ZONGULDAK KARAELMAS ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 ZONGULDAK KARAELMAS ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI DOKÜMANI ZONGULDAK 2009

2

3 GİRİŞ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamuda mali yönetim ve kontrol sistemi bütünüyle değiştirilerek, mali saydamlık, hesap verme sorumluluğu, stratejik planlama, performans esaslı bütçeleme, çok yıllı bütçeleme, iç kontrol ve iç denetimin, yeni mali yönetim ve kontrol sisteminin temel unsurları olarak düzenlenmesi sağlanmıştır. Böylece yeni mali yönetim ve kontrol sisteminin, uluslararası standartlara ve Avrupa Birliği Normlarına uygun hale getirilmesi amaçlanmıştır. Kamu mali yönetim ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu idarelerinde iç kontrol sistemlerinin kurulmasını ve bunun bir unsuru olarak da idarelerin yönetim sorumluluğu çerçevesinde iç kontrol faaliyet ve süreçlerinin tasarlanıp uygulanmasını öngörmektedir. 1

4 İç kontrol sisteminden, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 56. maddesinde de belirtildiği üzere Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, idarelerin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi, her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesi, varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek, kayıplara karşı korunması amaçlanmıştır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55. maddesinin ikinci fıkrasındaki Görev ve yetkileri çerçevesinde, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir. hükmü gereğince Maliye Bakanlığı tarafından Kamu İç Kontrol Standartları için COSO modeli benimsenmiş, INTOSAI (Uluslar arası Sayıştaylar Birliği) Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde standartlar belirlenmiş ve belirlenen bu standartlar Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile 26 Aralık 2007 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Üniversitemizde, İç Kontrol Standartları Tebliğince hazırlanması gereken Eylem Planının düzenlemesine yönelik çalışmalara, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen İç Kontrol Sistemi ve İç Kontrol Standartları hakkında bilgilendirme sunumu ile başlanmıştır. Yapılan bu sunum ile üniversitemiz yöneticilerinin iç kontrol sisteminin ve iç kontrol standartlarının farkındalığının sağlanması amaçlanmış, İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem planının hazırlanması hakkında bilgi verilmiştir. Üniversitemizde uyum eylem planı hazırlama çalışmalarında katılımcı yöntem benimsenmiş, bir Rektör Yardımcısı başkanlığında ve tüm birim yöneticilerinin de katılımının sağlandığı şekilde bir çalışma ekibi oluşturulmuştur. Bu ekip toplantılarında, İç Kontrol Standartları Tebliğinde sayılan standartlara uyum ile ilgili eylem planı hazırlık çalışmalarını başlatmıştır. Ancak, 04 Şubat 2009 tarihinde Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda yöntem değiştirilerek Üniversitemizde, 24 Şubat 2009 tarihli Rektörlük Makamı oluru ile İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulmuştur. 2

5 İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu, eylem planı hazırlama çalışmalarına 30 Nisan 2009 tarihindeki toplantısı ile başlamış ve sonrasında müteakip toplantılar neticesinde hazırladığı taslağı İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunmuştur. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu sunulan taslak eylem planı üzerinde 08 Haziran 2009 tarihli toplantısında çalışmalar yaparak nihai halini vermiştir Yapılan çalışmalar sonucunda oluşturulan Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanmasında emeği geçen tüm personelimize teşekkür eder, çalışmanın öğrencilerimize, çalışanlarımıza, paydaşlarımıza, Ülkemize ve Yüce Türk Halkına faydalı olmasını dilerim. Prof.Dr. Bektaş AÇIKGÖZ Rektör 3

6 İÇİNDEKİLER GİRİŞ.. 1 İçindekiler... 4 İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlık raporu 5 Amaç 6 Kapsam 6 Dayanak.. 6 İç Kontrol Sisteminin Genel Esasları 6 İç Kontrolün Tanımı 6 İç Kontrolün Amacı... 7 İç Kontrolün Unsurları ve Genel Koşulları.. 7 İç Kontrolün Yapısı ve İşleyişi.. 8 İç Kontrolün Temel İlkeleri.. 8 İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri.. 9 İç Kontrol Standartları Şeması. 10 İç Kontrol Standartlarına Yönelik Üniversitemiz Mevcut Yapısı ve Değerlendirme.. 12 Kontrol Ortamı Standartları 12 Risk Değerlendirme Standartları. 26 Kontrol Faaliyetleri Standartları 31 Bilgi ve İletişim Standartları. 40 İzleme Standartları. 50 İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı. 53 Kontrol Ortamı Standartları 54 Risk Değerlendirme Standartları. 63 Kontrol Faaliyetleri Standartları. 67 Bilgi ve İletişim Standartları. 74 İzleme Standartları. 80 Rektörlük Makamı Olurları

7 ZONGULDAK KARAELMAS ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI HAZIRLIK RAPORU ZONGULDAK

8 AMAÇ: Bu dökümanın hazırlanmasındaki amaç, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemine yönelik, Üniversitemizin amaç ve hedeflerine ulaşmak için gerçekleştirmekte olduğu mevcut uygulamalarının yeterliğinin tespit edilmesi, yetersiz olan uygulamaları yeterli hale getirecek ve makul güvence sağlayacak eylemlerin belirlenmesidir. KAPSAM: Bu doküman ve eki Eylem Planı Zonguldak Karaelmas Üniversitesinin tüm Akademik ve İdari birimlerini kapsar. DAYANAK: tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine dayanılarak ve 04 Şubat 2009 tarihinde Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda hazırlanmıştır. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GENEL ESASLARI İÇ KONTROLÜN TANIMI : 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55. maddesinde; İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. Görev ve yetkileri çerçevesinde, malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemler ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir, geliştirilir ve uyumlaştırılır. Bunlar ayrıca, sistemlerin koordinasyonunu sağlar ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verir şeklinde tanımlanmıştır. 6

9 İÇ KONTROLÜN AMACI: Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 56. maddesine göre iç kontrolün amacı; a) Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, b) Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, c) Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, e) Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamaktır. İÇ KONTROLÜN UNSURLARI VE GENEL KOŞULLARI İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 7 inci maddesinde İç Kontrolün unsurları ve genel koşulları beş ana başlıkta belirlenmiştir. a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) Gözetim:İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. 7

10 İÇ KONTROLÜN YAPISI VE İŞLEYİŞİ İç kontrolün yapısı ve işleyişi, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 57. maddesinde Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemleri; harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşur. Yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınır. şeklinde tanımlanmıştır. İÇ KONTROLÜN TEMEL İLKELERİ İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6 ınci maddesinde İç kontrolün temel ilkeleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. - İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. - İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. - İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. - İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. - İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. - İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. 8

11 İÇ KONTROL SİSTEMİNİN BİLEŞENLERİ Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; Kontrol ortamı Risk değerlendirmesi Kontrol faaliyetleri Bilgi ve iletişim İzleme Bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla genel nitelikte 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart bulunmaktadır. Bu standart ve şartlar aşağıda sayılan 5 ana unsur altında toplanmıştır. - Kontrol Ortamı kapsamında 4 standart; Etik Değerler ve Dürüstlük, Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler, Personelin Yeterliliği ve Performansı ile Yetki Devri Standartları altında yer almaktadır. - Risk Değerlendirmesi kapsamında 2 standart; Planlama ve Programlama ile Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Standartları altında toplanmıştır. - Kontrol Faaliyetleri çerçevesinde 6 standart; Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri, Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi, Görevler Ayrılığı, Hiyerarşik Kontroller, Faaliyetlerin Sürekliliği ve Bilgi Sistemleri Kontrolleri Standartları altında yer almaktadır. - Bilgi ve İletişim kapsamında, 4 standart; Bilgi ve İletişim, Raporlama, Kayıt ve Dosyalama Sistemi, Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Standartları altında toplanmıştır. - İzleme başlığı altında ise 2 standart; İç Kontrolün Değerlendirilmesi ve İç Denetim Standartları altında yer almıştır. 9

12 İç Kontrol Standartları Şeması Kontrol Ortamı Standartları Risk Değerlendirme Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Bilgi ve İletişim Standartları İzleme Standartları Etik değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Bilgi ve iletişim İç Kontrolün değerlendirilmesi Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Raporlama İzleme Personelin yeterliliği ve performansı Görevler Ayrılığı Kayıt ve dosyalama sistemi Yetki devri Hiyerarşik Kontroller Hata, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin bildirilmesi Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri İç Kontrol; Üniversitemizin hedeflerine ulaşmasına makul güvence sağlamak üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından gerçekleştirilen bir süreçtir. Hedeflerin başarılacağına dair kesin güvence vermez, sadece ne ölçüde başarılabileceği konusunda makul güvence sağlar. Mali raporlama ve uygunluk hedefleriyle ilgili olarak da tam değil, makul güvence sağlar. Mali raporlama sisteminin güvenirliğini sağlar, kararlarda kullanılan verilerin doğruluğunu artırır, yolsuzluğun ve usulsüzlüğün önlenmesine ve tespitine yardımcı olur ve denetime katkı sağlar. 10

13 İşlemlerin etkinliğini ve verimliliğini sağlar, standartlaştırılmış süreçler yardımıyla faaliyetlerin ekonomikliliğini, verimliliğini ve etkinliğini artırır. Kontrol faaliyetleri aracılığıyla varlıkların korunmasını sağlar. İç Kontrol, periyodik ve süreç kontrolleri sayesinde kanunlara ve diğer düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur. Kontrol Standartları; Üniversitemizin, iç kontrol sisteminin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını gösterir. Üniversitemizde, tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar. Etkin bir iç kontrol sistemi, hedeflerin gerçekleşmeme ihtimalini azaltır. Yönetim ve personel tarafından gerçekleşmesi arzulanan hedefleri gerçekleştirmek suretiyle Üniversitemizin Misyonunu yerine getirmesi için tasarlanmıştır. Üniversitemizin Misyonu; Atatürkçü düşünce doğrultusunda, çağdaş ve etik eğerleri benimseyen, hukukun üstünlüğüne inanan, bilim, teknoloji, kültür ve sanatta ulusal ve uluslar arası düzeyde katkı yapabilecek araştırmacı, sorgulayıcı, yaratıcı, üretken, girişimci, rekabetçi, sosyal yönü gelişmiş, yurtsever bireyler yetiştirmektir. 11

14 İÇ KONTROL STANDARTLARINA YÖNELİK ÜNİVERSİTEMİZİN MEVCUT YAPISI VE DEĞERLENDİRME 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI KOS 1 : ETİK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK sağlanmalıdır. Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. MEVCUT DURUM : İç Kontrol, İç Kontrol Standartları ve İç Kontrol Sisteminin işleyişi hakkında Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından tarihinde Rektörlük üst yönetimine, Daire Başkanlarına, Hukuk Müşavirliğine, Dekanlara, Enstitü- Yüksekokul-Meslek Yüksekokulu-Devlet Konservatuarı Müdürlerine, Fakülte-Enstitü- Yüksekokul-Meslek Yüksekokulu-Devlet Konservatuarı Sekreterlerine ve Gerçekleştirme Görevi yürüten Şube Müdürlerine yönelik sunum yapılarak ve doküman dağıtılarak bilgilendirme ve sahiplenmenin sağlanması amaçlanmıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesi için eğitim faaliyetlerine periyodik aralıklarla devam edilmesi gerekmektedir. KOS : İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesi için eğitim faaliyetlerine 1 (Bir) yıllık periyodik aralıklarla devam edilecektir. KOS 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz yöneticileri hâlihazırda mevcut mevzuat ve genel teamüller çerçevesinde kontrol faaliyetleri sürdürmekte ve personelini mevcut duruma göre yönlendirmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. 12

15 : Yöneticilerin sorumlulukları ve görevleri çerçevesinde iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olması gerekmektedir. Yöneticiler personeli ile yapacakları periyodik toplantılarda birimlerinde iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanması konusunda değerlendirme yapmalıdır. KOS :Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayışına sahip bir şekilde, mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, kapsamlı yönetim anlayışına uygun bir çalışma ortamı ve saydamlığı sağlayacak ve bu konuda personele örnek olacaktır. En az 3 aylık periyodik toplantılarda iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanmasını değerlendireceklerdir. KOS 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde etik kurallar belirlenmemiş ancak personel kanunlarındaki düzenlemelere göre hareket edilmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Öncelikli olarak etik kuralları belirlemek maksadıyla Etik Komisyonu oluşturulmalıdır. Etik kurallar yazılı hale getirilmeli ve buna istinaden hazırlanacak Etik Sözleşmesi tüm personele tebliğ edilerek imzalatılmalıdır. Yapılacak olan tüm temel eğitim, hazırlayıcı eğitim ve hizmet içi eğitim seminerlerinde bu etik kurallar ders olarak verilmelidir. KOS KOS KOS : En az 7 kişiden oluşan Etik Komisyonu oluşturulacaktır. :Etik kurallar yazılı hale getirilecek ve Etik Sözleşmesi hazırlanacaktır. : Etik Sözleşmesi tüm personele tebliğ edilecek ve imzalatacaktır. KOS :Yapılacak olan tüm temel eğitim, hazırlayıcı eğitim ve hizmet içi eğitim seminerlerinde bu etik kurallar ders olarak verilecektir. 13

16 KOS 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz halihazırda bulunan düzenlemeler ölçüsünde faaliyet sonuçlarının faaliyet raporu, mali durum ve beklentiler raporu gibi raporlamalarla kamuoyuna sunmakta iş ve eylemlerinde dürüstlük, adalet ve eşitliği ilke edinerek görevini sürdürmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Öncelikli olarak etik kuralları belirlenirken dürüstlük, eşitlik, tarafsızlık, hesap verebilirlik ve saydamlık gibi ilkeler belirlenmeli ve yazılı hale getirilmelidir. Kurum içindeki Web düzenlemeleri etkin ve güncel hale getirilerek kamuoyunun bilgilendirilmesi gerekmektedir. Stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yapılmalı ve değerlendirmeye tabi tutulmalıdır. Hazırlanan raporların ve birimlerimizin yürüttüğü faaliyetlere ilişkin olarak gerekli bilgilerin düzenli olarak web sayfasında ve çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna duyurulması sağlanmalıdır. KOS : Hazırlanacak etik kurallarda dürüstlük, eşitlik, tarafsızlık, hesap verebilirlik ve saydamlık gibi ilkeler yazılı hale getirilecektir. KOS getirilecektir. : Kurumun ve birimlerin Web düzenlemeleri etkin ve güncel hale KOS : Stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili yıllık periyotlarla raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutularak kamuoyuna açıklanacaktır. KOS 1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz personeli mevcut yasal düzenlemelere göre hizmetlerini sürdürmekte, görevlerini yerine getirirken de gerek personele gerekse hizmet alanlara genel davranış kurallarına göre davranmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Çalışanların hizmetleri yerine getirmeleri sırasındaki davranışlarını düzenleyen ve bir standart getiren eğitim ve bilgilendirme faaliyeti 14

17 yürütülmelidir. Çalışanların ve hizmet verilenlerin memnuniyetlerini ölçecek anket çalışmaları yapılmalıdır. KOS : Yöneticilerin personele, personelin hizmet alanlara adil ve eşit davranmaları için yapılacak hizmet içi eğitimlerle bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir KOS : Özdeğerlendirme ve anket çalışmaları yapılarak personelin görüş ve düşünceleri alınacaktır KOS 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır MEVCUT DURUM : Üniversitemizde kullanılan bilgi ve belgelerin doğruluğu ve güvenliği birim içindeki hiyerarşik kontrollerle yürütülmektedir. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile Üniversitemiz İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole Tabi Mali Karar ve İşlemlere İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde mali işlemler, ön mali kontrole tabi tutularak doğruluğu ve güvenilirliği sağlanmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Üniversitemizin tüm bilgi ve belgelerinin tam, doğru ve güvenilir olması için sürekli güncellenmesi gerekmektedir. İç ve dış denetim sonucu düzenlenen raporlar değerlendirilmeli ve gerekli tedbirler alınmalıdır. Belge ve bilgilerin, doğru ve güvenilir olması için hizmet içi personel eğitiminin ve değişen mevzuata uygun intibak eğitimlerinin sürekli olması gerekmektedir KOS : İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyeceklerdir. KOS :Üniversitemiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin hataların önlenmesinde Ön mali Kontrol, Muhasebe Yetkilisi Kontrolleri ile İç ve dış denetim sonucu düzenlenen raporlar değerlendirilerek gerekli önlemleri alacaklardır. 15

18 KOS 2 : MİSYON, ORGANİZASYON YAPISI VE GÖREVLER İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin misyonu yazılı olarak belirlenmiştir. Misyona, hazırlanan Stratejik Plan, Faaliyet Raporu gibi dokümanlarda yer verilerek tüm personelin ve kamuoyunun bilgilenmesi sağlanmıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Web düzenlemelerinde ve ilan panolarında da idare misyonun yazılı olarak duyurularak misyonun benimsenmesi sağlanmalıdır. KOS sağlanacaktır. : Üniversitemiz misyonunun web sayfasında ve ilan panolarında duyurulması KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin tüm birimlerinde yürütülecek görevlere ilişkin görev tanımlamaları yazılı olarak yapılmış ve tüm personele duyurulmuştur. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER :

19 KOS 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz birimlerinde görevli personelin görevleri, yetki ve sorumlulukları hazırlanan iş akış şemalarıyla belirlenmiş ve tüm personele duyurulmuştur KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : KOS 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin genel ve birimlere ait teşkilat şemaları düzenlenmiş ve hazırlanan teşkilat şemalarına göre fonksiyonel görev dağılımları belirlenmiştir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : KOS 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER :

20 KOS 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde hassas görevlerin hangi görevler olduğunu ve bu görevlere ilişkin prosedürlere ilişkin herhangi bir belirleme çalışması yapılmamıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Hassas görevler tanımlanmalı ve prosedürleri belirlenmelidir. Ayrıca bu prosedürlerin görevli personele tebliğ edilmesi gerekmektedir. KOS KOS : Birim yöneticileri tarafından hassas görevler belirlenecektir : Bu görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir KOS : Belirlenen hassas görevlere ilişkin prosedürlerin, görevi yapan personele yazılı olarak tebliğ edilmesi sağlanacaktır KOS 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yöneticiler kendilerine verilen görevlerin kontrolünü, evrak takibi ve hiyerarşik kontroller ile sağlamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Yöneticiler verilen görevlerin sonuçlarını mevcut yöntemlerin yanı sıra alt yönetici ve personelle yapacakları rutin toplantılar ile izlemeli ve değerlendirmeli, değerlendirme sonuçlarını raporlamalıdır. KOS : Yöneticiler verilen görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik kendi belirleyecekleri aralıklarla toplantılar düzenleyeceklerdir. 18

21 KOS 3: PERSONELİN YETERLİLİĞİ VE PERFORMANSI İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin Stratejik Planında hedeflenen amaçlara istenilen zamanda ulaşabilmek için gerekli nitelik ve sayıda personel ihtiyacının tespit edilmesi için kurum norm kadro çalışması yapılmıştır. Üniversitemizin mevcut personeli nitelik ve nicelik açısından kurumun ihtiyaçlarını karşılayamayacak durumdadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Tüm birimlerin insan kaynağı ihtiyacı belirlenerek idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek eksikliklerin giderilmesine yönelik önlemler alınmalıdır. İnsan kaynaklarının niceliklerin yanı sıra niteliklerinin de iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapılmalıdır. KOS : Birimlerin görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli asgari insan kaynağı ihtiyacı belirlenerek imkanlar ölçüsünde gerekli personel temini yada görevlendirmesi sağlanacaktır. KOS : Personelin hizmet içi eğitimler ile kalitelerini arttırmaları sağlanacaktır. KOS : Üniversitemizin akademik ve idari personel ihtiyacı, amaçlarını gerçekleştirecek doğrultuda planlanacaktır. KOS 3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yönetici ve personel görevlerini yerine getirmede kullandıkları bilgi ve deneyimleri bireysel çalışmalar ile kazanmakta, kurum içinde yeterli rutin bir hizmet içi eğitim yapılmamaktadır. Eğitim faaliyetleri yeni mevzuat düzenlemeleri ile uyumun sağlanmasına yönelik olup sürekli ve bir takvime bağlı olarak yapılmamaktadır. Sürekli eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi için 2008 yılı içerisinde Eğitim Koordinatörlüğü kurulmuş ve çalışmalarına başlamıştır. 19

22 KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Her bir görev için belirlenmiş nitelikler göz önünde bulundurularak personel istihdamı sağlanmalıdır. Tüm birimlerin eğitim ihtiyacı belirlenerek idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlayacak, bilgi ve deneyimlerini arttıracak şekilde personele hizmet içi eğitim verilmelidir. Üniversitemiz eğitimcileri bu eğitim ihtiyacını karşılayamıyorsa hizmet satın alınması şeklinde seminer, kurs ve toplantılara katılımın sağlanması gerekmektedir. KOS : Her bir görev için belirlenmiş nitelikler göz önünde bulundurularak personel istihdamı azami ölçüde buna göre sağlanacaktır. KOS : Birimlerin eğitim talepleri belirlenecek ve belirlenen konulara göre eğitim programı planlanacaktır. KOS : Eğitimlerin yetkin kişiler tarafından verilmesi sağlanacaktır. KOS : Personelin çalıştığı konu hakkında sürekli olarak eğitim alınması, kurslara, seminerlere, toplantılara katılımları ile sağlanacaktır KOS 3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yürütülen her bir iş için gerekli eğitim şartlarını taşıyan yetkin personelin çalıştırılması genel şarttır. Ancak, mevcut personel sayısı yeterli olmadığından zaman zaman değişik eğitim şartlarını taşıyan ve değişik kadrolarda bulunan personel zorunlu olarak mesleki alanı olmayan görevlerde çalışmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Personel istihdamında ihtiyaçlar belirlenerek ihtiyaçlara uygun kadro ve eğitim şartını taşıyan personel temini için çalışmalar yapılmalıdır. KOS : Kabul görmüş mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalışmalar Personel Daire Başkanlığı ve ilgili birimler tarafından yürütülecektir. 20

23 KOS 3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde personelin işe alınmasında personel mevzuatı hükümlerine göre hareket edilmekte, Devlet Personel Başkanlığı tarafından koordine edilen merkezi sınavlarla ve mevzuat hükümleri çerçevesinde personel istihdam edilmektedir. Personelin ilerleme ve görevde yükselmesi mevcut Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümlerine göre yürütülmektedir. Personelin bireysel performansı (Sicil notları, eğitim durumu, kıdem yılı, katıldığı eğitimler) puanlama yöntemi ile ölçülerek yüksek puan alanların görevde yükselme eğitimlerine katılması sağlanmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir : Personelin ilerleme ve görevde yükselme sınavlarının, boşalan kadroları vekâleten yürütülmeyecek şekilde planlanması ve sürekli hale getirilmesi gerekmektedir. KOS : Boşalan kadrolar vekâleten yürütülmeyecek şekilde, Personelin ilerleme ve görevde yükselmeleri sınavları ihtiyaca göre sürekli hale getirilecektir. KOS 3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde her bir görev için hizmet içi eğitim faaliyeti periyodik olarak yapılmamaktadır. Eğitimler, değişen mevzuat düzenlemelerine göre ilgili birimlerce koordine edilerek yürütülmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Kurulmuş olan Eğitim Koordinatörlüğü görevin etkin bir şekilde yürütmeli, tüm birimlerde mevcut görevler için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek hizmet içi eğitimlerin planlanması ve altyapısının hazırlanması gerekir. 21

24 KOS : Eğitim Koordinatörlüğü eğitim çalışmalarında etkili ve sorumlu olacaktır. Birimlerin eğitim ihtiyaçları Eğitim Koordinatörlüğü tarafından ihtiyaç analiz çalışmaları yapılarak bir sonraki yıl için belirlenecektir. Planlanan eğitim programlarının takip eden yılda uygulanması sağlanarak değerlendirmeye tabi tutulacaktır. KOS 3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde personel kanunlarına dayalı olarak her yıl aralık ayında personel sicilleri doldurularak personelin performansı değerlendirilir. Sicili düşük olan personele bu durum bildirilerek performansını ve davranışlarını düzeltmesi istenir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. ÖNERİLER davranışları ve performansı konusunda görüşülebilinir.. : Yalnız Sicili düşük verilen personel ile değil tüm personel ile KOS : Tüm personelin performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az 1 kez değerlendirilerek sonuçları hakkında personel ile görüşme yapılacaktır KOS 3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde personelin performansının değerlendirilmesi sonucunda herhangi bir eğitim ve ya ödüllendirme mekanizması bulunmamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Performans değerlendirmesi sonucunda yetersiz bulunan personele yetersiz olduğu konularda eğitim verilmeli, üstün başarı gösterenler ödüllendirilmelidir. 22

25 KOS : Personel değerlendirmelerinde emsallerine göre iyi performans gösteren personele teşekkür yazısı, plaket vs verilmesi gibi yöntemlerle ödüllendirilmesi sağlanacak, diğer personelin de bireysel performanslarını yükseltmeye yönelik özendirilmesi ve motive edilmesi sağlanacaktır KOS : Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek, yetersiz bulunan personele performansını arttırması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır. KOS 3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin resmi internet sayfasında idari ve akademik personelin atanma ve görevde yükselme ilkeleri yayımlanmak suretiyle duyurulmaktadır KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Personel istihdamı, yer değiştirme, üst göreve atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi İnsan kaynakları yönetimine ilişkin tüm mevzuatın yazılı hali ile personele duyurulması için mekanizmalar geliştirilmelidir. KOS : İnsan kaynakları yönetimine ilişkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst göreve atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar Personel Daire Başkanlığının web sayfasında yayımlanacak ve duyurulacaktır. KOS : Personel için yapılacak tüm eğitim programlarında insan kaynakları yönetimine ilişkin mevzuata ders konusu olarak yer verilecektir. 23

26 KOS 4 : YETKİ DEVRİ İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde her bir iş için hazırlanmış olan İş Akış Şemalarında iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş ve yayımlanarak personele duyurulması sağlanmıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yetki devirleri yasal mevzuat çerçevesinde yürütülmekte olup yetki devrine ilişkin onay, yazı vs. ilgili birimlere yazışma yapılmak suretiyle bildirilmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Yetki devirlerinde yasal mevzuatın yanı sıra üst yönetici tarafından belirlenecek esasların gösterildiği yetki devri prosedürlerine de uyulmalıdır. KOS : Üst yöneticinin görüşleri alınmak suretiyle yetki devri prosedürü hazırlanacaktır. KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yetki devirleri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olacak şekilde tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. 24

27 KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. gösterildiği yetki devri prosedürlerine göre yapılmalıdır : Yetki devirleri üst yönetici tarafından belirlenecek esasların KOS : Yetki devirleri üst yönetici tarafından belirlenecek esasların gösterildiği yetki devri prosedürlerinde belirtilen hususlara göre yapılacaktır. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yetki devredilen personelin, görevin gerektirdiği bilgi deneyime ve yeteneğe sahip kişilerden seçilmesi benimsenmiştir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Yetki devirlerinde yetkinin devredileceği kişilere ait kriterler her bir görev için ayrı ayrı belirlenmelidir. KOS için ayrı ayrı belirlenecektir. :Yetki devirlerinde yetkinin devredileceği kişilere ait kriterler her bir görev KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yetki devredilen ile yetkiyi devreden personel arasındaki bilgi akışı şifahi olarak sürdürülmekte ancak herhangi bir raporlamaya dayanmamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Yetki devirlerinde yetkinin kullanımı, yetkiyi devralan tarafından devredene raporlanmalıdır. KOS : Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın raporlama yapacağı hususlarına yer verilecektir. 25

28 2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI RDS 5 : PLANLAMA VE PROGRAMLAMA İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. MEVCUT DURUM : yıllarını kapsayan Üniversitemiz Stratejik Planı, Misyon ve Vizyonuna ulaşmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemler kullanılarak hazırlanmıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : RDS 5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. MEVCUT DURUM : 2009 yılı için Üniversitemiz Performans Programı hazırlanmış olmakla birlikte, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Yönetmeliği hükümleri gereğince her yıl performans programı hazırlanacaktır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER :

29 RDS 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz bütçesi her yıl Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Yönetmeliği hükümleri, Maliye Bakanlığınca yayımlanacak Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberi, Devlet Planlama Müsteşarlığınca yayımlanacak olan Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberi hükümleri doğrultusunda hazırlanmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : RDS 5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz faaliyetlerini ilgili mevzuatın kendisine verdiği görev ve sorumluluklar doğrultusunda yürütmektedir. Ancak, belirlenen amaç ve hedeflere uygunluk konusunda bir değerlendirme yapılmamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Yöneticiler, faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için periyodik dönemler halinde kontroller yapmalıdır. RDS : Yöneticiler faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu yılda bir kez değerlendirecektir. 27

30 RDS 5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz yöneticileri tarafından, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedefler haricinde görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlenmemiştir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Yöneticiler tarafından gerekli hallerde kısa ve orta vadeli özel hedefler belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. RDS : Tüm birim yöneticileri gerekli hallerde görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefler bilgilendirme toplantıları ve yazılı olarak personele duyurulacaktır. RDS 5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz Stratejik Planında hedeflerimiz spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak belirlenmiştir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : Üniversitemiz Stratejik Planı değişen koşullara göre Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığından alınacak izine göre revize edilebilir. - RDS 6 : RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. 28

31 RDS 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz Stratejik Planının hazırlanması aşamasında GZFT (SWOT) analizi yapılmış ve Güçlü-Zayıf yönler ile Fırsatlar-Tehditler belirlenmiştir. Üniversitemiz İç Denetim Birimi tarafından düzenlenen iç denetim raporlarında da amaç ve hedeflere yönelik riskler tespit edilerek raporlanmıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Üniversitemizde risklerin sistemli bir şekilde belirlenmesi için risk belirleme ve danışma ekipleri oluşturulmalı ve eğitim verilmelidir. RDS : Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kişiden oluşacak risk belirleme ekibi oluşturulacaktır. RDS : Kurulan risk belirleme ekiplerine danışmanlık yapacak Risk Danışma ve Değerlendirme Kurulu oluşturulacaktır. RDS : Risk belirleme yöntemleri hakkında Risk Danışma ve Değerlendirme Kurulu tarafından eğitim verilecektir. RDS : Ortaya çıkartılmış olan mevcut riskler dışında amaç ve hedeflere yönelik diğer riskler belirlenecek ve kurum bazında konsolide edilerek yayımlanacaktır. RDS 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. MEVCUT DURUM : Risklerin gerçekleşme olasılığı ve etkilerinin değerlendirilmesi konusunda üniversitemizde herhangi bir analiz çalışması yapılmamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Risklerin gerçekleşme olasılığı ve etkilerinin değerlendirilmesi konusunda analiz yapılmalıdır. 29

32 RDS :Üniversitemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılıkları ve muhtemel etkileri Risk Danışma ve Değerlendirme Kurulu ile Risk Belirleme Ekipleri tarafından yılda bir kez değerlendirilecektir. RDS 6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. MEVCUT DURUM : Risklere karşı alınacak önlemler konusunda İç Denetim Biriminin raporlarında belirttiği önerilere ilişkin oluşturulan eylem planları haricinde herhangi bir eylem planı oluşturulmamıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Tüm risklerin önlenmesine yönelik eylem planları oluşturulmalıdır. RDS :Üniversitemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılıkları ve muhtemel etkileri, önem sırasına göre raporlanacak ve risklerin bertaraf edilmesine yönelik öneri ve tedbirler bildirilecek ve buna göre ilgili birimlerce eylem planları oluşturulacaktır. 30

33 3- KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI KFS 7: KONTROL STRATEJİLERİ VE YÖNTEMLERİ İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. MEVCUT DURUM kontrolü yapılmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Üniversitemiz faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde süreç : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Her bir faaliyetin gerçekleştirilmesinde farklı riskler var olacağından bu riskler için standartta belirtilen kontrol strateji ve yöntemlerinden uygun olanlar ayrı ayrı ya da birlikte kullanılmalıdır. KFS 7.1-1: Her birim tarafından faaliyet alanları ve riskleri ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol stratejisi ve yöntemi seçilerek bunların uygulanması sağlanacaktır. KFS 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde iş akış şemaları süreç kontrolüne dayandırılarak hazırlanmıştır. Süreç Kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanarak uygulanmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : - 31

34 - KFS 7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde Taşınırlar taşınır mal yönetmeliği gereğince yılsonlarında sayımları ve kontrolleri yapılarak raporlanmakta ve anılan yönetmelik gereğince kişilerin kullanımına verilenler zimmetlenerek kişisel sorumluluk altına alınmıştır. Kasa, banka, teminat mektubu gibi değerlerin kontrolleri Muhasebe yönetmeliği hükümlerine göre yürütülmektedir. Taşınmazların kontrolleri de sorumlu birim olan Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde yürütülmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : - - KFS 7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yapılan kontroller mevcut mevzuat dâhilinde yapılmakta olup herhangi bir maliyet analizi yapılmamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Fayda-maliyet analizleri yapılmalıdır KFS : Belirlenen kontrol yönteminin maliyetinin beklenen faydayı aşmaması için fayda/maliyet analizi yapılacaktır. KFS 8 PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİ VE BELGELENDİRİLMESİ İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri iç in gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. 32

35 KFS 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz tüm faaliyetler ile mali karar ve işlemler hakkında yazılı prosedürler belirlemek amacıyla iş süreçlerine ilişkin iş akış şemaları düzenlemiştir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : Hazırlanmış olan iş akış şemaları değişen şartlarla uyumlaştırılmalı ve geliştirilmelidir. - KFS 8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz tarafından hazırlanan iş akış şemaları faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde tasarlanmıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : - - KFS 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz tarafından hazırlanan prosedür ve dokümanlar 2009 yılının ilk 6 ayında hazırlandığı için güncel, mevzuata uygun ve kapsamlı şekilde düzenlenmiştir. Bu dokümanların hazırlanması çalışmaları mevcut personel katılımıyla yürütülmüş ve personel anlaşılabilirliği sağlanmaya çalışılmıştır. Ayrıca iş akış süreçlerinin hazırlanmasından önce, bu dokümanların nasıl hazırlanması gerektiği hakkında tarihinde eğitim verilmiştir KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Hazırlanan prosedür ve dokümanlar kontrol edilerek personelin bilgisi olacak şekilde yayımlanmalıdır 33

36 - KFS : Hazırlanan prosedür ve dokümanlar birim içi yazışmalar ile ve web ortamında yayımlanarak personele duyurulacak ve ulaştırılacaktır. KFS 9: GÖREVLER AYRILIĞI Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde hazırlanan iş akış şemalarında, faaliyetlerin yürütülmesi sırasında görev alan kişilerin ad ve unvanları belirtilmiştir. Mevcut personel tarafından yürütülen işlerin her bir aşamasının farklı kişilerden oluşturulması sağlanmaya çalışılmaktadır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından tarihinde yayımlanan bir genel yazı ile satın alma süreçlerinde görevlendirilecek personelin görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda görevlendirilmesi gerektiği duyurulmuştur. Buna göre satın alma süreçlerinde oluşturulan komisyonlarda farklı personel bulundurulması genel ilke olarak kabul edilmekte, yeterli personel bulunmaması durumunda farklı birimlerden personel temini yoluna da gidilmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : - - KFS 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde birçok birimde personel yetersizliği bulunmakta görevler yerine getirilirken sıkıntılar yaşanmaktadır. Görevler ayrılığı ilkesi yerine getirilmek maksadıyla çeşitli görevlendirmeler tesis edilerek hizmetler yürütülmektedir. 34

37 KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Personel yetersizliği durumunda yeni personel temini ve yetiştirilmesi için gerekli başvurular yapılmalı, mevcut personelin geçici görev, izin, hastalık izni vb. gibi görev başında bulunmadığı durumlar için çözümler üretmesi gerekmektedir. KFS : Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından personel temini (görevlendirme) konusunda gerekli tedbirler alınacaktır. KFS 10. HİYERARŞİK KONTROLLER Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde iş akış şemalarına göre süreç kontrolü yapılması benimsenmiştir. Her bir aşamadaki kontroller önceki süreçleri de kapsayacak şekilde yürütülmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. : - - KFS Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde personelin iş ve işlemleri süreç kontrolü ve paraf yöntemiyle izlenmekte, iş ve işlemi onaylayan yöneticiler, yapılan bu kontroller sırasında tespit edilen hata ve usulsüzlükler geri bildirilerek düzeltme yoluna gitmektedirler. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. sistematiği sağlanmalıdır. : Yapılan izleme ve onaylama faaliyetlerinin sürekliliği ve 35

38 KFS : Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrolü sonucunda tespit ettiği olumsuzlukları söz konusu personele bildirecek olup, olumsuzlukların nedenleri araştırılarak bunların giderilmesi için bilgilendirme yapılacak ve gerekli hallerde hizmet içi eğitimler verilecektir. KFS 11: FAALİYETLERİN SÜREKLİLİĞİ İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. MEVCUT DURUM : Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılmaların olması durumunda personel imkânlarına göre geçici çözüm yollarına gidilmekte, sistemsel bir yöntem benimsenmemektedir. Yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda personelin intibakını sağlamak amacıyla ilgililere eğitim verme yoluna gidilmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Birim içi personel rotasyonu sağlanmalı, eş görevlendirmeler yapılmalı, Hizmet içi eğitim faaliyetleri sürdürülmeli, eğitim biriminin yapısı güçlendirilmelidir. KFS : Birimlerce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için belirli dönemlerde personele görev değişikliği (Rotasyon) yapılması veya eş görevlendirme yapılması sağlanacaktır. KFS : Birimlerce eğitim ihtiyaçlarına göre hizmet içi eğitim faaliyetleri birim içinde de yürütülecektir. KFS : Eğitim faaliyetlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için Eğitim Koordinatörlüğünün yapısı güçlendirilecektir. 36

39 KFS Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde personel yetersizliği nedeniyle boş olan kadrolara vekalet müessesesi doğrultusunda usulüne uygun vekil atamaları yapılmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : Boşalan kadrolar için görevde yükselme sınavlarının zamanında ve usulüne uygun şekilde gerçekleştirilmesi ve boş kadrolara ait atamaların yapılması gerekmektedir. - KFS Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde geçici veya sürekli olarak görevden ayrılan personelin yürüttüğü iş ve işlemlerin devrine ilişkin herhangi bir raporlama düzenlenmesi yoluna gidilmemekte bu devirler şifahi olarak yapılmaktadır KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Görevden ayrılmalarda raporlama yapılmalıdır. KFS : Birimlerce, ilgili mevzuatında yazılı hükümlerde dikkate alınarak, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre, gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Bu durumu sağlamayan personelin görevden ayrılmasına izin verilmeyecektir. KFS 12. BİLGİ SİSTEMLERİ KONTROLLERİ İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. 37

40 KFS Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde İnternet ve internet üzerinden erişilen yazılımların kullanımına yönelik kurallar belirlenmiş ve bu kurallar Tarih ve sayılı yazı ile tüm birimlerdeki kullanıcılara duyurulmuş ve kayıt altına alınmıştır. İnternet üzerinden işlenecek suçlara karşı mücadele amacıyla tüm içerden dışarıya ve dışarıdan içeriye olan internet erişimleri kullanıcı bazında kayıt altına alınmaktadır. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğini sağlamak üzere güvenlik duvarları ve antivirüs programları satın alınmıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : Farklı teknolojik gelişmeler sonucunda, ileride bilgi sistemlerini tehdit edecek açıklara karşı yeni yöntemler geliştirilmeli ve güncellemeler yapılmalıdır. - KFS Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde mevcut otomasyon sistemine yapılan erişimler konusunda tüm kullanıcılara yetkilendirmeler yapılmıştır. İnternet erişimi konusunda herhangi bir yetkilendirme yapılmamıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : İnternet erişimi konusunda yetkilendirme yapılmalıdır. KFS : Bilgi İşlem Daire Başkanlığı koordinasyonunu altında tüm kullanıcılara İnternet erişimi konusunda ve kablosuz ağda erişim konusunda yetkilendirme yapılacaktır. 38

41 KFS İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde bilgi teknolojileri günümüz standartlarına uygun bir şekilde kullanılmaktadır. Ancak, veriler bir bilgi depolama biriminde istatistik standartlara göre düzenlenip saklanmamaktadır. Dolayısıyla yönetimin şeffaflık, hesap verebilirlik ve karar alma süreçlerinde kullanabileceği verilere ulaşmak zor ve sağlıklı olmamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Bilgi teknolojilerinin, bilgi ve iletişimi, şeffaflığı, hesap verebilirliği, katılımcılığı ve karar verme mekanizmasının etkinliğini arttıracak şekilde kullanılması gerekmektedir. KFS : Üniversitemizde bilgilerin güncel, tam ve doğru bir şekilde üretilmesi ve saklanmasını sağlamak amacıyla mevcut otomasyon sistemi bilişim yönetişimini sağlayacak şekilde geliştirilecektir. 39

42 4- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI BİS 13: BİLGİ VE İLETİŞİM İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi sağlamak amacıyla anket çalışmaları yapılmakta, dilek-şikayet kutuları bulunmakta, web üzerinde internet sayfamız ile iç ve dış paydaşlarımız bilgilendirilmekte ve web-mail sistemi bulunmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. güncellenmelidir. : Mevcut bilgi ve iletişim sistemleri geliştirilmeli ve BİS : Üniversitemiz birimlerinin web düzenlemeli güncellenerek geliştirilecek, web sayfası olmayan birimlerin web düzenlemesi yapmaları sağlanacaktır. BİS Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde bilgiye zamanında ulaşılabilmek için kütüphane ve internet kaynakları kullanılmaktadır. Ancak, birimlere ait yeterli bir arşivleme ve dokümantasyon sistemi bulunmamaktadır. Fiziki alan yetersizliği ve uzman personel yetersizliği nedeniyle etkin bir arşivleme sistemi kurulamamaktadır. Elektronik imza ve yazışma sistemleri üzerinde çalışmalar yapılmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Etkin bir arşivleme ve dokümantasyon sistemi kurulmalıdır. Elektronik imza ve yazışma hayata geçirilmelidir. 40

43 BİS : Standart dosya planına uygun dokümantasyon ve arşivleme sistemi kurulacaktır.( YÖK tarafından düzenlenmesine müteakip) BİS : Üniversitemiz birimlerinin tüm ana ve ilgili mevzuatı ile kamuoyu bilgilendirme raporları internet ortamında ve kolay ulaşılabilir duruma getirilecektir. Bu amaçla her birimde web sayfası sorumlusu olarak en az bir personel görevlendirilecektir. BİS Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde hazırlanan ve yayımlanan bilgilerin anlaşılabilirliği ve hazırlandığı zaman itibari ile de doğru ve güvenilirliği sağlanmaktadır. Ancak, sistemli güncellemeler her zaman yapılamamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Bilgilerin tam, doğru, güvenilir kullanışlı ve anlaşılabilir olması için sürekli güncellemeler yapılmalıdır. BİS : Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. BİS Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz performans programı ve Üniversitemiz bütçesi Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yönetilen e-bütçe (Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi) sistemi üzerinden hazırlanmakta ve yıl içerisindeki bütçe hareket işlemleri aynı sistem üzerinden yapılamakta ve yine Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından yönetilen say2000i sisteminde bütçe uygulama sonuçlarına ve diğer mali raporlamalara ulaşılmakta olup yapılan yetkilendirmeler dâhilinde gerekli bilgilere zamanında ulaşılmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER :

44 BİS Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. MEVCUT DURUM : Mevcut otomasyon bilgi sistemi yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri karşılamaya yönelik hazırlanmıştır. Ancak, raporların tam ve doğru olarak üretilmesini ve analiz yapılmasına imkân verecek düzeye ulaşmamıştır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Otomasyon bilgi sistemindeki boşlukların tespit edilerek yeterli düzeye ulaşacak şekilde düzeltmelerin yapılması gerekmektedir. BİS :Üniversitemizin mevcut otomasyon bilgi sisteminin boşlukları ortaya çıkartılarak değerlendirilecektir. Sistem, Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanacaktır. BİS Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz misyon, vizyon, hedef ve amaçları Stratejik Planda belirtilmiştir. İş akış şemaları ile tüm personelin görev ve sorumlulukları kendilerine bildirilmiştir. Ancak misyon, vizyon, hedef ve amaçlar doğrultusunda her bir personel bazında beklentiler çalışanlara bildirilmemiştir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Beklentiler yöneticiler tarafından personele bildirilmelidir. - BİS : Yöneticiler Kurumun stratejik planında belirtilen, misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde oluşturulacak olan görev yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurularak her personel için somut beklenti, görev ve sorumluluklarını personele bildirecektir. 42

45 BİS İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır MEVCUT DURUM : Üniversitemiz personel iletişim sisteminde öneri-şikayet kutuları, personel memnuniyet anketi çalışmaları gibi yöntemler kullanılmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : İletişim sisteminde personelin değerlendirme, öneri ve sorunları iletebilmesi için çeşitli mekanizmalar üretilmelidir. BİS : Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmesi için öneri-şikayet kutuları, personel memnuniyet anketi çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak ve sonuçları değerlendirilecektir. BİS 14. RAPORLAMA İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ile performans programları stratejik plan, ve faaliyet raporları ile web ortamında kamuoyuna açıklanmaktadır KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. : - - BİS İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentilerimizi ve hedeflerimizi ile faaliyetlerimizi ortaya koyan Mali Durum ve Beklentiler Raporu 2006 yılından günümüze her yıl temmuz ayı sonuna kadar düzenlenerek web ortamında kamuoyuna duyurulmuştur. 43

46 KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : - - BİS Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin 2006 yılından günümüze kadar her yıl Nisan ayı sonuna kadar düzenlenerek kamuoyuna duyurulan İdare Faaliyet Raporu idarenin faaliyet sonuçlarını ve değerlendirmeleri kapsamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. ÖNERİLER : - - BİS Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin yazılı bir şekilde yatay ve dikey raporlama ağı belirlenmemiştir. Birim ve birimlerde görevli personel mevzuatın öngördüğü raporları yine mevzuatın belirlediği sürelerde düzenlemektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, iş takvimleri oluşturularak personele duyurulmalıdır. BİS : Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek, birim ve personelin görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporları kapsayan bir iş takvimi oluşturularak personele duyurulacaktır. 44

47 BİS 15: KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde kayıt sistemi gelen-giden evrak ve idare içi haberleşmeyi sağlayacak şekilde yürütülmektedir. Ancak, dosyalama sistemi standart dosyalama sistemine göre yapılmamakta her birim tarafından farklı sistemler benimsenmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Standart bir dosyalama sistemine geçilmelidir. BİS : tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Başbakanlık Genelgesinde; Üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderileceği, anılan Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte üniversitelerde kullanılmaya başlanacağı belirtilmiştir. Bu nedenle Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kullanılmaya başlanacaktır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. MEVCUT DURUM yürütülmemektedir. KARŞILAŞTIRMA : Üniversitemizde kayıt ve dosyalama, sistemsel bir şekilde : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. 45

48 : Standart bir dosyalama sistemine geçilmelidir. BİS :Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde kişisel dosyalar, sicil dosyaları güvenliği sağlanmış alanlarda bulundurulmaktır. Bilgi sistemlerindeki kişisel veriler sadece yetkili kişiler tarafından görülmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Standart bir kayıt ve dosyalama sistemine geçilmelidir. BİS :Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır. BİS Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. MEVCUT DURUM göre yapılmamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Üniversitemizde kayıt ve dosyalama belirlenmiş standartlara : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Standart bir dosyalama ve kayıt sistemine geçilmelidir. BİS :Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır. 46

49 BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde gelen-giden evrakın zamanında kaydedilmesine özen gösterilmekte ancak standart bir dosyalama sistemi bulunmadığından sınıflandırılarak arşivlenememektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Standart bir kayıt ve dosyalama sistemine geçilmelidir. BİS :Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. MEVCUT DURUM : Üniversitemizin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi bulunmamaktadır KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Standart bir kayıt ve dosyalama sistemine geçilmelidir. BİS :Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır. BİS 16. HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. 47

50 BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. MEVCUT DURUM : Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi mevzuattaki müracaat ve şikâyet kurallarına göre yapılmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi hakkındaki yöntemler belirlenerek tüm personele duyurulmalıdır. BİS :Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi hakkındaki yöntemler Etik Komisyonunca belirlenecektir. BİS :Belirlenen yöntemler ve ilgili mevzuat tüm personele duyurulacak, yapılacak hizmet içi, temel eğitim ve hazırlayıcı eğitim seminerlerinde ders konusu olarak verilecektir. BİS Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. MEVCUT DURUM : Yöneticiler kendilerine bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında gerekli incelemeyi kendileri yapmaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında gerekli inceleme sorumlu ve ilgili birimlerce yürütülmelidir. BİS : Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlem yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilerek gereken işlemlerin yapılması sağlanacaktır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. MEVCUT DURUM : Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı kendisine yönelik herhangi bir olumsuz muamele yapılmamaktadır. 48

51 KARŞILAŞTIRMA bilinmemesi sağlanmalıdır. : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Bildirimde bulunan personelin kimliği şikayet edilen kişilerce BİS : Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin kimliği, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğu yaptığı iddia edilen kişilerce bilinmemesi sağlanacak şekilde işlemler yürütülecektir. 49

52 5- İZLEME STANDARTLARI İS 17. İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemizde iç kontrol sistemi kurulma çalışmaları devam etmektedir. Daha önceki standartlarda belirtilen genel şartların yerine getirilmesi sürecine müteakiben değerlendirmeye tabi tutulması düşünülmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Sistematik bir şekilde iç kontrol sistemi değerlendirilmelidir. İS : İç kontrol sisteminin işleyişi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından Ocak ve Haziran aylarında olmak üzere yılda iki kez değerlendirilecek ve raporlanarak üst yöneticiye sunulacaktır. İS İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. MEVCUT DURUM KARŞILAŞTIRMA : Mevcut bir süreç ve yöntem bulunmamaktadır. : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Farklı süreç ve yöntemler belirlenmelidir. İS : Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksikliklere ilişkin düzenleyici ve 50

53 düzeltici önlemlerin alınması sağlamak maksadıyla hazırlanacak rapor sonuçlarına göre gerekiyorsa eylem planında revizeler yapılacaktır. İS İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. MEVCUT DURUM : - KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : Üniversitemizin tüm birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İS : İç kontrolün değerlendirilmesinde görevli olan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu bir üst yönetici yardımcısı başkanlığında tüm harcama yetkililerinin katılımı sağlanarak değerlendirmelerini sürdürecektir. İS İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. MEVCUT DURUM : - İS : Yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır. Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. İS İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. MEVCUT DURUM : - İS : İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek varsa mevcut eylem planında revizeler yapılacak, mevcut bir eylem planı yoksa söz konusu önlemler için yeni bir eylem planı oluşturularak uygulanması sağlanacaktır. STANDART: 18. İÇ DENETİM İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. 51

54 İS İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz İç Denetim Birimi tarafından iç denetim faaliyetleri İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara göre yürütülmektedir. Ancak, iç kontrol sistemi üniversitemizde henüz kurulma aşamasında bulunduğundan sistemin beklenilen düzeyde değerlendirmesi de mümkün olamamaktadır. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterli değildir. : İç denetim faaliyetlerinin, iç kontrol sistemini de kapsayacak düzeyde yürütülmesi, iç kontrol sisteminin kurulmasına bağlıdır. İS : İç denetim faaliyetleri, hazırlanan plan ve programlar çerçevesinde, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde düzenli olarak yürütülmeye devam edecektir. İS İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. MEVCUT DURUM : Üniversitemiz İç Denetim Birimi tarafından düzenlenen 2008/1 sayılı iç denetim raporu sonucunda ortaya çıkan riskler, hatalar ve eksiklikler için alınması gereken önlemler, denetlenen birimlerce hazırlanan eylem planı çerçevesinde yürütülmekte olup, İç Denetim Birimi tarafından izlenmektedir. KARŞILAŞTIRMA : Mevcut durum genel şartı sağlamaya yeterlidir. :

55 ZONGULDAK KARAELMAS ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI ZONGULDAK

56 KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup, kişisel ve mesleki dürüstlük, yönetim ve personelin etik değerleri, iç kontrole yönelik destekleyici tutum, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları politikaları ve uygulamaları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar. 54

57 1- KONTROL ORTAMI Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Yöneticilere iç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında bilgilendirme sunumu yapılmış ve doküman dağıtılmıştır. KOS İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesi için eğitim faaliyetlerine 1 (Bir) yıllık periyodik aralıklarla devam edilecektir. Strateji Gel. Daire Başk.- Eğitim Koor.- İç Denetim Birimi Eğitim değerlendirme anketi. Sürekli Her yıl Şubat ayında KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. KOS Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayışına sahip bir şekilde, mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, kapsamlı yönetim anlayışına uygun bir çalışma ortamı ve saydamlığı sağlayacak ve bu konuda personele örnek olacaktır. En az 3 aylık periyodik toplantılarda iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanmasını değerlendireceklerdir. Toplantı tutanakları Ocak 2010 dan itibaren En az 3 ayda bir KOS En az 7 kişiden oluşan Etik Komisyonu oluşturulacaktır Genel Sekreterlik Komisyon Oluru KOS Etik kurallar yazılı hale getirilecek ve Etik Sözleşmesi hazırlanacaktır Etik komisyonu Etik Kurallar KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. KOS Etik Sözleşmesi tüm personele tebliğ edilecek ve imzalatacaktır Personel Daire Başkanlığı Etik Sözleşmesi KOS Yapılacak olan tüm temel eğitim, hazırlayıcı eğitim ve hizmet içi eğitim seminerlerinde bu etik kurallar ders olarak verilecektir Strateji Gel. Daire Başk.- Eğitim Koor.- Eğitim Dokümanı

58 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS Hazırlanacak etik kurallarda dürüstlük, eşitlik, tarafsızlık, hesap verebilirlik ve saydamlık gibi ilkeler yazılı hale getirilecektir Etik komisyonu _ Etik Kurallar KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. KOS Kurumun ve birimlerin Web düzenlemeleri etkin ve güncel hale getirilecektir Bilgi İşlem Daire Bşk. Web düzenlemeleri KOS Stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili yıllık periyotlarla raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutularak kamuoyuna açıklanacaktır Strateji Gel. Daire Başk Faaliyet raporları Sürekli ( Her yıl nisan ayında ) KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. KOS Yöneticilerin personele, personelin hizmet alanlara adil ve eşit davranmaları için yapılacak hizmet içi eğitimlerle bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir Eğitim Koordinatörlüğü Eğitim Dokümanı Sürekli KOS Özdeğerlendirme ve anket çalışmaları yapılarak personelin görüş ve düşünceleri alınacaktır Strateji Gel. Daire Başk Anket- Özdeğerlendirme raporu Sürekli ( Yılda 1 kez ) KOS İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyeceklerdir Bilgilerin güncelliği Sürekli KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. KOS Üniversitemiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin hataların önlenmesinde Ön mali Kontrol, Muhasebe Yetkilisi Kontrolleri ile İç ve dış denetim sonucu düzenlenen raporlar değerlendirilerek gerekli önlemleri alacaklardır Değerlendirme Raporları Sürekli 56

59 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. KOS Üniversitemiz misyonunun web sayfasında ve ilan panolarında duyurulması sağlanacaktır. Bilgi İşlem Daire Bşk.-Tüm Birimler Web düzenlemeleri, İlan panosu duyuruları KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini Üniversitemizin tüm birimlerinde sağlamak üzere idare birimleri ve alt yürütülecek görevlere ilişkin görev birimlerince yürütülecek görevler yazılı tanımlamaları yazılı olarak yapılmış ve tüm olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. personele duyurulmuştur Üniversitemiz Norm Kadro çalışmasında tüm birimlerin ve alt birimlerin görev tanımlamaları yapılmış olduğundan mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin Üniversitemiz birimlerinde görevli görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki personelin görevleri, yetki ve sorumlulukları ve sorumluluklarını kapsayan görev hazırlanan iş akış şemalarıyla belirlenmiş ve dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve tüm personele duyurulmuştur personele bildirilmelidir. Üniversitemizde hazırlanan iş akış şemalarında personelin görev yetki ve sorumlulukları belirtildiğinden mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KOS 2.4 Üniversitemizin genel ve birimlere ait İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması teşkilat şemaları düzenlenmiş ve hazırlanan olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel teşkilat şemalarına göre fonksiyonel görev görev dağılımı belirlenmelidir. dağılımları belirlenmiştir. Üniversitemizin mevcut akademik ve idari teşkilat şemalsrı fonksiyonel görev dağılımlarını gösterecek şekilde düzenlendiğinden mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildedir Üniversitemiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olduğundan mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır 57

60 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS Birim yöneticileri tarafından hassas görevler belirlenecektir Hassas görevlerin dökümü KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KOS KOS Bu görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir Belirlenen hassas görevlere ilişkin prosedürlerin, görevi yapan personele yazılı olarak tebliğ edilmesi sağlanacaktır Hassas görevlerin prosedürleri Tebligat KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. KOS Yöneticiler verilen görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik kendi belirleyecekleri aralıklarla toplantılar düzenleyeceklerdir Toplantı tutanakları Sürekli KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS Birimlerin görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli asgari insan kaynağı ihtiyacı belirlenerek imkanlar ölçüsünde gerekli personel temini yada görevlendirmesi sağlanacaktır. Personel Daire Başkanlığı Tayin-terfigörevlendirme onayları yılda 1 kez KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. KOS Personelin hizmet içi eğitimler ile kalitelerini arttırmaları sağlanacaktır Personel Daire Başkanlığı- Eğitim Koordinatörlüğü Eğitim Dokümanı Sürekli ( Yılda 1 kez ) KOS Üniversitemizin akademik ve idari personel ihtiyacı, amaçlarını gerçekleştirecek doğrultuda planlanacaktır Personel Daire Başkanlığı İnsan Kaynakları Planlaması yılda 1 kez 58

61 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS Her bir görev için belirlenmiş nitelikler göz önünde bulundurularak personel istihdamı azami ölçüde buna göre sağlanacaktır. Personel Daire Başkanlığı Nitelikli insan kaynağı yılda 1 kez KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS KOS Birimlerin eğitim talepleri belirlenecek ve belirlenen konulara göre eğitim programı planlanacaktır. Eğitimlerin yetkin kişiler tarafından verilmesi sağlanacaktır Personel Daire Başkanlığı- Eğitim Koordinatörlüğü Personel Daire Başkanlığı- Eğitim Koordinatörlüğü Eğitim programı yılda 1 kez Görevlendirme onayı Sürekli KOS Personelin çalıştığı konu hakkında sürekli olarak eğitim alınması, kurslara, seminerlere, toplantılara katılımları ile sağlanacaktır Sertifika- katılım belgesi vs.. Sürekli KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. KOS Kabul görmüş mesleki kriterlerin yanında belirlenecek özel mesleki kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalışmalar Personel Daire Başkanlığı ve ilgili birimler tarafından yürütülecektir Personel Daire Başkanlığı Nitelikli insan kaynağı yılda 1 kez KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. KOS Boşalan kadrolar vekâleten yürütülmeyecek şekilde, Personelin ilerleme ve görevde yükselmeleri sınavları ihtiyaca göre sürekli hale getirilecektir. Personel Daire Başkanlığı- Eğitim Koordinatörlüğü Nitelikli insan kaynağı Sürekli (Her yıl değerlendirilecek ) 59

62 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. KOS Eğitim Koordinatörlüğü eğitim çalışmalarında etkili ve sorumlu olacaktır. Birimlerin eğitim ihtiyaçları Eğitim Koordinatörlüğü tarafından ihtiyaç analiz çalışmaları yapılarak bir sonraki yıl için belirlenecektir. Planlanan eğitim programlarının takip eden yılda uygulanması sağlanarak değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Eğitim Koordinatörlüğü Eğitim programı ve Eğitim Dökümanı Her Yıl KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. KOS Tüm personelin performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az 1 kez değerlendirilerek sonuçları hakkında personel ile görüşme yapılacaktır Değerlendirme Sonuçları Her Yıl ( en az 1 kez ) KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. KOS KOS Personel değerlendirmelerinde emsallerine göre iyi performans gösteren personele teşekkür yazısı, plaket vs verilmesi gibi yöntemlerle ödüllendirilmesi sağlanacak, diğer personelin de bireysel performanslarını yükseltmeye yönelik özendirilmesi ve motive edilmesi sağlanacaktır Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek, yetersiz bulunan personele performansını arttırması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanacaktır Öngörülen Ödüller Her Yıl Eğitim Her Yıl 60

63 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS KOS İnsan kaynakları yönetimine ilişkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst göreve atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar Personel Daire Başkanlığının web sayfasında yayımlanacak ve duyurulacaktır. Personel için yapılacak tüm eğitim programlarında insan kaynakları yönetimine ilişkin mevzuata ders konusu olarak yer verilecektir. Personel Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı - Eğitim Koord. Web Düzenlemeleri Eğitim Dökümanı Sürekli KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Üniversitemizde her bir iş için hazırlanmış olan İş Akış Şemalarında iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş ve yayımlanarak personele duyurulması sağlanmıştır Üniversitemizde hazırlanmış olan İş Akış Şemalarında iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş ve personele duyurulması sağlandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS Üst yöneticinin görüşleri alınmak suretiyle yetki devri prosedürü hazırlanacaktır. Üst Yönetim - Hukuk Müşavirliği Yetki Devri Prosedürü KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. KOS Yetki devirleri üst yönetici tarafından belirlenecek esasların gösterildiği yetki devri prosedürlerinde belirtilen hususlara göre yapılacaktır. Yetki Devri Onayları tarihinden itibaren sürekli 61

64 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. KOS Yetki devirlerinde yetkinin devredileceği kişilere ait kriterler her bir görev için ayrı ayrı belirlenecektir. Üst Yönetim - Hukuk Müşavirliği Yetki Devri Kriterleri KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın raporlama yapacağı hususlarına yer verilecektir Yetki Devri Onayları Sürekli 62

65 RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. 63

66 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını yıllarını kapsayan Üniversitemiz oluşturmak, stratejik amaçlar ve Stratejik Planı, Misyon ve Vizyonuna ulaşmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir ölçülebilir hedefler saptamak, hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, performanslarını ölçmek, izlemek ve izlemek ve değerlendirmek amacıyla değerlendirmek amacıyla katılımcı katılımcı yöntemler kullanılarak yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. hazırlanmıştır. Üniversitemiz Stratejik Planı 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat doğrultusunda hazırlandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır yılı için Üniversitemiz Performans Programı hazırlanmış olmakla birlikte, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Yönetmeliği hükümleri gereğince her yıl performans programı hazırlanacaktır Üniversitemiz Performans Programı her yıl 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat doğrultusunda hazırlandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Üniversitemiz bütçesi her yıl Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik ve Performans Programı Hazırlama Yönetmeliği hükümleri, Maliye Bakanlığınca yayımlanacak Bütçe Çağrısı ve eki Bütçe Hazırlama Rehberi, Devlet Planlama Müsteşarlığınca yayımlanacak olan Yatırım Genelgesi ve eki Yatırım Programı Hazırlama Rehberi hükümleri doğrultusunda hazırlanmaktadır Üniversitemiz bütçesi ve yatırım bütçesi her yıl 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat doğrultusunda hazırlandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır 64

67 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, RDS 5.4 stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere RDS uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu yılda bir kez değerlendirecektir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Değerlendirme Raporları Yılda 1 kez RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. RDS Tüm birim yöneticileri gerekli hallerde görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde hedefler belirleyecek, bu hedefler bilgilendirme toplantıları ve yazılı olarak personele duyurulacaktır. Özel Hedefler Sürekli RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, Üniversitemiz Stratejik Planında spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve hedeflerimiz spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, süreli olmalıdır. ilgili ve süreli olarak belirlenmiştir Üniversitemiz Stratejik Planında hedeflerimiz spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak belirlendiğinden mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RDS Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kişiden oluşacak risk belirleme ekibi oluşturulacaktır Ekip Onayları RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. RDS RDS Kurulan risk belirleme ekiplerine danışmanlık Üst Yönetim - yapacak Risk Danışma ve Değerlendirme Kurulu Strateji Gel. Dai. oluşturulacaktır. Başk. Risk belirleme yöntemleri hakkında Risk Danışma ve Değerlendirme Kurulu tarafından eğitim verilecektir. Risk Danışma ve Değ. Kurulu Kurul Onayı Eğitim Faaliyeti RDS Ortaya çıkartılmış olan mevcut riskler dışında amaç ve hedeflere yönelik diğer riskler belirlenecek ve kurum bazında konsolide edilerek yayımlanacaktır Risk Danışma ve Değ. Kurulu - Strateji Gel. Dai. Başk. Risk Değerlendirme Raporları Her Yıl 65

68 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. RDS Üniversitemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılıkları ve muhtemel etkileri Risk Danışma ve Değerlendirme Kurulu ile Risk Belirleme Ekipleri tarafından yılda bir kez değerlendirilecektir Risk Danışma ve Değ. Kurulu - Risk Belirleme Ekipleri Rapor Her Yıl RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RDS Üniversitemizin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin gerçekleşme olasılıkları ve muhtemel etkileri, önem sırasına göre raporlanacak ve risklerin bertaraf edilmesine yönelik öneri ve tedbirler bildirilecek ve buna göre ilgili birimlerce eylem planları oluşturulacaktır Risk Danışma ve Değ. Kurulu - Risk Belirleme Ekipleri Rapor - Eylem Planı Her Yıl 66

69 KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. 67

70 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS Her birim tarafından faaliyet alanları ve riskleri ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol stratejisi ve yöntemi seçilerek bunların uygulanması sağlanacaktır. Yöntem ve Stratejiler Sürekli KFS 7.2 Üniversitemizde iş akış şemaları süreç Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesikontrolüne dayandırılarak hazırlanmıştır. kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası Süreç Kontrolünde, her bir işlem daha önceki kontrolleri de kapsamalıdır. işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanarak uygulanmaktadır Üniversitemiz iş akış şemaları işlemlerin sürece yönelik tüm kontrollerini içerecek şekilde hazırlandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Üniversitemizde Taşınırlar taşınır mal yönetmeliği gereğince yılsonlarında sayımları ve kontrolleri yapılarak raporlanmakta ve anılan yönetmelik gereğince kişilerin kullanımına verilenler zimmetlenerek kişisel sorumluluk altına alınmıştır. Kasa, banka, teminat mektubu gibi değerlerin kontrolleri Muhasebe yönetmeliği hükümlerine göre yürütülmektedir. Taşınmazların kontrolleri de sorumlu birim olan Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı uhdesinde yürütülmektedir. Üniversitemizde mevcut düzenleme ve işlemler, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamakta olduğundan mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS Belirlenen kontrol yönteminin maliyetinin beklenen faydayı aşmaması için fayda/maliyet analizi yapılacaktır. Fayda / Maliyet Analizleri Sürekli _ 68

71 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Üniversitemiz tüm faaliyetler ile mali karar ve işlemler hakkında yazılı prosedürler belirlemek amacıyla iş süreçlerine ilişkin iş akış şemaları düzenlemiştir. Üniversitemizde tüm faaliyetler ile mali karar ve işlemler, iş süreçlerine ilişkin iş akış şemaları düzenlemiştir. Mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır. KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Üniversitemiz tarafından hazırlanan iş akış şemaları faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak şekilde tasarlanmıştır. Üniversitemizde hazırlanan iş akış şemaları faaliyet veya mali karar ve işlemin tüm safhalarını kapsayacak şekilde hazırlandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS Hazırlanan prosedür ve dokümanlar birim içi yazışmalar ile ve web ortamında yayımlanarak personele duyurulacak ve ulaştırılacaktır Yazışmalar - Web Düzenlemeleri

72 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Üniversitemizde hazırlanan iş akış şemalarında, faaliyetlerin yürütülmesi sırasında görev alan kişilerin ad ve unvanları belirtilmiştir. Mevcut personel tarafından yürütülen işlerin her bir aşamasının farklı kişilerden oluşturulması sağlanmaya Her faaliyet veya mali karar ve işlemin çalışılmaktadır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından tarihinde onaylanması, uygulanması, yayımlanan bir genel yazı ile satın alma kaydedilmesi ve kontrolü görevleri süreçlerinde görevlendirilecek personelin farklı görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda kişilere verilmelidir. görevlendirilmesi gerektiği duyurulmuştur. Buna göre satın alma süreçlerinde oluşturulan komisyonlarda farklı personel bulundurulması genel ilke olarak kabul edilmekte, yeterli personel bulunmaması durumunda farklı birimlerden personel temini yoluna da gidilmektedir. Üniversitemizde mevcut düzenlemelerle Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmesi sağlandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. _ KFS Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından personel temini (görevlendirme) konusunda gerekli tedbirler alınacaktır Görevlendirmeler Sürekli _ 70

73 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Üniversitemizde iş akış şemalarına göre Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve süreç kontrolü yapılması benimsenmiştir. sürekli bir şekilde uygulanması için Her bir aşamadaki kontroller önceki süreçleri gerekli kontrolleri yapmalıdır. de kapsayacak şekilde yürütülmektedir. Yöneticiler iş akış şemalarına göre süreç kontrolü yaparak gerekli kontrolü yaptığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. KFS Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrolü sonucunda tespit ettiği olumsuzlukları söz konusu personele bildirecek olup, olumsuzlukların nedenleri araştırılarak bunların giderilmesi için bilgilendirme yapılacak ve gerekli hallerde hizmet içi eğitimler verilecektir. Talimatlar - Eğitim Faaliyetleri Sürekli KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KFS KFS Birimlerce, personel yetersizliğinden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için belirli dönemlerde personele görev değişikliği (Rotasyon) yapılması veya eş görevlendirme yapılması sağlanacaktır Birimlerce eğitim ihtiyaçlarına göre hizmet içi eğitim faaliyetleri birim içinde de yürütülecektir. Görevlendirme Sürekli Eğitim Koordinatörlüğü Eğitim Faaliyetleri Sürekli KFS Eğitim faaliyetlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için Eğitim Koordinatörlüğünün yapısı güçlendirilecektir. Üst Yönetim Eğitim Koordinatörlüğü Görevlendirme

74 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Üniversitemizde personel yetersizliği nedeniyle boş olan kadrolara vekalet müessesesi doğrultusunda usulüne uygun vekil atamaları yapılmaktadır Üniversitemizde personel yetersizliği nedeniyle boş olan kadrolara vekalet müessesesi doğrultusunda usulüne uygun vekil atamaları yapılmakta olduğundan mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. KFS Birimlerce, ilgili mevzuatında yazılı hükümlerde dikkate alınarak, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre, gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Bu durumu sağlamayan personelin görevden ayrılmasına izin verilmeyecektir. Rapor Sürekli KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri:idareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12.1 Üniversitemizde İnternet ve internet üzerinden erişilen yazılımların kullanımına yönelik kurallar belirlenmiş ve bu kurallar Tarih ve sayılı yazı ile Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve tüm birimlerdeki kullanıcılara duyurulmuş ve kayıt altına alınmıştır. İnternet üzerinden güvenilirliğini sağlayacak kontroller işlenecek suçlara karşı mücadele amacıyla yazılı olarak belirlenmeli ve tüm içerden dışarıya ve dışarıdan içeriye olan uygulanmalıdır. internet erişimleri kullanıcı bazında kayıt altına alınmaktadır. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğini sağlamak üzere güvenlik duvarları ve antivirüs programları satın alınmıştır. 72

75 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. KFS Bilgi İşlem Daire Başkanlığı koordinasyonunu altında tüm kullanıcılara İnternet erişimi konusunda ve kablosuz ağda erişim konusunda yetkilendirme yapılacaktır Bilgi İşlem Daire Başk. Yetkilendirme Prosedürleri KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. KFS Üniversitemizde bilgilerin güncel, tam ve doğru bir şekilde üretilmesi ve saklanmasını sağlamak amacıyla mevcut otomasyon sistemi bilişim yönetişimini sağlayacak şekilde geliştirilecektir. Bilgi İşlem Daire Başk. Otomasyon Sisteminin Rehabilitasyonu Sürekli 73

76 BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. 74

77 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. BİS Üniversitemiz birimlerinin web düzenlemeli güncellenerek geliştirilecek, web sayfası olmayan birimlerin web düzenlemesi yapmaları sağlanacaktır. Bilgi İşlem Daire Başk. Web Düzenlemesi BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. BİS BİS Standart dosya planına uygun dokümantasyon ve arşivleme sistemi kurulacaktır.( YÖK tarafından düzenlenmesine müteakip) g mevzuatı ile kamuoyu bilgilendirme raporları internet ortamında ve kolay ulaşılabilir duruma getirilecektir. Bu amaçla her birimde web sayfası sorumlusu olarak en az bir personel görevlendirilecektir. Genel Sekreterlik Bilgi İşlem Daire Başk. Standart Dosya Planı Web Düzenlemesi BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. BİS Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Veri Güncellemeleri Sürekli BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Üniversitemiz performans programı ve Üniversitemiz bütçesi Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yönetilen e- bütçe (Bütçe Yönetim Enformasyon Sistemi) sistemi üzerinden hazırlanmakta ve yıl içerisindeki bütçe hareket işlemleri aynı sistem üzerinden yapılamakta ve yine Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından yönetilen say2000i sisteminde bütçe uygulama sonuçlarına ve diğer mali raporlamalara ulaşılmakta olup yapılan yetkilendirmeler dâhilinde gerekli bilgilere zamanında ulaşılmaktadır. Üniversitemizde kullanılan Say2000i ve e-bütçe sistemleri performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişimi sağladığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır 75

78 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. BİS Üniversitemizin mevcut otomasyon bilgi sisteminin boşlukları ortaya çıkartılarak değerlendirilecektir. Sistem, Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak şekilde tasarlanacaktır Strateji Gel.Dai. Başk- Bilgi İşlem Dai. Başk. Bilgi Otomasyon Sistemi Düzenlemeleri Sürekli BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. BİS Yöneticiler Kurumun stratejik planında belirtilen, misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde oluşturulacak olan görev yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurularak her personel için somut beklenti, görev ve sorumluluklarını personele bildirecektir Personel Somut Beklenti, Görev ve Sorumluluk Bildirimleri Sürekli BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. BİS Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmesi için öneri-şikayet kutuları, personel memnuniyet anketi çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılacak ve sonuçları değerlendirilecektir. Değerlendirme Mekanizmaları Her Yıl BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, Üniversitemizin amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ile stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programları stratejik plan, ve performans programlarını kamuoyuna faaliyet raporları ile web ortamında açıklamalıdır. kamuoyuna açıklanmaktadır Üniversitemizin amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ile performans programları stratejik plan, ve faaliyet raporları ile web ortamında kamuoyuna açıklandığından mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Üniversitemizin bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentilerimizi ve hedeflerimizi ile faaliyetlerimizi ortaya koyan Mali Durum ve Beklentiler Raporu 2006 yılından günümüze her yıl temmuz ayı sonuna kadar düzenlenerek web ortamında kamuoyuna duyurulmuştur. Üniversitemiz Mali Durum ve Beklentiler Raporunu her yıl temmuz ayı sonuna kadar düzenlenerek web ortamında kamuoyuna duyurduğundan mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır 76

79 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS 14.3 Üniversitemizin 2006 yılından günümüze Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler kadar her yıl Nisan ayı sonuna kadar idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve düzenlenerek kamuoyuna duyurulan İdare duyurulmalıdır. Faaliyet Raporu idarenin faaliyet sonuçlarını ve değerlendirmeleri kapsamaktadır Üniversitemiz faaliyet raporu mevzuat gereğince her yıl nisan ayı sonun kadar hazırlanarak kamuoyuna sunulmaktadır. Mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. BİS Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenecek, birim ve personelin görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporları kapsayan bir iş takvimi oluşturularak personele duyurulacaktır. Strateji Gel.Dai. Başk. İş Takvimi BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. BİS tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Başbakanlık Genelgesinde; Üniversitelerin ana faaliyetlerine yönelik dosya planlarının Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca en kısa sürede hazırlanarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderileceği, anılan Genel Müdürlükçe onaylanmasını müteakip ortak alanlarla birlikte üniversitelerde kullanılmaya başlanacağı belirtilmiştir. Bu nedenle Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kullanılmaya başlanacaktır. Genel Sekreterlik Arşiv Dokümantasyon Sistemi Kayıt ve dosyalama sistemi, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca hazırlanacak olan standart dosya planının Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce onaylanmasını müteakip kurulacağından eylem planı döneminde ilgili dökümanın yürürlüğe konulması durumunda eylemler gerçekleştirilecektir. 77

80 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. BİS Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır Genel Sekreterlik Arşiv Dokümantasyon Sistemi BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. BİS Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır Genel Sekreterlik Arşiv Dokümantasyon Sistemi BİS 15.4 BİS 15.5 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. BİS BİS Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır Genel Sekreterlik Genel Sekreterlik Arşiv Dokümantasyon Sistemi Arşiv Dokümantasyon Sistemi Kayıt ve dosyalama sistemi, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca hazırlanacak olan standart dosya planının Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce onaylanmasını müteakip kurulacağından eylem planı döneminde ilgili dökümanın yürürlüğe konulması durumunda eylemler gerçekleştirilecektir. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. BİS Üniversitelerin kullanacağı standart dosya planının Yükseköğretim Kurulu tarafından hazırlanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne onaylanmasını müteakip kayıt ve dosyalama sistemi kurularak kullanılmaya başlanacaktır Genel Sekreterlik Arşiv Dokümantasyon Sistemi

81 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. BİS BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi hakkındaki yöntemler Etik Komisyonunca belirlenecektir Belirlenen yöntemler ve ilgili mevzuat tüm personele duyurulacak, yapılacak hizmet içi, temel eğitim ve hazırlayıcı eğitim seminerlerinde ders konusu olarak verilecektir. Etik Komisyonu Yöntemler Eğitim koordinatörlüğü Eğitim Programı- Eğitim Dökümanı Sürekli BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. BİS Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlem yapacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilerek gereken işlemlerin yapılması sağlanacaktır. Üst yönetici - Yöneticiler İnceleme- Soruşturma Sürekli _ BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin kimliği, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğu yaptığı iddia edilen kişilerce bilinmemesi sağlanacak şekilde işlemler yürütülecektir. İnceleme- Soruşturma güvenliği Sürekli _ 79

82 İZLEME STANDARTLARI İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. 80

83 5- İZLEME Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İS İç kontrol sisteminin işleyişi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından 6 aylık periyotlarla değerlendirilecek ve raporlanarak üst yöneticiye sunulacaktır İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu- Strateji Gel.Daire Bşk. Değerlendirme Raporu Ocak ve Haziran aylarında yılda 2 kez İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İS Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksikliklere ilişkin düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlamak maksadıyla hazırlanacak rapor sonuçlarına göre gerekiyorsa eylem planında revizeler yapılacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu- Strateji Gel.Daire Bşk. Eylem planı revizesi Ocak ve Haziran aylarında yılda 2 kez İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İS İç kontrolün değerlendirilmesinde görevli olan İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu bir üst yönetici yardımcısı başkanlığında tüm harcama yetkililerinin katılımı sağlanarak değerlendirmelerini sürdürecektir İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu- Strateji Gel.Daire Bşk. Değerlendirme toplantıları Ocak ve Haziran aylarında yılda 2 kez İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İS Yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır. Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu- Strateji Gel.Daire Bşk. Değerlendirme toplantıları Ocak ve Haziran aylarında yılda 2 kez 81

84 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İS İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek varsa mevcut eylem planında revizeler yapılacak, mevcut bir eylem planı yoksa söz konusu önlemler için yeni bir eylem planı oluşturularak uygulanması sağlanacaktır İç Kont. İzleme ve Yönl. Kurulu- Strateji Gel.Daire Bşk.-İç Kont.Eyl.Pln. Haz.Grubu Eylem planı revizesi Ocak ve Haziran aylarında yılda 2 kez İS18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İS İç denetim faaliyetleri, hazırlanan plan ve programlar çerçevesinde, İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde düzenli olarak yürütülmeye devam edecektir. İç Denetim Birimi İç Denetim Raporları Sürekli _ İS 18.2 Üniversitemiz İç Denetim Birimi tarafından İç denetim sonucunda idare tarafından düzenlenen 2008/1 sayılı iç denetim raporu sonucunda ortaya çıkan riskler, hatalar ve alınması gerekli görülen önlemleri eksiklikler için alınması gereken önlemler, içeren eylem planı hazırlanmalı, denetlenen birimlerce hazırlanan eylem planı uygulanmalı ve izlenmelidir. çerçevesinde yürütülmekte olup, İç Denetim Birimi tarafından izlenmektedir. Üniversitemiz İç Denetim Birimi tarafından düzenlenen iç denetim raporları sonucunda ortaya çıkan riskler, hatalar ve eksiklikler için alınması gereken önlemler, denetlenen birimlerce hazırlanan eylem planı çerçevesinde yürütülmekte ve İç Denetim Birimi tarafından izlenmektedir. Mevcut durum bu standart için makul güvence sağlamaktadır 82

85 83

86 84

87 85

88 86

89 87

90 88

91 89

92 90