TS EN ISO 9001:2008
Bu Kalite El Kitabı, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu ndaki tüm çalışanlar için bağlayıcı kalite düzenlemeleri içermekte ve yüksekokul hedeflerine ulaşmaya yönelik kalite prensip ve politikalarını açıklamaktadır. Kalite Yönetim Sistemimiz, TS EN ISO 9001:2008 standartlarının gereklerini yerine getirmek amacıyla kurulmuştur. Bu gereklerin yerine getirilmesini ve muhafazasını garanti altına almak için üçüncü taraf sertifikalandırmalarını ve periyodik sistem denetimlerini içeren bir program mevcuttur. Kalite El Kitabının içerisinde geçen Yapılacaktır, yapılmalıdır gibi ibareler emredici bir talep anlamına gelmektedir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.00 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 2 / 5
0. İçindekiler Bölüm No ISO 9001:2008 Madde No Konu 0. - İçindekiler 1. - Amaç 1. - Kapsam 1. - Hariç Tutmalar 1. - Kalite El Kitabında Bulunan Kısaltmalar 2. - Kuruluşun Tanımı 3. - Kalite El Kitabının Yapısı ve Kontrolü 3. - Prosedürler Listesi 3. - Süreç Etkileşim Şeması 4. 4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 4. 4.1. Genel Şartlar 4. 4.2. Dokümantasyon Şartları 4. 4.2.1. Kalite Sisteminin / Dokümantasyonun Yapısı 4. 4.2.2. Kalite El Kitabı 4. 4.2.3. Dokümanların Kontrolü 4. 4.2.4. Kayıtların Kontrolü 5. 5. YÖNETİM SORUMLULUĞU 5. 5.1. Yönetim Taahhüdü 5. 5.2. Müşteri Odaklık 5. 5.3. Kalite Politikası 5. 5.4. Planlama 5. 5.4.1. Kalite Hedefleri 5. 5.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin Planlaması 5. 5.5. Sorumluluk, Yetki ve İletişim 5. 5.5.1. Sorumluluk ve Yetki 5. 5.5.2. Yönetim Temsilcisi 5. 5.5.3. İç İletişim 5. 5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi 5. 5.6.1. Genel 5. 5.6.2. Gözden Geçirme Girdisi 5. 5.6.3. Gözden Geçirme Çıktısı 6. 6. KAYNAK YÖNETİMİ 6. 6.1. Kaynakların Sağlanması 6. 6.2. İnsan Kaynakları 6. 6.2.1. Genel 6. 6.2.2. Yeterlilik, Farkında olma (bilinç) ve Eğitim 6. 6.3. Alt Yapı 6. 6.4. Çalışma Ortamı KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.00 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 3 / 5
Bölüm No ISO 9001:2000 Madde No Konu 7. 7. HİZMET GERÇEKLEŞTİRME 7. 7.1. Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması 7. 7.2. Müşteri İle İlişkili Süreçler 7. 7.2.1. Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi 7. 7.2.2. Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi 7. 7.2.3. Müşteri ile İletişim 7. 7.3. Tasarım ve Geliştirme 7. 7.3.1. Tasarım ve Geliştirme Planlaması 7. 7.3.2. Tasarım ve Geliştirme Girdileri 7. 7.3.3. Tasarım ve Geliştirme Çıktıları 7. 7.3.4. Tasarım ve Geliştirmenin Gözden Geçirilmesi 7. 7.3.5. Tasarım ve Geliştirme Doğrulaması 7. 7.3.6. Tasarım ve Geliştirmenin Geçerli Kılınması 7. 7.3.7. Tasarım ve Geliştirme Değişikliklerinin Kontrolü 7. 7.4. Satınalma 7. 7.4.1. Satınalma Süreci 7. 7.4.2. Satınalma Bilgisi 7. 7.4.3. Satın Alınan Ürünün Doğrulanması 7. 7.5. Hizmetin Sunulması 7. 7.5.1. Hizmet Sağlamanın Kontrolü 7. 7.5.2. Hizmet Sağlanması İçin Süreçlerin Geçerliliği 7. 7.5.3. Tanımlama ve İzlenebilirlik 7. 7.5.4. Müşteri Mülkiyeti (Müşteri Malı) 7. 7.5.5. Ürünün Muhafazası 7. 7.6. İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü 8. 8. ÖLÇME, ANALİZ ve İYİLEŞTİRME 8. 8.1. Genel 8. 8.2. İzleme ve Ölçme 8. 8.2.1. Müşteri Memnuniyeti 8. 8.2.2. İç Tetkik 8. 8.2.3. Süreçlerin İzlenmesi ve Ölçülmesi 8. 8.2.4. Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi 8. 8.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü 8. 8.4. Veri Analizi 8. 8.5. İyileştirme 8. 8.5.1. Sürekli İyileştirme 8. 8.5.2. Düzeltici Faaliyet 8. 8.5.3. Önleyici Faaliyetler KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.00 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 4 / 5
1. Giriş 1.1. Amaç Kalite El Kitabı, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nda kullanılan Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili faaliyetleri basit, kolay ve anlaşılabilir bir şekilde sunulmasına yardımcı olmaktadır. Kalite Sistemimiz, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Şartlarına uygun olarak kurulmuştur. Kalite El Kitabı ile paydaşlarımızın yüksekokulumuzdan beklentisi olan, sürekli artan seviyede hizmet kalitesi için katkıda bulunmayı sağlayacak her türlü dokümantasyona referans verilmiştir. 1.2. Kapsam Kalite El Kitabı nın kullanım hakkı, Çubuklu Mahallesi Vatan Caddesi No: 69 Kavacık Beykoz 34805 İstanbul adresinde faaliyette bulunan; T.C. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu na aittir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun Kalite Yönetim Sistemi idari hizmetlerin gerçekleştirildiği Yüksekokul Sekreterliğini kapsar. Mali İşler Birimine ilişkin süreçler kapsam dışındadır. 1.3. Hariç Tutmalar Verilen hizmetin doğası gereği Yüksekokul Kalite Yönetim Sistemi (KYS) nde Standardın 7.3. Tasarım ve Geliştirme, 7.5.2. Hizmet Sağlanması İçin Süreçlerin Geçerliliği ve 7.6. İzleme ve Ölçme Cihazlarının Denetimi maddesi kapsam dışıdır. 1.4. Kalite El Kitabında Bulunan Kısaltmalar KEK MHB KGM KGB BLMY KYS BKZ. REF. ISO VB. Kalite El Kitabı Mütevelli Heyet Başkanı Kurumsal Gelişim Müdürü Kurumsal Gelişim Birimi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunu Kalite Yönetim Sistemi Bakınız Referans Uluslararası Standartlar Organizasyonu Benzer-Benzeri KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.01 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 1 / 1
2. Kuruluşun Tanımı 2.1. Yüksekokul Hüviyeti 2.1.1. Yüksekokulun Adı T.C. BEYKOZ LOJİSTİK MESLEK YÜKSEKOKULU 2.1.2. Logosu 2.1.2. Kullanılan Adı Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu 2.1.3. Kuruluş Adresi Çubuklu Mahallesi Vatan Caddesi No: 69 Kavacık Beykoz 34805 İstanbul Telefon : 0216 444 25 68 Fax: 0216 423 95 20 www.beykoz.edu.tr 2.1.4. Kuruluş Tarihi Türkiye Lojistik Araştırmaları ve Eğitimi Vakfı 18.07.2007 Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, Bakanlar Kurulunun 17.07.2008 ve 13959 sayılı kararı ile kurulmuş ve kuruluş kararnamesi 06.08.2008 tarih ve 26959 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. 2.1.5. Faaliyet Konusu Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda eğitim hizmeti ve idari hizmetler verilmektedir. 2.2. Tarihçe Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, Türkiye Lojistik Araştırmaları ve Eğitimi Vakfı (TÜRLEV) tarafından kurulmuştur. TÜRLEV lojistik sektörüne yönelik nitelikli bilimsel araştırma ve yayın faaliyetinde bulunmak, sektörde yetişen insan kaynağının mesleki ve davranışsal gelişimine katkı sağlamak ve sektöre nitelikli insan kaynağı sağlayacak yükseköğretim faaliyetlerinde bulunmak amacıyla lojistik sektöründen işadamları ve akademisyenler tarafından kurulmuştur. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.02 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 1 / 2
Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu, Bakanlar Kurulunun 17.07.2008 ve 13959 sayılı kararı ile kurulmuş ve kuruluş kararnamesi 06.08.2008 tarih ve 26959 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu yönetim ve organizasyonu, 2547 sayılı kanun ve bu kanuna göre çıkarılan Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği ne göre gerçekleştirilmiştir. Mütevelli Heyet, Yüksekokul un en yüksek karar organı olup Yüksekokul un tüzel kişiliğini temsil etmektedir. Mütevelli Heyeti üyeleri, Vakıf yönetim organı tarafından, yaş sınırlaması hariç devlet memuru olma niteliklerine sahip adaylar arasından dört yıl süre için seçilen 10 üyeden oluşmaktadır. Müdür, Yüksekokul un en üst akademik yöneticisidir. Müdür, Yükseköğretim Kurulu'nun olumlu görüşü alınarak Mütevelli Heyeti tarafından üç yıl için atanmıştır. Müdür, Yüksekokul un akademik başarısını en üst düzeye ulaştırma sorumluluğunu taşımaktadır ve bilimsel üretimin artması, eğitim öğretim ve hizmet standartlarının iyileştirilmesi için akademik ve idarî personeli yönlendirmektedir. Yüksekokul organları; Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu ndan oluşmaktadır. İdari yapının başında bir yüksekokul sekreteri, yüksekokul sekreterliğine bağlı birim müdürleri, birim sorumluları diğer görevliler bulunmaktadır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.02 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 2 / 2
3. Kalite El Kitabının Yapısı ve Kontrolü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu ile ilgili normları ve paydaşların taleplerini yerine getirecek olan bir Kalite Sistemini uygulamakta, belgelemekte ve muhafaza etmektedir. Kalite Sistemi, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nun Kalite Politikası ile ilgili faaliyetlerin ve hedeflerin tespit edilmesi aracılığı ile etkili bir biçimde oluşturulmuş ve tüm yüksekokul bünyesinde anlaşılır bir hale getirilmiştir. 3.1. Kalite El Kitabının Yapısı ve Kontrolü Kalite El Kitabının yürütülmesi ve ilgili görevlerin tanımlanan içerikler dahilinde uygulanması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu yönetiminin sorumluluğundadır. Kalite El Kitabımız ISO 9001:2008 normlarına uygun olarak oluşturulmuştur. Güncel hali ile bilgisayar ağında tüm çalışanların kullanımına sunulmuş olup bilgisayar ağı ile erişimi olmayan yerlere kontrollü kopyaları dağıtılmış durumdadır. Tüm nüshaların kontrolü Kurumsal Gelişim Birimi sorumluluğundadır. Kalite El Kitabı paydaşlara ve diğer üçüncü şahıslara Kalite Yönetim Sisteminin bir kanıtı olarak, Kurumsal Gelişim Müdürü nden talep edilerek ve Yüksekokul Müdürü onayı ile yüksekokul dışına kontrollü kopya halinde verilebilir. Kurumsal Gelişim Birimi, Kalite El Kitabının yayınlanması ve güncelleştirilmesinden sorumludur. 3.2. Prosedürler Listesi Prosedürlerin tümü Prosedür Listesinde belirtilmiştir. KALĠTE YÖNETĠMĠ ONAY Kod KEK.03 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 1 / 2
Destek Süreçler 3.3. Süreç Etkileşim YGG Tanıtım ve Halkla Ġlişkiler 4. Sürekli İyileştirme Düzeltici Önleyici Faaliyet İşleyişi ĠÇ TETKĠK Bilgi Kaynakları Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Hizmetin Sunumu Mali Ġşler Öğretimin Gerçekleştirilme si Öğrenmiş öğrenci devam listeleri, sınav evrakları Bilgi Teknolojileri ÖĞRENCĠ Kayıt Olmuş Öğrenci Öğretim Planı Kayıt Olmuş Öğrenci Ders Yoklama Listeleri, Kayıt Yenilemeyen Öğrenci LĠsteleri Kurumsal Gelişim Öğrenci Ġşleri İlk Kayıt İşlemleri Kayıt Yenileme Sınav Gerçekleştirme Sağlık, Kültür ve Spor KALĠTE YÖNETĠMĠ ONAY Kod KEK.03 Revizyon No 0 Revizyon Tarihi - Basım Tarihi 04.03.2010 Sayfa : 2 / 2
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi 4.1.Genel Şartlar Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda ISO 9001:2008 standardının şartları kapsamında Kalite Yönetim Sistemi kurulmuş ve dokümante edilmiştir. Bu sistem Yüksekokulda yürütülmekte, sürekliliği sağlanmakta ve etkinliği iyileştirilmektedir. Verilen hizmet ile ilgili süreçler tanımlanarak süreçler arası etkileşim belirlenmiştir. Süreçlerin işletilmesi için gerekli kaynaklar sağlanmıştır. Yüksekokuldaki Kalite Yönetim Sistemi, Kurumsal Gelişim Birimi sorumluluğunda olup Kurumsal Gelişim Süreci içerisinde yer almaktadır. Ref : Kurumsal Gelişim Prosedürü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Kalite Yönetim Sisteminin Süreçleri A. TEMEL SÜREÇLER Eğitim-Öğretim Süreci B. DESTEK SÜREÇLERİ 1) Kurumsal Gelişim 2) Bilgi Teknolojileri 3) Tanıtım ve Halkla İlişkiler 4) Bilgi Kaynakları 5) Öğrenci İşleri 6) Sağlık, Kültür ve Spor 7) İdari İşler (Dış Kaynaklı Süreç) 8) Mali İşler 4.2. Dokümantasyon Şartları Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu kalite politikası doğrultusunda çalışan bütün personeli kapsayan bir kalite sistemi oluşturulmuştur. Sistemimizin amacı hizmet üretimi ve verilen hizmeti sürekli geliştirip iyileştirerek, aksaklıkları önlemeye yönelik çalışmalarla en iyiye ulaşmaktır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nun Kalite Yönetim Sistemi; hizmetin belirlenen şartları karşılamasını ve bunun sürekliliğinin sağlanması, hizmet sırasındaki uygunsuzlukların tespiti ve tekrar oluşmasına yol açan sebeplerin ortadan kaldırılması esaslarını belirleyen ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardının şartlarına uygun biçimde hazırlanan bir Dokümantasyon sistemidir. Temel hedef paydaşları memnun etmektir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 1 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi Kalite sisteminde kaliteyi etkileyen işleri yöneten, uygulayan ve doğrulayan kişilerin görev, yetki ve sorumlulukları Doküman ve Veri Kontrolü Prosedüründe belirtilmiştir. Kalite Yönetim Sistemi, faaliyetlerini geliştirebilmek için, sistemli ve devamlı bir eğitim programı tüm personel için uygulanır. Bu eğitim programının organizasyon ve uygulama sorumluluğu, İnsan Kaynakları Bölümüne aittir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun Kalite Sistemi; Kalite El Kitabı Kalite Politikası Sorumluluk ve Yetkiler (Görev Tanımları) Prosedürler Talimatlar Süreç Künyeleri Kalite Planları Formlar ve Ekler Dış Kaynaklı dokümanlar (Standartlar, Kanunlar, Yönetmelikler, Tüzükler, Müşteri Şartnameleri) dan oluşur. Kalite Yönetim Sistemi; bu dokümanların etkin bir şekilde işletilmesini ilke edinmiştir. Sistem dokümanlarının hazırlanması, onaylanması, dağıtımı ve revizyonlarının Doküman ve Veri Kontrolü Prosedürü nde açıklanmıştır. Sistemdeki hiçbir doküman Yüksekokul Müdürü nün ve KGB nin onayı olmadan çoğaltılamaz ve üçüncü şahıslara verilemez. Bu Kalite El Kitabı, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda kurulu Kalite Yönetim Sistemini tanıtıp, sistemde yer alan faaliyetleri açıklayıp, Kalite Politikasını ve amaçlarını tanımlamaktır. Kalite El Kitabı hizmet kalitesini etkileyen tüm faaliyetleri kapsamaktır. 4.2.1. Kalite Sisteminin / Dokümantasyonun Yapısı ISO 9001:2008 Standardı kapsamında Kalite Politikası, Kalite Hedefleri ve Kalite Taahhütleri belirlenmiş ve dokümante edilmiştir. Bu standardın şartları doğrultusunda dokümantasyon yapısı belirlenmiş ve dört aşama altında oluşturulmuştur. Aşama 1 Kalite El Kitabı: Bu doküman, Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun belirli prosedürler ve diğer kalite unsurları ile gerçekleştirilen kalite politikasını açıklamaktadır. Aşama 2 Prosedürler: Bu dokümanlar Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun bünyesindeki 1. Aşamanın taleplerinin yerine getirilmesinde gerekli olan faaliyet ve sorumlulukları ayrıntıları ile tanımlamaktadır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 2 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi Aşama 3 Talimatlar: Belirli birimlerin veya fonksiyonların 2. Aşamanın taleplerinin yerine getirilmesinde gerekli olan faaliyetlerini ayrıntıları ile tanımlamaktadır. Aşama 4 Kalite Kayıtları: Tespit edilmiş olan taleplere uyulmasının ve kalite sisteminin etkili biçimde uygulanmasının ispatı. Kalite El Kitabı Prosedürler Kalite Politikası Yaklaşımı ve Sorumluluk Kim? Ne? Ne Zaman? (Nasıl?) Talimatlar Nasıl? (Gerekli ise) Kalite Kayıtları (Dokümanlar) Sonuçlar Kalite Politikası: Kuruluşun amacına uygunluğunu, Kalite Yönetim Sisteminin şartlarına uyma ve etkinliğinin sürekli iyileştirildiğinin taahhüdünü içeren, sistemin sürekli uygunluk için gözden geçirildiğini açıklayan temel dokümandır. Kalite Hedefleri: Kuruluş içinde hizmet şartlarının karşılanması için gerekli olan şartlar da dahil olmak üzere, kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde oluşturulmuş, ölçülebilir ve kalite politikası ile tutarlı göstergelerdir. Şartnameler: Müşteri istekleri doğrultusunda, verilecek hizmetin gereken faaliyetleri, müşteri ve firma yükümlülüklerini de dikkate alarak açıklayan dokümandır. 4.2.2. Kalite El Kitabı Kalite El Kitabı, Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon yapısında, birinci temel aşamayı teşkil etmek üzere, ISO 9001:2008 Standardı doğrultusunda, 8 Bölüm başlığı altında, KGB tarafından hazırlanmış ve Yüksekokul Müdürü tarafından onaylanarak yayınlanmıştır. Kalite el KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 3 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi kitabı, kalite sistemimizde meydana gelen iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerine paralel olarak Kalite Yönetim Temsilcisi (Kurumsal Gelişim Müdürü) tarafından gözden geçirilmekte ve Yüksekokul Müdürünün onayı ile yılda 1 kez gözden geçirilerek yayınlanmaktadır. Kalite El Kitabı Bölüm 4.2. de, Kalite Sistemi Dokümantasyon yapısı açıklanmıştır. Kalite El Kitabı her bölüm sonunda bu bölüm ile ilgili prosedürlere atıf yapar. Kalite El Kitabı bölüm bazında revize edilir. Bölümlerin sayfalarında her hangi bir değişiklik olduğunda ilgili bölüm yeni revizyon numarasıyla tekrar yayınlanır. Kalite Yönetim Sistemi nin kuruluş yapısını açıklayan Kalite El Kitabı nın farklı bölümlerinde kısmen tanımlanan veya konu ile ilgili prosedürlere atıf yapılan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için aşağıda belirtilen ilkelerin benimsenmesi hedeflenmiştir; Müşteri odaklılık Liderlik Kişinin katılımı Süreç yaklaşımı Yönetimde sistem yaklaşımı Sürekli iyileşme Karar vermede gerçekçi yaklaşım Karşılıklı yarara dayalı tedarikçi ilişkileri 4.2.3. Dokümanların Kontrolü Hizmet kalitesini doğrudan veya dolaylı yoldan etkileyen faaliyetler için motor görevi gören bu tür dokümanlar için bir doküman kontrolü sistemi tesis edilmiştir. Kontrollü dokümanlar, geçerli yüksekokul birim faaliyetlerini (Örneğin, Kalite El Kitabı, standartlar, yüksekokul içi veya yüksekokul dışı kaynaklar) içerirler. a. Doküman ve Verilerin Onaylanması ve Yayınlanması Dokümanların yayınlanmaları öncesinde yetkili personel tarafından gözden geçirilir ve onaylanır. Dokümanlar; kendi içinde veya başka dokümanlara karşı zıt veriler, paydaş memnuniyetini gibi ilkeler açısından geçerli prosedürlerde tanımlandığı biçimde gözden geçirilirler. b. Doküman ve Verilerin Revizyonları Aksi bir durum olmadıkça tüm sistem dokümanları (Prosedürler, talimatlar, listeler, formlar, kalite planları) yılda bir kez gözden geçirilir değişikliğe uğrayacak dokümanlar revize edilir. Değişikliğe uğrayan dokümanlara yeni revizyon numarası verilir ve Yüksekokul müdürü ve/veya Birim Müdürleri onayı ile yürürlüğe girer. Doküman sorumlulukları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 4 / 5
ISO 9001:2000 Madde: 4. Kalite Yönetim Sistemi Sorumluluk: İlgili Birimler; dokümanlarını, verilerini ve geçerli prosedürleri, çalışma talimatları uyarınca kontrol etmekten sorumludur. Kalite Yönetimi; Aşama 1 ve Aşama 2 nin tüm hareket tarzlarını ve prosedür dokümanlarını kontrol etmekten sorumludur. 4.2.4. Kayıtlarının Kontrolü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda öğrencilerin kişisel bilgi ve belgelerinin yer aldığı dosyaları, Sınav Evrakları, İç Tetkik Raporları, Yönetimin Gözden Geçirme Toplantı Raporları, Müşteri Özelliklerini gösteren belgeler, Bakım ve Onarım Kayıtları, Kalite Planları vs. Kalite Kaydı olarak tanımlanır ve arşivlenir. Kalite Kayıtlarının tanımlanması, toplanması, dosyalanması, muhafazası ve elden çıkarılması ile ilgili yöntemlerin belirlenmesinden KGB sorumludur. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Standardına uygun olarak kurulan Kalite Sistemi gereği tutulan ve süreci tanımlayan kayıtların tümü Kalite Kayıtları Prosedürü kapsamında ele alınır. Kalite Kayıtlarının saklama süresi Kalite Kayıtları Listesinde gösterilmiştir. Kalite kayıtları sorumlulukları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. Sorumluluk: Üst Yönetim; Tüm Kalite Sisteminden sorumludur. Kurumsal Gelişim; Kalite Sisteminin yönetilmesi ve değerlendirilmesinden sorumludur. Buna, prosedürlerin ve Kalite El Kitabının bölümlerinin kontrolü ve dağıtımı da dahildir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.04 Sayfa : 5 / 5
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu 5.Yönetimin Sorumluluğu Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetiminin, ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için yapılması gereken faaliyetleri ve sorumluluklarını tanımlamaktır. 5.1. Yönetimin Taahhüdü Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda yönetim, verdiği hizmetlerle ilgili olarak paydaşlarına taahhüt ettiği kalitenin sağlanması ve kalite yönetim sisteminin etkin olarak gelişimi ve uygulanması, sonuçta sürekli gelişmenin gerçekleştirilmesi için aşağıda belirtilen hususları yerine getireceğini taahhüt eder; Yasal ve düzenleyici şartların yanı sıra yüksekokul paydaşlarının (öğrenci, akademisyen, idari personel, veli) iletilen ve iletilmeyen istek ve beklentilerini anlamaya ve bunları karşılamaya yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesinin önemini akademik kurul toplantıları, öğrenciler için yapılan açılış dersleri, vb gibi bilgilendirme toplantıları ile tüm yüksekokula duyurmak. Kalite konusunda benimsediğimiz ilkelerin yüksekokul içinde çalışanlara ve yüksekokul dışında kuruluşlara duyurulması için sürekli gelişme felsefesi doğrultusunda kalite politikası oluşturulmuştur. Kalite politikası çerçevesi içindeki ana ilkelere paralel olarak sayılabilir, ölçülebilir ve dönemsel olarak değerlendirilen, yüksekokulun kalite sisteminin gelişimine paralel olarak gözden geçirilen kalite hedefleri oluşturulmuştur. Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu, etkinliğini ve sürekli gelişme ilkesine paralel olarak sürdürüldüğünü izlemek ve değerlendirmek için yılda dört defa Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı düzenlenir. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminin etkili olarak işletilmesi için kaynakların bulunabilirliğini sağlar ve tanımladığı etkinlik ve verimliliğinin ölçülmesi için belirli yöntemler tespit eder. Ayrıca bu sürecin etkinlik ve verimliliği periyodik ve sistematik olarak izlenip ölçülerek organizasyonu sürekli iyileştirmeye götürecek yaklaşımlar tespit eder. 5.2. MüĢteri Odaklılık Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, müşteri memnuniyetinin geliştirilmesine yönelik olarak müşteri isteklerinin belirlenmesi ve yerine getirilmesini sağlayacak uygulamaları gerçekleştireceğini taahhüt eder. Müşteri (öğrenci) memnuniyetinin sağlanmasında hizmete yönelik talepler öncelikle belirlenir. Hizmet öncesinde, hizmetin amaçlanan uygulamasına ilişkin şartlar, varsa yasal zorunluluklar açıklığa kavuşturulur. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda, müşteri (öğrenci) memnuniyetinin sağlanması için organizasyonun müşteri (öğrenci) ile iletişim kanallarını etkin olarak işletmesine önem verilir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 1 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Bu sayede hizmetle ilgili unsurlar, müşteri (öğrenci) şikayet ve beklentileri dikkate alınarak değerlendirilir. Bunlara uygun tedbirler alınır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda paydaş memnuniyetinin sürekli takip edilmesi ve kaydedilmesi için birimler arası koordinasyon sağlanır. Uygulanan paydaş memnuniyet anketleri ve kuruluna öneri sistemi geri bildirimleri ile paydaş memnuniyet derecesi belirlenmeye çalışılır. Paydaş memnuniyeti ölçüm sonuçlarına göre gereken hallerde düzeltici ve/veya önleyici faaliyetler başlatılır ve takibi yapılır. Ref.: Müşteri Şikayetleri ve Memnuniyeti Talimatı 5.3. Kalite Politikası Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, Kalite Yönetim Sistemi şartlarına, yüksekokulun ilgili hedefleri ile paydaş beklenti ve ihtiyaçlarına uygun ve sürekli gelişme taahhütlerini kapsayan bir kalite politikası oluşturmuş ve bunu bütün çalışanlara duyurmuştur. Kalite Politikamız, dönemsel olarak izlenip değerlendirilecek olan kalite hedeflerimizin oluşturulması için bir çerçeve teşkil eder. Kalite Politikamız organizasyonumuz içinde yaygın iletişim ve eğitim faaliyetleriyle tüm çalışanlarca benimsenmiştir. Kalite Yönetim Sisteminin gelişimine paralel olarak kalite politikamız Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında yeniden gözden geçirilir. BEYKOZ LOJĠSTĠK MESLEK YÜKSEKOKULU KALĠTE POLĠTĠKASI Gelişen lojistik sektörünün beklentileri doğrultusunda; paydaş memnuniyetini, sürekli iyileştirmeyi ve katılımcı bir yönetim modelini ilke edinerek ülkemizin en iyi mesleki eğitim öğretimini gerçekleştirmek. 5.4. Planlama 5.4.1. Kalite Hedefleri BLMYO Yönetimi, kalite politikası ile tutarlı ve ölçülebilir şekilde kalite hedeflerini oluşturmaktadır. Bu hedefler sunulan hizmetin şartları, süreç hedeflerinin başarım durumu, iç denetim sonuçları, ölçme-analiz ve iyileştirme faaliyetlerinin sonuç raporları dikkate alınarak yönetim tarafından YGG toplantılarında belirlenmektedir. Kalite hedefleri, ilgili süreç sahiplerine ve süreç sorumlularına Kalite Yönetim Temsilcisi (Kurumsal Gelişim Birim Müdürü) tarafından bilgilendirme toplantıları ile duyurulmakta ve hedeflere ulaşma durumu süreç sahipleri tarafından sürekli izlenmektedir. Yüksekokulumuzun Kalite Hedefleri çalışanlarımıza iç iletişimle duyurularak her bir çalışanın bireysel ve birim bazında yapacağı gayretlerle hedeflerin gerçekleşmesine katkıda bulunması amaçlanmıştır. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 2 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Kalite hedeflerinin firma içinde ilgili birimlere ve fonksiyonlara yayılması ile ilgili sorumluluklar tanımlanmıştır. Kalite Yönetim Sistemimizin gelişmesine paralel olarak Kalite Hedefleri sistematik olarak gözden geçirilir ve ihtiyaç halinde revize edilir. Kalite Hedefleri Gelişen lojistik sektörüne yapıcı, yaratıcı, uluslararası ilişkilerde liderlik özellikleri taşıyan, milli kültürünü en iyi şekilde temsil edecek mezun sayısını arttırmak. Bütün işlevlerimizde uluslararası boyutlar göz önüne alarak, uluslararası nitelikte bir kurum olmak için ulusal ve uluslararası işbirlikleri sayısını iki katına çıkartmak. Öğretim elemanları ve idari personelin gerekli eğitimleri almalarının sağlanması. Her yıl akademik ve idari personeli içine alan araştırmalar yaptırarak, Toplam Kalite Yönetimi uygulamalarının yerine getirilmesi ve sürdürülmesi konusunda yüksekokul çalışanlarının görüşlerini ve güvenlerini ölçmek. E-öğrenme gibi yeni pedagojik yaklaşımların uygulanacağı program sayısını arttırmak. 5.4.2. Kalite Yönetim Sistemi Planlaması Kalite Planlaması Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu nda Kalite için şartların nasıl sağlanacağı tanımlanmış ve dokümante edilmiştir. Kalite Planlaması kalite sisteminin ana prensiplerini ve Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu çalışma metotları ile uyumlu olarak hazırlanır. Kalite Planlama faaliyeti büyük ölçüde Kalite Planları hazırlanarak gerçekleştirilir. Yüksekokul Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde işletilmesine yönelik olarak Kalite Sistemi planlaması faaliyetini gerçekleştirir. Kalite Sistemi Planlamasında aşağıdaki hususların sağlanması dikkate alınır; 1. Kalite Yönetim Sistemi Planlaması, madde 4.1. de belirtilen genel şartların ve madde 5.4.1. de belirtilen Kalite Hedeflerinin karşılanmasına yönelik olarak gerçekleştirilir. 2. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili değişiklikler planlandığı ve gerçekleştirildiği zaman Kalite Yönetim Sisteminin bütünlüğü muhafaza edilir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 3 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Kalite Sistemi Planlaması Yüksekokulun Kalite Hedeflerinin etkin ve efektif olarak gerçekleştirilmesi ile uyumlu olarak ihtiyaç duyulan süreçlerin tanımlanması üzerine odaklandırılır. Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda Kalite Planlamasını etkin ve efektif olarak gerçekleştirmek için aşağıdaki veriler dikkate alınır. Yüksekokul Stratejik Planında tanımlanan organizasyonel hedefleri Paydaşların ve diğer ilgili birimlerin (Çalışanlarımız, Yöneticilerimiz, Öğrencilerimiz, Tedarikçilerimiz) tanımlanan ihtiyaç ve beklentileri. Süreçlerimizin performans verilerinin değerlendirilmesi. Ref.: Kalite Planlaması Prosedürü 5.5. Sorumluluk, Yetki ve ĠletiĢim Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu modern kalite anlayışına inanmış olarak, bu anlayışın gereklerini yerine getirmek ve tüm çalışanlar tarafından benimsenip uygulamasını sağlamak için gayret göstermektedir. 5.5.1. Sorumluluk ve Yetki Yöneticilerin ve kaliteyi doğrudan etkileyen görevler üstlenen personelin görevleri, yetkileri ve birinci dereceden kime karşı sorumlu oldukları. Görev Tanımı Form larında ayrıntılı belirlenmiş ve dokümante edilmiştir. Yüksekokulun Kalite Politikası Kalite El Kitabı 5.3. de belirtilmiştir. Kalite politikası, kuruluş içi ve kuruluş dışı eğitimlerle tüm çalışanlara açıklanmakta, benimsetilmesi sağlanmaktadır. Böylece hizmette uygunsuzluğun meydana gelmesini önlemek, olası sorunları belirlemek ve çözümünü başlatmak, uygun kalite kayıtlarını tutmak amacıyla kuruluş ilişkileri tanımlanmış, müşteri ile kurulan ilk ilişkiden, hizmetin müşteriye ulaşmasına kadar olan süreçte tüm işlevlerin denetimli olması sağlanmıştır. Bu yetki ve sorumlulukların kuruluş içinde iletimi Görev Tanımları yardımıyla sağlanmaktadır. Yüksekokulumuzdaki yatay ve dikey ilişkiler Akademik ve Ġdari Organizasyon ġemalarında belirtilmiştir. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 4 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu MYO Mütevelli Heyet BaĢkanı MYO Müdürü Teknik Programlar Bölüm BaĢkanı MYO Kurulu Müdür Yardımcısı (Akademik) Ġktisadi Programlar Bölüm BaĢkanı MYO Yönetim Kurulu Müdür Yardımcısı (Ġdari) Koordinatörlükler Bilgisayar Programcılığı Bilgisayar Programcılığı (Ġngilizce) GiriĢimcilik ve Proje Yönetimi Asistanlığı Halkla ĠliĢkiler ve Reklamcılık ĠĢletme Yönetimi ĠĢletme Yönetimi (Ġngilizce) YaĢam Boyu Öğrenme End. Dayalı Öğr. ve Staj Mesleki GeliĢim ve Mezun ĠliĢkileri Uluslararası ĠliĢkiler Lojistik AraĢtırma GeliĢtirme Lojistik (Ġngilizce) E- Öğrenme DıĢ Ticaret DıĢ Ticaret (Ġngilizce) Deniz ve Liman ĠĢletmeciliği Sivil Hava UlaĢtırma ĠĢletmeciliği Uyg. Ġngilizce Çevirmenlik Ġngilizce Hazırlık Sınıfı KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 5 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ Yazı ĠĢleri TANITIM VE HALKLA ĠLĠġKĠLER BĠRĠMĠ KURUMSAL GELĠġĠM BĠRĠMĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ BĠRĠMĠ SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR BĠRĠMĠ BĠLGĠ KAYNAKLARI BĠRĠMĠ BĠLGĠ TEKNOLOJĠL ERĠ BĠRĠMĠ ĠDARĠ ĠġLER BĠRĠMĠ MALĠ ĠġLER BĠRĠMĠ ĠNSAN KAYNAKLARI SORUMLUSU REHBERLĠK VE PSĠKOLOJĠK DANIġMANLI K FĠNANSMAN VE BÜTÇE SORUMLUSU MEDĠKO SOSYAL SORUMLUSU MUHASEBE SORUMLUSU KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 6 / 8
ISO 9001:2008 Madde: 5. Yönetim Sorumluluğu Kalite Sistemi ve prosedürlerin uygulama sorumluluğu ve bu konulardaki yetkiler ilgili Birim Müdürlerine verilmiştir. Birim Müdürleri yetkilerini kendilerine doğrudan bağlı personele devredebilirler. Ancak sorumluluk kendilerinde olup, başkalarına devredemezler. Hizmette uygunsuzluğun meydana gelmesini önlemek, olası sorunları belirlemek ve çözümünü başlatmak, uygun kalite kayıtlarını tutmak amacıyla kuruluş ilişkileri tanımlanmış, müşteri ile kurulan ilk ilişkiden, hizmetin müşteriye ulaşmasına kadar olan süreçte tüm işlevlerin denetimli olması sağlanmıştır. Bu yetki ve sorumlulukların kuruluş içinde iletimi Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları yardımıyla sağlanmaktadır. Kalite sistemi denetlemeleri, denetlenen bölüm dışındaki bağımsız personel tarafından yürütülmektedir. Ref.: Doküman Ve Veri Kontrolü Prosedürü 5.5.2. Yönetim Temsilcisi Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, Kalite Sisteminin, kuruluş içinde Kalite Politikasının geçerli normlarına uygun olarak gerçekleştirilmesinin ve muhafazasının temin edilmesi konusunda belirlenmiş yetkilere sahip olan bir sorumlu atamıştır. Bu sorumlu Kurumsal GeliĢim Birim Müdürü dür. 5.5.3. Ġç ĠletiĢim Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunda iç ve dış haberleşmenin etkin olarak yapılması için Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının yanı sıra telefon, faks, e-mail, sözlü iletişim, duyurular, panolar, öneri sistemi ve toplantı raporları gibi bilgi sahibi olunabilecek yöntemlerle tanımlanmış ve etkin olarak uygulanmaktadır. Bununla birlikte Yüksekokulumuzda, KYS nin etkinliği açısından gerekli görülen sistem belgeleri, ortak ağdan yayınlanmış ve elektronik altyapı kurularak etkin bir iletişimin oluşması sağlanmıştır. Ref.: İletişim ve Yazışma Talimatı 5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1. Genel Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Yönetimi, kurumun Kalite Yönetim Sisteminin, sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için yılda dört defa gözden geçirme toplantısı düzenler. Bu gözden geçirme, kalite iyileştirmesi için değerlendirme fırsatları, Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri de dahil olarak Kalite Yönetim Sisteminde değişiklik ihtiyaçlarını da kapsar. KALİTE YÖNETİMİ ONAY Kod KEK.05 Bu dokümanın güncelliği sadece BASIM TARĠHĠNDE geçerlidir. Sayfa : 7 / 8