Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları

Transkript

1 Aşağıda, Proje Yönetimi Eğitim Programında verilen bazı konular okuyucunun bilgilerini tazelemek üzere özetlenmiştir. Daha geniş bilgi eğitim programlarında verilen Katılımcı Notları dokümanında bulunabilir. PROJE TANIMI : Proje eşsiz bir ürün ya da hizmet yaratmak için geçici bir çaba girişimidir. A project is defined as a temporary endeavor to deliver a unique product or service. Proje Yönetim Sistemi İle Yanıtlamaya Çalıştığımız Konular; 1. Somut, ölçülebilen çıktı ve sonuçlar yaratan projeler üretmek 2. Proje kapsamındaki görevlerin kimler tarafından tamamlanacağını belirlemek 3. Her görevin ne zaman yapılacağı ve ne kadar süreceğini tanımlamak 4. Her bir görevin ne kadara mal olacağı belirlemek 5. Bazı görevler planlandığı şekilde tamamlanamazsa ne olacağını öngörmek 6. Proje ile ilgili olan kişilere projenin ayrıntılarının en iyi şekilde nasıl iletileceğinin belirlenmesi Bu kapsamda tüm proje boyunca anlık ve geleceğe dönük değerlendirmeler yapılır. (Ex ante) Evaluations : ön görü (ön izleme) (Ex post) Evaluations : değerlendirme Proje Yönetimi Nedir? Projeyle ilgili tarafların (Paydaşlar) gereksinim veya beklentilerini karşılamak veya onların üzerine çıkmayı sağlamak üzere bilgi, beceri, araç ve teknikleri uygulama bilimi ve sanatıdır. Paydaşların ortaya koyduğu gereksinimleri sağlamak veya onların üstüne çıkmak rekabetçi isteklerin dengelenmesiyle olmaktadır: Kapsam, zaman, maliyet, kalite ve diğer proje hedefleri Farklı müşteri veya proje sahiplerinin istekleri Tanımlanmış veya tanımlanmamış gereksinimler (beklentiler) Proje yönetiminin diğer bir tanımı: BÖL YÖNET ve BİRLEŞTİR - DENETLE Program: Birden fazla projenin bütünü olup, ilgili projelerin birlikte tek tek yönetiminden daha çok yarar sağlamak üzere koordineli yönetimini kapsar. Portföy: Projelerle birlikte kurumun diğer süre giden çalışmalarıyla birlikte ele alınıp stratejik hedeflere göre değerlendirildiği bütüncül bir yapıyı tanımlar. Alt Projeler: Daha iyi yönetim sağlamak üzere ana işin alt parçalara bölünmesinden oluşan projelerdir. Projenin Başarı o Performans, (Kapsam, Kalite ve işlevsellik) Maliyet ve Zaman hedefleri arasında fonksiyonel bir ilişki vardır. f (performans, maliyet, zaman) = c (Amaç ve Hedefler) Bu ilişki projeden projeye, proje içinde ise zaman zaman değişir. Proje yönetiminin temel işlevi bu hedefler arasındaki değişikliği değerlendirerek çözümlemek ve yönetmektir. 1

2 2 Kapsam: gibi) Ürün/Hizmet Kapsamı: Gereksinim ve beklentiler Proje Kapsamı: Proje kapsamında yapılacak tüm çalışmalar (bütçe, kalite, iş programı, kaynaklar, riskler Proje beratı Proje Beratı, bir program ya da projenin kurum içinde resmi başlama onayını belgeleyen bir dokümandır. Nasıl hazırlanır? Proje yöneticisinin bağlı bulunduğu örgüt tarafından iç yetkilendirmeye hizmet etmek amacıyla oluşturulan bir dokümandır. Proje yöneticisinin bu dokümanı oluşturması beklenmemekle birlikte; ifade ve tercihlere ilişkin olarak önerileri/ girdileri alınabilir. Uygulamada üst yönetim proje yöneticisinden onaylanmak üzere dokümanı hazırlamasını isteyebilir. Bu durumda, proje yöneticisine yetki, kaynak kullanımı ve diğer yönetim personeliyle ilişki anlamında sınırlarını belirlemesinde büyük bir serbestlik verilmiş olur. Nerede kullanılır? Proje Beratı, projenin önemli bilgilerini dokümante etmek, proje için sağlanacak kaynakların belirlenmesi, işbirliği ve bu kaynakların sağlanması amacıyla kullanılan bir araçtır. Berat, projeyle ilgili raporlama ilişkisini, işlevsel yönetim organizasyonundan beklenen taahhüt düzeyini belirlemekle başlamalıdır. Aynı zamanda, proje yöneticisi tarafından takım elemanları ile olan ilişkisini ve sağlanan bu ilişki altındaki yetkiyi güçlendirmek üzere kullanılan bir dokümandır. Hangi şartlarda uygulanır? Proje Beratı, üst yönetimin mutlaka destek ve onayını gerektiren belirgin bir çaba düzeyi için uygulanmalıdır. Proje yöneticisi tarafından yetkisinin tanınması ve destek gerektiren her türlü durumda kullanılabilir. Örgüt içinde geniş bir uygulama alanı bulurken; örgüt dışında sınırlı fayda sağlar.

3 Kim onaylar? Proje Beratı, en azından işlevsel yönetim düzeyinde ya da ideal olarak örgüt hiyerarşisi içinde işlevsel yönetimden daha üst düzeydeki yönetici tarafından onaylanmalıdır. Aynı zamanda, projeye kaynak sağlamakla sorumlu işlevsel yöneticiler tarafından da anlaşılmalı ve kabul görmelidir. Proje planlama süreci Proje beratının yayınlanmasından sonra bu beratla atanan proje yöneticisi kendisine verilen yetki ve sorumluluklar çerçevesinde bir proje planlama ekibi oluşturur ve aşağıdaki şekilde gösterilen süreçler içinde temel soruların cevaplarını arar. Bu soruların cevapları Proje Yönetim Planı içinde temel bazlara karşılık gelecek şekilde yanıtlanır. MS Project 2003 bu soruların yanıtlarını bulmamıza yardımcı olan bir araçtır. Yazılımlar birer amaç değil projelerin planlama, izleme ve değerlendirme sürelerinde kullanılan yardımcı birer araçtır. Yazılımları tek başına kullanıyor olmak o kurum veya şirkette proje yönetimi süreçlerinin uygulandığı anlamına gelmez. Her kurum kendi ihtiyaç ve beklentilerine göre program/proje süreçlerini tanımlar ve yardımcı yazılımlarla bu süreçlerin hızlı ve güvenilir yürütülmesine yardımcı olur. 3

4 YENİ PROJE TANIMLAMAK 1. Adım : File menüsünden New i tıklıyoruz. 2. Adım : (Blank Project e tıklayarak) Boş proje açıyoruz Proje açıldıktan sonra adım adım projenin özelliklerini tanımlayacağız. 4

5 1. BÖLÜM DEFINE PROJECT 1. Adım : (Define the project e tıklıyoruz.) proje ana tanımlamaları 2. Adım : Projenin başlangıç tarihi girilir. (önemli) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 2) 5

6 3. Adım : Projenin internet aracılığı ile çoklu kullanıma açılıp açılmayacağını belirlemek için aşağıdaki ekran kullanılır. (biz lokal kullanacağımız için No seçeneğini belirledik.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 3) 6 Not: (Go back to step 2 ile bir önceki adıma geri dönülebilir.)

7 2. BÖLÜM DEFINE GENERAL WORKING TIMES Çalışma takviminin belirlenmesi. Tanım : Define general working times: çalışma saatleri tanımlama 1. Adım : Çalışma takviminin tipi belirlenir. (Standart, 24 saat vardiyalı, gece çalışma) (Biz standart ı seçtik.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 3) 7

8 2. Adım : Standart takvimde olmayan ülkeye özel tatil günleri işlenerek takvim tamamlanır. Bunun için Change Working Time seçilir. Standart çalışma günlerinde de istediğimiz değişikliği yapabiliriz. (Örneğin, Cumartesi günleri çalışılacak şekilde belirleyebiliriz.) Ayrıca, günlük çalışma saatleri de ayarlanabilir. Takvimde tatil günleri seçilip; Nonworking time işaretlenir. 8

9 3. Adım : Günlük ve haftalık çalışma saati ile aylık çalışma günü ayarları yapılır. (Biz programın seçtiği gibi bıraktık.) ve bir sonraki işleme geçilir. (Save and go to Step 5) İstenirse define additional calendars seçilerek ek takvim ayarları da yapılabilinir. 9

10 3. BÖLÜM PROJE GÖREVLERİNİN (ETKİNLİKLERİN) GİRİLMESİ LIST THE TASK IN THE PROJECT (önemli bir bölüm) Bu bölüme geçmeden önce İş Dağılım Ağacı (İDA) ve İş Tanımları (İT) dokümanlarının hazırlanmış olması beklenmektedir. Yanlış bir eğilim olarak bu iki süreç tamamlanmadan yazılımda etkinlikler tanımlanmaya başlanır. İDA ve İT yukarıdaki süreç tanımlarında belirtildiği gibi Ne yapılacak? sorusunun cevabını verir. Bu nedenle ayrı bir dokümanda projenin önce İDA oluşturulmalıdır. İDA için başvuru dokümanı Proje Beratı dır. Proje Beratının Proje/Ürün/Hizmet tanımı bölümünde yer alan Çıktılar (teslimat kalemleri deliverables) İDA oluşturmada genel çerçeveyi tanımlaması açısından yol gösterici olacaktır. İş Dağılım Ağacı (İDA), proje kapsamını tanımlayan ve düzenleyen bileşenlerin ürüne veya hizmete göre gruplanmasıdır. Her azalan düzey daha fazla detayda proje elemanının tanımını temsil eder. Her İDA elamanı için ayrı bir tanımlayıcı belirlenir. Bu tanımlayıcılara genel bir ad olarak Maliyet Kodu olarak adlandırılmakta ve genelde maliyet merkezine karşılık gelmektedir. En alt düzeydeki İDA elamanı iş paketi olarak tanımlanır. Her iş paketi için bir sorumlu (örgüt veya birey) belirlenir ve resmi olarak atanır. İş paketi tanımları genelde İDA Sözlüğünde toplanarak iş paketi tanımları oluşturulur. İş Tanımları aşağıdakileri içerir; Proje hedefleri İşin tanımı Kaynaklar (insan, altyapı, makine,..) Bütçe sınırları Proje teknik özellikleri Önemli çeki taşları programı Girdiler ve Çıktılar (sorumluları ve kabul kriterleriyle birlikte) İş Tanımları için eğitim programı içinde verilen şablonlar kullanılmalıdır. Program bileşenlerinin ele alındığı çalışmalarda ise bileşen düzeyinde hazırlanmış İş Tanımlarından yola çıkılarak detaylı tanımlalar yapılarak kaynaklar belirlenir. İş tanımları içinde yer alan Girdi ve Çıktılar projenin kontrol noktalarını göstermesi bakımından önemli olup izleme ve değerlendirme bunlara göre yapılır. Bu kontrol noktaları genelde sıfır süre ve kaynak içeren birer çeki taşı (milestone) olarak tanımlanır. İş tanımlarından yola çıkılarak hazırlanacak Etkinlik Listesi kaynak, süre ve çaba bilgilerini içerdiklerinden aşağıdaki çalışmalara geçmeden önce oluşturulmasında yarar vardır. Özellikle süre ve çabanın bire bir örtüşmediği durumlarda bunun önemi daha da ön plana çıkmaktadır. Örnek vermek gerekirse: Bir onay yazısının alınma süreci süre olarak 5 iş günü sürebilir ancak bu etkinlik için harcanacak fiili çaba 3 saat (onay için inceleme) sürebilir. Böyle bir örnekte süre girilip (5 gün) kaynak atandığında o iş için planlanan toplam çaba 5 gün X 8 saat/gün olarak 3 saat yerine 40 saat çıkacaktır. Örnek projeye göre görevlerin girilmesi Örnek Proje: Bakanlıkta Dönüşüm programının birinci fazı tamamlanmıştır. 1. Faz çalışmaları sonunda Bakanlığın hizmetlerinden kişinin yararlanması Kilit Performans Göstergesi olarak belirlenmiştir. Bu KPG ne ne ölçüde ulaşıldığını tespit etmek amacıyla ABC bölgesinde bir araştırma yapılıp sonuçları bir rapor haline getirilecek ve yapılacak panelle paydaşlara duyurulacaktır. Çalışmalar bakanlığın kendi bütçesi içinden karşılanacaktır. Projenin amacı: Proje uygulaması sonrasında proje amaç ve hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığını değerlendirmek üzere araştırma yapılması ve sonuçların paylaşımı. 10

11 Bu proje kapsamında yapılacak çalışmalar (İDA) aşağıda verilmiştir. 1. Araştırma Projesi 1 Literatür Tarama ve Araştırma Öncesi Kütüphane Araştırması Ana Kavramları Belirle Örnek İndikatörleri Belirle Soru Kâğıdını Hazırla Araştırma Öncesi tamamlandı Anketörler Eğitimi ve Anket Formu Düzenlemeleri Ön test Soru Kâğıdını Revize Et Anket Formlarını Çoğalt Anketör Eğitimi ve Anket Formu Düzenlemesi Tamamlandı Saha Çalışması Koordinasyon Anketlerin Toplanması Yanlış Anketlerin Düzeltilmesi Saha Çalışması Tamamlandı Veri Girişi ve Analiz SPSS (Statistical Package for Social Science) Veri Tabanı Oluştur SPSS Veri Giriş Tabanını Hazırla Veri Temizleme Veri Giriş SPSS Crosstab Al Frekans Tabloları Al Veri Girişi ve Analiz Tamamlandı Raporlama Taslak Rapor Hazırla Final Rapor Hazırla Raporu Sun Gelen Commentlere Cevap Yaz Raporu Finalize Et Final Raporu Gönder Final Rapor Tamamlandı Kapanış Paneli Katılımcıları Davet Et Panel Son Düzenlemeler ve Teslim Yukarda da değinildiği gibi sadece ne yapılacağını bilmek yetmez. İş Tanımları, öngörülen çalışmanın nasıl ve kimler tarafından yerine getirteceğini, hangi sınırlama ve varsayımlar içinde ne zaman gerçekleştirileceğini göstermelidir. İş Tanımlarının hazırlama sürecinden sonra görevlerin (etkinliklerin) proje programına aktarılması önerilir. Böylece, daha geniş katılımcılık sağlandığı gibi, detayların gözden kaçması engellenir. Aşağıda 1.1 İş Grubu için örnek olarak hazırlanmış İş Tanımı verilmiştir. Bu tür dosyaları MS Project içine de gömebilir veya bağlantı verebiliriz. Bu dokümanın 52. sayfasında bu işlemin nasıl yapılacağı Dışarıdan doya eklemek başlığı altında anlatılmıştır. Dokümanların dizin içindeki yerleri değişmediği sürece her zaman güncel bilgilere ulaşmak mümkündür. 11

12 Bölüm (Ana Sorumlu): İzleme ve Değerlendirme Bölüm (Destek): PYDB İDA No: 1.1 ARAŞTIRMA PROJESİ İŞ TANIMLARI İDA Elemanı Adı: Literatür Tarama ve Araştırma Öncesi Tarih: Ekim 2007 İş Tanımı: Literatür tarama ve araştırma öncesi çalışmaları kapsamında, tamamlanan projenin kayıtları toplanacak, benzer çalışmalarla karşılaştırılacak, ölçme için ana kavramlar belirlenecek ve anket çalışmalarına esas olacak sorular tanımlanacaktır. Bu iş grubu altında yapılacak etkinlikler aşağıda tanımlanmıştır. (Vurgu yapılan kısımlar iş tanımında nasıl yapılacağı açıklanması gereken kısımlardır) Kütüphane araştırması (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): tamamlanan proje bilgileri toplanıp (bu bir girdidir, Girdiler bölümüne diğer bilgilerle beraber işlenir. Bu bilgi ana sorumlu İzleme ve Değerlendirme dışından geldiği için yukarıdaki Bölüm (Destek) kısmına ilgili birimin adı yazılır.) ana kavramları belirleyecek veriler tespit edilir. (eğer bu veriler derlenip bir doküman haline getirilecekte bu etkinlik sonucu olan bir çıktıdır ve Çıktı kısmına ilgili bilgilerle birlikte yazılır.) Ana Kavramların Belirlenmesi (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): Tamamlanan projenin dokümanları varsa diğer dokümanlar (geçmiş diğer çalışmalar, internet gibi) incelenerek Kilit Performans Göstergesini değerlendirmek üzere hangi kavramları (memnuniyet, ilgi, destek gibi) sorgulanması gerektiği belirlenir Örnek İndikatörlerin Belirlenmesi (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): Belirlenen ana kavramların nasıl ölçümleneceğini belirlemek üzere göstergeler (geri dönüş oranları, sevk sayısı gibi) tanımlanır. Göstergelerin belirlenmesinde ISO xxy.abc standardı kullanılacaktır. (Faaliyeti yerine getirirken uyulması gereken standart veya g-yönetmelikler varsa bunlar belirtilir. Bu dokümanlar mevcutsa girdi olarak yazılmaz, dışarıdan temin edilecekse ilişkili bilgilerle birlikte Girdi kısmına yazılır Soru Kâğıdı Hazırla (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): göstergeleri elde edebilmek için paydaşlara hangi soruların yönetilmesi gerektiği, ucu açık soruların olup olmadığı değerlendirilerek örnek soru kâğıdı hazırlanır. (Soru kağıdı bu bölümün çıktısıdır. Onay süreci gerekiyorsa ayrı bir çalışma olarak tanımlanır-aşağıda olduğu gibi değilse Çıktı bölümüne ilişkili bilgilerle birlikte yazılır.) Araştırma Öncesi Tamamlanma (Fatma Erdoğan İzleme ve Değerlendirme): Hazırlanan soru kâğıdının bakanlık içinde gerekli düzeylerde onaya sunulur. Onay bu sürecin tamamlandığını gösterir. (Çıktı) Her iş grubunun sonunda yer alan tanımlı bir çıktı izleme ve değerlendirme açısından da önemlidir. 12

13 13

14 14

15 Gerçekleşen Görevlerin İş Tanımı 1- Sıra açısından 2- Süre açısından 3- Kaynak gereksinimleri i. İnsan kaynakları (Human Resources) ii. materyal kaynakları (Materail Resources) görevleri tek tek yazıyoruz. MP otomatik olarak 1 gün atadı. Günleri gerekli şekilde düzelteceğiz. Süreleri tanımlarken iş günü ile takvim gününü ayırmak gerekecektir. İş günü haftada 5 gün, takvim günü is haftada 7 gün olarak alınır. Girilen süreler otomatik iş günü olarak algılanır. Bunu takvim günü olduğunu belirlemek için d yerine ed (elapsed time) yazmak yeterli olacaktır. Örneğin yurt dışından getireceğiniz bir malzemenin temin süresi 1 ay ise bu iş programına takvim günü olarak girilmelidir. Süre için diğer birimleri de saat, hafta, yıl olarak da girebilirsiniz. Örneğin tüm süreleri ay olarak girmek istiyorsanız bunu Options menüsünden düzeltebilirsiniz. 15

16 Böylece her sürenin yanına ay yazmaktan kurtulursunuz. Örnek çalışmada süreler aşağıdaki gibi girilmiştir. Görevler Süre (İş Günü) Kütüphane Araştırması 5 Ana Kavramları Belirle 3 Örnek İndikatörleri Belirle 3 Soru Kâğıdını Hazırla 5 Araştırma Öncesi tamamlandı 0 Öntest 3 Soru Kâğıdını Revize Et 2 Anket Formlarını Çoğalt 1 Anketör Eğitimi ve Anket Formu Düzenlemesi Tamamlandı 0 Koordinasyon 10 Anketlerin Toplanması 10 Yanlış Anketlerin Düzeltilmesi 2 Saha Çalışması Tamamlandı 0 SPSS Veri Tabanı Oluştur 4 SPSS Data Entry Tabanını Hazırla 2 Data Cleaning 2 Data Recoding 2 SPSS Crosstab Al 4 Frekans Tabloları Al 3 Veri Girişi ve Analiz Tamamlandı 0 Taslak Rapor Hazırla 5 Final Rapor Hazırla 7 Raporu Sun 1 Gelen Commentlere Cevap Yaz 2 Raporu Finalize Et 4 Final Raporu Gönder 1 Final RaporTamamlandı 0 Katılımcıları Davet Et 5 Panel 3 Final Düzenlemeler ve Teslim 5 Dönüm noktaları bir bölüm işin bittiği noktalardır. 0 iş günü girildiğinde MP bunu dönüm noktası olarak alır. 0 iş gününü dışında da istediğimiz bir satırı dönüm noktası haline getirebiliriz. Bunlar, yukarda da değindiğimiz gibi İş Tanımlarında yer alan Girdi ve Çıktılara karşılık gelmelidir. 16

17 Bir görevin üstüne çift tıklayıp Task Information penceresinden Advanced sekmesi tıklanarak yukarıdaki gibi görevi Mark task as milestone e çek atarak dönüm noktası haline getirebiliriz. Görev tanımlarımız aşağıdaki gibi oldu. 17

18 yinelenen (tekrarlanan) bir görev oluşturmak Birçok proje, durum raporları yaratmak ve yayınlamak, proje toplantıları gerçekleştirmek ya da rutin kalite denetimleri gibi tekrarlanan görevler gerektirir. Bu tür etkinlikler zaman ve kaynak gerektirdiği için proje planlamasında mutlaka dikkate alınmalıdır. Bu tür bir görev eklemek için Insert menüsünden Recurring Task seçin, aşağıdaki görüntü oluşacaktır: 18

19 Burada, Personel Planlama Toplantılarının her hafta Pazartesi günü 2 saat sürecek şekilde planladığı ve ilk toplantının 14 Mart 2005 tarihinde başlayıp 10 hafta sonra tamamlanacağı (10 kez tekrarlanacağı) bilgisini elde ederiz. İş Programındaki görünüm aşağıdaki gibi olacaktır. Bu toplantılara katılacak personeli de belirleyip atayabilirsiniz. 19

20 PROJE BAŞLIKLARININ AYARLANMASI File menüsünde Properties seçilerek raporlamalarda kullanılacak başlıklar ve özet rapor kriterleri belirlenir. 20

21 4. BÖLÜM ORGANIZE TASK INTO PHASES (Görev ilişkileri) GÖREVLER ARASI İLİŞKİLER Öncül Görevler (Predecessors) Ardıl Görevler ( Successors) Öncül Görev Görevleri ilişkilendirirken kullanılan yöntemler, Yukarıdan aşağı (Top-down Plannig) Aşağıdan Yukarı (Bottom- up Planning) (Önerilen Yöntem) Özet Görevler (Summary Task) Start Başlangıç Finish Bitiş Ardıl Görev Start Başlangıç Finish Bitiş Görevler arası ilişkilerde 4 çeşit tanımlama yapmak mümkündür. 1. Finish to-start Bitiş- Başlangıç (Bir görevin başlaması için diğerinin bitmesi gereklidir.) 2. Start-to-start Başlangıç-başlangıç (aynı anda başlayabilen görevler) 3. Finish-to-Finish Bitiş-bitiş (aynı anda bitecek görevler) 21

22 4. Start-to-Finish Başlangıç-bitiş (Öncül görev başlarken bir sonraki görevin bitmesi gerekir) Görev Bloklama (Öncelikle görevleri kendi içindeki bütünlüğe göre bloklama işlemi yapıyoruz.) Bu seçenek ile bloklama işlemlerini yapmak için gerekli ekran aşağıdaki gibi açılır. 22

23 Bloklamak için soldaki butonları kullanabiliriz. Bunun için en az iki görev seçilecek. Daha doğrusu blok görevleri seçeceğiz. Soldaki buton (1) yardımıyla bunları bloklayacağız Yaptığımız bloğu iptal etmek için yine görevleri seçip alttaki (2) butonu kullanabiliriz. Bundan sonra görevler arası ilişkilendirmelere geçebiliriz. Bu ekranda solda ilişki butonları görülmektedir. Sağda istenilen görevler seçildikten sonra bu butonlar yardımıyla istenilen görev ilişkisi atanır. Burada da ikiden çok satır seçilerek görev ilişkisi tek hamlede yapılabilir. Soldaki görevlere dikkat edilirse 4. görev şekli olan start to finish ilişkisi için buton yoktur. O tip bir ilişki gerekiyor ise görev satırı üzerine çift tıklanır ve açılan pencerede (1) numaralı Predecessors sayfası seçilir. (2) öncül görev seçilir. (3) ilişki listesinden start to finish seçilir. 23

24 Görev tablomuz aşağıdaki gibi şekillenmeye başladı. 24

25 Ctrl tuşu ile isteğe bağlı atlayarak satırlar seçilebilir. Ana başlıkları böyle ilişkilendirebiliriz. Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Sağdaki takvimi seçimi ile dilimleri değiştirebiliriz. Günlük, haftalık vs görünümler yapabiliriz. View menüsündeki değişik görünümlerden faydalanarak farklı bakış açıları getirebiliriz. 25

26 Aşağıdaki menü seçimi ile proje ile ilgili başlangıç tarihi vs işlemleri değiştirilebilir. NOT: Yeni satır eklemek için görev satırında istenilen satırda Mouse un sağına tıklanarak New Task seçilebilir 26

27 Görev sürelerinde belirsizlik Şimdiye kadar girdiğimiz süreler belirli (deterministik) sürelerdi. Eğer süre tahminlerinde belirsizlik varsa ve yapılacak? Bunun için PERT (Program Evaluations and Review Technique) olarak tanımlanan bir tekniği kullanırız. Havacılık sanayi için geliştirilmiştir. ARGE projelerinde sıklıkla kullanılır. Belirsizlikleri dikkate alır. 3 tahminde bulunulur: İyimser (TO), Olması Muhtemel (TM), Kötümser (TP) Her etkinlik için beklenen zaman ve standart sapma hesaplanır. Her etkinlik zaman ekseni üzerinde BETA dağılımı gösterir. Beklenen proje süresi normal dağılım ile yakınsallaştırılır (ortalama ve standart sapma) Beklenen Zaman TE=(TO+4TM+TP)/6 Standart Sapma SD=(TP-TO)/6 PERT kullanımı için View Toolbars PERT Analysis işaretlenmiş olmalıdır. PERT çözümlemesini tüm proje için yapabileceğiniz gibi belli bir iş grubundaki belirsizliği gidermek içinde kullanabilirsiniz. Beklenen Zaman formülünde yer alan katsayıları (1, 4 ve 1) toplam 6 olacak şekilde ayarlayabilirsiniz (3, 2, 1 gibi). Yine formülde yer alan 6 sayısı ve standart sapma hesaplamalarını Toplam Kalite Yönetiminde vurgulanan 6 Sigma kavramıyla ilişkili olduğunu unutmayın. Projenizin %99,7 güvenirlilik sınırları içinde tamamlanmasını öngörüyorsanız 6 sigmalık alanı tanımlamanız gerekecektir. Aşağıda iyimser, muhtemel ve kötümser tahminleri girebileceğiniz örnek tablo verilmiştir. 27

28 Bu değerlere göre iyimser, muhtemel ve kötümser senaryolar üzerinde çalışılabilir. bolluk (lead tıme) ve gecikme (lag tıme) zamanlarının girilmesi Görev ilişkileri, işin yapılacağı sırayı yansıtmalıdır. Doğru görev ilişkileri kurduktan sonra, öncül ve ardıl görevlerin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında (bolluk olarak adlandırılan) örtüşen ya da geciken (gecikme olarak adlandırılan) zamanlar girerek olanınız düzenleyebilirsiniz. 28

29 olur. İki görev arasında bitiş-başlangıç ilişkisi olduğunu varsayalım: Bolluk, ardıl görevin öncül görev bitmeden önce başlamasına neden olur. Yazılım Destekli Proje Yönetimi Ders Notları Gecikme, ardıl görevin onun öncül görevi tamamladıktan sonra herhangi bir zamanda başlamasına neden Aşağıdaki üç görevi ilk olarak bitiş-başlangıç ilişkisini kullanarak planladığımızı varsayalım: Görev 8 başlamadan önce, görev 7 de uygulanan boyanın kuruması için fazladan bir güne gereksiniminiz var. Görev 7 nin süresine bir gün eklemek istemiyorsunuz, çünkü o gün gerçek iş oluşmayacak. Bunun yerine, görev 7 ve görev 8 arasın bir günlük gecikme girilecek. Bu işlemi görev 8 üzerine gidip Task Information penceresini açıp Predecessor bölümündeki Lag kısmına +1 yazarak da yapabilirsiniz. Bununla birlikte görev 9, görev 8 yarı yarıya tamamlandığında başlayabilir; bunun olması için görev 8 ve görev 9 arasına bir %50 lik bolluk gireceksiniz: veya: 29

30 görev sınırlamalarını ayarlamak MP de girdiğiniz her görevin ona uygulanan bazı sınırlamaları vardır. Sınırlamam bir görevin başlangıç ya da bitiş tarihlerini ve bu görevlerin yeniden planlanabileceği dereceyi denetler. Üç sınırlama türü vardır: Esnek sınırlamalar (Flexible constraints). MP, bir görevin başlangıç ya da bitiş tarihlerini değiştirebilir ancak süresini değiştirmez. Örneğin yer seçimi mümkün olan en kısa sürede (as soon as possible) başlayabiliyorsa bu sınırlama türü En Erken (ASAP) olarak adlandırılır. MP de varsayılan sınırlama türüdür. Esnek olmayan sınırlamalar (Inflexible constraints). Görev belirli bir tarihte başlamalı ve bitmelidir. Örneğin yer seçimi mutlaka belirli bir tarihe kadar bitirilmesi isteniyorsa bu tür bir sınırlama söz konusudur. Yarı esnek sınırlamalar (Semi-flexible constraints). Görevin başlangıç ya da bitiş tarihi sınırlaması vardır. Ancak bu sınırlama içinde, MP görevin başlangıç ve bitiş tarihlerini değiştirmek için planlama esnekliğine sahiptir. Aşağıdaki tabloda sekiz tür görev sınırlaması ve anlamları verilmiştir: 30

31 Bu sınırlama kategorisi Esnek Yarı esnek Esnek olmayan Bu sınırlama türlerini içerir En erken As Soon As Possible (ASAP) En geç As Late As Possible (ALAP) İlk başlama tarihi Start No Earlier Than (SNET) Son başlama tarihi Start No Later Than (SNLT) İlk bitiş tarihi Finish No Earlier Than (FNET) Son bitiş tarihi Finish No Later Than (FNLT) Başlatılması gereken tarih Must Start On (MSO) Bitirilmesi gereken tarih Must Finish On (MFO) Ve bu anlama gelir Project, bir görevi mümkün olan en kısa sürede oluşması için planlar. Projenin başlangıç tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere uygulanan varsayılan sınırlama türüdür. Project, bir görevi mümkün olan en geç sürede oluşması için planlar. Projenin bitiş tarihinden zamanlanan tüm yeni görevlere uygulanan varsayılan sınırlama türüdür. Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da sonra başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten önce başlamayacağına emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın. Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da önce başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten sonra başlamayacağına emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın. Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da sonra bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten önce bitemeyeceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın. Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde ya da önce bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihten sonra bitemeyeceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın. Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde başlaması için planlar. Bir görevin belirli bir tarihte başlayacağından emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın. Project, bir görevi belirlediğiniz sınırlama tarihinde bitmesi için planlar. Bir görevin belirli bir tarihte biteceğinden emin olmak için bu sınırlama türünü kullanın. Önemli: Yeni başlayan Project kullanıcıları genellikle görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini girme eğilimindedirler. Ancak bunu yapmak İlk Başlama Tarihi ya da İlk Bitiş Tarihi gibi yarı esnek sınırlamaları uygular. Bu, kullanıcıların Project in zamanlama motorundan yararlanmasını engeller. KAYNAK PLANLAMASI (OLDUKÇA ÖNEMLİ BİR BÖLÜM) Projenin doğru şekilde zaman maliyet analizlerinin ve tahminlerinin yapılabilmesi için gerekli bir bölüm. Kaynakların Tanımı: 1. Çalışma Kaynakları : ( Work Resources) Kişiler : (People resources) donanımlar : (Equipment resources) (örnek alt yapı) (tüketilemeyen kaynaklar; printer) 2. Malzeme (donanım) Kaynakları : (Material Resources) Tüketilebilir kaynaklardır. (toner) Personel Kaynakları: isimle olduğu gibi unvan ile de belirtilebilir. - Murat Öztürk - Yönetmen - Anketörler 31

32 Örnek projede kullanılacak kaynaklar, kaynak yükleri ve maliyet bilgileri aşağıda verilmiştir: Kaynak Kaynak Yükü Maliyet Kaan ERDOĞAN 100% 50,00 YTL/hr Fatma ERDOĞAN 100% 50,00 YTL/hr Kadir YILMAZ 100% 50,00 YTL/hr Murat ÖZTÜRK 100% 50,00 YTL/hr Kerim İNAL 100% 50,00 YTL/hr Genel Koordinatör 100% 30,00 YTL/hr Grup Koordinatörü 1 50% 20,00 YTL/hr Grup Koordinatörü 2 50% 20,00 YTL/hr Anketör 6 100% 20,00 YTL/hr Anketör 1 100% 20,00 YTL/hr Anketör 2 100% 20,00 YTL/hr Anketör 3 100% 20,00 YTL/hr Anketör 4 100% 20,00 YTL/hr Anketör 5 100% 20,00 YTL/hr Veri Girişçi 200% 24,00 YTL/hr Bilgisayar 400% 10,00 YTL/day SPSS Programı 100% 22,00 YTL/mon Kağıt 5,00 YTL 32

33 View menüsünden Resource Sheet seçimi ile sağdaki listede görünmeyen sütunların görünmesini sağlıyoruz. Max.units kolonunun görüntüsü istenirse tools + options menü seçeneği kullanılarak değiştirilebilir. 33

34 34

35 MALİYET BELİRLEME (Projenin can alıcı noktalarından bir tanesi de maliyet yönetimidir.) YTL ayarları için; Tools menüsünden Options seçeneği tıklandığında, symbol bölümünde para biriminde değişiklik yapabiliriz. (TL YTL) 35

36 Std Rate: Tanımlanmış standart maliyetlerdir. Saat ücreti olabileceği gibi haftalık veya aylık ücretler de girilebilir. Over Rate: Fazladan çalışma ücreti (mesai dışı). Bu bölüm o kaynağın projenin yürütülmesi sırasında fazla mesai yaptığı dönemler için proje maliyetlerinin hesaplanmasında kullanılır. Gerçekleşme bilgileri girilirken Gerçekleşen fazla mesai saati yazılır, proje maliyeti fazla mesai oranı ile çarpılarak bulunur. Cost / Use: O kaynağın kullanım maliyetidir. Kaynağın kullanım başına maliyeti varsa bu bölüm doldurulur. Genlikle Amortisman harcamaları için ayrılmıştır. Amortisman giderleri genellikle işçilik maliyet ücretleri içine GİG olarak yedirilmiştir. Accrue At: Ücretlerin gerçekleşeceği zamanları (start, prorated, end) belirler Çalışanların saat ücretleri belirledik. Materyallerin ücreti birim ücreti olarak alınır. Onlarda saat ücreti söz konu değildir. 36

37 Ayrıca ücret tipini de seçme şansımız var. Başlangıç, önceden belirlenmiş, bitiş ücreti gibi Projede çalışan kişilerin çalışma saatlerini isteğe (gereksinimlere) göre değiştirebilmek için ; yine Tools menüsünden Change Working Time seçeneği tıklanarak, Bir satırı seçip çalışma saatlerini özel olarak tanımlayabiliriz. 37

38 Açılan ekrandaki takvimde çalışma saatlerini değiştirebiliriz. Proje içinde yapılacak ödemeleri (nakit çıkışlar) da bu tabloda Avans ödemeleri gibi kaynak başlıklarıyla gösterilebilir. KİŞİLERİ (KAYNAKLARI) GÖREVLERE ATAMAK (Maliyet belirledikten sonra görevlerle çalışacak olan kişileri eşleştirme işlemi yapacağız.) 38 Bu seçimden sonra görevi seçip Assing resource (1) linki ile eşleştirmeleri yapabiliriz. Bir işe birden fazla kaynak atayabiliriz (2). Atadığımız kaynak (3) de görülen diagramada yansır. Ayrıca kaynak atadıkça o kaynakla ilgili iş yükü (4) de özetlenerek gösterilir.

39 Aşağıdaki linke tıklayarak kaynak atama görümünü daha kullanışlı olan bir ekrana çevirebiliriz 39

40 Bir kaynağa fazla görev atarsak bunu bize uyarı olarak döndürür. 40

41 Fazla görev atadığımız kişiden görevi almak için aşağıdaki görev satırını seçip soldaki seçimi yaparız. Bu sayede görev dağılımını ve atanan kişileri tekrar düzenleyebiliriz. 41

42 Bir göreve birden çok kaynak atayabiliriz. Bir göreve birden çok kaynak atarsak bize aşağıdaki gibi uyarı vererek, atanan kaynak oranında işin bitiş süresini azaltılmasını ya da süreyi aynı bırakmamızı ister. Süreyi kısaltmıyorsak kaynaklar diğer işlerle birlikte aralarda bu işi de yapacak anlamındadır. (Günde 2 saatlerini bu işe ayıracaklar gibi.) Burada dikkat edilirse Effort driven kutusu işaretlenmiştir. Proje çaba kullanımlı zamanlama mantığını kullanır. Bu, atadığınız kaynak sayısı göz ardı edilerek görevin başlangıçtaki iş değerinin (work) sabit kalması anlamına gelir. Bu tür zamanlamanın en belirgin etkisi, siz bir göreve ek kaynaklar atarken görev süresinin azalmasıdır. MP, yalnızca görevlere kaynaklar atadığınızda ya da onları görevden kaldırdığınızda bu mantığı kullanır. Bu durumda görünüm aşağıdaki gibidir: 42