Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu

Transkript

1 ANKARA ÜN VERS TES UZAKTAN E T M YAYINLARI Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Yazar Öğr. Gör. Nihat

2 Ankara Üniversitesi Uzaktan E itim Yay nlar Yay n No: ISBN: Ankara Üniversitesi, 2011 Bu kitab n bas m, yay n ve da t m haklar Ankara Üniversitesi ne aittir. Ankara Üniversitesi nden yaz l izin al nmadan kitab n tamam ya da bir bölümü mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kay t ya da başka şekillerde ço alt lamaz, bas lamaz ve da t lamaz. Kitaptaki görüşlerin yasal ve bilimsel sorumlulu u, ünite yazarlar na ve kitap editörlerine aittir. Genel Yönetim : Prof. Dr. Haluk Geray Akademik Koordinasyon : Murat Özbolat Teknik Koordinasyon : Murat Çınar Ö retim Tasar m Tasar m Türkçe Editörü : Yrd. Doç. Dr. Özden Demirkan : Öğr. Gör. Mehmet Sobacı : Dr. Hüseyin Özçelebi Okt. Ejder Kındıra 1. Bask 2011 Baskı: Sistem Ofset Basım - Yayın San. ve Tic. Ltd. Şti. Strazburg Caddesi No: 7/A Sıhhiye Ankara Tel: (312) Bas m Tarihi: 30 Kasım 2010

3 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu iii Sunuş Uzaktan öğretim, öğretim elemanı ve öğrencilerin aynı mekanda bulunma zorunluluğu olmadan, bilgi ve iletişim teknolojilerine dayalı olarak öğretim faaliyetlerinin yürütüldüğü ortamlardır. Siz öğrencilerimiz için, Ankara Üniversitesi nde sunulan uzaktan eğitim programları internet tabanlıdır. Ders içeriklerine istediğiniz yerde ve istediğiniz zamanda erişebilecek, hocalarınızla internet üzerinden iletişim içinde olabileceksiniz. Uzaktan e-öğrenme yoluyla eğitim, geleneksel sınıf ortamındaki öğrenmeden farklıdır. Bu nedenle sizlerin dikkat etmesi gereken bazı konular bulunmaktadır. Öncelikle e-öğrenme, kendi kendinizi disiplin etmenizi gerektirir. Yüzyüze eğitimde belli bir oranda da olsa, sınıflara devam zorunluyken, e-öğrenme sistemlerinde bunun yerini alacak bir zorunluluk bulunmaz. Bu nedenle kendi kendinizi her gün veya haftanın bir kaç günü içeriklere erişmeye, hocalarla ve sınıf arkadaşlarınızla etkileşim içinde olmaya yönlendirmelisiniz. Bazı öğrenciler bu yönlendirmeyi yapmakta zorlanırlar ve hazırlıklarını sınav öncelerine göre hazırlarlar. Böyle bir davranış başarısızlığı getirir. Haftalık çalışma programı yapmak, çevrim-içi ve çevrim-dışı çalışma zamanları belirlemek ve derslerde aktif olmak başarıyı getirecek unsurlardır. Derslerin portalını her gün veya yeteri kadar ziyaret etmek, içerikleri çalışmak ve etkileşimlere katılmak başarı için şarttır. Eğer çalışmaya ara verir ve sürekli ertelerseniz, bir süre sonra derslerden uzaklaşarak kendinizi yalnız ve edilgin hissetmeye başlarsınız. Böylesi durumlarda bu zinciri kırmalı, kaldığınız yerden hızla aradaki farkı kapatmaya çalışmalısınız. Her insanın öğrenme biçimi farklıdır. Öğrenme biçimi kişilerin yeni bilgiyi öğrenmesinde, çoğunlukla farkında olmadan, daha başarılı olduğu yöntem olarak tanımlanabilir. Bazıları görsel yollarla yani okuyarak, grafiklere, resimlere bakarak daha kolay öğrenir. Bazılarıysa yeni bilgiyi işitsel yollarla dinlediklerinde daha kolay zihinlerine yerleştirirler. Kimi öğrenciler başkalarının davranışlarını, örneğin bir aygıtın nasıl çalıştırıldığını izleyerek yeni bilgileri edinebilirler. Bu tür farklı öğrenme biçimlerini bir arada sunan ders içeriklerine zenginleştirilmiş çokortamlı içerikler diyoruz. Ankara Üniversitesi, e-öğrenim derslerinin içeriklerini farklı öğrenme biçimlerine sahip olanların gereksinimlerini karşılayacak biçimde üretmeyi hedefliyor, her dönem zenginleştirilmiş çokortamlı içeriklerin oranını arttırıyor. Sizlere ulaştırılan bu kitap içerisindeki bilgilerin geniş bir özeti, internetteki eğitim portalında, görsel, görsel/işitsel ve yazılım desteğiyle birlikte verilecektir. Ayrıca, dersin sorumlu öğretim elemanı, forum modülünü ve sanal sınıfları sizlerle etkileşime geçmek için kullanacaklardır. Kitaplar sizlere ait önemli kaynak materyallerden biridir. Kitaplarınıza not almanız, önemli cümlelerin altını çizmeniz çalışmalarınıza yardımcı olacaktır. Hepinize başarılar dilerim. Prof. Dr. Haluk Geray

4 iv Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Kitabı Çalışırken Size sunulan kitap içeriği ile etkileşiminizi desteklemek amacıyla kullanılan simgeler aşağıda tanıtılmıştır. Üniteyi Çalışırken: Her ünitenin başında sunulan üniteyi çalışırken başlığı altında üniteyi çalışırken dikkat etmeniz gereken önemli noktalar belirtilmektedir. Öğrenme Hedefleri: Her ünitenin başında Öğrenme Hedefleri başlığı altında o üniteyi tamamladığınızda kazanmış olacağınız beklenen yeterlilikler verilmektedir. Örnek: Anlatılanların olabildiğince somutlaştırılması ve anlatımın pekiştirilebilmesi amacıyla metin içerisinde örneklere başvurulmaktadır. Özgün Tanım: Konu anlatımı esnasında belli kavramların karşılık geldiği anlamları özetlemek, ya da kavrama yönelik farklı nitelemelerin aktarılması amacıyla çeşitli tanımlar yer almaktadır. Soru: Metin içerisinde sizi düşünmeye ve sorgulamaya sevk etmesi amacıyla sorular bulunmaktadır. Önemli Metin: Konulara çalışırken bazı bölümlere daha fazla dikkat etmeniz amacıyla uzmanlar tarafından önemli görülen bölümler önemli metin ikonu ile belirtilmektedir. Özet: Konu ile alakalı bütünsel bir fikre sahip olmanız amacıyla konu sonlarında bulunan özet başlığı altında konunun kısa ve öz hali sunulmaktadır. Gözden Geçir: Özet başlığı ardından her konu sonunda karşılaşacağınız gözden geçir başlığı altında sizi konuyla ilgili daha kapsamlı sorgulama yapmaya sevk edecek açık uçlu sorular bulunmaktadır. Değerlendirme: Ünite sonlarında sunulan çoktan seçmeli değerlendirme soruları ile konuya yönelik öğrenmelerinizi değerlendirebilmeniz amaçlanmaktadır. Kaynaklar: Sunulan kaynaklar bölümü daha ayrıntılı çalışma ve araştırma yapmak istemeniz durumunda yardımcı niteliğinde olacaktır. Sözlük: Metin içerisinde geçen, anlamada sıkıntı yaşayabileceğiniz düşünülen kavramlar sözlük bölümlerinde kısaca tanımlanmaktadır.

5 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu v İçindekiler Ünite 1 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş...1 Bilgisayarın Opera Sistemine Hazır Hale Getirilmesi ve Sisteme Tanıtılması...4 Ön Ayarlar...4 Sistem Ayarları...4 Windows ve Explorer Ayarları...5 Diğer Ayarlar...6 Java Yüklemesi...6 Sisteme Giriş...7 Fidelio Opera Pms İle Önbüro İşlemleri...7 Rezervasyon İşlemleri (Reservations)...11 Profiller (Profiles)...11 Profil Kartı Girişleri...13 Profil Seçenekleri (Profile Options)...16 Şirket ve Acente Profili Oluşturma...18 Profile Search Ekranı (Kayıtlı Profilleri Aramak)...20 Profil Birleştirme (Merge)...21 Özet...25 Gözden Geçir...27 Değerlendirme Soruları...29 Ünite 2 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler)...31 Rezervasyon Girişleri...34 Yeni Rezervasyon Kartı Girişleri (New Reservation Card)...36 Reservation Options (Rezervasyon Seçenekleri)...40 Accompanying...40 Add On...41 Agent/Company...41 Alert...43 Cancel & Reinstate...43 Changes...43 Confirmation...43 Credit Cards...44

6 vi Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Delete...44 Deposit / CXL...44 Fixed Charges...44 History...44 Housekeeping...44 Locator...45 Messages...45 Packages (Paketler)...45 Party (Çoklu Rezervasyon)...45 Previleges...45 Proforma Folio...45 Queue (Bekleyen Rezervasyonlar)...46 Rate Info...46 Register Card...47 Room Move...47 Routing...47 Share...48 Traces...48 Waitlist (Bekleme Listesi)...49 Wake-up Calls (Uyandırma)...49 Update Reservation (Rezervasyon Güncelleme)...49 Room Plan (Odalar Planı) (Ctrl + F3 )...51 Floor Plan (Kat Planı) (Shıft + F5)...52 Calendar (Takvim ve Etkinlikler)...53 Özet...55 Gözden Geçir...56 Değerlendirme Soruları...57 Ünite 3 Çoklu ve Grup Rezervasyonları...61 Küçük Grup Rezervasyonları (Party)...64 Grup Blok Girişleri (Business Blocks)...67 Component Groups...71 Standart Grup Rezervasyonu...72 Grup Üyelerinin İsimlerini Düzenlemek...74 Grup Üyelerinin Oda Blokajı...75 Group Options...77

7 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu vii Grup Hesabının Acente ya da Şirkete Fatura Edilmesi...79 Check-in İptali...81 Özet...82 Gözden Geçir...83 Değerlendirme Soruları...84 Ünite 4 Resepsiyon (Front Desk)...87 Resepsiyon (Front Desk)...90 Arrivals ve Check-in (Giriş)...90 Walk-in (Rezervasyonsuz Müşteri)...92 In House Guests...93 Giriş Yapmış Odanın İptali (Cancel Check-in)...94 Oda Değişikliği (Room Move)...95 Queue Reservations...96 Room Assignment (Oda Blokajı)...97 Accounts (Hesaplar)...97 Messages (Mesajlar)...98 Traces (Bölümler arası Mesajlar)...99 Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 5 Önkasa (Cashiering) Önkasa (Cashiering) Kasa İşlemleri İçin Printer Tanımlaması Oda Hesabı İşlemleri (Billing) Posting (Adisyon) Kaydı Posting Detaylarını Görüntülemek ve Düzeltmek (Adjustment) New Window (Yeni Pencere) Açmak Transfer Transactions (Hesap Aktarma) Split (Bölme) Ara Ödeme (Payment) Kaydı Paid Out (Müşteri Adına Ödeme Yapmak) Adjust Transaction (Gün Kapanışı Sonrası Düzeltmeler)..120

8 viii Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu Adjust Transaction (Gün Kapanışı Sonrası Düzeltmeler)..121 Transfer Transactions (Transfer İşlemleri) Billing & Options Settlement (Faturalı Ödemeler) Folio (Folio ve Fatura Düzenlemek) Fast Posting (Hızlı Hesap Girme) Cashier Functions (Kasiyer İşlemleri) Batch Folios Cashier Shift Functions (Kasiyer Vardiya İşlemleri) Passer By Quick Check Out (Hızlı Check Out) Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 6 Rooms Management (Oda Yönetimi) Odalar Yönetimi (Rooms Management) Housekeeping Out of Order / Out of Service Room History Occupancy Graph Maintenance (Hasar Bakım) Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 7 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) Çeşitli İşlemler (Miscellaneous) ve Raporlar (Reports) Kısa Yol Tuşları (Show Quıck Key) Change Password (Şifre Değiştirme) User Activity Log Registration Card (Konaklama Belgesi) Sc (Sales & Caterıng) (Satış ve Pazarlama)...187

9 Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu ix Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Ünite 8 Günsonu (End Of Day) Günsonu (End Of Day) Night Audit (Gece İşlemleri Kesin Hesap) Reprint Night Audit Reports (Gece İşlemleri Raporlarının Basımı) Özet Gözden Geçir Değerlendirme Soruları Kaynaklar Değerlendirme Sorularının Yanıtları Ekler Ek 1: OPERA Night Audit Kontrol listesi Ek 2: OPERA Raporları...219

10 x Önbüro-Kat Hizmetleri Otomasyonu

11 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 1 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

12 2 Ünite 1 Ünitede Ele Al nan Konular Bilgisayarın Opera Sistemine Hazır Hale Getirilmesi ve Sisteme Tanıtılması > Ön Ayarlar > Sistem Ayarları > Windows ve Explorer Ayarları > Diğer Ayarlar > Java Yüklemesi > Sisteme Giriş Fidelio Opera Pms İle Önbüro İşlemleri Rezervasyon İşlemleri (Reservations) > Profiller (Profiles) > Profil Kartı Girişleri > Profil Seçenekleri (Profile Options) > Şirket ve Acente Profili Oluşturma > Profile Search Ekranı (Kayıtlı Profilleri Aramak) > Profil Birleştirme (Merge) Ünite Hakk nda Bu ünite, otel işletmelerinde yaygın bir şekilde kullanılan, hatta 3 yıldız ve üzerindeki otellerde zorunlu tutulan otomasyon uygulaması hakkındadır. Bu uygulamalardan bir tanesi de Fidelio olarak bilinen OPERA otomasyon sistemidir. OPERA otomasyon sistemi dünya ve Türkiye ölçeğinde çok yaygın bir programdır. Bu ünitede OPERA programının kuruluşu, sisteme tanıtılması, profile (kimlik) tanımlamaları üzerinde durulmaktadır.

13 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 3 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, OPERA programının sisteme tanıtılması ile ilgili bilgilere sahip olacaksınız. Rezervasyon uygulamaları için profil çeşitlerini öğrenmiş olacaksınız. Kişisel, şirket ve seyahat acentesi profillerini tanımış olacaksınız. Profil arama ve düzeltme işlemlerini öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Sistemi bilgisayarınıza kurunuz. Konuları anlatılış ve uygulama şekline göre dikkatle okuyunuz ve uygulayınız. Bir konuyu öğrenmeden diğerine geçmeyiniz. Ünite sonundaki soruları inceleyerek doğru cevapları bulmaya çalışınız. Ünite sonundaki kaynakları da inceleyerek daha ayrıntılı sonuçlara varmaya çalışınız. Halihazırda OPERA ile çalışmakta olan bir otel organizasyonuna giderek işleyişi yerinde inceleyiniz.

14 4 Ünite 1 Bilgisayarın Opera Sistemine Hazır Hale Getirilmesi ve Sisteme Tanıtılması Ön Ayarlar Bilgisayarımızda XP işletim sistemi yüklü olmalıdır. İşletim sistemi 32 bit olmalıdır. (Bazı bilgisayarlar 64 bit olabileceği için 32 bit olarak değiştirilmelidir). Bilgisayarda sadece Acrobat Reader 4.0 yüklü olmalıdır (Pdf dosyalarını açan başka programlar varsa onlar da kaldırılmalıdır. OPERA programını yükleyip çalıştırdıktan sonra foxit reader pdf okuyucusunu varsayılan pdf okuyucu olmamak koşuluyla kullanabilirsiniz). Sistem Ayarları Başlat Çalıştır Notepad Dosya (file) Aç C: Windows System32 Drivers Etc Bütün dosyalar Hosts En alt satıra şunu giriniz: TAB tuşuyla boşluk bırakınız ve fidelio yazınız. Kaydet Explorer çubuğuna şunu yazınız: Açılan sayfada; İlk önce soracak terminal yüklemesine: Hayır (deyiniz) Acrobat Reader 4.0 yükleyiniz. Installspelcehecker yükleyiniz. Bilgisayarı açıp kapatınız.

15 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 5 Windows ve Explorer Ayarları Windows DEP devre dışı bırakılacaktır. Bunun için; Başlat Bilgisayarıma giriniz. Araçlar Klasör seçenekleri Görünüm > Gizli dosya ve klasörleri göster i tıklayınız. > Korunan İşletim Sistemi Dosyalarını Gizle tikini kaldırınız. > Uygula > Tamam İnternet Explorer Ayarları Araçlar Internet Seçenekleri Genel Sil seçeneği tıklanınca yeni bir pencere açılır ve oradan tüm kutuları işaretleyerek tümünü siliniz. Gelişmiş Sıfırla Sıfırla Kapat Tamam Kimlik Avı Filtresi Düzenleme Ekranın sağ altındaki Kimlik Avı Filtresini devre dışı bırakınız. (Sistemi kurup çalıştırdıktan sonra açabilirsiniz).

16 6 Ünite 1 Diğer Ayarlar Bilgisayardaki C: İçindeki Diğer Ayarlar boot.ini Düzenlemesi Başlat Çalıştır sysdm.cpl yazınız Tamam Gelişmiş Başlangıç ve Kurtarma Sistem Başlangıcı Düzenle noexecute = optin yazısı silinerek yerine Alwaysoff yazınız. Başka hiçbir şey yazmayınız. Kaydet Kapat boot. ini Düzenlemesine Şu Şekilde Ulaşmak da Mümkündür Bilgisayarımı sağ tıklatınız. Özellikleri tıklatınız. Sistem Başlangıcı Düzenle Aşağıdaki notepad açılır. optin yerine Alwaysoff yazınız. Kapat Kaydet Java Yüklemesi internet sitesinden Java nın son sürümü (Ücretsiz Java Yüklemesi) ni yapınız. Araç çubuğuna (Internet Exlorer) programın çalıştığı sunucu adresini yazınız:

17 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 7 Sistemden explorer açınız. Eklentiler çalıştırılsın mı? diye sorar. Çalışsın deyiniz ve yükleme yapınız. (Uzunca bir süre yükleme devam eder). Sisteme Giriş Programa girebilmek için kullanıcı ve şifresi önceden tanımlanmış olmalıdır. Username: STUDENT01, STUDENT02, STUDENT03 vd. Password: En az 6 karakterden oluşan harf ve/veya rakam sistemi Login: Tıklanır Şekil 1. Sisteme Giriş Ekranı Fidelio Opera Pms İle Önbüro İşlemleri Bir otel işletmesinin büyüklüğü, sunduğu hizmet içeriği, müşteri kitlesinin özellikleri ve otel içerisinde sunulan hizmetin çeşitliliği gibi konular otelin kullanacağı önbüro programın seçiminde çok önemlidir. Önbüro paket programlarının birçoğu, çeşitli otellere hizmet verebilmek adına en azından yeni sürümlerinde detaylandırılmış ve birçok önbüro işlemine cevap verebilir hale getirilmiştir. Ancak yine de bu programlar arasında işlevsellik bakımından fark vardır. Dolayısıyla bir otel, önbüro programından ne tür işlevler bekliyorsa buna göre bir önbüro programı kullanmak durumundadır.

18 8 Ünite 1 Bir otelin önbüro programı seçerken dikkat edebileceği bazı özellikler şunlar olabilir: İşlevsellik: Geliştirilebilirlik: Depolama: Analiz: Erişim: İç Entegrasyon: Dış Entegrasyon: Otelin önbürosunda verilen bütün hizmet alt kalemlerinin önbüro programında bir karşılığının olmasıdır. Otelin yeni işlevler hayata geçirmesi durumunda bu programın yeni uygulamalara adapte edilebilme kabiliyetidir. Bilgi depolama kapasitesi kadar, bilgileri aktif şekilde tutma süresidir. Bilgileri kullanarak çıkarımlar yapmaya yarayacak analizleri (basit istatistik analizler) yapma yeteneğidir. Çoklu kullanıcı ortamına uyum süresi ve yeteneğidir. Otelin farklı bölümlerinden bilgi girişi, bilgi kullanımı vb. taleplere cevap verebilme süresi ve düzeyidir. Otelde kullanılan diğer karar verme araçları, veritabanları ve bilişim sistemleri ile entegre edilebilme yeteneğidir. Çalışanların otel dışından veritabanları vb. uygulamalara bağlanarak bilgi alma, bilgiyi kontrol etmelerine olanak sağlayan özelliklere sahip olmasıdır. Fidelio Opera PMS bu özelliklerin hemen hepsine önemli oranda sahip bir yazılımdır. Dolayısıyla, özellikle çoklu kullanıcı girişleri olan ve çok fazla fonksiyonel kullanım alanına ihtiyaç duyulan büyük ölçekli şehir otellerinde kullanılmaktadır. Aşağıda Fidelio Opera nın otel yönetim sistemi olarak tasarlanan Opera PMS modülü kapsamındaki önbüro işlemleri sıralamasıyla tanıtılmaktadır. Bu anlatımda belirgin nokta, sistemin bütününü tanıtmaktan çok, özellikle önbüroda çalışacak olan öğrencilerin işe ilk başladıklarında karşılarına çıkacak olan ve gerçekte bir önbüro çalışanı için işlevsel olan özelliklerin anlatılmasıdır.

19 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 9 Sisteme giriş ve ana sayfanın tanıtımı ilk elden yapılmaktadır. Önbüro işlemleri mantıken müşterinin rezervasyon için otelle bağlantı kurması ile başlamaktadır. Bu aşamada müşteriyi sisteme tanıtmak için önce müşteri profili oluşturulmakta, daha sonra rezervasyon girişi yapılmakta, daha sonra otele giriş işlemleri yürütülmektedir. Otele giriş yapan müşteri için otel içinde harcamalar, oda değiştirme gibi ilave istekler, oda arızaları tamirat vb. talepleri, gibi işlemler yürütülmektedir. Sonrasında müşteri çıkış işlemleri yapılmaktadır. Bundan başka, günsonu işlemleri gibi önemli bir rutin önbüro çalışanlarının tamamınca bilinmelidir. Bu nedenle Fidelio Opera PMS anlatımında da belirtilen sıralama esas alınmaktadır. Bunun yanında, diğer yardımcı işlemler ve sistem ayarları gibi genel olarak bu programda çalışmayı etkileyen işlemlere ana hatlarıyla, önemli görülen açılardan ve kısaca değinilmektedir. Şekil 2. Opera Ana Menü Ekran Görüntüsü Opera sunucusuna tam erişim hakkına sahip olanlar için 10 menü alanı açılmaktadır. Bu alanlar şunlardır:

20 10 Ünite 1 PMS Sales & Catering End of Day OCIS ORS OCM SFA Configuration OXI Utilities Önbüro İşlemleri Alanı Satış ve Pazarlama Önbüro Günsonu İşlemleri Opera Müşteri Bilgi Sistemi Opera Rezervasyon Sistemi Veri Tabanı Data Tanımlama Alanı Satış Yönetim Alanı Sistem Tanımlama Alanı Gruplara Ait Blokaj Girme Alanı Kullanıcı Hakları ve Yetki Alanı Girişleri Yetkisiz kullanıcıların yanlış yapmalarını önlemek için yukarıdaki menülerin etki alanı kısıtlanmaktadır. Burada ise öğrencilere sadece PMS ile End of Day alanlarına erişim hakkı verilmektedir. Aslında, PMS alanından diğerlerine geçiş özelliği de bulunması tamamen bir kısıtlama da değildir. Bu bakımdan önbüro işlemleri için PMS simgesinin seçilmesi gerekir. PMS alanına geçerken yandaki alan çıkar, Login denildiğinde esas alana ulaşılır. Şekil 3. Opera PMS ana menu ekran görüntüsü

21 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 11 PMS alanına girildiğinde Şekil 3 teki görüntü elde edilecektir. Bu alan, önbüro uygulamalarının işlevlere göre belli başlıklar altında yer aldığı bir alandır. Bu ana başlıklar şunlardır: Reservations Front desk Cashiering Rooms management AR: Accounts Receivable Commissions End of Day Miscellaneous Setup Help Exit Rezervasyon Resepsiyon Önkasa Oda işlemleri Hesap Yönetimi ve Muhasebe İşlemleri Komisyonlar Günsonu Raporlar ve diğer işlemler Kullanıcı Tanımlamaları ve Ayarlar Konu Duyarlı Yardım Menüsü Çıkış Bu başlıklardan her biri ekranın en üstünde birer kelime olarak da yer almakta ve bir altında ise ilgili şekiller yarımıyla tanımlanmaktadır. Her iki kısımdan da seçim yapılabilir. Her bir ana başlık seçildiğinde alt başlıklar ekranın solunda (kullanıcıya göre) alt alta sıralanmış olarak gelmektedir. Rezervasyon İşlemleri (Reservations) Kullanıcının erişimine izin verilen alanlar daha koyu renkle ve linkleri aktif olarak görülürken, ilgili kullanıcının izinli olmadığı alanlar gri tonda ve pasif şekilde görüntülenmektedir. Kullanıcı, PMS alanında Exit yolu ile çıktıktan sonra, opera sistemini de log of ile kapatabilir. Rezervasyon ana menusunun altında 10 adet alt alan bulunmaktadır. Bu alanlar ve kullanımları Opera ekranındaki sıralamaya göre değil, önbürodaki işlem sırasında göre aşağıda anlatılmaktadır: Profiller (Profiles) Profil oluşturma, rezervasyon menüsü altındaki profiles alanının seçilmesi ile yapılabilir. Opera sistemi rezervasyon girişi yapılacak her kişi, grup ya da şirket, acente vb. kurumlar için profil oluşturmaya, bu sayede müşteri ve kurum bilgilerini ayrı bir alanda muhafaza etmeye olanak sağlanmaktadır. Bu sayede müşteri otelden ayrıldıktan sonra bile onunla ilgili önemli bilgiler profilinde aktif şekilde tutulmaktadır.

22 12 Ünite 1 Profile bilgileri kimin için açılıyorsa onun kimlik bilgileridir. Bu bir şahıs da olabilir bir şirket de olabilir. Opera sisteminde 7 çeşit profil tanımlaması vardır. Bunlar; Şahıs, Şirket, Seyahat Acentesi, Gruplar, Satış Temsilcileri gibi kaynaklar olup profile türleri aşağıda görülmektedir. Individual Rezervasyonlarını bireysel olarak yaptıran, acente ya da şirket bağlantısı olmayan konuklar için bu profil türü kullanılır. Company-Travel Agent-Sources Bu profil grubu, oteliniz veya zincirinizden doğrudan ürün ve hizmet satın alan, otelinizde etkinlikler düzenleyen, şirket, acente ve kaynaklar (source) gibi ticari özellik taşıyan kuruluşları temsil etmek için kullanılır. Böylece, şirketler veya acenteler ile bağlantılı olan konukların oteldeki ürün ve hizmetlerden özel koşullarda yararlanmaları sağlanır. Bu gruptaki tüm profileller Accounts başlığı altında birleştirilmiştir. Company ve Travel Agent türündeki profiller tamamen iş amaçlı olarak oluşturulan hesaplardır. Sources ise acente olmayıp, otele konuk ola sağlayan kişileri ifade eder. Örneğin şirketin seyahatlerini düzenleyen sekreterler için sources türünde profil oluşturulur. Groups Kongre, toplantı, düğün organizasyonu, turlar gibi her türlü grup etkinliklerinde grubu temsil eden bir grup profili oluşturmak üzere kullanılır. Özelliği, tek sefer için kullanılır olmasıdır. Örneğin bir kongre grubu için düzenlenen profil o gruba özel oluşturulacağı için tekrar kullanılmayacaktır. Contact Ticari özellik taşıyan bir kuruluş ile otelimiz arasında mali anlamda bağlantıyı sağlayan kişiler için oluşturulan profil türüdür. Kuruluşun faturaları bu profil adına düzenlenebilir, irtibatlar bu profil üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu profille bağlantılı oluşturulan rezervasyonlar

23 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 13 için, hem konuk adına hem de bağlantılı olduğu bu profil adına (contact) konfirmasyon mektubu hazırlanır. Opera da her contact ın ayrıca individual türde profili de vardır. Profil Kartı Girişleri Opera PMS de, açılan sayfalarda sarı çerçeve içersinde bir alan görülürse bu alanın arama (search) alanı olduğu unutulmamalıdır. Bu alandan asla veri girişi yapılamaz. Sadece daha önce girilmiş bir bilgi aranabilir. Profil girişi, rezervasyon girişi gibi işlemler yapılmadan önce de, ilgili profilin veya rezervasyonun daha önceden girilmiş olabileceği ihtimali mutlaka düşünülmeli ve önce sistemden aranmak suretiyle kontrol edilmelidir. Bu durum mükerrer işlemin ve zaman kaybının olduğu kadar karışıklığın da önüne geçilmesini sağlayacaktır. Sistemin dili İngilizce olduğu için özellikle Last Name alanına girilen bilgiler İngilizce karakterde olmalıdır. Ö, ç, ğ gibi noktalı harfler kullanılmamalıdır. Şekil 4 te görüldüğü gibi, sarı çerçeveli alandan ilgili müşteriye ait sistemde kayıtlı bir profil olup olmadığı, müşteri soyadı, adı, birey, grup vb. seçenekleri, adresi, üyelik numarası, müşteri tanımı, IATA numarası ve şirket numarasına göre aranabilir. Aynı şekilde, bu profilin, tanımlı fiyat bilgisi olan profiller arasında ve aktif-inaktif profiller arasında aranması da seçimlik olarak sağlanabilir. Rezervasyon yaptırmak isteyen müşterinin profili varsa, ikinci bir profil oluşturulmaması gerekir. Bu bakımdan önce müşterinin profili olup olmadığı araştırılmalı, varsa var olan profil bilgileri rezervasyonda kullanılmalı, eğer yoksa yeni profil oluşturulmalıdır. Yeni profil için ekranın sağ altındaki new butonu seçilmelidir. Şekil 4. Profil Oluşturma Girişi Ekran Görüntüsü

24 14 Ünite 1 New butonu seçildiğinde, açılabilecek profil tipleri ekrana gelmektedir. Bunlar aşağıdaki seçeneklerdir: Bireysel Anlaşmalı şirket Seyahat acentesi Kaynak Grup Kontak Tedarikçi Individual İşletme Travel agent Source Group Contact Vendor Bu bakımdan, sisteme bir kişi adına, bir şirket veya acente adına veya müşteri gönderen bir sanal rezervasyon sistemi adına profil girişi yapılabilir. Bireysel profil girişi ekranı Şekil 5 te verilmiştir. Görüntüde birçok bilgi girişi kısmı vardır. Bu bilgi giriş alanlarının sayısı programı kullanan otelin ihtiyaçları oranında artırılıp azaltılabilir. Bu bilgi girişi alanlarının mutlaka doldurulması gereken kısımları koyu renkte görüntülenmektedir. Bu alanlara bilgi girişi zorunludur. Profil ekranına istenen bilgiler girilirken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Şekil 5: Bireysel Profile Girişi

25 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 15 Bunlardan biri dil (language) seçimidir. Dil seçimi, konuğun kullandığı dilin sisteme girilmesini sağlar. Ancak, daha sonra fatura, hesap dökümü gibi evraklar da sistem tarafından bu dilde üretileceği için burada fazla dil seçeneği tanımlanmaz. Çoğu kez İngilizce ve Türkçe yeterli görülür. Diğer bir konu, adres girişidir. Birey profilinde adres girişi için üç satır vardır. Birinci satıra mahalle, cadde, sokak; ikinci satıra no, kat, daire, işhanı ismi vb.; üçüncü satıra ise semt yazılır. Posta kodu ile şehir kısımları bağlantılıdır. Posta kodu yazıldığında sistem, şehri otomatik olarak algılar. (Ext.) Bölümü Türkiye de kullanılmamaktadır. ABD gibi eyalet sistemi olan ülke vatandaşları için ülke/eyalet (country/state) ayrı ayrı girilir. Selamlama (Salutation) kısmı, etikte vb. basılırken müşteri adı önüne gelecek kelimeyi ifade etmektedir (Sayın, Değerli, vb.). Bu sayfada VIP (very important person) tanımlaması yapılırsa, her gelişinde müşteri VIP olarak görülür. Dolayısıyla, her geldiğinde VIP olarak kalacak kişiler için burada VIP tanımlaması yapılmalıdır. Aksi halde, rezervasyon kartında yapılacak düzeltme ile yalnız bir konaklamasında VIP olduğu bilgisi sisteme girilebilir. Mail Action belli uygulamalar için takip edilmek istenen müşterilerin tanımladığı alandır. Örneğin yeni yıl fiyatlarının gönderilmesi istenen müşterilerin profiline yeni yıl mail action ı girilirse daha sonra bu müşterilerin listesi sistemden çağrılarak kendilerine gönderilecek bilgi kolayca iletilir. Sistemden çağırma sırasında bu müşterinin listelenebilmesi için mailing-list kısmının da seçili olması gerekmektedir. Promosyon, tanıtım ve reklam uygulamaları için işlevsel bir alandır. Üç farklı iletişim satırı ve altı adet iletim bilgisi giriş alanı vardır. Bu alanlardan her biri iş adresi, iş telefonu, ev adresi, ev telefonu gibi farklı bilgileri girmek için kullanılır. Bu girişlerde her bir adres ve telefon bilgisini standart şekilde girmek önemlidir. Kişinin kimlik bilgileri mutlaka girilmelidir. Bu çoğu ülkede olduğu gibi Türkiye de de yasal bir zorunluluktur. Bir müşterinin otele artık gelmeyeceği kesinse veya bir şirket ve acenteyle artık çalışılmayacaksa, profilindeki aktif seçimi kaldırılmak sure-

26 16 Ünite 1 tiyle pasif hale getirilir. Bu işlem çoğunlukla bireysel profillerde değil, şirket ve acente profillerinde uygulanır. Profilin geçmişinin kayıtlarda tutulma isteniyorsa history alanının da seçili olması gerekir. Profil kaydedildiğinde (save) sistemde tutulmaya başlar ve profil sayısının altında kimin, ne zaman kaydettiği, kimin, hangi tarihte güncellediği bilgileri belirmektedir. Profil alanına, profil kartından ulaşılabilecek alt sayfalardan ilave bilgi girilebilir. More Fields alanına vergi dairesi, numarası ve tipi, kişinin tercih ettiği oda numarası, mesleği ve arabasının plaka numarası girilebilir. Stats & Info alanında kişinin geçen yıl ve bu yılki konaklamaları, harcamaları vb. bilgiler karşılaştırmalı olarak verilmektedir. Restricted işaretlenirse altında açılan pencereye black list, cash list gibi sınırlamalar tanımlanabilir. Bu tanımlamalar yapılırsa, kişi adına rezervasyon girişi yapılırken sistem kullanıcıyı uyarmaktadır. A/R ise müşteri için bir cari hesap numarası tanımlama alanıdır. Müşterinin hesabı krediye kalkacaksa mutlaka bir numara belirlenmelidir. Bu numara, muhasebe yazılımları ile sistemin entegrasyonu açısından gerekli görülmektedir. Müşteri için oluşturulan profil kayıt ekranında bazı pencerelerin yanında üç noktalı sekmeler görülmektedir. Bunlar, seçildiğinde alt bilgilere ulaşma ve yeni bilgi girişi olanağı veren alanlardır. Profil Seçenekleri (Profile Options) Profil kartı ile ilgili yapılabilecek birçok ilave işlem vardır. Bunlar profil seçenekleri (options) olarak tanımlanmıştır. Profil kartının ekran görüntüsünün sağ altında yer alan options sekmesinin seçilmesi ile profil seçenekleri alanına girilmektedir (Şekil - 6). Ekler (attachments): Profil kartına herhangi bir başka dosya ekleme alanıdır. Değişiklikler (Changes): Profilde hangi kullanıcıların, hangi tarihlerde değişiklik yaptığını, bilgi eklediğini vb. görmeye olanak veren alandır. Şekil 6. Profil Seçenekleri Menüsü Ekran Görüntüsü

27 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 17 Başlıca profil seçenekleri aşağıda açıklanmaktadır: Kredi Kartları (Credit Cards): Kişinin kredi kartı bilgilerini girip saklamaya olanak veren bölümdür. Kişiye rezervasyon yapıldığında, sistem bu kart numaraları vb. bilgiyi rezervasyon formuna ilave eder. İptal (Delete): Profili siler. Profil, daha önce geceleme yapıldıysa silinemez. Gelecek: Profildeki kişinin gelecek tarihli rezervasyonlarını gösterir. History: Profildeki kişinin geçmiş konaklamalarını gösterir. Üyelik (Membership): Müşterinin havayolu firması veya otelin üyelik sistemine üyelik halinde bu bilgilerin tutulduğu bölümdür. Birleştirme (Merge): Aynı tipteki iki profili birleştirmek için kullanılır. Örneğin aynı müşteri için açılmış iki profili birleştirerek tek profil oluşturulur. Hangi profilin sistemde kalması isteniyorsa o profil üzerinden birleştirme yapılır. Anlaşmalı Fiyatlar (Negotiate Rates): Profil için anlaşmalı bir fiyat tanımlanması alanıdır. Bireysel profillerden çok, firma ve acente profillerine anlaşmalı fiyat bağlanır. Notlar (Notes): Müşteri ile ilgili notların girilebileceği alandır. Tercihler (Preferences): Müşterinin özel isteklerinin bilgi olarak girildiği alandır. Müşterinin kalmak istediği kat, tercih ettiği oda tipi, odasında istediği donanım vb. gibi. Burada tanımlana kriterler, müşteri otele geldiğinde kendisi için sistemden oda aranması aşamasında aktif olur ve bu istekler doğrultusunda sistem, oda arması yapar. Gizlilik (Privacy): Müşterinin e-posta adresi yanında, promosyonal bilgi, pazarlama araştırması benzeri konular için müşteriye ulaşılmasına müşterinin izin verip vermediğinin tanımlandığı alandır. İlişki (Relationship): Profil müşterisinin diğer bir profille bağlantısının tanımlandığı alandır.

28 18 Ünite 1 Örneğin bir müşterinin bireysel profili ile, çalıştığı şirket adına açılan profil veya bir holdinge bağlı bir şirketin profili ile holdingin profili buradan birbirine bağlanmakta, bu sayede kişiler şirketlerine tanımlanan indirimler vb. uygulamalardan yararlandırılmaktadır. Requests (İstekler): Müşteriye posta ya da e-posta yoluyla broşürler, fiyat listeleri gibi dokümanları göndermek için kullanılan bir seçenektir. Şirket ve Acente Profili Oluşturma Şirket ve acente profillerinin ekranları benzer özellikler taşıdıklarından aynı şekillerde oluşturulur. Bu türde profiller Account (Hesap) olarak adlandırılır. Ancak profile pencerelerinde Şirket ya da Seyahat Acentesi olduklarını gösteren başlık yer alır. Şirket profilleri için yeni profil ekranından company seçilmelidir. Açılan profil kartında öncelikle account bilgisi girilmesi gerekmektedir. Bu, işletmenin ticari isminin girildiği alandır. Adres bilgisi, profil sorumlusu (owner), firmanın faaliyet bölgesi (territory), türü (type), muhasebe hesap numarası (A/R No), otelle anlaşmalı firmalar için verilmiş tanımlayıcı numaralar varsa, corporate ID olarak bu numaralar vb. girilmelidir. More Fields: Vergi ve fatura yönlendirme bilgileri gibi alanların doldurulduğu yerdir. Stats & Info: Bu sekme ile profile ait istatistiksel bilgiler görüntülenir, A/R No. alınabilir, potansiyel oda sayısı ve toplam gelir miktarı girilebilir, Restricted mesajı eklenebilir. Sales Info: Bu sekmede aşağıdaki başlıklar vardır. Profilin özelliklerine uyan bilgiler, buradaki açılır listelerden seçilir. More fields ve Stats & Info alanları bireysel profille hemen hemen aynıdır. Sadece Stats & Info kısmında gelecek dönemlerde firmanın potansiyel olarak getireceği geceleme ve gelir tahminleri girilir. Sales Info kısmında ise bu firmanın otel için öncelik düzeyi, faaliyet alanı, hangi endüstride üretim yaptığı vb. bilgiler girilir. Action Code ile konuğa elektronik olarak gönderilecek fiyat, duyuru, kutlama gibi posta grupları seçilir. Individual Profile deki Mail Action ile işlevi aynıdır.

29 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 19 Şekil 7. Şirket Profili Seyahat acentesi profilinin firma profilinden tek farkı corporate ID yerine IATA numarasının girilmesidir. Source profili farklı şekillerde kullanılabilir. Örneğin oteller, bayram paketi, özel organizasyonlar vb. gibi etkinlikleri planlamak ve kontrol etmek için source profili oluşturmaktadır. Bu şekilde organizasyona katılan veya kampanyadan/ paketten faydalanan müşterilerin kayıtları source profili olarak işlenmek suretiyle ilgili etkinliğe ne kadar kişi katıldı vb. gibi istatistikler tutulabilir. İkincisi, devamlı olarak bir acente üzerinden rezervasyon yaptıran bir firma için source profili oluşturulabilir ve aracı olan acentenin geceleme rezervasyonun geldiği firmanın geceleme vb. bilgileri de elde edilmiş olur. Owner: Profilin sorumlusuna ait kod seçilir. Genel müdür, satış müdürü gibi. Territory: Local, International, North Europa gibi hangi alanı temsil ettiği yazılır. Grup profili, bir grup açıldığında, sistem tarafından otomatik olarak grup ismiyle aynı isimde yaratılmaktadır. Bunun üzerinden grup izlenmektedir. Bunun dışında grup profili oluşturmaya gerek yoktur. Vendor, otelle yapısal bir bağı olmamakla birlikte, iş ortaklığı olan firmalar için oluşturulan profillerdir.

30 20 Ünite 1 Örneğin tedarikçi firmalar için oluşturulan profiller buradan girilmelidir. Contact, bireysel profile benzemektedir. Buradan bir şirketle kontakt olarak görülebilecek kişilere profile oluşturulur. Bu işlem bireysel profil kartında bulunan contact alanının işaretlenmesiyle gerçekleştirilebilir. Bu alanlar belli şirketle için ulaşılabilecek kişileri tanımlayıp, satış geliştirme çabaları için bu kişiler üzerinden işletmelere ulaşmaya olanak vermektedir. Owerview: Overview, bir hesaba ait belirtilen tarih aralığındaki aşağıdaki başlıklarla ilgili rakamları görüntüleyen tablodur. Tablonun Block Summary bölümünde; toplam rezervasyonlar, geceleme sayısı, oda gelirleri, fiyat ortalamaları, yiyecek-içecek satışları gibi gelir kalemlerine ait rakamlar yer alır. Individual Summary bölümünde ise; bağlantılı gelen konuklara ait toplam gelirler görüntülenir. Bu rakamlar bir hesabın önceliğini belirlemede yardımcı olur. Profile Search Ekranı (Kayıtlı Profilleri Aramak) Veritabanında kayıtlı olan bir profile ulaşmak gerektiğinde Profile Search ekranını kullanabilirsiniz. Bu ekranın üst bölümünde, farklı kriterlere göre arama yapmanıza olanak sağlayan sarı dolgulu kutular yer alır. Opera-PMS de Profile Search ekranını görüntülemeye olanak sağlayan farklı yollar sunulmuştur. Reservation> Profile komutu, rezervasyon kartındaki isim satırının sonundaki üç nokta düğmesi gibi. Profile Search ekranında yer alan arama kriterleri şu şekildedir: Name: Individual Profile için soy isim, accountlar (agent, company, source) için ise isim bazında arama yapmak için kullanılır. Opera daki pek çok arama işleminde % simgesi kullanılmaktadır. Burada da Name satırına yalnızca % simgesi yazarak kayıtlı tüm profilleri listeleyebiliriz. % simgesini ayrıca bir ismi tam olarak hatırlayamadığınız durumda ismin bir bölümünü belirtmek için kullanabilirsiniz.

31 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 21 Örneğin sonu MEN ile biten isimleri aramak için %MEN, içinde sırasıyla MEN karakterleri yer alan isimleri aramak için %MEN% yazabilirsiniz. First Name: Individual Profile için isim bazında arama yapmak için kullanılır. View By: Profil oluşturma işleminde olduğu gibi burada da belirli bir profil türünde arama yapmak için kullanılır. Ayrıca; şehir, üyelik, şirket, IATA numarası başından da arama yapılabilir. Arama satırlarının yanı sıra onay kutusu olan seçenekleri de filtre olarak kullanılabilirsiniz. Örneğin Neg. Rates onay kutusunu işaretlediğiniz takdirde anlaşmalı fiyat tanımlaması yapılan profiller listelenecektir. Ayrıca; tablodaki kayıtlardan aktif olan satıra ait Membership, Notes, Communication gibi bilgilere ekranın altında yer alan Indicator Lamb (işaret lambası) buton lamba tıklayarak ulaşabilirsiniz. Belirttiğiniz arama kriterine uyan profilleri listelemek için Search düğmesini kullanmanız gerekir. Listedeki bir profili açmak için bulunduğu satırı seçip OK butonuna basın ya da üzerinde çift tıklayın. Diğer bir arama yöntemi olarak açık olan bir profildeki search bölümünden yararlanabilirsiniz. Böylece, bir profil üzerinde çalışmayı tamamladıktan sonra ekrandan çıkmadan başka bir profilde çalışmaya devam edebilirsiniz. Profil Birleştirme (Merge) Farkına varmadan aynı konuğa, acenteye ya da firmaya bir den fazla profil açmış olabiliriz. Merge işlemi bunların birleştirilmesidir. Bir örnekle açıklayacak olursak Ahmet Kara isimli konuğumuzun 2 adet profili olsun. Bunları birbiriyle birleştirmemiz gerekir. Profil birleştirince bu profile bağlı konaklama, history, black list gibi bilgiler de diğer profile taşınır. Genellikle bilgileri eksik olanı tam olanla birleştiririz. Bilgileri tam olanı eksik olanın üzerine bindirirsek veri kaybına uğrarız.

32 22 Ünite 1 1. Adım: Profil ekranından Ahmet Kara nın adını aratınız. Ahmet Kara nın profilini açınız. Birden fazla aynı kimlikte konuk çıkacaktır. Şekil 8. Profil Birleştirmede Sorgulama Ekranı 2. Adım: Sol alt köşede listelenen listeden hangisinin bilgileri daha fazla ve güncelse seçerek Edit tuşuyla inceleyiniz. Aşağıdaki 1. Ahmet Kara nın profilinde kimlik bilgileri girilmiş olduğundan orijinal olarak onu alınız. Şekil 8.2. Ahmet Kara nın 1. Profil Kartı

33 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 23 Şekil 9. Ahmet Kara nın 2. Profil Kartı 3. Adım: Sol alt köşede listelenen listeden birinci profile giriniz, Edit Options Merge Yeni bir profil arama ekranı çıkar. Kimi arıyorsanız Soyad Ad olarak giriniz. Şekil 10. Çağrılan Kişinin Profil Kaydı 4. Adım: Ahmet Kara adına görüntülenen iki karttan birisi orijinal (sağdaki) diğeri ise orijinal üzerine yama yapılacak olan karttır (solda).

34 24 Ünite 1 Şekil 11. Listelenen İki Profilin Görüntüsü Merge komutu verildiğinde soldaki kart sağdaki orijinal olanla birleşir. Soldaki profilde adres bilgileri vardır. Birleştirildiğinde adres bilgileri silinecektir. Bu nedenle adres bilgilerini bir kenara not ederek sonradan eklemek iyi olacaktır. Dikkat edilmesi gereken konu hangi profilin içine girilmişse sistem onu Orijinal olarak görecektir ve profili onun üzerine bindirecektir. Yanlışlık yapılırsa veri kaybı olacaktır ve geri dönüş olmayacaktır. Konunun acemisi olan çalışanlar kartları birleştirmeden önce yazdırırlarsa bir önlem olabilir. Arka plandaki history bilgilerinde ise bir tehlike yoktur.

35 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 25 Özet Otel işletmelerinde kullanılan otomasyon programlarında şu özellikler aranır: İşlevsellik: Otelin önbürosunda verilen bütün hizmet alt kalemlerinin önbüro programında bir karşılığının olmasıdır. Geliştirilebilirlik: Otelin yeni işlevler hayata geçirmesi durumunda bu programın yeni uygulamalara adapte edilebilme kabiliyetidir. Depolama: Bilgi depolama kapasitesi kadar, bilgileri aktif şekilde tutma süresidir. Analiz: Bilgileri kullanarak çıkarımlar yapmaya yarayacak analizleri (basit istatistik analizler) yapma yeteneğidir. Erişim: Çoklu kullanıcı ortamına uyum süresi ve yeteneğidir. Otelin farklı bölümlerinden bilgi girişi, bilgi kullanımı vb. taleplere cevap verebilme süresi ve düzeyidir. İç Entegrasyon: Otelde kullanılan diğer karar verme araçları, veritabanları ve bilişim sistemleri ile entegre edilebilme yeteneğidir. Dış Entegrasyon: Çalışanların otel dışından veritabanları vb. uygulamalara bağlanarak bilgi alma, bilgiyi kontrol etmelerine olanak sağlayan özelliklere sahip olmasıdır. OPERA programında menüler işlevlere göre belli başlıklar altında yer almaktadır. Bunlar: Rezervasyon (Reservations), Resepsiyon (Front desk), Önkasa (Cashiering), Oda işlemleri (Rooms management), Hesap Yönetimi ve Muhasebe İşlemleri (AR: Accounts Receivable) Komisyonlar (Commissions) Günsonu (End of Day) Raporlar ve diğer işlemler (Miscellaneous) Kullanıcı Tanımlamaları ve Ayarlar (Setup) Help (Konu Duyarlı Yardım Menüsü) Çıkış (Exit)

36 26 Ünite 1 OPERA PMS uygulamalarının yukarıdaki özelliklere sahip olması beklentileri karşıladığı gibi yeni beklentilerin doğmasına da yol açmaktadır. Bütün otomasyon programlarında müşterilerin otomasyon sistemine tanıtılması gerekmektedir. OPERA sisteminde bu tanıtım işlemi Profiles (profil = kimlik) tarafından sağlanmaktadır. Kimlik çeşitleri olarak sistemde şu girişler bulunmaktadır: Şahıs (Individual), Şirket (Company), Seyahat Acentesi (Travel Agent), Gruplar (Group), Satış Temsilcileri gibi profile türleridir.

37 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 27 Göz den Geçir Profile çeşitlerinin neler olduğunu açıklayınız. Individual profile nasıl açılır? Company profile nasıl açılır? Travel Agent profile nasıl açılır? Sistemde profile nasıl aranır? Birleştirme (Merge) nedir? Nasıl uygulanır? adresine ulaşarak Opera PMS in kullanımına ait videoları izleyiniz. Aşağıdaki alıştırmayı uygulayınız. Alıştırma 1: Aşağıdaki bilgileri kullanarak konukların profillerini oluşturunuz. Name alanı için size verilen soyadları ve first name için sizin kendi adınızı kullanınız. Örnek: Name: Koksal, First Name: Sizin kendi adınız. (Örneğin Süleyman gibi) Konuk X: Name: Koksal, First Name: Sizin ilk adınız. Adres: Ankara - TR, iletişim bilgileri ekleyiniz. Konuk Y: Name: Ünlü, First Name: Sizin ilk adınız. Adres: Adana - TR, iletişim bilgileri ekleyiniz. 1. Konuk X in profilini bulunuz ve aşağıdaki bilgileri ekleyiniz. a, Otele bıraktığı kimlik türü-pasaport b. Konuğa çeşitli duyurular mail ile gönderilecek c. Kredi kartı no: Exp: 12/13 d. 2. katta oda tercih ediyor e. Havuz manzaralı oda istiyor f. Odasına her gün Hürriyet Gazetesi istiyor g. A/R No alın

38 28 Ünite 1 Göz den Geçir 2. Konuk Y nin profilinde aşağıdaki bilgileri ekleyiniz. a. Otele bıraktığı kimlik türü nüfus cüzdanı b. Konuğa genel duyurular ve bayramlar için mail gönderilecek. c. A blokta oda istiyor. d. No-smoking oda istiyor. e. Comlimentary fiyat kodu tanımlayın. f. Odasında internet istiyor. 3. Konuk X adına yeni bir profil oluşturun. Aşağıdaki bilgileri profiline kaydediniz. a. Erken giriş yapacak. b. Oda spreyine alerjisi var. 4. Konuk X adına açtığınız eski profille yeni profili birleştiriniz. 5. Konuk Y nin profiline, ödemeyi nakit yapması gerektiğini belirten kısıtlama mesajı ekleyiniz.

39 Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 29 De er len dir me Sorular 1. Ayşe Arman faks göndererek rezervasyon talebinde bulunmuştur. Otel o tarihte müsaittir. Rezervasyon talebinde bulunan Ayşe Arman için öncelikle sistemde ne yapmam gerekir? a. Anlaşma fiyatlarına bakarım. b. Individual Profile açarım. c. Front Desk menüsünden Walk-in giriş yaparım. d. Vendor Profile açarım. e. Waitlist e kaydını yaparım. 2. Otel işletmelerinin önbüro otomasyon programlarından beklentileri vardır. Aşağıdakilerden hangisi bu beklentiler arasında değildir? a. İşlevsellik b. Satış arttırma c. Geliştirilebilirlik d. Depolama e. Analiz 3. Çalışanların otel dışından veritabanları vb. uygulamalara bağlanarak bilgi alma, bilgiyi kontrol etmelerine olanak sağlayan özelliklere sahip olmasıdır. Yukarıdaki tanımlama otel otomasyon programlarının hangi özelliğini yansıtmaktadır? a. Dış Entegrasyon b. Erişim c. İç Entegrasyon d. Analiz e. Geliştirilebilirlik

40 30 Ünite 1 4. Profile arama işleminde % işareti neye yarar? a. Hesaplama yapmaya b. Konaklama yapanların oranlarını görüntülemeye c. Company profilleri sorgulamak için d. Anlaşmalı Fiyatlar (Negotiate Rates) ın neler olduğunu görüntülemek için e. Profile taramasında adını tam hatırlayamadığımız kişilerin isminin eksik kalan kısmını sorgulamada 5. OPERA Programında önbüro işlemlerinin yapıldığı alanın adı nedir? a. OCIS Alanı b. ORS Alanı c. PMS Alanı d. OXI Alanı e. OCM Alanı

41 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 2 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

42 32 Ünite 2 Ünitede Ele Al nan Konular Rezervasyon Girişleri Yeni Rezervasyon Kartı Girişleri (New Reservation Card) > Reservation Options (Rezervasyon Seçenekleri) > Update Reservation (Rezervasyon Güncelleme) Room Plan (Odalar Planı) (Ctrl + F3 ) Floor Plan (Kat Planı) (Shıft + F5) Calendar (Takvim ve Etkinlikler) Ünite Hakk nda Bu ünitede; Profile tanımlamadan sonra rezervasyon girişleri ve özellikleri ele alınmaktadır. Rezervasyon seçeneklerine ait kişi sayısı, oda tipi, fiyatlandırma özellikleri, konukların oda tercihleriyle ilgili bilgiler yer almaktadır. Oda ve katlarla ilgili plan, konum ve özellikler sıralanmaktadır. Geleceğe yönelik etkinliklerin planlanıp izlendiği takvimleme özellikleri incelenmektedir.

43 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 33 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, Münferit rezervasyon girişlerini öğrenmiş olacaksınız. Rezervasyonlara ait değişiklik ve güncellemeleri ile ilgili bilgilere sahip olacaksınız. Rezervasyon seçeneklerine ait oda, fiyatlandırma, teyit mektubu, konukların özel isteklerine ait düzenlemeleri öğrenmiş olacaksınız. Otel işletmesinin oda ve kat planlamasına özelliklerini tanıyacaksınız. Geleceğe yönelik etkinlik ve özel günlerin planlamasına ait bilgilerin girişleri öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz.

44 34 Ünite 2 Rezervasyon Girişleri Bu alan yeni rezervasyon girişlerinin yapıldığı alandır. Operada birkaç farklı alandan rezervasyon girişi işlemi yapılabilmektedir. Rezervasyon girişi bu alandan yapıldığında, öncelikle sistem tarafından müşterinin profili olup olmadığının sorgulandığı arama ekranı görüntülenir. Profil varsa, ilgili profilin seçilmesi ve ekranın altındaki New Reservation butonun kullanılmasıyla, bu profile ait yeni rezervasyon tanımlanmaya başlanır. Profili yoksa, profil oluşturma ekranına yönlendirilip profil oluşturulması sağlanır. Profil girişi tamamlandıktan sonra OK denir ve rezervasyon penceresi açılarak rezervasyon kaydı girilir. Şekil 1. Profile Sorgulama ve Individual Profile Girişi

45 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 35 Rezervasyon kartı girişinde dikkat edilecek bir konu siyah (bold) alanlara ait bilgilerin mutlaka girilmiş olmasıdır. Aksi halde rezervasyon girişi sistem tarafından tamamlanmayacaktır. Şekil 2. Rezervasyon Kartı Ekran Görüntüsü Konuklar, otel rezervasyonlarını çalıştıkları firma veya bir seyahat acentesi aracılığı ile yaptırabildikleri gibi bireysel olarak da rezervasyon talebinde bulunabilirler. Firma veya acente bağlantılı bir rezervasyonda konuklar, otelin uyguladığı indirimli fiyatlardan ve paketlerden yararlanma hakkına sahip olurlar. Böylece bu konuklara otelin o firma ya da acente için oluşturduğu fiyat kodu uygulanır. Bireysel yapılan rezervasyonlar münferit (individual) rezervasyon olarak adlandırılır. Bu tür rezervasyon taleplerinde ise konuğa genellikle rack fiyat kodu uygulanır. Rack fiyatlar indirimsiz, afişe fiyatlar anlamındadır. Bir rezervasyonun şirket ya da acente ile bağlantısı rezervasyon oluşturma aşamasında tanımlanabildiği gibi bağlantı daha sonra da kurulabilir.

46 36 Ünite 2 Yeni Rezervasyon Kartı Girişleri (Entering New Reservation Card) Rezervasyon ekranında bir kaç bölüm yer alır. Name, First Name gibi alanların bulunduğu ekranın üst bölümü, çoğunluğu profil kartından gelen bilgilerden oluşur. Bu alanda en üstte, profil oluşturma alanındaki gibi isim, telefon numarası, üyelik vb. kişisel bilgilerin girildiği bir alan mevcuttur. Bu alanda, örneğin rezervasyonu şirket rezervasyonu veya acente rezervasyonu olarak tanımlamak için company veya agent alanlarına ilgili şirket veya acente profilinin bağlanması gerekmektedir. Kart üzerinde otele giriş tarihi, geceleme sayısı, yetişkin ve çocuk olarak ayrı ayrı kişi sayıları, oda sayısı vb. bilgilerin girileceği alanlar vardır. Oda tipi (room type) konaklanacak oda tipinin seçildiği alandır. RTC ise, kişinin ödeme yapacağı oda tipini ifade etmektedir. Bir misafire alt kategori bir oda rezervasyonu yaptırdığı halde, oteldeki müsaitlik nedeniyle üst kategori bir odaya verilebilir. Böyle bir durumda room type alanında üst kategori oda görülürken, alt kategori oda tipi RTC alanında görüntülenir. Rate code kısmının yanındaki OK işareti seçildiğinde rate query ekranı görüntülenmektedir. Buraya F5 tuşu ile de ulaşılabilir. Oda tiplerine göre fiyatlar ekrana gelmektedir. Buradan uygun fiyat seçilerek odaya işlenir. Fiyatla ilgili paket uygulama varsa packages kısmı renkli şekilde görüntülenmektedir. Packages kısmına girilen fiyatın değiştirilme ihtimali karşısında, rezervasyon kartına girildiği gibi sabit kalması için fixed rate kısmı işaretlenir. Rezervasyon tipi, pazar bilgisi, müşterinin geldiği rezervasyon kaynağı, ödeme şekli, ödeme kredi kartı ile olacaksa kart numarası, otelin bir merkezi rezervasyon sistemi kullanması durumunda rezervasyon sisteminin atadığı kod (CRS. No) diğer girilmesi gereken bilgilerdir. Approval code ve approval amount alanına kredi kartı ödemesi için provizyon alınmışsa bunun miktar ve kodu girilebilmektedir. Suit with alanından, varsa odanın bağlı bulunduğu diğer oda/odalar seçilebilir. Confirmation kısmı işaretlenerek, rezervasyon kaydedilince konfirmasyon (teyit) mektubu ekrana getirilir, teyit mektup, e-posta veya faksa yönlendirilip müşteriye ulaştırılabilir.

47 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 37 Uluslararası tanınmış otel zincirlerinin rekabet üstünlükleri arasında; marka imajları, yönetim teknolojileri alanındaki uzmanlıkları, tutarlı hizmet kaliteleri, global rezervasyon ağları sayılabilir. Patentler, telif hakları ve ticari markalar yasal olarak koruma sağlayan güvenlik unsurlarıdır. Guest balance kısmı kişinin girişinden sonraki yaptığı harcamaların tutarının göründüğü bölümdür. Discount amount, % ve Reason müşteri için uygulanacak indirimi belli bir değer ya da oda fiyatının yüzdesi olarak girmeye ve bu indirimin nedenini tanımlamaya olanak verir. Name Konuğun soyadının yazıldığı satırdır. Bu satırın sonundaki üç noktalı düğme konuğun profil kartını açmak için kullanılır. Arrival Konuğun otele giriş yapacağı tarihin belirtildiği satırdır. Departure Konuğun otelden çıkış yapacağı tarihin belirtildiği satırdır. Night satırında geceleme sayısı belirtildiği takdirde ayrılış tarihini sistem otomatik doldurur. Room Type Konuğun tercih ettiği oda tipinin belirtildiği satırdır. Rate Code Konuğa uygulanacak fiyat kodunun seçildiği satırdır. Reservation Type Konuğun rezervasyon tipinin seçildiği satırdır. Rezervasyon tipleri; kredi kartı garantili, onay beklenen, acente garantili, kontenjan gibi işletmelerin yapısına göre farklılık gösterebilecek seçeneklerden oluşur. Market Banka, sigorta, eğitim, boş vakit gibi konuğun ait olduğu pazar grubunun belirtildiği satırdır.

48 38 Ünite 2 Market Codes ekranında sol taraftan Market Group başlığı altındaki listeden grubu seçip sağ taraftaki bu gruba ait kod listesinden konukla ilgili olan seçilmelidir. İstatistiksel amaçlı doldurulur Source (Kaynak) Konuğun rezervasyonunu hangi kaynağı kullanarak talep ettiği bu sanıda belirtilir. İstatistiksel amaçlı doldurulur. Room Room satırını rezervasyon aşamasında doldurmak zorunlu değildir. Rezervasyon sırasında bir oda numarası almanız gerektiğinde kullanın. Bu aşamada açılan Available Rooms Search ekranının üst bölümünde satılabilir odaları (telep edilen tarih için boş olan odalar) aramak üzere kat, oda tipi, çıkışı beklenen odalar, temiz odalar gibi filtreler kullanılabilir. Rate Code Rate Code satırında açılan Rate Query Details tablosundan oda tipleri için belirlenmiş olan fiyat kodlarından seçim yapılabilir. Individual konuklar için genel olarak Rack Fiyat kullanılmaktadır. Rate Query Details ekranın soldaki bölümü sistemde tanımlı olan tüm fiyat kodlarını (rate code), sağdaki bölümü ise, her bir oda tipinin bu kodlar için belirlenmiş fiyatlarını gösterir. Ekranın sağ altında ise seçilen rate code ile ilgili fiyata dahil olan ürün ve hizmetler ile ilgili bilgiler yer alır. Şekil 3. Rate Query (Tanımlanan Fiyatlamalar) Tablosu

49 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 39 Preferences (Tercihler) Preferences, kişinin 5. kattan, asansöre yakın oda istemesi gibi özel tercihlerinin girildiği alandır. Special Bu kısım da benzer şekilde, kişinin ilave yatak istemesi, odasına her gün gazete istemesi gibi özelliklerin girildiği alandır. Kişiye oda arandığında sistem otomatik olarak preferences ve specials alanlarını dikkate alarak oda aramaktadır. Ekrandaki Specials, Preferences satırlarındaki bilgiler, profil kartına tanımlandığı takdirde sistem tarafından buraya aktarılır. Profile kaydedilmediyse buradan da eklenebilir. Ayrıca, bilgilere ilaveler yapılabilir ve mevcut bilgiler düzeltilebilir. Comments Rezervasyon, otele giriş ve önkasa işlemlerinde kişiyle ilgili belli bilgileri görmek amacıyla bu bilgilerin girildiği alandır. Örneğin kasiyer için FB harcamalar acenteye extra harcamalar müşteriye aittir gibi bilgi yazısı yazılabilir. Bu durumda, girilen bilgi kasiyer ekranında altta renkli olarak görüntülenmektedir. Payment Method Satırda konuğun ödemeyi nasıl yapacağını belirtilir. Profil kartında kredi kartı tanımlaması yapılmışsa kredi kartı seçilebilir. Kayıtlı bilgileri sistem rezervasyon kartına aktaracaktır. More Fields sekmesi, genel olarak konuğun otele transfer taleplerine ait ek bilgilerin girildiği sayfayı açar. Diğer bölümler ise; rezervasyon bilgilerini içeren bölüm, konuk tercihlerinin, özel isteklerinin belirtildiği bölüm ve istatistiksel amaçlı doldurulan bölümden oluşur. Bu ekranda bulunan No post seçeneği işaretlendiğinde harcama yapılabilecek otel bölümlerinden ve gelir merkezlerinden (barlar, restoranlar vb.) herhangi bir hesap işleme (posting) işlemi yapılamaz. Kişinin hiçbir yerde kredili harcama yapmasını istemediğimizde bu işaretlenebilir. Pick up müşteriyi geldiği yerden (havaalanı, tren istasyonu gibi) almak, drop off ise o yere bırakmaktır. Dolayısıyla, müşterinin girişten önce alınması ve çıkışında istediği yere bırakılması ile ilgili bilgiler buradan girilir. Buraya girilen bilgiler Tranportation request raporu aracılığıyla takip edilmektedir.

50 40 Ünite 2 Reservasyon kartındaki bilgi girişi tamamlandıktan sonra işlemler Save butonu ile kaydedilir. Sistem, bu rezervasyon için bir konfirmasyon numarası atar, bu numarayı bir mesajla görüntüler. Reservation Options (Rezervasyon Seçenekleri) Rezervasyon ekranındaki Options grubu oldukça kapsamlı seçenekler sunmaktadır. Rezervasyon sahibi ile aynı odayı paylaşan kişilerin kimlik kayıtlarından, fatura yönlendirme işlemlerine, deposit alımlarından rezervasyon kopyalamaya kadar pek çok rezervasyon işlemi buradan yapılır. Rezervasyon kartının sağ altında options butonu ile girilen bu menüye rezervasyon kartına giriş yapılabilen bütün alanlardan ulaşılabilir. Rezervasyon seçenekleri aşağıda sıralandığı gibi değişik işlemlerin yapılmasını sağlamaktadır. Rezervasyon seçenekleri menüsü ekran görüntüsü Şekil 4 de verilmiştir. Şekil 4. Options (Seçenekler) Grubu Accompanying Rezervasyon sahibi ile aynı odayı paylaşacak olan aile bireyleri, arkadaşlar gibi diğer konukların kimlik bilgilerinin kaydedildiği opsiyondur. Odadaki diğer konukların kimlik bilgilerinin kaydedilmesi

51 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 41 güvenlik açısından oldukça önemlidir. Bu konuklar için ayrı bir folio açılmaz. Tüm harcamaların rezervasyon sahibi tarafından karşılanacağı durumda kullanılır. Rezervasyon listelerinde bu konukların isimleri görüntülenmez. Options -> Accompanying komutu verilir. Profile search ekranından odayı paylaşacak olan konuk daha önceden sistemde kayıtlı ise Search edilir değilse New butonu ile yeni giriş yapılır. Individual Profile bölümünde gördüğümüz gibi konuğun kimlik bilgileri kaydedilip OK butonu ile işlemi bitirilir. Profil kaydı yapılan konuklar Accompanying Guests penceresinde listelenir. Konuğun bilgilerini düzenlemek için Edit tuşunu, yeni bir konuk eklemek için Attach tuşunu, konuğu accompanying listesinden çıkarmak için Detach tuşu kullanılır. Add On Bu opsiyon rezervasyon kopyalamak için kullanılır. Bir rezervasyon, aynı konuk için farklı bir tarih aralığında rezervasyon oluşturmak üzere veya benzer özelliklerdeki bir rezervasyonu hızlı bir şekilde oluşturmak üzere kopyalanabilir. Rezervasyon farklı bir konukta kullanılmak üzere kopyalandıysa kopyalanan rezervasyonun ismi değiştirilir. Böylece, yalnızca profil bilgileri değiştirilir ve rezervasyon kartlarındaki bilgileri tekrar doldurmanız gerekmez. Add on komutu ile orijinal rezervasyon kapanır, ekranda kopyalanmış olan rezervasyon kalır, gerektiğinde bu aşamada da kart üzerinde değişiklikler yapılabilir. Rezervasyonu Save ettikten sonra konfirmasyon numarasına ait mesaj ekrana gelir. Agent/Company Opera, individual türde oluşturulmuş bir rezervasyonu daha sonradan company, agency, group ya da contact bağlantılı bir rezervasyon türüne dönüştürme olanağı sunar. Böyle bir işlem yapmanız gerektiğinde ilgili rezervasyon üzerinde aşağıdaki adımları izlenir: Options -> Agent & Company komutu verilir. Profile Linkage ekranında rezervasyon için bağlantı kuracak profilin adını kendine ait satırda yazılır. Acente bağlantısı kurmak için agent satırını kullanmanız gerekir. İlgili profili aramak için satırların sonundaki açılır liste bütanlarını kullanabilirsiniz. Belli bir Acenteyi rezervasyona bağlamak için aşağıdaki süreç izlenir:

52 42 Ünite 2 Bulunan rezervasyonun sağ üst köşesindeki Agent kutucuğu tıklanır. Acentenin ismi biliniyorsa tamamı ya da bir kısmı yazılır. Acentenin ismi bilinmiyorsa Search kutucuğuna % işareti yazılarak bütün acentelerin listelenmesi sağlanır. İçlerinden aranan acente seçilerek onaylanır. Aranan acente listede yoksa New seçeneği ile yeni bir acente oluşturulur. Şekil 5. Demirtaş Turizm Adına Açılmış Seyahat Acentesi Profili Şekil 6. Demirtaş Turizm Seyahat Acentesine Bağlanmış Bir Rezervasyon

53 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 43 Şirket (Company) uygulamaları da yukarıdaki Acente (Agent) uygulamalarında olduğu gibidir. Alert Bu alan kullanılmak suretiyle belli uyarı bilgileri girilerek bunların rezervasyon kartına eklenmesi sağlanır. İstenen ve seçilen aşamalarda bu bilgiler, sistem tarafından ekrana getirilerek kullanıcıyı uyarmaktadır. Örneğin rezervasyon ve check-out aşaması için bir uyarı girilmişse, her rezervasyon değişikliğinde ya da check-out aşamasında check-out amaçlı kasa ekranı görüntülendiğinde) sistem bu uyarıyı pop-up şeklinde ekrana getirerek kullanıcıya uyarıyı ulaştırmaktadır. Cancel Rezervasyonunun iptalini belli bir gerekçe (reason) göstererek gerçekleştirme alanıdır. Reinstate İptal edilen rezervasyonları tekrar aktif hale getirmek için kullanılır. Changes Rezervasyon kaydında, hangi tarihte, kim tarafından, ne değişiklik yapılmışsa bunların görüntülendiği alandır. Confirmation Kişiye konfirmasyon mektubu basmak istendiğinde kullanılmaktadır. Buradan e-posta adresi vb. girilerek konfirmasyon mektubunun e-posta veya faksla da gönderilmesi mümkündür. Genellikle münferit rezervasyonlar için konuklar talep ettiğinde gönderilir. Ancak, company, travel agent ve contact bağlantılı rezervasyonlarda talep olmasa da, otel tarafından reservasyon bilgilerini kesinleştirmek amacıyla ilgili kişilere gönderilir. Options grubundan Confirmation Letter komutunu verdikten sonra Confirmations ekranı görüntülenir. Bu ekranda mektubu düzenlemek, görüntülemek, göndermek gibi gerekli tüm işlemler yapılabilir. Conf. Name başlığı altındaki açılır listeden sistemde kayıtlı olan mektup türlerinden konuk için uygun olan teyit mektubu seçilebilir. Adress, ve Fax başlıkları altındaki açılır listelerden de gerektiğinde düzeltmeler yapılabilir. Customize, olarak takip edilir. Options seçeneğinden payment kutusu seçildiğinde kasa seçeneği çıkar ve alınan miktar hesaba işlenir. Ödeme seçeneğinin çalışması için sisteme tanımlanmış bir yazıcının olması gerekir.

54 44 Ünite 2 Customize: Mektuptaki bilgileri düzenlemek için kullanılır. File: Dosyanın kayıt yerini seçmek için kullanılır. Preview: Mektubun gönderilemeden önceki ön izlemesini yapmak için kullanılır. Send: Mektubu Outlook ile konuğa göndermek için kullanılır. Credit Cards Bu opsiyon, konuğun ödeme tipi kredi kartı olarak tanımlandığı takdirde aktifleşir. Aksi takdirde bu düğmeler kapalıdır. Konuğun kredi kartı limitinin bir miktarını bloke etmek (ön provizyon) için kullanılır. Ön provizyon rakamı yanlışlıkla fazla yazıldıysa, o kadar miktar tekrar negatif olarak girilir. Delete Rezervasyonu silmeye yarar. Deposit / CXL Rezervasyonları kesinleştirmenin ve işletme gelirlerini arttırmanın yollarından biri de depozit alarak rezervasyonları kesinleştirmektir. Depozit alma ve işlemi yolu şu şekilde gerçekleşmektedir. Depozit alınmamış bir rezervasyon kesinleşmemiş bir rezervasyondur ve tentative (geçici) olarak takip edilir. Options seçeneğinden payment kutusu seçildiğinde kasa seçeneği çıkar ve alınan miktar hesaba işlenir. Ödeme seçeneğinin çalışması için sisteme tanımlanmış bir yazıcının olması gerekir. Fixed Charges Odaya sabit ücret basma işleminin tanımlandığı alandır. Örneğin kişinin oda hesabına günlük belli bir miktar otopark ücreti, gazete gibi bir sabit ücret basılması isteniyorsa, buradan bu tanımlama yapılabilir. Konaklaması boyunca her gün kapanışında, bu ücret otomatik olarak işlenir. History Kişinin geçmiş konaklamalarını ve harcamalarını görüntülemeye olanak sağlayan alandır. Housekeeping Odada kalan misafirin kat hizmetleri bölümünce karşılanabilecek isteklerinin bilgi olarak girildiği alandır.

55 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 45 Örneğin odaya çarşaf, havlu vb. bırakılmasının istenmesi durumunda, bilgi girişi buradan yapılabilir. Bu bilgilerin kat hizmetleri görevlisince alınan turndown raporu nda görüntülenmesi için turndown alanının işaretlenmesi gerekir. Locator Genellikle telefon operatörü tarafından girilen konukla ilgili bilgilerdir. Örneğin misafir bir süreliğine restoranda ya da plajda olacağını bildirdiğinde saat bilgisiyle beraber girilen alandır. Messages Misafire iletilecek mesajların girileceği bölümdür. Otelin TV sistemi destekliyorsa bu mesaj konuğun TV ekranına da gönderilebilir. Mesaj iletildikten sonra, buradaki receive butonunun işaretlenmesi gerekir. Ayrıca girilen bir mesaj edit edilebilir veya silinebilir. Packages (Paketler) Packages konuğun oda fiyatına dahil olan hizmetleri görüntülemek ve fiyat paketi üzerinde değişiklikler yapmak için kullanılır. Bunun için süreç şu şekildedir: Yeni eklemeler için Rezervasyon kartındaki Packages açılır, liste düğmesine tıklayıp Packages ekranını açınız. New düğmesi ile oda fiyatına yeni hizmetler eklenebilir. Edit düğmesi ile var olan paketi değiştirebilirsiniz. Party (Çoklu Rezervasyon) Aynı özellikteki rezervasyonları girmek için kullanılır. Grup rezervasyonlarıyla beraber ele alınacaktır. Previleges No-post, pre-stay charging, post-stay charging tanımlamalarıyla misafirin harcamaları konusunda belli özel durumlar sisteme girilir. Genelde en çok kullanılanı no posting dir. Bu alanın işaretlenmesi, misafirin otel içindeki satış noktalarından oda hesabına işlenmek üzere kredili harcama yapmasını engellemektedir. Proforma Folio Konuğa tüm kalışı için bir proforma fatura çıkartmak için kullanılır. Bu faturada konuğun tüm konaklama tutarı ve sabit harcamaları basılır. Konuğun faturası çıkartılmasına rağmen aslında otele gelir kaydı

56 46 Ünite 2 yapılmaz. Gelir kayıtlarını etkilemeden konuğa fatura vermek ya da göndermek istendiğinde kullanılır. Folio Otions ekranında, faturada yer alması istenen ek açıklamalar varsa Folio Text satırlarında belirtilir. Telefon ve çek numarası görüntülenmesi isteniyorsa ilgili kutular işaretlenir. Döviz kuru seçilir. Queue (Bekleyen Rezervasyonlar) Otele gelen, ancak odaları hazır olmadığı için giriş işlemi (Check-in) yapılamayan rezervasyonların listelendiği alandır. Odaları kat hizmetleri bölümü tarafından temizlenip sistemden temiz olarak tanımlandıkça buradan girişleri yapılmaktadır. Rate Info Kişinin oda ücreti detaylarının görüntülendiği alandır. Fixed Rate (Oda Fiyatı Sabitleme): Konuğa uygulanan rate code ücreti, gerektiğinde artı-eksi değerde değiştirilebilir. Ancak; yapılan değişikliğin bu kart üzerinde kalıcı olması için değiştirilen fiyatın sabitlenmesi gerekir. Discount Rate (Oda Fiyatı İndirimi): Konuğa uygulanan fiyat koduna repeat guest (devamlı konuk) olduğu için, bir promosyondan yararlanması için ve bunun gibi nedenlerden dolayı indirim verilebilir. Bunun için rezervasyon kartındaki Discount Amount veya % satırına indirim miktarı yazılır. Burada yazılan rakam kadar konuğun rate (fiyat) satırındaki değer azalır, indirim için bir rakam belirttiğiniz takdirde sistem bu işlemin nedenini de belirtmenizi ister. Bu nedenle Reason satırından indirim nedeni seçmek gerekir. Örneğin konuğun fiyatında indirim yapmak istenirse indirim tutarı Disc Amt. ya da % kutusuna yazılır. 100 TL olan oda ücretinden % 25 indirim yapmak istenirse Reason seçenek listesini açarak Discount Reason ekranındaki listeden indirim nedeni seçilip işlem onaylanır. Reason seçenekleri açıldığında sistem belirtilen indirim miktarını Rate satırına yansıtacaktır. Multiple Rate (Çoklu Fiyat Kodu): Konukların rezervasyonlarında bazen konakladıkları süre içinde rate, rate code, market ve source code larda, adult ve child sayısında değişiklik yapılması gerekebilir.

57 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 47 Örneğin konaklamanın ikinci gününde odaya bir yetişkin ya da bir çocuğun daha gelmesi oda fiyatının değiştirilmesini gerektirebilir. Konuğa ilk günler için firmasının anlaşmalı fiyat kodu uygulanıp son günler için Rack Fiyat kodunun uygulanması gerekebilir. Konuğa özel nedenlerle veya belirli günler için özel indirim uygulanabilir. Bu gibi durumlarda değişikliklerin rezervasyon elemanı tarafından takip edilmesine gerek kalmaması için sisteme hangi gün hangi değişikliğin yapılacağı bir kez tanımlanır. Böylece ilgili tarihte belirtilen değişiklik sistem tarafından otomatik olarak yapılır. Bu tanımlama için rezervasyon kartındaki Multiple Rate opsiyonu kullanılır. İşlem şu şekilde yürütülür: Rezervasyon kartında yer alan Rate satırının sonundaki üç nokta butonu tıklanır ve açılan options grubundan Daily Details komutu verilir. Daily Details ekranında düzenleme yapılacak tarih seçilerek Edit butonu tıklanır. Discount Amount satırında indirim miktar olarak belirlenebilirken, Discount % satırında oran olarak belirtilir. Bu kutulardan birine indirim rakamı yazılır. Discount Reason satırında indirim nedenini belirtilerek işlem onaylanır. Register Card Oda için register card basmak için kullanılır. Room Move Oda değişikliği yapmak için kullanılır. Routing Bir odadan bir odaya veya bir odada kalan bir kişiye ikinci bir hesap alanı (pencere) açarak bu pencereye hesap işleme/yönlendirme işlemidir. Örneğin grup odalarının bütün veya belli harcamaları grubu getiren acente tarafından ödeneceği durumda, bu harcamalar tek bir oda foliosunda toplanır. Bu durumda, hangi kalemler acente tarafından ödenecekse, grup odalarının bu kalemlere ait posting leri bir odaya yönlendirilerek burada birikmesi sağlanabilir. Ayrıca, Rezervasyon -> Option -> Routing -> Window kısmından girilip isim tanımlanarak kişi odasına ikinci bir pencere atanabilir ve bu pencerede belli kalemlerin toplanması sağlanabilir. Routing işleminin belli bir tarih aralığında yapılması da sağlanabilir.

58 48 Ünite 2 Share Rezervasyonu olan iki kişinin aynı odada kalması anlamındadır. Accompany menüsü ile benzerlik göstermektedir. Ancak accompany alanında ikinci kişinin rezervasyonu yoktur ve bu kişiye ait profil attach yapılmaktadır. Share işleminde ise ikinci kişinin rezervasyonu olmalıdır. Rezervasyonu yoksa, sistem bu kişiye rezervasyon kaydı oluşturup share işlemini yapmaya aynı menü içinde izin vermektedir. Share alanına girildikten sonra combine tuşlanarak ekrana gelen menüden profil ya da rezervasyon seçilebilir. Rezervasyonu olmayan ve önce rezervasyon kaydı oluşturularak combine yapılacaklar için profil seçilir, ikinci kişinin rezervasyonu varsa bu rezervasyon seçilir. Kişi ismi alanının yanındaki OK tıklanarak kişi arama ekranına düşülür. Buradan bulunan kişi ismi seçilerek combine işlemi tamamlanır. Break share yolu ile de bağlanan iki kişinin rezervasyonunun ayrılması sağlanır. Bu işlemler yapıldığında odaya basılacak konaklama ücretlerinin iyi ayarlanması gerekmektedir. Share ekranının sağında görülen entire, split, full butonları fiyatla ilgili ayarlamalarda yardımcı olmaktadır. Full: Toplam oda ücreti 300 TL olan odada 2 kişi kalmaktaysa her bir konuğa 300 er TL yazılır. Entire: Oda ücreti hangi konuk tarafından karşılanacaksa onun adına 300 TL yazılırken diğer 2 konuğun hesap hanesi boş tutulur. Split: Odayı paylaşan konuklar arasında oda ücretinin paylaşılmasıdır. Bu durumda her 2 konuğa 150 şer TL yazılacaktır. Break Share: Konukların oda paylaşımının iptal edilmesidir. Traces Misafirin belli isteklerinin ilgili bölümlere iletilmesi işlemi için kullanılan alandır. Girilen notlar resepsiyon ve rezervasyon elemanlarınca görüntülenir. Bölümlere, örneğin kat hizmetlerine (H/K) bu bilgiler sistem üzerinden ulaşmaz. Bu alan resepsiyonist, kasiyer ve rezervasyoncuların birbirlerini bilgilendirdiği ve istekleri takip ettikleri bir alandır.

59 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 49 Waitlist (Bekleme Listesi) Waitlist opsiyonu mevcut oda olmaması halinde müşteriler beklemeye alınır. Yine aynı yoldan daha önceden bekleme listesine alınmış olan rezervasyonların tekrar rezervasyonlar listesine aktarılması sağlanır. Uygun oda olduğunda konuğun rezervasyon önceliği varsa varsa Priority satırında belirtilir. Bekleme listesine alınacak konuklardan iletişim için bir telefon numarası almak gerekir. Telephone No satırında konuğun telefon numarası belirtilir. Description kutusunda posta, e-posta bilgileri varsa notlara eklenebilir. Wake-up Calls (Uyandırma) Konuğun rezervasyon durumundan check-in durumuna geçmesi durumunda konuğa ait uyandırmanın girilmesidir. Şekil 7. Uyandırma Ekranı Update Reservation (Rezervasyon Güncelleme) Update Reservation komutu, var olan rezervasyonlara ulaşmak amacıyla kullanılır. Bir rezervasyon basit ya da gelişmiş (advanced) arama özellikleri kullanılarak bulunabilir. Bu ekranı kullanarak, var olan rezervasyon check-in edebilir, rezervasyon kartındaki bilgiler güncellenebilir, rezervasyonla ilgili tüm tanımlamalar yapılabilir. Ayrıca rezervasyon yine bu ekran kullanılarak iptal edilebilir. Ekranın üst bölümü arama kriteri olarak kullanılabilecek seçeneklerden oluşur. Bu kritelerden bir veya daha fazlası aynı anda kullanılabilir. Verilen kritere uyan rezervasyonlar ekranın altındaki tabloda listelenir. Update Reservation komutu ile var olan bir rezervasyon kaydını bulmak üzere aşağıdaki süreç izlenir:

60 50 Ünite 2 Bir rezervasyonu aramak için Profile Search ekranında olduğu gibi en az bir arama kriteri satırı doldurulur ve Search butonuna basılır. Reservations ekranında yer alan butonların işlevi Search Belirtilen kritere göre aramayı başlatır. Advanced Daha fazla arama seçenekleri sunar. İptal edilen rezervasyonlar, beklemeye alman rezervasyonlar, oda tipi, fiyatlar gibi daha fazla kritere ihtiyaç duyduğunuzda Advanced butonunu kullanılır. Listelenen sonuçlar arasından ilgili rezervasyon satırını seçip işlemler gerçekleştirebilir. Aktif olan satıra ait Indicator Lambs de ekranın altında yer alır. Clear Kriterleri siler. New Yeni rezervasyon ekranını açar. Check-in Rezervasyonun otele girişini (Check-in) yapar. Cancel Rezervasyonu iptal eder. Profile Rezervasyon sahibinin profil kartını açar. Options Reservations-Options grubunu açar. Edit Rezervasyon sahibinin rezervasyon ekranını açar. Şekil 8. Tamamlanmış ve Konfirmasyon Numarası Atanmış Bir Rezervasyon Girişi

61 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 51 Room Plan (Odalar Planı) (Ctrl + F3 ) Room Plan ekranı, belirtilen tarih için on günlük bir oda planı ekranı görüntüler. Bu ekranda arama kriterleri kullanılarak istenilen özellikteki odalar görüntülenebilir. Odalarda o tarihlerde hangi konukların olduğuna, odaların housekeeping durumlarına (status) hızlıca göz atılabilir. Buradan oda tipi, sınıfı vb. kriterler girilerek ve görüntü yatay ve dikey olarak değiştirilerek otel odalarının listesi/numarası, statüsü, tipi ve konaklayan kişi isimleri görüntülenir. Kişi ismi üzerine tıklandıktan sonra, ekranın sağındaki edit butonu yardımıyla rezervasyon kartı açılabilir ve değiştirilip düzenlenebilir. Oda blokaj (room block) butonu kullanılarak oda atama (room assignment) menüsüne geçiş yapılabilir, opsiyonlar (options) butonu kullanılarak rezervasyon seçenekleri menüsü açılabilir ve kişinin konaklamasının uzatılıp kısaltılması, oda değişikliği gibi temel işlemler buradan yapılabilir. Arızalı (out of order) ve hizmet dışı/kullanılamaz (out of service) odalar alanına ve ajanda (calendar) kısmına geçiş yapılabilir. Advanced arama yapıldığında ekranın altında yer alan bölümde Arrival Rooms, Stayovers gibi ek bilgiler görüntülenir. Bu tablodaki bir satıra ait hücreler tıklanıldığında o güne ait rezervasyon listesine ulaşılabilir. Açılan bu ekrandan ise; yeni bir rezervasyon oluşturma, check-in iptali gibi işlemler gerçekleştirilebilir. Aşağıdaki ekran görünümü stayovers satırındaki bir hücre içinden açılan rezervasyon listesini görüntülemektedir. Bu ekran üzerinde de yer alan butonları kullanarak rezervasyon ile pek çok işlem gerçekleştirilebilir.

62 52 Ünite 2 Şekil 9. Odalar Planı Room Plan ekranında seçilen rezervasyonun çıkış tarihi örnekteki gibi ok yönünde çekilerek değiştirilebilir. Görüldüğü üzere oldukça fonksiyonel bir şekilde düzenlenmiş olan Room Plan ekranı ile pek çok işlemi bir ekran üzerinden yapabilme olanağı sunulmuştur. Floor Plan (Kat Planı) (Shift + F5) Otelin kat planı çizimleri, odaların konumları, doluluk ve temizlik durumları, girişi beklenen (expected arrival) odalar vb. buradan görülebilir. Ekranın sağındaki bağlantılardan da yeni rezervasyon girişi, var olanını değiştirme/düzeltme ve giriş (check-in) işlemlerine geçiş olanağı vardır.

63 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 53 Şekil 10. Kat Planı Floor Plan ekranında housekeeping statülerine göre farklı renklerde olan odaların kattaki yerleşimleri görüntülenir. Ayrıca odanın doluluk durumu, servis dışı oluşuna göre simgeler de odaların üzerinde yer alır. Odaların housekeeping renk kodları: Mavi: Temiz Kırmızı: Kirli Yeşil: Temiz onayı bekleniyor Sarı: Temizlenmekte Gri: OOO / OOS Floor Plan ekranında New ile boş olan bir oda için rezervasyon oluşturulabilir. Check-in butonu ile gelen konuk Check-in yapılabilir. Calendar (Takvim ve Etkinlikler) Tarih kısmına girilen ve oteli de ilgilendiren bir boyutta turistik çekicilik arz eden olaylar (event) buradan takip edilebilir. Calendar, otelin doluluk durumuna kısaca göz atmak ve kongre, seminer, festival gibi belirli aktivite tarihlerini (event) takvime kaydetmek üzere kullanılır. Event, otelin doluluk durumunu etkilediğinden yeni bir rezervasyon almadan önce takvime göz atmak faydalı olabilir.

64 54 Ünite 2 Şekil 11. Etkinlikler (Event) Calendar ekranı ile Event kaydetmek için şu adımlar izlenir: Reservation -> Calendar -> Propery Calendar ekranında yılın tüm ayları için butonlar bulunur. Seçilmek istenen ay adını simgeleyen butona basılır. Her ayın günlerini gösteren kutularda o güne ait satılabilir boş oda sayısı görüntülenir.

65 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 55 Özet Rezervasyonun geçerli olması için bilgilerin doğru ve tutarlı bir şekilde girilmesi gerekir. Girilen bilgilerin konukların beklentilerini karşıladığı ve konuk memnuniyetini sağladığı kadar işletmenin çıkarlarını da korumalıdır. Örneğin konuk rezervasyonlarının kesinleşmesi için konuklardan depozit talep edilmesi ve sistemde izlenmesi buna örnektir. Rezervasyon bilgileri girildikten sonra konuklardan gelen talepler doğrultusunda çoğu zaman değişikliğe uğrar ve güncellenir. Options sekmesiyle sistem OPERA kullanıcılarına pek çok kolaylıklar sağlamaktadır. Rezervasyon aşamasından başlayarak konukların ağırlanması, hesap takibi ve konukların uğurlanmasıyla da devam eden süreci kapsamaktadır. Room Plan özelliği ile odaların temiz kirli, boş dolu, rezervasyonlu olup olmadığı, arızalı ya da servis dışı gibi durumları bir bakışta görülebilmektedir. Floor Plan özelliği odaların bina ve katlar içindeki yerleşim planları, çeşitli renklendirmelerle odaların kuşbakışı durumlarını, konaklayanlara ait genel bilgileri vermektedir. Calender özelliği özel etkinliklerin ve yoğun sezonda özel önlem alarak işleri daha rahat planlama olanakları sunması bakımından büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

66 56 Ünite 2 Gözden Geçir Münferit rezervasyon girişi nasıl gerçekleşmektedir? Şirket ve acenteye bağlı rezervasyon girişleri nasıl gerçekleşmektedir? Rezervasyon girişlerinde kullanılan Options özelliklerinin tamamı kullanabiliyor musunuz? Room Plan ve Floor Plan özelliklerindeki simgeleri açıklayınız. adresine ulaşarak Opera PMS in kullanımına ait videoları izleyiniz.

67 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 57 De er len dir me Sorular 1. Rezervasyon girişlerinde girilmesi zorunlu bilgiler vardır. Aşağıdakilerden hangisi zorunlu alanlardan değildir? a. First Name b. Arrival c. Departure d. Room Type e. Rate Code 2. Aşağıdakilerden hangisi rezervasyon formu doldurulurken zorunlu bilgilerdendir? a. Nights b. Child c. Rate d. Packages e. Source 3. Konukların 5. kattan, asansöre yakın, deniz manzaralı oda istemesi gibi özel tercihlerinin girildiği alanın adı nedir? a. Locator b. Market c. Preferences d. Comments e. Source 4. More fields sekmesi altında bulunan pick up drop off ifadeleri neyi anlatır? a. Müşteriden deposit alınmış - Müşteriden deposit alınmamış b. Müşteriye kredi harcama hakkı tanınmış - Müşteriye kredi harcama hakkı tanınmamış c. Müşterinin eşyaları teslim edilmiş - Müşterinin eşyaları teslim edilmemiş d. Müşteriyi havaalanından alma - Müşteriyi havaalanına bırakma e. Müşteriye ait paketi teslim alma - Müşteriye ait paketi teslim etme

68 58 Ünite 2 5. Rack fiyat genellikle aşağıdaki müşteri çeşitlerinden hangisine uygulanır? a. Company b. Agent c. Vendor d. Individual e. Corporate 6. Floor Plan (Kat Planı) seçeneğinde odaların özelliklerini gösteren renkler mevcuttur. Aşağıdaki renk eşleştirmelerinden hangisi yanlıştır? a. Mavi = Temiz b. Kırmızı = Kirli c. Kahverengi = Temiz onayı bekleniyor d. Sarı = Temizlenmekte e. Gri = OOO / OOS 7. Room Plan (Odalar Planı) menüsünü açtığımızda sistem kaç günlük periyotu göstermektedir? a. Bir hafta b. On günlük c. İki hafta d. On beş günlük e. Yirmi bir günlük 8. Confirmation number nedir? a. Müşterilere gönderdiğimiz onay mektubunun numarasıdır. b. Kasiyerin ödeme aldığına dair makbuz numarasıdır. c. Housekeeping in odayı temizlediğine dair verdiği onay numarasıdır. d. Döviz bozduran müşteriye verilen makbuzun numarasıdır. e. Rezervasyonun yapıldığına dair sistemin verdiği numaradır.

69 Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) Sistemin Calender özelliği aşağıdakilerden hangisinde kullanılmaz? a. Müşterilerin doğum günü, balayı gibi özel etkinliklerinin izlenmesinde b. Bayram, kongre, seminer gibi özellik arz eden faaliyetlerin girilmesinde c. Ayların günlerini gösteren kutularda o güne ait satılabilir boş oda sayısı görüntülenir d. Yeni bir rezervasyon almadan önce takvime göz atmak faydalıdır e. Düşük ve yüksek sezonlarda oda planlaması yapılmasında

70 60 Ünite 2

71 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 3 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

72 62 Ünite 3 Ünitede Ele Al nan Konular Küçük Grup Rezervasyonları (Party) Grup Girişleri (Business Blocks) > Component Groups > Standart Grup Rezervasyonu > Grup Üyelerinin İsimlerini Düzenlemek > Grup Üyelerinin Oda Blokajı > Group Options > Grup Hesabının Acente ya da Şirkete Fatura Edilmesi Check-in İptali Ünite Hakk nda Bu ünitede; Geniş aile, arkadaş grupları tarzında gelen rezervasyon talepleri olan ve adına Party rezervasyonlar denilen rezervasyonların girişini ve aralarındaki ilişkiler ele alınmaktadır. Grup rezervasyonuna ait rezervasyon kaydının gerçekleştirilmesi, isim listesi girişleri, grup Master Hesabının (PM) açılması ve program dahilindeki harcamaların bu hesaba bağlanması, gruba ait oda blokaj işlemleri incelenmektedir. Münferit ya da grup şeklindeki girişlerin acente ya da şirkete ait hesaplara bağlanması ele alınmaktadır. Yanlışlıkla giriş (check-in) yapılmış odaların girişlerinin iptal edilmesi incelenmektedir.

73 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 63 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, 10 odaya kadar yapılan Party rezervasyon kaydının gerçekleştirilmesini öğrenmiş olacaksınız. 10 odanın üzerindeki şirket ya da acente kanalıyla gelen grup rezervasyon kayıtlarının girilmesini öğrenmiş olacaksınız. Hesapların başka bir oda hesabına yönlendirilmesini öğrenmiş olacaksınız. Grup müşterilerin hesaplarının acente ya da şirket hesaplarına bağlanmasını öğrenmiş olacaksınız. Check-in yapılmasını ve iptalinin nasıl gerçekleştiğini öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz.

74 64 Ünite 3 Küçük Grup Rezervasyonları (Party) Party, benzer özellikte ve benzer tarihlerde otelimizde konaklayacak olan küçük grupların rezervasyonlarını hızlı bir şekilde oluşturmak için kullanılır. Örneğin birkaç odada konaklayacak olan kalabalık ailelerin rezervasyonları, birlikte tatil yapan arkadaş grupları, küçük toplantı grupları gibi rezervasyonları oluşturmak için oldukça pratiklik sağlayan bir seçenektir. Party üyelerinin rezervasyonları çoklu oda rezervasyonu (multi-room reservation) üzerinden oluşturulur. Başlangıç için oluşturulan bu rezervasyon party üyelerinin rezervasyon kartları için şablon niteliğindedir. Gruptaki bütün rezervasyonların party ismi (örneğin Party Laroz) ile bağlantıları olacaktır. Bu nedenle arama (search) ekranlarında tüm party üyelerini görüntülemek mümkündür. Bu da özellikle telefon operatöründe oldukça kolaylık sağlar. Ayrıca; gerektiğinde aynı partiye ait odalar birleştirilebilir (combine reservation). Başlangıç olarak oluşturulan rezervasyon, faturaların yönlendirileceği (routing instructions) oda olarak kullanılabilir. Party uygulamasında, önce rezervasyon kartındaki number of rooms satırında, grubun talep ettiği toplam oda sayısının belirtildiği tek bir rezervasyon oluşturulur. Daha sonra, party seçeneğinin içindeki split menüsü kullanılarak çoklu oda sayısının olduğu bu rezervasyonun içinde yer alacak olan rezervasyonlara ayrılır. Her rezervasyon için sistem bir konfirmasyon numarası ataması yapar. Son olarak ayrılan her bir rezervasyon odadaki konukların isimleri, çocuk sayısı gibi kendi özelliklerine göre yeniden düzenlenir. Aşağıda faturalama işleminin de dahil olduğu Party rezervasyonu adımları verilmiştir: Rezervasitons -> New Reservation ile başlayarak rezervasyon bilgilerini doldurup Save tuşuna basınız. Oda sayısının bir odadan fazla olacaktır. Bu örnekte beş odalık bir party grubu oluşturulmuştur. Options -> Party komutunun ardından Split düğmesine basınız. Toplam 5 oda üzerinden rezervasyon yapmaktasınız. Eğer hesabı tek bir oda ödeyecekse faturayı o oda üzerine yönlendirebilirsiniz. Hesap ayrı ayrı ödenecekse bu durumda Split All komutuyla diğer seçeneğe geçiniz.

75 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 65 Şekil 1. Laroz Party (Küçük Grup) a Rezervasyon Kaydı Grubun toplam oda ve kişi sayılarının her odaya göre dağılımı yapılır. Laroz Party grubun ismidir. Grup üyelerinin her birinin adını girmek gerekir. Bunun için Update Reservation seçeneği tıklanarak Party nin adı yazılır. Party nin adı hatırlanamıyorsa Update Reservation à Party seçeneğine % işareti yazılarak bütün Party gruplarının ekrana gelmesi sağlanır. Buradan her odada kalanın ismi değiştirilir. Bunun için Profile -> New seçeneği kullanılır. Eğer New denmezse bütün Party grubunun adı yeni girilen isimle aynı olarak değişecektir ve buna dikkat etmek gerekir.

76 66 Ünite 3 Şekil 2. Laroz Party Grubunun İsim Listesi Girişi Gelenlerin bir kısmının büyük bir aile olduğunu varsayalım ve bazı odaların hesabını bir oda ödeyecek. Bu durumda odaların hesabını ödeyecek olan odaya yönlendilir. Nevzat Korkmaz Hüseyin Tekimtaş ve Feyza Tekimtaş ın hesaplarını ödesin. Options -> Routing -> Route to Room -> Nevzat Korkmaz -> OK Transactions satırında faturalama emrine dahil olacak posting kodlarını seçiniz ve Add butonu ile Selected listesine eklenir. -> Transactions (Neleri ödeyecekse -> Hepsini Öderse (All + Add) seçilir -> OK Şekil 3. Hesap Yönlendirme İşlemi

77 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 67 Şekil 4. Laroz Party Grubundan Feyza Tekimtaş ın Hesaplarının Nevzat Korkmaz a Yönlendirilmesi (Routing) Resv. Aktif olan satırındaki konuğun rezervasyon kartını açar. Add to Party Bir başka konuğu gruba eklemek için kullanılır. Chg. Party Bu gruptan bir müşteriyi başka bir party grubuna aktarmak için kullanılır. Detach Buradaki bir müşteriyi gruptan çıkarmak için kullanılır. Grup Blok Girişleri (Business Blocks) Bu alan şirket ya da acentelerden gelen toplantı grubu gibi organizasyon tekliflerinin girilmesi ve takip edilmesi amacıyla kullanılan alandır. Grup rezervasyonları oda sayısı on ve daha fazla olan gruplar için kullanılır ve genellikle Şekil 5. Grup Blok Girişi

78 68 Ünite 3 satış ofisi tarafından kullanılmaktadır. Bu tür rezervasyonlarda daima hem grubu temsil eden bir rezervasyon kartı hem de grup üyeleri için ayrı birer rezervasyon kartı oluşturulur. Reservations -> Blocks -> Business Block (Aşağıdaki grup rezervasyon kartı açılır ve doldurulur) Genel bilgiler girildikten sonra blok numarası verme, rezervasyon tipini belirleme, rate kodu gibi temel veriler girilir. Grup blok kartı oluşturulduktan sonra GRID sekmesinden gruba kaç tane oda ayırılacaksa oda sayısı girilir.

79 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 69 Örneğin tarihinde 10 STW, 10 SFR, 1 SUI ve 0 CAB tarihinde 1 STW, 1 SFR, 1 SUI ve 1 CAB oda girilsin. Şekil 6. Oda Sayısı Tayin Edilmesi (Grid) Blocks alanında, teklifi gönderen firma veya acentenin bilgileri, teklifle ilgili detaylar (işin ismi, giriş-çıkış tarihleri vb.), block a sistemin atayacağı kod, gruba uygulanacak rate kod, block la ilgili istatistiksel bilgiler mevcuttur. Grup organizasyonunun gerçekleşeceğine dair kesinlik yoksa teklif, sisteme pending olarak tanıtılmaktadır. Teklifin pending olarak tanıtılması talep edilen odaların gelecek tarihli doluluklara (forecast) yansımasını önlemektedir. Blocks ekranın sağında yer alan kontenjan (grid) alanından teklifle bildirilen oda sayıları girilir. Bu oda sayıları Shift F2 ile görüntülenilen doluluk panelinde görünmez. Block kısmına girilen teklife otelin verdiği fiyatlar, teklifi gönderen acente veya firma tarafından kabul edilerek ön opsiyonlu rezervasyon talep edilirse, girilen block un ön opsiyonlu (tentative) olarak değiştirilmesi gerekir. Ayrıca, ilgili firma veya acenteye bir opsiyon tarihi verilir ve bu tarih sisteme girilir. Bu tarihe kadar kesinleşmeyen teklifler iptal edilir. Bazı otellerde ön opsiyonlu teklifler değil, kesinleşen block rezervasyonları tentative olarak kabul edilebilmekte ve sisteme bu şekilde tanıtılabilmektedir. Bu nedenle, durumun ve kullanılan kavramların, dolayısıyla sistemde izlenen tanımlamaların otelden otele değişebileceği bir kez

80 70 Ünite 3 daha belirtilmelidir. Tentative olarak tanımlanan teklif odaları, oda doluluğu/müsaitlik (availability) görüntüsünü etkilemektedir. Bu durumda, teklif için ayrılan odalar, oda doluluk görüntüsünde satılabilir odalar dan değil, minimum availability den düşülmektedir. Gerçekleşmeyen organizasyonlar için karşı firma ya da acenteden iptal yazısı gelince, blocks girişinden bu grubun kaydı lost olarak değiştirilip iptal nedeni bilgi olarak girilmektedir. Teklif, firma ya da acentece kabul edilip kontrat imzalama aşamasına geldiğinde, bu rezervasyon kesinleştiği için grup statüsüne gelip tentative olan statü, definite olarak değiştirilir. Bilgiler kaydedildikten sonra, artık bu oda sayıları, doluluk raporlarında satılabilir oda sayılarından düşülmektedir. Bu aşamadan sonra isim listesi, ödeme tipi, grubun fiyat (rate) kodu, komisyon bilgileri vb. sisteme girilmektedir. Oda sayılarında sonradan ortaya çıkan değişiklikler, yine grid kısmından original alanı karşısındaki current kısmına işlenir. Definite olan organizasyonların da bazı sebeplere bağlı olarak iptali söz konusu olabilir. Böyle bir durumda ise, bu rezervasyon aynı alandan cancel yapılır. Grup definite olduktan sonra, block ekranının sağındaki reservations kısmı kullanılarak kişi isimlerinin girişi yapılır. Bu girişte sistem grup hesaplarının tutulacağı bir folio (Posting Master) yaratılmak istenip istenmediğini sormaktadır. Onaylanırsa, 9000'li bir folio grup hesapları için oluşturulabilir. Ekranın sağında yer alan grup options kısmı kullanılarak isim girişleri yapılıp isimler share edilerek odalar belirlenir, odaların durumu görüntülenir, grup isimleri iptal edilebilir, grup anahtarları basılabilir, konfirmasyon mektupları hazırlanabilir. Grup odalarına ait routing işlemleri de yine buradan yapılmaktadır. Options menüsünden birçok işlemin bir müşteri adının üstündeyken yapılıp all guest in the group seçilerek tüm grup müşterileri, seçilen bazı müşteriler, belli tarihlerde giren müşteriler gibi birden çok müşteri için tek seferde yapmak da mümkündür.

81 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 71 Şekil 7. Blok Grup Rezervasyonları Component Groups Bu alan sisteme grup rezervasyonu olarak girilen rezervasyonları listeleme, düzenleme, değiştirme olanağı sunmaktadır. Yine buradan yeni grup profili oluşturulabilmekte, rezervasyon girişi alanına geçiş yapılabilmektedir. Grubu temsil eden rezervasyon kartı (group master reservation), bu grup için talep edilen oda sayısını kapsayacak şekilde çoklu oda (multi-room) rezervasyonu olarak oluşturulur. Yani; num. of rooms satırında grubun toplam oda sayısı yazılır. Bu rezervasyon kartı, başlangıç aşamasında diğer grup üyelerinin rezervasyon kartları için şablon görevi görmekle birlikte daha sonra tüm grup üyelerinin ücretlerinin faturalanacağı oda niteliği taşıyacaktır. OPERA da bu odalar PM oda (pay master-posting master) olarak adlandırılır. Bu oda, rezervasyon kartında belirtilen odaların rezervasyonları da oluşturulduğunda (split komutu uygulandığında) PM özelliği kazanır. PM odalar fiziki olarak var olmayan, faturalandırma amacıyla kullanılan hesap numaralarıdır ve 9000 ile başlar. PM hesap numarasını gruplar için sistem konfirmasyon numarası verir. Konukların ekstra harcamaları kendilerine ait faturaya yansıtılır. Üyelerden herhangi birisinin check in ve ya check out tarihi farklı olduğunda PM hesabı için de aynı tarihleri düzenlemek gerekir.

82 72 Ünite 3 Standart Grup Rezervasyonu Standart grup rezervasyonu oluşturmak için şu adımlar izlenir: Reservations -> Component Groups -> Seach (Grubun adı girilmemişse) -> New tıklayınız. Grup için Profile oluşturunuz. Şekil 8. UZEM Toplantı Grubu Profili Grubun rezervasyon bilgilerini doldururken aşağıdakilere dikkat etmek gerekir: No. of Rms.: Gruba dahil olan oda sayısı yazılır. Gruplar genelde en az on odadan oluşur. Rate Code: Grup bir acente ya da şirket bağlantılı geleceği için anlaşmalı fiyat kodlarından birine tâbi olmalıdır. Rack fiyat uygulanmaz. Market Code: Grup rezervasyonu olduğunu ifade edecek bir kod seçilir. İstatistikler için önemlidir. Save butonu ile bilgiler kaydedilir. Sistemin verdiği konfirmasyon numarası mesajı onaylanır. Grubun adı yazılarak Resv. tuşuna basılır ve rezervasyon ekranı açılır. Standard Groups ekranının başlık çubuğunda grubun ismi yer alır. Ekran iki bölümden oluşur. Birinci bölümde grubun ödemelerinin

83 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 73 alınacağı PM (posting master) oda bulunur. İkinci bölümde ise daha sonra grup üyelerinin isimleri yer alacaktır. PM odanın bulunduğu bölümün Rms başlığı altında oda sayısının 15 olduğuna dikkat ediniz. Şekil 9. UZEM Grubu Rezervasyon Kartı Oda ve rezervasyon bilgileri girildikten sonra grup harcamalarının tam pansiyon (FB) harcamasını şirket ödesin ve buna ait hesap yönlendirmesi yapılsın. Options -> Routing -> Transactions (Hesap kodları = 1000 Room, 1200 Pension Breakfast, 1210 Pension Lunch, 1212 Pension Dinner) tıklanır -> Add -> OK.

84 74 Ünite 3 Grup Üyelerinin İsimlerini Düzenlemek Hesap yönlendirme işleminden sonra Split All düğmesine basılarak rezervasyonlar ayrılarak isim listesinin girişine hazır hale gelir. Alt kutuda mavi çizgi hangi oda üzerindeyse Profile tıklanarak konuğun ismi; Edit seçeneği ile rezervasyon bilgileri değiştirilebilir. Odalar split edildikten sonra ayrı birer konfirmasyon numarası sistem tarafından atanmıştır. Böylelikle grup üyelerinin rezervasyonlarını oluşturmak üzere ekrana gelen mesajlar onaylanarak işlem tamamlanır. Şekil 10. UZEM Toplantı Grubu PM ve Rezervasyon Bilgileri Grup düzenlemelerinde dikkat edilecek bir nokta da yapılan değişikliklerin boyutunun ne olacağıdır. Eğer bir odayı ilgilendiren bir düzenleme yapılmışsa This Guest Only ya da grubun tümünü ilgilendiren bir değişiklikse All Guests in the Group gibi ilgili seçenekler işaretlenmelidir. Aksi takdirde grubun yapısı bozulabilir.

85 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 75 Grup Üyelerinin Oda Blokajı Listede yer alan odalara oda numarası vermek üzere şu adımlar izlenir: Birincisi otomatik odalandırmadır. Oda özelliklerini belirleyerek sistemin odaları dağıtmasıdır. Diğer bir yöntem ise odalandırmanın kullanıcı kontrolünde gerçekleşmesidir. Otomatik odalandırma için; Standart Groups ekranından grup aranarak ulaşılır ve grup odalarının bulunduğu ikinci bölüm üzerinde Grp. Options à Room Assign düğmesine basılır. Şekil 11. Room Assignment

86 76 Ünite 3 Sistem elindeki odalardan olanları vermiş, bulamadıklarını da belirtmiştir. Grup Üyelerinin oda blokajı tamamlandıktan sonra PM kodlu grup hesabının girileceği (Master Room Master Account) hesap için de hesap numarası almak üzere aynı işlem tekrarlanır. Bunun için PM odanın bulunduğu satır aktif olmalıdır. Sistem bunun için 9000 ile başlayan bir PM hesabı numarası atayacaktır. Standart Groups -> Grp. Options -> Room Assign -> Room Type -> PM Şekil 12. PM Hesaba ve Gruba Oda Tahsisi

87 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 77 Group Options Grubun yapısını etkileyecek oda numarası vermek, check-in yapmak, ödeme biçimini değiştirmek, VIP müşterilerle ilgili düzenleme yapmak, anahtar basmak gibi işlemleri içerir. Room Status Grup üyelerinin oda numaralarını, oda tiplerini ve kat hizmetlerine göre durumunu eping status) toplu halde görüntüler. Components Groups -> Group (Grup adı yazılır) UZEM -> Resv. Şekil 13. Rezervasyonu Girilmiş Grubu Arama -> Options -> Grp. Options seçeneklerinden grupla ilgili düzenlemelere ulaşılır.

88 78 Ünite 3 Şekil 14. Grup Üzerinde Düzenlemeler Grupla ilgili düzenlemeler şunlardır: Konaklama Kartlarının Yazılması (Print Registration Card): Konuklar için doldurulması zorunluluklardan biri olan konaklama kartlarının konukların adına göre düzenlenmesi grup kabulünde kolaylıklar sağlayacaktır. Anahtar Basımı (Cut Keys) Grup Girişi (Check-in Group) Şekil 15. Grupla İlgili Değişiklikler

89 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 79 Grup Hesabının Acente ya da Şirkete Fatura Edilmesi Acente kanalıyla gelmiş konukların anlaşma dahilindeki ücretlerinin acentelerine faturalanması gerekmektedir. Çünkü üyeler half board, full board ya da all inclusive gibi konaklama paketlerinin ücretlerini acenteye yaparlar. Ekstra harcamaları konuklardan tahsil edilir. Aynı durum grup organizasyonları için de geçerlidir. Ücretlerin acente veya şirkete faturalanması amacıyla PM oda hesabı oluşturulur. Önce üyelerin faturaları PM hesaba yönlendirilir ve bu hesapta toplanan tüm bu ücretler otel tarafından acente veya şirketine fatura edilir. Grup girişi yapılırken PM hesabı zaten açılmıştır. Fakat acente kanalıyla gelmiş konuklar için ayrıca bu hesabı açarak ilgili odaya bağlamak gerekir. Bunun için şu işlemler yapılır: Grup Müşterilerinin Harcamalarının PM Hesabına Bağlanması: Grup odalarından birinin bulunduğu satır üzerinde Options à Routing à Edit à Route to Room satırından grubun bağlı olduğu PM hesabı seçilir. Harcama kodları tiklenir à Transactions satırından programa dahil olan kodları seçilir, işlem onaylanır ve şu uyarılar görünür: This Guest Only: Yapılan işlem sadece bu oda için mi? All Guests in the Group: Bütün grup üyeleri için mi? Selected Guests: Seçilen odalar için mi? (İşlem bazı odalar seçilerek yapılabilir) Only Guests with Same Arrival Date: Giriş günü aynı olan odalar için mi? All Checked in Guests: Giriş yapmış bütün odalar için mi? Guests in House Between: Şu. Tarihleri kapsayan giriş odaları mı kapsasın? Şeklinde seçenekler çıkacaktır. Genellikle All Guests in the Group seçeneği işaretlenerek bütün grup üyelerine uygulanır.

90 80 Ünite 3 Şekil 16. Grup Üyelerine Ait Hesabın Ana Hesaba Yönlendirilmesi (Routing) Acente ya da Şirket Müşterilerinin Harcamalarının PM Hesabına Bağlanması: Rezervasyon aşamasında ya da giriş yapmış odanın konaklama kartını açınız. Sağ üst kısmındaki Agent ya da Company bölümlerine acente ya da şirketini seçiniz. Daha önce acente/şirket profilinin açılmış olması gerekir. Şekil 17. Rezervasyonun Acente / Şirkete Bağlanması

91 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 81 Mavi Turizm adına örnek olarak 9001 Hesap numarasıyla PM hesabı açtık. Options à Routing işlemiyle BB, HB, FB, ALL gibi anlaşma dahilindeki harcamaları bu PM hesabına bağladık. Aynı zamanda 9001 Hesap numarasının girişini (Check-in) de yaptık. Check-in İptali Yanlışla check-in yapılmış bir odanın girişini iptal etmek mümkündür. Fakat giriş iptalinin yapılması için odanın harcamasının olmaması (balansı) gerekir. Bunun için; İlgili giriş yapmış odanın üzerindeki satır üzerine gelerek Cancel C/I seçeneği tıklanmalıdır. Şekil 18. Giriş Yapmış Bir Odanın Girişinin Geri Alınması (Cancel Check-in)

92 82 Ünite 3 Özet Rezervasyon talepleri üç şekilde karşımıza çıkmaktadır. Bunlar, Münferit rezervasyonlar, 1 10 oda arasında gelen çoklu (party) rezervasyonlar, 10 odanın üzerindeki grup rezervasyonlarıdır. Rezervasyonlar kendi başına olduğu gibi seyahat acenteleri ya da firmalar aracılığıyla da olabilir. Seyahat acenteleri yaptıkları rezervasyonlarda BB, HB, FB, ALL gibi konaklama türüne göre harcamalar için ücreti müşterilerinden tahsil ederek kendilerine voucher dediğimiz harcama kuponu vermektedir. Bu durumda ise konaklama işletmesinin voucher ı düzenleyen acente ya da şirkete hesabı fatura etmesi gerekmektedir. Faturalama detaylarının da rezervasyon aşamasında doğru bir şekilde girilmesi personelin iş yükünü hafifleteceği gibi hesapların düzenli takibini sağlayacaktır. Grup rezervasyonlarında işlemlerin daha sistemli takibi gereklidir. Aksi takdirde short a düşülebileceği gibi elde satılmayan odalar da kalabilir. Grup hesabının takibi de güçleşebilir. Bu nedenlerle rezervasyon girişlerinin dikkatli ve sistemin iyi analiz edilerek girilmesi en doğru olan yoldur. Gruplarla ilgili işlemler olarak, Grup Girişleri (Business Blocks), Standart ve bileşik yapılı (Component) Grup Rezervasyonları, Grup Üyelerinin İsimlerinin Düzenlenmesi, Grup Üyelerinin Oda Blokajı, Grup Hesabının Acente ya da Şirkete Fatura Edilmesi işlemleri yer almaktadır.

93 Çoklu ve Grup Rezervasyonları 83 Gözden Geçir Acente ve şirkete bağlı münferit rezervasyon girişlerini, Party şeklindeki küçük grup rezervasyonlarını, Bağımsız, acente ya da şirket aracılığıyla gelen grup rezervasyon girişlerini, Harcamaların PM hesabına yönlendirilmesini, Yanlış check-in iptaline ait uygulamaları inceleyiniz.

94 84 Ünite 3 De er len dir me Sorular 1. Party rezervasyonlarına ait rezervasyonlar kaç odadır? a oda b oda c oda d. 11 oda ve üzeri e oda 2. Party ya da grup rezervasyonlarına ait toplu girişleri hangi konutla böleriz? a. Merge b. Detach c. Split d. Preferences e. Attachment 3. Gruplara ait otomatik odalandırma hangi komutla yapılır? a. Rooming list b. Room status c. Registration Card d. Room Assign e. Room Confirmation 4. Options sekmesi altındaki Locator ne amaçla kullanılır? a. Departmanların birbirine mesaj göndermesi için b. Müşteri adına mesaj bırakmak için c. Müşterinin ödeme bilgilerini takip etmek için d. Müşteri hesaplarını yönlendirmek için e. Müşterinin nerede olduğunu izlemek için

95 Çoklu ve Grup Rezervasyonları Müşteri hesaplarının acente hesabına yönlendirilmesi hangi komutla yapılır? a. Add On b. Routing c. Alerts d. Locator e. Traces 6. Departmanların birbirine mesaj göndermesi hangi komutla yapılır? a. Accompanying b. Privileges c. Alerts d. Locator e. Traces

96 86 Ünite 3

97 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 4 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

98 88 Ünite 4 Ünitede Ele Al nan Konular Resepsiyon (Front Desk) > Arrivals ve Check-in (Giriş) > Walk-in (Rezervasyonsuz Müşteri) > In House Guests > Giriş Yapmış Odanın İptali (Cancel Check-in) > Oda Değişikliği (Room Move) > Queue Reservations > Room Assignment (Oda Blokajı) > Accounts (Hesaplar) > Messages (Mesajlar) > Traces (Bölümler arası Mesajlar) Ünite Hakkında Bu ünitede, Arrival durumundaki müşterilerin bugünkü görüntüleri incelenmektedir. Giriş işlemleri tanıtılmaktadır. Otomatik ve manuel oda atama işlemleri açıklanmaktadır. Oda değişikliği ele alınmaktadır. Konaklamayan ancak işletmenin aktivitelerinden yararlanarak gelir bırakan konuklar için açılan hesap (account) girişi uygulamaları incelenmektedir. Konuklar adına mesaj bırakma açıklanmaktadır. Departmanlar arası trace (mesaj) bırakma işlemleri ele alınmaktadır.

99 Resepsiyon (Front Desk) 89 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, Bugün girişi beklenen odaların listelenmesini öğrenmiş olacaksınız. Giriş kayıtlarının gerçekleştirilmesini öğrenmiş olacaksınız. Oda değişikliği ve oda atama işlemleri ile ilgili bilgileri edinmiş olacaksınız. Üyelere ait account açma işlemlerini öğrenmiş olacaksınız. Konuklar adına mesaj bırakma işlemiyle ilgili bilgilere sahip olacaksınız. Departmanlar arası trace (mesaj) bırakma işlemlerini öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz.

100 90 Ünite 4 Resepsiyon (Front Desk) Front Desk menüsü bugün gelmesi beklenen konuklar, gelen konuklar ve kalmakta olan konuklarla ilgili işlemlerin yapıldığı seçeneklerden oluşur. Arrivals ve Check-in (Giriş) Arrivals komutu, bugün gelmesi beklenen konukların rezervasyonlarını görüntülemek, gelen konukların girişini yapmak ve walk-in rezervasyonların girişini yapmak için kullanılır. Girişi beklenen konukların rezervasyonuna basit veya gelişmiş arama özellikleri kullanılarak ulaşılır. İsim yazmasan Search tuşuna basıldığında bugün giriş yapması beklenen bütün rezervasyonlar alfabetik olarak sıralanır. Şekil 1. Arrivals Tarama Ekranı İlgili rezervasyon bulunduktan sonra Edit edilince rezervasyonun foliosu açılır ve gerekli yerler doldurulur. Bunlar:

101 Resepsiyon (Front Desk) 91 Şekil 2. Konukların Check-in Kaydının Yapılması Arrival: Nights: Departure: Adults: Child: Number of Rooms: Room Type: RTC: Room: Rate Code: Rate: Currency: Packages: Block Code: ETA: Res. Type: Market: Source: Origin: Payment: Giriş tarihi Konaklanacak gün sayısı Çıkış tarihi Konaklayacak yetişkin sayısı Çocuk sayısı Oda sayısı (Çoklu rezervasyonlarda 1 den fazla sayı girilmektedir) Oda Tipi Fiyatlandırmaya esas alınacak oda tipi. Örneğin konuk suit odada kalmasına rağmen fiyatlaması standart oda ücretinden yapılabilir. Oda numarası Belirli anlaşmalara göre tanımlanmış ücret kodları Oda fiyatı Yabancı para cinsinden kur fiyatı Belirli bir dönemi kapsayan tanımlanmış paket fiyatlar Grup anlaşmaları için tanımlanmış blok kodlar Tahmini geliş saati Rezervasyon şekli(garantili, garantisiz, depozitli, opsiyonlu vb.) Rezervasyonun pazar kodu Rezervasyonun geliş kaynağı Rezervasyonun geliş yöntemi Ödeme şekli, kredi kartı, nakit, kredili ve ödenmez.

102 92 Ünite 4 Şekil 3. Ödeme Seçeneği CRS No: Disc. Amount: Reason: Preferences: Specials: Comments: Clour: Limit Amount: POS Disc. ID: Options: Merkezi rezervasyon sistemi numarası İndirim miktarı (Yüzde / Miktar) İndirimin nedeni Müşterinin tercihleri Özel istekler Kasaya, rezervasyona yönelik müşteriyle ilgili yorumlar Müşteriyle ilgili özel yorumlar (Black list, Cash list) Müşterinin harcamalarına limit konuşsa miktarı Extra harcamalarla ilgili indirim miktarı Seçenekler menüsü daha önce anlatıldığı gibi değişik özellikleri tanımlamaya yarar Yukarıdaki boşluklar doldurulduktan sonra OK. Tuşuna basıldığında müşteriyi check-in yapılacağı yazısı çıkar ve onaylayınca giriş tamamlanır. Dikkat edilmesi gereken siyah (bold) seçeneklerin mutlaka doldurulması gerekliliğidir. Profile menüsünde müşterinin kimlik bilgilerinin de resepsiyonist tarafından doldurulması gereklidir. Walk-in (Rezervasyonsuz Müşteri) Konaklamak üzere rezervasyon yaptırmadan otele gelen konuklar Halk-in olarak adlandırılırlar. Halk-in konukların rezervasyon girişleri de Arrivals komutu içinden yapılır. Günlük walk-in sayısı manager report ta görünür. Walk-in girişi Arrivals sekmesi tıklanınca boş bir sayfa açılır. Profile ve foliosu doldurulur. Source koduna walk-in girilmelidir. Aksi takdirde manager report ta görülmeyecektir. Önbüronun başarı ölçütle-

103 Resepsiyon (Front Desk) 93 rinden biri de kabul ettikleri walk-in sayısıdır. Çünkü walk-in müşterilere kapı fiyatından satış yapıldığı için bıraktıkları gelir çokça önemlidir. Şekil 4. Walk-in Tarama Ekranı Şekil 5. Walk-in Girişi In House Guests In House Guests, rezervasyon statüsü check-in olan konukların rezervasyonlarına ulaşmak ve bu rezervasyonla ilgili işlemleri yapmak için kullanılır.

104 94 Ünite 4 Örneğin options grubundaki işlemleri yapmak gerektiğinde, check-in iptali söz konusu olduğunda, rezervasyon kartında düzeltmelere ihtiyaç duyulduğunda In House Guest kullanılır. Arama alanına oda numarası ya da isim biliniyorsa yazılır, bilinmiyorsa boş kutular search edilirse In durumundaki tüm odalar listelenir. Listelenen oda numaralarından değişiklikler, giriş yapmış odanın iptali, profil değişikleri gibi işlemler yapılabilir. Şekil 6. In House Durumundaki Odalar Listesi Giriş Yapmış Odanın İptali (Cancel Check-in) Check-in işleminin iptal edilebilmesi için konuğun bugün giriş yapmış olması ve balansının sıfır olması gerekmektedir. Yani konuk fatura işleminin yapılmasına neden olacak bir harcama yapmamış olmalı, kendisinden depozit alınmamış olmalıdır. Depozit alınmasına rağmen check-in iptali söz konusu ise; önce alınan depoziti iade edip balansını sıfırlamak gerekir. Konuğun faturasına herhangi bir sebeple posting eklendiyse bu postingi de konuk adına açılan bir PM odaya transfer edip yine balansını sıfırlamak gerekir. Balansın sıfır olduğu bir rezervasyonda check-in işleminin iptal edilmesi gerektiğinde şu prosedür izlenir: Front Desk menü içindeki In House Guests odalar listelenir à İlgili oda seçilir à Rezervasyon seçilerek Cancel C/I seçeneği tıklanır à Check-in iptali için onay gerekir ve iptal gerçekleşir. Sonraki adımda odayı bu

105 Resepsiyon (Front Desk) 95 rezervasyon için tutmak isteyip istemediğimiz, odayı ve odanın housekeeping statüsünü (kirli, temiz, inspected) durumuyla ilgili seçenek tıklanır. İlgili konuk tekrar rezervasyon Arrival listesine geri döner. Şekil 7. Check-in İptali Oda Değişikliği (Room Move) Giriş yapmış odaların oda değişikliği söz konusu olduğunda kullanılan opsiyondur. Oda değişikliğini gerçekleştirmek üzere şu adımlar izlenir: In House Guests -> Oda seçilir -> Options -> Room Move -> Açılan Room Move ekranında temiz ve kullanılabilir odaları listelenir -> Move to Room satırından a numarayı yazabilirsiniz. Oda değişikliği yapılırken 3 adet form düzenlenir ve bu form kasiyere, çamaşırhaneye ve belboya verilir.

106 96 Ünite 4 Şekil 8. Oda Değişikliği Queue Reservations Otele giriş yapacak olan konuklar geldiklerinde odaları henüz hazır değilse check-in sırasına alınırlar ve bu işlem Queue Reservations olarak ifade edilir. Konuklara blokajı yapılan odaların housekeeping statüleri clean olduğunda girişleri Queue seçeneğinden yapılır. Queue işlemi şu şekilde yapılır: front Desk -> Arrivals (Girişler listelenir) -> Seçilen giriş odası Edit Z Options -> Queue Reservations a alınır. Oda numarası ve saati ne zaman beklemeye alındığını gösterir. Oda hazırlanınca Queue Reservations seçeneğinden odaya ulaşılır check-in yapılır. Şekil 9. Bekleyen Giriş (Queue Reservation)

107 Resepsiyon (Front Desk) 97 Room Assignment (Oda Blokajı) Room Assignment, rezervasyonların oda blokajlarını yapmak için kullanılır. Room Assignment ekranında oda blokajı yapılacak rezervasyonları listelemek için filtreleme yapabileceğiniz kriterler yer almaktadır. Örneğin odaların bloke edilme işleminde öncelik VIP konuklarda olduğu için yalnızca bu konukların listesini alabilirsiniz. Oda blokajı şu şekilde yapılır: Front Desk -> Room Assignment -> Odalandırılmamış girişler listelenir. Oda blokajı 2 şekilde yapılabilir: -> Assign dediğimizde ya da giriş odasının üzeri tıklanınca ilgili odalar listelenir. -> İlgili oda seçilip ilgili rezervasyonun üzeri tıklanınca oda listesi gelir. Auto seçeneğiyle sistemin sıradan oda vermesi sağlanabilir. Ancak bu çok tercih edilmemeli görerek seçim yapılırsa oda seçimine ait özel istekler gözden kaçmamış olur. Date satırında içinde bulunduğunuz gün varsayılan tarihtir. Bu nedenle bugün gelmesi beklenen konuklar listede yer alacaktır. Gerekiyorsa tarihi değiştirip search butonuyla ileriki tarihe ait rezervasyonlar da seçilerek odalandırması yapılabilir. Listede önceliği olan bir konuk varsa bu konuğun bulunduğu satır üzerinde, böyle bir durum yoksa ilk satırda Assign düğmesine tıklanır. Accounts (Hesaplar) Otelde konaklamayan ancak otelin çeşitli aktivitelerinden faydalanarak gelir bırakan müşteriler ve üyeler için kullanılan bir seçenektir. Sağlık merkezi üyelikleri, havuz üyelikleri, clup üyelikleri gibi uygulamalar bunlar arasındadır. Bunun için konuk adına PM hesabı açılır ve konukların extra harcamaları bu hesaba girilir. Konuğun üyeliği sona erene kadar tüm harcamaları bu odaya işlenir. Genellikle aylık olarak açılır ve hesap ödeme yapılınca faturası kesilerek PM hesabı check-out edilir. Account işlemi şu aşamalardan oluşur: Front Desk -> Accounts -> Profil Kaydı varsa seçilir yoksa profil oluşturulur -> Profil girişini yapmak üzere profil türü seçilir. Şahıslar için hesap oluşturabileceğimiz gibi şirketler, acenteler, kuruluşlar, temaslar (contacts) dahil diğer seçenekleri de kullanabiliriz.

108 98 Ünite 4 Şekil 10. Üyelik Uygulaması Account Hesabı Giriş işleminden sonra In House Guests listesinden folio bilgilerine ulaşabilir ve billing seçeneğinden harcama kaydı yapabiliriz. Messages (Mesajlar) Konuklara gelen mesajların girildiği ve iletildiği alandır. Şu işlemlerden oluşur: Front Desk -> Messages -> Mevcut Mesajlar görüntülenir. Yeni mesaj girilecekse Messages -> New -> Search -> Bırakılan mesajlar görüntülenir -> Uygun mesaj seçilerek değişiklik yapılabilir -> New seçeneğiyle yeni mesaj yazılır -> Print seçeneğiyle yazdırılabilir. Ok dedikten sonra kayda geçer. Elektronik sistem mevcutsa konuğun odasındaki televizyonda mesaj görüntülenir.

109 Resepsiyon (Front Desk) 99 Şekil 11. Mesaj Kaydı Traces (Bölümler Arası Mesajlar) Konuklar adına otel departmanların ve çalışanların birbirlerine gönderdikleri mesajlardır. Şiftine başlayan her çalışan Traces raporu yazdırarak okumalıdır. Şu aşamalardan oluşur: Front Desk -> Traces -> Search tuşu gönderilen mesajları görüntüler. Yeni bir trace mesajı oluşturmak için -> New denir ve çıkan listeden mesajın gönderilmek istenen departmanlar tiklenerek işaretlenir. -> Tarih aralığı ve zaman kendiliğinden görüntülenir gerekirse değiştirilir. -> Text kısmına departmanlara iletmek istediğimiz mesaj yazılır. Departmanlar Trace raporu çektiklerinde kendilerini çekilen trace mesajını görecekler ve ona göre önlemlerini alacaklardır.

110 100 Ünite 4 Şekil 12. Trace (Bölümler arası Mesaj) Raporu

111 Resepsiyon (Front Desk) 101 Özet Front Desk menüsü temel olarak bugün gelmesi beklenen konuklar, gelen konuklar ve kalmakta olan konuklarla ilgili işlemlerin yapıldığı seçeneklerden oluşur. Front Desk menüsü arrivals, Queue Reservations, In House Guest, Accounts, Room Assignment, Traces ve Wake-up Callas bölümlerinden oluşmaktadır. Arrivals bugün gelmesi gereken konukların listelendiği ve girişlerinin yapıldığı bölümdür. Buradan aynı zamanda check-in işlemleri de gerçekleştirilmektedir. Queue reservations bölümünde ise işletmeye gelmiş ancak odası hazır olmamış konukların beklemeye alındığı bir menüdür. In House Guest seçeneği ise işletmeye bugün ve önceki günlerden giriş yapmış konukların bulunduğu yerdir. Accounts seçeneği işletmede konaklamamakla birlikte PM hesabı açtırarak işletmenin çeşitli hizmetlerinden faydalanan ve harcamalarını bu hesabına kaydettiren konuklarla ilgilidir. Room Assignment konuklara oda tahsisi işlemlerinin yapıldığı menüdür. Manuel yapılabildiği gibi Auto Assignmet seçeneğiyle otomatik odalandırma imkânı da sunmaktadır. Traces ise departmanların müşteriler ve yapılacak işlerle ilgili birbirine mesaj gönderdikleri bölümdür. Wake-up calls uyandırmaların girildiği bir alandır. İleriye dönük olarak istenilen tarih ve saatlere ve bir komutla gruplara kolaylıkla uyandırma girilebilen bir menüdür.

112 102 Ünite 4 Göz den Geçir Front Desk menüsüyle bugün gelmesi beklenen konuklar, gelen konuklar ve kalmakta olan konuklarla ilgili işlemlerin yapıldığı seçenekleri inceleyiniz. Bu seçeneklerle arrival odalara oda tahsisi, diğer departmanlara mesaj gönderme ve gelen mesajları yanıtlayınız. Şirket ve acentelere PM hesapları açınız ve açılanları izleyiniz. Queue room çalışmaları yaparak queue odaların girişini yapınız. Değişik tarih ve saatlere uyandırmalar girerek sonuçları inceleyiniz.

113 Resepsiyon (Front Desk) 103 De er len dir me Sorular 1. Konukların foliosu açılırken gerekebilen RTC kutusu ne anlam ifade etmektedir? a. Rate kodu b. Fiyatlandırmada esas alınan oda tipi c. Tanımlanmış anlaşma fiyatı d. Pansiyon türü e. Rezervasyon şekli 2. Konaklama foliosundaki ETA nın anlamı nedir? a. Konuğun tahmini geliş saati b. Konuğun ayrılış saati c. Hangi gruba aitse grup kodu d. Pansiyon biçimi e. Fiyatlandırma biçimi 3. Walk-in müşterilere ait istatistikler önbüronun başarısında önemlidir. Manager report ta görülmesi için yapılacak işlem nedir? a. Rezervasyonu alırken walk-in seçeneği işaretlenmelidir. b. Girişi walk-in seçeneğinden girilmelidir. c. Source kodu walk-in olarak girilmelidir. d. Seyir defterine günlük walk-in müşteriler yazılmalıdır. e. Origin koduna walk-in olarak girilmelidir. 4. Giriş iptali (Cancel check-in) yapılmış bir odayla ilgili aşağıdaki bilgilerden hangisi doğrudur? a. İptal edilen odanın statüsü doğrudan kirli odaya dönüşür. b. İptal edilen odanın statüsü doğrudan inspected odaya dönüşür. c. Odanın rezervasyonu da iptal olur. d. Oda arrival listesine düşer. e. Oda queue durumuna dönüşür.

114 104 Ünite 4 5. Oda değişikliği (Room Move) ile ilgili aşağıdakilerden hangisi yanlıştır? a. Değişiklik normal şartlarda aynı kategorili odalar arasında gerçekleşir. b. Farklı kategorili oda değişikliğinde fiyat aynı kalır. c. Oda değişikliğinden market kodu etkilenmez. d. Oda değişiklik formu çamaşırhaneye verilir. e. Aynı odada kalmaktan sıkılan müşterinin odası değiştirilebilir. 6. Trace ile ilgili aşağıdaki ifadelerden hangisi doğrudur? a. Trace mesajını önbüro diğer departmanlara gönderir. b. Trace mesajı müşterilere gönderilir. c. Trace mesajını diğer departmanlar önbüroya gönderir. d. Trace mesajı misafir check-in yapmadan yazılamaz. e. Trace mesajını departmanlar birbirine gönderir.

115 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 5 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

116 106 Ünite 5 Ünitede Ele Al nan Konular Önkasa (Cashiering) Kasa İşlemleri İçin Printer Tanımlaması > Oda Hesabı İşlemleri (Billing) - Posting (Adisyon) Kaydı - Posting Detaylarını Görüntülemek ve Düzeltmek (Adjustment) - New Window (Yeni Pencere) Açmak - Transfer Transactions (Hesap Aktarma) - Split (Bölme) - Ara Ödeme (Payment) Kaydı - Paid Out (Müşteri Adına Ödeme Yapmak) - Adjust Transaction (Gün Kapanışı Sonrası Düzeltmeler) - Adjust Transaction (Gün Kapanışı Sonrası Düzeltmeler) - Transfer Transactions (Transfer İşlemleri) - Billing & Options - Settlement (Faturalı Ödemeler) - Folio (Folio ve Fatura Düzenlemek) > Fast Posting (Hızlı Hesap Girme) > Cashier Functions (Kasiyer İşlemleri) - Batch Folios > Cashier Shift Functions (Kasiyer Vardiya İşlemleri) > Passer By > Quick Check Out (Hızlı Check Out) Ünite Hakk nda Bu ünitede, konuk hesaplarına ait uygulamalara yer verilmektedir. Bunlar; konuklar adına folionun açılması, foliolara hesap girişleri, hesapların tahsil edilmesi, konuk çıkışlarının yapılması, hesaplarla ilgili düzenleme ve düzeltmelerin yapılması,fatura düzenlenmesi işlemleridir.

117 Önkasa (Cashiering) 107 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda; Konukların foliolarını açabileceksiniz. Foliolara hesap girişleri ve foliolardan transferler gerçekleştirebileceksiniz. Konukların hesaplarını düzenleyebilecek ve gerektiğinde düzeltmeler yapabileceksiniz. Konuklardan ödemeler kabul ederek fatura düzenlemesi yapabileceksiniz. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz.

118 108 Ünite 5 Önkasa (Cashiering) Önkasa menüsü altında yedi alt alan vardır. Bu alanlar yan tarafta görüldüğü gibi şunlardır: Billing (Oda Hesabı İşlemleri) Fast Posting (Hızlı Hesap Girme) Cashier Functions (Kasiyer İşlemleri) Cashier Shift Functions (Kasiyer Vardiya İşlemleri) Passer By Quick Check Out (Hızlı Check Out) Scheduled Check Out Kasa İşlemleri İçin Printer Tanımlaması Cashier kısmında sisteme Printer tanımlaması yapmak gerekmektedir. Ancak yazması zorunlu değildir. Yazıcıdan çıktı alamazsanız endişelenmeyin. 1. ve 2. Adım: Setup -> System Configuration (Aşağıda görülmektedir). 3. Adım: Workstations -> Kendinize ait bilgisayar ve yazıcı aşağıda görüntülenmelidir.

119 Önkasa (Cashiering) 109 Aşağıda DEMIRTAS görülmektedir. 4. Adım: Print Tasks -> All 5.Adım: Close -> Close Oda Hesabı İşlemleri (Billing) Bu alan müşteri foliolarını görüntülemek, ödeme almak ve müşterinin çıkış işlemlerini yapmak (check-out) amacıyla kullanılmaktadır. Şekil 1. Kasa Giriş Ekranı

120 110 Ünite 5 Billing simgesi tıklandığında kasiyer bağlantı penceresi açılır ve sisteme girerken kullanılan şifre burada da girilir, billing penceresi açılır. Cashier -> Billing -> Cashier Login Açıldığında ekranın üst kısmında beliren arama ekranından oda/ müşteri aranıp odalar listelenir ve müşteri isminin üstüne gelip select denerek müşteri foliosu görüntülenir. Müşteri foliosu ekran görüntüsü Şekil-2'de verilmiştir. Şekil 2. Müşteri Foliosu Bu görüntünün en üstünde müşteri hesabının borç-alacak tutarı (balance), müşterinin giriş-çıkış tarihleri, şirket, grup bilgileri, müşteri oda ücreti ve ücret kodu, kişi sayısı ve oda tipi bilgileri yer almaktadır. Müşterinin folio görüntüsü ekrandayken, her bir işlemin üzerinde farenin sağ tuşu kullanılarak değişik işlemler yapılabilir. Örneğin ilgili işlem diğer pencerelerden birine gönderilebilir. Yeni pencere açılabilir ve pencere sayısı arttırılabilir (En fazla 8 pencere açılabilir). Görüntü (screen wiev) düzenlenebilir, işlem (posting) farklı bir odaya transfer edilebilir, belli işlemler, ya da bütün folio odalar arasında bu yolla ve tek bir seferde transfer edilebilir. Bu oda foliosundan çıkmadan başka bir odanın hesabını görüntüleme (add guest view) işlemleri yapılabilir.

121 Önkasa (Cashiering) 111 Şekil 2 de görülen folio, VIP Turizm adına acente bağlantısı oluşturulmuş billing ekranıdır. Acente/şirket bağlantılı rezervasyonlarda Routing Insruction (fatura yönlendirmesi) yapıldığı takdirde Billing ekranında birinci pencere konuk adına diğer pencere ise bağlantı yapılan acente/şirket adına düzenlenmiş olarak açılır. Örneğin tam pansiyonlu olarak kalan acente müşterilerinin Oda + Kahvaltı + Öğle ve Akşam Yemeği harcamaları müşterinin acente penceresine, yarım pansiyon dışındaki ekstra harcamaları ise folionun birinci penceresinde görülmektedir. Posting (Adisyon) Kaydı Folionun altındaki Post işaretlenir -> Açılan kutudan Code hanesine harcamanın kodu listeden bulunur -> Tutarı -> Adisyon numarası kaydedilir ve Post edilir. Şekil 2. Harcama (Adisyon) Kaydı Yapılan konaklama ve departman harcamaları sonucu konuğun faturası aşağıdaki şekilde görünmektedir.

122 112 Ünite 5 Şekil 3. Fatura Görüntüsü Posting Detaylarını Görüntülemek ve Düzeltmek (Adjustment) İlgili harcamaya çift tıklayıp ya da Edit denildiğinde harcama kaydının ayrıntıları görüntülenir. Yanlış girilen harcama kayıtlarını düzeltmek için kullanılır. Kasiyere silme yetkisi verilmişse aynı gün içinde yanlış harcama kaydı silinerek yenisi girilebilir. Üzerinden gün geçerek tarih değişikliği olmuşsa eksi girilerek miktar düşülebilir. Şekil 4. Harcama Kaydı Görüntüsü

123 Önkasa (Cashiering) 113 Harcama kaydının iptali 1 Harcama kaydının üzerine gelinir -> Sağ tıklanır -> Delete Transactions seçilir -> İptal edilir. Hatanın nedenini çıkan kutucuğa yazmak gerekir. Muhasebenin kontrol raporlarında çıkacaktır. Aynı zamanda karışıklığa da yol açacağından pek tercih edilmez. Şekil 5. Hatalı Kayıt İptali

124 114 Ünite 5 Harcama kaydının iptali 2 Harcama kaydının düzeltilmesi için diğer bir yöntem ise kasiyerin silme yetkisi yoksa ya da tarih değişikliği olmuşsa Quantiy kısmına eksi balans girilerek düşülür. Şekil 6. Hatalı Kayıt Düzeltme (Adjustment) New Window (Yeni Pencere) Açmak Müşterilerin bazı harcama kalemleri için ayrı ödeme yaparak ayrı bir fatura düzenlenmesini talep etmeleri durumunda, billing ekranında belirttikleri kalemler için yeni bir pencere oluşturmak gerekir. Yeni pencere açmak için: Billing ekranında mouse sağ tıklayınız -> New Window komutuyla yeni pencere açılarak bazı harcamaları buraya taşıyabilirsiniz. Sistem en fazla 8 pencere izin vermektedir. Eğer daha fazla pencere açmak gerekiyorsa çare olarak PM hesabı açılarak oraya transfer yapılabilir.

125 Önkasa (Cashiering) 115 Şekil 7. Yeni Pencere (Window) Görüntüsü Transfer Transactions (Hesap Aktarma) Konuklar bazı hesaplarını ayırarak firma adına fatura isteyebilirler. Bu durumda harcama kayıtlarının başka bir hesaba ya da odaya transfer edilmesi şu şekilde gerçekleşir: Harcama kaydı çarpı ile işaretlenir -> Sağ tıklanır -> Çıkan listeden trasfer edilecek oda numarası ya da PM hesabı seçilir -> Post ile gönderilir. Aşağıda 9005 numaralı Mavi Turizm olan PM hesabına transfer yapılmıştır. Bunun gibi PM hesabı şirket adına düzenlenebilir.

126 116 Ünite 5 Şekil 8. Harcama Kaydının Başka Hesaba Aktarılması Split (Bölme) Harcama kayıtları hatalı girildiği durumlarda ya da müşterinin isteği üzerine split edilerek bölünebilir. Bunun için ilgili hesabın üzerine gelip sağ tıklanıldığında split tıklanır. Açılan kutuda bölmenin yüzde olarak ya da miktar olarak mı yapılacağı sorulur. Örneğin 105 TL Laundry harcamasının 20 TL sini bölelim. Bu durumda adisyonun referans numarası aynı olacağı gibi referans bölümünde ne kadar miktarken bölündüğünü bildiren yazı görünecektir.

127 Önkasa (Cashiering) 117 Şekil 9. Harcamanın Bölünmesi (Split) Ara Ödeme (Payment) Kaydı Payment, konukların ayrılış tarihinden önce ödeme yapmak istemeleri durumunda kullanır. Özellikle uzun süreli konaklamalarda konukların zaman zaman hesaplarını sıfırlamaları istenir. Yapılan ödeme foliolarına eksi olarak yansır. Hesabın tamamı ödenebildiği gibi kısmi ödeme de yapılabilir. Folionun altındaki Payment hanesine girilir -> Ödeme şekli seçilir (Nakit, Kredi kartı vb.) -> Ödenecek tutar girilir (Balansın tamamı ya da bir kısmı ödenebilir) -> Post edildiğinde ödeme gerçekleşir -> Yazıcıdan makbuz çıktısı alınarak bir nüshası imzalanarak konuğa verilir.

128 118 Ünite 5 Şekil 10. Kredi Kartıyla Ara Ödeme ve Ödeme Sonucu Hesap Hareketi (a, b) Paid Out (Müşteri Adına Ödeme Yapmak) Konuklar adına otel kasasından yapılan çiçek, gazete, dergi, taksi vb. ödenen tüm harcamaların kaydı konuğun foliosuna paid-out kodu ile post edilir. Kod numarası tanımlamaya göre değişebilir. Paid out işlemi şu şekilde yapılır: Billing -> Müşteri Foliosuna Girilir -> Adisyon girilen yerden Post Transaction Codes listesinden Paidout seçilir (Kod No. 8000) ve onaylanır. Yazıcı fiş istenip istenmediğini sorar. Fiş yazıcıdan alınarak imzalanır ve müşterinin dosyasına koyulur.

129 Önkasa (Cashiering) 119 Şekil 11. Paid Out Kaydı Reference kısmına harcamanın açıklamasını yazmak gerekir. Örneğin müşteri adına taksi ödemesi yapılmışsa taksiciden fiş alınmalıdır. Fiş üzerine nereden nereye taksi tutulduğu, Aracın plakası, telefon bilgileri yazılmalıdır. Zira eğlence mekânlarına giden müşteriler taksi ücretini resepsiyona ödetmelerine karşın hesabı öderken ücretin yüksek olduğunu iddia ederek itiraz etmektedirler. Bu durumda kendisine taksiciden alınan fiş kendisine verilerek sorunun bizden kaynaklanmadığı kendisine ifade edilmelidir.

130 120 Ünite 5 Şekil 12. Paid Out Posting Görüntüsü Adjust Transaction (Gün Kapanışı Sonrası Düzeltmeler) Gün Kapanışı (End of Day) işlemi tamamlandıktan sonra, konuğun foliosuna daha önce hatalı olarak girilmiş hesapların düzeltmeleri Adjust Transaction komutu ile yapılır. Düzeltmeler için negatif ya da pozitif değerler girilebilir. Bu komut, bir ya da daha fazla posting için aynı anda düzeltme yapma olanağı sunar. Örneğin birkaç Transaction Code için aynı anda indirim uygulanabilir. Uygulanan indirim aynı zamanda bu kodlara ait vergileri de kapsar. Adjust by Selected Postings Folio üzerinde işaretlenen bir ya da daha fazla posting için düzeltme yapmak üzere kullanılır. Konuğa post edilen herhangi bir harcamanın düzeltme işlemini yapmak üzere şu prosedür izlenir: Folioda ilgili harcama çarpıyla işaretlenir -> Harcamanın üzerine gelerek sağ tıklanır -> Adjust Transactions tıklanır -> Çıkan kutuda girilen miktar kadar eksi girilir. Açıklama yazılır.

131 Önkasa (Cashiering) 121 Transfer Transactions (Transfer İşlemleri) Transfer Transaction, konuğun foliosuna girilen hesapları bir başka konuğun foliosuna aktarmak için kullanılır. Sistem faturadaki hesapların tamamını ya da seçime bağlı bir kısmını transfer edebilmenin yanı sıra hesabın tarih bazlı transfer etme olanağı da sunar. Transferin ne şekilde yapılacağı aşağıdaki Transfer Type ekranındaki seçenekler ile belirlenir. Bunlar şu şekildedir: Şekil 13. Transferler ve Tipleri Transferler Transfer TO another Room: Başka bir odaya transfer Transfer FROM another Room: Başka bir odadan transfer Transfer FROM List of Room: Listelenen odalardan transfer Seçenekler Grouped Postings: Grup olarak girilen hesapların transferi Entire Folio: Folionun tamamının transferi Marked Posting: İşaretlenen seçeneklerin transferi Partial Posting: Parçalı hesap transferleri Billing & Options Billing ekranındaki Options komutu, rezervasyon ile ilgili düzenlemeler yapmak için kullanılır. Reservation Options grubunda yer alan işlemleri billing ekranından yapmaya olanak sağlar. Reservations Reservations opsiyonu, konuğun billing ekranın üst bölümünde yer alan arrival, departure, rate code, rate, person ve room type dışındaki

132 122 Ünite 5 diğer rezervasyon bilgilerini ekrandan çıkmadan görüntülemek ve gerektiğinde düzeltme yapmak üzere kullanılır. Agent/Company: Rezervasyonu konuğun belirttiği şirkete ya da acenteye bağlamak için kullanılır. Fixed Charges (Sabit Harcamalar): Konuğun sabit harcama girişlerini yapmak ve düzenlemek için kullanılır. Örneğin ücretli otoparkta kalan konuğun aracına ait her gün hesap girmek için. Routing (Yönlendirme): Konuğun fatura yönlendirme işlemini yapmak / düzenlemek için kullanılır. Uygulama şu şekildedir: Billing ekranında Options -> Routing Insructions komutunu verip Window tuşunu seçiniz. Entire Stay tuşunu seçiniz. Name satırında konuğun fatura için belirttiği şirket adını yazınız. (Seçimlik listeyi kullanarak arama yapabilirsiniz) Transaction satırında faturada yer alacak harcama kodları yazınız. Window No. satırında faturanın ait olduğu pencere numarasını yazınız. Tanımlanmamış harcamalar 1. Pencerede çıkarken acente/şirkete önlendirilen harcamalar 2. ve diğer pencerelerde çıkmaktadır. Örnek Çalışma: Nihat Demirtaş ın harcamalarının bir kısmının kendisine, bir kısmının Taş AŞ. Şirketine ve konaklama harcamalarını da Laroz Acentesine yönlendirelim. 1. Adım: TAŞ AŞ. Adında şirket arayınız yoksa Profile kayıtlarından açınız ve Nihat Demirtaş ın rezervasyon/ konaklama foliosuna bağlayınız. 2. Adım: Laroz Turizm ve Seyahat adındaki seyahat acentesini kayıtlarda arayınız yoksa profile kaydını açınız ve Nihat Demirtaş ın rezervasyon/konaklama foliosuna bağlayınız.

133 Önkasa (Cashiering) 123 Şekil 14. Rezervasyon / Konaklama Foliosuna Acente / Şirket Bağlanması Şekil 15. Hesapların Acente ve Şirkete Yönlendirilmesi (Routing)

134 124 Ünite 5 Pro - Formo Folio: Konuğun faturasını kesmeden önce ön izlemesini çıkartmak için kullanılır. (Bakınız şekil 3) Posting History: Posting hareketlerinin hangi kullanıcı tarafından, ne zaman yapıldığı, tutarının ne olduğu gibi detayların yer aldığı inceleme amaçlı kullanılan ekrandır. Şekil 16. Posting History Ekranı Post Rate Code (Manuel Fiyat Kodu Girişi): Bu seçenek müşterinin foliosuna manuel olarak oda fiyatını girmek için kullanılır. Post Rate Code günsonu işlemlerinde konuğun foliosuna post edilen fiyat kodundan farklıdır. İlave bir oda fiyatı girmek, indirim veya düzeltme yapmak için kullanılır. Örneğin müşteriye uygulanan fiyatta indirim veya düzeltme yapmak üzere negatif değerde fiyat girilebileceği gibi no-show odaya bir günlük daha oda fiyatı basılabilir. Bunun için izlenen prosedür şu şekildedir: Options -> Post Rate Code -> BAR3 (Özel bir anlaşma fiyatı) -> Post komutunu verin.

135 Önkasa (Cashiering) 125 Şekil 17. Post Rate Code (Manuel Fiyat Kodu Girişi) Settlement (Faturalı Ödemeler) Settlement uygulaması 3 şekilde karşımıza çıkmaktadır. Bunlar; Interim Bill, Early Departure ve Advance Bill. Interim Bill: Konukların konaklamaktayken kasaya gelerek o zamana kadar hesaplarında birikmiş hesabı ödemeleri ve faturalarının kesilmesidir. Odanın check-out u yapılmaz ve müşteri konaklamaya devam eder. Billing -> Müşteri Foliosu -> Settlement -> Ödeme -> Post Şekil 18. Interim Bill Ekranı

136 126 Ünite 5 Early Departure (Erken Çıkış): Müşterilerin çıkış günlerinden önce otelden ayrılmaları durumunda bugüne kadar birikmiş hesabının tahsil edilmesi ve çıkışının (check-out) yapılmasıdır. Diğer günlerin konaklaması hesaba yansıtılmaz. Advance Bill (Erken Hesap Kesimi): İki şekilde uygulanmaktadır. Birincisi müşteri çıkış gününden önce faturasının kesilip düzenlenmesini isteyebilir. Fatura düzenlenir çıkış yapılmaz ve müşteri konaklamaya devam eder. Diğer bir uygulama şekli ise, erken çıkan müşteriden geriye kalan konaklama ücretinin tahsil edilmesidir. Örneğin müşteri 2 hafta konaklamak üzere geldi ancak 10. günü ayrılmak istediğinde Advance Bill seçeneğiyle geriye kalan 4 günlük konaklama ücreti bastırılarak müşterinin hesabına yansıtılabilir. Sistem burada iki seçenek sunmaktadır. Tonight seçeneği, sadece bu gecelik ücretin bastırılması; Entire Stay ise geriye kalan 4 gecelik ücretin bastırılmasıdır. Advance Bill den sonra check out etmek için Early Departure seçeneğini kullanarak çıkışını yapmak gerekir. Advance Bill check out etmek için değil oda parasını bastırmak içindir. Folio (Folio ve Fatura Düzenlemek) Foliolar konukların taleplerine göre, oda ve gün bazında yapılan harcamalara göre ayrıntılı veya özet olarak hazırlanır. Bunun için yirmi farklı folio seçeneğinin olduğu Folio Style ekranı kullanılır.

137 Önkasa (Cashiering) 127 Şekil 19. Folio Şekilleri (Folio Style) Folio ekranında geçen ifadelerden bazıları şu anlamları içermektedir: Tarih bazında detaylı folio dökümü, Gün ve departman harcaması bazında folio sitili, Toplam konaklama boyunca departman harcaması bazında folio sitili, Tarih bazında birer satır halinde konaklama dökümü. Örnek olarak, müşteri ödemesi gereken bütün harcamalarının gün ve departman bazında düzenlenmesini istesin. Bu durumda konuğun billing ekranında Folio Style seçeneğinde 2 numaralı sitili seçmek gerekir.

138 128 Ünite 5 Şekil 20. Gün ve Departman Bazında Düzenlenmiş Folio Sitili (No: 2; Transaction Codes Summary per Day Code) Fast Posting (Hızlı Hesap Girme) Fast Posting, müşterilerin foliolarına billing ekranını kullanmadan yaptıkları harcamaları girmek için kullanılır. Art arda birden fazla konuğa hesap kaydı yapma olanağı sunar. Şekil 21. Hızlı Harcama Kaydı Ekranı (Fast Posting) Cashier Functions (Kasiyer İşlemleri) Cashier Functions ekranı kasa raporları, döviz kurları girişi, döviz bozma, kasiyer durumlarını görüntüleme, folioların dökümünü alma gibi pek çok işleme imkân veren bir alandır.

139 Önkasa (Cashiering) 129 Şekil 22. Cashier Functions İşlemleri Toplu Menüsü Batch Folios Batch Folio: Toplu folio basılmasına olanak sunan alandır. Örneğin sistem belli bir süre kapatılacaksa, belli müşterilerin veya tüm konaklayanların, ertesi günü çıkış yapacakları gibi alternatiflerle foliolarının elinizde olmasını istiyorsanız buradan konaklayanları belli kriterler dahilinde seçmek suretiyle foliolarını toplu halde alabilirsiniz. 1. Adım Konaklayanların Seçimi 2. Adım Çıkarılacak Hesap

140 130 Ünite 5 3.Adım Konuk Seçimi Adım Folio Style ve Müşteri Seçimi Şekil 23. Batch Folio (Toplu Folio) Uygulaması Batch Posting (Toplu Hesap Girişi): Belirli gruptaki odalara belirli kodla hesap kaydedilmesine olanak sağlar. Örneğin 60 kişilik bir tur grubuna aynı tür hesap girilecekse aynı anda bu hesaptan girilir.

141 Önkasa (Cashiering) 131 Şekil 24. Batch Posting (Toplu Hesap Girişi) Uygulaması Yukarıdaki batch posting uygulamasında Uzem toplantı Grubu üyelerine kişi başı 20 TL Life Style adisyonu girilmiştir. Multiply by Number of Adults: Belirtilen ücreti, odadaki konuk sayısına göre girer. Özellikle yemek, kokteyl ücreti gibi kişi başı alınması gereken ücretler için uygun bir seçenektir. Include Guests Due Out Today: Belirtilen ücreti, bugün çıkışı beklenen (rezervasyon statüsü Due Out olan) konukları da dahil ederek girmek üzere kullanılan seçenektir. Include PM Room: Belirtilen ücreti, PM (Posting Master, Pay Master) odaları dahil ederek girmek için kullanılan seçenektir. Override No Post Flag: Bu seçenek işaretlenmediyse rezervasyonlarında No post işlemi yapılmamış konuklara batch posting işlemi uygulanamaz (No post tanımlaması billing ya da reservation options ile yapılır). Cashier Reports (Kasiyer Raporları): End of Day işlemlerinden önce kasa raporlarını görüntülemek üzere kullanılır. Kasa kapanışı aşamasında, vardiya boyunca alıp verilen paraları, yapılan işlemleri ortaya koyan raporlar buradan görüntülenebilmekte ve çıktıları alınabilmektedir. Cash Report komutu ile Türk Lirası kayıtları, Foreign Currency Report ile döviz kayıtları görüntülenir.

142 132 Ünite 5 Currency Calculator: Döviz bozmak amacıyla kurlar arası değişim oranlarını ve bir paranın diğer bir para cinsinden değerini hesaplamakta kullanılan alandır. Daha önceden girilen exchange rate tutarlarına göre bu işlemler yapılmaktadır. Döviz hesaplama işlemleri için kullanılan opsiyondur. Örneğin 500 'nun kaç TL olduğunu öğrenmek için kullanabilirsiniz. Döviz hesaplamak için şu adımlar izlenir: Cashiering -> Cashier Functions -> Currency Calculator. Açılan ekranda alış ya da satış fiyatına göre hesaplama için seçenek seçilir. Amount satırında hesaplamak istenilen tutar girilir (Geriye dönük hesaplama yapmak isteniyorsa Date satırındaki tarih değiştirilebilir). Şekil 25. Döviz Hesaplama Tablosu Exchange Rate: Döviz bozma kuru ile oda kurlarının düzenlendiği opsiyondur. Her seferinde New komutu ile o günün kuru yeniden girilir. Bu işlem End of Day'den hemen sonra yapılır. Salı Cumartesi günleri arası resmi kurlar değişir. New butonu kullanılarak, kur değerlerinin oda, döviz bozma gibi alanların hangisi için girildiği tanımlanarak ve alış ve satış kurları ayrı ayrı olmak üzere girilmelidir. Kur yanlış girilmiş ve yanlış kur üzerinden check-in'ler yapılmışsa önce yeni kur girilir. Sonra konukların check-in'leri iptal edilir. Doğru olan kur üzerinden tekrar check-in

143 Önkasa (Cashiering) 133 yapılır. Düzeltmeler kesinlikle önceki kur kayıtları üzerinden yapılmaz. Eğer konuk check-in yapıldıktan sonra hesap adisyon girişi yapılmışsa balans PM'e aktarılır. Sonra check-in iptal edilir. Şekil 26. Döviz Kurları Değişiklik ve Giriş Ekranı Currency Exchange (Döviz Bozma): Döviz bozma kısmıdır. Bunun için döviz bozduracak kişinin profili yaratılarak döviz bozma işlemi gerçekleştirilebilir. Otelde kalan biri için oda numarası girerek de döviz bozma işlemi yapılabilir. Burada yanlış bozulan veya iptal edilen bir döviz bozma işlemini düzeltmek için yeniden döviz bozma girişi ile daha önce girilen tutarın eksi (-) tutarı girilerek balans edilir. Döviz bozma prosedürü: Currency Exchange -> Room Number (Kişi otelde konaklamıyorsa ayrıca bir Profile açılmalıdır) -> Buy Foreign Currency -> Döviz miktarı ve Pasaport bilgileri girilir -> OK Şekil 27. Döviz Alım İşlemi

144 134 Ünite 5 Döviz Bozma İşleminde Hata Olması Durumunda Düzeltme: Kullanıcının kur kodu ya da miktar rakamında hata yapması durumunda düzeltme aşağıdaki gibidir: > İşlem hatası yapılan konuk adı ya da oda numarası girilir. > İşlem sırasında kullanılan alış ya da satış kuru düğmesi seçilir. > Döviz kodu ve işlem tipi seçilir. > Amount satırında hata yapılan rakam negatif değerli girilir. > Makbuz numarası girilir. > İşlem onaylanır. > Doğru olan kur kodu ya da miktar ile döviz bozma işlemini tekrarlanır. Folio History: Çıkış yapmış tüm müşterilerin foliolarının tutulduğu alandır. General Cashier (Genel Kasa): Otelin bankası olarak düşünülebilir. Bu seçenek kasiyerlerin kullanım alanındadır. Her kasiyer şiftine başlarken belli bir nakit paraya ihtiyaç duyar. Para bozma, paid out ödeme, tediye ödemesi gibi. İşte ihtiyaç duyduğu bu parayı ya ana kasadan ya da şiftini devraldığı kişiden alacaktır. Ayrıca yoğun zamanlarda kasadaki yüklü miktardaki parayı nakit ya da çek olarak sanal ortamda muhasebeye transfer etmek için de kullanılır. Bu işlem için aşağıdaki süreç izlenir: Cashiering -> Cashier Functions -> General Cashier. Açılan ekranda muhasebeden para transfer etmek için From General Cashier, muhasebeye kasasından para göndermek için To General Cashier, -> Amount satırında transfer miktarı girilir. -> Supplement hanesine transfer sebebi belirtilir. -> Transfer kodu (nakit ya da çek) ve döviz tipi seçilir. -> İşlem onaylanır.

145 Önkasa (Cashiering) 135 Journal: Kasiyerlerin belirli bir tarih itibariyle yaptıkları işlemlerin listelenebildiği alandır. Petty Cash (Departman Paid Out): Önbüro departmanının kendisi için kullandığı Paid Out ödemeleri için kullanılır. Örneğin departmana gazete, dergi alımları gibi uygulamalarda oldukça kullanışlıdır. Ne için ödeme yapılmışsa miktar yazıldığında o departmanın kasasından ilgili miktar düşecektir. Deposit/Cancellation CXL: Rezervasyonlarda girilen tüm depozitoların görüntülendiği, ödenen, kalan vb. ayrı ayrı incelenebildiği, ödemelerin alınabildiği ve tüm depozitlerin takip edilebildiği alandır. Depozit işlemleri ve depozitini göndermeyen konukların rezervasyon iptalleri buradan yapılır. Depozit ödemeleri rezervasyon menüsünden de yapılmaktadır. Şekil 28. Depozit Ödemeleri Receipt History: Yapılan bütün döviz, paid out, ödeme vb. işlemlerinin çıktıları (receipt) buradan görüntülenir. Preview veya print diyerek ekranda pdf. formatında açılabilir ya da çıktısı alınabilir. Cashier Status: End Of Day işlemlerinden önce açık ve kapalı olan kasaların görüntülendiği ekrandır. Açık olan kasalar tespit edilir. Ancak kasalar Cashier Shift Close seçeneği ile kapatılır.

146 136 Ünite 5 Folio History: Folio History ile print edilmiş olan tüm folioların listesi görüntülenir. Check-out edilmiş olan konuklar daha sonra bir kopya daha folio istediklerinde bu opsiyon kullanılır. Receipt History: Folio History ile alınmış tüm makbuzların listesi görüntülenir. Konuk bir kopya daha isterse, ya da makbuzu print edilmemiş ise buradan alınabilir. Kasiyer Vardiya İşlemleri (Cashier Shift Functions) Kasiyerin vardiyasının sonunda kasa kapatma işlemlerini yaptığı, kendi işlemlerini detaylı şekilde raporlayabildiği, kasasını kapatmaksızın da belirli raporları alıp yazdırabildiği ve geçmişe yönelik kasa raporlarını tekrar alabildiği alandır. Üç alt alanı vardır. Bunlar aşağıada görülmektedir: Cashier Shift Functions, o an aktif olan kasadan yapılan tüm nakit, visa gibi işlemlerin listesini görüntüler. Shift (vardiya) sonunda açık olan kasa buradan kapatılarak bir başka kullanıcıya görev teslimi yapılır. Kasiyer yaptığı tüm kasa işlemlerini raporlara göre kontrol edip kasayı bu ekrandan kapatır ve çıktılarını alır. Cashier Shift Close: Kasa kapatma kısmıdır. Bu alana gelindiğinde, sistem önce kasiyerin yaptığı işlemleri listelemektedir. Bu listeden herhangi bir işlem seçilerek ekranın sağında yer alan details butonuyla detayları görüntülenebilir. OK seçilirse kasiyerin işlemlerinin sonuçları balans çıkarılarak verilmektedir. Cash balance ve bozulan dövizler toplamı görüntüler. İşleme OK denip devam edilirse kasa raporlan basılıp kasa kapama işlemi sonuçlandırılmaktadır. Cashier Shift Reports: Kasiyerin önkasa ile ilgili değişik raporları alabileceği alandır. Reprint Reports: Buradan, daha önceki kasa kapanışlarının raporları aratılıp seçilerek yazdırılabilmektedir. Açık olan bir kasanın kapanma süreci: Cashiering -> Cashier Shift Functions -> Cashier Shift Close

147 Önkasa (Cashiering) 137 Şekil 29. Kasa Kapanışı Passer By Şekil 30. Kasa Balansı Passer By, otelde konaklamayan misafirlerin gelir girişleri, hem de otelde konakladığı halde bazı harcamalarının foliosuna işlenmesini istemeyen konukların gelir girişlerini yapmak için kullanılır. Konuğun posting girişi yapıldıktan sonra gelen ödeme ekranı ile hesabı kapatılıp faturaları hemen verilir. Konuğun ödemesi PM oda üzerinden alındığı için bu sanal odanın check-in ve out işlemi de ödemenin alınması sırasında yapılmış olur. Düzeltme yapılması gerekiyorsa konu-

148 138 Ünite 5 ğun PM odasının billing ekranı kullanılır. Passer By, Front Desk menüdeki Accounts gibi çalışır, ancak ödemenin hemen yapılacağı durumlarda kullanılır. Quick Check Out (Hızlı Check Out) Balansı sıfır odaları check out etmede kullanılır.

149 Önkasa (Cashiering) 139 Özet Önkasa menüsü altında yedi alt alan vardır. Bu alanlar aşağıda görülmektedir: 1. Billing 2. Fast Posting 3. Cashier Functions 4. Cashier Shift Functions 5. Passer By 6. Quick Check Out 7. Scheduled Check Out Billing alanı temelde konukla ilgili olarak tüm kasa işlemlerinin izlendiği ekrandır. Konuğun faturasına post edilen harcamaların görüntülenmesi, yeni harcamaların kaydedilmesi, düzeltme işlemlerinin yapılması, faturaların düzenlenmesi, posting transferleri, check-out işlemleri gibi pek çok işlem bu ekran üzerinden gerçekleştirilir. Billing başlangıç ekranı 1 pencere olarak açılıp konuğun fatura ile ilgili taleplerine göre ikinci, üçüncü ve sekizinci pencereye kadar pencereden oluşabilir. Her bir pencere bir folioyu (fatura) temsil eder. Örneğin konuk oda ve buna dahil olan paketlerin ücreti için bir fatura, telefon, fax gibi ücretler için bir başka fatura, eğer şirket bağlantılı bir rezervasyonu varsa şirketin ödeme kotasındaki ücretler için bir başka fatura daha talep edebilir. Kredi kartı ile ödeyeceği ücretler ile nakit ödeyeceği ücretler için farklı faturalar talep edebilir. Çocukların ücretleri ile ebeveynlerin ücretlerinin ayrı ayrı faturalanmasını talep edilebilir. Bu tür durumlarda billling ekranındaki pencere sayıları arttırılıp konuğun belirttiği postingler için ayrı faturalar oluşturulabilir. Bunların yanı sıra kullanıcının posting girişlerinden doğabilecek hatalar sonucunda, olası karışıklıkları önlemek üzere düzeltmelerin bulunduğu yeni bir fatura hazırlanabilir. Konuk faturasının özet ya da detaylı olarak düzenlenmesini talep edebilir. Tüm bu işlemler konuğun billing ekranı kullanılarak yapılır. View summarized transactions ile aynı bölümde yapılmış tüm harcamalar toplanarak bir özet görüntü elde edilebilir. Delete transaction ilgili işlemi (posting) iptal eder. Split transaction işlemi (posting) belirli fiyat ya da % olarak bölmeye olanak vermektedir. Folio ekranının altındaki Post butonu kullanılarak oda foliosuna hesap işlenebilir (charge). Bunun için harcamanın yapıldığı bölüm kodu seçilmeli, ücret tutarı, hangi pencereye işleneceği, vb. bilgiler girilmelidir. Yapılan işlem (posting) hatalıysa ve örneğin bu tutar fazladan giril-

150 140 Ünite 5 mişse, aynı gün içindeyse aynı folioya eksi (-) tutar girilmek suretiyle işlem sıfırlanabilir. Folio ekranının altındaki edit butonu ile de yapılan bir hesap işleme (posting) işleminin belli alanları tekrardan düzenlenebilir. Folio ekranının altında folio kısmı müşteri foliolarını, folio sitilleri seçerek görüntülemeyi sağlamaktadır. Buradan, stil seçildikten sonra preview denerek folionun pdf formatmda görüntüsü ya da yazıcıdan çıktısı alınabilir. Folio alanında Text 1 ve Text 2 kısmına yazılan bilgiler faturada görünecek bilgilerdir. Folio ekranının alandaki Payment butonu kullanılarak folioya ödeme girişi yapılmaktadır. Burada fatura kesme işlemi yapılamaz. Sistem sadece ödeme makbuzu üretmektedir. Folio ekranının altında yer alan Settlement butonu ile girilen alandaki üç ayrı seçenek üç farklı işleme izin vermektedir. Interim bill ile sadece üstünde bulunulan pencerenin hesabını kapatıp buna fatura kesme işler yapılabilir. Bunun sonunda o pencere ile ilgili başka işlem yapılamaz, pencere pasif duruma düşer. "Early departure" ile erken çıkışlar yapılmaktadır. Bu alandan girildiğinde, erken çıkacak odanın hesabı görüntülenirken sistem, içinde bulunulan günün gecesinde basılması gereken oda ücretini de hesaba ilave etmektedir. Çıkış (check-out) yapılan misafirin folio görüntüsü ekrandayken, ekranın altında "reinstate" butonu aktif hale gelir. Bu da, çıkışı yapılmış olan misafiri tekrar giriş yaptırmaya yaramaktadır. Bu odaya gün kapanışında yeniden oda ücreti işleneceği unutulmamalıdır. "Advance bill" ile müşterinin odasına gün kapanışında (night audit) basılacak oda ücretini, sabit ödemeleri (fixed charges) önceden bastırmak mümkündür. Bu yapıldığında gün kapanışında sistem ayrıca oda ücreti basmaz. Aşağıda Oda Hesabına ait Seçenekler görülmektedir:

151 Önkasa (Cashiering) 141 Göz den Geçir Önkasa menüsü altında yedi alt alan vardır. Bunlardan Billing, Fast Posting, Cashier Functions, Cashier Shift Functions ve Passer By menüleri çok yoğun kullanılan menülerdir. Bu menülerin özelliklerini ve işleyişlerini, Konuk foliolarına ait hesap hareketlerini, ödeme biçimlerini, folio sitillerini, Müşteri çıkışlarında yaşanan interim bill, early departure ve advance bill özelliklerini inceleyiniz.

152 142 Ünite 5 De er len dir me Sorular 1. Aşağıdakilerden hangisi Cashiering sekmesi altında bulunan sekmelerden değildir? a. Billing b. Quick Check Out c. Blocks d. Scheduled Check Out e. Passer By 2. Billing sekmesiyle ulaşılan ve konukların hesaplarının girildiği folioları en fazla kaç pencereye (window) bölünebilmektedir? a. 4 b. 5 c. 6 d. 7 e Hatalı girilen adisyon üzerinden tarih değişikliği geçmişse nasıl iptal edilir? a. Delete Transaction b. Quantity kısmına 0 (Sıfır) yazılır c. Quantity kısmına eski miktar negatif olarak girilir d. Supplement kısmına eski miktar negatif olarak girilir e. Reference kısmına eksi miktar girilir 4. Routing nedir? a. Hesabın kredilendirilmesi b. Hesabın ödeme araçlarına aktarılması c. Hesabın başka hesaba yönlendirilmesi d. Folionun başka hesaba aktarılması e. Konaklamayan ancak işletmede harcama yapan konukların hesaplarının izlenmesi

153 Önkasa (Cashiering) Petty Cash nedir? a. Müşteri adına taksi, gazete harcamalarında kullanılır. b. Önbüro departmanı adına gazete, posta pulu vs. harcama yapıldığında kullanılır. c. Genel müdür adına harcama yapıldığında kullanılır. d. Nakit ödemelerde müşterilerin önbüroya bıraktığı bahşişlerdir. e. Önbüro departmanıyla muhasebe arasındaki kasa avansı transferiyle ilgilidir.

154 144 Ünite 5

155 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 6 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

156 146 Ünite 6 Ünitede Ele Al nan Konular Odalar Yönetimi (Rooms Management) > Housekeeping > Out of Order / Out of Service > Room History > Occupancy Graph > Maintenance (Hasar Bakım) Ünite Hakk nda Bu ünitede; Housekeeping departmanı tarafından yerine getirilen odalara ait temizlik hizmetleri ele alınmaktadır. Konaklayanların memnuniyetini sağlarken bunun yanında işletmenin çıkarlarının korunmasına yönelik sleep, skip ve uyuşmazlıklar gibi denetimleri incelenmektedir. Housekeeping departmanı tarafından odaların temizlik, bakım ve dekorasyon hizmetlerini karşılarken yapacağı planlama, uygulama ve denetimler ele alınmaktadır.

157 Rooms Management (Oda Yönetimi) 147 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, Housekeeping departmanı tarafından yerine getirilen odaların temizliğine yönelik işlemleri öğrenmiş olacaksınız. Hasarlı ve arızalı odaların bakım ve onarımına ait işlemleri öğrenmiş olacaksınız. Konaklayanların konaklama ve servis durumlarına ilişkin durumlarını ve kontrol mekanizmasını öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz.

158 148 Ünite 6 Odalar Yönetimi (Rooms Management) Bu alan ve ilgili özellikler genellikle kat hizmetleri (H/K) bölümü tarafından kullanılmaktadır. Kullanılan alt menüler şunlardır: Housekeeping Out of Order / Service Room History Occupancy Graph Maintenance Housekeeping Bu alanın alt işlevleri olarak şunlar vardır: Housekkeping Management Queue Rooms Room Conditions Room Discrepancies Task Assignment Turndown Management Guest Service Status Şekil 1. Rooms Management -> Housekeeping Ekran Görüntüsü Housekeeping Management Oda durumu ve koşullarını tüm odaların özellikleriyle birlikte görüntülemek ve kontrol etmek için kullanılır. Ayrıca oda blokajı ve oda değişikliği yapılabilir, oda detayları incelenebilir, istatistiksel bilgiler alınabilir ve raporlar çıkarılabilir. Odanın kat hizmetleri, rezervasyon ve ön büroya göre durumlarını görüntüler. Odaların durumu Room ve FO durumlarına göre filtre edilerek görüntülenebilir.

159 Rooms Management (Oda Yönetimi) 149 Ekrana gelen room status başlıklı arama bölümü odaları temiz, kirli, inspect, vb. kriterlere göre aramaya olanak vermektedir. Listede odanın statüsü üzerine gelindiğinde aktif olan alandan temizlik durumu değiştirilebilmektedir. Ekranın sağındaki details menüsüyle de oda ile ilgili detaylı bilgiler görüntülenmektedir. Statistics bölümünde otelin ilgili tarihte toplam oda sayıları, toplam temiz oda sayısı, toplam kirli oda sayısı gibi detaylar görüntülenebilmekte ve report yoluyla rapor alınabilmektedir. Change butonu yardımıyla oda temiz ve kirlilik durumları değiştirilebilmektedir. Oda Durumu (Room Status) F/O (Front Office) Status Reservation Status Clean: Temiz Mavi Pick up: Temizliği bitmek üzere, son kontrol Sarı Out of Order: Kullanım dışı Gri Out of Service: Servis dışı Gri Dirty: Kirli Kırmızı Inspected: Vacant (VAC): Occupied (OCC): Reserved: Not reserved: Due Out: Arrival: Arrived: Temizliği bitmiş ama onay gelmemiş Boş Dolu Rezervasyonu var Rezervasyonu yok Çıkışı bekleniyor Giriş bekleniyor Giriş yaptı Yeşil Şekil 2. Housekeeping Management Odaların durumunu değiştirmek Kirli odaları temiz, pick-up ya da inspected haline çevirmek için şu yollar izlenir: Rooms Management -> Housekeeping -> Housekeeping Management -> Room Status (kirli odalar) -> Temiz haline çevrilir. Ya da, Change Status -> From Room (Oda numaraları girilir) -> To Room (Oda numarası girilir) -> Clean -> OK Queue Rooms Queue Rooms konuğun otele erken giriş yaptığı ya da odasının hazır olmadığı durumlarda kullanılır. Kat hizmetleri queue rooms odaların temizliğine öncelik verir.

160 150 Ünite 6 Front Desk -> Arrivals (ilgili konuk seçilir) -> Options -> Queue Rooms seçilir. Housekkeping queue rooms seçeneğinden takip edilir. Şekil 3. Queue Rooms Room Conditions (Oda Durumu) Odaların genel durumlarının görüntülendiği alandır. Room Discrepancy Bu alan oda durumu uyuşmazlıklarında uyuşmazlığın girildiği alandır. Uyuşmazlık alanları şunlardır: Sleep: Kat hizmetlerine göre dolu, ön büroya göre boş oda sleeps odadır. Önbüro kayıtlarında görünmemesine karşın içeride konaklayanlar vardır. Nedeni konukların check-in kaydının unutulmuş olmasıdır. Sleep kaydı şu şekilde yapılır: Rooms Management -> Housekeeping -> Housekeeping Management -> Vacant Oda -> Occupied (Dolu konumuna çevrilir) -> Sleeps Skip: Kat hizmetleri tarafından boş, ön büroya göre dolu oda skips odadır. Konuğun çıkış kaydının yapılması unutulmuş olabileceği gibi konuk hesabı ödemeden ayrılmış olabilir. Skip kaydı şu şekilde yapılır: Rooms Management -> Housekeeping -> Housekeeping Management -> Occupied Oda -> Vacant (Boş konumuna çevrilir) -> Skips Person Discrepancy: Kat hizmetleri ve önbüro arasında odada kalan kişi sayısında uyuşmazlıktır. Nedeni konukların girişte sayılarının yanlış kaydedilmesi ya da konukların resepsiyona haber

161 Rooms Management (Oda Yönetimi) 151 vermeden yanlarına refakatçi almaları olabilir. Tersi de olabilir girişte konukların kaydı fazla girilmiş olabilir. Konuk az kişi konakladığı halde fazla ücret alınması da uygun değildir ve her halükârda iki durumun da düzeltilmesi gerekir. Person Discrepancy (kişi uyuşmazlığı) kaydı şu şekilde yapılır: Rooms Management -> Housekeeping -> Housekeeping Management -> Occupied Oda -> Kişi sayısı değiştirilir -> Person Rooms Management -> Housekeeping simgesi tıklanır -> Uyumsuzlukları görmek için Room Discrepancies -> Sleeps, Skips, Person Discrepancy kutuları tiklenir. Şekil 4. Sleeps, Skip ve Kişi Uyuşmazlıkları > Şekil 4 te 1106 numaralı oda önbüronun kayıtlarında boş olduğu halde housekeeping tarafından yapılan denetimde dolu olduğu ortaya çıkmıştır ve durumu sleep tir. > 1209 numaralı oda önbüroya göre dolu olduğu halde housekeeping denetiminde boş olduğu ve kullanılmadığı ortaya çıktığından durumu skip tir. > 3003 numaralı odanın ise kişi uyuşmazlığı vardır. Önbüronun kayıtlarında 2 kişinin konaklama kaydı olmasına rağmen, housekeeping odada üç yatağın kullanıldığını belirlemiştir. Kat hizmetleri sistemindeki uyuşmazlıklar Room Discrepancies menüsünde bulunan report yolu ile raporlanır. Uyuşmazlıklar

162 152 Ünite 6 housekeeping tarafından 2 nüshalı bir raporla önbüroya ve muhasebeye bildirir. Önbüro çözümü muhasebeye bildirmek zorundadır. Bu bir kontrol mekanizmasıdır. Şekil 5. Housekeeping Uyuşmazlık Raporu (Discrepancy Report) Task Assignment Otelin katları, bölümleri ve otelde çalışan kat görevlileri (maidler, meydancılar vb.) sisteme tanıtılırsa bu alan kullanılabilir. Her kat görevlisine görev alanı olarak dağıtılacak oda sayıları buradan belirlenir. Report yolu ile de kat raporları her bir kat görevlisine düşen odalarla birlikte çıktı olarak alınabilir. Turndown Management Bu seçenek rezervasyon ekranından tanımlanan o güne ait kat hizmetleri taleplerini kontrol etmek ve yerine getirmek için kullanılır. Bir rezervasyonun talebini bu listede görebilmek için; -> Reservation -> Options -> Housekeeping menüsünden talep belirtilmiş ve Turdown onay kutusu işaretlenmiş olmalıdır. Talep reservation bölümünden gelecektir. Bunun için izlenecek süreç şudur: Bu listede hangi konuğun talebi görüntülenmek isteniyorsa o satırda Resv. düğmesine basılır. Talep yerine getirildikten sonra Turndown Status açılır listesinde görevin tamamlandığını (completed) belirtilir. Ayrıca görev tanım raporları da buradan çıkarılabilir. Guest Service Status Konukların temizlik istekleri, rahatsız edilmeme, odaların kirli ve temiz durumları gibi özelliklerinin takip edildiği alandır. Çıkış yapan odaların temizliği yapıldığı gibi konaklamakta olan odaların da konuk içerde değilken bakımları yapılır ve bu durum servis durum raporuyla izlenir.

163 Rooms Management (Oda Yönetimi) 153 Housekeeping açısından konukların servis durumu çok önemlidir. Örneğin kirli odaların bakımlarının yapılıp gözden geçirilmesi gibi işler program tarafından takip edilmeli ve çalışanlar tarafından gözden kaçmamalıdır. Şekil 6. Oda Durum Raporu (Guest Service Status) ve Rapor Şekil 7. Oda Durum Raporu Dökümü

164 154 Ünite 6 Out of Order / Out of Service Servis ya da kullanım dışı olması gereken odalar buradan tanımlanır. Tarih aralığı ve nedenleriyle tanımlama yapılmalıdır. Out of Order (OOO),uzun süreli arızalardır. Out of Service (OOS), aynı gün içinde arızası bitirilecek arızalardır. Oda talebi olması halinde verilebilir. Açılan ekranın üst kısmında OOO/OOS odaları arama alanı mevcuttur. Buradan odalar görüntülenip seçilebilir, belirlenen odanın üstüne gelinip hangi tarihler için OOO/OOS olarak tanımlanacağı belirlenebilir. Herhangi bir odayı OOO/OOS olarak değiştirmek için bu alanda ekranın sağından New seçilir. Oda seçilip tarihler girilir ve statü olarak OOO ya da OOS seçilir. Neden bu tanımlamanın yapıldığı reason kısmına girilir ve onaylanır. Odanın statüsü değiştirilmiş olur. Ekranın sağındaki Copy ile girilmiş olan bir OOO veya OOS girişini başka bir oda için kopyalamak mümkündür. Delete ile bu giriş iptal edilebilir. Details ile odanın detay bilgileri, kat numarası, yeri, diğer odalarla bağlantı durumu vb. görüntülenebilir. Edit ile de giriş üzerinde tarihler vb. gibi alanlarda düzeltme yapılabilir. Okeyli haline getirmek için ilgili oda seçilerek OOO/OOS durumu iptal (delete) edilir. Şekil 8. Out of Order / Out of Service Tanımlaması

165 Rooms Management (Oda Yönetimi) 155 Şekil 9. Out of Order / Out of Service Odaların Listesi Room History Oda numarası girilerek belli bir odada daha önce kimin kaldığı gibi geçmiş detayların görüntülenebildiği alandır. Ekranın sağ altında yer alan Profil butonu ile daha önce kalan kişi profilleri, Resv. butonu ile kalanların rezervasyon kartları görüntülenir. Aynı ekranda Revenue ve Folio gibi alanlardan daha önce kalan kişilere ait harcama ve hesap detayları da görüntülenebilmektedir. Şekil 8. Room History (Odanın Geçmişi) Occupancy Graph Otelin doluluğunu grafiksel olarak gösteren alandır. Yukarıdaki arama ekranından, girilen belli bir tarihten başlamak üzere 8, 16, 24, 40, 60 ve 90 günlük forecast grafiksel olarak gösterilmektedir.

166 156 Ünite 6 Şekil 11. Sekiz Günlük Oda Doluluk Grafiği Maintenance (Hasar Bakım) Odada teknik bir hasar olduğunda bunun teknik servis bölümüne bildirilmesi ile ilgili alandır. Oda numarası, sorun ve nedeni yazılır. Sorun teknik servis bölümü tarafından çözüldüğünde buradan resolve denerek sorunun çözüldüğü sisteme girilmektedir. Kontrol edildikten sonra buradan yine delete yolu ile maintanance girişi sistemden çıkarılır. Rooms Management -> Maintenance -> New -> Oda Seçimi -> Arızanın nedeni yazılır Arızanın giderilmesinde ise Resolve edilerek arıza çözülür.

167 Rooms Management (Oda Yönetimi) 157 Şekil 12. Odaların Arıza Kaydına Alınması Şekil 13. Odaların Arızasının Çözülmesi

168 158 Ünite 6 Özet Rooms Management: Rooms Management (odalar yönetimi) modülü ile oda durumu (status), koşulu (condition), satılabilirliği (availability) gibi odalarla ilgili farklı görevler geçekleştirebilir. Örneğin odalar kısa süreli onarım sırasında ve yenileme gibi uzun süreli bakım sırasında servis dışı (out of sevice) ya da kullanım dışı (out of order) durumuna getirilir. Odaların hizmet durumu ve koşulları kat hizmetleri departmanı tarafından bu modül kullanılarak düzenlenir. Ayrıca Rooms Management kullanılarak, bir odanın geçmiş bilgilerini, odadaki konuğun geçmiş bilgilerini ve profil özelliklerini görebiliriz. Odaların tahsis limitini (booking limit) buradan düzenleyebiliriz. Otelin doluluk durumu hakkında bilgi almak için yine burada yer alan grafiğe göz atabiliriz. Bu modül içinde aşağıdaki başlıklar yer alır: Housekeeping: Housekeeping tüm odaların hizmetle ilgili tüm aktivitelerinin günlük olarak yönetildiği ve izlendiği modüldür. Odaların temizliği, günlük havlu, çarşaf değişimleri gibi görevler, görevlendirilen personel buradan takip edilir. Bu modülün içinde yer alan Housekeeping Management, Queue Rooms, Room Conditions, Room Discrepancies, Task Assignment, Turndown Management, Guest Service Status seçenekleri kullanılarak çeşitli görevler yerine getirilir. Room History: Oda tahsis geçmişini, bir rezervasyona ait toplam gelirle birlikte görüntüler. Ayrıca; bir oda numarasında hangi konuğun kaldığını tüm geçmiş ve profil detayları da dahil olmak üzere konuğun tüm bilgileriyle gösterir. Overbooking: Günlük olarak oda türü ve sınıfına bağlı olarak overbooking limitini belirlemenizi sağlar. Occupancy Graph: Otelin doluluk durumunun 31 günlük periyoda göre grafiğini görüntüler. Maintenance: Bakım, onarım taleplerini kaydetmek, görüntülemek ve yerine getirilenleri çözmek (resolve) için kullanılır.

169 Rooms Management (Oda Yönetimi) 159 Gözden Geçir Odaların sistem üzerindeki durumlarını, Rezervasyon ve giriş sonrası odaların durumlarını, Sleep, skip ve kişi uyuşmazlıklarının nasıl oluştuğunu, hangi işlemlerin yapıldığını ve nasıl çözümlendiğini, Odaların arızalı ve bakım durumlarına ait işlemleri inceleyiniz.

170 160 Ünite 6 De er len dir me Sorular 1. Aşağıdakilerden hangisi Room Management menüsü altında bulunmaz? a. Housekeeping b. Out of Order c. Arrivals d. Occupancy Graph e. Maintenance 2. Otel misafiri giriş için gelmiş olmasına rağmen odası henüz hazır değilse sistemde yapılacak işlem nedir? a. Waiting List e alınır. b. Concierge List konumuna alınır. c. Guest Service Status durumuna alınır. d. Task Assignment durumuna alınır. e. Queue Rooms konumuna alınır. 3. Aşağıdaki şekle göre uyuşmazlıklar nasıl sıralanır? a. Sleep Person Skip Skip/Person b. Person Sleep Skip Skip/Person c. Sleep Sleep Skip Skip d. Skip Skip Sleep Sleep/Person e. Skip/Person Skip Person Sleep

171 Rooms Management (Oda Yönetimi) Out of Order (OOO) ile Out of Service (OOS) arasındaki ayrım nedir? a. OOO uzun süreli arızadır OOS kısa süreli arızadır b. OOS uzun süreli arızadır OOO kısa süreli arızadır c. OOO bir haftalık arızadır OOS bir günlük arızadır d. OOO bir günden fazla arızadır OOS içinde bulunulan günün arızasıdır e. Aralarında farklılık yoktur 5. Odaların durumunu bildiren hangi ifade yanlış kullanılmıştır? a. Pick up: Son kontrol, çekidüzen (Sarı renk) b. Arrival: Giriş yapıyor c. Due Out: Çıkışı bekleniyor d. Arrived: Giriş yaptı e. Inspected: Temizliği bitmiş ama onay gelmemiş (Yeşil)

172 162 Ünite 6

173 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 7 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 8. Günsonu (End Of Day)

174 164 Ünite 7 Ünitede Ele Al nan Konular Çeşitli İşlemler (Miscellaneous) ve Raporlar (Reports) Kısa Yol Tuşları (Show Quick Key) Change Password (Şifre Değiştirme) User Activity Log Registration Card (Konaklama Belgesi) Sc (Sales & Catering) (Satış ve Pazarlama) Ünite Hakk nda Bu ünitede Opera programında kullanılan miscellaneous menüsü altında toplanmış olan konular; raporlar, kısa yol tuşları, şifre işlemleri, mesaj defteri, yazıcı tanımlamaları, satış ve pazarlama uygulamaları sekmeleridir. Opera PMS yukarıda sayılan temel işlemler yanında Muhasebe İşlemleri (AR), Komisyonlar (Commissions), Ayarlar (Setup) ve Yardım (Help) menülerini de içermektedir. Bu alanlardan bir önbüro çalışanı için işlevsel olanı diğer işlemler menüsüdür. Bu alanda birçok alt alan vardır ve bu alt alanlarda öngörülen işlemler daha önce anlatılan temel işlemlerin yanında önbüro için tamamlayıcı işlemler olarak görülebilecek işlemlerdir. Bunlardan bazıları önbüroda sıklıkla kullanılmaktadır. Örneğin raporlar (Reports) menüsü sistemde üretilen bütün raporların görüntülenebileceği ve çıktılarının alınabileceği alandır. Ekrana gelen arama alanından rapor ismi girilerek ve raporun finansal, giriş, muhasebe, konfigürasyon gibi hangi işlemlerle ilgili olduğu rapor türü olarak belirtilerek arama yapılabilmektedir. Menülerin kısa yol erişim seçenekleri işlerin yoğun olduğu zamanlarda kullanıcılarına büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Aynı zamanda konuklara kısa zamanda kaliteli ve doyurucu hizmet üretmeyi de sağlamaktadır.

175 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 165 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, Opera otomasyon sisteminde menülere daha kolay erişim sağlayan kısa yol tuşlarının neler olduğunu öğrenmiş olacaksınız. Önbüro ve diğer alanlarla (finans, satış pazarlama, gelirler vb.) ilgili raporların üretim ve kullanım özelliklerini öğrenmiş olacaksınız. S & C departmanıyla eşgüdüm içinde çalışmak için gruplara ait blok uygulamalarını öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz. Opera programının üretici firmasının yayınlamakta olduğu görsel videoları adresinden izleyiniz.

176 166 Ünite 7 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous) ve Raporlar (Reports) Miscellenaus ile raporların alınması, hızlı erişim (quick keys) tuşlarının görüntülenmesi ve kullanılması, kullanıcı işlemlerinin görüntülenmesi, yazıcı tanımlanmalarının yapılması, uyandırma hizmetlerinin yapılması gibi işlemler gerçekleştirilir. Raporlar ise, sistemdeki tüm raporlar bu opsiyon ile görüntülenir ve çıktıları alınır. Rapor türleri temelde PMS (Önbüro) ve S&C (Satış ve Pazarlama) olmak üzere iki gruptur. İkisinin kutusunun işaretli olması durumunda alternatifli olarak çeşitli raporlara ulaşmak mümkündür. Şekil 1. Raporlar Ana Menüsü Raporlar konularına göre finansla ilgili, rezervasyon, resepsiyon ve ödemelerle ilgili olmak üzere çeşitli gruplara ayrılmıştır. Her rapor kendi grubunun altında listelenmektedir. Raporun çıktısını almanın yanı sıra faks ve elektronik posta ile de gönderilebilir.

177 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 167 Uygulamanın diğer bir olumlu yanı ise raporun yazdırmadan ön izlemeye imkân vermesidir. Bütün raporları tek komutla bastırmaya olanak sağlamasının yanı sıra önbüro raporları, S&C raporları, sabah şifti raporları, gece şifti raporları, yönetici raporları gibi gruplandırarak tanımlamak da mümkündür. Financal Reports Finansal gruptaki raporları görüntülemek için kullanır. Trial Balance Manager Report Cashier Summary Guest Ledger Correction and Cancellation Report Currency Exchange Summary Journal by Foreign Currency User Log Transfers Open Balance AH Muhasebenin istediği genel rapordur. Tüm opera kullanıcıları için temel rapordur. Yıllık, aylık, günlük, önceki yıllık sonuçları görüntüler. Tüm kasaların kasadan ödeme (paid out), nakit, visa gibi yaptığı her işlemi görüntüler. Muhasebe için önemli bir rapordur. Her bir rezervasyona ait balansı görüntüler. O gün yapılan tüm düzeltme ve iptalleri görüntüler. Bozulan dövizleri görüntüler. Girilen dövizleri görüntüler. Kullanıcıların hesaplara yaptıkları transferleri görüntüler. Tüm açık hesapları ve bunlara ait balansları görüntüler. Girişi Beklenenler Listesi (Arrival Reports) Girişi beklenen konuklar ile ilgili raporların bulunduğu gruptur. Arrivals and Checked-in Today Routing Details Girişi beklenen ve giriş yapmış konuklar. Routing işlemi yapılmış rezervasyonların fatura detayları. Rezervasyon Raporları (Reservations Reports) Rezervasyonlu konuklara ait raporlardır.

178 168 Ünite 7 Alerts Cancel By Arrival Date Reservation Entered on and By Rezervasyonuna uyarı mesajı eklenmiş tüm konukları görüntüler. Gelişi beklendiği halde gelmediği için iptal edilen rezervasyonları görüntüler. Rezervasyon elemanlarının yaptığı aylık tüm rezervasyonları görüntüler. Rezervasyon yapanlara belirli bir rakamın üzerinde rezervasyon yaptıklarında prim ve ödemeler yapmak için bu raporlar incelenebilir. Tahmin (Forecast) Raporları Tahminleme raporlarının çıkarıldığı gruptur. History and Forecast Package Forecast Market Segments Totals Yearly Forecast Önce geçmiş sonra tahminlemeyi gösterir. Detuct kesinliği (definite) ifade ederken, Non Detuct kesin olmayan (tentive) anlamındadır. Paketlerle ilgili tahminlerin çıkarıldığı rapordur. Pazar bölümlerinden gelebilecek toplam taleplerin raporudur. Oda sayısı ve kişi sayısı bazında yıllık tahmin raporudur. Housekeeping Raporları Kat hizmetlerine ait tüm raporların çıkarıldığı gruptur. House Status HSK Statistic Room Discrepancy Odaların kat hizmetlerine göre durumlarını (temiz, kirli gibi) görüntüler. Odaların temiz, kirli, boş, dolu gibi durumlarını sayısal olarak görüntüler. Oda durumlarının ön büro ve kat hizmetlerine göre uyuşmazlıklarını gösterir. Sleeps; önbüroda dolu, kat hizmetlerinde boş görünen oda durumudur. Skeeps; önbüroda boş, kat hizmetlerinde dolu görünen oda durumudur. Person Discrepancy, önbüro ve kat hizmetlerine göre odada kalan kişi sayısındaki uyumsuzluktur. Vacant Rooms: Boş olan odaları görüntüleyen rapordur.

179 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 169 Profile Raporları Profiller kişisel, şirket, acente gibi kimlikleri tanımlamak için oluşturulan tanıtım kartlardır. Dublicate Profile Incomplate Adress Profile Notes Rescricted List Aynı isim için oluşturulup birleştirilmemiş kimlikleri görüntüler. Adres satırı boş ya da tamamlanmamış olan profilleri görüntüler. Profillerdeki notları görüntüler. Blacklist deki ve ödeme kısıtlaması bulunan konukları görüntüler. Konaklamakta Olanlara Yönelik Raporlar (Guest in House Reports) Oteldeki konuklarla ilgili tüm raporların çıkarıldığı gruptur. Guest in House Complimantary Room Move Guest in House Traces Messages Guest in House & Due Arrival Rate Variance House use (kısa sureli kullanım), complimantary (otel yöneticileri, sahipleri, ikram ve promosyon) konuklarla ilgili bilgilerin görüntülendiği rapordur. Yapılan tüm oda değişikliklerini gösteren rapordur. Oteldeki konuklar için girilmiş olan tüm tracesleri görüntüler. Oteldeki ve gelişi beklenen konuklara gelen mesajları görüntüler. Yapılan fiyat değişikliklerini görüntüler. İstatistik Raporları (Statistical Reports) Çeşitli sayısal verilere göre oluşturulmuş istatistiksel raporlardır. Ülkelere, milliyetlere, yaş, cins gibi özelliklere göre belirlenmiş raporlardır. Country by Revenue Statistic Country Nation. Sta. by Month Country Nation. Sta. by Day Reservation Statistic Ülkelere göre gelir raporlarını görüntüler. Milliyetlere göre aylık raporu görüntüler. Milliyetlere göre günlük raporu görüntüler. Hangi oda tipinden ne kadar satıldığını görüntüler.

180 170 Ünite 7 Gelir Yönetimi (Yield Management) Raporları RMS Rate Code RMS Hurdle Point Belirtilen tarihte hangi fiyat kodundan kaç oda satıldığını görüntüler. Fiyatları en kârlı nasıl ayarlayabileceğimizi hesaplayıp görüntüler. Kısa Yol Tuşları (Show Quick Key) Sistemde tanımlı olan hızlı erişim tuşlarının görevlerinin görüntülendiği ve kullanıldığı ekrandır. Hızlı erişim tuşları; sistemdeki bazı komutların yerine kullanılabilen fonksiyon tuşlarıdır. Klavyede bulunan ve F (Function) olarak adlandırılan bu tuşlar ile birlikte bazen Shift ve Ctrl tuşları da farklı işlevler için kullanılır. Quick Keys, kullanıcının bir iş sırasında ekrandan çıkmadan farklı pencerelere göz atmasına ya da o ekranda bir başka işlem yapmasına yardımcı olarak üzere tasarlanmış oldukça kullanışlı tuşlardır. Şekil 2. Kısa yol Tuşları (Show Quick Key) Fl - Opera Help (Opera Yardım) Tuşu Opera daki her konuda yardım almak üzere kullanılabilecek, oldukça detaylı anlatımlara ulaşılabilecek üst düzey bir yardım fonksiyonudur. Sistemin yüz akı sayılabilir. Binlerce sayfalık tutarındaki yardım bilgileri F1 tuşuna basınca çeşitli arama ölçütlerine göre karşınıza çıkmaktadır. Hangi konunun üzerindeyseniz ve bu konumda iken bastığınızda üzerinde bulunduğunuz konuyla ilgili yardım menüsü açılmaktadır. Anlatımlar oldukça detaylı olmasının yanında şekillerle de desteklenmiştir. Belki de tek olumsuz yanı ise İngilizce olmasıdır.

181 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 171 Şekil 3. Genel Yardım Menüsü (F1 Help Menu) F3 - Room Search (Oda Arama) F3 fonksiyon tuşu, belirli bir tarihe göre istenilen özellikteki boş odaları görüntülemek üzere kullanılır. Oda arama, ekranın üst bölümündeki oda tipi, kat, manzara, oda durumu gibi ölçütlere göre yapılabilir. F3 ekranı rezervasyon kartındaki room satırından da açılabilir ve o rezervasyon için oda seçilebilir. Aynı zamanda bu ekranda, bir veya daha fazla sayıda rezervasyon için oda ayırma işlemi yapılabilir. Şekil 4. Oda Arama Menüsü (F3 Room Search)

182 172 Ünite 7 F4 Detailed Calendar (Takvim ve Aktiviteler) F4 fonksiyon tuşu, takvime kaydedilmiş olan aktiviteleri ilk bakışta beş günlük periyoda göre görüntüler. Aynı zamanda bu ekranda bir aktivitenin detayları incelenebilir, yenileri eklenebilir ve yapılacaklar listesi oluşturulabilir. Şekil 5. Takvime İşlenmiş Aktivite Bildirgesi Şekil 6. Aktivite Planlama ve Giriş Menüsü

183 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 173 Ekrandaki bir aktivite seçilip Activity düğmesine tıklanıldığında yukarıdaki ayrıntılı görünüm elde edilir. Bu ekranda görüntülenen aktiviteyi düzenleme ve kopyalama gibi işlemler yapılabileceği gibi, New butonu ile yeni bir aktivite de hazırlanabilir. F5 Rate Information (Fiyat Bilgilendirme) F5 fonksiyon tuşu sisteme tanımlanmış fiyatlandırmayla ilgili bilgiler verir. Şekil 7 de görünen başlıkları içerir. Şekil 7. F5 Fiyatlandırma Bilgisi Rate Query Şekil 8 de görüldüğü gibi, oda tiplerine göre tanımlanmış firma, seyahat acentelerine ait anlaşma ve normal fiyatları içerir. Hızlı rezervasyonda kullanılabilir. Belirtilen oda tipinin fiyatını, rate sınıfına göre ve odadaki kişi sayısı, giriş - çıkış tarihleri bazında görüntüler. Rezervasyon girişi yapmak isteniyorsa bilgileri tamamladıktan sonra onaylamak gerekir. Onaylamadan çıkış yapıldığında kayıt silinir. Şekil 8. Tanımlanmış Fiyat Ayrıntıları

184 174 Ünite 7 Rate Lookup Oda ve fiyatlandırma bazında ve +/- % 10 komisyon değerleri seçeneklerini de içeren fiyatları görüntüler. Fiyat sorgulama ekranıdır. Şekil 9. Fiyat Sorgulama Ekranı Package Elements Tanımlı paketlerin listesini görüntüler. View butonu ile seçilen paketlerin hangi elementlerden oluştuğunu gösterir. Şekil 10. Fiyat Kodlarının Maliyet Yapısı (Package Codes)

185 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 175 Rate Availability Grid Bu seçenek, tüm fiyat kodlarının bir aylık periyottaki belirlenmiş olanaklarını görüntüler. Bu tablodan, örneğin yoğun sezonda oluşturulan kısıtlamalara göz atıp rezervasyon talebi için yüksek fiyat verilebilir. Yüksek talep dönemlerinde konuklara belirli bir fiyat ile konaklayabilmek için minimum geceleme yapma zorunluluğu getirilir. 5 günlük 7 günlük gibi paketler belirlenir. Konuklar 4 gün kalsalar bile 5 günlük ücreti öderler. Ekranın altındaki bölümde kısıtlama tiplerine ait kodlar yer alır. Tarihlerin altında her bir fiyat koduna ait kod seçenekleri yer alacaktır. Bu kodlara göre değerlendirme yapılabilir. Şekil 11. Sezonluk Rezervasyon Kısıtlama ve Doluluğu Arttırma Seçenekleri Restriction seçeneği kullanılarak, yukarıdaki tabloda örnek olarak 2 Ocak - 6 Ocak arası rezervasyon girişlerine kapatılmıştır. Item Inventory (Malzeme Talepleri) Herhangi bir tarihten itibaren konukların talep ettiği çeşitli malzemelerin stok seviyesini yedi günlük periyotta görüntüleyen opsiyondur. Yeşil renkler listedeki malzemelerin sayısını, beyaz renkler verilebilir malzeme sayısını görüntüler.

186 176 Ünite 7 Şekil 12. Konuklar Tarafından Talep Edilebilecek Malzeme Listesi F7 New Reservation (Yeni Rezervasyon Girişi) Yeni rezervasyon oluşturma ekranını görüntüler. Şekil 13. Yeni Rezervasyon Giriş Ekranı F8 Login (Kullanıcı Değişikliği) Opera programından çıkmadan kullanıcı değişikliğini sağlayan Login ekranını getirir. Şekil 14. Opera Kullanıcı Değişikliği Menüsü

187 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 177 Shift + F1 Occupancy Graph (Doluluk Grafiği) Otelin doluluğunu grafiksel olarak gösteren alandır. Yukarıdaki arama ekranından, girilen belli bir tarihten başlamak üzere 8, 16, 24, 40, 60 ve 90 günlük forecast grafiksel olarak gösterilmektedir (6. Ünitede Rooms Management başlığı altında anlatılmıştır). Shift + F2 Control Panel (Oda Doluluğu ve Satılabilir Odalar) Bu fonksiyon, otelin doluluk durumunu ve satılabilir oda istatistiğini belirli bir tarihe göre yedi günlük periyotta görüntüler. Garantili, garantisiz rezervasyon sayısı, oteldeki yetişkin ve çocukların sayısı, çıkışı beklenen oda sayısı, kullanım dışı oda sayısı gibi net rakamları verir. Her tarih üzerinde mouse sağ tuş menusu açılıp Out of Order, Out of Service, Overbooking, Even ve Day Type durumları görüntülenebilir. Şekil 15. Oda Doluluğu ve Satılabilir Odalar Shift + F3 House Status (Otelin Genel Durumu) Belirtilen tarihe ait oteldeki tüm hareketleri görüntüleyen ekrandır. Ekran, Room Summary Activity Complimentary ve House Use End of Day Projection

188 178 Ünite 7 Housekeeping Room Status olmak üzere beş bölümden oluşur. Her bölüm kendi alanına ait istatistikler hakkında bilgi verir. Kullanıcı, ilgili istatistiği seçerek istediği detaylara ulaşabilir. Anlık durumu ayrıntılı bir şekilde yansıtması bakımından çok kullanılan bir menüdür. Beşinci penceredeki Housekeeping Room Status renklerle oda durumunu yansıtması bakımından odalarla ilgili anlık bilgiler sunmaktadır. Şekil 16. House Status (Genel Durum) Ekranı Shift + F4 Inquiry (Etkinlik Sorgulama) Bu seçenekle, daha önceden restricted notu eklenmiş profil kartı için uyarı mesajı ekranda görüntülenir. Ayrıca, seçilen gün veya tarih aralıklarında toplantılar ve etkinlikler için çoklu alternatifler sunar. Zincir oteller ya da toplantı alanında faaliyet gösteren oteller için business block tanımlamaları yapılarak uygun tarihleri önermektedir.

189 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 179 Şekil 17. Inquiry (Toplantı ve Etkinlik Sorgu Ekranı) Shift + F5 Floor Plan (Kat Planı) Oteldeki katların ve odaların konumunu ve genel durumlarını göstermektedir. Daha önce 2. Ünitede rezervasyon başlığı altında Floor Plan olarak açıklanmıştır. Shift + F6 Quick Business Block (Hızlı Blok Girişi) Bu opsiyon, grupların, acentelerin, tur serilerinin kontenjan tanımlamalarını hızlı bir şekilde oluşturmak için kullanılır. Bu ekran Business Block gibi kullanılır ancak farklı iş kolları için gruplandırmalar vardır. Profil ve kayıt girişini hızlı bir şekilde buradan yapıp, daha sonra rezervasyonun altında bulunan Business Block tan eksik bilgiler tamamlanabilir (Blok girişi konusu daha önce 3. Ünitede ele alınmıştır).

190 180 Ünite 7 Şekil 18. Blok toplantı Girişi Shift + F7 Telephone Book (Telefon Rehberi) Bu seçenek otelin telefon rehberidir. Bu ekranda kategoriler ve bu kategoriler altında kişi listeleri oluşturulur. Listedeki isimlerin varsa remarks ve web adresleri de görüntülenir. Category üzerine gelip mouse ile sağ tıklanırsa New Category ve Edit gibi seçenekler çıkar. Okulların yanına Oteller, Hastaneler, Restoranlar gibi seçenekler büyük harfle eklenir. Edit seçeneğiyle de düzeltmeler yapılabilir. Otellerin içinde ekleme ve düzeltme yapmak için orta bölümde hangi ana kategorinin altındaysanız o kategoriye ekleme ve düzeltme yapabilirsiniz.

191 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 181 Şekil 19. Telefon Rehberi Shift + F8 IFC Menu (Interface Sistem) Santrallar ve diğer telefon sistemleri, manyetik kartlar, anahtar kart sistemleri, mesaj sistemi gibi üçüncü nesil iletişim sistemleri aracılığıyla oteldeki ürünlerden faydalanmayı sağlar. Örneğin elektronik ortamda satış yapmak için bu ara yüzden sistem, konuğun cep telefonunu algılayarak elektronik satışlar mümkündür. Shift + F9 Diary (Günlük İşler Menüsü) Toplantı salonları başta olmak üzere işletmeye ait bütün mekânlarda yapılacak aktiviteler Diary (Günlük) menüsünden izlenebilir.

192 182 Ünite 7 Şekil 20. Günlük Faaliyetler Menüsü Ctrl + F1 Help (Alfabetik Yardım Menüsü) Quick Key ler de dahil olmak üzere hangi kısa yol tuşunun ne işe yaradığını alfabetik olarak gösteren menüdür. F1 Genel Yardım menüsünden daha dar kullanım alanına sahiptir. Şekil 21. Alfabetik Yardım Menüsü (Ctrl+F1) Ctrl + F2 - Detailed Availability (Ayrıntılı Görünüm) Belirtilen başlangıç tarihinden itibaren 15 günlük dönemdeki satılabilir oda sayısını, oda tipleri ile birlikte ayrıntılı bir tabloda görüntüler. Tanımlanırsa event (aktiviteler) de görüntülenebilir.

193 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 183 Şekil 22. Odaların Ayrıntılı Görünümü Ctrl + F3 Room Plan (Odalar Planı) Room Plan ekranı, belirtilen tarih için on günlük bir oda planı ekranı görüntüler. Bu ekranda arama kriterleri kullanılarak istenilen özellikteki odalar görüntülenebilir. Odalarda o tarihlerde hangi konukların olduğuna, odaların housekeeping durumlarına (status) hızlıca göz atılabilir (Room Plan konusu daha önce 2. Ünitede açıklanmıştır). Ctrl + F4 Dash Board (Yönetim Paneli) Programın değişik işlevlerinin bir arada sunulduğu, oldukça kullanışlı ara yüzüdür. Çalışma gruplarında tanımlanan işlevler özet olarak bu pencerede yer almaktadır. Aşağıdaki işlevler Dashboard üzerinde yer almaktadır: Search: Advanced seçeneğiyle istenilen rezervasyona ulaşılabilir. Housekeeping: Housekeeping manager penceresine ulaşılır. Reports: Tanımlanmış kısa bir raporlama yeteneği sunar. Reservation: Rezervasyon işlemlerinin tamamına yakınını yapmanıza izin verir.

194 184 Ünite 7 Profile: Yeni profil oluşturmak da dahil olmak üzere profil işlemleri yapılabilir. Cashering: Seçili rezervasyon üzerinden kasiyer işlemleri yapmanıza izin verir. Şekil 23. Dashboard Paneli Ctrl + F5 Group Rooms Control (Grup Odaları Kontrol Paneli) Bu ekran kullanılarak ayrıntılı grup rezervasyon bilgilerine ulaşılabilir. İşletme (otel), satış müdürü, rezervasyon türü ve durumu ile ilgili filtreler kullanılabilir. Bütçe ve hedeflerle ilgili karşılaştırmalar da yapılabilir. Şekil 24. Group Rooms Control (Grup Odaları Kontrol Paneli)

195 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 185 Ctrl + F7 Operator (Telefon Operatörü Bilgi Erişim) Bu ekranda; otelde konaklayanlar, gelişi beklenen, çıkışı beklenen, çıkışı yapılmış, iptal edilmiş, rezervasyonu olduğu halde gelmemiş (no show) tüm konukların listesi görüntülenir. Ekranın üst bölümündeki ölçütler kullanılarak liste filtre edilebilir. Belirtilen tarihin üç gün öncesi ve yedi gün sonrasına kadar olan rezervasyonları listeler. Bu opsiyon ile hızlı bir şekilde konukların message, trace, locator, wakeup call bilgileri görüntülenebilir ve düzenlenebilir. Şekil 25. Telefon Operatörü Bilgi Panosu Operatör panelinden konuklara ait uyandırmalar girmek de mümkündür.

196 186 Ünite 7 Ctrl + F8 Max. Availability (Maksimum Doluluk) Bu fonksiyon, odaların oda tiplerine göre maksimum ve minimum satılabilirlik sayısını, belirtilen tarih ve gün sayısı bazında görüntüler. Şekil 26. Maksimum Doluluk Change Password (Şifre Değiştirme) Eski ve yeni şifreleri girerek yeni şifreyi onaylamak gerekir. Karakter sayısının en az 6 karakter olması gereklidir. User Activity Log Kullanıcının yaptığı işlemlerin verilen kriterlere göre görüntülendiği ekrandır.

197 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 187 Registration Card Çıktısı alınan konuk kayıt kartlarını görüntülemek için kullanılır. Girişi beklenen konuklar için kartların önceden çıktısı alınıp hazırda bekletilir. Sc (Sales & Catering) (Satış ve Pazarlama) İşletmelerde satış ve pazarlama ile önbüronun koordineli ve etkin çalışması için önbüro modülünün altına SC (Sales & Catering) sekmesi eklenmiştir. Modül aşağıdaki bölümlerden oluşmaktadır:

198 188 Ünite 7 Özet Opera otomasyon programının anlık kullanım alanı en yoğun bölümlerinden birisi de miscellaneous sekmesidir. Rezervasyon, front desk, kasa uygulamalarının yanı sıra özellikle odaların doluluk durumu ve istatistiklerle ilgili çalışmaları da göstermektedir. Miscellaneous sekmesinin altında şu alt sekmeler bulunmaktadır: Raporlar (Reports) Financal Reports: Finansal gruptaki raporları görüntülemek için kullanır. Girişi Beklenenler Listesi (Arrival Reports): Girişi beklenen konuklar ile ilgili. Rezervasyon Raporları (Reservations Reports): Rezervasyonlu konuklara ait raporlardır. Tahmin (Forecast) Raporları: Tahminleme raporlarının çıkarıldığı gruptur. Housekeeping Raporları: Kat hizmetlerine ait tüm raporların çıkarıldığı gruptur. Profile Raporları: Profiller kişisel, şirket, acente gibi kimlikleri tanımlamak için oluşturulan tanıtım kartlardır. Konaklamakta Olanlara Yönelik Raporlar (Guest in House Reports): Oteldeki konuklarla ilgili tüm raporların çıkarıldığı gruptur. İstatistik Raporları (Statistical Reports): Çeşitli sayısal verilere göre oluşturulmuş istatistiksel raporlardır. Ülkelere, milliyetlere, yaş, cins gibi özelliklere göre belirlenmiş raporlardır. Gelir Yönetimi (Yield Management) Raporları: Günlük, aylık, dönemsel ve yıllık gelirlerle ilgili raporları vermektedir. Kısa Yol Tuşları (Show Quick Key) Fl - Opera Help (Opera Yardım) Tuşu: Opera daki her konuda yardım almak üzere kullanabileceğiniz, oldukça detaylı anlatımlara ulaşabileceğiniz üst düzey bir yardım fonksiyonudur. Sistemin yüz akı diyebiliriz. Binlerce sayfalık tutarındaki yardım bilgileri F1 tuşuna basınca çeşitli arama ölçütlerine göre karşımıza çıkmaktadır. Hangi konunun üzerindeysek ve bu konumda iken bastığımızda üzerinde bulunduğumuz konuyla ilgili yardım menüsü açıl-

199 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 189 maktadır. Anlatımlar oldukça detaylı olmasının yanında şekillerle de desteklenmiştir. Belki de tek olumsuz yanı ise İngilizce olmasıdır. F3 - Room Search (Oda Arama): F3 fonksiyon tuşu, belirli bir tarihe göre istenilen özellikteki boş odaları görüntülemek üzere kullanılır. Oda aramayı, ekranın üst bölümündeki oda tipi, kat, manzara, oda durumu gibi ölçütlere göre yapabilirsiniz. F3 ekranını rezervasyon kartındaki room satırından da açabilir ve o rezervasyon için oda seçebilirsiniz. Aynı zamanda bu ekranda, bir veya daha fazla sayıda rezervasyon için oda ayırma işlemi yapabilirsiniz. F4 Detailed Calendar (Takvim ve Aktiviteler): F4 fonksiyon tuşu, takvime kaydedilmiş olan aktiviteleri ilk bakışta beş günlük periyoda göre görüntüler. Aynı zamanda bu ekranda bir aktivitenin detaylarını inceleyebilir, yenilerini ekleyebilir ve yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. F7 New Reservation (Yeni Rezervasyon Girişi): Yeni rezervasyon oluşturma ekranını görüntüler. F8 Login (Kullanıcı Değişikliği): Opera programından çıkmadan kullanıcı değişikliğini sağlayan Login ekranını getirir. Shift + F1 Occupancy Graph (Doluluk Grafiği): Otelin doluluğunu grafiksel olarak gösteren alandır. Yukarıdaki arama ekranından, girilen belli bir tarihten başlamak üzere 8, 16, 24, 40, 60 ve 90 günlük forecast grafiksel olarak gösterilmektedir (6. Ünitede Rooms Management başlığı altında anlatılmıştır). Shift + F2 Control Panel (Oda Doluluğu ve Satılabilir Odalar): Bu fonksiyon, otelin doluluk durumunu ve satılabilir oda istatistiğini belirli bir tarihe göre yedi günlük periyotta görüntüler. Garantili, garantisiz rezervasyon sayısı, oteldeki yetişkin ve çocukların sayısı, çıkışı beklenen oda sayısı, kullanım dışı oda sayısı gibi net rakamları verir. Her tarih üzerinde mouse sağ tuş menusu açılıp Out of Order, Out of Service, Overbooking, Even ve Day Type durumları görüntülenebilir. Shift + F3 House Status (Otelin Genel Durumu): Belirtilen tarihe ait oteldeki tüm hareketleri görüntüleyen ekrandır. Ekran; Shift + F4 Inquiry (Etkinlik Sorgulama): Bu seçenekle, daha önceden restricted notu eklenmiş profil kartı için uyarı mesajı ekranda görüntülenir. Ayrıca, seçilen gün veya tarih aralıklarında toplantı-

200 190 Ünite 7 lar ve etkinlikler için çoklu alternatifler sunar. Zincir oteller ya da toplantı alanında faaliyet gösteren oteller için business block tanımlamaları yapılarak uygun tarihleri önermektedir. Shift + F5 Floor Plan (Kat Planı): Oteldeki katların ve odaların konumunu ve genel durumlarını göstermektedir. Shift + F6 Quick Business Block (Hızlı Blok Girişi): Bu opsiyon, grupların, acentelerin, tur serilerinin kontenjan tanımlamalarını hızlı bir şekilde oluşturmak için kullanılır. Bu ekran Business Block gibi kullanılır ancak farklı iş kolları için gruplandırmalar vardır. Profil ve kayıt girişini hızlı bir şekilde buradan yapıp, daha sonra rezervasyonun altında bulunan Business Block tan eksik bilgiler tamamlanabilir. Shift + F7 Telephone Book (Telefon Rehberi): Bu seçenek otelin telefon rehberidir. Bu ekranda kategoriler ve bu kategoriler altında kişi listeleri oluşturulur. Listedeki isimlerin varsa remarks ve web adresleri de görüntülenir. Shift + F8 IFC Menu (Interface Sistem): Santrallar ve diğer telefon sistemleri, manyetik kartlar, anahtar kart sistemleri, mesaj sistemi gibi üçüncü nesil iletişim sistemleri aracılığıyla oteldeki ürünlerden faydalanmayı sağlar. Shift + F9 Diary (Günlük İşler Menüsü): Toplantı salonları başta olmak üzere işletmeye ait bütün mekânlarda yapılacak aktiviteler Diary (Günlük) menüsünden izlenebilir. Ctrl + F1 Help (Alfabetik Yardım Menüsü): Quick Key ler de dahil olmak üzere hangi kısa yol tuşunun ne işe yaradığını alfabetik olarak gösteren menüdür. F1 Genel Yardım menüsünden daha dar kullanım alanına sahiptir. Ctrl + F2 - Detailed Availability (Ayrıntılı Görünüm): Belirtilen başlangıç tarihinden itibaren 15 günlük dönemdeki satılabilir oda sayısını, oda tipleri ile birlikte ayrıntılı bir tabloda görüntüler. Tanımlanırsa event (aktiviteler) de görüntülenebilir. Ctrl + F3 Room Plan (Odalar Planı): Room Plan ekranı, belirtilen tarih için on günlük bir oda planı ekranı görüntüler. Bu ekranda arama kriterlerini kullanarak dilediğiniz özellikteki odaları görüntüleyebilirsiniz. Odalarda o tarihlerde hangi konukların olduğuna, odaların housekeeping durumlarına (status) hızlıca göz atabilirsiniz.

201 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 191 Ctrl + F4 Dash Board (Yönetim Paneli): Programın değişik işlevlerinin bir arada sunulduğu, oldukça kullanışlı ara yüzüdür. Çalışma gruplarında tanımlanan işlevler özet olarak bu pencerede yer almaktadır. Ctrl + F5 Group Rooms Control (Grup Odaları Kontrol Paneli): Bu ekran kullanılarak ayrıntılı grup rezervasyon bilgilerine ulaşılabilir. İşletme (otel), satış müdürü, rezervasyon türü ve durumu ile ilgili filtreler kullanılabilir. Bütçe ve hedeflerle ilgili karşılaştırmalar da yapılabilir. Ctrl + F7 Operator (Telefon Operatörü Bilgi Erişim): Bu ekranda; otelde konaklayanlar, gelişi beklenen, çıkışı beklenen, çıkışı yapılmış, iptal edilmiş, rezervasyonu olduğu halde gelmemiş (no show) tüm konukların listesi görüntülenir. Ekranın üst bölümündeki ölçütler kullanılarak liste filtre edilebilir. Belirtilen tarihin üç gün öncesi ve yedi gün sonrasına kadar olan rezervasyonları listeler. Bu opsiyon ile hızlı bir şekilde konukların message, trace, locator, wake-up call bilgileri görüntülenebilir ve düzenlenebilir. Ctrl + F8 Max. Availability (Maksimum Doluluk): Bu fonksiyon, odaların oda tiplerine göre maksimum ve minimum satılabilirlik sayısını, belirtilen tarih ve gün sayısı bazında görüntüler. Change Password (Şifre Değiştirme): Eski ve yeni şifreleri girerek yeni şifreyi onaylamak gerekir. Karakter sayısının en az 6 karakter olması gereklidir. User Activity Log: Kullanıcının yaptığı işlemlerin verilen kriterlere göre görüntülendiği ekrandır. Registration Card: Çıktısı alınan konuk kayıt kartlarını görüntülemek için kullanılır. Girişi beklenen konuklar için kartların önceden çıktısı alınıp hazırda bekletilir. Sc (Satış ve Pazarlama): İşletmelerde satış ve pazarlama ile önbüronun koordineli ve etkin çalışması için önbüro modülünün altına SC (Sales & Catering) sekmesi eklenmiştir. Modül aşağıdaki bölümlerden oluşmaktadır:

202 192 Ünite 7 Göz den Geçir Önbüroda tutulan raporlar nelerdir? Oldukça kapsamlı kullanım alanına sahip hızlı erişim tuşları (quick keys) nın neler olduğunu ve nasıl çalıştığını, Dashboard yönetimi modülünün içeriğini ve nasıl çalıştığını, Sales & Catering menüsünün özellikleri ve alt menülerini gözden geçiriniz.

203 Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) 193 De er len dir me Sorular 1. Aşağıdaki raporlardan hangisi Finans Raporları (Financal Reports) ile ilgili değildir? a. Arrival Reports b. Trial Balance c. Manager Report d. Cashier Summary e. Guest Ledger 2. F1 ve Ctrl+F1 tuşlarıyla ulaşılan kısa yol nedir? a. Opera Help, Control Panel b. Room Plan, Dashboard c. Room Search, Inquiry d. Opera Help, Opera Help e. Occ. Graph, Room Plan 3. Aşağıdaki raporlardan hangisi tahmin (Forecast) raporudur? a. Alerts b. Cancel By Arrival Date c. HSK Statistic d. Dublicate Profile e. Market Segments Totals 4. F3 tuşuyla ulaşılan ve aşağıda tabloda görülen şeklin adı nedir? a. Control Panel b. House Status c. Available Room Search d. Detailed Availability e. Detailed Calendar

204 194 Ünite 7 5. Search, Reservation, Profile, Additional Information, Cashiering, Show Quick Keys, New Reservation, Walk-in gibi 8 alt menüden oluşan Yönetim Paneli olarak bilinen menünün adı nedir? a. Control Panel b. Dashboard c. IFC Menu d. House Status e. Operator 6. Aşağıdaki şekilde görülen menünün adı nedir? a. Operator b. Reservation c. Profile d. Dashboard e. IFC Menu

205 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON 8 1. Sistem Tanımlama ve Opera Pms Programına Giriş 2. Rezervasyon Girişleri ve Options (Seçenekler) 3. Çoklu ve Grup Rezervasyonları 4. Resepsiyon (Front Desk) 5. Önkasa (Cashiering) 6. Rooms Management (Oda Yönetimi) 7. Çeşitli İşlemler (Miscellaneous), Hızlı Tuşlar (Quick Keys) ve Raporlar (Reports) Günsonu (End Of Day)

206 196 Ünite 8 Ünitede Ele Al nan Konular Günsonu (End Of Day) > Night Audit (Gece İşlemleri Kesin Hesap) > Reprint Night Audit Reports (Gece İşlemleri Raporlarının Basımı) Ünite Hakk nda Ünitede Opera PMS programının kritik aşamalarından birisi olan günsonu (end of day) ve aşamaları ele alınmaktadır. Günsonu işlemi birbirini izleyen aşamalardan oluşur. Birisi tamamlanmadan diğerine geçilmez. Aynı zamanda aşamaları usulüne uygun tamamlamamız gerekir. Günsonu işleminin ardından departmanlar ve işletme için önemli raporların basımı yapılmaktadır. End of Day Reports olarak adlandırılan bu raporlar no show listesi, trial balance, gelirler ve kasiyer raporlarını içermektedir.

207 Günsonu (End of Day) 197 Ö renme Hedefleri Bu üniteyi tamamladığınızda, Günsonu (End of Day) işlemi ve sürecine ait uygulamaları öğrenmiş olacaksınız. Günsonunda yerine getirilmesi zorunlu aşamalarla ilgili bilgilere sahip olacaksınız. Night Audit sürecinde basılması gereken raporları öğrenmiş olacaksınız. Günsonu işleminden sonra alınması gereken belge ve raporları öğrenmiş olacaksınız. Üniteyi Çal ş rken Konuları anlatış sırasına göre inceleyiniz. Bol bol uygulama yaparak pratik bilgilerinizi geliştiriniz. Ünite sonunda sorulan sorular arasında yanıtından emin olmadıklarınız bulunursa ilgili konuyu tekrar ediniz. Opera programının üretici firmasının yayınlamakta olduğu görsel videoları adresinden izleyiniz.

208 198 Ünite 8 Günsonu (End Of Day) Sistemde günlük oda ücretlerinin oda hesaplarına işlenmesi, gelirgider balansının çıkarılması, departman gelir-giderlerinin hesaplanması ve ilgili tarihin kapatılıp bir sonraki güne geçilmesi için yapılan işlemlerdir. Night Audit ve End of Day Reports olmak üzere iki alt menüsü vardır. End of Day seçeneği ile otel işletmeleri, bütün günlük faaliyetlerini kapatarak finansal anlamda balansını alır. Diğer işlemlerin yanı sıra bu süreçte konuk folioları, kredi kartı işlemleri ve posting işlemleri tamamlanır. Günlük raporların çıktıları alınır. Alacak toplamı hesaplanır. Elde edilen çeşitli raporların yardımıyla End of Day işlemi yöneticilere analiz yapma imkânı verir. Kimi zaman da, bazı problemlere işaret eder. Günsonu işlemlerinde satış noktası terminalleri, çağrı muhasebe sistemleri ve diğer gelir merkezileriyle doğrudan bağlantılı olunarak hızlı, güvenilir ve otomatik postingler konaklayan konuklar (in house guests) ve konuklama dışı (non-guests) foliolara aktarılır. Opera sistemini kullanan işletmelerde End of Day işlemi gece yarısı başlatılmak zorunda değildir. Fakat günsonu yapılmadan önce konuk ayrılacak olursa hesabına oda parası basmamış olacaktır. Bu durumda ayrılan konuğa manuel olarak hesap kaydı girmek gerekecektir. Night Audit (Gece İşlemleri Kesin Hesap) Gün kapanışı yapılan bölümdür. Bu alana girip gün kapanışı yapabilmek için kullanıcı adı ve şifresi girilmelidir. Aynı sorgu ekranında çıkan Business date alanında da Opera sisteminin tarihi yer almalıdır. Burada görülen tarihin Opera sisteminde (ekranın üst kısmında) görülen tarihten farklı olması, bir gün önce yapılan gün kapanış işleminin tamamlanmamış olduğunu göstermektedir. Bu durumu düzeltmek için bir geri dönüş işlemi yoktur. Gün birbirini izleyen adımlardan oluşmaktadır. Bu süreçte sistem, gün boyu girilen bilgileri kontrol etmekte ve gün kapanışına engel durumlar varsa kullanıcıyı uyarmaktadır. Örneğin o gün ayrılacak görünen bir oda var ve henüz çıkışı yapılmamışsa sistem kullanıcıya bunu hatırlatmaktadır. Bu adımlardan sonra gerekli raporları yazdırarak gün kapanışını tamamlar. Gün kapanışı için diğer kullanıcıların sistemden çıkması, harcama noktalarının (POS) kapanması gibi şeylere gerek yoktur. Gün kapanışında sistem bazen takılabilir. Böyle bir durumda Opera siste-

209 Günsonu (End of Day) 199 mini tamamen kapatıp tekrar başlatmak ve yeniden gün kapanışı işlemini başlatmak gerekir. End of day routine is now completed uyarısı alındığında gün kapanışının yapılmış olduğundan emin olunabilir. 1. Adım: End of Day -> Night Audit komutu -> Kullanıcı adı ve şifre girilir. Login tuşuna basılır. Opera Ana Menüsünden veya PMS alt alanından ulaşmak mümkündür. End of Day bir yetkilendirme çerçevesinde yapılan işlemlerdendir. Bununla ilgili yetki verilmiş olmalıdır. Zira bilinçsiz kullanım sisteme zarar verebilir. Şekil 1. Gün Kapanışı (End of Day) Başlangıç Ekranı 2. Adım: Günsonu yapılacaklar listesi pencerede yer almaktadır. İsterseniz Setup tuşuna basarak ayarlar yapabilirsiniz. Gerekli hazırlıklar yapıldıktan sonra işlemi başlatmak için Start tuşuna basmalısınız.. Şekil 2. Günsonu Öncesi Tamamlanması Gereken Hazırlıklar Süreci Yapılacak İşlemler Süreci

210 200 Ünite 8 3. Adım: End of Day ekranında yer alan eylemlerin işlevleri şu şekildedir: Country Check: Giriş yapmış odaların ülke kodu girilmemişse girilir. Ülke kodlarının doldurulması, istatistikler açısından önemli olmakla birlikte istenirse bu ekran kapatılıp End of Day sürecine devam edilebilir. Arrivals Not Yet Checked In: Otele o gün girişi beklenen konuklar Due-in olarak adlandırılır. Due-in olup check-in olmamış konuklar bu süreçte kontrol edilir. Unutulan Check-in işlemi varsa yapılır. Gelmeyenler ya iptal edilir ya da konaklaması bir günden daha fazlaysa ertesi gün gireceği varsayılarak extension (uzatma) yapılır. Garantili rezervasyonlar, ertesi gün Noshow listesine alınırlar. Bu rezervasyonlar garantili ya da garantisiz olabilir. Due In durumunda rezervasyon yoksa, sistem rezervasyon bulunamadı mesajı verir. Departures Not Checked Out: Otelden o gün çıkışı beklenen konuklar Due-out olarak adlandırılırlar. Due out olup check-out işlemleri yapılmamış olan rezervasyonlar, bu aşamada listelenir. Çıkışı geldiği halde çıkmamış odalar varsa çıkışı uzatılır. Bazen konuk çıkış yaptığı halde check-out edilmesi unutulan konuklar olmaktadır. Böyle bir durum varsa oday check-out edilir. Bu listedeki konukların çıkış işlemi tamamlanmadan bir sonraki aşamaya sistem devam etmez. Bu aşamada, her bir konuğun ödemesi alınıp Due Out statüsünün çözülmesi sağlanır. 4. Adım: Roll the Business Date ve Kasaların Kapanması. İş günü devri yapılmadan önce tahmini tüm çıkış işlemleri tamamlanmalı ve tüm kasalar kapatılmalıdır. Sistem açık kasaları kapatmak için onay ister. Kasa kapandıktan sonra bir sonraki aşamaya geçer. POS terminallerinin beklemesi. Sistem POS noktalarına adisyonlarını girmeleri için uyarı mesajı gönderecek ve 50 sn. bekleyecektir. Terminaller bu sürede işlemlerini sonlandırmak durumundadır. Fakat terminaller kapatılmak zorunda değildir. 5. Adım: Post Room and Tax. Bu süreçte işlem yapılmaz. Sistem; oteldeki tüm konukların oda ücreti, varsa paketleri ile sabit harcamalarını ve bunlara dahil olan vergileri otomatik olarak post eder. Hesap transferleri (postinglerin) konukların foliolarına işlenme sürecinde kaç adet hesap işlendiği, başlangıç ve bitiş zamanı, işlemin tamamlanıp tamamlanmadığı bilgi ekranı görüntülenir.

211 Günsonu (End of Day) 201 Run Additional Procedures: Bu süreçte işlem yapılmaz. Sistemin o anda gerçekleştirdiği her eylemin sayısı, başlamabitiş zamanı, tamamlanıp tamamlanmadığı gibi kısa bilgilerin görüntülendiği bir ekran yer alır. Bu eylemlerle ilgili yapılan hatalar varsa Status başlığı altında görüntülenir. Bir önceki geceden tamamlanmamış olan aşamalar varsa. Opera sonraki aşamaya ilerlemez. Tüm eylemlerin tamamlandığını ekranda gördükten sonra bu ekranı kapatabilirsiniz. Print Final Reports: Opera, bu süreçte End of Day işlemi için tanımlanmış olan raporları print eder. Raporların çıktılarının alınabilmesi için, yazıcı tanımlamasının daha önceden System Configuration da yapılmış olması gerekir (5. Ünite olan, Önkasa (Cashiering) konusunda yazıcı tanımlamasının nasıl yapıldığı anlatılmıştır). Yapılacak işlemler ve yazdırılacak raporlar setup seçeneğiyle kutucuklara tiklenerek seçilebilir. Kutulara onaylanmayanlar bastırılmayacaktır. Şekil 3. Yapılacak İşlemler Onay Süreci

212 202 Ünite 8 Şekil 4. Yazdırılacak Raporlar Onay Süreci Süreç ve yazdırılacak raporlar onaylandıktan sonra süreçte gerçekleşecek işlemlerin yanında çarpı işaretiyle onay süreci bulunur. Start komutuyla süreç başlatılır. Şekil 5. Günsonu Sürecinde Gerçekleşecek İşlemler Aşağıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi tamamlanan işlemlerin yanında çarpı simgesi yerleşir. O an yapılan işlemin bulunduğu ekranda ise, işlemin ne zaman başlayıp bittiği ve tamamlanıp tamamlanmadığı gibi kısa bilgiler yer alır.

213 Günsonu (End of Day) 203 Şekil 6. Günsonu (Night Audit) Süreci İlerleme Prosedürü End of day işleminin tamamlandığını belirten mesaj ekrana gelir. Mesajı kapatıp Exit ile çıkış yapabilirsiniz. Şekil 7. Tamamlanmış Günsonu İşlem Süreci

214 204 Ünite 8 Reprint Night Audit Reports (Gece İşlemleri Raporlarının Basımı) Günsonu raporları yeniden kullanılmak ve program tarafından basılmak istendiğinde kullanılan uygulamadır. End of Day çalışma grubundan, Reprint NA Reports simgesini tıklayınız. Ekrana gelen pencerede arama ölçütlerini daraltabilirsiniz. Uygulamayı tarih bilgisi girerek başlatınız. Elde etmek istediğiniz raporun yanına X işareti koyunuz. Raporları seçmeniz durumunda pasif tuşlar (4) aktif hale gelecektir. Preview tuşuna basarak raporu görebilirsiniz. Print tuşunu tıklayarak baskı alabilirsiniz. Preview ya da Print dediğinizde bazı dosyalar çıkmamaktadır. Bunun nedeni dosyaların arşive kaldırılmasıdır. Arşivdeki dosyaların yüklenmesi için Recreate tuşuna basarak arşivden dosyayı basmasını sağlayabilirsiniz. Şekil 8. Gece İşlemleri Raporlarının Basılması

215 Günsonu (End of Day) 205 Özet Günsonu (End Of Day): Sistemde günlük oda ücretlerinin oda hesaplarına işlenmesi, gelir-gider balansının çıkarılması, departman gelir-giderlerinin hesaplanması ve ilgili tarihin kapatılıp bir sonraki güne geçilmesi için yapılan işlemlerdir. Night Audit ve End of Day Reports olmak üzere iki alt menüsü vardır. End of Day seçeneği ile otel işletmeleri, bütün günlük faaliyetlerini kapatarak finansal anlamda balansını alır. Diğer işlemlerin yanı sıra bu süreçte konuk folioları, kredi kartı işlemleri ve posting işlemleri tamamlanır. Günlük raporların çıktıları alınır. Alacak toplamı hesaplanır. Elde edilen çeşitli raporların yardımıyla End of Day işlemi yöneticilere analiz yapma imkânı verir. Kimi zaman da, bazı problemlere işaret eder. Günsonu işlemlerinde satış noktası terminalleri, çağrı muhasebe sistemleri ve diğer gelir merkezileriyle doğrudan bağlantılı olunarak hızlı, güvenilir ve otomatik postingler konaklayan konuklar (in house guests) ve konuklama dışı (non-guests) foliolara aktarılır. Opera sistemini kullanan işletmelerde End of Day işlemi gece yarısı başlatılmak zorunda değildir. Fakat günsonu yapılmadan önce konuk ayrılacak olursa hesabına oda parası basmamış olacaktır. Bu durumda ayrılan konuğa manuel olarak hesap kaydı girmek gerekecektir. Night Audit (Gece İşlemleri): Gün kapanışı yapılan bölümdür. Bu alana girip gün kapanışı yapabilmek için kullanıcı adı ve şifresi girilmelidir. Aynı sorgu ekranında çıkan Business date alanında da Opera sisteminin tarihi yer almalıdır. Burada görülen tarihin Opera sisteminde (ekranın üst kısmında) görülen tarihten farklı olması, bir gün önce yapılan gün kapanış işleminin tamamlanmamış olduğunu göstermektedir. Bu durumu düzeltmek için bir geri dönüş işlemi yoktur. Gün birbirini izleyen adımlardan oluşmaktadır. Bu süreçte sistem, gün boyu girilen bilgileri kontrol etmekte ve gün kapanışına engel durumlar varsa kullanıcıyı uyarmaktadır. Örneğin o gün ayrılacak görünen bir oda var ve henüz çıkışı yapılmamışsa sistem kullanıcıya bunu hatırlatmaktadır. Bu adımlardan sonra gerekli raporları yazdırarak gün kapanışını tamamlar. Gün kapanışı için diğer kullanıcıların sistemden çıkması, harcama noktalarının (POS) kapanması gibi şeylere gerek yoktur. Gün kapanışında sistem bazen takılabilir. Böyle bir durumda Opera sistemini tamamen kapatıp tekrar başlatmak ve yeniden gün kapanışı işlemini başlatmak gerekir. End of day routine is now completed uyarısı alındığında gün kapanışının yapılmış olduğundan emin olunabilir.

216 206 Ünite 8 Gözden Geçir Günsonu (End of Day) işlemi öncesinde yapılması gerekenler nelerdir? Night Audit işlemlerine ait aşamalar nelerdir? Günsonu işleminden sonra yapılanlar nelerdir? Günsonu raporları (End of Day Reports) un neler olduğunu inceleyiniz.

217 Günsonu (End of Day) 207 De er len dir me Sorular 1. Aşağıdaki ekran neyin görüntüsüdür? a. Günsonu kapanış işlemleri ekranı b. Run Interim Procedures ekranı c. Final Procedures ekranı d. Interim Reports ekranı e. Interim Procedures ekranı 2. Aşağıdaki şekilde görünen End of Day Routine süreci günsonu öncesinde yapılacak işlemleri görüntüler. Buna göre aşağıdakilerden hangisi yapılmasa dahi günsonu süreci zarar görmez? a. Girişi beklenen Arrivals müşterilerin atlanması b. Konukların ülke kodunun (Country Check) atlanması c. Çıkışı beklenen Departures müşterilerin atlanması d. Günsonu tarihinin (Roll the Business Date) atlanması e. Run Interim Procedures işleminin atlanması

218 208 Ünite 8 3. Aşağıdaki ekran görüntüsü neyi ifade eder? a. Reprint Night Audit Reports (Gece İşlemleri Raporlarının Basımı) b. Gün Kapanışı (End of Day) Başlangıç Ekranı c. Günsonu (Night Audit) Süreci İlerleme Prosedürü d. Roll the Business Date ve Kasaların kapanması e. Arrival ve Departure kontrolü 4. Night Audit sürecini bozan durum aşağıdakilerden hangisidir? 1. Business date 2. Language 3. Country Check 4. Reprint Night Audit Reports (Gece İşlemleri Raporlarının Basımı) 5. Arrivals not yet Checked-in a. 1 b. 2 c. 3 d. 4 e. 5

219 Günsonu (End of Day) Bu süreçte işlem yapılmaz. Sistem; oteldeki tüm konukların oda ücreti, varsa paketleri ile sabit harcamalarını ve bunlara dahil olan vergileri otomatik olarak post eder. Hesap transferleri (postinglerin) konukların foliolarına işlenme sürecinde kaç adet hesap işlendiği, başlangıç ve bitiş zamanı, işlemin tamamlanıp tamamlanmadığı bilgi ekranı görüntülenir. Yukarıdaki sürecin adı nedir? a. Run Additional Procedures süreci b. Print Final Reports süreci c. Roll the Business Date ve Kasaların kapanma süreci d. Çıkış yapmamış Departures kontrol süreci e. Post Room and Tax Adımı 6. Bu süreçte işlem yapılmaz. Sistemin o anda gerçekleştirdiği her eylemin sayısı, başlama- bitiş zamanı, tamamlanıp tamamlanmadığı gibi kısa bilgilerin görüntülendiği bir ekran yer alır. Bu eylemlerle ilgili yapılan hatalar varsa Status başlığı altında görüntülenir. Bir önceki geceden tamamlanmamış olan aşamalar varsa) Opera sonraki aşamaya ilerlemez. Tüm eylemlerin tamamlandığını ekranda gördükten sonra bu ekranı kapatabilirsiniz. Yukarıdaki sürecin adı nedir? a. Run Additional Procedures süreci b. Print Final Reports süreci c. Roll the Business Date ve Kasaların kapanma süreci d. Çıkış yapmamış Departures kontrol süreci e. Post Room and Tax Adımı

220 210 Ünite 8 Kaynaklar Demirtaş, Nihat (2000); Otel İşletmeciliğinde Önbüro sistemleri ve Beş Yıldızlı Bir Otelde Uygulama, Yüksek Lisans Tezi, Sakarya Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Turizm İşletmeciliği. Fidelio İnteraktif Web Sitesi ( Onan, Arif (2009); Otel Yönetiminde OPERA Bilgisayar Programı, Hacettepe Üniversitesi Yayını: Ankara. OPERA PMS Otomasyon Programı. (Hotel Version 4.0, Service Pack /5). Protel Ltd. Şti., İstanbul. Sökmen, Alev (2009); Konaklama İşletmelerinde Opera PMS Otomasyon Programı, Detay Yayıncılık: Ankara. Turizm Bakanlığı (2001); Önbüro Öğretmen El Kitabı, Turizm Eğitimi Genel Müdürlüğü, Ankara. Zengin, Burhanettin, Orhan Batman, Şehnaz Demirkol, Ömer Lütfi Met, Nihat Demirtaş, Recep Yıldırgan (2006); Konaklama İşletmelerinde Önbüro Yönetimi ve Önbüro Otomasyon Sistemleri, 2. Baskı, Değişim Yayınları: Adapazarı. Zengin, Burhanettin, Orhan Batman, Şehnaz Demirkol, Oğuz Türkay, Murat Doğdubay, Nihat Demirtaş, Ceyhun Akyol, Mustafa Kader Altan (2010); Konaklama İşletmelerinde Önbüro Yönetimi ve Önbüro Otomasyon Sistemleri, 3. Baskı, Değişim Yayınları: Adapazarı.

221 Günsonu (End of Day) 211 Değerlendirme Sorularının Yanıtları 1. Ünite 2. Ünite 3. Ünite 4. Ünite 5. Ünite 6. Ünite 7. Ünite 8. Ünite 1. B 2. B 3. A 4. E 5. C 1. A 2. E 3. C 4. D 5. D 6. C 7. B 8. E 9. A 1. A 2. C 3. D 4. E 5. B 6. E 1. B 2. A 3. C 4. D 5. B 6. E 1. C 2. E 3. C 4. C 5. B 1. C 2. E 3. A 4. D 5. B 1. A 2. D 3. E 4. C 5. B 6. A 1. A 2. B 3. C 4. D 5. E 6. A

222 212 Ünite 8

223 ÖNBÜRO-KAT HİZMETLERİNDE OTOMASYON Ekler

224 214 Ekler Ek 1: OPERA Night Audit Kontrol Listesi OK Nereden Yapılması Gereken Front Desk In House Guests Departures Expected C/out edilmesi gerektiği halde, hala otelde kalan müşteri varsa uzatma alıp almadıkları kontrol edilir. Eğer uzatma var ise Front Desk / In House Guests bölümünden girilerek Departure tarihi değiştirilir veya C/out işlemleri yapılır. Shift + F3 İle House Status Ekranından Tüm Kontroller Yapılabilir! Front Desk Arrivals Expected Check In yapılması gereken konuklar arasında, check in yapılması unutulan var mı kontrol edilir. Gelmemiş olan konuklar için yapılacak işlem otel sistemine göre belirlenir (Giriş tarihi değiştirilir veya iptal edilir ya da Sistem tarafından No show statüsüne getirilir). Check In yapılmayan konuklar ertesi gün Night Audit raporlarında No Show listesinde çıkarlar.

225 Ekler 215 Miscellaneous Reports P2201 Rate Check Report P2226 Rate Check Miscellaneous Reports P2009 Guest Account Balance by window Micros Outlets & Micros Night Audit Micros OPERA Kontrolleri Journal by Cashier & Transaction Bu rapor basılarak her odanın fiyatları kontrol edilmelidir. Her zaman KUR tipi (Currency) alanı dolu olmalıdır (USD, EURO vs..) Grup PM lerinin Market Ve Source Kodları, konukların Market Ve Source Kodları ile aynı olmalıdır. Çünkü Oda Geliri (Room Revenue) PM odada toplandığı için PM odadaki market kodu altında istatistiklerde yerini alacaktır. Otelde kalan misafirlerin kredi limit durumları; P2009 raporunda verilecek Min. Balance değeri ile kontrol edilmelidir. Tüm Micros kullanan Outlet lerin kapanmış olduğu kontrol edilir ve Micros Night Audit i yapılır. Micros System balance raporundaki Nakıt rakamı ile Opera Cash rakamı, Journal by cashiers & transaction codes raporundan kontrol edilmelidir. Micros System balance raporundaki Kredi Kartları toplam rakamı ile Opera Kredi Kartları toplam rakamı, Journal by cashiers & transaction codes raporundan kontrol edilmelidir. Farklı ödeme methodları varsa her biri için bunu yapmak gerekir. Journal by cashier raporunda CASHIER = micros cashier seçilmelidir. NAKIT için Nakıt PM kodu (room 9901) Kredi Kartları için PM kodu (Room 9902 veya farklı olan tüm kredi kart pmleri seçilir). Toplam micros postingleri için oda seçilmeden sadece micros cashier seçilmesi yeterli olacaktır.

226 216 Ekler Opera Utilities Kontrol Opera ilk giriş ekranında opera çalıştırıldıktan sonra Utilities seçeneğinden Processors menüsü seçilir. FO_ACT_PROCESSORS à Fo_ACT STATUS Started by OPERA olduğu ve START durumda olduğu kontrol edilir. Eğer Started by OPERA değilse önce Stop edilir, Stop ettikten sonra Tekrar Start edilir. Eğer hiç start etmemişse Start edilir. Önemli! Requeue Failed Messages seçilir ve çıkan seçenekte Otel Adı yanına X işareti seçilir. ve Requed succesfully mesajı alınır. Eğer Bu Buton Aktıf değilse hiçbir şey yapılmasına gerek yoktur. Dikkat! Bu işlem Askıda kalan postinglerin 9500 lost posting PM odasına post olmasını sağlar, bu sebeple 9500 mutlaka Checkin konumda olması şarttır. Bu folioda karar veremeyeceğiniz postingler varsa 9500 departure süresi uzatılır ve bir sonraki gün muhasebenin ilgilenmesi için Not bırakılır.

227 Ekler 217 Cashiering Billing 9500 Lost Telephone Calls ve 9400 Fo Cash Pm Lerinin Kontrolü ve Check Out İşlemi 9500 Lost Tel. Posting PM i gün içinde ve Night öncesi mutlaka kontrol edilmelidir. Eğer telefon harcaması görürseniz hangi odadan geldiğine (kayıtların üzerinde ENTER a basarak) bakınız, nedenini araştırıp gerekli transfer işlemini veya düzeltme işlemini yapınız. NA öncesi C/out ve NA sonrası C/in işlemini yapmayı unutmayınız. Cashiering Close Cashier Nıght Audit Telefon nakitleri gibi, Önbürodan alınan tahsilâtların takibi için açılan PM ( 9400 gibi ) hesabında toplanan nakitlerin kontrol edilip C/out edilmesi ve N.A dan sonra tekrar C/in yapılması gerekmektedir. Night Audit işleminin yapılabilmesi için tüm kasaların kapatılmış olması gereklidir. Night Auditor tüm parasal işlemlerini bitirdikten sonra kendi kasasını kapatmalıdır. Opera / Cashier / Cashier Reports bölümünden raporlar çekilerek kontroller yapıldıktan sonra, yine aynı yerdeki Close Cashier bölümünden bu işlem yapılır. Artık Bu Etaptan Sonra Nıght Audit İşlemlerine Geçilebilir. Tüm Kullanıcılar Opera dan çıkmasına gerek yoktur, Night Audit işlemi başladığında Opera tümünü otomatik olarak Log Off eder. Interfacelerde aynı şekildedir.! Night Audit esnasında alışılmadık bir mesaj ile karşılaşmanız durumunda mutlaka bu mesajı print screen tuşu ile saklayıp word dokümanına bir kopyasını alarak ilgili destek elemanlarına ulaşmanız gerekmektedir.! Night Audit işlemi günde sadece bir defa yapılır. Night Audit işleminin her hangi bir aksilik durumunda bitip bitmediğinden emin değilseniz, Protel Destek Telefonunu arayınız.! Night Audit sırasında kâğıt biterse veya print işleminde bir aksilik olursa panik olmayınız! Çünkü yapılan işlemler sistemde saklanırlar. Night Audit bittikten sonra Opera / End of Day / Reprint NA Reports bölümünden istediğiniz tarihteki Night raporlarını tekrar bastırabilirsiniz.

228 218 Ekler! Night Audit bittikten sonra yapılması gerekenler; Lost Telephone Calls PM ini ve FO Cash PM ve POS PM lerini tekrar Check-İn yapmayı unutmayın!! (FRONT DESK / ARRIVALS / WALK IN veya bölümünden, kişi sayılarına, c/out tarihine ve oda tipinin PM olmasına dikkat ederek, yapabilirsiniz.) Bu PM odalarının dışında günlük kullandığınız PM odaları da varsa onları da c/in yapmayı unutmayınız. Eğer Müşteri listesinde aksilik var ise, bilgi işlem sorumlunuzu veya Protel i gün içinde haberdar etmeniz yolu ile raporlar tekrar oluşturulabilir.! Eğer Cari Hesap kesim işlemleri Muhasebe departmanı tarafından gerçekleştiriliyor ise, O gün C/out edecek konukların listesini çekerek, Cari hesaba kaldırılacak odalar için, ilgili firma veya acenteler adına PM oda C/in yapılması gereklidir. (Front Desk - Accounts - Market ve Source kodlarının doğru olmasına dikkat ederek... ) Kaynak: Protel Ltd. Şti

229 Ekler 219 Ek 2: OPERA Raporları Front Desk Raporları Report Name Group Name Ne İşe Yarar? Parametreler Arrivals Detailed Arrival Verilen parametrelere göre arrival da bekleyen tüm konukları gösterir. P1303 Individual Arrivals Arrivals Günlük veya tarih aralığına göre münferit girişleri gösterir. Departures Departures Verilen parametrelere göre departure da bekleyen tüm konukları gösterir. A250 Departures extanded stay P2301 Alerts by departure date Credit limit Guest in house traces Guest in house by company Guest in house by room P2225 Polis raporu Group in house by room Group in house by rooming list Departures Departures Guest in house Guest in house Guest in house Guest in house Guest in house Blocks & Groups Blocks & Groups Çıkış tarihini uzatan konukları gösterir. Çıkış tarihine göre alerti olan konukları gösterir. Konukların CC kartından alınan önprovizyon veya alınan depositlerini mevcut bakiyeleri ile karşılaştırır. Konuklara atılmış traceleri gösterir. Şirket misafirlerini gösterir. Konukları oda numarasına göre sıralar. Polis Kontrol Raporudur. Verilen tarih aralığına göre blok ve grup konuklarını gösterir. Verilen tarih aralığına göre blok ve grup konuklarının oda listelemesini gösterir. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametresi yok Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız.

230 220 Ekler P2001 Cashier Control Report Journal by Cashier & Transaction Codes Financial Payments & Revenue Financial transaction with Generates Financial Financial Financial Financial Geçmişe yönelik ve o an belirtilen kasa numarasının kasa hareketlerini gösteren kasa control raporu. Verilen parametrelere göre yapılan tüm posting kayıtlarını transaction code bazında sıralar. Verilen parametrelere göre payment, revenue veya non revenue olarak genel toplam verir. Yapılan postingleri KDV oranlarını ayrıştırarak verir. Trial Balance Financial Otelin bir gün öncesine ait gelir ve gider durumunu gösteren bir mizan raporudur. P2020 Trial Balance Gross P2007 Journal By PM Raporu P2009 Guest Account Balance By Window P2009 Guest Account Balance by window P2230 Rate Check Report P2224 Detaylı Resmi Müşteri Listesi P2003 Cashier Summary Fidelio Financ, al Financial Financial Financial Guest inhouse Guest inhouse Financial Brüt Trial Balance raporudur. Belirli bir tarih aralığında oda ve Pm lerin balans durumlarını gösterir. Konukların tüm hesap pencerelerinin balanslarını gösterir. Konaklayan misafirlerin pencere pencere balanslarını verir. Night öncesi rate kontrolü yapmak için kullanılacak rapordur. Misafirlerin board durumları gösteren rapordur. Kasa Kapanış değerlerini veren alternatif kasa raporudur. P2031 Open Folio Reservation Open Folio C-out edilen odaları gösterir. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız.

231 Ekler 221 Satış & Pazarlama, Banquet ve Rezervasyon Raporları Report Name Group Name Ne İşe Yarar? Parametreler Detailed Business Blok Listing Group in house by rooming list P1401 Blok Forecast & Realisation P1404 Booking Overview Current Revenue P1414 Decison Date Report Room Availibility & Forecast P1501 Catering Decision Date P1901 Event overview F/C/A Res by event date Bloks & Groups Blocks & Groups Blocks & Groups Blocks & Groups Blocks & Groups Blocks & Groups Catering Event Belirli tarih aralığına göre decision ve cutoff date de kullanılarak blokları gösterir. Verilen tarih aralığına göre block ve grup konuklarının oda listelemesini gösterir. Girilen blockları room ve catering bazında statuse göre değerlerini verir. Girilen bookinglerin current revenue larını USD ve YTL olarak genel toplamlı gösterir. Girilen bookinglerin tarih aralığına ve decision date tarih aralığına göre sıralamasını getirir. Availibility veya forecast olarak oda durumunu gösterir. Catering bazında decision dateleri gösterir. Forecast, Current, Actula bazında eventlere göre geliri gösterir. Activity listing Activity Tarih aralığına göre tüm veya seçili aktiviteleri listeler. History & Forecast Forecast Oda veya toplam gelir bazında history veya forecastı gösterir. Market segment Total P2105 Rooms on the book Forecast Forecast Belirli bir tarih aralığında YTL veya döviz market segment toplamını verir. Ay ve gün bazında satılan odayı gösterir. Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Paremetrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız

232 222 Ekler Day/Mtd/Ytd Statistics P2501 A/C/S Realisation & Forecast with negotiated rate P2502 A/C/S Realisation & Forecast P2505 Definite reservation ACSG Statistics Profile Profile Profile Günlük, aylık veya yıllık market code veya rate code bazında YTL veya döviz bazında MARKET CODE istatistikleri gösterir. Acente, Şirket ve Source bazında anlaşmalı fiyatlı forecastı gösterir. Acente, Şirket ve Source bazında forecastı gösterir. Belirlenen ay ve yılda acente, şirket, source ve grup bazında definite rezervasyonları gösterir. P1901 P1908 Events Tüm eventlerin farklı farklı biçimlerde alınacağı kullanışlı raporlardır. P2102 History & Forecast Oda kurundan gelir hesaplayan forecast raporudur. Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız. Parametrelere bakarak çalıştırınız. Paramatrelere bakarak çalıştırınız. Paramatrelere bakarak çalıştırınız. Paramatrelere bakarak çalıştırınız.

233 Ekler 223 Finans (Financial) Raporları Report Name Group Name Ne İşe Yarar? Parametreler Financial Payments & Revenue Financial transaction Generates Journal by Cashier & Transaction Codes Financial Financial Financial Verilen parametrelere göre payment, revenue veya non revenue olarak genel toplam verir. Yapılan postingleri KDV oranlarını ayrıştırarak verir. Verilen parametrelere göre yapılan tüm posting kayıtlarını transaction code bazında sıralar. Trial Balance Financial Otelin bir gün öncesine ait gelir ve gider durumunu gösteren bir mizan raporudur. P2007 Journal By PM Raporu P2009 Guest Account Balance By Window Journal By Foreign Currency Financial Financial Financial Belirli bir tarih aralığında oda ve Pm lerin balans durumlarını gösterir. Konukların tüm hesap pencerelerinin balanslarını gösterir. Girilen tüm dövizleri tarih sırasına göre sıralar. Open Balance all Financial Açık olan tüm hesapları gruplayarak veya gruplamayarak gösterir. Userlog transfers Corrections and cancelled payments Financial Financial Odalardan odalara yapılan posting transferlerini gösterir. Silinen ve Edit edilen postingleri gösterir. Deposit ledger Financial Konuklara girilen deposit miktarını mizan olarak gösterir. Guest ledger Financial Konuk hesaplarını mizan olarak gösterir. P2010 Splitted Posting by user Financial Kullanıcılar tarafından bölünen postingleri gösterir. Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametresi yok Parametresi yok Parametrelere bakarak çalıştırınız

234 224 Ekler P2202 Resmi Müşteri Listesi P2224 Detaylı Resmi Müşteri Listesi P2020 Gross Trial Balance Guest in house Guest inhouse Otelde kalan konukların board type ına göre gelirlerini gösterir. Misafirlerin board durumları gösteren rapordur. Parametrelere bakarak çalıştırınız Parametrelere bakarak çalıştırınız Financial Brut Trial Balance rapordur. Parametrelere bakarak çalıştırınız Housekeeping Raporları Report Name Group Name Ne İşe Yarar? Parametreler Vacant rooms Housekeeping Kat Raporu olarak kullanılabilecek ve kirli ve temiz odaların listesini gösteren rapordur. Parametrelere bakarak çalıştırınız Assign rooms all Housekeeping Assign edilmiş odaları gösterir. Parametrelere bakarak çalıştırınız Room discrepeancy Out of order by reason Housekeeping VIP s by room number Housekeeping Uyuşmazlık olan odaları gösterir. Parametrelere bakarak çalıştırınız Housekeeping Out of order da olan odaları listeler. Parametrelere bakarak çalıştırınız Housekeeping Vıp konukları gösterir. Parametrelere bakarak çalıştırınız House Status Housekeeping Otele gelen, kalan ve gidenleri gösteren bir rapordur. Parametrelere bakarak çalıştırınız

235 Ekler 225 Notlar: 1. Opera da raporlar sistemde miscellaneous reports bölümüne girildiğinde alınmaktadır. Ekran açıldığında istenilen rapor report kısmına yazılarak aranır ya da aşağıda bulunan report group kısmından da takip edilebilinir. 2. Dikkat! Raporları çalıştırırken print etmeden önce mutlaka sistem tarafından sorulan parametreleri doğru çalıştırınız. Aksi takdirde rapor istenilen verileri getirmeyecektir. Seçilen parametrelere göre bir rapor içerisinden bir kaç tane rapor elde edilinebilinir. 3. Bu doküman raporlara kolay ulaşabilmek ve ilk etapta ne işe yaradığını anlatmaktadır. Sistemde buraya yazılan raporlar dışında ki raporlardan da yararlanınız ve güncellenen raporları inceleyiniz. 4. Geçmişe yönelik alamadığınız raporları Night Audit altından alabilirsiniz. 5. Night Audit altından rapor alırken print ve preview butonlarını kullanınız.

236 226 Ekler