TS EN ISO 9001:2008
Bu Kalite El Kitabı, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu ndaki tüm çalışanlar için bağlayıcı kalite düzenlemeleri içermekte ve yüksekokul hedeflerine ulaşmaya yönelik kalite prensip ve politikalarını açıklamaktadır. Kalite Yönetim Sistemimiz, TS EN ISO 9001:2008 standartlarının gereklerini yerine getirmek amacıyla kurulmuştur. Bu gereklerin yerine getirilmesini ve muhafazasını garanti altına almak için üçüncü taraf sertifikalandırmalarını ve periyodik sistem denetimlerini içeren bir program mevcuttur. Kalite El Kitabının içerisinde geçen Yapılacaktır, yapılmalıdır gibi ibareler emredici bir talep anlamına gelmektedir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.00 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 2 / 5
0. İçindekiler Bölüm No ISO 9001:2008 Madde No Konu 0. - İçindekiler 1. - Amaç 1. - Kapsam 1. - Hariç Tutmalar 1. - Kalite El Kitabında Bulunan Kısaltmalar 2. - Kuruluşun Tanımı 3. - Kalite El Kitabının Yapısı ve Kontrolü 3. - Prosedürler Listesi 3. - Süreç Etkileşim Şeması 4. 4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 4. 4.1. Genel Şartlar 4. 4.2. Dokümantasyon Şartları 4. 4.2.1. Kalite Sisteminin / Dokümantasyonun Yapısı 4. 4.2.2. Kalite El Kitabı 4. 4.2.3. Dokümanların Kontrolü 4. 4.2.4. Kayıtların Kontrolü 5. 5. YÖNETİM SORUMLULUĞU 5. 5.1. Yönetim Taahhüdü 5. 5.2. Müşteri Odaklık 5. 5.3. Kalite Politikası 5. 5.4. Planlama 5. 5.4.1. Kalite Hedefleri 5. 5.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin Planlaması 5. 5.5. Sorumluluk, Yetki ve İletişim 5. 5.5.1. Sorumluluk ve Yetki 5. 5.5.2. Yönetim Temsilcisi 5. 5.5.3. İç İletişim 5. 5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi 5. 5.6.1. Genel 5. 5.6.2. Gözden Geçirme Girdisi 5. 5.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı 6. 6. KAYNAK YÖNETİMİ 6. 6.1. Kaynakların Sağlanması 6. 6.2. İnsan Kaynakları 6. 6.2.1. Genel 6. 6.2.2. Yeterlilik, Farkında olma (bilinç) ve Eğitim 6. 6.3. Alt Yapı 6. 6.4. Çalışma Ortamı KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.00 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 3 / 5
Bölüm No ISO 9001:2000 Madde No Konu 7. 7. HİZMET GERÇEKLEŞTİRME 7. 7.1. Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması 7. 7.2. Müşteri İle İlişkili Süreçler 7. 7.2.1. Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi 7. 7.2.2. Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi 7. 7.2.3. Müşteri ile İletişim 7. 7.3. Tasarım ve Geliştirme 7. 7.3.1. Tasarım ve Geliştirme Planlaması 7. 7.3.2. Tasarım ve Geliştirme Girdileri 7. 7.3.3. Tasarım ve Geliştirme Çıktıları 7. 7.3.4. Tasarım ve Geliştirmenin Gözden Geçirilmesi 7. 7.3.5. Tasarım ve Geliştirme Doğrulaması 7. 7.3.6. Tasarım ve Geliştirmenin Geçerli Kılınması 7. 7.3.7. Tasarım ve Geliştirme Değişikliklerinin Kontrolü 7. 7.4. Satınalma 7. 7.4.1. Satınalma Süreci 7. 7.4.2. Satınalma Bilgisi 7. 7.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması 7. 7.5. Hizmetin Sunulması 7. 7.5.1. Hizmet Sağlamanın Kontrolü 7. 7.5.2. Hizmet Sağlanması İçin Süreçlerin Geçerliliği 7. 7.5.3. Tanımlama ve İzlenebilirlik 7. 7.5.4. Müşteri Mülkiyeti (Müşteri Malı) 7. 7.5.5. Ürünün Muhafazası 7. 7.6. İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü 8. 8. ÖLÇME, ANALİZ ve İYİLEŞTİRME 8. 8.1. Genel 8. 8.2. İzleme ve Ölçme 8. 8.2.1. Müşteri Memnuniyeti 8. 8.2.2. İç Tetkik 8. 8.2.3. Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi 8. 8.2.4. Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi 8. 8.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü 8. 8.4. Veri Analizi 8. 8.5. İyileştirme 8. 8.5.1. Sürekli İyileştirme 8. 8.5.2. Düzeltici Faaliyet 8. 8.5.3. Önleyici Faaliyetler KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.00 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 4 / 5
1. Giriş 1.1. Amaç Kalite El Kitabı, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nda kullanılan Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili faaliyetleri basit, kolay ve anlaşılabilir bir şekilde sunulmasına yardımcı olmaktadır. Kalite Sistemimiz, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Şartlarına uygun olarak kurulmuştur. Kalite El Kitabı ile paydaşlarımızın yüksekokulumuzdan beklentisi olan, sürekli artan seviyede hizmet kalitesi için katkıda bulunmayı sağlayacak her türlü dokümantasyona referans verilmiştir. 1.2. Kapsam Kalite El Kitabı nın kullanım hakkı, Çubuklu Mahallesi Vatan Caddesi No: 69 Kavacık Beykoz 34805 İstanbul adresinde faaliyette bulunan; T.C. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu na aittir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun Kalite Yönetim Sistemi idari hizmetlerin gerçekleştirildiği Yüksekokul Sekreterliğini kapsar. Mali İşler Birimine ilişkin süreçler kapsam dışındadır. 1.3. Hariç Tutmalar Verilen hizmetin doğası gereği Yüksekokul Kalite Yönetim Sistemi (KYS) nde Standardın 7.3. Tasarım ve Geliştirme, 7.5.2. Hizmet Sağlanması İçin Süreçlerin Geçerliliği ve 7.6. İzleme ve Ölçme Cihazlarının Denetimi maddesi kapsam dışıdır. 1.4. Kalite El Kitabında Bulunan Kısaltmalar KEK MHB KGM KGB BLMY KYS BKZ. REF. ISO VB. Kalite El Kitabı Mütevelli Heyet Başkanı Kurumsal Gelişim Müdürü Kurumsal Gelişim Birimi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunu Kalite Yönetim Sistemi Bakınız Referans Uluslararası Standartlar Organizasyonu Benzer-Benzeri KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.01 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 1 / 1
2. Kuruluşun Tanımı 2.1. Yüksekokul Hüviyeti 2.1.1. Yüksekokulun Adı T.C. BEYKOZ LOJİSTİK MESLEK YÜKSEKOKULU 2.1.2. Logosu 2.1.2. Kullanılan Adı Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu 2.1.3. Kuruluş Adresi Çubuklu Mahallesi Vatan Caddesi No: 69 Kavacık Beykoz 34805 İstanbul Telefon : 0216 444 25 68 Fax: 0216 423 95 20 www.beykoz.edu.tr 2.1.4. Kuruluş Tarihi Türkiye Lojistik Araştırmaları ve Eğitimi Vakfı 18.07.2007 Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, Bakanlar Kurulunun 17.07.2008 ve 13959 sayılı kararı ile kurulmuş ve kuruluş kararnamesi 06.08.2008 tarih ve 26959 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. 2.1.5. Faaliyet Konusu Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda eğitim hizmeti ve idari hizmetler verilmektedir. 2.2. Tarihçe Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, Türkiye Lojistik Araştırmaları ve Eğitimi Vakfı (TÜRLEV) tarafından kurulmuştur. TÜRLEV lojistik sektörüne yönelik nitelikli bilimsel araştırma ve yayın faaliyetinde bulunmak, sektörde yetişen insan kaynağının mesleki ve davranışsal gelişimine katkı sağlamak ve sektöre nitelikli insan kaynağı sağlayacak yükseköğretim faaliyetlerinde bulunmak amacıyla lojistik sektöründen işadamları ve akademisyenler tarafından kurulmuştur. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.02 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 1 / 2
Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, Bakanlar Kurulunun 17.07.2008 ve 13959 sayılı kararı ile kurulmuş ve kuruluş kararnamesi 06.08.2008 tarih ve 26959 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu yönetim ve organizasyonu, 2547 sayılı kanun ve bu kanuna göre çıkarılan Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği ne göre gerçekleştirilmiştir. Mütevelli Heyet, Yüksekokul un en yüksek karar organı olup Yüksekokul un tüzel kişiliğini temsil etmektedir. Mütevelli Heyeti üyeleri, Vakıf yönetim organı tarafından, yaş sınırlaması hariç devlet memuru olma niteliklerine sahip adaylar arasından dört yıl süre için seçilen 10 üyeden oluşmaktadır. Müdür, Yüksekokul un en üst akademik yöneticisidir. Müdür, Yükseköğretim Kurulu'nun olumlu görüşü alınarak Mütevelli Heyeti tarafından üç yıl için atanmıştır. Müdür, Yüksekokul un akademik başarısını en üst düzeye ulaştırma sorumluluğunu taşımaktadır ve bilimsel üretimin artması, eğitim öğretim ve hizmet standartlarının iyileştirilmesi için akademik ve idarî personeli yönlendirmektedir. Yüksekokul organları; Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu ndan oluşmaktadır. İdari yapının başında bir yüksekokul sekreteri, yüksekokul sekreterliğine bağlı birim müdürleri, birim sorumluları diğer görevliler bulunmaktadır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.02 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 2 / 2
3. Kalite El Kitabının Yapısı ve Kontrolü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu ile ilgili normları ve paydaşların taleplerini yerine getirecek olan bir Kalite Sistemini uygulamakta, belgelemekte ve muhafaza etmektedir. Kalite Sistemi, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nun Kalite Politikası ile ilgili faaliyetlerin ve hedeflerin tespit edilmesi aracılığı ile etkili bir biçimde oluşturulmuş ve tüm yüksekokul bünyesinde anlaşılır bir hale getirilmiştir. 3.1. Kalite El Kitabının Yapısı ve Kontrolü Kalite El Kitabının yürütülmesi ve ilgili görevlerin tanımlanan içerikler dahilinde uygulanması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu yönetiminin sorumluluğundadır. Kalite El Kitabımız ISO 9001:2008 normlarına uygun olarak oluşturulmuştur. Güncel hali ile bilgisayar ağında tüm çalışanların kullanımına sunulmuş olup bilgisayar ağı ile erişimi olmayan yerlere kontrollü kopyaları dağıtılmış durumdadır. Tüm nüshaların kontrolü Kurumsal Gelişim Birimi sorumluluğundadır. Kalite El Kitabı paydaşlara ve diğer üçüncü şahıslara Kalite Yönetim Sisteminin bir kanıtı olarak, Kurumsal Gelişim Müdürü nden talep edilerek ve Yüksekokul Müdürü onayı ile yüksekokul dışına kontrollü kopya halinde verilebilir. Kurumsal Gelişim Birimi, Kalite El Kitabının yayınlanması ve güncelleştirilmesinden sorumludur. 3.2. Prosedürler Listesi Prosedürlerin tümü Prosedür Listesinde belirtilmiştir. KALĠTE YÖNETĠMĠ ONAY Kod KEK.03 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 1 / 2
Destek Süreçler 3.3. Süreç Etkileşim YGG Tanıtım ve Halkla Ġlişkiler 4. Sürekli İyileştirme Düzeltici Önleyici Faaliyet İşleyişi ĠÇ TETKĠK Bilgi Kaynakları Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Hizmetin Sunumu Mali Ġşler Öğretimin Gerçekleştirilme si Öğrenmiş öğrenci devam listeleri, sınav evrakları Bilgi Teknolojileri ÖĞRENCĠ Kayıt Olmuş Öğrenci Öğretim Planı Kayıt Olmuş Öğrenci Ders Yoklama Listeleri, Kayıt Yenilemeyen Öğrenci LĠsteleri Kurumsal Gelişim Öğrenci Ġşleri İlk Kayıt İşlemleri Kayıt Yenileme Sınav Gerçekleştirme Sağlık, Kültür ve Spor KALĠTE YÖNETĠMĠ ONAY Kod KEK.03 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 2 / 2
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi 4.1.Genel Şartlar Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda ISO 9001:2008 standardının şartları kapsamında Kalite Yönetim Sistemi kurulmuş ve dokümante edilmiştir. Bu sistem Yüksekokulda yürütülmekte, sürekliliği sağlanmakta ve etkinliği iyileştirilmektedir. Verilen hizmet ile ilgili süreçler tanımlanarak süreçler arası etkileşim belirlenmiştir. Süreçlerin işletilmesi için gerekli kaynaklar sağlanmıştır. Yüksekokuldaki Kalite Yönetim Sistemi, Kurumsal Gelişim Birimi sorumluluğunda olup Kurumsal Gelişim Süreci içerisinde yer almaktadır. Ref : Kurumsal Gelişim Prosedürü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Kalite Yönetim Sisteminin Süreçleri A. TEMEL SÜREÇLER Eğitim-Öğretim Süreci B. DESTEK SÜREÇLERİ 1) Kurumsal Gelişim 2) Bilgi Teknolojileri 3) Tanıtım ve Halkla İlişkiler 4) Bilgi Kaynakları 5) Öğrenci İşleri 6) Sağlık, Kültür ve Spor 7) İdari İşler (Dış Kaynaklı Süreç) 8) Mali İşler 4.2. Dokümantasyon Şartları Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu kalite politikası doğrultusunda çalışan bütün personeli kapsayan bir kalite sistemi oluşturulmuştur. Sistemimizin amacı hizmet üretimi ve verilen hizmeti sürekli geliştirip iyileştirerek, aksaklıkları önlemeye yönelik çalışmalarla en iyiye ulaşmaktır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nun Kalite Yönetim Sistemi; hizmetin belirlenen şartları karşılamasını ve bunun sürekliliğinin sağlanması, hizmet sırasındaki uygunsuzlukların tespiti ve tekrar oluşmasına yol açan sebeplerin ortadan kaldırılması esaslarını belirleyen ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardının şartlarına uygun biçimde hazırlanan bir Dokümantasyon sistemidir. Temel hedef paydaşları memnun etmektir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 1 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi Kalite sisteminde kaliteyi etkileyen işleri yöneten, uygulayan ve doğrulayan kişilerin görev, yetki ve sorumlulukları Doküman ve Veri Kontrolü Prosedüründe belirtilmiştir. Kalite Yönetim Sistemi, faaliyetlerini geliştirebilmek için, sistemli ve devamlı bir eğitim programı tüm personel için uygulanır. Bu eğitim programının organizasyon ve uygulama sorumluluğu, İnsan Kaynakları Bölümüne aittir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun Kalite Sistemi; Kalite El Kitabı Kalite Politikası Sorumluluk ve Yetkiler (Görev Tanımları) Prosedürler Talimatlar Süreç Künyeleri Kalite Planları Formlar ve Ekler Dış Kaynaklı dokümanlar (Standartlar, Kanunlar, Yönetmelikler, Tüzükler, Müşteri Şartnameleri) dan oluşur. Kalite Yönetim Sistemi; bu dokümanların etkin bir şekilde işletilmesini ilke edinmiştir. Sistem dokümanlarının hazırlanması, onaylanması, dağıtımı ve revizyonlarının Doküman ve Veri Kontrolü Prosedürü nde açıklanmıştır. Sistemdeki hiçbir doküman Yüksekokul Müdürü nün ve KGB nin onayı olmadan çoğaltılamaz ve üçüncü şahıslara verilemez. Bu Kalite El Kitabı, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda kurulu Kalite Yönetim Sistemini tanıtıp, sistemde yer alan faaliyetleri açıklayıp, Kalite Politikasını ve amaçlarını tanımlamaktır. Kalite El Kitabı hizmet kalitesini etkileyen tüm faaliyetleri kapsamaktır. 4.2.1. Kalite Sisteminin / Dokümantasyonun Yapısı ISO 9001:2008 Standardı kapsamında Kalite Politikası, Kalite Hedefleri ve Kalite Taahhütleri belirlenmiş ve dokümante edilmiştir. Bu standardın şartları doğrultusunda dokümantasyon yapısı belirlenmiş ve dört aşama altında oluşturulmuştur. Aşama 1 Kalite El Kitabı: Bu doküman, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun belirli prosedürler ve diğer kalite unsurları ile gerçekleştirilen kalite politikasını açıklamaktadır. Aşama 2 Prosedürler: Bu dokümanlar Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun bünyesindeki 1. Aşamanın taleplerinin yerine getirilmesinde gerekli olan faaliyet ve sorumlulukları ayrıntıları ile tanımlamaktadır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 2 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi Aşama 3 Talimatlar: Belirli birimlerin veya fonksiyonların 2. Aşamanın taleplerinin yerine getirilmesinde gerekli olan faaliyetlerini ayrıntıları ile tanımlamaktadır. Aşama 4 Kalite Kayıtları: Tespit edilmiş olan taleplere uyulmasının ve kalite sisteminin etkili biçimde uygulanmasının ispatı. Kalite El Kitabı Prosedürler Kalite Politikası Yaklaşımı ve Sorumluluk Kim? Ne? Ne Zaman? (Nasıl?) Talimatlar Nasıl? (Gerekli ise) Kalite Kayıtları (Dokümanlar) Sonuçlar Kalite Politikası: Kuruluşun amacına uygunluğunu, Kalite Yönetim Sisteminin şartlarına uyma ve etkinliğinin sürekli iyileştirildiğinin taahhüdünü içeren, sistemin sürekli uygunluk için gözden geçirildiğini açıklayan temel dokümandır. Kalite Hedefleri: Kuruluş içinde hizmet şartlarının karşılanması için gerekli olan şartlar da dahil olmak üzere, kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde oluşturulmuş, ölçülebilir ve kalite politikası ile tutarlı göstergelerdir. Şartnameler: Müşteri istekleri doğrultusunda, verilecek hizmetin gereken faaliyetleri, müşteri ve firma yükümlülüklerini de dikkate alarak açıklayan dokümandır. 4.2.2. Kalite El Kitabı Kalite El Kitabı, Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon yapısında, birinci temel aşamayı teşkil etmek üzere, ISO 9001:2008 Standardı doğrultusunda, 8 Bölüm başlığı altında, KGB tarafından hazırlanmış ve Yüksekokul Müdürü tarafından onaylanarak yayınlanmıştır. Kalite el KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 3 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi kitabı, kalite sistemimizde meydana gelen iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerine paralel olarak Kalite Yönetim Temsilcisi (Kurumsal Gelişim Müdürü) tarafından gözden geçirilmekte ve Yüksekokul Müdürünün onayı ile yılda 1 kez gözden geçirilerek yayınlanmaktadır. Kalite El Kitabı Bölüm 4.2. de, Kalite Sistemi Dokümantasyon yapısı açıklanmıştır. Kalite El Kitabı her bölüm sonunda bu bölüm ile ilgili prosedürlere atıf yapar. Kalite El Kitabı bölüm bazında revize edilir. Bölümlerin sayfalarında her hangi bir değişiklik olduğunda ilgili bölüm yeni revizyon numarasıyla tekrar yayınlanır. Kalite Yönetim Sistemi nin kuruluş yapısını açıklayan Kalite El Kitabı nın farklı bölümlerinde kısmen tanımlanan veya konu ile ilgili prosedürlere atıf yapılan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için aşağıda belirtilen ilkelerin benimsenmesi hedeflenmiştir; Müşteri odaklılık Liderlik Kişinin katılımı Süreç yaklaşımı Yönetimde sistem yaklaşımı Sürekli iyileşme Karar vermede gerçekçi yaklaşım Karşılıklı yarara dayalı tedarikçi ilişkileri 4.2.3. Dokümanların Kontrolü Hizmet kalitesini doğrudan veya dolaylı yoldan etkileyen faaliyetler için motor görevi gören bu tür dokümanlar için bir doküman kontrolü sistemi tesis edilmiştir. Kontrollü dokümanlar, geçerli yüksekokul birim faaliyetlerini (Örneğin, Kalite El Kitabı, standartlar, yüksekokul içi veya yüksekokul dışı kaynaklar) içerirler. a. Doküman ve Verilerin Onaylanması ve Yayınlanması Dokümanların yayınlanmaları öncesinde yetkili personel tarafından gözden geçirilir ve onaylanır. Dokümanlar; kendi içinde veya başka dokümanlara karşı zıt veriler, paydaş memnuniyetini gibi ilkeler açısından geçerli prosedürlerde tanımlandığı biçimde gözden geçirilirler. b. Doküman ve Verilerin Revizyonları Aksi bir durum olmadıkça tüm sistem dokümanları (Prosedürler, talimatlar, listeler, formlar, kalite planları) yılda bir kez gözden geçirilir değişikliğe uğrayacak dokümanlar revize edilir. Değişikliğe uğrayan dokümanlara yeni revizyon numarası verilir ve Yüksekokul müdürü ve/veya Birim Müdürleri onayı ile yürürlüğe girer. Doküman sorumlulukları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 4 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi Sorumluluk: İlgili Birimler; dokümanlarını, verilerini ve geçerli prosedürleri, çalışma talimatları uyarınca kontrol etmekten sorumludur. Kalite Yönetimi; Aşama 1 ve Aşama 2 nin tüm hareket tarzlarını ve prosedür dokümanlarını kontrol etmekten sorumludur. 4.2.4. Kayıtlarının Kontrolü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda öğrencilerin kişisel bilgi ve belgelerinin yer aldığı dosyaları, Sınav Evrakları, İç Tetkik Raporları, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantı Raporları, Müşteri Özelliklerini gösteren belgeler, Bakım ve Onarım Kayıtları, Kalite Planları vs. Kalite Kaydı olarak tanımlanır ve arşivlenir. Kalite Kayıtlarının tanımlanması, toplanması, dosyalanması, muhafazası ve elden çıkarılması ile ilgili yöntemlerin belirlenmesinden KGB sorumludur. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Standardına uygun olarak kurulan Kalite Sistemi gereği tutulan ve süreci tanımlayan kayıtların tümü Kalite Kayıtları Prosedürü kapsamında ele alınır. Kalite Kayıtlarının saklama süresi Kalite Kayıtları Listesinde gösterilmiştir. Kalite kayıtları sorumlulukları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. Sorumluluk: Üst Yönetim; Tüm Kalite Sisteminden sorumludur. Kurumsal Gelişim; Kalite Sisteminin yönetilmesi ve değerlendirilmesinden sorumludur. Buna, prosedürlerin ve Kalite El Kitabının bölümlerinin kontrolü ve dağıtımı da dahildir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 5 / 5
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu 5.Yönetimin Sorumluluğu Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetiminin, ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için yapılması gereken faaliyetleri ve sorumluluklarını tanımlamaktır. 5.1. Yönetimin Taahhüdü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda yönetim, verdiği hizmetlerle ilgili olarak paydaşlarına taahhüt ettiği kalitenin sağlanması ve kalite yönetim sisteminin etkin olarak gelişimi ve uygulanması, sonuçta sürekli gelişmenin gerçekleştirilmesi için aşağıda belirtilen hususları yerine getireceğini taahhüt eder; Yasal ve düzenleyici şartların yanı sıra yüksekokul paydaşlarının (öğrenci, akademisyen, idari personel, veli) iletilen ve iletilmeyen istek ve beklentilerini anlamaya ve bunları karşılamaya yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesinin önemini akademik kurul toplantıları, öğrenciler için yapılan açılış dersleri, vb gibi bilgilendirme toplantıları ile tüm yüksekokula duyurmak. Kalite konusunda benimsediğimiz ilkelerin yüksekokul içinde çalışanlara ve yüksekokul dışında kuruluşlara duyurulması için sürekli gelişme felsefesi doğrultusunda kalite politikası oluşturulmuştur. Kalite politikası çerçevesi içindeki ana ilkelere paralel olarak sayılabilir, ölçülebilir ve dönemsel olarak değerlendirilen, yüksekokulun kalite sisteminin gelişimine paralel olarak gözden geçirilen kalite hedefleri oluşturulmuştur. Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu, etkinliğini ve sürekli gelişme ilkesine paralel olarak sürdürüldüğünü izlemek ve değerlendirmek için yılda dört defa Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı düzenlenir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminin etkili olarak işletilmesi için kaynakların bulunabilirliğini sağlar ve tanımladığı etkinlik ve verimliliğinin ölçülmesi için belirli yöntemler tespit eder. Ayrıca bu sürecin etkinlik ve verimliliği periyodik ve sistematik olarak izlenip ölçülerek organizasyonu sürekli iyileştirmeye götürecek yaklaşımlar tespit eder. 5.2. MüĢteri Odaklılık Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, müşteri memnuniyetinin geliştirilmesine yönelik olarak müşteri isteklerinin belirlenmesi ve yerine getirilmesini sağlayacak uygulamaları gerçekleştireceğini taahhüt eder. Müşteri (öğrenci) memnuniyetinin sağlanmasında hizmete yönelik talepler öncelikle belirlenir. Hizmet öncesinde, hizmetin amaçlanan uygulamasına ilişkin şartlar, varsa yasal zorunluluklar açıklığa kavuşturulur. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda, müşteri (öğrenci) memnuniyetinin sağlanması için organizasyonun müşteri (öğrenci) ile iletişim kanallarını etkin olarak işletmesine önem verilir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 1 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Bu sayede hizmetle ilgili unsurlar, müşteri (öğrenci) şikayet ve beklentileri dikkate alınarak değerlendirilir. Bunlara uygun tedbirler alınır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda paydaş memnuniyetinin sürekli takip edilmesi ve kaydedilmesi için birimler arası koordinasyon sağlanır. Uygulanan paydaş memnuniyet anketleri ve kuruluna öneri sistemi geri bildirimleri ile paydaş memnuniyet derecesi belirlenmeye çalışılır. Paydaş memnuniyeti ölçüm sonuçlarına göre gereken hallerde düzeltici ve/veya önleyici faaliyetler başlatılır ve takibi yapılır. Ref.: Müşteri Şikayetleri ve Memnuniyeti Talimatı 5.3. Kalite Politikası Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, Kalite Yönetim Sistemi şartlarına, yüksekokulun ilgili hedefleri ile paydaş beklenti ve ihtiyaçlarına uygun ve sürekli gelişme taahhütlerini kapsayan bir kalite politikası oluşturmuş ve bunu bütün çalışanlara duyurmuştur. Kalite Politikamız, dönemsel olarak izlenip değerlendirilecek olan kalite hedeflerimizin oluşturulması için bir çerçeve teşkil eder. Kalite Politikamız organizasyonumuz içinde yaygın iletişim ve eğitim faaliyetleriyle tüm çalışanlarca benimsenmiştir. Kalite Yönetim Sisteminin gelişimine paralel olarak kalite politikamız Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında yeniden gözden geçirilir. BEYKOZ LOJĠSTĠK MESLEK YÜKSEKOKULU KALĠTE POLĠTĠKASI Gelişen lojistik sektörünün beklentileri doğrultusunda; paydaş memnuniyetini, sürekli iyileştirmeyi ve katılımcı bir yönetim modelini ilke edinerek ülkemizin en iyi mesleki eğitim öğretimini gerçekleştirmek. 5.4. Planlama 5.4.1. Kalite Hedefleri BLMYO Yönetimi, kalite politikası ile tutarlı ve ölçülebilir şekilde kalite hedeflerini oluşturmaktadır. Bu hedefler sunulan hizmetin şartları, süreç hedeflerinin başarım durumu, iç denetim sonuçları, ölçme-analiz ve iyileştirme faaliyetlerinin sonuç raporları dikkate alınarak yönetim tarafından YGG toplantılarında belirlenmektedir. Kalite hedefleri, ilgili süreç sahiplerine ve süreç sorumlularına Kalite Yönetim Temsilcisi (Kurumsal Gelişim Birim Müdürü) tarafından bilgilendirme toplantıları ile duyurulmakta ve hedeflere ulaşma durumu süreç sahipleri tarafından sürekli izlenmektedir. Yüksekokulumuzun Kalite Hedefleri çalışanlarımıza iç iletişimle duyurularak her bir çalışanın bireysel ve birim bazında yapacağı gayretlerle hedeflerin gerçekleşmesine katkıda bulunması amaçlanmıştır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 2 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Kalite hedeflerinin firma içinde ilgili birimlere ve fonksiyonlara yayılması ile ilgili sorumluluklar tanımlanmıştır. Kalite Yönetim Sistemimizin gelişmesine paralel olarak Kalite Hedefleri sistematik olarak gözden geçirilir ve ihtiyaç halinde revize edilir. Kalite Hedefleri Gelişen lojistik sektörüne yapıcı, yaratıcı, uluslararası ilişkilerde liderlik özellikleri taşıyan, milli kültürünü en iyi şekilde temsil edecek mezun sayısını arttırmak. Bütün işlevlerimizde uluslararası boyutlar göz önüne alarak, uluslararası nitelikte bir kurum olmak için ulusal ve uluslararası işbirlikleri sayısını iki katına çıkartmak. Öğretim elemanları ve idari personelin gerekli eğitimleri almalarının sağlanması. Her yıl akademik ve idari personeli içine alan araştırmalar yaptırarak, Toplam Kalite Yönetimi uygulamalarının yerine getirilmesi ve sürdürülmesi konusunda yüksekokul çalışanlarının görüşlerini ve güvenlerini ölçmek. E-öğrenme gibi yeni pedagojik yaklaşımların uygulanacağı program sayısını arttırmak. 5.4.2. Kalite Yönetim Sistemi Planlaması Kalite Planlaması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nda Kalite için şartların nasıl sağlanacağı tanımlanmış ve dokümante edilmiştir. Kalite Planlaması kalite sisteminin ana prensiplerini ve Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu çalışma metotları ile uyumlu olarak hazırlanır. Kalite Planlama faaliyeti büyük ölçüde Kalite Planları hazırlanarak gerçekleştirilir. Yüksekokul Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde işletilmesine yönelik olarak Kalite Sistemi planlaması faaliyetini gerçekleştirir. Kalite Sistemi Planlamasında aşağıdaki hususların sağlanması dikkate alınır; 1. Kalite Yönetim Sistemi Planlaması, madde 4.1. de belirtilen genel şartların ve madde 5.4.1. de belirtilen Kalite Hedeflerinin karşılanmasına yönelik olarak gerçekleştirilir. 2. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili değişiklikler planlandığı ve gerçekleştirildiği zaman Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğü muhafaza edilir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 3 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Kalite Sistemi Planlaması Yüksekokulun Kalite Hedeflerinin etkin ve efektif olarak gerçekleştirilmesi ile uyumlu olarak ihtiyaç duyulan süreçlerin tanımlanması üzerine odaklandırılır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda Kalite Planlamasını etkin ve efektif olarak gerçekleştirmek için aşağıdaki veriler dikkate alınır. Yüksekokul Stratejik Planında tanımlanan organizasyonel hedefleri Paydaşların ve diğer ilgili birimlerin (Çalışanlarımız, Yöneticilerimiz, Öğrencilerimiz, Tedarikçilerimiz) tanımlanan ihtiyaç ve beklentileri. Süreçlerimizin performans verilerinin değerlendirilmesi. Ref.: Kalite Planlaması Prosedürü 5.5. Sorumluluk, Yetki ve ĠletiĢim Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu modern kalite anlayışına inanmış olarak, bu anlayışın gereklerini yerine getirmek ve tüm çalışanlar tarafından benimsenip uygulamasını sağlamak için gayret göstermektedir. 5.5.1. Sorumluluk ve Yetki Yöneticilerin ve kaliteyi doğrudan etkileyen görevler üstlenen personelin görevleri, yetkileri ve birinci dereceden kime karşı sorumlu oldukları. Görev Tanımı Form larında ayrıntılı belirlenmiş ve dokümante edilmiştir. Yüksekokulun Kalite Politikası Kalite El Kitabı 5.3. de belirtilmiştir. Kalite politikası, kuruluş içi ve kuruluş dışı eğitimlerle tüm çalışanlara açıklanmakta, benimsetilmesi sağlanmaktadır. Böylece hizmette uygunsuzluğun meydana gelmesini önlemek, olası sorunları belirlemek ve çözümünü başlatmak, uygun kalite kayıtlarını tutmak amacıyla kuruluş ilişkileri tanımlanmış, müşteri ile kurulan ilk ilişkiden, hizmetin müşteriye ulaşmasına kadar olan süreçte tüm işlevlerin denetimli olması sağlanmıştır. Bu yetki ve sorumlulukların kuruluş içinde iletimi Görev Tanımları yardımıyla sağlanmaktadır. Yüksekokulumuzdaki yatay ve dikey ilişkiler Akademik ve Ġdari Organizasyon ġemalarında belirtilmiştir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 4 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu MYO Mütevelli Heyet BaĢkanı MYO Müdürü Teknik Programlar Bölüm BaĢkanı MYO Kurulu Müdür Yardımcısı (Akademik) Ġktisadi Programlar Bölüm BaĢkanı MYO Yönetim Kurulu Müdür Yardımcısı (Ġdari) Koordinatörlükler Bilgisayar Programcılığı Bilgisayar Programcılığı (Ġngilizce) GiriĢimcilik ve Proje Yönetimi Asistanlığı Halkla ĠliĢkiler ve Reklamcılık ĠĢletme Yönetimi ĠĢletme Yönetimi (Ġngilizce) YaĢam Boyu Öğrenme End. Dayalı Öğr. ve Staj Mesleki GeliĢim ve Mezun ĠliĢkileri Uluslararası ĠliĢkiler Lojistik AraĢtırma GeliĢtirme Lojistik (Ġngilizce) E- Öğrenme DıĢ Ticaret DıĢ Ticaret (Ġngilizce) Deniz ve Liman ĠĢletmeciliği Sivil Hava UlaĢtırma ĠĢletmeciliği Uyg. Ġngilizce Çevirmenlik Ġngilizce Hazırlık Sınıfı KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 5 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ Yazı ĠĢleri TANITIM VE HALKLA ĠLĠġKĠLER BĠRĠMĠ KURUMSAL GELĠġĠM BĠRĠMĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ BĠRĠMĠ SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR BĠRĠMĠ BĠLGĠ KAYNAKLARI BĠRĠMĠ BĠLGĠ TEKNOLOJĠL ERĠ BĠRĠMĠ ĠDARĠ ĠġLER BĠRĠMĠ MALĠ ĠġLER BĠRĠMĠ ĠNSAN KAYNAKLARI SORUMLUSU REHBERLĠK VE PSĠKOLOJĠK DANIġMANLI K FĠNANSMAN VE BÜTÇE SORUMLUSU MEDĠKO SOSYAL SORUMLUSU MUHASEBE SORUMLUSU KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 6 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Kalite Sistemi ve prosedürlerin uygulama sorumluluğu ve bu konulardaki yetkiler ilgili Birim Müdürlerine verilmiştir. Birim Müdürleri yetkilerini kendilerine doğrudan bağlı personele devredebilirler. Ancak sorumluluk kendilerinde olup, başkalarına devredemezler. Hizmette uygunsuzluğun meydana gelmesini önlemek, olası sorunları belirlemek ve çözümünü başlatmak, uygun kalite kayıtlarını tutmak amacıyla kuruluş ilişkileri tanımlanmış, müşteri ile kurulan ilk ilişkiden, hizmetin müşteriye ulaşmasına kadar olan süreçte tüm işlevlerin denetimli olması sağlanmıştır. Bu yetki ve sorumlulukların kuruluş içinde iletimi Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları yardımıyla sağlanmaktadır. Kalite sistemi denetlemeleri, denetlenen bölüm dışındaki bağımsız personel tarafından yürütülmektedir. Ref.: Doküman Ve Veri Kontrolü Prosedürü 5.5.2. Yönetim Temsilcisi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, Kalite Sisteminin, kuruluş içinde Kalite Politikasının geçerli normlarına uygun olarak gerçekleştirilmesinin ve muhafazasının temin edilmesi konusunda belirlenmiş yetkilere sahip olan bir sorumlu atamıştır. Bu sorumlu Kurumsal GeliĢim Birim Müdürü dür. 5.5.3. Ġç ĠletiĢim Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda iç ve dış haberleşmenin etkin olarak yapılması için Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının yanı sıra telefon, faks, e-mail, sözlü iletişim, duyurular, panolar, öneri sistemi ve toplantı raporları gibi bilgi sahibi olunabilecek yöntemlerle tanımlanmış ve etkin olarak uygulanmaktadır. Bununla birlikte Yüksekokulumuzda, KYS nin etkinliği açısından gerekli görülen sistem belgeleri, ortak ağdan yayınlanmış ve elektronik altyapı kurularak etkin bir iletişimin oluşması sağlanmıştır. Ref.: İletişim ve Yazışma Talimatı 5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1. Genel Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, kurumun Kalite Yönetim Sisteminin, sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için yılda dört defa gözden geçirme toplantısı düzenler. Bu gözden geçirme, kalite iyileştirmesi için değerlendirme fırsatları, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri de dahil olarak Kalite Yönetim Sisteminde değişiklik ihtiyaçlarını da kapsar. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 7 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı Yönetimin liderliği ile teşvik edilerek gözden geçirme girdilerinin değerlendirilmesi ve kurum içinde açık tartışmalarla yeni bilgi ve fikir alış verişi için uygun bir platform teşkil eder. 5.6.2. Gözden Geçirme Girdisi Kalite Yönetim Sisteminin verimliliğini ve etkinliğini değerlendirmek için gerekli olan gözden geçirme girdileri aynı zamanda paydaşların ve diğer ilgili birimlerin görüşlerini de dikkate alır. Gözden geçirme girdileri olarak aşağıdaki hususlar dikkate alınır: Kalite El Kitabı, Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerinin durumu ve sonuçları ile iyileştirme faaliyetleri sonuçları, Önceki Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında belirlenen ve devam eden aksiyonların takibi ile ilgili kayıtlar, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu iç tetkik faaliyetleri sonuçları, dış denetim sonuçları İlgili birimlerin (Öğrenciler, Çalışanlar) Şikayet ve Memnuniyeti ile ilgili geri besleme bilgileri, Süreçlere göre süreç performansı ve hizmet uygunluğu ile ilgili veriler, Düzeltici ve önleyici faaliyetler ve sonuçları, Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler. 5.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı Yönetimin gözden geçirme toplantısında toplantı gündemine uygun olarak ve gözden geçirme girdilerini dikkate alarak yapılan görüşmeler ve alınan kararlar kapsamında aşağıda belirtilen hususlar gözden geçirme çıktıları olarak kaydedilir; Kalite yönetim sisteminin ve bu sisteme ait süreçlerin etkinliğinin iyileştirilmesine yönelik veriler, Kaynak İhtiyaçları (İnsan kaynağı, alt yapı, çalışma ortamı vb.) Müşteri (Öğrenci) şartları dikkate alınarak hizmetin iyileştirilmesi ile ilgili veriler, Ref.: Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 8 / 8
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 6. Kaynak Yönetimi 6.1. Kaynakların Sağlanması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda kurulmuş olan Kalite Yönetim Sisteminin sürekli gelişmesi ve etkin olarak işletilmesi için gerekli tüm kaynaklar temin edilir. Kaynak ihtiyaçları madde 5.6.3 de belirtildiği gibi yönetimin gözden geçirme toplantısında görüşülür. Kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesinde aşağıdaki hususların gerçekleştirilmesi dikkate alınır; Gerekli kalite seviyesini gerçekleştirmek için nitelik seviyesi dikkate alınarak ihtiyaç duyulan insan kaynakları, Müşteri gereksinimlerini karşılayarak müşteri memnuniyetini yükseltmek, Yeterli altyapı ve süreçlerin istenen düzeyde işletilmesi için uygun çalışma ortamı, Bu hususlar dikkate alınarak gerekli kaynak ihtiyaçlarını belirlemekte ve bu kaynakları sağlamaktadır. Bu kaynaklar, Personel, bilgi, araç, teknolojik ve mali kaynakları içermektedir. Kaynak yönetimiyle ilgili tanımlamalar, işleyişlerde ve yönergelerde belirtilmiş ve sürekliliği güvence altına alınmıştır. 6.2. İnsan Kaynakları 6.2.1. Genel Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda 2547 sayılı kanun çerçevesinde personel istihdam edilmektedir. Yüksekokulumuzda hizmet kalitesini etkileyebilecek işi yapan personele, yapılan işin gerektirdiği kalite nitelik seviyesi dikkate alınarak uygun eğitim, öğrenim, beceri ve deneyim yönünden yeterli olacak özellikler kazandırılır. İnsan Kaynakları Sürecinin genel işleyişi İnsan Kaynakları Yönetimi Prosedüründe tanımlanmıştır. Personel yeterlilikleri, pozisyonların gerektirdiği kriterler göz önüne alınarak değerlendirilir. İnsan kaynaklarının temini İşe Alım Prosedüründe tanımlanmıştır. Personelin işe alımıyla birlikte kurum içinde ve resmi kurumlar nezdinde yürütülen işlemler gerçekleştirilir. Personel İşleri Süreci Personel İşleri Prosedüründe tanımlanmıştır. Ref.: Ġnsan Kaynakları Yönetimi Prosedürü Ġşe Alım Prosedürü Personel Ġşleri Prosedürü 6.2.2. Yeterlilik, Farkında Olma (bilinç) ve Eğitim KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.06 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 1 / 3
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 6. Kaynak Yönetimi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminin işletimindeki etkinliğini ve verimliliğini çalışanlarını destekleyerek ve sisteme katılımlarını artırarak iyileştirir. Performans iyileştirme hedefine bir destek olarak kuruluşumuz aşağıdaki hususların sağlanmasını dikkate alır; Her yıl gözden geçirilen eğitim planlaması yapılır, sürekli eğitim sağlanır ve etkinliği denetlenir. Yapılan işin kalite seviyesi ve önemi dikkate alınarak görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanır, dönemsel olarak gözden geçirilir, İdari Birimler için hedefler belirlenir, süreçlerin performansı izlenir elde edilen sonuçlar değerlendirilir, hedef konulurken ve kararlar alınırken çalışanların katılımı sağlanır, çalışanların ihtiyaçları sürekli gözden geçirilir, olanaklar nispetinde karşılanır, çalışanların tatmini ölçülür, çalışanların yeterliliği dikkate alınarak kalite sistemi yönetiminde beklenen başarılar belirlenir. Eğitim ve öğretim planlaması müşterinin ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik olarak gerçekleştirilir, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda kuruluş hedeflerine ulaşmayı desteklemek ve çalışanları geliştirmek için Eğitim ve Oryantasyon Prosedüründe belirtildiği gibi eğitim ve öğretim planlaması yapılır. Bu planlarda, çalışanların deneyimleri, bilgi seviyeleri, liderlik ve yönetim becerileri, planlama ve iyileştirme araçları, ekip çalışmaları, problem çözme yetenekleri, iletişim becerileri, kültürel ve sosyal davranışları, yükseköğretim kuruluşları hakkındaki bilgileri, müşterinin (öğrencinin) ihtiyaç ve beklentileri, yaratıcılık ve yenilikçiliği teşvik eden hususlar dikkate alınır. Eğitim ve öğretim planlarında ayrıca çalışanların katılımını ve kalite bilincini artırmak için; kuruluşun geleceği için vizyonu, kalite hedef ve politikaları, organizasyonel değişimler, süreç uygulamalarının iyileştirilmesi ve firma çapında yayılımı, yaratıcılığın ve yenilikçiliğin yararları, yeni işe girenlere verilen oryantasyon eğitimleri ve eğitilmiş çalışanlara yönelik yenileme programları dikkate alınır. Ref.: Eğitim ve Oryantasyon Prosedürü 6.3. Altyapı Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu hizmetin, belirlenmiş teknik spesifikasyonlar ve müşteri ihtiyaç ve beklentileri dikkate alınarak şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli ve yeterli altyapıyı oluşturmuş, sürekliliğini ve gelişimini sağlamak için aşağıdaki hususların yeterliliğini dikkate almıştır; Büro araç ve gereçleri, Bilgisayar donanımları ve ağı, KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.06 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 2 / 3
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 6. Kaynak Yönetimi İletişim araçları ve bunların etkinliği ile ilgili her türlü altyapı, Ref.: Ġdari Ġşler Prosedürü Ġdari Ġşler Periyodik Bakım Talimatı Tesis Bakım, Onarım ve Korunması Talimatı 6.4. Çalışma Ortamı Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, verilen hizmetin istenilen şartlara uygunluğunu ve Kalite Yönetim Sisteminin etkin ve verimli işletilmesini sağlayacak şekilde gerekli çalışma ortamının şartlarını belirlemiş ve bu doğrultuda sürekliliğini sağlamıştır. Uygun bir çalışma ortamının sağlanması için aşağıdaki hususlar dikkate alınmıştır; Kuruluşta çalışanların potansiyelini ortaya koyabilmeleri için fırsat tanınması, yaratıcı çalışma metotlarının belirlenmesi, Sıcaklık, gürültü ve aydınlatma dahil çalışma ortamının gerekli ergonomik şartlara uygunluğu, Sosyal ilişkilerde düzen ve uyum, Kuruluşta çalışanların yararlanabileceği her türlü imkanlar, KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.06 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 3 / 3
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 7. Hizmet Gerçekleştirme 7.1. Hizmet Gerçekleştirmenin Planlaması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu hizmetin istenilen şartlara göre gerçekleştirilmesi için gerekli süreçleri planlamış ve teknolojik şartlara göre geliştirmektedir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun belirlemiş olduğu stratejik amaç, hedef ve eylemler Stratejik Planlama sürecinde tanımlanmıştır. Hizmet kalitesinin etkin olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi için gerekli şartlar ve kriterler bu belgelerde tanımlanmıştır. Bu şartların karşılandığına dair kayıtlar muhafaza edilmektedir. Ref.: Stratejik Planlama Prosedürü Öğrenci ĠĢleri Prosedürü 7.2. Müşteri ile İlişkili Süreçler 7.2.1. Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda hizmet şartlarının belirlenmesi aşamasında; a. Müşteri tarafından belirtilmemiş ancak, biliniyorsa belirlenen veya planlanan kullanım için gereken şartlar, b. Hizmete ait yasal ve düzenleyici şartlar, c. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunca belirlenen diğer ek şartlar, güvence altına alınmıştır. Ref.: Sağlık,Kültür ve Spor Prosedürü Bilgi Teknolojileri Prosedürü Bilgi Kaynakları Prosedürü 7.2.2. Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda hizmete bağlı şartları gözden geçirirken müşterilerin hizmetle ilgili talep ve beklentilerini de dikkate alır. Bu süreçleri işletirken yüksekokulun birimlerinden, müşterilerden gelen bilgileri dikkate alır ve bunlara sürekli ulaşılmasını sağlar. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.07 ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 1 / 5
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 7. Hizmet Gerçekleştirme Beykoz lojistik Meslek Yüksekokulunda hizmete bağlı şartların gözden geçirilmesi, Yüksekokulun müşteriye (öğrenciye) bir hizmet sunma taahhüdünden önce yapılmakta ve aşağıdaki maddeler güvence altına alınmaktadır: a. Hizmet şartlarının tanımlanması, b. Sözleşme veya sipariş şartları ile daha önce belirlenen şartlar arasındaki farklılıkların giderilmesi, c. Kurumun hizmet şartlarını karşılayabilecek yeterlilikte olması. Yüksekokulumuzda gözden geçirme sonuçlarının ve gözden geçirmeden sonra ortaya çıkan faaliyetlerin kayıtları muhafaza edilmektedir. Yüksekokulumuz, hizmet şartlarının tanımlanmasını ve tanımlanan şartları karşılama yeterliliğine sahip olunmasını sağlamaktadır. Gözden geçirme ve bu işlemden kaynaklanan faaliyetlerin kayıtları muhafaza edilmektedir. Madde (4.2.4.) te belirtildiği üzere hizmet talebi ile ilgili tüm gözden geçirme verileri ve sonuçları kaydedilir. Yazılı olmayan müşteri şartları kabulden önce müşteri ile görüşülerek mutlaka teyit edilir. Hizmetle ilgili müşteri taleplerini ilgilendiren değişiklikler ilgili bölümler tarafından tüm bölümlere duyurulur. Ref.: Bilgi Kaynakları Prosedürü 7.2.3. Müşteri İle İletişim Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu müşterilerin mevcut ve gelecekteki görüş, düşünce ve beklentilerini dinleyip anlayarak ve bunları geleceğe dönük plan ve strateji oluşturarak iletişim için veri olarak değerlendirir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda verilen hizmetin işleyişi değiştiğinde, yönetim tarafından iç ve dış müşterilere bildirim yazılı veya sözlü olarak yapılmaktadır. Yapılan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin genel hizmet konularını kapsadığı durumlarda, bu faaliyetlerin sonuçları duyuru panolarında ve/veya elektronik ortamda duyurulmaktadır. Bireysel konularla ilgili öneriler de, müşteriye geribildirim sözlü veya yazılı olarak yapılmaktadır KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.07 ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 2 / 5
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 7. Hizmet Gerçekleştirme Ref.: MüĢteri ġikayetleri ve Memnuniyeti Talimatı 7.3. Tasarım ve Geliştirme Yüksekokulumuzda Tasarım ve Geliştirme uygulanmamaktadır. İleride uygulanması halinde aşağıdaki maddeler göz önünde bulundurulacaktır. 7.3.1. Tasarım ve Geliştirme Planlaması 7.3.2. Tasarım ve Geliştirme Girdileri 7.3.3. Tasarım ve Geliştirme Çıktıları 7.3.4. Tasarım ve Geliştirmenin Gözden Geçirilmesi 7.3.5. Tasarım Ve Geliştirme Doğrulaması 7.3.6. Tasarım ve Geliştirmenin Geçerli Kılınması 7.3.7. Tasarım ve Geliştirme Değişikliklerinin Kontrolü 7.4. Satınalma 7.4.1. Satınalma Süreci Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda hizmetin aksamaması ve satın alma faaliyetlerinden doğacak kayıpların önlenmesini sağlamak amacıyla yapılan satın alma faaliyetlerinin tamamı Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Satınalma ve İhale Yönetmeliği kapsamında yapılmaktadır Yüksekokulumuzda satınalma süreci İdari İşler Birimi sorumluluğunda gerçekleşmektedir. Satınalma süreci için yüksekokulumuzda ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) Yazılımı uygulanmaktadır. Satınalma talep yetkisine sahip çalışanlar yazılım aracılığıyla satınalma talebinde bulunurlar. Talep yüksekokul yönetiminin onayından geçtikten sonra satınalma sürecini gerçekleştiren İdari İşler Birimi tedarikçiler ile iletişime geçerek satınalma sürecini takip eder. Ref.: Ġdari ĠĢler Prosedürü 7.4.2. Satınalma Bilgisi KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.07 ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 3 / 5
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 7. Hizmet Gerçekleştirme Satınalma dokümanları, ilgili tüm yasal düzenlemeler de dahil olmak üzere, tedarik edilen ürün/hizmetlere bağlı tüm gereklilikleri açık biçimde tanımlayan verileri içermektedir. 7.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda satın alınan ürünün belirtilmiş satınalma şartlarını karşılamasını sağlayacak muayene ve kontrol faaliyetleri için gerekli düzenlemeleri oluşturur ve uygulamaya alır. Satınalmadan sorumlu İdari İşler Birimi, tedarikçinin/taşeronun seçilmesine, değerlendirilmesine yönelik bir programı muhafaza etmekten, tedarikçinin/taşeronun karşılaması beklenen taleplerin açık bir biçimde tanımlanmasını ve tedarikçi/taşeron tarafından anlaşılmasını temin etmekten, tedarikçileri/taşeronları seçmekten ve bunları tedarikçiler/taşeronlar listesine almayı sağlayan ERP yazılımı kullanmakta ve satınalma süreci buna göre işlemektedir. Yüksekokulumuzda Satınalma ve İhale Yönetmeliği kapsamında Muayene ve Kabul Komisyonu oluşturulmuş vesatınalınan ürünün doğrulanması bu komisyon aracılığı ile yapılmaktadır. Ref.: Satınalma Talimatı 7.5. Hizmetin Sunulması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu kaliteyi doğrudan etkileyen süreç faaliyetlerini, bunların kontrol altındaki koşullarda uygulanmasını temin etmek amacı ile gerekli prosedürlerde tanımlamakta, planlamakta ve uygulamaktadır. 7.5.1. Hizmet Sağlamanın Kontrolü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu kontrollü koşullar altında hizmet sağlamayı düzenli olarak planlar ve uygular. Kontrollü koşullar uygulanabildiğinde; sağlar. Hizmet karakteristiklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliğini, İş yapış biçimini tarif eden dokümanların bulunabilirliğini, Uygun ekipmanın kullanımını, İzleme ve ölçmenin uygulanmasını, KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.07 ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 4 / 5
KALĠTE EL KĠTABI ISO 9001:2000 Madde: 7. Hizmet Gerçekleştirme 7.5.2. Hizmet Sağlanması İçin Süreçlerin Geçerliliği Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda mevcut duruma göre istenilen şartlar kapsam dışındadır. 7.5.3. Tanımlama ve İzlenebilirlik Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu sunduğu hizmetin izlenebilirliğini, oluşturduğu kayıtlarla sağlamaktadır Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda hizmetin tanımı ve izlenilebilirliği aşağıdaki maddelere göre yapılmaktadır: a. Öğrenci 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanun un ilgili maddelerine göre önlisans eğitim öğretim programına kabul edilmekte ve tanımlanmaktadır. b. Öğrencinin izlenebilirliği verilen öğrenci numarası ile sağlanmaktadır. Bu süreç Öğrenci İşleri Prosedürü kapsamında gerçekleştirilmektedir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda hizmet tanımı ve izlenebilirliğinden amaç; hizmetin geriye doğru izlenebilirliğini sağlamaktadır. Hizmet izlenebilirliği ile ilgili tüm kayıtlar Kalite Kaydı olarak saklanır. Ref.: Öğrenci ĠĢleri Prosedürü 7.5.4. Müşteri Mülkiyeti (Müşteri Malı) Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu öğrencilerinin kişisel belgeleri müşteriye ait değerlerdir. Bunların sağlanması ve saklanması ilgili kanun, yönetmelik ve uygulama esasları çerçevesinde yapılmaktadır. Kaybolan, zarar gören veya diğer nedenler sonucunda kullanılmaz duruma gelmiş olan, müşteriye ait tüm materyallerin kaydı tutulacak ve bunlar müşteriye bildirilecektir. 7.5.5 Ürünün Muhafazası Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu müşteri malının depolanması ya da sevkıyatı işlemleri sırasında faaliyetlerini ürüne zarar vermeyecek şekilde yapar ve bununla ilgili muhafaza önlemlerini almaktadır. Ref.: ArĢiv Talimatı 7.6. İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda yürütülen hizmetler ile ilgili izleme ve ölçme teçhizatı kullanılmadığı için bu madde Kalite El Kitabının kapsam bölümünde belirtildiği şekilde kapsam dışı bırakılmıştır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.07 ** GÜNCEL DOKÜMAN ĠÇĠN AĞA BAKINIZ ** Sayfa : 5 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme 8.1. Genel Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, aşağıda belirtilen konular için gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve geliştirme prosesini planlar ve uygular. Hizmetin uygunluğunu göstermek, Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu sağlamak, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek 8.2. İzleme ve Ölçme 8.2.1. Müşteri Memnuniyeti Kalite Yönetim Sistemi performansının ölçmelerinden biri olarak, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, müşteri şartlarını ne dereceye kadar karşılayıp karşılamadığı hakkındaki müşteri algılaması ile ilgili bilgileri izler, bu bilgileri elde etmek ve kullanmak için metotlar belirler. Bu metotlar aşağıdaki gibidir; Müşteri şikayetleri Müşteri memnuniyet anketleri analizi Öneri Sistemi Ref.: Müşteri Şikayetleri ve Memnuniyeti Talimatı 8.2.2. İç Tetkik Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nda Kalite Yönetim sisteminin etkinliğini izlemek, sistem ile ilgili faaliyetlerin, planlandığı şekilde yürütüldüğünü ve devamlılığını doğrulamak, aksaklıkları bulmak ve gerekli düzeltmeleri zamanında yapmak için periyodik ve spot iç kalite tetkikleri yapılır. Bu tetkikler yılda en az iki defa olmak üzere, iç tetkikçi eğitimi almış kişilerce, iç tetkik planına göre yapılır. İç Tetkik Planı denetlenecek bölümlerin önem ve durumlarına göre planlanır. Önceden denetlenecek bölümlere duyurulur. Tetkiklerin planlanması ve yerine getirilmesi, sonuçların rapor edilmesi, kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve İç Tetkik Prosedürü içinde tarif edilir. Tetkikleri gerçekleştirecek olan denetçiler, tetkikten önce denetleyecekleri birim sorumluları ile denetim tarihi ve süreci konularında mutabakat sağlarlar. Tetkiklerin tamamlanmasından sonra denetçiler tarafından tetkik raporu hazırlanır. Sonuçlar değerlendirilir ve hangi düzeltici önlemlerin kimler tarafından ve ne kadar sürede alınacağı belirlenir. Belirlenen süre sonunda denetçiler tarafından düzeltici önlemlerin alınıp alınmadığı kontrol edilir. Sonuçlara göre açılan düzeltici faaliyetlerin takibi KGB tarafından yapılır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.08 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 10.02.2009 Sayfa : 1 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme Tetkik edilen birim müdürü, tespit edilen uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin ortadan kaldırılması için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlar ve bu tedbirlerin uygulanıp uygulanmadığının takibi ile ilgili raporları oluşturur. İç Kalite tetkik sonuçları yönetimin gözden geçirme toplantılarında görüşülür. Sorumluluk: Üst Yönetim: İç denetim sonuçlarını Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında gündeme almaktan ve gözden geçirmekten sorumludur. Kurumsal Gelişim: Kalite Sistemi İç Tetkiklerinin planlar doğrultusunda gerçekleştirilmesini ve etkinliğini teminat altına almakla, süreç denetimlerinin gerekli yerlerde ve belli bir plana göre ve etkili bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamakla, açılan düzeltici ve önleyici faaliyetleri takip etmek, sonlandırmak ve kayıtlarını saklamaktan sorumludur. Bütün Bölümler: Düzeltici faaliyetlerin yanı sıra sistem içinde belirlenen uygunsuzluklara ilişkin faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlamakla yükümlüdür. Ref.: İç Tetkik Prosedürü 8.2.3. Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinin ölçülmesi ve izlenmesi için planlanmış sonuçları elde etmeye yönelik süreçlerin yeteneğini gösteren metotlar uygulanır. Planlanmış sonuçlar başarılamadığında, hizmetin uygunluğunu sağlamak için gerektiğinde, düzeltmeler ve düzeltici faaliyetler yapılır. Süreç hedeflerinin karşılanamamasının nedenleri Haftalık İdari Birim Toplantılarında ve/veya YGG toplantılarında ortaya çıkarılır ve gerektiğinde; a. Düzeltici Faaliyetler İşleyişi ne bağlı olarak ve/veya b. Önleyici Faaliyetler İşleyişi nde açıklanan faaliyetler planlanır. Ref.: Düzletici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü 8.2.4. Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda verilen hizmetin izlenebilmesi ve ölçülmesi madde 8.2.3. de belirtildiği gibi uygulanır. 8.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulundaki kalite sistemimiz, verilen hizmetin belirtilen şartlardan ya da ulusal/uluslararası standartlardan herhangi birisini sağlamadığı, yapılan KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.08 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 10.02.2009 Sayfa : 2 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme kontroller sonucunda hatalı olarak ortaya çıktığı durumlar Uygun Olmayan Hizmet olarak tanımlar. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokullunda, uygun olmayan hizmet denetimleri ile ilgili sorumluluk ve yetkileri, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedüründe tanımlanarak yürütülmekte ve gerekli kayıtlar muhafaza edilmektedir. Uygun olmayan hizmet, kalite planlarında belirtilen hizmet özelliklerine uymayan çıktılar ve süreçlerdir. Bunlar; Öğrenci öneri ve şikâyetleri, Belgelerin uygunsuzlukları, Öğretim elemanlarının ve personelin kalite sistemi ile ilgili tespit ettiği uygunsuzluklardır. Uygun olmayan hizmet düzeltildiğinde, şartlara uygunluğun gösterilmesi amacıyla, tekrar doğrulama işlemine tabi tutulmaktadır. Ref.: Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü 8.4. Veri Analizi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek için uygun veriler belirlenir ve uygun istatistiksel metotlarla analiz edilir. Bu analiz, izleme ve ölçme sonuçlarından çıkan ve diğer ilgili kaynaklardan çıkan verileri kapsar. Veri analizi aşağıdaki maddelerle ilgili bilgi sağlar; Müşteri memnuniyeti, Müşteriye verilen hizmet kalitesini etkileyen süreçlerin performanslarının ölçülmesi, Önleyici faaliyet için fırsatlar da dahil olmak üzere, süreçlerin ve verilen hizmetin özellikleri ve eğilimleri, Tedarikçilerin performansı ve katkısı, Sorumluluk: Kurumsal Gelişim: Bölümlerin performans kriterlerine göre süreçlerini takip etmesini organize etmekten sorumludur. Tüm Birimler: Kendine ait süreçlerin performansının ölçülmesinden ve takibinden sorumludur. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.08 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 10.02.2009 Sayfa : 3 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme 8.5. İyileştirme 8.5.1. Sürekli İyileştirme Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda, kalite politikasını, kalite hedeflerini, tetkik sonuçlarını, verilerin analizini, düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve yönetimin gözden geçirmesi yolu ile Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek amacıyla sistemli çalışmalar yapılmaktadır. Sürekli iyileştirme çalışmaları tüm birimlere yönelik gerçekleştirilmektedir. İyileştirme çalışmalarında üst yönetimin değerlendirmelerinde, birim müdürleri ve müşteri önerileri dikkate alınmaktadır. Bu girdiler Yönetimin Gözden Geçirme ve/veya Haftalık İdari Birim Toplantıları nda ele alınarak karara bağlanmaktadır. Yapılacak iyileştirme faaliyetleri ile ilgili son onay Yüksekokul Müdürü ve/vay Yüksekokul Müdür Yardımcısı tarafından verilmektedir. Yüksekokulumuzda yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında değerlendirilen konular doğrultusunda alınan kararlar ve yapılacak faaliyetler ve kalite sisteminin farklı faaliyetlerine ait sürekli gelişme göstergeleri eylem planı ile izlenir, değerlendirilir. Gerekli iyileştirmeler yapılır. 8.5.2. Düzeltici Faaliyet Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda uygulanan düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin tespit edilmesi amacıyla, iç kalite tetkikleri sırasında tespit edilen ve düzeltici faaliyet gerektiren uygunsuzlukların giderilmesi için alınması gereken düzeltici önlemlerin takibi KGB tarafından yapılır. Uygunsuzluklar ve meydana geliş sebepleri araştırılır, öncelikle uygunsuzluklar giderilir ve söz konusu uygunsuzluğun tekrarını önlemek amacıyla hizmet esnasında ve kalite sisteminin uygulanışında meydana gelen kusurların analizi yapılır, düzeltici ve önleyici faaliyetler yapılarak kalite sisteminde iyileştirme sağlanır. Düzeltici faaliyetlerle ilgili prosedürler, aşağıdaki şartları tanımlamak üzere oluşturulur; Müşteri şikayetleri dahil olmak üzere uygunsuzlukların gözden geçirilmesi, Uygunsuzlukların nedenlerinin bilinmesi, Uygunsuzlukların tekrarını önlemek için alınacak tedbir ihtiyacının değerlendirilmesi, Gereken tedbirin belirlenmesi ve uygulanması, Alınan tedbirin sonuçlarının kayıtları, (madde 4.2.4) KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.08 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 10.02.2009 Sayfa : 4 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 8. Ölçme, Analiz ve İyileştirme Tedarikçilerin temin ettiği ürün veya hizmetlerle ilgili yetersizliklerin belirlenmesi, kaynağının araştırılması, İç kalite tetkik sonuçları, Alınan düzeltici tedbirin gözden geçirilmesi. Ref.: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü 8.5.3. Önleyici Faaliyetler Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda hataların oluşmadan önlenmesi kalite politikasının temel bir ilkesidir. Önleyici faaliyet, potansiyel uygunsuzlukların etkilerine uygun olmalıdır. Düzeltici ve Önleyici faaliyetlerle ilgili kayıtlar, kalite kaydı olarak KGB de saklanır. Önleyici faaliyetlerle ilgili prosedürde aşağıdaki şartlar dikkate alınarak değerlendirilir; Potansiyel uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin belirlenmesi, Uygunsuzlukların tekrarını önlemek için gerekli tedbirlerin değerlendirilmesi, Gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması, Alınan tedbirlerin sonuçlarının kayıtları, Ref.: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.08 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 10.02.2009 Sayfa : 5 / 5