PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

Transkript

1 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI Başkanlık Makamının talimatlarını Personel Daire Başkanlığına bağlı olarak; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun ile 5434 sayılı T.C. Emekli Sandığı Kanunu, 3030 sayılı Kanunun ve 1580 sayılı Belediye Kanunları ile bu kanunlara ek olarak çıkarılan tüzük, yönetmelik, tebliğ ile Kanun Hükmündeki Kararnamelere dayanarak belediyemizde memur statüsünde görev yapan Personelin özlük işlerini sağlıklı bir şekilde yerine getirir YILI FAALİYETLERİ Diğer Kanunlardan 657 Sayılı Yasaya tabii olarak görev yapan ve Belediyemize naklen tayin talebinde bulunan 28 memur personelin naklen ataması yapılmış olup, kurumumuzda görev yapan 11 memurumuzda başka Kurumlara naklen tayin olmuştur. Kadroları tıkalı olup, bir üst dereceye terfi edemeyen personelin kadrolarının açılması için Meclis Kararı alınarak İptal-İhdas sureti ile düzenlenen kadro teklifleri İçişleri Bakanlığı nın onayına sunulmak üzere Valilik Makamına gönderilmiştir. 562 sayılı Kanun Hükmündeki Kararname ile değişik 657 Sayılı Yasanın 108. Maddesi gereğince 14 memur personel ücretsiz izne ayrılmıştır, 5 memur personelde istifa ederek görevinden ayrılmıştır. Emeklilik süresini dolduran 84 personel kendi isteği ile emekliğe sevk edilmiştir. Yıl içinde bir üst öğrenimi bitiren personelin ve daha önce S.S.K ve Bağ-Kur hizmetleri bulunan memurların bu hizmetleri değerlendirilerek intibakları yapılmıştır. Memur personelin hastalık nedeniyle almış olduğu sağlık raporları, çeşitli nedenlerle alınan heyet raporları, bayan personelin doğum öncesi ve doğum sonrası almış olduğu izinler bilgisayara işlenmiştir. Yıl içerisinde 7 günden fazla rapor alan personel tespit edilip gereğinin yapılması için Maaş Tahakkuk Şube Müdürlüğü ne gönderilmiştir. ESHOT Genel Müdürlüğü ve İZSU Genel Müdürlüğü kadrosunda olup belediyemizde görev yapan memur personelinin izin ve raporları takip edilerek kurumlarına bildirilmiştir. Yıl içinde 40 günden fazla rapor alan memur personelin raporları ilgili Müdürlüğe iade edilerek Heyet raporuna dönüştürülmesi için gerekli yazışmalar yapılmıştır. Yurtiçinde ve dışında düzenlenen kongrelere katılma isteminde bulunan personele Başkanlık Olurları alınarak Müdürlüklere gönderilmiştir. Yaz stajını belediyemizde yapmak isteyen Yüksekokul öğrencilerinin başvuruları değerlendirilerek branşları ile ilgili birimlerde ücretsiz staj yapmaları sağlanmıştır. Valilik Makamından gelen İl İdare Kurulu Kararları ilgili memurlara tebliğ edilmiştir. Belediyemize başka Kurumlardan gelen personelin özlük ve sicil dosyaları devren teslim alınmıştır. Emekliliği hak etmiş olan Memur Personellerinin Tasarruf Teşvik kesintileri hazırlanarak Nemalarını almak üzere Ziraat Bankasına gönderilmiştir. Memur Personelimize ait 2001 yılı gizli sicil raporlarının sicil yönetmeliğinde belirlenen esaslara uygun olarak doldurulup doldurulmadığı incelenmiş sicil kayıt defterine işlenerek bilgisayara girilmiştir. 657 Sayılı Yasanın 37. ve 64. Maddeleri gereğince 01/01/2003 tarihinden itibaren 1 yıl kademe ilerlemesi almaya hak kazanan personelin listesi düzenlenerek Başbakanlık Makamının Onayına sunulmuştur. Kurum içi ve kurum dışı olmak üzere 2840 adet çeşitli konularda yazışmalar yapılmıştır. Yıl içinde kademe ve derece ilerlemesi yapmaya hak kazanan personelin kademe ve derece

2 ilerleme terfileri yapılmıştır. Belediyemizden 447 kişi iş talebinde bulunmuş olup gerekli yazışmalar yapılmıştır. Başbakanlıktan Açıktan Atamalar için izin alınmıştır YILI PROGRAMI VE HEDEFLER Kadrosu tıkalı olan memur personelimizin kadro tıkanıklığının giderilmesi için yeni kadro teklifleri hazırlanarak İçişleri Bakanlığı nın onayına sunulacaktır yılı sicil notu ortalamaları dikkate alınarak 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 243 Sayılı Kanun Hükmündeki Kararname ile değişik 37. ve 64. Maddeleri gereğince son 6 yıllık sicil notu ortalamaları 90 ve daha yukarı olan memurlara 01/01/2004 tarihinden geçerli olmak üzere 1 kademe ilerlemesi uygulanacaktır. Yan Ödeme ve Özel Hizmet Tazminatlarına ilişkin cetveller düzenlenerek Valilik Makamının Onayına sunulacaktır. İçişleri Bakanlığı ndan belediyemize gelen İptal-İhdas kadrolarının memur personele göre düzenlenmesi yapılacaktır. İŞÇİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI İzmir Büyükşehir Belediyesi nin tüm birimlerinde çalışan kadrolu İşçi Personel e ait ayni ve nakdi ödemelerin Yasal süresini aksatmadan yapılmasını sağlamak, tarih ve 1475 sayılı İş Kanunu, 854 sayılı Denizcilik Kanunu, tarih ve 506 sayılı Sosyal Sigortalar mevzuatındaki kanun, tarih, 3417 sayılı Tasarrufu Teşfik Fonu Kanunu ile Toplu İş Sözleşmesinde yer alan Maddeler doğrultusunda kazanılan sosyal hakların hak sahibi işçilere verilmesini sağlamak için bir sistem oluşturmaktadır YILI FAALİYETLERİ Belediyemizde mevcut çalışan işçilerin her ay maaş bordroları tanzim edilerek hesap işlerine gönderilip ödemelerin yapılması sağlanmıştır dönemini kapsayan, Belediye-İş Sendikası ile Belediyemiz arasında İmzalanan toplu iş sözleşmelerinden doğan maaş farkları düzenlenerek ödenmek üzere Hesap İşleri Müdürlüğü ne gönderilmiştir. Müdürlüklere ait aylık ve dört aylık sigorta prim bildirgeleri, sosyal yardım zammı, tasarruf teşvik aylık ve dört aylıklar yasal süresi içerisinde hazırlanarak Hesap İşleri Müdürlüğü ne ve ilgili kurumlara gönderilmiştir. Emekli olan 53 işçimizin tasarruf teşvik, kesintileri ile bunlara ait nemaların Ziraat Bankası ndan hak sahiplerine ödenebilmesi için gerekli evraklar tanzim edilerek verilmiştir. Yıl içinde kadrolu işçilerimizden 2 kişi vefat etmiş, 1 kişinin iş akdi fes edilmiş olduğundan gerekli işlemleri yapılmıştır, Belediyemizden Dış Kuruma (ESHOT) 1 kişi nakil olarak gitmiş, ESHOT tan Belediyemize 2 kişi nakil olarak giriş işlemleri yapılmış 3308 sayılı çıraklık ve meslek eğitimi kanununa göre Belediyemizde 112 stajyer öğrencinin staj yapması sağlanmıştır. Belediyemiz Müdürlüklerinde çalışan 683 işçinin her türlü ayni ve nakdi alacakları ile ilgili işlemler müdürlüğümüzce yapılmıştır. Müdürlüklere ait aylık ve dört aylık sigorta prim bildirgeleri hazırlanarak hesap işleri ve ilgili kurumlara gönderilmiştir. Sosyal Yardım Zammı listeleri yasal ödeme süresi içerisinde hazırlanarak ilgili kuruma ödenmek üzere, Hesap İşleri Müdürlüğü ne gönderilmiştir. Tasarrufu Teşvik Kesintisi aylık ve dört aylık bildirgelerin hazırlanarak yasal süresi içerisinde ödenmek üzere hesap işleri müdürlüğü ve ilgili kurumlara gönderilmiştir yılı içerisinde 53 işçimiz emekliye ayrılmış olup, bunlara ait emeklilik işlemleri ve Kıdem Tazminatları müdürlüğümüzce hazırlanmış ve kendilerine ödemeleri yapılmak üzere hesap işlerine gönderilmiştir. Müdürlüklerde yapılan işlerin daha verimli ve akıcı olabilmesini sağlamak amacıyla 16 işçinin kadro değişikliği yapılmıştır.

3 Müdürlüğümüzde rutin olarak yapılan işlerin yasal süresi içerisinde yerine getirilerek ilgili birimlere ulaştırılmıştır. Toplu İş Sözleşmesinden doğan koruyucu malzemeler, işçi sağlığı ve iş güvenliğini sağlamak amacı ile temin edilerek ilgili personellere verilmesi sağlanmıştır YILI PROGRAMI VE HEDEFLERİ 2003 yılı hedefimiz ise işçilerimizin; kadro, sınıf, ücret, ikramiye, Tayin-Terfi vb. bilgilerinin daha sağlıklı ve süratli olması, aynı zamanda çağdaş belediyeciliğin de gereği, kurulmuş olan bilgisayar ağını birimlerimizde yaygınlaştırmak, eldeki kaynakların planlı hacim ve verimli kullanılmasını sağlamaktır. MAAŞ TAHAKKUK MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI Maaş Tahakkuk Şube Müdürlüğü, Personel Daire Başkanlığı na bağlı olarak görev yapan bir iç hizmet birimidir. Bu bakımdan müdürlük olarak görevimiz, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa bağlı olarak görev yapan Memur personelin (Genel İdari Hizmetler, Sağlık Hizmetleri, Teknik Hizmetler, Din Hizmetleri, Yardımcı Hizmetler, Avukat Hizmetleri, Eğitim ve Öğrenim Hizmetleri) maaş tahakkuklarının hazırlanıp, maaşlarını alabilecekleri düzeye getirmektir. Bunun için Personel Şube Müdürlüğü nden aldığı bilgiler doğrultusunda gerekli tahakkukları yaparak koordineli olarak Hesap İşleri Şube Müdürlüğü nce gerekli ödemelerin yapılmasını sağlar YILI FAALİYETLERİ 2003 YILI PROGRAMI VE HEDEFLERİ Müdürlüğümüzün başlıca amacı; personelimizin özlük haklarından doğan parasal ödemelerin en seri ve sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamaktır. Bunun için günlük rutin işlerimizin yanı sıra; Bakanlık onayından gelen kadroların ve Vilayet Makamınca vize edilen yan ödeme, özel hizmet cetvellerinin maaş defterlerine yeni durumlarına göre işlenmesi ile oluşan değişikliklerin bilgisayara işlenmesi sureti ile maaş tahakkuklarının en seri ve doğru olarak hazırlanması. Memurun genel mesai dışında çalıştığı sürelere karşılık ödemeleri yapmak üzere müdürlüklerden ulaşan puantajlar doğrultusunda fazla çalışma ücret bordrolarının hazırlanması ve ödemelerinin yapılmasını sağlamak. Vakıflar Bankası İzmir Şubesi ile yapılan protokol gereği maaş ödemeleri konu banka tarafından yapılmaktadır. Maaş ödemelerinin bu yıl içinde aksatılmadan yapılabilmesi için müdürlüğümüz üzerine düşen görevi yapacaktır. Geçmiş yıllarda olduğu gibi bu yıl da personelin geçmiş hizmetlerinin değerlendirilmesi sonucu intibaklarından doğan geçmişe yönelik kesenek bordroları hiçbir personeli mağdur etmeyecek şekilde sonuçlandırılacaktır. 1 Ocak 1995 tarihinde fiilen yürürlüğe giren 3946 sayılı kanunun Özel Gider İndirimi uygulaması çalışmaları yapılmaktadır. Ayrıca konu ile ilgili Özel Gider İndirimi bordroları kanun ile belirlenen sürede hazırlanarak ve memurlara ödemelerinin aksatılmadan yapılmasını sağlamak. Maaşlardan yapılan yasal kesintilerin yanı sıra memurların; Belediye Çalışanları Sosyal ve Mesleki Yardımlaşma Dernekleri, aidatları ve kredi kesintileri ile Sendika aidat kesinti listelerinin 569 sayılı Muhasebat Genel Müdürlüğü tebliğleri doğrultusunda aksatılmadan kesilmesi sağlanacaktır. Belediyemiz bünyesinde görev yapan Teknik Personelden çalışma sürelerinin 1/4 ünü kapalı mahal dışında geçirenlerin müdürlüklerinden gelen yazılar doğrultusunda Ek Özel

4 Hizmet Tazminatları maaş bordrolarına ilgili Memurlar mağdur edilmeden yansıtılacaktır yılı için hazırlanan emekli kesenekleri Kurumlar Yıllık İcmal Bordroları ve Şahıs İcmal Bordrolarının Emekli Sandığı Genel Müdürlüğü ne düzenli bir şekilde ulaşması sağlanacaktır yılı için Emekli kesenekleri Kurum Yıllık İcmal Bordrolarının ve Şahıs İcmal Bordrolarının Hesap İşleri Şube Müdürlüğü ile mutabık kalınarak doğru ve düzenli bir şekilde hazırlanması sağlanacaktır. Muhasebat Genel Müdürlüğü nün 590 sayılı Genel Tebliği ile % 20 ilaç katılım paylarının 15 Ocak 2003 tarihinden geçerli olmak üzere Memur Maaş Bordrolarından kesilmesini sağlamak. İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ Müdürlüğümüz evrak kaydına gelen tarihleri arasında 3208 adet evraka cevap verilmiş olup, Satınalma ve Ayniyat Şube Müdürlüğünce gönderilen evrakların tahakkukları yapılıp, ambarımızca tüm malzemeler ambar memuru tarafından eksiksiz olarak teslim alınmış, ihtiyacı bulunan birimlere talep karşılığı verilmiştir yılı ambar mazbataları ve demirbaş mazbataları hazırlanmıştır. Başkanlık Makamı ve ünitelerinde kullanılan telefonlarla ilgili yazışmalar yapılmış 141 adet normal telefon, 1 adet turpak, 3 adet kablolu TV., 3 adet Data faturasının TL. lik tahakkuku hazırlanarak ödemesi yapılmıştır. Personel servisimizce kadroları müdürlüğümüzde 253 kişi şirket elemanı 102 adet daimi işçi ve 31 adet memura ait puantaj cetvelleri, vizite kağıtları hazırlanmıştır. Tüm personel ile ilgili yazışmalar yapılıp, Belediye hizmet binamızın TL. elektrik, TL. su tahakkukları hazırlanıp, Hesap İşleri Şube Müdürlüğü nce ödemesi sağlanmıştır. SEÇİM BÜROSU tarihleri arasında İl seçim kurulu tarafından bildirilen 25 adet parti seçimi, 7 adet muhtarlık seçimi, 3 Kasım 2002 Genel Seçimi, 143 Adet Dernek ve oda seçimlerine ait sandık ve oy verme hücrelerinin dağıtımı yapılmış seçim sonrası toplanması ile tamir ve bakımları yapılarak muhafaza altına alınmıştır. TEMİZLİK EKİBİ Belediye hizmet binamızın temizliğini yapmaya devam etmekte olup, dışarıda bulunan birimler ile Başkanlık konutlarımızın temizliklerini gelen talepler çerçevesinde karşılamaya devam etmektedir. TÖREN EKİBİ tarihleri arasında Protokol ve Özel Kalem Müdürlüğü nce bildirilen 750 adet tören, karşılama, plaket verme, basın toplantısı vb. etkinlikler yerine getirilmiştir. SES VE IŞIK YAYIN DÜZENİ EKİBİ tarihleri arasında Protokol ve Özel Kalem Müdürlüğü nce bildirilen 750 adet etkinlik ve toplantı salonlarına muhtelif güçte ses ve ışık düzeni kurulmuş, çalışmalarımız devam etmektedir. MERKEZ 1 TELSİZ AMİRLİĞİ tarihleri arasında Belediyemiz ve ilçe belediyelere ait muhtelif telsizleri (el, araç) bakım ve onarımını yapmıştır. Telsizler arasında haberleşmeyi sağlamış olup, acil haber merkezi halktan gelen istek ve şikayetleri gerekli yerlere ileterek takibini yapmıştır. ARAÇ SEVK AMİRLİĞİ tarihleri arasında emrinde bulunan 10 adet binek oto, 9 adet

5 minibüs ile 2 kamyonet başkanlığımızdan gelen talimatlar çerçevesinde yönlendirilmiş olup, 33 personel ile işlevini sürdürmektedir. TRAFİK SERVİSİ Makine Şube Müdürlüğü nün kapatılması nedeni ile müdürlüğümüzce Trafik Servisi oluşturulmuştur. Belediyemize ait 570 araç ile ilgili 2002 yılı mali mesuliyet trafik sigorta poliçelerinin yapılması için çalışmalar yapılmakta olup, çeşitli müdürlüklere ait 280 aracın vize işlemleri ve yapılmış, 350 aracın eksoz ölçümü yapılmış, 80 adet araca ruhsat değişimi yapılmış, 19 adet araç satışı yapılmış, 12 adet yeni araç alınmış, 14 adet araç kiraya verilmiştir. Çeşitli araçlar ile ilgili 95 adet kaza tespit dosyası hasar tespit komisyonunda görüşülerek karar verilmiş olup, ilgili birimlere gönderilerek TL. hasar bedeli kesinti yapılmıştır. Sigorta şirketlerinden araçlarımız için TL. hasar bedeli olarak tahsil edilmiştir. Sigorta şirketlerinden bariyer ve oto korkuluk rayları için TL. tahsil edilmiştir. Sigorta şirketlerinden trafik ışıklı levhaları için TL. tahsil edilmiştir. TEKNİK SERVİS tarihleri arasında Teknik İşler Servis personeli tarafından her gün periyodik olarak aşağıda belirtilen işler yapılmıştır. Belediye hizmet binamızın tüm asansörlerinin periyodik olarak bakımları yapılarak arızalı olan personel girişi ve halk girişi asansörlerinin tamiratı yapılarak çalışır duruma getirilmiştir. Belediye hizmet binamız ve dış müdürlüklerin telefon arızaları giderilmiştir. Meclis Salonunun meclis toplantıları ve etkinlikler için hazırlanmasına devam edilmiştir. Belediye hizmet binamız içindeki arızalı lambalar değiştirilip, genel kontrolü yapılmıştır. KAZAN DAİRESİ tarihleri arasında kazan dairesi personeli tarafından her gün periyodik olarak aşağıda belirtilen işler yapılmıştır. Bina içindeki tuvaletler gezilerek kontrol edilip, arızalı olanların tamiratı yapılmıştır. Belediye hizmet binamız ve dış müdürlüklerde bulunan su tesisatları ile lavabo çeşme bataryalarının arızaları giderilmiştir. Gerekli yerlerdeki boya işleri yapılmıştır. Belediye binamızın kırık olan camları değiştirilmiştir. KURUM ARŞİVİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Kurum Arşivi Şube Müdürlüğü nün kuruluşu 27 Ocak 1990 tarih ve sayılı resmi gazetede yayımlanan İç İşleri Bakanlığı İl Özel İdareleri ve Belediyelerin Arşiv Yönetmeliğine dayanılarak kurulması kararlaştırılmıştır. İzmir Büyükşehir Meclisi nin tarih ve sayılı kararı ile belediyemizde kurum arşivinin kurulması kararı alınmış olup bu karar İç İşleri Bakanlığı nca tarihinde onaylanmıştır. Başkanlığın tarihli olurları ile Müdürlüğümüz faaliyetine başlamıştır. Müdürlüğümüzün faaliyetini sürdüreceği yer Buca Kaynaklar Balık Hali olarak gösterilmiştir. Kurum Arşivi nin birim arşivlerinden gelecek kıymetli evrakları saklamak için yönetmelikte belirtilen fiziki hususların yerine getirilmesi için başkanlık olurları ile ESHOT Genel Müdürlüğü nce raf ve diğer hazırlıklar 2001 yılı içinde tamamlanmıştır yılı faaliyetlerimiz; arşivlerinde (Müdürlük) bulunan evrakların kurum arşivine aktarılması ile ilgili müdürlüklere tamim çıkarılarak duyuru yapılmıştır. Hazırlıklarını yapan müdürlüklerden Personel Şube, Yazı İşleri, Eşrefpaşa Hastanesi Baş Tabibliği, Satınalma, İdari İşler, İşçi Personel, Kararlar ve Tutanaklar Şube Müdürlükleri ile kapanan müdürlükler Oto Gar, Mezbaha, Gece Kondu ve Sosyal Konutlar Müdürlüklerinin evrakları müdürlüğümüze ayrılan Balık Hali D Blok A3, 4 5, 6, 7, 9 no lu birimlere

6 evrakları yerleştirilmiştir. Bu işlemler 1 Müdür, 3 Şef, 2 Memur personel tarafından yürütülmektedir yılı içerisinde Müdürlüğümüze 37 gelen evrak, 65 çıkan evrak işlem görmüştür yılı içinde kurumlaşma devam edecektir.