QMS Standardr ve Kamu Kuruluglan ig Kontrol Standartlan

Transkript

1 * ar'lttt DOKUMANLARIN KONTROLU PROSEDURU 1. AMA9 Bu Prosedtir; Muratpaga Belediyesi'nde; Kalite ve ig Kontrol sistemi kapsamrnda olugturulan doktiman tiplerinin tantmlanmast, bu doklimanlann hazrrlanmasr, yeterlilik ve uygulanabiliriik agrsrndan incelenmesi, onaylanmasr, yygun gonilenlerin kontrolli olarak dagrtrmr, giincel olan dok[.imanlann revizyonu, giincel olmayanlarrn y0nirtikten kaldrnlmasr ile ilgili uygulanacak yontemleri belirler. 2. KAPSAM. TS-.EN LlO?091,:2008 QMS Standardr ve Kamu Kuruluglan ig Kontrol Standartlan Tebligi kapsamrnda olan lim qiincel dokilnanlan ve verilen kapsar, 3. TANIMLAR 3.1. Tebligi Tanrmr, El QMS Standardr ve Kamu Kuruluglan ig Kontrol Standartlan yazrya dokiilmiig dokiilm[ig Plan, Prosedrir, Talimat,'srirec T Srirec Akls, Akrc, Gorev, Rehber, Yonetmelik, ic Ginetoe,Tarife, eias vn. giui uyg;6mair zoruniitfui6ilir. ^ 1'?.0'9. [lytt.tl Dokiiman: Muratpaga BeLediyesi'nin.bagrr burundug_u mevzuat dogrultusunda; Bagbakanhk, Maliye Bakanhgr, Bayrndrrtrk ve'iskan Bak'antrgr, igigleii Bakantrgr,"saohkB;i;t6i Kamu lhate Kurumu,lb. gibi kamu kuruluglan. taraftndan yaytnlanan ( Kanun, Kanun HrikhLinde Karamam-e, yonetmelik,.leolrg, luzul(, Genelge ve Ekleri vb. ), uluslararasr anlagmalara bagh olarak yabancr belediye ve kuruluglardan gelen bilgi ve belgeler, yurtiii B_elediye ve kuruluglardan gei:en oitgi ve b;lfibr, Bina Vaprm lgleri, Mal ve Hizmet Alrmlan ile ilgili tedarikgi lirmalar tarafrndan'gonderiien bilgi ie belgeier, hizmet sunulan vatandaglar tarafrndan gonderilen bilgi ve belgeler Veri: Kalite ve ig.kontrol, sislemini olugturan s[ireglerin performanslan ve igleyigiyle ilgili bilgi sa$lamaya yarayan ve kayrtlar aracrh$r ile ulagrlabiien srireg sonuglanbrr ^ 3.4.Kalite El Ktabt Belediye.faaliyetlerini.ve.kalite yonetim sistemini: IS EIr/ /SO 900i;200g ems Standart gartlan dogru ltusunda agtklay an qi)n cel dokij m a n'. 3.S-Siirec El.KtaM Belediye kalite ve ig konkol srstemi igerisinde tanrmlanmrg olan temel ve destek suregleri v_e bu stireglerin.srrasrnr..ve birbirleriile olan etkilegimlerini: rs EN tio g(idiiiooietrils stanoart gartlan dogrultusunda agrklayan qiincel dokijman 3.6,Organizasyon El Kitabr: Birim ve all birimlerin gorev, yetki ve sorumluluklan dogrultusunda q9l99fl9$lilg,if]9li hizmel s0re-glerinde galtgan akademik ve idiri persbnetin gorev, yetii,e io*rtutrttann,n a9rk9a 0e[n 0lgt gunce, dor(rman Prosed0r: Bir ya da birden fazla birim ve birim personelinin katrlmr ile gerqeklegen faaliyelerde, her bir faaliyetin gygulama strastnt, her bir faaliyetten sorumlu birim ve personelini n6urten vri faalivetierle birimler arast ilig-kileri ve stireglerde yer alan iglemlerin ne, ne zaman, nigin, nerede ve kim tjrafrndan nasrl yaprlacagrnr agtklayan qijncel dok man. 3'8'Talimat: Birimler tarafrndan. sunulan hizmetler ile ilgili ytirutlilen faaliyeflerin, ig ve iglemlerin 9:l!9,119_$tirllT,9:i,strastnda ortaya grkabilecek uygunsuzluk ve Iatalan onlemek ariracr ile uyitmasr'gereken kurallann agrklandtg I oilncel dokijman. 3.9.Form: Birimler tarafrndan. yayrnlanan prosedtirler ve mevzuat dogrultusunda sunulan hizmeger ile ilgili ytirtit0lenfaaliyetlerin,igveiglemlerinsonuglairnrnkayrtedildi$iglince/jo,(diman 3'10.Kontroll0 Kopya: Kalite Yonetim Sistemi iginde gerektiginde grincellenmesi zorunlu olan, dogrulugu ye l9ql19i.onaylanmtg dok0manrn binmler tarafrndan kullanrlmasrnr-saglayacak bigimde, sayrsal -agrdin kontrolhi bir gekilde qogaltrlmrg kopyasrdrr. /@n"-'

2 {X, artttvt DoKUMANLARIN KoNTRoLU PRoSEDURU 3.11.iptal Dokiiman: Uzerinde degigiklik yaprlarak "eski sistem dokiimanr" haline getirilen srincel dokiimanlann, orijinal ntshasr tizerine "lptal" kagesi basrlarak argivlenen doktiman Reviryon: Teknolojik geligmelere, uygulama sonuglanna ve mevzuat degigikliklerine bagh olarak; birimler tarafrndan olugturulan slincel dokumanlar tjzerinde yaprlan degigiklikler. 4. SORUMLULUKLAR 4.1. Bu prosedtinin haztrlanmast, grincellegtirilmesi, iptali, kontrollti dadrtrlmasr ve arsivlenmesinden Yonetim Temsilcisi, uygulanmasrndan; mrldrirler ve birim kalite temsilcileri sorumludur. 5. ilgilidokumanlar 5.1. Kayrtlann Kontrol[i Prosedtiri.i 5.2. Doktiman Kodlama Rehberi 5.3. Doktiman.Dagrtm ve Geri Alma Formu 5.4. Revizyon lstek Formu 5.5. Revizyon Takip Tablosu 5.6. Dokiiman Dagrtrm Listesi 5.7. DokLiman Gozden Gegirme Formu 5.8. Giincel Dokiiman Listesi 5.9. ISO 9001:2008 QMS Standardr 6. UYGULAMA 6.1. Dokiimanlartn Srntflandtrmast: Birimlerde uygulanmakta olan Kalite ve i9 Kontrol Yonetim Sistemi kap-samrnda yer alan doktimanlar agagtda agrklandrgr!i-bi srnrflandrnlmrgtrr: 'l Seviye.Doktiman: Misyon,.Vizyoh,-Kalite'PolitikairJStratejik Plan, Kilite El Kitabr, Organizasyon El Kitabr, Stireg El Kitabr, Yonetmelik, lc Genelse, Tarife ve Esaslar, ' 2-.S6viye Doktiman:,SO 900-i7F-0p-8'Standardrnda belirtilen zorunlu prosedlirler, talimatlar, planlar, formlar ve birimler tarafrndan faaliyetleri ile ilgili hazrrlanan prosedfirler, talimaflai, planlar ve formlar ' 3. Seviye Dokriman: Drg Kaynakh DokLimanlar Birinci Sev.iye Dokiimanlann Haztrlanmasr, Onaylanmasr, Yiiriirliik, G6zden gegirilmesi, giincellenmesi, Reviryon ve Dagrtrmr: Muratpaga belediyesi Misyon, Vizyon, Kalite Politikasr, Kalih El Kr'hbr: a) Hazrrlrk, Onay, Yiiriirl[k ve Dagrtrmr: Belediye personeli tarafrndan kattltmcr anlayrg ile hazrdanan ve Yonetim Temsilcisi tarafrndan onerilen l4,rt.lpgsr,belediyesi misyon, vizyon, Kalite El Ktalr ve kalite politikas; Beledive Baskam onawile yururlu0e girer ve internet adresinde vawnlanr. b) Giizden Gegirilmesi, Giincellegtirilmesi ve Revizyonu: Qa$dag belediyecilik anlaytgrnda yaganacak degigime baglr olarak ygy3 yiiriirliikte bulunan mevzuat ve stand?rtl?rdo$rultusunda yonetim temsilcisi tarafrndan gozden gegiilii, g[]ncellenir, revize edilir ve bu prosedtirtjn (a) bendinde belirtilen yontemler ile hazirlanrr, oniylanri, yiirtirliige girer ve dagrtrmr gergeklegtirilir. c) iptali ve Yiiriirliikten Kaldrnlmasr: _. Bu prosediiriin 6.2.1(b) maddesinde belirtilen gartlarrn gergeklegmesi durumunda revizyona ugrayan Muratpaga Belediyesi misyon,vizyon, &!i@!&uve kalite politikasrnrn ilk yayrnlandrgr tdrihteki-orijinal n[ishasr 'tizenne IPTAL k-agesi vurulaeljtplafdiki.imanlar'klasoninde, yonetim terisilcisi tarafrndan stiresiz olarak muhafaza edilir. o0 PR 01/R 0t2 I

3 f';1 trtattt DOKUMANLARIN KONTROLU PROSEDURU Revizyona u$rayarak iptal edilen misyon, vizyon, kalite el kitab ve kalite politikasrna ait ilk yaytnlandt$t tarihte ki orijinal kopyalannrn imha edilmesi ile ilgili yazr yonetim temsilcisi tarafrndan birim ydneticilerinin dikkatine yazrlrr ve da0rtrmr yaprlan birimlerin yoneticileri tarafrndan yrrtrlarak imha edilmesi saglanrr. d) igaretleme: Revizyo_na ugrayan doktimana ait dokr.iman kodunda yer alan revizyon numarast (R.00 ) revizyon srrasrna ba$h olarak degigtirilir. Yaptlan t0m revizyonlar; revizyon takip tablosunda veva ghncel dokiiman listesinde yonetim temsilcisi tarafrndan kaytt vd takip edilir, Muratpaga Belediyesi Organizasyon El Kitabl ve Siireg El Kitabr: Hazrrhk, Onay, Y0riirliik ve Dagrtrmr: Belediye personeli tarafrndan katthmcr anlayrg ile hazrrlanan ve Yonetim Temsilcisi'ne onerilen Muratpaga Belediyesi Organizasyon El Kitabr ve Stiieg El Kitabr; Ydnetim Temsilcisi onaw ile ytirtirltige gier ve intranet savfasthda vainlantr. b) Revizyonu:. Bu doh[imanlar aga$rdaki gartlann varh$r halinde yrirurliige girdigi ilk tarihten itibaren revize edilir ve bu prosediirtin (a) bendinde belirtilen yontemler ile hazirlanrr, o.-naylanrr, yiirtirli.ige girer ve dagrtrmr gergeklegtirilir. 1. Kaynaklann etkili, ekonomik ve verimli kullanrmrnr saglayacak nitelikte onerilerin Belediye personeli tarafrndan yaprlmasr ve Yrinetim Temsilcisinin uygun gormisidurumunda, 2. B_elediye'nin ve/veya birimlerin hizmet kapsaminda-bir Oegigiklik olmasi durumunda, 1 "ttlgrglprti Belediyesi'nin bagh ve uygutamakta yiiklm[i otdugu mevzuattan kaynaklanan bir oegr$rk[grn 0rmast 0urumun0a, 4. TS EN ISO 9001:2008 Standardrnrn revize edilmesi durumunda, Organizasyon El Kitabr ve Stireg El Kitabr'nda; birimlerin oorev, yetki ve sorumluluk alanrnda ver alan konular ile ilgili revizyon onerileri, birim mrid0deri tarafrndan yonetirir temsilcisine, revizyon istek ve takip formu ile yaprlrr. Organizasyon El Kitabr ve Stireg El kitabr igeriginde yer alan sayfa veya sayfalar: Yukanda belirtilen gartlardan herhangi birinin gergeklegmesi durumunda vdietm temsirc,bin;n oniyr ile revize edilir, c) Gtizden Gegirme ve Gfi ncellegtirme: O-rganizasyon El Kitabr ve Sureg El Kitabr igeri$inde yaprlan revizyonlara bagh olarak her yrl yonetim temsilcisi taraftndan gozden geqirilir, grincellenii ve (a) m'addesinde- belirtilen vrjntemler ile y-en.ilenerek yiirurli.i$e girer. G0ncellemesi yaprlan dokrimanlar ile ilgili: revizyon durumu, r6vizyon tanhi, yrirliriuk durumu gtincei doktiman listesinde y6netim temsilcisi tarafrn-dan takii edilir. iptali ve Ytiriirliikten Kaldrnlmasr: '1. Bu prosedlirtin (b) maddesinde belirtilen gartlarrn gergeklegmesi durumunda revizyona ugrayan Muratpa$a Belediyesi Organizasyon El Kitabr ve S[req El Kitabr; yayrnlandrgr tarihteki oiiiinal n-iistiasr tizerine IPTAL kagesi vurularak, iptal Dokiimanlar Kiasoriinde, ioiretim teirsilcisi tarafrndan stiresiz olarak muhafaza edilir. 2, Revizyona ugrayarak iptal edilen Organizasyon El Kitabr ve Srireg El Kitabrna ait yayrnlandrgr tarihteki orijinal kopyalan yonetim temsilcisi taraftndan dokriman dagrtrm ve geri almi fbrmu ile dagrtrmr yaprlan birimlerden toplanrr ve yrrtrlarak imha edilir. clsl o0 PR 01/R 05/3 I

4 * ellitrt DOKUMANLARIN KONTROLU PROSEDURU e) igaretleme:. El Kitaplannrn iqeriginde yaprlaggf revizyon ( degigiklik ) durumunda; revizyon yaprlan metin: Koyu sivah renkli. sada vafikve alfi cizili bir gekilde yazrhi. El Kitabtntn revizyona ugrayan sayfastnrn dokiiman kodunda yer alan revizyon numarasr (R.00 ) revizyon srrasrna ba$h olarak degigtirilir Muratpaga Belediyesi Stratejik Planr: a) Hazrrhk, Onay, Yiir0rllik ve Dagrtmr: _.Belediye personeli tarafrndan kattltmcr anlayrg ile hazrrlanan ve onerilen Muratpaga Belediyesi Stratejik Plant; Belediye meclisinde goriigtihip, uygun lrir0ldtikten sonra Belediye Bagkani onayr ile yiirtirltige girer ve intemet adresinde yayrnlanrr. Stratejik plantn her 9flfqqr1a kontrollti kopya kagesi vurularak Stateii Gelistirme Miidiirlilqii tarafrndan imza kargrhgr tiim birim yoneticilerine dagrtrmi yaprlrr, ^Sttqt:tl plantn Lrer -sayfastna kontrollii kopya kagesi vurularak,. Maliye Bakanlrgr, igigleri Bakanlrgr, Devlet Planlama Te$kilatrna bir omegi Staieii celistir,rr,e Miidililiidtiiarafrnoan-yizigma yontemi id gonderilir, b) G<izden Gegirme, Giincelleme ve Revizyonu:. Stratejik planda yer.alan.am.aq hedef!aa!!ye! ve projelerin gergeklegme durumlanna bagh olarak, her iki ytlda bir, Strateii Celistirmg tliidlilldt taiafrirdan liatrlimcr 'anlayrg ite gozdei gegiriimesi, giincellenmesi ve revizyonu yaprlaer;t7.3-q)maddesinde belirtilen yont6rirler ile- yiiriirltigl grrer v; dagtttmr yaprlrr, Gtincellemesi yaprlan dok[manlar ile ilgili: revizyon durumu, revizyon tarihi, gozden oeqirme tarihi, ytirtiritik durumu gtincel doktiman listesinde Strateli-Gerist'rme,irlidtirrtidti tarafindan takip"eiitir. c) iptali ve Yiiriirliikten Kaldrnlmasr:.. Bu prosedrinin 6.2.3(b) maddesinde.belirtilen gartlann gergeklegmesi durumunda revizyona ugrayan Muratpaga.Belediylsi Stratejik.Planrn, ilk yayrnlandrg tarlhtdki orijinal nishasr rizerine ieft ia$esi vurularak, IPTAL Doktimanlar Klasor0nde,' Strateii Gelistirme M:tidiirli)dii tarafrndan si.iresiz oldrak muhafaza edilir. Revizyona. ugrayarak.,iptal edilen Stratejik Planrn ilk yayrnlandrgr tarihte ki orijinal kopyalan yonelim temsilcisi taraftndan doktiman dagrtrm ve geri alma formti ile dagltlmr yaprlan 6irimbrden toplanrr ve yrrtrlarak imha edilir. d) igaretleme:. Stratejik. Plantn igeri$inde.yaprla.cak revizyon (degigiklik )durumunda; Revizyon yaprlan metin: (gyq sivah renkli, sada vafik ve alfi iizilibir gekilde yazrhi. - ^ Revizyona ugrayan stratejik, Plan'rn doktiman kodunda yer alan Revizyon Numarasr ( R.00 ): Revizyon srrasrna bagl olarak degigtirilir Y<inetmelik, Tarife ve Esaslar: a) Hazrrhk, Onay, Yiiriirliik ve Dagtttmr: _, Belediye birimleri tarafrndan kattltmct anlayrg ile hazrrlanan ve dnerilen yonetmelik, tarife ve esaslar; Belediye meclisinde goriigtiltip, uygun gor0ld0ktdn sonra Belediye Bagkanl onayr ile y0riirltige girer ve 00 PR o1lr 0r4 8

5 * ifratrl DOKUMANLARI N KONTROLU PROSEDURU!!9j!!_E!!!!!if,!i[larafrndan her sayfasrna Konkoll[i Kopya kagesi vurularak, ic vazsma ile imza kargrlrgr tiim birim yoneticilerine dagrtrmr yaprlrr. b) Revizyonu: Bu dokumanlar a9a$rdaki gartlann varhgr halinde yiiriirlii$e girdigi ilk tarihten itibaren revize edilir ve bu proseduriin (a) bendinde belirtilen yontemler ile hazrrlanrr, onaylanrr, yiirtirliige girer ve da$tttmt gerqeklegtirilir. 1, Kaynaklann etkili, ekonomik ve verimli kullanrmrnr saglayacak nitelikte onerilerin Belediye personeli tarafrndan yaprlmasr ve Be!9!!y9-SL9!!!!.uygun gormesi durumunda, 2. Belediye'nin ve/veya birimlerin hizmet kapsamrnda bir degigiklik olmasr durumunda, 3. Iiluratpaga Belediyesi'nin ba$h ve uygulamakla ytikiimli.i oldugu mevzuattan kaynaklanan bir degigikli$in olmasr durumunda, Yonetmelik, tarife ve esaslar; Birimlerin gorev, yetki ve sorumluluk alantnda yer alan konular ile ilgili revizyon onerileri, birim mtidtirleri tarafrndan Beledive Baskant'na ie vazsma ili iletilir. Yonetmelik, tarife ve esaslar; igeriginde yer alan sayfa veya sayfalar: Yukanda belirtilen gartlardan herhangi birinin gerqeklegmesi durumunda belediye bagkanrnrn onayr ile revize edilir. b) Giizden Gegirme ve Giincellegtirme: Yonetmelik, tarife ve esaslar ile ilgili igerikte yaprlan revizyonlara baglr olarak her yt iloili niidiirliik taraftndan gozden geqirilir, giincellenir ue (a) maddesinde belirtilen yonteml-er leleniienereft yijrtirliige girer. Gtincellemesi yaprlan dok0manlar ile ilgili: revizyon durumu, revizyon tarihi, gozden qeqirme tarihi, yliriir[ik durumu gtincel dokriman listesinde ilqili mtidlirliik tarafrndan takip edilir. c) iptali ve Yi.iriirliikten Kaldrrrlmasr: 1 Bu prosedtirtin 6.24 (b) maddesinde belirtilen gartlann gergeklegmesi durumunda revizyona ugrayan MuratpaSa Belediyesi Yonetmelik, tarife ve esaslai; yayrnland(r taiihteki orijinal niishasr ti2erinelpfal kagesi vurularak, IPTAL Dokiimanlar Klasorrinde, ilqili niidiirluk tarafrndan siiresiz olarak muhafaza edilir. 2 Revizyona u$rayarak iptal edilen Yonetmelik, tarife ve esaslar; yayrnlandrgr tarihte ki orijinal kopyalan ilqili niidiirliik laraftndan dokriman dagrtrm ve geri alma formu ile toplanrr ve yrrtrlarak imhb edilir. ' d) igaretleme: Yonetmelik, Esas ve Tarifelerin igeriginde yaprlacak revizyon (degigiklik )durumunda; revizyon yaprlan metnin son hali: Kovu sivah renkli, sada vafik ve alfi eizili bir gekilde yazrlrr, Revizyon yaprlan metnin eskl hall; ilgili yonetmelik, esas ve tarifenin son sayfasrnda iptal ve/veya de$igtirilen madde ba$h0r altrnda belirtilir. _ ^Revizyona u$rayan Yonetmelik, Esas ve Tarifenin dokrjman kodunda yer alan revizyon numarast ( R.00 ) revizyon srrasrna ba!h olarak degigtirilir. 6,3 ikinci Seviye DokUmanlar Hazrrlanmasr, Onaylanmasr, Yiiriirliik, Gtizden gegirilmesi, giincellenmesi, Reviryonu ve Da!rtlmr: 00.PR.01/R 05/5 8

6 * trtatyi DOKUMANLARI N KONTROLU PROSEDURU Zorunlu Prosediirler, Rehberler, Talimatlar, Planlar ve Formlar e) Hazrrfik, Onay, Yiir0rliik ve Dagtttmr: TS EN ISO Wl:2008 Standart tartlan do$rultusunda dok0mante edilmesi zorunlu olan ( Dokiimanlarrn Kontrolt, Kon-troni,xaraturrnrontrolti,DtizelticiFaaliyetler,0nleyiciFaaliyetler,Uygun0lmayanUr0n/hizmet Karrtlarrn Kontrolti, Onleyici Olmayan Ur0n/hizmet Kontrolti ve i9 Tetkik ) prosedi.irleri ve ile ilgili Talimatlar, planlar ve tomlar, kllte p!!rn! Tt Ku rumu n intra n et sites in d e f) Giizden Gegirilmesi, Giincellenmesi ve Reviryonu: Bu dokumanlar: ISO 9001:2008 Standart gartlarrnda revizyon yaprlmasr durumunda ve kalite ve ig kontrol sisteminin etkinligi goz ontinde bulundurularak birimlerden gelecek oneriler do$rultusunda, yiiriirllige girdigi ilk tarihten itibaren revize edilir ve bu prosedtirtin (a) bendinde belirtilen yontemler ile hazrrlanrr, onaylanrr, y0nirliige girer ve dagrtrmr gergeklegtirilir. Birimler onerilerini, revizyon istek ve takip formu ile yonetim temsilcisine yapariar. Yonetim temsilcisi uygun gordiigii oneriler dogrultusunda gerekli olan revizyonlan yapar ve revizyon takip tablosunda yaprlan revizyonlan takip eder. Kalite ve ig kontrol sisteminin etkinli$i, uygulamada ki aksakhklar ve mevzuat degigiklikleri goz onrinde bulundurularak; yonetim temsilcisi yrlda 1(bir) kez bu doktimanlan gozden gegirir ve gerekli ise dokriman(lar)r revize eder (a) maddesinde belirtilen yontemler ile birimlere dagrtrm ve duyurusunu gerqeklegtirir. Grincellemesi yaprlan dokrimanlar ile ilgili: revizyon durumu, revizyon tarihi, gozden geqirme tarihi, yiirtirllik durumu siincel dokriman listesinde yonetim temsilcisi tarafrndan takip edilir. iptali ve Yiiriirliikten Kaldrrrlmasr : Bu prosedliriin 6.3.'l (b) maddesinde belirtilen gartlann gergeklegmesi durumqrnda revizyona ugrayan Prosed[ir, talimat, plan ve formlar; yayrnlandr0r tarihte ki orijinal n[ishasr iizerine IPTAL kagesi vurularak, IPTAL Doktimanlar Klasoninde, yonetim temsilcisi tarafrndan s[iresiz olarak muhafaza edilir. Revizyona ugrayarak iptal edilen prosediir, talimat, plan ve formlar; ile ilgili birim dokumantasyon sorumlulanna, yonetim temsilcisi tarafrndan i9 yazrgma ile bilgi verilerek birimde kullanrlan dokiimanlann yanhghkla kullanrlmasrnr onlemek amacr ile imha edilmesi saglanrr. h) igaretleme: 1. Prosediir ve Talimatlarda Revizyon Yaprlmasr durumunda kullanrlacak igaretleme Yiintemi: Prosedrir ve/veya talimatlarrn igeri$inde yaprlacak revizyon (de$igiklik )durumunda; revizyon yaprlan metin Kovu sivah renkli, sada vafik ve alfi cizili bir gekilde yazrlrr, Revizyona u$rayan prosedrjr ve/veya talimahn dokuman kodunda yer alan revizyon numarasr ( R.00 ) revizyon srrasrna ba!h olarak de!i$tirilir. 2. Plan ve Formlarda Revizyon yaprlmasr durumunda kullanrlacak igaretleme Yontemi: Revizyona ugrayan dokiimana ait doktman kodunda yer alan revizyon numarasr ( R.00 ): revizyon srrasrna bagk olarak degigtirilir. Yaprlan t0m revizyonlar; revizyon takip tablosunda veva qfincel dokhnan lis/e yonelin temsilcisr tarafrndan kaytt ve takip PR 01/R

7 *.IIttY' DOKUMANLARIN KONTROLU PROSEDURU 63.2 Birimlerin faaliyet alanlarrna baglr olarak uygulamaya koyduklan; Prosediir,!q!!94, Talimat, Plan ve Formlar: a) Hazrrhk, Onay, Yiiriirliik ve Dagrtrmr: Birimlerde gergeklegtirilen faaliyetler ile ilgili vukaqda belidilenler, biim kalite,selistirme ekipleri taraftndan hazrrlantr ve birimin en List yetkili amifr tarafrndan onaylantr ve-eifrm-dokilfiziiffi sorumlusu taraftndan dokiiman dagrtrm ve geri alma lomv veva ic vazsma ile imza kargrh$r ilgili personele dagrhmr yaprlrr. Giizden Gegirilmesi, Giincellenmesi ve Revizyonu: Bu dokumanlar; birimin uygulamakla yiikrimlti oldu6u mevzuat sartlannda, birim faaliyet alanrnda degigiklik olmast durumunda, kalite ve ig kontrol sisteminin etkinligi'goz onunde bulundurularak birim personelinden gelecek <ineriler dogrultusunda, yiinirli.i$e girdigi ilklarihten itibaren revize edilir ve bu prosedtirtin (a) bendinde belirtilen yontemler ile hazrrianrr, onaylanrr, yrirtirltige girer ve dagtttmt gergeklegtirilir. Birim personeli onerilerini, revizyon istek ve takip formu ile birim doktimantasyon sorumlusuna yaparlar. Birim kalite temsilcisi uygun gordtigii oneriler dogrultusunda gerekli olan revi2yonlan yapar ve yaptlan.revizyonlar. doktimantasyon soiumlusu tarafrndan revizyon takifl lablosu veva qiincel doiijnan Iistesi /e takip edilir. Kalite ve ig kontrol sisteminin etkinligi, uygulamada ki aksakhklar ve mevzuat dedisiklikleri qoz oni.inde bulundurularak; Birim Kalite Temsilcisi yrlda 1(bir) kez bu dokrimanlan qrizden --qecirir veterekli ise dokiiman(lar)t revize eder (a) madtlesinde b6lirtilen yontemler ile biri"mlere oa,-grirm ve d"uyurusunu gergeklegtirir,.gtincellemesi yaprlan doklimanlar ile ilgili: revizyon durumu, revizyon tanhi, gtizden gegirme tarihi, yuriirltik ve iptal durumu grincel dokriman-listesindir birim doktimantdsyon soruhlusu tdafindan takifl edilir. c) iptali ve Yiiriirliikten Kaldrnlmasr: Bu.prosed[inin (b) maddesinde belirtilen gartlann gergeklegmesi durumunda revizyona ugrayan plan ve formlar; y_ayrnldndrgr tariht6 ki ohjinal niishasr 0zerine ieul"xa$esi vurularak, IPTAL Doktimanlar Klasor0nde, Birim doklimantasyon s6rumlusu tarafrndan s0resrz oldrak muhafaza edilir...revizyona ugrayarak iptal edilen prosed[ir, 4q[!9q, talimat, plan ve formlann yiinlrliikte bulunan orijinal n0shalan, dokrjman da$rtrm ve geri alm-a formu veva ic vatsma ile biriin dok0mantasyon sorumlusu tarafrndan toplantr ve yrrtrlarak imha edilir. igaretleme: 1. Prosed0r, Rehber ve Talimatlarda Revizyon Yaprlmasr durumunda kullanrlacak igaretleme Y6ntemi: -.Prosedtir ve/veya Talimatlann igeriginde yaprlacak revizyon (degigiklik )durumunda; revizyon yaprlan melin: Kovu sivah rcnkli, sada vat k ve altt cizili bir gekildi: yazrlrr.. Revizyona u$ray-an prosed0r ve/v_eya talimatrn dokriman kodunda yer alan revizyon numarasr ( R.00 ) revizyon srrastna bagh olarak degigtirilir.

8 * arftui DOKUMANLARIN KONTROLU PROSEDURU 2. Plan ve Formlarda Revizyon yaprlmasr durumunda kullanrlacak igaretleme Y6ntemi: Revizyo-na u$rayan doktimana ait dokilman kodunda yer alan revizyon numarast ( R.00 ) revizyon srrasrna ba$h olarak degi$tirilir. Yaptlan tiim revizyonlar; revizyon takip tablosu veva orincel dokdiman lislesinde birim doktimantasyon sorumlu'su tarafrndan-kayrt ve takip edilir U9tnc0 Seviye Dok0manlar: Birimler uygulamakla ytikiimlti olduklan dr9 kaynakh dokiimanlan revizyon ve iptal durumunu dokrimanr yayrnlayan ilgili kurulugun resmi internet- site-sinden ve resmi qazeteden takid eder. Bu trir doktimanlar kurum internet sitesindeki birimin sayfasrndan intemet kopriis0 (lin-k) verilir. Revizyona veya iptaie ugradrgr tespit edilen dokrimanlar ilgili birim tarafindan takip edilerek a'ynr yoitemle duyurulur.' 6.5. Orijinal Dokiimanlann Saklama Yrintemi ve Saklama Siireleri: TUm dok[.imanlartn saklama yontemi ve saklama silreleri Kayrtlann Kontrol0 Prosedririi'ne gore gergeklestirilir. 7. DAGrflM..Yww.tnuratpasa-bld:oov.tr internet sitesi uzerinden tiim birim yoneticileri, birim kalite temsilcileri, binm dokrimantasyon sorumlulan, 00 PR 01/R 05/8 a