Hayatboyu Öğrenme/Comenius Programı Comenius Okul Ortaklıkları SIKÇA SORULAN SORULAR

Transkript

1 Hayatboyu Öğrenme/Comenius Programı Comenius Okul Ortaklıkları SIKÇA SORULAN SORULAR 1

2 Sıkça Sorulanlar-Ortaklar ve Hareketlilik/1 Başvuru formunda belirtmiş olduğumuz hareketliliklerin yeri, tarihi, süresi ve sayılarında değişiklik yapabilir miyiz? Bunu UA ya bildirmeli miyiz? Ortaklar ile birlikte karar almak ve başvuru formunda belirtilen faaliyetlerin gerçekleşmesini sekteye uğratmayacak kaydı ile: Hareketlilik Yeri: Bazı ortaklarınızın düşmesi sonucunda yeni hareketlilikler planlamanız gerekebilir. hareketliliğin yerinde değişiklik yapılabilir. Ancak tabii hareketliliğin yapılacağı yer, onaylı ortak kurumlarınızdan biri olmalıdır. Hareketlilik Tarihi: Hareketlilik tarihlerinde değişiklik yapılabilir. Hareketlilik Süresi: Yine ortaklar ile birlikte kararlaştırmak ve faaliyetin gerektirdiği süreyi aşmamak kaydıyla faaliyet süresinde değişiklik yapılabilir. 2

3 Hareketlilik Sayısı: Minimum hareketlilik sayılarında (başvuru formunda işaretlediğiniz) altında hareketlilik gerçekleştirilemez. Gerçekleştirilir ise hibe tutarında kesinti yapılır. Başvuru formunda asgari hareketlilik sayısının üstünde bir sayı belirtilmiş ise okul öncelikli olarak asgari hareketliliği gerçekleştirmekle sorumludur. Bütçesinin yetmesi halinde okullar daha fazla hareketlilik gerçekleştirebilirler. Tüm bu değişikliklerin İlerleme Raporu ve/veya Nihai Raporda belirtilmesi gerekmektedir. Bunların dışındaki değişiklikler için lütfen Ulusal Ajansa danışınız.

4 İki Taraflı Ortaklıklarda asgari hareketlilik sayısını bir kerede yerine getirmek zorunda mıyız? Sınıf değişimini bölebilir miyiz? İki Taraflı Ortaklıklarda sınıf değişimi bir kerede gerçekleştirilir, bölünemez. İki taraflı bir projenin; kabul edilen ve sözleşmede yer alan hareketlilik sayısı 12 ise, minimum 10 öğrencinin, 24 kişi ise minimum 20 öğrencinin hareketliliğinin bir kerede yapılması zorunludur (öğrenci sayısı bölünemez).

5 İki taraflı (bilateral ortaklıklarda) sınıf değişimini bölmek mümkün müdür? Sözleşmenizde (sayfa 2) belirtildiği üzere sınıf değişimi bölünemez. Şöyle ki: - Kabul edilen hareketlilik sayısı 12 ise bunun bölünmeden (10 öğrenci ve 2 öğretmen şeklinde tek seferde) -Kabul edilen hareketlilik sayısı 24 ise bunun bölünmeden (20 öğrenci ve 4 öğretmen şeklinde tek seferde) yapılması gerekmektedir.

6 Sıkça Sorulanlar-Ortaklar ve Hareketlilik/2 Her ortağımıza hareketlilik yapma zorunluluğu var mıdır? Her ortağa mutlaka bir hareketlilik gerçekleştirme zorunluluğu bulunmamaktadır. Zorunlu hallerde yapılan değişiklikler dışında, başvuru formuna uygun bir şekilde hareketliliklerin gerçekleştirilmesi gerekir. Başvuru formunda belirttiğimiz öğrenci hareketlilik sayısında azaltma yapabilir miyiz? Hayır. Başvuru formunda hareketlilik tablosunda belirtilmiş olan öğrenci sayısında azaltılma yapılamaz. Ancak, başvuru formunda yüksek hareketlilik sayısı belirtilmişse (Örneğin 30) bu durumda azaltma yapılırken öğretmen ve öğrenci sayısında orantılı bir şekilde bir azaltma yapılmalıdır. 6

7 Seyahat, pasaport, vize işlemlerinden kim sorumludur? Bu işlemler okullar tarafından yürütülür. Görev izni ve hizmet pasaportu için gerekli prosedürler bu konuda yetkili olan mercilerden edinilebilir. Kabul edilen projeler, web sayfamızda ilan edilmiş ve bu kurumlara kabul yazıları gönderilmiştir. Vize işlemlerinin hızlandırılması noktasında, ilgili ülke Büyükelçiliği ile erken aşamada iletişime geçerek, gerekli işlemleri tamamlamak önemlidir. Dış İşleri Bakanlığı ndan nota talebinde bulunulabilmektedir. UA tarafından okullara gönderilen kabul yazısı, sözleşmeniz ve hareketliliğin yapılacağı ortak okulunuzdan alacağınız davet mektubu, pasaport ve görev izni için kullanılabilir.

8 Hareketliğin yapıldığı ülkeye yakın bir ülkeye gidip oradan geçmek mümkün müdür? Normal şartlarda hareketliliğin gerçekleştirileceği ülkeye seyahat etmek gerekmektedir. İstisnai durumlarda örneğin ziyaret edilecek ortağın okulunun bulunduğu yerin (şehir veya kasaba) başka bir ülkeye yakınlığı ve o ülkeye gitmenin daha makul ve uygun fiyatlı olması gibi durumlarda yakın olan ülkeye seyahat edilerek oradan geçilebilir. Ancak böyle bir durumda her iki ülkenin de vize isteyip istemediğinin mutlaka gitmeden önce kontrol edilmiş olması gerekir. Seyahatin yapılacağı ülkenin vize isteyip istemediğini nasıl anlayacağız? İlgili ülkenin temsilciliğinin mutlaka aranarak bu durumun teyit edilmesi gerekmektedir.

9 Sıkça Sorulanlar-Ortaklar ve Hareketlilik/2 Başvuru formunda işaretli olan hareketliliklerin kalitesini ve sayısını artırma ifadesi ne anlama gelmektedir? Başvuru formunun 5.7 bölümünde bunu gerçekleştirmeyi taahhüt etmiş bulunmaktasınız. Katılımcıların proje çalışmalarında aktif olarak yer alan kişilerden seçilmesi ve bu doğrultuda çeşitlendirilmesi hareketliliğin kalitesini artıracaktır. Ortaklarla başta iletişimde sonra da işbirliğinde sorunlar yaşanmaması ve faaliyetlerin gereği gibi yerine getirilmesi ortaklığın kalitesini artıracaktır. 垘 5.7 relevance for the objectives of the programme 垘 Please tick in the table below, the objectives of the Comenius programme that your Partnership will address, in addition to the first two (if any leave blank if none): X X To improve the quality and to increase the volume of mobility involving pupils and educational staff in different Member States To improve the quality and to increase the volume of partnerships between schools in different Member States, so as to involve at least 3 million pupils in joint educational activities during the period of the programme To encourage the learning of modern foreign languages To support the development of innovative ICT-based content, services, pedagogies and practice in lifelong learning To enhance the quality and European dimension of teacher training To support improvements in pedagogical approaches and school management

10 Proje kapsamındaki ortak okullara ardı ardına yapılan hareketlilik (bir hareketlilik tamamlandıktan sonra yurda dönmeden diğer ortağın bulunduğu okula hareketlilik yapmak) durumunda bu kaç hareketlilik sayılır? Bu durumda iki değil tek hareketlilik gerçekleştirilmiş olur.

11 Sıkça Sorulanlar Hibe/1 Hibe tutarının yetmesi halinde minimum hareketlilik sayısından daha fazla hareketlilik yapılabilir mi? Uygun uçuş ve konaklama imkanları bulunması halinde okullar artan hibe miktarını daha fazla hareketlilik gerçekleştirilmesi için kullanabilirler. Minimum hareketlilik sayısının altında hareketlilik yapılabilir mi? Yapılırsa ne olur? Asgari sayının sağlanması gerekir. Sağlanamaz ise sözleşmede belirtilen şekilde hibe tutarında kesinti yapılır. 11

12 Projeye ilişkin tüm belgeleri nasıl muhafaza etmeliyiz? Projeye ilişkin tüm belgeler düzenli bir şekilde bir arada saklanmalıdır. Proje başvuru formu ve sözleşmesi projede yer alacak kişilerin erişimine açık olmalıdır. Tüm belge ve tutanakların düzenli bir şekilde muhafaza edilmesi irtibat kişisi ve okul müdürü değişiklikleri açısından da çok önem taşımaktadır.

13 Harcama belgelerini kaç yıl süre ile saklamalıyız? Ortaklık kapsamında yapılan harcamalara ilişkin tüm belgelerin asılları 5 yıl süre ile okulda saklanmalıdır. Merkez final raporlarının yararlanıcı tarafından teslim edilmesinden sonra gerekli görülmesi halinde yararlanıcıdan her türlü belgenin aslını isteyecektir. Sözleşme gereği olarak belgelerin 5 yıl saklama mecburiyeti bulunmaktadır.

14 KDV harcamalarını hibe kapsamında talep edebilir miyiz? KDV muafiyeti için ne yapmalıyız? Talep edilemez. KDV muafiyeti için ayrıntılı bilgi ve form web sayfamızda yer almaktadır. Onaylanmış olan hibe tutarımızı artırmak mümkün müdür? Onaylanan ve sözleşmenizde yer alan hibe tutarında artırım yapılamaz.

15 Sıkça Sorulanlar Hibe/2 Hibe tutarının ne kadarını hangi faaliyetler için harcayacağımızı önceden nasıl belirleyebiliriz? Başvuru formunda yapılması planlanan faaliyetler belirtilmiştir. Bu doğrultuda başlangıç itibariyle onaylanan hibe tutarının nasıl kullanılacağının planlanması gerekir. Proje süresince yapacağınız yurt içi harcamalarınıza ayırmanız gereken tutarı bir fizibilite yaptıktan sonra tahmini olarak ayırabilirsiniz. Hareketliliklere ayıracağınız miktarı da internetten uçak bileti fiyatlarını öğrenerek, yine konaklama olanaklarını araştırarak tahmini olarak belirleyebilirsiniz. Uygun konaklama yerleri konusunda ortaklarınızdan da bilgi alabilirsiniz. Öğrencilerin ortak ülke ile önceden belirlenecek öğrenci aileleri ile konaklaması sağlanması halinde öğrenci katılımı için ayrılacak tutar neredeyse seyahat masrafları kadar olacaktır. 15

16 Hibe tutarının %80 nini aldığımız halde %100 harcamayı hangi kaynaklarla yapacağız? Sözleşmenizde belirtilen toplam hibe tutarı proje süresince ortaklık kapsamında kullanmanız için tahsis edilmiştir. Ancak ilk ödemede toplam tutarın %80 i ödenmektedir. Okul, faaliyetleri yürütmesi için gereken kalan tutarı kendi bütçe kaynaklarından, okul dışı kuruluşlardan sponsor bulmak kaydıyla veya katılacak kişilerin (daha sonra geri alma hakkı saklı kalmak koşuluyla) katkısıyla sağlayabilir. Hibe kullanımının sürekli olarak yazılı bir şekilde kayıt altına alınması hem okul açısından hem de UA nın rapor aşamasında isteyebileceği bilgiler açısından önem taşımaktadır.

17 Kalan %20 bakiye ödemesini hangi şartlarda alabileceğiz? Sözleşmenizde de belirtildiği gibi faaliyetlerin, hareketliliklerin ve sonuçların başvuru formu doğrultusunda yerine getirildiğinin nihai raporda belirtilmesi ve UA tarafından onaylanmasından sonra kalan ödeme yapılır. UA faaliyetlerin, hareketliliklerin ve sonuçların gerçekleştirildiğine dair kanıtlayıcı belgeler isteyecektir. Hibenin tamamını hareketlilik faaliyetlerinde kullanabilir miyiz? Projenin yurt içi faaliyetleri için gerekli malzemelerin okul imkanlarıyla karşılanması halinde bütçenin tamamı hareketlilikler için kullanılabilir.

18 Sıkça Sorulan Sorular- Proje ve Okul/1 Okulda (ve okul dışı çevrede) projeyi nasıl tanıtabiliriz? Başlangıç itibariyle projenin tüm okulda tanıtılması için toplantı, sunu, görsel dokümanlar, öğrenciler ile yapılacak yarışma, münazara, kompozisyon yazma, araştırma ödevi gibi sınıf içi faaliyetler ile sizlerin proje konunuzu dikkate alarak çeşitlendirebileceğiniz diğer yöntemler ile projeyi okulda tanıtabilirsiniz. 18

19 Proje grubu kimlerden oluşmalıdır? Çalışmaları yürütecek proje grubu okulun idari personeli, öğretmen ve öğrencilerinden oluşur. İrtibat kişisinin ortaklıkta iletişim için kullanılacak dili bilmesi gerekir mi? Diğer ortaklar ile sağlıklı bir şekilde iletişim kurulabilmesi açısından irtibat kişisi projedeki iletişim dilini bilen bir öğretmen olmalıdır.

20 İrtibat kişisinin ortaklara karşı ve proje grubuna karşı sorumlulukları nelerdir? İrtibat kişisi ortaklarla, UA ile ve proje grubu içerisinde iletişimin sağlıklı bir şekilde yürütülmesinden sorumludur. Ortaklarla yapılan yazışmalar ile ilgili proje grubunu bilgilendirmelidir. Ulusal Ajansın web sayfasını sürekli takip ederek ortaklıkları ilgilendiren konularda proje grubunu da bilgilendirmelidir. Başta başvuru formu ve sözleşme olmak üzere projeyle ilgili tüm dokümanları proje grubunun incelemesini sağlamalıdır.

21 Sıkça Sorulan Sorular- Proje ve Okul/2 Okul müdürünün projeden kaynaklı sorumlulukları nelerdir? -Projenin başvuru formuna uygun bir şekilde yürütülmesi ve bunun için okulun olanaklarının kullanılmasını sağlaması, gerek okul içinde gerekse okul dışı çevreye projenin tanıtılması ve destek sağlaması, -Hibenin sözleşmeye ve başvuru formuna uygun bir şekilde kullanımın sağlanması -Proje grubunun geniş tutulmasını sağlayarak, projeye katkıda bulunan kişilerin ortaklığın amacına uygun olarak hakkaniyetli bir şekilde hareketliliklere katılmasını sağlaması. 21

22 İrtibat kişisi ve okul müdürü değişikliklerini nasıl bildirmeliyiz? Bu değişiklikler resmi bir yazı ile ivedilikle Merkezimize bildirilmelidir. İrtibat kişisi ve okul müdürlüğü değişikliğinde, resmi yazı yeni kişiye ait güncel iletişim bilgilerini (e-posta, ev/cep telefonu) içermelidir.

23 Başka bir okula tayin olan irtibat kişisi eski okulunda projenin hareketlilik faaliyetlerine katılmaya devam edebilir mi? Başka okula giden irtibat kişisi bu görevini okulda bu görevi yerine getirebilecek bir öğretmene devreder ve projeden ayrılır.

24 Sıkça Sorulanlar Sözleşme/Ödeme Sözleşmenin geçerlilik süresi nedir? İki yıl Sözleşme ne zaman yürürlüğe girer? Okulunuz tarafından doğru bir şekilde doldurularak gönderilen sözleşme Merkez Başkanımızın imzası ile yürürlüğe girer. Ödemeler ne zaman yapılacak? Sözleşmenizin her iki tarafça imzalanmasını takiben 45 gün içinde ilk ödeme talimatı tanzim edilerek finans birimimize iletilecektir. Finans birimimiz de gerekli kontrol ve kayıtları yaptıktan sonra bankaya okul hesabına ödeme transferinin yapılmasını talep edecektir. Bankada meydana gelen yığılmalar gecikmelere sebep olabilmektedir. Son ödeme de nihai raporlarınızın incelenmesini takiben yapılacaktır. 24

25 Son Hatırlatmalar Sorunların çözümünde esas olan okulun iç dinamikleridir. Çözümün öncelikle okul içinde ve karşılıklı diyalog ve anlayış kapsamında aranması gerekmektedir.

26 UA-İletişim Lütfen e-posta yoluyla iletişime geçiniz. Comenius Okul Ortaklıkları Nilüfer İLHAN FİDANAY Comenius Program Koordinatörü Uzmanlar: Elif Zeynep KARABAY Güngör ALAM Melda YILDIRIM ALGAN Onur AYDEMİR 26

27 TEŞEKKÜR EDERİZ 27