BİNA, SALON BİLGİLERİ GÜNCELLEME KILAVUZU

Transkript

1 BİNA, SALON BİLGİLERİ GÜNCELLEME KILAVUZU Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Ankara

2 2

3 1. BİNA BİLGİLERİ Sınav Merkezi Yöneticisi olarak, binalarınız hakkında sorgulama yapmak, sisteme yeni bina eklemek, bina bilgilerini güncellemek ya da sistemden bina silmek gibi işlemlerinizi yapabilmenize imkan sağlamak amacıyla, aşağıdaki Bina-Salon Sorgulama Ekranı tasarlanmıştır. Şekil 1: Sınav Merkezi Otomasyonu / Bina-Salon Sorgulama Bina Bilgileri bölümünden, Sınav Merkezi listeden seçerek, Sorgula düğmesine tıklamakla, merkezinize ait tüm binalar görüntülenir (Şekil 2) Bina-Salon Sorgulama ekranında listenecek binaları filtrelemek için farklı alanlarda da giriş yapılabilir. Örnek olarak, Bina Adı, Bina İlçesi, Binanın bağlı olduğu kurumun niteliği gibi..

4 Şekil 2: Sınav Merkezi Otomasyonu / Bina-Salon Sorgulama/ Sorgula Şekil 2' de görülen ekranda, listelenen bina kayıtlarının silinip silinmediğini, binanın kullanılıp kullanılmadığını, yardımcılı engelli binası olup olmadığı bilgisi kayıtların arka alan renklerinden görülebilir. Hangi rengin ne anlama geldiği ise; Şekil 2'deki ekranın sağ üst köşesinde belirtilmektedir. Ekranda görülen binalar listesinde, renklerle ayırt edilen özelliklerden sadece birini sağlayan binaların olması istenirse, ekranın sağ üst köşesinde belirtilmiş özelliklerden istenenin solundaki kutucuk işaretlenmelidir. Bu sayede istenilen filtreleme gerçekleşmiş olacaktır. 4

5 1.1 Bina Ekleme Yeni bir binanın eklenmesi söz konusu olduğunda: Şekil 1 veya Şekil 2'de görülen Bina Ekle düğmesine tıklama suretiyle Şekil 3'deki ekrana geçiş yapılır. Eklenmek istenen binanın bilgilerini doldurmak ve Kaydet düğmesine tıklamakla da, bina sisteme eklenmiş olur. Ekran, girilmesi zorunlu olan alanların boş bırakılarak kaydedilmesine izin vermeyecektir. Şekil 3- Sınav Merkezi Otomasyonu / Bina-Salon Sorgulama/ Sorgula/Bina Ekle Bu ekranın sağ üst bölümünde bulunan Bina Üst Yetkilisine Ait Bilgiler kısmını doldurmak Sınav Merkezi Yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu işlemlerden sonra, Bina Üst yetklisinin salon ve görevlilerini ekleme yetkisini alabilmesi için numaralı çağrı merkezini araması sağlanmalıdır. 5

6 Bina eklerken, bir binanın katlarının ayrı ayrı binalarmış gibi gösterilmemesi gerekmektedir. Ayrı ayrı bloklardan oluşan binalar tek bina gibi gösterilmemelidir. Örnek olarak, Atatürk Lisesi A Blok ve B Blok gibi ayrı bloklardan oluşan bir bina olsun. Bu binayı tek bina gibi göstermek yerine, Atatürk Lisesi A Blok ve Atatürk Lisesi B Blok gibi iki ayrı bina olarak sisteme tanımlamak gerekmektedir. Adayların sınav binasına ulaşımının kolay sağlanması için Ulaşım/Adres Açıklama kısmı çok önemlidir. Buraya, hangi toplu taşım araçları ile ulaşıldığı bilgisi eklemek (örnek olarak; Kızılay'dan kalkan 111 no'lu Bilkent Otobüsleri okulun önünden geçmektedir, Kartal-Kadıköy dolmuşları 4. durak gibi.) sınav günü adaylara kolaylık sağlayacaktır. Bina isimlerinde gereksiz kısaltmalardan kaçınınız. Örnek olarak, Karşıyaka Anadolu Lisesi yerine K.yaka A. L., Boğaziçi Üniversitesi Mühendislik Fakültesi Endüstri Mühendisliği yerine B.Ü. M. F. E. Müh gibi. 6

7 1.2 Bina Görüntüleme/Güncelleme Bina bilgilerinde güncelleme yapabilmesi için, bina bilgilerindeki ÖSYM Sınav Merkezi Yöneticisi onay durumunu, onaylanmadı olarak değiştirmeniz gerekmektedir. Binanın bilgilerinde güncelleme yapmak için Şekil 2'de listedeki binalardan güncelleme gerektiren bina kaydına, çift tıklayarak veya binayı seçip ekranın alt bölümünde bulunan Bina Görüntüle/Güncelle düğmesine basarak bina bilgilerine ulaşabilir, bu bilgilerde istenilen değişiklikleri yapıp yeni bilgiler kaydedilebilir. Şekil 4: Sınav Merkezi Otomasyonu/Bina-Salon Sorgulama/Sorgula/Bina Görüntüle/Güncelle Bina Üst Yetkilisi'nin değişimi söz konusu olması halinde; bu ekranın sağ üst bölümünde bulunan Bina Üst Yetkilisine Ait Bilgiler kısmını yeni Bina Üst Yetkilisi'nin bilgileriyle güncellemek Sınav Merkesi Yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu işlemden sonra, Bina Üst Yetkilisinin salon ve görevlilerini ekleme yetkisini alabilmesi için numaralı çağrı merkezini araması sağlanmalıdır. 7

8 Sınav Merkezi Yöneticisi bir binadan onayını kaldırıldığında Binanın Üst Yetkilisine otomatik olarak sistem tarafından E-Posta gönderilmek istenir. (Şekil 5). Sınav Merkezi Yöneticisi isterse, bu E-Postayu göndererek Bina Üst Yetkilisini uyarabilir. Şekil 5: Sınav Merkezi Yöneticisinden, Bina Üst Yetkilisine giden E-Posta Bina Üst Yetkilisinin bina bilgisini onaylamasıyla, sistem yine aynı yöntemle, (Şekil 6) E-Posta yoluyla geri bildirim yapılmasını isteyip istemediğini soracaktır. Bina Üst Yetkilisinin onay vermesi halinde, geri gönden E-Posta aşağıdaki gibi olacaktır. Şekil 6: Bina Üst Yetkilisinden, Sınav Merkezi Yöneticisine giden E-Posta 8

9 1.3 Bina Silme Sınav Merkezi Yöneticisi sistemde bulunan bir binayı silmek istediğinde, silmek istediği binayı seçip Şekil 3'de görülen Bina Sil butonuna tıklayarak, bu işlemi gerçekleştirebilir. Silinen binanın durum bilgisi silindiye çevrilerek listede gri renkli görünüm kazanır. Bina silme yetkisi, bina ekleme yetkisinde olduğu gibi, ilgili Sınav Merkezinde sadece Yöneticiye aittir. Yeni bir binaya Bina Üst Yetkilisi tanımlaması ya da Bina Üst Yetkilisi'nin değişimi söz konusu olması halinde; bu ekranın sağ üst bölümünde bulunan Bina Üst Yetkilsine Ait Bilgiler kısmını güncelleme yetkisi Sınav Merkezi Yöneticisinin sorumluluğundadır. Bu işlemden sonra, Bina Üst Yetkilisinin salon ve görevlileri ekleme yetkisini alabilmesi için, numaralı çağrı merkezini araması sağlanmalıdır. Bina güncelleme işlemlerinde, şifresini yeniden almak zorunda kalan Bina Üst Yetkilisi için, şifre tanımlama yetkisi ÖSYM'ye ait olup, numaralı çağrı merkezinden tekrar şifre almaları sağlanmalıdır. 9

10 2. BİNA SALONLARI BİLGİLERİ Herhangi bir binanın salonları listelenmek istediğinde, Şekil 2 ya da Şekil 4'deki ekranın sol alt kısmında bulunan Bina Salonları butonuna tıklanarak bina ait salonlar listelenir (Şekil 7). Bu ekran aracılığıyla Sınav Merkezi Yöneticileri ve Bina Üst Yetkilileri bina salonları bilgilerini görüntüleyebilir, güncelleyebilir, mevcut bir salonu silebilir veya yeni bir salon ekleyebilirler. Şekil 7: Sınav Merkezi Otomasyonu/Bina-Salon Sorgulama/ Sorgula/ Bina Salonları 10

11 2.1 Salon Ekleme Binaya yeni bir salon eklemek için, Şekil 4'teki ekranın alt kısmında bulunan düğmelerden Salon Ekle'ye basarak Şekil 8'deki ekrana geçiş yapılabilir. Bu ekrandaki bütün alanlar doldurulduktan sonra kaydet düğmesine basılarak salon bilgisi kaydedilir. Sistemde kayıtlı bir salona eklenmek istendiğinde, kayıtı salon seçilerek Şekil 7'deki ekranın alt bölümünde bulunan Salon Bilgisi Kopyala düğmesine basılarak, seçili salonun bilgileri, aynı şekilde yeni eklenecek salonun bilgileri olarak kopyalanır. Bu şekilde kolaylıkla yeni salonlar eklenebilir. Şekil 8: Sınav Merkezi Otomasyonu / Bina-Salon Sorgulama/ Sorgula/ Bina Salonları/ Salon Ekle 11

12 Salon Bilgileri Güncellenirken; Ekranda dikkat edilmesi gereken konuların başında kapasite bilgisi gelir. Kapasite bilgisi Bina Üst Yetkilisinden alınmaz. Bina Üst Yetkilisi yalnızca salonun fiziksel bilgilerini (en, boy, sıra sayıları vb.) girdiğinde sistem otomatik olarak salonun kapasitesini hesaplar ve bu kapasite bilgisinde değişiklik yapılmaz. ÖSYM'nin yaptığı sınavlarda yalnızca düzenli salonlar kullanılmalıdır. Bu yüzden bu bilgiler girilirken özen gösterilemesi gerekmektedir. Yardımcısız engelliler için kullanılacak salonları Sınav Merkezi Yöneticileri sınavlara özgü belirler. Bu yüzden, hiçbir salon yalnızca yardımcısız engelli adayların kullanılması için ayrılmaz. Aynı sebeple, salonun isim bilgisinde engelli, yardıncısız, yardımcılı gibi engelli bilgisini çağrıştıracak ifadeler KESİNLİKLE kullanılamaz. Bu salonlara engelli aday atanması durumunda sistem kendisi otomatik olarak bu isimleri ekleyecektir. Yardımcılı engelli odası eklemek için Salon Tipi kısmından Yardımcılı Oda seçmek yeterli olacaktır. Bu tür odaların diğer bilgilerinin girilmesine gerek yoktur. Sistem bu şekilde eklenecek odaları 1 kişilik kapasiteyle kullanıma açacaktır. Engelli adaylar için salon seçiminde dikkatli olunması gerekmektedir. Engelli adaylara uygun olan salonlar (rampası olmayan, girişi elverişli vb.) seçilmelidir. 2.2 Salon Görüntüleme / Güncelleme Kullanıcılar, sistemde yer alan bir salonun bilgilerinde güncelleme yapmak istediklerinde, Şekil 7'deki listedeki salonlardan güncelleme yapmak istedikleri salon kaydına çift tıklayarak veya salonu seçip ekranın alt bölümünde bulunan Salon Görüntüle/Güncelle düğmesine basarak salon bilgisine ulaşabilir, bu bilgide istenilen değişiklikleri yaparak, yeni bilgileri kaydedebilirler. 12

13 Şekil 9: Sınav Merkezi Otomasyonu/Bina Sorgulama/Sorgula/Bina Salonları/Salon Görüntüle/Güncelle 2.3 Salon Silme Sınav Merkezi Yöneticisi veya Bina Üst Yetkilisi, bir binaya ait salonu silmek istediğinde, silmek istediği salonu seçip Şekil 7'de görülen Salon Sil düğmesine tıklayarak bu işlemi gerçekleştirebilir. Silinen salonun durum bilgisi Silindi'ye çevrilerek salon listesinde gri renkli görünüm kazanır. 13