ila bedelli ihaleler en az üç teklifi içeren bir prosedüre tabidir; 4 Serbest meslek sahibi kişiler, yani kendi sosyal güvenliklerinden veya sosyal yardımlarından, maaşlarından ve vergilerinden sorumlu kişiler. Bu kişilern tanımı ile ilgili ulusal mevzuat farklılık gösterebilir ve her zaman dikkate alınmalıdır. 5 Karşılığında bir ücretin alındığı tek seferlik hizmetler veren danışmanları da kapsar. Sayfa 11-12

12 ila bedelli ihaleler en az beş teklifi içeren bir prosedüre tabidir; dan fazla bedelli ihaleler için satın alma ile ilgili ulusal kurallar geçerlidir. (6) Toplam alt yüklenici gideri projenin toplam doğrudan giderlerinin %30 undan fazla olamaz Diğer Giderler (1) Doğrudan aşağıdakilerden kaynaklanan giderler: Mali hizmet giderleri de (özellikle mali teminat giderleri) dahil olmak üzere hibe anlaşmanın getirdiği gerekliliklerden kaynaklanan giderler geçerlidir (bilgi yayımı, faaliyetin özel değerlendirmesi, denetimler, çeviriler, çoğaltma vb.). Özel faaliyetlerin veya faaliyetin/projenin ürünlerinin/sonuçlarının gerçekleştirilmesinden kaynaklanan giderler geçerlidir (örnek: seminer organizasyonu (seminer bir ürün/sonuç olarak öngörülmüş ve görevler ilgili giderler kolayca tanımlanabilir ise), bir seminerin kayıtlarının hazırlanması, video hazırlanması, ürünle ilgili sarf malzemelerinin satın alınması (yayınların basılması için kağıt, boş DVD) vb. (2) Sadece projenin/faaliyetin hedeflerine ulaşılması için özel ve gerekli olan faaliyetler dikkate alınır. Önerilen giderler her zaman usulünce gerekçelendirilmelidir. (3) Seyahat ve/veya iaşe/ibate giderleri üçüncü şahıslara geri ödendiğinde Ortakların personeli için geçerli olan kurallar uygulanacaktır (bkz. Bölüm ve 5.2.2). (4) Alt yüklenici marifetiyle gerçekleşen tüm giderler Bölüm 5.4 altında belirtilecektir. (5) Bu gider kategorisi altında sadece ortakların kendileri tarafından yapılan giderler geçerlidir. (6) Are also considered any costs which are not covered by the other cost categories. Bazı örnekler şunlardır: basın bültenleri ve reklam için tek seferlik giderler, telif hakkı ve diğer Fikri Mülkiyet Haklarının satın alınması, bilgi malzemeleri satın alınması (kitaplar, çalışmalar ve elektronik veriler), konferans ücretleri; toplantı kayıt giderleri; sergi alanı kirası vb. Öğretmen Adaylarının Eğitimi sırasındaki hareketlilik faaliyetlerini içeren Comenius Çok taraflı projeleri için yapılan Seyahat giderleri ve iaşe/ibate giderleri de (bkz. Bölüm 5.2) bu başlık kapsamındadır. (7) Projenin idaresi ile ilgili tüm giderler (örnek: sarf malzemeleri, malzemeler, fotokopi giderleri, telefon giderleri, kağıt vb.) projenin dolaylı giderleri kapsamındadır (bkz. Bölüm 4.3.2). Sayfa 12-12