Sistem Analiz ve Tasarımına Giriş

Transkript

1 Sistem Analiz ve Tasarımına Giriş Endüstri Mühendisliği SİSTEM ANALİZİ VE TASARIMI Prof. Dr. İbrahim Çil 1

2 Bu derste; Başta sistem kavramı olmak üzere, sistemle ilgili temel kavramların açıklamaları yapılacak ve sistem terminolojisi gözden geçirilecektir. Öncelikle sistem düşüncesinin iş sistemlerini anlamada ve problem çözmede sağladığı destek üzerinde durulacak, sistem bilimi alanında yapılan çalışmalar ve uygulama alanlarıyla ilgili genel değerlendirme ve çalışmaların tasnifiyle ilgili bilgi verilecektir. Bunlar ana konular olarak sistem teorisi, sistem analizi ve sistem mühendisliği başlıkları altında ele alınacaktır. Takip eden kısımda ise sistem tanımı yapılarak sistemim elemanları, elemanların özellikleri ve elemanlar arasındaki ilişkiler açıklanacaktır. Sistemin amacı, sistemin işlevi, sistemin çevresi, sistemin sınırı, arayüz, alt sistem ve sistem yönetim kavramları ele alınacaktır.

3 GİRİŞ İnsanoğlunun karmaşık olayları anlama çabaları, dünya var oluşundan beri varolan bir gerçektir. Bu süreç günümüze kadar kimi zaman insanların sezgilerine, kimi zaman inançlarına, kimi zaman da tecrübelerine dayalı olarak ilerleye gelmiştir. Ancak, bilimsel yöntemleri kullanarak, olayları anlama, inceleme ve problemleri çözme yaklaşımı daha yenidir. Modern Yönetim düşünce yaklaşımlarından biri olan Sistem düşüncesi karmaşık sorunları anlamada, analiz etmede ve çözmede başvurulan bir yaklaşım biçimidir. Sistem düşüncesi sistemin parçalarını, parçalar arasındaki bağlantıları ve bu bağlantılar arasındaki ilişkileri ve bu ilişkilerin zaman içinde değişmesi ile ortaya çıkan sistem davranışını ele alır.

4 GİRİŞ Yaşadığımız dünyayı baştan sona kuşatan her şey bir sistemdir. Sistemler hem doğal formlarda hem de insan yapısı formundadır. Geniş perspektiften bakıldığında sistemler evrenin kendisi kadar geniştirler. Dar bir perspektiften bakıldığında ise atom kadar son derece küçüktürler.

5 GİRİŞ Yaşantımızı kuşatan olaylar, olgular, nesneler ve kavramsal düşünceler gibi hemen hemen bir çok şey sistem olarak düşünülür. Sistem, gerçek dünyanın daha iyi bir şekilde anlaşılmasına yardımcı olması amacıyla kullanılan bir araçtır; diğer bir deyişle soyut zihinsel bir yapıdır. Gerçek dünyadaki şeylerin algılanmasında modelleme işlevini görür (Hicks, 1991). Sistem düşüncesi karmaşıklığı anlamamızı sağlayan, daha etkin politikalar geliştirmemize yardım eden bir araçtır. Sistem düşüncesi, ona yüklediğimiz özelliği ile, gerçek dünyayı anlamamızda bize yardımcı olan, sistem kavramının kullanılmaya çalışıldığı süreci tanımlar

6 GİRİŞ Sistem düşüncesi dünyayı karmaşık bir sistem olarak ele alır. Bu sistem içinde her şey diğerlerine bağlıdır. Öncelikle sistem düşüncesi karmaşıklığı basitleştirme sanatıdır. Sistem düşüncesi karmaşık ilişkileri görebilme, içsel bağlantıları ve değişkenler arası bağımlılıkları yönetebilme ve seçimleri anlayabilmedir. Sistem metodolojisini öğrenme satranç oyununu öğrenmeye benzer. Kuralları oldukça basit ama oynama yeteneği pratikle gelişmektedir.

7 GİRİŞ Teknolojide ve ekonomide önemli gelişmelerin yanında yaşama karşı tehdit oluşturan sorunlarda eksik olmamaktadır. Ne kadar iyi niyet ve çaba ile hareket edilse de problemlerin çözülmesine yönelik politikalar gecikmeli tepkilerle ve değişik direnç ve engellerle karşılaşabilmektedir. Hatta çoğu zaman bir problemi ortadan kaldırmak için harcanan çaba onun gelecekte daha da genişleyip derinleşmesine neden olabilmektedir. Bu bağlamda bugünkü sorunların birçoğunun dünün çözümlerinin sonucu olduğu söylenebilir. Ele alınan bir sorun çözüldüğünden hemen sonra, baştaki sorundan daha büyük yeni bir biçimde ve daha karmaşık bir yapıda yeni sorunlarla karşılaşıyoruz. Bu haliyle sistemler ve çevreleri gittikçe karmaşıklaşan bir hal almaktadırlar. Sistem yaklaşımı, bütünüyle karmaşık olan problemlerin incelenmesi ve uygun çözümlerin bulunmasında önemli katkı ve destek sağlayacak potansiyeldedir.

8 Sistem Düşüncesi ile ilgili Çalışma Alanları Sistem düşüncesi, kullandığı yaklaşımlarla karmaşık olayları açıklayıp, çözmeye çalışmaktadır. Sistem düşüncesi üzerine üç ayrı alanda araştırma ve çalışmalar yürütüle gelmektedir. Bunlar sistem teorisi, sistem analizi ve sistem mühendisliği çalışmalarıdır. Sistem bilimlerinin teorik çalışmaları ve pratik kullanımlarının genişliği ve karmaşıklığından dolayı değişik çalışma alanlarından söz etmek mümkündür.

9 Dersin Amacı : 1 - Sistem ve sistem kavramlarının anlaşılması, 2 - Bir organizasyonu sistem olarak görme becerisi kazandırma, 3 - Problemlerin belirlenmesi, sistemin analiz edilmesi, yeni sistem tasarımının yapılması, yeni sistemin uygulanmaya hazırlanması ve uygulanması aşamalarının öğrenilmesi. Dersin İçeriği : Sistem ve sistem kavramını anlamak. Bir organizasyonu bir sistem olarak algılama yeteneğini kazanmak ve problemleri tanımlamak, sistemi analiz etmek, yeni sistemi tasarlamak, yeni sistemin hazırlık aşamasını oluşturmak ve sistemin uygulama aşamasını öğrenmek. Dersin Çıktıları : 1 - Organizasyonları sistem kavramlarını kullanarak sistem yaklaşımı ile analiz eder. 2 - Problemleri belirler ve sistemi analiz eder. 3 - Problemleri ortadan kaldıracak ya da hafifletecek çözüm önerileri geliştirir. 4 - Model kurar, yeni sistem tasarlar. 5 - Tasarlanan sistemin kurulumunu ve uygulamasını gerçekleştirir.

10 Haftalık Konular Hafta Konular 1 Giriş- sistem temel kavramları 2 Sistem genel modeli 3 Süreç yönetimi 4 Sistem düşüncesi 5 Sistemlerin karmaşıklığı 6 Sistem dinamiği 7 Sistem Dinamiği Modelleme Araçları 8 Sistem yaklaşımı 9 Sistem analizi 10 Problem tanımlama ve çözme yaklaşımı 11 Sistem Analiz ve Değerlendirme Araçları 12 Sistem tasarımı- Sistem geliştirme ve kurma süreci-1 13 Sistem tasarımı- Sistem geliştirme ve kurma süreci-2 14 Sistem tasarımı- Sistem geliştirme ve kurma süreci-3

11 Sistem düşüncesiyle ilgili teorik çalışma alanlarından bazıları ise şunlardır: Kaos Teorisi, Karmaşık Sistemler, Kontrol Teorisi, Sistem Dinamiği, İmalat sistemleri Servis Sistemleri Ekolojik Sistemler, Biyolojik Sistemler, Sistem Mühendisliği, Sistem Bilimi, Sistem Teorisi.

12 Sistem Düşüncesi ile ilgili Çalışma Alanları Genel sistem teorisi, modelleri geliştirir ve sistemlerin kaynaklarını, davranışlarını, evrimlerini ve dengeliliğini inceler. Sistem teorisi gözlemleri ve analitik modelleri birleştirerek genel ilkeleri belirlemeye çalışır. Sistem analizi sistem yaklaşımının sorun çözme ile ilgili pratik uygulamalarını kapsar. Bir sisteme özel model kurar. bir sistemdeki problemi çözmeye veya iyileştirmeye çalışır. İnsan ağırlıklı karar problemlerinin analizini yapar. Sistem mühendisliğinde ise sistem tasarımı ve oluşturulmasıyla ilgili çalışmalar yer alır. Sistem Mühendisliği, karmaşık süreçlerin varoluşuna yol açan faaliyetleri tanımlayan ve bu süreçlerle ilgilenir. Sistem Mühendisliği, sistemin mevcut operasyonlarından daha çok, gelecek sistemlerin tasarımı ve oluşturulmasıyla ilgilenir. Sistem mühendisliği yaklaşımı alttan yukarıya doğru, sistemleri kurma, işletme ve geribildirimlerle kontrol etme çabasındadır. Systems Thinking { Systems Analysis - Applications of Hard Systems Thinking Systems Synthesis - Applications of Soft Systems Thinking

13 Ders konularının yapısı ve dağılımı Ders dağılımı üç ana kısımda toplanmaktadır. 1.KISIM 2.KISIM 3.KISIM Sistem kavramları Sistem teorisi Sistem düşüncesi Sistem dinamiği Sistem yaklaşımı Sistem analizi Sistem mühendisliği Sistem tasarımı Sistem geliştirme ve kurma 1.KISIM SİSTEM TEORİSİ SİSTEM DÜŞÜNCESİ SİSTEM DİNAMİĞİ 2.KISIM SİSTEM YAKLAŞIMI SİSTEM ANALİZİ 3.KISIM SİSTEM MÜHENDİSLİĞİ SİSTEM TASARIMI SİSTEM GELİŞTİRME VE KURMA

14 Temel Sistem Tanım ve Kavramları Sistem, hem çok sık duyduğumuz hem de kullandığımız bir sözcük. Politik sistemlerdeki tıkanıklıklar, Seçim sisteminin eskimişliği, Arabanın yakıt sisteminin gözden geçirilmesi gereği, Eğitim sistemimizin 21. yüzyılın gereksinimlerine göre biçimlendirilmesinin zorunluluğu, Torna tezgahının soğutma sisteminin yetersiz kalışının neden olduğu kalite sorunları, Sinir sistemim bozuldu, elektrik sistemi arızalı, gibi birçok yerde sistemden söz ediyoruz. Bu ifadeler mesleki ve günlük konuşma dilinde çok sık yer alan nitelemelerdir. 14

15 Sistem tanımları ve kavramları Sistem Tanımı: Sistem, ortak bir amaç doğrultusunda, birbiriyle ilişkili, karşılıklı etkileşim içinde ve birlikte çalışan öğeler kümesidir. Sistem, karşılıklı etkileşim içerisinde bulunan bileşenlerin, tasarlanan amaçları gerçekleştirmek için bir bütün meydana getirecek şekilde organize edilmesidir. Sistem, bir araya getirilmiş karmaşık bir bütündür. Sistem, bir amaç için, belirli bir sınır içerisinde işleyen ve birbiriyle etkileşim içerisinde olan öğeler kümesidir. Sistem, karmaşık ve bölünmez bütünü oluşturan öğelerin oluşturduğu kümedir. Sistem, öğeler ve öğelerin özellikleri arasında ilişkiler olan bir kümedir Sistem, ortak bir amaç doğrultusunda, birbiriyle ilişkili ve birlikte çalışan öğeler kümesidir. Karmaşık bir bütün oluşturan elemanlar topluluğu: ulaştırma sistemi Gerçeklerin ve düşüncelerin sıralanmış ve kapsamlı bir bütünlüğü: felsefe sistemi Eşgüdümlü biçimde uygulanan yöntem ve planlar dizisi: yönetim ve organizasyon sistemi

16 Sistem Tanımı Sistemlerin şu temel noktalarda ortak özelliklere sahip oldukları söylenebilir: Birden çok bileşene sahip olması Bileşenler arası ilişkilerin olması Sistemlerin yerine getirilecek amaçlarının olması Sistemi sınırlayan bir çevrenin olması Sistem ve çevresi arasında etkileşimin olması Ara yüzler Girdi İlişkiler Çevre Bileşenler Sınır Amaç Çıktı Sistemlerin ortak özellikleri Bileşenler İlişkiler Sınır Amaç Çevre Ara yüzler Girdi Çıktı Kısıtlar

17 SİSTEM TANIMLARI VE KAVRAMLARI Sistem: Karşılıklı etkileşim içinde belli bir ortak amaca doğru yönelmiş olan öğeler kümesi Sistem Örnekleri: Karmaşık bir bütün oluşturan elemanlar topluluğu: ulaştırma sistemi Gerçeklerin ve düşüncelerin sıralanmış ve kapsamlı bir bütünlüğü: felsefe sistemi Eşgüdümlü biçimde uygulanan yöntem ve planlar dizisi: yönetim ve organizasyon sistemi

18 Sistem Örnekleri İşletme Pazarlama Üretim PC Yerel Ağ Yönlendirici www Ftp Chat AR_GE Çalışanlar Makinalar Süreçler PC PC Internet Sistemi Organizasyonel Sistem 18

19 System Türleri T1 Ürün System Sistem Ürün T2 Set Time Room Temp Heat Req'd? Proses Day or Night Set Temp Yes Compare Provide Heat Heat Heat Req'd? Req'd? No Stop Repeat Heat U1 U2 U3 U4 U5 Set Day and Night Temp Room Temp V1 V2 V3 V4 V5 Organizasyon Genel Müdür Kuruluş İşletme Pazarlama Üretim İnsan Kaynakları Müdürü Üretim Müdürü Satınalma Müdürü Finans Müdürü AR_GE Çalışanlar İmalat Şefi Montaj Şefi Makinalar Süreçler Talaşlı İmalat Plastik Şekillendirme

20

21 Ackoff, sistemi aşağıdaki koşulları gerçekleştiren bir bütün olarak tanımlar. Bütün, tanımlanmış bir ya da daha fazla işlev ve özelliğe sahiptir. Örneğin otomobilin tanımlanmış işlevi, insanları taşımaktır. Kümedeki her parça, bütünün davranışını etkileyebilir. Örneğin motor aracın performansını etkiler. Parçaların bir alt kümesi, bir ya da bir kaç ortamda bütünün tanımlanan işlevini yerine getirmek için yeterlidir; ancak tanımlanan fonksiyonu yerine getirmek için yeterli değildir. Bunlar sistemin asıl parçalarıdır. Otomobilin motoru ana parçadır. Bir sistemin her bir asıl parçası; bir diğer asıl parçanın en az bir özelliğine bağlı olarak, sistemin davranış ve özelliklerini etkiler. Örneğin motorun performansı vites kutusunun performansından etkilenir. Sistemin alt kümelerinin sistemin bütününe etkisi, en az bir diğer alt kümenin davranışına bağlıdır. Örneğin aktarma organlarından bağımsız olarak tekerler işlevini tam olarak yerine getiremez.

22 Öğeler, Özellikler ve İlişkiler Sistemler elemanlar, nitelikler ve ilişkilerden oluşur Bileşenler: Bileşen, bir sistemi oluşturan parçalardır ve sistemin amacına ulaşmasını sağlayan, sistemin davranışını oluşturan birimlerdir. Örneğin; bir bilgisayar sistemini oluşturan ekranı, bilgisayarın merkezi işlem birimi, ana bellek, disk vb. parçalar bilgisayar sisteminin öğelerdir. Özellikler: Sistemin bileşenlerinin karakteristik nitelikleri İlişkiler: Bileşenler ve özellikler arasındaki bağlantılar

23 Öğeler, Özellikler ve İlişkiler SİSTEM Bir amacı gerçekleştirmek için bir aradaki bütün bir küme Öğeler Özellikler İlişkiler İşletim öğeleri: Girdiler Süreçler Çıktılar Sistemi karakterize eden bileşenlerin özellikleri Bileşenleri niteliklere bağlayan bağlantılar

24 Öğeler Sistemi oluşturan öğeler kendi aralarında daha küçük sistemler oluşturabilirler. Örneğin; üniversite bünyesindeki Tıp Fakültesi Hastanesi, sağlık sisteminin bir öğesidir. Ancak, bu hastanenin içerisinde yer alan Dahiliye Kliniği hem bu hastanenin bir öğesidir, hem de bünyesinde yer alan poliklinikler, laboratuarlar ve yataklı tedavi üniteleri, doktorları, hemşireleri, hastabakıcıları ile daha küçük ölçekli bir sistem oluşturmaktadır. Bu daha küçük sistemin öğelerinden olan laboratuarda yer alan otomatik kan analiz makinesi da ayrı bir istemdir. Bu makine; elektronik, mekanik ve hidrolik parçalardan oluşmakta ve bu parçaların bir araya gelmesi ile oluşan makine, hastalardan alınan kanların analiz edilmesine yaramaktadır. Makine, bu parçaların rastgele bir araya gelmemiştir. Bir amaç etrafında hastadan alınmış olan kanı fiziksel ve kimyasal işlemlerden geçirerek, anlamlı analiz sonuçları elde etmeye olanak verecek şekilde düzenlendiğinden, bir sistem olarak nitelenebilir. Bu nedenle de, bu makine bir sistem olarak tanımlanır.

25 Öğeler Örneğin; bir bilgisayar sistemini oluşturan görüntü terminali, bilgisayarın merkezi işlem birimi, ana bellek, disk vb. parçalar bilgisayar sisteminin öğelerdir. Örneğin bir imalat sisteminde makineler, işgücü, ürünler sistemin elamanlarıdır. Planlama, denetleme ve örgütleme faaliyetleri de sistemin bileşenleridir. Elektrik ve ısı gibi enerji biçimleri de imalat sisteminin birer bileşeni olarak düşünülebilir. Öğeler, ele alınan işleme göre, atomlar, yıldızlar, anahtarlar, yaylar, kablolar, kemikler, nöronlar, genler, gazlar, matematiksel değişkenler, denklemler, yasalar, süreçlerdir. Her bileşen içinde bulunduğu sistemin davranışına katkıda bulunur ve aynı zamanda bu sistemden etkilenir. Hiçbir bileşenin sistem üzerinde bağımsız bir etkisi olamaz. Sistemden herhangi bir bileşen çıkarılırsa sistem davranışı değişir. Sistemdeki bazı bileşenler yukarıda belirtilen özellikleri gösteren gruplar oluşturabilirler. Bu bileşen kümeleri alt sistem olarak adlandırılır.

26 İlişkiler Dinamik sistemlerde sistemin yapısını ilişkiler oluşturur ve sistemin ürettiği genel davranış, bu ilişkilerin bir sonucudur. İlişki türleri farklı farklıdır. İlişkiler iki sayı arasındaki eşitlik yada eşitsizlik ilişkisi şeklinde matematiksel, bilgisayar programı gibi mantıksal, bileşenler arasındaki uzaklık yapısal, atölyedeki tezgahlar arasındaki uzaklık gibi mekansal, erken, geç; önce, sonra gibi zamansal, neden sonuç ilişkisi gibi nedensel şekillerde değişik türde olabilirler. Bileşenler arası ilişkiler, sistemi faydalı kılmada ve amaca hizmet eder durumda olmasında etkilidir. Fiyat Talep Sipariş Pazarlama Satış Gelir

27 İLİŞKİLER Sistemin öğeleri arasındaki her tür ve yöndeki akış ilişki olarak adlandırılır. Öğeler arasındaki bu ilişkiler değişik türden olabilir. * Mekansal ilişki * Zamansal İlişki * Neden Sonuç ilişkisi * Enerjinin Korunumu ilişkisi * Mantıksal ilişki * Matematiksel İlişki.

28 Sistemin Yapısı ve süreklilik Bir sistemi oluşturan öğelerin, değişkenlerin arasındaki ilişkiye sistemin yapısı denir. Sistemin dinamik davranışı sistemin, iç yapısının etkileşimli/katılımlı işleyişini tanımlar. Dinamik sistem, neden sonuç ilişkisi ile etkileşimli süreklilik taşır.

29 Sistemin Amacı Sistem analizinde, sistemin amacının yada amaçlarının açık olarak tanımlaması ve anlaşılması büyük önem taşır. Her sistem ister doğal, isterse mühendislik sistemleri olsun en az bir ya da daha fazla amaca yöneliktir. Fonksiyonel olması için sistemin mutlaka bir ana amacı olmalıdır. Amaç veya maksat tanımlanınca, sistemin ne kadar iyi ya da kötü çalıştığını gösteren geçerlilik ölçüsünü saptamak mümkün olur. Sistem ne için var? Hangi görevi yerine getiriyor? 29

30 Sistemin Amacı Solunum sisteminin amacı, beden dokularının gereksinim duyduğu oksijeni havadan alarak kana veren ve dokularda oluşan karbondioksiti kandan alıp dış ortama çıkarmaktır. Bir kurumdaki Yönetim Bilişim Sisteminin amaçlarının, örgütün karar verme noktalarına, gerekli bilgileri tam ve doğru olarak, zamanında ve güvenilir bir biçimde sağlamaktır. İşletmenin amaçları, faaliyetlerinin sonucunda elde etmek istedikleri olup işletmenin yaptığı işleri, faaliyetleri niçin yaptığını, neyi veya neleri elde etmek için yaptıklarını belirten sonuçlardır. Hedefler ise daha kesin ve ölçülebilir özellikte olup genelde amaçların nicelik olarak belirtilmiş şeklidir.

31 Sistemin İşlevi (fonksiyonu) Bir sistem tarafından ortaya konan amaca yönelik her eylem, o sistemin işlevidir. Malzeme, enerji ve bilginin amaca yönelik bir biçimde değişikliğe uğratılması şeklinde ortaya konan sistem eylemleri, en sık rastlanan işlev türleridir. Otomobil üreten bir fabrikada sacın değişik kesme, kıvırma ve boyama işlemlerinden geçirilerek araba gövdesi haline getirilmesi yerine getirmesi gereken birer görevdir. Yada Hidroelektrik santralde, suyun potansiyel enerjisinin türbin çarklarını çevirerek dinamoyu çevirmesi ve sonuçta elektrik, üretilmesi.

32 Sistemin İşlevi (fonksiyonu) Günlük satış bilgilerini toplayarak ve sınıflandırarak ay sonunda yönetime ışık tutan satış raporu, üretimin vereceği kararlarda yönetim bilişim sistemi, bunlara örnektir. Sindirim sisteminde yiyeceklerin işlenerek sindirilmesi, yada imalat sisteminde çeşitli malzemelerin işlenmesi, enerji sistemlerinde kömürün enerjiye dönüştürülmesi ve bilgisayar sisteminde bilginin işlenmesi, sistem fonksiyonuna ait bazı yaygın kullanılan örneklerdir

33 Sistemin Çevresi Sistem analiz ve tasarımı çalışmalarında sistemin çevresi, sistem yöneticisi tarafından kontrol edilemeyen, sistemin işleyişine etki eden ve sistem sınırının dışında yer alan her şeydir. Malzeme, bilgi ve enerji sistemin sınırlarından girdi olarak geçer. İşlenen malzeme, bilgi ve enerji sistemin sınırlarından geçerek çevreye çıktı olarak sunulur. Sistemin sınırlarının dışında kalan her şey çevre olarak göz önüne alınır. Çevre sistem üzerindeki sınırlamalar olarak tanımlanırlar.

34 Sistem olarak işletme ve dış çevresi İşletmenin genel dış çevresi İşletmenin yakın iş çevresi Politik Çevre ve Unsurları Tedarikçiler Yasal Çevre ve Unsurları Ekonomik Çevre ve Unsurları İşletme Sosyo-kültürel Çevre ve Unsurları Demografik Çevre ve Unsurları Teknolojik Çevre ve Unsurları Doğal Çevre ve Unsurları Tabii (Doğal) Çevre Yakın iş çevresi: İşletmenin girdilerini temin ettiği, üretim faaliyetinde bulunarak ürettiği mal ve hizmetleri müşterilerine sattığı ve bu arada benzer mal üreten çeşitli rakipleri ile mücadele ettiği çevre İşlemenin uzak çevresinde bulunan unsurlar; işletmenin sektörel çevresinin bir üst sistemi içinde yer alırlar ve işletme ile doğrudan ilişki içinde bulunmamalarına rağmen işletmenin faaliyetlerini etkilerler

35 Sistem olarak işletmenin Dış Çevresi ile ilişkisi Sanayi devriminden günümüze kadar uzanan dönemde çevrenin işletme üzerindeki etkisi farklı biçimlerde düşünülmüş ve bazı modeller ortaya sürülmüştür. Etkileme modeli, çevrenin pasif bir unsur olarak kabul edildiği modelde işletmenin çevreyi etkileyeceği, çevrenin işletmenin yapı ve işleyişi üzerinde etkisiz bir faktör olduğu düşünülmüştür. İşletme Çevre Uyum modeli, bu modelde işletmenin faaliyetlerini ve yapısını dış çevrenin beklentileriyle uyumlaştırması gerektiği üzerinde durulmaktadır Çevre İşletme

36 Sistem olarak işletmenin Dış Çevresi ile ilişkisi İşletmeler, kendilerine hayat veren belirsiz bir çevre içinde yaşarlar. İşletmelerin hem iç hem de dış çevresi sürekli değişmekte, gelişmekte ve yenilenmektedir. Yani çevre sabit denge halini hiçbir zaman korumayan hareketli bir ortam şeklinde tanımlanmaktadır Nitekim işletmenin yaşaması ve gelişmesi, bu değişme ve iniş çıkışlara uyma gücüne bağlı olacaktır. İşletmeler çevrelerindeki bu belirsizliği yenmek için açık sistem anlayışını benimsemelidir İşletmeler faaliyetlerini sürdürürken iç ve dış çevre koşullarını dikkate almalı ve ona göre durum değerlendirmesi yapmalıdır. Aksi halde örgütler, yapılarının sağlamlığını, etkinlik ve verimliliğini kaybedecektir.

37 Sistem-alt sistem-çevre ilişkileri ÇEVRE Elemanlar setinin özellikleri sistem davranışına bağlıdır Elemanlar Özellikler Değişiklikler Sistemi Etkiler Sistem Davranışı Çevresel Özellikleri Değiştirir SİSTEM (FİRMA) ALT SISTEMLER Elemanlar Seti İlişkiler seti Özellikler Seti (Üretim, satış, muhasebe departmanları) Yönetimin denetimindeki faliyetler Yönetim denetimi dışındaki faliyetler (talep, fiyatlar, devletin düzenlemeleri, teknolojik gelişmeler, bankalar, sendikalar vb.).

38 Sistem sınırı Sistem sınırı, bir sistemi diğerinden ayıran bölgedir. Bu bölge, sistem île sistemin çevresini birbirinden ayırır. West Churchman -ki kendisi önde gelen sistem analistlerinden birisidir - herhangi bir şeyin sistem içerisınde olup olmadığına karar vermek için şu Iki sorunun cevaplandırılması gerektiğini söylemektedir. 1. Sistem analist, söz konuşu olan şeye müdahale etme olanağına sahip midir? 2. Söz konuşu olan şey, sistemin "amacına ulaşmasına" katkıda bulunacak bir işleve (fonksiyona) sahip midir? Bu iki soruya da "Evet" şeklinde cevap verilmişse, o şey, sistemin bir parçasıdır. Yoksa, sistemin dışındadır. Çeşitli sistem sınır örnekleri aşağıda verilmiştir. Sistem İnsan Sistem sınırı Deri, saç, tırnaklar ve bunların içindeki kısımlar sistemi oluşturur. Bunların dışındakiler ise sistemin çevresinde yer alırlar. Otomobil Otomobilin kaportası ve lastikleri iie bunların iç kısmında kalan kısımlar sistemi oluşturur. Üretim Üretim makinaları, üretim sırası stokları, üretim personeli, üretim yöntemleri, prosedürleri sistemi oluşturur. Şirketin geri kalan kısımları ise (insan kaynakları bölümü, bakım ekipleri, elektrik jeneratörü,bekçiler vb.) üretim sisteminin çevresinde yer alırlar.

39 Sistem Sınırı Sistem kendi amaçlarını sürdürebilmek için sistem dışı güçlerin kolay nüfus edemeyeceği bir sınır yapısına sahip olmalıdır. Bunu sağlamak için sistemler çevre ve fizik ve informatik haberleşmeyi minimize etmeye ve çevre ile haberleşmeyi belirli kanallar aracılığı ile gerçekleştirmeye çalışır.

40 Kontrol edilemeyen değişkenlerin etkilenebilen bir çevreye dönüştürülmesi Tahmin ve Hazırlama (Yönetimin becerisi) Çevre Çevre Etkilenebilen Çevre Geleceği Şekillendirme (Liderlik) Kontrol edilemeyen değişkenler Yöneticiler Kontrol Edilen Değişkenler Kontrol edilen Değişkenler Tedarikçiler Çalışanlar Müşteriler Sistem I.DURUM Sistem II.DURUM Kontrol etmenin anlamı istenen sonucu üretmek için bir eylemin gerekli ve yeterli olmasıdır. Bunun yanında bazı değişkenleri kontrol edemiyoruz fakat etkileyebiliyoruz. Bu nedenle sistem ve çevresi birlikte düşünüldüğünde tüm olayları kontrol edilebilen ve kontrol edilemeyen olaylar şeklinde ikiye ayırmak yararlı olacaktır.

41 Sistemin çevresi etkilenebilir bir çevreye dönüşebilir Çevrenin belirlenmesinde sistem yöneticinin önemli etkisi vardır. Liderlik becerisiyle çevreyi etkilenebilir çevre konumuna getirebilir. örneğin; hava, bir sebze bahçesinin çevresini oluşturur. Ancak, bu bahçe sera haline getirilip havanın iklimi denetim altına alındığında sistemin sınırı yeniden belirlenmiş olmaktadır. Bu durumda, sistemin çevresini seranın dışındaki hava, iklimlendirme, elektrik, su vb. düzenekleri oluşturur.

42 İşletme sınırının belirlenmesi Sınırlar misyonda yapılan açıklamalara göre yapılır. Örneğin bir işletmenin Pazar sınırı aşağıdaki şekilde belirlenebilir.

43 İşletmenin çevresini analiz ederken yararlanılan teknikler Bilgi Toplamak: Çevresel faktörlerin analizi evresinde ilk yapılacak iş, konu hakkında bilgi toplamaktır. Genel Çevre ile ilgili bilgi toplamak İş Çevresi ile ilgili bilgi toplamak Varsayım Geliştirmek: Varsayım, kişinin kontrolü dışında oluşacak, gelecekle ilgili bir olay hakkında fikir yürütülmesidir

44 Arayüz (interface) Arayüz, sistemlerin sınırları arasında ki bölgedir ve ayrıca, bir sistemin çıktısının diğer sistemin girdisi olduğu durumlarda, bu çıktının taşındığı ortamdır. Çıktı, arayüzde hiçbir değişikliğe uğramadan diğer sistemin girdisi olur. Diğer bir örnek olarak, bir vergi mükellefi ile verginin ödeneceği Maliye Bakanlığının ilgili vergi dairesini düşünelim. Bunlar iki ayrı sistemdir. Vergi mükellefi, vergi beyannamesini PTT ile vergi vergi dairesine gönderdiğinde, PTT bu iki ayrı sistem arasında bir arayüz oluşturmaktadır. İki bilgisayar sisteminin arayüzü kimi zaman bir kablo hattı yada kimi zaman kablosuz veri iletişim hattı olabilir. Örneğin: iki insan birbiriyle konuştuğunda, sözlerin taşındığı hava bir arayüzdür. ALT SİSTEM ALT SİSTEM

45 Alt Sistem Sistem, kendisi ile ilişkili daha küçük alt-sistem lerden oluşur. Eğer iki hiyerarşik düzey ele alınan sistemde birbiri ile ilgili ise daha alttaki, üsttekinin bir alt sistemi olarak ifade edilir. Alt-Sistem Alt-sistem Alt-Sistem Alt-Sistem Alt-Sistem Sistem Alt-Sistem Alt-Sistem Alt-sistem A Alt-sistem B Alt-sistem C A1 A2 A2 B1 B2 B3 C1 C2 C2

46 İşletmeler işletme süreçlerinden oluşan sistemlerdir Tedarikçiler Tedarikçiye giden siparişler Satın alınan parçalar Çevre Ürün tasarımı Bitmiş ürünler Tasarım Üretim Satış Teslim Servis Gerçek ve tahmini siparişler Firma içi Siparişler Bitmiş ürünler Tercihler Müşteri Servis isteği Ekipman bilgisi Sistem bakış açısıyla bir üretim firması

47 Sistem Yönetimi Bir Süreç olarak Yönetim, işletmenin (örgütün), elindeki kaynaklarını planlayarak, organize ederek, yürüterek ve kontrol ederek, diğer insanlar aracı ile, etkili ve verimli bir şekilde kullanması ve amaçlarını gerçekleştirmesi süreci Misyon Yapılacak görev ve işletmenin varoluş nedeni Görevin yapılması için gerekli girdiler Girdiler Varlıklar İnsan Kaynakları Finansman Sermaye Altyapı Yetenekler Kontrol Etkililik İşletme Planlama Dönüşüm Süreci Yürütme Verimlilik Organize Etme Çıktılar Görevin tamamlanmas ı sunucunda üretilen çıktılar Amaçlar Sağlanmak istenen sonuçlar Genel Çevre İş Çevresi

48 Sistem Yönetimi Sistem yaklaşımı ile üretim sistemine bakacak olursak. Sistemlerin kontrolü açısından yönetimleri büyük önem taşır. Sistemin yönetiminin temel mantığının önemli noktalarını açıklamak için bazı düşüncelerin idealize edilmesi ve basitleştirilmesi yoluna gidilir. Örneğin, 50 farklı çeşit Ürün üreten bir üretim firması düşünelim. İlk olarak, bu firmanın yaptığı her ürünü sabit fiyattan satmak zorunda olduğunu varsayalım. Ayrıca, muhasebecilerin de her malın yapım ve dağıtımının ne kadara mal olacağını kesinlikle hesaplayabildikleri kabul edilsin. Firma yöneticileri açısından, asıl amaç, örneğin brüt kazanç ile maliyetler arasındaki fark olan net kârın maksimizasyonu olsun. Şayet doğal olarak burada yapılacak şey, her malın firmaya sağlayacağı kazancı hesaplamak ve bu değerden o malın yapım ve dağıtım maliyetini çıkarmaktır.

49 Sistem Yönetimi Şimdi bu örnekle yukarıda tanımlanan kavramları daha somut olarak görelim: Sistemin amacı karını maksimuma çıkarmaktır. Sistemin çevresi; sabit kabul edilen her malın fiyatı, sermaye üzerindeki sınırlama, mala olan talep, ve teknoloji seviyesidir (birim kaynaklar başına üretilebilen malların sayısı). Sistemin bileşenleri; üretim hatları, örneğin her ürünü üreten ve pazarlayan alt sistemlerdir. İşyönetimi, her tip ürünün üretim hattına ayrılacak kaynak miktarı üzerinde karar vermektir. Sistemin kaynakları; sistemin parası ve personeldir.