AKADEMİK İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ SÜRECİ

Transkript

1 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Kadro Belirleme ve İlan Süreci Tüm birimlerden Öğretim lemanı kadro taleplerinin alınması Taleplerin listelenmesi Kriterlere göre taleplerin değerlendirilmesi Yönetim Kurulu onayına sunulması ÜYK onayında sonra YK kararının yazılması YÖK ten yazılı atama müsaadesi talep edilmesi Yetkili makamların parafına sunulması Rektörlük onayına sunulması Onaylı yazının teslim alınması Yazının kaydının alınması ve YÖK e

2 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ YÖK Başkanlığı cevap yazısının Rektörlük Yazı İşlerinden teslim alınması Gelen evrak kaydının yapılması ve ilgili birimlere havale edilmesi İlanın hazırlanması İlan metninin hazırlanması ve Basın İlan Kuruluna üst yazı ile Kadro profesör / doçent / yard. doçent mi? Ar. Gör./Okutman / Öğretim Görevlisi/ Uzman mı? Resmi gazeteye Yüksek tirajlı gazetelerden birine İlanının yayının takibi YÖK web sayfasında ilan edilmek üzere yazının YÖK e İlanın kopyalanması,akademik birimlere, diğer üniversitelere ve YÖK e üst yazı ile

3 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Kadro Başvuru Değerlendirme ve Atama Süreci Yardımcı Doçent müracaatlarının alınması Yabancı dil seminerinin verilmesi Yabancı Dil Sınavının yapılması Başarılı oldu mu? İlgili kişiye Fakülte Yönetim Kurulunda jüri seçilmesi Yayınların jüriye Jüri raporunun Fakülte Yönetim Kuruluna alınması Olumlu mu? areket Onayının hazırlanması Dekanın onaylaması

4 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Profesör ve Doçent müracaatlarının alınması Müracaatların listelenmesi Jüri seçilmesi Yayın paketlerinin üst yazı ile birlikte jüri üyelerine Jüri üyelerinin raporunun alınması Rektöre iletilmesi Üniversite Yönetim Kurulu gündemine aldırılması ÜYK Kararının alınması 2

5 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ 2 Uygun mu? İlgili kişiye ve ilgili birime Atama onayının hazırlanması İlgili Fakülte Dekanı / nstitü Müdürü tarafından imzalanması Atama onayının Personel Daire Başkanlığına gelmesi İlgili kayıtların işlenmesi areket onay yazısının paraflandıktan sonra Rektörlük onayına sunulması Tarih ve sayı verilmesi (onay numarası) İlgili birimlere dağıtılması (SGDB, PDB, Fakülte) İşe başlama yazısının yazılması YÖK Başkanlığına

6 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Öğretim Yardımcısı müracaatlarının alınması Müracaatların değerlendirilmesi (yönetmelik şartlarına uygunluk) Ön değerlendirmenin yapılması Ön değerlendirme sonucunun Personel Daire Başkanlığına Toplu olarak web sayfasında ilan ettirilmesi İlanda belirtilen kişilerle mülakat yapılması Sonuçların personel daire başkanlığına iletilmesi Kazananların listesinin web de yayınlanması Adaydan ilgili evrakların teslim alınması Atama onayının hazırlanması ve Dekan imzasına sunulması Atama yazısının PDB na 3

7 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ 3 Rektör onayı İşe başlama yazısının Personel Daire Başkanı na SGK kaydının yapılması Atamanın YÖK Başkanlığına

8 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Sözleşmeli Akademik Personel Alımı Süreci Sözleşmeli öğretim elemanı alınması ile ilgili birim teklifi ve eklerinin alınması Yabancı uyruklu öğretim elemanı mı? Sanatçı öğretim elemanı mı? Teklifin Komisyona Komisyon Raporu olumlu mu? İlgili birime Kararın Üniversite Yönetim Kuruluna Olumlu mu? YÖK Başkanlığına teklifin Uygun mu? 2

9 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ 2 YÖK Başkanlığınca çalışma izni belgesi düzenlenmesi. Çalışma izni verildi mi? İlgili birime Yabancı uyruklu öğretim üyesi ile Rektör arasında Tip Sözleşme imzalanması Rektör oluru ile kişinin göreve başlaması yılı doldurduğunda görev süresi yenilenecek mi? Dilekçenin alınması YÖK Başkanlığından çalışma izninin istenmesi YÖK Başkanlığına bilgi verilmesi ve ayrılışın kayıtlardan düşülmesi Çalışma izni verildi mi? İlgili kişiye Yabancı uyruklu öğretim üyesi ile Rektör arasında Tip Sözleşme imzalanması

10 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Çalışmakta olan sözleşmeli sanatçı öğretim elemanlarının görev süre uzatmaları ile ilgili konservatuardan tekliflerin alınması YÖK Başkanlığından alınan izin ile görev sürelerinin uzatılması Rektör onayı ile sözleşmelerin her yıl uzatılması Senede 2 defa YÖK izni ile teşvik ikramiyesi verilmesi

11 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ 35. Madde Uyarınca Araştırma Görevlisi Atama Süreci 2547/35. maddesi uyarınca kadrosu ile birlikte Üniversitemizde Lisansüstü eğitim görme talebi Talebin ilgili nstitüye nstitüden talep ile ilgili değerlendirme yazısının alınması Uygun mu? YÖK e ve diğer üniversiteye YÖK Başkanlığına uygun yazısının Kişinin geldiği üniversiteden hizmet belgesinin alınması nstitü Müdürlüğü tarafından atama onayının hazırlanması ve Rektör onayına sunulması Kişinin geldiği üniversiteye atama onayının ve maaş nakil belgesi ile sicil dosyasının istenmesi İlgili nstitü tarafından işe başlama yazısının yazılması Kişinin SGK kaydının yapılması Kişi ile ilgili evrakların ve dosyasının Sicil Bürosuna Sicil bürosu tarafından kişinin dosyasının açılması

12 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Kadro İntibak Süreci Göreve başlayan Akademik Personelden daha önceki sigortalı hizmet sürelerinin mekli Sandığı hizmetleri ile birleştirilmesi isteğine dair dilekçenin alınması İlgili kurumdan kişinin hizmeti hakkında bilgi istenmesi Gelen cevaba istinaden hizmet sürelerinin değerlendirilerek kişinin işe giriş tarihinden geçerli olmak üzere aylıklarına yansıtılması Son durumun kadro defteri ve bilgisayar kayıtlarına girilmesi Rektörün onayına sunulması Onayın ilgili birimlere dağıtılması kopyanın Sicil Bürosuna Kişinin emekli aylığında derece değişikliği var mı? Dosyasının kaldırılması Sosyal Güvenlik Kurumuna

13 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Kadro Terfi Süreci Rektörlüğe ve diğer birimlere (Fakülte, nstitü, Yüksekokul) bağlı çalışan öğretim elemanlarının terfi listelerinin otomasyon sistemi aracılığıyla her ay birimler itibari ile alınması Listelerin kontrol edilmesi Terfi durumu uygun mu? Derece nakli yapılacak mı? Derece naklinin yapılması ve hareket onayının hazırlanması Terfi listesinde kalması Kontrol edilerek terfi onayının hazırlanması Rektörlüğe bağlı çalışan mı? Terfilerinin birim çalışanları tarafından kontrol edilmesi Rektörün onayına sunulması Onay imzalandıktan sonra ilgili birimlere dağıtım yapılması

14 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik ve İdari Kadro İptal İhdas Süreci Tüm birimlere yıl içindeki iptal / ihdas tekliflerinin Rektörlüğe için yazı yazılması Birimlerden gelen tekliflerin toplanması İptal / İhdas listelerinin hazırlanması Üst Yazı ile YÖK Başkanlığı na YÖK Başkanlığından İptal/ İhdas toplantısı tarihi bildiriminin alınması Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığında İptal/İhdas toplantısına katılım ve protokolün imzalanması İptal/İhdasların Resmi Gazetede yayınlanmasının takibi

15 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ İdari Kadro Akademik Kadro Resmi Gazetede yayınlanan dolu boş kadro değişikliklerinin icmal tablolarının hazırlanması Üst yazı ile birlikte İptal/ İhdas Listelerinin Başbakanlık Devlet Personel Daire Başkanlığına ve Maliye Bakanlığına vize ettirilmesi Gelen vizeli kadroların birer suretinin SGDB na Dolu kadrolar için hareket onaylarının hazırlanması ve imzalatılması Kadro değişikliklerinin Kadro Defterine ve personel veritabanına kaydının yapılması Saklı kadro açılanların ÜYK kararı ile Fakülteler itibari ile dağıtımının yapılması Dağıtımı yapılan kadroların hangi anabilim dalından açılacağının Fakültelere sorulması Fakültelerden gelecek cevap üzerine Resmi Gazetede yayınlanan dolu boş kadro değişikliklerinin ve saklı kadroların açılması ile ilgili I ve II sayılı cetvellerin hazırlanması ve YÖK Başkanlığına Dolu kadrolar için hareket onayı hazırlanması ve imzalattırılması, değişikliğin YÖK Başkanlığına Onay ve diğer değişiklik bilgilerinin ilgili birimlere YÖK Başkanlığı onayının ilgili birimlere dağıtılması

16 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Personel Görev Süre Uzatmaları Süreci Görev süresi dolan öğretim elemanının biriminden uygun görüşünün alınması (Bölüm Kurulu ve Fakülte YK Kararı) Görev süresi uzatılacak mı? Gerekçesi ile birlikte görev süre bitimi olurunun Rektör onayına Rektörlük kadrosundan bir öğretim elemanın mı görev süresi uzatılıyor? ÜYK na ÜYK Kararı uygunsa atama onayının hazırlanması Atama onayının Rektörlüğe Terfi tarihi gelmiş mi? Terfi işlemlerinin yapılması areket onayının hazırlanması Akademik Personel Şubesinde kayıtlara girilmesi Rektörün onayına sunulması

17 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Personel Sevk Tehir İşlemleri Süreci ASAL tarafından hazırlanan formun doldurulması ve Rektöre imzaya sunulması Onaydan sonra ilgili birim tarafından Milli Savunma Bakanlığına Takibinin ilgili birim tarafından yapılması

18 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Personelin Disiplin Cezası Süreci Disiplin soruşturması sonucunun ukuk Müşavirliği tarafından PDB na Ceza aldı mı? Akademik / İdari Kadro Şefliğine Kararın kişinin dosyasına koyulması Maaştan kesme cezası almış mı? SGDB na bildirmek için dilekçe hazırlanması Dilekçenin kaydının alınması SGDB na Kademe ilerlemesinin durdurulması cezası almış mı? Kişinin kadro defterine işlenmesi Memuriyete son verme cezası almış mı? İşten çıkarma sürecinin başlatılması Kişinin aldığı cezaların sicil bürosunda kütük defterine işlenerek ceza dosyasının açılması ve kişinin sicil dosyasına kaldırılması

19 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Akademik Personel Görevden Ayrılma Süreci İstifa ile mi ayrılıyor? A meklilik ile mi ayrılıyor? B Vefat ile mi ayrılıyor? C Nakil ile mi ayrılıyor? D Süreli atanan akademik personelin görev süresinin uzatılmaması nedeniyle mi ayrılıyor? Öğreniminin bitmesi nedeniyle (50d) mi ayrılıyor? F Disiplin soruşturması nedeniyle mi ayrılıyor? G

20 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ İSTİFA İL AYRILMA A Görevden ayrılacak kişinin dilekçesini ilgili birime vermesi İlgili birimin üst yazısı ile konunun Rektörlüğe iletilmesi İlişik kesme belgesi hazırlanması ve Maaş Mutemedi, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Fakülte Kitaplığı Sorumlusu, KDDB ve ilgili birim amirine imzalatılması PDB na İstifa onayının hazırlanması Rektör tarafından imzalanması Kişi kadro defteri ve bilgisayardan düşülmesi YÖK Başkanlığına

21 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Ayrılma Olurunun Sicil Bürosuna Kütük defteri ve gerekli yerlere işlenerek SGK na Kişi dosyasının Arşive kaldırılmak üzere düzenlenmesi Ayniat Saymanlığı, esap İşleri, Fakülte Kitaplığı ve Rektörlüğe dağıtımının yapılması ve maaştan düşülmesi

22 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ MKLİLİK İL AYRILMA B mekli olacak kişinin dilekçe veya emeklilik ile ilgili formu doldurarak çalıştığı birime vermesi İlişik kesme belgesi hazırlanması ve Maaş Mutemedi, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Fakülte Kitaplığı Sorumlusu, KDDB ve ilgili birim amirine imzalatılması PDB na Sicil Bürosunda hizmet dökümü yapılması ve emeklilik belgesinin hazırlanması meklilik Belgesinin üst yazılar ile birlikte Rektör imzasına sunulması Kişinin emekli olduğu tarihte evrak kaydı alınarak SGK na ve alt nüshalarla ilgili birimlere dağıtım yapılması

23 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Kişinin kaydının SGK dan düşürülmesi Kütük defterlerine işlenerek, arşiv dosyasının düzenlenmesi Bir kopyasının Akademik / İdari Personel Şb. Md. ne Kadro ve kayıtlardan düşülmesi YÖK Başkanlığına

24 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ VFAT İL AYRILMA C Kişinin ölüm raporunun alınması Kütük defterine vefatın işlenmesi ve SGK na Kişinin özlük dosyasının arşive kaldırılması Dul ve yetimlerin dilekçe ile kuruma başvuruda bulunması İlgili evrakın ve kişinin hizmet belgesinin üst yazı ekinde Genel Sekreter imzasına sunulması vrak kaydının alınması ve SGK ile ilgili birimlere Bir kopyasının Akademik / İdari Personel Şb. Md. ne Kadro ve kayıtlardan düşülmesi

25 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ NAKİL İL AYRILMA D Nakil talebiyle ile ilgili yazının alınması Yazının çalıştığı birime görüş için Uygun mu? Karşı kurumun istediği belgelerin hazırlanması Karşı kuruma Yazının ekleri ile birlikte Rektör imzasına İmzalandı mı? Karşı kuruma Yazının kaydının alınması ve karşı kuruma Karşı kurumdan atama onayı ve atama yazısının alınması Gelen yazıların bir nüshasının kişinin çalıştığı birime ve ayrılma tarihi istenmesi

26 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ Ayrılması uygun görülen tarihe göre Maaş nakil ve ilişik kesme belgelerinin düzenlenmesi Kadro Bürosundan atama onayının kontrol edilmesi için Sicil bürosuna iletilmesi Kadro Bürosunda kayıtlardan düşülmesi Kişinin ilişiğinin kesilmesi İlgili birimlere dağıtım yapılması Kişinin kütük defterinden ve SGK dan silinmesi Dosyanın için üst yazı ile Rektör Yardımcısı imzasına sunulması Dosyadaki evrakların numaralandırılması Dizi pusulası ile birlikte üst yazı ekinde karşı kuruma Kalan evrakın düzenlenerek arşive kaldırılması

27 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ GÖRV SÜRSİ BİTMSİ NDNİYL AYRILMA Süreli olarak atanan öğretim elemanının görev süresinin uzatılmaması ile ilgili, ilgili birimin yazısı Yazının ukuk Müşavirliğine ve görüş alınması Görüşün Rektörlüğe sunulması Uygun mu? Rektörlük onayı ile görevine son verilmesi Fakültesine üst yazı ile Kadro Bürosuna iletilmesi ve kayıtlardan silinmesi

28 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ ÖĞRNİMİN BİTMSİ NDNİYL AYRILMA F Yüksek lisans ve doktora öğrenimini tamamlayan araştırma görevlilerinin listesinin alınması Rektör onayının alınması İlişik kesme belgesi hazırlanması ve Maaş Mutemedi, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Fakülte Kitaplığı Sorumlusu, KDDB ve ilgili birim amirine imzalatılması PDB na Kişinin kütük defterinden ve SGK dan silinmesi Kütük defterlerine işlenerek, arşiv dosyasının düzenlenmesi Bir kopyasının Akademik Personel Şb. Md. ne Kadro ve kayıtlardan düşülmesi

29 AKADMİK İŞLR ŞUB MÜDÜRLÜĞÜ SÜRCİ DİSİPLİN SUÇU VYA CZA SORUŞTURMASI NDNİYL GÖRVİN SON VRM G Disiplin soruşturması nedeniyle görevden çıkarma cezası yazısının alınması Rektör onayının alınması İlgili kişinin ve biriminin bilgilendirilmesi Kişinin kütük defterinden ve SGK dan silinmesi Kütük defterlerine işlenerek, arşiv dosyasının düzenlenmesi Bir kopyasının Akademik / İdari Personel Şb. Md. ne Kadro ve kayıtlardan düşülmesi