BTU 100 BİLGİSAYAR OKURYAZARLIĞI Veri Tabanı Uygulamaları I

Transkript

1 BTU 100 BİLGİSAYAR OKURYAZARLIĞI Veri Tabanı Uygulamaları I 0

2 Veri Tabanı Uygulamaları I İÇİNDEKİLER 1.. VERİ TABANI UYGULAMALARI: MS ACCESS (1/2) 1.1. Veri Tabanı Nedir? 1.2. Veri Tabanı Yapısı ve Üzerinde Yapılacak İşlemler 1.3. Veri Tabanı Dsyası Oluşturma Tabl ve Alan Oluşturma, Düzenleme ve Silme 1.4. Veri Girme, Düzenleme ve Silme Bu bölümü tamamladıktan snra, Veri tabanı kavramını tanımlayabilecek, Veri tabanı yapısının çalışma mantığını kavrayabilecek, Tasarım görünümünde tabl alanları luşturabilecek, Alan özellikleri ve veri türüne göre değişken tanımlayabileceksiniz. 1

3 1. VERİ TABANI UYGULAMALARI Veri Tabanı Nedir? Veri tabanı, birbiriyle ilgili verilerin düzenli biçimde saklandığı, gerektiğinde istenilen miktar ve biçimde elde edilebildiği yazılımlardır. Telefn defterimizdeki kişilerin listesi ve bilgileri bir veri tabanı labileceği gibi milynlarca kişinin tüm kimlik bilgileri de veri tabanıdır. Genellikle büyük miktardaki verilere yönelik, veri girme, arama, filtreleme, raprlama gibi işler veri tabanı üzerinde yapılan işlemlerdir. Veri tabanları birçk farklı yazılımla elde edilebilir ancak bu eğitimde günlük yaşantımızda ihtiyacımızı karşılayabilecek yazılımlardan biri lan Micrsft Office paketi içerisindeki Access yazılımı ile anlatılacaktır. Farklı veri tabanı prgramları bulunmasına karşın, hepsinde rtak kullanılan terimler vardır. Bunları aşağıdaki hiyerarşide tanımlamak mümkündür: Veri Alan Kayıt Tabl Veri tabanı Şekil 1. Veri Tabanı Öğeleri Veri: Herhangi bir kelime, sayı ya da ifade veri labilir. Örneğin, Ali Ankara, 2016, , 3 Mart 2016 Cuma gibi farklı tipteki veriler vardır. Verilerin tipleri nları nasıl sakladığınıza ve daha snra nasıl filtrelediğinizi etkiler. Veri yukarıdaki örneklerde lduğu gibi kısa veya sayfalarca yazıdan luşan uzun metinler şeklinde de labilir. Hatta yazılı ifadelerin dışında resimler, ses dsyaları, vide dsyaları da veri tabanlarında saklanabilir. Alan (field): Veriyi içinde barındıran en küçük birimdir. Alanlar içlerinde tutacakları veriyi tarif eden isimlere sahiptir. Örneğin ad, syad, yaş, dğum tarihi, TC Kimlik N, Öğrenci N, Cinsiyet, Ortalama gibi. Kayıt (recrd) : Veri tabanında saklayacağımız her bir girdiye kayıt denir. Her bir kayıt, bir başka girdi için aynı alanlardaki bilgilerden luşur. 1

4 Tabl: Birden fazla kaydın luşturduğu veri kümesidir. Örneğin öğrenciler tablsunda çk sayıda öğrenci için ad, syad ve diğer alanlardan luşan bilgiler bulunabilir. Veri Tabanı: Birden fazla tabldan luşan veri kümesidir. En az bir tabldan luşur. Veri tabanları kullanılan yazılıma göre farklı biçimde labilir. Örneğin Ms Office paketi içerisindeki Access uygulaması ile luşturulan dsya tek başına bir veri tabanıdır. Farklı bilgisayarlara taşınabilir ve Access uygulaması lan her bilgisayarda açılabilir. Ancak daha büyük veri tabanı yazılımları da mevcuttur. Örneğin Micrsft SQL Server, MySQL Server, Oracle gibi büyük veri tabanı uygulamaları, genellikle web sitelerinin arkasında büyük miktardaki veriyi saklamak ve istenildiğinde görüntülemek için kullanılır. Biz bu dersimizde sadece kişisel amaçlı veri tabanı luşturacağımız için Micrsft Office paketindeki Access i 2010 sürümü kullanacağız Veri Tabanı Yapısı ve Üzerinde Yapılacak İşlemler Veri tabanları içerisinde veriler mutlaka tabllar içinde saklanır. Ms. Access ile aşağıdaki gibi bir tabl yaratabilirsiniz. Şekil 2. Veri Tabanı Tablsu ve İçerisindeki Kayıtlar ve Alanlar Yukarıdaki tablnun adı Öğrenci Bilgileri dir. Bu tablda 4 öğrencinin bilgileri saklanmaktadır. Tablya göre aşağıdaki bilgileri çıkarabiliriz: Tablda 4 kayıt, yani 4 adet öğrenci verisi kaydı vardır. Tabl görünümünde her bir satır bir kayıt larak sayılır. Her bir kayıtta, 10 adet alan vardır. Tabl görünümünde her bir sütun, alan larak adlandırılır. Alanların içerisinde tutulan verinin çeşidine göre (sayısal veri, yazılı/metin veri, tarih türünde veri vb.) türleri vardır. Alanların tuttukları veriyi tarif eden ve kullanıcı tarafından verilen adları vardır: N alanı, 8 karakterden luşan metin türünde verileri tutar. Ad alanı, 50 karakterden luşan metin türünde verileri tutar. Syad alanı, 50 karakterden luşan metin türünde verileri tutar. Epsta alanı, 100 karakterden luşan metin türünde verileri tutar. Dğum Tarihi alanı, gün, ay ve yıl türünde verileri tutar. Cinsiyet alanı, Evet/Hayır türünde verileri tutar. İl alanı, 20 karakterden luşan metin türünde verileri tutar. 2

5 Telefn alanı, 12 karakterden luşan metin türünde verileri tutar. Bölüm alanı, 6 karakterden luşan metin türünde verileri tutar. Ortalama alanı, ndalıklı sayı türünde verileri tutar. Bu alanların yukarıdaki gibi adlarını, tutacakları veri türünü ve miktarını kullanıcı belirlemektedir. Bazı alanlardan sayısal veriler saklanmaktadır. Örneğin, Ortalama alanında sayısal (ndalıklı sayı) veriler saklanmaktadır. N, Ad, Syad, Epsta, İl, Telefn ve Bölüm alanlarında metin türünde veriler saklanmaktadır. N alanında sayılardan luşan ifadeler yer alsa da kullanıcı larak bizler alanı metin türünde luşturduğumuz için harflere ek larak rakam da girebiliriz. Dğum Tarihi alanında ise gün, ay ve yıl bilgilerini saklıyruz. Bu alanın türünü Tarih/Saat larak belirlediğimiz için, sadece gün ay ve yıl girebiliriz. Cinsiyet alanı ise Evet/Hayır türünde bir alandır. Görüldüğü gibi bu türdeki alanlara cevabı Evet ya da Hayır lan verileri saklayabiliyruz. Bu örnekte kutucuk seçilirse Evet, yani cinsiyet Kadın, Hayır seçildiğinde de Erkek lacağını öngörüyruz. Bu alanlara yeni alanlar (sütunlar) ekleyebilir, ya da var lanları silebiliriz. Alanların resimdeki gibi yan yana sıralaması önemli değildir. Sıralamayı değiştirebiliriz. Uyarı: Veri tabanındaki bir tablya veri eklerken, arada bş kayıt (satır) bırakamayız! Veriler alt alta girilmelidir. Bazı alanları ise bş bırakabiliriz. Detaylar ileride anlatılmıştır. Veri tabanlarını, diğer uygulamalardan ayıran en büyük özellikleri aşağıdaki gibidir: Çk büyük miktarda veri saklanabilir. Örneğin binler hatta milynlarca öğrencinin bilgileri, ders listeleri, ntları gibi. Saklanan verilerin istenilen alana göre sıralaması yapılabilir. Örneğin öğrencilerin kayıtları AD alanına göre A dan Z ye (artan biçimde) sıralanabilir. Benzer biçimde, Ortalama alanına göre büyükten küçüğe (azalan) sıralama yapılabilir ve en başarılı öğrenci en üstte lacak şekle getirilebilir. Saklanan veriler bir ya da birden fazla alana göre srgulanabilir (filtrelenebilir). Örneğin tablda kaç adet erkek öğrenci var? srusuna cevap vermek için veriler Cinsiyet alanına göre srgulanabilir. Ya da kaç öğrenci Ankara da yaşıyr? srusunu cevaplamak için başka bir srgu hazırlanabilir. Birden fazla alana göre de srgu yapılabilir. Örneğin Ankara da yaşayan erkek öğrenciler gibi. Veri tabanlarına Şekil 2 dekine benzer bir tabl görünümü ile veri girilebilir. Buna ek larak aynı tablya yönelik hazırlanmış bir frm arayüzü ile de veri girilebilir. Örneğin Şekil 3 de, aynı Öğrenci Bilgileri tablsuna veri girmek için hazırlanmış bir frm görülmektedir. 3

6 Şekil 3. Veri Giriş Frmu Veri tabanlarında bulunan tüm verileri ya da belirli bir srguya uyan verileri (örneğin sadece Ankara da yaşayan öğrenciler gibi), sayısı ne kadar çk lursa lsun A4 byutundaki sayfalara düzenli çıktı almak üzere raprlar hazırlanabilir. Tüm bu işlemler birçk veri tabanı uygulamasında mevcuttur. Ancak burada bu işlemlerin Micrsft Access Prgramı ile nasıl yapıldığı anlatılacaktır Veri Tabanı Dsyası Oluşturma Veri tabanı dsyası luşturmak için Access uygulamasını açın. Bu uygulama Micrsft Office paketi içerisinde kurulu larak gelmektedir. Eğer Office 365 üyeliği içerisinde bu uygulamayı bulamazsanız, deneme sürümünü indirebilirsiniz. Uygulamayı açtıktan snra ekrana aşağıdaki gibi Access penceresi gelecek ve sizden yeni veri tabanı yaratma ya da var lan bir veri tabanını açmanızı bekleyecektir (Şekil 4). 4

7 Şekil 4. Access Açılış Ekranı Bu pencerede ilk kez veri tabanı yaratacağımız için aşağıdaki adımları takip ediniz: Dsya Adı kısmına Öğrenciler.accdb yazınız. Dsyanızın bilgisayarınızda hangi klasörde yaratılacağını belirlemek için, Dsya Adı kutusunun altındaki adrese bakınız. Eğer bu adresi değiştirmek isterseniz, sldaki klasör değiştirme butnuna ( )tıklayarak yeni bir klasör seçebilirsiniz. Unutmayın ki, dsyanızı luşturduktan snra da farklı bir klasöre taşıyabilirsiniz. Kullanılabilir Şablnlar kısmında, Bş veritabanı seçeneğinin seçili lduğundan emin lunuz. Oluştur kmutu ile devam ediniz. Ekrana yeni ve bş bir veri tabanı dsyası (Öğrenciler.accdb) gelecektir. (Şekil 5) 5

8 Şekil 5. Yeni Oluşturulmuş Bş Veri Tabanı Dsyası Tabl ve Alan Oluşturma, Düzenleme ve Silme Yeni luşturduğunuz veri tabanı dsyasında ilk yapılacak iş tabl yaratmaktır. Diğer elemanlar (srgu, frm vb.) var lan tablları kullanarak luşturulabilirler. Bu amaçla aşağıdaki adımları yaparak Öğrenci Bilgileri adında bir tabl luşturunuz. Oluştur menüsünü tıklayıp açınız. Açılan menü seçeneklerinden Tabl seçeneğini tıklayınız (Şekil 6). 6

9 Şekil 6. Tabl Ekleme Menüsü Ekrana Şekil 7 deki gibi içi bş, adı Tabl1 lan bş bir tabl gelecek. Bu tablnun iki görünümü vardır: Veri Sayfası Görünümü: Tabl hazırlandıktan snra verileri girmek için kullanılır. Tasarım Görünümü: Tablya veri girmeden önce, yeni alan eklemek, ya da var lan alanları değiştirmek için kullanılan görünüm. Bu iki görünüm arasında geçiş yapmak için ekranı sl üst tarafındaki Görünüm seçeneklerini değiştirin (Şekil 7). 7

10 Şekil 7 Yaratılan bş tabl görünümü Bu tablya bir öğrenci için gerekli bilgileri gireceğimiz için aşağıdaki adımları izleyerek alanları luşturun: Giriş menüsündeki Görünüm seçeneklerinden Tasarım Görünümü ü seçin. Bu sırada size tablnuzun adını değiştirmek için bir kutucuk çıkacak, kutuya Öğrenci Bilgileri yazın. Bu tablnuzun yeni adı lacaktır. Şekil 8. Tabl Adı Girme Kutusu 8

11 Daha snra görünüm aşağıdaki gibi lacaktır: Şekil 9. Tabl Alanlarını Oluşturma Ekranı Yukarıdaki görünüme ulaştığınızda artık tablnuza yeni alanlar ekleyebilir ya da lanları değiştirebilirsiniz. Yeni alan eklemek için; Kimlik satırının altındaki ilk bş satıra gelip bir alan adı yazınız. Örneğin bu tablda öğrencinin adını kaydetmek için Ad adında bir alan yaratınız. Bunun için Alan Adı kısmına Ad, Veri türü kısmında açılan listeden de metin seçiniz. 9

12 Şekil 10. Tabl Alanlarını Oluşturma Ekranı Öğrencinin adı en fazla kaç karakter labilir? Örneğin 20 karakter yeterliyse, Ad alanı seçili iken ekranın altındaki Alan Özellikleri listesine bakınız (Şekil 11) Bu listele Alan Byutu ifadesinin yanında 255 yazmaktadır. O değeri 20 yapıp Enter tuşuna basın. Bu sayede tüm öğrenci adları en fazla 20 karakter larak girilebilecektir. Bu işlem isteğe bağlı yapılır ancak bşu bşuna büyük alanlar (255 karakter gibi) kullanmak veri tabanınızın perfrmansını kötü yönde etkilememesi için ihtiyaç kadar karakter limiti knmalıdır. Şekil 11. Eklenen Alanların Özellikleri Alan Özellikleri listesinde bazı önemli ayarlamalar aşağıdaki gibi değiştirilebilir: Varsayılan Değer: Eğer alan veri girişi sırasında bş bırakılırsa, zaman tmatik larak buraya yazacağınız değer ile dldurulur. 10

13 Gerekli: Sadece Evet/Hayır değerlerinden biri seçilir. Eğer, veri girilirken bu alanın bş bırakılması istenmiyrsa ve zrunlu tutulacaksa, zaman Evet seçilmelidir. Böyle durumlarda, kullanıcı eğer bu alanı bş bırakırsa sistem uyarı mesajı verecek ve uygun veri girilene kadar bekleyecektir. Uyarı: Burada en çk ihtiyaç duyulacak alan özellikleri üzerinde durulmuştur. Öğrencilerle ilgili tüm verileri saklamak için aşağıdaki gibi uygun alan adları yazarak ve uygun veri türlerini seçerek alanları luşturunuz (Şekil 12). Alan adlarını ve veri türlerini seçtikten snra Açıklama sütununa istediğiniz açıklamayı elle girmelisiniz. Girmek zrunda değilsiniz ancak ileride alanın kaç karakter veya sayı saklayabileceğini size hatırlatması için tercih edebilirsiniz. Unutmayın ki açıklama alanına yazdığınız yazılar gerçekte bir ayarlama yapmaz veya Alan Özellikleri listesindeki bilgileri kntrl etmez. Açıklamalar tamamen kendiniz için aldığınız hatırlatıcı ntlardır. Şekil 12. Tüm Alanların Tanımlanmış Durumu Eğer herhangi bir alanı sayı türünde seçerseniz, alanın Alan Byutu listesinde şu şekilde seçenekler göreceksiniz: 11

14 Şekil 13 Farklı Sayı Türleri Bu seçenekler (Şekil 13), sayıların farklı türde alt kategrilerini göstermektedir. Eğer alanda saklanacak veri tam sayı ile zaman ilk 3 seçenekten birini seçin. Eğer sayınız ndalıklı sayı lacaksa, zaman Tek, Çift veya Ondalık seçeneklerinden birini seçiniz. Ondalıklı sayıları saklamak her zaman teknik larak daha fazla alan gerektirdiğinden, gerekmedikçe ndalıklı sayı türü seçmeyiniz. Bu şekilde istediğiniz kadar çk alan ekleyip çıkarabilirsiniz. Alanların sıralamasının bir önemi yktur. Dilerseniz kimisini üste kimisini alta sürükleyip bırakarak taşıyabilirsiniz. Yarattığınız tablda aynı isimde iki öğrenci labilir, hatta aynı isim ve sy isimde bile iki farkı öğrenci labilir. Böyle durumlarda her öğrenci için farklı lacak bir alan yaratmak iyi fikir lacaktır. Öğrenci N yada kısaca N adında bir alan bu işi görecektir. O nedenle, Kimlik alanının adını N yaparak değiştirin. Bu alanın türünü metin yapınız ve öğrenci numaralarının hane sayısına göre Alan Byutu giriniz. Sn larak, yukarıdaki örnekteki N alanı gibi, her kullanıcı için farklı lacak bir veri saklayacaksanız, alanı birincil anahtar (primary key) larak işaretlemenizde fayda var. Bizim örneğimizde zaten birinci anahtar lan Kimlik alanını değiştirip N yaptığımız için zaten bu alan birincil anahtardır. Ancak böyle lmasaydı, bir alanı birincil anahtar yapmak için alanı seçip Tasarım menüsünü açıp Birinci Anahtar butnuna tıklamanız gerekecektir (Şekil 14). Şekil 14 Bir Alanı Birincil Anahtar Yapma 12

15 Bu işaretlemeyi yapınca alanın kenarında sarı anahtar semblü çıkacak. Bu sayede tabldaki hangi alanın birincil anahtar lduğunu anlamış lacağız. Şekil 15 Birincil Anahtar Semblü Bazı birinci anahtar alanlar için veri türünü tmatik sayı seçmek daha iyi labilir. Otmatik sayı seçilen alanlarda, alana elle veri girilmez, her yeni kayıtta alan birer birer artar Veri Girme, Düzenleme ve Silme Yukarıda hazırladığımız tablya veri gireceğiz. Bunun için görünümü veri sayfası görünümü ne çevirin. (Tasarım menüsünden Görünüm seçeneklerinden Veri Sayfası Görünümü) Bu görünümde (Şekil 16), tablnuz da alanlarınız bş şekilde bekleyecek. Her alanın kutusuna gerekli bilgileri girip Enter tuşuna basın. Enter tuşuna basınca yeni kayıt eklemek üzere alt satıra geçmiş lacaksınız. Eğer yeni kayıt eklemek istemiyrsanız hiçbir şey yapmadan tablnuzu kapatınız. Tasarım Görünümü Veri Sayfaları Görünümü Şekil 16 Görünüm Seçeneleri ve Snuçları 13

16 Şekil 16 da 4 adet öğrencinin bilgilerinin girilmiş lduğunu görüyrsunuz. Siz de dilediğiniz sayıda öğrenci bilgisini girin. Bş bırakılması sakınca alan varsa (Gerekli özelliği Evet lanlar), alanları bş bırakmamalısınız. N alanı birincil alan lduğu için hem bş bırakılmamalı, hem de farklı iki öğrenci için asla aynı değer girilmemelidir. Verilerinizi düzeltmek isterseniz fare ile ilgili kutucuğa tıklayıp düzeltmeyi yapın. Ardından Enter tuşuna basınız. Eğer bir kaydı (bir satırı) tamamen silmek isterseniz Şekil 17 deki gibi satır başındaki gri alanda satır hizasında sağ tıklayın ve açılan menüden Kayıt Sil seçeneğini seçin. Şekil 17. Kayıt Silme Kayıt ekleme işlerinizi bitince tablyu sağ üst kısımdaki kapatma düğmesinden (çarpı işareti) kapatabilirsiniz. Tablyu kapattıktan snra tekrar açmak isterseniz, sl taraftaki Tabllar panelinde tablnuzu çift tıklayarak açabilirsiniz. Bir veri tabanında birden fazla tabl labilir. Yeni tabllar eklemek için bu belgenin başlangıcındaki Tabl ve Alan Oluşturma başlığındaki adımları yapınız. Var lan tabllarınızın adı birbirinden farklı lmalı. Tablnun adını değiştirmek isterseniz, önce tablyu kapatın. Ardında Tabllar panelinde tablyu sağ tıklatıp Yeniden Adlandır seçeneğini seçin. 14