T.C. GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 I T.C. GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL SİSTEMİ ORGANİZASYON EL KİTABI Hazırlayanlar Öğr.Gör. Osman DUMAN Öğr.Gör. M. Serhat SEMERCİOĞLU Öğr.Gör.Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekreteri Azem Turgut ÖZER GümüĢhane Üniversitesi Torul Meslek Yüksekokulu Merkez Mah. Süleyman Aksu Sokak No:24/A Torul / GÜMÜġHANE [email protected] Tlf: Fax:

2 TEġEKKÜR Meslek Yüksek Okulumuz bünyesinde 2011 yılı içerisinde baģlatılan nin OluĢturulması Projesi ile öncelikle Ġç kontrol sistemini kurmak, Üniversitemizin stratejik plan döneminde tüm birimlerimizde Ġç kontrol sistemini uygulamak ve geliģtirmek baģlıklı stratejik hedefimizi gerçekleģtirmek üzere uygulamaya konulmuģtur. Kamu iç kontrol standartları ve kamu idarelerinin KĠKS uyum eylem planları kapsamında yürütülen Ġç Kontrol Sisteminin OluĢturulması Projesi kamu kurum ve kuruluģlarının üretkenliğini, etkililiğini ve denetim kapasitesini artırmak, çağdaģ bir yönetim anlayıģı için yönetim yapılarını yeniden yapılandırmak, insan gücü ihtiyacını tespit etmek, hizmet standartlarını belirlemek ve gerekli olan kaynakları planlamak amacıyla yapılmaktadır. Söz konusu proje ile Türkiye de kamu mali yönetimi ve kontrol sistemini yeniden düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve buna iliģkin ikincil mevzuat ile COSO Modelini esas alan bir Ġç Kontrol Sisteminin kurulması hedeflenmiģtir. Böylece bu Proje ile Yüksekokulumuzda yürütülen tüm faaliyetlerin doğru, hızlı, etkili, verimli ve tutumlu bir yapıda, sürekli daha kaliteliyi arama, iyileģtirme ve geliģtirme anlayıģı ile yürütülerek, özellikle hizmet verilen kitleye hatasız hizmet sunulmasını sağlamak için süreçleri tanımlamak, iyileģtirme yapılabilecek alanlarını kontrol altına almak, böylece karar alma süreçlerini hızlandırmak, sağlıklı bir Ġç Kontrol Sistemi oluģturarak, performans esaslı bütçeleme çalıģmalarında doğru performans göstergeleri ile kurum performansının ölçülmesini sağlamak ve kurumun diğer süreçlerine de yaygınlaģtırılmak üzere konusunda model oluģturmak da hedeflenmiģtir. Diğer taraftan, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun öngördüğü, stratejik planlama ve performans esaslı bütçeleme çalıģmaları kapsamında hazırlanan; hedefler, proje ve faaliyetler, performans programı, faaliyet raporları ve performans göstergeleri çalıģmaları, ancak sağlıklı verilerle doğru performans değerlerine ulaģabilecektir. Bu amaçla yapılacak çalıģmaları ile, öncelikle temel süreçlerin gerçekte nasıl çalıģtığı açıklanmakta, sürecin çıktılarını gösteren performansın sürekli ve düzenli olarak izlenmesi ve kontrol edilebilmesi için kontrol noktaları belirlenmekte, böylece riskli ve iyileģtirilebilecek alanlar daha kolay değerlendirilebilmektedir. Bilindiği gibi, Kurum un genel hedeflerini gerçekleģtirip gerçekleģtirmediği konusunda makul bir güvence elde etmek amacıyla tasarlanan ; bir kurumun yönetimi, ekibi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup, Kurum un hedeflerini gerçekleģtirmek suretiyle misyonunu baģarması için riskleri yönetmek üzere tasarlanmıģtır. Meslek Yüksek Okulumuzun Eğitim Öğretim Programı, aynı zamanda, çağdaģ kamu yönetim anlayıģına uygun olarak ve yönetim sorumluluğunda geliģtirilen kurumsal ve bireysel performans yönetimi, risk yönetimi, bilgi teknolojileri, yönetiģim ve konularında yeni bir yönetim yaklaģımını da gerektirmektedir. Bu yaklaģım aynı zamanda, ÇağdaĢ Organizasyon Yapılarını Kurmayı, Stratejik Ġnsan Kaynakları Yönetim Sistemlerini Uygulamayı, buna Uygun Bir Yönetim YaklaĢımının II

3 Benimsenmesini ve sistemlerin baģarısı için Faaliyetlerin Sonuçlarını Ölçmeyi ve Değerlendirmeyi gerekli kılmaktadır. Hedeflenen sonuç; hizmetlerin etkinliğinin, verimliliğinin ve kalitesinin artması, çalıģan mutluluğu ve vatandaģ memnuniyetidir., tüm bu hedeflerin gerçekleģtirilebilmesi için kurulması gereken sistemlerden önce, kurumun alt yapısına yerleģtirilen temel taģlarıdır. Amaç, kurumsal performansı artırmak ve vatandaģa ve öğrencilere daha kaliteli hizmetler verebilmek amacıyla kurulacak diğer sistemler için gerekli ortamı hazırlamak ve hedefe ulaģmayı kolaylaģtırmaktır. Proje çalıģmaları, nin bu özellikleri ve Kurum un gerçekleri göz önünde bulundurularak gerçekleģtirilmiģtir. Meslek Yüksek Okulumuzun ni yeniden yapılandırarak etkinlik düzeyini yükselteceği ve verimliliğini artıracağı kuģkusuz olan bu çalıģmada; ilgi, destek ve katkıları için Meslek Yüksek Okulumuzun tüm yönetici ve çalıģanlarına, ayrıca özverili çalıģmaları ile projeye baģından sonuna kadar emek veren Torulmyo Ġç Kontrol Ekibi; Öğr. Gör. Osman DUMAN, Öğr.Gör Muhammed Serhat SEMERCĠOĞLU,Baki GÖKGÖZ ve Yüksekokul Sekreteri Azem Turgut ÖZER e teģekkür ederim. Yrd. Doç. Dr. Ahmet GÖKDOĞAN Müdür III

4 ÖNSÖZ Türk kamu yönetiminde ; Avrupa Birliği uyum çerçevesinde tarihinde kabul edilerek yasalaģan 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun baģlıklı BeĢinci Kısmında düzenlenmiģtir. Anılan kısmın, nci maddelerinde Ġç Kontrolün Tanımı, Ġç Kontrolün Amacı, Kontrolün yapısı ve iģleyiģi, Harcama öncesi kontrol, Mali Hizmetler Birimi, Muhasebe Hizmetleri, Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, Ġç denetim, Ġç denetçinin nitelikleri ve atanması, Ġç denetim koordinasyon kurulu ve Ġç denetim koordinasyon kurulunun görevleri baģlıkları altında iç kontrol sistemine iliģkin hükümler yer almaktadır. Bu bağlamda Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği nde öngörülen; idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluģturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yöntemler ve kurallar çerçevesinde Yüksekokulumuz bünyesinde baģlatılan nin oluģturulması projesi çalıģmaları sonucu Torul Meslek Yüksekokulu Organizasyon el Kitabı yönetim sorumluluğu çerçevesinde risk odaklı, sorumlulukları ve bütün görevleri kapsayacak Ģekilde, mali ve mali olmayan tüm iģlemlerde, mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi mali yönetim ilkelerini esas alarak oluģturulmuģtur. Güçlü bir kontrol kültürünün varlığı etkin kontrol sisteminin en önemli unsurudur. Ġç kontrol farklı sorumluluklar taģımakla birlikte tüm personelin içinde yer aldığı bir iģlevdir. Tüm personel iç kontrol iģlevine doğrudan ya da dolaylı olarak katkıda bulunacak bir bilgi üretmektedir. Tüm çalıģanların kendi sorumluluklarını yerine getirmesi ve görevleri dolayısıyla karģılaģtıkları problemleri kurum içi kanallar aracılığıyla üst yönetime aktarmaları etkin bir kontrolün sağlanmasında önem taģımaktadır. Bunun en iyi Ģekilde sağlanması için görev ve yetkilerin yazılı olarak tanımlanması ve ilgili personele ulaģtırılması gerekmektedir. Tüm personelin iç kontrolün önemini anlaması ve aktif olarak bu sürece katılması gerekmekte olduğundan kontrol ortamını oluģturacak organizasyon kitabı Yüksekokulumuzca hazırlanmıģtır. Organizasyon kitabının hazırlanmasında hedeflenen, iģlerin doğru, hızlı, etkili, verimli bir Ģekilde hatasız hizmet sunulmasını sağlamak için süreçleri tanımlamak, iyileģtirme yapılabilecek alanları belirlemek böylece karar alma süreçlerini hızlandırmak, sağlıklı bir iç kontrol sisteminin kontrol ortamını oluģturarak performans esaslı bütçeleme çalıģmalarında doğru performans göstergeleri ile kurumun performansının ölçülmesini sağlayacağı düģünülmektedir. Ġç kontrol sistemi durağan değil dinamik bir sistemdir ve sürekli geliģim içinde ve değiģen iç ve dıģ koģullara göre esnek olması gerektiğinden, bu organizasyon kitabı ile güçlü bir iç kontrol yapısını oluģturmak amacıyla diğer iç kontrol bileģenlerinin temeli olan kontrol ortamı oluģturulmuģtur. Sonuç olarak, Ġç kontrol sistemi durağan değil dinamik bir sistem olup, sürekli geliģim içinde ve değiģen iç ve dıģ koģullara göre esnek olması gerektiğinden, bu çalıģma sonucunda ortaya çıkan organizasyon kitabı ile Yüksekokulumuz bünyesinde güçlü bir Ġç Kontrol yapısı oluģturarak yaptığımız ve yapacağımız çalıģmalarla hedeflerimize ulaģmayı amaçlamaktayız. Yrd. Doç. Dr. Ahmet GÖKDOĞAN Müdür IV

5 YÖNETĠMĠN TAAHHÜDÜ GümüĢhane Üniversitesi de üst yönetim Misyon ve Vizyonunu belirleyerek dokümanter etmiģtir. Üst Yönetim birimini yöneten Rektör dür Üst Yönetim; Misyon ve Vizyonu ile nin etkinliğini periyodik olarak gözden geçirip, gerekli düzenlemeleri yaparak, bu sistemin iyileģtirilmesi ve sürekliliğinin sağlanması ile ilgili çalıģmalara devam edip, bu konudaki kaynakları sağlayacaktır. ; geliģme ve düzenlemeler sırasında sekteye uğramadan devam edecektir. Üst Yönetim, yasal ve mevzuat Ģartlarını da göz önünde bulundurarak çalıģmalarını yapacaktır. Misyon ve Vizyonumuza uygun olarak kurumumuzdaki çalıģanlarımızın ni yaģatması, müģteri memnuniyetini ön planda tutması ve çalıģmalarını Mevzuat talimatlarına göre düzenlemesi yönetimimizin sorumluluğundadır. Üst yönetim; personelin yaptığı iģteki tarafsızlılığını sağlamak için gerekli çalıģmaları yapacağını, tarafsızlık ilkesini her zaman koruyacağını ve her türlü mali, ticari ve Ģahsi baskıdan personeli uzak tutacağını taahhüt eder. Üst yönetim; müģterilerin hiçbir Ģekilde zarara uğramaması için kurum içi çalıģanları ile üçüncü Ģahıslara bilgi vermeyeceğini ve gizlilik ilkesine uyacağını taahhüt eder. MüĢteriye ait bilgilerin gizliliğinin korunması amacıyla Üniversitemizde gerekli sistem oluģturulmuģtur. Bu sistem dahilinde, GümüĢhane Üniversitesi Akademik ve Ġdari personeli için bireysel tarafsızlık beyanı hazırlanmıģ olup, üst yönetim ve tüm çalıģanlara imzalatılmıģtır. GümüĢhane Üniversitesine bir iģ için girmesine izin verilmesi gereken kiģilere de bu tarafsızlık beyanı imzalatılacaktır. Üst yönetim; nin sürdürülmesi ve iyileģtirilmesi ile ilgili çalıģmaları takip ederek yerine getirilmesi için gerekli çalıģmaları yapacağını, bu konuda yaptığı çalıģmalarla sorumluluğunu kanıtlayacağını taahhüt eder. ADI, SOYADI : Yrd. Doç. Dr. Ahmet GÖKDOĞAN ÜNVANI : Müdür TARĠH : Ġ m z a V

6 BAġLIKLAR TEġEKKÜR ÖNSÖZ YÖNETĠMĠN TAAHHÜDÜ ĠÇĠNDEKĠLER SAYFA II IV V 1. TEMEL KAVRAMLAR ĠÇ KONTROL KAMUDA ĠÇ KONTROL Kamuda iç kontrolün amacı nedir? Kamuda iç kontrolün kapsamı nedir? ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN TEMEL ĠLKELERĠ ĠÇ KONTROLÜN BĠLEġENLERĠ VE GENEL ġartlari Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi Ve ĠletiĢim Ġzleme ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, STANDARTLARI VE GENEL ġartlari Kontrol Ortamı Standartları (Dört adet standart) Risk Değerlendirme Standartları (Ġki adet standart) Kontrol Faaliyetleri Standartları (Altı adet standart) Bilgi ve ĠletiĢim Standartları (Dört adet standart) Ġzleme Standartları (Ġki adet standart) Ġç kontrol ġeması KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ve EYLEM UYGULAMALARI STANDART 1: ETĠK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK VI

7 2.2 STANDART-2: MĠSYON, ORGANĠZASYON YAPISI VE GÖREVLER STANDART-3: PERSONELĠN YETERLĠLĠĞĠ VE PERFORMANSI STANDART -4: YETKĠ DEVRĠ RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI STANDART-5: PLANLAMA VE PROGRAMLAMA STANDART-6: 12 RĠSKLERĠN BELĠRLENMESĠ VE DEĞERLENDĠRĠLMESĠ 2.6 KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDARTLARI STANDART-7: KONTROL STRATEJĠLERĠ VE YÖNTEMLERĠ STANDART-8: 13 PROSEDÜRLERĠN BELĠRLENMESĠ VE BELGELENDĠRĠLMESĠ STANDART- 9: GÖREVLER AYRILIĞI STANDART-10: HĠYERARġĠK KONTROLLER STANDART-11: FAALĠYETLERĠN SÜREKLĠLĠĞĠ STANDART-12: BĠLGĠ SĠSTEMLERĠ KONTROLLERĠ BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI STANDART-13: BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDART-14: RAPORLAMA STANDART-15: KAYIT VE DOSYALAMA SĠSTEMĠ STANDART-16: HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN 19 BĠLDĠRĠLMESĠ 2.8 ĠZLEME STANDARTLARI STANDART-17: ĠÇ KONTROLÜN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ STANDART-18: ĠÇ DENETĠM ĠÇ KONTROLE ĠLĠġKĠN YETKĠ VE SORUMLULUKLAR ĠÇ KONTROL YÜKSEKOKUL UYGULAMALARI KURUMUN TARĠHÇESĠ VE TANITIMI AMAÇ KAPSAM VII

8 3.1.3 SORUMLULUKLAR DAĞITIM YÜKSEKOKULUMUZUN MĠSYONU YÜKSEKOKULUMUZUN VĠZYONU GÖREV TANIMLARI YÜKSEKOKULU MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI (GTDĠKS003) Görevin Kısa Tanımı Görevi Ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI (GTDĠKS004) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS005) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi VIII

9 Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk BÖLÜM BAġKANI GÖREV TANIMI (GTDĠKS006) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk (Yüksekokul Bölüm BaĢkanları) ÖĞRETĠM ÜYESĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS008) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk ÖĞRETĠM GÖREVLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS022) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler IX

10 Sorumluluk BÖLÜM SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS023) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk ġef GÖREV TANIMI (GTDĠKS037) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk BĠLGĠSAYAR ĠġLETMENĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS041) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk 37 X

11 MEMUR GÖREV TANIMI (GTDĠKS042) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS010) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TEKNĠKER GÖREV TANIMI (GTDĠKS049) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TEKNĠSYEN GÖREV TANIMI (GTDĠKS050) Görevin Kısa Tanımı XI

12 Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk MÜDÜR SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (ÖZEL KALEM) (GTDĠKS012) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk KALORĠFERCĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS048) Görevin Kısa Tanımı Görevi ve Sorumluklular Yetkileri En Yakın Yöneticisi Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanlar Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sorumluluk TORUL MYO TEġKĠLAT ġemasi 45 XII

13 Torul MYO Genel Organizasyon ġeması (ORġTMYO001) TMYO Ġdari Kısım Organizasyon ġeması (ORġTMYO002) Bilgisayar Teknolojileri bölümü Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO003) Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO004) Yönetim ve Organizasyon Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO005) Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO006) Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO007) Gıda ĠĢleme Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO008) TORUL MYO TEMEL SÜREÇLERĠ Ġç Kontrol Süreci Süreç HiyerarĢisi Çizim Tablosu Formu Ġç Kontrol Süreci Temel Tanım Formu Stratejik Planlama Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu Stratejik Plan Hazırlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci Temel Süreç Tanım Formu TaĢınır Mal Yönetimi Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu TaĢınır Mal Yönetimi Süreci Temel Süreç Tanım Formu Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Personel Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Satın Alma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Satın Alma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu XIII

14 Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreç Tablosu Formu Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Ġġ AKIġ ġemalari Gelen Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Giden Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Doğrudan Temin Ġle Satın Alma ĠĢ AkıĢ ġeması ArĢiv ĠĢ AkıĢ ġeması Ders Telafisi Alt Süreç AkıĢ ġeması Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı ĠĢ AkıĢ ġeması Pazarlık Usulü ile Mal ve Hizmet Alımı ĠĢ AkıĢ ġeması Personel MaaĢ ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢ ġeması Mal Bildirimi ĠĢ AkıĢ ġeması Senelik Ġzin Alma ĠĢ AkıĢ ġeması Açık Ġhale Usulü ĠĢ AkıĢ ġeması DMO Alımları ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep KarĢılama ĠĢ AkıĢ ġeması Mal Teslim Alma ĠĢ AkıĢ ġeması ĠĢe BaĢlamada ve AyrılıĢta Yapılacak Gerekli ĠĢlemler Süreci Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci AkıĢ ġeması Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sınav Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Ders ve Dersin Sorumlusu Ġle Ġlgili Öğrenci Memnuniyeti Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması 179 XIV

15 Ders Planlarının ve Ġçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Staj Ġçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci ĠĢ Akış Şeması Öğrenci Burs Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Mazeret Ġzni Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Okul Kayıt Dondurma Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Akademik Uyarı Ders Aldırma Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Disiplin SoruĢturması Alt Süreci AkıĢ ĠĢ ġeması Öğretim Elemanı Ders Telafi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Laboratuar Uygulama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci DanıĢmanlık Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması TMYO Öğrenci Temsilcisi Seçimi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenme Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sınavlara Ġtiraz Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Mazeret Sınavı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Stratejik Plan Hazırlama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması BaĢarı Notları Ġlanı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması BilirkiĢi Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınırların Kaydı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması GiriĢ ve Tüketim ve Kullanım Suretiyle ÇıkıĢ Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Stratejik Planın Ġzlenmesi Ve Değerlendirilmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınır GiriĢ ve ÇıkıĢ ĠĢlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Alt Süreç ĠĢ 202 AkıĢ ġeması Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak ĠĢlemler Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması ÇalıĢma Belgesi Düzenleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması 205 XV

16 Bölüm BaĢkanı Ataması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Bütçe Hazırlama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sürekli ve Geçici Görev Yollukları Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması F1 ve F2 Formlarının Hazırlanması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Resmi YazıĢmalar ĠĢ AkıĢ ġeması Ayniyat Sarf Malzeme ĠĢ AkıĢ ġeması Hizmet içi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi ĠĢ AkıĢ ġeması BĠMER Bilgi Edinme ĠĢ AkıĢ ġeması Müdür/Yüksekokul Sekreteri Onayı ĠĢ AkıĢ ġeması Telefon, elektrik, su, doğalgaz faturaları ödeme alt süreç iģ akıģ Ģeması ĠĢe BaĢlamada Gerekli Yapılacak ĠĢlemler Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yüksekokul Sekreterine Vekâlet Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Özlük Dosyası Ġade Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Müdürlüğe Vekâlet Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Sicil Ve Disiplin ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Aday Memurun Asalet Tasdik Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması 2547 Sayılı Kanun un 13/B-4 Madde Ġle Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Madde Ġle Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Ġç/DıĢ MüĢteri Ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Uygulama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması /b Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yurt DıĢı Ġzin Onayı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Personel Kimlik Kartının Çıkarılması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Fazla Mesai ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması XVI

17 /a Ders Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Muayene komisyonu alt süreç iģ akıģ Ģeması 2547 Sayılı Kanunun 35. Madde Uyarınca Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Sistem Yedekleme Takip Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması SayıĢtay Kararlarını Ġzleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yardımcı Doçent Atama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Öğretim Görevlisi Atama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Öğretim Görevlisi Görev Süresi Uzatım Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Kıdem Terfileri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Madde Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması TORUL MYO HĠZMET ENVANTERĠ TABLOSU TORUL MYO DA UYGULANAN SÜRELĠ YAZILAR TAKĠP ÇĠZELGESĠ TMYO SORUMLULARIN ORTAK GÖREV VE SORUMLULUKLARI TMYO SORUMLULARIN ORTAK YETKĠLERĠ EKLER Ġç kontrol sisteminde kullanılan formlar Ġç kontrol sisteminde kullanılan destek dokumanlar Ġç kontrol sisteminde kullanılan prosedürler XVII

18 BĠRĠNCĠ BÖLÜM 1. TEMEL KAVRAMLAR 1.1 ĠÇ KONTROL Ġç kontrol, faaliyetlerin belirlenmiģ ilkeler ve yasal düzenlemelere uygun olarak etkin ve verimli bir Ģekilde yürütülmesinde, doğru ve zamanlı finansal bilgilerin raporlanmasında, kurum varlıklarının korunmasında kullanılan, yönetici ve çalıģanlar tarafından birlikte hayata geçirilen organizasyon, yöntem, süreçlerden oluģmaktadır. Ġç kontrol sistemi, kurumun mali ve mali olmayan bütün süreçlerini kapsar. ÇağdaĢ yönetim yaklaģımı iç kontrol tasarımının ve uygulamalarının risk odaklı geliģtirilmesini gerektirmektedir. Doğru bir Ģekilde tasarlanan ve yönetilen iç kontrol sistemi kurumun amaçlarına ulaģmasında önemli katkıda bulunur. Ġç kontrol; bir kurumun yönetimi ve personeli tarafından hayata geçirilen tamamlayıcı bir süreç olup aģağıda sıralanan hedefleri gerçekleģtirmek suretiyle; kurumun misyonunu baģarması için riskleri göğüslemek ve makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmıģtır: - Faaliyetleri düzenli, ahlak kurallarına uygun, ekonomik, verimli ve etkin biçimde gerçekleģtirme, - Hesap verme sorumluluğunun gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirme, - Yürürlükteki yasalara ve yönetmeliklere uyma, - Kayıplara, kötü kullanıma ve hasarlara karģı kaynakları koruma. 1.2 KAMUDA ĠÇ KONTROL Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluģturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür Kamuda iç kontrolün amacı nedir? Ġdarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak; - Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesi - Varlık ve kaynakların korunması - Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulması - Malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesi Kamuda iç kontrolün kapsamı nedir? Ġdarenin amaçlarına ulaģmasını sağlamak üzere oluģturulan; - Organizasyon, - Yöntem, - Süreç, Sayfa 1/255

19 - Ġç denetim, - Mali ve mali olmayan kontroller. GümüĢhane Üniversitesi Ġç Kontrol Birimi bünyesinde koordinasyonu sağlanan Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını; iç kontrol sisteminin temel bileģenleri olan Kontrol Ortamı, Risk Değerlendirme, Kontrol Faaliyetleri, Bilgi ve ĠletiĢim ve Ġzleme BileĢenlerine ait standartlar ve genel Ģartlar özelinde, GümüĢhane Üniversitesi nin tüm bölümlerine/birimlerine ait Haziran 2009 ve Haziran 2011 dönemini kapsayan bir Uyum Eylem Planının hazırlanarak uygulamaya alınması hedeflenmiģtir. Böylece nin 5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatta tanımlanan gerekleri sağlaması ve idarenin amaçlarına, belirlenmiģ politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerinin etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, tüm kayıtların doğru ve tam olarak tutulmasını, idari, malî ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak için, yapılacak çalıģmalara Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi ile yön verilmesi planlanmıģtır. 1.3 ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN TEMEL ĠLKELERĠ Ġç Kontrolün Temel Ġlkeleri ġunlardır: GümüĢhane Üniversitesi nde etkin bir iç kontrol sistemi kurmak ve iģleyiģini sağlamak sorumluluğu üst yönetici gözetiminde tüm yöneticilere aittir. Ġç kontrol, ayrı bir birim veya görev olmayıp, yönetim iģleviyle birlikte mevcut sistemlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir Ġç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınacaktır; Ġç kontrol sistemine iliģkin yöntem ve süreçlerin belirlenmesinde, risk esaslı bir yaklaģımla, yasal ve idari yapı ile personel ve mali durum ve diğer koģulları dikkate alınacaktır Ġç kontrole iliģkin sorumluluk, iģlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. Ġç kontrol sistemine iliģkin tüm düzenlemeler, yöneticiler ve personel tarafından sistemin kurgusunun ve iģleyiģinin tam ve doğru anlaģılmasını sağlayacak derecede ayrıntılı açıklamalar içermelidir. Ġç kontrol genel anlamda yönetim kontrolü olup, sadece düzenlemelerden, prosedürlerden, süreç akıģ Ģemalarından ve ön mali kontrolden oluģmamaktadır. Ġç kontrol, faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim biçimi ve eylemler bütünü olarak ele alınmıģtır Ġç kontrol malî ve malî olmayan tüm iģlemleri kapsar; mali ve mali olmayan her türlü faaliyet, karar ve iģlem kapsama dâhildir Ġç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. Harcama yetkilileri; kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikâyetleri ile iç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporları da dikkate alarak birimlerde kurulmuģ olan iç kontrol sisteminin iģleyiģini, her yıl periyodik olarak değerlendirir ve üst yöneticiye raporlar Ġç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınacaktır. 1.4 ĠÇ KONTROLÜN BĠLEġENLERĠ VE GENEL ġartlari Sayfa 2/255

20 GümüĢhane Üniversitesi nde uygulanacak olan iç kontrol sistemi bileģenleri ve genel Ģartları Ģunlardır: Kontrol Ortamı: Ġdarenin yöneticileri ve çalıģanlarının iç kontrole olumlu bir bakıģ sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayıģına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayıģı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kiģilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. Ġdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir Ģekilde belirlenir. Toplam dört adet standarttan oluģmaktadır Risk Değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koģullarda meydana gelen değiģiklikler dikkate alınarak gerçekleģtirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. Ġdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaģmak için iç ve dıģ nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. Toplam iki adet standarttan oluģmaktadır Kontrol Faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Toplam altı adet standarttan oluģmaktadır Bilgi ve ĠletiĢim: Ġdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir Ģekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir Ģekilde ve sürede iletilir. Toplam dört adet standarttan oluģmaktadır Ġzleme: Ġç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. Toplam iki adet standarttan oluģmaktadır. 1.5 ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ, STANDARTLARI VE GENEL ġartlari Ġç kontrol standartları, merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Bakanlık tarafından belirlenmiģ ve tebliğ olarak tarih ve sayılı Resmi Gazetede Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği adı ile yayımlanmıģtır. Tüm kurumlar, malî ve malî olmayan tüm iģlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlüdür. Tebliğde Kanun a ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koģuluyla, tüm kurumlar görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli iģlemlere iliģkin standartlar belirlenebileceği bildirilmiģtir. Merkezi uyumlaģtırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığınca hazırlanan Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliğinde beģ bileģen esas alınarak aģağıdaki 18 standart ve her bir standart için gerekli toplam 79 genel Ģart belirlenmiģ bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; Kontrol Ortamı Standartları (Dört adet standart) Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri Risk Değerlendirme Standartları (Ġki adet standart) Standart: 5. Planlama ve Programlama Sayfa 3/255

21 Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Kontrol Faaliyetleri Standartları (Altı adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. HiyerarĢik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri Bilgi ve ĠletiĢim Standartları (Dört adet standart) Standart: 13. Bilgi ve iletiģim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Ġzleme Standartları (Ġki adet standart) Standart: 17. Ġç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. Ġç denetim nin 18 Standardı ayrıca kendi içinde 79 genel Ģarttan oluģmaktadır. Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planının hazırlanmasında, bu 79 genel Ģarta ait durum analizi yapılmakta ve öngörülen eylemler ve beklenen çıktılar buna göre belirlenmektedir. Bunlar aģağıda verilmektedir: Sayfa 4/255

22 1.5.6 Ġç kontrol ġeması ĠÇ KONTROL STANDARTLARI ġemasi KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI KONTROL FAALYETLERĠ STANDARTLARI BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI ĠZLEME STANDARTLRI Etik Değerler ve Dürüstlük Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Görevler Ayrılığı HiyerarĢik Kontroller Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi ve ĠletiĢim Raporlama Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi Ġç Denetim Bilgi Sistemleri Kontrolleri Sayfa 5/255

23 ĠKĠNCĠ BÖLÜM 2. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ve EYLEM UYGULAMALARI 2.1 STANDART 1: ETĠK DEĞERLER VE DÜRÜSTLÜK Personel davranıģlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartların uygulamaları: Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Uygulama: Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģinin yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesini ve desteklenmesini temin etmek maksadıyla, öncelikle Kurum personeline ve yöneticilerine nin tanıtılması hedeflenmiģtir. Kurumumuzda ni kurmak, iģletmek ve değerlendirmek yönetimin sorumluluğundadır. Bütün iģ, iģlem, eylem ve süreçlerde rol alan görevlileri kapsayan iç kontrolün temel ilke ve kavramlarının benimsenmesi, ortak kavram birliği oluģturulması; nin iģleyiģi hakkında bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer vs. düzenlenmelidir. Yılda bir defa tüm personele uygulamaya geçildikten sonra eğitim ve bilgilendirme yapılmalı ve bu iģlem kayıt altına alınmalıdır. Toplantı Eğitim Tutanak Formu(FORİKS002) Diğer toplantı ve seminerler için bu form kullanılabilir Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. Uygulama: Yöneticilerin, iç kontrol sisteminin ilkelerini benimsemeleri için zaman zaman bilgilendirme toplantıları düzenlemelidir. Toplantı Eğitim Tutanak Formu(FORİKS002) Yöneticiler iç kontrol sisteminin uygulanmasında, sorumlulukları çerçevesinde, mesleki değerlere, dürüst yönetim anlayıģına sahip olarak, mevzuata aykırı faaliyetleri engelleyerek, kapsamlı bir yönetim anlayıģına uygun bir çalıģma ortamı ve saydamlık sağlamalı ve bu konuda personele örnek olmalıdır Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Uygulama: Üniversitemizde oluģturulan Etik Kurul "Kamu Görevlileri Etik DavranıĢ Ġlkeleri ile BaĢvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik te yer alan Kamu Görevlileri Etik SözleĢmesi ni düzenleyerek personele duyurulması ve imzalatılması sağlanır. Kurumda etik uygulamalarını değerlendirmek ve yönlendirmek üzere Üst yönetici tarafından en az 3 kiģiden oluģacak etik komisyonu kurulur. Kurulacak olan bu komisyon yapacakları iģ ve iģlemlerle ilgili sadece Üst yöneticiye karģı sorumlu olacaklardır. Ayrıca Üniversite içi yapılan çalıģmayla ortaya çıkartılan Üniversitemizin etik değerleri (DEDİKS006 Etik Kurallar 1, DEDİKS007 Etik Kurallar 2, DEDİKS008 Etik Kurallar 3) her bir personele imzalatılır. Uygun yerlere büyütülerek asılmalı ve web sayfalarında yayınlanmalıdır Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Sayfa 6/255

24 Uygulama: Kamu görevlilerinin yetki ve kaynakları kullanırken kamu menfaatini ön planda tutmaları ve tarafsızlık, saydamlık, hesap verebilirlik gibi etik davranıģ ilkelerine uyulması açısından uygulama süreci izlenebilir ve faaliyetlerin tüm aģamalarının Ģeffaf olması amacıyla yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ulaģılabilmesi sağlanacaktır. Kurumumuzun belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutulacak, hazırlanan raporlar düzenli olarak çeģitli iletiģim araçlarıyla kamuoyuna duyurulması sağlanır. Kurumumuzun faaliyetlerimizde daha sağlıklı, etkin ve etkili bir ortam için saydam ve Ģeffaflık içeren "ĠĢlem Süreçleri" oluģturulması sağlanır. Temel Süreçler, İş Akış Şemaları Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. Uygulama : Kurum personeline, hizmet alanlara adil ve eģit davranılması için tüm personele verilecek eğitim programlarına dahil edilecek ve çeģitli bilgilendirme faaliyetleri yürütülecektir. Kurulacak olan Etik Komisyonunun, Hizmetten yararlananların Ģikâyet ve önerilerinin değerlendirileceği bir sistemin geliģtirilmesi sağlanır. Şikâyetler Prosedürü (PROİKS002) ne göre iģlem yapılır Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Uygulama: Ġdari ve Akademik tüm birimlerin her an hesap verebilir durumda bilgi ve belgelerini hazır bulundurmaları sağlanır, ayrıca Üniversite resmi internet sitesindeki yıllık birim faaliyet raporları vasıtasıyla bilgilerin doğruluğu takip edilir. 2.2 STANDART-2: MĠSYON, ORGANĠZASYON YAPISI VE GÖREVLER Ġdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluģturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartların uygulamaları: Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve misyonun personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Uygulama: Kurumun misyonu belirlendikten sonra tüm personele duyurulması ve benimsenmesi sağlanır. TORUL MYO misyon ve vizyonu bölüm 3.2 ve 3.3 de verilmiģtir Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Uygulama: Kurumun faaliyetlerine iliģkin süreç analizleri yapılır. Birimlere iliģkin belirlenecek olan görev, yetki ve sorumluluk tanımları ile mevcut görev, yetki ve sorumluluk tanımları karģılaģtırılacak, revize yapılması gerekenler ve tanımlanmamıģ görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanır. Bu çerçevede personele gerekli tebliğler yapılır. Bu görev tanımları iç kontrolle ilgili web sayfasında ve yüksekokulumuzun organizasyon el kitabında yer almaktadır Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir. Sayfa 7/255

25 Uygulama: Birim personelinin görev dağılım çizelgesi oluģturulur, personele yazılı olarak bildirilmesi sağlanır. ÇalıĢanların kendi yetki ve sorumluluklarını daha iyi anlayabilmeleri ve iç kontrolün iģlevinin ne olduğunu kavrayabilmeleri için, kurumdaki tüm birimlerin yetki ve sorumlulukları hakkında çalıģanlar bilgilendirilir. Görev Dağılımı Tablosu (FORİKS022) doldurulur Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Uygulama: Kurumun teģkilat Ģeması hazırlanır fonksiyonel, görev dağılımlı Ģemalar oluģturulur Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Uygulama: Birimlerimizin organizasyon yapısı, sorumluluk dağılımı; hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde oluģturulur. Kurumun birimlerince ihtiyaç duyulacak her türlü bilgi ve belge uygun Ģekilde tasnif edilerek, eriģilebilir, güncel ve yeterli raporlama sistemleri çerçevesinde, etkin ve etkili kılınır Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Uygulama: Birimin faaliyetlerinde, birim yöneticisi tarafından hassas görevlerin belirlenmesi ve bu görevlere iliģkin prosedürlerin belirlenmesi sağlanır. Belirlenen hassas görevlere iliģkin prosedürlerin, görevi yapan personele yazılı olarak duyurulması sağlanır. Hassas Görevler Tespit Formu (FORİKS061) ilgili birim tarafından doldurulur. Hassas görevlere iliģkin prosedürler ilgili kiģiye yazılı olarak duyurusu yapılır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Uygulama: Her birim yöneticisi biriminde oluģturulacak ndeki raporlama mekanizmalarını; izlenebilir, denetlenebilir, kontrol edilebilir ve karar alma süreçlerine katkı sağlayacak Ģekilde raporlanabilir saydam bir ortam haline getirecektir. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde yıllık faaliyet raporları hazırlanır ve web sayfasında yayınlanır. 2.3 STANDART-3: PERSONELĠN YETERLĠLĠĞĠ VE PERFORMANSI Ġdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliģtirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Uygulama: Ġdarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesinin sağlanması için personele göre iģ değil iģe göre personelin atanması sağlanır. Yüksekokulumuz personel ihtiyacı idarenin amaçlarını gerçekleģtirecek doğrultuda mesleki ve teknik personel ihtiyacı belirler ve Rektörlük Makamına sunar. Meslek Yüksekokulumuz Sayfa 8/255

26 personelinin performanslarını iyileģtirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak amacıyla; yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmaları için mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmaya yönelik eğitimler verilir. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) ne göre yapılır Ġdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin(verimli) ve etkili bir Ģekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Uygulama: Ġdarenin yönetici ve diğer personelinin görevlerini en iyi Ģekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları için her türlü tedbir alınmalıdır. Personelin iģ ve eğitim durumu Eğitim/ Deneyim Tablosu(FORİKS022) na iģlenir Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Uygulama: Görev tanımlarında belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri doğrultusunda her görev için uygun personelin atanmasına veya görevlendirilmesine yönelik çalıģmalar yapılır Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Uygulama: Personelin iģe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde yapılacak düzenlemelerin personelin iģe alınması iletiģim araçlarıyla duyurulması sağlanacaktır. Belirli aralıklarla personelin eğitim gereksinimleri gözden geçirilmeli ve görev tanımları, iģe alma, eğitim, terfi gibi konuları kapsayan yazılı insan kaynakları politikaları benimsenmelidir. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) ne göre yapılır Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Uygulama: Üniversitenin eğitim ihtiyaçları analiz edilerek plan dâhilinde eğitimler yapılacaktır. Eğitimler Eğitim Prosedürü (PROİKS004) ne göre yapılır Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüģülmelidir. Uygulama: Yöneticiler personelin yeterliliği ve performansını, geliģtirmek üzere belirlenecek kriterler çerçevesinde her yılın aralık ayında ve yöneticilerin uygun göreceği diğer zamanlarda da değerlendirerek sonuçları gerekirse personelle karģılıklı görüģülür. Bu ĠĢlem Performans Değerlendirme Formu (FORİKS008) na göre yapılır Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliģtirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliģtirilmelidir. Uygulama: Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personele performansının arttırılması için çözümler üretilmeli gerekiyorsa çeģitli eğitim programlarına Sayfa 9/255

27 katılmaları sağlanır. Yapılan performans değerlendirmelerinde yüksek performans gösteren personel mevzuat çerçevesinde ödüllendirilir. (Yayın teģvik, maaģ vs ) Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır. Uygulama: Ġnsan kaynakları yönetimine iliģkin, yazılı hale getirilen düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletiģim araçlarıyla duyurulacaktır. 2.4 STANDART - 4: YETKĠ DEVRĠ Ġdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: ĠĢ akıģ süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Uygulama: ĠĢ akıģ Ģemalarında, kullanılması gerektiği belirtilen evrakı imzalamaya ve onaylamaya yetkililer belirlenecek ve durum ilgililere bildirilecektir. Her personelin iģ akıģı sırasındaki hiyerarģiyi bilmesi sağlanır. Gümüşhane Üniversitesi İç Kontrol Sistemi İş Akışı Çizim Standartları(DESİKS001) Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Uygulama: Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenir ve ilgililere bildirilir. Gümüşhane Üniversitesi Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesine göre bu iģlemler Yetki Devri Formu(FORİKS015) ile yazılı olarak yapılır Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Uygulama: Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanır, devredilen yetkinin; yetki verilen kiģinin tanımlanacak görevine uyumlu olması sağlanır ve yazılı olarak ilgili personele tebliğ edilir. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılır. Gümüşhane Üniversitesi Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesine göre bu iģlemler Yetki Devri Formu(FORİKS015) ile yazılı olarak yapılır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Uygulama: Kurumda yetki devri iģlemleri, hiyerarģi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kiģi veya kiģilere yapılmalıdır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Sayfa 10/255

28 Uygulama: Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akıģı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki devralanın geri dönüģ sağlayacağı hususlarına yer verilir. 2.5 RĠSK DEĞERLENDĠRME STANDARTLARI STANDART-5: PLANLAMA VE PROGRAMLAMA Ġdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleģtirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluģturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, misyon ve vizyonlarını oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Uygulama: Kurumun, misyon ve vizyonunu oluģturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performans göstergelerini ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlanacaktır. Stratejik planlama ve performans bütçeleme sistemiyle hem faaliyetlerin hem de bütçenin performansının belirli aralıklarla ölçülmesi, operasyonel ve mali bilgilerin doğruluğunun diğer destekleyici belge ve bilgilerle karģılaģtırılması sağlanmalıdır Ġdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Uygulama: Meslek Yüksekokulumuzun gelecek yıllara iliģkin bütçeleri; hazırlanacak stratejik planda öngördüğümüz misyon, vizyon, amaç ve hedefler ile uyumlu olacak biçimde faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren yıllık performans programlarına dayalı olarak hazırlanacaktır Ġdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Uygulama: Meslek Yüksekokulumuz tarafından hazırlanan birim performans programları Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı tarafından konsolide edilerek idare performans programı oluģturulacak ve üst yöneticiye iletilecektir Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Uygulama: Meslek Yüksekokulumuzun birim yöneticileri, faaliyetlerini ilgili mevzuat, hazırlanacak stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygun olarak gerçekleģtirecektir Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Sayfa 11/255

29 Uygulama: Meslek Yüksekokulumuz görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun Ģekilde hedefler belirleyecek, bu hedefleri personelle paylaģacaklardır Ġdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Uygulama: Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmasını sağlayacak Ģekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir STANDART-6: RĠSKLERĠN BELĠRLENMESĠ VE DEĞERLENDĠRĠLMESĠ Ġdareler, sistemli bir Ģekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleģmesini engelleyebilecek iç ve dıģ riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, her yıl sistemli bir Ģekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Uygulama: Kurumun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kiģiden oluģacak risk belirleme ekibi oluģturulacaktır. Tespit edilen risklerin envanteri çıkarılacak ve süreç bazlı çalıģmalarda uygun kontrol noktalarının oluģturulmasıyla risklerin gerçekleģmesi önlenmeye çalıģılacaktır. Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik birimlerce önleyici bilgilendirme yapılmalıdır. Risk Analizleri Prosedürü(PROİKS009) ne göre yüksekokulumuzun risk analizleri yapılır Risklerin gerçekleģme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Uygulama: OluĢturulan risk belirleme ekibi tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları ile Ġç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalıģmaları yürütülmelidir. Risk Analizleri Prosedürü(PROİKS009) Risklere karģı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluģturulmalıdır. Uygulama: Yapılan risk analiz çalıģmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca, belirlenmiģ olan risklere karģı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve önleyici iģlemlerle ilgili çalıģmalar ve eğitimler yapılmalıdır. Risk Analizleri Prosedürü(PROİKS009) 2.6 KONTROL FAALĠYETLERĠ STANDARTLARI STANDART-7:KONTROL STRATEJĠLERĠ VE YÖNTEMLERĠ Ġdareler, hedeflerine ulaģmayı amaçlayan ve riskleri karģılamaya uygun kontrol stratejisi ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karģılaģtırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Sayfa 12/255

30 Uygulama: Her birim tarafından faaliyet alanları ve riskler ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol mekanizmaları oluģturularak bunların uygulanması sağlanır. Kontroller, günlük kurum faaliyetlerinin ayrılmaz bir parçası olmalıdır. Yönetim, her kademede kontrol faaliyetlerini tanımlayarak etkin bir iç kontrol yapısı oluģturmak için uygun kontrol mekanizmaları belirlemelidir. Yöneticiler, amaca ulaģmak için gerekli plan ve programları yaptıktan sonra izlenecek yöntemleri ve süreçleri oluģturacaklardır. Bu çerçevede karģılaģılabilecek riskler ve riskleri minimize etmek için gerekli kontrol faaliyetlerini belirleyerek amaca ulaģmayı sağlayacak kontrol sistemlerini tasarlamalıdır. İç Kontrol Tetkik Prosedürü (PROİKS003) bu amaçla uygulanır Kontroller, gerekli hallerde iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Uygulama: Kontroller, gerekli hallerde, iģlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrolleri de kapsayacak Ģekilde yapılacak. Bunlara iliģkin gerekli donanımlar ve bilgilendirmeler yapılamalıdır. İç Kontrol Tetkik Prosedürü (PROİKS003) bu amaçla uygulanır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Uygulama: Birimlerce ihtiyaca ve mevzuata göre, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak Ģartıyla (muhasebe kayıtları, demirbaģ kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak Ģekilde tespit ve sayımlar yapılmalıdır. İç Kontrol Tetkik Prosedürü (PROİKS003) bu amaçla uygulanır Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aģmamalıdır. Uygulama: Üniversitemizde oluģturulacak kontrol yöntemleri ile amaçlara ve hedeflere en uygun maliyetle ulaģmasına çalıģılacaktır. Belirlenen kontrol yöntemleri fayda maliyet analizlerinin yapılarak verimli, etkili ve ekonomik olacak Ģekilde uygulanacaktır STANDART-8:PROSEDÜRLERĠN BELĠRLENMESĠ VE BELGELENDĠRĠLMESĠ Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara iliģkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin eriģimine sunulmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Uygulama: Üniversitemiz birimlerince; faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlenecektir. Bu prosedürler baģlama, uygulama ve sonuçlandırma aģamalarını kapsayacak Ģekilde, prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilir olacaktır. (Yüksekokul hizmet envanteri ve standartları) Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve iģlemin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsamalıdır. Sayfa 13/255

31 Uygulama: Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve iģlemin baģlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aģamaları kapsayacak Ģekilde düzenlenecektir. (Yüksekokul hizmet envanteri ve standartları) Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilir olmalıdır. Uygulama: Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaģılabilirliliğini ve ulaģılabilirliğini sağlamak üzere, günceli ve ihtiyacı sağlamak için altyapıyı oluģturacak, belirlenen prosedürleri gözden geçirecek, ilgili dokümanları güncelleyecektir. Bunların internet ortamında yetkilendirilecek personelin eriģimine açık bir Ģekilde bulundurulması sağlanacak, bilgilerin sürekli güncelleme ve revizyon iģlemlerinden ilgili birimler sorumlu olacaklardır. (Yüksekokul hizmet envanteri ve standartları) STANDART- 9: GÖREVLER AYRILIĞI Hata, eksiklik, yanlıģlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve iģlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaģtırılmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kiģilere verilmelidir. Uygulama: Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iģ akıģ Ģemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak Ģekilde mevzuat doğrultusunda iģlerin farklı personel tarafından yapılması sağlanacaktır Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır Uygulama: Faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karģılaģılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli tedbirler alınacaktır STANDART-10: HĠYERARġĠK KONTROLLER Yöneticiler, iģ ve iģlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir Ģekilde kontrol etmelidir. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Uygulama: Yöneticiler tarafından iģ ve iģlemlerin birimleri tarafından iģ akıģ Ģeması ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda sürekli olarak izleme yapılacaktır. Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya görevlendirdiği kiģilerce kontroller yapılmalıdır. Sayfa 14/255

32 Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Uygulama: Yöneticiler personelin iģ ve iģlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kiģiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iģ ve iģlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır STANDART-11: FAALĠYETLERĠN SÜREKLĠLĠĞĠ Ġdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmalıdır Uygulama: Sürekli veya çeģitli nedenlerle geçici olarak boģalan kadrolar aracılığıyla yürütülen görevlerin aksamaması için gerekli tedbirler alınmalıdır. ĠĢ akıģ Ģemaları çıkartılarak tüm personelin bilgilendirilmesi sağlanmalıdır. Her iģ için asil ve yedek sorumlular belirlenecektir Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Uygulama: Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaģtırma nedeniyle görevlerinden ayrılanların yerine usulüne uygun olarak asgari asil personeldeki Ģartları haiz vekil personel görevlendirilmelidir. Görev Devri Formu(FORİKS015) Görevinden ayrılan personelin, iģ veya iģlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele verilmesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Uygulama: Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek Ģekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanmalıdır ve personelin yerine görev yapacak diğer personel arasındaki bilgi/belge akıģını sağlayacak önlemler alacaklardır STANDART-12: BĠLGĠ SĠSTEMLERĠ KONTROLLERĠ Ġdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliģtirmelidir. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Uygulama: Kurumda bilgi sistemlerinin envanteri çıkartılarak, sistemin sürekliliğini ve güvenirliliğini sağlayacak kontrol mekanizmaları belirlenecek ve uygulanacaktır. Üniversitemizde bilgi sistemleri için oluģturulacak eriģim kontrolleri; bilgi teknolojileri donanımının, veri dosyalarının ve bilgisayar programlarının Sayfa 15/255

33 izinsiz kullanımını önleyecektir. Bilgi sistemlerine uygulanacak sistem geliģtirme ve belgeleme kontrolleri ile inceleme, test etme ve yeni sistemlerin onaylanması; program değiģikliklerini meydana getirecektir. Sistem geliģtirme ile sistemin veya sistemlerin amaçlarına uygun olarak iģletilmesi sağlanacaktır Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluģturulmalıdır. Uygulama: Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı koordinasyonunu altında tüm birimlerin katılımının sağlandığı toplantılarla veri ve bilgi giriģi yazılım programlarının gerekli olan bilgi ve raporları üretecek bir analiz yapma imkânı sunacak Ģekilde tasarlanacaktır. Birimler hata ve usulsüzlükleri önleyecek Ģekilde Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı ile iģbirliği içerisinde veri, bilgi giriģi ve bunlara eriģim konusunda yetkilendirme iģlemlerini hata ve usulsüzlükleri önleyecek Ģekilde yapacaklardır. Bilgi teknolojileri sistemi içinde görevlerin ayrılığı ilkesi uygulanacaktır. Yetkisiz kiģi veya kiģilerin sisteme müdahale etmesini engelleyecek; sistem farklı kiģiler ve gruplar arasında yetki ve sorumluluk dağıtılacak Ģekilde tasarlanacaktır Ġdareler biliģim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliģtirmelidir. Bulunan verilerin güvenilirliği, korunması ve verilerin raporlanması bir organizasyonun yönetimi için önemli olduğundan bilgi sistemlerindeki bilgilerin doğruluğunun kontrol edilmesini sağlayacak mekanizmaların oluģturulması için çalıģmalar yapılacaktır. Uygulama: Çıkarılacak olan bilgi sistemleri envanteri doğrultusunda Kurumumuzun biliģim yönetimini sağlayacak mekanizmaların geliģtirilmesi için, Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı koordinasyonunda çalıģma programı hazırlanacaktır. 2.7 BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM STANDARTLARI STANDART-13: BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM Ġdareler, birimlerinin ve çalıģanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin GümüĢhane Üniversitesi nde bir Ģekilde iģleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletiģim sistemine sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdarelerde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi olmalıdır. Uygulama: Yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi kurulması çalıģmalarına devam edilecektir. (Birimler arası yazılı ve sözlü iletiģim, e-posta, Üniversite internet sitesi, birim internet siteleri) Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmelidir. Sayfa 16/255

34 Uygulama: Bilgi sistemi, gizliliği bulunmayan bilgi ve belgelere tüm kurum personelinin ulaģabilmelerini sağlayacak Ģekilde geliģtirilecektir ve uygulanacaktır. Bu amaçla Kurumun tüm ana ve ilgili mevzuatı internet ortamında ve kolay ulaģılabilir durumda getirilecektir. Birimlerin mevzuatla belirlenmiģ görev ve sorumluluklarının neler olduğunu, iģ akıģ Ģemalarını ve organizasyon yapılarını, internet ortamında açmaları sağlanacaktır. Bilgilerin sürekli güncellenmesinin sağlandığı sistem kurulacaktır Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olmalıdır. Uygulama: Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olması için bilgi sistemlerinin tümü kamu mali yönetimi sistemini destekleyecek gerekli kapasite, entegrasyon ve esneklikte olacaktır. Ayrıca yüksekokul birimleri faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Kâğıt ortamında bulunan dokümanlar elektronik belge haline dönüģtürülecektir. Belgelerin tanımlanan iģ akıģları ile dolaģımı yönetilerek, bu belgeleri doküman ambarları içerisinde güvenli bir Ģekilde saklanması ile belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaģım sağlanacak, bilginin güvenliği ve doğruluğu için uygulamalardaki ortak bilgi giriģ alanları oluģturulacak veya bilgiye kaynağından ulaģabilmeyi sağlayacak sistemlerin oluģturulması sağlanacaktır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelidir. Uygulama: Yöneticilerin ve ilgili personelin, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin bilgilere ulaģabilmelerini sağlayacak elektronik ortak dosya sistemlerinin oluģturulması sağlanacak Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak Ģekilde tasarlanmalıdır. Uygulama: Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkânı sunacak Ģekilde tasarlanarak uygulanacak, birimler faaliyet alanına giren konularda düzenli bilgi akıģı sağlayacaklardır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Uygulama: Üniversitemiz yöneticileri; misyon, vizyon, amaç ve hedefleri çerçevesinde; kurum içi ve dıģı iletiģim konusunda etkinlik ve baģarı sağlanabilmesi için, tüm çalıģanlara görev, yetki ve sorumluluklarını açıkça bildirilmesini sağlayacak; organizasyon içindeki iletiģim kanallarının açık tutulmasını, bu konudaki engellemelerin ve sınırlamaların kaldırılmasını, esnek bir bilgi iletiģim ortamı ve kurum dıģı iletiģime açık olunmasını sağlayarak deklare edecektir Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Sayfa 17/255

35 Uygulama: Ġdarenin iletiģim kanalları personele; faaliyetlerin değerlendirilmesi, sorunların saptanması ve çözüm önerilerinin geliģtirilmesi konusunda teģvik edici Ģekilde, açık tutulacak, getirilen çözümler ve öneriler ile saptanan sorunlar idarenin geliģimi için değerlendirmeye alınacaktır STANDART-14: RAPORLAMA Ġdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġdareler, her yıl amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Uygulama: Tüm birimlerle iģbirliği yapmak suretiyle hazırlanan Ġdare stratejik planı, faaliyet raporu ve performans programı bilahare internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulacaktır Ġdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliģkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Uygulama: Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya iliģkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere iliģkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanacak ve Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Uygulama: Birimlerin faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri Kurum idari faaliyet raporunda gösterilecek ve Kurumumuz web sitesinde yayımlanarak duyurulacaktır Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Uygulama: Birim içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenerek faaliyetlerin gözetimi sağlanacaktır. Görev ve faaliyetlere iliģkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve bilgilendirme toplantılarıyla tüm birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanacaktır STANDART-15: KAYIT VE DOSYALAMA SĠSTEMĠ Ġdareler, gelen ve giden her türlü evrak dâhil iģ ve iģlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleģmeyi kapsamalıdır. Uygulama: Üniversitemiz elektronik ortamdaki kayıt ve dosyalama sistemi dahil olmak üzere, gelen ve giden evrak ile kurum içi haberleģmeyi kapsayacak etkin ve etkili sistemler oluģturulacaktır. Üniversitemiz kayıt Sayfa 18/255

36 ve dosyalama sistemi BaĢbakanlık Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğünce hazırlanan kayıt ve dosyalama sistemine uygun olarak gözden geçirilecektir Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaģılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Uygulama: BaĢbakanlık tarafından tarihinde yayımlanan 2005/7 nolu genelge ile Standart Dosya Planı çalıģmaları ile kayıt ve dosyalama sistemine geçilmiģtir. Yönetici ve yetkili personelin belgelere ulaģılabilirliğinin sağlanmasına devam edilecektir Kayıt ve dosyalama sistemi, kiģisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Uygulama: Kayıt ve dosyalama sisteminde, kiģilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenliğini sağlayacak Ģekilde gerekli önlemleri alacak mekanizmalar geliģtirilecektir Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiģ standartlara uygun olmalıdır. Uygulama: Üniversite faaliyetlerine iliģkin iģlemlerin kayıt ve dosyalama sistemi, süreçlerin tüm aģamalarını kapsayacak Ģekilde yapılacak ve böylece iģlemin baģlangıcından tamamlanmasına kadar olan tüm bilgi ve belgelere kolayca eriģim sağlanacaktır. Ayrıca, gerek iç kontrol yapısı gerekse bütün iģlem ve olaylar(iģ ve iģlemler), uygun bir Ģekilde dokümante edilecektir. Üniversitemizdeki kayıt ve dosyalama sisteminin, BaĢbakanlıkça belirlenen düzenlemeler ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine uyumluluğu sağlanmalıdır Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir Ģekilde sınıflandırılmalı ve arģiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Uygulama: Evrak biriminde çalıģan personele, evrakın kaydedilmesi, standartlara uygun bir Ģekilde sınıflandırılması, arģiv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda bilgilendirilme faaliyetleri ve bilgilendirme eğitiminin verilmesi sağlanmalıdır Ġdarenin iģ ve iģlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve eriģimini de kapsayan, belirlenmiģ standartlara uygun arģiv ve dokümantasyon sistemi oluģturulmalıdır. Uygulama: Üniversitemizde arģiv ve dokümantasyon konusunda mevzuat çalıģmalarının tamamlanması ve sistemin buna göre tasarlanması sağlanacaktır. Her birimin bünyesinde fiziki olarak birim arģivi oluģturulacak olup Üniversiteye ait kurum arģivi ise Kütüphane ve Dokümantasyon Daire BaĢkanlığı bünyesinde kurulacaktır. Üniversitemizde oluģturulacak bu sistemin elektronik ortamda düzenlenip eriģilebilirliği sağlanacaktır Standart-16: HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BĠLDĠRĠLMESĠ Ġdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluģturmalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Sayfa 19/255

37 Uygulama: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim iģlemleri mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacak olup bu düzenlemelere iliģkin mevzuat hakkında personel hizmet içi eğitimle bilgilendirilecektir. Şikâyet Prosedürü(PROİKS002), Hata Bildirim Formu (FORİKS033) iģlem yapılır Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Uygulama: Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli iģlemleri yapacaktır. Söz konusu iģlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirilecektir Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayrımcı bir muamele yapılmamalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karģılaģmaması için yöneticiler gerekli tedbirleri alacaktır. 2.8 ĠZLEME STANDARTLARI STANDART-17: ĠÇ KONTROLÜN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ Ġdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Uygulama: Ġç kontrol sisteminin iģleyiģine iliģkin periyodik aralıklarla yatay ve dikey analizler çalıģması yapılacaktır. Kurum içi ve kurum dıģı faaliyetlere iliģkin Ģikâyetler değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları değerlendirilerek hazırlanacak stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izlenecektir. Ġç ve dıģ denetim raporları incelenecektir. Bu doğrultuda bütün veriler dikkate alınarak genel bir değerlendirme yapılacaktır Ġç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Uygulama: " EYLEM " nolu eylem kapsamında yapılan değerlendirmeler neticesinde belirlenen eksik yönler ile uygun olmayan kontrol yöntemleri için önlemlerin alınması sağlanacaktır Ġç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Uygulama: Harcama birimi kendi bünyesinde sisteme iliģkin eksiklikleri tespit edecek ve gerekli önlemleri alacaktır. Gerekirse eksik ve yetersiz alanlara yönelik kontrol mekanizmaları geliģtirilecektir Ġç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüģleri, kiģi ve/veya idarelerin talep ve Ģikayetleri ile iç ve dıģ denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. Uygulama: Ġç kontrol sisteminin değerlendirilmesinde; yöneticilerin görüģ ve önerileri ile çalıģanların ve iç/dıģ paydaģların öneri, talep ve Ģikâyetleri ile düzenlenen iç ve dıģ denetim raporlarının sonuçlarını dikkate alan bir sistem geliģtirilecektir. Sayfa 20/255

38 Ġç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Uygulama: Ġç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı oluģturulacak ve uygulanması sağlanacaktır STANDART-18: ĠÇ DENETĠM Ġdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel Ģartlar: Ġç denetim faaliyeti Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ģekilde yürütülmelidir. Uygulama: Ġç Denetim; Üniversitemizin amaç ve hedeflerinin karģı karģıya olduğu riskler esas alınarak Ġç Denetim Birimince hazırlanacak, Ġç Denetim Plan ve Programı Çerçevesinde yapılacaktır. Ġç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir Ģekilde periyodik olarak yürütülecektir. Üniversitemizce Ġç Denetim Birimi kurulmadığında Ġç denetim biriminin çalıģmaları mevzuatın ön gördüğü çerçeve de üst yöneticinin gözleminde Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığınca yürütülecektir Ġç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir Uygulama: Ġç denetim birimi tarafından gerek sürekli izleme faaliyetleri gerekse bağımsız izleme faaliyetleri sonucunda tespit edilen aksaklıklar gerekli önlemlerin alınması için ilgili birimlere bildirilecektir. Bu nedenle yöneticiler, denetim bulgularını ve diğer incelemeleri gözden geçirecek, değerlendirecek ve önerileri dikkate alarak uygun tedbirlerin alınmasını sağlayacaklardır. Ġç Denetim Birimi; Üniversitemizdeki varlıkların güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için faaliyetleri olumsuz etkileyecek risklerin tanımlanması ve bunlar için gerekli önlemlerin alınması, iç kontrol sisteminin sürekli gözden geçirilmesi konularında yönetime raporları aracılığı ile önerilerde bulunacaklardır. Bu raporlar çerçevesinde Üniversite birimlerince kontrol, yönetim ve risk yönetim süreçleri değerlendirilerek gerekli iyileģtirmeler oluģturulacak planlar ile uygulamaya konulacaktır. Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucunda Üniversitece alınması gereken önlemleri içerir kapsamlı bir eylem planı denetlenen birim tarafından hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları Ġç Denetim Birimi tarafından takip edilecektir. 2.9 ĠÇ KONTROLE ĠLĠġKĠN YETKĠ VE SORUMLULUKLAR - Üst yönetici, iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkilileri ise görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve malî karar ve iģlemlere iliģkin olarak iç kontrolün iģleyiģinden sorumludur. - Üst yönetici, harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayıģına sahip olunmasından, malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiģ standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir Sayfa 21/255

39 yönetim anlayıģıyla uygun bir çalıģma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. - Üst yönetici her yıl, iģ ve iģlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek imzalar ve birim faaliyet raporları da esas alınarak hazırlanan idare faaliyet raporuna ekler. Harcama yetkilileri her yıl, iģ ve iģlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir Ģekilde gerçekleģtirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek imzalar ve birim faaliyet raporuna ekler. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 3. ĠÇ KONTROL TORUL MYO UYGULAMALARI 3.1 KURUMUN TARĠHÇESĠ VE TANITIMI: Torul Meslek Yüksekokulu GümüĢhane Üniversitesi bünyesinde tarihli Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığı Genel Kurul Kararı ile kurulmuģtur. Bünyesinde 2 aktif 6 bölüm ve 2 aktif 7 tane öğretim programı bulundurmaktadır. Aktif programlar Bilgisayar Teknolojileri Bölümü, Bilgisayar Programcılığı 3 öğretim görevlisi ile, Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü, Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programı da 4 öğretim görevlisi ile hizmet vermektedir. Yüksekokulumuz Eğitim-Öğretim yılında 120 öğrenci ile mesleki Eğitim- Öğretim faaliyetlerine baģlamıģtır. Meslek Yüksekokulumuz, ulusal ve yerel ölçekte ülkemiz ve bulunduğu yörede, çağdaģ mesleki teknik eğitimin gerektirdiği bilgi, beceri ve teknolojik geliģmelerle yüksek standartlara sahip, ulusal platformda aranılır nitelikte ve çevre koruma bilinci geliģmiģ nitelikli ara teknik elemanlar yetiģtiren, geliģen dünyamıza, çevremize, iģletmecilere idari ve akademik kadrosuyla yardımcı olan bir yüksekokul olmaya çalıģacaktır AMAÇ Bu organizyon el kitabı; GümüĢhane Üniversitesi Torul MYO, ni sürekli geliģtirme çerçevesinde ihtiyaç duyduğu ve uyguladığı tüm süreçleri tanımlamak, bu süreçlerin birbiri arasındaki etkileģimleri açıklamak ve performanslarının ölçülebilmesi ve değerlendirilmesi için bir yöntem belirlemek amacıyla oluģturulmuģtur KAPSAM Bu el kitabı; GümüĢhane Üniversitesi Torul MYO ni içeren tüm süreçleri kapsar SORUMLULUKLAR Bu el kitabının hazırlanması, revizyonu, iptali, dağıtılması, arģivlenmesi ve süreçlerin belirlenmesinden Ġç Kontrol Temsilcisi sorumluluğunda Torul MYO Müdürü, bu prosedürleri uygulanmasından, akademik ve idari personel sorumludur DAĞITIM Müdür Müdür Yardımcıları Sayfa 22/255

40 Bölüm BaĢkanları Öğretim Elemanları Yüksekokul Sekreteri Ayniyat Sorumlusu Mali Ġsler Sorumlusu Komisyonlar Öğrenci DanıĢmanları Teknik Hizmetler Birimi Öğrenci ( Ġlan Panosu ve Ġnternet Ortamından ) 3.2 YÜKSEKOKULUMUZUN MĠSYONU Yüksekokulumuzun misyonu, güncel bilimsel veriler ıģığında araģtırıcı, sorgulayıcı, çözümleyici düģünce yapısına ve liderlik vasıflarına sahip, milli ve manevi değerlerine bağlı, pozitif enerji yayan, mesleki etiğe uygun davranan, mesleki ve teknik alanda ihtiyaç duyulan nitelikli insan gücünü yetiģtirmektir. 3.3 YÜKSEKOKULUMUZUN VĠZYONU Yüksekokulumuzun vizyonu, kaynakları ve imkanları en üst düzeyde kullanarak, yetiģtirdiği örnek insanlar ve ürettiği projelerle ülke ekonomisine katkı sağlayan lider bir yüksekokul olmaktır. 3.4 GÖREV TANIMLARI YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI (GTDĠKS003) GÖREVĠN ADI: Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu Müdürü GÖREVĠN KAPSAMI: Ġlgili Yüksek Okul/ Meslek Yüksek Okulu GÖREVĠN KISA TANIMI GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulunun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleģtirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalıģmaları yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek ve denetlemek GÖREVĠ VE SORUMLUKLULAR Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 20 / b maddesinde belirtilen görevleri yapar Yüksekokuldaki akademik ve idari iģlevlerin en iyi Ģekilde yerine getirilmesi hususunda nihai yetki ve sorumluluğa sahiptir Yüksekokul tüzel kiģiliğini temsil eder. Yüksekokul vizyon ve stratejisini belirleyerek gerçekleģtirilmesini takip eder. Sayfa 23/255

41 MYO/YO/YO kurullarına baģkanlık etmek, MYO/YO kurullarının kararlarını uygulamak ve MYO/YO birimleri arasında düzenli çalıģmayı sağlamak, Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde MYO/YO genel durumu ve iģleyiģi hakkında rektöre rapor vermek, MYO/YO ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, MYO/YO bütçesi ile ilgili öneriyi MYO/YO yönetim kurulunun da görüģünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak, MYO/YO birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, Bu kanun ile kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır MYO/YO ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir Ģekilde kullanılmasında ve geliģtirilmesinde gerekli güvenlik önlemlerini almak Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanması Eğitim-öğretim, bilimsel araģtırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir Ģekilde yürütülmesi Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karģı birinci derecede sorumludur YETKĠLERĠ Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek GümüĢhane Üniversitesinin temsil yetkisini kullanmak Ġmza yetkisine sahip olmak, Harcama yetkisi kullanmak Emrindeki yönetici ve personele iģ verme, yönlendirme, yaptıkları iģleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak Emrindeki yönetici ve personeli cezalandırma, ödüllendirme, sicil verme, eğitim verme, iģini değiģtirme ve izin verme yetkisine sahip olmak Kuruma alınacak personelin seçiminde değerlendirmeleri karara bağlama ve onaylama yetkisine sahip olmak EN YAKIN YÖNETĠCĠSĠ Rektör Yardımcısı ALTINDAKĠ BAĞLI Ġġ UNVANLARI Müdür Yardımcıları, Bölüm BaĢkanlıkları, Öğretim Üyeleri, YO/MYO Sekreteri, Bölüm Sekreterleri YO/MYO Bürosu BU ĠġTE ÇALIġANDA ARANAN NĠTELĠKLER Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, Görevinin gerektirdiği düzeyde iģ deneyimine sahip olmak, Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek, Faaliyetlerini en iyi Ģekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak SORUMLULUK: Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu Müdürü, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, GümüĢhane Üniversitesi Rektörüne karģı sorumludur. Sayfa 24/255

42 3.4.2 YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI (GTDĠKS004) GÖREVĠN ADI: Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu Müdürü Yardımcısı GÖREVĠN KAPSAMI: Ġlgili Yüksek Okul/ Meslek Yüksek Okulu GÖREVĠN KISA TANIMI GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulunun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleģtirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalıģmaları yapmak GÖREVĠ VE SORUMLUKLULAR MYO/YO Müdürünün verdiği görevleri yapmak Her akademik yarı yılın baģında haftalık ders programlarını yapmak MYO/YO Prosedürlerinin uygulama alanlarında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlar için MYO/YO Müdürlüğü nün talep ettiği bilgileri ve dokümanları vermek Her yarıyıl sonunda sorumlusu olduğu dersler için öğrenciler tarafından doldurulan ders değerlendirme formu sonuçlarına göre iyileģtirme çalıģmaları yapmak Yüksek Öğretim Kanunu ve Yönetmeliklerinde belirtilen diğer görevleri yapmak MYO/YO Müdürünün olmadığı zamanlarda yerine vekalet eder YETKĠLERĠ Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek GümüĢhane Üniversitesinin temsil yetkisini kullanmak Ġmza yetkisine sahip olmak, Harcama yetkisi kullanmak Emrindeki yönetici ve personele iģ verme, yönlendirme, yaptıkları iģleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak EN YAKIN YÖNETĠCĠSĠ YO/MYO Müdürü ALTINDAKĠ BAĞLI Ġġ UNVANLARI Bölüm BaĢkanlıkları, Öğretim Üyeleri, Bölüm Sekreterleri BU ĠġTE ÇALIġANDA ARANAN NĠTELĠKLER Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, Görevinin gerektirdiği düzeyde iģ deneyimine sahip olmak, Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek, Sayfa 25/255

43 Faaliyetlerini en iyi Ģekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak SORUMLULUK: Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu Müdür Yardımcısı, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu Müdürüne karģı sorumludur YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS005) GÖREVĠN ADI GÖREVĠN KAPSAMI : Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu Sekreteri : Ġlgili Yüksek Okul/ Meslek Yüksek Okulu GÖREVĠN KISA TANIMI GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin/Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu nun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleģtirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalıģmaları yapmak GÖREVĠ VE SORUMLUKLULAR Sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51/ b, 51/c maddelerinin gereğini yapar Yüksekokuldaki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzen içinde çalıģmasını sağlar Meslek Yüksek Okulu nun (MYO) üniversite içi ve dıģı tüm idari iģlerini yürütür, istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlar, Yüksekokul idari teģkilatında görevlendirilecek personel hakkında Yüksekokul Müdürüne öneride bulunur Kurum içi ve kurum dıģı yazıģmaları yürütülmesini sağlar Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemini hazırlar ve ilgililere duyurur. Raportörlüğünü yapar. Karar ve tutanaklarını hazırlar, uygulanmasını sağlar Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar; gerekli bakım ve onarım iģlerini takip eder; ısınma, aydınlatma, temizlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlar Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet araçlarının periyodik bakım ve onarımını yaptırır Yüksekokula gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar eder Yüksekokul ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlar Resmi evrakları tasdik eder. Evrakların elemanlardan teslim alınması ve arģivlenmesini sağlar Öğrenci iģleri, kütüphane gibi birimlerin düzenli çalıģmasını; bütün tüketim -demirbaģ malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen iģleyiģi yönetir Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım eder, Yüksekokul faaliyet raporunun hazırlanmasına yardım eder Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav iģlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlar. Akademik Personelin görev uzatılması için gerekli uyarıları yapar ve zamanında yerine getirilmesini sağlar Dikey geçiģ baģvuru formlarının kontrolü, imzalanması, teslim alınması, listelenmesi, baģvuru formlarını ve dekontları toplayarak ÖSYM ye gönderilmesini sağlar. Sayfa 26/255

44 Yüksekokul personelinin özlük haklarına iliģkin uygulamaları takip eder Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını yardımcı olur Ġdari personelin görev ve iģlerini denetler, eğitilmelerini sağlar Ġdari personele ve öğrencilere mevzuat hakkında bilgi verir Ġdari personelin disiplin iģlemlerini yürütür Tüm birimlerden gelen Ġdari ve Mali iģler evraklarını ve diğer her türlü evrakı kontrol eder, gereği için hazırlıklar yapar. GerçekleĢtirme Görevlisi olarak mali iģleri yürütür, Personelin özlük dosyalarının oluģumunu ve korunmasını sağlar Personelin izinlerini planlar ve sağlık raporlarını takip ederek yasal prosedürleri uygular Yüksekokul personeli ve bakmakla yükümlü yakınlarına ait hasta sevk belgesini onaylar Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirir ve gerekeni yapar Halkla iliģkilere özen gösterir, Kongre, Seminer, Toplantı, Ağırlama çalıģmalarında görev almak ve kurumdan memnun ayrılmalarına katkı sağlar Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapar YETKĠLERĠ Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek Ġmza yetkisine sahip olmak, Harcama yetkisi kullanmak Emrindeki yönetici ve personele iģ verme, yönlendirme, yaptıkları iģleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak EN YAKIN YÖNETĠCĠSĠ YO/MYO Müdürü ALTINDAKĠ BAĞLI Ġġ UNVANLARI Bölüm Sekreterleri ve YO/MYO Bürosu, Teknikerler, Teknisyenler BU ĠġTE ÇALIġANDA ARANAN NĠTELĠKLER Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, Görevinin gerektirdiği düzeyde iģ deneyimine sahip olmak, Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek, Faaliyetlerini en iyi Ģekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak SORUMLULUK: Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu Sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Yüksekokul Müdürüne karģı sorumludur. Sayfa 27/255

45 3.4.4 BÖLÜM BAġKANI GÖREV TANIMI (GTDĠKS006) Görevin Adı : Ġlgili Bölümün Bölüm BaĢkanı Görevin Kapsamı : Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Rektörlüğe Bağlı Birimler Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; yüksekokulun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleģtirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla idari ve akademik iģleri bölüm içerisinde yapar Görevi Ve Sorumlukluları Bölüm kurullarına baģkanlık eder Bölümün ihtiyaçlarını Yüksekokul Makamına yazılı olarak rapor eder Yüksekokul ile Bölüm arasındaki her türlü yazıģmanın sağlıklı bir Ģekilde yapılmasını sağlar Bölüme bağlı Programlar arasında eģgüdümü sağlar Bölümün ders dağılımını öğretim elemanları arasında dengeli bir Ģekilde yapılmasını sağlar Bölümde eğitim-öğretimin düzenli bir Ģekilde sürdürülmesini sağlar Ek ders ve sınav ücret çizelgelerinin zamanında ve doğru bir biçimde hazırlanmasını sağlar Bölümün eğitim-öğretimle ilgili sorunlarını tespit eder, Müdürlüğe iletir Bölümün değerlendirme ve kalite geliģtirme çalıģmalarını yürütür, raporları Müdürlüğe sunar Yüksekokul Değerlendirme ve Kalite GeliĢtirme Birimi ile eģgüdümlü çalıģarak Bölüme bağlı programların akredite edilme çalıģmalarını yürütür Eğitim-öğretimin ve bilimsel araģtırmaların verimli ve etkili bir Ģekilde gerçekleģmesi amacına yönelik olarak Bölümdeki öğretim elemanları arasında bir iletiģim ortamının oluģmasına çalıģır Yüksekokul Akademik Genel Kurulu için Bölüm ile ilgili gerekli bilgileri sağlar Her dönem baģında ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılmasını sağlar Bölüm öğrencilerinin eğitim-öğretim sorunları ile yakından ilgilenir Bölümündeki öğrenci-öğretim elemanı iliģkilerinin, eğitim-öğretimin amaçları doğrultusunda, düzenli ve sağlıklı bir Ģekilde yürütülmesini sağlar Ders kayıtlarının düzenli bir biçimde yapılabilmesi için danıģmanlarla toplantılar yapar Önlisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği ile yönergelerin ruhuna uygun bir Ģekilde uygulanmasını sağlar Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlar Bölüm ERASMUS programlarının planlanmasını ve yürütülmesini sağlar Rektörün, Meslek Yüksek Okulu Müdürünün, görev alanı ile ilgili vereceği diğer iģleri yapar Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak. Sayfa 28/255

46 Faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek Ġmza yetkisine sahip olmak, Emrindeki yönetici ve personele iģ verme, yönlendirme, yaptıkları iģleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak Bölümüne alınacak personelin seçiminde değerlendirmeleri karara bağlama ve onaylama yetkisine sahip olmak En Yakın Yöneticisi Müdür Yardımcısı Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Öğretim Üyeleri, Bölüm Sekreterleri Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, Görevinin gerektirdiği düzeyde iģ deneyimine sahip olmak, Yöneticilik niteliklerine sahip olmak; sevk ve idare gereklerini bilmek, Faaliyetlerini en iyi Ģekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak Sorumluluk (Yüksekokul Bölüm BaĢkanları) Bölüm baģkanı, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakültelerde Fakülte Dekanına, Yüksek Okullarda Yüksek Okul Müdürüne, Meslek Yüksek Okullarında Meslek Yüksek Okulu Müdürüne, Rektörlüğe bağlı birimlerde Rektöre karģı sorumludur ÖĞRETĠM ÜYESĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS008) Görevin Adı : Öğretim Üyesi Görevin Kapsamı : Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin/Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu nun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleģtirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalıģmaları yapmak Görevi Ve Sorumlukluları Mevcut potansiyelinin tümünü kullanarak Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu ve bulunduğu bölümün amaç ve hedeflerine ulaģmaya çalıģmak Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu kalite sistemi bünyesinde kendi sorumluluğunda belirtilen faaliyetleri yerine getirmek. Sayfa 29/255

47 Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlar için Fakülte Dekanının /Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü nün talep ettiği bilgileri ve dokümanları vermek Her yarıyıl sonunda sorumlusu olduğu dersler için öğrenciler tarafından doldurulan ders değerlendirme formu sonuçlarına göre iyileģtirme çalıģmaları yapmak Yüksek Öğretim Kanunu ve Yönetmeliklerinde belirtilen diğer görevleri yapmak DanıĢmanlık görevini ve derslerini Yükseköğretim mevzuatı ve çağdaģ/geliģmiģ ülke idealine sadakatle bağlı olarak en iyi Ģekilde yerine getirir Kendini sürekli geliģtirir; yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel donanımını geliģtirme; ders dıģı üniversite etkinlikleri düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlama; sosyal sorumluluk projeleri yapma, topluma önder ve öğrencilerine yararlı olma çabası içinde olur Dekan/Yüksekokul Müdürü/Meslek Yüksek Okulu ve Bölüm BaĢkanı nın verdiği görevleri yapar Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek En Yakın Yöneticisi Bölüm BaĢkan Yardımcısı, Anabilim Dalı BaĢkanı Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları AraĢtırma görevlileri Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, Görevinin gerektirdiği düzeyde iģ deneyimine sahip olmak, Faaliyetlerini en iyi Ģekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak Sorumluluk Öğretim Üyesi ve Öğretim Görevlisi, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okullarda Bölüm BaĢkanlarına karģı sorumludur ÖĞRETĠM GÖREVLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS022) Görevin Adı : Öğretim Görevlisi Görevin Kapsamı : Rektörlük Örgütü/Fakülte /Ġlgili Yüksek Okul/ Meslek Yüksek Okulu Görevin Kısa Tanımı Sayfa 30/255

48 GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin/Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okulu nun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleģtirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalıģmaları yapmak Görevi Ve Sorumluklular Mevcut potansiyelinin tümünü kullanarak Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu ve bulunduğu bölümün amaç ve hedeflerine ulaģmaya çalıģmak Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu kalite sistemi bünyesinde kendi sorumluluğunda belirtilen faaliyetleri yerine getirmek Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlar için Fakülte Dekanının /Yüksek Okul/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü nün talep ettiği bilgileri ve dokümanları vermek Her yarıyıl sonunda sorumlusu olduğu dersler için öğrenciler tarafından doldurulan ders değerlendirme formu sonuçlarına göre iyileģtirme çalıģmaları yapmak Yüksek Öğretim Kanunu ve Yönetmeliklerinde belirtilen diğer görevleri yapmak DanıĢmanlık ve derslerini Yükseköğretim mevzuatı ve çağdaģ/geliģmiģ ülke idealine sadakatle bağlı olarak en iyi Ģekilde yerine getirir Kendini sürekli geliģtirir; yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel donanımını geliģtirme; ders dıģı üniversite etkinlikleri düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlama; sosyal sorumluluk projeleri yapma, topluma önder ve öğrencilerine yararlı olma çabası içinde olur Dekan/Yüksekokul Müdürü/Meslek Yüksek Okulu ve Bölüm BaĢkanı nın verdiği görevleri yapar Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek En Yakın Yöneticisi Bölüm BaĢkan Yardımcısı, Anabilim Dalı BaĢkanı Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, Görevinin gerektirdiği düzeyde iģ deneyimine sahip olmak, Faaliyetlerini en iyi Ģekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak Sorumluluk Sayfa 31/255

49 Öğretim Üyesi ve Öğretim Görevlisi, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakülte/Yüksek Okul/Meslek Yüksek Okullarda Bölüm BaĢkanlarına karģı sorumludur BÖLÜM SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS023) Görevin Adı : Bölüm Sekreteri Görevin Kapsamı : Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları Görevin Kısa Tanımı BulunmuĢ olduğu birimde görevini ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalıģmaları yapmak Görevi Ve Sorumlukluları KesinleĢen haftalık ders programlarını müdürlüğe bildirmek için üst yazısını hazırlar KesinleĢen sınav programları ile haftalık ders programlarını öğrenci ilan panosunda duyurur, tam ve yarı zamanlı öğretim elemanlarına kendi haftalık ders programlarını bildirmek için yazısını hazırlar Bölümlerin öğrenci ilan panolarında ilgili duyurularını yapar, süresi dolanları kaldırır Öğretim elemanları ile gözetmenlere sınav programlarını üst yazısını hazırlar Yüksekokul-bölüm arası ve bölümler arası yazıģmaları yapar ve ilgili yere teslim eder Bölümden giden ve bölüme gelen yazıların evrak kayıtlarını giden ve gelen evrak defterine iģler, yazıları dosyalar Müdürlükten gelen yazıların bölüm baģkanlığınca gereğinin yapılmasını izler, gereken yazıların gününde Müdürlüğe iletilmesini sağlar Toplantı duyurularını yapar Bölüm Kurulu raporlarını yazarak imzalandıktan sonra ilgili yerlere iletir, bir örneğini dosyalar Bölüm personelinin yıllık izin, doğum, ölüm, mazeret izni, rapor, görevlendirme vb. yazılarını yazar Müdürlükten gelen öğrenci ile ilgili Yüksekokul Yönetim Kurulu kararlarını ilgili öğretim elemanlarına duyurur Bölüm öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması ile ilgili alınan bölüm kurul kararını Müdürlüğe bildirir Öğrenci ders intibaklarını bilgisayar ortamına aktarır ve tanıtır Muafiyet dilekçelerinin anabilim dalı baģkanları ve danıģmanlar tarafından incelemesini sağlar Öğrenciler ile ilgili gelen yazıları anabilim dalı baģkanlarına, danıģmanlara ve dersin öğretim elemanlarına duyurur, görüģ istenen yazılara görüģ yazısını yazar Gelen yazıları Bölüm BaĢkanına iletir. Gelen evrakların kayıt edilmesi ve sevk edilen birimlere yönlendirilmesini yapar. Sayfa 32/255

50 Bölüme gelen postaları müdürlükten teslim alıp ilgili birimlere teslim eder Bölümün yazı iģlerinin yürütülmesi, Bölüme ait yazıları gerektiği kadar çoğaltır ve ilgililere teslim eder Bölümün fotokopi iģlerini yürütmek ve sorumluluğundaki optik okuyucu, fotokopi, akıllı tahta ve baskı makinelerini korumak ve genel bakımını yapmak, Sınav zamanlarında soru çoğaltmak ve cevap kâğıdı basmak ve akademik personele ait resmi evrakları çoğaltmak, Bölüm Kurulu Kararlarının ve üst yazıların Bölüm BaĢkanı gözetiminde yazılması, Giden evrakların kayıt edilmesi ve suretlerinin dosyalanması, Evrakların ilgili kiģi veya birime zimmetle teslim etmek ve ilgili kiģi veya birimden zimmetle teslim almak Ders planları, ders yükleri, açık ders görevlendirmeleri, haftalık ders planları, yarıyıllık ders planları, Görevlendirme değiģikliği, ders değiģikliği, yarıyıl ders değiģikliği, öğretim türü değiģikliği, dersin gruplara ayrılması iģlemlerinin yapılması ve mezuniyet evraklarının hazırlanması, Ara sınav, yarıyıl sonu sınavı, mazeret, tek ders ve ek sınav ĠĢlemlerinin yürütülmesi, Yarıyıl sonu sınavı sınav sonuçlarının sınav tarihinden itibaren 1 hafta içinde ders veren Öğretim Elemanlarından toplanması ve Müdürlüğe sunulması ve öğrenciye ilan edilmesi, Yüksekokula yeni kayıt yaptıran öğrencilerin ilk kayıt iģlemlerinin yapılması, Kayıt Yenileme, kayıt dondurma ve derse yazılma iģlemlerini yürütmek, Okul Deneyimi ve Öğretmenlik Uygulaması çalıģmaları iģlemleri takibinin yapılması, Yeni kayıt veya yatay geçiģ ile gelen öğrencilerin daha önceki öğrenimlerinde görmüģ oldukları dersler ile ilgili muafiyet iģlemleri ve Üniversite tarafından yapılan muafiyet sınavı sonucu baģarılı olan öğrencilerin muafiyet iģlemlerinin yapılması, Ders değerlendirme ile ilgili faaliyetlerin takip edilmesi Öğretim elemanlarının yurt içi ve dıģı bilimsel toplantılara katılması, inceleme, araģtırma ve uygulama yapmak üzere görevlendirilme iģlemlerinin yapılması, Yeni ders açılması iģlemlerinin yapılması, Bölüm Sekreterliği ĠĢlemleri Kontrol Formu nda belirtilen ilgili faaliyetlerin yürütülmesi, Birim dosyalama iģlemlerinin yapılması, arģive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlanması, Ek ders ve sınav puantajlarının zamanında hazırlanarak muhasebe birimine gönderilmesi, Öğrencilerle ilgili olarak, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı nın görev, yetki ve sorumluğu dıģındaki ve kendisinin sorumluğuna verilen öğrenci iģleri ile ilgili tüm iģleri yerine getirmek, Kanun ve yönetmeliklerde kendi sorumluluğunda belirtilen diğer faaliyetleri yerine getirmek, Sayfa 33/255

51 Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer iģlerin ve iģlemlerin yapılması, Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek En Yakın Yöneticisi Bölüm BaĢkanı, Yüksekokul Sekreteri, YO sekreteri, MYO Sekreteri Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak En az lise veya dengi okul mezunu olmak Personel iģlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk: Yüksekokul Sekreteri, Bölüm BaĢkanı, Müdür Yardımcısı ve Müdüre karģı sorumludur ġef GÖREV TANIMI (GTDĠKS037) Görevin Adı : ġef Görevin Kapsamı: Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıkları Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıklarındaki gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik, verimlilik ilkelerine ve görevi kapsamındaki mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla bulunduğu birimin görevlerini yapar Görevi Ve Sorumluklular Bulunduğu birimin gelen her türlü evrakın imza karģılığı alınmasını, kayıt edilmesini ve ilgilisine iletilmesini sağlamak Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması için dağıtımını sağlamak Bulunduğu birimin amiri tarafından yazılması talep edilen yazıların kurallara uygun olarak kısa sürede yazılmasını sağlamak Bulunduğu birime gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt iģleminden sonra sınıflandırarak konularına göre dosyalanmasını, bulunduğu birimden havale edilerek çıkan evrakın kayıt edilerek dağıtımının yapılmasını sağlamak Giden evrakların birer suretlerinin ilgili dosyalarda muhafazasını sağlamak. Sayfa 34/255

52 Bulunduğu birimin personelinin özlük hakları ile ilgili konuların takip edilmesini, izin ve rapor gidiģ - dönüģ tarihlerinin Personel Daire BaĢkanlığına yazıyla bildirilmesini sağlamak Yılsonu itibariyle saklanması, yok edilmesi ve arģive gönderilmesi gereken evrakın belirlenerek söz konusu iģlemlerin yerine getirilmesini sağlamak Birimin gereksinimi olan her türlü kırtasiye malzemelerinin alınmasını, faks, fotokopi makinesi, bilgisayar v.b. demirbaģın korunmasını ve bakımlarının yapılmasını, bunlara ait kayıtların tutulmasını sağlamak Personele ait yıllık izin listelerinin yapılmasını ve onaya sunulmasını sağlamak Birimdeki tüm personelin viziteye sevk iģlemlerinin yapılmasını ve imzaya sunulmasını sağlamak Üst makamlardan birime gelen emir, talimat ve yönerge v.b. duyuruları personele imza karģılığı tebliğ ederek dosyalanmasını sağlamak Birim çalıģanlarının ödenek, tazminat, masraf, yolluk ve diğer mali haklar ve izin iģlemlerinin ilgili birimler ile eģgüdüm içerisinde yürütülmesini sağlamak Gelen, giden yazıları, Ģikayetlerle ilgili bilgileri ve saklanması gerekli diğer belgelerin dosyalanmasını sağlamak Bulunduğu birimin amirlerinin vereceği benzeri görevleri yapmak Yetkileri Bulunduğu birimin memurları tarafından hazırlanan yazı ve dosyaları içerik ve biçim yönünden inceleyerek gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlamak Evrak dosyalarında bulunan numara, tarih, gideceği yer, imza ve benzeri eksiklikleri inceleyerek gerekli önlemleri almak TamamlanmıĢ olan evrak ve dosyaları ilgililere dağıtarak kontrollerini yaptırma ve sevk memurlarına verilmesini sağlamak ĠĢlemi bitmemiģ evrakı ilgili memuru ile birlikte izleyerek sonuçlandırmak Gelen ve giden evrakın kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arģivleme hizmetlerini izlemek ve yapılmasını sağlamak Gizliliği olan evrak, dosya ve diğer bilgiler için mevzuata uygun önlemleri almak Birimindeki memurların devam ve çalıģmalarını izlemek, iģlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak En Yakın Yöneticisi Fakültelerde; Fakülte Sekreteri, Yüksek Okul ve Meslek Yüksek Okullarında; Yüksek Okul Sekreteri, Daire BaĢkanlıklarında; ġube Müdürü Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bilgisayar iģletmeni, memur, tekniker, teknisyen, yardımcı hizmetler Sayfa 35/255

53 Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak En az lise veya dengi okul mezunu olmak Personel iģlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk ġef, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakültelerin, Yüksek Okulların, Meslek Yüksek Okullarının Sekreterine, Ġstihdam edildiği birimin ġube Müdürü, ġef, Daire BaĢkanına, Genel Sekreter, Müdür Yrd., Müdür, Dekan Yrd., Dekana karģı sorumludur BĠLGĠSAYAR ĠġLETMENĠ TANIMI (GTDĠKS041) Görevin Adı : Bilgisayar ĠĢletmeni Görevin Kapsamı : Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıkları Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okullar ve Daire BaĢkanlıklarının gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak mevzuata uygun olarak büro iģlemlerini yürütür Görevi ve Sorumlukluları Gerekli sistem yardımıyla bilgisayarı çalıģtırmak, Girdi ve çıktıları sistem gereklerine uygun olarak yapmak Sistem arızalarını tanımlamak, girdi ve çıktıların bütünlüğünü ve doğruluğunu koruyacak biçimde düzeltici iģlem yapmak Bilgisayarda yapılan iģleri belirtilen zamanlamaya göre yapmak, sistem yazılımı yapmak ve belirli zamanda yapılması gereken iģleri yoğunluğuna göre bilgisayar ortamında optimumda tutmak Sistem yazılımı ve uygulama programlarından gelen konsol mesajlarını anlayarak gereken iģlemleri yapmak Amirlerince verilen her türlü yazıģmayı elektronik ortamda yazmak Göreviyle ilgili programları kullanarak bilgisayara(data, grafik, resim, Ģekil, harita vb) her türlü veriyi yüklemek Kendisine verilen görevleri diğer Ģube personeliyle iģbirliği içinde yürütmek Kendisine verilen bilgisayar ve diğer donanımı çalıģır tutmak ve bunun için gerekli tedbirleri almak Amirlerince verilecek benzeri nitelikteki görevleri yapmak Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak. Sayfa 36/255

54 Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek En Yakın Yöneticisi ġef Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak En az lise veya dengi okul mezunu olmak Personel iģlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk Bilgisayar ĠĢletmeni, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken ġef, ġube Müdürü, Daire BaĢkanına ve Genel Sekretere karģı sorumludur MEMUR GÖREV TANIMI (GTDĠKS042) Görevin Adı: Memur Görevin Kapsamı: Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıkları Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıklarında gerekli tüm faaliyetlerinin alanıyla ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla büro iģlerini yapar Görevi ve Sorumlukluları Ġstihdam edildiği birimin hizmet alanına giren konularda kendisine verilen görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütmek Birime gelen her türlü evrak ve dokümanları mevzuata uygun olarak kaydetmek, dosyalamak, çoğaltmak, tasnif etmek, arģivlemek, Birimden çıkan her türlü yazı ve dokümanı dağıtıma hazırlamak, Büro hizmetlerinde çalıģan diğer personelle iģ birliği içerisinde olmak, Amirlerince verilen diğer benzeri görevleri yapmak Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek En Yakın Yöneticisi ġef Sayfa 37/255

55 Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak En az lise veya dengi okul mezunu olmak Personel iģlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk Memur, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakültelerin, Yüksek Okulların, Meslek Yüksek Okullarının Sekreterine, Ġstihdam edildiği birimin ġube Müdürü, ġef, Daire BaĢkanına ve Genel Sekretere karģı sorumludur TAġINIR KAYIT VE KONTROL YETKĠLĠSĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS010) Görevin Adı : TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Görevin Kapsamı : Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; yüksekokulun gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla tüketim ve demirbaģ malzemelerini kayıt gerekli iģlemlerini yapar Görevi ve Sorumlukluları Tüketim ve demirbaģ ( eğitim malzemeleri, kırtasiye, bina bakım ve onarım malzemeleri, ahģap ve metal malzemeleri, elektronik donanım ve teknolojik malzemeleri, makine ve teçhizat alım ve bakımları vb.) malzemelerinin ihale ile satın alım iģlemlerini yapar Yüksekokulun tüketim ve demirbaģ malzeme ihtiyaçlarını tespit eder Muayenesi ve/veya kontrolü gereken taģınır malzemelerin tahlil ve kontrolünü takip eder Satın alınan tüketim ve demirbaģ malzemelerini kayıt altına almak için ambar memuruna teslim eder Ġhale ve satın alım iģlemlerinde tutulan evrakların arģivlenmesini yapar Ġhale ve satın alım iģlemlerinin kanun ve yönetmeliklere uygun bir Ģekilde yapılmasını sağlar Hizmet alımı ile ilgili iģlemleri yürütür TaĢınırların yıl sonu sayım iģlemlerini yaparak sayım cetvellerini düzenler ve strateji geliģtirme daire baģkanlığına iletir TaĢınır ĠĢlem fiģi, zimmet fiģi, sayım tutanağı vb. evrakların düzenlenmesini, kayıt altına alınmasını ve arģivlenmesini sağlar Kullanımdan düģen demirbaģ malzemelerinin tespitini yapar, değer tespit komisyonuna bildirir. Sayfa 38/255

56 Yatırım ve analitik bütçelerinin hazırlanmasında mutemetlik ile eģgüdümlü olarak çalıģır Harcama cetvellerini aylık olarak mutemetlik ile eģgüdümlü olarak takip eder Tüketim ve demirbaģ malzemelerinin alım evraklarında maddi hatanın bulunmamasını sağlar Ambar memurunun bulunmadığı hallerde ambar memurunun görevlerini yapar Müdürlüğün görev alanı ile ilgili vereceği diğer iģleri yapar Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde fakülte sekreterine karģı sorumludur Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek En Yakın Yöneticisi Fakülte Sekreteri, YO Sekreteri, MYO Sekreteri Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet memurları kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak En az lise veya dengi okul mezunu olmak Personel iģlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk TaĢınır kayıt ve kontrol yetkilisi, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakültelerin, Yüksek Okulların, Meslek Yüksek Okullarının Sekreterine, Ġstihdam edildiği birimin ġube Müdürü, ġef, Daire BaĢkanına, Genel Sekreter, Müdür Yrd., Müdür, Dekan Yrd., Dekana karģı sorumludur TEKNĠKER GÖREV TANIMI (GTDĠKS049) Görevin Adı: Tekniker Görevin Kapsamı: Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıkları Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıklarında gerekli tüm faaliyetlerinin alanıyla ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla teknik hizmet yapar Görevi ve Sorumlukluları ĠnĢaat, imar, makine, elektrik, elektronik, maden, tıp ve diğer meslek dallarında ilgili mühendis, diğer yetkili ve sorumluların direktifi ve gözetimi altında meslekleriyle ilgili teknik görevleri yapmak Meslekleriyle ilgili olarak atölye, laboratuvar ve arazi ilgili görevleri istenilen nitelikte yapmak. Sayfa 39/255

57 Amirlerince verilen diğer benzeri görevleri yapmak Etüt, araģtırma, ölçme, hesaplama, projelendirme, uygulama, kontrol ve konusuyla ilgili diğer görevleri yapmak Yetkileri En Yakın Yöneticisi ġef Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak Önlisans veya dengi okul mezunu olmak Personel iģlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk Tekniker, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakültelerin, Yüksek Okulların, Meslek Yüksek Okullarının Sekreterine, Ġstihdam edildiği birimin ġef, ġube Müdürü, Daire BaĢkanına ve Genel Sekretere karģı sorumludur TEKNĠSYEN GÖREV TANIMI (GTDĠKS050) Görevin Adı: Teknisyen Görevin Kapsamı: Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıkları Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire BaĢkanlıklarında gerekli tüm faaliyetlerinin alanıyla ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla teknik hizmet yapar Görevi ve Sorumlukluları Öğrenim ya da mesleğiyle ilgili olarak, planlanmıģ, projelendirilmiģ imar ve montaj iģlerini yürütmek veya yürütülmesini izlemek, bu iģleri mevcut Ģartnamesine veya sorumlu mühendisin direktiflerine uygun olarak yapmak Mevcut alet, cihaz ve makinelerin gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, gerektiğinde bunları fiilen kullanmak Konusuyla ilgili Ģartname, iģletme ve bakım talimatlarını hazırlanarak Verilen talimat gereğince mühendislik iģleriyle ilgili krokiler ve planlar çizmek. Sayfa 40/255

58 Maliyet, malzeme hesapları ve çeģitleri yapmak, iģ programlarının hazırlanmasında mühendise yardım etmek Etüt, araģtırma, ölçme, hesaplama ve projelendirme, uygulama, kontrol ve benzeri iģlemleri yapmak Konusu ile ilgili diğer görevleri yapmak Yetkileri En Yakın Yöneticisi ġef Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak Teknik lise veya dengi okul mezunu olmak Personel iģlemleri ile ilgili mevzuatı bilmek Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk Teknisyen, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Fakültelerin, Yüksek Okulların, Meslek Yüksek Okullarının Sekreterine, Ġstihdam edildiği birimin ġef, ġube Müdürü, Daire BaĢkanına ve Genel Sekretere karģı sorumludur MÜDÜR SEKRETERĠ GÖREV TANIMI (ÖZEL KALEM) (GTDĠKS012) Görevin Adı : Müdür Sekreteri(Özel Kalem) Görevin Kapsamı : Yüksekokul Görevin Kısa Tanımı GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; yüksekokulun gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla Yüksekokul Müdürünün görüģme ve kabul iģlerini yürütür Görevi ve Sorumlukluları Müdürün görüģme ve kabullerine ait hizmetleri yürütür Müdürün özel ve resmi haberleģmelerini yerine getirir Müdürün özel haberleģme ve gizlilik taģıyan yazıģma iģlerini yürütür Müdürün kurum içi ve kurum dıģı randevu isteklerini düzenler Müdürün özel ve kurumsal dosyalarını tutar ve arģivler Müdürün görevlendirmelerinde görevden ayrılma, göreve baģlama yazıģmalarını takip eder ve yolculuk ile konaklama için rezervasyonlarını yapar. Sayfa 41/255

59 Yüksekokul kurullarının (Yönetim Kurulu, Yüksekokul Kurulu ve Akademik Genel Kurulu) gündemlerini bir gün önceden hazırlar, alınan kararları karar defterine yazar ve ilgili birimlere dağıtımını yapar Dinî ve Millî bayramlarda Müdürün tebrik mesajlarını hazırlar ve dağıtımını sağlar AçılıĢ ve mezuniyet törenlerinde programları hazırlar Müdürlüğün görev alanı ile ilgili vereceği diğer iģleri yapar Yukarıda belirtilen görevlerin yerine getirilmesinde Müdüre ve Yüksekokul Sekreterine karģı sorumludur Yetkileri Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleģtirme yetkisine sahip olmak Faaliyetlerinin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek En Yakın Yöneticisi Yüksekokul Sekreteri, Altındaki Bağlı ĠĢ Unvanları Bu ĠĢte ÇalıĢanda Aranan Nitelikler Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak En az lise veya dengi okul mezunu olmak Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak Sorumluluk Müdür Sekreteri (Özel Kalem), yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Yüksekokul Sekreterine karģı sorumludur KALORĠFERCĠ GÖREV TANIMI (GTDĠKS048) GÖREVĠN ADI : Kaloriferci GÖREVĠN KAPSAMI: Torul Meslek Yüksekokulu GÖREVĠN KISA TANIMI GümüĢhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Meslek Yüksek Okullarının gerekli tüm faaliyetlerinin mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla kalorifer hizmetleri kapsamına giren iģleri yapar GÖREVĠ VE SORUMLUKLULAR Kazanın iģletilmesi ile görevlendirilecek personel, ortaya çıkabilecek her duruma müdahaleden sorumludur. Bunun için de personel her Ģeyden önce bütün donanım görevleri, çalıģma özellikleri, çalıģma basınç ve sıcaklığı ile akıģ miktarları hakkında tam bilgi sahibi olmalı, sistemde bulunan bütün kontrol devreleri ve ölçü aletleri ile elektrikli koruma donanımının görev ve çalıģmasını iyi bilmelidir Kömürün depolanması durumunda yüksekliği 1,5 mt üçgen Ģeklinde torbalar halinde depolanıp kömürün havalanması sağlanmalıdır. Havalanmayan kömür kendi kendine tutuģabilir. Farklı tip kömürleri karıģtırmayınız. Kömür içinde farklı malzeme bulundurmayınız. Sayfa 42/255

60 Baca ve baca bağlantılarının hava sızdırmamasına dikkat ediniz. Yanma esnasında baca bağlantısında bulunan temizleme kapağının kapalı olduğundan emin olunuz Katı yakıtlı olarak kullandığınız kazanınızı benzin, ispirto, gazyağı gibi yanıcı ve parlayıcı sıvı yakıtlar ile tutuģturmayınız ve bu maddeleri kazanınızın yakınlarında bulundurmayınız Kazanı içerisinde çevre ve insan sağlığını tehdit eden maddelerle kükürt miktarı yüksek yakıtlar yakılmamalıdır Kazanızın baca klapesini kesinlikle tam olarak kapatmayınız Kazanda her ne Ģekilde olursa olsun yemek piģirmeye çalıģılmayınız Kazanın arka kısmında bulunan patlama kapağı rahat açılacak Ģekilde olacak ve kapak önüne engel konulmayacak ve patlama kapağı ile kesinlikle kurcalanmayacaktır Kalorifer kazanının imbisat deposuna bağlantısını temin eden gidiģ ve dönüģ emniyet boruları üzerinde hiçbir akıģ kesici vana olmamalıdır. Ayrıca kalorifer kazanı çalıģırken, kalorifer kazanındaki sıcak su çıkıģ ve dönüģ boruları üzerindeki vanalar açık olmalı, hiçbir surette kapatılmamalıdır Kazanın içerisine kesinlikle patlayıcı maddeler atmayınız Güvenliğiniz ve iyi bir yanma sağlamak için bacalar temiz ve bakımlı olmalıdır. Bu yüzden kazanınızı yakmadan önce baca çekiģini kontrol ediniz Kazanın önündeki kömür atma kapağı yalnız kömür atma ve kömür karıģtırma zamanlarında açınız Kazan boruları kirlendikçe önden fırça vasıtasıyla temizlenir. Kazanın arka tarafında bulunan duman kollektörü ve duman kanalı içine düģen kurum kollektörün iki tarafında ve baca irtibatı üzerinde bulunan kapaklar vasıtasıyla ara sıra temizleyiniz Yanan kömür üzerine kömür atılmaz, yastıklama yaparak yakın. Kazanda kömür miktarı cm. yükseklikte olmasına ve tam yanmanın sağlanmasına dikkat ediniz DıĢ hava sıcaklığı 15 ºC ve üzerinde ise, kullanma boyler sıcak su ihtiyacı hariç bina ısıtmak için kalorifer kesinlikle yakılmamalıdır Kazana su ilavesi kazan suyu soğuk iken yapılmalıdır. Kazandan su sızıyorsa çalıģtırmayınız Ġçerisinde su yokken kazan kesinlikle yakmayınız Kazan takati düģtüğü zaman kazana yeni kömür atılır. Bu kömürün miktarı hiçbir zaman bir saatlik ihtiyaçtan fazla olmamalıdır Kazanınıza aģırı yükleme yapmayınız. AĢırı yükleme yetersiz oksijenle verimsiz yanmaya ve ızgaralarınızın da ömrünün kısalmasına neden olur Su sıcaklığı düģürülmek isteniyorsa baca damperinin ¼ oranında açık tutulması yanmayı yavaģlatacağından, istenilen ayarlama bu Ģekilde yapılmalıdır Kömürün sönmemesi için baca damperi tamamen kapatılmamalı su borularındaki havanın alınmıģ olmasına dikkat edilmelidir. Kömür atma kapağı devamlı kapalı tutulmalı yalnızca besleme esnasında açılmalıdır. Sıcaklığın 90 ºC nin üzerine çıkmamasına özen gösterilmelidir AteĢçi, kazanın ön cephesindeki gözetleme deliğinden kömür yanıģını kontrol etmeli, aynı zamanda bacadan çıkan dumanın rengi mat beyaz olacak Ģekilde uygun yanma sağlanmalıdır Amirlerince verilen diğer benzeri görevleri yapmak YETKĠLERĠ EN YAKIN YÖNETĠCĠSĠ Yüksekokul Sekreteri ALTINDAKĠ BAĞLI Ġġ UNVANLARI Yoktur Sayfa 43/255

61 BU ĠġTE ÇALIġANDA ARANAN NĠTELĠKLER Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak En az lise veya dengi okul mezunu olmak Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iģ deneyimine sahip olmak SORUMLULUK: Kaloriferci, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken, Meslek Yüksek Okullarının Sekreterine karģı sorumludur. Sayfa 44/255

62 3.5 TORUL MYO TEġKĠLAT ġemasi: TORUL MYO Genel Organizasyon ġeması (ORġTMYO001) Müdür Yüksekokul Yönetim Kurulu Yüksekokul Kurulu Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı Bölümler / Programlar Yüksekokul Sekreteri Yönetim ve Organizasyon Bölümü Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölüm Muhasebe ve Vergi Bölümü Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü Gıda İşleme Bölümü Bilgisayar Teknolojileri Bölümü Yerel Yönetimler Programı Özel Güvenlik ve Koruma Programı İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Programı Muhasebe ve Vergi Uygulamaları P. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı P. Gıda Teknolojisi Programı Gıda Teknolojisi Programı Gıda Kalite Kontrolü ve Analizi P. Bilgisayar Programcılığı Programı Müdür Sekreteri Yazı İşleri Bütçe ve Mali İşler Bölüm Sekreterlikleri Teknik Hizmetler Yardımcı Hizmetler Sayfa 45/255

63 3.5.2 Torul MYO Ġdari Kısım Organizasyon ġeması (ORġTMYO002) MYO MÜDÜR Müdür sekreteri MYO KURULU Müdür Yardımcısı Müdür Yardımcısı MYO Yönetim Kurulu Yüksek Okul Sekreteri İdari Birimler Teknik Birimler Bölüm Sekreteri Şef Tekniker Teknisyen VHBİ Memur Hizmetli Sayfa 46/255

64 3.5.3 Bilgisayar Teknolojileri Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO003) Bilgisayar Teknolojileri Bölüm BaĢkanı Bölüm Kurulu Bilgisayar Teknolojileri Bölüm BaĢkanı Yrd. Bilgisayar Teknolojileri Bölüm BaĢkanı Yrd. Bilgisayar Programcılığı Programı Öğretim Görevlileri Bölüm Sekreteri Sayfa 47/255

65 Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO004) Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölüm BaĢkanı Bölüm Kurulu Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölüm BaĢkanı Yrd. Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Bölüm BaĢkanı Yrd. Büro Yönetimi ve Yönetici Asistanlığı Programı Öğretim Görevlileri Bölüm Sekreteri Sayfa 48/255

66 Yönetim ve Organizasyon Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO005) Yönetim ve Organizasyon Bölüm BaĢkanı Bölüm Kurulu Yönetim ve Organizasyon Bölüm BaĢkan Yrd. Yönetim ve Organizasyon Bölüm BaĢkan Yrd. Yerel Yönetimler Programı Öğretim Görevlileri Bölüm Sekreteri Sayfa 49/255

67 Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölüm Organizasyon ġeması (ORġTMYO006) Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölüm BaĢkanı Bölüm Kurulu Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölüm BaĢkan Yrd. Mülkiyet Koruma ve Güvenlik Bölüm BaĢkan Yrd. Özel Güvenlik ve Koruma Programı Öğretim Görevlileri Bölüm Sekreteri Sayfa 50/255

68 Muhasebe ve Vergi Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO007) Muhasebe ve Vergi Bölümü Bölüm BaĢkanı Bölüm Kurulu Muhasebe ve Vergi Bölümü Bölüm BaĢkan Yrd. Muhasebe ve Vergi Bölümü Bölüm BaĢkan Yrd. Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Programı Öğretim Görevlileri Bölüm Sekreteri Sayfa 51/255

69 Gıda ĠĢleme Bölümü Organizasyon ġeması (ORġTMYO007) Gıda ĠĢleme Bölüm BaĢkanı Bölüm Kurulu Gıda ĠĢleme Bölüm BaĢkan Yrd. Gıda ĠĢleme Bölüm BaĢkan Yrd. Gıda Teknolojisi Programı Gıda Kalite Ve Kontrolü Analizi Programı Öğretim Görevlileri Öğretim Görevlileri Bölümler Sekreteri Sayfa 52/255

70 3.6 TORUL MYO TEMEL SÜREÇLERĠ Tablo 1: Operasyonel, Yönetim ve Destek Süreçleri OPERASYONEL SÜREÇLER YÖNETĠM ve DESTEK SÜREÇLERĠ Sayfa 53/255

71 1- Ġç Kontrol Temel Süreci Kontrol Ortamı Süreci Risk Değerlendirme Süreci Kontrol Faaliyetleri Süreci Bilgi ve ĠletiĢim Süreci Planlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci 2-Stratejik Plan Hazırlama, Ġzleme ve Değerlendirme Temel Süreci Stratejik Plan Hazırlama Süreci Performans Göstergeleri Belirleme Süreci Stratejik Plan Ġzleme ve Değerlendirme Süreci Eğitim ve GeliĢtirme Süreci 3- Mal Yönetimi Temel Süreci TaĢınırların Kaydı Süreci Tüketim ve Kullanım Suretiyle ÇıkıĢ Süreci TaĢınır GiriĢ ve ÇıkıĢ ĠĢlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Süreci Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak ĠĢlemler Süreci 4-Eğitim-Öğretim Temel Süreci Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Süreci Sınav Programlarının Hazırlanması Süreci Ders ve Dersin Sorumlusu Ġle Ġlgili Öğrenci Memnuniyeti Süreci Yeni Ders ve Ġçeriklerinin Güncellenmesi Süreci Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi Süreci Ders Telafi Süreci BaĢarı Notları Ġlanı Süreci Öğrenci DanıĢmanlık Süreci Öğrenci Staj Süreci Öğrenci Burs Süreci Öğrenci Kayıt Dondurma Süreci Öğrenci Temsilcisi Secim Süreci Öğrenci Disiplin SoruĢturması Süreci Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci Bitirme Ödevi Alt Süreci 5-Ġnsan Kaynakları Yönetimi Temel Süreci Personel ĠĢlemleri Süreci Bireysel Performans Değerlendirme Süreci Eğitim ve GeliĢtirme Süreci Ġç/DıĢ Kullanıcı ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Tanıtım ve Yayınların Yönetimi Süreci 6-Ġdari ĠĢler Temel Süreci Gelen ve Giden Evrak ĠĢlemleri Süreci ArĢiv ĠĢlemleri Süreci Kurum Ġçi YazıĢma ĠĢlemleri Süreçleri 7-Satın Alma Temel Süreci Ġhale Usulüne Tabi Satınalma ĠĢlemleri Süreci Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma ĠĢlemleri Süreci DMO Satınalma ĠĢlemleri Süreci 8-Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci Bütçe Hazırlama Süreci MaaĢ Süreci Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme Süreci Ek Ders Ücreti Ödeme Süreci F1 Ve F2 Formlarını Hazırlama Süreci Telefon, Su ve Elektrik Faturaları Ödeme Süreci SayıĢtay Kararlarını Ġfa Süreci 9-Seçimler ve Atanma Temel Süreci Bölüm BaĢkanı Seçimi ve Atanması Süreci Yüksekokul Yönetim Kuruluna Temsilci Üye Seçimi Süreci Sayfa 54/255

72 Temel Süreçler Ġç Kontrol Süreci Süreç No:01 Süreçler Alt Süreçler Süreç Adımları 1. Kontrol Ortamı Süreci 2. Risk Değerlendirme Süreci 3. Kontrol Faaliyetleri Süreci 4. Bilgi ve ĠletiĢim Süreci 5. Planlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci 1. Kontrol Ortamı 4. Bilgi ve Süreci ĠletiĢim Süreci 1. Kontrol Ortamı Süreci 1.1 Ġç Kontrol Sistemi Eğitim Programlarının Hazırlanması Proje Ekibinin Teknik Eğitimi Kurumu Bilinçlendirme Eğitimleri 1.2 Mevcut Durumun ve Kontrol Ortamının Değerlendirilmesi Verimlilik Sonuçlarının TeĢhisi ÇalıĢmaları Performans Analizleri ĠyileĢtirmeye Açık Alanların Belirlenmesi ve Projelendirilmesi 1.3. Etik Değerler Sisteminin OluĢturulması Mevcut Etik Kod Sisteminin Değerlendirilmesi Etik Anket ÇalıĢması Beyin Fırtınası Oturumları Etik Kod Sistematiğinin 2. Risk Değerlendirme Süreci 2. Risk Değerlendirme Süreci 2.1 Stratejik Plan ve Performans Programının Hazırlanması ve Değerlendirilmesi Faaliyetlere, amaç, hedef ve göstergelere göre oluģturulmuģ plan ve Programların kontrolünün Yapılması Stratejik planın iç kontrol sistemi ile ilgili hedeflerin, faaliyetlerin ve performans göstergelerinin hazırlanması Performans Programı ile iç kontrol sisteminin iliģkilendirilmesi 2.2 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Ġç ve DıĢ Riskleri tanımlanması ve özelliklerinin Analiz Edilmesi Risklerin önceliklendirilmesi Risklerin GerçekleĢme sıklığının 3. Kontrol Faaliyetleri Süreci 3. Kontrol Faaliyetleri Süreci 3.1 Kontrol stratejileri ve Yöntemleri Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve Yöntemlerinin Belirlenmesi ĠĢlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve iģlem sonrası kontrollerin Belirlenmesi 3.2 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Yürürlükteki yazılı prosedürleri tüm süreçler için gözden geçirmesi gerekiyorsa yeniden tanımlanması 3.3 Görevler ayrılığı, HiyerarĢik kontroller ve Faaliyetlerin sürekliliği HiyerarĢik kontrollerin Tanımlanması Görevlerin 4. Bilgi ve İletişim Süreci 4.1 Bilginin toplanması ve Değerlendirilmesi Bilginin toplanması ve değerlendirilmesi, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sisteminin kurulması ÇalıĢanların önerilerinin göz önünde bulundurulması ve takip edilmesi 4.2 Kayıt ve dosyalama Sistemi Ġdarenin belirlenmiģ standartlara uygun arģiv ve dokümantasyon sisteminin kurulması ve tanımlanması 4.3 Raporlama Raporlama sistematiğinin kurulması ve dökümante edilmesi 4.4 Hata, usulsüzlük ve 5. Planlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci 5. Planlama, İzleme ve Değerlendirme Süreci 5.1 Uyum Eylem Planı Uyum Eylem Planı Uygulamalarının Ġzlenmesi ve Üst Yönetime Raporlanması Birimlere uygulamalar konusunda danıģmanlık yapılması 5.2 Ġç kontrolün Değerlendirilmesi Ġç Kontrol Ortamının kritik kontrol noktalarının belirlenmesi Ġç Kontrol Sisteminin performans göstergelerinin belirlenmesi 5.3 Ġç denetim Ġç Denetim raporları sonuçlarının projelendirilmesi, sonuçlarının izlenmesi ve kontrolü Sayfa 55/255

73 Kurulması 1.4. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Süreç HiyerarĢisinin hazırlanması ve süreç tanımlarının yapılması ölçülmesi Risklerin Etkisinin analiz edilmesi ayrılığı vekalet sistemi, yetki devri sistemlerinin tanımlanması ve dökümante edilmesi Kritik kontrol noktalarının ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesi 3.4 Bilgi sistemleri kontrolleri yolsuzlukların bildirilmesi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri oluģturularak bu bildirim yöntemlerine iliģkin sistemin kurulması Sayfa 56/255

74 3.6.1 İç Kontrol Süreci Süreç Hiyerarşisi Çizim Tablosu Formu Süreç Adımları 1.4.3Süreç Performans göstergelerinin belirlenmesi Tüm Bölümlere Ait ĠĢ AkıĢ ġemalarının Hazırlanarak Temel Süreçlerin Değerlendirilmesi ve Dokümante Edilmesi ve Revizyonu Organizasyonel ve Yönetsel Süreçlerin Yeniden Değerlendirilmesi ve yeniden Düzenlenerek Organizasyon ġemasının Çizilmesi ĠĢ Tanımları yapılarak Gerekli Belgelerin Hazırlanması ve gerektiğinde de Revizyonu Organizasyon Kitabının Hazırlanması 1.5 Personelin yeterliliği ve Performansı Ġnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri Açısından Mevcut Yapının Analizi ve projelendirilmesi Risk kapasitelerinin takdir edilmesi belirlenerek alınacak önlemlerin belirlenmesi ve eylem planlarını hazırlamak Risklere verilecek yanıtların üretilmesi Risk Eylem Planı Bilgi sistemlerinin sürekliliğinin, güvenilirliğinin ve eriģiminin sağlanması Sayfa 57/255

75 1.6 Yetki Devri Yetki Devrine ĠliĢkin Düzenlemelerin yeniden gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi 1.7 Güncelleme Kontrol Ortamının Ġç ve dıģ koģullara uygun olarak güncellenmesi Sayfa 58/255

76 3.6.2 Ġç Kontrol Süreci Temel Tanım Formu Süreç Adı Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları Ġç Kontrol Süreci Operasyonel Torul Meslek Yüksekokulu Ġç denetim Birimi Ġç denetçi Süreç No:01 SÜREÇ SINIRLARI BaĢlangıç Noktası 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Kamu Ġç Kontrol Standartları Tebliği nin Kurulması TEDARĠKÇĠLER GĠRDĠLER Ġç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı TeĢhis ÇalıĢması Anketi Verimlilik Sorunlarının TeĢhisi Anketi Performans Analizi Anketi Ġç Kontrol Güvenilirlik Anketi Etik Anketi Birimler Bazında Yapılan Etik Kod Belirleme ÇalıĢmaları ĠĢ Analizleri Ġç MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Temel Süreç ve Alt Süreç Belirleme ÇalıĢmaları Üniversite Stratejik Planı Risk Analizi ÇalıĢmaları Önleyici ve Düzenleyici Faaliyetleri Belirleme ÇalıĢmaları Etkili Bir Bilgi ve ĠletiĢim Sisteminin OluĢturma ÇalıĢmaları ĠletiĢim Sisteminin OluĢturma ÇalıĢmaları Ġç Denetim Raporları GĠRDĠ SAĞLAYANLAR Üniversite Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Üniversite Üniversite Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Üniversite Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Bilgi ĠĢlem Daire BaĢkanlığı Ġç Denetim Birimi Sayfa 59/255

77 MÜġTERĠLER ÇIKTI Mevcut Durum Analizi Sonuçları Ġç Kontrol Güvenilirlik Testi Sonuçları Üniversite Etik Kod Sistematiğinin Kurulması ĠĢ AkıĢları Organizasyon Kitabı Görev Tanımları Süreç Tanım Formları ve Süreç HiyerarĢileri Risk Profili Tablosu Risk Kontrol Matrisleri Risk Kütüğü Risk Eylem Planı Uygulama ve Takip Prosedürleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Tablosu Vekâlet Sistemi Tablosu Bilgi Teknolojileri Raporu Personel Öneri Süreci Tablosu Hatalı ve Usulsüz ĠĢlemler Raporu nin OluĢturulması Raporu Ġç Denetim Eylem Planı KĠME Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Sayfa 60/255

78 PERFORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç MüĢteri Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Oranı 6- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 1- ĠĢlem Verimliliği 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢi baģı Eğitim Saat/Yıl 16- ĠyileĢtirme Amacıyla GeliĢtirilen Proje Sayısı 17- Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Sayısı 18- Tekrarlanan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 19- Kapatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı Sayfa 61/255

79 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Kontrol Ortamı Süreci 1.1. Eğitim Programlarının Hazırlanması Proje Ekibinin Teknik Eğitimi Kurumu Bilinçlendirme Eğitimleri 1.3. Etik Değerler Sisteminin OluĢturulması Etik Kod Sistematiğinin Kurulması 1.4. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Tüm Bölümlere Ait ĠĢ AkıĢ ġemalarının Hazırlanarak Temel Süreçlerin Değerlendirilmesi ve Dokümante Edilmesi ve Revizyonu Organizasyonel ve Yönetsel Süreçlerin Yeniden Değerlendirilmesi ve yeniden Düzenlenerek Organizasyon ġemasının Çizilmesi ĠĢ Tanımları yapılarak Gerekli Belgelerin Hazırlanması ve gerektiğinde de Revizyonu 1.8. Güncelleme Kontrol Ortamının Ġç ve dıģ koģullara uygun olarak güncellenmesi 2.2. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Risk kapasitelerinin takdir edilmesi belirlenerek alınacak önlemlerin belirlenmesi ve eylem planlarını hazırlamak 3.3. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Kritik kontrol noktalarının ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesi 4.4. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri oluģturularak bu bildirim yöntemlerine iliģkin sistemin kurulması 5.1. Uyum Eylem Planı Uyum Eylem Planı Uygulamalarının Ġzlenmesi ve Üst Yönetime Raporlanması 5.3. Ġç kontrolün değerlendirilmesi Ġç Denetim Sistemi Ġle Ġlgili Raporlamaların sonuçlarının değerlendirilmesi HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU,Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör.Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekreteri ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Sayfa 62/255

80 3.6.3 Stratejik Planlama Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu TEMEL SÜREÇ SÜREÇLER ALT SÜREÇLER Süreç Adımları Stratejik Planlama Süreci Süreç No: Stratejik Plan Hazırlama/Yenileme (Revize) Süreci 2. Performans Programı ve PEB Koordinasyon Süreci 3. Stratejik Planı Ġzleme ve Değerlendirme Süreci 4. Eğitim ve GeliĢtirme Süreci 1.Stratejik Plan 2.Performans 3. Stratejik Planı 4.Eğitim ve Hazırlama/Yenileme Programı ve PEB Ġzleme ve GeliĢtirme Süreci (Revize) Süreci Koordinasyon Süreci Değerlendirme Süreci stratejik Plan Hazırlama Süreci 2.1 Hazırlanması ya da Yenilenmesi (Revize Edilmesi) İşlemleri Süreci Stratejik Plan hazırlama/ revizyon çalıģmalarının baģladığının birimlere duyurulması ve Yüksekokul Stratejik Plan ÇalıĢma Ekibinin Makam onayı ile OluĢturulması Stratejik Planın oluģturulmasına yönelik ön hazırlık çalıģmalarının yapılması ve Stratejik Plan hazırlama programının oluģturulması, gerekirse Stratejik Plan oluģturulması konusunda dıģ destek sağlanması Stratejik Plan çalıģma usul ve esaslarına ait yönerge ve genelge oluģturulması Üniversitenin faaliyet alanını ilgilendiren kuruluģlarla anket 2.1 Stratejik Plan ve Performans Programının Hazırlanması ve Değerlendirilmesi Faaliyetlere, amaç, hedef ve göstergelere göre oluģturulmuģ plan ve programların, kontrolünün yapılması Stratejik planın iç kontrol sistemi ile ilgili hedeflerin, faaliyetlerin ve performans göstergelerinin hazırlanması Performans Programı ile iç kontrol sisteminin iliģkilendirilmesi 2.2 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Ġç ve DıĢ 3.1 Stratejik Plandaki Faaliyetlerin İzlenmesine Yönelik Üçer Aylık İzleme ve Değerlendirme Raporu Hazırlama Süreci Üniversite Stratejik Planının izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik olarak yıl sonunda Performans Esaslı Bütçe, Raporlama ve Kesin Hesap ġubesinden cari yılın ve bir önceki yılın Birimlerin Performans Programları ile Ġdare Performans Programının istenmesi Üniversite Stratejik Planının izlenmesi amacıyla cari yılın 4.1. Eğitim İhtiyacının Saptanması Süreci BaĢkanlık birimlerinin yıllık planlarından ve kiģisel geliģim planlarından yola çıkılarak çalıģanların eğitim ihtiyacının belirlenmesi Eğitim ihtiyacı formunun doldurularak Faaliyet Raporları ve Eğitim ġube Müdürlüğü ne gönderilmesi 4.2. Eğitim Planlarının OluĢturulması Süreci Birimlerden gelen eğitim ihtiyacı formlarının konsolide edilmesi Yıllık eğitim planının Hazırlanması Yıllık eğitim planının eğitim Sayfa 63/255

81 çalıģması yapılması Yapılan anket çalıģmalarının değerlendirilerek paydaģ analizlerinin yapılması Üniversite Birimleri çalıģma gruplarına Stratejik Plan hazırlanması ile ilgili eğitim verilmesi Mevzuat ve üst politika belgelerinin taranması Riskleri tanımlamak ve özelliklerinin Analiz Edilmesi Risklerin önceliklendirilmesi Risklerin GerçekleĢme sıklığının ölçülmesi Risklerin Etkisinin analiz edilmesi Ġdare Performans Programında yer alan faaliyetlerin gerçekleģme durumlarını içeren Stratejik Planın Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporlarının harcama birimlerden Ġstenmesi Bir önceki yılın Ġdare Performans Programında yer alan faaliyetler ile cari yılın Stratejik Planının Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporlarındaki gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması kurulunun onayına sunulması 4.3. Eğitim Bütçesinin Hazırlanması Süreci Yıllık eğitim planı bütçesinin Hazırlanması Eğitim Bütçesinin Üst yöneticinin onayına sunulması Sayfa 64/255

82 Süreç Adımları Üniversite birimlerinden mevcut durumun ortaya konulmasının istenmesi Birimlerden gelen mevcut durum yazılarının değerlendirilmesi Misyon, vizyon, stratejik alanlar, amaçlar ve gerekçelerinin taslak olarak Stratejik Plan ÇalıĢma Ekibince belirlenmesi Tüm Üniversite Birimlerine Stratejik Planla ilgili olarak yapılan faaliyetlerle ilgili bilgilendirme toplantısının yapılması Taslak Stratejik alanlar, amaçlar, hedefler, SWOT analizlerinin ve bunların gerekçelerinin belirlenmesinin Üniversite Birimlerinden talep edilmesi Birimlerce belirlenen taslağın Stratejik Plan ÇalıĢma Ekibine gelmesi Birimlerden gelen taslak stratejik alanlar, amaçlar, hedefler, Swot analizleri ve gerekçelerinin değerlendirilmesi Taslak Stratejik Planın Makama sunumunun yapılması Üniversite Birimlerinin üst düzey katılımıyla Stratejik Plan taslağı üzerinde çalıģtay yapılması ÇalıĢtay sonucu oluģan Stratejik Plan taslağının Üniversite Birimlerinin görüģüne Üniversite Stratejik Planın izlenmesi ve değerlendirmesine yönelik olarak Değerlendirme ve Raporlama ġubesinden cari yılın ve bir önceki yılın Birim Faaliyet Raporları ve Ġdare Faaliyet Raporunun yazı ile istenmesi Ġdare Performans Programında yer alan performans hedefleri ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Ġdare Performans Programında yer alan performans göstergeleri ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans göstergelerinin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Ġdare Performans Programında yer alan faaliyetler ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan faaliyetlerin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Ġdare Performans 4.4. Eğitim Programlarının Hazırlanması ve Gerçekleşme Süreci Eğitim programının hazırlanması Eğitim programının hazırlanması Eğitim programlarının gerçekleģtirilmesi 4.5.Gerçekleşmenin Değerlendirilmesi Süreci Eğitim gerçekleģme sürecinin Değerlendirilmesi Eğitim gerçekleģme sürecinin Raporlanması ve dökümante edilmesi Sayfa 65/255

83 sunulması Birimlerin görüģlerin SGB ÇalıĢma Ekibine gelmesi Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karģılaģtırmalı sonuçlarının SGB BaĢkanına sunulması Ġdare Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karģılaģtırmalı sonuçlarının Birimlere gönderilmesi Sayfa 66/255

84 Süreç No: 02 Süreç Adımları Gelen görüģlerin SGB ÇalıĢma Ekibince değerlendirilmesi ve gerekirse Taslak Stratejik Planın revize edilmesi Stratejik Plan taslağının son olarak değerlendirilmesi için Birimlerin katılımıyla sonuç toplantısının yapılması Toplantıda yapılan son düzeltmelerin Üniversite Birimlerinin görüģüne sunulması Birimlerin görüģlerinin SGB ÇalıĢma Ekibine gelmesi Gelen görüģlerin SGB ÇalıĢma Ekibince değerlendirilmesi ve Stratejik Plan taslağının revize edilmesi Stratejik Planın son halinin Kalkınma Bakanlığı görüģüne sunulması Kalkınma Bakanlığı dan gelen görüģlerin değerlendirilerek Stratejik Planın revize edilmesi Stratejik Plan taslağının makam onayına sunulması Rektör onayının alınması Stratejik Ġdare Faaliyet Raporlarındaki sonuçlara göre stratejik amaçlar ve hedeflere ulaģma yolundaki ilerlemenin beklentilere uygun olup olmadığının Üst Yönetim tarafından değerlendirilmesi Birim Faaliyet Raporlarındaki sonuçlara göre stratejik amaçlar ve hedeflere ulaģma yolundaki ilerlemenin beklentilere uygun olup olmadığının değerlendirilmesi Ġdare Performans göstergelerinin ilgili faaliyetlerin performansını ölçmek için uygun olup olmadığının değerlendirilmesi Performans ölçme yöntemlerinin ilgili faaliyetlerin performansını ölçerken hesaplanmasının ve yorumlanmasının basit ve anlaģılır olup olmadığının değerlendirilmesi Performans göstergelerinin yönetim, personel, uygulayıcı Sayfa 67/255

85 Planın Kalkınma Bakanlığı na Maliye Bakanlığı na SayıĢtay BaĢkanlığı na ve TBMM ye gönderilmesi ve Web sayfasında yayınlanması birimler ve diğer ilgili taraflar için etkin ve faydalı olup olmadığının değerlendirilmesi Performans göstergelerinde ve ölçme yöntemlerinde varsa gerekli değiģikliklerin yapılması, mevcut göstergelerden etkin ve faydalı olmayanların kullanımdan çıkarılması veya gerekli yeni performans göstergelerinin belirlenmesi Stratejik Plan Hazırlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci Temel Süreç Tanım Formu Süreç Adı Stratejik Plan Hazırlama, Ġzleme ve Değerlendirme Süreci Süreç No:02 Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları SÜREÇ SINIRLARI GĠRDĠLER Operasyonel Torul Meslek Yüksekokulu Stratejik planı hazırlayacak uzmanlar Torul Meslek Yüksekokulu 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Kalkınma Bakanlığı nın Kamu Ġdarelerinde Stratejik Planlamaya ĠliĢkin Usul BaĢlangıç Ve Esaslar, Hakkında Yönetmelik ve Kamu Ġdareleri Ġçin Stratejik Planlama Kılavuzu GümüĢhane Üniversitesi Stratejik Planının Kalkınma Bakanlığı na Maliye Bakanlığı na, Türkiye Büyük Millet Meclisi ne ve SayıĢtay Noktası BaĢkanlığı na Gönderilmesi ve GümüĢhane Üniversitesi internet sitesinde yayınlanmak suretiyle kamuoyuna duyurulması TEDARĠKÇĠLER GĠRDĠ SAĞLAYANLAR Sayfa 68/255

86 Stratejik Plan Hazırlama Rehberi ve Yönetmelik Ġç ve DıĢ PaydaĢ Analizleri Birim Faaliyet Raporları Birimlerin Misyon, Vizyon ve Temel Değer ÇalıĢmaları Birimler Bazında yapılan GZFT Analizleri Birimler Bazında Hazırlanan Stratejik Plan Önerileri Birimler Bazında Yapılan Amaç ve Hedef ÇalıĢmaları Birimler Bazında Yapılan Performans Hedefi Belirleme ÇalıĢmaları Birimler Bazında Yapılan Performans Göstergesi Belirleme ÇalıĢmaları Eğitim Planları ve Programı Eğitim Bütçesi Eğitim Ġhtiyaç Formu Kalkınma Bakanlığı Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Üniversite Torul Meslek Yüksekokulu MÜġTERĠLER ÇIKTI Torul Meslek Yüksekokulu Stratejik Planı Birim Faaliyet Raporları Torul Meslek Yüksekokulu Ġdare Faaliyet Raporu KĠME GümüĢhane Üniversitesi SGDB Torul Meslek Yüksekokulu GümüĢhane Üniversitesi SGDB PORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 4- Ġç MüĢteri Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Oranı 6- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 1- ĠĢlem Verimliliği 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı Sayfa 69/255

87 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 13- ÇalıĢan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢi baģı Eğitim Saat/Yıl 16- ĠyileĢtirme Amacıyla GeliĢtirilen Proje Sayısı 17- Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Sayısı 18- Tekrarlanan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 19- Kapatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Stratejik Plan Hazırlama/Yenileme (Revize) Süreci 1.1 Stratejik Plan Hazırlanması ya da Yenilenmesi (Revize Edilmesi) ĠĢlemleri Süreci Stratejik Planlama Proje Ekibine Uzmanlar/DanıĢmanlar tarafından eğitim verilmesi SPE ve SPAÇG üyelerinin stratejik planlama çalıģmaları için Proje Ekibi tarafından koordine edilmesi SPE ve SPAÇG üyelerine Proje Ekibi ve/veya Uzmanlar/DanıĢmanlar tarafından eğitim verilmesi Yapılan çalıģmalar doğrultusunda Birimler tarafından birim stratejik planlarının oluģturulması ya da yenilenmesi Proje ekibi ve SPE tarafından kurumsal mevcut durum tespitinin ve SWOT (GZFT) analizlerinin yapılması ya da revize edilmesi, Kontrol ve konsolide edilen kurumsal stratejik plan çalıģmaların Bakanlık Birimlere duyurulması Birim Stratejik Plan önerilerinin Proje Ekibi, Sayfa 70/255

88 Stratejik Yönetim Koordinasyon Ekibi tarafından incelenmesi ve Stratejik Planlama Üst Kuruluna arz edilmesi Üniversite Stratejik Plan Taslağının oluģturulması ya da Yenilenmesi 3. Stratejik Planı Ġzleme ve Değerlendirme Süreci 3.1 Stratejik Plandaki Faaliyetlerin Ġzlenmesine Yönelik Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporu Hazırlama Süreci Bir önceki yılın Ġdare Performans Programında yer alan faaliyetler ile cari yılın Stratejik Planının Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporlarındaki gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Ġdare Performans Programında yer alan performans hedefleri ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Ġdare Performans Programında yer alan performans göstergeleri ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans göstergelerinin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Stratejik Planın Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporunun hazırlanması 3.2. Faaliyet Raporları Hazırlama Süreci Harcama Birimlerinden gelen Birim Faaliyet Raporlarının incelenmesi ve konsolide edilmesi Bakanlığın Ġdare Faaliyet Raporu taslağının hazırlanması 4. Eğitim ve GeliĢtirme Süreci 4.1. Eğitim Ġhtiyacının Saptanması Süreci BaĢkanlık birimlerinin yıllık planlarından ve kiģisel geliģim planlarından yola çıkılarak çalıģanların eğitim ihtiyacının belirlenmesi 4.4. Eğitim Programlarının Hazırlanması ve Sayfa 71/255

89 Temel Süreçler Süreçler TaĢınır Mal Yönetimi Süreci Süreç No:03 Alt Süreçler 1.1 TaĢınırların kaydının yapılması 1.2 Satın alma DıĢında Edinilen TaĢınırların GiriĢi 2.1 Tüketim ve kullanım 2.2 Kullanılmaz Hale Gelme, Yok Olma Veya Sayım Noksanı Nedeniyle ÇıkıĢ 2.3 Hurdaya Ayırma Nedeniyle ÇıkıĢ 3.1 Muhasebe birimine bildirme 3.2 Bölünen, BirleĢen Veya Kaldırılan Harcama Birimlerine Ait TaĢınırlar Hakkında Yapılacak ĠĢlemler GerçekleĢme Süreci Eğitim programlarının gerçekleģtirilmesi 4.1 Sayım Sonrası ĠĢlemler 4.2 Devir ĠĢlemleri 4.3 TaĢınır yönetim hesabı 4.4Dayanıklı TaĢınırın Numaralandırılması Sayfa 72/255

90 Süreç Adımları 1.1 Taşınırların kaydının yapılması Bütün taģınırların ve bunlara iliģkin iģlemlerin kayıt altına alınması esastır. TaĢınır kayıtları, yönetim hesabı verilmesine esas olacak Ģekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması Ģarttır Önceki yıldan devren gelen taģınırlar ile içinde bulunulan yılda herhangi bir Ģekilde edinilen veya elden çıkarılan taģınırlar; TaĢınırlardaki kayıp, fire, yıpranma ve benzeri nedenlerle meydana gelen azalmalar, Sayım sonucunda ortaya çıkan fazlalar; Miktar ve değer olarak kayıtlara alınarak takip edilir TaĢınırlar, edinme Ģekline bakılmaksızın Üniversitede kullanılmak üzere teslim alındığında giriģ TaĢınır ĠĢlem FiĢine dayanılarak yapılır GiriĢ ve çıkıģ kayıtlarında; Satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değiģiklik hallerinde maliyet bedeli, Bedelsiz devir, kullanılamaz hale gelme, hurdaya ayrılma, yok olma ve fire hallerinde kayıtlı değeri, BağıĢ ve yardım yoluyla edinilen 2.1 Tüketim ve kullanım TaĢınır Ġstek Belgesi karģılığında düzenlenecek TaĢınır ĠĢlem FiĢi ile çıkıģ kaydedilir. TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenmeden hiçbir Ģekilde tüketim malzemesi çıkıģı yapılamaz. Tüketim malzemelerinin çıkıģ kayıtları, ambarlara giriģlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak FIFO (ilk giren-ilk çıkar) esasına göre ve giriģ bedelleri üzerinden yapılır Oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taģınırlar için Dayanıklı TaĢınırlar Listesi düzenlenir ve taģınırlar ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınmak suretiyle teslim edilir Üniversite birimlerince, Yönetmeliğin hükümlerine göre bedelsiz olarak devredilen taģınırların çıkıģı TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek yapılır. FiĢin bir nüshası taģınırın devredildiği birime verilir. Devir alan birimden alınan fiģ, düzenlenen fiģin ekine bağlanır. Üniversite muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasında 3.1 Muhasebe birimine bildirme Kayıt ve kontrol yetkilileri tarafından, üniversite birimlerinin muhasebe kayıtlarında ilgili stok ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taģınırlardan; satın alma suretiyle edinilenlerin giriģ iģlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen TaĢınır ĠĢlem FiĢlerinin bir nüshası ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderilir Diğer Ģekillerde edinilen taģınırların giriģleri ve maddî duran varlık hesaplarında izlenen taģınırların çıkıģları için düzenlenen TaĢınır ĠĢlem FiĢlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde ve her durumda malî yıl sona ermeden önce muhasebe birimine gönderilmesi zorunludur Muhasebe kayıtlarında 150- Ġlk Madde ve Malzemeler Hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkıģları için düzenlenen TaĢınır ĠĢlem FiĢleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmıģ tüketim malzemelerinin 4.1 Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler Üniversite birimlerine ait taģınırların, taģınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır TaĢınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kiģinin baģkanlığında taģınır kayıt ve kontrol yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kiģiden oluģturulan sayım kurulları tarafından yapılır Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taģınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taģınır giriģ ve çıkıģları sayım kurullarının talebi üzerine harcama yetkilisince durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır Sayım kurulları Sayfa 73/255

91 taģınırlarda; bağıģ ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiģ ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca belirlenen değer, esas alınır. devredilen taģınırlar için de TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenir ve fiģin birinci nüshası devredilen harcama biriminin taģınır kayıt ve kontrol yetkilisine verilir. Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taģınır devirlerinde de TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenir, ancak bu fiģler muhasebe birimine gönderilmez. TaĢınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iģ günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir. öncelikle, taģınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taģınırlara iliģkin iģlemlerin yaptırılmasını sağlar Bundan sonra Sayım Tutanağının Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulur. Daha sonra ambarlardaki taģınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının Ambarda Bulunan Miktar sütununa kaydedilir. Sayfa 74/255

92 3.6.5 TaĢınır Mal Yönetimi Süreci HiyerarĢisi Tablosu Formu Süreç Adımları Satın alınan taģınırlar için, teslim alındıktan sonra, TaĢınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla üçer nüsha TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenir Alımı satın alma birimince yapılarak birden fazla birime doğrudan teslim edilen taģınırlar için, taģınırın teslim edildiği birimlerce TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenir ve bir nüshası alımı yapan birime gönderilir. Alımı yapan birime gelen fiģlere dayanarak, ödemeye ve kendi giriģ kayıtlarına esas olmak üzere TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenir. Diğer birimlerden alınan fiģler, düzenlenen bu fiģin idarede kalan nüshasına bağlanır. Alımı yapan birimce giriģ kayıtları yapıldıktan sonra düzenlenecek TaĢınır ĠĢlem FiĢiyle de ilgili diğer birimler adına çıkıģ kaydedilir Farklı hesaplara kaydı gereken taģınırların aynı faturada yer alması halinde, faturadaki Kullanılmaz Hale Gelme, Fire, Yok Olma veya Sayım Noksanı Nedeniyle ÇıkıĢ Tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değiģmeler nedeniyle oluģan fireler, sayımda noksan çıkan taģınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taģınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taģınırlar ile canlı taģınırın ölmesi halinde, Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı ve TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılır Hurdaya Ayırma Nedeniyle ÇıkıĢ Ekonomik ömrünü tamamlamıģ olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dıģı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluģturulan komisyon Muhasebe yetkilileri, taģınır giriģ ve çıkıģ olarak kendilerine gönderilen TaĢınır ĠĢlem FiĢlerinde gösterilen tutarların TaĢınır II nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydeder. 3.2 Bölünen, Birleşen Veya Kaldırılan Harcama Birimlerine Ait Taşınırlar Hakkında Yapılacak İşlemler Üniversite birimlerinin yeniden yapılanmaları sonucu teģkilat yapıların meydana gelen değiģiklikler nedeniyle bölünmesine, birleģmesine veya kaldırılmasına karar verilen harcama birimlerine ait taģınırlar; Bölünerek ayrı bir harcama birimi haline gelen birimin kullanımına terk edilmesi halinde, bölünen harcama biriminin kayıtlarına çıkıģ, yeni oluģan harcama biriminin kayıtlarına giriģ; BaĢka bir harcama birimi ile birleģme sonucunda kaldırılan birimin kayıtlarına çıkıģ, bünyesinde birleģtirilen birimin kayıtlarına giriģ; Kaldırılma halinde, kaldırılan harcama biriminin 4.2 Devir İşlemleri TaĢınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taģınırları ve bunlara iliģkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamazlar Yeni görevlendirilen taģınır kayıt ve kontrol yetkilileri de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorundadır Ambarlarındaki taģınırları, taģınır iģlemlerine iliģkin kayıt ve belgeleri teslim etmeyen veya istifa, emeklilik, hastalık, tutuklanma, ölüm gibi nedenlerle devir ve teslim edemeyen taģınır kayıt ve kontrol yetkililerinin sorumluluğundaki taģınırlar ile dayanağı kayıt ve belgeler, devir kurulu aracılığı ile yeni taģınır kayıt ve kontrol yetkilisine devir ve teslim edilir Devir Kurulu, harcama yetkilisi tarafından belirlenen bir kiģinin baģkanlığında, taģınır kayıt ve kontrol yetkililerinin de katıldığı, en az üç Sayfa 75/255

93 taģınırların kaydedileceği hesap sayısınca fatura fotokopileri çıkarılır ve üzerine her hesap için düzenlenen TaĢınır ĠĢlem FiĢinin numarası yazılır. FiĢin birinci nüshası ödeme emri belgesine, ikinci nüshası ise ödeme emri belgesinin harcama biriminde kalan nüshasına bağlanır. Üçüncü nüshası, muayene ve kabul komisyon tutanağı veya idare yetkilisince düzenlenmiģ kabul belgesi ile birlikte, sıralı olarak dosyalanır Satın alınan dergi ve gazete gibi süreli yayınların bedellerinin ödenmesi sırasında TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenmez. Söz konusu yayınlardan cilt bütünlüğü sağlananlar, ciltletildikten sonra TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek kayıtlara alınır. tarafından bildirilen taģınırlar, harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kiģiden oluģan komisyon tarafından değerlendirilir Komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılması uygun görülmeyen taģınırlar hakkındaki gerekçeli karar harcama yetkilisine bildirilir Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için ise Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenir Hurdaya ayrılmasına karar verilen taģınırlardan kayıtlı değeri, Rektörce belirlenecek tutara kadar olanlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aģan taģınırlar ise Rektörün onayı ile kayıtlardan çıkarılır. kayıtlarına çıkıģ, devredilmesi kararlaģtırılan harcama biriminin kayıtlarına giriģ, kaydedilir GiriĢ ve çıkıģ kayıtları TaĢınır ĠĢlem FiĢi ile yapılır. Düzenlenen fiģlerin birer nüshası, muhasebe birimine gönderilir. kiģiden oluģur Ambarların devri, Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlenerek yapılır. Oda, büro, bölüm, atölye ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taģınırlar, buralarda asılı Dayanıklı TaĢınırlar Listesinde gösterilen miktarlar esas alınarak sayılmak ve listedeki ilgili bölüm imzalanmak suretiyle yeni sorumluya devir ve teslim edilir TaĢınır kayıt ve Sayfa 76/255

94 Süreç Adımları 1.2Satınalma Dışında Edinilen Taşınırların Girişi BağıĢ ve yardım yoluyla edinilen taģınırların GiriĢi ilgili mevzuat gereğince bağıģ ve yardım olarak edinilen taģınırlar teslim alındığında taģınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek kayıtlara alınır. FiĢin birinci nüshası bağıģ ve yardım edene verilir veya gönderilir Sayım Fazlası TaĢınırların GiriĢi Yapılan sayımlar sonucunda fazla bulunan taģınırlar, TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek kayıtlara alınır. Sayım fazlası taģınırların giriģ kaydedilmesinde; söz konusu taģınırla aynı nitelikteki taģınırların ilgili defterlerde kayıtlarının bulunması halinde kayıtlara alınan son değer, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değer esas alınır Ġade Edilen TaĢınırların GiriĢi Kullanıma verilen tüketim malzemelerinden herhangi bir nedenle iade edilenler, iadeyi Ekonomik değerinin olmadığına veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesinin Ģart olduğuna, yukarıdaki fıkraya göre kurulacak komisyon tarafından karar verilen taģınırlar, harcama yetkilisinin onayı ile imha edilir. Ġmha, komisyon veya komisyonun gözetiminde uzman kiģiler tarafından yapılır. Bu iģleme iliģkin ayrıca bir imha tutanağı düzenlenir. Ġmha konusundaki özel mevzuat hükümleri öncelikle dikkate alınır Hurdaya ayrılan veya imha edilen taģınırlar, TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek kayıtlardan çıkartılır. FiĢin ekine Kayıttan DüĢme Teklif ve Onay Tutanağının bir nüshası bağlanır. 4.3 TaĢınır Yönetim Hesabı Harcama yetkilileri tarafından Denetleme Kuruluna verilecek taģınır yönetim hesabı; önceki yıldan devreden taģınırlar ile yılı içinde girenleri, yılı içinde çıkıģı yapılan taģınırlar ile ertesi yıla devredilenleri ve yılsonunda yapılan sayım sonucu bulunan fazla, noksan ve fireleri gösterir TaĢınır yönetim hesabı aģağıdaki cetvellerden oluģur Yılsonu sayımına iliģkin Sayım Tutanağı, TaĢınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli; Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli, Yılsonu itibarıyla en son düzenlenen TaĢınır ĠĢlem FiĢinin sıra numarasını gösterir tutanak TaĢınır yönetim hesabı aģağıda açıklandığı Ģekilde hazırlanır ve ilgili yerlere gönderilir: TaĢınır kayıt ve kontrol Sayfa 77/255

95 yapan birim yetkilisinin onayını taģıyan ve iade edilen malzemenin cins ve miktarını belirten belge karģılığında teslim alınır ve TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek tekrar giriģ kaydedilir. FiĢin birinci nüshası taģınırları iade edene verilir Devir Alınan TaĢınırların GiriĢi Üniversitenin birimlerince Yönetmeliğin 30 uncu maddesi hükümlerine göre bedelsiz olarak devir alınan taģınırlar, devreden birimin TaĢınır ĠĢlem FiĢinde gösterilen değer esas alınarak düzenlenecek yetkililerince, sayım kurulu tarafından onaylanan Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak ilgisine göre üç nüsha Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli, Müze Yönetim Hesabı Cetveli veya Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir. Bünyesinde tarihi veya sanat değeri olan taģınırlar ile kütüphane materyalleri bulunan birimler söz konusu cetvellerden ilgili olanını ayrıca düzenler. Düzenlenecek cetvellerin ekine TaĢınır Sayım ve Döküm Cetveli eklenir ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. Harcama yetkilisince, cetvelin TaĢınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek muhasebe yetkilisine gönderilir. Sayfa 78/255

96 Süreç Adımları Ġade Edilen TaĢınırların GiriĢi Kullanıma verilen tüketim malzemelerinden herhangi bir nedenle iade edilenler, iadeyi yapan birim yetkilisinin onayını taģıyan ve iade edilen malzemenin cins ve miktarını belirten belge karģılığında teslim alınır ve TaĢınır ĠĢlem FiĢi düzenlenerek tekrar giriģ kaydedilir. FiĢin birinci nüshası taģınırları iade edene verilir Devir Alınan TaĢınırların GiriĢi Üniversitenin birimlerince Yönetmeliğin 30 uncu maddesi hükümlerine göre bedelsiz olarak devir alınan taģınırlar, devreden birimin TaĢınır ĠĢlem FiĢinde gösterilen değer esas alınarak düzenlenecek Muhasebe yetkilisi, gönderilen cetvellerdeki kayıtları muhasebe kayıtlarıyla karģılaģtırıp uygunluğunu onaylar ve harcama yetkilisine geri gönderir Harcama yetkilisi Muhasebe yetkilisince onaylanmıģ cetvellerin: Bir nüshasını, Denetleme Kurulunca belirlenecek sürelerde, yılsonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yılsonu itibarıyla en son düzenlenen TaĢınır ĠĢlem FiĢinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte, Denetleme Kuruluna gönderilir Bir nüshasını ise mali yılı takip eden ay sonuna kadar ilgili taģınır konsolide görevlisine gönderir Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir. 4.4 Dayanıklı Taşınırların Sayfa 79/255

97 Süreç Adımları Numaralanması GiriĢ kaydı yapılan dayanıklı taģınırlara, taģınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıģtırma suretiyle taģınırın üzerinde kalıcı olacak Ģekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taģınırlara bu iģlem uygulanmaz Sicil numarası üç grup rakamdan oluģur. Birinci grup rakam, taģınırın Dayanıklı TaĢınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taģınır kodundan; ikinci grup rakam, taģınırın giriģ kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taģınıra verilen giriģ sıra numarasından oluģur. Örnek: Sayfa 80/255

98 3.6.6 TaĢınır Mal Yönetimi Süreci Temel Süreç Tanım Formu Süreç Adı TaĢınır Mal Yönetimi Süreci Süreç No:03 Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları SÜREÇ SINIRLARI Operasyonel Torul Meslek Yüksekokulu Stratejik planı hazırlayacak uzmanlar Torul Meslek Yüksekokulu Tüm Harcama Birimlerinden Gelen Talep ve Veriler BaĢlangıç TaĢınır Malların Yönetim Dönemi Hesabının Maliye Bakanlığı na ve SayıĢtay BaĢkanlığı na Gönderilmesi Varlık ve Kaynakların Noktası Etkin, Ekonomik ve Verimli Kullanımı TEDARĠKÇĠLER GĠRDĠLER GörüĢ Yazıları SatıĢ, Terkin, Hurdaya ayırma, Kullanılamaz hale gelme, yok olma ve devir onaylarına iliģkin onay yazı ve ekleri TaĢınır Mallar Hesap Cetvelleri Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesap Cetveli GĠRDĠ SAĞLAYANLAR Bölümler Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu MÜġTERĠLER ÇIKTI GörüĢ Yazılarına Verilen Cevap Yazıları SatıĢ, Terkin, Hurdaya Ayırma, Kullanılamaz Hale Gelme Yok Olma Ve Devir Onayları TaĢınır Mallar Kesin Hesap Cetveli ve Ġcmal Cetveli KĠME Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu GümüĢhane Üniversitesi SGDB PERFORMANS Sayfa 81/255

99 GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç MüĢteri Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Oranı 7- ġikayet Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi(Hizmetin Temin Zamanı) 10- ÇalıĢan BaĢına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 6- Bekleyen Evrak Oranı/Sayısı 8- Eksik GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 9- Hatalı GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 10- Ġade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢi baģı Eğitim Saat/Yıl 17- Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 18- Tekrarlanan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 19- Kapatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı Sayfa 82/255

100 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1.3. TaĢınır Yönetim Dönemi Hesabı Süreci TaĢınır Hesap Cetvelleri, Cetvellerinin Konsolide Edilerek OluĢturulan Kesin Hesap Cetvellerinin Rektör Onayına Sunulması 2.1. TaĢınmaz Yönetim Dönemi Hesabı Süreci TaĢınmazların Kaydına ĠliĢkin TaĢınmaz Formlarının Konsolide Edilerek TaĢınmaz Ġcmal Cetvellerini Hazırlanması ve Maliye Bakanlığı Milli Emlak Genel Müdürlüğü ne Gönderilmesi 3.1. Analiz ve Değerlendirme Süreci Döner sermayeli iģletmelerin mali durumlarını ve finansal yapılarını inceleyerek, analiz edilmesi, değerlendirilmesi ve finansal risklerinin belirlenmesi Mali raporları hazırlamak, kurumların mali analizleri için verileri derlemek, kurumları toplantıya çağırmak, Kurum yetkililerini toplantı içeriği ile ilgili bilgilendirmek ve mali durum toplantıları yapmak 4.1. Stok Yönetimi ve Analiz Süreci Laboratuar Sarf Malzemelerin; sistemler üzerinden (MKYS ve TDMS) kayıtlarının yapılıp yapılmadığını, doğru alınıp alınmadığının (zaman-miktar iliģkisi dikkate alınarak), stok mevcudunu, ihtiyaç düzeyini ve son kullanım tarihinin geçip geçmediğinin kontrol edilmesi Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Sayfa 83/255

101 Temel Süreçler Süreçler Alt Süreçler Eğitim-Öğretim Temel Süreci 1. Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci 2. Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Süreci 3. Sınav Programlarının Hazırlanması Süreci 4. Ders Ve Dersin Sorumlusu Ġle Ġlgili Öğrenci Memnuniyeti Süreci Süreç No:04 1. Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci 2. Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Süreci 3. Sınav Programlarının Hazırlanması Süreci 4. Ders Ve Dersin Sorumlusu Ġle Ġlgili Öğrenci Memnuniyeti Süreci 5. Yeni Ders Ve Ġçeriklerinin Güncellenmesi Süreci 6. Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi Süreci 7. Ders Telafi Süreci 8. BaĢarı Notları Ġlanı Süreci 9. Öğrenci DanıĢmanlık Süreci 10. Öğrenci Staj Süreci 11. Öğrenci Burs Süreci 12. Öğrenci Kayıt Dondurma Süreci 13. Öğrenci Temsilcisi Secim Süreci 14. Öğrenci Disiplin SoruĢturması Süreci 15. Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci 16. Bitirme Ödevi Alt Süreci 5. Yeni Ders Ve Ġçeriklerinin Güncellenmesi Süreci 6. Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi Süreci 7. Ders Telafi Süreci 8. BaĢarı Notları Ġlanı Süreci 9. Öğrenci DanıĢmanlık Süreci 10. Öğrenci Staj Süreci 11. Öğrenci Burs Süreci 12. Öğrenci Kayıt Dondurma Süreci 13. Öğrenci Temsilcisi Secim Süreci 14. Öğrenci Disiplin SoruĢturması Süreci 15. Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci 16. Bitirme Ödevi Alt Süreci Sayfa 84/255

102 Süreç Adımları 1. Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci 1.1 Akademik takvime göre bölüm de dersler için ders verecek öğretim üyeleri belirlenir. 1.2 Öğretim üyesi olmayan dersler için Müdürlük Makamına öğretim üyesi temini için yazı yazılır. 1.3 Müdürlük öğretim üyesi temini için ilgili birimlere yazı yazar. 1.4 Birimlerden gelen görevlendirme yazıları ilgili birimlere gönderilir. 1.5 Bölümler kendi bölümünde ders verecek öğretim üyeleri ile Müdürlüktan üst yazı ile gelen diğer öğretim üyelerini göz önüne alarak ders görevlendirme listelerini hazırlar ve bölüm kurulu kararlarını alırlar. 1.6 Alınan bölüm kurulu kararları Müdürlük Makamına bildirilir. 5. Yeni Ders Ve İçeriklerinin Güncellenmesi Süreci 5.1 Öğretim üyesi tarafından açılacak anabilim dalı baģ kanlığına bildirilir. 5.2 Anabilim dalı baģkanlığı ders açılması ile ilgili yazıyı bölüm baģkanlığına iletir. 5.3 Bölüm baģkanlığı tarafından dersin içerikleri tespit edildikten sonra bölüm kurulu kararı alınır. 5.4 Bölüm kurulu kararı Müdürlüğe bildirilir. 5.5 Müdürlük tarafından ilgili bölümün talebi Yüksekokul yönetim kurulu kararı alınır. 10. Öğrenci Staj Süreci 10.1 GümüĢhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliğine göre staj iģlemleri gerçekleģtirilir Bölüm baģkanı tarafından bölümde staj komisyonu oluģturulur Öğrenci zorunlu staj formunu bölüm sekreterliğinden alır. Staja baģlama be bitiģ tarihlerini forma doldurur. 11. Öğrenci Burs Süreci 11.1 Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur 11.2 Öğrenciler burs komisyonuna baģvurur 11.3 Mülakatla değerlendirilir Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir 15. Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci 15.1 Öğrenciler aldıkları dersleri bilgi sistemine girerler 15.2 Öğrencilerin aldıkları dersler onaylanır 15.3 Öğretim ve sınav yönetmeliğine göre öğrencilerin derslere yazılmaları sağlanır Sayfa 85/255

103 1.7 Bölümlerden 5.6 Yüksekokul 10.4 Zorunlu staj gelen yönetim kurulu baģvuru görevlendirme kararı üst yazı ile formundaki listeleri göz önüne birlikte ÖĠDB gerekli yerler alınarak bildirilir. doldurulduktan Yüksekokul Rektörlüğün sonra stajın Yönetim Kurlunda onayı ile dersler yapılacağı iģyeri karar alınır. Bu ve içerikleri tarafından ilgili alınan kararlar yürürlüğe girer. kısım ÖĠDB bildirilir. 5.7 ÖĠDB onaylanacaktır 1.8 Bölüm tarafından dersler (Devlet baģkanları sisteme girilir. kurumlarında staj görevlendirme 6. Öğrenci yapacak listelerine göre Kontenjanlarının öğrencilerin Akademik bilgi Belirlenmesi zorunlu staj sistemine girerek Süreci baģvuru formunu ders 6.1 Öğrenci onaya sunmadan görevlendirmelerini kontenjanları ile önce staj yapar. ilgili yazı komisyonundaki 2. Haftalık Ders Müdürlük ilgili öğretim Programlarının makamına elemanının Süreç Hazırlanması geldikten sonra doldurup Adımları Süreci bölümlerden onaylayacağı 2.1 DıĢ öğrenci staj yapma bölümlerden kontenjanları ile zorunluluk (yabancı dil, ilgili yazı yazılır. belgesini Atatürk ilkeleri, 6.2 Bölümler zorunlu staj Türk Dili vs) öğrenci baģvuru formuna haftalık ders kontenjanları eklemeleri programları gelir. konusunda gerekmektedir). 2.2 Bu programlara değerlendirme 10.5 Stajın göre öğretim yaparak, bölüm yapılacağı iģyeri üyelerinin ders kurulu kararını tarafından yükleri ve alarak Müdürlüğe onaylanan 2 laboratuarların bildirir. nüsha halindeki kullanım durumları 6.3 Müdürlüğe zorunlu staj göz önüne alınarak tüm bölümlerden baģvuru formu haftalık ders gelen öğrenci staj programları kontenjanları komisyonundaki hazırlanır. YOYK ilgili öğretim 2.3 Hazırlanan değerlendirilir. elemanına haftalık ders 6.3 Öğrenci getirilip imza programı bölüm kontenjanları ile attırılır. baģkanı tarafından ilgili YOYK 10.6 Staj imzalanır. kararı üst yazı ile komisyonundaki Müdürlüğe sunulur. ÖĠDB bildirilir. ilgili öğretim 2.4 Hatalık ders 7. Ders Telafi elemanı ve iģyeri programı Süreci tarafından öğrencilere 7.1 Telafi onaylanan duyurulur, web yapmak isteyen zorunlu staj 12. Öğrenci Kayıt Dondurma Süreci 12.1 Öğrenci kayıt dondurma ile ilgili dilekçe yazar ilgili bölüme verir. Bölüm Müdürlüğe gönderir Yüksekokul yönetim kurulu, haklı ve geçerli nedenler kapsamında Dilekçeyi inceler Sonuç Yüksekokul yönetim kurulu kararıyla açıklanır Sonuç olumlu ise, kayıt dondurma Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığına bildirilir Kredi alıyorsa Kredi Yurtlar Kurumuna bildirilir. 13. Öğrenci Temsilcisi Secim Süreci 13.1 Rektörlük tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir Tüm programlara öğrenci temsilcilerinin Sayfa 86/255

104 sayfalarında yayınlanır. 3. Sınav Programlarının Hazırlanması Süreci 3.1 Vize, final ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir. 3.2 Bölüm baģkanı tarafından imzalanır. Müdürlüğe bilgi verilir. 3.3 Panolarda ve web sayfasında duyurusu yapılır. öğretim üyesi FORĠKS062 Ders Telafi Formu doldurur BB na sunar. 7.2 Evrak BB tarafından incelenir uygunsa diğer ders programını bozmadan uygun bir zaman ayarlayarak tarih ve saat düzenlemesini yapar. baģvuru formunun 1 nüshası staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına, 1 nüshası ise bölüm sekreterliğine en son her yıl belirlenen en son mesai günün saat 17:00 a kadar nüfus cüzdanın arkalı önlü fotokopileri ve SGK dan kendisinin ve ailesinin (annebaba) sigorta durumlarının gösteren belgeler eklenerek teslim eder. öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı duyurulur Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur Seçim sandıkları oluģturulur ve seçim yapılır. Sayfa 87/255

105 4. Ders Ve Dersin 7.3 Telafi dersi 10.7 Nüfus Sorumlusu İle için hazırlanan cüzdanı İlgili Öğrenci doküman üst fotokopisi Memnuniyeti yazı ile birlikte eklenmiģ zorunlu Süreci formda eklenerek staj baģvuru 4.1 Öğrenciler Müdürlük formu Müdürlük sistemdeki Makamına Yazı ĠĢlerine memnuniyet gönderilir. Konu teslim edilerek anketi FKY görüģülür. staj dosyası ve doldururlar. Kararın bir örneği puantaj kayıt 4.2 Sistemdeki ilgili bölüme cetveli alınır. tüm derslere ait gönderilir. Tünel, galeri, taģ anketler 7.4 Belirlenen ocağı, baraj, yol değerlendirilir. zamanda söz inģaatı vb. konusu telafi tehlikeli arazi dersi ilgili ortamlarında staj öğretim üyesi yapacak tarafından yapılır. öğrencilerin staja 7.5 Ek ders gitmeden önce ödenmesi için beraberlerinde gerekli iģlemler Sağlık Hizmetleri mevzuata uygun Meslek Süreç Ģekilde yapılır. Yüksekokulu Adımları 7.7 Telafi ile Sekreterliğinde ilgili durum BB görevli memur baģkanı dan alacakları tarafından uygun sigorta baģlangıç görülmese bir üst belgesini yazı ile öğretim götürmeleri üyesine gerekmektedir. yapılmayacağına Aksi taktirde dair gönderilir. iģyerleri 8. Başarı Notları tarafından stajları İlanı Süreci baģlatılmaz. 8.1 ÖÜ 10.8 Sağlık akademisyen Kültür ve Spor bilgi sistemi için Daire BaĢkanlığı gerekli Ģifreyi tarafından verilen ÖĠDB alır. sağlık karnelerini 8.2 Sınav staja baģlamadan sonuçları ÖÜ önce Sağlık tarafından Hizmetleri okunur. Meslek Sisteme vize, Yüksekokulu ödev, final Yazı ĠĢlerine bütünleme teslim etmeleri durumuna göre gerekmektedir. sistem takip 10.9 Staj edilerek notlar dosyasının içinde belirlenen süre yer alan içinde girilir. dilekçe ye 13.5 Program temsilcileri arasından Yüksekokul temsilcisi adayları belirlenir Belirlenen adaylar içerisinden birisi 1 yıl görev yapmak üzere Yüksekokul temsilcisi olarak seçilir. 14. Öğrenci Disiplin Soruşturması Süreci 14.1 Öğretim elemanı iģlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili Ģikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm BaĢkanlığına verir 14.2 Bölüm BaĢkanı, Ģikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Müdürlük Makamına iletir Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruģturmacı olarak görevlendirir SoruĢturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli Ģüpheli ya da Ģüphelileri ifadeye davet eder. Ġfadede Sayfa 88/255

106 8.3 Öğrencinin devam durumu, sınava girmeme durumları belirlenerek sisteme girilir. 8.4 Sistemde ön izleme yapılarak notlar kontrol edilir. Öğrencilerinin notları ile sıkıntı yoksa ilan edilir. bölüm sekreterliğinden verilen sayı eklenerek staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına imzalatılır, staj talimatı bölüm baģkanına imzalatılır, staj dosyası ve staj formları na 3 adet vesikalık fotoğraf yapıģtırılarak Torul Meslek Yüksekokulu Müdürlük Yazı ĠĢlerine mühürletilir. sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, Ģikayetçinin yazılı bilgisine baģvurur. Sayfa 89/255

107 9. Öğrenci Danışmanlık Süreci 9.1 Her öğrenci için, kayıtlı oldukları bölüm baģkanlığınca dersler baģlamadan önce bir akademik danıģman görevlendirilir. 9.2 Akademik danıģman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. 9.3 Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danıģmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danıģmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleģmez. 9.4 DanıĢmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danıģmalık yaparlar Staj dosyasının içinde yer alan dilekçe ye bölüm sekreterliğinden verilen sayı eklenerek staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına imzalatılır, staj talimatı bölüm baģkanına imzalatılır, staj dosyası ve staj formları na 3 adet vesikalık fotoğraf yapıģtırılarak Torul Meslek Yüksekokulu Müdürlük Yazı ĠĢlerine mühürletilir Staj yapılan iģyeri tarafından doldurulup onaylanacak puantaj kayıt cetveli staj yaptığı aydan sonraki ayın baģlangıcında yani ayın 1 inde Torul Meslek Yüksekokulu nolu faks numarasına fakslanır. (Örneğin 20 Haziran da staja baģlayan öğrenci puantaj kayıt cetvelini 1 Temmuz da fakslayacaktır. Eğer ayın 1 inden önce staj biterse sigorta çıkıģının 14.5 Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruģturmacı, Ģüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiģ sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir Savunmaların alınmasından sonra, Ģüpheli/Ģüphelilerin ceza durumu öğrenci iģleri Daire BaĢkanlığından yazılı olarak istenir SoruĢturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Müdürlük olurundan sonra soruģturmaya devam edilir SoruĢturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza Sayfa 90/255

108 yapılması için faks sonraki ayın 1 i beklenmeden hemen gönderilecektir. Yani 8 Temmuz da stajı biten faksı 1 Ağustos a kadar beklemeden hemen çekecektir). durumu, soruģturma sürecinde ortaya konan davranıģlar, piģmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren SoruĢturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. SoruĢturma dosyası soruģturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir. Sayfa 91/255

109 Süreç Adımları 9. Öğrenci Danışmanlık Süreci 9.1 Her öğrenci için, kayıtlı oldukları bölüm baģkanlığınca dersler baģlamadan önce bir akademik danıģman görevlendirilir. 9.2 Akademik danıģman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. 9.3 Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danıģmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danıģmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleģmez. 9.4 DanıĢmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danıģmalık yaparlar. 10. Öğrenci Staj Fakslanan puantaj kayıt cetveline istinaden görevli memur tarafından sigorta giriģi yapılacaktır. Puantaj kayıt cetvelini, belirtilen tarihten sonra fakslayan yada hiç fakslamayan öğrencinin sigorta primi yatırılamayacağından dolayı stajı geçersiz sayılacaktır. Ayın 1 inde fakslayacağınız puantaj kayıt cetvelinin asıllarını staj bitiminden sonra staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına teslim edilir Staj defterleri ve sicil fiģleri staj komisyonuna öğrenci tarafından teslim edilir Staj defterleri ve sicil fiģleri staj komisyonu üyeleri tarafından incelenir. Yeterli görülmeyen stajlar kısmen veya tamamen ilgili bölüm staj komisyonu kararıyla iptal edilebilir Toplanan deliller, alınan ifadeler Ģüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Ceza doğrudan Müdür tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaģtırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaģtırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor SoruĢturma dosyası görüģülmek üzere Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemine alınır Disiplin kurulu, soruģturmacının önerdiği cezayı kabul veya red edebileceği gibi, baģka bir disiplin cezası da verebilir Verilen ceza ilgili kiģinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluģlara bildirilir Gerekli tebligatların Sayfa 92/255

110 Süreci 10.1 GümüĢhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliğine göre staj iģlemleri gerçekleģtirilir Bölüm baģkanı tarafından bölümde staj komisyonu yerine ulaģmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına gönderilir Sayfa 93/255

111 3.6.8 Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Süreç Adı Eğitim-Öğretim Temel Süreci Süreç No:04 Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları Operasyonel Süreçler Torul Meslek Yüksekokulu Müdür, Müd. Yrd. Bölüm BĢk, Öğretim üyeleri, Öğretim Elamanları, Yüksekokul Sek. ġef, Memur, Bölüm sekreterleri Personel Memuru, Bilgi ĠĢlem Destek Teknisyeni, MaaĢ ve Diğer Ödemeler Memuru SÜREÇ SINIRLARI BaĢlangıç Noktası Akademik yılın baģlaması Akademik yılın sona ermesi TEDARĠKÇĠLER GĠRDĠLER Görevlendirme yazıları Bölüm Kurulu kararları Yüksekokul Yönetim Kurulu kararları Haftalık ders programı yazıları Sınav programı yazıları Anketler Ders ekleme ile ilgili yazılar Öğrenci kontenjanları ile ilgili yazılar Bölüm Kurulu kararları Yüksekokul Yönetim Kurulu kararları Ders telefi formu Bölüm Kurulu kararları Yüksekokul Yönetim Kurulu kararları Staj dosyası Kayıt dondurma ile ilgili dilekçe Yüksekokul Yönetim Kurulu kararları Öğrenci secim süreci evrakları ġikayet dilekçesi GĠRDĠ SAĞLAYANLAR Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Müdürlük Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Müdürlük Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Müdürlük Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Müdürlük Bölüm BaĢkanlıkları Bölüm BaĢkanlıkları Sayfa 94/255

112 SoruĢturma ile ilgili evraklar Görevlendirilen kiģi Bitirme ödevi evrakları Bölüm BaĢkanlıkları MÜġTERĠLER ÇIKTI KĠME Bölüm Kurulu kararı Müdürlük Yüksekokul Yönetim Kurulu kararı ÖĠDB Haftalık ders programı yazıları Müdürlük Sınav planları Müdürlük Ders ekleme ile ilgili yazılar ve FYK kararları ÖĠDB Öğrenci kontenjanları ile ilgili yazılar ve FYK kararları ÖĠDB Ders telefi formu ve Bölüm Kurulu kararları, Yüksekokul Yönetim Kurulu Bölüm BaĢkanlığı kararları Staj dosyası Müdürlük, ilgili birim Kayıt dondurma ile ilgili dilekçe Bölüm Kurulu kararları, Yüksekokul ÖĠDB Yönetim Kurulu kararları ġikayet dilekçesi, Müdürlük SoruĢturmacı tayini ilgili yazı Ġlgili kiģi Bitirme ödevi evrakları Müdürlük Sayfa 95/255

113 PERFORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç MüĢteri Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Oranı 6- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 7- ġikâyet Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- ÇalıĢan BaĢına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 1- ĠĢlem Verimliliği 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 6- Bekleyen Evrak Oranı/Sayısı 7-Kaybolan Evrak Oranı/Sayısı 8- Eksik GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 9- Hatalı GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 10- Ġade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 13- ÇalıĢan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢi baģı Eğitim Saat/Yıl 16- ĠyileĢtirme Amacıyla GeliĢtirilen Proje Sayısı 17- Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Sayısı 18- Tekrarlanan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 19- Kapatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı Sayfa 96/255

114 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci 1.5 Bölümler kendi bölümünde ders verecek öğretim üyeleri ile Müdürlükten üst yazı ile gelen diğer öğretim üyelerini göz önüne alarak ders görevlendirme listelerini hazırlar ve bölüm kurulu kararlarını alırlar. 1.7 Bölümlerden gelen görevlendirme listeleri göz önüne alınarak Yüksekokul Yönetim Kurlunda karar alınır. Bu alınan kararlar ÖĠDB bildirilir. 1.8 Bölüm baģkanları görevlendirme listelerine göre Akademik bilgi sistemine girerek ders görevlendirmelerini yapar. 2. Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Süreci 2.2 Bu programlara göre öğretim üyelerinin ders yükleri ve laboratuvarların kullanım durumları göz önüne alınarak haftalık ders programları hazırlanır. 2.3 Hazırlanan haftalık ders programı bölüm baģkanı tarafından imzalanır. Müdürlüğe sunulur. 2.4 Hatalık ders programı öğrencilere duyurulur, web sayfalarında yayınlanır. 3. Sınav Programlarının Hazırlanması Süreci 3.1 Vize, final ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir. 3.2 Bölüm baģkanı tarafından imzalanır. Müdürlüğe bilgi verilir. 4. Ders ve Dersin Sorumlusu Ġle Ġlgili Öğrenci Memnuniyeti Süreci 4.1 Öğrenciler sistemdeki memnuniyet anketi doldururlar. 4.2 Sistemdeki tüm derslere ait anketler değerlendirilir. 5. Yeni Ders Ġçeriklerinin Güncellenmesi Süreci 5.3 Bölüm baģkanlığı tarafından dersin içerikleri tespit edildikten sonra bölüm kurulu kararı alınır. 5.6 Yüksekokul yönetim kurulu kararı üst yazı ile birlikte ÖĠDB bildirilir. Rektörlüğün onayı ile dersler ve içerikleri yürürlüğe girer. 5.7 ÖĠDB tarafından dersler sisteme girilir. 6. Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi Süreci 6.2 Bölümler öğrenci kontenjanları konusunda değerlendirme yaparak, bölüm kurulu kararını alarak Müdürlüğe bildirir. 6.3 Öğrenci kontenjanları ile ilgili FYK kararı üst yazı ile ÖĠDB bildirilir. 7. Ders Telafi Süreci 7.1 Telafi yapmak isteyen öğretim üyesi FORĠKS062 Ders Telafi Formu doldurur BB sunar. 7.2 Evrak BB tarafında inceler uygunsa diğer ders programını bozmadan uygun bir zaman ayarlayarak tarih ve saat düzenlemesini yapar. 7.3 Telafi dersi için hazırlanan doküman üst yazı ile birlikte formda eklenerek Müdürlük Makamına gönderilir. Konu FKY görüģülür. Kararın bir örneği ilgili bölüme gönderilir. 7.4 Belirlenen zamanda söz konusu telafi dersi ilgili öğretim üyesi tarafından Sayfa 97/255

115 HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER yapılır. 7.5 Ek ders ödenmesi için erekli iģlemler mevzuata uygun Ģekilde yapılır. 7.7 Telafi ile ilgili durum BB tarafından uygun görülmese bir üst yazı ile öğretim üyesine yapılmayacağına dair gönderilir. 8. BaĢarı Notları Ġlanı Süreci 8.1 ÖÜ akademisyen bilgi sistemi için gerekli Ģifreyi ÖĠDB alır. 8.2 Sınav sonuçları ÖÜ tarafından okunur. Sisteme vize, ödev, final bütünleme durumuna göre sistem takip edilerek notlar belirlenen süre içinde girilir. 8.3 Öğrencinin devam durumu, sınava girmeme durumları belirlenerek sisteme girilir. 8.4 Sistemde ön izleme yapılarak notlar kontrol edilir. Öğrencilerinin notlarında sıkıntı yoksa ilan edilir. ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr. Ahmet GÖKDOĞAN Süreç No:04 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 9. Öğrenci DanıĢmanlık Süreci 9.1 Her öğrenci için, kayıtlı oldukları bölüm baģkanlığınca dersler baģlamadan önce bir akademik danıģman görevlendirilir. 9.2 Akademik danıģman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. 9.3 Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danıģmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danıģmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleģmez. 9.4 DanıĢmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danıģmalık yaparlar. 10. Öğrenci Staj Süreci 10.1 GümüĢhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliğine göre staj iģlemleri gerçekleģtirilir Bölüm baģkanı tarafından bölümde staj komisyonu oluģturulur Öğrenci zorunlu staj formunu bölüm sekreterliğinden alır. Staja baģlama be bitiģ tarihlerini forma doldurur Zorunlu staj baģvuru formundaki gerekli yerler doldurulduktan sonra stajın yapılacağı iģyeri tarafından ilgili kısım onaylanacaktır (Devlet kurumlarında staj yapacak öğrencilerin zorunlu staj baģvuru formunu onaya sunmadan önce staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanının doldurup onaylayacağı staj yapma zorunluluk belgesini zorunlu staj baģvuru formuna eklemeleri gerekmektedir) Stajın yapılacağı iģyeri tarafından onaylanan 2 nüsha halindeki zorunlu staj baģvuru formu staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına getirilip imza Sayfa 98/255

116 HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER attırılır Staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanı ve iģyeri tarafından onaylanan zorunlu staj baģvuru formunun 1 nüshası staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına, 1 nüshası ise bölüm sekreterliğine en son her yıl belirlenen en son mesai günün saat 17:00 a kadar nüfus cüzdanın arkalı önlü fotokopileri ve SGK dan kendisinin ve ailesinin (anne-baba) sigorta durumlarının gösteren belgeler eklenerek teslim eder Nüfus cüzdanı fotokopisi eklenmiģ zorunlu staj baģvuru formu Müdürlük Yazı ĠĢlerine teslim edilerek staj dosyası ve puantaj kayıt cetveli alınır. Tünel, galeri, taģ ocağı, baraj, yol inģaatı vb. tehlikeli arazi ortamlarında staj yapacak öğrencilerin staja gitmeden önce beraberlerinde Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Sekreterliğinde görevli memur dan alacakları sigorta baģlangıç belgesini götürmeleri gerekmektedir. Aksi taktirde iģyerleri tarafından stajları baģlatılmaz Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı tarafından verilen sağlık karnelerini staja baģlamadan önce Torul Meslek Yüksekokulu Yazı ĠĢlerine teslim etmeleri gerekmektedir Staj dosyasının içinde yer alan dilekçe ye bölüm sekreterliğinden verilen sayı eklenerek staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına imzalatılır, staj talimatı bölüm baģkanına imzalatılır, staj dosyası ve staj formlarına 3 adet vesikalık fotoğraf yapıģtırılarak Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Müdürlük Yazı ĠĢlerine mühürletilir Staj dosyasının içinde yer alan dilekçe ye bölüm sekreterliğinden verilen sayı eklenerek staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına imzalatılır, staj talimatı bölüm baģkanına imzalatılır, staj dosyası ve staj formlarına 3 adet vesikalık fotoğraf yapıģtırılarak Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Müdürlük Yazı ĠĢlerine mühürletilir Staj yapılan iģyeri tarafından doldurulup onaylanacak puantaj kayıt cetveli staj yaptığı aydan sonraki ayın baģlangıcında yani ayın 1 inde Torul Meslek Yüksekokulu nun nolu faks numarasına fakslanır. (Örneğin 20 Haziran da staja baģlayan öğrenci puantaj kayıt cetvelini 1 Temmuz da fakslayacaktır. Eğer ayın 1 inden önce staj biterse sigorta çıkıģının yapılması için faks sonraki ayın 1 i beklenmeden hemen gönderilecektir. Yani 8 Temmuz da stajı biten faksı 1 Ağustos a kadar beklemeden hemen çekecektir). ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Süreç No:04 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: Fakslanan puantaj kayıt cetveline istinaden görevli memur tarafından sigorta giriģi yapılacaktır. Puantaj kayıt cetvelini, belirtilen tarihten sonra fakslayan ya da hiç fakslamayan öğrencinin sigorta primi yatırılamayacağından Sayfa 99/255

117 dolayı stajı geçersiz sayılacaktır. Ayın 1 inde fakslayacağınız puantaj kayıt cetvelinin asıllarını staj bitiminden sonra staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına teslim edilir Staj defterleri ve sicil fiģleri staj komisyonuna öğrenci tarafından teslim edilir Staj defterleri ve sicil fiģleri staj komisyonu üyeleri tarafından incelenir. Yeterli görülmeyen stajlar kısmen veya tamamen ilgili bölüm staj komisyonu kararıyla iptal edilebilir. 11. Öğrenci Burs Süreci 11.1 Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur 11.2 Öğrenciler burs komisyonuna baģvurur 11.3 Mülakatla değerlendirilir Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir. 12. Öğrenci Kayıt Dondurma Süreci 12.1 Öğrenci kayıt dondurma ile ilgili dilekçe yazar ilgili bölüme verir. Bölüm Müdürlüğe gönderir Yüksekokul yönetim kurulu, haklı ve geçerli nedenler kapsamında dilekçeyi inceler Sonuç Yüksekokul yönetim kurulu kararıyla açıklanır Sonuç olumlu ise, kayıt dondurma Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığına bildirilir Kredi alıyorsa Kredi Yurtlar Kurumuna bildirilir. 13. Öğrenci Temsilcisi Secim Süreci 13.1 Rektörlük tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir Tüm programlara öğrenci temsilcilerinin öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı duyurulur Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur Seçim sandıkları oluģturulur ve seçim yapılır. 14. Öğrenci Disiplin Soruşturması Süreci 14.1 Öğretim elemanı iģlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili Ģikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm BaĢkanlığına verir 14.2 Bölüm BaĢkanı, Ģikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Müdürlük Makamına iletir Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruģturmacı olarak görevlendirir SoruĢturmacı, ileri sürülen iddialarla ilgili Ģüpheli ya da Ģüphelileri ifadeye davet eder. Ġfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, Ģikayetçinin yazılı bilgisine baģvurur Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruģturmacı, Ģüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiģ sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Sayfa 100/255

118 HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER 14.6 Savunmaların alınmasından sonra, Ģüpheli/Ģüphelilerin ceza durumu öğrenci iģleri Daire BaĢkanlığından yazılı olarak istenir SoruĢturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Müdürlük olurundan sonra soruģturmaya devam edilir SoruĢturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruģturma sürecinde ortaya konan davranıģlar, piģmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren SoruĢturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. SoruĢturma dosyası soruģturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir. ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr. Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 14.9 Toplanan deliller, alınan ifadeler Ģüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Ceza doğrudan Müdür tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaģtırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaģtırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor SoruĢturma dosyası görüģülmek üzere Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemine alınır Disiplin Kurulu, soruģturmacının önerdiği cezayı kabul veya redde bileceği gibi, baģka bir disiplin cezası da verebilir Verilen ceza ilgili kiģinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluģlara bildirilir Gerekli tebligatların yerine ulaģmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına gönderilir 15. Akademik Uyarı Ders Aldırma Süreci 15.1 Öğrenciler aldıkları dersleri bilgi sistemine girerler 15.2 Öğrencilerin aldıkları dersler onaylanır 15.3 Öğretim ve sınav yönetmeliğine göre öğrencilerin derslere yazılmaları sağlanır. Sayfa 101/255

119 Temel Süreçler Süreçler Alt Süreçler Ġnsan Kaynakları Temel Süreci Süreç No: Personel ĠĢlemleri Süreci 2. Bireysel Performans Değerlendirme Süreci 3. Eğitim Ve GeliĢtirme Süreci 4. Ġç/DıĢ Kullanıcı Ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri 5. Tanıtım Ve Yayınların Yönetimi Süreci 1.1 Ġzin ĠĢlemleri Süreci (Yıllık ve Sağlık) 1.2 Mazeret Ġzin Süreci 1.3 ĠĢe BaĢlamada Yapılacak Gerekli ĠĢlemler Süreci 1.4 Mal Bildirim ĠĢlemleri Süreci 1.5 Sicil ve Disiplin ĠĢlemleri Süreci 1.6 Yardımcı Doçent Atama Süreci 1.7. Süre Uzatımı Süreci 1.8 AraĢtırma Görevlisi Uzman Atama Süreci 1.9 Öğretim Yardımcıları Görev Süresi Uzatımı 1.10 Kıdem Terfileri Süreci Madde Görevlendirme Süreci Sayılı Kanun un 35. Md. Uyarınca Görevlendirme Süreci /a Ders Görevlendirme Süreci(Yüksekokulumuzun Diğer Birimlerden Talep Ettiği Görevlendirmeler) /a Ders Görevlendirme Süreci (Diğer birimlerin Yüksekokulumuzdan talep ettiği görevlendirmeler) Madde Ġle Görevlendirme Süreci Sayılı Kanun un 13/B-4 Md. Ġle Görevlendirme Süreci 2.1 Temel Sorumluluk Alanlarını Belirleme Süreci 2.2 Bireysel Hedefleri Belirleme Süreci 2.3 Yeterlilik Kriterlerinin Benimsenmesi Süreci 2.4 Değerlendirme ve Uygulama Sistematiğinin Kurulması Süreci 3.1 Eğitim Ġhtiyacının Saptanması Süreci 3.2 Eğitim Planlarının OluĢturulması Süreci 3.3 Eğitim Programlarının Hazırlanması ve GerçekleĢme, GerçekleĢmenin Değerlendirilmesi Süreci 4.1 Ġç/DıĢ MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketlerinin Hazırlanması Süreci 4.2 Ġç/DıĢ MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketlerinin Uygulanması Süreci 4.3 Ġç/DıĢ MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketlerinin Sonuçlarının Değerlendirilmesi Süreci 4.4 Ġç/DıĢ MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketlerinin Sonuçlarının Projelendirilmesi Süreci 5.1 Web sayfası tasarımı ve oluģturulması süreci Sayfa 102/255

120 Alt Süreçler 1.17 Aday Memurların Asalet Tasdik Süreci 1.18 Özlük Dosyası Ġade Süreci 1.19 ÇalıĢma Belgesi Düzenleme Süreci 1.20 BilirkiĢi Görevlendirme Süreci /B Görevlendirme Süreci Sayfa 103/255

121 1.1 İzin İşlemleri Süreci(Yıllık ve Sağlık) Yıllık izin talebinde bulunan personel Müdürlüğe baģvuru yapar Personelin dosyasındaki Ġzin Ġzlenim kartından izin durumunun kontrolünün yapılır Personele yıllık izni olmadığına dair sözlü cevap verilir Yıllık izin Formunu 3 nüsha doldurularak imzalanır, birim sorumlusuna imzalatılır ve Müdürlüğe gönderilir Ġdari görevi olan personel (Bölüm BaĢkanı, Müdür Yard.) vb izin konusunda birim amiri ile görüģür. Ġdari personel (ġef, memur vs) izin konusunda üst amiri ile 2.1 Temel Sorumluluk Alanlarını Belirleme Süreci ĠĢ Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin hazırlanması Temel Sorumluluk alanlarının Belirlenmesi 2.2 Bireysel Hedefleri Belirleme Süreci Performans göstergeleri ve performans kriterlerinin belirlenmesi Bireysel hedeflerin belirlenmesi 2.3 Yeterlilik Kriterlerinin Benimsenmesi Süreci Birim bazında yeterlilik kriterlerinin benimsenmesi 2.4 Değerlendirme ve Uygulama Sistematiğinin Kurulması Süreci Değerlendirme formunun 3.1 Eğitim İhtiyacının Saptanması Süreci Yüksekokul birimlerinin yıllık Planlarından ve kiģisel geliģim Planlarından yola çıkılarak çalıģanların eğitim ihtiyacının belirlenmesi için birimlerden bilgi ister Eğitim ihtiyacı formunun doldurularak Müdürlüğe gönderilmesi 3.2 Eğitim Planlarının Oluşturulması Süreci Birimlerden gelen eğitim ihtiyacı formlarının konsolide edilmesi Yıllık eğitim planının Hazırlanması 3.3 Eğitim Programlarının Hazırlanması ve Gerçekleşme, Gerçekleşmenin Değerlendirilmesi Süreci Eğitim programının hazırlanması Eğitim 4.1 İç/Dış Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti Anketlerinin Hazırlanması Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketleri hazırlanır. 4.2 İç/Dış Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti Anketlerinin Uygulanması Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin her yıl periyodik olarak personel ve yöneticilere uygulanması 4.3 İç/Dış Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti Anketlerinin Sonuçlarının Değerlendirilmesi Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi 4.4 İç/Dış Müşteri ve Çalışan 5.1 Web sayfası tasarımı ve oluşturulması süreci Yüksekokul un WEB sayfaları Bilgi iģlem daire baģkanlığı tarafından hazırlanan formatta yapılır 5.2 Öğretim Üyesi web bilgileri ve yayınları süreci Birimler ilgili web sayfalarında belirlenen formatta hazırlanır. Sayfa 104/255

122 görüģür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır Ġzin formu PĠDB gönderilir izin formu kontrol edildikten sonra Daire BaĢkanı tarafından imzalanır. Kayıt iģlemi yapılır PIDB lığından Rektör yardımcısına gönderilir. Rektör yardımcısı Hazırlanması Uygulama sistematiğinin kurulması programlarının GerçekleĢtirilmesi Eğitim gerçekleģme sürecinin değerlendirilmesi Memnuniyeti Anketlerinin Sonuçlarının Projelendirilmesi Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin sonuçlarının ilgililerle paylaģılması Anket sonuçlarının Sayfa 105/255

123 Süreç Adımları Sağlık Raporunun izne çevrilmesinde Sağlık izin formu iki nüsha olarak düzenlendikten sonra Müdür tarafından imzalanır PĠDB gönderilir. Kayıtları yapılır, Daire baģkanı tarafından imzalanır Rektör yardımcısı tarafından imzalanır. Bir nüshası PĠDB lığına bir nüshası ise Müdürlüğe verilir. 1.2 Mazeret İzin Süreci Mazeretin belirlenmesi(doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret ile ilgili izin formu doldurulur, imzalar tamamlanır Ġzin dönüģü bölüm ilgilinin göreve baģlama tarihini bildirir Göreve baģlama bildirimi doldurulur Ġzin formu ve göreve baģlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir Ġzin kartına iģlenir Tüm evrakları dosyalanır. 1.3 İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Süreci Yüksekokulumuzda Sayfa 106/255

124 bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve baģlar Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf yapıģtırılır Sayfa 107/255

125 Süreç Adımları Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır Aile yardım beyannamesinin doldurtulur Adres bilgi formu doldurtulur Saymanlık otomasyonu personel ve maaģ bilgileri formu doldurulur, SGK giriģi yapılır Nüfus Cüzdanı fotokopisinin alınır Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve baģlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Yüksekokulda ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir Ġstifa ile ayrılıģta kiģinin istifa dilekçesi Sayfa 108/255

126 alınır AybaĢından önce ayrılan personel için maaģ mahsuplaģması yapılır Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır Kimliği alınır SGK iģlemleri yapılır KiĢi naklen atanmıģ ise sonraki iģlemler yapılarak MaaĢ nakil evrakı hazırlanır. Sayfa 109/255

127 1.5 Sicil ve Disiplin İşlemleri Süreci Akademik ve idari personel disiplin soruģturmaları Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği ne göre yürütülür Disiplin amiri olan Müdür, açılan soruģturmayı bizzat kendisi yapabileceği gibi soruģturmacı görevlendirmek suretiyle de yaptırabilir SoruĢturmalarda soruģturan ile soruģturulanın unvan eģitliği veya üstünlüğüne dikkat edilir SoruĢturmacı, onay tarihinden itibaren iki ay içerisinde soruģturmayı tamamlar. SoruĢturmacı bu süre içerisinde soruģturmayı bitirememesi halinde, yazı ile ve gerekçesini belirtilerek disiplin amirinden ek süre talep edebilir SoruĢturmacı, tanık dinler, keģif yapar, ifade alır, bilirkiģiye baģvurabilir. Olayı aydınlatmak üzere her türlü bilgi ve belgeyi isteyebilir. Her soruģturma iģlemi bir tutanakla tespit olunur. Tutanakta, iģlemin nerede ve ne zaman yapıldığı, iģlemin mahiyet, kimlerin katıldığı, ifade alınmıģ ise soruları ve cevapları belirtecek Ģekilde düzenlenir ve ilgililerce imzalanır. Yükseköğretim kurumlarının bütün personeline veya diğer kamu veya özel kuruluģ yetkileri soruģturmacıların istedikleri her türlü bilgiyi, dosya ve baģka belgeleri hiçbir gecikmeye mahal bırakmaksızın vermeye ve istenecek yardımları yerine getirmeye mecburdurlar Savunma alınmadan disiplin cezası verilemez. SoruĢturmayı yapanın veya disiplin kurulunun yedi günden az olmamak üzere verdiği süre içerisinde veya belirtilen bir tarihte savunmasını yapmayanlar savunma hakkından vazgeçmiģ sayılırlar. ġüpheliye gönderilen yazıda, soruģturma açılan fiilin neden ibaret olduğu, savunmasını belirtilen sürede yapmadığı takdirde savunmasından vazgeçmiģ sayılacağı bildirilir SoruĢturma tamamlandığında bir rapor düzenlenir. Raporda, soruģturma onayı, soruģturmaya Süreç baģlama tarihi, soruģturulanın açık kimliği, resmi sıfatı suç konuları, soruģturma aģamaları, alınan Adımları savunma ve ifadeler özetlenir. Her suç maddesi ayrı ayrı tahlil edilerek delillere göre suçun sabit olup olmadığı tartıģılır, uygulanacak en uygun ceza teklif edilir. SoruĢturmacı varsa belgelerin asıl veya suretleri ve soruģturma raporuna (dizi pusulası ile) dosya halinde soruģturma onayını veren makama teslim eder Disiplin amiri tamamlanan soruģturma dosyasını incelemek üzere Yüksekokul Yönetim Kurulu üyelerinden birini raportör olarak görevlendirir. Raportör, kendisine gönderilen dosyayı en geç beģ gün içerisinde inceleyerek raporunu hazırlar ve baģkana sunar Uyarma, kınama ve aylıktan kesme cezaları doğrudan disiplin amiri olan Müdür tarafından verilir. Kademe ilerlemesinin durdurulması cezası, görevden çekilmiģ sayılma ve yönetim görevinden ayrılma cezaları Yüksekokul disiplin kurulunun kararı alındıktan sonra atamaya yetkili amir tarafından, üniversite öğretim mesleğinden veya kamu görevinden çıkarma cezası, disiplin amirlerinin bu yoldaki isteği üzerine yüksek disiplin kurulu kararı ile verilir Müdür, soruģturma dosyasının raportör tarafından incelenmesinden sonra Ģüphelinin son savunması alır. Önerilen suç uyarma, kınama veya aylıktan kesme cezalarından birini oluģturuyorsa bu cezalar disiplin kurulunda görüģülmeden, doğrudan Müdür tarafından verilir Disiplin kurulu raportörün açıklamalarını dinler. Kurul gerekli görürse soruģturmacıları da dinleyebilir. Konunun aydınlandığı kanaati oluģtuğunda oylama yapılır ve sonuç baģkan tarafından açıklanır Disiplin kurulu üye tam sayısının yarıdan bir fazlasının katılımı ile toplanır. Toplantıda üyeler kabul veya ret oyu kullanabilir. Oylamada çekimser oy kullanılamaz. Kararlar toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile alınır. EĢitlik halinde baģkanın bulunduğu taraf çoğunluk sayılır Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu, soruģturmacının önerdiği cezadan ayrı bir ceza vermeye yetkisi yoktur, cezayı kabul veya reddeder. Ret halinde atamaya yetkili amir baģka bir disiplin cezası vermekte serbesttir Disiplin amiri uyarma, kınama ve aylıktan kesme cezalarını soruģturmanın tamamlandığı günden itibaren 15 gün içerisinde vermek zorundadır. Kademe ilerlemesinin durdurulması Sayfa 110/255

128 gerektiren hallerde soruģturma dosyası 15 gün içerisinde yetkili disiplin kuruluna gönderir, 30 gün içerisinde de karara bağlanır. Meslekten çıkarma cezası YÖK Yüksek Disiplin Kurulu nda altı ay içerisinde karara bağlanır Uyarma, kınama, aylıktan kesme ve kademenin ilerlemesinin durdurulması cezalarında bir ay içerisinde disiplin soruģturmasına, memurluktan çıkarma cezasında ise altı ay içerisinde kovuģturmaya baģlanmadığı takdirde cezalandırma zaman aģımına uğrar. Ġki yıl içerisinde verilmeyen disiplin cezaları da zaman aģımına uğrar Kararlar, gerekçeleriyle birlikte on beģ gün içerisinde yazılarak imzalanır, en çok on gün içerisinde de ilgililere tebliğ edilir Disiplin cezası takdir edilirken Ģüphelinin geçmiģ hizmetleri, olumlu davranıģları, iyi veya çok iyi derecede sicil alan yönetici ve öğretim elemanları ve memurlar ve diğer personel için verilecek cezalarda bir derece hafif olanı uygulanabilir. Bu takdir hakkı uygulanırken, disiplin suçunu oluģturan fiil ve hareketlerin ağırlığı, daha önce disiplin cezası alıp almadığı, iģlediği fiil ve yaptığı hareketten dolayı piģmanlık duyup duymadığı ve soruģturma süresince gösterdiği davranıģlara dikkat edilir Disiplin amirleri ve disiplin kurulları tarafından verilen disiplin cezalarına karģı tebliğ tarihinden itibaren yedi gün içerisinde itiraz edilebilir. Bu süre içerisinde itiraz edilmeyen disiplin cezaları kesinleģir. Müdürlük, Ģüphelinin mahkemeye baģvurması halinde, verilen karara göre soruģturmayı yeniden açabilir ya da belirtilen eksikleri tamamlatarak cezayı yeniden verebilir. Sayfa 111/255

129 Süreç Adımları 1.7. Süre Uzatımı Süreci Ġlgilinin görev süresi bitiminden 3 ay önce dilekçe ile Müdürlüğe müracaat eder Son atama tarihinden itibaren yayınlarının diğer evraklarla teslim eder Evrak kontrolü yapılır. Bilim jürisi oluģturulur Gelen jüri raporları olumlu olduğu takdirde; jüri raporları Müdürlük GörüĢü ile Bölüm BaĢkanlığı görüģünün Yönetim Kurulu na sunulur Yönetim Kurulu görüģü olumlu olduğu takdirde; Jüri raporları, yayın dosyası, Yönetim Kurulu Karar Örneği, Bölüm BaĢkanlığı ve Müdürlük GörüĢünün Rektörlüğe gönderilir Rektörlük onayından sonra; Gelen onayın bölümüne ve ilgiliye bildirimi ve gelen onayın bir nüshasının muhasebe birimine verilmesi iģlemi yapılır. 1.8 Araştırma Görevlisi Uzman Atama Süreci Taleplerin tespiti yapılarak, talepler doğrultusunda Rektörlüğe kadro sayısı bildirilir Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanır Adayların müracaat iģlemleri bittikten sonra Ön Değerlendirme Komisyonları oluģturulur, Rektörlüğe ve ilgililere bildirilir Belirlenen komisyonlarca baģvuruların değerlendirilerek en yüksek puandan en düģük puana göre sıralanmıģ Ön Değerlendirme Formlarının imzalı haliyle Müdürlüğe teslim edilir Sınav için; Sınav Jürisi, yer ve tarihinin belirlenir. Adaya ve jüri üyelerine tebliğ edilir Sınav jüri tarafından belirlenen tarihte gerçekleģtirilir. Ġlgili evraklar hazırlanır ve kontrolleri yapılır. Sınav sonuçları açıklanır Müdürlük görüģü ve ilgili bölüm baģkanlığının olumlu görüģü ile Yönetim Kurulu na sunulur Yönetim Kurulu nun olumlu görüģü ile Rektör tarafından onaylanır. MaaĢ ödemesi için Göreve BaĢlama ve Atama Onayının Muhasebe Servisine verilir. PĠDB konuyla ilgili bilgi verirli Ġlgili kiģi göreve baģlatılır. 15 gün süre sonunda baģlamayan personelle ilgili olarak ilgili mevzuat gereği iģlem yapılır. 1.9 Öğretim Yardımcıları Görev Süresi Uzatımı Ġlgilinin görev süresi bitiminden 3 ay önce dilekçe verir Evrak kontrolü yapılır. DanıĢman Raporu ve Bölüm BaĢkanlığı GörüĢü nün Müdürlük GörüĢü ile birlikte Yönetim Kurulu na sunulur Yönetim Kurulu görüģü olumlu olduğu takdirde uzatma iģlemleri yapılır. Olumsuz olduğu takdirde uzatma iģlemleri yapılmaz GörüĢler ve dilekçe Rektörlüğe gönderilir. Rektör tarafından onaylandıktan sonra söz konusu evraklar ilgili yerlere gönderilir Kıdem Terfileri Süreci Kıdem terfi tarihinin belirlenir. Ġlgili personelin terfi tarihinde kıdem terfisi yapılır Müdür tarafından onaylandıktan sonra üst yazılar imzalanmak için Rektörlüğe gönderilir. Gelen evrakın bir nüshası SGDB gönderilir Madde Görevlendirme Süreci Görevlendirilmek isteyen öğretim elemanının görevlendirme süresi 15 günden az ise ilgili formu doldurarak bölüm baģkanlığına müracaat eder Bölüm baģkanlığının görüģü olumsuz ise görev iptal edilir. Olumlu ise Müdürlük Makamına imzalanması için gönderilir. Müdürlük tarafından olumsuz not düģülürse görev iptal edilir ve kiģiye bildirilir. Olumlu ise ilgili kiģiye imzalanan evrakın bir nüshası verilir Belirlenen tarihlerde görevlendirme iģlemi gerçekleģir Görevlendirme iģlemi 15 günden fazla olursa ilgili form ilgili formu doldurarak bölüm baģkanlığına müracaat eder Bölüm baģkanlığının görüģü olumsuz ise görev iptal edilir. Olumlu ise Müdürlük Makamına imzalanması için gönderilir. Müdürlük tarafından olumsuz not düģülürse görev iptal edilir ve kiģiye bildirilir. Müdür tarafından imzalandıktan sonra Yönetim Kuruluna alınır. Yönetim kurulundan sonra Rektörlük tarafından onaylanması için gönderilir. Rektör tarafından imzalanan evrakın bir Sayfa 112/255

130 nüshası verilir Belirlenen tarihlerde görevlendirme iģlemi gerçekleģir Görev dönüģü personelin baģlama yazısı ilgili birimlere gönderilir Sayılı Kanun un 35. Md. Uyarınca Görevlendirme Süreci Ġlgilinin dilekçe ve gerekli belgelerle Bölüme müracaat eder Bölümün ilgilinin dilekçesi ve eklerini üst yazıyla, gerekçe de ekleyerek Müdürlüğe gönderir Müdürlük kadro talep formunu hazırlar, üst yazıyla ilgilinin dilekçesi ve ekleri Rektörlüğe gönderilir Rektörlük tarafından uygun görülmediği takdirde, yazı ilgiliye tebliğ edilip dosyasına kaldırılır Görevlendirme uygun görüldüğü takdirde; yazı ilgiliye tebliğ edilir. AyrılıĢ tarihi istenir. Personel nakil bildirimi, maaģ nakil bildirimi, kefalet senedinin vs. hazırlanır. Ġlgili yerler kiģiye imzalatılır. ĠliĢik kesme belgesi düzenlenir. Sayfa 113/255

131 Süreç Adımları Mal beyanı alınır Rektörlüğe ilgilinin görevinden ayrılıģ tarihinin bildirilmesi, ekinde personel nakil bildirimi, maaģ bildirimi, kefalet senedi, mal beyanı, iliģik kesme belgesinin gönderilmesi iģlemleri yapılır Personel nakil bildirimin bir nüshasının ilgiliye verilir /a Ders Görevlendirme Süreci (Yüksekokulmizin Diğer Birimlerden Talep Ettiği Görevlendirmeler) Yüksekokulumuz Ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda öğretim elemanı bulunmayan derslerin tespiti yapılır Görevlendirme talep edilen birimlere, görevlendirme yazılarının yazılması Ġlgili birimlerin görevlendirilen öğretim elemanlarını Müdürlüğümüze bildirmesi Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı Birimlerden gelen görevlendirme yazılarının Yönetim Kurulu Kararı yla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Rektörlükten ders görevlendirmelerinin uygun görüldüğüne dair yazı gelmesi Ġlgili bölümlere görevlendirme onaylarının gönderilmesi Ek ders ödemeleri için Rektörlükten gelen onayların muhasebe servisine verilmesi /a Ders Görevlendirme Süreci (Diğer birimlerin Yüksekokulmizden talep ettiği görevlendirmeler) Ders görevlendirmesi taleplerinin Müdürlüğümüze gelir Görevlendirme istenen dersler için, ilgili bölümlere yazı yazılır Ġlgili bölümlerden görevlendirme yapılması halinde görevlendirilen öğretim elemanlarının Müdürlüğe bildirilir Görevlendirilmesi uygun görülen öğretim elemanının, görevlendirme talep eden birime bildirilir Rektörlük onayından sonra Görevlendirilmesi uygun görülen öğretim elemanlarına tebliğ edilir Madde İle Görevlendirme Süreci Meslek Yüksekokulumuz ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda Öğretim Elemanı bulunmayan derslerin tespiti Görevlendirme talep eden öğretim elemanından dilekçe ve ilgili belgelerin alınması Yönetim Kurulu nda karar olumlu mu? Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı ve diğer belgelerin bilgi formuyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Rektörlük Onayı, Ders Programına yerleģtirilmesi, Derslerin BaĢlaması Rektörlükten gelen görevlendirme onayının Fotokopisinin muhasebe servisine vermesi Sayılı Kanun un 13/B-4 Md. İle Görevlendirme Süreci Rektörlükten ilgili kiģinin 2547 SK un 13/b-4 maddesine göre Meslek Yüksekokulumuzda görevlendirildiğini / baģka birimde görevlendirildiğini ve göreve baģlama/ görevden ayrılma tarihinin istendiğini belirten yazının gelmesi Ġlgilinin görevlendirildiği /görevli bulunduğu bölüme yazılması, göreve baģlama / görevden ayrılma tarihinin istenmesi Bölümün ilgilinin göreve baģlama/ görevden ayrılma tarihini bildirmesi Müdürlüğün ilgilinin görevine baģlama/ görevden ayrılma tarihini Rektörlüğe bildirmesi Ġlgili Meslek Yüksekokulumuzda görevlendirildiyse dosya açılıp, yazıģmaların dosyalanması; baģka birimde görevlendirildiyse ilgili belgelerinin görevlendirildiği birime üst yazı ile gönderilmesi 1.17 Aday Memurların Asalet Tasdik Süreci Aday memur göreve baģladığı tarihten itibaren 14 ayını tamamlar Sicil formunda aday memurla ilgili bilgiler doldurulur, ilk kez sicil formu düzenlendiği için fotoğraf yapıģtırılır Aday memur staj değerlendirme formu doldurulur,fotoğraf yapıģtırılır Sicil formu ve aday memur staj değerlendirme formu, 1. ve 2. sicil amirlerine imzalatılır. Sayfa 114/255

132 Sicil amirleri tarafından doldurulan formlar, üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir Özlük Dosyası İade Süreci Yüksekokulumuzda görev yapmakta iken emeklilik, nakil, ölüm,istifa ve görevlendirme gibi nedenlerle görevden ayrılma Naklen atamalarda ve kadrosuyla birlikte baģka birimlerde görevlendirilen personel için personel nakil bildirimi düzenlenmesi Görevden ayrılıģ yazısının Rektörlüğe/görevlendirildikleri birimlere gönderilmesi Kadrosu baģka birime aktarılan ve o birimde görevlendirilen personel için; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının görevlendirildiği birime iadesi Emeklilik, nakil,ölüm,istifa gibi durumlarda; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe iadesi Emeklilik, nakil,ölüm,istifa gibi durumlarda; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe iadesi Sayfa 115/255

133 Süreç Adımları 1.19 Çalışma Belgesi Düzenleme Süreci Ġlgilinin Yüksekokulumuz personeli olduğunu belirten bir belge düzenlenmesi için dilekçeyle Müdürlüğe müracaat etmesi Kimlik bilgileri de belirtilerek ilgilinin Yüksekokulumuz personeli olduğunu belirten yazının düzenlenmesi ve Yüksekokul sekreterine imzalatılması Giden evrak numaraları da verildikten sonra ilgiliye tebliği 1.20 Bilirkişi Görevlendirme Süreci Rektörlükten bilirkiģi talep edildiğini belirten yazı gelmesi Hangi alanda bilirkiģi isteniyorsa ilgili Bölüme yazı yazılması Bölümden bilirkiģi görevlendirilip görevlendirilmediğini belirten yazı gelmesi BilirkiĢi görevlendirilip görevlendirilmediğine dair Rektörlüğe yazılması Rektörlük onayı, Rektörlüğün uygun gördüğü bilirkiģi görevlendirmelerinin ilgililere tebliğ edilmesi Rektörlük onayının çoğaltılarak ilgili kiģilerin özlük dosyasına takılması /B Görevlendirme Süreci Öğretim Elemanının ilgili Üniversiteye 40/b uyarınca görevlendirme talebine iliģkin baģvurusunu yapar Ġlgili Üniversitenin Yönetim Kurulu nda görevlendirme talebinin görüģülmesi yapılır Görevlendirilmesi uygun mu? Evet ise Ġlgili Üniversiteden görevlendirme talebinde bulunan kiģinin kadrosunun bulunduğu Üniversite Rektörlüğüne yazı yazılır Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birim görevlendirilmesi konusunda görüģ sorması Müdürlük olumsuz görüģ bildirmesi durumunda görevlendirme yapılmaz. Olumlu görüģ bildirirse; Müdürlük Rektörlüğe uygun görüģ yazar. Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur diye yazı ile bilgilendirir Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birime görevlendirilmesi konusunda görüģ sorması, Müdürlüğün olumsuz görüģ bildirmesi durumunda görevlendirme yapılmaz. Müdürlüğün Rektörlüğe uygun görüģ yazması Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur diye yazması Ġlgili üniversiteden YÖK e gönderilmesi YÖK ten gelen yazının tekrar talepte bulunan kiģinin üniversitesine yazılması Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birimden, görevinden ayrılıģ tarihini istemesi Görevden ayrılıģ tarihinin Rektörlüğe bildirilmesi iģlemleri gerçekleģtirilir. Sayfa 116/255

134 3.6.9 Personel Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Süreç Adı Ġnsan Kaynakları Süreci Süreç No:05 Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları SÜREÇ SINIRLARI Yönetim ve Destek Süreçler Torul Meslek Yüksekokulu Müdür, Müd.Yrd. Yüksekokul Sek.ġef, Muhasebe Memuru Personel Memuru, Bilgi ĠĢlem Destek Teknisyeni, MaaĢ ve Diğer Ödemeler Memuru Yüksekokul Personelinin Mali, Sosyal Hak ve Yardımlarına ĠliĢkin BaĢlangıç Belgelerin ĠĢleme Alınması Noktası Yüksekokul Personeline Mali, Sosyal Hak ve Yardımların Verilmesi TEDARĠKÇĠLER GĠRDĠLER ÇKYS/ĠKYS Üzerinden Girilen Personel Bilgileri Geçici Görevlendirme Onayı ve Eki Belgeler ile Yurt Ġçi/Yurt DıĢı Geçici/Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi Personel Ġzin Talep Dilekçesi Personelin Göreve BaĢlama/AyrılıĢ Talep Dilekçesi Sicil Formları Disiplin ĠĢlemlerine Dair ġikâyet Dilekçeleri ve Tutanaklar ĠĢ Tanımı ve Gerekleri Belgeleri Performans Göstergeleri ve Performans Kriterleri Bireysel Performans Değerlendirme Formu Ġç/DıĢ MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Mal Bildirim Formu GĠRDĠ SAĞLAYANLAR MaaĢ ve Diğer Ödemeler Memuru MaaĢ ve Diğer Ödemeler Memuru Müdürlük idari iģler kısmı Ġlgili Personel Müdür Ġlgili Personel Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Torul Meslek Yüksekokulu Ġlgili Personel ÇIKTI Personel MaaĢ Bordrosu Ödeme Emri Belgesi MÜġTERĠLER KĠME Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Sayfa 117/255

135 Ġzin Ġsteği ve Onayı Formu Personelin Göreve BaĢlama/AyrılıĢ Yazısı Sicil Amirleri Tarafından DoldurulmuĢ Sicil Formları Disiplin ĠĢlemi Sonucuna ĠliĢkin Karar Organizasyon Kitabı Bireysel Performans Değerlendirme Sistemi Düzenlenen Eğitimler Ġç/DıĢ MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Sonuçları Mal Bildirim Zarfı Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük PERFORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç MüĢteri Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Oranı 6- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 7- ġikayet Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- ÇalıĢan BaĢına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 1- ĠĢlem Verimliliği 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 6- Bekleyen Evrak Oranı/Sayısı 7-Kaybolan Evrak Oranı/Sayısı 8- Eksik GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 9- Hatalı GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 10- Ġade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 13- ÇalıĢan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢi baģı Eğitim Saat/Yıl Sayfa 118/255

136 16- ĠyileĢtirme Amacıyla GeliĢtirilen Proje Sayısı 17- Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Sayısı 18- Tekrarlanan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 19- Kapatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci 1.1 İzin İşlemleri Süreci Personelin dosyasındaki Ġzin Ġzlenim kartından izin durumunun kontrolünün yapılır Personele yıllık izni olmadığına dair sözlü cevap verilir Yıllık izin Formunu 3 nüsha doldurularak imzalanır, birim sorumlusuna imzalatılır ve Müdürlüğe gönderilir Ġdari görevi olan personel (Bölüm BaĢkanı, Müdür Yard.) vb izin konusunda birim amiri ile görüģür. Ġdari personel (ġef, memur vs) izin konusunda üst amiri ile görüģür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır Ġzin formu PĠDB gönderilir izin formu kontrol edildikten sonra Daire BaĢkanı tarafından imzalanır. Kayıt iģlemi yapılır PIDB lığından Rektör yardımcısına gönderilir. Rektör yardımcısı tarafından onaylandıktan sonra üç nüshadan birisi kiģiye, birisi PĠDB ve biriside Müdürlükte kiģinin dosyasına konur Sağlık Raporunun izne çevrilmesinde Sağlık izin formu iki nüsha olarak düzenlendikten sonra Müdür tarafından imzalanır PĠDB gönderilir. Kayıtları yapılır, Daire baģkanı tarafından imzalanır Rektör yardımcısı tarafından imzalanır. Bir nüshası PĠDB lığına bir nüshası ise Müdürlüğe verilir. 1.2 Mazeret İzin Süreci Mazeretin belirlenmesi(doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret ile ilgili izin formu doldurulur, imzalar tamamlanır Ġzin dönüģü bölüm ilgilinin göreve baģlama tarihini bildirir Ġzin formu ve göreve baģlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir Ġzin kartına iģlenir. 1.3 İşe Başlamada ve Ayrılışta Yapılacak Gerekli İşlemler Süreci Yüksekokulumuzda bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve baģlar Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf yapıģtırılır Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır Aile yardım beyannamesinin doldurtulur Adres bilgi formu doldurtulur Saymanlık otomasyonu personel ve maaģ bilgileri formu doldurulur, SGK giriģi yapılır Nüfus Cüzdanı fotokopisinin alınır Sayfa 119/255

137 1.3.8 Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve baģlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Yüksekokulda ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir Ġstifa ile ayrılıģta kiģinin istifa dilekçesi alınır AybaĢından önce ayrılan personel için maaģ mahsuplaģması yapılır Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır Kimliği alınır SGK iģlemleri yapılır KiĢi naklen atanmıģ ise sonraki iģlemler yapılarak MaaĢ nakil evrakı hazırlanır. HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci 1.4 Mal Bildirim İşlemleri Süreci Göreve yeni baģlama durumunda bir ay içinde, Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde, Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle, Mal varlığında aylık net maaģının 5 katını aģan bir değiģiklik olması durumunda bir ay içinde Personelin Mal Bildirimi Formu almak için Müdürlüğe baģvurulur Mal Bildirim Formu Personel tarafından doldurularak dilekçe ekinde Müdürlüğe verilir PĠDB bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilir 1.5 Sicil ve Disiplin İşlemleri Süreci Akademik ve idari personel disiplin soruģturmaları Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği ne göre yürütülür Disiplin amiri olan Müdür, açılan soruģturmayı bizzat kendisi yapabileceği gibi soruģturmacı görevlendirmek suretiyle de yaptırabilir SoruĢturmalarda soruģturan ile soruģturulanın unvan eģitliği veya Sayfa 120/255

138 üstünlüğüne dikkat edilir SoruĢturmacı, onay tarihinden itibaren iki ay içerisinde soruģturmayı tamamlar. SoruĢturmacı bu süre içerisinde soruģturmayı bitirememesi halinde, yazı ile ve gerekçesini belirtilerek disiplin amirinden ek süre talep edebilir SoruĢturmacı, tanık dinler, keģif yapar, ifade alır, bilirkiģiye baģvurabilir. Olayı aydınlatmak üzere her türlü bilgi ve belgeyi isteyebilir. Her soruģturma iģlemi bir tutanakla tesbit olunur. Tutanakta, iģlemin nerede ve ne zaman yapıldığı, iģlemin mahiyet, kimlerin katıldığı, ifade alınmıģ ise soruları ve cevapları belirtecek Ģekilde düzenlenir ve ilgililerce imzalanır. Yükseköğretim kurumlarının bütün personeline veya diğer kamu veya özel kuruluģ yetkileri soruģturmacıların istedikleri her türlü bilgiyi, dosya ve baģka belgeleri hiçbir gecikmeye mahal bırakmaksızın vermeye ve istenecek yardımları yerine getirmeye mecburdurlar Savunma alınmadan disiplin cezası verilemez. SoruĢturmayı yapanın veya disiplin kurulunun yedi günden az olmamak üzere verdiği süre içerisinde veya belirtilen bir tarihte savunmasını yapmayanlar savunma hakkından vazgeçmiģ sayılırlar. ġüpheliye gönderilen yazıda, soruģturma açılan fiilin neden ibaret olduğu, savunmasını belirtilen sürede yapmadığı takdirde savunmasından vazgeçmiģ sayılacağı bildirilir SoruĢturma tamamlandığında bir rapor düzenlenir. Raporda, soruģturma onayı, soruģturmaya baģlama tarihi, soruģturulanın açık kimliği, resmi sıfatı suç konuları, soruģturma aģamaları, alınan savunma ve ifadeler özetlenir. Her suç maddesi ayrı ayrı tahlil edilerek delillere göre suçun sabit olup olmadığı tartıģılır, uygulanacak en uygun ceza teklif edilir. SoruĢturmacı varsa belgelerin asıl veya suretleri ve soruģturma raporuna (dizi pusulası ile) dosya halinde soruģturma onayını veren makama teslim eder Disiplin amiri tamamlanan soruģturma dosyasını incelemek üzere Yüksekokul Yönetim Kurulu üyelerinden birini raportör olarak görevlendirir. Raportör, kendisine gönderilen dosyayı en geç beģ gün içerisinde inceleyerek raporunu hazırlar ve baģkana sunar Uyarma, kınama ve aylıktan kesme cezaları doğrudan disiplin amiri olan Müdür tarafından verilir. Kademe ilerlemesinin durdurulması cezası, görevden çekilmiģ sayılma ve yönetim görevinden ayrılma cezaları Yüksekokul disiplin kurulunun kararı alındıktan sonra atamaya yetkili amir tarafından, üniversite öğretim mesleğinden veya kamu görevinden çıkarma cezası, disiplin amirlerinin bu yoldaki isteği üzerine yüksek disiplin kurulu kararı ile verilir Müdür, soruģturma dosyasının raportör tarafından incelenmesinden sonra Ģüphelinin son savunması alır. Önerilen suç uyarma, kınama veya aylıktan kesme cezalarından birini oluģturuyorsa bu cezalar disiplin kurulunda görüģülmeden, doğrudan Müdür tarafından verilir. Sayfa 121/255

139 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci Disiplin kurulu raportörün açıklamalarını dinler. Kurul gerekli görürse soruģturmacıları da dinleyebilir. Konunun aydınlandığı kanaati oluģtuğunda oylama yapılır ve sonuç baģkan tarafından açıklanır Disiplin kurulu üye tam sayısının yarıdan bir fazlasının katılımı ile toplanır. Toplantıda üyeler kabul veya ret oyu kullanabilir. Oylamada çekimser oy kullanılamaz. Kararlar toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile alınır. EĢitlik halinde baģkanın bulunduğu taraf çoğunluk sayılır Disiplin Kurulu ve Yüksek Disiplin Kurulu, soruģturmacının önerdiği cezadan ayrı bir ceza vermeye yetkisi yoktur, cezayı kabul veya reddeder. Ret halinde atamaya yetkili amir baģka bir disiplin cezası vermekte serbesttir Disiplin amiri uyarma, kınama ve aylıktan kesme cezalarını soruģturmanın tamamlandığı günden itibaren 15 gün içerisinde vermek zorundadır. Kademe ilerlemesinin durdurulması gerektiren hallerde soruģturma dosyası 15 gün içerisinde yetkili disiplin kuruluna gönderir, 30 gün içerisinde de karara bağlanır. Meslekten çıkarma cezası YÖK Yüksek Disiplin Kurulu nda altı ay içerisinde karara bağlanır Uyarma, kınama, aylıktan kesme ve kademenin ilerlemesinin durdurulması cezalarında bir ay içerisinde disiplin soruģturmasına, memurluktan çıkarma cezasında ise altı ay içerisinde kovuģturmaya baģlanmadığı takdirde cezalandırma zaman aģımına uğrar. Ġki yıl içerisinde verilmeyen disiplin cezaları da zaman aģımına uğrar Kararlar, gerekçeleriyle birlikte on beģ gün içerisinde yazılarak imzalanır, en çok on gün içerisinde de ilgililere tebliğ edilir Disiplin cezası takdir edilirken Ģüphelinin geçmiģ hizmetleri, olumlu davranıģları, iyi veya çok iyi derecede sicil alan yönetici ve öğretim elemanları ve memurlar ve diğer personel için verilecek cezalarda bir derece hafif olanı uygulanabilir. Bu takdir hakkı uygulanırken, disiplin suçunu oluģturan fiil ve hareketlerin ağırlığı, daha önce disiplin cezası alıp almadığı, iģlediği fiil ve yaptığı hareketten dolayı piģmanlık duyup duymadığı ve soruģturma süresince gösterdiği davranıģlara dikkat edilir Disiplin amirleri ve disiplin kurulları tarafından verilen disiplin cezalarına karģı tebliğ tarihinden itibaren yedi gün içerisinde itiraz edilebilir. Bu süre içerisinde itiraz edilmeyen disiplin cezaları kesinleģir. Müdürlük, Ģüphelinin mahkemeye baģvurması halinde, verilen karara göre soruģturmayı yeniden açabilir Sayfa 122/255

140 ya da belirtilen eksikleri tamamlatarak cezayı yeniden verebilir Disiplin cezalarının bildirimi, Tebligat Kanunu na göre yapılır. Tebligat, kapalı zarfta ve tebliğ alındısı ile Yüksekokulda posta görevlisi ile odasında yapılır. Tebligatın alınmaması durumunda tutanak düzenlenir ve tebligat kapıdan kapıya teslim yöntemi ile ilgilinin en son bildirdiği adrese yapılır Disiplin cezaları ilgilinin dosyasına konur. Uyarma ve kınama cezaları uygulamasından 5 yıl, diğer cezaların uygulamasından 10 yıl sonra atamaya yetkili amire baģvurularak cezaların silinmesi istenebilir Disiplin cezasına sebep olmuģ bir fiilin ve halin cezaların silinmesine iliģkin süre içerisinde tekrarında bir derece ağır ceza uygulanır. Aynı derece cezayı gerektiren fakat ayrı fiil veya haller nedeniyle verilen disiplin cezalarının üçüncü uygulamasında da bir derece ağır ceza verilir. HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr. Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci 1.6 Yardımcı Doçent Atama Süreci Müdürlüğe gelen taleplerin Rektörlüğe iletilir Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanır BaĢvuru yapana adayların yeterlilikleri kontrol edilir Yabancı Dil Sınav Jürisinin, yer ve tarihinin belirlenir. Adaya ve jüri üyelerine tebliğ edilir Sınav tutanaklarının hazırlanır ve Müdürlüğe teslim edilir BaĢarılı olan aday için 3 KiĢilik bilim jürisinin oluģturulur ve dosyalar bilim jürilerine gönderilir Jüri raporları olumlu geldiği takdirde; Müdürlük görüģü ve ilgili bölüm baģkanlığının olumlu görüģü ile Yönetim Kurulu na sunulur Yönetim Kurulu nun olumlu görüģü ile Rektör tarafından onaylanır. MaaĢ ödemesi için Göreve BaĢlama ve Atama Onayının Muhasebe Servisine verilir. PĠDB konuyla ilgili bilgi verirli Ġlgili kiģi göreve baģlatılır. 15 gün süre sonunda baģlamayan personelle ilgili olarak ilgili mevzuat gereği iģlem yapılır Süre Uzatımı Süreci Ġlgilinin görev süresi bitiminden 3 ay önce dilekçe ile Müdürlüğe müracaat eder Son atama tarihinden itibaren yayınlarının diğer evraklarla teslim eder Evrak kontrolü yapılır. Bilim jürisi oluģturulur. Sayfa 123/255

141 HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER Gelen jüri raporları olumlu olduğu takdirde; jüri raporları Müdürlük GörüĢü ile Bölüm BaĢkanlığı GörüĢü Yönetim Kurulu na sunulur Yönetim Kurulu görüģü olumlu olduğu takdirde; Jüri raporları, yayın dosyası, Yönetim Kurulu Karar Örneği, Bölüm BaĢkanlığı ve Müdürlük GörüĢünün Rektörlüğe gönderilir Rektörlük onayından sonra; Gelen onayın bölümüne ve ilgiliye bildirimi ve gelen onayın bir nüshasının muhasebe birimine verilmesi iģlemi yapılır. 1.8 Araştırma Görevlisi Uzman Atama Süreci Taleplerin tespiti yapılarak, talepler doğrultusunda Rektörlüğe kadro sayısı bildirilir Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanır Adayların müracaat iģlemleri bittikten sonra Ön Değerlendirme Komisyonları oluģturulur, Rektörlüğe ve ilgililere bildirilir Belirlenen komisyonlarca baģvuruların değerlendirilerek en yüksek puandan en düģük puana göre sıralanmıģ Ön Değerlendirme Formlarının imzalı haliyle Müdürlüğe teslim edilir Sınav için; Sınav Jürisi, yer ve tarihinin belirlenir. Adaya ve jüri üyelerine tebliğ edilir Sınav jüri tarafından belirlenen tarihte gerçekleģtirilir. Ġlgili evraklar hazırlanır ve kontrolleri yapılır. Sınav sonuçları açıklanır Müdürlük görüģü ve ilgili bölüm baģkanlığının olumlu görüģü ile Yönetim Kurulu na sunulur Yönetim Kurulu nun olumlu görüģü ile Rektör tarafından onaylanır. MaaĢ ödemesi için Göreve BaĢlama ve Atama Onayının Muhasebe Servisine verilir. PĠDB konuyla ilgili bilgi verirli Ġlgili kiģi göreve baģlatılır. 15 gün süre sonunda baģlamayan personelle ilgili olarak ilgili mevzuat gereği iģlem yapılır. ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci 1.9 Öğretim Yardımcıları Görev Süresi Uzatımı Ġlgilinin görev süresi bitiminden 3 ay önce dilekçe verir Evrak kontrolü yapılır. DanıĢman Raporu ve Bölüm BaĢkanlığı GörüĢü nü Müdürlük GörüĢü ile birlikte Yönetim Kurulu na sunulur Yönetim Kurulu görüģü olumlu olduğu takdirde uzatma iģlemleri yapılır. Olumsuz olduğu takdirde uzatma iģlemleri yapılmaz GörüĢler ve dilekçe Rektörlüğe gönderilir. Rektör tarafından onaylandıktan sonra söz konusu evraklar ilgili yerlere gönderilir Kıdem Terfileri Süreci Kıdem terfi tarihinin belirlenir. Ġlgili personelin terfi tarihinde kıdem terfisi yapılır. Sayfa 124/255

142 Müdür tarafından onaylandıktan sonra üst yazılar imzalanmak için Rektörlüğe gönderilir. Gelen evrakın bir nüshası SGDB gönderilir Madde Görevlendirme Süreci Görevlendirilmek isteyen öğretim elemanının görevlendirme süresi 15 günden az ise ilgili formu doldurarak bölüm baģkanlığına müracaat eder Bölüm baģkanlığının görüģü olumsuz ise görev iptal edilir. Olumlu ise Müdürlük Makamına imzalanması için gönderilir. Müdürlük tarafından olumsuz not düģülürse görev iptal edilir ve kiģiye bildirilir. Olumlu ise ilgili kiģiye imzalanan evrakın bir nüshası verilir Belirlenen tarihlerde görevlendirme iģlemi gerçekleģir Görevlendirme iģlemi 15 günden fazla olursa ilgili form ilgili formu doldurarak bölüm baģkanlığına müracaat eder Bölüm baģkanlığının görüģü olumsuz ise görev iptal edilir. Olumlu ise Müdürlük Makamına imzalanması için gönderilir. Müdürlük tarafından olumsuz not düģülürse görev iptal edilir ve kiģiye bildirilir. Müdür tarafından imzalandıktan sonra Yönetim Kuruluna alınır Yönetim kurulundan sonra Rektörlük tarafından onaylanması için gönderilir. Rektör tarafından imzalanan evrakın bir nüshası verilir Belirlenen tarihlerde görevlendirme iģlemi gerçekleģir Görev dönüģü personelin baģlama yazısı ilgili birimlere gönderilir Sayılı Kanun un 35. Md. Uyarınca Görevlendirme Süreci Ġlgilinin dilekçe ve gerekli belgelerle Bölüme müracaat eder Bölümün ilgilinin dilekçesi ve eklerini üst yazıyla, gerekçe de ekleyerek Müdürlüğe gönderir Müdürlük kadro talep formunu hazırlar, üst yazıyla ilgilinin dilekçesi ve ekleri Rektörlüğe gönderilir Rektörlük tarafından uygun görülmediği takdirde, yazı ilgiliye tebliğ edilip dosyasına kaldırılır Görevlendirme uygun görüldüğü takdirde; yazı ilgiliye tebliğ edilir. AyrılıĢ tarihi istenir. Personel nakil bildirimi, maaģ nakil bildirimi, kefalet senedinin vs. hazırlanır. Ġlgili yerler kiģiye imzalatılır. ĠliĢik kesme belgesi düzenlenir Rektörlüğe ilgilinin görevinden ayrılıģ tarihinin bildirilmesi, ekinde personel nakil bildirimi, maaģ bildirimi, kefalet senedi, mal beyanı, iliģik kesme belgesinin gönderilmesi iģlemleri yapılır Personel nakil bildirimin bir nüshasının ilgiliye verilir /a Ders Görevlendirme Süreci (Yüksekokulumuzun Diğer Birimlerden Talep Ettiği Görevlendirmeler) Yüksekokulumuz Ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda öğretim elemanı bulunmayan derslerin tespiti yapılır Görevlendirme talep edilen birimlere, görevlendirme yazılarının yazılması Ġlgili birimlerin görevlendirilen öğretim elemanlarını Müdürlüğümüze bildirmesi Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı Birimlerden gelen görevlendirme yazılarının Yönetim Kurulu Kararı yla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Rektörlükten ders görevlendirmelerinin uygun görüldüğüne dair yazı gelmesi Ġlgili bölümlere görevlendirme onaylarının gönderilmesi Ek ders ödemeleri için Rektörlükten gelen onayların muhasebe servisine Sayfa 125/255

143 verilmesi HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci /a Ders Görevlendirme Süreci (Diğer birimlerin Yüksekokulumuzdan talep ettiği görevlendirmeler) Ders görevlendirmesi talepleri Müdürlüğümüze gelir Görevlendirme istenen dersler için, ilgili bölümlere yazı yazılır Ġlgili bölümlerde görevlendirme yapılması halinde görevlendirilen öğretim elemanlarının Müdürlüğe bildirilir Görevlendirilmesi uygun görülen öğretim elemanının, görevlendirme talep eden birime bildirilir Rektörlük onayından sonra Görevlendirilmesi uygun görülen öğretim elemanlarına tebliğ edilir Madde İle Görevlendirme Süreci Yüksekokulumuz ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda Öğretim Elemanı bulunmayan derslerin tespiti Görevlendirme talep eden öğretim elemanından dilekçe ve ilgili belgelerin alınması Yönetim Kurulu nda karar olumlu mu? Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı ve diğer belgelerin bilgi formuyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Rektörlük Onayı, Ders Programına yerleģtirilmesi, Derslerin BaĢlaması Rektörlükten gelen görevlendirme onayının Fotokopisinin muhasebe servisine vermesi Sayılı Kanun un 13/B-4 Md. İle Görevlendirme Süreci Rektörlükten ilgili kiģinin 2547 SK un 13/b-4 maddesine göre Yüksekokulumuza görevlendirildiğini / baģka birimde görevlendirildiğini ve göreve baģlama/ görevden ayrılma tarihinin istendiğini belirten yazının gelmesi Ġlgilinin görevlendirildiği /görevli bulunduğu bölüme yazılması, göreve baģlama / görevden ayrılma tarihinin istenmesi Bölümün ilgilinin göreve baģlama/ görevden ayrılma tarihini bildirmesi Müdürlüğün ilgilinin görevine baģlama/ görevden ayrılma tarihini Rektörlüğe bildirmesi Ġlgili Yüksekokulumuzda görevlendirildiyse dosya açılıp, yazıģmaların dosyalanması; baģka birimde görevlendirildiyse ilgili belgelerinin görevlendirildiği birime üst yazı ile gönderilmesi 1.17 Aday Memurların Asalet Tasdik Süreci Sicil formunda aday memurla ilgili bilgiler doldurulur, ilk kez sicil Sayfa 126/255

144 formu düzenlendiği için fotoğraf yapıģtırılır Aday memur staj değerlendirme formu doldurulur fotoğraf yapıģtırılır Sicil formu ve aday memur staj değerlendirme formu, 1. ve 2. sicil amirlerine imzalatılır Sicil amirleri tarafından doldurulan formlar, üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir Özlük Dosyası İade Süreci Yüksekokulmizde görev yapmakta iken emeklilik, nakil, ölüm, istifa ve görevlendirme gibi nedenlerle görevden ayrılma Naklen atamalarda ve kadrosuyla birlikte baģka birimlerde görevlendirilen personel için personel nakil bildirimi düzenlenmesi Görevden ayrılıģ yazısının Rektörlüğe/görevlendirildikleri birimlere gönderilmesi Kadrosu baģka birime aktarılan ve o birimde görevlendirilen personel için; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının görevlendirildiği birime iadesi Emeklilik, nakil,ölüm,istifa gibi durumlarda; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe iadesi Emeklilik, nakil,ölüm,istifa gibi durumlarda; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe iadesi HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci Çalışma Belgesi Düzenleme Süreci Ġlgilinin Yüksekokulumuz personeli olduğunu belirten bir belge düzenlenmesi için dilekçeyle Müdürlüğe müracaat etmesi Kimlik bilgileri de belirtilerek ilgilinin Yüksekokulumuz personeli olduğunu belirten yazının düzenlenmesi ve Yüksekokul sekreterine imzalatılması Giden evrak numaraları da verildikten sonra ilgiliye tebliği 1.20 Bilirkişi Görevlendirme Süreci Rektörlükten bilirkiģi talep edildiğini belirten yazı gelmesi Hangi alanda bilirkiģi isteniyorsa ilgili Bölüme yazı yazılması Bölümden bilirkiģi görevlendirilip görevlendirilmediğini belirten yazı gelmesi BilirkiĢi görevlendirilip görevlendirilmediğine dair Rektörlüğe yazılması Rektörlük onayı, Rektörlüğün uygun gördüğü bilirkiģi görevlendirmelerinin ilgililere tebliğ edilmesi /B Görevlendirme Süreci Öğretim Elemanının ilgili Üniversiteye 40/b uyarınca görevlendirme talebine iliģkin baģvurusunu yapar. Sayfa 127/255

145 HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER Ġlgili Üniversitenin Yönetim Kurulu nda görevlendirme talebinin görüģülmesi yapılır Görevlendirilmesi uygun mu? Evet ise Ġlgili Üniversiteden görevlendirme talebinde bulunan iģinin kadrosunun bulunduğu Üniversite Rektörlüğüne yazı yazılır Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birim görevlendirilmesi konusunda görüģ sorması Müdürlük olumsuz görüģ bildirmesi durumunda görevlendirme yapılmaz. Olumlu görüģ bildirirse; Müdürlük Rektörlüğe uygun görüģ yazar. Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur diye yazı ile bilgilendirir Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birime görevlendirilmesi konusunda görüģ sorması, Müdürlüğün olumsuz görüģ bildirmesi durumunda görevlendirme yapılmaz. Müdürlüğün Rektörlüğe uygun görüģ yazması Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur diye yazması Ġlgili üniversiteden YÖK e gönderilmesi YÖK ten gelen yazının tekrar talepte bulunan kiģinin üniversitesine yazılması Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birimden, görevinden ayrılıģ tarihini istemesi Görevden ayrılıģ tarihinin Rektörlüğe bildirilmesi iģlemleri gerçekleģtirilir. Sorumluluk Alanlarını Belirleme Süreci ĠĢ Tanımı ve Gerekleri Belgelerinin hazırlanması Temel Sorumluluk alanlarının Belirlenmesi 2.2 Bireysel Hedefleri Belirleme Süreci Performans göstergeleri ve performans kriterlerinin belirlenmesi Bireysel hedeflerin belirlenmesi 2.3 Yeterlilik Kriterlerinin Benimsenmesi Süreci Birim bazında yeterlilik kriterlerinin benimsenmesi 2.4 Değerlendirme ve Uygulama Sistematiğinin Kurulması Süreci Değerlendirme formunun Hazırlanması Uygulama sistematiğinin kurulması 3.1 Eğitim İhtiyacının Saptanması Süreci 3.1.1Yüksekokul birimlerinin yıllık planlarından ve kiģisel geliģim planlarından yola çıkılarak çalıģanların eğitim ihtiyacının belirlenmesi için birimlerden bilgi ister Eğitim ihtiyacı formunun doldurularak Müdürlüğe gönderilmesi 3.2 Eğitim Planlarının Oluşturulması Süreci Birimlerden gelen eğitim ihtiyacı formlarının konsolide edilmesi Yıllık eğitim planının Hazırlanması ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Sayfa 128/255

146 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. Personel Süreci 3.3 Eğitim Programlarının Hazırlanması ve Gerçekleşme, Gerçekleşmenin Değerlendirilmesi Süreci Eğitim programının hazırlanması Eğitim programlarının GerçekleĢtirilmesi Eğitim gerçekleģme sürecinin değerlendirilmesi 4.1 İç/Dış Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti Anketlerinin Hazırlanması Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin Yüksekokul tarafından hazırlanması 4.2 İç/Dış Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti Anketlerinin Uygulanması Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin her yıl periyodik olarak personel ve yöneticilere uygulanması 4.3 İç/Dış Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti Anketlerinin Sonuçlarının Değerlendirilmesi Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi 4.4 İç/Dış Müşteri ve Çalışan Memnuniyeti Anketlerinin Sonuçlarının Projelendirilmesi Süreci Ġç/DıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin sonuçlarının ilgililerle paylaģılması Anket sonuçlarının projelendirilmesi 5.1 Web sayfası tasarımı ve oluşturulması süreci Yüksekokulumuz birimlerinin WEB sayfaları Bilgi iģlem daire baģkanlığı tarafından hazırlanan formatta yapılır 5.2 Öğretim Üyesi web bilgileri ve yayınları süreci Birimler ilgili web sayfalarında belirlenen formatta hazırlanır. HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Sayfa 129/255

147 Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Temel Süreçler Süreçler Ġdari ĠĢler Süreci Süreç No:06 1. ArĢiv ĠĢlemleri Süreci, 2. Ġç Hizmetler ĠĢlemleri Süreci, 3. Evrak ĠĢlemleri Süreci Alt Süreçler 1.1 Birim ArĢivine teslim edilen arģivlik malzemenin kontrol süreci 1.2 Kontrol edilen arģiv malzemelerini Birim arģivinde saklanmak üzere mevzuata göre tasnif ve muhafaza süreci 1.3 ArĢiv mevzuatını ve değiģiklikleri takip edip BaĢkanlığa adaptasyonunu sağlama süreci 2.1 Koordineli yazıģmalar süreci 2.2 Bölgesel raporların koordine, takip ve izleme süreci 2.3 BĠMER görüģ, takip ve değerlendirme süreci 3.1 Gelen Evrak Süreci 3.2 Giden Evrak Süreci 3.3 Dâhili Evrak Süreci Sayfa 130/255

148 Süreç Adımları 1.1 Birim Arşivine teslim edilen arşivlik malzemenin kontrol süreci Birimlerden gelen arģiv malzemelerinin mevzuat yönünden kontrol edilmesi Birimlerden gelen arģiv malzemelerinin gizlilik derecesine göre kontrol edilmesi 1.2 Kontrol edilen arşiv malzemelerini Birim arşivinde saklanmak üzere mevzuata göre tasnif ve muhafaza süreci Tasnif ĠĢlemi Birim arģivinden kurum arģivine intikali gerekli malzemenin takip ve kontrol edilmesi Malzemenin ArĢivde dosyalanma ve saklanma iģlemleri 1.3 Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip Başkanlığa adaptasyonunu sağlama süreci Evrakların Birimlerde standart dosya planına uygun oluģturulması ve kontrol edilmesi ArĢiv mevzuatı ve değiģiklikleri halinde birimlere duyuru yapılması ve gerekli eğitimin verilmesi 2.1 Koordineli yazışmalar süreci Kurum içi ve dıģı gelen yazıların konularına ve gizlilik derecesine göre tasnif ve koordine edilmesi Koordineli yazıların değerlendirilerek konsolide edilmesi Koordine yazıların iç ve dıģ kurum ve kuruluģlara gönderilmesi 2.2 Bölgesel raporların koordine, takip ve izleme süreci BaĢbakanlıktan talep edilen Bölgesel Raporların kurum içi duyurulması ve bilgi sağlama süreci Konsolide edilen raporların BaĢbakanlığa gönderilmesi 2.3 BİMER görüş, takip ve değerlendirme süreci Sabim ve BĠMER tarafından gelen yazı ve e- postaların kontrol edilmesi ve incelenmesi Gelen yazıların BaĢkanlık içi bilgi edinme ve değerlendirme süreci Konularla ilgili cevapların konsolide edilerek BĠMER e gönderilmesi 3.1 Gelen Evrak Süreci Evrakın birimler bazında tasnif Edilmesi Evrakın dağıtım ve teslim iģlemleri 3.2 Giden Evrak Süreci Giden evraka sistem üzerinden numara verilmesi Evrakın Bakanlık Genel Evrakına teslim edilmesi 3.3 Dahili Evrak Süreci Dahili gelen evrakın sisteme kaydı ve tasnifi Listelenen evrakın Yüksekokul ve Üniversite içinde dağıtım ve teslim iģlemleri Sayfa 131/255

149 Ġdari ĠĢler Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Süreç Adı Ġdari ĠĢler Süreci Süreç No:06 Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları SÜREÇ SINIRLARI Yönetim ve Destek Süreçler Torul Meslek Yüksekokulu Müdür, Müd.Yrd. Yüksekokul Sek. Satınalma görevlisi, Torul Meslek Yüksekokulu Birimlerinden, Diğer Kamu Ġdarelerinden, Gerçek ve Tüzel BaĢlangıç KiĢilerden Gelen YazıĢma, Veri ve Dosyalar Noktası Yazıların Değerlendirilerek Cevaplandırılması, Dağıtılması ve Dosyaların ArĢive Kaldırılması TEDARĠKÇĠLER GĠRDĠLER Gelen Yazılar EBYS Üzerinden Gelen Veriler Bölgesel Raporlar Dosya ve Klasörler GĠRDĠ SAĞLAYANLAR Birimleri, Diğer Kamu Ġdareleri, Gerçek ve Tüzel KiĢiler Birimleri, Diğer Kamu Ġdareleri, Gerçek ve Tüzel KiĢiler BaĢbakanlar Yüksekokul birimleri ÇIKTI Giden Yazılar EBYS Üzerinden Giden Veriler Konsolide EdilmiĢ Bölgesel Raporlar Dosya ve Klasörler MÜġTERĠLER KĠME Birimleri, Diğer Kamu Ġdareleri, Gerçek ve Tüzel KiĢiler Birimleri, Diğer Kamu Ġdareleri, Gerçek ve Tüzel KiĢiler BaĢbakanlar Yüksekokul Müdürlük Sayfa 132/255

150 Süreç No:06 PERFORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç MüĢteri Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Oranı 6- Ġç MüĢteri Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 7- ġikayet Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- ÇalıĢan BaĢına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 6- Bekleyen Evrak Oranı/Sayısı 7-Kaybolan Evrak Oranı/Sayısı 8- Eksik GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 9- Hatalı GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 10- Ġade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 13- ÇalıĢan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢibaĢı Eğitim Saat/Yıl 16- ĠyileĢtirme Amacıyla GeliĢtirilen Proje Sayısı 17- Düzenleyici/Önleyici Faaliyet Sayısı 18- Tekrarlanan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı 19- Kapatılan Düzeltici/Önleyici Faaliyet Sayısı Sayfa 133/255

151 Süreç No:06 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: 1. ArĢiv ĠĢlemleri Süreci 1.2 Kontrol edilen arģiv malzemelerini Birim arģivinde saklanmak üzere mevzuata göre tasnif ve muhafaza süreci Tasnif ĠĢlemi Malzemenin ArĢivde dosyalanma ve saklanma iģlemleri 3. Evrak ĠĢlemleri Süreci 3.1. Gelen Evrak Süreci Evrakın birimler bazında tasnif edilmesi Evrakın dağıtım ve teslim iģlemleri Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör. Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Sayfa 134/255

152 Temel Süreçler Satın Alma Temel Süreci Süreç No:07 Süreçler Alt Süreçler Süreç Adımları 1.Ġhale Usulüne Tabi Satın alma ĠĢlemleri Süreci 2.Doğrudan Temin Usulüne Tabi Satınalma ĠĢlemleri Süreci, 3.DMO Satınalma ĠĢlemleri Süreci 1.1 Açık Ġhale Usulü 2.1 Doğrudan Temin Usulü ile 3.1 Ġhtiyacın DMO 1.2 Belli Ġstekler Arasında hizmet alımı süreci Kataloğundan KarĢılanması Ġhale Usulü 2.2 Doğrudan Temin Usulü ile Süreci 1.3 Pazarlık Usulü Satınalma süreci 1.1 Açık İhale Usulü Alımın Açık ihale usulü ile yapılacağının tespiti ve ihale dokümanının hazırlanması Açık Ġhale Ġlanı Ġhale Teklif Dosyasının Hazırlanması Ġhale AĢaması (Açık Ġhale tekliflerinin toplanması ve ön değerlendirme) Açık Ġhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve Karar Alınması Açık Ġhale AĢamasının tamamlanması (teminatların iadesi, sözleģme, vb.) Satınalma Hizmetinin GerçekleĢtirilmesi 1.2 Belli İstekler Arasında İhale Usulü Belli Ġstekliler Arasında Ġhale Ön yeterlilik ve Ġhale Dokümanının Hazırlanması Belli Ġsteklilerin (Diğer) Tekliflerinin Toplanması ve Ön Yeterlilik Değerlendirmesinin Yapılması Belli Ġstekliler Arasında Ġhale Tekliflerinin Alınması ve Teknik Değerlendirmenin Yapılması Belli Ġsteklilerin Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve Karar Alınması Belli Ġstekliler Arası Ġhale SözleĢmesi 2.1 Doğrudan Temin Usulü ile Gelen yazının ġube Müdürü tarafından satın alma sorumlusuna havale edilmesi Alım için bütçe tertibi ödenek durumuna bakılması Alım için ödenek olmadığının harcama birimine yazı ile bildirilmesi ve talep yazısının arģivde dosyaya kaldırılması Piyasa fiyat araģtırması için komisyon kurulması Teknik Ģartname doğrultusunda hizmet alımı için piyasa fiyat araģtırması yapılması ve teknik Ģartnamenin firmalara gönderilmesi Gelen tekliflerin komisyonda açılması ve yaklaģık maliyetin hesaplanması SGB.net üzerinden ihale onay belgesi düzenlenmesi Harcama Yetkilisine (Ġhale Yetkilisi) imzaya sunulması Komisyon tarafından 2.tekliflerin alınması ve en düģük teklif veren firmaya ihalenin verilmesi, SGB. Net ten piyasa fiyat araģtırma tutanağının düzenlenmesi kiģiden oluģan komisyondan olur alınması 3.1 İhtiyacın DMO Katalogundan Karşılanması Süreci Ġhtiyaç talep formunun Destek Hizmetleri ġube Müdürlüğüne gelmesi Ġhtiyaç listesinin DMO katalogundan karģılanıp karģılanmayacağının tespit edilmesi DMO alımı için kredi talepnamesi, Harcama Talimatı, Muhasebe ĠĢlem FiĢi, Alınacak Malzemelerin listesinin hazırlanması DMO mallarının alınması ve kabul edilmesi DMO kredi talepnamesinin kapatılması Sayfa 135/255

153 1.2.6 Satınalma Hizmetinin GerçekleĢmesi 1.3 Pazarlık Usulü Talep yazılarının satın alma birimine gelmesi Alım için ödenek kontrolünün yapılarak, yeterli ödenek varsa alıma karar verilmesi, yeterli ödenek yoksa ilgili birime bildirilmesi Piyasa fiyat araģtırması yapılarak yaklaģık maliyetin çıkarılması (SGB.net) SözleĢmeyapılmayacaksa ödemeler bazında hizmet iģleri kabul tutanağının düzenlenmesi SözleĢme yapılacaksa firmanın mevzuatta belirlenen oranda sözleģme bedelinin damga vergisini saymanlığa yatırması SözleĢme düzenlenmesi ve imzalanması Götürü bedel/birim fiyat tutanağının düzenlenmesi Ödemeler bazında hizmet iģleri kabul tutanağının düzenlenmesi Ödemeler bazında hak ediģ raporunun düzenlenmesi HakediĢ raporlarının düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulması Sayfa 136/255

154 Satın Alma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Alt Süreçler 1.1 Açık Ġhale Usulü 1.2 Belli Ġstekler Arasında Ġhale Usulü 2.1 Doğrudan Temin Usulü ile hizmet alımı süreci 1.3 Pazarlık Usulü 2.2 Doğrudan Temin Usulü ile Satınalma süreci Süreç Adımları YaklaĢık maliyete göre alımın pazarlık usulü ile yapılacağına karar verilerek ihale onay belgesinin alınması Ġhale dokümanı hazırlama komisyonu kurularak, ihale dokümanlarının hazırlanması Kamu Ġhale Kurumunun web sayfasından ihale numarasının alınması Firmalara ihaleye katılmaları için davet yazısının yazılması ve isteklilere ihale dokümanının satılması (Saymanlıktan edinilecek makbuz karģılığı) Ġhale komisyonunun oluģturulması ve komisyona ihale dokümanlarının verilmesi Ġhale tekliflerinin ihale saatinden önce imza karģılığı teslim alınması Ġhale komisyonunun istekliler huzurunda ihale zarflarını kontrol etmesi, isteklilerin sunduğu belgelerle, tekliflerin açıklanması ve tutanakların bir suretinin imza karģılığı isteklilere verilmesi, zarfı uygun olmayanların elenmesi Ġsteklilerin evrakları incelenerek uygun olmayanların elenmesi ve kalan isteklilerden son fiyat tekliflerinin istenmesi Hak ediģ icmalinin düzenlenmesi Firma tarafından düzenlenen faturanın satın alma tarafından ödenmesi 2.2 Doğrudan Temin Usulü ile Satınalma süreci Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ġlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Fiyat araģtırma komisyonunun kurulması Piyasa fiyat araģtırmasının yapılaması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB.net e girilmesi sonunda yaklaģık maliyetinin belirlenmesi Fiyat araģtırma komisyonunun YaklaĢık Maliyet Cetvelinin onaylaması Mal ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması Ġhale onay belgesinin GerçekleĢtirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması tekliflerin alınması için piyasa fiyat araģtırmasının yapılması SGB.net üzerinden piyasa fiyat araģtırma 3.1 Ġhtiyacın DMO Kataloğundan KarĢılanması Süreci Sayfa 137/255

155 Son fiyat tekliflerinin tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Piyasa Fiyat AraĢtırma Süreç No: Satın Alma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Süreç Adı Satınalma Hizmetleri Süreci Süreç No:07 Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları Yönetim ve Destek Süreçler Torul Meslek Yüksekokulu Müdür, Müd.Yrd. YüksekokulSek. Satınalma görevlisi, Torul Meslek Yüksekokulu BaĢlangıç Yüksekokul Birimlerinden Gelen Ġhtiyaç Talepleri SÜREÇ SINIRLARI Noktası Satın Almanın GerçekleĢtirilmesi TEDARĠKÇĠLER GĠRDĠLER Talep yazıları Teknik ġartname Fatura ve Muayene kabul Komisyonu Oluru GĠRDĠ SAĞLAYANLAR Yüksekokul Birimleri Yüksekokul Birimleri Müdürlük idari iģler kısmı MÜġTERĠLER ÇIKTI YaklaĢık Maliyet Cetveli Ġhale Onay belgesi Ġhale Dokümanı Teslim Tutanağı Ġhale Zarfı Teslim Tutanağı Uygun Olmadığı için Değerlendirmeye Alınmayan Zarflara ĠliĢkin Ġhale KĠME Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Sayfa 138/255

156 Komisyonu tutanağı Zarf Açma Belge Tutanağı Yüksekokul Müdürlük Ġsteklilerce Teklif Edilen Son Fiyat Tutanağı Yüksekokul Müdürlük TaĢınır ĠĢlem FiĢi Yüksekokul Müdürlük Fiyat Tutanağı Yüksekokul Müdürlük 13 ve 14 No lu cetveller Yüksekokul Müdürlük Zimmet senedi Tüketim raporu Piyasa Fiyat AraĢtırma Tutanağı Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük PERFORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç PaydaĢ Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç PaydaĢ Memnuniyeti Oranı 6- Ġç PaydaĢ Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 7- ġikayet Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- ÇalıĢan BaĢına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 1- ĠĢlem Verimliliği 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 9- Hatalı GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 10- Ġade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 13- ÇalıĢan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢibaĢı Eğitim Saat/Yıl 16- ĠyileĢtirme Amacıyla GeliĢtirilen Proje Sayısı Sayfa 139/255

157 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: Satınalma Hizmetleri Süreci 1.1 Açık İhale Usulü Alımın Açık ihale usulü ile yapılacağının tespiti ve ihale dokümanının hazırlanması Açık Ġhale Ġlanı Ġhale Teklif Dosyasının Hazırlanması Ġhale AĢaması (Açık Ġhale tekliflerinin toplanması ve ön değerlendirme) Açık Ġhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve Karar Alınması Açık Ġhale AĢamasının tamamlanması (teminatların iadesi, sözleģme, vb.) Satınalma Hizmetinin GerçekleĢtirilmesi 1.2 Belli İstekler Arasında İhale Usulü Belli Ġstekliler Arasında Ġhale Ön yeterlilik ve Ġhale Dokümanının Hazırlanması Belli Ġsteklilerin (Diğer) Tekliflerinin Toplanması ve Ön Yeterlilik Değerlendirmesinin Yapılması Belli Ġstekliler Arasında Ġhale Tekliflerinin Alınması ve Teknik Değerlendirmenin Yapılması Belli Ġsteklilerin Tekliflerinin Değerlendirilmesi ve Karar Alınması Belli Ġstekliler Arası Ġhale SözleĢmesi Satınalma Hizmetinin GerçekleĢmesi 1.3 Pazarlık Usulü Talep yazılarının satın alma birimine gelmesi Alım için ödenek kontrolünün yapılarak, yeterli ödenek varsa alıma karar verilmesi, yeterli ödenek yoksa ilgili birime bildirilmesi Piyasa fiyat araģtırması yapılarak yaklaģık maliyetin çıkarılması (SGB.net) YaklaĢık maliyete göre alımın pazarlık usulü ile yapılacağına karar verilerek ihale onay belgesinin alınması Ġhale dokümanı hazırlama komisyonu kurularak, ihale dokümanlarının hazırlanması Kamu Ġhale Kurumunun web sayfasından ihale numarasının alınması Firmalara ihaleye katılmaları için davet yazısının yazılması ve isteklilere ihale dokümanının satılması (Saymanlıktan edinilecek makbuz karģılığı) Ġhale komisyonunun oluģturulması ve komisyona ihale dokümanlarının verilmesi Ġhale tekliflerinin ihale saatinden önce imza karģılığı teslim alınması Ġhale komisyonunun istekliler huzurunda ihale zarflarını kontrol etmesi, isteklilerin sunduğu belgelerle, tekliflerin açıklanması ve tutanakların bir suretinin imza karģılığı isteklilere verilmesi, zarfı uygun olmayanların elenmesi Ġsteklilerin evrakları incelenerek uygun olmayanların elenmesi ve kalan Sayfa 140/255

158 isteklilerden son fiyat tekliflerinin istenmesi Son fiyat tekliflerinin alınması ve istekliler önünde yaklaģık maliyetle birlikte açıklanması Ġhale komisyonunca ihale karara bağlanarak kararın ihale yetkilisinin onayına sunulması Onaylanan/iptal edilen ihale kararının tüm isteklilere bildirilmesi Ġhaleyi kazanan isteklinin sözleģmeye davet edilerek sözleģmenin imzalanması HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: Satınalma Hizmetleri Süreci 2.1 Doğrudan Temin Usulü ile Gelen yazının ġube Müdürü tarafından satın alma sorumlusuna havale edilmesi Alım için bütçe tertibi ödenek durumuna bakılması Alım için ödenek olmadığının harcama birimine yazı ile bildirilmesi ve talep yazısının arģivde dosyaya kaldırılması Piyasa fiyat araģtırması için komisyon kurulması Teknik Ģartname doğrultusunda hizmet alımı için piyasa fiyat araģtırması yapılması ve teknik Ģartnamenin firmalara gönderilmesi Gelen tekliflerin komisyonda açılması ve yaklaģık maliyetin hesaplanması SGB.net üzerinden ihale onay belgesi düzenlenmesi Harcama Yetkilisine (Ġhale Yetkilisi) imzaya sunulması Komisyon tarafından 2.tekliflerin alınması ve en düģük teklif veren firmaya ihalenin verilmesi, SGB.net ten piyasa fiyat araģtırma tutanağının düzenlenmesi kiģiden oluģan komisyondan olur alınması SözleĢme yapılmayacaksa ödemeler bazında hizmet iģleri kabul tutanağının düzenlenmesi SözleĢme yapılacaksa firmanın mevzuatta belirlenen oranda sözleģme bedelinin damga vergisini saymanlığa yatırması SözleĢme düzenlenmesi ve imzalanması Götürü bedel/birim fiyat tutanağının düzenlenmesi Ödemeler bazında hizmet iģleri kabul tutanağının düzenlenmesi Ödemeler bazında hak ediģ raporunun düzenlenmesi HakediĢ raporlarının düzenlenmesi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulması Hak ediģ icmalinin düzenlenmesi Sayfa 141/255

159 Firma tarafından düzenlenen faturanın satın alma tarafından ödenmesi 2.2 Doğrudan Temin Usulü ile Satınalma süreci Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ġlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Fiyat araģtırma komisyonunun kurulması Piyasa fiyat araģtırmasının yapılaması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB.net e girilmesi sonunda yaklaģık maliyetinin belirlenmesi Fiyat araģtırma komisyonunun YaklaĢık Maliyet Cetvelinin onaylaması Mal ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması Ġhale onay belgesinin GerçekleĢtirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması tekliflerin alınması için piyasa fiyat araģtırmasının yapılması SGB.net üzerinden piyasa fiyat araģtırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Piyasa Fiyat AraĢtırma Tutanağının, Fiyat AraĢtırma Komisyonu tarafından onaylanması En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi Muayene kabul komisyonunun kurulması Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması Mallar alım için uygun değilse malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması Mallar uygun ise malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması Tutanak tutularak malların ambara giriģinin sağlanması Fatura karģılığı malların bedelinin ödenmesi SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: Satınalma Hizmetleri Süreci 3.1 İhtiyacın DMO Kataloğundan Karşılanması Süreci Ġhtiyaç talep formunun Destek Hizmetleri ġube Müdürlüğüne gelmesi Ġhtiyaç listesinin DMO kataloğundan karģılanıp karģılanmayacağının tespit edilmesi DMO alımı için kredi talepnamesi, Harcama Talimatı, Muhasebe ĠĢlem FiĢi, Alınacak Malzemelerin listesinin hazırlanması DMO mallarının alınması ve kabul edilmesi Sayfa 142/255

160 3.1.5 DMO kredi talepnamesinin kapatılması HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Sayfa 143/255

161 TEMEL SÜREÇ SÜREÇLER Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci Süreç No:08 1. Bütçe Hazırlama Süreci, 2.MaaĢ Süreci 3. Sürekli Ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme Süreci 4. Ek Ders Ücreti Ödeme Süreci F1 Ve F2 Formlarını Hazırlama Süreci 5. Telefon Faturaları Ödeme Süreci 6. SayıĢtay Kararlarını Ġfa Süreci ALT SÜREÇLER Süreç Adımları 1. Bütçe Hazırlama Süreci, 1.1 Bütçe hazırlama yazısı ve formların ulaģması ile yazı kayda girer ve Müdür tarafından ilgililere havale edilir. 1.2 Birimin gerçekleģtirdiği faaliyet ve harcamalarla planladığı faaliyet ve harcamaları belirlemesi bu dokümanları formlara yansıtması yapılır. 1.3 Hazırlanan Bütçe tasarısı Müdür tarafından onaylanır. Strateji Gel.Daire BĢk.lığına teslim edilir. 1.4 Strateji Gel.Daire BĢk.lığının Bütçe Tasarısını değerlendirip Maliye Bakanlığına bildirir. 2. Aylık MaaĢ Bordro hazırlama alt süreci 2.1 MaaĢla ilgili değiģikliklerin ay içinde takip edilmesi 2.2 Takibi yapılan değiģikliklerin Say 2000 sistemine girilip,maaģın hesaplatılması 2.3 Hesaplatılan maaģa eklenecek olan belgelerin KBS sisteminden çıktılarının alınması 2.4 MaaĢ ödeme emrinin E-Bütçe sisteminden kesilerek onaylatılması 2.5 Onaylanan maaģ dosyasının Strateji Gel.Daire BĢk.lığına teslim edilerek yapılan kontrolden sonra ödenmesi yapılır. Not: MaaĢ yapıldıktan sonra maaģ yapılması gerekenler için kısıt ve ek maaģ da yapılabilir. 3. Sürekli Ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme Süreci 3.1 Yurt içi görev yolluklarında Atamalarda kararname (atama onayı), diğer hallerde harcama talimatı Personel nakil bildirimi Yurt içi sürekli görev yolluğu bildirimi Resmi mesafe haritasında gösterilmeyen yerler için yetkili mercilerden alınacak onaylı mesafe cetveli, ödeme evrakına eklenir 3.2 Yurt içi geçici görev yolluklarında Görevlendirme yazısı (Rektörlük onayı Uçak yolculuklarında Rektör onayı) veya harcama talimatı Yurt içi geçici görev yolluğu bildirimi Konaklama ve taksi için ödenen ücrete karģılık alınan fiģ veya fatura, ödeme emri belgesine ekleme üzere tahakkuk birimine verilir 3.2 Ödeme yapılmak üzere tahakkuk 4. Ek Ders Ücreti Ödeme Süreci F1 Ve F2 Formlarını Hazırlama Süreci 4.1 Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri olan F1 formu her dönemin baģında, F2 formları ödeme yapılacak her ayın sonunda, ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız olarak doldurularak bölüm baģkanlığına verilir. 4.2 Bölüm sekreteri bölüm baģkanı tarafından kendisine verilen formları haftalık ders programları ile karģılaģtırarak kontrol eder. 4.3 Tekrar F1ve F2 formları ilgili öğretim elemanları ve bölüm baģkanı tarafından incelenir, Ġmzalanır. Müdürlük bürosuna gönderilir. 4.4 Müdürlük bürosunda ilgili kiģi tarafından F1 ve F2 formları haftalık ders programları ve Yüksekokul Yönetim Kurulu kararına uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı kontrol edilir. 4.5 Kontrol esnasında her ay için öğretim Sayfa 144/255

162 birimine gelen belgeler incelenir. 3.3 Bütçede yeterli ödeneğin olup olmadığına bakılır. Eğer yeteri kadar ödenek varsa iģlemler devam edilir. Yoksa ödenek aktarma iģlemleri yapılır veya ödenek istenir. 3.4 Ödeme emri belgesi ve eklenmesi gereken belgeler hazırlanır. 3.5 Eklenen belgelerde eksiklik olup olmadığı kontrol edilir. Eksiklik varsa ilgili kiģi tarafından eksik belgeler tamamlatılır. elemanlarının izin rapor, görevlendirme alıp almadıkları bölüm tarafından F2 formunda gösterilir. Belgeleri bu forma eklenir. Bu belgelerde kontrol edilir. 4.6 F1 ve F2 formları hatalı olması durumunda ilgili bölüme düzeltilmesi için gönderilir. 4.7 Hatasız yada düzeltilerek gelen F1 ve F2 formlar Yüksekokul sekreteri ve Müdür tarafından imzalanır. Sayfa 145/255

163 TEMEL SÜREÇ SÜREÇLER Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci Süreç No:08 1. Bütçe Hazırlama Süreci, 2. MaaĢ Süreci 3. Sürekli Ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme Süreci 4. Ek Ders Ücreti Ödeme Süreci F1 ve F2 Formlarını Hazırlama Süreci 5. Telefon Faturaları Ödeme Süreci 6. SayıĢtay Kararlarını Ġfa Süreci ALT SÜREÇLER 5. Telefon, Su ve Elektrik Faturaları Ödeme Süreci 6. SayıĢtay Kararlarını Ġfa Süreci Sayfa 146/255

164 Süreç Adımları 5.1 Faturaların ilgili birime ulaģması 5.2 E-Bütçe sisteminden ödem emrinin kesilip onaylatılması 5.3 Onaylana ödemenin Strateji Gel.Daire BĢk.lığına teslim edilerek yapılan kontrolden sonra ödenmesi 6.1 Kamu zararına iliģkin yazının Yüksekokula ulaģması 6.2 Söz konusu Üst Yönetici onayına sunulması ve onaylanan Kamu zararının dosyası açılması 6.3 Ġlgili kiģiye konuyla alakalı bilgi verilir ve yazı tebellüğ edilir. 6.4 KiĢinin maaģından mevzuata uygun olarak kesinti yapılır. 6.5 Kesinti sonunda ilgi kuruma bilgi verilir Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreç Tablosu Formu Süreç Adı Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci Süreç No:08 Süreç Tipi Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları SÜREÇ SINIRLARI Yönetim ve Destek Süreçler Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Tüm personel Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Yüksekokul birimlerinden gelen yazılarla, rektörlük, daire baģkanlıklarından yazılarla bütçe hazırlama talimatı, yeni personel baģlaması, ayrılması, sürekli ve geçici yolluklarla ilgili evrakın BaĢlangıç gelmesi, ek ders ile ilgi yazıların ulaģması, su, elektrik ve telefon faturalarının gelmesi, kamu zararının ödenmesi ile ilgili yazının ulaģması Bütçenin hazırlanması, maaģların ödenmesi, sürekli ve geçici Noktası yollukların ödenmesi, ek derslerin ödenmesi, faturaların ödenmesi, kamu zararı ile ilgili iģlemin tamamlanması. TEDARĠKÇĠLER Sayfa 147/255

165 GĠRDĠLER Bütçe yazısı Personel atama yazıları Ek ders ile ilgili F1 ve F2 formları Faturalar Kamu zararı ile ilgili yazı GĠRDĠ SAĞLAYANLAR SGDB PDB Yüksekokul birimleri TEDAġ, BELEDĠYE, TELEKOM SGDB, Ġlgili kurum ÇIKTI Yüksekokul bütçe taslağı çıktısı ve CD MaaĢ ödeme emirleri F1 ve F2 formları Ödeme emirleri Kesinti belgesi MÜġTERĠLER KĠME SGDB SGDB Yüksekokul Müdürlük SGDB Yüksekokul Müdürlük, ilgili kurum PERFORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç PaydaĢ Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç PaydaĢ Memnuniyeti Oranı 6- Ġç PaydaĢ Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 7- ġikayet Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- ÇalıĢan BaĢına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven 12- Bütçeye Uygunluk ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 1- ĠĢlem Verimliliği 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı Sayfa 148/255

166 9- Hatalı GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 10- Ġade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 13- ÇalıĢan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı 15- KiĢibaĢı Eğitim Saat/Yıl 16- ĠyileĢtirme Amacıyla GeliĢtirilen Proje Sayısı SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci 1. Bütçe Hazırlama Süreci 1.2 Birimin gerçekleģtirdiği faaliyet ve harcamalarla planladığı faaliyet ve harcamaları belirlemesi bu dokümanları formlara yansıtması yapılır. 2. Aylık MaaĢ Bordro hazırlama alt süreci 2.1 MaaĢla ilgili değiģikliklerin ay içinde takip edilmesi 2.2 Takibi yapılan değiģikliklerin Say 2000 sistemine girilip, maaģın hesaplatılması 2.3 Hesaplatılan maaģa eklenecek olan belgelerin KBS sisteminden çıktılarının alınması 2.4 MaaĢ ödeme emrinin E-Bütçe sisteminden kesilerek onaylatılması 2.5 Onaylanan maaģ dosyasının Strateji Gel.Daire BĢk.lığına teslim edilerek yapılan kontrolden sonra ödenmesi yapılır. Not: MaaĢ yapıldıktan sonra maaģ yapılması gerekenler için kısıt ve ek maaģ da yapılabilir. 3. Sürekli Ve Geçici Görev Yolluğu Ödeme Süreci 3.1 Yurt içi görev yolluklarında Atamalarda kararname (atama onayı), diğer hallerde harcama talimatı Personel nakil bildirimi Yurt içi sürekli görev yolluğu bildirimi Resmi mesafe haritasında gösterilmeyen yerler için yetkili mercilerden alınacak onaylı mesafe cetveli, ödeme evrakına eklenir 3.2 Yurt içi geçici görev yolluklarında Görevlendirme yazısı (Rektörlük onayı Uçak yolculuklarında Rektör onayı) veya harcama talimatı Yurt içi geçici görev yolluğu bildirimi Konaklama ve taksi için ödenen ücrete karģılık alınan fiģ veya fatura, ödeme emri belgesine ekleme üzere tahakkuk birimine verilir 3.2 Ödeme yapılmak üzere tahakkuk birimine gelen belgeler incelenir. 3.5 Eklenen belgelerde eksiklik olup olmadığı kontrol edilir. Eksiklik varsa ilgili kiģi tarafından eksik belgeler tamamlatılır. 3.6 Evraklar Yüksekokul Sekreterine gönderilir. Yüksekokul sekreteri evrakları kontrol eder ve imzalar. Harcama yetkilisine gönderir. 4. Ek Ders Ücreti Ödeme Süreci F1 Ve F2 Formlarını Hazırlama Süreci 4.2 Bölüm sekreteri bölüm baģkanı tarafından kendisine verilen formları haftalık ders programları ile karģılaģtırarak kontrol eder. 4.3 Tekrar F1ve F2 formları ilgili öğretim elemanları ve bölüm baģkanı Sayfa 149/255

167 HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER tarafından incelenir, imzalanır. Müdürlük bürosuna gönderilir. 4.4 Müdürlük bürosunda ilgili kiģi tarafından F1 ve F2 formları haftalık ders programları ve Yüksekokul Yönetim Kurulu kararına uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı kontrol edilir. 4.5 Kontrol esnasında her ay için öğretim elemanlarının izin rapor, görevlendirme alıp almadıkları bölüm tarafından F2 formunda gösterilir. Belgeleri bu forma eklenir. Bu belgelerde kontrol edilir. 4.6 F1 ve F2 formları hatalı olması durumunda ilgili bölüme düzeltilmesi için gönderilir. 4.7 Toplanan ve mevzuata uygunluğu kontrol edilen bilgiler. Ek ders ücreti hesaplama programına yüklenir. ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: Finansal Kaynakların Yönetimi Temel Süreci 5. Telefon, Su ve Elektrik Faturaları Ödeme Süreci 5.1 Faturaların ilgili birime ulaģması 5.2 E-Bütçe sisteminden ödem emrinin kesilip onaylatılması 5.3 Onaylana ödemenin Strateji Gel.Daire BĢk.lığına teslim edilerek yapılan kontrolden sonra ödenmesi 6. SayıĢtay Kararlarını Ġfa Süreci 6.1 Kamu Zararına iliģkin yazının Yüksekokula ulaģması 6.2 Söz konusu Üst Yönetici onayına sunulması ve onaylanan Kamu Zararının dosyası açılması 6.3 Ġlgili kiģiye konuyla alakalı bilgi verilir ve yazı tebellüğ edilir. 6.4 KiĢinin maaģından mevzuata uygun olarak kesinti yapılır. 6.5 Kesinti sonunda ilgi kuruma bilgi verilir. HAZIRLAYANLAR: ONAYLAYAN: Sayfa 150/255

168 Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Sayfa 151/255

169 Temel Süreçler Süreçler Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç No:09 1. Bölüm BaĢkanı Seçimi ve Atanması Süreci ve Bölüm baģkan Yrd. Atanması 2.Yüksekokul Yönetim Kuruluna Temsilci Üye Seçimi Süreci Alt Süreçler Süreç Adımları göreve baģlar Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç HiyerarĢisi Tablosu Formu Süreç No: Hazırlık Alt Süreci 1.2 Oylama Süreci 1.3 Atanma Süreci 1.1 Hazırlık Alt Süreci Bölüm BaĢkanı bölümün aylıklı Profesörlerinden bulunmadığı taktirde Doçentlerinden bulunmadığı taktirde yardımcı doçentlerinden Müdürün teklifiyle Rektör tarafından atanır. 1.2 Bölüm başkan yardımcısı atama süreci Bölüm baģkan yardımcısı bölüm baģkanı tarafından atanır Müdürlüğe bilgi verilir. 1.1 Hazırlık Alt Süreci 1.2 Oylama Süreci 1.3 Atanma Süreci 1.1 Hazırlık Alt Süreci Müdür, Yüksekokul Yönetim Kuruluna altı aday gösterir. Yüksekokul Kurulu tarafından bu adaylardan üç aday seçilir Gizli oyla yapılacak seçim için, üye sayı kadar mühürlü oy pusulası ve zarf hazırlanır. 1.2 Atama Yüksekokul Kurulu tarafından seçilen üç üye Yönetim Kuruluna SeçilmiĢ olur ve Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç Tanım Tablosu Formu Süreç Adı Seçimler ve Atanma Temel Süreci Süreç No:09 Süreç Tipi Yönetim ve Destek Süreçler Torul Meslek Yüksekokulu Sayfa 152/255

170 Süreç Sahibi Süreç Sorumlusu/Sorumluları Süreç Uygulayıcıları SÜREÇ SINIRLARI Müdür, Müd.Yrd. Bölüm BaĢkanı, Yüksekokul. Sek. Torul Meslek Yüksekokulu Yüksekokul Birimlerinden Gelen Talepleri ve Müdürlük BaĢlangıç Yüksekokul Kurulu ve Yönetim Kurulu Talepleri. Noktası Seçimin yapılarak atamaların yapılması. GĠRDĠLER Talep yazıları ÇIKTI Oy pusulası Tutanak Rektörlüğe yazılan yazılar Atama yazıları Müdürlüğe yazılan yazılar TEDARĠKÇĠLER MÜġTERĠLER GĠRDĠ SAĞLAYANLAR Yüksekokul Birimleri KĠME Yüksekokul Müdürlük Yüksekokul Müdürlük Rektörlük Yüksekokul Müdürlük Bölüm PERFORMANS GÖSTERGELERĠ PERFORMANS GÖSTERGELERĠ ETKENLĠK ORANLARI: 1- Hata Oranı/Sayısı 2- Gecikme Oranı/Sayısı 3- Eksik ĠĢlem Oranı/Sayısı 4- Ġç PaydaĢ Hizmet Kalitesi Oranı 5- Ġç PaydaĢ Memnuniyeti Oranı 6- Ġç PaydaĢ Memnuniyeti Anket Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 7- ġikayet Sayısı 8- Hedefe UlaĢma Derecesi (Etkenlik Oranı) 9- Cevap Verme Süresi (Hizmetin Temin Zamanı) 10- ÇalıĢan BaĢına Evrak Sayısı 11- Verilen Hizmete Duyulan Güven Sayfa 153/255

171 Süreç No:09 ETKĠLĠLĠK ORANLARI: 1- ĠĢlem Verimliliği 2- ĠĢlem Gecikme Sayısı/Süresi/Oranı 3- ĠĢlemler Arasında Bekleme Zamanı 4- Tekrar Edilen ĠĢlem Oranı/Sayısı 5- Sürecin Çevrim Zamanı 8- Eksik GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 9- Hatalı GerçekleĢtirilen ĠĢlem Sayısı 10- Ġade Edilen Evrak Sayısı 11- Personel Devir Oranı 12- ÇalıĢan Memnuniyeti Oranı 13- ÇalıĢan Memnuniyeti Anketi Sonuçlarına Göre Yapılan ĠyileĢtirme Sayısı 14- Hizmet içi Eğitim Performansı Süreç No:09 SÜRECĠN KRĠTĠK KONTROL NOKTALARI: Seçimler ve Atanma Temel Süreci 1.1 Hazırlık Alt Süreci 1.1 Hazırlık Alt Süreci Müdür Bölüm BaĢkanını atanmak üzere Rektöre teklif eder. 1.2 Atanma Süreci Teklif edilen bölüm baģkanı rektörce onaylanır Rektörün onayı ile teklif edilen bölüm baģkanı göreve baģlar Atanan bölüm baģkanı Rektörlüğe ve Bölüme bildirilir. 1.3 Bölüm başkan yardımcısı atama süreci Bölüm baģkan yardımcısı bölüm baģkanı tarafından atanır Müdürlüğe bilgi verilir. HAZIRLAYANLAR: Öğr.Gör.M.Serhat SEMERCĠOĞLU Öğr.Gör.Osman DUMAN, Öğr.Gör Baki GÖKGÖZ Yüksekokul Sekr. Azem Turgut ÖZER ONAYLAYAN: Yrd.Doç.Dr.Ahmet GÖKDOĞAN Sayfa 154/255

172 3.7 Ġġ AKIġ ġemalari Gelen Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Harici evrak Evrakın posta veya elden Müdürlüğe gelmesi Evrakın Müdürlüğe içinden veya üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi Dahili evrak Evet Y.O Birimlerini ilgilendiriyor mu? Hayır ġef tarafından evrakın kayda sokulması ilgili konu bazında tasnifi Sayı ve dosya numarası verilmesi Dahili ve harici evrakın ilgili birimlere iade edilmesi Ġ-ġM Evrakın Y. Okul Sekreteri tarafından kontrolu P-YOS Evrakın ilgili Müdür veya yardımcılarına gönderilmesi Evrakın Müdür veya yardımcıları tarafından gereğinin yapılması için ilgili birime havale edilmesi Evrakın ilgili birime verilmesi H-M, MY Ġhale onay belgesinin GerçekleĢtirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması Dahili zimmet defteri Sayfa 155/255

173 3.7.2 Giden Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Giden evrakın hazırlanması Evrakın Ģef tarafından kontrolu K-ġ Evrakın gönderilmesi için gerekli iģlemleri yapmak üzere ilgili personele havalesi Evet Y.O Birimlerini ilgilendiriyor mu? Yüksekokul birimlerine gidecek evrak listesinin oluģturulması Hayır Evrakın ilgili Yüksekokul birimine listeye alınan imza karģılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri Harici evrak listesinin oluģturulması Evrakın Üniversite Genel Evrak a listeye alınan imza karģılığında teslim edilmesi Dahili zimmet defteri Sayfa 156/255

174 3.7.3 Doğrudan Temin Ġle Satın Alma ĠĢ AkıĢ ġeması Birimlerin Talep Yazıları Mal talep yazılarının satınalma birimine gelmesi K- YOS Teknik ġartname Alım için bütçe tertiplerinde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Evet Ödenek var mı? Hayır Fiyat araģtırma komisyonunun kurulması Ġ-M/MY Ġlgili birime ödeneğin olmadığının bildirilmesi Ġ-M/MY Piyasa fiyat araģtırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az 3 teklifin SGB.net e girilmesi sonunda yaklaģık maliyetinin belirlenmesi YaklaĢık Maliyet Cetveli Fiyat araģtırma komisyonunun YaklaĢık Maliyet Cetvelini onaylaması Ġ-M/MY Mal ile ilgili ihale onay belgesinin SGB.net üzerinden düzenlenerek çıktısının alınması Ġhale Onay Belgesi Ġ-M/MY Ġhale onay belgesinin GerçekleĢtirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onaylanması A Sayfa 157/255

175 A 2.tekliflerin alınması için piyasa fiyat araģtırmasının yapılması SGB.net üzerinden Piyasa fiyat araģtırma tutanağı düzenlenerek çıktısının alınması Piyasa Fiyat AraĢtırma Tutanağı Piyasa Fiyat AraĢtırma Tutanağının, Fiyat AraĢtırma Komisyonu tarafından onaylanması Ġ-YOS En uygun teklif verenden alıma karar verilmesi K-M/MY Muayene kabul komisyonun kurulması Ġ-M/MY Malların uygunluk kontrolünün muayene kabul komisyonu tarafından yapılması K-YOS Evet Mallar alım için uygun mu? Hayır Fatura ile malların muayene kabul komisyonu tarafından teslim alınması Malların uygun olanının temin edilmesinin sağlanması Ġ-YOS Tutanak tutularak malların ambara giriģinin sağlanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı Fatura karģılığı malların bedelinin ödenmesi Ġ-M/MY Sayfa 158/255

176 3.7.4 ArĢiv ĠĢ AkıĢ ġeması Ġlgili birimlerden arģive kaldırılmak üzere belirlenmiģ arģivlik Müdürlüğe gelmesi ġef tarafından ön inceleme ve ilgili personele havale yapılması K-ġ ArĢivlik malzemenin arģive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (ArĢiv Yönetmeliği, Standart DosyaPlanı) yönünden incelenmesi K-PR ArĢivlenmesi uygun mu? Hayır Ġlgili birime iade edilmesi E v e t ġefe teslim edilmesi ArĢivlik malzemenin içeriğine iliģkin dökümün ilgili birim ile karģılıklı olarak imzalanması P-ġ Yüksekokul Sekreteri tarafından gizlilik kontrolünün yapılması K-ġ Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı O-M Ġlgili personele sevk edilmesi ArĢive kaldırılması Sayfa 159/255

177 3.7.5 Ders Telafisi Alt Süreç AkıĢ ġeması Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı ilgili Bölüm sekreterliğinden DERS TELAFĠ FORMU alır Yapılmayan derslerin telafi edileceği tarih, yer ve saati belirtilerek, form imzalanır Bölüm Sekreterliğe teslim edilir veya elektronik ortamda gönderilir Kayda alınan telafi talebi Bölüm BaĢkanı tarafından incelenir Evet Talep Uygun mu? Bölüm sekreteri, öğrenci ve öğretim elemanlarının diğer derslerini etkilemeyecek Ģekilde mevcut programı da bozmadan uygun olan boģ gün ve saatlere telafi derslerini yerleģtirir Hayır Telafi dersi aynı hafta içersinde mi yapıldı? Ġlgili öğretim elemanına telafi talebinin uygun görülmeme nedeni yazı ile bildirilir. Telafi ders programı Bölüm BaĢkanı tarafından imzalanır form dilekçe ve ekleri Müdürlüğe gönderilir. Telafi talebi Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüģülür Evet Hayır Ek ders ücreti ödemesinde normal süreç devam eder Kararın bir örneği bölüme gönderilir. Ek ders ücreti ödemek üzere YK kararının bir örneği ve diğer belgeler Tahakkuk Birimine gönderilir Telafi yapılsa dahi kanuni sınır aģan kısım için ek ders ücreti ödenmez Dersi alan öğrencilerin bu değiģiklikten haberdar edilmesi için, telafi programı en az bir hafta öncesinden öğrenci panolara asılır ilgili öğretim elemanı tarafından Yüksekokul veya kiģisel web sayfasında yayınlanır, sınıfta sözlü duyuru yapılır. Telafi dersi ile öğretim elemanının haftalık ders yükü toplamı kanuni sınırları aģıyor mu? Hayır Hazırlanan programa göre dersin telafisi yapılır Evet Her hafta içi normal öğretimde 20 ikinci öğretimde 10 saat dolana kadar ek ders ücreti ödenir Sayfa 160/255

178 3.7.6 Yıl Sonu Terkin ve Mal Sayımı ĠĢ AkıĢ ġeması Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak personelin Müdür tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluģturulması O-M Komisyonda görevli personel tarafından taģınırların fiili sayımlarının yapılması TaĢınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taģınır kayıtlarının karģılaģtırılması Eksik TaĢınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla EĢit TaĢınır giriģ iģleminin yapılması TaĢınır ĠĢlem FiĢi SGDB Hesapları ile Y.Okul TaĢınır Hesaplarının karģılaģtırılması TaĢınır ĠĢlem FiĢi Hayır Hesaplar tutuyor mu? Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme iģlemlerinin yapılması Evet TaĢınır Sayım Tutanağı, TaĢınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen TaĢınır ĠĢlem FiĢi numarasına iliģkin tutanağın hazırlanması Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB onaya gönderilmesi Müdür Onayı ĠĢAkıĢı O-M Sayfa 161/255

179 3.7.7 Pazarlık Usulü ile Mal ve Hizmet Alımı ĠĢ AkıĢ ġeması Ġhtiyaç talep yazısı Pazarlık usulü ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin Müdürlüğe gelmesi MYOS/K Ġhale dokümanlarının hazırlanması Ġlanın yapılıp yapılmayacağına karar verilmesi Ġhale Komisyonunun Görevlendirilmesi Ġhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı Ġhale iģlem dosyasının açılması Ġhale Yapılacak Ġhale Yapılmayacak Ġhale ilanının verilmesi Davet mektubunun düzenlenmesi Davet Mektubunu Verilmesi Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Önyeterlilik tekliflerinin verilmesi Ġsteklilerin önyeterliliklerinin tespit edilmesi Fiyatı da içeren tekliflerin alınması, değerlendirilmesi ve karar alınması MYOM/Ġ SözleĢme görüģmeleri yapılması ve sözleģmenin imzalanması Alım SözleĢmesi A A Sayfa 162/255

180 Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Hayır Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmet uygun mu? Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Evet Satınalmanın türü Mal Alımı TaĢınır iģlem fiģinin kesilmesi Mal ya da hizmetin kabulü TĠF Hizmet Alımı Hizmet iģleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet iģleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik Ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme emri Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı MYOM/ O Giden Evrak ĠĢ AkıĢı Sayfa 163/255

181 3.7.8 Personel MaaĢ ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢ ġeması Her ayın 1-8 i arasında Medula sisteminden Yüksekokul Personelinin ilaç kesintilerinin listesinin alınması Ġlaç kesintilerinin personel bazında ÇKYS girilmesi Her ayın 1-8 i arasında KBS (Kamu Bilgi Sistemi) sisteminden Y.Okul personelinin sağlık katılım payı listesinin alınması Mahkeme Ġcra Ġlamları Mahkeme Nafaka Ġlamları Lojman Tahsis Bilgileri (Ġdari Mali ĠĢler Daire BaĢkanlığı) Katılım Payı kesintilerinin personel bazında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi Ay içinde gelen mahkeme icra ilamlarına göre ilgili personel bazında icra kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS sistemine girilmesi (Say2000 giriģini Saymanlık yapar) Ay içinde gelen mahkeme nafaka ilamlarına göre ilgili personel bazında nafaka kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS sistemine girilmesi (Say2000 giriģini Saymanlık yapar) Ay içinde gerçekleģen lojman kira artıģlarının veya lojmana giren/çıkan personelin lojman kira kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi Terfi Kararları (Persone Daire BaĢkanlığı) Ġzin ve Rapor Durum Listesi (Personel Daire BaĢkanlığı) Ay içinde gerçekleģen terfilerden kaynaklanan alacaklara göre her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi Personelin ay içindeki 7 günü aģan sağlık raporları ile ilgili yapılacak kesintilerin hesaplanması ve her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi Ġlgili personelin atama kararı ve nakil belgeleri Uzman kadroda bulunan ve özelleģtirmeden gelen personelin fark tazminatlarından kaynaklanan kesintilerinin her ayın 1-8 i arasında ÇKYS ve SAY2000 sistemine girilmesi A Sayfa 164/255

182 A Her ayın 8-10'unda SAY2000'de personel maaģ hesaplatma iģleminin yapılması SAY2000'den personel bordro dökümlerinin alınması SAY2000 Bordro dökümleri KBS den bordro çıktılarının alınması KBS Bordro çıktıları SAY2000 Bordro dökümleri ile ÇKYS bordro çıktılarının karģılaģtırılması ve kontrolü K-PR Bordrolarda hata ve/veya uyumsuzluk var mı? Hayır Evet Hatalı bordrolardaki maaģ parametrelerinin tek tek incelenmesi ve düzeltmelerinin yapılģması MaaĢlara iliģkin ödeme emri ve eklerinin düzenlenmesi ve en az üç nüsha çıktılarının alınması MaaĢ ödeme emri ve ekleri Müdür onayı iģ akıģı K-M Belgeler hatasız mı? Hayır Düzeltilmesi için ilgili personele gönderilir Evet B Sayfa 165/255

183 B Müdür onayı iģ akıģı O-M Ġmzalanan belgelerin birime gelmesi Belgelerin birer nüshasının Müdürlükte kalması kaydıyla, diğeri SGDB gönderilmek dosya olarak düzenlenmesi Giden Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Teslim Tutanağı (Personel MaaĢları Ödeme Emri ve ekleri) Sayfa 166/255

184 3.7.9 Mal Bildirimi ĠĢ AkıĢ ġeması Göreve yeni baģlama durumunda bir ay içinde Görevden alınma veya görevden ayrılma durumunda bir ay içerisinde Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda Mal Bildirimi yenileme gereği nedeniyle Mal varlığında aylık net maaģının 5 katını aģan bir değiģiklik olması durumunda bir ay içinde Personelin Mal Bildirimi Formu almak için Dekanlığa baģvurması K-PR Mal Bildirim Formu Personel tarafından doldurularak dilekçe ekinde Müdürlüğe verilir. PĠDB bilgi ve gereği için üst yazı ile dilekçe ve eki Mal Bildirim Formunun gönderilmesi P-MY/ YOS/ġ/ M Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı I-M Giden Evrak ĠĢ AkıĢı Sayfa 167/255

185 Senelik Ġzin Alma ĠĢ AkıĢ ġeması Personele yıllık izni olmadığına dair sözlü cevap verilir. Yıllık izin talebinde bulunan personelin Müdürlüğe baģvuru yapar Hayır Personelin dosyasındaki Ġzin Ġzlenim kartından izin durumunun kontrolünün yapılır K-PR Ġdari Görevli Personel, idari personel Yıllık izin hakkı var mı? Sağlık Raporu Ġdari görevi olan personel (Bölüm BaĢkanı, Müdür Yrd. vb izin konusunda birim amiri ile görüģür. Ġdari personel (ġef, memur vs) izin konusunda üst amiri ile görüģür. Gerektiğinde birimde yıllık izin planlaması yapılır. Evet Yıllık izin Formunu 3 nüsha doldurularak Ġmzalanır, birim sorumlusuna imzalatılır ve Müdürlüğe gönderilir. Sağlık izin formu 2 nüsha olarak doldurulur Ġ-BB/ MYOS Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı Yıllık Ġzin Ġsteği/ Sağlık Ġzin Formu Ġzin formu PDB gönderilir/sağlık izin formu PDB gönderilir Ġzin Ġsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Formunun incelenmesi K-PR Hayır Bilgiler ve imzalar doğru ve tam mı? Evet Daire BaĢkanı Onayı ĠĢ AkıĢı Ġ-DB Personele, formun eksiklerinin tamamlanması için telefonla bilgi verilmesi Ġznin personelin izin izlenim için elektronik ortamda iģlenmesi yapılır Personelin Ġzin Ġsteği ve Onayı/Sağlık izin formu Formu nu Müdür tarafından geri alarak eksiklerin giderilir A Sayfa 168/255

186 A Ġzin formu Rektör Yrd/ Rektör tarafından imzalanır Ġ/MYOM/RY Ġzin formunun 1 nüshası PDB verilir. 1 nüshası Müdürlükte kalır ve 1 nüshası ilgili kiģiye verilir Yıllık Ġzin Ġsteği/ Sağlık Ġzin Formu Sayfa 169/255

187 Açık Ġhale Usulü ĠĢ AkıĢ ġeması Ġhtiyaç talep yazısı Açık ihale usulü ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve teknik Ģartname Müdürlüğe gelir. K/MYOS Alım gerçekleģmez Hayır Yeterli ödenek varmı? Evet Müdürlük Makamı ödenek talep eder. Hayır Müdür alım talimatı Evet YaklaĢık maliyet tespiti Ġdari ġartname, SözleĢme Tasarısı, Teknik ġartname, Standart Formlar Ġhale onay belgesinin alınması Ġhale dokümanın hazırlanması Ġhale kayıt numarasının alınması O/ MYOM Ġlanın yapılması Komisyonun kurulması ve ihale dokümanının ihale komisyon üyelerine verilmesi Ġhale dokümanının satılması Tekliflerin alınması ve ihale komisyonuna sunulması Tekliflerin değerlendirilmesi ve kararın verilmesi İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı, Teknik Şartname, Standart Formlar A Sayfa 170/255

188 A Red edilme gerekçeleri göz önünde bulundurularak ihale iptal iģlemlerinin gerçekleģtirilmesi ve kararın ilgililere tebliğ edilmesi Hayır Karar ihale yetkilisince onaylandı mı? Ġhale üzerinde kalan isteklinin sözleģmeye davet edilmesi ve sözleģmenin imzalanması Evet Mal/hizmet alımı sözleģmesi Ġhaleye katılan firmalara kesinleģen ihale kararının bildirilmesi Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Hayır Mal ya da hizmet uygun mu? Evet Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal alımı TaĢınır iģlem fiģinin kesilmesi TĠF Hizmet alımı Hizmet iģleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet iģleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi O/MYOM Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı Giden Evrak ĠĢ AkıĢı Sayfa 171/255

189 DMO Alımları ĠĢ AkıĢ ġeması Ġhtiyaç talep listesi Ġhtiyaç talep formunun Müdürlüğe gelmesi K-MYOS ĠĢlemin ilgili personele havale edilmesi Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması Malzeme Listesi Ġnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karģılaģtırılması Ġhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı? Ġhtiyaçların katalogda bulunan kod numaralarından oluģan DMO Malzeme istem listesi oluģturulması DMO Malzeme Ġstem Listesi Üst yazı hazırlanarak liste yazı ekine eklenmesi ve DMO ya gönderilmesi Ġ/MYOM Mutemet görevlendirilmesi Kredinin açılması A Sayfa 172/255

190 A DMO hesabına para aktarılması Muhasebe ĠĢlem FiĢi DMO dan malların teslim alınması Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi Fatura DMO ile bağlantı kurulması Hayır Mallar uygun mu? Evet Malların TaĢınır ĠĢlem fiģinin kesilerek ambara alınması TĠF DEKONT Kredi artığının saymanlık hesabına aktarılması Evet Kredi artığı var mı? Hayır Ödeme emrinin düzenlenmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması Ödeme Emri Belgesi Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı O/MYOM Giden Evrak ĠĢ AkıĢı Sayfa 173/255

191 TaĢınır Kayıt ve Kontrol Hizmetleri Talep KarĢılama ĠĢ AkıĢ ġeması TaĢınır Ġstek Belgesi/ Resmi Talep Yazısı Birimlerden gelen taģınır istek belgesinin veya resmi talep yazısının taģınır kayıt ve kontrol yetkilisine ulaģtırılması P/MYOS Talep edilen malzemenin stok durumunun SGB.net programından kontrol edilmesi K-PR Stokta mevcut mu? Hayır Evet Olmayan malzemenin alınması için Y. Okul Sekreterine bildirilmesi DemirbaĢ DemirbaĢ malzemesi mi? Tüketim malzemesi mi? Tüketim Satınalma ĠĢ AkıĢı Talebin karģılanması Zimmet senedi Talebin karģılanması TaĢınır iģlem fiģi TaĢınır iģlem fiģinin kiģiye imzalattırılması Zimmet senedinin malzeme teslim edilecek kiģiye imzalattırılması Malzemenin kiģiye teslim edilmesi Malzemenin kiģiye teslim edilmesi imerkez saymanlığa üç ayda bir tüketim raporu gönderilmesi Tüketim raporu Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı Ġ/MYOM Giden Evrak ĠĢ AkıĢı Sayfa 174/255

192 Mal Teslim Alma ĠĢ AkıĢ ġeması Fatura ve Muayene Kabul Komisyonu Oluru Satınalma birimi tarafından düzenlenen fatura ve muayene kabul komisyonu olurlarının TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine gelir Malın kontrol edilerek depoya alınması K-PR Fatura bilgilerine göre SGB.net programına mal giriģlerinin yapılması TaĢınır iģlem fiģi TaĢınır ĠĢlem FiĢinin teslim eden (Satınalma Memuru) ve teslim alan (TaĢınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi) tarafından imzalanarak dosyaya kaldırılması Sayfa 175/255

193 ĠĢe BaĢlamada ve AyrılıĢta Yapılacak Gerekli ĠĢlemler Süreci Naklen Tayin Evrakı, geçici görevlendirme Y. Okulumuzda bir personel naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve baģlar Ġstifa Dilekçesi Personel Kimlik Bilgi Formu doldurulup fotoğraf yapıģtırılır Personel Kimlik Kartı AybaĢından önce ayrılan personel için maaģ mahsuplaģması yapılır. Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınır. Mal Bildirim Formu Üzerindeki tüm zimmetler teslim alınır. Aile yardım beyannamesinin doldurtulur. Aile Yardım Beyannamesi Kimliği alınır. Saymanlık otomasyonu personel ve maaģ bilgileri formu doldurulur, SGK giriģi yapılır SGK çıkıģ iģlemleri yapılır. Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve baģlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Y. Okulda ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilir. Naklen Atama KiĢi naklen atanmıģ ise iģlemler yapılarak MaaĢ nakil evrakı hazırlanır. Sayfa 176/255

194 Ders Görevlendirmelerinin Yapılması Alt Süreci AkıĢ ġeması Akademik Takvim Bölüm akademik personeli tarafından verilecek ve baģka birimler tarafından verilecek olan dersler belirlenir Var Ders verecek eğitim elemanı Dersi verecek bölüm öğretim üyeleri belirlenir Yok Ders görevlendirme listeleri son hali belirlenir Bölüm kurulu kararının alınır ve Müdürlüğe bildirilir O-BB Dekanlığa derslerle ilgili öğretim üyesi ihtiyacı yazısı yazılır Müdürlük tarafından öğretim üyesi talep ilgili birimlere yazısı yazılır Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı O-BB Birimlerden gelen görevlendirme yazıları Birimlerden gelen görevlendirme listeleri dıģ birimlerden gelenlerle birlikte bölüm öğretim üyeleri de dahil edilerek bölümlere tekrar bildirilir Öğretim Üyesi ihtiyacı yazısı Görevlendirme listelerinin bildirilmesi O/MYOM O/MYOM Bölümlerden ders görevlendirme listelerinin son hali Müdürlüğe ulaģır Y. Kurulu kararı alınır. Y. Kurulu Kararı Bölüm BaĢkanları ders sorumlularını Akademisyen bilgi sistemine girer Ders görevlendirmelerinin ÖĠDB bilidirilir O/MYOM Sayfa 177/255

195 Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ Akış Şeması DıĢ bölümlerden öğretim üyelerinin ders programlarının gelmesi Derslerin yapılabileceği uygun gün ve saatler belirlenir ve haftalık ders programı hazırlanır. Haftalık ders programı O-BB Haftalık ders programı Müdürlüğe onayına sunulur Öğrencilere ders programı duyurulur. Web sayfalarında yayınlanır. Ders programına göre dersler takip edilir Sınav Programlarının Hazırlanması Alt Süreci ĠĢ Akış Şeması Akademik Takvim Ara sınav, fınal ve bütünleme sınavları akademik takvime göre gün ve saatleri belirlenir. Sınav programları bölüm baģkanı tarafından onaylanır. Sınav programı O-BB Öğrencilere sınav programı duyurulur. Web sayfasında yayınlanır. Sınav programına göre sınavlar yapılır Sayfa 178/255

196 Ders ve Dersin Sorumlusu Ġle İlgili Öğrenci Memnuniyeti Alt Süreci ĠĢ Akış Şeması Öğrenciler ders ve dersin sorumlusu ile ilgili bilgi sistemindeki anketi doldururlar Tüm derslerle ilgili öğrenci memnuniyetleri sistemden görülerek değerlendirilir Dersleri ile ilgili anket sonuçlarını sistemden görüp değerlendirirler Ders Planlarının ve Ġçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci ĠĢ Akış Şeması Öğretim üyesinin yeni ders açılması talebi Bölüm BaĢkanlığına iletir Yeni dersler ve içerikleri hazırlanır Bölüm kurulu kararı alınır. Yeni ders iceriği ve bölüm kurulu kararı O-BB Bölümden gelen isteğin Y.Okul Kurulunda görüģülerek ÖĠDB gönderilir. Y. kurulu kararı O/MYOM Rektörlüğün onayı ile dersler ve içerikleri yürürlüğe girer Yeni dersler ve içerikler öğrenci bilgi sistemine girilir Sayfa 179/255 D.Kod:ĠAġMÜF020/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: Sayfa 1 / 1

197 Staj Ġçeriklerinin Güncellenmesi Alt Süreci ĠĢ Akış Şeması Gümüşhane Üniversitesi ÖnLisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği Staj; Y. Okul, yönetim kurulunun uygunluğunu kabul ettiği resmi veya özel sektör kuruluşlarda yapılır Bölüm staj komisyonu; bölüm başkanınca görevlendirilen, Y.Okullarda en az biri öğretim üyesi olan, üç veya beş öğretim elemanından oluģturulur. Gümüşhane Üniversitesi Ön Lisans Ve Lisans Eğitim-Öğretim Ve Sınav Yönetmeliği; Staj Komisyonun Görevleri belirtilmiģtir. Bölüm sekreterliğinden 2 nüsha halinde zorunlu staj başvuru formu alınır. Staj baģvuru formundaki staj baģlama ve bitiģ tarihleri doldurulacaktır. Zorunlu staj baģvuru formundaki gerekli yerler doldurulduktan sonra stajın yapılacağı iģyeri tarafından ilgili kısım onaylanacaktır (Devlet kurumlarında staj yapacak öğrencilerin zorunlu staj baģvuru formunu onaya sunmadan önce staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanının doldurup onaylayacağı staj yapma zorunluluk belgesini zorunlu staj baģvuru formuna eklemeleri gerekmektedir). Öğrenciler stajlarını tamamlayarak staj defterlerini komisyona teslim ederler Stajın yapılacağı iģyeri tarafından onaylanan 2 nüsha halindeki zorunlu staj baģvuru formu staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına getirilip imza attırılır. Staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanı ve iģyeri tarafından onaylanan zorunlu staj baģvuru formunun 1 nüshası staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına, 1 nüshası ise bölüm sekreterliğine en son her yıl belirlenen en son mesai günün saat 17:00 a kadar nüfus cüzdanın arkalı önlü fotokopileri ve SGK dan kendisinin ve ailesinin (anne-baba) sigorta durumlarının gösteren belgeler eklenerek teslim eder. Nüfus cüzdanı fotokopisi eklenmiģ zorunlu staj baģvuru formuy. Okul Yazı ĠĢlerine teslim edilerek staj dosyası ve puantaj kayıt cetveli alınır. Tünel, galeri, taģ ocağı, baraj, yol inģaatı vb. tehlikeli arazi ortamlarında staj yapacak öğrencilerin staja gitmeden önce beraberlerinde Y. Okul Sekreterliğinde görevli memur dan alacakları sigorta baģlangıç belgesini götürmeleri gerekmektedir. Aksi taktirde iģyerleri tarafından stajları baģlatılmaz. Sağlık Kültür ve Spor Daire BaĢkanlığı tarafından verilen sağlık karnelerini staja baģlamadan önce Yüksekokul Yazı ĠĢlerine teslim etmeleri gerekmektedir. A Sayfa 180/255

198 A Staj dosyasının içinde yer alan dilekçe ye bölüm sekreterliğinden verilen sayı eklenerek staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına imzalatılır, staj talimatı bölüm baģkanına imzalatılır, staj dosyası ve staj formları na 3 adet vesikalık fotoğraf yapıģtırılarak Y.Okul Yazı ĠĢlerine mühürletilir. Staj yapılan iģyeri tarafından doldurulup onaylanacak puantaj kayıt cetveli staj yaptığı aydan sonraki ayın baģlagıcında yani ayın 1 inde Yüksekolulun nolu faks numarasına fakslanır. (Örneğin 20 Haziran da staja baģlayan öğrenci puantaj kayıt cetvelini 1 Temmuz da fakslayacaktır. Eğer ayın 1 inden önce staj biterse sigorta çıkıģının yapılması için faks sonraki ayın 1 i beklenmeden hemen gönderilecektir. Yani 8 Temmuz da stajı biten faksı 1 Ağustos a kadar beklemeden hemen çekecektir). Fakslanan puantaj kayıt cetveline istinaden görevli memur tarafından sigorta giriģi yapılacaktır. Puantaj kayıt cetvelini, belirtilen tarihten sonra fakslayan yada hiç fakslamayan öğrencinin sigorta primi yatırılamayacağından dolayı stajı geçersiz sayılacaktır. Ayın 1 inde fakslayacağınız puantaj kayıt cetvelinin asıllarını staj bitiminden sonra staj komisyonundaki ilgili öğretim elemanına teslim edilir. Staj defterleri ve sicil fişleri staj komisyonuna öğrenci tarafından teslim edilir. Staj defterleri ve sicil fişleri staj komisyonu üyeleri tarafından incelenir. Yeterli görülmeyen stajlar kısmen veya tamamen ilgili bölüm staj komisyonu kararıyla iptal edilebilir. Sayfa 181/255

199 Öğrenci Burs Alt Süreci ĠĢ AkıĢ Şeması Burs Kontenjanları Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur Öğrenciler burs komisyonuna baģvurur Mülakatla değerlendirilir Burs kazananlar ilan edilir Belgeler tamamlanarak burs veren kurumlara iletilir Sayfa 182/255

200 Personel Mazeret Ġzni ĠĢ AkıĢ ġeması Mazeretin belirlenmesi(doğum, ölüm, evlilik, hastalık) Mazeret izin formu doldurulur, imzalar tamamlanır. Ġzin Formu Ġ-BB/MYOS Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı Yıllık ve Sağlık Ġzin ĠĢ akıģ ġemasına göre onaylanması Ġzin dönüģü bölüm ilgilinin göreve baģlama tarihini bildirir. Ġzin formu ve göreve baģlama bildirimi üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Göreve baģlama bildirimi, üst yazı Tüm evrakları dosyalanır. Sayfa 183/255

201 Öğrenci Okul Kayıt Dondurma Süreci ĠĢ AkıĢ Şeması Ġlgili Form Ġlgili formu kullanarak ÖĠDB baģvurur ÖĠDB lığı ilgili formu üst yazı ile Müdürlüğe gönderir. Haklı ve geçerli nedenler kapsamında bölüm kurulu dilekçeyi inceler Olumlu yada olumsuz sonuç öğrenciye bildirilir Sonuç olumlu mu? Hayır Evet Son Öğrenciye bildirilir Evet Kayıt dondurma Öğrenci cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını yatırır Yıllık kayıt dondurma iģlemi yapılır Hayır Dönemlik kayıt yenilemede cari hizmet maliyetleri öğrenci katkı payını öğrenci yatırmak zorundadır Kayıt dondurma bölüme bildirilir Kredi alıyorsa kredi yurtlar kurumuna bildirilir Dönemlik kayıt dondurma iģlemi yapılır Sayfa 184/255

202 Akademik Uyarı Ders Aldırma Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenciler aldıkları dersleri bilgi sistemine girerler Öğrencilerin aldıkları dersler onaylanır Öğretim ve sınav yönetmeliğine göre öğrencilerin derslere yazılmaları sağlanır Sayfa 185/255

203 Öğrenci Disiplin SoruĢturması Alt Süreci AkıĢ ĠĢ ġeması ġikayet Dilekçesi Öğretim elemanı iģlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili Ģikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm BaĢkanlığına verir Bölüm BaĢkanı, Ģikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Müdürlük Makamına iletir. SoruĢturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli Ģüpheli ya da Ģüphelileri ifadeye davet eder. Ġfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, Ģikayetçinin yazılı bilgisine baģvurur. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruģturmacı, Ģüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiģ sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Toplanan deliller, alınan ifadeler Ģüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Savunmaların alınmasından sonra, Ģüpheli/Ģüphelilerin ceza durumu öğrenci iģleri Daire BaĢkanlığından yazılı olarak istenir. Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruģturmacı olarak görevlendirir. Hayır SoruĢturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Müdürlük olurundan sonra soruģturmaya devam edilir. ġüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruģturmanın seyrini değiģtirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. SoruĢturma sürdürülür. Müdür soruģturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Evet SoruĢturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruģturma sürecinde ortaya konan davranıģlar, piģmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren SoruĢturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. SoruĢturma dosyası soruģturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir. Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Hayır Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Müdürlük makamına verir Evet Dosya, yeniden soruģturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruģturmacı tayın edilerek, eksiklikler tamamlatılır. A Sayfa 186/255

204 A Toplanan deliller, alınan ifadeler Ģüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Evet Evet Ceza doğrudan Müdür tarafından verilir Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaģtırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaģtırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor SoruĢturma dosyası görüģülmek üzere Y Okul Disiplin Kurulu gündemine alınır. Disiplin kurulu, soruģturmacının önerdiği cezayı kabul veya red edebileceği gibi, baģka bir disiplin cezası da verebilir. Verilen ceza ilgili kiģinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluģlara bildirilir. Gerekli tebligatların yerine ulaģmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına gönderilir Sayfa 187/255

205 Öğretim Elemanı Ders Telafi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Ders Döneminde Hastaneye Yatma / Raporlu / Yıllık Ġzinli ve Görevli Ġzinli Olma Durumlarında Dersi Telafi Edebiliyorsanız Telafi Dilekçenizi Bölüm BaĢkanlığına Ġletilmek Üzere Bölüm Sekreterliğine Bırakınız ve Ekteki Telafi Formatını Kullanarak Doldurduğunuz telafi çizelgesini elektronik ortamda Bölüm Sekreterliğine iletiniz Bölüm BaĢkanı / Ġlgili Ders Sorumlusu Ġle GörüĢünüz Dilekçeniz Bölüm Sekreterliği Tarafından Kayda Alınır ve Bölüm Sekreterliğince Bölüm BaĢkanlığına Ġletilir Dersi Telafi Edemiyorsanız Telafi Dilekçesi Bölüm BaĢkanlığınca Mürlüğe Gönderilir Dilekçe Bölüm Kurulunda GörüĢülür ve Ders Ġçin Yeniden Öğretim Elemanı Görevlendirmesi Yapılır Bölüm Kurulu Kararı Müdürlüğe Gönderilir Karar Y. Yönetim Kurulunda GörüĢülür ve Ders Görevlendirme Listesinde Yapılan DeğiĢiklik Rektörlük Makamına Gönderilir Sayfa 188/255

206 Laboratuar Uygulama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Yapılacak deneyler belirlenir Deney föyleri hazırlanır Deney düzeneği hazırlanır Deneyler yapılır Deney raporları hazırlanır Deney raporları değerlendirilir Sayfa 189/255

207 Öğrenci DanıĢmanlık Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Her öğrenci için, kayıtlı oldukları bölüm başkanlığınca dersler başlamadan önce bir akademik danışman görevlendirilir. Akademik danışman; yarıyılın ilk haftasında müracaat eden öğrencilerin ders yazılımlarını kontrol ederek internet üzerinden onaylamak, onaylatmayanları uyarmakla görevlidir. Internet üzerinden ders kaydı yaptıran öğrenci, en geç yarıyılın ilk haftasında ders kaydını internet üzerinden danışmanına onaylatmak zorundadır. Ders kaydını danışmanına onaylatmayan öğrencinin ders kaydı gerçekleşmez. DanıĢmanlar öğrencilere diğer Akademik konularda danıģmalık yaparlar. Sayfa 190/255

208 Torul Meslek Yüksekokulu Öğrenci Temsilcisi Seçimi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Müdürlük tarafından öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı gönderilir Tüm programlara öğrenci temsilcilerinin öğrenci temsilcisi seçilmesi gerektiğini bildiren yazı duyurulur Seçimle ilgili tarih belirlenip öğrencilere duyurulur Seçim sandıkları olusturulur ve seçim yapılır. Program temsilcileri arasından Yüksekokul temsilcisi adayları belirlenir Belirlenen adaylar içerisinden birisi 2 yıl görev yapmak üzere Yüksekokul temsilcisi olarak seçilir Sayfa 191/255

209 Torul Meslek Yüksekokulu Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenme Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci kontenjanları ile ilgili yazının Yüksekokula gelmesi Söz konusu yazılar bölümlere bildirilir. Bölümlerden kontenjanların bildirilmesi istenir. O-BB Bölüm kurulu kararı Bölümler kontenjanları belirleyerek bölüm kurulu kararlarını alarak Müdürlüğe bildirirler. O/MYOM Y. K kararı Müdürlük bölümlerden gelen kontenjanlar ilgili konuyu Yüksekokul Yönetim kurulunda görüģür. Alınan YK kararları ÖĠDB bilidirilir. Sayfa 192/255

210 Sınavlara Ġtiraz Alt Süreci ĠĢ AkıĢ Şeması Arasınav, final, bütünleme sınavları değerlendirildikten sonra öğretim elemanları sisteminden biliģim sistemine giriģ yapar ve onay verdikten sonra ilan edilmiģ olur Ġlanı izleyen 7gün içerisinde öğrenci itiraz dilekçesi verebilir Sınav kağıdı derste sorumlu öğretim elemanı tarafından kontrol edilir Maddi hata varsa düzeltilir ve ilgili bölüme bildirilir. Yüksekokula üst yazı ile gönderili Müdürlük ÖĠDB gönderir. Sayfa 193/255

211 Mazeret Sınavı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Öğrenci belge sağlama sürecinde dilekçe yazar GümüĢhane Üniversitesi öğretim ve sınav yönetmeliğine göre dikkate alınır RED/KABUL kararı verilir Öğrenci bilgi sistemine arasınav, final, bütünleme veya mazeret sınavlarına girecek öğrencilerin bilgileri girilir Karar ilan edilir Öğrenci bilgileri biliģim sistemine girildikten sonra öğretim elemanı kendi sisteminde öğrenci bilgileri ve mazeret sınav bilgisi olan dersleri görebilir. Sistemdeki bilgiler dahilinde öğretim üyesine yazı gönderilir Mazeret sınavı yapar ve sonuçları bilgi sistemine girer Sonuç çıktısını ve sınav evrakını öğrenci iģlerine teslim eder Sayfa 194/255

212 Stratejik Plan Hazırlama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Stratejik plan yazısı Stratejik plan çalıģmalarının baģladığının duyurulması SPK ve ADKG nin kurulması ve üyelere duyurulması Stratejik Plan Hazırlama Gruplarının OluĢturulması Stratejik Planlama Eğitimi Stratejik plan hazırlama zaman takvimi oluģturulması Zaman takviminin duyurulması Bölümlerin stratejik plan taslaklarını hazırlaması Değerlendirme ve Geri Besleme Yüksekokul stratejik planın konsilide edilmesi Müdür onay iģ akıģ Ģeması Yüksekokul stratejik planı Stratejik planın SGDB gönderilmesi Sayfa 195/255

213 BaĢarı Notları Ġlanı Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Sınav sonuçları Öğrencilerin aldıkları her ders için; vize, ödev, final ve verilen diğer notlar 100 üzerinden verilir. Notlar Öğrenci otomasyon sistemi üzerinden girilir. Bunun için öğretim üyesi Akademisyen sistemine girebilmesi için Ģifre alır. Öğretim üyesi vize, final ve ödevlerle ilgili olarak girilecek notlar için Akademisyen GiriĢ Sistemini takip eder. Notların girilme zamanları ÖĠDB tarafından sistemde duyuru olarak yayınlanır. Bunu göre ÖÜ notları sisteme girer. Ön izleme yaparak notları kontrol eder. Öğrencilerin devam durumları, sınava girmeme durumları da kontrol edilerek. Sisteme devamsız, sınava girmedi olarak girilir. Sistem öğrenci ile ilgili not ve diğer durumlar girildikten sonra ön izleme ile son defa kontrol edilir. Maddi hatalar düzeltilir. Ġlan et butonundan notlar aģamadan sonra öğrenci tarafından elektronik ortamda görüleceğinden notlarda herhangi bir değiģiklik mümkün değildir. Sistem notları her Ģekli ile hesaplar, harf sistemine göre düzenler. Vize, ödev, diğer vizeler, bütünleme, final notlarının her türlü yüzdelerine göre hesaplamaları yapar. Sayfa 196/255

214 BilirkiĢi Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması BilirkiĢi yazısı Müdürlükten bilirkiģi talep edildiğini belirten yazı gelmesi Hangi alanda bilirkiģi isteniyorsa ilgili Bölüme yazı yazılması Bölümden bilirkiģi görevlendirilip görevlendirilmediğini belirten yazı gelmesi BilirkiĢi görevlendirilip görevlendirilmediğine dair Müdürlüğe yazılması Müdürlük Onayı Müdürlüğün uygun gördüğü bilirkiģi görevlendirmelerinin ilgililere tebliğ edilmesi Müdürlük onayının çoğaltılarak ilgili kiģilerin özlük dosyasına takılması Sayfa 197/255

215 TaĢınırların Kaydı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Muyenesi yapılan ve giriģi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi Muayene kabul tutanağı GiriĢi düzenlenen mal ve malzemenin kayıtlara geçirilmesi TaĢınır ĠĢlem fiģi ile muayne ve kabul komisyonunca düzenlenen muayne ve kabul tutanağı ilgili satınalma birimine gönderilmesi Ġlgili birimlerin yapmıģ olduğu malzeme isteklerinin Müdürlükten havaleli olarak gelmesi Ġstekler karģılanarak TaĢınır ĠĢlem çıkıģ fiģi düzenlenip,birimlere zimmet karģılığı teslim edilmesi Periyodik dönemlerde sayım iģlemleri yapılarak stok kontrolü yapılması,harcama yetkilisine stok planlaması konusunda yardımcı olunması Yıl sonu iģlemlerinin yapılması,yıllık hesapların çıkarılması,mizanların ve defterlerin düzenlenip ertesi yıla devirlerin yapılması Sayfa 198/255

216 GiriĢ ve Tüketim ve Kullanım Suretiyle ÇıkıĢ Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Tasınır kayıt ve kontrol yetkilisi A GiriĢ ĠĢlemleri B ÇıkıĢ ĠĢlemleri TaĢınır ĠĢlem FiĢi TaĢınır Ġstek Belgesi Defter Kayıtları TaĢınır ĠĢlem FiĢi 150 Kodunda kayıtlı malzemeler Tüketim Malzemeleri Defteri Kodunda Kayıtlı Malzemeler Dayanıklı Tasınırlar Defteri Kitap Alımları Kütüphane Defteri Tasıtlar Zimmet Fisi Dayanıklı Tasınırların Kullanıma Verilmesi Demirbas, Makine ve Cihazlar Zimmet Fisi Oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilen dayanıklı tasınırlar için; Dayanıklı Tasınırlar Listesi Tüketim Malzemeleri; ihtiyaç sahibi birim yetkilisinin onayını tasıyan Tasınır istek Belgesi karsılığında Sayfa 199/255

217 Stratejik Planın Ġzlenmesi Ve Değerlendirilmesi Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Ġdare Performans Programı Yüksekokul Stratejik Planının izlenmesi ve değerlendirmesine yönelik olarak yıl sonunda Müdürlük yazı iģlerinden cari yılın ve bir önceki yılın Ġdare Performans Programının yazı ile istenmesi Ġ/MYOM Yüksekokul Stratejik Planının izlenmesi amacıyla cari yılın Ġdare Performans Programında yer alan faaliyetlerin gerçekleģme durumlarını içeren Stratejik Planın Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporları nın düzenlenmesi K-PR Bir önceki yılın Ġdare Performans Programında yer alan faaliyetler ile cari yılın Stratejik Planın Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporları ndaki gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Yüksekokul Stratejik Planın izlenmesi ve değerlendirmesine yönelik olarak cari yılın ve bir önceki yılın Birim Faaliyet Raporları ve Ġdare Faaliyet Raporu nun değerlendirmeye alınması Birim Faaliyet Raporları ve Ġdare Faaliyet raporu Ġdare Performans Programında yer alan performans hedefleri ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması K-PR Ġdare Performans Programında yer alan performans göstergeleri ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans göstergelerinin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması Performans Programında yer alan faaliyetler ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan faaliyetlerin gerçekleģme sonuçlarının karģılaģtırılması K-PR O/MYOM Ġdare Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karģılaģtırmalı sonuçlarının SGB BaĢkanına ve Rektöre sunulması Ġ/MYOM Ġdare Performans Programında yer alan performans hedefleri, performans göstergeleri ve faaliyetler ile Ġdare Faaliyet Raporunda yer alan performans hedeflerinin, performans göstergelerinin ve faaliyetlerin karģılaģtırmalı sonuçlarının Birimlere gönderilmesi A Sayfa 200/255

218 B Stratejik Planın uygulama baģarısının değerlendirilmesi K/MYOM Uygulama baģarılı mı? Evet Hayır Stratejik Plan OluĢturulması/ Yenilenmesi ĠĢ AkıĢı Stratejik Planın Üçer Aylık Ġzleme ve Değerlendirme Raporu nun hazırlanması ve onay için SGB BaĢkanına ve Rektöre sunulması O/MYOM Müdür Onayı ĠĢ AkıĢı O/MYOM Stratejik Plan Ġzleme ve Değerlendirme Raporu Sayfa 201/255

219 TaĢınır GiriĢ ve ÇıkıĢ ĠĢlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması GĠRĠġ ĠġLEMLERĠ ÇIKIġ ĠġLEMLERĠ Tasınır iģlem Fisi Tasınır ĠĢlem Fisi Harcama bġrimi Tasınır iģlem fisi ve Ödeme emri belgesi Maddi duran varlık hesaplarında izlenen tasınırların çıkısları düzenlenme tarihini takip eden on gün içinde ve her durumda mali yıl sona ermeden önce muhasebe Birimine gönderilir Muhasebe Yetkilisi 150- ilk madde ve malzemeler hesabı nda izlenen tüketim malzemelerinin tüketime verilmesinde düzenlenen tasınır islem fisleri muhasebe birimine gönderilmez Muhasebe Yetkilileri, tasınır giris, çıkıs ve değer düsüslerine iliskin olarak kendilerine gönderilen belgelerde gösterilen tutarların II inci düzeyde detay kodu itibarıyla muhasebe kayıtlarını yapar Müdürlükçe belirlenecek dönemler itibariyle kullanılmıs tüketim malzemelerinin tasınır II inci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son is günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir Sayfa 202/255

220 Her yılın son ayında Sayım Komisyonu nda yer alacak Personelin Müdür tarafından belirlenmesi Harcama Yetkilisinin belirlenen personeli onaylaması ile Sayım Komisyonunun oluģturulması O/MYOM Komisyonda görevli personel tarafından taģınırların fiili sayımlarının yapılması Fiili sayım sonuçları ile taģınır kayıtlarının karģılaģtırılması TaĢınır Sayım Tutanağı Fiili sayım sonuçları ile taģınır kayıtlarının karģılaģtırılması TaĢınır çıkıģ iģleminin yapılması Eksik TaĢınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları tutuyor mu? Fazla TaĢınır ĠĢlem FiĢi EĢit TaĢınır giriģ iģleminin yapılması Saymanlık TaĢınır Hesapları ile MKYS TaĢınır Hesaplarının karģılaģtırılması TaĢınır ĠĢlem FiĢi Hayır Hesaplar mu? tutuyor Hesapların tek tek incelenerek hataların tespiti ve düzeltme iģlemlerinin yapılması Evet TaĢınır Sayım Tutanağı, TaĢınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli,en son kesilen TaĢınır ĠĢlem FiĢi numarasına iliģkin tutanağın hazırlanması Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak Saymanlığa onaya gönderilmesi Müdür Onayı ĠĢ AkıĢ ġeması O/MYOM Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli A Sayfa 203/255

221 Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak ĠĢlemler Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġemas A Giden Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Gelen Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetveli Saymanlık tarafından onaylanan Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetvelinin ġube Müdürüne gelmesi Harcama Birimi TaĢınır Yönetim Hesabı Cetvel ve eklerinin SayıĢtay BaĢkanlığına gönderilmesi Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetvelinin bir nüshasının merkez konsolide görevlisine gönderilmesi Müdür Onayı ĠĢ AkıĢ ġeması Giden Evrak ĠĢ AkıĢ ġeması Sayfa 204/255

222 ÇalıĢma Belgesi Düzenleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Dilekçe Ġlgilinin Yüksekokulumuzun personeli olduğunu belirten bir belge düzenlenmesi için dilekçeyle Müdürlüğe müracaat etmesi Kimlik bilgileri de belirtilerek ilgilinin Yüksekokulumuz personeli olduğunu belirten yazının düzenlenmesi ve Yüksekokul sekreterine imzalatılması Ġ/MYOS ÇalıĢma belgesi Giden evrak numaraları da verildikten sonra ilgiliye tebliği Sayfa 205/255

223 Bölüm BaĢkanı Ataması Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Müdürlük yazısı Bölüm baģkanı atama onayını Rektöre sunar Evet Bölüm baģkanı adayının ikinci bir idari görevi var mı? Hayır Müdür, Bölüm baģkanını atar, atama rektörlük makamına ve bölüme bildirilir Rektörün onayından sonra Bölüm baģkanı atanarak, görevine baģlar. O-MYOM Sayfa 206/255

224 Bütçe Hazırlama Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Rektörlük Makamında Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalısmalarıyla ilgili yazının ulasması Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır Yüksekokul Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire Baskanlığından görüs alınır. Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti iliskin bilgi formları düzenlenerek Rektörlük Strateji Daire Baskanlığına gönderilir Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Baskanlığı tarafından Mali Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır Sayfa 207/255

225 Yurt içi ve Yurt dıģı Sürekli ve Geçici Görev Yolluğu Alt Süreci ĠĢ AkıĢ ġeması Yurtiçi ve yurtdıģı sürekli görev yolluklarında; -Atamalarda atama onayı, diğer hallerde harcama talimatı, -Personel nakil bildirimi, -Yurtiçi/YurtdıĢı Sürekli Görev Yolluğu Bildirimi ödeme belgesine bağlanır. Yurtiçi ve yurtdıģı geçici görev yolluklarında; -Görevlendirme yazısı (Rektörlük oluru) veya harcama talimatı, -Yurtiçi/YurtdıĢı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi -Varsa yatacak yer temini için ödenen ücretlere iliģkin fatura ödeme belgesine bağlanır. YurtdıĢı geçici görevlerde yatacak yer temini için ödenen ücretlere iliģkin faturanın dairesince onaylanmıģ tercümelerinin de ödeme belgesine bağlanması gerekir. Yolluk bildirimleri ödeme emri belgesine bağlanmadan önce bildirim sahibi ve birim yetkilisi tarafından imzalanır Ödeme emri belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleģtirme görevlisine gönderilir GerçekleĢtirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiģ ve uygun görülmüģtür." Ģerhi düģülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığına gönderilir Muhasebe ve kayıt iģlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak "Muhasebe ĠĢlemi Süreç AkıĢ ġeması"na göre yapılır Sayfa 208/255

226 F1 ve F2 Formlarının Hazırlanması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Ek ders ödeme sürecinin en önemli belgeleri olan F1 her dönemin baģında, F2 formları ödeme yapılacak her ayın sonunda ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız doldurularak bölüm baģkanına verilir Bölüm sekreteri kendisine ulaģan formları haftalık ders programı ile karģılaģtırarak kontrol eder ve bilgisayar ortamında hazırlar F1 Formları ile öğretim elemanın ve Bölüm baģkanı tarafından incelenerek imzalandıktan sonra, F2 formları ile birlikte tahakkuk bürosuna gönderir Hatalar düzeltilmek üzere ilgili bölüme gönderilir Evet F1 ve F2 Formlarında hata var mı? Tahakkuk Ģefi, F1 ve F2 formlarının haftalık ders programı ve yüksekokul yönetim kurulun kararına uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder Hayır F1 formları dekan,f2 formları Y.Okul tarafından imzalanır Ücretlendirme çalıģmalarına baģlamadan her ay için öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları araģtırılır, F2 formları kontrol edilir, birimlerden belgeleri istenir. Ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk evrakı teslim listesi ile strateji daire baģkanlığına gönderilir 2Ek ders ücret bordrosu ve Banka listesi sinin çıktıları ile Ödeme emri belgesi hazırlanarak geliģtirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır Toplanan mevzuata uygunluğu bakımından uygunluğu bakımından kontrol edilen bilgiler Ek ders ücreti hesaplama programı na yüklenir. Strateji geliģtirme daire baģkanlığının ilgili birimde evrakların incelenmesinden sonra ödeme gerçekleģtirecek bankaya Banka ödeme disketi verilir veya bilgiler elektronik ortamda gönderilir Banka ödeme emri kendilerine ulaģmasından en geç iki gün sonra ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretleri yatırılır Sayfa 209/255

227 Resmi YazıĢmalar ĠĢ AkıĢ ġeması Resmi yazı Gelen Evrak ĠĢ AkıĢı Evrağın havale edilen personele imza karģılığı zimmetlenmesi K-PR Evet Cevap yazısı gerekli mi? Hayır Havale edilen personelin cevap yazısının yazılması ve paraflanması Cevap yazısı Evrakın ilgili dosyaya kaldırılması Cevap yazısının birim amirlerine imzaya sunulması Müdür /Bölüm BaĢkanı Yüksekokul sekreteri onayı iģ akıģı O/MYOM/BB/ MYOS Giden evrak iģ akıģı Sayfa 210/255

228 Ayniyat Sarf Malzeme ĠĢ AkıĢ ġeması Ġhtiyaç talepleri Ġhtiyaç taleplerinin toplanması Hazırlanan talep formunun Müdürlüğe gelmesi Yüksekokul Sekreterine gönderilmek üzere Müdür tarafından imzalanması Ġ-M YOM Ambar ayniyat sorumlusundan ihtiyaçların temin edilmesi K-PR Ġhtiyaçların personele gönderilmesi Sayfa 211/255

229 Hizmet içi Eğitim, Toplantı, Konferans vb. Faaliyetlerin Personele Bildirilmesi ĠĢ AkıĢ ġeması Eğitim, seminer vb. bilgi yazısı Gelen evrak iģ akıģ Ģeması Müdür tarafından gelen yazının konusuna göre tebliğ edilecek personelin belirlenmesi K-MYOM Ġlgili personele tebliğ edilmesi Personelin tebellüğ etmesi Sayfa 212/255

230 BĠMER Bilgi Edinme ĠĢ AkıĢ ġeması Web üzerinden gelen vatandaģ talepleri Yüksekokul BĠMER sorumlusundan dairenin görev alanına giren bilgi taleplerinin web üzerinden konu sorumlusuna gelmesi K-PR Talep edilen bilgi dairenin görev alanına giriyor mu? Hayır Yüksekokul Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Evet Talep edilen bilgi, Bilgi Edinme Kanunu kapsamında mı? Hayır Yüksekokul Bimer sorumlusuna web üzerinden gerekçesi ile iadesi Evet K-PR Talep edilen bilginin hazırlanması Bilginin e-posta yoluyla veya telefon ile talep edene bildirilmesi Yapılan iģlemin BĠMER üzerinden belirtilerek sistemden düģülmesi Sayfa 213/255

231 Müdür/Yüksekokul Sekreteri Onayı ĠĢ AkıĢ ġeması Evrakın ilgili personel tarafından kontrol edilerek paraflanması K/PR Evrakın müdür veya yüksekokul sekreterine iletilmesi Evrakın müdür veya Yüksekokul sekreteri tarafından incelenip imzalanması Ġmzadan çıkmıģ evrak K-PR Sayfa 214/255

232 Telefon, Elektrik, Su, Doğalgaz faturaları ödeme alt süreç iģ akıģ Ģeması Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili mevzuatında tanımlanan fatura veya fatura yerine geçen belge görevlilerce kontrol edilir Yapılan harcamada resmi tüketimin dıģında özel tüketim bedeli de varsa, kullanım yerlerine ve kullanan kiģi ya da kiģilere göre resmi ve özel tüketimler belirlenip özel tüketimler ilgililerden tahsil edilir. Özel tüketimlerin tahsiline ait banka dekontu ile birlikte düzenlenen ve yetkililerce onaylanan listeler ve giderin çeģidine bağlı olarak Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili mevzuatına göre düzenlenmesi gereken belgeler ödeme emri belgesine bağlanarak gerçekleģtirme görevlisine gönderilir GerçekleĢtirme görevlisi tarafından, ödeme emri belgesi ve eki belgeler kontrol edildikten sonra "Kontrol edilmiģ ve uygun görülmüģtür." Ģerhi düģülerek imzalanır ve harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından da imzalandıktan sonra Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığına gönderilir. Muhasebe ve kayıt iģlemleri ilgili mevzuatına uygun olarak "Muhasebe ĠĢlemi Süreç AkıĢ ġeması"na göre yapılır Sayfa 215/255

233 ĠĢe BaĢlamada Gerekli Yapılacak ĠĢlemler Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yüksekokulumuzda bir personelin naklen, açıktan atama veya geçici görevlendirme nedenleriyle göreve baģlaması Personel Kimlik Bilgi Formu doldurtulup yapıģtırılması fotoğraf Mal bildirim formunun doldurtulup, kapalı zarfla teslim alınması Tedavi yardım beyannamesinin doldurtulması Aile yardım beyannamesinin doldurtulması Adres bilgi formu doldurtulması Öğretim elemanı bilgi derleme formu doldurtulması Saymanlık otomasyonu personel ve maaģ bilgileri formunun doldurtulması Nüfus Cüzdanı fotokopisinin alınması Tüm formlardan yeteri kadar çoğaltılıp, fotoğraf ve göreve baģlama yazısıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi, kadrosu Yüksekokulda ise yabancı dil belgesi, bireysel emeklilik, sendika vs. aile ve tedavi yardımı beyannamelerinin birer nüshasının muhasebeye verilmesi Sayfa 216/255

234 Yüksekokul Sekreterine Vekalet Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yıllık izin,sağlık izni kullanma talebi veya görevlendirme onayı GÜ Rektörlüğü Akademik Birim Yöneticilerinin Geçici Görevlendirme/ Yıllık Ġzin/ Mazeret Ġzin Talep ve Onay Formunun düzenlenmesi Yüksekokul Sekreterliğine vekalet edecek kiģiye ilgili formun imzalatılması ve onay için Rektörlük Makamı na gönderilmesi DönüĢünde Göreve BaĢlamasının Rektörlüğe bildirilmesi Sayfa 217/255

235 Özlük Dosyası Ġade Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yüksekokulumuzda görev yapmakta iken emeklilik, nakil, ölüm,istifa ve görevlendirme gibi nedenlerle görevden ayrılma Naklen atamalarda ve kadrosuyla birlikte baģka birimlerde görevlendirilen personel için personel nakil bildirimi düzenlenmesi Görevden ayrılıģ yazısının Rektörlüğe/ görevlendirildikleri birimlere gönderilmesi Kadrosu baģka birime aktarılan ve o birimde görevlendirilen personel için; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının görevlendirildiği birime iadesi Emeklilik, nakil,ölüm,istifa gibi durumlarda; Ġlgiliye ait tüm yazıģmaların dosyalanıp, üst yazıyla özlük dosyasının Rektörlüğe iadesi Sayfa 218/255

236 Müdürlüğe Vekalet Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yıllık izin,sağlık izni kullanma talebi veya görevlendirme onayı Eğitim-Öğretim döneminde ise ve ilgili tarihlerde dersi varsa telafi programının hazırlanması GÜ Rektörlüğü Akademik Birim Yöneticilerinin Geçici Görevlendirme/ Yıllık Ġzin/ Mazeret Ġzin Talep ve Onay Formunun düzenlenmesi Müdürlüğe vekalet edecek kiģiye ilgili formun imzalatılması ve onay için Rektörlük Makamı na gönderilmesi DönüĢünde Göreve BaĢlamasının Rektörlüğe bildirilmesi Sayfa 219/255

237 Personel Sicil ve Disiplin ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Sicil formlarının hazırlanarak sicil amirine gönderilmesi Sicil amirlerinden gelen doldurulmuģ sicil formları birleģtirilerek personel daire baģkanlığına gönderilir Gelen Ģikayet veya tutanak doğrultusunda disiplin iģlemlerine baģlanılması, takibi ve sonuçlandırılması Disiplin amirlerince verilen disiplin cezalarına iliģkin belgelerin sicile iģlenmek üzere personel daire baģkanlığına gönderilmesi Aday Memurun Asalet Tasdik Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Aday memur göreve baģladığı tarihten itibaren 14 ayını tamamlar. Sicil formunda aday memurla ilgili bilgiler doldurulur, ilk kez sicil formu düzenlendiği için fotoğraf yapıģtırılır. Aday memur staj değerlendirme formu doldurulur,fotoğraf yapıģtırılır. Sicil formu ve aday memur staj değerlendirme formu, 1. ve 2. sicil amirlerine imzalatılır. Sicil amirleri tarafından doldurulan formlar, üst yazıyla Rektörlüğe gönderilir. Sayfa 220/255

238 Sayılı Kanun un 13/B-4 Madde Ġle Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Rektörlükten ilgili kiģinin 2547 SK un 13/b-4 maddesine göre Yüksekokulumuzda görevlendirildiğini / baģka birimde görevlendirildiğini ve göreve baģlama/ görevden ayrılma tarihinin istendiğini belirten yazının gelmesi Ġlgilinin görevlendirildiği /görevli bulunduğu bölüme yazılması, göreve baģlama / görevden ayrılma tarihinin istenmesi Bölümün ilgilinin göreve baģlama/ görevden ayrılma tarihini bildirmesi Müdürlüğün ilgilinin görevine baģlama/ görevden ayrılma tarihini Rektörlüğe bildirmesi Ġlgili Yüksekokulumzda görevlendirildiyse dosya açılıp, yazıģmaların dosyalanması; baģka birimde görevlendirildiyse ilgili belgelerinin görevlendirildiği birime üst yazı ile gönderilmesi Sayfa 221/255

239 Madde Ġle Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yüksekokulumuzda ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda Öğretim Elemanı bulunmayan derslerin tespiti Görevlendirme talep eden öğretim elemanından dilekçe ve ilgili belgelerin alınması Yönetim Kurulunun kararı olumlu mu? Evet Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı ve diğer belgelerin bilgi formuyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi BaĢvuru Ġptal Hayır Rektörlük Onayı Ders Programına yerleģtirilmesi Derslerin BaĢlaması Ġlgilinin göreve baģlaması Sayfa 222/255

240 Ġç/DıĢ MüĢteri ve ÇalıĢan Memnuniyeti Anketleri Uygulama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Ġç/dıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin hazırlanması Ġç/dıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin uygulanması Ġç/dıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin sonuçlarının degerlendirilmesi Ġç/dıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin sonuçlarının projelendirilmesi Ġç/dıĢ müģteri ve çalıģan memnuniyeti anketlerinin sonuçlarının ilgililerle paylaģılması Anket sonuçlarının projelendirilmesi Sayfa 223/255

241 /b Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Öğretim Elemanının ilgili Üniversiteye 40/b uyarınca görevlendirme talebine iliģkin baģvurusu Ġlgili Üniversitenin Yönetim Kurulu nda görevlendirme talebinin görüģülmesi BaĢvuru Ġptal Hayır Görevlendirilmesi uygun mu? Evet Ġlgili Üniversiteden görevlendirme talebinde bulun kiģinin kadrosunun bulunduğu Üniversite Rektörlüğüne yazı yazılması Müdürlüğün olumsuz görüģ bildirmesi Olumsuz Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birime görevlendirilmesi konusunda görüģ sorması Olumlu Görevlendirme yapılmaz Müdürlüğün Rektörlüğe uygun görüģ yazması Rektörlüğün ilgili üniversiteye uygundur diye yazması Ġlgili üniversiteden YÖK e gönderilmesi YÖK ten gelen yazının tekrar talepte bulunan kiģinin üniversitesine yazılması Rektörlüğün ilgilinin görev yaptığı birimden, görevinden ayrılıģ tarihini istemesi Görevden ayrılıģ tarihinin Rektörlüğe bildirilmesi Sayfa 224/255

242 Yurt DıĢı Ġzin Onayı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Dilekçe Yüksekokul personelinin yıllık iznini yurt dıģında geçirmek için dilekçe ile baģvurması Gelen evrak iģ akıģı Müdürlük Makamı tarafından izin isteğinin kabul edilmesi Yurt dıģı izin onayının hazırlanması Ġ-MYOM Rektörlük Makamından olur alınması O-R Rektör onayı iģ akıģı Olurdan geçen evraka kayıt numarasının verilmesi Bir nüshanın ilgiliye verilmesi Bir nüshanın dosyaya takılması Sayfa 225/255

243 Personel Kimlik Kartının Çıkarılması Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Kimlik Kartı Talep Formu Yüksekokulda göreve yeni baģlayan personelin Kimlik Kartı Talep Formunu doldurulması Form Müdürlüğe gelir Talebin PĠDB resmi yazı ile gönderilmesi Ġ-MYOM Giden evrak iģ akıģı PĠDB tarafından hazırlanan kimlik kartının Müdürlüğe gelmesi Gelen evrak iģ akıģı Personel kimlik kartı Talep eden personele imza karģılığı teslim edilmesi Sayfa 226/255

244 Fazla Mesai ĠĢlemleri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Fazla mesai oluru Müdürlük tarafından o eğitim dönemine ait fazla mesai ödenecek kiģilerin listesinin hazırlanması Aylık puantajların hazırlanıp ilgili personelin imzası ve birim amirinin onayıyla Tahakkuk Sorumlusuna teslim edilmesi K-PR Tahakkuk sorumlusunun aylık saat ücretine göre bordro ve ödeme emrini hazırlaması, harcama yetkilisi ve gerçekleģtirme görevlisinin imzalaması Fazla mesai ödeme emri belgesi ve ekleri Ġ-MYOM/ MYOS Ödenmesi için Strateji geliģtirme daire baģkanlığına teslim edilmesi Tahakkuk evrakı teslimat formu Sayfa 227/255

245 /a Ders Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Yüksekokulumuz Ders müfredatında yer alan fakat ilgili alanda öğretim elemanı bulunmayan derslerin tespiti Görevlendirme talep edilen birimlere, görevlendirme yazılarının yazılması Ġlgili birimlerin görevlendirilen öğretim elemanlarını Müdürlüğümüze bildirmesi Yönetim Kurulu nun görevlendirme onayı Birimlerden gelen görevlendirme yazılarının Yönetim Kurulu Kararı yla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Rektörlükten ders görevlendirmelerinin uygun görüldüğüne dair yazı gelmesi Ġlgili bölümlere görevlendirme onaylarının gönderilmesi Ek ders ödemeleri için Rektörlükten gelen onayların muhasebe servisine verilmesi Ders görevlendirmesi taleplerinin Müdürlüğümüze gelmesi Görevlendirme istenen dersler için, ilgili bölümlere yazı yazılması Ġlgili bölümlerden görevlendirme yapılması halinde görevlendirilen öğretim elemanlarının Müdürlüğümüze bildirilmesi Görevlendirilmesi uygun görülen öğretim elemanının, görevlendirme talep eden birime bildirilmesi Rektör onayı ve Görevlendirilmesi uygun görülen öğretim elemanlarına tebliği Sayfa 228/255

246 Muayene komisyonu alt süreç iģ akıģ Ģeması Resmi yazı Talebin yazı yolu ile gelmesi Personelin görevlendirilmesi Muayene Kabul Komisyonunun oluģturularak ilgili birime bildirilmesi Resmi yazı Müdür onayı iģ akıģı O-MYOM Muayene Kabul Komisyonu Üyeleri tarafından alınan ekipman, yazılım ve/veya hizmetin yazı ekindeki teknik Ģartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi K-PR Hayır Uygun mu? Evet Alınan ekipman, yazılım ve/veya hizmetin yazı ekindeki teknik Ģartnameye uygun hale getirilmesinin istenmesi Muayene Alınan ekipman, yazılım ve/ veya hizmetin yazı ekindeki teknik Ģartnameye uygun olduğunun onaylanması Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı O-PR Sayfa 229/255

247 Sayılı Kanunun 35. Madde Uyarınca Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Ġlgilinin dilekçe ve gerekli belgelerle Bölüme müracaat etmesi Bölümün ilgilinin dilekçesi ve eklerini üst yazıyla, gerekçe de ekleyerek müdürlüğe göndermesi Müdürlük kadro talep formunu hazırlar, üst yazıyla ilgilinin dilekçesi ve ekleri Rektörlüğe gönderilir. Rektörlük ilgili yazıģmaları yapar Rektörlükten gelen yazının ilgiliye tebliği Hayır Görevlendirme uygun görülüyor mu? Evet Rektörlükten gelen yazının tebliği,görevden ayrılıģ tarihinin istenmesi Konuyla ilgili tüm yazıģmaların özlük dosyasına takılması Bölümün ayrılıģ tarihini bildirmesi Personel nakil bildirimi, maaģ nakil bildirimi, kefalet senedinin vs. hazırlanması ĠliĢik kesme belgesindeki imzaların tamamlatılması ve mal beyanı alınması Rektörlüğe ilgilinin görevinden ayrılıģ tarihinin bildirilmesi, ekinde personel nakil bildirimi, maaģ bildirimi, kefalet senedi, mal beyanı, iliģik kesme belgesinin gönderilmesi Personel nakil bildirimin bir nüshasının ilgiliye verilmesi Sayfa 230/255

248 Sistem Yedekleme Takip Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Veri tabanlarının yedeklerinin önem dereceleri göz önüne alınarak alınmasının planlanıp programlar aracılığıyla uygulamaya konması K-PR Uzak masaüstü uygulaması ile bağlanarak yedeklerin alınıp alınmadığının kontrol edilmesi K-PR Yedek alınmıģ mı? Evet Sistem yedeği K-PR Sorunun tespit edilmesi ve giderilmesi Hayır Yedeklerin alınması Evet Sistem yedeği Sayfa 231/255

249 SayıĢtay Kararlarını Ġzleme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Evrakın Yüksekokula ulaģması Ġlgiliye tebliğ edilmesi Ġlgilinin maaģından mevzuata göre kesinti yapılması Tahsilat izleme için dosya açılması Paranın ilgili kurum hesabına yatırılması Dosyanın kapatılması Tahsilatın bitmesi Bilgi amaçlı ilgili kuruma üst yazı yazılması Sayfa 232/255

250 Yardımcı Doçent Atama Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Müdürlüğe gelen taleplerin Rektörlüğe iletilmesi Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanması Hayır Aday süresinde baģvuru yapmıģ mı Evet BaĢvuru iptal Hayır BaĢvuru Ģartları uygun mu? Evet Yabancı Dil Sınav Jürisinin, yer ve tarihinin belirlenmesi (15 gün) Adaya ve jüri üyelerine tebliği Sınav tutanaklarının hazırlanması ve teslimi 3 KiĢilik bilim jürisinin oluģturulması ve dosyaların bilim jürilerine gönderilmesi Evet Sınav sonucu baģarılı mı? Hayır BaĢarısız Yönetim Kurulu nun olumlu görüģü Rektör Onayı Sayfa 233/255

251 Öğretim Görevlisi Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Taleplerin tespiti Talepler doğrultusunda Rektörlüğe kadro sayısı bildirme Akademik ilanın ulusal gazetede yayımlanması Adayların müracaatı Ön Değerlendirme Komisyonlarının oluģturulması, Rektörlüğe ve ilgililere bildirilmesi BaĢvurusu kabul edilmez Hayır Aday ilandaki Ģartlara uyuyor mu ve belgeleri tamam mı? Evet Belirlenen komisyonlarca baģvuruların değerlendirilerek en yüksek puandan en düģük puana göre sıralanmıģ Ön Değerlendirme Formlarının imzalı haliyle Müdürlüğe teslim edilmesi Sınav tutanaklarının hazırlanması ve sonuçlarının hazırlanması Yabancı dilden baģarılı olanlar ve muaf olanlar için bilim sınavı tarihinin belirlenmesi Sınav tarihinin aday ve jürilere bildirilmesi Sınav tutanaklarının hazırlanması ve sınav sonuçlarının açıklanması Ġlgili kadroya atanamaz Hayır Ġlgi Bölüm BaĢkanlığının GörüĢü olumlu mu? Evet Müdürlük görüģü ile birlikte Yönetim Kuruluna sunulması Rektör onayı Sayfa 234/255

252 Öğretim Görevlilerinin Görev Süresi Uzatımı Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Ġlgilinin görev süresi bitiminden 3 ay önce dilekçe vermesi ve evrak kontrolu Anabilim Dalı ve Bölüm BaĢkanlığı GörüĢünün Dekanlık GörüĢü ile birlikte Yönetim Kurulu na sunulması Hayır Yönetim Kurulu görüģü olumlu mu? Evet Görev süresi uzatılmaz GörüĢlerin ve dilekçenin Rektörlüğe gönderilmesi Rektör onayı Gelen onayın muhasebeye verilmesi Sayfa 235/255

253 Kıdem Terfileri Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Kıdem terfi tarihinin belirlenmesi Ġlgili personelin terfi tarihinde kıdem terfisinin yapılması Müdürlük onayı alınması Üst yazı hazırlanarak Rektörlüğe gönderilmesi Bir nüshasının muhasebeye verilmesi YazıĢmaların ilgilinin dosyasına takılması Sayfa 236/255

254 Madde Görevlendirme Alt Süreç ĠĢ AkıĢ ġeması Görevlendirilmek isteyen öğretim elemanının bölümüne dilekçeyle müracaat etmesi Görevlendirme iptal Hayır Bölüm BaĢkanlığı görüģü olumlu mu? Evet Görev süresi 15 günü geçiyor mu? Görevlendirildiğine dair tebliğ Evet Müdürlük görüģü olumlu mu? Hayır Evet Yönetim Kurulu nda görüģülmesi Görev süresi bitiminde dönüģ raporu(15 Gün) DönüĢ raporunun Yönetim Kurulu nda görüģülmesi Hayır Görevlendirmenin uygun görülmediğine dair tebliğ Hayır Yönetim Kurulu görüģü olumlu mu? Evet Yön.Kurulu Kararıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Görevlendirmenin uygun görülmediğine dair tebliğ Yolluk-yevmiye talebi var mı? Üst yazıyla birlikte Görevlendirme Teklif Formu düzenlenerek Rektörlüğe gönderilmesi ve Rektör onayı Rektörlük Onayının ilgili bölüme tebliği Görev süresi bitimi dönüģ raporu(15 gün) DönüĢ raporlarının Yönetim Kurulu nda görüģülmesi Yön.Kur.kararıyla birlikte Rektörlüğe gönderilmesi Sayfa 237/255

255 3 B.30.2.G MS.0.M Yatay GeçiĢ ĠĢlemleri Eğitim- Öğretim Eğitim- Öğretim Sınav yönetmeli ği Yüksekok ul Öğrenciler 2 B.30.2.G MS.0.M Transkript Belgesi Eğitim- Öğretim Eğitim- Öğretim Sınav Yüksekok ul Öğrenciler yönetmeli ği i GümüĢhan e Üniversite Torul MYO Öğrenci si Müdürlüğ Rektörlüğ ĠĢleri ü Bürosu -- KiĢi Beyanı Öğrenci ĠĢleri Öğrenci Bürosu ĠĢleri Yüksekok ul Sekreteri dk B.30.2.GM S.0.M Öğrenci Belgesi Eğitim- Öğretim Eğitim- Öğretim Yüksekoku l Öğrencileri GümüĢhan e Üniversites Torul MYO i Müdürlüğü Rektörlüğü Öğrenci ĠĢleri Bürosu -- KiĢi Beyanı Öğrenci ĠĢleri Yüksekoku l Sekreteri dk. 220 SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HĠZMETĠN ADI HĠZMETĠN TANIMI HĠZMETĠN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HĠZMETTEN YARARLANANLAR MERK TAġRA EZĠ ĠDARE BĠRĠM LERĠ MAHA LLĠ ĠDARE DĠĞER (ÖZEL SEKTÖ BAġVU R VB.) RUDA ĠSTENE ĠLK N BELGE BAġVU RU LER PARAF MAKA LĠSTES MI KURU Ġ MUN VARSA KURU YAPMA MUN VARSA SI YAPMA GEREK EN SI ĠÇ GERKE YAZIġ MALA N DIġ MEVZU YAZIġ R MALA ATTA R BELĠR TĠLEN HĠZME HĠZME TĠN TAMA TĠN ORTAL MLAN YILLIK AMA SÜRESĠ ĠġLEM SAYISI TAMA MLAN MA TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU HĠZMET ENVANTERĠ TABLOSU HĠZMETĠ SUNMAKLA GÖREVLĠ / YETKĠLĠ KURUMLARIN / BĠRĠMĠLERĠNĠN ADI HĠZMETĠN SUNUM SÜRESĠNCE i GümüĢhan 4 B.30.2.G MS.0.M BaĢarı Notuna Ġtiraz Eğitim- Öğretim Eğitim- Öğretim Sınav Yüksekok ul Öğrenciler yönetmeli ği i GümüĢhan e Üniversite Yüksekok Öğrenci ul si Öğrenciler Rektörlüğ ĠĢleri ü i Bürosu -- Ġtiraz Dilekçesi Müdürlük Öğrenci Makamı ĠĢleri Yüksekok ul Sekreteri gün Diğer e Üniversite Öğrenci lerde si Okuyan ĠĢleri Rektörlüğ Bürosu Sağlık ü Hizmetleri -- Meslek Yüksekok ulu Öğrenciler i Müdürlük Dilekçe ÖSYM Belgesi Transkript Ders Ġçerikleri Öğrenci Makamı Öğretim Planı ĠĢleri Sekreteri -- Ġlgili Üniversite Yatay GeçiĢ Kontenjanlar ı Ġçin Yayınlanan Yatay Senato GeçiĢ Kontenjanlar Kararında Belirtilen ı Ġçin Yayınlanan Süre 8 Senato Kararında Belirtilen Süre D.Kod:KEKSHMYO001/R.No-Tarihi:00 / Y.Tarihi: Sayfa 236/255

256 7 B.30.2.GM S.0.M MaaĢ Kurum Personelini n MaaĢ 657 ĠĢlemleri Sayılı Kanun Kurum Personeli GümüĢhane Üniversitesi Rektörlüğü Torul Meslek Yüksekokul u Müdürlüğü Personel ĠĢleri Bürosu Muhasebe Bürosu Yüksekokul Sekreteri GümüĢhane Üni. Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı ay 12 6 B.30.2.GMS.0. M Kayıt Silme Eğitim- Öğretim Sınav yönetmeliği Eğitim- Öğretim Yüksekokulu Sınav yönetmeliği Öğrencileri GümüĢhane Üniversitesi Rektörlüğü Torul Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Öğrenci ĠĢleri Bürosu - Dilekçe Müdürlük Makamı Memur Yüksekokul Sekreteri - Ġlgili Öğrenci ve Askerlik ġubesine (erkek ise) -- 2 gün 2 SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HĠZMETĠN ADI HĠZMETĠN TANIMI HĠZMETĠN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HĠZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZĠ ĠDARE TAġRA BĠRĠMLERĠ MAHALLĠ DĠĞER ĠDARE (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAġVURUD A ĠSTENEN BELGELER ĠLK BAġVURU MAKAMI PARAF KURUMUN LĠSTESĠ VARSA YAPMASI GEREKEN ĠÇ KURUMUN VARSA YAPMASI MEVZUATT YAZIġMAL A BELĠRTĠLE GERKEN AR DIġ N YAZIġMAL HĠZMETĠN TAMAMLA HĠZMETĠN AR ORTALAMA NMA TAMAMLA SÜRESĠ NMA YILLIK SÜRESĠ ĠġLEM SAYISI 5 B.30.2.GMS. 0.M Mezuniyet Belgesi Verilmesi Eğitim- Öğretim Eğitim- Öğretim Sınav yönetmeliği Yüksekokul Öğrencileri GümüĢhane Üniversitesi Torul Rektörlüğü MYO Müdürlüğü Öğrenci ĠĢleri Bürosu -- Mezuniyet ve Diploma BaĢvuru Formu ĠliĢik Kesme Müdürlük Makamı Formu, öğrenci Öğrenci ĠĢleri Yüksekokul kimliği, nüfus cüzdanı fotokopisi, Sekreteri -- fotoğraf 2 gün 50 T.C. HĠZMETĠ SUNMAKLA GÖREVLĠ / YETKĠLĠ KURUMLARIN / BĠRĠMĠLERĠNĠN ADI HĠZMETĠN SUNUM SÜRESĠNCE Sayfa 237/255

257 SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HĠZMETĠN ADI HĠZMETĠN TANIMI HĠZMETĠN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HĠZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZ Ġ ĠDARE TAġRA BĠRĠMLE RĠ MAHALL DĠĞER Ġ ĠDARE (ÖZEL SEKTÖR BAġVUR VB.) UDA ĠSTENEN BELGEL ĠLK ER BAġVUR KURUM U UN VARSA MAKAMI PARAF KURUM UN LĠSTESĠ YAPMAS VARSA I MEVZUA YAPMAS GEREKE N TTA I ĠÇ GERKEN BELĠRTĠ YAZIġM ALAR LEN DIġ HĠZMETĠ YAZIġM HĠZMETĠ ALAR N TAMAM N ORTALA LANMA SÜRESĠ MA TAMAM YILLIK LANMA ĠġLEM SÜRESĠ SAYISI 9 B.30.2.GMS.0.M Yurtiçi ve YurtdıĢı Geçici Görev Yolluk Yollukları Bildirimleri Harcırah Kanunu Kurum Personeli GümüĢhane Üniversitesi Rektörlüğü TorulMeslek Yüksekokulu Müdürlüğü Strateji GeliĢtirme Daire -- BaĢkanlığı Görevlendirm e Onayı Yolluk Bildirimi Muhasebe Bürosu Memur Yüksekokul GümüĢhane Sekreteri Üni. Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı gün 10 8 B.30.2.GMS.0. M Ek Ders Öğretim Elemanlarının Ek Ders ĠĢlemler 657 Sayılı Kanun Öğretim Elemanları GümüĢhane Üniversitesi Torul Rektörlüğü Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Öğrencileri Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı -- Ek Ders Çizelgeleri Muhasebe Bürosu GümüĢhane Üni. Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığı ay 9 T.C. HĠZMETĠ SUNMAKLA GÖREVLĠ / YETKĠLĠ KURUMLARIN / BĠRĠMĠLERĠNĠN ADI HĠZMETĠN SUNUM SÜRESĠNCE Sayfa 238/255

258 13 B.30.2.GMS. 0.M Askerlik ĠĢlemleri Askerliğini Yapmak Üzere Ücretsiz Ġzne 657 Sayılı Ayrılma Kanun ĠĢlemleri Kurum Personeli GümüĢhane Üniversitesi Rektörlüğü Toruli Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü Personel ĠĢleri -- Bürosu Dilekçe, Askerlik Sevk Belgesi Müdürlük Makamı Memur Yüksekokul GümüĢhane Sekreteri Üniversitesi Personel Daire BaĢkanlığı gün 1 12 B.30.2.GMS. 0.M2 855 Borç ve Alacak Kurum ĠĢlemleri Personelinin MaaĢında Haciz yada Kesinti Olup 657 Sayılı Kanun Olmadığını Gösteren Belge Kurum Personeli GümüĢhane Üniversitesi TorulMeslek Rektörlüğü Yüksekokulu Müdürlüğü Muhasebe Bürosu -- Dilekçe Muhasebe Bürosu Memur Yüksekokul Sekreteri saat B.30.2.GMS. 0.M Ġzin ĠĢlemleri Kurum personelinin, yıllık, mazeret, sıhhi ve 657 Sayılı ücretsiz Kanun izinleri ile ilgili Kurum Personeli iģlemleri GümüĢhane Üniversitesi TorulMeslek Rektörlüğü Yüksekokulu Müdürlüğü Personel ĠĢleri -- Bürosu Yıllık Ġzinlerde Ġzin Formunun Doldurulmas Personel ı, Sıhhi Ġzinlerde ĠĢleri Bürosu Memur Raporun Müdürlüğüm Yüksekokul üze GümüĢhane UlaĢtırılması Sekreteri Üniversitesi Personel Daire BaĢkanlığı gün B.30.2.GMS.0. M2 903 Personel Özlük ĠĢlemleri Atama, Nakil ve Ayrılma ĠĢlemleri 657 Sayılı Kanun Fakültemiz Personeli GümüĢhane Üniversitesi TorulMeslek Rektörlüğü Yüksekokulu Müdürlüğü Personel ĠĢleri Bürosu -- 1-Personel Atama Onayı 2-Nakil Bildirimi 3-Görevden AyrılıĢ-Göreve BaĢlama Yazısı 4-ĠliĢik Kesme Belgesi Müdürük Makamı Memur Yüksekokul Sekreteri GümüĢhane Üniversitesi Personel Daire BaĢkanlığı 1 hafta 1 gün 5 T.C. Sayfa 239/255

259 3.9. TORUL MYO DA UYGULANAN SÜRELĠ YAZILAR TAKĠP ÇĠZELGESĠ Tarih Ġlgili ay Her ay Her ay Her ay Ocak Ocak Ocak ġubat Mart Mart Hazira n Eylül Mayıs Kasım Mayıs Yapılacak çalıģmanın adı Akademik personelin süre uzatmalarının yapılması Emekli keseneklerinin hazırlanması Doğrudan teminle yapılan alımların bildirilmesi Hak ediģ ödemelerinin hazırlanması Dikey geçiģ kontenjanlarının bildirilmesi ÖSYM kontenjanlarının bildirilmesi Performans göstergelerinin hazırlanması Faaliyet raporunun hazırlanması Ġdari personelin kadro tekliflerinin yapılması Sarf malzeme çıkıģlarının gönderilmesi Sendikalı personel listelerinin gönderilmesi Yatay geçiģ kontenjanlarının belirlenmesi Hazırlayacak birimler / sorumlular Bölüm BaĢkanları, Yüksekokul Yönetim Kurulu Tahakkuk ġefi Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri Bölüm BaĢkanları, Yüksekokul Yönetim Kurulu Bölüm BaĢkanları, Müdür, Yüksekokul Yönetim Kurulu Müdür Yardımcısı, Bölüm BaĢkanları, Yüksekokul Sekreteri Bölüm BaĢkanları, Müdür Yardımcısı, Yüksekokul Sekreteri Müdür, Yüksekokul Sekreteri TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Tahakkuk ġefi Bölüm BaĢkanları, Yüksekokul Yönetim Kurulu Gönderileceği yer Rektörlük, Personel Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Kamu Ġhale Kurumu BaĢkanlığı, SayıĢtay BaĢkanlığı Rektörlük, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Rektörlük Rektörlük, Personel Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Personel Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı Bilgi kaynakları Özlük dosyaları, süre uzatımı takip çizelgeleri MaaĢ bordroları, özlük dosyaları Bütçe dosyası, taģınır kayıtları Ġhale dosyası ÖSYM, bölümlerden gelen teklifler, öğrenci sayıları ÖSYM, bölümlerden gelen teklifler, öğrenci sayıları Anketler, istatistiksel bilgiler, bölüm baģkanlıkları Ġlgili yönetmelikler, ÖĠDB, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı, bölüm baģkanlıkları, Yüksekokul Sekreterliği, stratejik plan, bütçe dosyası Özlük dosyaları Yönetmelik, taģınır kayıtları defterler MaaĢ bordroları, özlük dosyaları Yönetmelik, ÖSYM, bölümlerden gelen teklifler, öğrenci Sayfa 240/255

260 Haziran Temm uz Temm uz Aralık Temm uz Ağusto s Eylül ġubat Aralık Fakülte mezuniyet töreninin yapılması Akademik personel performans raporlarının hazırlanması Uyum eylem planının yapılması Bütçenin hazırlanarak sunulması Yatay geçiģ baģvurularının değerlendirilmesi Ġkinci öğretim personel görevlendirmelerin in yapılması Sayım döküm cetvellerinin hazırlanması Bölüm BaĢkanları, Müdür Yardımcısı Yüksekokul Sekreteri, Müdür Yüksekokul Sekreteri, Müdür Tahakkuk ġefi, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Yardımcısı, Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Sekreteri, Müdür, YüksekokulYönetim Kurulu TaĢınır Kayıt kontrol yetkilisi, Yüksekokul Sekreteri, Müdür Rektörlük Rektörlük, Personel Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Rektörlük, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı Rektörlük SayıĢtay BaĢkanlığı sayıları Akademik takvim, ilgili yazılar, ÖĠDB Ġlgili yönetmelik Ġlgili yönetmelik Öğrenci sayıları, planlanan harcamalar, yatırım projeleri, personel giderleri BaĢvuru evrakları, ilgili yönetmelikler Kanun, Fakülte Yönetim Kurulu Ġlgili yönetmelik, kayıt defterleri 3.10 TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU SORUMLULARININ ORTAK GÖREV VE SORUMLULUKLARI GümüĢhane Üniversitesi Torul Meslek Yüksekokulu Üst Yönetimi tarafından ve ilgili mevzuat gereğince belirlenmiģ amaç, hedef, strateji ve ilkeler doğrultusunda, sorumluluğu altındaki faaliyetlerin yürütülmesi ile ilgili plan ve programları belirlemek, uygulamaları izlemek ve oluģabilecek sapmalar konusunda gerekli önlemleri almak. Bölümü içindeki çalıģmaları yönlendirmek, koordine ve kontrol etmek, oluģabilecek aksaklıklara çözüm bulmak. Bölüm çalıģmalarının etken bir Ģekilde yürütülüp gerçekleģtirilebilmesi amacıyla; kadrosunun iģ bölümünü ve çalıģma düzenini belirlemek, iģ dağılımında denge ve esneklik sağlamak, alt grupları izlemek ve koordine etmek. Sorumlu olduğu birimlerdeki mesleki ve sosyal problemleri görev kapsamı dâhilinde çözmeye çalıģmak, uyumlu bir çalıģma ortamının oluģmasını ve çalıģma disiplinini sağlamak. Sayfa 241/255

261 Kurumunun faaliyetlerini etkileyecek nitelikte olan ve kendi görev kapsamı içinde bulunan geliģmeleri, yasal düzenleme ve değiģiklikleri, yerli ve yabancı yayınları, düzenli olarak izlemek, zamanında öneri ve giriģimlerde bulunmak. Faaliyetlerin uygun Ģekilde yürütülmesi için gerekli personel ihtiyacını nitelik ve nicelik olarak belirlemek, temini konusunda öneriler geliģtirmek. Birim çalıģanlarının gerekli nitelikleri kazanması ve yeterli bilgi düzeyine ulaģabilmesi için öneri ve giriģimlerde bulunmak. Birim faaliyetlerini gerçekleģtirebilmek için gerekli araç, gereç, malzeme vb. gibi ihtiyaçları belirlenmesini ve teminini sağlamak. Öncelikle kendi bölümü içinde olmak üzere, üst yönetim ve diğer bölümlerle etkili iletiģim kurulmasını sağlamak. Birden fazla bölümü ilgilendiren ortak faaliyetlerin gerçekleģtirilmesinde yardımlaģma, iģbirliği ve koordinasyonu sağlamak, sonuçları izlemek ve değerlendirmek. Sorumluluğu altındaki faaliyetlerle ilgili bilgi akıģını, kayıt, rapor ve yazıģmaların kural ve talimatlarına uygun olarak düzenlenmesini, ilgili tüm belgelerin dosyalanıp saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. Ölçme, değerlendirme, yeni sistem geliģtirme çalıģmalarının yapılmasını desteklemek ve bu çalıģmalara katkıda bulunmak, öneriler geliģtirmek. Katıldığı ya da sorumluluğunu üstlendiği süreçlerde sürekli iyileģtirme fırsatlarını araģtırmak, iyileģtirme önerileri geliģtirmek, gerekli onayları alıp sürecin yeni akıģını uygulamaya koymak. Faaliyetleri ile ilgili iģlerin daha verimli bir Ģekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla öneriler geliģtirmek, astları tarafından geliģtirilen önerileri değerlendirmek. Yöneticisi tarafından istenen raporların hazırlanmasını sağlamak. Üst yönetim tarafından görevlendirildiği komisyon, komite vb. çalıģma gruplarında yer almak ve üzerine düģen görevleri yerine getirmek. Görevlendirilmesi halinde diğer yöneticilere vekalet etmek. Ġmza yetkisini Kurumun menfaatleri doğrultusunda kullanmak, Kurumun itibarının korunması ve geliģtirilmesinde üzerine düģen görevleri yerine getirmek. Etik kuralların uygulanmasını sağlamak TORUL MESLEK YÜKSEKOKULU SORUMLULARININ ORTAK YETKĠLERĠ Birim çalıģmalarını kabul edilen plan, program ve bütçeye göre yönlendirmek, kaynakların verimliliği artıracak biçimde değerlendirmek. Birimin çalıģma düzenini ve iģ bölümünü düzenlemek, değiģiklik yapmak, denetlemek, astlarını uyarmak, astlarından bilgi ve rapor istemek. Üst yönetim tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde evrakları imzalama ve/veya paraflama yetkisine sahip olmak. Sayfa 242/255

262 Birim çalıģanlarının tayin, terfi, nakil, asalet tasdiki, iģten ayrılma ve diğer özlük haklarına iliģkin önerilerini yöneticisine sunmak. Birim personelinin yıllık, mazeret ve hastalık izin kullanma zamanlarını belirlemek ve izin vermek. Bölümüne alınacak personelin seçiminde görev almak, personelle ilgili ödüllendirme ve disiplin cezası konularında görüģ bildirmek. Bölümünün kadrosunu ve bu kadroda yapılmasını öngördüğü değiģiklikleri yöneticisine teklif etmek. Bölüm çalıģmaları için gerekli olan demirbaģ ve sarf malzeme ile çeģitli araç ve gereç ihtiyacını yöneticisine teklif etmek. Gerektiğinde görev alanı ile ilgili konularda rapor hazırlamak, görüģ ve önerilerini yazılı ya da sözlü olarak sunmak. Hizmeti kolaylaģtıracak, verimliliği artıracak önlemler geliģtirmek ve onaylanan değiģiklik önerilerini uygulama yetkisine sahip olmak. 4. EKLER 4.1 nde Kullanılan Formlar FORĠKS001 Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları Takip Ana Formu FORĠKS002 Toplantı Eğitim Tutanak Formu FORĠKS003 Yıllık Eğitim Planı Formu FORĠKS004 ĠĢ Analiz Formu FORĠKS005 Süreç HiyerarĢisi Çizim Tablosu Formu FORĠKS006 Temel Süreç Tanım Formu FORĠKS007 Yetki Devri Formu FORĠKS008 Performans Değerlendirme Formu FORĠKS009 Risk Envanter Kütüğü Tablosu FORĠKS010 Risk Eylem Planı Tablosu FORĠKS011 ÇalıĢan Öneri Formu FORĠKS012 Ġç Kontrol Ġzleme Formu FORĠKS013 Tutanak Formu FORĠKS014 ġikayet Formu FORĠKS015 Yetki Devri Rapor Formu FORĠKS016 Dönemsel Risk Tepkisi Değerlendirme Formu FORĠKS017 Dönemsel Risk Tepkisi Değerlendirme Formu Yönetici FORĠKS018 Artık Risk Değerlendirme Tablosu FORĠKS019 Ġç Kontrol Düzeltici Önleyici Faaliyet Formu FORĠKS020 Eğitim Ġhtiyaç Formu Sayfa 243/255

263 FORĠKS021 ÇalıĢanların Memnuniyet Ölçüm Anketi Formu FORĠKS022 ĠĢ Deneyim Tablosu Formu FORĠKS023 Görev Envanteri Tablosu Formu FORĠKS024 TeĢhis ÇalıĢması Değerlendirme Formu FORĠKS025 Organizasyon ve Yönetsel Süreçlerde Performans Analiz Formu FORĠKS026 Birim Bölüm Etkenliği Değerlendirme Formu FORĠKS027 Etik Değerlendirme Formu FORĠKS028 Ġç Kontrol Güvenilirlilik Analizi Formu FORĠKS029 Ġç PaydaĢ Memnuniyet Anketi FORĠKS030 Bilgi Teknolojileri Kullanıcılarına Ait Mevcut Durum Analizi Formu FORĠKS031 Bilgi Teknolojileri Kullanıcılarına Personele Yönelik Mevcut Durum Analizi Formu FORĠKS032 Vekalet Formu FORĠKS033 Hata Bildirim Formu FORĠKS034 Ġç Den. Rap. Sonucu Hazırl. Eylem Planı Tab FORĠKS035 Kayıt Dosyalama ArĢiv Analiz Formu FORĠKS036 Ġç Hareketlilik Tablosu FORĠKS037 Varyans Analizi Tablosu FORĠKS038 Kritik Kontrol Noktaları Formu FORĠKS039 Performans Göstergeleri Tablosu FORĠKS040 Bilgi Teknolojileri Risk Faktörleri Olası Risklerin Kontrol Faaliyetleri Tablosu FORĠKS041 Risk Önem Dereceleri Tablosu FORĠKS042 Risk Önem Dereceleri Belirleme Tablosu FORĠKS043 Risk Değerlendirme Tablosu.docc FORĠKS044 Risk Derecelendirme Matrisi Tablosu FORĠKS045 Kritik Risk Alanları Değerlendirme Tablosu FORĠKS046 Risk Sınıflandırma Tablosu FORĠKS047 Risk Profili Tablosu FORĠKS048 Risk Önem Derecelerine Göre Sıralama Tablosu FORĠKS049 Risk Kapasitesini Takdir FORĠKS050 Revizyon Formu FORĠKS051 Risklere Verilecek Yanıtlar Gerçek Alanları Sayfa 244/255

264 FORĠKS052 Risklere Verilecek Yanıtlar Tablosu FORĠKS053 Ġç Denetim Raporu Sonucu Hazırlanan Eylem Planı Tablosu FORĠKS054 Eğitim Değerlendirme Formu FORĠKS055 Ġstek, ġikayet Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesi FORĠKS056 Risk Faktörleri Değerlendirme Anketi Formu FORĠKS057 Yıllık Birim Faaliyet Rapor Formu FORĠKS058 Bireysel Akademisyen Faaliyet Raporu FORĠKS059 Döküman Dağıtımı ve Toplama Formu FORĠKS060 Yeni Doküman Hazırlama ve Döküman Takip, DeğiĢiklik Ġstek Formu FORĠKS061 Hassas Görev Formu FORĠKS062 Ders Telafi Formu 4.2 nde Kullanılan Destek Dökümanlar DEDĠKS001 ĠĢ AkıĢı Çizim Standartları DEDĠKS002 nin OluĢturulması ÇalıĢması uyum Eylem Planı Uygulama Rehberi DEDĠKS003 Ortak Görev ve Sorumluluklar DEDĠKS004 Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı DEDĠKS005 Yönetim Taahhüdü DEDĠKS006 Etik Kurallar DEDĠKS007 Etik Kurallar DEDĠKS008 Etik Kurallar DEDĠKS009 Risk Değerlendirme DEDĠKS010 Risk Değerlendirme DEDĠKS011 Risk Değerlendirme DEDĠKS012 Risk Sınıflandırma Tablosu DEDĠKS013 Kritik kontrol noktaları değerlendirme tabloları DEDĠKS014 Etik Kurallar Oylama DEDĠKS015 Etik Kurallar Oylama nde Kullanılan Prosedürler PROĠKS001 Dokümanı Kontrolü ve Güncelliğinin Takibi Prosedürü PROĠKS002 ġikayetler Prosedürü PROĠKS003 Ġç Denetim Prosedürü PROĠKS004 Eğitim Prosedürü Sayfa 245/255