Anaokulu Bilgi ve İletişim Sistemi

Transkript

1 Anaokulu Bilgi ve İletişim Sistemi Kullanıcı Kılavuzu [Sürüm ] 1

2 İçindekiler Kurulum İşlemleri / İlk Kullanım...3 Hızlı başlangıç...4 Etkinlik planlama...5 Yemek Planlama...5 Servis Planlama...5 Öğrenci Devam Planı...5 Ders Planlama...5 Plan Dışı İşlemler...6 Günlük etkinlikleri yönetme...6 Ebeveyn ile İletişim...6 Takip Taleplerini Yanıtlama...7 Kullanıcılar...7 Ebeveyn Portal Sitesi...8 Ebeveyn neler görecek?...8 Kurumsal Üyelik...9 Sosyal medya ayarları...9 2

3 Kurulum İşlemleri / İlk Kullanım Uygulamanın teknik kurulumu (okul açma işlemi) merkezi sistem üzerinden yapılır. Bilgisayarınızda güncel web tarayıcısı ve internet bağlantısının bulunması yeterlidir. Günümüzde oldukça fazla sayıda web tarayıcısı vardır. Bunların başka başka üreticiler tarafından geliştirilmiş uygulamalar olduğunu ve standartlara uyum ve güncellik konusunda her birisinin farklı davranışlar sergileyebileceğini unutmayın. Zorunlu olmamakla birlikte uygulamamız için önerilen web tarayıcısı Google Chrome dur. Okulunuz için kullanım hakkı verildiğinde sizin için yönetici yetkisine sahip bir kullanıcı adı ve şifresi belirlenir. Uygulamaya bu kullanıcı adı ve şifresi ile bağlanın. Size ayrıca bir adres verilmediği sürece uygulamanın varsayılan adresi şudur; Uygulamanın her ekranında sağ üst köşedeki Size nasıl yardımcı olabilirim? bağlantısını tıklayarak o ekran için yardım alabilirsiniz. Uygulamanın etkin kullanılabilmesi için gerekli asgari şartlar için bir sonraki Hızlı Başlangıç bölümünü okuyunuz. 3

4 Hızlı başlangıç Uygulamanın en kısa sürede etkin bir şekilde çalışması ve okulunuzda gerçek verilerle deneyebilmeniz için aşağıdaki işlemleri sırasıyla takip edin. Tanımlar -> Okul Bilgileri : Okulunuza ait bilgileri bu bölümden tanımlayabilirsiniz. Tanımlar -> Personel Tanımları: Personel bilgilerinizi tanımlayınız. Tanımlar -> Ders / Etkinlik Tanımları: Okulunuzda uyguladığınız derslerin isimleri ve kısa açıklamalarını giriniz. Tanımlar -> Grup Tanımları: Grup tanımları, ders ve etkinlik planlarının otomatik işlemesi için en önemli verilerden birisidir. Otomatik çalışmanın sağlanabilmesi için aktif olarak en az bir grubunuzun bulunması gerekmektedir. Okulunuz grup sistemi ile çalışmıyor olsa dahi en azından dönemi belirtebilmek için bir grup açma zorunluluğu vardır. Tanımlar -> Öğrenci Tanımları: Okulunuzdaki öğrenci ve ebeveynlerinin kimlik bilgileridir. Planlama -> Haftalık Program: Gruplarınızın ayrı ayrı hangi gün ve saatte hangi etkinlikleri yapması gerektiğinin belirlendiği bölümdür. Planlama -> Öğrenci, Grup Tanımları: Hangi öğrencinin hangi gruba ne zaman dahil olduğu bilgisidir. Öğrencinin hangi ders ve etkinlik planını uygulayacağını belirleyen en önemli bölümdür. Bu aşamadan sonra uygulama otomatik olarak çalışmaya başlayacak ve aktif grupları için haftalık ders programını işleyecektir. Bu programa nasıl müdahale edebileceğinizi öğrenmek için Günlük Etkinlikleri Yönetme bölümünü okuyabilirsiniz. Oluşan bu kayıtlar istediğinde ebeveyn tarafından da takip edilebilecektir. İlerleyen bölümlerde de göreceğiniz gibi otomatik işleyicinin daha detaylı sonuçlar üretmesi için planlama girişleri yapılacaktır. Normal şartlarda planlarınıza uyduğunuz sürece gün içerisinde fazladan bir veri girişine ihtiyacınız kalmadan ebeveyne yeterli bilgiyi vermiş olursunuz. Böylece öğretmenleirn bu iş için ayrıdığı vakitleri daha verimli değerlendirebilirsiniz. Ayrıca bu programı sizler de takip ederek gün içerisindeki karmaşayı en aza indirebilirsiniz. Ebeveynin Davet Edilmesi: Artık her ebeveynin kendi öğrencisini takip edebilmesi için onları Ebeveyn portal sitesini kullanmaya dave edebilirsiniz. Bu sitenin kullanımı için sizin yapmanız gereken hiçbir işlem yoktur. Ebeveyne site adresini vermeniz yeterlidir. Takip Taleplerini Değerlendirin: Ebeveynler bu siteye kendileri üye olup, kendi çocukları için Takip Talebi yapacaklardır. Bu talepler güvenlik nedeniyle onay için sizin ekranlarınıza düşecek. Verdikleri bilgileri kontrol edin ve öğrencinizin velisiyse onaylayın. Ancak onay aşamasından sonra ve sadece sizin onayladığınız öğrencinin bilgilerini görebilirler. 4

5 Etkinlik planlama Haftalık ders programınızın dışında belirli bir tarih ve saat bloğu içerisinde, daha önceden planladığınız etkinlikleri Planlama menüsü altından Etkinlik Planları nı seçerek tanımlayabilirsiniz. Örneğin tiyatro, gezi gibi etkinlikler bu bölümden tanımlanabilir. Tanımladığınız etkinlik günü ve saati geldiğinde, otomatik işleyici tarafından normal haftalık programın içerisine sokulacak ve o saate denk gelen diğer etkinlikler iptal edilecektir. İstediğiniz kadar ileri tarihe etkinlik kaydı yapabilirsiniz. Etkinlik gerçekleşmediği sürece tarih ve saatinde değişiklikler yapabilirsiniz. Yemek Planlama Okulunuzun yemek menüsünde bulunabilecek tüm yemekler Tanımlar -> Yemek Tanımları ekranından girilmelidir. Bu tanımların bir kez girilmesi yeterlidir. İlerleyen günlerde yeni bir yemek eklemek isterseniz bu tanımları dilediğiniz kadar artırabilirsiniz. Planlama menüsünde ise her gün için sabah, öğlen ve ikindi olmak üzere bütün bir ayın yemek menüsünün girilmesi sağlanır. Yemek menüsü ebeveyn ile paylaşılan bir bilgidir. Uygulamaya veri girişi yaptıktan sonra kendiniz bu menüyü takip edebileceğiniz gibi aynı kaynaktan ebeveyn de bu menüyü takip edebilecektir. Bundan sonra ebeveyne aylık menülerinizi dağıtmanıza gerek yoktur. Servis Planlama Servis planlamaya Tanımlar menüsü altındaki Servis Araçları nı tanımlayarak başlayabilirsiniz. Daha sonra ise bu servis araçlarının haftanın hangi günü ve saatinde hangi rota ve planda hareket edeceğini Planlama menüsündeki Servis Planları ekranından yapabirsiniz. Öğrenci Devam Planı Her öğrencinin hangi günlerde okula devam edeceği ve servis kullanacaksa hangi servis planını kullanacağını seçmelisiniz. Bu sayede hem öğrencinin devam durumunu takip edebilir, hem de Servis Çıkış/Dönüş kaydı ile tüm öğrencilerin giriş ve çıkışlarını aynı anda yapabilirsiniz. Ders Planlama Hızlı başlangıç bölümünde Haftalık Programın nasıl hazırlanacağını anlatmıştık. Otomatik işleyici her grup için belirlenen haftalık programı otomatik olarak işletir. Eğer ilgili dersin yıl içerisinde belli bir ders planı varsa veya müzik dersi gibi belli bir döngü yeniden tekrarlanıyorsa bu bilgileri Planlama menüsündeki Ders Planları ekranından tanımlayabiliriz. Otomatik işleyici haftalık plandaki bir dersi işlerken, eğer bu dersin bir planı varsa bu planı sırasıyla takip ederek ders içeriğini de otomatik olarak oluşturabilir. Hem okul içerisinde derste hangi konuyu işleyeceğinizi takip edebildiğiniz gibi, aynı anda ebeveyn ile de bu bilgiyi paylaşarak iletişiminizin kaliteli ve özel olmasını sağlayabilirsiniz. 5

6 Plan Dışı İşlemler Öğrencinin izin/rapor alması ya da valilik kararı ile tatil ilan edilmesi gibi eğitimin aksadığı günlerin programa girilmesi gerekmektedir. Günlük akışta yapılması gereken değişiklikler için Günlük Etkinlikleri Yönetme ve Günlük Giriş Çıkış ve Servis Hareketlerini yönetme maddelerine bakınız. Günlük etkinlikleri yönetme Uygulamamız sizin hazırladığınız haftalık program, etkinlik takvimi ve ders planına göre otomatik olarak işleyecektir. Ancak gün içerisinde bu etkinlikleri yönetmeniz ve küçük değişiklikler yapmanız gerekebilir. Örneğin derste ne kadar eğlendiklerini ebeveyn ile paylaşmak isteyebilirsiniz ya da günün anlam ve önemine uygun yapacağınız bir etkinliğin sonucunu paylaşmak isteyebilirsiniz. Eğer yapmak istediğiniz değişikliğin o gruptaki bütün öğrencilere yansımasını istiyorsanız bu değişikliği Günlük Akış menüsündeki Günlük Etkinlik ekranından yapabilirsiniz. Tarih, saat ve ders adına göre ilgili etkinliği seçiniz ve gerekli değişikliği yapınız. Değişiklik yapıldığı andan itibaren ebeveyn ekranlarına yansıyacaktır. Bazı durumlarda otomatik etkinliği silip farklı bir etkinlik te girmeniz gerekebilir. Bu değişikliği de aynı ekrandan yapabilirsiniz. Eğer yapacağınız değişiklik tüm grup için değil de yalnızca bir öğrenci içinse Öğrenci Etkinlik Detayı seçeneğini kullanmalısınız. Örneğin hasta olduğu için yemeğini yemeyen bir öğrencinin bilgilerini bu ekrandan girerek ebeveyn ile paylaşabilirsiniz. Bunun için o günün etkinliğini ve değiştirmek istediğiniz öğrenciyi seçip mesajınızı yazabilirsiniz. Günlük Giriş Çıkış ve Servis Hareketlerini yönetme Öğreci giriş ve çıkış saatleri ile Servis hareket saatleri her zaman değişiklik gösterebilir. Öğrencilerin o anda okulda olup olmadıkları, devamsızlıkları, devam saatleri gibi bilgiler önemlidir. Gün içerisinde düzenli veri girmeniz gereken belki de tek ekran burasıdır. Servis kullanan öğrenciler için öğrenci servis planlarını yaptıktan sonra giriş ve çıkış verilerini oluşturmak kolaydır. Gün içerisinde servislerinizin okuldan çıkış ve dönüş saatlerini kaydetmeniz yeterlidir. O servisi kullanan bütün öğrencilerin giriş ve çıkış kayıtları yapılacaktır. Servis kullanmayan öğrencilerin ise okula giriş ve okuldan çıkış saatlerini uygulamaya girmeniz gerekecektir. Bunun için Öğrenci Giriş/Çıkış ekranının kullanınız. Ebeveyn ile İletişim Duyurular: Tüm ebeveynlere iletmek istediğiniz iletileri bu ekrandan girebilirsiniz. Duyurunun kimler tarafından ve kaç kez okunduğunu İncele seçeneğinden takip edebilirsiniz. Gruba İleti: Belirli bir grubun ebeveynlerine iletmek istediğiniz iletileri bu ekrandan girebilirsiniz. İletiniz yalnızca seçtiğiniz gruba gönderilecek, diğer grupların ebeveynleri bu iletiyi görmeyecektir. Ebeveyne İleti: Yalnızca bir öğrencinin anne, baba veya yakınına ileti göndermek isterseniz bu ekranı kullanmalısınız. 6

7 Gelen İletiler: Ebeveynin size gönderdiği iletileri, gelen iletiler ekranından takip edebilirsiniz. Ayrıca okunmamış iletilerin sayısını ekranın üst bölümündeki mektup işaretinden de takip edebilirsiniz. Takip Taleplerini Yanıtlama Bir ebeveynin çocuğunu takip edebilmesi için sizin buna izin vermeniz şarttır. Aksi halde herhangi bir kullanıcı istediği çocuğun bilgilerine ulaşabilir. Ebeveynin yaptığı talebi inceleyerek verdiği bilgilerin örtüşmesi durumunda bu talebi onaylamanız ve hangi öğrenciyi takip edebileceğini seçmeniz gerekmektedir. Takip Talepleri ekranından tüm talepleri görebilir ve bekleyen talepler ile ilgili kararınızı verebilirsiniz. Uygun olmayan talepleri onaylamayarak öğrenci bilgilerini koruyabilirsiniz. Kullanıcılar Okulunuzda yönetici dışında uygulamayı kullanacak olan kişiler bu ekrandan tanımlanır. 7

8 Ebeveyn Portal Sitesi Girdiğiniz eğitim ve iletişim bilgilerinin ebeveynler tarafından görüntüleneceği adres Ebeveyn Portal Sitesidir. Bu sitenin ebeveynler tarafından kullanılması ücretsizdir. Tüm velileri bu siteyi kullanmak için yönlendirebilirsiniz. Sitenin kullanıcı yönetimi, şifre işlemleri, bağlantı yöntemleri, desteği, takip talepleri, görüntüleme işlemleri sizin müdahalenize gerek kalmadan site yönetimi tarafından otomatik olarak yapılacaktır. Sosyal medya hesabı kullanan ebeveynler (-ki neredeyse herkes) bu siteye kendi sosyal medya hesapları ile kolayca bağlanabilirler. Sizin izniniz olmadan (Takip talepleri değerlendirme) bu sitenin kullanıcılarının öğrenciye ait verileri görmesine izin verilmez. Bu sitede okulunuzun ve öğrencilerinizin verileri asla tutulmaz. (Okulunuza ait sadece iletişim ve genel bilgiler mevcuttur) Takip talebi onaylanan site üyeleri sizden aldıkları yetki ile anlık olarak sadece kendi çocuğuna ait bilgileri görüntüler. Ebeveyn neler görecek? Ebeveyn aracılığı ile kendi çocuğuna ait bilgileri görüntüleyebilir. Bu bilgilerin hepsi Anaokulu Bilgi ve İletişim Sistemi uygulaması ile sizin girdiğiniz ve otomatik oluşan verilerdir. Ebeveyn, Günlük eğitim bilgilerini, Giriş ve Çıkış saatlerini, Grubunun ders programını, Yemek listesini, İletişim mesajlarını görüntüleyebilirler. 8

9 Kurumsal Üyelik Ebeveyn portal sitemiz okullara ait iletişim bilgilerini de içerir. İnternet kullanımının arttığı, araştırma ve incelemelerin internet ortamından yapıldığı günümüzde okulunuza ait bilgilerin kendi web sitenizde bulunması önemlidir. Ancak bu sitelere ulaşım için de gerekli olan reklam ve tanıtım faaliyetleri önemli bir kaynak tüketir. İşte bizim portalımız aracılığı ile okulunuzun isminin aramalarda çıkması, iletişim bilgilerine ulaşılabilmesi bu yüzden önemlidir. Biz Kurumsal Üyelik avantajı ile bunu bir basamak daha ileriye taşıyarak okulunuz hakkında bilgi almak isteyen ailelerin sizinle iletişime geçmesini sağlamayı, görüşme randevusu almasını ve ön kayıt yaptırmasını sağlamayı amaçlamaktayız. Anaokulu Bilgi ve İletişim Sistemini kullanan okullarımız Kurumsal Üyelik avantajlarından da otomatik olarak yararlanabileceklerdir. Bunun için Ebeveyn portal sitemize Kurumsal Üye olmayı talep etmeniz yeterlidir. Sosyal medya ayarları Kurumsal üyelerimizin aileler ile iletişim kurabilmesi ve sosyal medya üzerinden takip edilebilmeleri için okul bilgilerini düzenlerken sosyal medya hesap ayarlarını da yapmaları önemlidir. Ebeveyn portal sitemize e-posta ve şifreniz ile giriş yaptıktan sonra Okulunuzun Sayfası bölümünden bu ayarları kolayca yapabilirsiniz. Bu kılavuzda bulamadığınız herhangi bir konuda yardım almak için e- posta hesabından bizimle iletişime geçebilirsiniz. 9