S 1.1. Öğrenim Hareketliliği

Transkript

1 S 1.1 Öğrenim Hareketliliği Değerli Öğrencilerimiz, Erasmus hareketlilik sürecinizde hazırlamak durumunda olduğunuz belgelere ilişkin işlemleri kolaylaştırmak amacıyla, Koordinatörlüğümüzün çevrimiçi başvuru ve yönetim ara yüzünde (app.erasmus.ankara.edu.tr) bir dizi önemli güncelleme yapılmıştır. Lütfen bu kılavuzdaki açıklamaları dikkatlice okuyunuz. İşlem basamaklarını ve detaylı yol haritasını takip etmeniz, daha akıcı ve sorunsuz bir hareketlilik süreci geçirmenize katkı sağlayacaktır. Sistemle ilgili geliştirme çalışmalarımız kesintisiz sürmekte olup, güncellemeler sisteme eklendikçe sizlerle paylaşılmaya devam edecektir. Saygı ile duyurulur. AB Eğitim Programları Koordinatörlüğü 1- Öğrenim Anlaşması Süreci Öğrenim anlaşmanız, faaliyetinizin tanınması açısından en önemli belgenizdir. Tanınma süreci öğrenim anlaşması imza sürecinin tamamlanmasıyla fiilen başlamış olmaktadır. Bu bağlamda, hareketlilik öncesinde hazırlanacak eksiksiz bir öğrenim anlaşması, sonraki süreçler için temel teşkil edecektir. Erasmus + programıyla birlikte, öğrenim anlaşması formatında bazı değişiklikler meydana gelmiştir. Öğrenim anlaşmanızı hazırlarken, gerek Koordinatörlüğümüz sayfasında yer alan şablondan gerekse gideceğiniz üniversitelerin sizden isteyebileceği ve yeni şablonun esas unsurlarını içeren farklı şablonlardan yararlanabilirsiniz. Bununla birlikte, Koordinatörlüğümüz öğrencilerimizin imza süreçlerini hızla tamamlamalarına olanak sağlamak için öğrenim anlaşmalarının app.erasmus.ankara.edu.tr ara yüzü üzerinden hazırlanıp onaylanabileceği bir uygulamayı devreye sokmuştur. Sistemin kullanımına ilişkin ayrıntılar aşağıda yer almaktadır. Şu ana kadar öğrenim anlaşmalarını hazırlamış olan öğrencilerimizin de sistemi kullanarak derslerini sisteme kaydetmeleri gerekmektedir. Ancak yeniden imzalatıp gidecekleri üniversitelere göndermelerine gerek bulunmamaktadır. Öğrenim anlaşması oluşturabilmek için: a) Sisteme giriş yapılır b) Ana menüden Öğrenim Başvurularım menüsüne girilir c) Öğrenim Anlaşması düğmesine tıklanır

2 d) Yeni Satır Ekle ye tıklanır ve soldaki bölüme Üniversitemizdeki dersler, sağdaki bölüme de gideceğiniz üniversitede alacağınız dersler ve kredileri işlenir. Alınacak tüm dersler için bu işlemler gerçekleştirilir. e) Tüm ders seçimleri yapıldıktan sonra Tamamla düğmesine basılır. DİKKAT! Bu adımdan sonra öğrenim anlaşmanız onaylanmak üzere Koordinatörünüze iletileceğinden herhangi bir değişiklik yapmanız mümkün olmayacaktır. f) Tamam düğmesine basmanızla birlikte öğrenim anlaşmanız onaylanmak üzere Koordinatörünüze iletilecektir. Bundan sonraki onay sürecini sağ üst köşedeki durum bilgisinden takip edebilirsiniz.

3 g) Koordinatörünüzün onay süreci tamamlanınca, öğrenim anlaşmanız imzalanmak üzere otomatik olarak Koordinatörlüğümüze gelecektir. Koordinatörlüğümüzce çıktısı alınarak Kurumsal Koordinatör Institutional Coordinator imzası atılacaktır. h) Eğer öğrenim anlaşmanız koordinatörünüz tarafından uygun görülmezse reddedilecektir ve gerekli değişiklikleri yapmak üzere size iade edilecektir. Bu takdirde, güncellemeleri sistem üzerinden yapmanız beklenmektedir. i) Süreci sonlandırmak için, koordinatörlüğümüze gelerek öğrenim anlaşmanızı teslim almanız ve imzalamanız gerekmektedir. Bu aşamada öğrenim anlaşmanız gideceğiniz üniversiteye iletilmeye hazırdır. Öğrenim anlaşmanızın taratılmış bir kopyasını gideceğiniz üniversiteye gönderiniz. (Islak imza şartı aranmamaktadır) j) Ekle / bırak işlemleri için kullanılacak modül ayrıca devreye alınacaktır. 2- Sisteme Belge Yükleme Süreci Hareketliliğiniz öncesinde, esnasında ve sonrasında tarafınızdan farklı türde belgeler talep edilmektedir. Belgelerin eksiksiz ve zamanında Koordinatörlüğümüze iletilmesi ders tanınma ve ödeme gibi işlemlerin hızlanmasına yardımcı olacaktır. Bu amaçla, artık yararlanıcılar kendilerinden talep edilen belgeleri (koordinatörlüğümüze e-posta, posta ya da faksla iletmek yerine) doğrudan sisteme yükleyebileceklerdir. DİKKAT! Bunun tek istisnası tarafınızla imzalanacak olan hibe sözleşmeleridir. Hibe sözleşmelerinin üzerinde ıslak imza bulunması bir zorunluluk olduğundan, bu belgelerin orijinal bir nüshasını elden ya da posta yoluyla Koordinatörlüğümüze iletmelisiniz. Sözleşmelerin dolu halinin çıktısını almak ve imzalamak için şahsen de başvurabilirsiniz. a) Öncelikle Öğrenim Başvurularım > İşlemler sayfasına girilir.

4 b) Dosyalar sayfasına girilir. c) Yüklenecek dosyaya bir ad verilir, Yüklenecek dosya türü seçilir (Ör: Davet Mektubu), Dosya (bilgisayarınızda kayıtlı olduğu klasörden) seçilir ve yüklenir. d) Doysa yükleme işlemi tamamlanınca, ilgili dosya türü Checklist maddeleri içinden işaretlenmiş olacaktır. Bu aşamada yüklemiş olduğunuz dosya ofis tarafından uygunluk denetimine tabi tutulur. Eğer yanlış belge türü yüklenmişse Checklist ten silinir ve size bilgi verilir. e) İşlemlerinizin ne aşamada olduğunu, hangi belgeleri tamamladığınızı Checklist sayfasından takip edebilirsiniz. Yanında %80 ya da %20 ibaresi bulunan maddeler, ilgili ödemeler için zorunlu belgelerdir. Bunlar tamamlanmadan ödeme işlemi yapılamaz. f) Ödeme işlemleri için zorunlu belgelerini tamamlamış öğrencilerimizin ödeme işlemleri, belgelerini tamamladıkları haftanın son iş günü hazırlanarak ödeme birimine iletilir. Bunu

5 takiben yaklaşık bir hafta içerisinde ödemeniz hesabınıza aktarılacaktır. (Bu işlemin yasal azami süresi 45 gündür) Ödeme işlemlerinizi Hibe-Banka-Ödeme sayfasından takip edebilirsiniz.